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INFORME ANUAL DE GOBIERNO CORPORATIVO CUADRAGÉSIMO SEXTA ASAMBLEA ANUAL ORDINARIA
DE DELEGADOS MARZO 2016
ÍNDICE
Himno Nacional ........................................................................................................................2
Himno Cooperativo ..................................................................................................................2
Convocatoria Orden del día ....................................................................................................3
Informe Anual de Gobierno Corporativo ..................................................................................4
Informe del Consejo de Administración ...................................................................................5
Informe del Comité de Vigilancia ..........................................................................................11
Órgano de Control Interno .....................................................................................................20
Informe del Comité de Educación y Bienestar Social ............................................................26
Comité de Auditoría ...............................................................................................................32
Comité de Cumplimiento .......................................................................................................34
Comité de Liquidez ................................................................................................................35
Comité de Riesgo ...................................................................................................................38
Comité de Tecnología de Información ..................................................................................42
Comité de Salud Ocupacional y Seguridad ..........................................................................44
Comité de Crédito ..................................................................................................................46
Comité de Planificación y Control .........................................................................................48
Operaciones Vinculadas ........................................................................................................50
Aspectos de Auditoría Externa ................................................................................................52
Aspectos de la Estructura de Propiedad ................................................................................52
Informe Gerencial ..................................................................................................................53
Aprobación del Informe del Gobierno Corporativo ...............................................................63
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HIMNO NACIONAL DE COSTA RICA
Letra: José María Zeledón Música:Manuel María Gutiérrez.
Noble patria, tu hermosa bandera expresión de tu vida nos da;
bajo el límpido azul de tu cielo blanca y pura descansa la paz.
En la lucha tenaz, de fecunda labor
que enrojece del hombre la faz, conquistaron tus hijos
labriegos sencillos eterno prestigio, estima y honor.
¡Salve, oh tierra gentil! ¡Salve, oh madre de amor! Cuando alguno pretenda
tu gloria manchar, verás a tu pueblo valiente y viril,
la tosca herramienta en arma trocar.
Salve oh Patria tú pródigo suelo, dulce abrigo y sustento nos da; bajo el límpido azul de tu cielo
¡vivan siempre el trabajo y la paz!
HIMNO COOPERATIVO
Letra: Humberto Gamboa A.Música: José Joaquín Prado.
Se agiganta el cooperativismocon su real y fructífera acción
que trasciende cual fuente creadora deservicio, trabajo y unión.
Es ambiente vital, solidarioque involucra el sentido del biendonde arde la llama del triunfo
del más noble y sublime quehacer.
Las campanas sonoras del vientosu mensaje doquier llevan yala función del cooperativismose engrandece a nivel nacional.
Ya se palpa por toda la Patriaesta empresa eficiente y capaz
donde el buen asociado es ejemplode virtud y justicia social.
Se agigantan las cooperativascon su noble y fructífera acción
que trasciende cual fuente creadorade servicio, trabajo y unión.
Señor delegado: Sírvase estudiar detenidamente los informes adjuntos, para someterlos a discusión sin necesidad de hacer la lectura de ellos en la Asamblea.
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CONVOCATORIA OFICIAL
El Consejo de Administración y Gerencia de Coopecar R.LLe Convoca
A la Cuadragésimo Sexta Asamblea Anual Ordinaria a celebrarse el domingo 13 de marzo del 2016, en el Salón Comunal de Zarcero.
08:00 a.m. Primera ConvocatoriaSi en el transcurso de las siguientes dos horas, no se completa el quórum de ley para la primera convocatoria, la segunda convocatoria se efectuará a las 10:00 a.m.Y a la Décimo Quinta Asamblea Extraordinaria para reforma del Estatuto Social, a celebrarse el domingo 13 de marzo del 2016, en el Salón Comunal de Zarcero.
10:00 a.m. Primera ConvocatoriaSi en el transcurso de las siguientes dos horas, no se completa el quórum de ley para la primera convocatoria, la segunda convocatoria se efectuará a las 12:00 m.d.
Rodrigo Rojas Vargas Miguel Ángel Castro Chaves Presidente Gerente
ASAMBLEA ORDINARIAORDEN DEL DIA
1- Comprobación del quórum.2- Apertura de Asamblea ordinaria.3- Himno Nacional.4- Himno Cooperativo. 5- Reflexión.6- Aprobación del Orden del Día.7- Lectura de los acuerdos de la Asamblea anterior.8- Informes.a) Consejo de Administración.b) Gerencia.c) Comité de Vigilancia.d) Comité de Educación.9- Presentación y Aprobación del Plan de Trabajo y Presupuesto de la Reserva de Bienestar Social para el perío-do 2016.10- Aplicación de Excedentes.11- Elecciones.12- Mociones.13- Clausura
ASAMBLEA EXTRAORDINARIAORDEN DEL DIA
1. Comprobación del quórum.2. Apertura de la Asamblea. 3. Reforma del Estatuto Social.4. Clausura.
“Señor Delegado”Su puntualidad a esta convocatoria, contribuirá de
manera especial a iniciar la actividad en el tiempo programado
En cumplimiento con lo que establece el Art. 31 del Estatuto Social,“No se entregarán credenciales a delegados propietarios o suplentes en sustitución de propietarios, que ingresen a la Asamblea una vez leída, discutida y aprobada el Acta”Entre todos los delegados que se encuentren antes de las 7:50 a.m., se rifarán ¢100 000 en efectivo y durante el transcurso de la Asamblea se efectuará valiosas rifas.Nota: Por la importancia que revisten los asuntos a tratar, rogamos no traer niños.
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INFORME ANUAL DE GOBIERNO CORPORATIVO
COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO REFACCIONARIO DE ALFARO RUIZ R.L.
CORRESPONDE AL PERIODO 2015
ELABORADO EL 01 DE FEBRERO 2016
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PARTE I
Señores Delegados y Asociados de Coopecar R.L., cumpliendo con lo establecido en el Reglamento de Gobierno Corporativo aprobado por el CONASSIF, en su artículo número 7, inciso o) presentamos ante ustedes el Informe de Gobierno Corporativo de la Cooperativa de Ahorro y Crédito Refaccionario de Alfaro Ruiz COOPECAR R.L. correspondiente al periodo 2015, que enumera las labores realizadas por los órganos del gobierno de la Organización siendo ellos: Consejo de Administración, Comité de Vigilancia, Comité de Educación y Bienestar Social, Gerencia General, Órgano de Control Interno, Comité de Auditoría, Comité de Cumplimiento, Comité de Activos y Pasivos, Comité de Riesgos, Comité de Tecnología de Información, Comité de Salud Ocupacional, Comité de Crédito y Comité de Planificación y Control.
1. INFORME DEL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN PARA LA ASAMBLEA ANUAL DE COOPECAR R.L. POR DELEGADOS PERÍODO 2015.
a) Nombre del Comité y Cantidad de Miembros.
El Consejo de Administración es el depositario de la autoridad de la Asamblea y es el órgano a cuyo cargo está la dirección superior de las operaciones sociales, la fijación de sus políticas y el establecimiento de reglamentos para el desarrollo y progreso de la misma. Está integrado por cinco miembros propietarios y dos suplentes elegidos por la Asamblea General.
I. Cantidad de miembros independientes: Este Comité no cuenta con miembros independientes en su composición.
II. Funciones del Consejo de Administración.
Las funciones del Consejo de Administración están definidas en el artículo número 58) del Estatuto Social que a la letra dice:
Son funciones y atribuciones del Consejo de administración las siguientes:
a) Velar por el cumplimiento del objeto social de la cooperativa las disposiciones de este Estatuto, los acuerdos de la Asamblea.
b) Formular las estrategias de desarrollo y garantizar la ejecución de las políticas emanadas de la Asamblea.
c) Decidir sobre la admisión, renuncia o suspensión de los asociados.
d) Recomendar a la Asamblea la forma de distribuir los excedentes y el pago de intereses, de acuerdo con los resultados de cada ejercicio económico.
e) Autorizar la emisión de títulos valores a la orden.
f) Establecer las tasas de interés que se pagarán por concepto del ahorro a la vista y de los ahorros a plazo y fijar la tasa de retorno que podrán devengar los certificados de aportación, con cargo a los excedentes obtenidos.
g) Contratar recursos nacionales o internacionales, en ese último caso, se requerirá la aprobación previa del Banco Central de Costa Rica.
h) Nombrar, en caso necesario, comisiones de trabajo del Consejo de Administración.
i) Corroborar que los postulantes a los cargos directivos cumplan con todos los requisitos necesarios, excepto en el caso en que el candidato sea miembro del Consejo de Administración cuya revisión estará a cargo del Comité de Vigilancia.
j) Nombrar o remover al gerente, de acuerdo con la ley y en casos necesarios nombrar un gerente interino. Tanto para el nombramiento como para la remoción del gerente, será necesario el voto de las dos terceras partes de los miembros del Consejo de Administración.
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k) Conocer las faltas de los asociados y sancionarlos de acuerdo con lo establecido en este Estatuto.
l) Dar al gerente las siguientes facultades: La representación legal, judicial y extrajudicial de la cooperativa, y el poder generalísimo sin límite de suma para la ejecución de los acuerdos emanados por el Consejo de Administración y cualquier asunto especial en que intervenga la cooperativa con terceros.
m) Enviar por medio del gerente, los informes regulares según sean requeridos, por parte del INFOCOOP, Ministerio de Trabajo y SUGEF, y a los organismos de segundo grado a que esté afiliada la cooperativa.
n) Estar informados sobre la situación económico-financiera de la cooperativa.
o) Informar a los asociados sobre las actividades económicas y de la marcha de la cooperativa.
p) Otorgar a los asociados, créditos y avales, pudiendo delegar esas potestades en una comisión de crédito nombrada por éste o en funcionarios de la cooperativa.
En caso de delegación deberá emitir los reglamentos que fijen los montos a los cuales está autorizado el comité o los funcionarios en que el Consejo delegue la facultad de otorgar créditos, así como las condiciones y demás lineamientos a que deberán sujetarse tales órganos.
q) Emitir el reglamento de crédito en el que se indiquen los propósitos y las políticas en cuanto a garantías, tasas de interés y demás condiciones en que se otorgarán los créditos y avales.
r) Emitir los reglamentos internos de la cooperativa.
s) Designar la o las personas que firmaran los cheques y otros documentos relacionados con la actividad económica de la cooperativa.
t) Aprobar el presupuesto anual, extraordinario y sus modificaciones.
u) Proponer a la Asamblea las reformas al Estatuto.
v) Aprobar el destino de las cuentas inactivas, de acuerdo como lo establece la ley
w) Establecer vínculos con otras cooperativas y organismos de integración y fomento cooperativo, nacional e internacional.
x) Contratar los servicios de un auditor externo, a quien le corresponderá dictaminar todas las cuentas y operaciones de la cooperativa, conforme a los procedimientos establecidos al efecto y por la Superintendencia General de Entidades Financieras, además deberá presentar su informe al Consejo de Administración, al Comité de Auditoría y remitirá copia al Comité de Vigilancia, al INFOCOOP, y a la Superintendencia General de Entidades Financieras.
y) Determinar bajo el mejor criterio analítico, el monto de las dietas, su reglamento y mecanismos de ajuste.
z) En general todas aquellas funciones y atribuciones que le corresponden como organismo director y que no están prohibidas por la ley o este Estatuto.
III. Aspectos de mayor relevancia tratados por el Consejo de Administración en el año 2015.
A continuación se detallan los aspectos de mayor relevancia tratados por el Consejo de Administración, durante el año 2015:
• Acatando la Política Conozca a su Cliente y luego de hacerles el estudio respectivo, y por considerar que las personas son conocidas y que tanto ellas como sus solicitudes cumplen con los requisitos establecidos, el Consejo de Administración aprobó la admisión de 200 nuevos asociados en el año 2015.
• Se conocieron, analizaron y aprobaron 70 renuncias presentadas por asociados durante el año 2015.
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• Se analizaron, actualizaron y aprobaron modificaciones de las políticas, reglamentos y procedimientos de la cooperativa para cumplir con las Leyes y Normativas externas que rigen el quehacer de nuestra cooperativa.
• Mensualmente se ha recibido, discutido y analizado los informes económicos-financieros, a través del Sistema de Información Gerencial y del Análisis de los Estados Financieros, así como los diferentes informes elaborados por los Comités de Apoyo del Consejo de Administración, aprobando y canalizando las propuestas y recomendaciones presentadas.
• En cumplimiento con lo que establecen las Leyes 8204 y 8719, referente a la obligatoriedad de parte de las entidades supervisadas de actualizar los datos de sus clientes, el Consejo de Administración mantuvo la política restrictiva en cuanto a la entrega de los excedentes a quienes no hubiesen actualizado sus datos, extendiendo esta disposición en la formalización de los créditos en la cooperativa, norma interna que ha dado muy buenos resultados por cuanto a diciembre 2014 el porcentaje de actualización fue de un 66.95% y para el año 2015, el porcentaje fue de un 67.08%.
• Se efectuaron las evaluaciones de control sobre el Plan Anual Operativo y Presupuesto de Ingresos y gastos del año 2015.
• Se conoció, analizó y aprobó el Plan Anual Operativo y el Presupuesto de Ingresos y Gastos para el período 2016.
• Es importante destacar que los miembros del Consejo de Administración han venido participando y representando a la Cooperativa en actividades desarrolladas por la Federaciones y Uniones a las que nuestra Cooperativa se encuentra afiliada.
• Con la finalidad de disponer de directores mejor preparados para realizar su labor, se participó en diversas actividades de capacitaciones brindadas tanto dentro de la Cooperativa como fuera de ella, especialmente en áreas como Riesgos, TI (Tecnologías de Información), Cumplimiento y Financiero.
• El Consejo de Administración semestralmente hace una evaluación sobre la gestión económica-financiera y lleva a cabo una evaluación del desempeño administrativo-Financiero de la Cooperativa.
b) Integración del Consejo de Administración.
La conformación del Consejo de Administración durante el año 2015 fue la siguiente:
Nombre. Cédula. Cargo. Fecha último Nombramiento.
1. Rodrigo Rojas Vargas. 2-0280-0374 Presidente. 20 de marzo 20122. Rónald Blanco Vásquez. 2-0370-0386 Vicepresidente 30 de marzo 2014
3. Eduardo Araya Solís 2-0302-0228 Secretario. 30 de marzo 20144. Marta Iris Blanco Zúñiga. 2-0413-0630 Vocal 1 20 de marzo 2012
5. Salomé Blanco Rojas 2-0378-0023 Vocal 2 30 de marzo 20146. Nidia Mora Cubero 5-0164-0246 Suplente 1 30 de marzo 2014
7. Carlos Luis López Ordóñez. 5-0113-0872 Suplente 2 30 de marzo 2014
c) Políticas para la Selección, Nombramiento y Destitución de los directores del Consejo de Administración.
En lo que corresponde a la selección y nombramiento de los miembros del Consejo de Administración, ésta se rige por lo que indica el Estatuto Social aprobado por la Asamblea General de Asociados y que a la letra dice:
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Art. 50 del Estatuto Social: Para optar por un cargo como miembro del Consejo de Administración, los asociados deberán cumplir los siguientes requisitos:
a) Ser asociado de la cooperativa, mayor de 12 años, con la salvedad que señala el artículo 18 del Código de la Niñez y la Adolescencia inciso a) y libre de antecedentes delictivos en delitos contra la propiedad.
b) Estar presente en la Asamblea en que sea elegido, excepto que estando ausente haya enviado notificación escrita justificando su ausencia y expresando la aceptación del cargo si es electo.
c) Tener como mínimo dos años de haber sido admitido como asociado de la cooperativa.
d) No haber sido excluido de otra cooperativa por causas imputables a su persona.
e) Tener las calidades que garantice el buen desempeño del cargo, tales como: honorabilidad, ética, liderazgo, sentido de compromiso, responsabilidad.
f) Ser asociado que cumpla con los requisitos estipulados en este Estatuto, y los establecidos en el Código del Buen Gobierno Corporativo.
g) Asumir el compromiso para que durante el primer año de su nombramiento, reciba capacitación en materia cooperativa que le faculte para el puesto.
h) Que su historial crediticio se mantenga dentro de un nivel máximo de riesgo medio, según los parámetros de la SUGEF.
i) Los demás requisitos que establezca el reglamento de elecciones aprobado por la Asamblea
j) Corroborar por parte del Consejo de Administración, que los postulantes a los cargos directivos cumplan con todos los requisitos necesarios, excepto en el caso en que el candidato sea miembro del Consejo de Administración, esta revisión corresponderá al Comité de Vigilancia.
Asimismo, el Código de Buen Gobierno Corporativo establece en su Capítulo III, “De los Administradores”, incisos:1) y 3), los cuales se presentan a continuación.
1. Postulación y nombramiento de los Miembros del Consejo de Administración.
Los interesados en participar en la nominación o designación para ocupar cargos en el Consejo de Administración, deberán presentar su propuesta, acompañada con la información referida a sus datos personales y su experiencia y participación en el campo cooperativo en las oficinas centrales de la cooperativa, con fecha máxima quince días antes de la asamblea del año correspondiente.
El Consejo de Administración será el encargado de revisar la nómina de candidatos, para corroborar que cumplan con todos los requisitos necesarios, excepto en el caso en que el candidato sea miembro del Consejo de Administración, cuya revisión estará a cargo del Comité de Vigilancia, sin perjuicio de la potestad que tiene este Comité para revisar la totalidad de la nómina, si así lo desean. El Consejo recibirá propuestas de los asociados pero también podrá presentar su propuesta autónomamente en el caso de que exista insuficiencia de postulaciones, o alternativamente que para el momento de la postulación formal ante la asamblea uno o varios de los asociados propuestos se encuentren inhabilitados.
Cuando un Director sea nombrado por primera vez, corresponderá a la cooperativa brindar capacitación relacionada con sus responsabilidades, obligaciones y atribuciones y poner a su disposición la información suficiente para que pueda tener un conocimiento específico de la organización y del sector financiero respectivo.
3. Idoneidad de los Miembros del Consejo de Administración.
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Los miembros del Consejo de Administración, deben contar con el conocimiento o competencias requeridas para el adecuado cumplimiento de sus funciones, por lo tanto se establece como requisitos de idoneidad profesional o personal los siguientes:
a.- Cumplir con los lineamientos establecidos en el Reglamento de Elección de los miembros al Consejo de Administración.b.- Firmar al momento de su nombramiento, una declaración jurada debidamente autenticada por Notario Público, la cual permitirá verificar el cumplimiento de los requisitos y actualizarla ante cualquier cambio. c.- Tener capacidad (prudencia, sentido común, escucha, paciencia, decisión, firmeza) para resolución de conflictos y toma de decisiones.d.- Habilidad para forjar relaciones interpersonales.e. Tener un conocimiento práctico de las actividades y operaciones que realiza la cooperativa: De sus líneas de servicios, de sus políticas y los problemas específicos que la afectan.f.- Disponer del tiempo necesario para realizar el trabajo encomendado por la Asamblea General.g.- Estar bien informado y participar activamente en el proceso de análisis y discusión sobre los temas que sean de su competencia.h.- Disponer del tiempo necesario para capacitarse y desempeñar adecuadamente sus cargos, en temas como: finanzas, Ley 8204 sobre Lavado de activos, administración de los diferentes riesgos inherentes a la actividad del negocio.i.- Si un miembro del Consejo de Administración deja de cumplir con los requisitos de idoneidad establecidos, la entidad debe proceder la sustitución.
d. Políticas para la remuneración de miembros del Consejo de Administración.
Por Reglamento, actualmente se otorga a los miembros del Consejo de Administración:
1) Una remuneración, la cual se denomina Dieta y que es un estímulo a la labor y responsabilidades adquiridas por los directivos; que no constituye un sustituto de viáticos o una forma salarial. Así también existe un Reconocimiento de Traslados, cancelándose un monto por traslado para las reuniones de comisiones (no para las reuniones del cuerpo directivo).
2) Para el Consejo de Administración se reconocerá un máximo de cinco dietas por mes.
e. Política interna sobre rotación de los miembros del Consejo de Administración.
En lo que corresponde a la rotación de los miembros del Consejo de Administración, ésta se rige por lo que indica el Estatuto Social aprobado por la Asamblea General de Asociados y que a la letra dice:
Art. 51 del Estatuto Social. El Consejo de Administración estará integrado por cinco miembros elegidos por la Asamblea General quienes durarán en sus funciones por un período de cuatro años, pudiendo ser reelectos. Los períodos de elección serán cada dos años.
Para que quede en firme la elección de un director del Consejo de Administración, éste deberá ser nombrado por mayoría absoluta y de acuerdo con lo que establece el Reglamento de Elecciones aprobado por la Asamblea General de Delegados.
La Vigencia del período de los directores del Consejo de Administración, concluirá el 31 de marzo.
