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INDICE
1. ¿Qué es Google Forms? ........................................................................................................ 3
2. Acceso a Google Forms ......................................................................................................... 4
3. Crear un nuevo Formulario o Test ........................................................................................ 5
3.1. Elige las preguntas que vas a realizar ........................................................................... 7
3.2. Añade imágenes o videos a las preguntas .................................................................... 8
3.3. Crear secciones y títulos en la encesta ......................................................................... 9
3.4. Personaliza tu formulario ............................................................................................ 10
3.5. Realizar última configuración del cuestionario ........................................................... 11
3.6. Enviar formulario ......................................................................................................... 12
4. Crear un Formulario en Hojas de cálculo Excel. .................................................................. 13
5. Enviar el Formulario a los encuestados. .............................................................................. 16
5.1. Enviar un formulario por correo electrónico .............................................................. 16
5.2. Obtener un enlace a un formulario ............................................................................. 17
5.3. Insertar un formulario en un sitio web o en un blog .................................................. 17
5.4. Compartir un formulario en las redes sociales ............................................................ 18
5.5. Enviar un formulario con las respuestas previamente rellenadas .............................. 18
6. Ver y gestionar las respuestas de los Formularios .............................................................. 18
6.1. Ver respuestas ............................................................................................................. 18
6.2. Gestionar las respuestas ............................................................................................. 19
7. Ayuda, dudas o incidencias. ................................................................................................ 20
1. ¿Qué es Google Forms?
Los formularios de Google son, junto con la creación de documentos, hojas de cálculo
y presentaciones, una de las principales herramientas disponibles en nuestro Google Drive.
Un formulario es una serie de preguntas, que pueden ser enviadas o publicadas online para ser contestadas por los destinatarios, obteniendo en tiempo real los resultados en una hoja de cálculo.
Con estos formularios podemos obtener de manera inmediata información de todo
tipo: datos del alumn@, conocimientos adquiridos, sugerencias, expectativas, opiniones, etc.
En educación son una herramienta que ofrece muchísimas posibilidades a nivel del
alumn@, profesor/a o del centro. A continuación se enumeran unas cuantas:
Realizar cuestionarios, con distintos tipos de preguntas: tipo test, casillas de verificación, escalas, cuadrículas, texto simple, párrafo, …
Evaluar los resultados de una exposición, las competencias o crear rúbricas, que puedan ser analizadas.
Recopilar recursos de una materia, imágenes, videos, enlaces, …
Crear actividades colaborativas como por ejemplo diccionarios de sinónimos, traductores, prefijos, phrasal verbs, colección de problemas.
Solicitar información a nuestro equipo educativo sobre un/a alumn@.
Recoger los datos de l@s alumn@s (nombre, teléfono, email, …)
Realizar encuestas: de satisfacción, necesidades, preferencias, …
Realizar inventarios del material del departamento.
Registrar partes de averías o mantenimiento.
Reservar un aula (informática, usos múltiples) o un recurso (carrito de portátiles).
Elaborar cuestionarios.
Analizar resultados.
Son muchas las opciones que nos da utilizar formularios y lo mejor es que son muy sencillos de crear, enviar/publicar, se obtienen resultados de manera inmediata y nos permite generar un resumen estadístico de manera automática.
En este manual veremos paso a paso cómo configurar, enviar y obtener resultados con un formulario.
2. Acceso a Google Forms
Antes de empezar tienes que tener una cuenta creada en Google, pues es necesario
para poder acceder tanto a Gmail como a todas las herramientas de Google.
En el caso de los docentes de la CARM podemos utilizar la cuenta educativa de
Una vez validados con nuestra cuenta de murcieduca tendremos acceso a todas las
herramientas asociadas a nuestro perfil que ofrece Google.
Existen tres maneras de realizar un formulario:
A. Desde Google Forms:
Vas a https://docs.google.com/forms/ y haces clic en «crear un nuevo formulario». Puedes elegirlo en blanco o empezar desde una de las plantillas que te ofrece la herramienta.
B. Desde Google Drive:
En ese caso tienes que ir a drive.google.com. Buscar «Formularios de Google» y desplegar hasta que llegas a «Formulario en blanco»
C. Desde Google Hojas de Cálculo
Pinchas primero en sheets.google.com y luego abres un documento «en blanco» para empezar a trabajar.
3. Crear un nuevo Formulario o Test
Una vez validados con nuestra cuenta de murcieduca podemos utilizar todas las
herramientas y tener acceso a nuestro Google Drive o Formularios.
