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INFORME DE ACTIVIDADES MAYO 2010- MAYO 2013
Dirección Metropolitana de Gestión Documental y Archivos
Mary Elizabeth Caleño Directora Metropolitana de Gestión Documental y Archivos
PROYECTO:
Sistema Metropolitano de Gestión Documental y Archivos
Alcanzar un sistema archivístico innovador y de referencia para las dependencias del MDMQ, que asegure la gestión, protección y transparencia de los documentos en todo tipo de soporte; y consolide una red de Unidades de Gestión Documental y Archivos, que garantice la preservación, el acceso y la difusión del patrimonio documental en beneficio de la eficacia administrativa, de los derechos de los ciudadanos y de la sociedad del conocimiento.
Desarrollar las políticas archivísticas e implantar un método de gestión documental para el conjunto de los documentos generados en el ejercicio de las funciones de las dependencias del MDMQ; así como recoger, conservar, tratar, evaluar, hacer accesible y difundir el patrimonio documental.
VISIÓN
MISIÓN
4
Organizar, modernizar y gestionar técnicamente la documentación e información, que por trámite, ingresa o se genera en las dependencias municipales en el ejercicio de sus funciones específicas, y constituye patrimonio documental del MDMQ, facilitando la gestión institucional, la transparencia, la difusión, el acceso a la documentación e información, y el servicio a la institución y al ciudadano
OBJETIVO GENERAL DEL PROYECTO
5
Restructuración, fortalecimiento de unidades de
archivo
(Red de Archivos Municipales)
Políticas y normativa
técnica
Gestión Integral de documentos
y administración electrónica
Conservación y Preservación del
patrimonio documental del
MDMQ
Servicios documentales y
difusión
1 4 3 2 5
OBJETIVOS ESTRATÉGICOS
2010 2011 2012 2013
Creación de la Dirección Metropolitana de Gestión
Documental y Archivos (2008)
Diseño modelo de
Gestión Documental y Archivos
Transferencia y Capacitación a Red de Archivos MDMQ
Inventario Transferencias Documentales
Adecuación espacios físicos archivos
Operación SMGDA
Instauración del Sistema Metropolitano de Gestión Documental y Archivos (Intervenciones)
Censo
Consolidación Sistema Metropolitano de Gestión Documental y Archivos
1 2 3 MOMENTOS
PROCESO DE IMPLANTACIÓN SISTEMA METROPOLITANO DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVOS
Plan de Conservación
7
Objetivo 1
Objetivo 2
Objetivo 3
Objetivo 4
Objetivo 5
Restructuración y Fortalecimiento de Unidades de Archivo (Red de Archivos MDMQ)
• Logro 1: Consolidación de la Dirección y el Sistema Metropolitano de Gestión Documental y Archivos
• Logro 2: Reestructuración y Organización de Unidades de Archivo del MDMQ.
• Logro 3: Definición de perfiles profesionales (capacitación).
Establecimiento de políticas y normativa técnica para manejo de archivos.
• Logro 1: Política institucional para la gestión integral de documentos y Archivos MDMQ
• Logro 2: Reglamento que regula el Sistema Metropolitano de Gestión Documental y Archivos MDMQ.
• Logro 3: Elaboración, aprobación y socialización y puesta en aplicación de instructivos técnicos para proceso documentales.
Gestión integral de documentos y administración electrónica
• Logro 1: Diagnóstico y Censo de Gestión Documental y Archivos
• Logro 2: Intervención en Unidades de Gestión Documental y Archivos
• Logro 3: Implantación progresiva de sistemas automatizados de gestión documental.
Conservación y preservación del patrimonio documental del MDMQ
• Logro 1: Identificación, resguardo, protección del patrimonio documental.
• Logro 2: Adecuación y mejoramiento de espacios físicos y repositorios de archivo.
• Logro 3: Revalorización del patrimonio documental
Servicios Documentales y difusión del patrimonio documental
• Logro 1: Accesibilidad a la información pública
• Logro 2: Eventos y publicaciones de difusión del patrimonio documental
• Logro 3: Identificación, simplificación y catálogo de trámites y servicios MDMQ
LOGROS ALCANZADOS 2010-2013
Consolidación de la Dirección y el Sistema Metropolitano de Gestión Documental y Archivos
LOGRO 1
Restructuración y Fortalecimiento de Unidades de Archivo (Red de Archivos MDMQ)
Objetivo 1
No existe una estructura funcional para la Dirección Metropolitana de Gestión Documental y Archivos
No existe personal técnico suficiente para la realización de los proyectos de intervención de unidades de Archivo
No existe asignación de recursos económicos, técnicos y tecnológicos para las áreas de archivo.
