Unidad 2: Planificacin Estratgica de la Calidad

Control de gestin (Jaramillo, 1998)

Controlar consiste en mantener el comportamiento de los factores vitales dentro de un rango previamente determinado, durante cierto perodo. El control de gestin se concibe sobre una empresa en funcionamiento y se basa en la continua conversin de formacin clave en accin proactiva, a travs de la toma efectiva de decisiones. Por lo anterior, es vital contar con informacin administrable que permita su anlisis gil, este tipo particular de informacin est contenido y representado en los indicadores de gestin. La gestin se define como el conjunto de decisiones y acciones que llevan al logro de objetivos previamente establecidos. La gestin se desarrolla en la organizacin en tres niveles diferentes:

Gestin Estratgica: se desarrolla en la direccin, y tiene como caracterstica fundamental que la influencia de las acciones y las decisiones, es generalmente corporativa y de largo plazo. Tiene que ver con la definicin macro del negocio. Incluye la relacin de la empresa con el entorno.

Gestin Tctica: se desarrolla con base en la gestin estratgica. El

impacto de las decisiones y acciones es de mediano plazo, abarca las unidades estratgicas del negocio. Tiene que ver con las operaciones iniciales de las decisiones estratgicas. Enmarca las funciones de organizacin y coordinacin.

Gestin Operativa: se desarrolla con base en la gestin tctica. El

impacto de las decisiones y acciones, es de corto plazo e incluye los equipos naturales de trabajo y los individuos. Bsicamente tiene que ver con las funciones de ejecucin y control.

El control de gestin se define como un instrumento gerencial, integral y estratgico que apoyado de indicadores, ndices y cuadros producidos en forma sistemtica, peridica y objetiva, permite que la organizacin sea efectiva para captar recursos, eficiente para transfrmalos y eficaz para analizarlos. Otra definicin aceptada indica que el control de gestin es un sistema de informacin estadstica, financiera, administrativa y operativa que puesta al servicio de la directiva de la organizacin, le permite tomar decisiones acertadas y oportunas, adoptar las medidas correctivas que correspondan y controlar la evolucin en el tiempo de la principales variables y procesos.

Indicadores de Gestin

Un indicador se define como la relacin entre las variables cuantitativas o cualitativas, que permite observar la situacin y las tendencias de cambio generadas en el objeto o fenmeno observado, respecto de objetivos y metas previstas e influencias esperadas. Se define como un nmero (cociente) que sirve para informar continuamente sobre el funcionamiento o comportamiento de una actividad en una organizacin. Control, se define como la medida de desviacin del comportamiento planeado y la iniciacin de acciones correctivas. El control se asegura vigilando el rendimiento de los diferentes procesos, se ejerce de acuerdo con indicadores que son una medida de lo que la empresa hace en un determinado momento. Los indicadores pueden ser valores, unidades, ndices, series estadsticas, entre otros. Los indicadores son factores que permiten establecer el logro y el cumplimiento de la misin, los objetivos y las metas de un determinado proceso. En el diseo de indicadores es importante tener en cuenta los conceptos de actualidad, capacidad y potencialidad.

Actualidad: valor fluctuante, basado en la medicin acerca de lo que se hace en el presente con los recursos y restricciones existentes.

Capacidad: es un valor fijo, significa lo mximo que se podra hacer con los recursos existentes y bajos las restricciones presentes. Es importante hacer explcitos los recursos y restricciones que se relacionan con la capacidad mxima.

Potencialidad: es lo mximo que se puede obtener si se desarrollan los recursos y se remueven los cuellos de botella para mejorar la capacidad.

Los anteriores conceptos son bsicos para obtener indicadores, ya que ayudan a observar el comportamiento en el corto, mediano y largo plazo, permitiendo visualizar qu sucede en el tiempo bajo ciertas circunstancias o si se mejora el comportamiento actual bajo restricciones particulares. Ventajas para la organizacin por implementar indicadores de gestin

Reduccin drstica de la incertidumbre, de las angustias y la subjetividad, con el consecuente incremento de la efectividad de la organizacin y el bienestar de todos los trabajadores.

Motivar a los miembros del equipo para alcanzar metas retadoras y generar un proceso de mantenimiento continuo que haga que su proceso sea lder.

Estimular y promover el trabajo en equipo. Contribuir al desarrollo y crecimiento tanto del personal, como del equipo

dentro de la organizacin. Generar un proceso de innovacin y de enriquecimiento del trabajo

diario. Impulsar la eficiencia, la eficacia y la productividad de las actividades de

cada uno de los negocios. Disponer de una herramienta de informacin sobre la gestin del

negocio, para determinar que tan bien se estn logrando los objetivos y metas propuestas.

