INDUCCION AL PROCESO DE CONTROL DE ACTIVOS FIJOS

CONCEPTOS BASICOS Y RECOMENDACIONES GENERALES

DEFINICIONES

Activo Fijo

• Es aquel bien de propiedad de laempresa que se adquiere con elpropósito de ser utilizado y generaringresos por su uso, no esta destinado aser vendido y generalmente tiene unavida útil superior a un año.

Inventario y Marcación

• Todos los activos fijos serán marcadoscon una etiqueta durante los inventariosque se realizarán en todas las sedesentre los meses de noviembre ydiciembre

* Ejemplo de la etiqueta de identificación de cada activo fijo

DEFINICIONES

Funcionario Responsable

• Funcionario a quien se asigna un activofijo y quien es en primer medida elresponsable por su uso y conservación.

Novedades de Activos Fijos

• Son aquellos sucesos que cambianinformación de un activo fijo referente asu ubicación, responsable, estado, valor ovida útil.

Ejemplos: compras (altas), modificaciones,traslados, prestamos, daño total o perdida(baja).

* Ejemplo del formato F-GAF-02 CONTROLDE ACTIVOS FIJOS, para reporte denovedades.

CLASIFICACION DE ACTIVOS FIJOS

Equipo de computo MobiliarioEquipo medico /

biomédico / científicoMaquinaria y Equipos

Equipos de comunicación

Equipo de TransporteTerrenos /

Edificaciones

ASIGNACIONES Y RESPONSABLE

Asignación

• Los activos serán asignados al líderjerárquico de cada sede (Gerente Regional /Coordinador de sede) mediante la firma delformato ACTA DE ASIGNACION DE ACTIVOSFIJOS.

Responsables

• Cada funcionario de Health & Life IPS esresponsable por los activos fijos que utiliceen sus labores y deberá responder por losdaños o perdidas ocasionados pornegligencia o por un mal uso segúnrecomendaciones del fabricante o laspolíticas internas de la institución.

* Ejemplo del formato F-GAF-01 ACTA DEASIGNACION DE ACTIVOS FIJOS, mediante elcual se hace entrega formal y asignación.

SOLICITUDES Y NOVEDADESTodas las solicitudes de activos fijos o reportes de novedades se debengestionar a través de CLINIC. Se debe adjuntar el formato CONTROL DEACTIVOS FIJOS diligenciado y firmado por el funcionario quien tieneasignado el activo en cuestión.

TIPO DE SOLICITUD O NOVEDAD COMO SOLICITAR

* REQUERIMIENTOS DE ACTIVOS NUEVOS O EN STOCK

* NOTIFICAR UNA COMPRA REALIZADA

CLINIC

* TRASLADOS (Internos o Externos)

* PRESTAMOS

* PERDIDA O DAÑO TOTAL (no tiene arreglo)

CLINIC

+

CORREO: FORMATO CONTROL DE ACTIVOS FIJOS

PARA TENER EN CUENTAPara garantizar el control sobre el inventario de activos fijos en cadasede y por seguridad, con la creación de este proceso se establecenalgunas medidas importantes que aplican a todo el personal.

Notifique con anterioridad los traslados de activos fijos entre sedes.

El personal de seguridad no permitirá la salida de activos sin autorización. Diligencie el formato CONTROL DE ACTIVOS FIJOS.

El personal de seguridad registrará a los funcionarios a la entrada y a la salida.

En casos particulares se darán permisos especiales de movilidad a bienes que entran y salen constantemente como portátiles o tablets. Previa autorización.

Toda compra de bienes o equipos a nivel nacional debe ser reportada al área de activos fijos.

No se pueden botar, regalar, chatarrizar ,vender activos fijos que estén completamente dañados sin antes gestionar el proceso correspondiente (SOLICITUD DE BAJA – FORMATO CONTROL DE ACTIVOS FIJOS)

PARA TENER EN CUENTASin excepción, se debe validar el stock disponible antes de gestionaruna compra de activos fijos.

