INFORME DE AUDITORÍA A ORGANIZACIONES NO … · incluye los registros contables e información financiera de los fondos recibidos ... a través de cursos seminarios, talleres y becas

GUATEMALA, MAYO DE 2012

CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS

INFORME DE AUDITORÍAA ORGANIZACIONES NO GUBERNAMENTALES Y OTRAS

INSTITUCIONES CIVILESASOCIACIÓN AMIGOS POR EL DESARROLLO Y LA PAZ

-ADEPAZ-DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE 2011

Guatemala, 13 de marzo de 2012

SeñorLeonel Eduardo Herrera AmadoPresidente y Representante LegalAsociación Amigos por el Desarrollo y la Paz -ADEPAZ- Señor(a) Presidente y Representante Legal: En mi calidad de Contralora General de Cuentas y en cumplimiento de lo reguladoen la literal "k" del artículo 13 de la Ley Orgánica de la Contraloría General deCuentas, hago de su conocimiento de manera oficial el informe de auditoríarealizado por los Auditores Gubernamentales que oportunamente fueronnombrados para el efecto y quienes de conformidad con el artículo 29 de laprecitada Ley, son responsables del contenido y efectos legales del mismo. Sin otro particular, atentamente,


SeñorLeonel Eduardo Herrera AmadoPresidente y Representante LegalAsociación Amigos por el Desarrollo y la Paz -ADEPAZ- Señor(a) Presidente y Representante Legal: En mi calidad de Subcontralor de Probidad y en cumplimiento de lo regulado en laliteral "k" del artículo 13 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas,conforme la delegación que oportunamente me fuera otorgada, hago de suconocimiento de manera oficial el informe de auditoría realizado por los auditoresgubernamentales que oportunamente fueron nombrados para el efecto y quienesde conformidad con el artículo 29 de la precitada Ley Orgánica son responsablesdel contenido y efectos legales del mismo. Sin otro particular, atentamente,


SeñorLeonel Eduardo Herrera AmadoPresidente y Representante LegalAsociación Amigos por el Desarrollo y la Paz -ADEPAZ- Señor(a) Presidente y Representante Legal: En mi calidad de Subcontralor de Calidad de Gasto Público y en cumplimiento delo regulado en la literal "k" del artículo 13 de la Ley Orgánica de la ContraloríaGeneral de Cuentas, conforme la delegación que oportunamente me fueraotorgada, hago de su conocimiento de manera oficial el informe de auditoríarealizado por los auditores gubernamentales que oportunamente fueronnombrados para el efecto y quienes de conformidad con el artículo 29 de laprecitada Ley Orgánica son responsables del contenido y efectos legales delmismo. Sin otro particular, atentamente,