Desde Google Forms seria realizando click en «crear un formulario». Puedes elegirlo
en blanco o empezar desde una de las plantillas que te ofrece la herramienta.
Desde Google Drive realizando click en Nuevo > Más > Formularios de Google y desplegar
hasta que llegas a «Formulario en blanco».
3.1. Elige las preguntas que vas a realizar
Con tu documento abierto, empieza tu formulario rellenando los campos que
tienes a la vista para crear preguntas.
Tienes diferentes opciones en función del tipo de respuesta. Para verlo, vete al
desplegable que hay a la derecha (Pulsando la opción Varias opciones).
Ahí puedes elegir entre distintos tipos de respuesta. Estas son las opciones:
Respuesta corta: son útiles cuando se preguntan datos como nombre y apellidos,
correo electrónico, etc.
Párrafo: es recomendable cuando quieres que tus usuarios hagan observaciones o
comentarios.
Varias opciones: proporcionas opciones de respuestas entre las que tienen que
elegir. Puedes incluir al final una respuesta indefinida, del tipo «otros».
Casillas de verificación: el usuario marca las casillas (una o varias) que considera
que encajan en su respuesta.
Escala lineal: puedes pedirle al usuario que haga una valoración numérica sobre el
tema que le propongas, calificándolo por ejemplo del 1 al 10.
Cuadrícula de varias opciones: es similar a la escala lineal, pero utilizando una
tabla. Se utiliza cuando necesitamos que el usuario realice una valoración compleja
que incluya distintos aspectos.
Cuadrícula de casillas de verificación: similar al punto anterior, pero con casillas
de verificación.
Puedes ir añadiendo todas las preguntas que quieras y combinando tipos. Para
hacerlo pincha en el signo + que encontrarás en la pestaña vertical que hay a la derecha.
También se puede activar la opción que permite al usuario subir un archivo que
complete la respuesta.
3.2. Añade imágenes o videos a las preguntas
No todos los formularios tienen que ser (solo) una serie de preguntas
encadenadas. Puedes animarlos un poco utilizando la posibilidad que te ofrece Google
Forms de incluir fotos o un pequeño vídeo. Hazlo así:
Si pinchas en el icono de añadir video, puedes buscar en YouTube el vídeo que
quieras añadir, lo seleccionas, y automáticamente se subirá y se adjuntará al formulario.
Igual de fácil es subir una foto. Pincha en añadir imagen y selecciona la que
necesites.
3.3. Crear secciones y títulos en la encesta
Si tu cuestionario consta de varias preguntas, vamos a tener que darle una
estructura para facilitar la navegación. Y para eso, lo que podemos hacer es «Añadir
secciones» y así, ir organizando el formulario. Para hacerlo pincha en el símbolo que te
muestro en la imagen.
Con las secciones puedes ir estructurando el cuestionario en bloques temáticos,
para luego, con los títulos, introducir distintos temas.
Esto lo debes hacer sobre todo si tu encuesta es extensa. Dividirla en secciones con
títulos explicativos ayudará al usuario a comprender mejor el cuestionario e ir avanzando.
3.4. Personaliza tu formulario
Google Forms te permite darles un toque personal a tus formularios. Te enseño las
opciones que tienes.
Pincha en el icono que te señalo en la imagen superior y verás un desplegable. Esto
es lo que puedes personalizar:
Encabezado: Google Forms te ofrece muchos encabezados, clasificados por. Si aun así no
encuentras lo que quieres puedes subir tú una imagen.
Color del tema y color de fondo: cuando eliges un tema, Google Forms te ofrece una
paleta de colores y fondos que combinan bien con la cabecera.
Estilo de fuente: distintos tipos de letra para que sigas dándole forma a tu cuestionario.
3.5. Realizar última configuración del cuestionario
En la parte superior derecha, al lado de «enviar», verás el icono de los ajustes.
Aparecerán tres pestañas de configuración de tu formulario:
General: para establecer si quieres recopilar direcciones de email, programar acuse
de recibo, limitar a una respuesta por persona o permitir al encuestado editar
después de haber enviado.
Presentación: puedes activar una barra de progreso (es útil para cuestionarios
extensos), o establecer que el orden de preguntas aparezca de forma aleatoria.
