Importar partidas a Primavera P6

Hugo Cardozo Primavera P6 v7 LINKEDIN

Importar partidas a Primavera P6

SumarioEste documento demuestra como importar un conjunto de partidas presupuestarias creadas en MS EXCEL (formato .xls) a un proyecto recien creado en P6. Se asume que el nuevo proyecto es configurado como un contrato a precio fijo donde un ùnico recurso puede representar cantidades y costos. Tambièn se asume que la unidad de planificación es el dia.

Paso 1: Preferencias de usuarioEn Edit, User Preferences, Time Units Tab: Units Format: Day, Duration Format: Day, Units/Time format = h/d

Paso 2: Configuraciòn de Proyecto.En Project Details, Calculations Tab, deben estar habilitados: Substract Actual from At completion. En el tab Resource Assignments, Drive activity dates by default debe estar habilitado.

Paso 3: Creación del recursoSe crea un ùnico recurso (si no està creado ya) para contabilizar los costos del contrato. El recurso debe estar configurado. En Resource Details configurar:

Parámetro Valor ComenResource Type Labor Requerido para el càlculo de duraciòn (driving)Active Enabled MarcadorCalculate Cost from Units Disabled Puede activarse a nivel de asignaciòn de recursoDefault Units/Time 1 d/d Unidades en diasPrice/Unit $1/d Unidades en dias. Para entrar Price/Unit por dìa entre:

1/d y luego pulse la tecla {ENTER}

Paso 4: Crear campos de usuario.Estos campos son requeridos para asistir la importación desde MS EXCEL. La figura siguiente muestra los campos requeridos a nivel de la tabla de asignación de recursos:

Table Title Data Type Propósito

Activities Item Number Text Copiar el id de la partida

Activity Resource Assignments

Orig Budget Cost Cost Importar el precio total de la partida

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Table Title Data Type Propósito

Orig Budget Qty Number Importar las cantidades de la partida

Unit Label Text Identificar las unidades dimensionales de cada partida.

Paso 5: Crear un global change para asignar valoresLa figura siguiente muestra el global change que debe crearse:

Este Global change va a mover la data pegada desde los campos de usuario (en el archivo XLS) a los campos nativos de P6 en la asignaciòn del recurso. Luego calculará un nuevo precio unitario dividiendo costos por partida (Budgeted Labor Costs) entre cantidades (Budgeted Labor Units) sobrescribiendo el precio predeterminado.

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Paso 6: Creación de plantilla y exportación de archivo .xlsExportar a MS EXCEL el archivo nuevo (vacío), clic en File, Export. Aparece el asistente:

1. En el paso Export Format, seleccionar la opción XLS:

2. En el paso Export Type step, marcar: Activities, Resources, Resource Assignments

3. En el paso Projects to Export step, marcar el proyecto a exportar

4. En el paso Select Template step clic en el botón Add. Se crea un nuevo registro (plantilla), seguidamente entrar un nombre apropiado.

5. Clic en el botòn Modify… Se mostrarà el formulario Modify Template.

6. En el formulario En Subject Area, seleccionar Activities, luego clic en la pestaña Columns. Desde Available Options, encuentre la columna Activity Name y muèvala a la sección Selected Options:

7. En Subject Area, seleccione Resource Assignments, y repita el procedimiento moviendo los campos de usuario creados anteriormente:

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8. En Subject Area, seleccione Resources, clic en la pestaña Filter. Debe crear un filtro para capturar el recurso que va a ser asignado:

9. Finalmente hacer clic en el botón OK para crear la plantilla. Luego clic en el botòn Next del asistente. Clic en el botón de browsing y seleccione donde poner el archivo xls.

10. Clic en Finish para comenzar la exportación.

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Paso 7: Pegar los valores en el archivo1. Abrir el archivo que contiene los datos de las partidas, Por ejemplo:

2. Abrir el archivo de proyecto exportado. Este archivo xls tiene una estructura especial: A) Columnas con el encabezado marcado con asterisco (*) no pueden editarse B) La hoja USER_DATA no puede modificarse C) Las primeras dos filas no pueden modificarse D) En campos nativos, los valores numericos les debe anteceder una comilla simple (‘).

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3. Pegar la data copiada usando Paste Special, Values (Excel 2003) o Paste, Paste Only Values (Excel 2007). La tabla siguiente muestra que hoja debe activarse en el archivo y la columna donde deben pegarse los datos

Activar Hoja Paso Desde A la columna

TASK Pegar descripciones de partida

Descripciones (Item descriptions)

Activity Name

Crear un id interno para P6

- TASK - Activity ID, crear el id usando el comando Fill Series en MS EXCEL , p.ej: A1000, A1010, etc...El nùmero de caracteres debe ser constante.

Copiar el ID de la partida Item ·# Item Number

TASKRSRC Crear asignaciones en P6 (una por cada actividad)

TASK - Activity ID TASKRSRC - Activity ID.

RSRC- Resource ID TASKRSRC - Resource ID.

Copiar rendimiento o cantidades y costo

Cantidades TASKRSRC -Orig. Budgeted Qty

Unidades dimensionales

TASKRSRC -Unit Label

Rendimiento TASKRSRC -Orig.Prod. Rate

Precio Total TASKRSRC -Orig. Budgeted Cost

La pantalla siguiente muestra, en el ejemplo, los datos pegados al archivo xls, hoja TASKRSRC.

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Paso 8 – Importar el archivo xls1. Regresar a P6 y abrir el proyecto nuevo (si no estaba abierto previamente). Luego, hacer clic en File,

Import y marcar la opciòn XLS. Seleccionar solamente las opciones Activities, Resource Assignments.

2. Si la importaciòn fué exitosa un mensaje de confirmación aparecerá. Si aparece un error o advertencia, por favor revise el archivo log; la importación puede haberse interrumpido o no haberse ejecutado.

3. Revise la lista de actividades importadas y los valores en los campos definidos de usuario para las asignaciones (Resource Assignment Workspace)

Paso 9 – Ejecutar Global Change 1. Correr el Global Change creado previamente. Conserve el log.

2. Revise los datos de las partidas en el área de trabajo Resource Assignments creando un layout apropiado.

La figura siguiente muestra un ejemplo de los valores importados en un layout de asignaciòn de recursos:

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Paso 10 – Otros ajustesDependiendo del uso que se le vaya a dar al archivo otras tareas pueden requerirse. Por ejemplo: A) Calendarios de actividades. B) Relaciones entre actividades C) Cambios en Duraciòn de las actividades. D) Incorporaciòn de actividades adicionales. E) Codificaciòn adicional.

Un diseño de la programaciòn en P6 pudiera incorporar los siguientes parámetros

Creación de Parámetro Valor Comentario

Partidas o subtareas administrativas

Activitity Type Level Of Effort Duran mientras dura el proyecto.

Lump Sum Items Duration Type Fixed Duration & Units

A nivel de la tarea

Calculate Cost from Units

Disabled A nivel de la asignaciòn de recurso

Actividades de producción a capacidad limitada, p.ej: Equipos Pesados

Duration Type Fixed Units/Time un cambio en la cantidad de trabajo a capacidad constante origina un cambio en la duraciòn.

Ejemplo: (de la figura anterior)

SI para la partida (A1030) East Level Fill, cambia Q1 = 30, 000 m3 a Q2 = 35,000 m3. Si la producción (Budgeted Units/Time) es 1,500 m3/d, entonces la duración cambia de D1 = 20 d a D2 = 23 d. Siendo el precio por unidad $2.50 m3/d, El costo de la partida cambia de C1 = $75,000.00 a C2 = $87,500.00.

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