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Informe de Auditoria a la gestión del Área de Gestión Financiera
Oficina de Control Interno
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TABLA DE CONTENIDO
Pág.
I. OBJETIVO DEL INFORME 3
II. OBJETIVOS ESPECIFICOS 3
III. ALCANCE DEL INFORME 3
IV. RESPONSABILIDAD 3
V. PROCESO AUDITADO 3
VI. TÉRMINOS DEL INFORME 4
VII. ASPECTOS GENERALES 4
VIII. DESARROLLO DE LA AUDITORIA 5
IX. CONCLUSIONES DE LA AUDITORIA 63
3
I. OBJETIVO DE LA AUDITORIA Evaluación a los Saldos de los Estados Financieros 2015. II. OBJETIVOS ESPECIFICOS 1. Verificar y analizar el movimiento contable de las Cuentas 142402,147012, 147064 y 147090; así como las conciliaciones realizadas. 2. Verificar y analizar el movimiento contable de las Cuentas 167502, 196001, 934619 y 934620; y cruzarlos con los saldos de almacén. 3. Verificar y analizar el movimiento contable de las Cuentas 271005 y 9120. 4. Producir un informe con los resultados del ejercicio auditor. III. ALCANCE DE LA AUDITORÍA El alcance se definió de enero a diciembre de 2015. IV. RESPONSABILIDAD Es responsabilidad del auditor la planeación del seguimiento y evaluación a realizar al Proceso de Gestión Financiera del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, en el marco del objetivo general. La información tomada para la elaboración del presente informe y durante el ejercicio de la visita, fue proporcionada bajo la estricta responsabilidad de los funcionarios de las Áreas Financiera, de Talento Humano Administrativa y Secretaría Jurídica. Así mismo, es responsabilidad del equipo auditor producir un informe objetivo que refleje los resultados del proceso auditor, observaciones y/o recomendaciones, en cumplimento de los objetivos propuestos para la misma. V. PROCESO AUDITADO Proceso Auditado: De Soporte –Gestión Financiera
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VI. TÉRMINOS DEL INFORME Se utilizará para el presente Informe, los términos y definiciones establecidos en el Manual de Auditoría Interna (M-EM-01), los cuales deben ser tenidos en cuenta para su entendimiento y posterior formulación de los planes de mejoramiento, a saber:
No Conformidad Real – NCR: Incumplimiento de un requisito legal, técnico, de organización o cliente. Se constituye cuando existe evidencia objetiva del incumplimiento.
No Conformidad Potencial - NCP: Hecho o situación que podría generar el incumplimiento de un requisito legal, técnico, de la organización o del cliente. Se constituye como una Observación.
Oportunidad de Mejora - OM: Acción para mejorar un procedimiento, proceso o actividad. Se constituye como una Recomendación.
VII. ASPECTOS GENERALES La Oficina de Control Interno del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República - DAPRE - en cumplimiento de su rol de evaluador independiente, efectuó Auditoria al Área Financiera en desarrollo del Programa Anual de Auditorías Internas 2016. Posteriormente, se remite el Plan General de Auditoria con código MEM16-00004451 / JMSC 111520 del 07 de abril de 2016, en el cual se informó el objeto de la auditoria, el alcance, las actividades, la responsabilidad del equipo de trabajo frente al proceso auditor, así como los documentos asociados al proceso que se requieren para su realización. Conforme a lo anterior, y una vez concluida la visita y evaluados los documentos solicitados durante el proceso auditor, así como los disponibles en los aplicativos de la Entidad, se presentan los siguientes resultados (Conformidades, No conformidades y Oportunidades de Mejora).
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VIII. DESARROLLO DE LA AUDITORIA
Cuenta 142402- Recursos Entregados en Administración.
EL saldo de esta cuenta a diciembre 31 de 2015 es de $10.074.488.269,40, del
cual $8.715.510.458,11 son de Fondo Paz y no se analizó toda vez que en
auditoría realizada en el mes de noviembre de 2015 al Fondo cuenta se tuvo en
cuenta este saldo; ese analizó el valor correspondiente al DAPRE por
$1.372.398.752,31.
La Oficina de Control Interno verifico los saldos a diciembre 31 de 2015 de la
cuenta 142402 Recursos Entregados en Administración, $1.358.977.811,29;
revisando puntualmente los convenios No 155-13 suscrito con el ICBF y el No
330-12 suscrito con FONADE, así:
Convenio Interadministrativo 155 del 30 de abril de 2013, cuyo objeto es el de
aunar esfuerzos para la construcción y dotación de infraestructura, para la
atención integral para la primera infancia en el marco de la Estrategia de Atención
integral De Cero a Siempre.
CONVENIO 155-2013-CON ICBF
Valor Inicial del Convenio 12.400.000.000,00
Adición 1. 6.200.000.000,00 05/09/2013
Valor Total del Convenio 18.600.000.000,00
Valor Total Girado a 31-12-2015 18.600.000.000,00
Valor Total Legalizado a 31-12-2015 17.581.359.833,21
Saldo por legalizar a dic 31-2015 1.018.640.166,79
% Legalizado/Vr Girado 94,52%
% Por legalizar/Vr Girado 5,48%
6
Como se puede observar en el cuadro anterior del valor total del convenio se ha
girado el 100%, de éste valor se ha legalizado un 94,52% y queda un saldo por
legalizar a diciembre 31 de 2015 del 5,48%, esto es $1.018.640.166,79.
Movimiento 2015 - Convenio No 155-13- ICBF
Fecha Número DEBE HABER Descripción Verificación realizada el 24/04/2016
2014/12/31 3.737.429.171,57 0,00 Saldo a diciembre 31 de 2014
2015/01/26 6190115 1.528.749.205,00 0,00 Pago órdenes de pago por tipo de moneda y con medio de pago Abono en cuenta.
Cuarto desembolso CP 3346 OB 396914
2015/03/31 DAPRE-MAR31
0,00 1.329.278.335,71 Para registrar la ejecución del mes de marzo del convenio no 155-13 suscrito con el ICBF, de acuerdo con lo informado por la consejería para la primera infancia con el mem15-00004569
Desembolsos a Santa Rosa de Viterbo y AQV Villas cd Patios Norte de Santander
2015/04/30 DAPRE-ABR53
125.344,34 0,00 Para registrar la ejecución del mes de abril de 2014 del convenio suscrito con el ICBF de acuerdo con lo informado por la consejería presidencial para la primera infancia con el mem15-00006774
Reversión del consorcio Nazaret actas parciales de obra 1 al 9.
2015/04/30 DAPRE-ABR53
0,00 2.674.918.870,40 Para registrar la ejecución del mes de abril de 2014 del convenio suscrito con el ICBF de acuerdo con lo informado por la consejería presidencial para la primera infancia con el mem15-00006774
Obras CDI Astera y Mompox, Ibagué, los Patios y Santa Rosa y San Pablo de Palenque.
2015/06/24 162494615
1.471.250.795,00 0,00 Pago órdenes de pago por tipo de moneda y con medio de pago Abono en cuenta., Jun 23 2015 12:00AM, Entidad, cuenta de pago 1123
Se refiere al quinto desembolso CP 1123 OB 145615 FECHA 05-06-2015.
2015/07/31 DAPRE-JUL77
59.663.833,00 0,00 Para registrar la ejecución del mes de julio del convenio suscrito con el ICBF, de acuerdo con lo reportado por la alta consejería de la primera infancia
Mayor valor cancelado a Carlos Holmes Buenaventura - Fundación Carvajal
2015/07/31 DAPRE-JUL77
0,00 500.513.112,14 Para registrar la ejecución del mes de julio del convenio suscrito con el ICBF, de acuerdo con lo reportado por la alta consejería de la primera infancia
Ejecución de los CDI los Patios, Buenaventura y San Basilio de palenque
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2015/08/31 DAPRE-AGO62
0,00 302.405.024,00 Para registrar la ejecución del mes de agosto de 2015 del convenio suscrito con el ICBF de acuerdo con lo informado con el mem15-00012473 por la consejería presidencial para la primera infancia
Pago de interventorías del proyectos los Patios , San Basilio de Palenque y certificado de licencia de Mompox
2015/09/30 DAPRE-SEP32
128.087.260,00 0,00 Para registrar la ejecución del mes de septiembre de 2015 del convenio suscrito con el ICBF no 155/13 de acuerdo con lo informado por la consejería presidencia para la primera infancia con el mem15-00013356
Reintegro valor por concepto de estudios y diseños de santa rosa de Viterbo
2015/09/30 DAPRE-SEP32
0,00 569.931.118,00 Para registrar la ejecución del mes de septiembre de 2015 del convenio suscrito con el ICBF no 155/13 de acuerdo con lo informado por la consejería presidencia para la primera infancia con el mem15-00013356
Pagos de interventoría santa rosa de Viterbo
2015/10/30 DAPRE-OCT27
919.135.780,97 0,00 Para registrar la ejecución del mes de octubre del convenio suscrito con el ICBF según el mem15-00015401 de la consejería presidencial para la primera infancia
Reintegro obra de infraestructura Astrea cesar
2015/10/30 DAPRE-OCT27
0,00 1.657.397.920,65 Para registrar la ejecución del mes de octubre del convenio suscrito con el ICBF según el mem15-00015401 de la consejería presidencial para la primera infancia
Pagos interventoría de Uribía guajira
2015/11/30 DÁPRE-NOV34
10.911.886,00 0,00 Para efectuar el registro correspondiente a la capacidad instalada derivado del contrato 1637, informado con el mem15-00016445 de la consejería presidencial para la primera infancia
Reintegro del convenio derivado 1637
2015/11/30 DAPRE-NOV44
0,00 300.239.054,00 para registrar la ejecución del mes de noviembre de 2015 del convenio 155-13 suscrito con el ICBF, de acuerdo con lo informado con el mem15-00016447 de la consejería presidencial para la primera infancia
pago interventoría de obra - proyectos galeras sucre
2015/11/30 DAPRE-NOV44
124.652.960,70 0,00 para registrar la ejecución del mes de noviembre de 2015 del convenio 155-13 suscrito con el ICBF, de acuerdo con lo informado con el mem15-00016447 de la consejería presidencial para la primera infancia
mayor valor pagado al proyecto de Mompox - Fundación plan
2015/12/17 377590715
484.539.205,00 0,00 pago órdenes de pago por tipo de moneda y con medio de pago abono en cuenta., cuenta de pago 3103
ultimo sexto pago del proyecto CP 3103 OB 325115 fecha 15/12/2015
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2015/12/31 DAPRE-DIC20
0,00 111.221.839,89 para registrar la ejecución del mes de diciembre de 2015 del convenio suscrito con el ICBF no 155-13 de acuerdo con lo informado por consejería presidencial para la primera infancia con el mem15-00017996
pago de interventoría Comfenalco Tolima
8.464.545.441,58 7.445.905.274,79
Para el caso de este convenio de tomo una muestra aleatoria de 17
comprobantes, evidenciando que el Grupo de contabilidad mensualmente registra
los pagos efectuados con cargo a estos convenios, de acuerdo con lo informado
en el formato F-GF- 22 Ordenes de Desembolso el cual es diligenciado, firmado
y aprobado por el supervisor de este convenio. Es importante aclarar que el
seguimiento, control y revisión de los pagos realizados con cargo a estos recursos
es responsabilidad del supervisor.
El convenio No 155-13 suscrito con ICBF, finalizo el 30 de septiembre de 2015 y
a 31 de diciembre presentaba un saldo sin ejecutar de $1.018.640.166,79, para lo
cual se revisó, analizo y verifico uno a uno de los comprobantes contables
mencionados en la prueba aleatoria identificando al detalle el valor registrado en
los Estados Financieros de la Entidad y a que corresponden cada uno de ellos
según lo informado por la Alta Consejería Presidencia para la Primera infancia en
el formato de orden de desembolso, se evidencia que estos registros están
correctamente contabilizados de acuerdo al Régimen de Contabilidad Pública.
Este convenio se encuentra en proceso de liquidación.
No obstante al proceso de liquidación la Consejería solicito la mejora: NCR-0463
“Debilidades en los controles para garantizar el cumplimiento técnico de los
proyectos” para las observaciones de obra terminada o incumplimiento técnico de
requisitos de áreas mínimas requeridas, comodidad visual (iluminación),
comodidad térmica (ventilación), especificaciones de baños, así como aspectos
de accesibilidad y medios de evacuación detectados en los siguientes CDI´s. con
fecha de vencimiento de la mejora hasta el 30 06 2016 para documentar las
actividades. A la fecha de la verificación se encuentran: Santa Rosa de Viterbo,
Pivijay, Ibagué, Los Patios, Buenaventura, Chinú, Aguas de Dios, Bituima, El
Colegio y solo faltaría Villagómez.
9
Convenio Interadministrativo 330 del 25 de mayo de 2012, cuyo objeto es el de
ejecutar la gerencia integral del proyecto para la implementación de componentes
de la estrategia de cero a siempre atención integral de la primera infancia a nivel
nacional, departamental, distrital y municipal a cargo del Departamento
Administrativo de la Presidencia de la República.
CONVENIO 330-2012-CON FONADE
Valor Inicial del Convenio 7.263.457.000,00
Adición 1. 236.543.000,00 16/10/2012
Adición 2. 3.395.185.500,00 10/05/2013
Valor Total del Convenio 10.895.185.500,00
Valor Total Girado a 31-12-2015 10.211.683.294,00
Valor Total Legalizado a 31-12-2015 9.871.662.098,50
Saldo por legalizar a dic 31-2015 340.021.195,50
% Legalizado/Vr Girado 96,67%
% Por legalizar/Vr Girado 3,33%
Como se puede observar en el cuadro anterior del valor total del convenio del
Valor girado, se ha legalizado un 96,67% y queda un saldo por legalizar a
diciembre 31 de 2015 del 3,33%, esto es $340.021.195,50.
Movimiento 2015 - Convenio No 330-12 – FONADE
Fecha Número DEBE HABER Descripción Verificación realizada el 16/05/2016
2014/12/31 807.429.459,50 0,00 Saldo a diciembre 31
de 2014
2015/01/30 DAPRE-ENE38
- 108.661.438
Para registrar la ejecución del mes de enero de 2015 del convenio suscrito con FONADE Nro. 330-12, según lo informado por la consejería presidencial para la primera infancia con el mem15-00002679
Se realizó la verificación los informes ejecutivos que envía FONADE y las ordenes de desembolsos de Primera Infancia, El pago corresponde a las Facturas 284, 301, 315, 316 de Gestión Urbana S.A.S y la Factura 107, 98 de Ingenieros consultores.
10
2015/05/29 DAPRE-MAY42
65.024
-
para registrar la ejecución del mes de abril del convenio 330-12 suscrito con FONADE de acuerdo con lo informado en el mem15-00007706 de la consejería presidencial para la primera infancia
Se trata de un saldo de retro garantía Convial qui S.A.S. Comprobante de egreso 13987, cumple.
2015/05/29 DAPRE-MAY42
- 149.294.951
para registrar la ejecución del mes de abril del convenio 330-12 suscrito con FONADE de acuerdo con lo informado en el mem15-00007706 de la consejería presidencial para la primera infancia
El pago corresponde a Estudios y Diseños, realizados en los CDI del Colegio y Villa Gómez por Arcelec S.A. con facturas 222, 227, 230, 236, 279. Covinal qui S.A.S. Facturas 54, 55, 56, 59, 66.
2015/06/30 DAPRE-JUN74
- 61.528.198
para registrar la ejecución del mes de junio de 2015 del convenio suscrito con FONADE de acuerdo con lo informado por la consejería presidencial para la primera infancia
Reparaciones, ampliaciones y adecuaciones al Hogar Infantil de CHINCHINA, por Consor Caldas 2012. Facturas 1152, 1153, 1154, 1155.
2015/07/31 DAPRE-JUL76
- 8.159.857
para registrar la ejecución del mes de julio de 2015 del convenio suscrito con FONADE no 330 de acuerdo con lo informado por la consejería presidencial para la primera infancia
Interventoría a las ampliaciones y adecuaciones al Hogar Infantil de CHINCHINA, por Sociedad Técnica Sota Ltda. Factura 1306.
2015/08/31 DAPRE-AGO84
- 135.837.623
para registrar la ejecución del mes de agosto de 2015 del convenio no 330-12 suscrito con FONADE, de acuerdo con lo informado por la consejería presidencial para la primera infancia con el mem15-00013133/JMSC 120100
Construcción CDI Bituima, Néstor Alfonso Ortiz Bello, factura 1012. En esta factura se estima un impuesto del 4 por mil por valor de 422,775 que no se está cancelando.
2015/09/30 DAPRE-SEP71
- 3.991.222
para registrar la ejecución del mes de septiembre del convenio suscrito con FONADE no 330/12, de acuerdo con lo informado por la consejería para la primera infancia
Pago de retro garantía a DAIMCO S.A.S y se realiza un ajuste por 1 peso a Servicios Postales Nacionales.
