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UNIVERSIDAD DE HUANUCOPrácticas Pre profesionales I
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UNIVERSIDAD DE HUANUCOPrácticas Pre profesionales I
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INFORME FINAL
PRACTICAS PRE-PROFESIONALES
UNIVERSIDAD DE HUANUCOPrácticas Pre profesionales I
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CONTENIDO TEMATICO
I.INTRODUCCIÓN................................................................................................................4
II. MEMORIA DESCRIPTIVA DE LA INSTITUCIÓN............................................................5
2.1 UBICACIÓN GEOGRÁFICA........................................................................................5
2.2 MEMORIA DESCRIPTIVA..........................................................................................6
2.3 ESTRUCTURA ORGÁNICA........................................................................................8
2.4 MISIÓN........................................................................................................................9
2.5 VISIÓN........................................................................................................................9
2.6 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES.......................................................10
III. OBJETIVOS DE LA PRÁCTICA....................................................................................11
3.1 Objetivo General........................................................................................................11
3.2 Objetivos Específicos................................................................................................11
IV. DESCRIPCIÓN DEL DESARROLLO DEL TEMA, MATERIA DE LA............................12
PRÁCTICA..........................................................................................................................12
V. ANÁLISIS CRÍTICO Y APORTE A LA EMPRESA.........................................................30
5.1 ANÁLISIS CRÍTICO...................................................................................................30
5.2 APORTE TÉCNICO...................................................................................................30
VI. RECOMENDACIONES..................................................................................................31
VII. RECOMENDACIONES.................................................................................................32
VIII. BIBLIOGRAFÍA............................................................................................................33
IX.ANEXOS………………..………………………………………………………………… …..34
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INFORME FINALPRACTICAS PREPROFESIONALES I
I. INTRODUCCIÓNEl ingreso de registro de expedientes en la Sub Gerencia de Personal en la
Municipalidad Provincial de Huánuco es un proceso que se realiza a diario
puesto que a esta oficina llegan los documentos desde mesa de partes, así
también otros documentos de la oficina de Remuneraciones, Oficina de
Bienestar Social, oficina de Escalafón.
El proceso de registrar los expedientes conlleva a destinar adecuadamente
y en poco tiempo para obtener la respuesta correspondiente a cada ingreso
de expediente.
Este proceso se lleva ejecutando manualmente y observando múltiples
deficiencias con este forma de trabajo sin el uso de un sistema adecuado
para la reducción de acumulación de papeles y disminuir el retraso de
respuesta de cada expediente ya que la secretaria de la Sub Gerencia de
Personal podrá registrar en un sistema y compartir información en tiempo
con el administrador, por esta razón en la participación de practicante en la
oficina de informática realizo en análisis y diseño de un Sistema de
Registro de Expedientes.
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II. MEMORIA DESCRIPTIVA DE LA INSTITUCIÓN
2.1 UBICACIÓN GEOGRÁFICA
El departamento de Huánuco se encuentra ubicado en la zona centro
oriental del Perú. Presenta una topografía accidentada con regiones de
sierra y selva. Por su ubicación equidistante entre el norte y el sur, la hacen
sujeta de un privilegiado clima templado cuyo promedio anual es de los
20°C. Limita con San Martín, Ucayali, Ancash, Pasco y Lima
Tiene una extensión de 35,315 kilómetros cuadrados y su población supera
los 600 mil habitantes.
Su capital es Huánuco y entre las ciudades más importantes figuran Tingo
María, Dos de Mayo, Ambo, Leoncio Prado y Pachitea.
2.1.1 NATURALEZA DEL BIEN: LOCAL MUNICIPALUBICACIÓN: En la Plaza Principal de Armas de esta ciudad, frente al
Jr. General Prado s/n.
LINDEROS: La propiedad limita, por el fondo ó sea por el lado sur con
propiedades de la testamentaría de Don E. Tamayo y los de doña
Laura Villamil viuda de Jiménez; por el lado derecho ó sea por el este,
con parten misma testamentaría Tamayo; por el oeste ó sea el lado
izquierdo, con propiedades de don Daniel Echevarría y por el norte ó
sea el frente con el “General Prado”.
PERIMETRO: Siguiendo las líneas medias de las paredes del lindero
y las correspondientes, hasta llegar al punto de partida, mide: por el
frente o lado del Jr. General Prado 36 metros; por el costado izquierdo
o lado oeste, saliendo de la finca, 35 metros, 30 cm; por el callejón del
fondo ósea respaldo, 37 metros 8 cm.; y por el lado derecho ósea el
este 55 metros 60cm; haciendo un total de: 159 metros 98 cm.;
AREA: Ocupa una extensión superficial de: 1,760 metros cuadrados.