SEDE / AREA / SERVICIO

REQUERIMIENTO NOVEDAD

BIOMEDICA REQUERIMIENTONOVEDAD

TICS REQUERIMIENTO NOVEDAD

INFRAESTRUCTURA REQUERIMIENTO NOVEDAD

A

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I

J

O

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I

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S

T

I

O

N

D

E

C

O

M

P

R

A

PARA TENER EN CUENTAPasos para realizar un requerimiento en Clinic.

Ingrese a Requerimientos

En Tipo, seleccionar Activos Fijos

Subtipo: según el activo fijo que

requiera.

IMPORTANTE

1. Recuerde sermuyespecifico

2. Indique laprioridad dela solicitud

• Cargos como coordinadores, subdirectores, directores y gerentes pueden solicitar compras de activo fijos.• Adquisición de elementos diferentes a activos fijos deben ser tramitadas directamente con el área de compras.

USUARIO

ACTIVOS

FIJOS

TICS

BIOMEDIC

COMPRAS

Recepción / Alta

Requerimiento Clinic On-Line

Asignación / Entrega

Gestión de Compra

INICIOFLUJOGRAMA PROCESO DE

SOLICITUD DE ACTIVOS FIJOS

Verificación / Configuración /

Calibración

Stock

FIN

Aprobada?

SI NO

SI

NO

Solicitud por Correo

Electrónico

Respuesta

DOCUMENTOS Y FORMATOS

I-GAF-01 Instructivo General Manejo de Activos Fijos : lineamientos generales de activos fijos

PR-GAF-01 Procedimiento Asignación de Activos Fijos: lineamientos para asignación

PR-GAF-02 Procedimiento Actualización de Novedades: proceso de reporte de novedades

PR-GAF-03 Procedimiento Altas de Activos Fijos: proceso para altas de nuevas adquisiciones

PR-GAF-04 Procedimiento Bajas de Activos Fijos: proceso para solicitud de baja de activos

F-GAF-02 Formato Control De Activos Fijos: formato único de reporte de novedades de activos

RUTA: CLINIC › GESTION DOCUMENTAL › APOYO TRANSVERSAL › GESTION DE ACTIVOS FIJOS

CONTACTOS

BOGOTA – CUNDINAMARCA – NIVEL NACIONAL

• Alexander Rodríguez Rivera

• Coordinador de Activos Fijos

• Correo: activosfijos@hlips.com.co

SANTANDER

• Zulay Fernanda Ramírez

• Gestor Administrativo Sede Santander

• Correo: gestorsantander.hlips@gmail.com

TUNJA - DUITAMA

• Juan Carlos Rubiano

• Gestor Administrativo Sede Tunja

• Correo: coordinadortic.hlips@gmail.com

NEIVA – HUILA

• Kelly Montilla

• Gestor Administrativo Sede Ibagué

• Correo: gestortolima.hlips@gmail.com

GUIA PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO

F-GAF-02 CONTROL DE ACTIVOS FIJOS

2 3 4 5 6

1

1. TIPO DE NOVEDAD A REPORTAR (USAR UN FORMATO POR CADA TIPO DE NOVEDAD)

TRASLADO A OTRA SEDE: TRASLADOS ENTRE SEDES Y SALIDAS

TRASLADO A TERCEROS: SALIDA DE ACTIVOS A INSTALACIONES DE TERCEROS (PRESTAMO, COMODATO, MANTENIMIENTO, ETC) REQUIERE DILIGENCIAR CASILLAS

ADICIONALES

MODIFICACION DE ACTIVO: EN CASO DE MODIFICACION ESTRUCTURAL O FUNCIONAL DE UN ACTIVO

BAJA – OBSOLECENCIA: PARA SOLICITAR BAJA EN CASO DE OBSOLECENCIA DE UN ACTIVO

BAJA – DAÑO: SOLICITUD DE BAJA POR DAÑO TOTAL

BAJA – DONACION: SOLICITUD DE BAJA POR NECESIDAD DE ENAJENAR UN ACTIVO FIJO

BAJA – PERDIDA/HURTO: SOLICITUD DE BAJA POR PERDIDA O HURTO

2. DILIGENCIAR EL NUMERO DE PLACA DE INVENTARIO / ACTIVO

3. DILIGENCIAR BREVE Y CONCRETAMENTE EL ACTIVO CORRESPONDIENTE

4. EL NUMERO DE MODELO EN CASO DE QUE EL ACTIVO TENGA. COLOCAR N/R (NO REGISTRA) O N/A (NO APLICA) EN CASO DE QUE NO SE TENGA EL DATO O SEGÚN EL TIPO DE

ACTIVO.