GUATEMALA, MAYO DE 2012

CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS

INFORME DE AUDITORÍAA ORGANIZACIONES NO GUBERNAMENTALES Y OTRAS

INSTITUCIONES CIVILESASOCIACIÓN AMIGOS POR EL DESARROLLO Y LA PAZ

-ADEPAZ-DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE 2011

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ÍNDICE

1. INFORMACION GENERAL

Base Legal

Función

2. FUNDAMENTO LEGAL DE LA AUDITORIA

Otros Aspectos Legales

3. OBJETIVOS DE LA AUDITORIA

Generales

Específicos

4. ALCANCE DE LA AUDITORÍA

Área Financiera

Área Técnica

Otras Áreas

5. COMENTARIOS Y CONCLUSIONES

Comentarios

Conclusiones

6. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA

Hallazgos Relacionados con el Control Interno

Hallazgos Relacionados con el Cumplimiento a Leyes yRegulaciones Aplicables

7. AUTORIDADES DE LA ENTIDAD, DURANTE EL PERIODOAUDITADO

8. COMISION DE AUDITORÍA

ANEXOS

Información Complementaria del Área Financiera


SeñorLeonel Eduardo Herrera AmadoPresidente y Representante LegalAsociación Amigos por el Desarrollo y la Paz -ADEPAZ- Señor(a) Presidente y Representante Legal: La Comisión de Auditoría, designada de conformidad con el Nombramiento No.DAEE-0430-2011 de fecha 22 de diciembre de 2011, ha practicado examenespecial de auditoría en la Asociación Amigos por el Desarrollo y la Paz,-ADEPAZ-, la cual se identifica con Registro de Cuentadancia No.CGC-A5-0002-800-801-2006, con el objetivo de evaluar la razonabilidad de losfondos públicos administrados. El examen se basó en la revisión de las operaciones y registros financieros, quecorresponden al período del 01 de enero al 31 de diciembre de 2011, lo queincluye los registros contables e información financiera de los fondos recibidos delEstado, para la ejecución de proyectos de infraestructura. Se detectarondeficiencias que por su importancia se revelaron como hallazgos en el informe deauditoría. Hallazgos relacionados con el Control Interno Área Financiera 1. Deficiencia en registros de ingresos Hallazgos relacionados con el Cumplimiento de Leyes y Regulacionesaplicables

Área Financiera 1. Atraso en la Rendición de Cuentas2. Cheque(s) rechazado(s) por no Disponer de Efectivo La comisión de auditoría nombrada se integra por los auditores: Lic. Jose OttonielMorataya Jimenez y supervisor Lic. Erik Estuardo Aguirre Hernandez. Los hallazgos contenidos en el presente informe, fueron discutidos por la comisiónde auditoría con las personas responsables. Los comentarios y recomendaciones que se determinaron se encuentran endetalle en el informe de auditoría adjunto. Atentamente, ÁREA FINANCIERA

LIC. JOSE OTTONIEL MORATAYA JIMENEZ

Auditor Gubernamental

LIC. ERIK ESTUARDO AGUIRRE HERNANDEZ

Supervisor Gubernamental

Contraloria General de Cuentas 1 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)

Asociación Amigos por el Desarrollo y la Paz -ADEPAZ-

Informe de la Auditoría a la Liquidación del Presupuesto General de Ingresos y Egresos

PERÍODO AUDITADO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE 2011

1. INFORMACIÓN GENERAL Base Legal La Asociación Amigos por el Desarrollo y la Paz -ADEPAZ-, fue constituida segúnescritura pública No. 154 de fecha 30 de marzo de 2004 y modificación poraclaración y ampliación No. 188 de fecha 02 de mayo de 2006; se encuentrainscrita en el registro de Personas Jurídicas de la Municipalidad de Totonicapán,en el tomo No. 01-2-2006 folios 499 al 503, según acta No. 81-2006, en laContraloría General de Cuentas con Cuentadancia No.CGC-A5-0002-800-801-2006 de fecha 26 de junio de 2006 y en laSuperintendencia de Administración Tributaria SAT, el 25 de marzo de 2004, conNúmero de Identificación Tributaria 3918302-5, afecta a la presentación dedeclaraciones juradas de Impuesto sobre el valor agregado IVA, e Impuesto Sobrela Renta ISR. Función Los fines de la Asociación son: a) consolidar la cultura maya y la unión espiritualde todos los guatemaltecos; b) coadyuvar a la construcción de la Guatemalamultilingüe y pluricultural, mediante una visión conjunta y universal de losproblemas de la humanidad y el mundo; c) impulsar y fortalecer proyectoseconómicos productivos que ayuden a las comunidades a autofinanciar susprogramas; d) estimular y desarrollar acciones de capacitación y formaciónprofesional, a través de cursos seminarios, talleres y becas y e) gestionarfinanciamientos (donaciones) ante organismos nacionales e internacionales parapoder ejecutar los programas de desarrollo y alcanzar la paz en la sociedad.Investigar, desarrollar y supervisar proyectos de salud, educación, vivienda,deporte, cultura, infraestructura comunitaria. 2. FUNDAMENTO LEGAL DE LA AUDITORÍA La auditoría se realizó con base en: La Constitución Política de la República de Guatemala, según lo establecido ensus artículos 232 y 241. El Decreto Número 31-2002 Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas,artículos 2 Ámbito de Competencia y 4 Atribuciones. Las Normas Internacionales de Auditoría, Normas de Auditoría del Sector