Art. 52 del Estatuto Social. La Asamblea deberá elegir por mayoría absoluta de acuerdo con lo que establece el Reglamento de Elecciones, dos suplentes, por un periodo de cuatro años, pudiendo ser reelectos. Dentro de sus funciones como órganos colegiados, los miembros suplentes del Consejo de Administración tendrán derecho y obligación de cumplir con los siguientes puntos:
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1) Podrán sustituir a los miembros propietarios en las sesiones del Consejo de Administración cuando se presenten, tanto ausencias temporales, como ausencias definitivas.
a) Entendiéndose por Ausencias Temporales: cuando un miembro propietario se ausenta en el transcurso de la sesión, situación que deberá quedar consignada en actas, indicándose la hora en que se retira el propietario y la hora en que se incorpora el suplente, lo mismo cuando algún miembro propietario falta a una o más reuniones con o sin justificación, o con permiso previo autorizado por el Consejo de Administración.
b) Entendiéndose por Ausencias Definitivas: cuando un miembro se ausenta por motivo de muerte, renuncia al Consejo de Administración o a la Cooperativa; por motivo de exclusión, o cuando no se presente a tres sesiones consecutivas sin justificación alguna. Ahí entrará a fungir como miembro propietario el primer suplente o en su defecto el segundo suplente, y por lo tanto se deberá llevar a cabo una nueva integración del Consejo de Administración, en la sesión en la cual se integra el nuevo miembro quien fungirá en ese nuevo cargo hasta la celebración de la próxima Asamblea. En caso que el vencimiento del director saliente no sea en la siguiente Asamblea, deberá nombrarse un miembro propietario por el tiempo que le resta al propietario que renunció o le fueron suspendidas sus credenciales y el suplente regresa a su puesto original.
2) Los suplentes podrán asistir y participar en forma activa en todas las sesiones tanto ordinarias como extraordinarias, de igual forma en las comisiones que se conformen en cada cuerpo colegiado, acogiéndose a su derecho de: uso de la palabra, entendiéndose ésta como verbal o escrita, pudiendo presentar mociones o recomendaciones.
3) Los suplentes podrán asistir a las diferentes reuniones, capacitaciones, seminarios y foros en representación de la cooperativa, dentro del territorio nacional o fuera de este, previo acuerdo del Consejo de Administración.
4) Tener accesibilidad a los vehículos de la cooperativa para transportarse a los diferentes lugares en donde participe, siempre que su participación sea avalada por el Consejo de Administración y coordine debidamente el uso del vehículo con la Gerencia, con el compromiso de respetar el Reglamento de Uso de Vehículos.
5) Gozar de los mismos derechos que tienen los directores propietarios, en cuanto al pago de: dietas, viáticos, tiquetes aéreos y kilometraje; respetándose con ello los Reglamentos que existen para tales fines.
Cuando se presente una sustitución o remoción de un director propietario, la persona que le sustituya cumplirá el período que le resta y tendrá derecho a reelegirse.
f. Políticas sobre abstenciones a votar.
Esta se encuentra normada por parte del Artículo 59 del Estatuto Social que reza:
Los miembros del Consejo de administración y el gerente responderán con sus bienes, por actos notoriamente contrarios a los intereses de la Cooperativa, que ejecuten o permitan ejecutar, o que infrinjan la ley o el Estatuto, si de estos actos derivan pérdidas a la cooperativa, sin perjuicio de las demás penas que les correspondan.
Solamente quedara exento el director o Gerente que desee salvar su responsabilidad personal, solicitando se haga constar su voto o criterio contrario en el libro de actas.
g. Número de sesiones celebradas por el Consejo de Administración.
Durante el año 2015 el Consejo de Administración celebró el siguiente número de sesiones:
Ordinarias: 50 Extraordinarias: 2
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2. INFORME DEL COMITÉ DE VIGILANCIA PARA LA ASAMBLEA ANUAL DE COOPECAR R.L. POR DELEGADOS PERÍODO 2015.
Estimados delegados, reciban un cordial saludo de parte del Comité de Vigilancia.Primeramente queremos agradecer al todo poderoso por las bendiciones recibidas durante este año, en especial para Coopecar R.L y sus Asociados, funcionarios y Cuerpos directores, imploramos para que el año 2016, sea de paz, prosperidad, bendiciones y salud.Con base en lo que establece el Artículo # 49 de la Ley de Asociaciones Cooperativas y nuestro Estatuto, nos permitimos en forma respetuosa rendirles el informe de nuestras labores correspondiente al período 2015.Gracias al Señor, COOPECAR R.L, se sigue consolidando como una empresa sólida y confiable, con el respaldo y confianza de todos sus asociados, resaltando el trabajo y responsabilidad llevado cabo por el Consejo de Administración, Comité de Educación y Bienestar Social, Gerencia y funcionarios, para lograr los excelentes resultados económicos de este período.
a) Nombre del Comité y Cantidad de Miembros.El Comité de Vigilancia es el órgano responsable de evaluar y fiscalizar todas las cuentas, actividades y operaciones realizadas por la cooperativa, e informar a la Asamblea lo que corresponda, está integrado por los señores Alejandro Arce Rojas, Iliana Salazar Chacón y Olivier González Corrales miembros propietarios y por la Señora Rosa Elena Valenciano Rojas, miembro suplente, elegidos por la Asamblea General, quienes durarán en sus funciones por un período de cuatro años, pudiendo ser reelectos.
I. Cantidad de miembros independientes: Este Comité no cuenta con miembros independientes.
II. Funciones y ResponsabilidadesDe acuerdo con el Artículo 69 del Estatuto Social, son atribuciones del Comité de Vigilancia, las siguientes:• Comprobar la exactitud de los balances e inventarios de todas las actividades económicas de la cooperativa, ajustándose
a lo indicado en el artículo 49 de la ley 4179 (Ley de Asociaciones Cooperativas y creación del INFOCOOP) y sus reformas.
• Cerciorarse de que todas las actuaciones del Consejo de administración, el Gerente y los Comités, estén de acuerdo con las disposiciones de la ley, el Estatuto y reglamentos correspondientes, informando ante la Asamblea cualquier violación que se cometa.
• Solicitar al Gerente la celebración de Asambleas extraordinarias cuando a su juicio se justifique esta medida.• Proponer a la asamblea, la suspensión o exclusión según sea el caso, de miembros de los órganos directivos, de los
funcionarios o asociados que hayan cometido actos lesivos a los intereses de la cooperativa o que hayan violado el Estatuto. Los cargos deberán ser debidamente fundamentados por escrito, siguiendo el debido proceso que se indica en el artículo 21 del mismo.
• Conocer, estudiar y darle trámite a las reclamaciones que establezcan los asociados de la cooperativa.• Podrá solicitar al Consejo de administración la contratación de personal técnico en contabilidad u otro por cuenta de
la cooperativa a efecto de cumplir adecuadamente con sus obligaciones.• Poner a disposición de los asociados o delegados los Estados Financieros debidamente dictaminados por un contador
público autorizado.
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III. Aspectos de mayor relevancia tratados por el Comité de Vigilancia en el año 2015:Con todo respeto nos permitimos poner a su conocimiento una reseña de nuestra labor realizada durante este período.La implementación y puesta en marcha del BUEN GOBIERNO CORPORATIVO en COOPECAR R.L, ha sido una herramienta valiosa que nos ha ayudado a todos los órganos sociales, así como a los funcionarios a tener muy claro las funciones que deben de desempeñar dentro de la Cooperativa.Cumpliendo lo que nos dicta el Estatuto Social de nuestra Cooperativa en su artículo # 69, informamos de nuestro trabajo realizado de la siguiente manera:
• INCISO A):
Comprobar la exactitud de los balances e inventarios de todas las actividades económicas de la cooperativa, ajustándose a lo indicado en el artículo 49 de la ley 4179 (Ley de Asociaciones Cooperativas y creación del INFOCOOP) y sus reformas.
Para cumplir con este inciso, y lo que establece la LAC, de que nuestra función es el examen y fiscalización de todas la cuentas y operaciones, así como realizar las investigaciones necesarias, aplicando el debido proceso e informar a la Asamblea lo que corresponda, se realizaron gestiones administrativas, financieras y operativas, ya que nuestro principal objetivo y por el cual ustedes nos eligieron es prevenir y proteger los activos de la Cooperativa en el momento que agentes externos e internos pongan en peligro el patrimonio de los asociados, para ello mes a mes revisamos los informes de la Gerencia, Consejo de Administración y de las diferentes Comisiones que se integran en la Cooperativa, pero además de esto, nuestro Comité cuenta con un mecanismo propio, para realizar dicha evaluación.
• INCISO B):
Cerciorarse de que todas las actuaciones del Consejo de Administración, Comité de Educación y Bienestar Social, el Gerente y los Comités, estén de acuerdo con las disposiciones de la ley, el Estatuto y reglamentos correspondientes, denunciando ante la Asamblea cualquier violación que se cometa.Sobre este inciso somos garantes de la responsabilidad y honestidad en que actúa el Consejo de Administración, Comités, Gerencia y Funcionarios, dando esto un ambiente de confianza para los Asociados.Recomendaciones importantes realizadas:Sobre este punto enviamos 23 notas con recomendaciones, tanto al Consejo de Administración, Comité de Educación y Bienestar Social, Comités, Gerencia y jefes de departamentos, mismas que en su gran mayoría fueron acatadas y dentro de este capítulo resaltamos lo siguiente:
1. Fue revisada la Asistencia de los delegados a la Cuadragésima Cuarta Asamblea Anual Ordinaria por Delegados, realizada el pasado 30 de marzo 2014, y se determinó que no asistieron algunos Delegados propietarios, ni los Suplentes de estos, nuestra recomendación es con la finalidad que el Consejo de Administración pongan en autos a estos Delegados ausentes de acuerdo con que determina el Estatuto Social en el Artículo # 41 y a la vez para que los inste a cumplir con el compromiso adquirido en las Asambleas distritales, cuando ellos aceptaron dicho puesto.
2. Para que se lleve a cabo el Cumplimiento del Buen Gobierno Corporativo de COOPECAR R.L, llevamos a cabo la revisión de todos los expedientes de los directores y funcionarios, así como la calificación crediticia de cada uno de ellos, arrojando un resultado satisfactorio, ya que la calificación es excelente.
• INCISO C):
Solicitar al Gerente la celebración de Asambleas extraordinarias cuando a su juicio se justifique esta medida.En este caso no fue necesaria ninguna convocatoria.
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• INCISO D):
Proponer a la Asamblea, la suspensión o exclusión según sea el caso, de miembros de los órganos directivos, de los funcionarios o asociados que hayan cometido actos lesivos a los intereses de la cooperativa o que hayan violado este Estatuto. Los cargos deberán ser debidamente fundamentados por escrito, siguiendo el debido proceso que se indica en el artículo 18 de este Estatuto.Para este año no se presentara ninguna exclusión de asociados.
• INCISO E):
Conocer, estudiar y darle trámite a las reclamaciones que establezcan los asociados de la cooperativa. Sobre este punto revisamos una a una las quejas presentadas por los señores asociados y le dimos el respectivo seguimiento ya que la Cooperativa cuenta en la actualidad con un departamento creado para tal fin, mismo que está siendo aprovechado en gran manera, tanto para quejas como para recomendaciones.Aclarar que nuestro Comité no recibió ninguna queja dirigida en forma directa.
• INCISO F):
Podrá solicitar al Consejo de Administración la contratación de personal técnico en contabilidad u otros por cuenta de la cooperativa a efecto de cumplir adecuadamente con sus obligaciones.Este año nos apoyamos en el análisis excelente que realiza Consejo de Administración, por medio del Comité a Activos y Pasivos, Tanto de Estados Financieros como el SIG.
• INCISO G):
Poner a disposición de los asociados o delegados los Estados Financieros debidamente dictaminados por un contador público autorizado.La SUGEF dentro de sus regulaciones le indica a COOPECAR R.L, que sus Estados financieros, mensualmente deben estar en su página Web, para que sean revisados por todos los asociados. Sobre este particular queremos resaltar el gran trabajo que ha realizado esta Cooperativa, para poder actualizar y mejorar dicha página, la finalidad es que sea visitada por la mayoría de los asociados, además por ley todos los asociados tenemos el derecho de solicitar al señor Gerente o al Comité de Vigilancia los documentos que creamos necesarios, con tal de ir bien preparados a la Asamblea Anual y uno de ellos son los Estados Financieros, además sobre este particular estos siempre son enviados en la Memoria que se les entrega a los Asociados Delegados antes de la Asamblea.
ADEMÁS DE LO QUE NOS DICTA NUESTRO ESTATUTO, TAMBIÉN REALIZAMOS EL SIGUIENTE TRABAJO:üSe revisó el Plan Estratégico y Operativo trazado por la Cooperativa, mismo que se cumplió satisfactoriamente.
üEn cumplimiento con lineamientos emitidos por la SUGEF se elaboró el plan de Trabajo de nuestro Comité para el año 2015, alineado al plan estratégico de COOPECAR R.L, el cual es un requerimiento del Buen Gobierno Corporativo.
üSe revisó y actualizo el cronograma de trabajo de nuestro Comité, mismo que nos permite poder saber sesión a sesión la labor que debemos de realizar, y así poder abarcar en mayor parte la fiscalización y revisión de casi todo el actuar de COOPECAR R.L.
üFuimos participes durante todo el año de las sesiones del Consejo de Administración, por lo menos con un miembro, además mantuvimos reuniones con el Consejo de Administración, Comité de Educación y Bienestar Social, Gerente, Contadora, en donde siempre tuvimos una excelente apertura a la información, así como capacitaciones que nos permitieron ampliar nuestros conocimientos en el proceso que debemos de llevar a cabo.
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üLlevamos a cabo la revisión de la Ley Cooperativa, así como de algunas normativas y requerimientos de SUGEF, Estatuto Social, Plan Anual Operacional y el Presupuesto 2015, mayoría de reglamentos y políticas de la Cooperativa, para así poder tener un criterio, y contribuir para que esto se cumpla, tanto por la Administración, Consejo de Administración, Comité de Educación y Bienestar Social y diferentes Comisiones de la Cooperativa.
üSe revisaron Conciliaciones Bancarias, Cheques girados, facturas pagadas, algunos expedientes de créditos otorgados y expedientes de asociados con créditos con morosidad, expedientes de funcionarios y directores y sus respectivas calificaciones crediticias, dineros depositados a plazo en otras entidades, así como las recomendaciones hechas por la SUGEF y por la Auditoría Externa, dando un resultado satisfactorio.
üSe revisaron copias de arqueos de caja al Departamento de Tesorería, a los cajeros del Edificio Central y de sucursales, realizados por el departamento de tesorería o Contabilidad, dando estos un resultado satisfactorio.
üSe revisaron los Libros de Actas tanto de Consejo de Administración, como del Comité de Educación y Bienestar Social y de las diferentes Comisiones que funcionan en nuestra empresa, donde se hicieron las recomendaciones que consideramos pertinentes, las cuales fueron acogidas y aplicadas cuando se ameritaba, logrando así que se encuentren al día y con sus respectivas firmas y sus acuerdos en concordancia con lo regulado.
üParticipamos en las Comisiones nombradas por el Consejo de Administración, así como en las reuniones de las cuales nos hicieron participes.
üParticipamos en las sectoriales llevadas a cabo por Coopecar R.L, en donde dimos un informe a los señores asociados de nuestra labor y de la Cooperativa, así como fiscalizar el nombramiento de los Señores Delegados.
üTratamos en la mayor parte del tiempo de cumplir con la labor encomendada por los Señores Delegados durante todo el año de la mejor manera posible, ejecutando nuestro plan de trabajo, siempre tratando de cumplir de acuerdo con lo dictado por las leyes, Gobierno Corporativo, Estatutos y Reglamentos, teniendo claro la función que ustedes nos confiaron, que es la fiscalización de su empresa.
üCuando fue necesario salvamos nuestra responsabilidad, de acuerdo a lo que nos confiere la ley de asociaciones Cooperativas.
üEn cumplimiento con el compromiso y responsabilidad que cada Director asume en la Asamblea General de Delegados y por el requerimiento del Buen Gobierno Corporativo, presentamos a ustedes la asistencia y participación de cada uno de los miembros electos en los diferentes Cuerpos Directivos y las Comisiones que funcionan dentro de la Cooperativa, aclarar que dicha asistencia se comenzó a contabilizar de enero 2015 a diciembre de 2015.
CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN.
NOMBRE DEL DIRECTOR NUMERO DE ACTAS Sesiones realizadas ASISTENCIA
Eduardo Araya Solís. ACTA #1976 a la 2026. 52 sesiones 50 SESIONES.Rodrigo Rojas Vargas. ACTA #1976 a la 2026. 52 sesiones 49 SESIONES.
Ronald Blanco Vásquez. ACTA #1976 a la 2026. 52 sesiones 47 SESIONES.Carlos L. López Ordoñez. ACTA #1976 a la 2026. 52 sesiones 52 SESIONES.
Nidia Mora Cubero. ACTA #1976 a la 2026. 52 sesiones 52 SESIONES.Martha Iris Blanco Zúñiga. ACTA #1976 a la 2026. 52 sesiones 52 SESIONES.
Salome Blanco Rojas. ACTA #1976 a la 2026. 52 sesiones 49 SESIONES.
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COMITÉ DE VIGILANCIA.
NOMBRE DEL DIRECTOR NÚMERO DE ACTAS Sesiones realizadas ASISTENCIA
Luis Alejandro Arce Rojas. ACTA # 359 a la # 378. 26 SESIONES 25 SESIONES.
Rosa Elena Valenciano Rojas. ACTA # 359 a la # 378. 26 SESIONES 25 SESIONES.G. Olivier González Corrales. ACTA # 359 a la # 378. 26 SESIONES 24 SESIONES.
Iliana Salazar Chacón. ACTA # 359 a la # 378. 26 SESIONES 26 SESIONES
NOTAS:1. En cuantos a las sesiones realizadas por el Comité de Vigilancia, este año se contabilizan menos sesiones,
debido a que nuestro Comité fue nombrado por el Consejo de Administración como Órgano de Control Interno, por lo que nuestro trabajo se dividió en dos, más adelante se presenta la asistencia como Órgano de Control Interno.
COMITÉ DE VIGILANCIA, COMO ÓRGANO DE CONTROL INTERNO.
NOMBRE DEL DIRECTOR NÚMERO DE ACTAS Sesiones realizadas ASISTENCIA
Luis Alejandro Arce Rojas. ACTA # 38 A LA Extraordinaria # 23. 19 sesiones 17 SESIONES.
Rosa Elena Valenciano Rojas. ACTA # 38 A LA Extraordinaria # 23. 19 sesiones 17 SESIONES.G. Olivier González Corrales. ACTA # 38 A LA Extraordinaria # 23. 19 sesiones 18 SESIONES.
Iliana Salazar Chacón. ACTA # 38 A LA Extraordinaria # 23. 19 sesiones 19 SESIONES
COMITÉ DE EDUCACIÓN Y BIENESTAR SOCIAL.
NOMBRE DEL DIRECTOR NÚMERO DE ACTAS SESIONES REALIZADAS. ASISTENCIA
Walter Araya Rodríguez. ACTA # 480 A LA # 504. 29 sesiones. 22 SESIONES.Ana Lucia Vargas Quirós. ACTA # 480 A LA # 504. 29 sesiones. 21 SESIONES.
Hellen Barrantes V. ACTA # 480 A LA # 504. 29 sesiones. 29 SESIONESRoxana Arce Morera. ACTA # 480 A LA # 504. 29 sesiones. 29 SESIONES.Carlos Luis Solano R. ACTA # 480 A LA # 504. 29 sesiones. 29 SESIONES
COMITE DE ACTIVOS Y PASIVOS.
NOMBRE NÚMERO DE ACTAS SESIONES REALIZADAS ASISTENCIA
Rodrigo Rojas V. Acta # 210 a la 221 12 sesiones 10 SesionesEduardo Araya S. Acta # 210 a la 221 12 sesiones 12 SesionesAna L. Vargas Q. Acta # 210 a la 221 12 sesiones 11 Sesiones
Iliana Salazar Chacón. Acta # 210 a la 221 12 sesiones 11 SesionesNidia Mora Cubero Acta # 210 a la 221 12 sesiones 11 Sesiones
Miguel Castro Ch-Gerente Acta # 210 a la 221 12 sesiones 10 Sesiones
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COMITE DE AUDITORÍA.NOMBRE NÚMERO DE ACTAS SESIONES REALIZADAS ASISTENCIA
Carlos L. Solano R. Acta # 63 a la # 75 13 sesiones. 13 SesionesMartha I. Blanco Z. Acta # 63 a la # 75 13 sesiones. 13 SesionesNidia Mora Cubero Acta # 63 a la # 75 13 sesiones. 13 Sesiones
Ana L. Vargas Q. Acta # 63 a la # 75 13 sesiones. 12 SesionesLuis Alejandro Arce R. Acta # 63 a la # 75 13 sesiones. 12 Sesiones
Eduardo Araya S. Acta # 63 a la # 75 13 sesiones. 13 sesiones.