5. EL NUMERO DE SERIAL EN CASO DE QUE EL ACTIVO TENGA. COLOCAR N/R (NO REGISTRA) O N/A (NO APLICA) EN CASO DE QUE NO SE TENGA EL DATO O SEGÚN EL TIPO DE

ACTIVO.

6. DESCRIPCIONES ADICIONALES QUE AYUDEN A IDENTIFICAR EL ACTIVO, ESTADO DEL MISMO O ACCESORIOS

7. CAMPOS RELACIONADOS CON EL LUGAR DE ORIGEN DEL ACTIVO

8. NOMBRE DEL FUNCIONARIO QUE TIENE ASIGNADO EL ACTIVO FIJO. DILIGENCIAR EN DEFECTO EL NOMBRE DE QUIEN DILIGENCIA EL FORMATO

7 8

9

10

11

1 3

1 4

1 5

1 8

1 7

1 6

1 2

1 9

9. NUMERO DE CEDULA DEL FUNCIONARIO QUE TIENE ASIGNADO EL ACTIVO FIJO. DILIGENCIAR EN DEFECTO

EL NUMERO DE CEDULA DE QUIEN DILIGENCIA EL FORMATO

10. NOMBRE DE SEDE DE ORIGEN

11. NOMBRE DE FUNCIONARIO QUE AUTORIZA LA SALIDA, PUEDE SER:

FUNCIONARIO DE ACTIVOS FIJOS

GESTOR ADMINISTRATIVO (EN OTRAS CIUDADES)

EL FUNCIONARIO RESPONSABLE A QUIEN ESTAN ASIGNADOS LOS ACTIVOS FIJOS RELACIONADOS EN EL FORMATO.

12. CAMPOS RELACIONADOS CON EL LUGAR DESTINO DEL ACTIVO FIJO

13. NOMBRE DEL FUNCIONARIO QUE RECIBE LOS ACTIVOS FIJOS EN LA SEDE DESTINO. EN CASO DE QUE LA NOVEDAD SEA TRASLADO A TERCEROS, DILIGENCIAR EL NOMBRE DEL

FUNCIONARIO CONTACTO EN ESA EMPRESA.

14. CARGO DEL FUNCIONARIO QUE RECIBE. EN CASO DE QUE LA NOVEDAD SEA TRASLADO A TERCEROS, DILIGENCIAR EL CARGO DE LA EMPRESA DESTINO.

15. NOMBRE DE LA SEDE DESTINO. EN CASO DE QUE LA NOVEDAD SEA TRASLADO A TERCEROS, DILIGENCIAR RAZON SOCIAL DE LA EMPRESA DESTINO.

16. EN CASO DE QUE LA NOVEDAD SEA TRASLADO A TERCEROS, DILIGENCIAR NUMERO DE CEDULA DEL FUNCIONARIO CONTACTO.

17. EN CASO DE QUE LA NOVEDAD SEA TRASLADO A TERCEROS, DILIGENCIAR EL NIT DE LA EMPRESA QUE RECIBE EL ACTIVO.

18. EN CASO DE QUE LA NOVEDAD SEA TRASLADO A TERCEROS, DILIGENCIAR EL MOTIVO POR EL CUAL SE RETIRAN LOS ACTIVOS FIJOS.

19. CAMPO PARA DETALLAR EN QUE CONSISTIO LA MODIFICACION DEL ACTIVO, EN CASO DE ESA NOVEDAD O EL MOTIVO DE BAJA EN CASO DE TIPO DE NOVEDAD BAJA.

*** UNA COPIA SE DEBE PRESENTAR AL PERSONAL DE SEGURIDAD A LA SALIDA

*** LA OTRA COPIA SE DEBE HACER LLEGAR A ACTIVOS FIJOS, POR MEDIO FISICO O POR MEDIO DIGITAL *** ADEMAS DEL REQUERIMIENTO EN CLINIC.

Atentamente:

Gestión de Activos Fijos

2020

ACTIVOS FIJOS