Gubernamental y las Normas Generales de Control Interno. Otros Aspectos Legales Acuerdo Gubernativo Número 318-2003, Reglamento de la Ley Orgánica de laContraloría General de Cuentas, artículos 44, 45, 46, 47 y demás artículosaplicables. Acuerdos Internos de la Contraloría General de Cuentas. Leyes y Disposiciones vigentes aplicables a la Entidad auditada. Nombramiento No. DAEE-0430-2011 de fecha 22 de diciembre de 2011, emitidopor la Dirección de Auditoría de Entidades Especiales. 3. OBJETIVOS DE LA AUDITORIA Generales Practicar examen especial auditoría, que incluya la evaluación de aspectosfinancieros, para identificar situaciones críticas, emitiendo las recomendacionesnecesarias para mejorar el funcionamiento de la entidad. Específicos Comprobar la autenticidad y presentación de los registros contables,transacciones administrativas y financieras, así como sus documentos de soporte. Evaluar la estructura de control interno establecida en la entidad. Examinar la ejecución de los fondos, con el fin de establecer si se administraron yutilizaron adecuadamente. Evaluar el adecuado cumplimiento de las normas, leyes, reglamentos y otrosaspectos legales aplicables. Evaluar la posibilidad de irregularidades y fraudes, cometidos por los responsablesde la Asociación.





4. ALCANCE DE LA AUDITORÍA Área Financiera El examen comprendió la evaluación de la estructura de control interno y larevisión de las operaciones, registros y documentación de respaldo presentadapor los directivos de la Asociación, por el período comprendido del 1 de enero al31 de diciembre de 2011; con énfasis en los registros de caja fiscal, bancos,ingresos y egresos por convenios, referentes a proyectos de infraestructura enproceso y los terminados a la fecha del corte. Muestra Para la evaluación financiera se seleccionó la muestra considerando lamaterialidad en obras de infraestructura del valor ejecutado durante el períodoauditado (Anexo 7) Asimismo, se procedió a efectuar la inspección física de las obras deinfraestructura seleccionadas como muestra. Caja Fiscal El corte de caja se realizó al 31 de diciembre de 2011, y en lo referente a laconfirmación contable del saldo de caja, se verificaron las operaciones realizadaspor la Asociación, determinándose el saldo de Q189,512.42, el cual al efectuar lacomparación con el saldo de bancos se presenta razonable, no obstante seestableció atraso en la rendición de Caja Fiscal, por lo que se formuló el hallazgorespectivo. (Anexo 4) Bancos La Asociación, administró los recursos en 35 cuentas bancarias de depósitosmonetarios, aperturadas a nombre de cada uno de los proyectos deinfraestructura, de las cuales 33 se aperturaron en el Banco de Desarrollo RuralS.A. -BANRURAL- y 2 en el Banco de los Trabajadores S.A., reflejando al 31 dediciembre de 2011 el saldo de Q189,512.42 y al compararlo con el saldo de cajafiscal a la fecha del corte se considera razonable, no obstante se detectódeficiencia de cheque rechazado por carecer de fondos, situación por la cual seformuló el hallazgo respectivo (Anexo 3)





