INFORMACIÓN CORPORATIVA Registro y Estadística · INFORMAZIO KORPORATIBOA / INFORMACIÓN CORPORATIVA San Juan Harria P., 1·20304 IRUN ·T. 943 505256 F. 943 505615 e-mail: [email protected]

INFORMACIÓN CORPORATIVA Registro y Estadística

Memoria 2018

Julio 2019

ÁREA DE SOCIEDAD DE LA

INFORMACIÓN, PARTICIPACIÓN

CIUDADANA Y BARRIOS

INFORMAZIOAREN GIZARTE,

HERRITARREN PARTE-HARTZE ETA

AUZOETARAKO ARLOA

INFORMAZIO KORPORATIBOA / INFORMACIÓN CORPORATIVA

San Juan Harria P., 1·20304 IRUN ·T. 943 505256 F. 943 505615 e-mail: [email protected] 2/16

INDICE

INTRODUCCIÓN ................................................................................................ 3 EXPEDIENTES TRAMITADOS .......................................................................... 4

Distribución según tipo de expediente .................................................................. 4 PADRÓN DE HABITANTES ............................................................................... 5

Distribución según tipo de movimiento ................................................................. 5 REGISTRO DE ENTRADA DE DOCUMENTOS ................................................ 6

Distribución según destinatario ............................................................................. 6 Distribución del Registro interno según vía de acceso ........................................ 7 Distribución según destinatario interno ................................................................ 8 Distribución por meses ........................................................................................... 9

TABLÓN DE EDICTOS ..................................................................................... 10

Distribución por anunciante ................................................................................. 11 SERVICIO DE MENSAJERIA INTERNA .......................................................... 12 CORREO POSTAL ........................................................................................... 12

Distribución por meses ......................................................................................... 13 Distribución por tipología ..................................................................................... 13 Distribución por tipología y meses ...................................................................... 14

MENSAJERIA EXTERNA ................................................................................. 14

Distribución por meses ......................................................................................... 14 Distribución por destino ....................................................................................... 15

NOTIFICACIONES "en el domicilio" ................................................................. 15

Distribución por meses ......................................................................................... 15 ASISTENCIA EN LA SALA CAPITULAR .......................................................... 16

BODAS ............................................................................................................. 16

Distribución por meses ......................................................................................... 16



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INTRODUCCIÓN

El Servicio de Información Corporativa está integrado por dos unidades Registro y Estadística y Archivo, sin embargo esta memoria sólo se refiere a la primera. El Archivo redacta su propia memoria ya que su actividad es muy especializada y requiere un tratamiento diferenciado.

Durante 2018 la unidad de Registro y Estadística ha consolidado la polivalencia como modelo de funcionamiento. Iniciamos la implantación de este modelo en 2017, afrontando la formación necesaria para que todas las personas adscritas al servicio adquiriesen la capacitación suficiente para realizar todas las tareas y funciones que son competencia del mismo y, a día de hoy, podemos decir que ese objetivo ya está conseguido. Además, hemos seguido avanzando en la implantación de la gestión electrónica y seguimos formándonos y adaptándonos a esta nueva forma de trabajar. En las páginas siguientes recogemos los datos más destacados de la actividad del servicio.



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EXPEDIENTES TRAMITADOS En esta apartado, se recogen los datos cuantitativos relativos a los diferentes expedientes administrativos que hemos tramitado durante el año. A pesar de que la complejidad de unos y otros es muy diversa no haremos un análisis cualitativo de los mismos. En total hemos tramitado 10.802 expedientes y entre ellos destacan los 6.671 relacionados con el Padrón de Habitantes: 2.764 expedientes de Alta y 3.907 de Cambio de domicilio. Distribución según tipo de expediente

Alta Padrón de Habitantes 2.764

Alta Padrón social 42

Cambios de domicilio 3.907

Bajas por inclusión indebida 15

Bajas por caducidad de la Inscripción 4

Certificados especiales de Padrón y territoro 422

Información padronal solicitada por otras Admons. Públicas 228

Comunicaciones varias en relación con Padrón de Habitantes 3.056

Solicitudes varias en relación con PMH 297

Socitudes varias en relación con el Registro 26

Registro de embarcaciones 1

Registro de parejas de hecho (certificados) 1

Bodas 34

Expurgo de documentos 1

Contratación administrativa 4

TOTAL 10.802



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PADRÓN DE HABITANTES La actualización continua del Padrón de Habitantes ha generado 14.300 movimientos, todos ellos contrastados con el Instituto Nacional de Estadística mediante el intercambio mensual de ficheros. Distribución según tipo de movimiento