Cuestionarios: este apartado es interesante solo si utilizas Google Forms para crear
un test de examen (por ejemplo, si eres profesor y quieres que tus alumnos
realicen una prueba). Se pueden incluir las respuestas para que al finalizar el test se
muestre el número de aciertos.
3.6. Enviar formulario
Una vez realizado el formulario, vamos a proceder a enviarlo. En la parte superior
tienes el botón «enviar». Cuando hagas clic en él verás que tienes varias opciones:
Email: simplemente cubre los campos con los datos y adjunta el formulario.
Enlace externo: solo tienes que copiar el enlace. Fíjate en que tienes la opción de
acortar la URL para hacerla más manejable.
HTML: puedes insertar el código en una página de tu web para dar acceso al
formulario.
Redes sociales: también tienes los iconos correspondientes para compartir tu
formulario.
Puedes utilizar una o varias formas para hacer el envío.
4. Crear un Formulario en Hojas de cálculo Excel.
Mediante Hojas de Cálculo, Google nos permite generar formularios cuyas
respuestas se guardaran en una hoja nueva.
Al guardar las respuestas en una hoja de cálculo, tendrá un archivo con las
respuestas en Google Drive. Puede eliminar la hoja de cálculo o el formulario sin eliminar
el archivo asociado.
En su ordenador, abra una hoja de cálculo de Google en sheets.google.com.
Dentro del menú Insertar de la barra de opciones, seleccione la opción Formulario.
Esta opción nos mostrara una nueva hoja de cálculo y abrirá el generador de
formularios.
De la misma forma que explicamos en el apartado Crear un nuevo formulario o test,
procederemos a la generación del nuevo formulario o test.
Una vez enviado el formulario o test a los usuarios, las respuestas de los usuarios
nos aparecerán tras rellenar el formulario por parte de los mismos.
Al acceder a la pestaña de Respuestas en la parte superior derecha nos aparecerá
el icono Ver Respuestas en Hojas de Cálculo , al hacer clic sobre él nos abrirá las
respuestas en una hoja de cálculo.
Dentro del mismo apartado en Respuestas, en la pestaña Resumen arriba a la
derecha, encontramos el icono de Más , que nos ofrece varias opciones entre las que se
encuentra Seleccionar destino de las respuestas, al elegir esta opción se nos muestra un
cuadro de menú que nos permite:
1. Crear una hoja de cálculo guarda las respuestas en Hojas de cálculo de Google.
2. Seleccionar hoja de cálculo permite elegir una hoja de cálculo de Google para
guardar las respuestas.
5. Enviar el Formulario a los encuestados.
Después de crear un formulario, puedes enviárselo a los encuestados a través del
correo electrónico o de las redes sociales, o puedes insertarlo en una página web.
Antes de enviar un formulario, comprueba que tiene los ajustes siguientes:
1. Limitar a los usuarios a una respuesta 2. Permitir a los encuestados editar las respuestas. 3. Ver un resumen de las respuestas 4. Cambiar el mensaje de confirmación
Para enviar un formulario debe pulsar en el botón situado en la parte superior
derecha de la ventana, al pulsar en dicho botón se abrirá la ventana para poder enviar el
formulario de varias formas posibles.
5.1. Enviar un formulario por correo electrónico
1. En la parte superior derecha, haz clic en Enviar. 2. Añade las direcciones de correo electrónico a las que quieras enviar el formulario,
junto con el asunto del correo y el mensaje. 3. Haz clic en Enviar.
5.2. Obtener un enlace a un formulario
Si quiere compartir un formulario por chat o a través de correo electrónico, puedes obtener un enlace al formulario.
1. En la parte superior derecha, haz clic en Enviar.
2. En la parte superior de la ventana, haz clic en Enlace . 3. Para copiar el enlace que aparece, haz clic en Copiar o pulsa Ctrl + c (Windows)
o ⌘ + c (Mac) en el teclado.
5.3. Insertar un formulario en un sitio web o en un blog
1. En la parte superior derecha, haz clic en Enviar.
2. En la parte superior de la ventana, haz clic en Insertar . 3. Para copiar el código HTML que aparece, haz clic en Copiar o pulsa Ctrl + c
(Windows) o ⌘ + c (Mac) en el teclado. 4. Pega el código HTML en tu sitio web o en tu blog.
5.4. Compartir un formulario en las redes sociales
1. En la parte superior derecha, haz clic en Enviar. 2. Arriba a la derecha, elija entre las opciones Twitter o Facebook. 3. Sigue las instrucciones para compartir el formulario.