65.024
467.473.289
Para el caso del convenio 330-12, se tomó una muestra aleatoria de 7
comprobantes, evidenciando que el Grupo de contabilidad mensualmente registra
11
los pagos efectuados con cargo a este convenio, de acuerdo con lo informado en
el formato F-GF- 22 Ordenes de Desembolso el cual es diligenciado, firmado y
aprobado por el supervisor de este convenio. Es importante aclarar que el
seguimiento, control y revisión de los pagos realizados con cargo a estos recursos
es responsabilidad del supervisor.
El convenio 330 de 2012 presentaba un saldo a 31 de diciembre de 2015 de
$340.021.194,50, este convenio finalizó el 13 de noviembre de 2015. Se
revisaron, analizaron y verificaron los comprobantes contables mencionados en la
prueba aleatoria identificando el detalle, el valor registrado en los Estados
Financieros y el objeto del gasto, según lo informado por la Consejería
Presidencia para la Primera infancia, evidenciando que estos registros están
correctamente contabilizados de acuerdo al Régimen de Contabilidad Pública, en
la actualidad se encuentra en proceso de liquidación, la Consejería Presidencial
para la Primera infancia ha formulado observaciones a las obras realizadas a
los CDI, ampliaciones, adecuaciones, interventorías, costo del gravamen a los
movimientos financieros entre otros, esto se evidencio en las comunicaciones
encontradas y enviadas por la supervisora a FONADE.
Para asegurar que las actividades se realicen, mediante MEM16-00006040 de 10
05 2016, la Consejería solicito la mejora que complementa la NCR-0318 del Plan
de mejoramiento del 2014 y se establece el plazo de cumplimiento hasta el 30 de
junio de 2016: la actividad es la “1.3 Solicitar a los ejecutores que las
modificaciones técnicas y la justificación se documenten en las actas de
liquidación de los contratos y en los planos record”.
A la fecha se han revisado: Agua de Dios, Villagómez, Astrea, Buenaventura,
Pivijay, Bituima, el Colegio, Ambalema, Melgar, Bahía Solano, Espinal, Chinú,
Santa Rosa de Viterbo e Ibagué, solo falta documentar los planos record.
Adicionalmente el Grupo de Contabilidad efectúa un control en Excel
mensualmente de los saldos de cada uno de los convenios frente al saldo
reportado por la Consejería Presidencial para la Primera Infancia y efectúa la
conciliación detallada con la Consejería por cada proyecto, esta conciliación
12
incluye los desembolsos realizados, la cuota de gerencia y cada uno de los
conceptos del gasto.
Cuenta 147012- Otros Deudores- Créditos a empleados.
Esta cuenta presenta un saldo a 31 de diciembre de 2015 de $238.249.073,60,
está representada por los créditos educativos otorgados a los funcionarios por los
convenios firmados con el ICETEX y que no han sido condonados, así:
DESCRIPCION Saldo en $ a 31 de Diciembre de 2015
ICETEX 131-13 $ 7,835,220.00
ICETEX 337-13 $ 27,494,250.00
ICETEX 132-14 $ 177,183,063.60
ICETEX 174-15 $ 25,736,540.00
TOTAL 147012 $ 238,249,073.60
Del saldo anterior $209.342.686,20; corresponde a créditos pendientes de
condonar y $28.906.387,00, corresponde a cartera que se encuentra al cobro.
De la cartera pendiente de condonar se encuentra el valor de $7.391.172,00, de
funcionarios que a la fecha ya no laboran en la entidad, así:
CONVENIO 132-2014
BENEFICIARIO VALOR
GARCIA CANIZALES JORGE LEONARDO 3.258.900,00
REYES TRUJILLO DAILY 4.132.272,00
TOTAL 7.391.172,00
13
Se Recomienda 01, Al Área de Talento Humano tener en cuenta lo establecido
en el reglamento del ICETEX, Artículo Décimo Octavo.-Obligaciones del
Beneficiario. Literal g1.
Cartera al cobro:
Del saldo del convenio 131 de 2013, la cartera por recuperar es:
NOMBRE SALDO CONTABLE A DICIEMBRE DE 2015
CASTRO MARTIN MARIA CLARA 7.140.000,00
MARLON BLADIMIR HERRERA 695.220,00
TOTAL CARTERA 7.835.220,00
Como se puede observar en los cuadros anteriores el saldo del convenio 131-
2013, el 100% corresponde a cartera al cobro, como seguimiento a este saldo se
puedo observar que a abril 30 de 2016, se recuperó el valor de $7.437.823,00,
equivalente al 94,93%, del total adeudado a diciembre 31 de 2015, quedando a
esta fecha solo un valor de $397.397,00; de Marlon Bladimir Herrera, quien se
encuentra realizando las gestiones para cancelar este saldo y de ésta manera
poder liquidar este convenio.
Del saldo del convenio 337 de 2013, la cartera por recuperar es:
NOMBRE SALDO CONTABLE A DICIEMBRE DE 2015
OBSERVACIONES
ANGELICA MARIA RODRIGUEZ 4.253.900,00 Este valor corresponde a cartera al cobro.
JULIE CAROLINA CORTES SIERRA 7.952.000,00 Este valor corresponde a cartera al cobro.
LUISA FERNANDA CASTAÑO 4.253.900,00 Este valor corresponde a cartera al cobro.
NELLY CUBIDES MARTINEZ 1.104.600,00 Este valor corresponde a cartera al cobro.
YAMILE MARRUGO MONSALVE 1.552.250,00 Este valor corresponde a cartera al cobro.
TOTAL 19.116.650,00
1 “Si el Beneficiario se retira de la Entidad sin cumplir el tiempo de servicio y demás condiciones de condonación, deberá
cancelar la totalidad de la obligación al momento de retiro de la Entidad”.
14
Como se puede observar en los cuadros anteriores del saldo total a diciembre 31
de 2015, $19.116.650,00, corresponden a cartera al cobro y $8.377.600,00,
corresponden a créditos pendientes de condonación, del seguimiento del saldo de
la cartera se puedo observar que a abril 30 de 2016, se ha recuperado cartera el
valor de $16.649.941,14; correspondiente al 87,10%, y queda un saldo de
$2.466.708,86 así:
NOMBRE SALDO CONTABLE A
ABRIL DE 2016 OBSERVACIONES
LUISA FERNANDA CASTAÑO 914.458,86 Este valor corresponde a cartera al cobro.
YAMILE MARRUGO MONSALVE 1.552.250,00 Este valor corresponde a cartera al cobro.
TOTAL 2.466.708,86
Del saldo del convenio 132 de 2014, la cartera por recuperar es:
NOMBRE SALDO CONTABLE A DICIEMBRE DE 2015 OBSERVACIONES
RAFAEL RICARDO VALENCIA ARANDA 744.644,00
Este valor corresponde a cartera al cobro.
DANIEL GERMAN RODRIGUEZ MATÍAS 1.209.873,00
Este valor corresponde a cartera al cobro.
TOTAL 1.954.517,00
Como se puede observar en los cuadros anteriores del saldo total a diciembre 31
de 2015, $1.954.517,00, corresponden a cartera al cobro y $175.228.546,60,
corresponden a créditos pendientes de condonación, del seguimiento del saldo de
la cartera se puedo observar que a abril 30 de 2016, estos se encuentran
pendientes y que corresponden a funcionarios activos.
Del saldo del convenio 174 de 2015: es:
NOMBRE SALDO CONTABLE A DICIEMBRE DE 2015
WILLIAM GEOVANNY GARCIA MUÑOZ 3.668.000,00
PEDRO FERNANDO MONTOYA PINZON 975.000,00
JHONATHAN PARRA CRUZ 1.137.500,00
MAURICIO JAVIER PERALTA GAMBOA 2.117.500,00
15
MANUEL YEICO CORTES CARDENAS 2.358.000,00
MONICA PATRICIA QUINTERO 3.056.278,00
JOSE ALEXANDER HERNANDEZ CAMERO 3.830.400,00
CONSTANZA CIFUENTES MENDOZA 4.782.942,00
YAMILE ANDREA GUALTEROS 1.918.800,00
LUIS JORGE GUEVARA SUAREZ 458.520,00
DAVID AUGUSTO SALAS OROZCO 1.433.600,00
TOTAL CREDITOS APROBADOS 25.736.540,00
El Saldo a diciembre 31 de 2015 de éste convenio corresponde a créditos
pendientes de condonación y a funcionarios activos en planta.
Como conclusión de la cartera a cobro a diciembre 31 de 2015 podemos decir
que de los $28.906.387,00; a abril 30 de 2016, se ha recuperado $24.087.764,14,
equivalente al 83.33% y queda un saldo pendiente por recuperar de
$4.818.622,00.
Se Recomienda 02- Al Área de Talento Humano continuar realizando las
acciones tendientes a que el ICETEX realice la recuperación de los recursos, así
como su respectivo reintegro a la DTN, y de esta manera poder realizar la
liquidación de los Convenios.
Cuenta 147064-Otros Deudores- Pago por cuenta de terceros
(Incapacidades).
Esta cuenta presenta un saldo a 31 de diciembre de 2015 de $25.094.935,66,
está representada los saldos adeudados por las EPS por concepto de
incapacidades médicas:
DESCRIPCION – INCAPACIDADES MEDICAS Saldo en $ 31 de
Diciembre de 2015
Caja de Compensación Familiar Compensar 8.901.169,00
Positiva Compañía de Seguros 0,00
Entidad Promotora de Salud Sanitas 1.111.236,00
Entidad Promotora de Salud Famisanar 2.311.624,00
16
Nueva empresa promotora de salud 5.900.554,00
Compañía Suramericana de Servicios de Salud SUSALUD 195.471,00
CAFESALUD 646.973,00
SALUDCOOP 568.274,00
Coomeva 39.025,00
Entidad Promotora de Salud Servicio Occidental de Salud S.A.SOS
53.772,00
ALIANSALUD Entidad promotora 276.045,00
Humana vivir 653.691,00
Cruz blanca 2.094.664,00
COLPENSIONES 0,00
José Alberto Piravarguen 2.332.948,66
Consorcio SAYP 2011 9.489,00
TOTAL 147064 25.094.935,66
1. Lineamientos y procedimiento de Situaciones Administrativas.
El proceso de Talento Humano estableció en los Lineamientos para el trámite
de situaciones administrativas L-TH-02, en el numeral 4.3 Incapacidades los
requisitos que los funcionarios deben tener en cuenta para el trámite de esta
situación, según los siguientes casos:
Casos Requisitos
Incapacidad
por
enfermedad
general o
profesional
Se debe radicar original de la incapacidad médica en Talento Humano dentro de los dos
(2) días hábiles siguientes a la prescripción, expedida por la respectiva E.P.S o A.R.L. a la
cual este afiliado en caso que la incapacidad sea expedida por un médico particular, el
funcionario deberá hacerla transcribir por parte de la E.P.S. correspondiente.
Tratándose de incapacidades mayores a dos (2) días se debe adjuntar copia de la historia
clínica en sobre cerrado, en los casos que se requiera con autorización expresa para el
trámite, en estricto cumplimiento de la reserva legal que ampara dicho documento. Lo
anterior por cuanto la historia clínica es el único soporte para el cobro posterior ante las
E.P.S.
Incapacidad
por licencia
de maternidad
Presentar copia del registro civil de nacimiento o copia del certificado de adopción y la
incapacidad reconocida por la EPS.
Incapacidad
por licencia
de paternidad
Presentar copia del registro civil de nacimiento y la licencia por maternidad reconocida por
la EPS a la cónyuge.
17
Incapacidad
por accidente
de trabajo
Informe e incapacidad donde se indica el accidente de trabajo. El Grupo de Bienestar y
Responsabilidad Social conservará en la historia de salud ocupacional del funcionario el
Formato Único de Reporte de Accidente de Trabajo FURAT debidamente diligenciado el
día que ocurrió el accidente. En caso fortuito de imposibilidad se deberá hacer máximo el
siguiente día hábil, de no ser así debe entregar una carta donde justifique claramente
porque no lo reportó el mismo día.
Una vez revisados los Lineamientos, se Recomienda 03 al Área de Talento
Humano revisar la conveniencia de actualizar los lineamientos y especificar en
qué situación el funcionario requiere adjuntar copia de la historia clínica, lo que
evitará generar solicitudes de historias clínicas a casos que no aplicaría
adjuntarla.
Por otro lado, se revisó el Procedimiento de Trámites de Situaciones
Administrativas P-TH-03 mediante el cual se estableció el mecanismo para
gestionar y tramitar las resoluciones administrativas – laborales de los
funcionarios, identificando la documentación de los siguientes controles:
Esquema 1. Actividades de control para gestionar y tramitar resoluciones (P-TH-03)
Sin embargo, una vez revisado tanto el procedimiento P-TH-03 como los
Lineamientos L-TH-02, no especifican el paso a paso que se requiere para ejercer
un mayor y efectivo control para el trámite de las incapacidades por parte del Área
de Talento Humano.
18
Lo anterior, se soporta en la prueba de recorrido y entrevistas realizadas al
personal encargado, al establecer que realizan actividades, como:
1. Registrar la incapacidad entregada por el funcionario, en el libro registro
de incapacidades.
2. Revisar la incapacidad por el funcionario designado.
3. Establecer si requiere la historia clínica, al revisar si el médico que la
expide está adscrito a la EPS del cotizante o por lo contrario, que no
pertenezca a la red de ésta.
I. Si requiere la Historia Clínica, la solicita al funcionario.
II. Si no requiere Historia Clínica, radica la incapacidad en la EPS,
de acuerdo con los procedimientos internos establecidos por las
Entidades Promotoras de Salud.
4. Gestionar y tramitar las Resoluciones como ya lo tiene documentado y
establecido en el Procedimiento (P-TH-03).
5. Gestionar ante las EPS el recobro de las incapacidades.
6. Conciliar con el Área Financiera las incapacidades reconocidas y
pagadas.
De las actividades mencionadas y validadas, se concluye lo siguiente:
Se observó que el procedimiento de situaciones administrativas P-TH-03 no
considera actividades específicas de control a las incapacidades, como se
evidenció en la prueba de recorrido y entrevistas realizadas al personal del Área
de Talento Humano al establecer que solo hace referencia a la gestión y trámite
de las resoluciones, sin especificar actividades como con quien y donde se
registra una incapacidad, la revisión de la incapacidad en original, establecer si
requiere o no la historia clínica previa revisión si el médico que la expide está
adscrito a la EPS o no, las gestiones ante la EPS para el recobro de las
incapacidades y la conciliación con el área financiera. Lo anterior podría afectar el
19
cumplimiento del numeral 1.3 Componente Administración del Riesgo MECI 2014.
No Conformidad Potencial 01.
2. Diseño Prueba Selectiva Incapacidades 2015
Una vez revisados los lineamientos del proceso, se procedió a solicitar al Área de
Talento Humano la relación de las incapacidades generadas durante toda la
vigencia 2015, informando un total de 543 casos de incapacidad.
Posteriormente y de acuerdo con el Manual de Auditorías Internas M-DE-01, se
diseñó la muestra conforme el método de muestreo estadístico, indicando lo
siguiente:
Esquema 2. Resultado matriz diseño de la muestra incapacidades 2015.
Para el caso en mención, la muestra óptima a revisar es de 64 casos de
incapacidad. Definido el tamaño de la muestra, se procedió a seleccionar los
casos más representativos en duración y valor de la incapacidad hasta los de
menor valor.
Posteriormente, se establecieron los siguientes criterios para verificación in situ:
Requisitos legales aplicables por tipo de incapacidad
Registro fecha recibido de la incapacidad
Registro de las incapacidades en el Aplicativo HOMINIS
Resolución suscrita por Jefe de Talento Humano
Valor y días de la incapacidad reconocido por la Entidad
Valor proyectado para reconocimiento de la EPS o ARL
Fecha y valor pagado por la EPS a la Entidad - Recobro
Incapacidad reconocida en nómina del funcionario
20
3. Resultados Prueba Selectiva Incapacidades 2015
Una vez efectuada la verificación documental in situ de los 64 casos de
incapacidad, se obtuvieron los siguientes resultados:
1. Caso de Incapacidad por enfermedad profesional2 reconocida por ARL: 3.
# C.C
#3
Registro
recibido
Hominis y
Resolución
Valor
Res.