COMITE DE PLANIFICACIÓN Y CONTROL.
NOMBRE NÚMERO DE ACTAS SESIONES REALIZADAS ASISTENCIACarlos L. Solano R. Acta 126 a la # 132. 07 sesiones 06 Sesiones
Carlos L. López O. Acta 126 a la # 132. 07 sesiones 07 SesionesMartha I. Blanco Z. Acta 126 a la # 132. 07 sesiones 06 Sesiones
Luis Alejandro Arce R. Acta 126 a la # 132. 07 sesiones 04 SesionesWalter Araya R. Acta 126 a la # 132. 07 sesiones 03 Sesiones
Olivier González C. Acta 126 a la # 132. 07 sesiones 04 SesionesHellen Barrantes V. Acta 126 a la # 132. 07 sesiones 03 sesiones
Roxana Arce M. Acta 126 a la # 132. 07 sesiones 05 sesionesMiguel A. Castro Ch- Acta 126 a la # 132. 07 sesiones 07 sesionesSalomé Blanco Rojas. Acta 126 a la # 132. 07 sesiones 06 sesiones
COMITE DE CUMPLIMIENTONOMBRE NÚMERO DE ACTAS SESIONES REALIZADAS ASISTENCIA
Carlos L. Solano R. Acta # 46 a la # 51. 06 sesiones. 05 SesionesLuis A. Arce R. Acta # 46 a la # 51. 06 sesiones. 04 Sesiones
Andrés Blanco R. Acta # 46 a la # 51. 06 sesiones. 06 SesionesSalomé Blanco R. Acta # 46 a la # 51. 06 sesiones. 05 Sesiones
Miguel A Castro Ch. Gerente. Acta # 46 a la # 51. 06 sesiones. 06 sesiones.Oficial de Cumplimiento. Acta # 46 a la # 51. 06 sesiones. 06 sesiones.
Carlos L. López O. Acta # 46 a la # 51. 06 sesiones. 06 sesiones
COMITÉ DE INFORMÁTICA.NOMBRE DEL DIRECTOR O FUNCIONARIO NÚMERO DE ACTAS SESIONES REALIZADAS ASISTENCIA
Miguel A. Castro Ch Acta # 67 a la # 71. 05 sesiones 05 sesionesAndrés E. Blanco R. Acta # 67 a la # 71. 05 sesiones 05 sesionesLuis A. Rodríguez R. Acta # 67 a la # 71. 05 sesiones 04 sesiones
Ronald Blanco V. Acta # 67 a la # 71. 05 sesiones 05 sesiones
Olivier González C. Acta # 67 a la # 71. 05 sesiones 03 sesiones
Marta Iris Blanco Z. Acta # 67 a la # 71. 05 sesiones 03 sesiones
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COMITÉ DE RIESGOS.
NOMBRE DEL DIRECTOR O FUNCIONARIO NÚMERO DE ACTAS SESIONES REALIZADAS. ASISTENCIA
Miguel A. Castro Ch Acta # 55 al acta 65. 11 sesiones 10 sesionesRonald Blanco V. Acta # 55 al acta 65. 11 sesiones 09 sesiones
Rosa Elena Valenciano R. Acta # 55 al acta 65. 11 sesiones 10 sesionesLuis A. Rodríguez R. Oficial de Riesgos. Acta # 55 al acta 65. 11 sesiones 11 sesionesZeneida Hernández. Experto Externo Acta # 55 al acta 65. 11 sesiones 09 sesiones
Rodrigo Rojas V. Acta # 55 al acta 65. 11 sesiones 10 sesiones
COMITÉ DE SALUD OCUPACIONAL.
NOMBRE DEL DIRECTOR O FUNCIONARIO NÚMERO DE ACTAS SESIONES REALIZADAS. ASISTENCIA
Manuel Segura Huertas. Acta # 30 al acta 39. 11 sesiones 11 sesionesSindy Rodríguez Cubillo. Acta # 30 al acta 39 11 sesiones 11 sesionesLuis A. Rodríguez Rojas. Acta # 30 al acta 39 11 sesiones 10 sesiones
Roxana Arce Morera. Acta # 30 al acta 39 11 sesiones 11 sesionesHellen Barrantes Valenciano Acta # 30 al acta 39 11 sesiones 10 sesiones
Rosa Elena Valenciano Rojas Acta # 30 al acta 39 11 sesiones 1 sesión
Ileana Salazar Chacón Acta # 30 al acta 39 11 sesiones 1 sesión.
1. NOTA:En este cuadro la Señora Rosa Elena Valenciano y la señora Ileana Salazar, aparecen con una asistencia por motivo que a partir del mes de marzo, se retiraron del Comité de Salud Ocupacional y Seguridad.
Además de estas comisiones, en la Cooperativa funciona la Comisión de Crédito, que es integrada únicamente por funcionarios de la misma, por lo que no se anota la asistencia. Es muy importante destacar la responsabilidad de los directores en la asistencia tanto a los órganos directivos, como a las comisiones, de esta forma se destaca la forma como se administra COOPECAR R.L, ya que existe transparencia en los asuntos que se manejan. Agradecer al Consejo de Administración, Gerencia y funcionarios ya que nos han hecho partícipes, por medio de sesiones de trabajo o documentos, de los análisis de la situación financiera de la empresa, así como de la parte política, haciendo fluir la información con el propósito de que sea conocida por cada uno de nosotros. Igualmente se nos ha tomado en cuenta en otros temas que son responsabilidad del Consejo de Administración y Gerencia, en donde han considerado que la opinión de los miembros del Comité de Vigilancia y el Comité Educación y Bienestar Social es importante para tomar las mejores decisiones finales.
b) Integración del Comité de Vigilancia
Nombre # Cédula Cargo Fecha del último nombramiento
1-) Luis Alejandro Arce Rojas 2-0264-0894 Presidente A Marzo-20142-) Iliana Salazar Chacón. 2-0460-0669 Vicepresidente A Marzo-2014
3-) Olivier González Corrales 2-0318-0730 Secretario A Marzo-20124-) Rosa Elena Valenciano Rojas 2-0312-0961 Suplente A Marzo-2012
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c) Política para la selección, nombramiento y destitución de directores del Comité de Vigilancia.
Normado a través del Art. 68 del Estatuto Social que dice: Para optar por un cargo como miembro del Comité de Vigilancia los asociados deberán cumplir los siguientes requisitos:a) Ser asociado de la cooperativa, mayor de doce años, con la salvedad que señala el artículo 18 del Código de la Niñez y
la Adolescencia inciso a) y libre de antecedentes en delictivos en delitos contra la propiedad.
b) Estar presente en la Asamblea en que es elegido, excepto que estando ausente haya enviado notificación escrita justificando su ausencia y expresando la aceptación del cargo si es electo.
c) Tener como mínimo dos años de haber sido admitido como asociado de la cooperativa.
d) No haber sido excluido de otra cooperativa por causas imputables a su persona.
e) Tener las calidades que le garantice el buen desempeño del cargo.
f) Ser asociado en pleno goce de sus derechos.
g) Asumir el compromiso para que durante el primer año de su nombramiento, reciba capacitación en materia cooperativa que le faculte para el puesto.
h) Que su historial crediticio se mantenga dentro de un nivel máximo de Riesgo Medio, según los parámetros de la SUGEF.
i) Los demás requisitos que establezca el reglamento de elecciones aprobado por la asamblea.
d) Políticas para la remuneración de miembros directores del Comité de Vigilancia.
a.- Por Reglamento, actualmente se otorga a los miembros del Comité de Vigilancia, una remuneración, la cual se denomina Dieta y que es un estímulo a la labor y responsabilidades adquiridas por los directivos; que no constituye un sustituto de viáticos o una forma salarial. Así también existe un Reconocimiento de Traslados, cancelándose un monto por traslado para asistir a las reuniones de comisiones.b.- Al Comité de Vigilancia se reconocerá un máximo de cinco dietas por mes.
e) Política interna sobre rotación de los miembros directores del Comité de Vigilancia.En lo que corresponde a la rotación de los miembros del Comité de Vigilancia, ésta se rige por lo que indica el Estatuto Social aprobado por la Asamblea General de Delegados y que sus Artículos 63 y 65 que a la letra dicen:
Artículo 63:
El Comité de Vigilancia estará integrado por tres miembros elegidos por la Asamblea general, quienes durarán en sus funciones por un período de cuatro años, pudiendo ser reelectos. Los períodos de elección serán cada dos años. Exceptuando los casos en que se presenten sustituciones o remociones.
Para que quede en firme la elección de un director del Comité de Vigilancia, éste deberá ser nombrado por mayoría absoluta de acuerdo con lo que establece el Reglamento de Elecciones aprobado por la Asamblea General de Delegados.
Cuando se presente una sustitución o remoción de un director, la persona que le sustituya cumplirá el periodo que le resta y tendrá derecho a reelegirse.
Artículo 65:La Asamblea elegirá por mayoría absoluta de acuerdo con lo que establece el Reglamento de Elecciones, un miembro suplente para este Comité, por un período de cuatro años, pudiendo ser reelecto. Dentro de sus funciones como órgano colegiado, el miembro suplente del Comité de Vigilancia tendrá derecho y obligación de cumplir con los siguientes puntos:
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1) Podrá sustituir a los miembros propietarios en las sesiones del Comité de Vigilancia cuando se presenten, tanto ausencias temporales, como ausencias definitivas.-
a) Entendiéndose por Ausencias Temporales: cuando un miembro propietario se ausenta en el transcurso de la sesión, situación que deberá quedar consignada en actas, indicándose la hora en que se retira el propietario y la hora en que se incorpora el suplente, lo mismo cuando algún miembro propietario falta a una o más reuniones con o sin justificación, o con permiso previo autorizado por el Comité de Vigilancia.
b) Entendiéndose por Ausencias Definitivas: cuando un miembro se ausenta por motivo de muerte, renuncia al Comité de Vigilancia o a la Cooperativa; por motivo de exclusión, o cuando no se presente a tres sesiones consecutivas sin justificación alguna. Ahí entrará a fungir como miembro propietario el suplente, y por lo tanto se deberá llevar a cabo una nueva integración del Comité de Vigilancia, en la sesión en la cual se integra el nuevo miembro quien fungirá en ese nuevo cargo hasta la celebración de la próxima Asamblea regresando a su condición inicial, si aún no vence su nombramiento. En caso que el vencimiento del director saliente no sea en la siguiente Asamblea, deberá nombrarse un miembro propietario por el tiempo que le resta al propietario que renunció o le fueron suspendidas sus credenciales
2) El suplente podrá asistir y participar en forma activa en todas las sesiones tanto ordinarias como extraordinarias, de igual forma en las comisiones que se conformen en cada cuerpo colegiado, acogiéndose a su derecho de: uso de la palabra, entendiéndose ésta como verbal o escrita, pudiendo presentar mociones o recomendaciones.
3) El suplente podrá asistir a las diferentes reuniones, capacitaciones, seminarios y foros en representación de la cooperativa, dentro del territorio nacional o fuera de este, previo acuerdo del Comité de Vigilancia en coordinación con el Comité de Educación y Bienestar Social y el Consejo de Administración.
4) Tener accesibilidad a los vehículos de la cooperativa para transportarse a los diferentes lugares en donde participe, siempre que su participación sea avalada por el Comité y coordine debidamente el uso del vehículo con la Gerencia, con el compromiso de respetar el reglamento correspondiente.
5) Gozar de los mismos derechos que tienen los directores propietarios, en cuanto al pago de: dietas, viáticos, tiquetes aéreos y kilometraje; respetándose con ello los reglamentos que existen para tales fines.
Cuando se presente una sustitución o remoción de un director propietario, la persona que le sustituya cumplirá el período que le resta y tendrá derecho a reelegirse.La vigencia del período de los directores del Comité de Vigilancia, concluirá el 31 de marzo del año correspondiente.
f) Política sobre las abstenciones a votar.
Se encuentran contempladas en el Artículo 71 del Estatuto Social el cual reza lo siguiente:
La responsabilidad solidaria de los miembros del Consejo de administración y gerente, alcanza a los miembros del Comité de Vigilancia y al auditor interno (si lo hubiese) por los actos que éste no hubiese objetado oportunamente
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Quedan exentos de esta responsabilidad los miembros del comité que expresen su inconformidad salvando su voto dentro del mes siguiente a la fecha en que se tomó el respectivo acuerdo lo cual debe quedar debidamente documentado.
g) Cantidad de sesiones celebradas durante el año 2015 por el Comité de Vigilancia:
Ordinarias 25Extraordinarias 02
3. INFORME DEL ÓRGANO DE CONTROL INTERNO PARA LAASAMBLEA ANUAL DE COOPECAR R.L. POR DELEGADOS PERÍODO 2015.
a) Nombre del Comité y cantidad de miembros: El Órgano de Control Interno está conformado por tres miembros propietarios, los señores Alejandro Arce Rojas, Iliana Salazar Chacón y Olivier González Corrales y por la Señora Rosa Elena Valenciano Rojas, miembro suplente, y por lo tanto está integrado por el Comité de Vigilancia en pleno, elegido por un período de un año, con vencimiento al 31 de marzo de cada año.
En vista que COOPECAR R.L no dispone de una Auditoría Interna, en apego a lo que estable-ce el Capítulo IV, Artículo 26, del Reglamento del Código del Gobierno Corporativo, el cual in-dica que se puede sustituir por un homólogo, el Consejo de Administración en la sesión # 1747, acuerdo 7.5, designó al Comité de Vigilancia de la cooperativa para que lleve a cabo el control sobre el cumplimiento de la LEY 8204, fundamentado en que este Comité goza de independencia funcional y de criterio, además de que en la sesión # 1773 acuerdo 10.3, las labores de control interno que determina los artículos “16 y 17” del Reglamento sobre Administración Integral de Riesgos, para cumplir así con los requerimientos de la Normativa SUGEF 2-10, Luego por nueva directriz dicho Consejo aprueba que deben llevar a cabo la revisión relacionada con Tecnologías de Información.
Importante aclarar que por llevar a cabo un mejor control y no hacer duplicidad de funciones, anteriormente decidimos, dividir nuestro trabajo, la funciones correspondientes al Comité de Vigilancia y por otro lado las Funciones del Órgano de Control Interno, que va más bien dirigido a lo que es Cumplimiento de la ley 8204, a la normativa SUGEF 2-10 sobre Riesgos y por último la Normativa SUGEF 14-09 Tecnología de Información.
I. Cantidad de miembros independientes: Este Comité no cuenta con miembros independientes en su composición
II. Funciones y responsabilidades:
Señores Delegados con todo respeto nos permitimos darles una reseña de nuestra labor realizada durante este período 2015:De acuerdo con el trabajo encomendado como Órgano de Control Interno por parte del Consejo de Administración, hemos puesto empeño en poder ir asimilando nuestra labor y para este año el Consejo de Administración nos aprobó dos asesorías una en Tecnologías de Información con la empresa Monarch, a cargo de la Señora Alejandra Selva M y otra en el área de Riesgos con la empresa M-ALFA, a cargo del Señor Rodolfo Oconitrillo B, esto con la finalidad de poder llevar a cabo el trabajo de Auditoría Interna en estas áreas, las calificaciones de este trabajo son las siguientes:
AREA DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN (T.I):
1. Este año se realizó un excelente trabajo de auditoria en esta área de parte nuestra y con la asesoría de la Empresa MONARCH, en donde se evaluaron los 17 procesos correspondientes al dominio planear y organizar del marco de referencia COBIT 4.1, Fue un trabajo arduo tanto de tiempo como de dedicación, también se hizo entrega de los
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resultados por parte del Órgano de Control Interno, sobre la Auditoria Interna en T.I al Consejo de Administración el martes 01 de diciembre de 2015, con la ayuda de la señora Alejandra Selva M y se indica lo siguiente:
1) El periodo de análisis contempló trece meses: desde octubre del año 2014 hasta octubre del año 2015.
2) La organización presenta un nivel de comportamiento adecuado con respecto a la aplicación de buenas prácticas de estandarización, comunicación y capacitación:v 12 procesos tienen un NM 3: Definido;v 5 procesos tienen un NM 2: Repetible.
3) Los 17 procesos analizados cumplen los requerimientos establecidos por SUGEF 14-09 en forma satisfactoria, lo cual queda demostrado con las calificaciones obtenidas, y son las siguientes:
CALIFICACIÓN TOTAL DE LA GESTIÓN DE TI: 96.57%, POR LO QUE COOPECAR R.L SE ENCUENTRA EN UN ESTADO NORMAL DE FUNCIONAMIENTO.
4) Para análisis de la calificación obtenida por parte de los señores Delegados, presentamos a continuación los siguientes gráficos:
Sobre este grafico podemos explicar que las líneas verdes que no llegan a la parte anaranjada, son los procesos que faltan por terminar de cumplir, mismos que tanto el Departamento de T.I, como la administración se comprometieron a evaluar y cumplir en el año 2016.
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Las diferencias existentes entre el estado actual de los procesos y el estado requerido por SUGEF sólo establecen una pequeña brecha de cumplimiento, la cual puede ser eliminada o disminuida con algunos proyectos de mejora en áreas muy específicas.
5) Para lograr que esta calificación sea mejorada se realizaron las siguientes recomendaciones:
Recomendaciones Generales:A. Manejo de la documentaciónA.5 Verificar que todas las políticas y procedimientos se encuentren debidamente documentados (por ejemplo, la separación de ambientes de prueba y producción).
B. Mejora de los procesos evaluadosB.1 Desarrollar planes de acción con el objetivo de lograr que los procesos con nivel de madurez 2 puedan llegar al nivel de madurez 3.B.2 Analizar los hallazgos encontrados en los objetivos de control y las formas de cumplir con dichos objetivos, de manera que se decida qué acciones efectuar al respecto.B.3 Establecer indicadores claves de metas u objetivos (KGIs por Key Goal Indicator), enfocados en las vertientes financiera y del cliente, para los diferentes procesos del negocio.
C. Gestión de proyectos:C.1 Generar una cartera de proyectos a partir de los hallazgos encontrados en la auditoría.C.2 Planificar programas de proyectos con base en los proyectos identificados.C.3 Implementar los proyectos para validar procesos de administración de proyectos.C.4 Evaluar y mejorar los procesos de administración de programas de proyectos.
D. Gestión de proyectos:D.1 Generar una cartera de proyectos a partir de los hallazgos encontrados en la auditoría.D.2 Planificar programas de proyectos con base en los proyectos identificados.D.3 Implementar los proyectos para validar procesos de administración de proyectos.D.4 Evaluar y mejorar los procesos de administración de programas de proyectos.
E. Capacitación:1) Hacer un análisis, a partir de los hallazgos de auditoría, de los programas de capacitación que se deben impartir,
considerando tanto las áreas de interés como el personal que requiere dichas capacitaciones.2) Durante todo el año se revisó el libro de actas del Comité de Informática, con la finalidad de que estuviera al día y
sus acuerdos en concordancia con lo regulado.
3) Participamos con un miembro en el Comité de Informática, con la finalidad de poder entender lo relacionado a esta materia, sus alcances y logros.
4) Participamos en las capacitaciones dadas en este tema, con la finalidad de actualizar nuestros conocimientos.AREA DE RIESGOS:
Se realizó la Auditoria interna en esta área con el acompañamiento de la empresa M-ALFA, quienes dieron el acompañamiento al Órgano de Control Interno de Coopecar R.L, en esta área, mediante la aplicación de la Matriz de evaluación final de gestión de Control Interno de Coopecar R.L, dando los siguientes resultados:
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1) Sobres los alcances del proyecto de Auditoria Interna (Órgano de Control Interno) se indica lo siguiente:
ØLa Metodología utilizada se basa en un estándar COSO-ERM, enmarcado en el nuevo concepto de control interno de riesgos.
ØLa validación de “items” se hace sobre la base del modelo SUGEF con la valoración de Cumple (100%)- Cumple parcialmente alto (75%)- Cumple Parcialmente bajo (35%) - No Cumple (0%) - No Aplica.
ØEl Instrumento de Riesgo de Crédito agrupa 137 preguntas distribuidas en 9 secciones que son considerados alcances relevantes; en cada sección o alcance se contiene “items” de verificación, a razón que todos los “items” y las secciones tienen el mismo peso o valor.
ØA cada “item” se le hace una valoración individual con el personal de campo asignado, esto es que la aplicación consideró la participación activa de los responsables del área bajo evaluación y así como de forma integral al oficial de riesgo.