Identificar fortalezas en las diversas actividades que puedan ser utilizadas para reforzar el comportamiento proactivo.

Contar con informacin que permita priorizar actividades basadas en la necesidad del cumplimiento de objetivos de corto, mediano y largo plazo.

Establecer una gerencia basada en datos y hechos. Evaluar y visualizar peridicamente el comportamiento de las

actividades claves de la organizacin y la gestin general de las unidades del negocio con respecto al cumplimiento de las metas.

Reorientar polticas y estrategias con respecto a la gestin de la organizacin.

Metodologa para establecer los indicadores de gestin

Contar con objetivos y planes: es fundamental contar con objetivos claros, precisos, cuantificados y tener establecida las estrategias que se emplearan para lograrlos. Adems, esto da el punto de llegada y las caractersticas del resultado que se espera.

Identificar factores crticos de xito: es aquel aspecto que es

necesario mantener bajo control; para lograr el xito de la gestin, el proceso o la labor que se pretende adelantar.

Establecer indicadores para cada factor crtico: despus de identificar los factores crticos de xito asociados a la eficiencia, eficacia, productividad, entre otros. Es necesario establecer un indicador que permita monitorear antes del proyecto, durante ste y despus de la ejecucin del proceso respectivo.

Tener la capacidad de gestin y los recursos disponibles para el desarrollo de la actividad. El siguiente es un ejemplo de un indicador para el factor eficacia, en cuanto a la aprobacin de pruebas:

Nivel de aprobacin de pruebas = (Total personas que aprobaron pruebas) (Total de personas capacitadas)

Este indicador mide el grado en el cual las personas captaron y aprendieron los conceptos tericos y las metodologas impartidas en la capacitacin, en donde se tiene establecido que se gana la prueba con 4 o ms puntos, adems se supone que todas las personas capacitadas la presentaron. A continuacin se presenta el ejemplo de indicadores de gestin para el equipo de ventas: 1. Eficacia: mide el grado porcentual de cumplimiento de cada

vendedor y del grupo en general, con respecto a la cantidad semanal de ventas programadas.

Eficacia = Ventas realizadas por semana x 100 Visitas realizadas por semana

2. Resultado: mide el total de ventas logrado por cada vendedor y por

el grupo.

Resultado = Total ventas realizadas por semana.

3. Productividad: mide la relacin entre las ventas realizadas por hora vendedor, medida de productividad aplicable a cualquier otro recurso.

Productividad = Total ventas realizadas por semanas = Ventas

Vendedor x horas trabajadas por semana =

Hora vendedor por semanas

Determinar para cada indicador el estado, umbral y rango de gestin:

- Estado: corresponde al valor inicial o actual del indicador. Cuando no

existe la informacin necesaria para calcular el valor inicial o actual es usual utilizar el smbolo NA.

- Umbral: se refiere al valor del indicador que se requiere lograr o

mantener.

- Rango de gestin: designa el espacio comprendido entre los valores mnimos y mximos que el indicador puede tomar. Se debe establecer para cada indicador un rango de comportamiento que permita hacerle el seguimiento.

Es conveniente que no se establezca un valor nico (una meta) a cada indicador difcil de alcanzar, se recomienda establecer cinco valores de referencia como mnimo para los indicadores bsicos del negocio, nivel o proceso de que se trate. A continuacin se presenta un ejemplo sobre la tabla de indicadores para el programa de capacitacin.

rea. Recursos humanos. Objetivo. Mejorar el desempeo del recurso humano (atencin telefnica). Estrategia. Adelantar un programa de capacitacin. Responsable. Gerente de recursos humanos.

Ejemplo. Tabla de indicadores para el programa de capacitacin.

FACTOR INDICADOR

ES

TA

TU

UM

BR

AL

MN

IMO

AC

EP

SA

TIS

MA

XI

Eficacia: calidad de la capacitacin

Puntaje real obtenido Puntaje esperado

0.0 1 0.85 0.90 0.95 1.0

Eficiencia: cobertura de la capacitacin

Total personas capacitadas Total personas programadas

0 85.7 100 64.3 71.4 57.1

Disear la medicin: consiste en determinar la fuente de informacin,

frecuencia de medicin y asignacin del responsable para la recoleccin, tabulacin, anlisis y presentacin de la informacin.