($)
V/r
Proyectado
($)
V/r
pagado
por ARL
V/r y mes
nómina
1 19.285.627 169
12/08/2015
Incapacidad
20/06/15
al
05/12/15
Res. 2522
18/11/2015 7.743.749 6.216.062 7.832.311
7.988.128
Noviembre
2 51816063 4
Fecha
Informe ARL
02/12/15
Incapacidad
inició:
2-12-15
2703
09/12/2015 134.070 106.678 No
pagado
134.070
Diciembre
3 79232563 30 Informe de
ARl
0378
12/12/14 1.449.246 1.226.483 1.226.483
1.449.246
Diciembre
De lo anterior se pudo observar que:
a. Para el caso de la C.C. 19.285.627 se observó que el reconocimiento del
pago mediante Resolución 2522 de 18/11/2015 fue de $7.743.749 y en el
2 Ley 776 de 2002, Artículo 3º. MONTO DE LAS PRESTACIONES ECONÓMICAS POR INCAPACIDAD TEMPORAL. Todo afiliado a quien se le defina una incapacidad temporal, recibirá un subsidio equivalente al cien (100%) de su salario base de cotización, calculado desde el día siguiente el que ocurrió el accidente de trabajo y hasta el momento de su rehabilitación, readaptación o curación, o de la declaración de su incapacidad permanente parcial, invalidez o su muerte. El pago se efectuará en los perlados en que el trabajador reciba regularmente su salario. Para la enfermedad profesional será el mismo subsidio calculado desde el día siguiente de iniciada la incapacidad correspondiente a una enfermedad diagnosticada como profesional. El período durante el cual se reconoce la prestación de que trata el presente artículo será hasta por ciento ochenta (180) días, que podrán ser prorrogados hasta por períodos que no superen otros ciento ochenta (180) días continuos adicionales, cuando esta prórroga se determine como necesaria para el tratamiento del afiliado, o para culminar su rehabilitación. Cumplido el período previsto en el inciso anterior y no se hubiese logrado la curación o rehabilitación del afiliado, se debe iniciar el procedimiento para determinar el estado de incapacidad permanente parcial o de invalidez. Hasta tanto no se establezca el grado de incapacidad o invalidez la ARP continuará cancelando el subsidio por incapacidad temporal. 3 Duración de la incapacidad
21
comprobante de nómina del mes de noviembre se observó un pago por mayor
valor de $7.988.128, al indagar el porqué de la diferencia de $244.379, el
Área de Talento Humano informó que este caso se había tratado inicialmente
como enfermedad general, posteriormente la ARL reconoce que es por
enfermedad profesional y se efectúa Resolución 2484 del 11/11/2015
mediante la cual se establece enfermedad profesional y deroga el artículo 2
de la Resolución 1360 de 16/06/2015.
b. Para el caso de la C.C. 51.816.063 se observó que la Resolución 2703 se
suscribió el 09 de diciembre de 2015 y a la fecha de la revisión 27 de mayo de
2016, no se ha recibido el pago por parte de la ARL POSITIVA. Se
Recomienda 04 establecer mecanismos que permitan realizar gestiones
periódicas por el Área de Talento Humano frente a las Entidades Promotores
de Salud, para los respectivos pagos.
2. Casos de Incapacidad por Licencia de Maternidad: 10.
C.C #*4 Registro
recibido Resolu.
Valor
Resolu.
($)
V/r
Proyectado
($)
V/r pagado
por EPS V/r nómina
52.422.245 98 21/11/14 0371
12-12-14 11.749.894 11.698.169
Se solicitó
confirmar el
valor
pagado,
pero no se
suministró
En nómina de
Dic se
reconoció:
Nov/14
3.182.263
Y Dic/14
3.671.842
En nómina
Ene/15
3.671.842
En nómina
Feb/15
1.223.947
53.105.206 98 21/11/14 0379
12-12-14 14.015.127 13.081.942 13.083.000
En nómina de
Dic se
reconoció
Nov/14
286.023
y Dic/14
4.290.345
En nómina
Ene/15
4.290.345
Nómina Feb/15
4.290.345
4 Duración de la incapacidad
22
Nómina Mar/15
858.069
52.954.551 98 06/02/15 0361
16/02/15 13.042.646 11.697.934
Reconocido 11.697.934
En nómina de
Feb se
reconoció
Ene/15
3.061.029
Y Feb/15
3.992.647
Nómina Mar/15
3.992.647
Nómina Abr/15
1.996.323
52.710.862 98 16/04/15 0861
16/04/15 22.503.117 22.503.117 22.504.134
En nómina de
Abr se
reconoció
Mar/15
918.495
Y Abr/15
6.888.709
Nómina May/15
7.118.333
Nómina Jun/15
6.888.709
Nómina Jul/15
688.871
52.800.698 98 11/12/15 0097
15/01/16 27.580.631 24.939.778
Pendiente
confirmar el
valor
En nómina de
Ene se
reconoció
Dic/15
5.971.064
y Ene/16
8.530.092
Nómina Feb/16
8.530.092
Nómina Mar/16
4.549.382
52.916.888 98 11/12/15 2752
14/12/15 4.339.355 3.604.580 No pagado
Nómina Dic/15
1.239.816
Nómina Ene/16
1.328.374
Nómina Feb/16
1.328.374
Nómina Mar/16
442.791
52.906.513 98
15/01/16
licencia
inició el
9/12/15
2767
15/12/15 6.655.808 6.022.619 No pagado
Nómina Dic/15
1.509.565
Nómina Ene/16
2.058.497
Nómina Feb/16
2.058.497
Nómina Mar/16
1.029.249
52.492.211 98 28/12/15 0303 9.101.911 8.578.234
Reconocido 8.578.234
En nómina de
Feb se
23
18/02/16 reconoció
Dic/15
1.219.844
Ene/16
2.815.024
Y Feb/16
2.815.024
Nómina Mar/16
2.252.019
1.069.737.
165 98 07/01/16
0302
18/02/16 4.332.544 3.537.800
Reconocido 3.537.800
En nómina de
Feb se
reconoció
Dic/15
893.308
Ene/16
1.339.962
Y Feb/16
1.339.962
Nómina Mar/16
759.312
38.141.499 98 03/12/15 0952
17/05/16 24.474.417 22.947.577 No pagado
En Nómina de
May.
24.474.217
De lo anterior se observó:
a. Para el caso de la C.C 52.710.862 se observó que mediante Resolución
0861 del 16/04/15 se reconoció el valor de $22.503.117 y el valor
proyectado para la EPS fueron los mismos $22.503.117, al indagar acerca
de esta situación con el Área de Talento Humano se determinó que la
funcionaria ingresó a la Entidad el 01/10/2014 y al momento que inició la
licencia de maternidad 28/03/15, no cumplía con el tiempo mínimo para las
doceavas. Así mismo, se observó que en este caso la EPS pagó a la
Entidad el valor de la incapacidad el día 9 de abril de 2015, anterior a la
radicación de la incapacidad por parte de la funcionaria el 19 de abril de
2015. De lo anterior, se observó que el trámite se realizó en los términos
establecidos.
b. Para el caso de la C.C. 52.800.698 se observó que la incapacidad por
licencia de maternidad fue radicada el 11/12/15 y la Resolución 0097 se
suscribió un mes después, el 15 de enero de 2016. Al indagar acerca de
esta situación se validó con el Área de Talento Humano que la funcionaria
tardó en presentar la historia clínica, la cual fue solicitada por CAFESALUD
para efectuar la transcripción de la misma.
24
c. Para los casos de la C.C. 52.800.698 y C.C. 52.422.245 al indagar acerca
del recobro y valor reconocido por la EPS se informó que la EPS ya había
reconocido la licencia, pero no se pudo validar el monto pagado por la
EPS. Se Recomienda 05 establecer un mecanismo que permita controlar
la información de recobro y montos pagados por la EPS para cada caso de
licencia y/o incapacidad, lo que permitirá coherencia y confiabilidad en la
información, agilidad para posteriores consultas, reportes y evaluaciones.
d. No se generaron las resoluciones de reconocimiento a las incapacidades,
una vez el funcionario informó al Área de Talento Humano sobre la
expedición de la licencia y/o incapacidad, afectando la conciliación mensual
contable de la Entidad por cuanto se generaron diferencias significativas de
tiempo entre el reporte y el pago de la incapacidad, como se evidenció en
los siguientes casos:
I. Para el caso de la C.C. 1.069.737.165 se observó que la incapacidad
se reportó al Área de Talento Humano el 07/01/2016, y 41 días
después mediante Resolución 0302 del 18 de febrero de 2016 se
estableció que el valor reconocido por la EPS fue de $3.537.800=, lo
que indica que la Resolución se suscribió posterior al pago de la EPS y
no, cuando se informó de la incapacidad. CONTABILIZADA EN
FEBRERO
II. Para el caso de la C.C. 52.492.211 se observó que la incapacidad se
reportó al Área de Talento Humano el 28/12/2015, y 50 días después
mediante Resolución 0303 del 18 de febrero de 2016 se estableció que
el valor reconocido por la EPS fue de $ 8.578.234 =, lo que indica que
la Resolución se suscribió posterior al pago de la EPS y no, cuando se
informó de la incapacidad.
III. Para el caso de la C.C. 67.030.946 la incapacidad se reportó al Área de
Talento Humano el 05 de octubre de 2015, y 100 días después
mediante Resolución 0074 del 15 de enero de 2016, se estableció que
el valor reconocido por la EPS fue de $ 4.747.704 =, lo que indica que
la Resolución se suscribió posterior al pago de la EPS y no, cuando se
informó de la incapacidad.
25
IV. Para el caso de la C.C. 38.141.499 se observó que la incapacidad se
reportó al Área de Talento Humano el 03/12/2015, y 164 días después
mediante Resolución 0952 del 17 de mayo de 2016 se estableció que
el valor proyectado a ser reconocido por la EPS es de $ 22.947.577 =.
Incumpliendo lo establecido en el Régimen de Contabilidad Publica Libro I, Título
I, Sección VII-Principios, Código Interno &0119-Devengo o Causación5. No
Conformidad Real 01.
3. Casos de Incapacidad por Enfermedad No Profesional6: 437
# C.C
funcionario #8
Registro
recibido Resolución
($)
Resolu.
($)
Proyec-
tado
V/r
pagado
por EPS
V/r
Nómina
1 52741256 3 22/01/2015 0283
06/02/2015 36.924 33.068 43.222
Nómina
Feb.
36.924
2 79589623 3 27/08/2015 1967
31/08/2015 219.087 204.363
No
pagado
Nómina
Sep.
219.087
3 52990504 3 24/09/2015 Sin Resol No
pagado
4 1019018291 3 27/11/2015 Sin Resol No
pagado
5 1012382215 4 05/10/2015 2459
10/11/2015 57.088
42.956
Reconocido 42.956
Nómina
Nov.
57.088
6 52741256 4 21/10/2015 2742
14/12/2015 189.316 172.000
Reconocido 172.000
Nómina
Dic.
189.316
7 79505983 5 31/12/2015 Sin Resol No
pagado
8 52741256 5 02/06/2015 1367
16/06/2015 234.572 214.959 200.058
Nómina
Jun.
234.572
5 “Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales deben reconocerse en el momento en que se sucedan, con
independencia del instante en que se produzca la corriente de efectivo o del equivalente que se derive de éstos” 6 De conformidad con el parágrafo 1° del artículo 40 del Decreto 1406 de 1999, modificado por el artículo 1° del Decreto 2943 del 17 de diciembre de 2013: "En el sistema General de Seguridad Social en salud serán a cargo de los respectivos empleadores las prestaciones económicas correspondientes a los dos (2) primeros días de incapacidad originada por enfermedad general y de las Entidades Promotoras de Salud a partir del tercer (3) día y, de conformidad con la normatividad vigente. En el sistema General de Riesgos Laborales las Administradoras de Riesgos Laborales reconocerán las incapacidades temporales desde el día siguiente de ocurrido el accidente de trabajo o la enfermedad diagnosticada como laboral. Lo anterior tanto en el sector público como en el privado". 7 Es importante resaltar que se revisaron 51 casos de incapacidad, pero se presentan resumidos en 43 casos, dado que fueron prórrogas de casos ya identificados. 8 Duración de la incapacidad
26
9 52218192 5 25/05/2015
09/06/2015
1357
16/06/2015 134.190 122.911 117.179
Nómina
Jun.
134.490
10 19285627 8 11/12/2014 0368
12/12/2014 176.004 140.575
No
pagado
Nómina
Dic.
176.004
11 93338938 8
No se encontró
en el libro
registro de
incapacidades.
La licencia de
paternidad es de
enero
0545
10/03/2015 1.013.532 954.933
Reconocido 954.933
Nómina
Mar.
1.013.532
12 93398051 8
No se encontró
en el libro
registro de
incapacidades,
Por vacaciones
0703
26/03/2015 1.918.759 1.789.864 No
pagado
Nómina
Mar.
1.918.759
13 79050433 8
15/12/2015* Se
relacionan 6
días en la
minuta de
incapacidad des
y son 08 días.
Sin Resol No
pagado
14 7918673 10 09/12/2014 Res. 0366
12/12/2014 1.772.172 1.538.438 ok
La cartera
de 2014,
al día.
15 79589623 10 10/09/2015 2261
13/10/2015 2.190.866 2.043.626 No
pagado
Nómina
Oct.
2.190.866
16 52050712 10 13/10/2015 2401
04/11/2015 404.462 377.245
Reconocido 377.245
Nómina
Nov.
1.918.759
17 80166244 8 21/12/2015
0705
15/04/2016
2.586.950 2.318.003
Reconocido 2.318.003
Nómina
Abr.
2.586.950
18 79505893 12 17/12/2015 Sin Resol No
pagado
19 19346135 14 19/02/2015 0476
02/03/2015 2.459.260 2.201.020
No
pagado
Nómina
Mar.
2.459.260
20 79372663 14 09/12/2015 Sin Resol No
pagado
21 79372663 14 21/12/2015 Sin Resol No
pagado
22 79490196 15 27/03/2015
08/04/2015
0758
01/04/2015 378.794 315.956
No
pagado
Nómina
Abr.
378.794
23 79972901 15 27/03/2015
08/04/2015
0757
01/04/2015 568.269 508.898
No
pagado
Nómina
Abr.
568.269
24 52827367 15 09/04/2015 0833 1.702.658 1.599.573 No
pagado
Nómina
Abr.
27
14/04/2015 1.702.658
25 67030946 15 28/05/2015 1115
14/05/2015 1.105.776 1.034.532 No
pagado
Nómina
May.
1.105.776
26 19346135 16
No se encontró
en el libro
registro de
incapacidades
1143
15/05/2015 7.861.160 7.290.878
No
pagado
Nómina
May.
7.960.815
27 51961732 20 25/06/2015 1539
6/07/2015 1.643.832 1.499.180 1.577.052
Nómina
Jul.
1.643.832
28 52928942 21 18/12/2014 0088
14/01/15 2.330.228 2.091.137
No
pagado
Nómina
Ene.
2.330.228
29 52906513 21 28/05/2015 1365
16/06/2015 866.044 778.434 831.566
Nómina
Jun.
866.044
30 52233957 22 06/02/2014 0335
13/02/2015 587.284 468.583
No
pagado
Nómina
Feb.
587.284
31 42989789 24 26/12/2014 0109
16-01-2015 3.279.533 2.936.762
No
pagado
En
nómina
Ene.
1.937.906
Y Dic.
1.341.627
32 52741256 28 30/04/2015 1064
08/05/2015 1.168.334 1.068.015 938.312
En
nómina
May
1.078.462
Abr
89.872
33 67030946 57 05/10/2015 0074
15/01/2016 5.089.191
4.747.704
Reconocido 4.747.704 5.089.191
34 21068467 30 21/01/2015 0276
06/02/2015 7.591.055
6.536.899
Reconocido 6.536.899
En
nómina
Feb.
7.591.055
35 19346135 30
No se encontró
en el libro
registro de
incapacidades
0566
12/03/2015 6.148.152 5.502.549 4.713.583 6.148.152
36 98477463 30 09/04/2015 0832
14/04/2015 1.236.559 1.107.352
Pendiente
confirmar
el valor
En
nómina
Abr.
1.236.559
37 39545935 30 22/04/2015 0859
16/04/2015 1.340.197 1.200.122
No
pagado
En
nómina
Abr.
765.827
May.
574.370
28
38 19346135 30
No se encontró
en el libro
registro de
incapacidades
0778
06/04/2015 6.148.152 5.502.549
Pendiente
confirmar
el valor
6.148.152
39 51830774 30 21/04/2015 1037
05/05/2015 1.284.334 1.150.170
No
pagada
En
nómina
May.
1.284.334
40 19362640 30 01/07/2015 1570
10/07/2015 4.296.081 3.911.874 4.121.898
En
nómina
Jul.
4.296.081
41 52906513 30 14/07/2015 1619
15/07/2015 1.326.145 1.147.166
No
pagada
En
nómina
Jul.
805.159
42 51675318 30
No se encontró
en el libro
registro de
incapacidades
2039
10/09/2015 4.186.250
5.280.800
Reconocido 5.280.800
En
nómina
Sep.
4.186.250
43 19092964 71 05/06/2015 1368
16/06/2015 2.962.772 2.665.596
No
pagada 2.962.772
De lo anterior, se observó que:
e. No existe constitución de título ejecutivo que cuente con los requisitos de
ley para realizar el cobro de las incapacidades, de manera expresa, clara y
exigible, en caso de existir renuncia del pago por parte de la entidad
prestadora de salud, como se evidenció en:
I. El caso de la C.C. 52990504 que informó el día 24 de septiembre de
2015 la incapacidad de 3 días al Área de Talento Humano, y no se
suscribió la Resolución. A la fecha el Área de Talento Humano
informa que se encuentra pendiente de reconocimiento por parte de la
EPS.