No existe articulación entre las unidades de archivo de las dependencia del MDMQ.
Bajo nivel de cooperación interinstitucional para los proyectos de gestión documental y archivos.
LÍNEA BASE
Dirección posicionada dentro del Organigrama Funcional
Institucional, articulando una red de 120 Archivos de dependencias (Gestión, Centrales, Intermedio, Histórico) y
147 responsables institucionales de archivos del MDMQ, con asignación de presupuesto propio establecido en el POA anual.
ARCHIVOS CENTRALES DE SECRETARÍAS
ARCHIVOS CENTRALES DE DIRECCIONES
ARCHIVO METROPOLITANO DE HISTORIA
ARCHIVO METROPOLITANO INTERMEDIO
ARCHIVOS CENTRALES EMPRESAS, COORPORACIONES
ARCHIVOS CENTRALES ADMINISTRACIONES ZONALES
ARCHIVOS DE GESTIÓN U OFICINA
RED DE ARCHIVOS Sistema Metropolitano de Gestión Documental y
Archivos
No existen equipos de trabajo responsables de proyectos de intervención en cada dependencia
Las unidades de Archivo no son consideradas parte del orgánico funcional de las dependencias
No existe levantamiento de procesos documentales en las Unidades de Archivo
No existe procesamiento técnico de la información contenida en los documentos
No existe articulación y control de los flujos documentales de las unidades administrativas con el Archivo Central de las dependencias
LÍNEA BASE
A Mayo del 2013 se encuentran 81 Proyectos de Reestructuración de Unidades de Archivo de dependencias
(Incluye Empresas), ejecutados y monitoreados.
0
20
40
60
80
100
120
2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014
0 3 11
28
58
81
120
0,00 2,50 9,17
23,33
48,33
67,50
100,00
Proyección 2014 Archivos Intervenidos
Porcentaje de Intervención
Restructuración y Fortalecimiento de Unidades de Archivo (Red de Archivos MDMQ)
Objetivo 1
Proyectos de reestructuración y organización del 67,5% de Unidades Archivos del MDMQ.
LOGRO 2
RECEPCION REGISTRO
DIRECCIONAMIENTO
ENTREGA DE
INFORMACION Y
DOCUMETNACION
GESTION DOCUMENTAL Y ARCHIVO DEPENDENCIA / EMPRESA
MDMQ
AUTOMATIZACIÓN
DESIGNACION DE
DESCRIPTORES,
ALIMENTACION DE
DATOS Y
DIGITALIZACION DE
DOCUMENTOS
PREPARACION FISICA,
ALMACENAMIENTO Y
ORDENACION
REVISION DE
DOCUMENTACION
ORIGINAL Y
CERTIFICACION
DESGLOSE, FOLIACION
Y ORDENAMIENTO DE
EXPEDIENTES
PROCESOS
PROPIOS DE CADA
DEPENDENCIA
TECNICOS ANALISTAS Y TECNICOS TECNICOS Y ASISTENTES TECNICOS DE CADA
DEPENDENCIA
No existe delegación oficial a los servidores municipales que resposables en las unidades de archivo
La mayoría de los servidores responsables de los archivos no tiene los suficientes conocimientos y capacitación respecto de las normativas que pueden ser aplicadas
Predisposición de los servidores responsables de los archivos para participar en un proceso de mejoramiento de los archivos municipales
Solicitud generalizada de la necesidad de que se les brinde capacitación para el manejo y organización de los archivos
LÍNEA BASE
A Mayo del 2013 el 63% del personal responsable de manejo de documentos y archivos en las distintas Dependencias y Empresas
del MDMQ se encuentra delegado y capacitado conforme la programación académica establecida en la Escuela de Gestión
Documental y Archivos en coordinación con el ICAM-Q.
0
50
100
150
200
250
2008 2009 2010 2011 2012 2013
Restructuración y Fortalecimiento de Unidades de Archivo (Red de Archivos MDMQ)
Objetivo 1
Definición de Perfiles profesionales, asignación de responsabilidades y capacitación de servidores municipales responsables del manejo de documentos y archivos en el MDMQ.
LOGRO 3
No existe en el MDMQ una directiva única en relación con la gestión de archivos.