Se requiere determinar exactamente la fuente de informacin por indicador, estas se pueden clasificar como externas o internas. Existen por lo general fuentes de informacin tales como los estados financieros (para clculos de las razones financieras), informes de produccin, cuadros de costos, reportes de gestin, entre otros.

Determinar y asignar recursos: establecer los recursos que necesitan para la realizacin de las mediciones.

Para asignar lo recursos es ideal:

- La medicin se incluya e integre al desarrollo de las actividades de cada empleado.

- Los recursos que se utilicen en la medicin, deben hacer parte de los usados en el desarrollo del trabajo.

Medir, probar y ajustar el sistema de indicadores de gestin:

La experiencia ha demostrado que la precisin adecuada de un sistema de indicadores no se logra la primera vez. Por lo tanto, es necesario que se efecten las mediciones y que se tenga presente que surgirn una serie de factores que es necesario ajustar o cambiar en los siguientes sentidos.

- Pertinencia del indicador. - Valores y rangos establecidos. - Fuentes de informacin seleccionadas. - Proceso de toma y presentacin de la informacin. - Frecuencia en la toma de informacin. - Destinatario de la informacin, entre otros. Cuando se tiene claro que la precisin del sistema de indicadores se logra entre la cuarta y quinta medicin, con los correspondientes ajustes, se mejoraran las probabilidades de xito. Estandarizar y formalizar: consiste en el proceso de especificacin

completa, documentacin, divulgacin e inclusin entre los sistemas de operacin del negocio de los indicadores de gestin. Durante esta fase se desarrollan y quedan en limpio las cartillas o manuales de indicadores de gestin del negocio.

Mejoramiento continuo: el sistema de indicadores de gestin debe ser

revisado a la par con los objetivos, estrategias y procesos de la organizacin. El mantenimiento del sistema consiste bsicamente en darle continuidad operativa y efectuar los ajustes que se deriven del permanente monitoreo del sistema empresa y su entorno. El mejoramiento continuo significa incrementar el valor que el sistema de indicadores de gestin agrega a las personas (usuarios), que consiste en hacer que el sistema sea cada vez ms preciso, gil, oportuno, confiable y sencillo.

Indicadores tpicos de algunas reas de la organizacin A continuacin se presentan varios ejemplos de indicadores utilizados a nivel organizacional, permitiendo su aplicacin en cualquier tipo de empresa.

INDICADORES PARA EL REA DE SUMINISTROS

1. Movilidad de los inventarios =___Inventarios___

Capital Contable

2. Rotacin de inventarios =Materia Prima empleada en el mes

Inventario Materia Prima

3. Rotacin de crditos pasivos =_________Compras anuales___________ Saldo promedio de los proveedores x 360

INDICADORES PARA EL REA DE RECURSOS HUMANOS

1.Productividad de mano de obra =________Produccin______

Horas hombre trabajadas

2.Ausentismo =__Horas hombre ausentes_

Horas hombre trabajadas

3.Importancia de los salarios =Total salarios pagados Costos de produccin

4.Indicador de rotacin de trabajadores =___Total de trabajadores retirados_

Nmero promedio de trabajadores

5.Indicador ventas - trabajador ________Ventas totales________ Nmero promedio de trabajadores

INDICADORES DE ESTRUCTURA FINANCIERA

1.Indicador capital de trabajo =__Capital de trabajo__

Activo circulante

2.Indicador punto de equilibrio =_Punto de equilibrio

Ventas Totales

3.Punto de equilibrio =____Gastos fijos_____ Margen en porcentaje

4. Independencia financiera = Capital contable

Activo total

INDICADORES DE PRODUCTOS Y SERVICIOS

1.Rentabilidad por producto =_____Margen____

Total de ventas

2.ndice de comercialidad = Venta producto

Ventas totales

3.Punto de equilibrio =_____Gastos fijos____ Margen en porcentaje

4.Nivel de calidad =Total productos sin defectos Total productos elaborados

INDICADORES PARA LOS MEDIOS DE PRODUCCIN

1.Productividad maquinaria = Produccin

Mquina

2.Indicador mantenimiento - produccin = Costo de mantenimiento

Costo de produccin

Referencias

Beltran Jaramillo, J. (1998). Indicadores de Gestin. Bogot: 3R Editores.

Control del documento

Nombre Cargo Dependencia Fecha

Autor Lina Lorien Rivera

Cruces

Instructor virtual

Centro Industrial de Mantenimiento Integral

Regional Santander

Octubre 26 de 2012

Adaptacin Paola Andrea

Bobadilla Gutirrez Guionista - Lnea

de produccin

Centro Agroindustrial

Regional Quindo

Noviembre 23 de 2012