II. El caso de la C.C. 1019018291 al informar el día 27 de noviembre de
2015 la incapacidad de 3 días al Área de Talento Humano, y no se
suscribió la Resolución.
III. En los casos de la C.C. 52021394 con 30 días de incapacidad;
79372663 con 14 días, 79505893 con 12 días, de los cuales el Área
de Talento Humano informó que se encuentran pendientes de
reconocimiento por parte de la EPS y no se encontraron las
Resoluciones.
29
Incumpliendo el Artículo 12 de la Ley 446 de 19989, “TITULO EJECUTIVO,
es cualquier documento que contenga una obligación de dar, hacer o no
hacer, de manera expresa, clara y actualmente exigible que constituya
plena prueba contra el deudor o su causante”. No Conformidad Real 02.
f. No se concedió el recurso de reposición en las resoluciones por las cuales
se reconocieron las licencias por enfermedad no profesional, licencias de
maternidad, licencias de paternidad y por accidente de trabajo, como se
evidenció en la revisión de las Resoluciones 0703 del 26/03/15, 0832 del
14/04/15, 2703 del 09/12/15, 0074 del 15/01/16, 0097 del 15/01/16, 0302 y
0303 del 18/02/16. Incumpliendo lo establecido en el numeral 1 del Artículo
74 de la Ley 1437 de 2011. No Conformidad Real 03.
g. Se Recomienda 06 establecer acciones pertinentes y eficaces que
permitan evitar la acumulación de las liquidaciones de los funcionarios y
por ende, su afectación al ingreso salarial, así como del recurso público por
cuanto en caso de presentarse renuncia y/o retiro del servicio, no habría
lugar a realizar los descuentos.
h. . Se Recomienda 07 al Área de Talento Humano establecer acciones que
informen a los funcionarios del DAPRE acerca de sus deberes frente al
reporte y entrega de las incapacidades, en los términos señalados
i. Se observó que el valor a pagar por la Entidad es superior al proyectado
para la EPS, debido a los factores que se tienen en cuenta al momento de
la liquidación de acuerdo con el artículo 46 del Decreto 1045 de 197810. La
EPS tiene en cuenta los factores mínimos requeridos.
4. Revisión de saldos a 31 de diciembre de 2015
9 En el Artículo 488 del Código de Procedimiento Civil y el Artículo 12 de la Ley 446 de 1998, TITULO EJECUTIVO, es cualquier documento que contenga una obligación de dar, hacer o no hacer, de manera expresa, clara y actualmente exigible que constituya plena prueba contra el deudor o su causante. 10 La liquidación se efectuará teniendo en cuenta la cuantía de los factores señalados en el artículo 46 del Decreto 1045 de
1978 el cual establece: "Artículo 46°.- De los factores de salario para liquidar otras prestaciones. Para determinar el valor de los auxilios por enfermedad Y maternidad, de la indemnización por accidente de trabajo Y por enfermedad profesional Y del seguro por muerte se tendrán en cuenta los siguientes factores de salario: a) La asignación básica mensual señalada para el respectivo cargo; b) Los incrementos de remuneración a que se refieren los artículos 49 Y 97 del Decreto-Ley 1042 de 1978; c) Los gastos de representación; d) La prima técnica; e) Los auxilios de alimentación y transporte; f) La prima de servicios; g) La bonificación por servicios prestados; h) La prima de vacaciones."
30
De conformidad con lo reportado por el Área Financiera, el total adeudado de
incapacidades a diciembre 31 de 2015 fue de $ 25.094.935,66. Una vez realizada
la visita al Área Financiera se observó que al 27 de mayo de 2016, se encuentra
una cartera de $ 23.397.001,66.
Se Recomienda 08 establecer mecanismos que permitan realizar gestiones
periódicas por el Área de Talento Humano frente a las Entidades Promotores de
Salud, para los respectivos pagos.
Se Recomienda 09 en la conciliación que se realiza mensualmente entre las
áreas de Talento Humano y Financiera establecer nuevos controles que
garanticen el registro y oportunidad de la totalidad de las incapacidades y
licencias.
Cuenta 147090-Otros Deudores.
EL saldo de esta cuenta a diciembre 31 de 2015 es de $70.379.631,29, del cual
se analizó el valor de $67.742.310,34, equivalente al 96,25%; de la siguiente
manera:
1. Por concepto de Horas extras pagadas en la vigencia 2013 y registradas en
esta cuenta en febrero de 2014; un saldo de $31.383.765,43, así:
FUNCIONARIO VR. INICIAL
FEBRERO DE 2014 VR. A DIC 31-
2015 VR. CUOTA
NRO. CUOTAS
NRO. CUOTAS PAGAS
NRO. CUOTAS
PENDIENTES
Jose Manuel Alvarado 5.558.232,98 3.970.166,50 72.184,84 77 22 55
Jairo linares Martinez 6.255.276,10 2.978.702,80 148.935,15 42 22 20
Rubén Darío Arias 6.034.278,25 4.287.513,45 79.398,40 75 21 54
Orlando Marín 5.946.389,64 4.508.800,96 65.344,94 91 22 69
Gustavo Adolfo Rodriguez Mera 5.594.451,35 3.396.631,33 99.900,91 56 22 34
Rubén Darío Grajales Betancourt
6.511.436,71 4.790.022,41 74.844,10 87 23 64
Bladimir Oviedo Ruiz * 5.947.153,68 4.302.440,72 74.339,12 80 22 58
Benjamín Maldonado Ruiz 2.659.153,31 964.525,31 80.580,40 33 21 12
Oscar Eduardo Bolívar Cañon ** 3.029.149,65 2.184.961,95 49.658,10 61 17 44
Víctor Hernando Velásquez 6.315.468,96 0,00
David Augusto Salas Orozco 1.118.185,00 0,00
Danny Mauricio Rojas Pacheco 2.988.470,88 0,00
Adelia Susana Mojica Blanco 2.654.660,37 0,00
60.612.306,88 31.383.765,43
31
De acuerdo al análisis realizado a este saldo y como se puede observar en el
cuadro anterior a cada uno de los funcionarios se les ha descontado entre 21 a 22
cuotas, sin embargo el caso de Oscar Eduardo Bolívar Cañon, se puede observar
que solo ha cancelado 17 cuotas, 5 menos que los demás funcionarios, esto
debido a que no se descuenta por nómina sino que él realiza la consignación; la
cual no se realiza de manera mensual sino que lo hace cada 2 o 3 meses, como
se puede evidenciar en el mes de enero de 2016 que realiza el pago de tres (3)
cuotas y en el mes de marzo una (1) cuota), se Recomienda 10, al área de
talento humano establecer las acciones tendientes que los funcionarios cumplan
con los acuerdos de pago establecidos.
Adicionalmente se pudo observar que del valor inicial total se ha recaudado
$29.228.541,45 a diciembre 31 de 2015, equivalente al 48,22%.
2. Por concepto de Incapacidades y licencias canceladas como sueldo un
valor de $18.298.977,83, detallado de la siguiente manera:
FUNCIONARIO VR. INICIAL CONCEPTO
Maria Liliana Arias Tobón 8.016.357,20 Licencia de Maternidad pagada como sueldo del 10 al 30 de diciembre de 2015. Resolución 097 del 15 enero de 2016.
Martha Isabel Marín Fernández 1.805.652,80 Incapacidad pagada como sueldo del 20 de septiembre al 19 de octubre de 2015.Resolucion 075 del 15 enero de 2016.
Maria Nathalia Garcia Orrego 5.592.467,00 Incapacidad pagada como sueldo del 02 al 31 de octubre y del 01 al 29 de noviembre de 2015. Resolución 074 del 15 enero de 2016.
Julio Andrés Ossa Santamaría 1.145.193,90 Incapacidad pagada como sueldo del 24 al 28 de agosto 2015. Resolución 056 del 13 enero de 2016.
Juan Pablo Sanchez Cáceres 637.601,00 Incapacidad pagada como sueldo del 10 al 21 de diciembre 2015. Resolución 0103 del 19 enero de 2016.
Juan Pablo Caicedo Guzman 98.868,00 Incapacidad pagada como sueldo del 18 al 19, 23 al 25 y 30 de noviembre al 02 de diciembre 2015. Resolución 082 del 15 enero de 2016.
Myriam Ernestina Céspedes 59.970,00 Incapacidad pagada como sueldo del 20 al 22 de octubre 2015. Resolución 0102 del 19 enero de 2016.
Diana Patricia Martinez Gamba 91.101,00 Incapacidad pagada como sueldo del 30 de noviembre al 09 de diciembre 2015. Resolución 098 del 15 enero de 2016.
Gladys Consuelo Barrera Parrado 586.314,93 Incapacidad pagada como sueldo del 10 al 12 de diciembre 2015. Resolución 076 del 15 enero de 2016.
Lady Viviana Triana Delgadillo 189.158,00 Incapacidad pagada como sueldo del 19 de noviembre al 01 de diciembre 2015. Resolución 081 del 15 enero de 2016.
Jamilton Orlando Moreno Hernández 76.294,00 Incapacidad pagada como sueldo del 20 al 26 de octubre 2015. Resolución 073 del 15 enero de 2016.
18.298.977,83
32
De acuerdo al análisis realizado a este saldo, se pudo encontrar incapacidades y
licencias de maternidad de los meses a agosto, septiembre, octubre, noviembre y
diciembre de 2015, a los cuales se les genera la resolución y la autorización de
descuento a los funcionarios; solo hasta cuando la EPS, cancela estas
incapacidades, no en el momento en que se generaron las incapacidades.
Contabilidad efectúo el registro de manera correcta en la vigencia 2015.
3. Por concepto de Bonificación 60%, cancelada a militares en periodos no
laborados, $2.107.177,08, así:
FUNCIONARIO VR. INICIAL CONCEPTO
Jose Carlos Buitrago Gordo 966.648,60 Bonificación del 60% pagada por el periodo comprendido entre el 01 y el 30 de diciembre de 2015, periodo no laborado, según MEM15-00018081 / JMSC 110110.
Doris Manosalva Pinto 1.140.528,48 Bonificación del 60% pagada por el periodo comprendido entre el 09 y el 30 de diciembre de 2015, periodo no laborado, según MEM15-00018044 / JMSC 110120.
2.107.177,08
De acuerdo al análisis realizado se pudo evidenciar que dichos valores fueron
reintegrados el 05 de enero de 2016. Contabilidad efectúo el registro de manera
correcta en la vigencia 2015.
4. Por otros conceptos analizados tenemos $15.952.390,00, así:
DEUDOR VR. A DIC 31-2015 CONCEPTO
Ministerio del Interior 15.009.000,00 Resolución 2692 de fecha 30 de diciembre de 2011 del Ministerio del Interior, en la cual trasfiere a título gratuito bienes a la Unidad Nacional de Protección.
Condensa 7.490,00 Saldo a favor según factura No. 357514481-4, casa anexa Vicepresidencia, servicio de energía mes febrero de 2014.
Faihan Alfayez Chaljub 935.900,00 Cobro de Equipo celular.
15.952.390,00
Como se puede observar en el cuadro anterior el valor más representativo de este
concepto es el de $15.009.000,00, correspondiente al pago del impuesto de los
vehículos transferidos por el Ministerio del Interior a título gratuito en diciembre de
2011, a la Unidad Nacional de Protección. Valor que a la fecha no ha sido
devuelto, como seguimiento y de acuerdo a lo informado por la Jefe del Área
33
Administrativa en el Comité de Seguimiento a las áreas y oficinas, realizado por la
Subdirección de Operaciones el día 17 de mayo de 2016, que el Área Jurídica del
Ministerio del Interior está revisando el tema a fin de ver si se puede realizar el
pago por conciliaciones.
El valor de $7.490,00, correspondiente al saldo a favor por el servicio de energía
de la Casa Anexa de la Vicepresidencia registrado en el mes de abril de 2014,
este valor será transferido una vez se trasfiera éste inmueble.
El valor de $935.900,00, correspondiente al cobro por daño de equipo celular al
cargo de Faihan Alfayez Chaljub, a fecha 31 de mayo de 2016 no se ha
reintegrado.
Cuenta 167502-Equipo de transporte, tracción y elevación-Terrestre:
El saldo de esta cuenta a diciembre 31 de 2015, es de $17.033.029.316,06, el
cual corresponde a 195, elementos de los cuales 184 son (motocicletas,
camionetas, camperos, microbús, micro tractores y automóviles) y 11
corresponden a (extintor, alarma, gato hidráulico, inversor de corriente, carpa para
lancha, remolque para lancha, escáner multi vehículo, recolector de pasto, equipo
de perifoneo)
136
48
Vehiculos Automotores
Revisados fisicamente Revisados documentalemente
34
El ejercicio de auditoria es posterior y selectivo, y en concordancia con esta teoría
se auditaron todos los 184 registros que componen el inventario de vehículos
automotores, con revisión aleatoria visual a 136 (73,91% de 184) e inspección
documental a 48 (26,09% de 184).
Para el desarrollo de la auditoria se utilizaron filtros en el archivo Excel…“EQUIPO
DE TRANSPORTE 2015.xlsx”…, suministrado por correo electrónico por el Área
Financiera, como herramienta tecnológica para facilitar la consolidación, análisis y
reporte de la información, razón por la cual encontraremos los números de las
tablas 1, 2 y 3 en el orden correspondiente al archivo original, esto con el fin de
identificar el registro con eficiencia. Adicionalmente, a la revisión del archivo en
mención se contrasto con el archivo Excel …“AUTOS PRESIDENCIA ENVIADO A
CONTROL INTERNO 26 ABR 16.xlsx”… suministrado por correo electrónico por
la coordinación de transporte del Área Administrativa, en la cual se identificó y
valido como criterio la inspección física y coherencia de los registros, como lo son:
Descripción, Placa de Inventario, Placa Vehicular y Marca de cada uno de los
vehículos, tomando como base la información enviada por el Área Financiera del
DAPRE con corte al 31 de diciembre del 2015.
Se revisaron visualmente 136 vehículos en los sótanos del DAPRE, parqueadero
de la Vicepresidencia y parqueaderos 1 y 2 de Casa Galán.
Como aspecto a resaltar se identificaron 3 vehículos en proceso de Baja, con
placa de inventario:
No. 72255 / OBG-166 / GRAND CHEROKEE LIMITED,
No. 72487 / OBG-772 / DAIHATSU TERIOS y
No. 74093 / OBH 262 / CHEVROLET ASTRA.
Adicionalmente, al momento de la auditoria la CAMIONETA No. 75884 / OJK-045 / TOYOTA RUNNER se encuentra siniestrada y con el debido soporte de registro ante el seguro según correo electrónico…”Atentamente remito las fotografías del caso con la Toyota OJK 045.
Esta se encuentra en taller y la aseguradora acaba de notificar pérdida total debido a la estrellada.
Esta situación fue comunicada oportunamente a la Aseguradora, a Control Interno Disciplinario y a las instancias como son Subdirectora de Operaciones y Jefe del Área Administrativa.
35
En el momento el vehículo sigue aún en inventarios pues no se ha concretado, por parte de la Entidad, la aceptación de la indemnización y una vez ello ocurra, se deberá hacer traspaso de la propiedad a la Aseguradora y esta indemnizará el valor respectivo”…
Y por último, el vehículo motocicleta No. 90024 / MNQ-15B / HONDA CBF 150 fue siniestrada y pagada por la empresa aseguradora según carpeta y registro documental No. 90024. Este vehículo fue siniestrado en junio del 2015 pero la gestión ante la entidad en lo concerniente al inventario fue solicitado en Abril del 2016. Se relaciona la documentación en carpeta con el Finiquito de indemnización No. G201500020575 en folio 86, MEM16-00004637 con el cual la coordinación de transporte solicita a la coordinación de recursos físicos retirar de los inventarios la moto MNQ-15B en folio 88 y Licencia de transito No. 10011177365 a nombre de QBE Seguros S.A. folio 89. Se Recomienda 11, gestionar la salida de inventarios del vehículo motocicleta MNQ-15B en mención de los inventarios del DAPRE de tal forma que al cierre de la vigencia 2016 se encuentre fuera del inventario. De igual forma para el vehículo camioneta No. 75884OJK 045 TOYOTA RUNNER se recomienda la gestión de tal forma que salga de los inventarios al cierre de la vigencia 2016.