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2.2 MEMORIA DESCRIPTIVA2.2.1 FUNCIONAMIENTO DE LA MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE HUANUCO
En la ciudad de Huánuco capital de la Provincia de este nombre en el
Departamento de Junín, a los catorce días del mes de Mayo de mil
ochocientos cincuenta y siete año, elegidos conforme a la Ley de primero de Diciembre último, los Señores de que debe componerse
la Municipalidad que el artículo ciento catorce que la Constitución establece con el número de bocales que la Ley del caso lo designa,
como lo componía el tenor de la Acta de diez del corriente, celebrada
por el Jurado Electoral, se reunieron en el Local de costumbre = a
saber = Dr. Antonio San Miguel, Don Gregorio Duran, D. Don Pablo
Valdivieso, Don Miguel Ingunza, Don José Manuel Sanches y Don
Francisco Fernández; y procedieron a la formación de la Mesa, bajo
cuyo presidencia debían continuar el desempeño de las posteriores
funciones que la Ley les encarga, eligiendo a viva voz, un Presidente,
un Adjunto, y un Secretario, que lo fueron por pluralidad absoluta para
el primer cargo, Don Francisco Fernández, para el segundo Don
Antonio San Miguel, y para el tercero el D. Don Pablo Valdivieso. En
consecuencia y posesionados de sus respectivos asientos procedieron
conforme al artículo designado de la citada Ley, a la calificación de la
elección que los había elevado el honorífico rango de Municipales. En
esa virtud encontrándola arreglado, y no habiendo habido reclamación
de ningún género, ni objetándose por ningún ciudadano la nulidad de
la elección de ninguno de sus miembros, quedó de hecho y por
mayoría absoluta, calificada dicha elección, e instalada la
Municipalidad. Enseguida se pasó a la Elección de los funcionarios
que determina el artículo veinte y uno de la presitada Ley, De cuyo
escrutinio resultaron electos por mayoría absoluta de sufragios, para Alcalde Don Antonio San Miguel, para Teniente Alcalde Don
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Gregorio Duran, para Síndicos Procuradores el D. Don Pablo
Valdivieso y don Miguel Ingunza, para Jueces de Paz Don José
Manuel Sánchez y don Matías Santa María, y para Secretario don
Francisco Fernández.
Acto continuo se procedió a la elección del tesorero que debiera
encargarse de la administración de sus fondos, cuyo nombramiento
recayó por cuatro votos, a favor de Don Atanasio Ramírez, habiendo
obtenido dos para el mismo cargo don Marielo Marinela. Con cuyo
procedimiento, y habiendo acordado se pusiera esta Disposición en
noticia del nombrado, para que previo otorgamiento de las finanzas y
para el inciso seguido del artículo treinta y dos de la referida Ley Orgánica le exige, se posesione del destino que se le confiere.
Terminó la presente sesión y la firmaron de que certifico.
Antonio San Miguel - José Manuel Sanches - Gregorio Duran - Marielo
Marinela - Francisco Fernández.
2.3 ESTRUCTURA ORGÁNICA
ORGANIGRAMA DE LA MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE HUÁNUCO 2009ACUERDO DE CONCEJO N° 003 – 2009 - MPHCO (02 Marzo del 2009)
RESOLUCION DE ALCALDIA N° 121- 2009 MPHCO - A (13 MARZO 2009)
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2.4 MISIÓNOptimizar la utilización de los recursos: humano creativo calificado,
infraestructura, y económicos, según los modelos estándares de valores
morales. Para hacer de esta corporación edil, una Institución competitiva,
líder de desarrollo local, promoviendo la identidad cultural e institucional de
nuestra región.
2.5 VISIÓNPromover la cultura de cordialidad, paz, equidad social y económica. Para
generar fuentes de trabajo, que permita alcanzar el desarrollo de nuestra
ciudad, con participación vecinal, poniendo a su disposición información,
tecnología y conocimientos para el buen uso de los recursos disponibles de
forma transparente y concertadora.
2.6 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
IDENTIFICACION DEL CARGO: Técnico Administrativo III
. NATURALEZA DEL CARGO: Ejecutar actividades relacionadas al apoyo del sistema administrativo.
. FUNCIONES ESPECÍFICAS DEL CARGO:
1. Recepcionar, registrar, clasificar, distribuir y archivar la
documentación que ingresa y se genera en la Subgerencia.