Ingresos Los ingresos percibidos por la Asociación, ascendieron a Q9,847,807.56, loscuales fueron transferidos por los Consejos de Departamentales de Desarrollo deTotonicapán y San Marcos; Fondo Nacional para la Paz, -FONAPAZ- y lasMunicipalidades de San Cristóbal Totonicapán y San Juan OstuncalcoQuetzaltenango. Dichos fondos están debidamente documentados con losrespectivos recibos de ingresos 63-A2, no obstante se detectaron deficiencias enel registro de ingresos, situación por la cual se formuló el hallazgo respectivo(Anexos 1 y 5) Egresos Los egresos según operaciones contables del 1 de enero al 31 de diciembre de 2011, asciende a Q9,839,092.48, constituidos para la ejecución de proyectos deinfraestructura; así mismo se verificó si se documentan con facturas y si lasmismas cumplen con las disposiciones legales (Anexos 1 y 2) Área Técnica La Comisión de Auditoría solicitó la evaluación técnica a la Dirección deInfraestructura Pública de la Contraloría General de Cuentas en oficioDAEE-006-2012 de fecha 6 de enero de 2012, adjuntándose para el efecto ellistado de proyectos de infraestructura ejecutados por la entidad fiscalizada, quienpor separado presentará los resultados de esta área. Otras Áreas Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones del Estado(GUATECOMPRAS) Se comprobó que la Asociación, utilizó el portal de Guatecompras, para realizarlas gestiones correspondientes a las contrataciones y adquisiciones relacionadasa los proyectos de infraestructura, ejcutados con fondos provenientes del Estado,durante el período auditado.





Convenios La entidad fiscalizada suscribió 50 convenios por valor de Q19.965,654.62, con los Consejos Departamentales de Desarrollo de: Totonicapán y San Marcos;Fondo Nacional para la Paz, -FONAPAZ- y las Municipalidades de: San CristóbalTotonicapán y San Juan Ostuncalco Quetzaltenango por el período comprendidodel 1 de enero al 31 de diciembre de 2011, del que se ejecutó el monto deQ9.847,807.56, en proyectos de infraestructura. (Anexo 6) Se procedió al análisis legal y financiero de los expedientes de proyectos deinfraestructura, según la muestra seleccionada, encontrándose deficiencias que serevelaron en el informe de auditoría. Depuración de formas oficiales De acuerdo con los envíos fiscales autorizados por la Contraloría General deCuentas, se comprobó el uso razonable de las formas oficiales y se realizó elconteo físico de las existencias, determinándose que no se habían utilizado lassiguientes: 93 formularios de caja fiscal Forma 200-A3 y 54 recibos de ingresosvarios forma 63-A2 (Anexo 8). 5. COMENTARIOS Y CONCLUSIONES Comentarios Se verificaron los expedientes seleccionados en la muestra los cuales en sumayoría cumplieron con lo especificado en convenios y contratos, así mismo, enoficio DAEE-006-2012 de fecha 6 de enero de 2012, se solicitó un Ingeniero de laDirección de Infraestructura Pública de la Contraloría General de Cuentas, para laevaluación técnica. Conclusiones La Asociación Amigos por el Desarrollo y la Paz -ADEPAZ-, en lo relativo a losregistros contables e información financiera de los fondos recibidos del Estado,para la ejecución de proyectos de infraestructura en cifras de la ejecuciónfinanciera, presentan razonablemente la situación de los fondos estatales,derivado que las cuentas bancarias se ajustan a la realidad financiera enrelación a las transferencias de los fondos públicos ejecutados, no obstante en laaplicación de pruebas de cumplimiento, se detectaron deficiencias que por suimportancia se revelan como hallazgos en el informe de Auditoría.









6. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA Hallazgos Relacionados con el Control Interno Área Financiera Hallazgo No.1 Deficiencia en registros de ingresos CondiciónSe comprobó que la Asociación Amigos por el Desarrollo y la Paz –ADEPAZ-parael registro de sus operaciones, durante el período del 1 de enero al 31 dediciembre de 2011, tiene deficiencias de Control Interno: a) desorden en el uso delas formas 63-A2, ya que utilizo las No. 99358, 99360, 99361, 99362 en el mes defebrero y las No. 99354, 99355, 99356, 99357 y 99359 en el mes de marzo de2011 b) No se registraron los intereses por valor de Q39.45 en el libro de bancosde la cuenta No. 53170010651 y se tomaron en cuenta en la Conciliación c) Librosde bancos autorizados extemporáneamente. CriterioLas Normas Generales de Control Interno Gubernamental, aprobadas por laContraloría General de Cuentas por medio del Acuerdo Interno No. 09-03, defecha 8 de julio de 2003, modificado según Acuerdo interno A-57-2006 de fecha 8de junio de 2006, contemplan en el Grupo 2 las Normas Aplicables a los Sistemasde Administración General y el Numeral 2.4 Autorización y Registros deoperaciones. Indica que los procedimientos de registro, autorización y custodiason aplicables a todos los niveles de la organización, independientemente de quelas operaciones sean financieras, administrativas u operativas, de tal forma quecada servidor público cuente con la definición de su campo de competencia y elsoporte necesario para rendir cuenta de las responsabilidades inherentes a sucargo. CausaInobservancia de las Normas de Control Interno Gubernamental, por parte delContador, para registrar con claridad las operaciones contables de la Asociación. EfectoLa falta de claridad y errores en los registros contables, genera incertidumbresobre la razonabilidad de la información financiera, especialmente para la toma dedecisiones.