Tabla 1 Revisión aleatoria visual de 136 vehículos
No. Descripción Placa
Inventario Placa
Vehicular Marca
17 CAMIONETA 000053542 OHK 547 CHEVROLET CAMION NKR
162 AUTOMOVIL 000053543 OHK 546 CHEVROLET ESTEEM SEDAN
18 CAMIONETA 000066122 OBH 157 TOYOTA AUTANA BLINDAJE 5
19 CAMIONETA 000066123 OBH 159 TOYOTA AUTANA BLINDAJE 5
20 CAMIONETA 000066124 OBH 160 TOYOTA PRADO BLINDAJE 3
21 CAMIONETA 000066125 OBH 161 TOYOTA PRADO BLINDAJE 3
22 CAMIONETA 000066126 OBH 162 TOYOTA BURBUJA AUTANA
BLINDAJE V
163 MOTOCICLETA 000066428 AML 03 YAMAHA XT 600
1 AUTOMOVIL 000066657 OHK 731 HYUNDAI ATOS
23 CAMIONETA 000066774 OBH 260 FORD EXPLORER EVEREST BLINDAJE 5
24 CAMIONETA 000067263 OFK 439 TOYOTA AUTANA BLINDAJE 5
165 MOTOCICLETA 000070919 LSF 40 A SUZUKI DR 650
2 AUTOMOVIL 000070920 OBF 646 HYUNDAI ELANTRA
25 CAMIONETA 000070921 OBF 816 TOYOTA PRADO BLINDAJE 3
27 CAMIONETA 000072037 OBG 163 TOYOTA LAND CRUISER
28 CAMIONETA 000072255 OBG 166 GRAND CHEROKEE LIMITED
29 CAMIONETA 000072364 OBG 165 TOYOTA HILUX
36
144 CAMPERO 000072484 OBG 769 DAIHATSU TERIOS
3 AUTOMOVIL 000072485 OBG 160 TOYOTA COROLA
30 CAMIONETA 000072486 OBG 161 CHEVROLET TRAILBLAZER
145 CAMPERO 000072487 OBG 772 DAIHATSU TERIOS
4 AUTOMOVIL 000072671 OBG 167 KIA OPIRUS
31 CAMIONETA 000072808 OBG 168 CHEVROLET TRAILBLAZER
5 AUTOMOVIL 000072809 OBG 164 MAZDA 6
32 CAMIONETA 000072810 OBG 891 JEEP CHEROKEE LIMITED
33 CAMIONETA 000072872 OBG 892 MAZDA PICK UP
34 CAMIONETA 000073194 OBG 893 TOYOTA PREVIA
35 CAMIONETA 000073195 OBG 894 TOYOTA RAV 4X2
36 CAMIONETA 000073324 OBH 078 TOYOTA HILUX
37 CAMIONETA 000073527 OBH 034 CHEVROLET VITARA
38 CAMIONETA 000073528 OBH 039 JEEP GRAND CHEROKEE
166 MOTOCICLETA 000073615 BRE 06 SUZUKI DL 650
39 CAMIONETA 000073722 OBH 261 CHEVROLET TRAILBLAZER
6 AUTOMOVIL 000074093 OBH 262 CHEVROLET ASTRA
7 AUTOMOVIL 000074357 OBH 266 CHEVROLET ASTRA
167 MOTOCICLETA 000074455 BZW 11 HONDA XR 250
40 CAMIONETA 000074523 OBH 336 FORD ESCAPE
41 CAMIONETA 000074525 OBG 550 TOYOTA AUTANA BLINDAJE IV
43 CAMIONETA 000074527 OBG 564 TOYOTA UZJ 100 BLINDAJE IV
45 CAMIONETA 000074876 OBH 506 FORD EXPLORER
46 CAMIONETA 000075129 OBH 507 CHEVROLET LUV
47 CAMIONETA 000075130 OBH 505 TOYOTA HILUX
8 AUTOMOVIL 000075142 OBH 488 HYUNDAI ACCENT
9 AUTOMOVIL 000075143 OBH 487 HYUNDAI ACCENT
10 AUTOMOVIL 000075144 OBH 489 HYUNDAI ACCENT
12 AUTOMOVIL 000075146 OBH 484 HYUNDAI ELANTRA SUPREME
13 AUTOMOVIL 000075147 OBH 485 HYUNDAI ELANTRA SUPREME
48 CAMIONETA 000075149 OBH 701 GRAND CHEROKEE LIMITED
148 CAMPERO 000075257 OBG 374 KIA SORRENTO
149 CAMPERO 000075258 OBH 350 NISSAN X-TRAIL
49 CAMIONETA 000075517 OBH 540 FORD ESCAPE XLT
50 CAMIONETA 000075518 OBH 541 FORD ESCAPE XLT
53 CAMIONETA 000075521 OBH 544 FORD ESCAPE XLT
55 CAMIONETA 000075884 OJK 045 TOYOTA RUNNER - Perdida Total
57 CAMIONETA 000076867 OBI 438 TOYOTA RUNNER
59 CAMIONETA 000076869 OBI 352 TOYOTA PRADO SPORT WAGON
60 CAMIONETA 000077466 OBI 378 FORD EXPLORER XLT
37
BLINDAJE III
14 AUTOMOVIL 000077467 OBH 784 RENAULT LOGAN
61 CAMIONETA 000077469 OBI 959 TOYOTA HILUX
63 CAMIONETA 000077833 DIW 707 TOYOTA FORTUNER
64 CAMIONETA 000077834 OBI 963 NISSAN PATROL
153 CAMPERO 000078019 OBI 915 MITSUBISHI MONTERO
65 CAMIONETA 000078086 DIW 692 HYUNDAI TUCSON
66 CAMIONETA 000078097 OBI 919 TOYOTA LAND CRUISSER PRADO
69 CAMIONETA 000078100 OBI 916 HYUNDAI TUCSON
154 CAMPERO 000078293 DIW 689 DAIHATSU TERIOS
70 CAMIONETA 000078294 DIW 710 TOYOTA FORTUNER
71 CAMIONETA 000078296 KGH 030 TOYOTA HILUX
72 CAMIONETA 000078371 KGH 033 NISSAN MURANO
73 CAMIONETA 000078372 OCJ 942 TOYOTA HILUX
15 AUTOMOVIL 000078389 DIW 680 MAZDA 3
75 CAMIONETA 000078497 BWI 062 TOYOTA LANDCRUISER UZJ 200 BLINDAJE
IV NORMA NIJ 0108.01
76 CAMIONETA 000078498 BWI 063 TOYOTA LANDCRUISER UZJ 200 BLINDAJE
IV NORMA NIJ 0108.01
77 CAMIONETA 000078499 BWI 064 TOYOTA LANDCRUISER UZJ 200 BLINDAJE
IV NORMA NIJ 0108.01
78 CAMIONETA 000078500 BWI 065 TOYOTA LANDCRUISER UZJ 200 BLINDAJE
IV NORMA NIJ 0108.01
79 CAMIONETA 000078501 BWI 066 TOYOTA LANDCRUISER UZJ 200 BLINDAJE
IV NORMA NIJ 0108.01
81 CAMIONETA 000078503 BWI 068 TOYOTA LANDCRUISER UZJ 200 BLINDAJE
IV NORMA NIJ 0108.01
82 CAMIONETA 000078504 BWI 069 TOYOTA LANDCRUISER UZJ 200 BLINDAJE
IV NORMA NIJ 0108.01
83 CAMIONETA 000079452 KGH 034 NISSAN MURANO
86 CAMIONETA 000079567 KGH 031 TOYOTA FORTUNER
88 CAMIONETA 000079826 ZNA 223 CHEVROLET RODEO V62MT3
89 CAMIONETA 000079828 QYA 684 TOYOTA HILUX 4x4 DOBLE CABINA
143 MICROBUS 000079830 JID 774 HYUNDAI STAREX H1
91 CAMIONETA 000079831 ABU 817 NISSAN FRONTIER
92 CAMIONETA 000079832 ABU 836 NISSAN FRONTIER
93 CAMIONETA 000079833 ABU 809 NISSAN FRONTIER
94 CAMIONETA 000079834 NNF 570 CHEVROLET LUV-DMAX V6
95 CAMIONETA 000079835 GNK 473 TOYOYA PRADO VXM BLINDAJE III
96 CAMIONETA 000079836 GNK 497 CHEVROLET LUV D-MAX
97 CAMIONETA 000079837 HCD 754 TOYOTA PRADO TX BLINDAJE 3
98 CAMIONETA 000079838 ABU 711 CHEVROLET TAHOE BLINDAJE 3
99 CAMIONETA 000079839 FLA 539 CHEVROLET LUV-DMAX V6
38
103 CAMIONETA 000079843 KGF 185 CHEVROLET CAPTIVA
104 CAMIONETA 000079844 KGF 184 CHEVROLET CAPTIVA
105 CAMIONETA 000079845 JID 998 CHEVROLET CAPTIVA
107 CAMIONETA 000079847 JID 999 CHEVROLET CAPTIVA
108 CAMIONETA 000079848 KGF 186 CHEVROLET CAPTIVA
109 CAMIONETA 000079849 KGF 182 CHEVROLET CAPTIVA
111 CAMIONETA 000080565 KGF 358 TOYOTA PRADO BLINDAJE III
113 CAMIONETA 000080567 ZNA 238 TOYOTA PRADO BLINDAJE 3
114 CAMIONETA 000081248 DIW 711 MAZDA BT-50 DOBLE CABINA PLATON
115 CAMIONETA 000081271 BAL 750 TOYOTA HILUX DOBLE CABINA
173 MOTOCICLETA 000082064 CHU 23C YAMAHA XT 660R
175 MOTOCICLETA 000082066 CHU 25C YAMAHA XT 660R
176 MOTOCICLETA 000082067 CHU 26C YAMAHA XT 660R
177 MOTOCICLETA 000082068 CHU 27C YAMAHA XT 660R
178 MOTOCICLETA 000082069 CHU 28C YAMAHA XT 660R
179 MOTOCICLETA 000082070 CHU 29C YAMAHA XT 660R
180 MOTOCICLETA 000082071 CHU 30C YAMAHA XT 660R
116 CAMIONETA 000083094 DIW 750 HYUNDAI STAREX H1
117 CAMIONETA 000083095 DIW 751 HYUNDAI STAREX H1
156 CAMPERO 000083484 OBG 548 TOYOTA PRADO
118 CAMIONETA 000088450 KGF 359 TOYOTA PRADO TX BLINDAJE 3
157 CAMPERO 000090003 OIL 805 TOYOTA BLINDAJE V
119 CAMIONETA 000090004 OBF 663 TOYOTA PRADO VMX
120 CAMIONETA 000090005 OBF 662 TOYOTA HILUX
121 CAMIONETA 000090006 OBF 443 TOYOTA PRADO
123 CAMIONETA 000090008 OBF 810 TOYOTA HILUX 4x4 DOBLE CABINA
124 CAMIONETA 000090009 OBF 811 TOYOTA HILUX DOBLE CABINA
125 CAMIONETA 000090010 OBF 812 TOYOTA HILUX
126 CAMIONETA 000090011 OBF 820 CHEVROLET VITARA
128 CAMIONETA 000090013 OBF 754 TOYOTA PRADO BLINDAJE 3
129 CAMIONETA 000090014 OBF 851 TOYOTA PRADO CABINADA BLINDAJE 3
130 CAMIONETA 000090015 OBF 850 TOYOTA PRADO VX CABINADA BLINDAJE 3
131 CAMIONETA 000090016 OBF 533 TOYOTA LAND CRUISER BLINDAJE V
16 AUTOMOVIL 000090017 OBG 253 TOYOTA COROLA BLINDAJE 3
132 CAMIONETA 000090018 OBG 252 TOYOTA BURBUJA BLINDAJE IV
133 CAMIONETA 000090019 OBG 250 TOYOTA BURBUJA BLINDAJE IV
181 MOTOCICLETA 000090022 MNQ 13B HONDA CBF 150
183 MOTOCICLETA 000090024 MNQ 15B HONDA CBF 150 - Siniestrada y pagada por
seguro
137 CAMIONETA 000090027 OBH 416 CHEVROLET LUV D-MAX
39
138 CAMIONETA 000090028 OBH 551 TOYOTA FORTUNER BLINDAJE 3
140 CAMIONETA 000090030 GAT 066 HYUNDAI SANTA FE
141 CAMIONETA 000090031 GAT 067 HYUNDAI SANTA FE
142 CAMIONETA 000090148 BXE 061 TOYOTA HILUX
194 CAMIONETA 010405484 OBI 477 TOYOTA PRADO BLINDAJE IIIA
En lo correspondiente a la validación documental de 48 vehículos se utilizó como
criterio:
1. La revisión a la tarjeta de propiedad de los vehículos, los cuales están a
nombre del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República
(DAPRE) identificada con NIT.: 899.999.083 – 0, y es conforme.
2. Verificación del pago de impuesto vehicular, una vez se encuentran con el
título de propiedad del DAPRE hasta el mes de mayo del 2016,
encontrándose al día en los pagos.
3. Verificación en la adquisición del Seguro Obligatorio de Accidentes de
Tránsito (SOAT) 2016 de los vehículos encontrándose conforme, es decir,
adquiridos y dentro de los términos al mes de mayo del 2016.
Los 15 vehículos resaltados en la tabla 2 con la sigla MT del Ministerio de
Transporte, son de propiedad del DAPRE pero están matriculados en el Ministerio
de Transporte de tal forma que están exentos del pago de impuestos y
semaforización por pertenecer a un registro especial, según concepto de la Jefe
Oficina Asesora de Jurídica del Ministerio de Transporte No. 20111340494651 del
4 de octubre del 2011.
Tabla 2 - Inspección documental a 48 vehículos
No. Descripción Placa
Inventario Placa
Vehicular Marca
164 MOTOCICLETA 000068306 MOG 46B SUZUKI XF 650
26 CAMIONETA 000072036 OBG 770 TOYOTA PRADO
168 MOTOCICLETA 000074458 MMW 44B HONDA XR 250
169 MOTOCICLETA 000074459 MMW 45B HONDA XR 250
42 CAMIONETA 000074526 OBG 565 TOYOTA UZJ 100 BLINDAJE IV
44 CAMIONETA 000074528 OBG 566 TOYOTA PRADO
146 CAMPERO 000074875 OBH 504 CHEVROLET VITARA
11 AUTOMOVIL 000075145 OBH 486 HYUNDAI ACCENT
40
147 CAMPERO 000075256 OBG 375 KIA SORRENTO
150 CAMPERO 000075259 OBH 351 NISSAN X-TRAIL
51 CAMIONETA 000075519 OBH 542 FORD ESCAPE XLT
52 CAMIONETA 000075520 OBH 543 FORD ESCAPE XLT
54 CAMIONETA 000075522 OBH 545 FORD ESCAPE XLT
56 CAMIONETA 000075939 OBH 558 FORD ESCAPE XLT
170 MOTOCICLETA 000075940 SJF 01B HONDA XR 250
58 CAMIONETA 000076868 OBI 364 TOYOTA HILUX
151 CAMPERO 000076870 OBI 365 TOYOTA PRADO SUMO
62 CAMIONETA 000077551 OCJ 940 FORD ESCAPE
152 CAMPERO 000077832 OBI 962 TOYOTA RUNNER
67 CAMIONETA 000078098 DIW 688 TOYOTA LAND CRUISSER PRADO – MT
68 CAMIONETA 000078099 OBI 918 HYUNDAI TUCSON
74 CAMIONETA 000078424 OCJ 941 TOYOTA HILUX
80 CAMIONETA 000078502 BWI 067 TOYOTA LANDCRUISER UZJ 200 BLINDAJE
IV NORMA NIJ 0108.01 – MT
84 CAMIONETA 000079460 KGH 032 TOYOYA LANDCRUISER PRADO – MT
85 CAMIONETA 000079461 DIW 691 TOYOTA HILUX DOBLE CABINA – MT
87 CAMIONETA 000079825 ZNA 220 TOYOTA PRADO VXM – MT
90 CAMIONETA 000079829 QYA 667 TOYOTA HILUX 4X4 DOBLE CABINA – MT
100 CAMIONETA 000079840 FLA 538 CHEVROLET LUV-DMAX V6 – MT
101 CAMIONETA 000079841 BRA 192 TOYOTA PRADO VXM BLINDAJE 3 – MT
102 CAMIONETA 000079842 HCD 733 TOYOTA PRADO TX BLINDAJE 3 – MT
106 CAMIONETA 000079846 KGF 183 CHEVROLET CAPTIVA – MT
110 CAMIONETA 000080197 OBG 221 TOYOTA PRADO BLINDAJE 3
155 CAMPERO 000080198 OBH 348 NISSAN PATROL GRX BLINDAJE 3 PLUS
112 CAMIONETA 000080566 KGF 361 TOYOTA PRADO BLINDAJE III - MT
171 MOTOCICLETA 000082062 CHU 21C YAMAHA XT 660R – MT
172 MOTOCICLETA 000082063 CHU 22C YAMAHA XT 660R – MT
174 MOTOCICLETA 000082065 CHU 24C YAMAHA XT 660R – MT
122 CAMIONETA 000090007 OBF 675 TOYOTA PRADO CABINADO BLINDAJE 3
127 CAMIONETA 000090012 OBF 753 TOYOTA PRADO BLINDAJE 3
134 CAMIONETA 000090020 OBG 251 TOYOTA BURBUJA BLINDAJE IV
135 CAMIONETA 000090021 OBG 249 TOYOTA BURBUJA BLINDAJE V
41
182 MOTOCICLETA 000090023 MNQ 14B HONDA CBF 150
184 MOTOCICLETA 000090025 MNQ 16B HONDA CBF 150
136 CAMIONETA 000090026 OBH 415 CHEVROLET LUV D-MAX
139 CAMIONETA 000090029 GAT 068 HYUNDAI SANTA FE – MT
159 MINITRACTOR 000053377
160 MINITRACTOR 000071859
161 MINITRACTOR 000081558
Para este último lote se verificaron visualmente en el DAPRE, el extintor, los 2
gatos hidráulicos y el escáner multi vehículo, los demás ítems están certificados
por medio de correos electrónicos con la evidencia tanto documental como
fotográfica por parte de la coordinación de Transporte y la Coordinación de
recursos físicos pertenecientes al Área Administrativa, esto debido a que los
elementos se encuentran en la Hacienda HATOGRANDE, Cartagena de Indias
(Bolívar) y la Isla del Tesoro (Bolívar). La revisión es conforme, según la evidencia
documental y fotográfica según correos electrónicos.