2. Mantener la existencia de útiles de oficina y encargarse de su
distribución.
3. Orientar al personal y público en general sobre gestiones a realizar y
situación de documentos.
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4. Intervenir con criterio propio en la redacción de documentos
administrativos de acuerdo a indicaciones generales.
5. Elaborar proyectos de Resolución sobre asuntos de personal.
6. Preparar y ordenar documentación para reuniones y/o conferencias.
7. Automatizar la documentación por medios informáticos.
8. Otras funciones que le asigne el Subgerente de Personal.
. LÍNEA DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD El Técnico Administrativo III, depende directamente del Subgerente de
Personal.
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III. OBJETIVOS DE LA PRÁCTICA
3.1 Objetivo General Automatizar el proceso de registro de expedientes de la Sub Gerencia
de Personal.
3.2 Objetivos Específicos 1. Analizar el registro de expedientes que ingresan en la Oficina de la Sub
Gerencia de Personal.
2. Evaluar el proceso de registro de expedientes en la Oficina de la Sub
Gerencia de Personal.
3. Diseñar un sistema de Registro de Expedientes en la Oficina de la Sub
Gerencia de Personal.
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IV. DESCRIPCIÓN DEL DESARROLLO DEL TEMA, MATERIA DE LA PRÁCTICA
La metodología cascada se utilizó en el desarrollo del proyecto “Análisis y Diseño de un Sistema de Registro de Expedientes de Ingreso Diario de la Sub Gerencia de Personal en el cargo del técnico administrativo III”, consta de las siguientes etapas:
4.1.- Identificación De Problemas Oportunidades Y Objetivos 4.1.1 Observar de manera objetiva la oficina
Mesa de partes
Oficina de personal
Gerencia de administración
Escalafón
Remuneraciones
Bienestar social
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4.1.2 Identificación del problema
Acumulación de papeles y pérdida de información.
4.2.- Determinación De Los Requerimientos De Información
4.2.1 Determinación de los requerimientos
4.2.1.1Descripción del problema
Los documentos son recepcionados en el área de mesa de partes para luego
ser derivadas en distintas áreas a los cuales van dirigidas en este caso nos
enfocamos en el área de personal en el cual se pudo apreciar lo siguiente: la
recepción de documentos se realiza de forma manual lo ocasiona la
acumulación de papeles y la pérdida de los mismo creando así malestar
dentro del área ya que dicha información es relevante para la toma de
decisiones.
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Una síntesis de la problemática se refleja en el siguiente cuadro 1.
El problema de Lentitud al momento de verificar los documentos. Demora en la entrega de documentos.Imposibilidades de generar estadísticas porque todas las fichas se encuentran en papeles y no están digitalizados.El personal no puede alumnos no pueden ver el reporte de sus notas no sin antes ir a La oficina de matriculaNo se pueden ver de forma inmediata los expedientes que les corresponde al área de sub Gerencia de Personal.Acumulación de papeles.
Afecta a PersonalSub Gerencia de Personal
AdministradorSecretaria
El impacto del cual es
Incumplimiento en los tiempos establecidos en la entrega de los resultados.
Una solución exitosa sería
Realizar el Análisis y Diseño de Sistemas para mejorar y optimizar el registro de los expedientes.
Brindar reporte de expedientesBrindar reporte listos
Brindar reporte revisado y los no revisados.
Cuadro 1 Síntesis de la problemática
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Identificación de usuarios para la toma de requerimientosNº USUARIO CARGO FUNCION
0 Consejo Municipal Administrar la universidad
1 Jesús Giles Alipazaga
Alcalde Elaborar u proponer políticas de Bienestar Universitario y ejecutar programas de Bienestar Social
2 Gerencia Municipal Identificar y orientar la solución de problemas de orientación vocacional y profesional en los estudiantes universitarios
3 Gerencia de Administración
4 Sub gerencia de personal
Recepcionar, Calificar, registrar y tramitar la documentación y/o correspondencia que egrese o ingrese de la oficina de bienestar Universitario
5 Secretaria
6 Personal
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Toma de Requerimientos
Requerimiento de Sub Gerencia del Área de personalFECHA 12/01/11
NOMBRE DEL USUARIO Zenon………..
FUNCION Gerencia de Administración
ANALISTA Angelica Romero Palacios
AREA FUNCIONAL Sub Gerencia del Área de personal
VERSION 1.0
REQUERIMIENTO PRIORIORIDAD.