ØEl puntaje final representa un dato referencial, sobre todo en su primera aplicación, pues los “items” mal calificados, no necesariamente implican una falta grave, por cuánto no es una auditoría, sino que da un espacio para una oportunidad de mejora.
ØSe desarrolla la dinámica de “presentación de informe a responsables del proceso y un espacio para descargos” con un plazo prudencial; se desarrolló una sesión de revisión y reconsideración con la participación de la Gerencia, esto antes de dar por culminado el proceso.
ØLa sesión de trabajo para la aplicación del Instrumento de liquidez, fue convocada, y el instrumento desarrollado, no obstante considerando algunos pendientes relevantes del proceso, se da un espacio para incorporar acciones de mejora y validar en el mes de noviembre 2015.
ØLlevado a cabo las correcciones correspondientes de parte de los responsables del proceso presentamos a ustedes, Señores Delegados, la evaluación de gestión de Control Interno revisada, la cual arroja las siguientes resultados:
EVALUACIÓN Y CONTROL INTERNO.
Descripción Total % cumple Cumple parcialmente
alto
Cumple parcialmente
bajo
No cumple
No aplica
Calificación control Interno
Calificación nivel de riesgo
Evaluación de RiegosElemento de estimación 84% 75% 9% 0% 16% 0 Efectivo Moderado
Capacidades Internas 78% 57% 11% 10% 22% 6 Inapropiado AltoEvaluación de efectividad de
modelos de riesgo de Crédito.52% 33% 13% 6% 48% 1 Débil Extremo
Informes y reportes 67% 62% 0% 5% 33% 1 Inapropiado AltoRiesgo de negocio 55% 25% 23% 7% 45% 2 Débil Extremo
Aspectos metodológicos. 75% 75% 0% 0% 25% 1 Inapropiado AltoModelo de análisis y estrés de
pago55% 25% 19% 12% 45% 0 Débil Extremo
Metodología de análisis y estrés de pago
37% 19% 14% 4% 63% 1 Débil Extremo
Total de evaluación del Control Interno.
63% 46% 11% 5% 37% 12 Inapropiado Alto
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Consideraciones finales para efectos de mejora:
a) Primeramente aclarar que por ser nuestro trabajo una Auditoria Interna, no influye en la calificación de la Cooperativa, mas bien al contrario es un mecanismo para mejora y asì lograr al final cuando seamos evaluados por la SUGEF lograr un porcentaje mas alto.
b) La dirección de Crédito con el apoyo de la unidad de Riesgo, deberán subsanar los alcances afectados, a la vez proponer acciones correctivas, la cuáles debierón agendar con indicación de responsables antes del 10 de octubre de 2015 ( trabajo realizado).
c) De acuerdo a este trabajo tanto el Departamento de Riesgos como el de Credito presentan un documento de descargo y acciones correctivas que presentó la administración, el cual fue revisado y validado por el órgano de Control Interno, con la finalidad de darle seguimiento en el año 2016, para que estos se cumplan.
d) Los temas de capacitación y ampliación del conocimiento en aspectos propios de la aplicación de la normativa de crédito, y la ausencia de un programa y un presupuesto, tienen incidencia en el nivel de cumplimiento de muchos de los aspectos en que la calificación es baja. Una vez dado el fortalecimiento de la capacidad operativa incidiría positivamente en el mejoramiento de la calificación, pues siendo crédito el “corazón” del negocio, se requiere de personal especializado en el conocimiento normativo y en el aspecto de control de cartera.
2. Participamos en el examen realizado por el Departamento de Riesgos, con la finalidad de evaluar nuestros conocimientos en esa área, logrando la siguiente calificación:
COMITÉ DE VIGILANCIA:1- Acatamiento de instrucciones 102- Puntualidad 103- Ortografía 104- Calidad de análisis (coherencia y cohesión) 205- Adaptación del contenido al puesto 50
NOTA FINAL 100
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3. De acuerdo a la ley 8204 que indica el tema de conozca a su cliente y conozca a su empleado, se llevó a cabo la revisión de los expedientes, así como el historial Crediticio de todos los funcionarios de la cooperativa, Consejo de Administración, Comité de Educación y Bienestar Social y Comité de Vigilancia, dando este un resultado satisfactorio ya que todos tienen una calificación de un puntaje final del deudor: 1,0000 y nivel de comportamiento de pago histórico 1.
4. Durante todo el año mantuvimos reuniones con el Consejo de Administración, Gerente, Contadora, Departamento de Tecnología de Información, Oficial de Cumplimiento, así como el Encargado del Departamento de Riesgos, sea en Conjunto con el Órgano de Control Interno o mediante la participación individual de cada uno de nosotros en las diferentes Comisiones en donde siempre tuvimos una excelente apertura a la información, así como capacitaciones que nos permitieron ampliar nuestros conocimientos en el proceso que debemos de llevar a cabo.
5. Se revisaron los informes de las Auditorías Externas requeridas por la SUGEF, las cuales son para los departamentos de Riesgos, Tecnologías de Información y Cumplimiento de la ley 8204, en conjunto con los encargados de estas dependencias.
6. Se recibieron las visitas de los señores encargados de los departamentos de Riesgos, Cumplimiento y de Tecnología de Información, con la finalidad de llevar a cabo la revisión en conjunto, del trabajo realizado por ellos.
7. Se revisan los informes elaborados por los funcionarios de las áreas antes indicadas.8. Se lleva a cabo la revisión de los libros de actas de los Comités de Cumplimiento, Riesgos y Tecnologías de Información,
para verificar que estos se encuentren al día y sus acuerdos en concordancia con lo regulado. 9. Asistimos a varias capacitaciones, referente a las áreas que debemos de fiscalizar con la finalidad de poder comprender
y llevar a cabo el trabajo enconmendado.10. Para el año 2015 confeccionamos del plan de trabajo (Cuadro de Mando Integral) como Comité de Vigilancia, alineado
al plan estratégico de la Cooperativa, mismo que también nos sirve para el Órgano de Control Interno, de acuerdo a las siguientes políticas:
Mediante el proceso 4 y las siguientes políticas:
4.a- Elaboración, actualización y alineación estratégica de la base documental4.b- Verificación y validación de todos los documentos y operaciones de la Cooperativa4.c- Rendición de cuentas
11. Se lleva a cabo la revisión de los formularios “CONOZCA A SU DIRECTOR”, mismos que deben de ser confeccionados por requerimiento de la SUGEF, llevada a cabo dicha revisión se encuentra dos directores no la había entregado, asunto que fue normalizado.
12. Se lleva a cabo la revisión del plan Correctivo y preventivo de la Cooperativa.13. Se envían 11 documentos con recomendaciones, tanto al Consejo de Administración, Gerente y departamentos de la
Cooperativa, mismas que fueron aceptadas cuando se requerían.
b) Integración del Órgano de Control Interno
Nombre Cargo Fecha del último nombramiento
Iliana Salazar Chacón Presidente A MARZO-2014Luis Alejandro Arce Rojas. Vicepresidente A MARZO-2014Olivier González Corrales. Secretario A MARZO-2012Rosa Elena Valenciano R Suplente A MARZO-2012
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c) Políticas para la selección, nombramiento y destitución de directores del Órgano de Control Interno.
El Consejo de Administración en la sesión # 1747 acuerdo 7.5, designo al Comité de Vigilancia para que lleve a cabo el control sobre el cumplimiento de la LEY 8204, fundamentado en que este Comité goza de independencia funcional y de criterio. Asimismo, en la sesión # 1773 acuerdo 10.3, le asigno las labores de control interno que determina los artículos “16 y 17” del Reglamento sobre Administración Integral de Riesgos para cumplir así con los requerimientos de la Normativa SUGEF 2-10 y mediante una nueva directriz dicho Consejo le solicita llevar a cabo la revisión relacionada con Tecnologías de Información.
d) Políticas para la remuneración de miembros del Órgano de Control Interno.
a. Por Reglamento, actualmente se otorga a los miembros del Comité de Vigilancia (en este caso Órgano de Control Interno), una remuneración, la cual se denomina Dieta y que es un estímulo a la labor y responsabilidades adquiridas por los directivos; que no constituye un sustituto de viáticos o una forma salarial.
b. Al Comité de Vigilancia se reconocerá un máximo de cinco dietas totales por mes.
e) Política interna sobre rotación de los miembros del Órgano de Control Interno.
Este Órgano de Control Interno que goza de independencia funcional y de criterio, no tiene rotación, salvo por elección del Comité de Vigilancia en la Asamblea Anual por Delegados.
En lo que corresponde a la rotación de los miembros del Comité de Vigilancia, ésta se rige por lo que indica el Estatuto Social aprobado por la Asamblea General de Delegados y que sus Artículos 63 y 65.
f) Política sobre las abstenciones a votar.
Por ser este Órgano de Control Interno, una dependencia del Comité de Vigilancia se determinó que se rija por lo que establece el Artículo 71 del Estatuto Social.
g) Cantidad de sesiones celebradas por el Órgano de Control durante el año 2015
Ordinarias: 13Extraordinarias: 08
4. INFORME DEL COMITÉ DE EDUCACIÓN Y BIENESTAR SOCIAL PARA LA ASAMBLEA ANUAL DE COOPECAR R.L. POR DELEGADOS PERÍODO 2015.
a) Nombre del Comité y Cantidad de Miembros
De acuerdo con lo establecido en el Artículo 74 del Estatuto Social:
El Comité de Educación y Bienestar Social, estará integrado por cinco miembros elegidos por la Asamblea general quienes durarán en sus funciones un período de cuatro años, pudiendo ser reelectos. Los períodos de elección serán cada dos años. Exceptuando los casos en que se presenten sustituciones o remociones.
Para que quede en firme la elección de un director del Comité de Educación y Bienestar Social, éste deberá ser nombrado por mayoría absoluta y de acuerdo con lo que establece el Reglamento de Elecciones aprobado por la Asamblea General de Delegados.
Cuando se presente una sustitución o remoción de un director, la persona que le sustituya cumplirá el período que le resta y tendrá derecho a reelegirse consecutivamente.
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La Vigencia del período de los directores del Comité de Educación y Bienestar Social, concluirá el 31 de marzo del año correspondiente.
I. Cantidad de miembros independientes: Este Comité no cuenta con miembros independientes.
II. Funciones y Responsabilidades
De acuerdo con el Artículo 77 del Estatuto Social, el Comité de Educación y Bienestar Social ejercerá sus actividades en coordinación con el Consejo de Administración y sus funciones son:
a) Facilitar por los medios que estime conveniente, la educación que permita ampliar y fortalecer los conocimientos sobre la materia, a todos los asociados de la cooperativa y personas que quieran ingresar a ella.
b) Presentar para su aprobación al Consejo de administración un plan de trabajo anual en el área de educación con su correspondiente presupuesto, en enero de cada año.
c) Promover constantemente actividades de capacitación a sus asociados, actuales y potenciales, directores, dirigentes y personal administrativo y las relaciones sociales con los asociados y sus familiares.
d) Editar publicaciones periódicas con las principales noticias sobre la marcha de la cooperativa.
e) Disponer, controlar y ser responsables de los fondos de educación destinados al cumplimiento de sus funciones, autorizados por el Consejo de Administración y los de bienestar social aprobados por la Asamblea.
f) Proponer al Consejo de Administración iniciativas que considere convenientes para la empresa y que no riñan con las normativas de la empresa.
III. Aspectos de mayor relevancia tratados por el Comité de Educación y Bienestar Social durante el año 2015
• Los Planes de Trabajo de las Reservas de Educación y Bienestar Social están diseñados bajo el enfoque estratégico denominado Cuadro de Mando Integral.
• Se llevó un control mensual presupuestario por rubro de las Reservas de Educación y Bienestar Social, mediante una matriz elaborada para tal efecto, la cual especifica todos los aspectos relevantes dentro del proceso de adquisición de bienes o servicios: fecha, detalle, proveedor, monto, sesión y acuerdo.
• Se actualizó periódicamente la pantalla electrónica ubicada en las Oficinas Centrales de la Cooperativa, en Zarcero, realizando la promoción de servicios y beneficios, e informando sobre noticias de interés para los asociados y clientes.
• Se realizó una pasantía a COOPEVICTORIA R.L., en Grecia, donde se compartieron experiencias y conocimientos, y se adquirieron nuevas ideas a implementar como buenas prácticas de gestión.
• Se mejoró notablemente la redacción y confección de las actas. Como muestra de esto, se recibió una nota de felicitación de parte del Comité de Vigilancia.
Reserva de Educación
• Tal y como lo establece la Ley, se realizó el pago del 2,5% correspondiente al CENECOOP R.L.
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• Se apoyó económicamente el Plan de Capacitación Anual de la Organización.
• Se concretaron 6 Inducciones para Nuevos Asociados y/o Asociados Antiguos, en las cuales participaron 78 personas (2 más que el año anterior), con un promedio de asistencia de un 56%. Este programa informa a los asociados respecto de la historia, estructura, servicios y beneficios ofrecidos por Coopecar R.L. La Presentación Corporativa se envía a todos los que disponen de correo electrónico registrado en nuestro Sistema Transaccional.
• Se mantuvo el apoyo económico y logístico a las Cooperativas Escolares de la zona, quienes de igual manera mantienen sus recursos en nuestra empresa.
• Se participó de las Asambleas Sectoriales brindando de forma clara y completa la rendición de cuentas de lo actuado hasta la fecha.
• Se publicaron 4 ediciones del Boletín Informativo “Buenas Noticias Cooperativas”, del cual se distribuyen 1 000 ejemplares cada trimestre. Ya se completaron 5 años en los que, por este medio, se mantiene constante comunicación con asociados actuales y potenciales. En términos generales, se abordan temas como: Noticias, Servicios, Beneficios, Avisos, Actividades, Invitaciones, Educación Cooperativa y Educación Financiera.
• Se visitaron 9 escuelas de la región (4 más que el año anterior), donde se educó a 166 estudiantes (15 más que el año anterior) en temas propios de la Doctrina Cooperativa, por medio de un material audiovisual elaborado por el CENECOOP. También se promocionó el Ahorro Infantil, y se invitó a los niños mayores de 12 años para que se asocien a la Cooperativa.
• Se adquirió la Nueva Bandera del Movimiento Cooperativo Costarricense, por medio de la empresa COOSERMAQUILAR R.L.
• En conjunto con otros comités de educación de cooperativas de la región, se patrocinó la Charla sobre Calentamiento Global, impartida por la Licda. Eva Carazo, experta en la temática.
• Se celebró la Semana Nacional del Cooperativismo con decoración de instalaciones, afiches educativos, una reflexión publicada en el Boletín Parroquial, globos para los niños, una presentación sobre educación cooperativa difundida por correo electrónico y en el sitio web de la Cooperativa, un refrigerio con asociados y clientes en las Oficinas Centrales, y por último, la participación en una actividad en Ciudad Quesada (pasacalles cooperativo).
• Por medio de publicaciones en el Periódico El Zarcero, se promovió en primera instancia la participación de todos los asociados en las Asambleas Sectoriales. Posteriormente, se invitó a los asociados interesados a participar del proceso como aspirantes a puestos en órganos sociales, el cual incluye un programa de capacitación y el llenado del formulario elaborado para tal efecto.
Reserva de Bienestar Social
• Se otorgaron 79 incentivos estudiantiles para secundaria (5 más que el año anterior), conforme con lo establecido en el Reglamento dispuesto para tal fin, por un monto de ¢45 000 cada uno, y a razón de uno máximo por núcleo familiar. En este proceso, se beneficiaron 8 centros comerciales de la región (librerías, tiendas y zapaterías).
• Se brindó mantenimiento (mejoras en infraestructura y rotulación) a 7 paradas de buses de la región (igual cantidad que el año anterior), beneficiando no solamente a los asociados, sino a los demás miembros de: Zapote, Tapezco, Aserradero, Bomba, La Palmita, El Palenque y Calle Solís.
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• Dentro del Programa de Salud, es importante mencionar:
- Fondo de Mutualidad para asociados fallecidos (22 solicitudes aprobadas).- Examen de la Vista Gratuito en Óptica Zarcero (65 solicitudes aprobadas).- Salud Mental: donación para la Clínica de Psicología del Colegio de Laguna.- Ayudas especiales para asociados de escasos recursos.
• En apego a una solicitud realizada tiempo atrás por el Comité de Salud Ocupacional, y con el aval de la Gerencia General, se renovó el convenio con APAMAR para que los funcionarios tengan acceso al servicio de Terapia Física.
• Apoyo para grupos e instituciones de bien social de la comunidad, entre las que se pueden mencionar:
- APAMAR.- Damas Voluntarias del Hogar para Ancianos.- Patronatos Escolares y Juntas de Educación.- Pastoral Social.- Comités de Finanzas.- Asociaciones de Desarrollo.- Comités de Deportes.- CEN-CINAI.- Grupos Organizados de Asociados de la Cooperativa.
• Patrocinio de distintas actividades:
- Bingos organizados por diferentes grupos en las comunidades.- Clásica Recreativa organizada por la Cruz Roja.- Apoyo en el transporte de la Banda para el Festival de la Luz. - Fiesta para niños de escasos recursos organizada por la Pastoral Social.- Basureros para el reciclaje en las escuelas.- Subasta Ganadera organizada por la Comisión de Finanzas de Tapezco.
A continuación detallamos los rubros de inversión de mayor relevancia ejecutados por el Comité de Educación y Bienestar Social durante el período 2015:
INVERSIONES DE LA RESERVA DE EDUCACIÓN
Pago de Ley del 2,5% CENECOOP R.L. 1,532,399.40 Capacitación 2,110,120.00 Inducciones Cooperativas 268,254.45 Visitas a Escuelas 50,695.43 Donaciones Cooperativas Escolares 199,909.39 Boletines Informativos 757,600.00 Otros medios educativos e informativos 690,675.93 Servicios Profesionales Consultor Externo 1,500,000.00
SUBTOTAL 7,109,654.60
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INVERSIONES DE LA RESERVA DE BIENESTAR SOCIAL
Incentivos Estudiantiles 3,558,245.00 Paradas de Buses 799,693.95 Fondo de Mutualidad 2,200,000.00 Exámenes de la Vista - Óptica Zarcero 325,000.00 Convenio con APAMAR 65,000.00 Otras ayudas en salud 401,940.00 Donaciones a grupos e instituciones de bien social 843,737.73 SUBTOTAL 8,193,616.68
TOTAL GENERAL INVERTIDO 15,303,271.28
Respecto del año 2014, la inversión en Educación y Bienestar fue de 3,6 millones más. La labor desarrollada es más que satisfactoria pues además de que se impulsó la Educación, también se dotó de recursos muy importantes al Balance Social, aspecto tan importante dentro de los principios de solidaridad que promulga nuestra cooperativa. Para mayor información, ponemos a disposición de todos los asociados y clientes de la Cooperativa nuestra cuenta de correo electrónico: [email protected]
b) Integración del Comité de Educación y Bienestar Social:Nombre Cédula Cargo Último nombramiento
1-) Carlos Luis Solano Rodríguez 2-0304-0387 Presidente 31de marzo de 20142-) Ana Lucía Vargas Quirós 2-0383-0685 Vicepresidente 31de marzo de 2014
3-) Hellen Barrantes Valenciano 2-0569-0563 Secretaria 31de marzo de 20124-) Walter Araya Rodríguez 2-0292-1261 Vocal 1 31de marzo de 2014
5-) Roxana Arce Morera 2-0407-0156 Vocal 2 31de marzo de 2012
c) Política para la selección, nombramiento y destitución de directores del Comité de Educación y Bienestar Social.
Normado a través del Artículo 76 del Estatuto Social que dice: “Para optar por un cargo como miembro del Comité de Educación y Bienestar Social, los asociados deberán cumplir los siguientes requisitos:
a) Ser asociado de la cooperativa, mayor de doce años, con la salvedad que señala el artículo 18 del Código de la Niñez y la Adolescencia inciso a) y libre de antecedentes delictivos en delitos contra la propiedad.
b) Estar presente en la Asamblea en que es elegido, excepto que estando ausente haya enviado notificación escrita justificando su ausencia y expresando la aceptación del cargo si es electo.
c) Tener como mínimo dos años de haber sido admitido como asociado de la cooperativa.d) No haber sido excluido de otra cooperativa por causas imputables a él.e) Tener las calidades que le garantice el buen desempeño del cargo.f) Ser asociado en pleno goce de sus derechos.g) Asumir el compromiso para que durante el primer año de su nombramiento, reciba capacitación en materia
cooperativa que le faculte para el puesto. h) Que su historial crediticio se mantenga dentro de un nivel máximo de Riesgo Medio, según los parámetros de la
SUGEF.i) Los demás requisitos que establezca el reglamento de elecciones aprobado por la asamblea.”