Tabla 3-12 Registros varios
No. Descripción Placa
Inventario Ubicación Física
185 ALARMA 000053412 Cartagena (Bolívar) / Están en camionetas
Toyota de placas OBG 550 u OBF 533
189 EXTINTOR 000053446 Sótano 1 (DAPRE)
186 ALARMA 000067274 Cartagena (Bolívar) / Están en camionetas
Toyota de placas OBG 550 u OBF 533
187 GATO 000071798 Sótano 1 (DAPRE)
188 GATO 000071799 Sótano 1 (DAPRE)
158 INVERSOR DE CORRIENTE 000073233 Isla del tesoro Cartagena (Bolívar)
193 CARPA PARA LANCHA 000075618 Cartagena (Bolívar)
192 REMOLQUE PARA BOTE 000075619 Cartagena (Bolívar)
190 ESCANER MULTI VEHICULO 000077465 Sótano 1 (DAPRE)
191 RECOLECTOR DE PASTO 000090143 Cartagena (Bolívar)
195 EQUIPO DE PERIFONEO
VEHICULAR 010402521 Cartagena (Bolívar) / Toyota OBF-533
42
Adicionalmente, a la auditoria se relacionan los vehículos los cuales se
encontraron físicamente dentro de las instalaciones del DAPRE, estos vehículos
están en los inventarios del DAPRE debidamente identificados y se encuentran
físicamente en el sótano No. 4 del mismo, los vehículos se encuentran en estado
de inservibles razón por la cual se encuentran en Proceso de Devolución a la
Embajada de Estados Unidos de América. Los vehículos están registrados en
INVENTARIO VALORIZADO ACTIVOS FIJOS localización 0190 del 25 de mayo
del 2016.
Tabla 4-10 Vehículos en proceso de devolución a la Embajada de Estados Unidos.
Placa Inventario Placa Vehicular Marca
000053365 653 HARLEY DAVIDSON
000053369 487 HARLEY DAVIDSON
000053370 448 HARLEY DAVIDSON
000066772 OBH 163 FORD EXPLORER EVERES
BLINDAJE 5
000066773 OBH 164 FORD EXPLORER
BLINDAJE 3
000068305 MOG 45B SUZUKI XF 650
000068307 MOG 47B SUZUKI XF 650
000068308 MOG 48B SUZUKI XF 650
000068309 MOG 49B SUZUKI XF 650
000068310 MOG 50B SUZUKI XF 650
Por último los vehículos relacionados en la tabla No. 5, se encuentran al servicio
de la Entidad los cuales están relacionados en el inventario el DAPRE bajo la
modalidad de COMODATO con la UNP y PONAL.
Tabla 5 - 17 vehículos en comodato entre la Unidad Nacional de Protección (UNP) y Policía
Nacional (PONAL) al Departamento Administrativo de la Presidencia de la República al
servicio de la seguridad del cliente.
Placa Inventario
Placa Vehicular
Marca Propietario Comodante
010200428 OBG 102 CHEVROLET LUV D-MAX UNP
010200440 HOK 781 TOYOTA STATION W. BLINDADA POLICIA NACIONAL
010200441 RFM 284 TOYOTA STATION W. BLINDADA POLICIA NACIONAL
43
010200442 HOK 766 TOYOTA STATION W. BLINDADA POLICIA NACIONAL
010200443 LTC 080 TOYOTA STATION W. BLINDADA POLICIA NACIONAL
010200444 LTC 071 TOYOTA STATION W. BLINDADA POLICIA NACIONAL
010200445 RFM 296 TOYOTA STATION W. BLINDADA POLICIA NACIONAL
010200594 GYM 530 MITSUBISHI V43WA UNP
010200597 BWI 234 TOYOTA UZJ 100 BLINDAJE V POLICIA NACIONAL
010200598 GXL 769 TOYOTA UZJ 100 BLINDAJE V POLICIA NACIONAL
010200599 MRY 008 TOYOTA PRADO VXM BLINDAJE 3 POLICIA NACIONAL
010201004 OBG 114 CHEVROLET LUV D-MAX UNP
010201007 KGF 001 BMW 760 LI SERIES POLICIA NACIONAL
010201008 KGF 002 BMW 760 LI SERIES POLICIA NACIONAL
010201009 KGF 000 BMW 760 LI SERIES POLICIA NACIONAL
010201021 OBI 040 AMBULANCIA CHEVROLET
LUV D-MAX POLICIA NACIONAL
010201022 KGF 121 BMW 740 I POLICIA NACIONAL
En conclusión, la revisión tanto física como documental de los vehículos es
conforme de acuerdo a la revisión de los inventarios y el cruce de información con
la base de datos en formato Excel ya mencionados.
La Entidad recibió cuentas de cobro por impuestos de vehículos que se habían
dado de baja; no eran de propiedad de la entidad; estaban entregados en
comodato entre otros, por tanto desde diciembre de 2010 adelanta un plan de
choque, con el fin de depurar esta situación, del cual se tienes identificado ocho
vehículos de los cuales se encuentran en trámite de transferencia, así:
PLACA RESOLUCION DE TRANSFERENCIA
ENTIDAD OBSERBACION
OBC - 074 Transferencia Res. No. 840 07/05/2007 M.I.J.
NO SE ENCUENTRA EN LAS NOTAS
OBB - 932 Transferencia Res. No. 1822
29/09/2008 D.A.S. EN TRAMITE DE
CHATARRIZACION
OBB - 991 Transferencia Res. No. 840 07/05/2007 UNP
OK. TRANSFERIDOS A UNP. - SE ESPERA EVIDENCIA -
OBB - 012 No tiene D.A.S. HURTADO
44
OBB - 935 Transferencia Res. No. 840
07/05/2007 UNP
OK. TRANSFERIDOS A UNP. - SE ESPERA EVIDENCIA -
OBA - 999 Transferencia Res. No. 840 07/05/2007 UNP
OK. TRANSFERIDOS A UNP. - SE ESPERA EVIDENCIA -
OHK - 520 No tiene DAPRE ESPERA EXCLUSION DE
IMPUESTO. TENENCIA DPS
OBA - 996 Transferencia Res. No. 2050 24/11/ 2005 M.I.J. No se encuentra en las Notas
Cuenta 192005- Bienes muebles entregados en comodato.
El saldo de esta cuenta a 31 de diciembre de 2015 es de $310.752.722.32; allí se registran sólo los bienes entregados a entidades que no pertenecen al gobierno general de acuerdo con la normatividad vigente.
ENTIDAD DESCRIPCIÓN 2015
Organización de los Estados Americanos OEA
Equipos de comunicación 21.515.017,52
Instituto Cubano el libro -Empresa Editorial Jose Martí
Equipo de Computación 9.958.468,00
Instituto Cubano el libro -Empresa Editorial Jose Martí
Equipo de Computación 19.608.421,92
Instituto Cubano el libro -Empresa Editorial Jose Martí
Mobiliario y enseres 330.001,44
Confederación General del Trabajo Equipo de computación y comunicación
174.044.926,75
Confederación General del Trabajo Equipo de computación y comunicación
50.022.525,09
Subtotal Cuenta 192005 FONDO PAZ 275.479.360,72
Las Asociación de Productores de Puerto Caicedo - Asopaca, Puerto Asís - Apac, Orito - Asoprao Y Valle Del Guamuez
Equipos de comunicación 32.624,00
Equipos de transporte 32.490.362,00
Muebles y Enseres 2.750.375,60
Subtotal Cuenta 192005 DAPRE 35.273.361,60
TOTAL CUENTA 192005 310.752.722,32
De estos comodatos se tomó como prueba selectiva la siguiente:
45
Prueba selectiva Bienes muebles entregados en comodato.
Observaciones Entidad Bien Placa Valor
Ajustado Fecha de
finalización Observaciones
Contrato de Comodato No. 196-05 Plazo 5 Años.
Las Asociación de Productores de Puerto Caicedo - Asopaca, Puerto Asís - Apac, Orito - Asoprao Y Valle Del Guamuez
Grabadora Tipo
Periodista 69819 $ 32.624,00
Plazo 5 Años, Vence 29 de Agosto de 2010. Prorroga Automáticamente por un Termino Igual al Inicialmente Pactado.
Se cruzaron los registros de contabilidad con los ítems entregados de acuerdo al contrato en comodato y el Inventario de bienes y esta Ok
Contrato de Comodato No. 196-05
Las Asociación de Productores de Puerto Caicedo - Asopaca, Puerto Asís - Apac, Orito - Asoprao Y Valle Del Guamuez
Campero 69821 $ 2.901.998,00
Plazo 5 Años, Vence 29 de Agosto de 2010. Prorroga Automáticamente por un Termino Igual al Inicialmente Pactado.
Se cruzaron los registros de contabilidad con los ítems entregados de acuerdo al contrato en comodato y el Inventario de bienes y esta Ok
Se solicitó la carpeta al Área de Contratos y se cruzaron con Recursos Físico y con el Grupo de Contabilidad donde se observó que los controles establecidos por cada una de los Grupos están siendo efectivos, se está conciliando mensualmente y se está enviando comunicaciones a las entidades para que informen si han pagado impuestos, en cuanto a los supervisores están cumpliendo con sus obligaciones de informar oportunamente cuando haya alguna modificación o se tenga que solicitar la prórroga como también se verifica si los bienes están siendo amparados por la entidad comodante.
Cuenta 196001- Obras de arte.
En esta cuenta 1960 se registran las obras de arte de propiedad de la Entidad, que se encuentran ubicadas en las diferentes sedes; a 31 de diciembre de 2015 tiene un saldo de $12.037.465.854,75, todos los bienes de arte y cultura de propiedad de la Entidad fueron avaluadas en el año 2014.
Se revisó aleatoriamente las Obras de Arte con el fin de verificar su existencia
física y en libros. Para este fin se usó la metodología por inspección aleatoria, a
los cuales se les aplico la formula contenida en el manual de auditorías internas
M-EM-01 versión 5, así:
46
Tamaño de la Población (N) 1.149
Error Muestral (E) 5% Fórmula
Proporción de Éxito (P) 10%
Nivel de Confianza 95% Muestra Óptima
Nivel de Confianza (Z) (1) 1,960
Z= Valor de la distribución normal estándar de acuerdo al nivel de confianza
E= Error de muestreo (precisión)
N= Tamaño de la Población
P= Proporción estimada
Q= 1-P
Fuente: Contraloría General de la República. Contraloría Delegada para el Sector Social. Agosto 2011
123
TAMAÑO DE LA MUESTRA
138
Formula para poblaciones infinitas
Formula para poblaciones finitas
INGRESO DE PARÁMETROS
Muestra para Poblaciones Infinitas
Variable Atributo
n = s2 * z
2
E2
n = z2
* P* Q
E2
Muestra para Poblaciones Infinitas
n = s2 * z
2 * N
N * E2 + z
2 * s
2 n = P * Q * z
2 * N
N * E2 + z
2 * P * Q
S2
= Varianza
Z = Valor normal
E = Error
N = Población
P = Proporción
Q = 1-P
Muestra para Poblaciones Infinitas
Variable Atributo
n = s2 * z
2
E2
n = z2
* P* Q
E2
Muestra para Poblaciones Infinitas
n = s2 * z
2 * N
N * E2 + z
2 * s
2 n = P * Q * z
2 * N
N * E2 + z
2 * P * Q
S2
= Varianza
Z = Valor normal
E = Error
N = Población
P = Proporción
Q = 1-P
Según el resultado de la formula, tomamos como universo 1.149 elementos y 10%
de proporción de éxito, lo cual obtenemos como resultado una muestra optima de
123 elementos a verificar.
Seguido al resultado se procedió a revisar aleatoriamente en la Casa de Nariño y
el DAPRE los elementos, así:
Salón Bargueño – 11 Obras:
Titulo Placa
Marco de Cristo 000054460
Cristo 000054628
Sillón 000054876
Mesa circular 000054877
Silla (1 de 2) 000054878
Silla (2 de 2) 000054879
Sillón 000054881
Bargueño contador 000054999
Mesa de bargueño 000055002
Bargueño taquillón 000055003
Bargueño 000055006
Salón Esmeralda – 31 Obras:
47
Titulo Placa
Sin título (Mujer con flores blancas) 000054635
Sin título (Mujer con collar rojo) 000054636
Reloj de caja larga 000054791
La dama del pañuelo 000054645
Consola (1 de 2) 000054921
Consola (2 de 2) 000054922
Consola (1 de 2) 000054924
Consola (2 de 2) 000054925
Silla (1 de 10) 000054927
Silla (2 de 10) 000054928
Silla (3 de 10) 000054929
Silla (4 de 10) 000054930
Silla (5 de 10) 000054931
Silla (6 de 10) 000054932
Silla (7 de 10) 000054933
Silla (8 de 10) 000054934
Silla (9 de 10) 000054935
Silla (10 de 10) 000054936
Mesa circular 000054939
Consola (1 de 2) 000055043
Consola (2 de 2) 000055044
Tapete 000055093
Espejo 000055094
Jarrón 000055095
Jarrón 000055096
Espejo cornucopia 000055097
Jarrón (1 de 2) 000055107
Jarrón (2 de 2) 000055108
48
Florero 000055109
Copa (Jarrón) 000055110
Reloj de mesa 000068205
Salón Amarillo – 51 Obras:
Titulo Placa
Mesa 000054875
Sillón 000054942
Sillón 000054943
Sofá 000054944
Consola (1 de 2) 000054945
Consola (2 de 2) 000054946
Silla (1 de 10) 000054947
Silla (2 de 10) 000054948
Silla (3 de 10) 000054949
Silla (4 de 10) 000054950
Silla (5 de 10) 000054951
Silla (6 de 10) 000054952
Silla (7 de 10) 000054953
Silla (8 de 10) 000054954
Silla (10 de 10) 000054956
Silla (1 de 2) 000054957
Silla (2 de 2) 000054958
Sofá (1 de 2) 000054959
Silla (1 de 10) 000054961
Silla (2 de 10) 000054962
Silla (3 de 10) 000054963
Silla (5 de 10) 000054965
Silla (6 de 10) 000054966
49
Silla (7 de 10) 000054967
Silla (8 de 10) 000054968
Silla (9 de 10) 000054969
Silla (10 de 10) 000054970
Diván (1 de 2) 000054971
Diván (2 de 2) 000054972
Silla (1 de 4) 000054973
Silla (2 de 4) 000054974
Silla (3 de 4) 000054975
Silla (4 de 4) 000054976
Sillón (1 de 4) 000054977
Sillón (2 de 4) 000054978
Sillón (3 de 4) 000054979
Sillón (4 de 4) 000054980
Sillón 000054981
Consola (1 de 2) 000054982
Consola (2 de 2) 000054983
Mesa de centro 000054984
Sillón (1 de 4) 000054985
Sillón (2 de 4) 000054986
Sillón (3 de 4) 000054987
Sillón (4 de 4) 000054988
Sofá 000054989
Consola (1 de 2) 000054990
Consola (2 de 2) 000054991
Mesa 000054992
Jarrón (1 de 2) 000055105
Jarrón (2 de 2) 000055106
Corredor de expresidentes – 25 Obras:
50
Titulo Placa
Marco Fidel Suárez 000054613
Simón Bolívar 000054654
Carlos Eduardo Restrepo 000054656
José Vicente Concha 000054657
Pedro Nel Ospina 000054658
Miguel Abadía Méndez 000054659
Enrique Olaya Herrera 000054660
Alfonso López Pumarejo 000054661
Eduardo Santos 000054662
Alberto Lleras Camargo 000054663
Mariano Ospina Pérez 000054664
Laureano Gómez 000054665
Roberto Urdaneta Arbeláez 000054666
General Gustavo Rojas Pinilla 000054667
Guillermo León Valencia 000054668
Carlos Lleras Restrepo 000054669
Misael Pastrana Borrero 000054670
Alfonso López Michelsen 000054671
Julio Cesar Turbay Ayala 000054672
Belisario Betancur Cuartas 000054673
Virgilio Barco Vargas 000054674
Cesar Gaviria 000054675
Andrés Pastrana Arango 000062353
Ernesto Samper Pizano 000066256
Álvaro Uribe Vélez 000078297
Antesala Salón Amarillo – 2 Obra:
Titulo Placa
51
Bolívar 000054761
Piano de cola 000055168
Antesala Salón de Embajadores – 1 Obra:
Titulo Placa
Bolívar instala el Congreso de Angostura 000054622
Corredor DAPRE – 1 Obra:
Titulo Placa
Sin título (Figura abstracta) 000066231
Oficina de Control Interno DAPRE – 1 Obra:
Titulo Placa
La Danse de la Fleur 000054532
Adicionalmente, a la verificación física de las Obras de Arte se hizo cruce de
información con la base de datos en la cual se encuentra el inventario de los
elementos según el archivo en formato Excel llamado
Base_FINAL_BIENES_MUEBLES_AJUSTADA UBICACIÓN_ENE2016.xlsx.
