EMPRESA DISTRIBUIDORA DE ELECTRICIDAD DEL ESTE EDEESTE

DIRECCION DE AUDITORIA INTERNA

MEMORIA ANUAL DEL 2010

SANTO DOMINGO, D.N.

Introducción

Al 31 de agosto del 2009, EDEESTE contaba con tres auditores para

realizar los trabajos de auditoría, análisis, revisiones, inventarios,

control previo e investigación, además de brindar asesoría a las

aéreas que lo requerían.

Estos tres auditores se manejaban en el departamento sin ninguna

estructura, ni tampoco dirección, sin embargo en los meses de

septiembre y octubre de ese mismo año se nombran 4 auditores,

pero seguían sin estructura definida.

El 30 de noviembre del 2009, la Gerencia General decide Nombrar

un Director de auditoría y un Gerente, los cuales vienen a darle

forma a la dirección de auditoría interna. En el mes de enero del

2010, auditoria elaboro las funciones del departamento de

auditoría, además de la creación de las descripciones de puesto de

cada uno de los auditores.

La Dirección de Auditoría Interna, considero importante tener un

perfil del auditor interno, por lo que elaboramos las funciones de

cada posición dentro del departamento tales como:

Supervisor Financiero, Supervisor Operacional, Supervisor de

Proyectos, Auditor Sénior Financiero, Auditor Sénior Operacional,

Auditor Sénior de Proyectos e Informática, Auditor Junior Financiero,

Auditor Junior Operacional y Auditor Junior de Proyectos.

Después de elaborar estos perfiles y funciones el departamento se

avoco a elaborar su propio procedimiento de auditoría, en el

entendido que primero tenía que regularse internamente, antes de

querer regular a otro departamento.

La Dirección de Auditoria contaba con un personal de 12 Auditores,

1 Gerente y 1 Director, como se describe en el siguiente

Organigrama

Esta estructura estuvo vigente hasta el 26 de Noviembre del 2010,

cuando se desvinculo a Control Previo para Finanzas, y con ello se

trasladaron 4 Auditores; Por lo que la Dirección de Auditoria cuenta

actualmente con un Personal de 10 Auditores, como

Organigrama siguiente:

de Auditoria contaba con un personal de 12 Auditores,

Director, como se describe en el siguiente

Esta estructura estuvo vigente hasta el 26 de Noviembre del 2010,

cuando se desvinculo a Control Previo para Finanzas, y con ello se

trasladaron 4 Auditores; Por lo que la Dirección de Auditoria cuenta

actualmente con un Personal de 10 Auditores, como se detalla en el

Organigrama siguiente:

de Auditoria contaba con un personal de 12 Auditores,

Director, como se describe en el siguiente

Esta estructura estuvo vigente hasta el 26 de Noviembre del 2010,

cuando se desvinculo a Control Previo para Finanzas, y con ello se

trasladaron 4 Auditores; Por lo que la Dirección de Auditoria cuenta

se detalla en el

OBJETIVO

Presentar las principales auditorias, investigaciones, revisiones y análisis

realizados por esta Dirección de auditoría Interna, durante el periodo 02 de

enero al 31 de Diciembre del 2010.

ALCANCE

Esta memoria incluye los trabajos realizados

EDEESTE. Esta recopilación no

Haremos mención de algunos trabajos que están en proceso de ejecución

como los contenidos en el plan estratégico del departamento.

Presentar las principales auditorias, investigaciones, revisiones y análisis

realizados por esta Dirección de auditoría Interna, durante el periodo 02 de

bre del 2010.

incluye los trabajos realizados en el área de concepción de

Esta recopilación no incluye los trabajos rutinarios del departamento.

Haremos mención de algunos trabajos que están en proceso de ejecución

en el plan estratégico del departamento.

Presentar las principales auditorias, investigaciones, revisiones y análisis

realizados por esta Dirección de auditoría Interna, durante el periodo 02 de

en el área de concepción de

departamento.