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d) Políticas para la remuneración de miembros directores del Comité de Educación y Bienestar Social.
a.- Por Reglamento, actualmente se otorga a los miembros del Comité de Educación y Bienestar Social, una remuneración, la cual se denomina Dieta y que es un estímulo a la labor y responsabilidades adquiridas por los directivos; que no constituye un sustituto de viáticos o una forma salarial. Así también existe un Reconocimiento de Traslados, cancelándose un monto a traslado para las reuniones de comisiones (no para las reuniones del cuerpo directivo).
b.- Para el Comité de Educación y Bienestar Social se reconocerá un máximo de cuatro dietas por mes.
e) Política interna sobre rotación de los miembros directores del Comité de Educación y Bienestar Social.
En lo que corresponde a la rotación de los miembros del Comité de Educación y Bienestar Social, ésta se rige por lo que indica el Estatuto Social aprobado por la Asamblea General de Asociados y que en el Artículo 74 a la letra dice:
El Comité de Educación y Bienestar Social, estará integrado por cinco miembros elegidos por la Asamblea general quienes durarán en sus funciones un período de cuatro años, pudiendo ser reelectos. Los períodos de elección serán cada dos años. Exceptuando los casos en que se presenten sustituciones o remociones.
Para que quede en firme la elección de un director del Comité de Educación y Bienestar Social, éste deberá ser nombrado por mayoría absoluta y de acuerdo con lo que establece el Reglamento de Elecciones aprobado por la Asamblea General de Delegados.
Cuando se presente una sustitución o remoción de un director, la persona que le sustituya cumplirá el período que le resta y tendrá derecho a reelegirse consecutivamente.
La Vigencia del período de los directores del Comité de Educación y Bienestar Social, concluirá el 31 de marzo del año correspondiente.
f) Política sobre las abstenciones a votar.
Se encuentran contempladas en el Artículo 59 del Estatuto Social, únicamente para aquellos miembros con responsabilidad solidaria, y el cual reza lo siguiente:
“Los miembros del Consejo de Administración y el gerente responderán con sus bienes, por actos notoriamente contrarios a los intereses de la Cooperativa, que ejecuten o permitan ejecutar, o que infrinjan la ley o el estatuto, si de estos actos derivan pérdidas a la cooperativa, sin perjuicio de las demás penas que les correspondan.
Solamente quedará exento el director o gerente que desee salvar su responsabilidad personal, solicitando se haga constar su voto o criterio contrario en el libro de actas".
g) Cantidad de sesiones celebradas durante el año 2015 por el Comité de Educación y Bienestar Social
a) Ordinarias 24a) Extraordinarias 02
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5. INFORME COMITÉ DE AUDITORÍA PARA LA ASAMBLEA ANUAL DECOOPECAR R.L. POR DELEGADOS PERÍODO 2015.
a) Nombre del Comité y Cantidad de Miembros.
El Comité de Auditoría, conocido con las siglas CoAu, se encuentra integrado por tres directores del Consejo de Administración, el Presidente del Comité de Vigilancia y dos directores del Comité de Educación y Bienestar Social. Los miembros son elegidos por un período de un año, con vencimiento al 31 de marzo de cada año, pudiendo ser reelectos. Es importante destacar que se acata la norma establecida que al menos uno de los miembros que integran este Comité de Auditoría deberá poseer conocimientos en el Área Contable con una experiencia mínima de cinco años y que la Administración puede participar en calidad de asesor. I. Cantidad de miembros independientes: Este Comité no cuenta con miembros independientes en su
composición.
II. Funciones y Responsabilidades.
Son atribuciones del Comité de Auditoría las siguientes:
a) Propiciar la comunicación entre los miembros del Consejo de Administración, el Gerente General, Comité de Vigilancia, Auditoría Externa y la SUGEF.
b) Conocer los resultados de las evaluaciones, de la efectividad y confiabilidad de los sistemas de información y procedimientos de control interno.
c) Proponer al Consejo de Administración la designación de la firma auditora y las condiciones de contratación, una vez verificado el cumplimiento de la firma de los requisitos establecidos por el Consejo Nacional de Supervisión del Sistema Financiero en el “Reglamento sobre auditores externos aplicable a los sujetos fiscalizados por la SUGEF, SUGEVAL, SUPEN y SUGESE”.
d) Dar seguimiento al cumplimiento del programa anual de trabajo y de las labores de la Auditoría Externa.e) Revisar la información financiera anual y trimestral antes de su remisión al Consejo de Administración, poniendo
énfasis en cambios contables, estimaciones contables, ajustes importantes como resultado del proceso de auditoría, evaluación de la continuidad del negocio y el cumplimiento de leyes y regulaciones vigentes que afecten a la entidad.
f) Trasladar al Consejo de Administración, los estados financieros anuales auditados, el informe del auditor externo, los informes complementarios y la carta de gerencia.
g) En caso de que no se realicen los ajustes propuestos en los estados financieros auditados por el auditor externo, trasladar al Consejo de Administración un informe sobre las razones y fundamentos para no realizar tales ajustes. Este informe debe remitirse conjuntamente con los estados financieros auditados, firmado por el contador general y el gerente general aplicando lo establecido en el artículo 10 del “Reglamento Relativo a la Información Financiera de Entidades, Grupos y Conglomerados Financieros”.
h) Dar seguimiento a la implementación de las acciones correctivas que formulen el auditor externo, el Comité de Vigilancia, Comité de Cumplimiento y la SUGEF.
i) Evitar los conflictos de interés que pudieran presentarse con el profesional o la firma de contadores públicos que se desempeñan como auditores externos al contratarles para que realicen otros servicios para la Cooperativa.
j) Proponer al Consejo de Administración, el procedimiento de revisión y aprobación de los estados financieros internos y auditados, desde su origen hasta la aprobación por parte del Consejo de Administración.
k) Velar porque se cumpla el procedimiento de aprobación de estados financieros internos y auditados.l) Presentar al Consejo de Administración, informes de sus actividades según la periodicidad que este determine.
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III. Aspectos de mayor relevancia tratados por el Comité de Auditoría durante las sesiones realizadas en el año 2015.
A continuación se detallan los aspectos de mayor relevancia tratados por el Comité Auditoría durante el año 2015:
a) Promocionó el concurso para la contratación de la auditoría financiera externa de la cooperativa.
b) Revisión y análisis de los currículos de las firmas que ofertaron para el cargo de Auditoría Externa.
c) Propuesta al Consejo de Administración de la firma auditora.
d) Análisis de los informes del Auditor Externo para tratar temas afines al trabajo realizado.
e) Análisis y discusión de las cartas de descargo presentadas por la Gerencia de la Cooperativa.
f) Análisis de los hallazgos encontrados por la firma auditora, para compararlos con los descargos correspondientes. Posterior a la respuesta del Gerente, a la propuesta solución de estos hallazgos, el comité procedió a analizarlos y verificarlos, dando seguimiento al cumplimiento de éste. Algunas de las respuestas del señor Gerente fueron valoradas con fundamento inmediato y algunas otras requieren un tiempo para ser cumplidas.
g) Se entrega al Consejo de Administración el análisis final, de la carta de Gerencia y hallazgos mencionados por la Auditoría Externa, haciendo rescatar el parecer y valoración del Comité de Auditoría al respecto.
h) Análisis en forma mensual con la propiedad y profundidad que requieren de los Estados Financieros de la Cooperativa.
i) Confección del Plan de Trabajo del Comité de Auditoría correspondiente al año 2014 y se envía para su ratificación al Consejo de Administración.
b) Integración del Comité de Auditoría.
Nombre Cédula Cargo Fecha último nombramiento1.) Marta Iris Blanco Zúñiga 2-0413-0630 presidente 10 de marzo de 20152.) Carlos Solano Rodríguez 2-0304-0387 Vicepresidente 10 de marzo de 20153.) Eduardo Araya Solís 2-0302-0228 Secretario 10 de marzo de 20154.) Ana LucíaVargas Quirós 2-0383-0685 Primer Vocal 10 de marzo de 2015
5.) Nidia Cubero Mora 5-0164-0246 Segundo Vocal 10 de marzo de 2015
6.) Luis Alejandro Arce Rojas 2-0460-0669 Tercer Vocal 10 de marzo de 2015
c) Política para la selección, nombramiento y destitución de directores del Comité de Auditoría. Normado a través del ARTÍCULO 58 del Estatuto Social, Inciso h. que reza: “Nombrar en caso necesario comisiones de trabajo del consejo de administración”.
Así también el REGLAMENTO DE GOBIERNO CORPORATIVO, en su CAPÍTULO III. OTROS ÓRGANOS DE GOBIERNO, en su Sección II. Artículo 21, determina el nombramiento del Comité de Auditoría, como órgano de apoyo para el control y seguimiento de las políticas, procedimientos y controles que se establezcan.
Movimientos registrados en el Comité de Auditoría. En el período que abarca el informe, no hubo movimientos en el Comité de Auditoría.
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d) Políticas para la remuneración de miembros directores del Comité de Auditoría.
1) Por Reglamento, actualmente no se otorga a los miembros del Comité de Auditoría remuneración alguna por concepto de dieta. Pero si existe un reconocimiento de traslados, cancelándose un monto por traslado para las reuniones, cuando el gasto se dé.
2) Periodicidad de reuniones: Realizar al menos una reunión cada mes.
e) Política interna sobre rotación de los miembros directores del Comité de Auditoría.En lo que corresponde a la rotación de los miembros del Comité de Auditoría, ésta se rige por lo que indica el Estatuto Social aprobado por la Asamblea General de Asociados y que a la letra dice: Art. 54 del Estatuto Social: En la sesión del Consejo de Administración posterior a la elección de los nuevos miembros, se procederá a la instalación correspondiente.
f) Política sobre las abstenciones a votar.
Se encuentran contempladas en el artículo #59 del Estatuto Social el cual reza lo siguiente: “Los miembros del Consejo de Administración y el gerente responderán con sus bienes, por actos notoriamente contrarios a los intereses de la Cooperativa, que ejecuten o permitan ejecutar, o que infrinjan la ley o el estatuto, si de estos actos derivan pérdidas a la cooperativa, sin perjuicio de las demás penas que les correspondan”.
Solamente quedara exento el director o gerente que desee salvar su responsabilidad personal, solicitando se haga constar su voto o criterio contrario en el libro de actas.
g) Cantidad de sesiones celebradas durante el año 2015 por el Comité de Auditoría.Ordinarias 11Extraordinarias 1
6. INFORME DEL COMITÉ DE CUMPLIMIENTO PARA LA ASAMBLEA ANUAL DE COOPECAR R.L. POR DELEGADOS PERÍODO 2015.
a) Nombre del Comité y Cantidad de Miembros
El Comité de Cumplimiento está integrado por ocho miembros.
Este Comité no cuenta con miembros independientes.
b) Funciones y Responsabilidades
El Comité de Cumplimiento apoya las labores de la Oficialía de Cumplimiento, en aspectos tales como:
a. Revisión de las políticas, procedimientos, normas y controles implementados para cumplir con los lineamientos de Ley y normativa.
b. Proponer al Consejo de Administración, las políticas de confidencialidad, respecto a empleados y directivos en el tratamiento de los temas relacionados con la legitimación de capitales y financiamiento del terrorismo.
c. Realizar reuniones periódicas con el fin de revisar las deficiencias relacionadas con el cumplimiento de las políticas y procedimientos implementados y tomar las medidas y acciones necesarias para corregirlas.
d. Velar por el cumplimiento del plan de trabajo de la Oficialía de Cumplimiento que fue aprobado por el Consejo de Administración.
e. Elaborar el código de ética para su aprobación por el Consejo de Administración.f. Conocer los resultados de las evaluaciones de la capacitación anual del personal.
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g. Acatar las funciones y requerimientos que le establezca el Consejo de Administración.h. Presentar al Consejo de Administración, propuestas de modificación a este reglamento cuando las circunstancias
así lo requieran. Apoyar las gestiones que realice la Cooperativa encaminadas a la promoción y revisión de una cultura de cumplimiento, a todo el personal en donde se haga hincapié al compromiso de la integridad del funcionario.
c) Políticas para la Selección, Nombramiento y Destitución de directores del Comité de Cumplimiento.
Normado a través del ARTÍCULO 58 del Estatuto social, Inciso h. que reza: Nombrar en caso necesario comisiones de trabajo del consejo de administración.
Movimientos registrados en el Comité de Cumplimiento:
Durante este año el Comité de Cumplimiento no realiza nuevos nombramientos de alguno de sus miembros.
d) Políticas para la remuneración de miembros de los miembros del Comité de Cumplimiento.
a. Por Reglamento, actualmente no se otorga a los miembros del Comité de Cumplimiento, remuneración alguna por concepto de dieta. Pero sí existe un Reconocimiento de Traslados, cancelándose un monto a traslado para las reuniones de comisiones, cuando el gasto se déb. Periodicidad de reuniones: Realizar al menos una reunión al mes.
e) Política interna sobre rotación de los miembros del Comité de Cumplimiento.
En lo que corresponde a la rotación de los miembros del Comité de Cumplimiento; son elegidos por un período de un año, con vencimiento al 31 de marzo de cada año, pudiendo ser reelectos.
f) Regulación por medio del Estatuto Social de las abstenciones a votar.
Normado de acuerdo a lo que indica parte del Artículo 59 del Estatuto Social que reza: Los miembros del Consejo de Administración y el gerente responderán con sus bienes, por actos notoriamente contrarios a los intereses de la Cooperativa, que ejecuten o permitan ejecutar, o que infrinjan la ley o el estatuto, si de estos actos derivan perdidas a la cooperativa, sin perjuicio de las demás penas que les correspondan.Solamente quedará exento el director o gerente que desee salvar su responsabilidad personal, solicitando se haga constar su voto o criterio contrario en el libro de actas.
g) Número de sesiones celebradas por el Comité de Cumplimiento durante el año 2015.
Ordinarias: 6Extraordinarias: 0
7.- COMITÉ DE LIQUIDEZ PARA LA ASAMBLEA ANUAL DE
COOPECAR R.L. POR DELEGADOS PERÍODO 2015.
a) Nombre del Comité y Cantidad de Miembros.
El Comité de Liquidez conocido bajo las siglas COLI, es un cuerpo colegiado nombrado por el Consejo de Administración, el cual responderá a éste último y podrá coordinar acciones a nivel interno por medio de la Gerencia General. Sus miembros serán nombrados por un período de un año con vencimiento al 31 de marzo, pudiendo ser reelectos.
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Este Comité ha cambiado de nombre varias veces, siendo su nombre inicial Comité de Análisis Financiero (CAF), luego cambió su nombre a Comité de Activos y Pasivos (COAP) para armonizar con la nomenclatura utilizadas en empresas afines y finalmente varía nuevamente su nombre a Comité de Liquidez (COLI), siguiendo las indicaciones de la SUGEF.
La misma normativa establece que debe estar formado por un determinado número de miembros del Consejo de Administración que en el momento actual son tres, excediendo el mínimo solicitado, además deben integrarlo el señor Gerente, la persona encargada del Departamento de Contaduría, la persona encargada del Departamento de Crédito y Cobro y la persona encargada del Departamento de Tesorería.
I. Cantidad de miembros independientes: Este Comité no cuenta con miembros independientes en su composición.
II. Funciones y Responsabilidades.Las funciones tradicionales del Comité han sido:
• Analizar las variaciones y diferentes escenarios en relación con los siguientes indicadores financieros: I. Inversiones de COOPECAR R.L. II. Clasificación de las inversiones. III. Comportamiento de servicios. IV. Tasas pasivas. V. Tasas activas. VI. Ficha CAMELS. VII. Índice de precios al consumidor. VIII. Razones financieras.
• Analizar los parámetros de COOPECAR R.L. en relación con los siguientes indicadores: I. Parámetros de Riesgo cambiario: i. Valoración del colón en relación con el dólar estadounidense. II. Parámetros de Riesgo de liquidez. i. Flujo de efectivo o flujo de liquidez. ii. Calce de plazos. iii. Concentración de obligaciones. iv. Margen de intermediación. v. Reserva de liquidez. vi. Porcentaje de inversiones de títulos valores en las diversas entidades. III. Parámetros de Riesgo de mercado: i. Riesgo de tasas de interés (en colones). ii. Brechas. iii. Margen de intermediación. IV. Parámetros de Riesgo de crédito: i. Morosidad legal y financiera. ii. Clasificación de la cartera crediticia respecto de la morosidad. iii. Límites y concentración de créditos. iv. Monto de la cartera crediticia y concentración de créditos del Grupo vinculado. V. Parámetros de Riesgo operacional: i. Suficiencia patrimonial.
• Analizar el mercado financiero y el entorno económico proponiendo medidas para lograr mayor competitividad y estabilidad por parte de COOPECAR R.L.
• Recomendar al Consejo de Administración, con base en los análisis anteriores, tasas de interés activas y pasivas para COOPECAR R.L.
• Proponer nuevos productos que conlleven a aumentar la rentabilidad y dar una mejor atención al campo social del asociado.
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• Documentar todos sus acuerdos en el libro de actas respectivo.• Brindar los informes y recomendaciones al Consejo de Administración, en forma oportuna.
Cabe indicar que al pasar de Comité de Activos y Pasivos a Comité de Liquidez, existen nuevas funciones para cuya atención se debe recibir una capacitación previa. Durante el período 2016 esa capacitación será recibida por sus miembros (De hecho, ya se inició en enero y febrero) y se espera continuar en el 2017, por lo que las funciones actuales serán modificadas o eliminadas de acuerdo con la nueva exigencia y se irán incorporando nuevas conforme se vaya avanzando en la capacitación.
III. Aspectos de mayor relevancia tratados por el Comité de Liquidez en el año 2015.A continuación se detallan los aspectos de mayor relevancia tratados por el Comité de Liquidez, durante el año 2015:
• Se elaboró el Plan de Trabajo 2015 del Comité de Liquidez.• Se realizaron 12 reuniones ordinarias, cumpliéndose con todas las reuniones que estaban indicadas en el plan anual
de trabajo y tratando cada uno de los aspectos expuestos en las atribuciones o funciones descritas.• Se creó una tabla para el control de cumplimiento que al observarla hace que el COLI se sienta complacido al poder
afirmar que logró el 100% de lo propuesto. Todo fue cumplido según el cronograma establecido.• Al elaborar el Plan de Trabajo para el 2016 se le dio un nuevo formato que permite visualizar mejor su cumplimiento;
pero además, con la venia del Consejo de Administración, se dejó establecido que el Plan sufrirá las modificaciones necesarias conforme se avance en las capacitaciones y se vayan aclarando las nuevas exigencias.
b) Integración del Comité de Liquidez.Integración Inicial.
Nombre. # Cédula. Cargo. Fecha último nombramiento.1.) Rodrigo Rojas Vargas. 2-0280-0374 Presidente 10 de marzo 20152.) Miguel Castro Chaves. 2-0292-1099 Vicepresidente 10 de marzo 20153.) Eduardo Araya Solís. 2-0302-0280 Secretario 10 de marzo 2015
4.) Ileana Salazar Chacón. 2-0427-0452 Primer Vocal 10 de marzo 20155.) Ana Lucia Vargas Quirós. 2-0383-0685 Segundo Vocal 10 de marzo 2015
6.) Nidia Mora Cubero. 5-0164-0246 Tercer Vocal 10 de marzo 2015c) Política para la selección, nombramiento y destitución de directores del Comité de Liquidez.
Normado a través del ARTÍCULO 58 del Estatuto Social, Inciso h. que reza: “Nombrar en caso necesario comisiones de trabajo del consejo de administración”.
Movimientos registrados en el Comité de Liquidez.
Durante este período se debió variar la integración del Comité de Liquidez para cumplir con la normativa establecida, lo cual se hizo recientemente y el mismo quedó de la siguiente manera:
Nombre. # Cédula. Cargo. Fecha último nombramiento.
1.) Rodrigo Rojas Vargas. 2-0280-0374 Presidente 10 de marzo 20152.) Miguel Castro Chaves. 2-0292-1099 Vicepresidente 10 de marzo 20153.) Eduardo Araya Solís. 2-0302-0280 Secretario 10 de marzo 2015
4.) Flor María Rojas Rodríguez. 2-0312-0960 Primer Vocal 10 de marzo 20155.) Elizabeth Marín Borbón. 2-0479-0531 Segundo Vocal 10 de marzo 2015
6.) Meilyn Pérez Alpízar. 2-0563-0021 Tercer Vocal 10 de marzo 20157.) Nidia Mora Cubero. 5-0164-0246 Cuarto Vocal 10 de marzo 2015
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d) Políticas para la remuneración de miembros directores del Comité de Liquidez.
Por reglamento los miembros del COLI, no reciben remuneración por su labor. Existe un reconocimiento por concepto de transporte a los miembros que así lo requieran.
e) Política interna sobre rotación de los miembros directores del Comité de Liquidez.