FUNCIONALES
1. Ingreso de expedientes.2. Búsqueda de los expedientes del personal.3. Búsqueda de la persona que presento el expediente.4. Ingreso al sistema de registro de expedientes 5. Lista de los expedientes ingresados por el personal.6. Generar estadísticas de expedientes ingresados por el sistema.
NO FUNCIONALES1. El acceso al sistema se realiza con una clave y por
niveles2. Los expedientes se pueda llenar por el sistema.
PLATAJORMA CON LA QUE SE CUENTA (HARDWARE Y SOFTWARE)
Software- XP- Microsoft Office 2003
Hardware- Computadora PIII- Laser xp
GLOSARIO
1.1.1.1 Requerimiento de la SecretariaFECHA 12/01/11
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NOMBRE DEL USUARIO Secretaria
FUNCION Sub gerencia de personal
ANALISTA Angelica Romero Palacios
AREA FUNCIONAL Secretaria
VERSION 1.0
REQUERIMIENTO PRIORIORIDAD.
1. Ingreso de expedientes.2. Búsqueda de los expedientes del personal.3. Búsqueda de todos los documentos ingresados del personal.4. Lista de todos los expedientes ingresados por días.5. Generar estadísticas de los expedientes por: tipo de documentos
ingresados al sistema.
DESCRIPCION DEL DOMINIO DEL SISTEMA
PLATAJORMA CON LA QUE SE CUENTA (HARDWARE Y SOFTWARE)
Software- XP- Microsoft Office 2003
Hardware- Computadora IV- Laser XP
GLOSARIO
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1.1.1.2 Requerimiento de PersonalFECHA 12/01/11
NOMBRE DEL USUARIO Personal
FUNCION Usuarios
ANALISTA Angelica Romero Palacios
AREA FUNCIONAL Personal Administrativo
VERSION 1.0
REQUERIMIENTO PRIORIORIDAD.
Requerimientos Funcionales
Reporte de Documentos Cursos que se pueden llevar al iniciar un ciclo Historial de expedientes Detalles de los expedientes (licencia por salud, licencia sin goce de
haber, licencia de permiso de maternidad, practicas, planilla de remuneración, bien estar social, escalafón.)
Estar registrado como usuario en el sistema. Consultas de libros. Rol de exámenes
Requerimientos No Funcionales
El acceso al sistema debe ser con una clave de acceso Tener acceso al sistema-
PLATAJORMA CON LA QUE SE CUENTA (HARDWARE Y SOFTWARE)
GLOSARIO
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1.1.2 Estructuración de los Requerimientos
Código Requerimientos Funcionales PriorizaciónVERSION
DE IMPLEMEN.
ELIMINAR SI SE
RETRASA EL
PROYECTO R001 · Reporte de expedientes A 1.0 NOR002 · Historial de expedientes A 1.0 NOR003 · Ingresar expedientes A 1.0 NOR004 · Ingreso de Tipos de expedientes solicitados B 3.0 NOR005 · Ver expedientes A 1.0 NOR006 · Expedientes que se registran en el sistema M 2.0 SIR007 · Historial de expedientes A 1.0 NOR008 · Ver ingresos de expedientes R009 · Ver expedientes solicitados. A 1.0 NO
R010· Detalles de lo expedientes solicitados por el personal administrativo M 2.0 SI
R011 · Tener videos tutoriales B 3.0 SIR012 · Tener Video conferencias B 3.0 SIR013 · Consultas de libros por internet B 3.0 SI Requerimientos No Funcionales R014 · El acceso al sistema debe ser con una clave de acceso A 1.0 NOR015 · Tener acceso al sistema. A 1.0 NOR016 · Estar registrado como usuario. M 21.0 SI
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4.2.2 La entrevista
Es una de las herramientas más importantes de la búsqueda de datos. Es
una reunión planificada donde se obtiene información por medio de otras
personas. Se ejecuto la entrevista teniendo en cuenta 6 pasos:
Se determinó a que personas se van a entrevistar para la obtención
de datos ya que estas personas deben de estar involucrados directa o
indirectamente con el sistema manual de registro diario de los expedientes.
Siendo estas personas como la secretaria de la Sub Gerencia de Personal
encargada de registrar los expediente en un libro que lleva como nombre
registro diario de expedientes.
Se estableció los objetivos de la entrevista :
o Obtener información acerca del actual sistema manual de registro
de expedientes.
o Realizar una serie de preguntas para el nuevo sistema
automatizado de registro de expedientes.