5.5. Enviar un formulario con las respuestas previamente rellenadas
Puede enviar a los encuestados un formulario con algunos de los campos rellenados previamente.
1. Arriba a la derecha, haz clic en Más . 2. Elige Obtener enlace previamente rellenado. 3. Completa los campos de las respuestas que quieras rellenar previamente. 4. Haz clic en Enviar. 5. Para enviar el formulario previamente rellenado, copia el enlace situado en la
parte superior y envíaselo a los encuestados.
6. Ver y gestionar las respuestas de los Formularios
Recopilar las direcciones de correo electrónico de los encuestados. Puedes ver y limitar las respuestas a un formulario con Formularios de Google.
6.1. Ver respuestas
Podemos observar las respuestas de los encuestados de varias formas: - Ver las respuestas por pregunta
En la parte superior del formulario, haz clic en Respuestas.
Haz clic en Resumen.
- Ver las respuestas por persona Podemos ver las respuestas por persona o por entrega, si el formulario se puede enviar más de una vez por persona.
En la parte superior del formulario, haz clic en Respuestas.
Haz clic en Individual.
Para desplazarte por las respuestas, haz clic en Anterior o en Siguiente .
Para seleccionar una respuesta de una lista, haz clic en la flecha hacia abajo .
- Ver todas las respuestas de una hoja de cálculo Se pueden ver todas las respuestas en una hoja de cálculo.
En la parte superior del formulario, haz clic en Respuestas.
Arriba a la derecha, haz clic en Crear hoja de cálculo.
- Descargar todas las respuestas como un archivo CSV
En la parte superior del formulario, haz clic en Respuestas.
Haz clic en Más
Descargar respuestas (.csv).
6.2. Gestionar las respuestas
- Activar o desactivar las notificaciones de respuestas
Arriba, haz clic en Respuestas.
Haz clic en Más .
Haz clic en Recibir notificaciones por correo electrónico de respuestas nuevas.
- Detener la recopilación de respuestas Después de desactivar esta opción, aparecerá un mensaje en la pestaña "Respuestas" que dice "No se aceptan más respuestas".
Arriba, haz clic en Respuestas.
Activa o desactiva la opción "Se aceptan respuestas".
- Recopilar las direcciones de correo electrónico de los encuestados
Podemos registrar las direcciones de correo electrónico de las personas que rellenen el formulario. A los usuarios que completen la encuesta se les solicitará que introduzcan su dirección de correo electrónico antes de enviar el formulario.
Arriba a la derecha, haz clic en Configuración .
Marca la casilla situada junto a "Recopilar direcciones de correo electrónico".
- Copiar y pegar gráficos de Formularios de Google Si se crean gráficos en la sección "Respuestas" de tu formulario, puedes copiarlos y pegarlos a otros archivos.
En Respuestas.
En la parte superior derecha de un gráfico, haz clic en Copiar y puedes pegar el grafico para su visualización en un documento.
- Acuse de recibo de respuestas. Si recopilas los correos electrónicos de los encuestados, puedes decidir si se les envía una copia de sus respuestas.
En Configuración en la parte superior.
Marca la casilla situada junto a "Acuse de recibo de respuestas".
- Solicitar que el encuestado inicie sesión para ver un formulario Como medida de seguridad para los archivos confidenciales. Si quieres, puedes permitir que los encuestados que no pertenecen a tu dominio vean el formulario.
Arriba a la derecha, haz clic en Configuración .
Marca la casilla situada junto a "Restringir a usuarios de [murciaeduca.es]".
7. Ayuda, dudas o incidencias.
En la parte inferior de la pantalla podemos encontrar el icono el cual nos ofrece las
siguientes opciones:
- Visitas Guiadas . Nos muestra una visita guiada sobre el nuevo diseño y las
funcionalidades de formularios de Google.
- Notificar un problema . Nos muestra una ventana que nos permite dar nuestra
opinión sobre formularios de Google, pero no nos sirve como método de contacto
con Google.
- Centro de Ayuda Accede a la página de Ayuda de formularios de Google. En
esta página podemos hacer uso del asistente de búsqueda indicando la descripción
del problema que tenemos con la aplicación o directamente buscar información en
el índice de contenidos de la ayuda proporcionada.
En caso de que tenga algún problema pueden contactar con el Centro de Atención al
Usuario enviando un correo a: [email protected] o accediendo al panel
privado de Educarm.