En lo que corresponde a la rotación de los miembros del Comité de Liquidez, ésta se rige por lo que indica el Estatuto Social aprobado por la Asamblea General de Asociados y que a la letra dice:
Art. 54 del Estatuto Social: En la sesión del Consejo de Administración posterior a la elección de los nuevos miembros, se procederá a la instalación correspondiente.
Los miembros del COLI son elegidos por un período máximo de un año, con vencimiento al 31 de marzo de cada año, pudiendo ser reelectos.
f) Política sobre las abstenciones a votar.
Se encuentran contempladas en el artículo #59 del Estatuto Social el cual reza lo siguiente: “Los miembros del Consejo de Administración y el gerente responderán con sus bienes, por actos notoriamente contrarios a los intereses de la Cooperativa, que ejecuten o permitan ejecutar, o que infrinjan la ley o el estatuto, si de estos actos derivan perdidas a la cooperativa, sin perjuicio de las demás penas que les correspondan”.
Solamente quedará exento el director o gerente que desee salvar su responsabilidad personal, solicitando se haga constar su voto o criterio contrario en el libro de actas.
g) Cantidad de sesiones celebradas durante el año 2015 por el Comité de Liquidez.
Ordinarias 12Extraordinarias 0
8.- INFORME COMITÉ DE RIESGOS PARA LA ASAMBLEA ANUAL DE COOPECAR R.L. POR DELEGADOS PERÍODO 2015.
a) Nombre del Comité y Cantidad de Miembros
El Comité de Riesgos es un cuerpo colegiado nombrado por el Consejo de Administración, el cual responderá a éste último y podrá coordinar acciones a nivel interno a través de la Gerencia General. Sus miembros serán nombrados por un período de un año con vencimiento al 31 de marzo 2016, pudiendo ser reelectos.
Está conformado por dos directores propietarios del Consejo de Administración, uno de los cuales preside este comité; el Gerente General en su calidad de Administración Superior, el Oficial de Riesgos, un miembro del Comité de Vigilancia como suplente y una Experta Externa al Comité, con conocimiento del negocio, y de la gestión de riesgos; todos con derecho a voz y voto.
I. Cantidad de miembros independientes: Este Comité es el único en la Cooperativa que cuenta con un miembro independiente por medio de la Experta Externa, la señorita Zeneida Hernández Navas, quien actualmente se encuentra formalmente capacitada para ejercer su función de asesoría a este órgano, conforme al Contrato que se estableció para tal efecto y los atestados académicos debidamente verificados.
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II. Funciones y Responsabilidades
Son funciones del Comité de Riesgos:
• Monitorear mensualmente y cuando sea necesario, las exposiciones de los riesgos y contrastar dichas exposiciones frente a los límites y tolerancias aprobados por el Consejo de Administración; así como referirse al impacto de dichos riesgos sobre la estabilidad y solvencia de la entidad.
• Informar mensualmente al Consejo de Administración los resultados de sus valoraciones sobre las exposiciones al riesgo de la entidad.
• Recomendar límites, estrategias y políticas que coadyuven con una efectiva administración de riesgos, así como definir escenarios y el horizonte temporal en los que pueden aceptarse excesos a los límites aprobados o excepciones a las políticas, así como los posibles cursos de acción o mecanismos mediante los cuales se regularice la situación.
• Conocer y promover procedimientos y metodologías para la administración de los riesgos. • Proponer cuando sea necesario al Consejo de Administración planes de contingencia o planes de continuidad en
materia de riesgos.• Proponer al Consejo de Administración, la designación de la firma auditora o el profesional independiente para
la auditoría externa en gestión de riesgos.• Informar a la Gerencia sobre los hallazgos realizados, así como sus recomendaciones.• Revisar y actualizar al menos una vez toda la base documental de relevancia relacionada con la Gestión de
Riesgos, con el fin de recomendar al Consejo de Administración las modificaciones requeridas. • Revisar, analizar y pronunciarse acerca de los informes emitidos por el Órgano de Control Interno, la Auditoría
Externa o cualquier otra instancia de control.• Coordinar con los demás comités de la cooperativa todas aquellas acciones relevantes que permitan fortalecer
el sistema de control interno de la organización.
III. Aspectos de mayor relevancia tratados por el Comité de Riesgos en el año 2015
A continuación se detallan los aspectos de mayor relevancia tratados por el Comité de Riesgos, durante el año 2015:
• Proceso de Culturización y Plan de Capacitación para toda la organización:
- Se desarrolló desde la Unidad de Riesgos la Segunda Campaña de Información y Sensibilización, por medio de 10 boletines electrónicos.
- Se aplicó la Evaluación Anual a Funcionarios y Directores, de la cual se obtuvo un promedio de notas superior al 90%.
- Se efectuaron dos Capacitaciones de Riesgos para todo el Personal: la primera sobre el Uso y Manejo de la Mesa de Ayuda, y la segunda sobre Riesgo Operativo.
- Se brindó la Inducción en Administración Integral de Riesgos al Oficial de Seguridad, nuevo miembro en planilla de la Cooperativa.
- Se brindó una Capacitación sobre Riesgo Operativo para todos los directores.
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- Se concretaron diferentes sesiones teóricas y prácticas para la Unidad de Riesgos:§ Seminario-Taller “Train the Trainers”, con el Consultor Internacional Ernesto Bazán, con el propósito
de que el Oficial de Riesgos pudiese aprender nuevos mecanismos para transmitir el conocimiento en gestión de riesgos a distintas instancias de la organización.
§ Seminario “Análisis Actual y Perspectivas Económicas de Costa Rica”, por medio de la empresa M-Alfa.
§Capacitación sobre la Normativa 1-05 por medio de la empresa CEDESO.§ Sesiones Técnicas de Trabajo del CIR (Comité Interinstitucional de Riesgos de FECOOPSE R.L.)§ Simposio sobre la Propuesta de Impuesto de Renta al Sector Cooperativo.
• Actualización de la Base Documental y de Metodologías:
- Se actualizó el Manual de Riesgos.
- En conjunto con los miembros del Comité Ejecutivo, se actualizó el Perfil de Riesgo y el Apetito de Riesgo, conforme con los tipos de riesgo establecidos en la normativa 2-10.
- Se actualizaron los límites y tolerancias de 16 indicadores relevantes a nivel financiero y crediticio. Mensualmente las Jefaturas de Crédito y Financiero Contable efectúan el monitoreo y reporte de resultados de dichos indicadores.
- Se aplicó la Evaluación Anual de Riesgos de TI, conforme con la metodología disponible para tal efecto.
- Dentro de lo correspondiente a la Metodología de Análisis de Capacidad de Pago y Estrés de Deudores se efectuaron las siguientes acciones:§Análisis descriptivo de 302 muestras de crédito, como parte del plan piloto en la implementación de
esta metodología.§Actualización de la Prueba de Hipótesis.§Actualización del Análisis Discriminante.§Diagnóstico de la MASCAP para su posterior ajuste y calibración (2016).
- Se efectuó el Autodiagnóstico de la Gestión de Riesgos.
• Implementación de nuevas metodologías y herramientas:
- Pruebas Retrospectivas (Back Testing) para Riesgo de Crédito y Riesgo de Mercado. Estas pruebas sirven para determinar estadísticamente la fiabilidad de los modelos de riesgo. En ambos casos se obtuvieron resultados satisfactorios.
- Modelo GAP Duration para la Gestión de Activos y Pasivos, y el cumplimiento del Acuerdo SUGEF 17-13: Reglamento para la Gestión del Riesgo de Liquidez.
- Se aprobó la Metodología para la Gestión del Riesgo Operativo. En vista de que la SUGEF tiene pendiente la emisión de un nuevo acuerdo que servirá como Reglamento para la Gestión del Riesgo Operativo, se está a la espera para readecuar dicha metodología y proceder con la respectiva implementación.
• El inventario actual de modelos y metodologías en gestión de riesgos es mayor a 20, donde la frecuencia de aplicación puede ser mensual o anual.
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• Para el año 2016 se iniciará con la automatización de las principales herramientas para la gestión de riesgos, conforme con una prioridad definida en el Comité Ejecutivo, avalada por el Comité de Riesgos y aprobada por el Consejo de Administración.
• Se definieron los Lineamientos para el Uso y Manejo de la Mesa de Ayuda, una herramienta tecnológica disponible para el reporte y la gestión de eventos e incidentes de riesgo operativo.
• Se implementó la buena práctica de enviar un Resumen Ejecutivo del Informe Mensual de Riesgos a todos los miembros del Departamento de Crédito y del Departamento Financiero Contable.
• Se señaló el atraso que había en el Plan de Actualización de Expedientes de Crédito, conforme con el compromiso adquirido con la SUGEF; situación que fue debidamente atendida y corregida.
• Se recomendó a la Gerencia General el desarrollo de un Programa de Capacitación sobre Riesgo de Crédito dirigido a los miembros de la Comisión de Crédito, el cual será abordado durante el periodo 2016.
• Una de las labores importantes que realiza este Comité, es el análisis mensual de indicadores (cualitativos y cuantitativos) señalados por el Oficial de Riesgos en sus informes; y en base a este análisis, se emiten recomendaciones, las cuales son acogidas por la Administración con miras a mejorar el funcionamiento de la organización. Cuando se ha considerado pertinente y relevante, el Comité ha elevado al Consejo de Administración propuestas para variar límites y mejorar políticas, según el análisis del entorno y la realidad económica de la cooperativa.
• El Plan de Trabajo del Comité de Riesgos y de la Unidad de Riesgos están debidamente alineados con la nueva propuesta estratégica de la Cooperativa, bajo el enfoque de Cuadro de Mando Integral.
• Auditoría Interna en Riesgos (labor efectuada por el Órgano de Control Interno con la asesoría de la empresa M-Alfa):
- La nota del Periodo 2014 recibida durante el año 2015 fue de un 89,64% de cumplimiento. Se trabajó una matriz de 8 áreas y 153 ítems.
- Durante el año 2015 se evaluó Riesgo de Crédito y Riego de Liquidez. Del compromiso para atender 15 medidas correctivas, suscrito a finales del mes de setiembre, a fin de año ya se habían atendido en su totalidad 8 medidas correctivas.
• Auditoría Externa en Riesgos:
- La nota final del Periodo 2014 (la cual se presentó a SUGEF en febrero de 2015) fue un 95,83% de Cumplimiento Total. Esta auditoría fue realizada por la firma Agilizadora Empresarial.
- Para el Periodo 2015, el Consejo de Administración por recomendación del Comité de Riesgos decidió contratar los servicios profesionales del Despacho Carvajal.
b) Integración del Comité de Riesgos
Nombre # Cédula Cargo Fecha del último nombramiento1.) Ronald Blanco Vásquez 2-0370-0386 Presidente 10 de marzo de 2015
2.) Luis Andrés Rodríguez Rojas 1-1040-0628 Secretario 10 de marzo de 2015
3.) Miguel Ángel Castro Chaves 2-0292-1099 Vocal 1 10 de marzo de 2015
4.) Zeneida Hernández Navas 2-0633-0612 Vocal 2 10 de marzo de 20155.) Rodrigo Rojas Vargas 2-0280-0374 Vocal 3 10 de marzo de 20156.) Rosa Elena Valenciano Rojas 2-0312-0961 Suplente 1 10 de marzo de 2015
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c) Política para la selección, nombramiento y destitución de directores del Comité de Riesgos.
Normado a través del ARTÍCULO 58 del Estatuto Social, Inciso h.- que reza: “Nombrar en caso necesario comisiones de trabajo del consejo de administración”.
d) Políticas para la remuneración de miembros directores del Comité de Riesgos.
Por reglamento los miembros del Comité de Riesgos no reciben remuneración por su labor. Existe un reconocimiento por concepto de transporte a los miembros que así lo requieran.
e) Política interna sobre rotación de los miembros directores del Comité de Riesgos.En lo que corresponde a la rotación de los miembros del Comité de Riesgos; son elegidos por un período de un año, con vencimiento al 31 de marzo de cada año, pudiendo ser reelectos.
f) Política sobre las abstenciones a votar.Se encuentran contempladas en el artículo #59 del Estatuto Social el cual reza lo siguiente: “Los miembros del Consejo de Administración y el gerente responderán con sus bienes, por actos notoriamente contrarios a los intereses de la Cooperativa, que ejecuten o permitan ejecutar, o que infrinjan la ley o el estatuto, si de estos actos derivan pérdidas a la cooperativa, sin perjuicio de las demás penas que les correspondan.
Solamente quedará exento el director o gerente que desee salvar su responsabilidad personal, solicitando se haga constar su voto o criterio contrario en el libro de actas".
g) Cantidad de sesiones celebradas durante el año 2015 por el Comité de Riesgos
Ordinarias 12Extraordinarias 0
9.- INFORME COMITÉ DE TECNOLOGÍA DE INFORMACIÓN PARA LA ASAMBLEA ANUAL DE COOPECAR R.L. POR DELEGADOS PERÍODO 2015.
a) Nombre del Comité y Cantidad de Miembros.El Comité de Tecnología de Información es una instancia asesora y de coordinación en temas de tecnología y su gestión. Sus miembros serán nombrados por un período de un año con vencimiento al 31 de marzo del 2015, pudiendo ser reelectos. Está conformado por cinco miembros e integrado de la siguiente manera: un Director Propietario, un miembro del Comité de Vigilancia, el Gerente General de la entidad, el Responsable del Departamento de Informática y el Responsable de la Función de Riesgos.I. Cantidad de miembros independientes: Este Comité no cuenta con miembros independientes en su composición.II. Funciones y Responsabilidades.Son funciones del Comité de Tecnología de Información las siguientes:
• Asesorar en la formulación del plan estratégico de TI.
• Proponer las políticas generales sobre TI.
• Revisar periódicamente el marco para la gestión de TI.
• Proponer los niveles de tolerancia al riesgo de TI en congruencia con el perfil tecnológico de la entidad.
• Presentar al menos semestralmente o cuando las circunstancias así lo ameriten, un reporte sobre el impacto de los riesgos asociados a TI.
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• Monitorear que la alta gerencia tome medidas para gestionar el riesgo de TI en forma consistente con las estrategias y políticas y que cuenta con los recursos necesarios para esos efectos.
• Recomendar las prioridades para las inversiones en TI.
• Proponer el Plan Correctivo - Preventivo derivado de la auditoría y/o supervisión externa de la gestión de TI.
• Dar seguimiento a las acciones contenidas en el Plan Correctivo - Preventivo.
III. Aspectos de mayor relevancia tratados por el Comité de Tecnología de Información en el año 2015.A continuación se detallan los aspectos de mayor relevancia tratados por el Comité de Tecnología de Información, durante el año 2015:
• Revisar y aprobar el Perfil Tecnológico de COOPECAR R.L. para SUGEF.
• Presentar al Consejo de Administración los informes de las gestiones realizadas por el Comité.
• Conocer, Analizar y Aprobar los planes, políticas, procedimientos, instructivos y demás documentación generada por el Departamento de TI para su correcto funcionamiento de acuerdo con lo que establece la Normativa SUGEF 14-09, dentro de los que se destacan, el Plan de Adquisiciones, Plan de Infraestructura, Plan Anual Operativo, Presupuesto de TI, Informe de Desempeño, Plan de Continuidad de TI entre otros.
• Conocer, Analizar y Aprobar los informes de labores, encuestas de satisfacción de usuarios, y de seguridad, así como los informes estadísticos de la mesa de ayuda emanados del Departamento de TI y resolver según corresponda.
• Conocer, Analizar y Aprobar los requerimientos relacionados con la implementación de nuevas normativas de SUGEF y gestionar los recursos necesarios para tales fines ante la Administración.
• Conocer, analizar y coordinar las acciones pertinentes con respecto al proceso de auditoría interna para la función de TI que fue ejecutado por el Órgano de Control Interno en coordinación con la empresa Monarch Business Consulting.
• Conocer, Analizar y Aprobar las propuesta de adquisición de Hardware y Software, así como las necesidades mantenimiento aplicables a la plataforma tecnológica, presentadas por el Departamento de TI para solventar los requerimientos que las diferentes áreas de la organización plantean para su correcto funcionamiento.
b) Integración del Comité de Tecnología de Información.
NOMBRE COMPLETO NÚMERO DE CÉDULA CARGO FECHA DEL ÚLTIMO NOMBRAMIENTO
Miguel Ángel Castro Chaves 2-0292-1099 Presidente 10 de marzo 2015Andrés Blanco Rojas 2-0498-0545 Secretario 10 de marzo 2015
Luis Andrés Rodríguez Rojas 1-1040-0628 Vocal 1 10 de marzo 2015Gerardo Olivier González Corrales 2-0318-0730 Vocal 2 10 de marzo 2015
Marta Iris Blanco Zúñiga 2-0413-0630 Vocal 3 10 de marzo 2015
c) Política para la selección, nombramiento y destitución de directores del Comité de Tecnología de Información.Normado a través Artículo 58 del Estatuto Social, Inciso h que reza: “Nombrar en caso necesario comisiones de trabajo del Consejo de Administración”.
Movimientos registrados en el Comité de Tecnología de Información.Durante este periodo se incorporó por acuerdo del Consejo de Administración a la señora Marta Iris Blanco Zúñiga.
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d) Políticas para la remuneración de miembros directores del Comité de Tecnología de Información.Por reglamento los miembros del Comité de Tecnología de Información no reciben remuneración por su labor. Existe un reconocimiento por concepto de transporte a los miembros que así lo requieran.
e) Política interna sobre rotación de los miembros directores del Comité de Tecnología de Información.En lo que corresponde a la rotación de los miembros del Comité de TI, son elegidos por un período de un año, con vencimiento al 31 de marzo de cada año, pudiendo ser reelectos.
f) Política sobre las abstenciones a votar.Para este Comité no aplica la política fundamentada en que su función es estrictamente la de recomendar al Consejo de Administración.
g) Cantidad de sesiones celebradas durante el año 2015 por el Comité de Tecnología de información. Ordinarias 4 Extraordinarias 0
10.- INFORME COMITÉ DE SALUD OCUPACIONAL Y SEGURIDAD PARA LAASAMBLEA ANUAL DE COOPECAR R.L. POR DELEGADOS PERÍODO 2015.
a) Nombre del Comité y Cantidad de Miembros
El Comité de Salud Ocupacional y Seguridad Laboral es un cuerpo colegiado nombrado por el Consejo de Administración, el cual responderá a éste último y podrá coordinar acciones a nivel interno a través de la Gerencia General. Sus miembros serán nombrados por un período de un año con vencimiento al 31 de marzo de 2016, pudiendo ser reelectos.
Está conformado por cinco miembros integrados de la siguiente manera: un representante de la Administración en su calidad de patrono, un representante de los cuerpos directivos y un representante de los funcionarios, además de dos suplentes (funcionarios y/o directores).
I. Cantidad de miembros independientes: Este Comité no cuenta con miembros independientes en su composición.
II. Funciones y Responsabilidades:
Son funciones del Comité de Salud Ocupacional y Seguridad:
1. Velar porque se cumplan las políticas y disposiciones en materia de Salud Ocupacional y Seguridad Laboral.2. Recomendar las medidas de prevención y vigilar que las mismas se cumplan.3. Promover la capacitación en temas alusivos a la Salud Ocupacional y Seguridad Laboral.4. Proponer modificaciones al Reglamento Interno de Trabajo del Comité.5. Investigar cualquier riesgo laboral que ocurra para determinar sus causas con el fin de proponer medidas pertinentes
que contribuyan con la prevención de accidentes.6. Recomendar a la Gerencia, o en su defecto al Consejo de Administración, las medidas que deben aplicarse para
prevenir y mitigar los posibles riesgos a los que se encuentra expuesta la cooperativa y sus trabajadores.7. Asesorar sobre las normas de higiene y salud ocupacional.
III. Aspectos de mayor relevancia tratados por el Comité de Salud Ocupacional y Seguridad en el año 2015
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A continuación se detallan los aspectos de mayor relevancia tratados por el Comité de Salud Ocupacional y Seguridad Laboral, durante el año 2015:
- Se concluyó el Proceso de Capacitación para los miembros de la Brigada de Emergencias, a través del Ingeniero Erick Arce de la empresa A&G. Cada una de las sesiones desarrolladas tuvo una duración de 4 horas. Se logró abordar los módulos pendientes: “Evacuación de Edificios” y “Prevención y Combate de Incendios”.
- Se efectuaron dos simulacros avisados (sismo y asalto) y un simulacro no avisado (incendio). Para todos los casos se coordinó con las autoridades correspondientes, y se realizó una evaluación de resultados con la asesoría profesional del Ingeniero Erick Arce.
- Se concretó una Actividad Social Recreativa para los funcionarios, fuera del horario laboral, con el propósito de promover buenos hábitos de Salud Física y Mental.
- Se elaboraron tres Campañas de Información y Sensibilización dirigidas a funcionarios y directores, abordando los siguientes temas: Primeros Auxilios Básicos, Prevención y Combate de Incendios, y Evacuación de Edificios.