Altas por nacimiento 451

Altas por omisión 270

Altas por Cambio de residencia 3.137

Bajas por defunción 577

Bajas por duplicado 2

Bajas por Inclusión Indebida 692

Bajas por Cambio de residencia 1.883

Bajas por caducidad de la inscripción 41

Modificación de datos personales 2.682

Modificación de datos territoriales 27

Modificación por cambio de domicilio 3.900

Modificación por renovación de la inscripción 444

Modificación por confirmación de residencia 194

TOTAL 14.300

A la vista de estos datos, hemos de señalar que destaca la movilidad dentro del municipio ya que los Cambios de domicilio alcanzan la cifra más alta, 3.900, superando el número de Altas procedentes de otros municipios que han sido 3.137. El intercambio de ficheros con el Instituto Nacional de Estadística se culmina con la determinación de la Cifra Oficial de Población que es aprobada por Real Decreto a final de año 1, la cifra de población de Irun, a 1 de enero de 2018, fue 61.983 habitantes.

1 Real Decreto 1039/2017, de 15 de diciembre, por el que se declaran oficiales las cifras de población resultantes de la revisión del Padrón municipal referidas al 1 de enero de 2017. (B.O.E. 29/12/2017)



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REGISTRO DE ENTRADA DE DOCUMENTOS Durante el año 2018, se han realizado 38.249 asientos en el Registro Entrada de documentos. A continuación se exponen los datos más relevantes. Distribución según destinatario

En el Registro tienen entrada los escritos dirigidos al Ayuntamiento pero también a otras administraciones públicas. Desde el año 1997, mantenemos convenios con la Diputación Foral de Gipuzkoa, el Gobierno Vasco y la Administración General del Estado. En el SAC se pueden presentar escritos para cualquiera de esas administraciones con plena validez legal.



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Atendiendo a estas características, los escritos se clasifican en dos grandes grupos aquellos que tienen como destinatario el Ayuntamiento, 31.209 y los dirigidos a un destinatario externo que, durante el año 2018, han sido 7.040, lo que supone el 19% del total. Las 7.040 solicitudes dirigidas a otras administraciones se distribuyen de la siguiente manera: 5.135 dirigidas a Gobierno Vasco, 1.026 a la Diputación Foral de Gipuzkoa , 637a la Administración General del Estado y 62 a la Mancomunidad de Servicios de Txingudi.

Distribución del Registro interno según vía de acceso

Los escritos y solicitudes dirigidos al Ayuntamiento tienen entrada por cuatro vías diferentes:

Registro SAC 26.862

Registro General 3.074

Registro telemático (Web personal) 7.671

Registro de otras administraciones públicas 642



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El uso del Registro telemático sigue aumentando y, tal y como sucedío en 2017, ha sido la 2º vía de entrada después del SAC. El Registro General es el encargado de recoger y validar las entradas del Registro Telemático (7.671) y registra los escritos que llegan por correo postal directamente al Ayuntamiento (3.074) y los que llegan desde otras administraciones públicas (642). En 2018 hemos registrado un total de 11.387 solicitudes. La primera vía de acceso es el SAC pero sin embargo, el Registro General es el encargado de revisar todos los registros para verificar que son correctos y los prepara para su distribución a las diferentes unidades administrativas municipales; esto supone, que en 2018, hemos gestionado 31.209 escritos. Distribución según destinatario interno

En cuanto a la distribución según los destinatarios internos, hemos contabilizado los escritos dirigidos a las difrentes áreas municipales destinatarias y hemos encontrado que el Área de Bienestar Social es la que mayor número de solicitudes recibe, el 20,40% del total.



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La distribución concreta por áreas y unidades administrativas es la siguiente:

DESTINATARIO Núm.escritos %

- Alcaldía 106 0,34

- Archivo 18 0,03

- Bienestar Social 6.357 20,40

- Consumo 412 1,32

- Contratación 275 0,88

- Cultura y Deportes 1.687 5,41

- Educación y Juventud 3.527 11,30

- Estadística y Terceros 2.300 7,37

- Euskera 1.271 4,07

- Hacienda y Patrimonio 4.109 13,20

- Intervención General 184 0,59

- Movilidad, Vía Pública y Obras 1.532 4,91

- Organización, Informática y Compras 428 1,37

- Participación y Transparencia 161 0,52

- Personal, Prevención y Limpieza 726 2,33

- Policía Local y Convivencia 2.968 9,51

- Registro 94 0,30

- Residencia Ama Xantalen 58 0,19

- S.A.C. 279 0,89

- Secretaria y Servicios Jurídicos 235 0,75

- Tesorería y Recaudación 281 0,90

- Urbanismo y Desarrollo Sostenible 4.210 13,50

Distribución por meses

En el mes de septiembre hemos registrado el mayor número de escritos, 4.627 y, en el mes de agosto el menor, 2.285.