En conclusión se encontró que la revisión es conforme con la evidencia
documental y física según la muestra aleatoria.
Cuenta 271005- Provisión para Contingencias - Litigios.
De acuerdo con la metodología establecida por la Entidad en el SIGEPRE, la Secretaria Jurídica informa los procesos que deben provisionarse, a 31 de diciembre de 2015 se provisionaron 14 demandas en contra de la entidad, por un valor de $7.704.584.606,42, así:
52
AÑO EXPEDIENTE No. DEMANDANTE CIFRAS A
DICIEMBRE DE 2015
1999 50001233100019990028601 BARBOSA HERNÁNDEZ NUMAEL 589.750.000,00
2009 76001233100020040084301 VIVAS ÁVILA JOSÉ ANTONIO 1.871.406.886,21
2,011 41001233100020050004400 GÓMEZ MANCHOLA RICARDO Y OTROS 1.090.786.981,28
2012 50001233100020070032200 CLAUDIA PATRICIA ARBOLEDA AGUIRRE Y OTROS
1.042.277.576,43
2,013 25000232600020040151401 HECTOR JAIME BELTRAN PARRA Y OTROS 64.435.000,00
2013 50001233100120060083500 LUIS JAIME BERMÚDEZ Y OTROS 60.596.040,00
2014 180013333100120100014800 FABIO VARGAS FIERO Y OTROS 362.808.874,90
2014 18001333100220100029800 GUILERMO LOMBANA GUTIERREZ Y OTROS 112.761.250,00
2014 54001333100620120010800 ALÉXIS JOSÉ RINCÓN LEÓN ( FONDO PAZ) 212.519.220,60
2015 50001233100020060094300 MERCEDES VALDES CASTRO 44.071.300,00
2015 180012331000200100102 CONSTANZA JUDITH ALFONSINA TURBAY COTE 1.634.900.000,00
2015 05001333302320120010500 JAIRO DE JESÚS MATHIEU ZULETA Y GLADYS MUÑOZ AREIZA
154.644.000,00
2015 50001233100020020013601 ABRAHAM PARRA PIÑEROS 463.627.477,00
TOTAL PROVISIONADAS CUENTA 271005
7.704.584.606,42
Durante el mes de mayo de 2016, la Oficina de Control Interno adelantó la revisión
de las demandas provisionadas, sentencias, y procesos que cursan en contra del
Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, para lo cual se
identificó un total de 805 procesos con corte a 31 de diciembre de 2015.
Del citado universo, se procedió a realizar una prueba selectiva de conformidad con
lo establecido en el numeral 5.4.1.1 Diseño de la muestra Alcance método
Estadístico del Manual de Auditorías Internas, para lo cual se determinó una
muestra de 67 procesos de los 805 registrados.
En adelante, se procedió a comparar la información registrada en el Formato F-9,
el aplicativo eKOGUI y las carpetas físicas para determinar que la información
reportada fuera consistente. Una vez constatada, se observó que 13 procesos no
se relacionaron en el aplicativo eKOGUI pero si se encuentran relacionados en los
53
formatos F-9 y soportados en las carpetas físicas, como se observa a
continuación:
54
De conformidad con la prueba selectiva realizada a los procesos que cursan en
contra de la Entidad, se observó que la información del valor de la pretensión en
la carpeta física, no coincide con el valor registrado en el Formato F-9, en los
procesos que se relaciona a continuación:
55
DEMANDANTE EXPEDIENTE VALOR F9
REVISIÓN
CONTRA
CARPETA
DIFERENCIA
BEATRIZ ELENA
SIERRA GOEZ 2014-00497 546.273.254 565.883.252 19.609.998
MARINA MOISES
CARRILLO 2010-00356 517.440.000 432.600.000 84.840.000
ALBA NANCY
MADRIGAL Y
OTROS 2012-00454 72.003.598.062 71.172.125.524 831.472.538
JESUS MARIA
GARCIA GALEANO
Y OTROS 2012-00438 207.903.885.105 233.394.386.548 25.490.501.443
DANIEL HOFFMAN
Y LULIA LILIANA
SARMIENTO 2008-00096 100.000.000 1.200.859.000 1.100.859.000
JAIRO NINCO
CABRERA 2001-02541 693.920.000 784.550.000 90.630.000
GLORIA POLANCO
DE LOZADA Y
OTROS 2010-00219 7.122.500.000 12.530.000.000 5.407.500.000
RICARDO GOMEZ
MANCHOLA Y
OTROS 2005-00044 1.090.786.981 953.750.000 137.036.981
Lo anterior Incumple lo dispuesto en el numeral 4.2.4 Control de los registros de la
NTC GP 1000:2009. No Conformidad Real 04.
En el mismo sentido es importante mencionar que la Agencia Nacional de
Defensa Jurídica del Estado en reunión sostenida el día 18 de abril de 2016
manifestó, que aunque existe un marco legal frente al tema de los casos
estudiados por el Comité de Conciliación, ésta no puede exigir a las entidades el
cumplimiento inmediato de todo lo reglamentado, porque como ya se dijo, éstas
se encuentran en un proceso de adaptación al sistema conforme a su evolución;
como tampoco espera que las entidades creen por su cuenta formatos internos
que suplan la funcionalidad del sistema, pues esto generaría unos trámites y un
desgaste innecesario, que es precisamente lo que busca evitar la implementación
del eKOGUI.
56
De la misma prueba selectiva, se observó que el valor de las pretensiones en el
formato F-9 no coincide con las registradas en el aplicativo eKOGUI, como se
evidencio en los procesos que se relaciona a continuación:
Número del Proceso Valor de la Pretensión F-
9 y carpeta fisca
Valor de la pretensión
eKOGUI
05001333302620140138100 592.381.818 607.181.819
25000232600020100075201 309.000.000 2,163,800,000
05001233100020070245300 951.221.154 4,553,850,000
05001233100020100024400 16.312.009.199 19,176,474,209
68001233100020010254100 100.000.000 1,500,000,000
54001333170620120011600 42.000.000 17.308.200
68001333300720130016800 274.500.000 274.500.000
11001333603420140016300 294.013.065 299,498,065
11001333603520140032300 6.623.996.500 4,330,072,000
27001333300220150015600 1.155.734.972 1,114,725,500
De conformidad con los resultados obtenidos se Recomienda 12, adelantar los
trámites pertinentes, que permitan la actualización del valor de la pretensión en
los procesos registrados en el sistema eKOGUI.
Así mismo se Recomienda 13, adelantar los trámites pertinentes que permitan
localizar los registros de los proceso que no figuran en el sistema eKOGUI. Lo
anterior permitirá que la información reportada por la Entidad en los diferentes
aplicativos y sistemas sea la misma.
Cuenta 834704- Bienes entregados a terceros- Propiedades, planta y equipo.
El saldo de esta cuenta a 31 de diciembre de 2015 es de $ 1.271.111.607,61; en esta cuenta se registran los bienes entregados a entidades del Gobierno General, los saldos son los siguientes:
57
Bienes Entidad Año 2015
Obras de arte, Computadores Fiscalía General de la Nación 6.873.474,00
Teléfono Secretarial y Módems Comando Aéreo de Transporte Militar Fuerza Aérea de Colombia
4.582.316,00
Teléfono Secretarial y Módems Aeronáutica Civil de Colombia 2.291.158,00
Teléfono Secretarial y Módems Ministerio de Agricultura y Desarrollo 4.582.316,00
Teléfono Secretarial y Módems Ministerio de Transporte 4.582.316,00
Teléfono RDSI, Teléfono Secretarial y Módems Ministerio de Protección Social 4.582.316,00
Teléfono Secretarial y Módems Departamento Nacional de Planeación 6.873.474,00
Teléfono Secretarial y Módems Ministerio de Comercio Industrial y Turismo
4.582.316,00
Teléfono Secretarial y Módems Ministerio de Minas 4.582.316,00
Teléfono Secretarial y Módems Ministerio de Educacion4582 4.582.316,00
Teléfono Secretarial y Módems Ministerio de Hacienda y Crédito publico
4.582.316,00
Teléfono Secretarial y Módems Ministerio de Salud y Protección Social 4.582.316,00
Teléfono Secretarial y Módems Ministerio de Justicia 4.582.316,00
Teléfono RDSI, Teléfono Secretarial y Módems Contraloría General de la República 2.291.158,00
Teléfono Secretarial y Módems Ministerio de Tecnologías de la Información
4.582.316,00
Teléfono Secretarial y Módems Ministerio de Cultura 4.582.316,00
Teléfono RDSI, Teléfono Secretarial y Módems Ministerio de Relaciones Exteriores 14.398.989,26
Teléfono Secretarial y Módems Armada Nacional de Colombia 4.582.316,00
Teléfono Secretarial y Módems Ejército Nacional de Colombia 4.582.316,00
Polea Mista y Equipos de Comunicación y Computación Ministerio de Defensa Nacional 655.162.858,10
Equipo de Comunicación Ministerio de Vivienda Ciudadana y Territorial
9.164.632,00
Equipo de Comunicación y Computación Radio y Televisión Nacional Colombia 16.799.997,00
Chaleco Antibalas, Manta Blindada, Estación de Poder Portátil, Bicicleta, Elementos para Medicina, Camionetas y Camperos e Impresora Portátil-
Policía Nacional 9.070.928,48
Equipo de transporte, equipo de Comunicación y Computación
Ministerio del Interior 459.837.416,00
Antenas, Decoder TELECAFE 24.195.098,77
TOTAL 834704 1.271.111.607,61
Se realizó prueba selectiva a 8 contratos así:
BIENES ENTREGADOS EN PRESTAMO A ENTIDADES PÚBLICAS
A 31 DE DICIEMBRE DE 2015
Observaciones Entidad Bien Placa Valor
Ajustado Fecha de
finalización Observaciones
Contrato de Comodato No. 057 - 13
DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACION - DNP
Teléfono Secretarial
82972 546.824,00 Vence 5 de Noviembre de 2017.
Se cruzaron los registros de contabilidad con los ítems entregados de
58
acuerdo al contrato en comodato y el Inventario de bienes y esta Ok
Contrato de Comodato No. 056 - 13
FISCALIA GENERAL DE LA NACIÓN
Teléfono Secretarial
82992 546.824,00 Vence 12 de Noviembre de 2017.
Se cruzaron los registros de contabilidad con los ítems entregados de acuerdo al contrato en comodato y el Inventario de bienes y esta Ok
Contrato de Comodato No. 153A - 10.
POLICIA NACIONAL
BICICLETA 75237 720.000,00
Plazo 5 Años, Vence 4 de Agosto de 2015. En el proceso de restitución de bienes.
Se cruzaron los registros de contabilidad con los ítems entregados de acuerdo al contrato en comodato y el Inventario de bienes y esta Ok
Contrato de Comodato No. 067 - 13
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPÚBLICA
Módems 83064 1.744.334,00 Vence 15 de Noviembre de 2017.
Se cruzaron los registros de contabilidad con los ítems entregados de acuerdo al contrato en comodato y el Inventario de bienes y esta Ok
Contrato de Comodato No. 060 - 13
MINISTERIO DE AMBIENTE Y DESARROLLO SOSTENIBLE
MODEMS 83037 1.744.334,00 Vence 28 de Octubre de 2017.
Se cruzaron los registros de contabilidad con los ítems entregados de acuerdo al contrato en comodato y el Inventario de bienes y esta Ok
Contrato de Comodato No. 055 - 13.
MINISTERIO DE COMERCIO INDUSTRIAL Y TURISMO
Módems 83032 1.744.334,00 Vence 29 de Octubre de 2017.
Se cruzaron los registros de contabilidad con los ítems entregados de acuerdo al contrato en comodato y el Inventario de bienes y esta Ok
Contrato de Comodato No. 064 - 13
MINISTERIO DE DEFENASA NACIONAL - FUERZA AEREA COLOMBIANA
Módems 83060 1.744.334,00 Vence 08 de Noviembre de 2017.
Se cruzaron los registros de contabilidad con los ítems entregados de acuerdo al contrato en comodato y el Inventario de bienes y esta Ok
Contrato de Comodato No. 054-13
UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE LA AERONAUTICA CIVIL
Módems 83050 1.744.334,00 Vence 12 de Noviembre de 2017.
Se cruzaron los registros de contabilidad con los ítems entregados de acuerdo al contrato en comodato y el Inventario de bienes y esta Ok
59
Se solicitaron las carpetas al Área de Contratos y se cruzaron con Recursos Físico y con el Grupo de Contabilidad donde se observó que los controles establecidos por cada una de los Grupos están siendo efectivos, se está conciliando mensualmente y se está enviando comunicaciones a las entidades para que informen si han pagado impuestos, han realizado el mantenimiento preventivo y correctivo que reza el contrato, en cuanto a los supervisores están cumpliendo con sus obligaciones de informar oportunamente cuando haya alguna modificación o se tenga que solicitar la prórroga como también se verifica si los bienes están siendo amparados por la entidad comodante.
Cuentas 934619 y 934620 - Bienes Recibidos de Terceros- Propiedades, planta y equipo y Otros Activos.
Dentro de esta cuenta se contabilizan los bienes recibidos de entidades privadas o de las empresas, de acuerdo con la nueva normatividad establecida por la Contaduría General de la Nación, a 31 de diciembre de 2015 se habían recibido los siguientes bienes:
Entidad Bienes CIFRAS EN $ A DICIEMBRE DE
2015
Fiduciaria Colombiana de Comercio Exterior - Fiducoldex
Maquinaria y Equipo, Herramientas y Accesorios
652.586,00
Radio Televisión Nacional Colombia
Maquinaria y Equipo, Herramientas y Accesorios
1.214.588,52
Fiduciaria Colombiana de Comercio Exterior - Fiducoldex
Muebles y Enseres y Equipo de Oficina 521.328,00
Radio Televisión Nacional Colombia
Muebles y Enseres y Equipo de Oficina 17.963,00
Fiduciaria Colombiana de Comercio Exterior - Fiducoldex
Equipos de Comunicación y Computación
2.129.294,00
Radio Televisión Nacional Colombia
Equipos de Comunicación y Computación
291.705.551,68
Fiduciaria Colombiana de Comercio Exterior - Fiducoldex
Equipos y Maquinas de Comedor 1.577.061,00
TOTAL 934619 297.818.372,20
Entidad Bienes CIFRAS EN $ A DICIEMBRE DE
2015
Olga Ceballos de Amaral Obra de Arte "Entorno de Aire", "Riscos", "Tierra y Oro".
6.000.000,00
Diego Obregón Rasch Isla Obra de Arte "Victoria de la Paz" 428.631.000,00
60
Juan Bernal Posada Obra de Arte "El Cerro de la Teta" 5.000.000,00
Santiago Cárdenas Arroyo Obra de Arte "La Maternidad" 70.000.000,00
Banco de la República Obras de Arte 155.073.723,85
Edificio Caldas 366.72 Metros del Edificio 245.668.746,00
TOTAL 934620 910.373.469,85
Para la presente auditoria se tomó una muestra del 10% del inventario de bienes
recibidos en Contrato en Comodato así:
Contrato de Comodato
Nombre Propietario
Descripción Placa Valor Fecha de
finalización
Observación
Contrato de Comodato No. 038 - 2001
Olga Ceballos de Amaral
OBRA DE ARTE
010200305 6.000.000,00 Vence 16 de marzo de 2016.
La cláusula tercera.-Termino el plazo será hasta el 15 de diciembre de 2002 y en la cláusula sexta: se prorroga automáticamente por un término igual al inicialmente pactado.
Contrato de Comodato No. 002-12
MINISTERIO DE DEFENSA -
EJERCITO NACIONAL
366.72 Metros del Edificio
Caldas N/P
245.668.746,00
Contrato de Comodato No. 002-12, Vence el 20 de febrero de 2017.
Ok
Contrato de Comodato No. 045-13 plazo de 5 Años.
FIDUCIARIA COLOMBIANA
DE COMERCIO
EXTERIRO S.A. - FIDUCOLDEX
CALENTADOR DE AGUA
010200918 325,00
Contrato de Comodato No. 045-13 plazo de 5 Años, Vence el 23 de septiembre de 2018.