- Se actualizó la Hoja Médica mediante la aplicación Infopath, en la cual se consigna para cada funcionario la siguiente información: Datos Personales, Tipo de Sangre, Nivel de Presión Arterial, Nivel de Glucosa, Padecimientos Comunes, Alergias, Medicamentos y Dosis, y Contactos en Caso de Emergencia.
- La Capacitación Anual para todos los funcionarios estuvo a cargo de la señora Yanuri Guzmán, Psicóloga, quien abordó el tema de Primeros Auxilios Psicólogos, como parte del apoyo emocional que se debe brindar en una crisis de cualquier índole.
- Se capacitó a 13 funcionarios acerca del manejo de extintores.
- Se revisó el Plan de Emergencias de la Cooperativa, y se elaboró un resumen sobre Procedimientos Generales ante Emergencias, el cual fue hecho de conocimiento de todos los funcionarios.
- Se mejoró la rotulación de las Oficinas Centrales y Sucursales, acorde con los estándares internacionales establecidos para tal efecto.
- Se brindó mantenimiento mensual al botiquín, mediante la bitácora elaborada para tal efecto.
- Con el apoyo del Comité de Educación por medio de la Reserva de Bienestar Social, se renovó el convenio con APAMAR, mediante el cual los funcionarios de la cooperativa acceden al servicio de terapia física.
- Se participó en actividades de la Comisión de Emergencias de Zarcero.
- Se elaboró el Plan de Trabajo 2015 del Comité de Salud Ocupacional y Seguridad, debidamente alineado con el enfoque de Cuadro de Mando Integral.
b) Integración del Comité de Salud Ocupacional y Seguridad
Nombre Completo Cédula Cargo Último nombramiento
Sindy María Rodríguez Cubillo 2-0651-0723 Presidenta 10 de marzo de 2015Luis Andrés Rodríguez Rojas 1-1040-0628 Secretario 10 de marzo de 2015
Roxana Arce Morera 2-0407-0156 Vocal 1 10 de marzo de 2015Manuel Antonio Segura Huertas 2-0644-0884 Suplente 1 10 de marzo de 2015
Hellen Barrantes Valenciano 2-0569-0563 Suplente 2 10 de marzo de 2015
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c) Política para la selección, nombramiento y destitución de directores del Comité de Salud Ocupacional y Seguridad.
Normado a través del ARTÍCULO 58 del Estatuto Social, Inciso h.- que reza: “Nombrar en caso necesario comisiones de trabajo del Consejo de Administración”.
d) Políticas para la remuneración de miembros directores del Comité de Salud Ocupacional y Seguridad.
Por reglamento, los miembros del Comité de Salud Ocupacional y Seguridad, no reciben remuneración por su labor. Existe un reconocimiento por concepto de transporte a los miembros que así lo requieran.
e) Política interna sobre rotación de los miembros directores del Comité de Salud Ocupacional y Seguridad
En lo que corresponde a la rotación de los miembros del Comité de Salud Ocupacional y Seguridad; son elegidos por un período de un año, con vencimiento al 31 de marzo de cada año, pudiendo ser reelectos.
f) Política sobre las abstenciones a votar.
Se encuentran contempladas en el artículo #59 del Estatuto Social el cual reza lo siguiente: “Los miembros del Consejo de Administración y el gerente responderán con sus bienes, por actos notoriamente contrarios a los intereses de la Cooperativa, que ejecuten o permitan ejecutar, o que infrinjan la ley o el estatuto, si de estos actos derivan pérdidas a la cooperativa, sin perjuicio de las demás penas que les correspondan”.
Solamente quedará exento el director o gerente que desee salvar su responsabilidad personal, solicitando se haga constar su voto o criterio contrario en el libro de actas.
g) Cantidad de sesiones celebradas durante el año 2015 por el Comité de Salud Ocupacional y Seguridad
Ordinarias 10Extraordinarias 0
11.- INFORME DEL COMITÉ DE CRÉDITO PARA LA ASAMBLEAANUAL DE COOPECAR R.L. POR DELEGADOS PERÍODO 2015.
a) Nombre del Comité y Cantidad de Miembros.
El Comité de Crédito, tiene como principal objetivo regular lo concerniente a los propósitos y condiciones en que serán otorgados los créditos a los asociados de la Cooperativa de Ahorro y Crédito de Alfaro Ruiz, COOPECAR R.L. Está integrado por tres miembros, elegidos por un período de un año, con vencimiento al 31 de marzo de cada año, pudiendo ser reelectos.
I. Cantidad de miembros independientes: Este Comité no cuenta con miembros independientes en su composición.
II. Funciones y Responsabilidades.
a) Estudiar y resolver sobre las solicitudes de crédito que le sean presentadas dentro de sus atribuciones.b) Recomendar las políticas generales de crédito y gestión de cobranza.c) Recomendar soluciones de gestiones de cobranza.
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d) Recomendar los procedimientos para la evaluación, aprobación y otorgamiento de los créditos.e) Recomendar las atribuciones que atañen y competen al área de crédito y cobranza según los diferentes
órganos de aprobación que para este efecto define el Consejo de Administración.f) Recomendar el régimen de excepciones.g) Recomendar las políticas de provisiones y castigos, en caso de que lo considere conveniente.
III. Aspectos de mayor relevancia tratados por el Comité de Crédito durante el año 2015.
A continuación detallamos los aspectos de mayor relevancia tratados por el Comité de Crédito durante el período 2015:a) Análisis, discusión y resolución de las solicitudes de crédito que a este Comité le compete conocer, otorgándose los
siguientes créditos:
CRÉDITOS OTORGADOS DURANTE EL AÑO 2015:
PERIODO 2015
Cantidad MontoENERO 63 154,265,000.00
FEBRERO 57 211,640,000.00
MARZO 90 326,245,000.00
ABRIL 69 249,720,000.00
MAYO 60 232,135,000.00
JUNIO 44 128,675,000.00
JULIO 68 174,150,000.00
AGOSTO 69 149,390,000.00
SEPTIEMBRE 78 209,691,000.00
OCTUBRE 70 218,315,000.00
NOVIEMBRE 76 197,665,000.00
DICIEMBRE 65 141,670,000.00
ACUMULADO 809 2,393,561,000.00
b) Integración del Comité de Crédito.
Nombre. # Cédula. Cargo. Fecha último nombramiento.
1.) Miguel Ángel Castro Chaves 2-0292-1099 Presidente 03 de junio 20152.) Andrés Eduardo Blanco Rojas 2-0498-0545 Secretario 03 de junio 2015
3.) Andrea Blanco González 1-1412-0489 Vocal I 03 de junio 2015
c) Políticas para la Selección, Nombramiento y Destitución de directores del Comité de Crédito.
Normado a través del ARTÍCULO 58 del Estatuto Social, Inciso h.- que reza:
“Nombrar en caso necesario comisiones de trabajo del consejo de administración”.
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Movimientos registrados en el Comité de Crédito.
En el mes de junio del año 2015, se presentó un cambio en la integración del Comité de Crédito, aprobado por el Consejo de Administración, donde la señora Andrea Blanco González, sustituye a la señora Elizabeth Marín Borbón.d) Políticas para la remuneración de miembros del Comité de Crédito.
Por reglamento los miembros del Comité de Crédito no reciben remuneración por su labor. Existe un reconocimiento por concepto de transporte a los miembros que así lo requieran.
e) Política interna sobre rotación de los miembros del Comité de Crédito.
En lo que corresponde a la rotación de los miembros del Comité de Crédito; son elegidos por un período de un año, con vencimiento al 31 de marzo de cada año, pudiendo ser reelectos.
f) Política sobre las abstenciones a votar.
Se encuentran contempladas en el artículo #59 del Estatuto Social el cual reza lo siguiente: “Los miembros del Consejo de Administración y el gerente responderán con sus bienes, por actos notoriamente contrarios a los intereses de la Cooperativa, que ejecuten o permitan ejecutar, o que infrinjan la ley o el estatuto, si de estos actos derivan perdidas a la cooperativa, sin perjuicio de las demás penas que les correspondan”. Solamente quedará exento el director o gerente que desee salvar su responsabilidad personal, solicitando se haga constar su voto o criterio contrario en el libro de actas.
g) Número de sesiones celebradas por el Comité de Crédito durante el año 2015.
Ordinarias: 248Extraordinarias: 0
12.- INFORME DEL COMITÉ DE PLANIFICACIÓN Y CONTROL PARA LAASAMBLEA ANUAL DE COOPECAR R.L. POR DELEGADOS PERÍODO 2015.
a) Nombre del Comité y Cantidad de Miembros.El Comité de Planificación y Control sufrió cambios de conformación durante el periodo 2015, y ahora se encuentra conformado por siente miembros, dos directores del Consejo de Administración, cuatro directores del Comité de Educación y Bienestar Social, y el Gerente General, elegidos por un período de un año, con vencimiento al 31 de marzo de cada año, pudiendo ser reelectos.
I. Cantidad de miembros independientes: Este Comité no cuenta con miembros independientes en su composición.
II. Funciones y Responsabilidades.
Son funciones del Comité de Planificación y Control las siguientes:
• Evaluar el desempeño y logro de los objetivos y planes operativos y estratégicos.• Definir y recomendar las modificaciones a las normas, manuales, reglamentos, y procedimientos que tiene la
cooperativa.• Elaborar cuando corresponda normas, manuales, reglamentos y procedimientos necesarios para el buen
funcionamiento de la organización.
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III. Aspectos de mayor relevancia tratados por el Comité de Planificación y Control durante el año 2015.A continuación detallamos los aspectos de mayor relevancia tratados por el Comité de Planificación y Control durante el período 2015:
a. Evaluación del Plan de Trabajo del Comité correspondiente al año 2014.b. Evaluación del Presupuesto de Ingresos y Gastos de Coopecar R.L. del año 2014.c. Evaluación del Instrumento de Evaluación Gerencial correspondiente al año 2014. d. Evaluación del Plan Anual Operativo de Coopecar correspondiente al Año 2014e. Evaluación del Presupuesto de Ingresos y Gastos Primer Semestre año 2015f. Evaluación del Instrumento de Evaluación Gerencial Primer Semestre año 2015 g. Evaluación del Plan Anual Operativo de Coopecar Primer Semestre 2015h. Elaboración del Programa de Trabajo del Comité para el periodo 2015.i. Revisión y análisis de políticas, reglamentos y normas internas de la Cooperativa, las cuales cumpliendo el
debido proceso fueron presentadas ante el Consejo de Administración. Los documentos revisados y analizados son los siguientes:• Reglamento de Crédito de Coopecar R.L.• Código de Buen Gobierno Corporativo• Código de ética y Disciplina del Buen Gobierno Corporativo• Manual de Procedimientos del Comprobante de Ahorro a Plazo Fijo• Manual de Estímulos Económicos por Recargo de Funciones • Manual para la Emisión de Cheques para Coopecar R.L.• Políticas de Recursos Humanos de Coopecar R.L.• Reglamento del Comprobante Cooperativo de Ahorro a Plazo• Reglamento de Ahorros a la Vista de Coopecar R.L.• Reglamento de Caja Chica de Coopecar R.L.• Reglamento para uso del vehículo de Coopecar R.L.• Reglamento de Gastos de Viaje y Transporte de Coopecar R.L.• Reglamento de Bienes en Uso de Coopecar R.L.• Política para el Fortalecimiento del Capital Social• Fue creado el Protocolo de Seguridad.
b) Integración del Comité de Planificación y Control.
Nombre. # Cédula. Cargo. Fecha último nombramiento.
1.) Carlos Luis López Ordóñez 5-0113-0872 Presidente 10 de marzo 2015
2.) Martha Iris Blanco Zúñiga 2-0413-0630 Vice-Presidente 10 de marzo 2015
3.) Miguel Ángel Castro Chaves 2-0292-1099 Secretario 10 de marzo 2015
4.) Carlos Luis Solano Rodríguez 2-0304-0387 Vocal I 10 de marzo 2015
5.)Hellen Barrantes Valenciano 2-0569-0563 Vocal II 10 de marzo 20156.) María Salomé Blanco Rojas 2-0378-00236 Vocal III 10 de marzo 2015
7.) Walter Araya Rodríguez 2-0292-1261 Suplente I 10 de marzo 20158.) Roxana Arce Morera 2-0407-0156 Vocal V 10 de marzo 2015
c) Políticas para la Selección, Nombramiento y Destitución de directores del Comité de Planificación y Control.
Normado a través del ARTÍCULO 58 del Estatuto Social, Inciso h. que reza: “Nombrar en caso necesario comisiones de trabajo del consejo de administración”.
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Movimientos registrados en el Comité de Planificación y Control.Durante este año se presentaron los siguientes movimientos: La salida de los señores Olivier González Corrales, Luis Alejandro Arce Rojas, y el ingreso de la señora María Salomé Blanco Rojas.
d) Políticas para la remuneración de miembros del Comité de Planificación y Control.Por reglamento los miembros del Comité de Planificación y Control no reciben remuneración por su labor. Existe un reconocimiento por concepto de transporte a los miembros que así lo requieran. e) Política interna sobre rotación de los miembros del Comité del Comité de Planificación y Control.En lo que corresponde a la rotación de los miembros del Comité de Planificación y Control son elegidos por un período de un año, con vencimiento al 31 de marzo de cada año, pudiendo ser reelectos.
f) Política sobre las abstenciones a votar.Para este Comité no aplica la política fundamentado en que su función es estrictamente la de recomendar al Consejo de Administración.g) Cantidad de sesiones celebradas durante el año 2015 por el Comité de Planificación y Control.
Ordinarias: 8Extraordinarias: 0
PARTE IIOPERACIONES VINCULADAS.
a) Detalle de las operaciones relevantes que supongan una transferencia de recursos u obligaciones entre la entidad y los Miembros del Consejo de Administración y los Ejecutivos:
1.- Operaciones relacionadas con Activos o Pasivos
Porcentaje con respecto al Patrimonio de la entidad
Número de Miembros del Consejo de Administración y Ejecutivos contemplados en la participación
Créditos otorgados 0.0295% 11Inversiones 0 0Otras operaciones activas 0 0Captaciones a la vista 0.0092% 11Captaciones a plazo 0.0015% 1Captaciones de bonos a través de oferta pública 0 0Otras operaciones pasivas 0 0
2.- Operaciones relacionadas con Ingresos o Gastos
Porcentaje con respecto al Patrimonio de la entidad
Número de Miembros del Consejo de Administración y Ejecutivos contemplados en la participación
Ingresos financieros 0.0042% 11Otros ingresos 0 0Gastos financieros 0.000019% 1Otros gastos 0 0
Nota: Se ha catalogado como ejecutivos a la Gerencia General y a los miembros del Comité de Crédito.
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b) Operaciones con otras personas del Grupo Vinculado, no contempladas en el inciso “a” anterior:
a. En caso de emisores de valores accionarios, detalle las operaciones relevantes que supongan una transferencia de recursos u obligaciones entre Coopecar R.L y los asociados con influencia significativa de la cooperativa.
Al cierre de diciembre 2015, el Patrimonio de la cooperativa sumaba ¢1 650 931 853,00, resultando el 5% un monto de ¢82 546 592,65 por lo cual a ese momento Coopecar R.L. tenía 08 inversionistas cuyos montos superaron ese 5%, los cuales se incluyen en el siguiente cuadro. Asimismo, a esa fecha Coopecar R.L., y tres deudores que superó el 5% del Patrimonio. En el siguiente cuadro se detalla lo señalado:
Código de Persona Física o Jurídica. Tipo de Operación. Monto en Colones.458 C.D.Ps 142,296,211.641543 C.D.Ps 136,190,538.947943 C.D.Ps 136,187,668.65
50000498 C.D.Ps 121,144,831.231893 C.D.Ps 110,522,748.248824 C.D.Ps 96,247,853.591452 C.D.Ps 93,447,796.126389 C.D.Ps 85,008,197.72874 Crédito 89,132,423.45
1701 Crédito 84 152 362,076515 Crédito 83 547 913,43
Respecto de las partidas de “Ingresos o Gastos”, el total de ingresos del año 2015 sumó ¢985 185 118, siendo el 10% un monto de ¢98 518 511.80, importante señalar que en este caso no se tienen partidas relacionadas con montos que sean iguales o superiores al 10% del total de los ingresos acumulados, pues los pagos o ingresos recibidos por COOPECAR R.L. durante el año 2015, fueron mucho menores a esa cantidad.
1.- Operaciones relacionadas con Activos o PasivosCréditos otorgadosInversionesOtras operaciones activasCaptaciones a la vistaCaptaciones a plazoCaptaciones de bonos a través de oferta públicaOtras operaciones pasivas2.- Operaciones relacionadas con Ingresos o GastosIngresos financierosOtros ingresosGastos financierosOtros gastos
Porcentaje con respecto al Patrimonio de la entidad
0.1105%00
0.0298%0.0205%
00
Porcentaje con respecto al Patrimonio de la entidad
0.0138%0
0.0031%0
Número de personas contempladas en la participación
5600751300
Número de personas contempladas en la participación
560130
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PARTE IIIASPECTOS DE AUDITORIA EXTERNA
Con el propósito de auditar los Estados Financieros de Coopecar R.L. correspondientes al período 2015 y cumplir con la normativa vigente, COOPECAR R.L. contrató los servicios profesionales del Despacho Castillo Dávila &Asociados representado por el Lic. Jorge Arturo Castillo Bermúdez, Socio.Para preservar la independencia del Despacho Castillo Dávila &Asociados, la Cooperativa dispone de los siguientes mecanismos: El representante del Despacho no es asociado de Coopecar R.L., su oficina particular es independiente a las oficinas de la Cooperativa, y además no existe ningún parentesco de consanguinidad o afinidad con directores y/o funcionarios administrativos de Coopecar R.L.
PARTE IVASPECTOS DE LA ESTRUCTURA DE PROPIEDAD
A continuación se presenta un cuadro de los miembros del Consejo de Administración, Gerente General y miembros de comités de apoyo que poseen participación accionaria, directa o indirecta, en el capital social de Coopecar R.L.
Nombre. # Cédula. Cargo. # De acciones directas.
# Acciones indirectas.
% Total sobre el capital social.
Consejo de AdministraciónRodrigo Rojas Vargas 2-0280-0374 Presidente. No tiene No tiene 0.1072Rónald Blanco Vásquez 2-0370-0386 Vice. Presidente No tiene No tiene 0.0804Eduardo Araya Solís 2-0302-0228 Secretario No tiene No tiene 0.1212Marta Iris Blanco Zúñiga 2-0413-0630 Vocal 1 No tiene No tiene 0.1012Salomé Blanco Rojas 2-0378-0023 Vocal 2 No tiene No tiene 0.0704Nidia Mora Cubero 5-0164-0246 Suplente 1 No tiene No tiene 0.0388Carlos Luis López Ordóñez 5-0113-0872 Suplente 2 No tiene No tiene 0.1435
Gerencia General Miguel Ángel Castro Chaves 2-0292-1099 Gerente No tiene No tiene
0.1819Comité de Vigilancia Luis Alejandro Arce Rojas 2-0460-0669 Presidente No tiene No tiene 0.1071Ileana Salazar Chacón 2-0427-0452 Vice Presidente. No tiene No tiene 0.0483Olivier González Corrales 2-0318-0730 Secretario. No tiene No tiene 0.0776Rosa Elena Valenciano Rojas 2-0312-0961 Suplente. No tiene No tiene 0.0728
Comité de Educación
Carlos Solano Rodríguez 2-0304-0387 Presidente No tiene No tiene 0.1301Ana Lucia Vargas Quirós 2-0383-0685 Vice Presidente No tiene No tiene 0.2297Hellen Barrantes Valenciano 2-0569-0563 Secretaria. No tiene No tiene 0.0050Walter Araya Rodríguez 2-0292-1261 Vocal 1 No tiene No tiene 0.0983Roxana Arce Morera 2-0407-0156 Vocal 2 No tiene No tiene 0.0226
Comité de Activos y PasivosRodrigo Rojas Vargas 2-0280-0374 Presidente. No tiene No tiene 0.1072Miguel Castro Chaves. 2-0292-1099 Vicepresidente No tiene No tiene 0.1819Eduardo Araya Solís. 2-0302-0280 Secretario No tiene No tiene 0.1212Ileana Salazar Chacón. 2-0427-0452 Primer Vocal No tiene No tiene 0.0483Ana Lucia Vargas Quirós. 2-0383-0685 Segundo Vocal No tiene No tiene 0.2297Nidia Mora Cubero. 5-0164-0246 Tercer Vocal No tiene No tiene 0.0388
53
1. Por ser COOPECAR R.L. una organización cooperativa, no tiene estructura accionaría. 2. Coopecar R.L. no goza de asociados que posean influencia significativa para realizar oferta pública de acciones en
el mercado costarricense.13. INFORME DE LA GERENCIA PARA LA ASAMBLEAANUAL DE
COOPECAR R.L. POR DELEGADOS PERÍODO 2015.