La falta de una política institucional explica el funcionamiento desarticulado de los archivos de las diferentes dependencias y empresas
No se aplican las normas de la archivística en el procesamiento técnico de la documentación
Cada dependencia ha desarrollado sus propios sistemas de registro de la información y manejo de archivos
LÍNEA BASE
Política de manejo integral de documentos y archivos aprobada remitida a las distintas autoridades de las
dependencias mediante Circular N° 2876 de 27 de Septiembre de 2010 y socializado los responsables de Archivo el MDMQ.
Establecimiento de políticas y normativa técnica para manejo de archivos
Objetivo 2
Política Institucional para la gestión integral de documentos y archivos
LOGRO 1
Falta de unidad en el manejo de archivos constituye un obstáculo para la sistematización de la documentación existente.
Manejo de documentos no ofrece garantías respecto de los criterios con los cuales se establece la importancia o trascendencia de la documentación, por lo cual tampoco está asegurada su preservación
Métodos empíricos de organización de archivos que no responden a las normas archivísticas aceptadas.
Los métodos de clasificación y organización de la documentación que se aplican en los diferentes archivos del MDMQ no son uniformes
LÍNEA BASE
Reglamento que regula el Sistema Metropolitano de Gestión Documental y Archivos aprobado mediante
Resolución AG-084 de 13 de Septiembre de 2013 y socializado a los responsables de Archivo del MDMQ.
Establecimiento de políticas y normativa técnica para manejo de archivos
Objetivo 2
Reglamento que regula el Sistema Metropolitano de Gestión Documental y Archivos
LOGRO 2
La documentación no es procesada técnicamente en base a instrucciones de ente rector.
No se encuentran definidos proceso y flujos documentales
Procesos documentales no tienen una normativa específica elaborada y socializada
Responsables de archivos en su mayoría desconocen la normativa para manejo de archivos
El ICAM-Q no considera la gestión documental y archivos dentro de su programación académica anual.
LÍNEA BASE
16 Procesos técnicos normalizados con instructivos técnicos aprobados, y socializados de los 20 procesos existentes:
Producción Documental, Recepción y registro documental, descripción documental, identificación documental, clasificación, inventario y transferencia
documental, conservación, infraestructura y equipamiento, acceso y consulta de archivos, registro institucional convenios y consultorías, identificación y
simplificación de trámites.
2008 0%
2009 0%
2010 10%
2011 25%
2012 30%
2013 20%
2014 15%
Establecimiento de políticas y normativa técnica para manejo de archivos
Objetivo 2
Elaboración, aprobación, socialización y puesta en aplicación de instructivos técnicos y formatos para procesos documentales
LOGRO 3
No existía un diagnóstico o línea base para establecer propuestas de mejora en el tema de archivos
No se contaba con un registro institucional de responsables de las unidades de archivo.
Inexistencia de un dato real que evidencia el volumen general de documentos y su proyección de crecimiento.
Inexistencia de datos que reflejen la condición de los archivos en temas de conservación.
•No existe una línea base de los servicios documentales brindados
LÍNEA BASE
Censo de Archivos del MDMQ
(Censo de Recursos humanos-procesos-espacios físico, estado de conservación de documentos)
Gestión integral de documentos y administración electrónica
Objetivo 3
Diagnóstico y Censo de Unidades de Gestión Documental y Archivos
LOGRO 1
Los medios técnicos y económicos a disposición de las unidades de archivo para iniciar proyectos son limitados
No existen propuestas de mejoramiento de archivos en respuesta a disposiciones legales
No existe el personal técnico suficiente para emprender proyectos de organización de archivos
Esfuerzos aislados de cada dependencia por mejorar las situación de los archivos
No existen equipos de trabajo que enfrenten la planificación archivística
LÍNEA BASE
81 Unidades de Gestión documental y Archivos intervenidas (Diagnóstico, propuesta de visionamiento,
establecimiento de perfiles, adecuación espacios físicos, manual de procedimiento, ordenamiento e inventario de
documentos, mejoramiento de servicios )
Gestión integral de documentos y administración electrónica
Objetivo 3
Intervención en el 67,5% de Unidades de Gestión Documental y Archivos del MDMQ
LOGRO 2
Diversidad de procedimientos y uso de sistemas para el proceso de recepción y control de trámites.
Inaccesibilidad al seguimiento de los trámites que salen de una dependencia hacia otra.