Haremos mención de algunos trabajos que están en proceso de ejecución, así

ANALISIS

La Dirección de Auditoría Interna, ha realizado los trabajos que enumeramos a

continuación, asimismo incluiremos los que están en proceso de ejecución:

� Hemos realizado las auditorías internas en las diferentes áreas de la

institución:

� Auditoria de bajas forzadas en las comerciales

� Auditoria de proveedores de la empresa

� Auditorias a las estafetas de Sabana de la Mar y Miches

� Auditoria a las comerciales de: Independencia, Las Américas,

Megacentro, Invivienda, Luperón, Santo Domingo Norte, Boca

Chica, San Pedro, Hato Mayor y El Seibo, además de las estafetas

de: Villa Consuelo, Los Mameyes, Sabana Perdida, san Isidro y Los

Fraile.

� Auditoria / Saneamiento Conciliaciones Bancarias

� Auditoria al departamento de proyectos grandes clientes (obras)

� Auditoria a los Cobros y Depósitos manejado por los Gestores

P.R.A.

� Auditoria a los cobros de Cliente Ayuntamiento (Mercado)

Grandes Clientes.

� Auditoria a los cobros realizados por las Tarjetas Ede Pagos

� Auditoria a los cobros de Colectores Legales

� Auditoria de Combustible utilizado por la Institución

� Auditoria a los cobros de Servicobros.

� Auditoria a los recursos de del PROCCE

� Auditorias a los cobros y depósitos manejado por las Estafetas Los

Guaricanos.

� Auditoria de anticipos a proveedores

� Auditorias de compras acumuladas

� Investigaciones realizadas:

� 02/15/2010 Pago Duplicado a Digenor

� Análisis del expediente Casanova, C. por A, (Orden de Compras)

� Revisión a las Estafetas Desmonte P.R.A.

� Elaboración pliego de condiciones (Gerencia de Compras)

� Investigación faltante bloque los minas

� Análisis de las devoluciones de Materiales al Almacén.

� Revisión estafeta de pagos Jumbo Romana y Plaza Eric san Isidro.

� Investigación de empleado con numero de NIC erróneo

� Análisis sobre despacho de mercancías al PTIR (Alambres Dominicano)

� Penalidades a los Contratistas de la Gestión Técnica Comercial

� Análisis Disminución Fondos de Cajas Chicas

� Otros Trabajos

� Inventario Material Eléctrico Almacenes Comerciales.

� Arqueos realizados a las Cajas General y Chica en las Oficinas

Comerciales.

� Inventario de medio término Almacén General.

� Observación Proceso Destrucción y venta de papeles Bunker.

� Cambio custodios en las oficinas comerciales y varios departamentos.

� Inventario Físico Flotilla Vehicular y revisión de las Pólizas de Seguros

� CREACION DE PROCEDIMIENTOS

En el año 2010 esta Dirección de Auditoría Interna, se vio en la necesidad de

crear los procedimientos que respondían a las necesidades de la empresa,

el primero está motivado, en el hecho de que la empresa estaba pagando

dietas a los gestores y captores sin ninguna normativa que regulara las

mismas y el segundo porque la estación que le proporcionaba el

combustible a la empresa cambio de modalidad de despacho.

� Elaboración Procedimiento Fondo Reponible

� Elaboración Procedimiento Control de Combustible

� Elaboración Procedimiento Deposito Diario Estafetas Expra

� Elaboración Procedimiento Manejo Recibos de Caja Manuales

La Dirección de Auditoría Interna participo durante cinco (5) meses continuos,

en la adecuación, actualización y revisión de los procedimientos del área

Comercial, por lo que procedimos a reunirnos dos (2) veces a la semana con

un equipo de trabajo del Departamento de control de calidad y los dueños de

cada procedimiento.