Se cruzaron los registros de contabilidad con los ítems entregados de acuerdo al contrato en comodato. Y esta Ok
Contrato de Comodato No. 045-13 plazo de 5 Años.
FIDUCIARIA COLOMBIANA
DE COMERCIO
EXTERIRO S.A. - FIDUCOLDEX
TELEVISOR 010200905 298.800,00
Contrato de Comodato No. 045-13 plazo de 5 Años, Vence el 23 de septiembre de 2018.
Se cruzaron los registros de contabilidad con los ítems entregados de acuerdo al contrato en comodato. Y
61
esta Ok
Contrato de Comodato No. 120 - 2012
RADIO TELEVISION
NACIONAL DE COLOMBIA -
RTVC
CAMARA DE VIDEO
010201291 18.154.000,0
0
Contrato de Comodato No. 120 - 2012, Vence el 10 de julio de 2018.
Se prorroga automáticamente por el tiempo establecido
Contrato de Comodato No. 045-13
FIDUCIARIA COLOMBIANA
DE COMERCIO
EXTERIRO S.A. - FIDUCOLDEX
EQUIPO DE SOLDADURA
010200955 876,00
Contrato de Comodato No. 045-13 plazo de 5 Años, Vence el 23 de septiembre de 2018.
Se cruzaron los registros de contabilidad con los ítems entregados de acuerdo al contrato en comodato y el Inventario de bienes y esta Ok
Contrato de Comodato No. 045-13
FIDUCIARIA COLOMBIANA
DE COMERCIO
EXTERIRO S.A. - FIDUCOLDEX
ELECTROBOMBA
010200969 946,00
Contrato de Comodato No. 045-13 plazo de 5 Años, Vence el 23 de septiembre de 2018.
Se cruzaron los
registros de
contabilidad
con los ítems
entregados de
acuerdo al
contrato en
comodato y el
Inventario de
bienes y esta
Ok
Contrato de Comodato No. 045-13
FIDUCIARIA COLOMBIANA
DE COMERCIO
EXTERIRO S.A. - FIDUCOLDEX
VENTILADOR DE PEDESTAL
010200657 126,00
Contrato de Comodato No. 045-13 plazo de 5 Años, Vence el 23 de septiembre de 2018.
Se cruzaron los
registros de
contabilidad
con los ítems
entregados de
acuerdo al
contrato en
comodato y el
Inventario de
bienes y esta
Ok
Contrato de Comodato No. 045-13
FIDUCIARIA COLOMBIANA
DE COMERCIO
EXTERIRO S.A. - FIDUCOLDEX
PISTOLA PARA
SOLDAR 010200992 51.300,00
Contrato de Comodato No. 045-13 plazo de 5 Años, Vence el 23 de septiembre de 2018.
Se cruzaron los
registros de
contabilidad
con los ítems
entregados de
acuerdo al
contrato en
comodato y el
Inventario de
62
bienes y esta
Ok
Contrato de Comodato No. 045-13
FIDUCIARIA COLOMBIANA
DE COMERCIO
EXTERIRO S.A. - FIDUCOLDEX
LAMPARA 010200629 256,00
Contrato de Comodato No. 045-13 plazo de 5 Años, Vence el 23 de septiembre de 2018.
Se cruzaron los
registros de
contabilidad
con los ítems
entregados de
acuerdo al
contrato en
comodato y el
Inventario de
bienes y esta
Ok
Contrato de Comodato No. 045-13
FIDUCIARIA COLOMBIANA
DE COMERCIO
EXTERIRO S.A. - FIDUCOLDEX
MESA DE CENTRO
010200639 825,00
Contrato de Comodato No. 045-13 plazo de 5 Años, Vence el 23 de septiembre de 2018.
Se cruzaron los
registros de
contabilidad
con los ítems
entregados de
acuerdo al
contrato en
comodato y el
Inventario de
bienes y esta
Ok
Contrato de Comodato No. 045-13
FIDUCIARIA COLOMBIANA
DE COMERCIO
EXTERIRO S.A. - FIDUCOLDEX
MESA 010200640 374,00
Contrato de Comodato No. 045-13 plazo de 5 Años, Vence el 23 de septiembre de 2018.
Se cruzaron los
registros de
contabilidad
con los ítems
entregados de
acuerdo al
contrato en
comodato y el
Inventario de
bienes y esta
Ok
Contrato de Comodato No. 045-13
FIDUCIARIA COLOMBIANA
DE COMERCIO
EXTERIRO S.A. - FIDUCOLDEX
MESA PARA TELEVISOR
010200653 907,00
Contrato de Comodato No. 045-13 plazo de 5 Años, Vence el 23 de septiembre de 2018.
Se cruzaron los
registros de
contabilidad
con los ítems
entregados de
acuerdo al
contrato en
comodato y el
Inventario de
bienes y esta
63
Ok
Contrato de Comodato No. 045-13
FIDUCIARIA COLOMBIANA
DE COMERCIO
EXTERIRO S.A. - FIDUCOLDEX
SILLAS FIJAS CON BRAZOS
010200668 426,00
Contrato de Comodato No. 045-13 plazo de 5 Años, Vence el 23 de septiembre de 2018.
Se cruzaron los
registros de
contabilidad
con los ítems
entregados de
acuerdo al
contrato en
comodato y el
Inventario de
bienes y esta
Ok
Contrato de Comodato No. 045-13
FIDUCIARIA COLOMBIANA
DE COMERCIO
EXTERIRO S.A. - FIDUCOLDEX
SILLAS DE DIFERENTE
ESTILO 010200677 330,00
Contrato de Comodato No. 045-13 plazo de 5 Años, Vence el 23 de septiembre de 2018.
Se cruzaron los
registros de
contabilidad
con los ítems
entregados de
acuerdo al
contrato en
comodato y el
Inventario de
bienes y esta
Ok
Contrato de Comodato No. 045-13
FIDUCIARIA COLOMBIANA
DE COMERCIO
EXTERIRO S.A. - FIDUCOLDEX
ARCHIVADOR VERTICAL
010200742 81.473,00
Contrato de Comodato No. 045-13 plazo de 5 Años, Vence el 23 de septiembre de 2018.
Se cruzaron los
registros de
contabilidad
con los ítems
entregados de
acuerdo al
contrato en
comodato y el
Inventario de
bienes y esta
Ok
Contrato de Comodato No. 045-13
FIDUCIARIA COLOMBIANA
DE COMERCIO
EXTERIRO S.A. - FIDUCOLDEX
ESTANTERIA METALICA
010200772 62,00
Contrato de Comodato No. 045-13 plazo de 5 Años, Vence el 23 de septiembre de 2018.
Se cruzaron los
registros de
contabilidad
con los ítems
entregados de
acuerdo al
contrato en
comodato y el
Inventario de
bienes y esta
Ok
64
Contrato de Comodato No. 045-13
FIDUCIARIA COLOMBIANA
DE COMERCIO
EXTERIRO S.A. - FIDUCOLDEX
MESA DE NOCHE
010200826 $20.592,00
Vence el 23 de septiembre de 2018.
Se cruzaron los
registros de
contabilidad
con los ítems
entregados de
acuerdo al
contrato en
comodato y el
Inventario de
bienes y esta
Ok
Contrato de Comodato No. 045-13
FIDUCIARIA COLOMBIANA
DE COMERCIO
EXTERIRO S.A. - FIDUCOLDEX
RELOJ DECORATIVO
010200841 $14.990,00
Vence el 23 de septiembre de 2018.
Se cruzaron los
registros de
contabilidad
con los ítems
entregados de
acuerdo al
contrato en
comodato y el
Inventario de
bienes y esta
Ok
Contrato de Comodato No. 045-13
FIDUCIARIA COLOMBIANA
DE COMERCIO
EXTERIRO S.A. - FIDUCOLDEX
GABINETE 010200945 $330,00
Vence el 23 de septiembre de 2018.
Se cruzaron los
registros de
contabilidad
con los ítems
entregados de
acuerdo al
contrato en
comodato y el
Inventario de
bienes y esta
Ok
Contrato de Comodato No. 045-13
FIDUCIARIA COLOMBIANA
DE COMERCIO
EXTERIRO S.A. - FIDUCOLDEX
EXTINTOR 010200936 $192,00
Vence el 23 de septiembre de 2018.
Se cruzaron los registros de contabilidad con los ítems entregados de acuerdo al contrato en comodato y el Inventario de bienes y esta Ok
Contrato de Comodato No. 120 -
RADIO TELEVISION
NACIONAL DE
PATCH PANEL 010201129 $1.311.229,0
0
Vence el 10 de julio de 2018.
Se cruzaron los registros de contabilidad con los ítems entregados de
65
2012 COLOMBIA - RTVC
acuerdo al contrato en comodato y el Inventario de bienes y se verifico que el mantenimiento lo está realizando el comodante. Ok
Contrato de Comodato No. 120 - 2012
RADIO TELEVISION
NACIONAL DE COLOMBIA -
RTVC
CABLE DE FIBRA OPTICA
N/P
$1.000,00 Vence el 10 de julio de 2018.
Se cruzaron los registros de contabilidad con los ítems entregados de acuerdo al contrato en comodato y el Inventario de bienes y se verifico que el mantenimiento lo está realizando el comodante. Ok
Contrato de Comodato No. 120 - 2012
RADIO TELEVISION
NACIONAL DE COLOMBIA -
RTVC
RELOJ
N/P
$17.963,00 Vence el 10 de julio de 2018.
Se cruzaron los registros de contabilidad con los ítems entregados de acuerdo al contrato en comodato y el Inventario de bienes y se verifico que el mantenimiento lo está realizando el comodante. Ok
Contrato Comodato No. 01-5-10025
POLICIA NACIONAL
KORAN
N/P
$3.000.000,00
Vence 19 de septiembre de 2016
Prórroga automática por el mismo tiempo pactado. A éste comodato se le va hacer un modificatorio.
66
Contrato Comodato No. 01-5-10025 de 2006.
POLICIA NACIONAL
KIARA
N/P
$1.500.000,00
Vence 19 de septiembre de 2016
Prórroga automática por el mismo tiempo pactado. A éste comodato se le va hacer un modificatorio
Contrato Comodato No. 01-5-10025 de 2006.
POLICIA NACIONAL
BRUNO
N/P
$9.354.158,20
Vence 19 de septiembre de 2016
Prórroga automática por el mismo tiempo pactado. A éste comodato se le va hacer un modificatorio.
Contrato Comodato No. 016/15.
POLICIA NACIONAL - Dirección de
Sanidad
AMBULANCIA 010201021 $119.999.996
,00
Vence 18 de Junio de 2018.
Se cruzaron los registros de contabilidad con los ítems entregados de acuerdo al contrato en comodato y el Inventario de bienes y esta Ok
Contrato de Comodato No. 081 de 2012 FONDO PAZ
MINISTERIO DE AMBIENTE
CAMIONETA 010405490 $380.693.715
,76
Contrato de Comodato No. 081 de 2012 FONDO PAZ
Se cruzaron los registros de contabilidad con los ítems entregados de acuerdo al contrato en comodato y el Inventario de bienes en fondo paz y esta Ok
Contrato Interadministrativo de Comodato No. 566 - 2003.
MINISTERIO DE CULTURA
OBRA DE ARTE
010200301 $30.000.000,
00
Contrato Interadministrativo de Comodato No. 566 - 2003, Vence el 02 de septiembre de 2018.
Se cruzaron los registros de contabilidad con los ítems entregados de acuerdo al contrato en comodato y el Inventario de bienes y esta Ok
67
Verificados los contratos de comodatos recibidos según muestra aleatoria, se
pudo evidenciar que se les está realizando el debido mantenimiento preventivo y
correctivo, se están aplicando controles, tales como conciliaciones y
comunicaciones del grupo de contabilidad a las entidades y mensualmente se
realizan conciliaciones con el Área de Recursos Físicos lo que garantiza el
cumplimiento de las obligaciones tanto del comodante como del comodatario.
En cuanto a las pólizas de cumplimiento, se evidenció que la renovación se está
haciendo en forma oportuna la garantía. La supervisión, ésta actividad la están
desarrollando los funcionarios designados de acuerdo con las obligaciones del
contrato en comodato respectivamente.
IX. CONCLUSIONES GENERALES En desarrollo de la Auditoria Integral al Proceso de Gestión Financiera, la Oficina de Control Interno determinó que si bien la gestión se desarrolla bajo los principios del Sistema Integrado de Gestión, es importante adoptar las medidas correctivas y preventivas identificadas en el proceso auditor con el fin de fortalecer el Proceso de Gestión Financiera, así como prestar atención a las recomendaciones de manera que se tomen medidas de mejora que coadyuven al mejoramiento continuo del Proceso. Como No Conformidades Reales se presentaron las siguientes cuatro (04): Transversales al Área de Talento Humano: No se está cumpliendo con lo establecido en el Régimen de Contabilidad Publica
Libro I, Título I, Sección VII-Principios, Código Interno &0119-Devengo o
Causación No conformidad Real 01.
Se está Incumpliendo el Artículo 12 de la Ley 446 de 199811, “TITULO
EJECUTIVO, es cualquier documento que contenga una obligación de dar, hacer
o no hacer, de manera expresa, clara y actualmente exigible que constituya plena
prueba contra el deudor o su causante”. No Conformidad Real 02.
No se concedió el recurso de reposición en las resoluciones por las cuales se
reconocieron las licencias por enfermedad no profesional. Incumpliendo lo
68
establecido en el numeral 1 del Artículo 74 de la Ley 1437 de 2011. No
Conformidad Real 03.
Transversal a la Secretaría Jurídica:
En algunos procesos que cursan en contra de la Entidad, se observó que la
información del valor de la pretensión en la carpeta física, no coincide con el valor
registrado en el Formato F-9. Lo anterior Incumple lo dispuesto en el numeral
4.2.4 Control de los registros de la NTC GP 1000:2009. No Conformidad Real
04.
Como No Conformidades Potenciales se presentó una (01): Transversales al Área de Talento Humano: Se observó que el procedimiento de situaciones administrativas P-TH-03 no
considera actividades específicas de control a las incapacidades. Lo anterior
podría afectar el cumplimiento del numeral 1.3 Componente Administración del
Riesgo MECI 2014. No Conformidad Potencial 01.
Como Recomendaciones generales se realizan las siguientes trece (13): Al Área Financiera.
En la conciliación que se realiza mensualmente entre las áreas de Talento
Humano y Financiera establecer nuevos controles que garanticen el registro y
oportunidad de la totalidad de las incapacidades y licencias.
Transversales al Área de Talento Humano: Tener en cuenta lo establecido en el reglamento del ICETEX, Artículo Décimo Octavo.-Obligaciones del Beneficiario. Literal g. Continuar realizando las acciones tendientes a que el ICETEX realice la
recuperación de los recursos, así como su respectivo reintegro a la DTN, y de
esta manera poder realizar la liquidación de los Convenios.
69
Revisar la conveniencia de actualizar los lineamientos y especificar en qué
situación el funcionario requiere adjuntar copia de la historia clínica, lo que evitará
generar solicitudes de historias clínicas a casos que no aplicaría adjuntarla.
Establecer mecanismos que permitan realizar gestiones periódicas por el Área de
Talento Humano frente a las Entidades Promotores de Salud, para los respectivos
pagos.
Establecer un mecanismo que permita controlar la información de recobro y
montos pagados por la EPS para cada caso de licencia y/o incapacidad, lo que
permitirá coherencia y confiabilidad en la información, agilidad para posteriores
consultas, reportes y evaluaciones.
Establecer acciones pertinentes y eficaces que permitan evitar la acumulación de
las liquidaciones de los funcionarios y por ende, su afectación al ingreso salarial,
así como del recurso público por cuanto en caso de presentarse renuncia y/o
retiro del servicio, no habría lugar a realizar los descuentos.
Establecer acciones que informen a los funcionarios del DAPRE acerca de sus
deberes frente al reporte y entrega de las incapacidades, en los términos
señalados.
Establecer mecanismos que permitan realizar gestiones periódicas por el Área de
Talento Humano frente a las Entidades Promotores de Salud, para los respectivos
pagos.
Establecer las acciones tendientes a que los funcionarios cumplan con los
acuerdos de pago establecidos.
Transversales al Área de Recursos Físicos:
Gestionar la salida de inventarios del vehículo motocicleta MNQ-15B en mención de los inventarios del DAPRE de tal forma que al cierre de la vigencia 2016 se encuentre fuera del inventario. De igual forma para el vehículo camioneta No.
70
75884OJK 045 TOYOTA RUNNER se recomienda la gestión de tal forma que salga de los inventarios al cierre de la vigencia 2016.
Transversales a la Secretaría Jurídica:
Adelantar los trámites pertinentes, que permitan la actualización del valor de la
pretensión en los procesos registrados en el sistema eKOGUI.
Adelantar los trámites pertinentes que permitan localizar los registros de los
procesos que no figuran en el sistema eKOGUI. Lo anterior permitirá que la
información reportada por la Entidad en los diferentes aplicativos y sistemas sea
la misma.