El 88,3% de las unidades carecen de algún software de gestión documental.
El 91,9% de las unidades no utiliza bases de datos y el 8,1% de las unidades tienen diversas bases de datos
No existen propuestas de automatización y digitalización documental
LÍNEA BASE
54% de Accesibilidad a documentación mediante sistemas electrónicos de gestión documental
Gestión integral de documentos y administración electrónica
Objetivo 3
Implantación progresiva de sistemas electrónicos de gestión documental GDOC
LOGRO 3
Gestor documental
Aplicacions Back-Office
Fases: Activa Diseño Procesamiento
técnico Uso
Semiactiva Retención
Inactiva Preservación
Aplicacions Back-Office Aplicaciones Back-Office
Registro .
e-Archivo Cuadro clasificación
20
GESTIÓN DOCUMENTAL Y E-ADMINISTRACIÓN
No se valora y transfiere regularmente la documentación patrimonial al Archivo Histórico del MDMQ
Solo el 2% del total de la documentación del MDMQ se encuentra procesada técnicamente, lo cual constituye un impedimento importante para establecer su valor o trascendencia, y proceder de este modo a un proceso de depuración seguro.
No se produce la transferencia interna de la documentación desde los archivos de oficina a los Archivos centrales de Dependencia
No existen condiciones básicas para la conservación de documentos
LÍNEA BASE
8000 metros lineales de documentación recuperada, procesada, inventariada y transferida en distintos
repositorios de archivo del MDMQ, de los 21250 metros lineales existentes en el MDMQ.
0 0 2000
4500
7300
10300
0 0 2000 2500 2800 3000 3000 3000 3000
2000 0 0
2000
4500
7300
10300
13300
16300
19300 21300
2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017
Avance de intervención en metros lineales
EJECUTADO PARCIAL ANUAL PROYECCIÓN
Conservación y preservación del patrimonio documental del MDMQ
Objetivo 4
37,64 % de identificación, resguardo, protección y acrecentamiento del patrimonio documental del MDMQ.(estimado)
LOGRO 1
HOY
21.1 km
ARCHIVOS DE GESTION
VOLUMEN (Km de documentos generados en el MDMQ):
INCREMENTO ANUAL
4.5 %
Inicio
2010 2050
37.5 16.7
0.75
km
4.5 % 4.5 %
0.75
km
2.5
km
DEPURACION (SELECCIÓN) ARCHIVOS MDMQ
Falta de condiciones básicas en los diferentes repositorios para asegurar la preservación idónea de los acervos documentales y seguridad industrial
Los repositorios existentes no reúnen en general las condiciones necesarias para la conservación de la documentación y para el procesamiento técnico
El 83,8 % de las dependencias municipales no tienen una unidad exclusiva de archivo, y las existentes están saturadas
El volumen de documentos en los archivos diagnosticados es de aproximadamente 17 km. y su crecimiento anual alcanza los 503 metros lineales.
Los repositorios funcionan conjuntamente con las oficinas y las áreas de atención al público
LÍNEA BASE
3850 metros cuadrados de repositorios de archivo habilitados de los 5525 m2 necesarios para albergar 21250
metros lineales de documentación del MDMQ.
2008 0%
2009 13%
2010 13%
2011 14%
2012 39%
2013 21%
Porcentaje de Intervención anual
Conservación y preservación del patrimonio documental del MDMQ
Objetivo 4
Adecuación y mejoramiento del 69% de espacios físicos y repositorios necesarios para almacenamiento de archivo
LOGRO 2
Infraestructura tecnológica, arquitectónica, equipamiento y mobiliario que
garantice los procesos de gestión documental, archivo y servicios.
Archivos son considerados bodegas
Documentos patrimoniales eliminados sin previa valoración documental
Inexistencia de procesamiento de información patrimonial para difundir a la ciudadanía
La débil conciencia ciudadana y de las autoridades respecto de la importancia y trascendencia del patrimonio documental, de su utilidad y de su trascendencia como apoyo para la consolidación de la identidad y de los valores ciudadanos..
No existe involucramiento de las autoridades por mejorar la situación de los archivos
LÍNEA BASE
Involucramiento de autoridades, funcionarios y ciudadanía en el rescate y conservación del patrimonio documental
Conservación y preservación del patrimonio documental del MDMQ
Objetivo 4
Revalorización del patrimonio documental
LOGRO 3
Desconocimiento de las leyes que norman el acceso a la información.