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TABLÓN DE EDICTOS

El tablón de edictos municipal es competencia del servicio de Información Corporativa e implica que publicamos los anuncios a solicitud de las unidades administrativas y de otras administraciones públicas. Posteriormente, los devolvemos al solicitante acreditando el tiempo en que el anuncio ha estado en exposición pública. Desde la puesta en marcha del Tablón Edictal Único (T.E.U.) y, puesto que es preceptiva la publicación en dicho medio, el número de edictos que envían otras administraciones ha disminuyo drasticamente en el año 2017 pero se ha mantenido en 2018.



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Distribución por anunciante

Durante 2018, hemos gestionado 245 edictos municipales y 68 de otras administraciones, que representan el 78 y el 22% sobre el total, respectivamente.

Los edictos municipales tienen la siguiente distribución por áreas, siendo Secretaría, Servicios Jurídicos y Contratación el departamento que más anuncios ha publicado, 78, seguida de la Oficina de Personal con 46.

Área municipal Núm. anuncios

Bienestar Social, Educación y Juventud 27

Cultura y Deportes 24

Euskera 0

Hacienda, Promoción Económica y Plan Estratégico 6

Movilidad, Vía Pública y Obras 0

Personal 46

Policía Local y Convivencia 0

Secretaría, Serv. Jurídicos y Contratación 78

Sociedad de la Información y Participación Ciudadana 29

Urbanismo y Medio Ambiente 35



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Analizando los anunciantes externos, hemos encontrado que los principales usuarios externos del tablón de edictos municipal son otros ayuntamientos.

Anunciante Núm. anuncios

Ayuntamientos 31

Diputaciones 14

Agencia Vasca del Agua 5

Irunvi 11

Gobierno Vasco 2

Admón. Central 5

SERVICIO DE MENSAJERIA INTERNA Los auxiliares de registro / notificadores son los encargados de repartir documentación entre las diferentes dependencias municipales,. Diariamente, se trasladan a todas las dependencias municipales y, cuando es necesario, también a los organismos autónomos, a otras entidades de la ciudad, a entidades bancarias, etc. No disponemos de datos estadísticos relativos a la documentación que se transporta pero si podemos afirmar que esta tarea es fundamental para la actividad municipal.

CORREO POSTAL En la Unidad de Registro y Estadística nos ocupamos del correo postal de toda la organización. Los auxiliares de registro / notificadores recogen a diario el correo entrante y gestionan el correo saliente (clasificación, confección de albaranes y traslado a las oficinas de Correos). No tenemos datos del correo entrante ya que no se contabiliza, sólo se distribuye, la mayor parte al Registro para darle entrada y, el resto, directamente a las unidades administrativas. Los datos que exponemos a continuación corresponden a los envíos postales que realiza el Ayuntamiento, en 2018 hemos contabilizado 76.227.



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Distribución por meses

Los meses con mayor número de envíos, marzo y mayo, corresponden al envío de recibos de impuestos municipales.

Distribución por tipología

Las modalidades de envío más utilizadas son el correo ordinario, 54%, y las notificaciones administrativas, 39%.



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Distribución por tipología y meses

MENSAJERIA EXTERNA La mensajería es otro servicio que gestionamos en la unidad de Registro y Estadística, dos veces a la semana preparamos los envíos a Donostia y, a demanda de las Área municipales, los servicios extraordinarios a diferentes destinos: Todos ellos los realiza una empresa contratada para tal fin. Distribución por meses

Teniendo en cuenta que es un servicio con frecuencia fija no hay grandes diferencias de un mes a otro.



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Distribución por destino

NOTIFICACIONES "en el domicilio" Los notificadores han practicado 1.739 en el domicilio de los interesados, esta tarea tiene la finalidad de constatar fehacientemente la entrega de un documento emitido por el Ayuntamiento. Distribución por meses



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ASISTENCIA EN LA SALA CAPITULAR Los auxiliares de registro / notificadores asisten a los Plenos, actos de protocolo, reuniones y bodas y son los encargados de preparar la Sala Capitular, de la megafonía – excepto en los Plenos- y de preparar todo el material necesario. En 2018 han asistido a 62 sesiones que corresponden a 12 Plenos, 36 actos de carácter cultural, protocolario, etc., y 19 jornadas en las que se han celebrado bodas.

BODAS La celebración de matrimonios civiles en la Casa Consistorial merece un apartado propio porque la Unidad de Registro y Estadística es la encargada tanto de la gestión administrativa (recepción de solicitudes, reservas, redacción de actas,…) como de la asistencia durante el acto (apoyo al celebrante, megafonía, música). Esto implica que en cada jornada, en que se celebran bodas, una administrativa y una auxiliar de registro están presentes en la sala capitular. Durante 2018 se han celebrado 49 ceremonias en 15 jornadas: 14 sábados, 4 viernes y 1 lunes. Distribución por meses

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