La Adecuación consistió en llevar estos procedimientos al marco regulatorio de

lo que expresa la Ley 125-01 y su reglamento de aplicación, así como las

resoluciones emitida por el órgano regulador. Este proceso nos permitió

actualizar varias disposiciones administrativas y situaciones que se daban en la

práctica, pero que las mismas no estaban contenidas en esos procedimientos.

La revisión de las políticas y procedimientos Comerciales directamente con los

Gerentes Regionales, encargados departamentales y dueños de procesos y

procedimientos, nos dio la oportunidad de incorporar las mejores prácticas en

la operativa diaria de la empresa, además de suprimir aquellas que

burocratizaban las actividades del día a día, los procedimientos revisados son

los siguientes:

Facturación

• Política de Facturación

• Política de Tratamiento de Anomalías Clientes Regulados

• Tratamiento Facturación Anómala

• Re facturación de Recibos por Reclamo

• Resolución de Anomalías de Facturación con Orden de Servicio Asociada

Atención al Cliente

• Política de Solicitud de Suministro

• Política de Contratación

• Política de Atención al Cliente

• Política de Negociaciones Comerciales

• Solicitud de Suministro de Potencia Inferior a 10 KVA

• Contratación de Suministro

• Modificación de Datos del Contrato y Cambio de Titularidad

• Cambios de Cuenta

• Cambio de Tarifa

• Baja de Contrato Voluntario

• Baja Forzada de Contrato

• Reclamación de Factura

• Reclamación de Daños a Bienes y/o Artefactos Eléctricos del Cliente

• Recepción de Llamadas de Avisos de Averías y Emergencias

• Atención al Cliente del Centro de Llamadas

• Negociación de Acta

• Oficina Móvil

Grandes Clientes

• Solicitud de Suministro de Potencia Superior a 10 KVA

Cobros

• Puesta al Cobro Factura Clientes Especiales

• Cobros Erróneos

• Gestión de Cobros Descentralizados

• Cuadre y Liquidación de Cajas

• Cobros No Notificados

• Cobro On-Line en la Oficina Comercial

• Procedimiento Cobros Móviles

• Arqueos de Cajas

• Política de Gestión de Cobros Descentralizados

Centro de Llamadas

• Cierre de Cajas y Liquidación del Centro de Llamadas

• Cobro de Factura por el Centro de Llamadas

Back Office

• Tratamiento de Reclamos Comerciales de Clientes Regulares

Lectura

• Política de Lectura

• Procedimiento de Lectura con TPL

• Procedimiento de Lectura con hoja de Ruta

• Ubicación de Fincas

• Mantenimiento de Fincas Suministros

Reparto

• Política de Impresión y Distribución de Facturas

• Impresión y Distribución de Facturas

• Control de Calidad Telefónica del Proceso Distribución de Facturas

• Recepción de Cortes de Impresión

� TALLERES DE CAPACITACION IMPARTIDOS

• Aplicación y manejo de los gastos educativos

• Liquidación aduanera

� AUDITORIA PENDIENTES A CORTO PLAZO (en ejecución)

� Auditoria de materiales eléctricos

� Auditoria al ciclo comercial de grandes clientes

� Auditoria a los gastos de mayor impacto económico de la empresa

� Auditoria a la compra de anergia

� AUDITORIA PENDIENTES A MEDIANO PLAZO (sin iniciar)

• Auditoria a las Actas de Fraude de las Comerciales

• Ordenes de Servicio

• Auditorias a Procesos Comerciales

• Auditorias de Contratos Legales

• Auditorias a Operaciones de Residencial Social

• Auditoria de Proyectos de Inversión

• Auditorias a los Clientes de Ayuntamiento/Mercados de Grandes Clientes

• Auditoria a Suplidores (excepto los suplidores de energía

• Auditoria a Estafetas de Pago

� Participación en Comisiones de Trabajo

� Comité de Compras

� Comité de licitación

� Comisiones de trabajo con grandes clientes

� Reuniones Semanales con el Staff de Ejecutivo

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