Inaplicabilidad de la LOTAIP por la falta de recursos y gestión de la información
Archivos que no tienen acceso a las tecnologías de la comunicación e información para brindar acceso a la información pública.
No existe una dependencia responsable de consolidar la información requerida por la Defensoría del Pueblo de las solicitudes de información atendidas en el MDMQ y su seguimiento.
LÍNEA BASE
10095 solicitudes de acceso a la información pública
anuales presentadas, 5664 contestadas favorablemente,
y 1200 desfavorables en el MDMQ (no incluye empresas) 2011-2012
(Reporte a Defensoría del Pueblo y Quito Honesto)
0
1000
2000
3000
4000
5000
Solicitudes presentadas
Solicitudes atendidas
favorablemente
Solicitudes desfavorables
0 0 0
2455 2271
184
4225
3393
832
Reporte años anteriores Reporte Marzo 2010-Marzo 2011 Reporte Marzo 2012-Marzo 2013
Servicios Documentales y difusión del patrimonio documental
Objetivo 5
Accesibilidad a la información pública
LOGRO 1
Dependencias Administraciones Zonales
Fundaciones Corporaciones
Empresas Ciudadanía en general
Servicio de documentación, información, préstamos
Certificación de actos administrativos
Bases de datos y catálogos electrónicos
Servicio a través de varios canales de comunicación e información
Guías de trámites municipales
Promover el conocimiento del Archivo Municipal entre los ciudadanos y dentro de la organización de la Municipalidad
No existen protocolos para la implantación de normativa técnica mediante la capacitación y socialización en coordinación con el ICAM
No existe una estrategia de comunicación interna y de desarrollo profesional en la temática de archivos
No se realizan eventos de difusión del patrimonio documental en coordinación con actores vinculados a la temática
LÍNEA BASE
1848 participantes en 51 eventos realizados por la Dirección (Seminarios Nacionales, Internacionales, Cursos
de Capacitación, Exposiciones)
0
50
100
150
200
250
300
350
400
2008 2009 2010 2011 2012 2013
Nro
de
Par
tici
pan
tes
Año de realización de eventos Cursos de Capacitación
Seminario Local
Seminario Internacional
Exposiciones
Servicios Documentales y difusión del patrimonio documental
Objetivo 5
Eventos, publicaciones y productos de de difusión del patrimonio documental
LOGRO 2
No existe ente rector, responsables ni normativa que regule el proceso de simplificación.
No existe modelo de sistematización de la información de los trámites.
Discrecionalidad en trámites (No existe proceso formal de solicitud ni criterios de resolución claramente definidos)
Normativa que regula trámites (requisitos complejos, confusos, innecesarios, costumbre)
Insuficiente difusión y conocimiento de cómo realizar los trámites municipales.
LÍNEA BASE
Resolución Administrativa AG-131-2012: Instructivo identificación, simplificación , catálogo de trámites, 60 responsables institucionales de simplificación.
150 trámites identificados con 15
campos de descripción en ficha estandarizada
disponible en aplicativo informático
Trámites de alto impacto simplificados:
LUAE, Patente, Transferencia de Dominio,
Recaudaciones, PH, formularios electrónicos.
Normativa interna derogada para cobro de especies,
formularios descargables por internet, reducción de costos
y tiempo al ciudadano.
3 catálogos de trámites y servicios aprobados: Catastros
39 Trámites, Tributario 12 Trámites; Financiero 12 Trámites,
En proceso aprobación RPQ 8 trámites y GU 38 trámites
Varios canales de difusión con información de
tramitología: Intranet, vía web, call center, cartillas,
hojas volantes
Posibilidad de monitoreo y control de tiempos de respuesta.
42% de trámites de alto impacto
simplificados y mejorados
58% de Trámites de mediano y bajo
impacto en proceso de simplificación
Servicios Documentales y difusión del patrimonio documental
Objetivo 5
Identificación, simplificación, y catálogo de trámites y servicios municipales
LOGRO 3
“Democratización" de la información
Implantación de nuevo modelo administrativo de manejo documental (mejora de los proceso existentes, identificación de los procesos duplicados, racionalización administrativa, Economía en recursos materiales, humanos y técnicos (espacio, personal, servicios…)
BENEFICIOS IMPLANTACIÓN SISTEMA METROPOLITANO DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHVIOS
Los archivos no relumbran, pero son minas de oro. (Ángeles Magdaleno)
GRACIAS
