Importar datos de Excel a Access

MEBC 2000

Profa. H. Rivera

• Aplicar el procedimiento correcto para importar datos de Excel hacia una base de datos (Access).

Importancia del temaÚtiles para realizar los informes de auditoría.

Antes de importar datos de Excel a Access debes saber

Las columnas de Excel serán los campos de la tabla en

Access

Las filas serán los registros.

Los encabezados de las columnas en Excel deben

cumplir

Requisitos obligatorios para convertirse en nombres de

campos adecuados en Access.

No deben tener puntos, signos de exclamación,

espacios.Los datos que se importan se convierten en una tabla de

Access

Ejemplo

Se trabaja un libro de Excel llamado Pacientes.xlsx

Tiene once columnas y ocho filas

La tabla resultante en Access tendrá once campos y siete registros:

Conceptos de Access

Base de datos - datos organizados y relacionados entre sí.

Archivo – conjunto de registros.

Registro – Conjunto de datos relacionados

Fila

Campo – son los datos

Columna

Estructura de la base de datos –establece cómo será la base de datos en términos tipos de campos (datos).

Importancia de las bases

de datos

• Las bases de datos son el producto de la necesidad humana de almacenar la información.• Preservarla contra

el tiempo y el deterioro, para poder acudir a ella posteriormente.

Ejemplos de Bases de Datos en nuestra vida diaria1.

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4.

Procedimiento

• Abre programa Access

• Blank Database

• Escribe el nombre de la base de datos (save)

• Seleciona el lugar donde lo vas a guardar

• Create

• Right click encima tabla / close

• External Data

• Import & Link

• Excel

Buscar la tabla creada en Excel

La primera fila serán los nombres de los campos.

Si necesitas cambiar los nombres de los campos / indexar los datos/ no importar algún campo.

Añadir Primary Key – identifica cada registro

Nombre con el cual vas a guardar la tabla en Access

Cerrar y finalizar el proceso