Señores delegados, asociados, miembros de los cuerpos directivos y personal administrativo de COOPECAR R.L, agradeciendo a Dios la oportunidad de un año más de vida al frente de esta noble empresa, me permito presentar el informe de labores administrativas-financieras desarrolladas por la cooperativa durante el período comprendido entre el 01 de enero al 31 de diciembre 2015.
1. MEMBRECIALa membrecía aumentó en 53 nuevos asociados para un porcentaje del 1,0%, con un promedio mensual de 15.08,
Comparativo de la membrecía durante los últimos 5 años
AÑO CANTIDAD AUMENTO EFECTIVO PROMEDIO MENSUAL2011 4777 225 18,752012 4921 144 12,002013 5013 92 7,662014 5066 53 4,412015 5137 71 5,92
2. CAPITAL SOCIAL
El capital social durante el 2015 aumentó en ¢90 878 200.87 para un porcentaje del 8.51%
El comportamiento del capital social durante los últimos 5 años es el siguiente:AÑO MONTO AUMENTO PROMEDIO PORCENTAJE2011 1 003 665 072,00 88 282 925,00 7 356 910,42 9,64%2012 1 067 900 393,00 64 235 321,00 5 352 943,42 6,40%2013 1 158 778 594,00 90 878 200,00 7 573 183,33 8,51%2014 1 242 014 813,00 83 236 219,00 6 936 351,00 7,18%2015 1 327 110 965,07 85 096 152,07 7 091 346,01 6,85%
54
Importante destacar que un buen crecimiento del Capital Social, fortalece la Suficiencia Patrimonial de toda empresa, especialmente de las entidades financieras que deben cumplir con este indicador que exige la SUGEF, el cual oficialmente no debe ser inferior de 10, y el indicador más bajo que nuestra cooperativa obtuvo en el 2015, fue de un 20,98, según lo muestra el siguiente cuadro:
INDICADOR DE SUFICIENCIA PATRIMONIALPERIODO 2015
ENERO 24,09FEBRERO 23,99MARZO 23,94ABRIL 23,34MAYO 23,50JUNIO 23,19JULIO 23,00
AGOSTO 21,52SETIEMBRE 21,15OCTUBRE 20,98
NOVIEMBRE 21,11DICIEMBRE 21,27
3. AHORROS A LA VISTAEn diciembre 2014, el ahorro a la vista sumaba ¢931 393 862,00 y al 31 de diciembre 2015 cerró con un monto de ¢1 133 960 884,46, presentándose un aumento de ¢202 567 022,46 para un porcentaje de un 21,74%. Seguidamente se muestra el comportamiento de los últimos 5 años:
AÑO MONTO AUMENTO PROMEDIO PORCENTAJE2011 765 914 757.00 -17 832 772.00 -1 486 064.00 -2.28%2012 873 677 464.00 107 762 707.00 8 980 225.00 14.07%2013 852 994 632.00 -20 682 832.00 -1 723 569.00 -2.37%2014 931 393 862.00 78 399 230.00 6 533 269.00 9.19%2015 1 133 960 884,46 202 567 022,46 16 880 585,20 21.74%
55
4. AHORRO NAVIDEÑO
El ahorro navideño aumentó en el 2015 con respecto al 2014 en ¢18 142 531,26 para un porcentaje del 19,30%. Seguidamente se muestra el comportamiento de los últimos 5 años:
AÑO MONTO AUMENTO PROMEDIO PORCENTAJE2011 107 872 115,00 -2 215 530,00 -184 627,00 -2.01%2012 69 411 189,00 -38 460 926,00 -3 205 077,00 -35.65%2013 81 142 365,00 11 731 176,00 977 598,00 16.90%2014 94 002 519,00 12 860 154,00 1 071 679,00 15.85%2015 112 145 050,26 18 142 531,26 1 511 877,61 19,30%
5. DEPOSITO A PLAZO
En diciembre 2014, el ahorro a plazo fijo sumaba ¢4 108 922 082.00 y al 31 de diciembre 2015 cerró con un monto de ¢4 726 740 943,86, con un aumento de ¢617 818 861,86 para un porcentaje de aumento de 15,03%, cumpliendo así la política dispuesta por el Consejo de Administración de desestimular las captaciones de ahorro a plazo a través de una disminución de las tasas pasivas, con el objetivo de bajar a su vez el costo promedio de las captaciones para contribuir en la mejora del margen de intermediación.
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Seguidamente se muestra el comportamiento de los últimos 5 años:
AÑO MONTO AUMENTO PROMEDIO PORCENTAJE2011 3 203 830 239,00 660 745 580,00 55 062 131,00 25.98%2012 3 612 704 563,00 408 874 324,00 34 072 860,00 12.76%2013 4 212 726 136,00 600 021 573,00 50 001 797,00 16.61%2014 4 108 922 082,00 -103 804 053,00 8 650 337,00 -2.46%2015 4 726 740 943,86 617 818 861,86 51 484 905,16 15,03%
6. CARTERA DE CRÉDITOSEn diciembre 2014, la cartera crediticia sumaba ¢4 749 363 607.00 y al 31 de diciembre 2015 cerró con un monto de ¢5 493 038 287,14 con un aumento de ¢743 674 680,14 y un porcentaje de aumento de un 15.65%, el cual representa sin duda alguna un tope histórico de colocación. El Comportamiento de la cartera crediticia durante los últimos 5 años es el siguiente:
AÑO MONTO AUMENTO PROMEDIO PORCENTAJE2011 3 383 243 863,00 -37 918 205,00 -31 59 850.00 -1.11%2012 3 913 374 238,00 530 130 375,00 44 177 531.00 15.67%2013 4 006 215 770,00 92 841 532,00 7 736 794.00 2.37%2014 4 749 363 607,00 743 147 837,00 61 928 986.00 18.55%2015 5 493 038 287,14 743 674 680,14 561 972 890,01 15.65%
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6.1 CRÉDITOS FORMALIZADOS
COMPARATIVO 2014-2015
PERIODO CANTIDAD MONTOPERIODO 2014 928 2 396 434 000,00PERIODO 2015 809 2 393 561 000,00DIFERENCIA 119 2 873 000,00
6.2 MOROSIDADEl índice de morosidad legal se refiere a los saldos del principal con atrasos mayores a 90 días, incluyendo la cartera en cobro judicial. El índice de morosidad financiera se refiere a las cuotas vencidas de los créditos. En cuando a la morosidad en el año 2015, debemos reconocer que lamentablemente y a pesar de los esfuerzos realizados por la Cooperativa a través de la gestión de crédito, la morosidad ha venido incrementándose en los últimos años, y uno de los meses con el porcentaje más alto del año fue enero con un 2.02%, y el más bajo mayo con un 1.47%.
Seguidamente se incluye una tabla que muestra los índices de los doce meses:
MOROSIDAD (últimos 12 meses)MES Financiera Legal Suma
ene-15 1,12% 0,90% 2,02%feb-15 1,04% 0,57% 1,61%mar-15 1,01% 0,55% 1,56%abr-15 0,99% 0,54% 1,53%may-15 0,94% 0,53% 1,47%jun-15 0,96% 0,58% 1,54%jul-15 1,01% 0,57% 1,58%ago-15 1,02% 0,56% 1,58%sep-15 1,09% 0,52% 1,61%oct-15 1,11% 0,51% 1,62%nov-15 1,14% 0,61% 1,75%dic-15 1,17% 0,61% 1,78%
6.3 CLASIFICACIÓN DE CARTERA DE CRÉDITO
La clasificación de la cartera al 31 de diciembre 2015, fue el siguiente:
Descripción Principal Producto por cobrar Total de cartera Estimación
incobrablesPorcen-tajes
De riesgo normal 4,703,551,268.61 43,297,833.56 4,746,849,102.17 11,533,435.14 85.627%De riesgo normal 179,429,954.38 3,178,639.06 182,608,593.44 1,718,744.47 3.266%De riesgo circunstancial 155,031,995.44 4,245,057.60 159,277,053.04 2,479,646.21 2.822%De riesgo medio 63,278,925.49 2,388,508.24 65,667,433.73 2,541,154.61 1.152%
58
De alto riesgo 46,706,660.37 1,903,865.40 48,610,525.77 4,051,419.89 0.850%De alto riesgo 10,859,525.06 470,883.93 11,330,408.99 58,577.57 0.198%Con pérdidas esperadas significativas
542,985.05 36,045.54 579,030.59 434,272.94 0.010%
De dudosa recuperación 333,636,972.74 13,785,933.68 347,422,906.42 61,294,709.02 6.074%
Total de Provisión 5,493,038,287.14 69,306,767.01 5,562,345,054.15 84,111,959.85 100.000%
7.- ESTADOS FINANCIEROS 2015
COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO DE ALFARO RUIZ R. L.BALANCE GENERAL
AL 31 DICIEMBRE 2015 Y 2014(En colones sin céntimos)
ACTIVOS Nota 2015 2014¢ ¢
Disponibilidades 10.1 602.392.743 358.462.815
Efectivo 108.223.350 64.085.523Entidades financieras del país 494.169.393 294.377.292Inversiones en instrumentos financieros 4.1-10.2 2.042.632.012 1.694.340.812Disponibles para la venta 1.990.381.479 1.632.824.371Producto por cobrar 52.250.533 61.516.441Cartera de Crédito 5.4-1-5.4.2-
5.4.3-5.4.4-10.35.442.884.843 4.701.128.322
Créditos vigentes 3.612.138.354 3.414.818.520Créditos vencidos 1.847.292.520 1.291.808.998Créditos en Cobro Judicial 33.607.413 42.736.089Producto por cobrar 69.306.767 60.189.126(Estimación por deterioro) 5.3 -119.460.211 -108.424.411Cuentas y comisiones por cobrar 1.391.290 346.290Otras cuentas por cobrar 1.391.290 1.846.290Estimación por deterioro cuentas y comisiones por cobrar 0 -1.500.000Bienes realizables 0 0Bienes y valores adquiridos en recuperación de créditos 0 0Participaciones en el capital de otras empresas (neto) 10.14 1.892.955 6.006.031Inmuebles, mobiliario y equipo (neto) 10.4 91.658.327 103.561.909Otros Activos 10.15 41.786.074 42.983.147Activos Intangibles 35.184.329 35.352.625Otros Activos 6.601.744 7.630.522TOTAL DE ACTIVOS 8.224.638.244 6.906.829.326
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COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO DE ALFARO RUIZ R. L.BALANCE GENERAL
AL 31 DICIEMBRE 2015 Y 2014(En colones sin céntimos)
Nota 2015 2014PASIVOS Y PATRIMONIOPASIVOSObligaciones con el público 9-10.5 6.047.164.880 5.205.379.587A la vista 1.145.946.632 957.880.294A plazo 4.826.900.246 4.176.438.171Cargos financieros por Pagar 74.318.002 71.061.122Obligaciones con Entidades 10.6 396.645.300 119.949.868A plazo 396.645.300 119.949.868Cuentas por pagar y provisiones 10.7 93.716.789 109.779.373Provisiones 29.272.033 36.021.623Otras cuentas por pagar diversas 64.444.756 73.757.750Otros pasivos 10.16 36.179.422 6.239.392Ingresos diferidos 36.179.422 6.239.392TOTAL DE PASIVOS 6.573.706.391 5.441.348.220PATRIMONIOCapital Social 10.8 1.327.110.678 1.242.014.813Capital Pagado 1.327.110.678 1.242.014.813Capital donado 0 0Ajustes al patrimonio 83.379.278 24.593.232Superávit por revaluación inmuebles, mobiliario y equipo 27,254,441 27.254.441Ajuste por valuación de inversiones disponibles para la venta 54,789,896 -3.768.078Ajuste por valuación de participaciones en otras empresas 1,334,940 1.106.869Reservas patrimoniales 10.9 170.947.811 152.006.184Resultado del período 69.494.085 46.866.877TOTAL DE PATRIMONIO 1.650.931.853 1.465.481.106TOTAL PASIVO, Y PATRIMONIO 8.224.638.244 6.906.829.326
CUENTAS CONTINGENTES DEUDORAS 0 0OTRAS CUENTAS DE ORDEN DEUDORAS 13 6.691.406.946 5.894.591.716
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COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO DE ALFARO RUIZESTADO RESULTADOS
AL 31 DICIEMBRE 2015 Y 2014( en colones sin céntimos)
Ingreso Financieros Notas ¢ ¢2015 2014
Por disponibilidades 3.002.309 13.283.266Por Inversiones en instrumentos financieros 149.615.168 172.490.774Por cartera de créditos 778.558.987 705.529.658Por ganancia por diferencia de cambios y UD 1.576.724 926.467Por otros ingresos financieros 0 0
Total de Ingresos financieros 10.10 932.753.188 892.230.165
Gastos financierosPor Obligaciones con el Público 461.491.160 457.167.330Por Obligaciones Financieras 16.682.620 1.173.893Por pérdida por diferencia de cambio y UD 0 0Por otros gastos financieros 0 0Total de Gastos Financieros 10.11 478.173.780 458.341.223Por estimación de deterioro de activos 11.035.800 31.455.128Por recuperación de activos y disminución de estima-ciones y provisiones 0 0
RESULTADO FINANCIERO 443.543.608 402.433.814Otros Ingresos de OperaciónPor Comisiones por servicios 27.895.370 29.604.639Por bienes realizables 1.400.000 0Por otros ingresos operativos 22.535.085 25.844.246Total Otros Ingresos de Operación 51.830.455 55.448.885
Otros Gastos de OperaciónPor bienes realizables 1.400.000 0Por Pérdida por participaciones de capital en otras empresas 4.426.147 0Gastos por provisiones 500.000 0Por otros gastos operativos 934.834 4.798.939Total Otros Gastos de Operación 7.260.982 4.798.939
RESULTADO OPERACIONAL BRUTO 488.113.081 453.083.760
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COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO DE ALFARO RUIZESTADO RESULTADOS
AL 31 DICIEMBRE 2015 Y 2014( en colones sin céntimos)
2015 2014
Gastos AdministrativosGastos de Personal 10.12 290.609.528 282.364.166Otros Gastos de Administración 10.13 110.137.831 109.423.618
Total Gastos Administrativos 400.747.359 391.787.784RESULTADO OPERACIONAL NETO ANTES DE IMPUESTO Y PAR-TICIPACIONES SOBRE LA UTILIDAD
87.365.722 61.295.976
Participaciones sobre la Utilidad 18.473.111 14.429.099Impuesto sobre la renta 0 0Disminución de participaciones sobre la utilidad 601.475 0
RESULTADO DE IMPUESTOS SOBRE LA RENTA Y PARTICI-PACIONES SOBRE LA UTILIDAD
69.494.085 46.866.877
RESULTADO DEL PERIODO 69.494.085 46.866.877
OTROS RESULTADOS INTEGRALES, NETODE IMPUESTOSuperávit por reevaluación de inmuebles, 0 0mobiliario y equipoAjuste por valuación de inversiones en respaldo 58.557.975 -4.992.479de la reserva de liquidezOtros 228.071 -766.247
OTROS RESULTADOS INTEGRALES DEL PERIODO, NETO DE IMPUESTO 58.786.046 -5.758.726
RESULTADOS INTEGRALES TOTALES DEL 128.280.131 41.108.151PERIODO
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8. EXCEDENTES
El periodo 2015 nos dio un resultado de ¢87 967 196 47, y una vez aplicadas las reservas de ley por un monto de ¢18 473 111,27, lo cual nos da un excedente neto a repartir por ¢69 494 085,00 resultando una diferencia positiva con respecto al año 2014 de ¢22 627 208, para un porcentaje del 48.27. Seguidamente presentamos el comportamiento de los excedentes durante los últimos 5 años:
AÑO MONTO AUMENTO PORCENTAJE2011 70 625 749.00 -4 724 812.00 -6.27%
2012 101 337 384.00 30 711 635.00 43.49%
2013 77 583 714.00 -23 753 670.00 -23.44%
2014 46 866 877.00 -30 716 837.00 -39.51%
2015 69 494 085.00 22 627 208.00 48.27%
9. ACCIONES DESARROLLADAS DURANTE EL 2015:
ØParticipamos en la “Feria Zarcero” los días 18 y 19 de abril 2015, y en el “Encuentro Empresarial en Conmemoración del Día Mundial de la leche”, el 03 de junio 2015, donde fueron expuestos y promocionados los servicios y beneficios que brinda la Cooperativa.
ØSe concretó una alianza muy importante con el Banco de Costa Rica, mediante el convenio que nos permite brindar el cobro de servicios públicos por medio del sistema BCR, Pague Fácil.
ØSe llevó a cabo el traslado del ambiente de producción de nuestro sistema transaccional al nuevo servidor de bases de datos (ServidorLocal4), logrando luego de su implementación mejoras muy positivas para la productividad y eficiencia de los procesos que realiza Coopecar R.L.
10. PROPOSITOS PARA EL AÑO 2016: vPromover un clima organizacional propicio para lograr el crecimiento personal y profesional de los funcionarios y
directores de la cooperativa que contribuya al logro de los objetivos de la empresa.
vMantener un proceso constante de actualización y capacitación para los funcionarios y directores de la Cooperativa, con el propósito de mejorar los conocimientos y obtener un mayor nivel de madurez empresarial.
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vRealizar una campaña de fidelización y atracción de asociados potenciales con un perfil favorable para la Cooperativa.
vProyectar la buena imagen de la Cooperativa utilizando diversos medios de participación presencial, digital y otros.
vAdministrar eficientemente los ingresos y egresos de la Cooperativa, que contribuya a una efectiva operatividad de la organización.
vConcretar nuevas alianzas estratégicas con empresas públicas o privadas que propicien la generación de ingresos para la Cooperativa y generación de valor para los asociados.
vMantener los indicadores financieros y de gestión crediticia en los parámetros recomendados por SUGEF.
vVerificar el cumplimiento de las políticas, reglamentos, directrices, procedimientos legales y normativos a los que está sujeta la Cooperativa.
Para terminar, agradecer a Dios el haber guiado nuestros pensamientos y acciones en este año 2015, al Consejo de Administración por las excelentes decisiones en pro de los intereses de la Cooperativa, al Comité de vigilancia por su eficiente y eficaz labor de control, al Comité de Educación y Bienestar Social por la colaboración brindada, al personal de Coopecar R.L. el esfuerzo, dedicación, y colaboración en el cumplimiento de los objetivos y metas, y a todos y cada uno de nuestros asociados y asociadas, por la confianza depositada en esta su empresa Cooperativa, permitiendo de manera exitosa la generación de resultados económicos muy favorables para la organización. A todos muchas gracias y que el TODOPODEROSO los colme de muchas bendiciones en este 2016.
PARTE VIAPROBACIÓN DEL INFORME DE GOBIERNO CORPORATIVO DE COOPECAR RL
El informe anual de gobierno corporativo correspondiente al período 2015, fue aprobado en forma unánime y con carácter de firmeza por el Consejo de Administración de Coopecar RL en Sesión Ordinaria Número 2032 Artículo 11 Acuerdo 11.8.1.1, de fecha 09 de febrero 2016.
Acuerdo 11.8.
Por lo tanto, el Consejo de Administración en cumplimiento con lo dispuesto el Reglamento de Gobierno Corporativo, artículo #7, inciso o), ACUERDA, aprobar el Informe del Gobierno Corporativo 2015 de Coopecar R.L. que incluye los informes elaborados por los siguientes órganos del gobierno de la Cooperativa: Consejo de Administración, Comité de Vigilancia, Comité de Educación y Bienestar Social, y los Comités de Apoyo al Consejo de Administración: Órgano de Control Interno, Comité de Auditoría, Comité de Liquidez, Comité de Cumplimiento, Comité de Planificación y Control, Comité de Administración Integral de Riesgos, Comité de Salud Ocupacional y Seguridad, Comité de Tecnología de Información, y Gerencia General. Asimismo, en apego a lo que señala ese mismo Reglamento, en su artículo #7, inciso l) y el artículo #19 del mismo orden normativo, se comisiona a la Gerencia para que este informe se haga del conocimiento de los señores delegados en la próxima Asamblea General de Delegados de la Cooperativa, a celebrarse el domingo 13 de marzo 2016, del conocimiento de los asociados, publicarlo en la página Web de Coopecar R.L., y presentarlo a la SUGEF antes del 31 de marzo 2016.
VOTAN A FAVOR: Rodrigo Rojas Vargas, Eduardo Araya Solís, Rónald Blanco Vásquez, Martha Iris Blanco Zúñiga y Salomé Blanco Rojas.TOTAL: Cinco votosEN CONTRA: Ninguno
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