Preparación para la entrevista
o Se coordina la hora y la fecha de la reunión
o Se realizaron preguntas abiertas ,preguntas cerradas y preguntas
con respuestas limitadas
Día de la entrevista
o Escuche cuidadosamente lo que decía la secretaria
o Realiza las preguntas
o Sugerencias y opiniones
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Documente la entrevista
Evalué la entrevista
3.- Análisis De Las Necesidades Del Sistema DIAGRAMA DE CONTEXTO NIVEL 1
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DIAGRAMA DE CONTEXTO NIVEL 1
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DICCIONARIO DE DATOS
ELEMENTO DE DATO
ESTRUCTURA DE DATOS
ELEMENTO DE DATO : Usuario y Contraseña
DESCRIPCION: Identificación de la secretaria
LONGITUD: 10 CaracteresESTRUCTURA DE DATO : Ingreso de documentos
DESCRIPCION: Código de los documentos ingresados, número de registro, número de documento, fecha, unidad orgánica remitente, asunto, destino.
CONTENIDO: Número de registroNúmero de documentoFechaUnidad orgánica remitenteAsuntoDestinoFecha destino
VOLUMEN: 50 por día
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PROCESO DE DATOS
PROCESO : Generar Reporte de Documentos
DESCRIPCION: Generar reporte de los documentos ingresados.
ENTRADAS SALIDAS
REPORTE DE Documentos
Número de registro
Número de documento
Fecha
Unidad orgánica remitenteAsuntoDestinoFecha destino
Mostrar reporte de documentos
PROCESO : Generar Datos de la Secretaria
DESCRIPCION: Generar Datos de la Secretaria encargada en el proceso.
ENTRADAS DESCRIPCION SALIDAS
Usuario y Contraseña
-Ingresar Usuario de la Secretaria
-Ingresar la Contraseña.
Datos de la Secretaria
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ALMACEN DE DATOS
ALMACEN DE DATOS: Registro de Documentos
DESCRIPCION: Archivo de los datos actualizados de los documentos.
FLUJO DE DATOS RECIBIDOS: - Ingreso de documentos.Número de registro Número de documentoFechaUnidad orgánica remitenteAsuntoDestinoFecha destino
FLUJO DE DATOS PROPORCIONADOS: Registro de documentos
DESCRIPCION DE DATOS: Mostrar reporte de registro de documentos.
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4.- Diseño Del Sistema Recomendado
Menú Principal Del Sistema De Información
Permite al usuario tener acceso a todas las opciones del sistema de información y
poder navegar por los diferentes módulos con las que cuenta el sistema.
El menú principal esta conformado por: Archivo, registro y reportes
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Menú Archivo: mostrará la opción salir. Será utilizado cuando los usuarios no
accederán al sistema
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Menú Registro: mostrará las opciones de: Registro de oficios, Registro de Minutas,
Registro de Expediente. Será utilizado deacuerdo al tipo de usuario (Ejecutivo y
Técnico Operativo)
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Menú Reportes: mostrará las opciones de: Reporte de Usuarios (consulta,
aquellos que solo buscan información y formales, aquellos que establecen
sus empresas), Reporte Expedientes, Reporte Oficios. Será utilizado
deacuerdo al tipo de información que necesitaran los usuarios
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V. ANÁLISIS CRÍTICO Y APORTE A LA EMPRESA
5.1 ANÁLISIS CRÍTICO
Al realizar mis prácticas durante tres meses apoye
independientemente de proyecto en reparación y mantenimiento de
las maquinas, administración de base de datos, el inventariado de
las maquinas, soporte y mantenimiento de redes.
5.2 APORTE TÉCNICO
Los aportes técnicos fueron los siguientes:
Se realizo mantenimiento y configuración del servidor.
Manejo y apoyo del servidor.
Mantenimiento y Configuración de equipos
Apoyo para la toma de decisiones
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VI. RECOMENDACIONES
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VII. RECOMENDACIONES
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VIII. BIBLIOGRAFÍA
JAMES A SENN, Análisis y Diseño de Sistema de Información, Mc Graw Hill, Enero
1990
JAMES A. SENN, Análisis y Diseño de Sistemas de Información, Segunda Edición, Mc
Graw Hill, Abril 2000.
http://www.monografias.com
http://mmalicea.tripod.com/proyecto/analisis.htm
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IX. ANEXOS
a introducción obedece a la formulación de las siguientes preguntas:
¿Cuál es el tema del trabajo? ¿Por qué se hace el trabajo?
¿Cómo está pensado el trabajo?
¿Cuál es el método empleado en el trabajo?
¿Cuáles son las limitaciones del trabajo?