RecomendaciónQue el Presidente y Representante Legal de la Asociación, supervise el áreacontable, para que las operaciones sean registradas adecuadamente ydemuestren claridad, descripción e identificación de su naturaleza. Comentario de los ResponsablesSe notificó a los responsables de la Asociación, con oficio Audiencia No. 01-2012fecha 17 de febrero de 2012, quienes responden con oficio sin número de fecha28 de febrero de 2011, lo siguiente: referente al desorden en el correlativo de lasformas 63-A2, se debe al tiempo procesos y procedimientos con que salen losaportes de las diferentes instituciones con las que se tienen firmados convenios.Respecto a los intereses, estos se registraron en el libro de bancos en el mes denoviembre de 2011. Con relación al libro de bancos que fue habilitadoextemporáneamente, esto obedece a que el Banrural, tardo como 36 días parahacernos llegar la chequera. Comentario de AuditoríaLos comentarios, por parte de la administración, no son suficientes para eldesvanecimiento del hallazgo, por lo que se confirma el mismo. Acciones Legales y AdministrativasSe solicitó sanción económica para el Presidente y Representante Legal y para laTesorera de la Asociación, por valor de Q2,000.00, para cada uno, sanciones queascienden a Q4,000.00, de conformidad con el numeral 18 del Artículo 39, delDecreto Número 31-2002 del Congreso de la República de Guatemala, “LeyOrgánica de la Contraloría General de Cuentas.” Hallazgos Relacionados con el Cumplimiento a Leyes y RegulacionesAplicables Área Financiera Hallazgo No.1 Atraso en la Rendición de Cuentas CondiciónSe comprobó que la Asociación, Amigos por el Desarrollo y la Paz, -ADEPAZ-,durante el periodo de la Auditoría, del 1 de enero al 31 de diciembre de 2011, noestá presentando las cajas fiscales a la Contraloría General de Cuentas, en los





primeros cinco días del siguiente mes. CriterioEl Acuerdo Interno No. 09-03, de fecha 8 de julio de 2003, modificado por elAcuerdo Interno A-57-2006 del Jefe de la Contraloría General de Cuentas, queaprueban las Normas de Control Interno Gubernamental, en el numeral 2.12,proceso de rendición de cuentas, indica “La máxima autoridad de cada entepúblico, debe normar y velar porque la rendición de cuentas constituya un procesoascendente, que abarque todos los niveles y ámbitos de responsabilidad ycontribuya a rendir cuentas públicamente”. CausaEsto obedece a que las autoridades superiores de la Asociación, no hanobservado lo que regula el numeral 2.12, del Proceso de Rendición de Cuentas,de las Normas de Generales de Control Interno Gubernamental. EfectoIncidencia que el ente fiscalizador no disponga de la información y documentaciónnecesaria para realizar el examen correspondiente y expresar una opiniónrazonable o no, de las operaciones Financieras de la entidad. RecomendaciónEl Presidente y Representante Legal de la Asociación, debe velar por elcumplimiento de la rendición de cuentas, solicitando la Tesorera queinmediatamente prepare las cajas fiscales y las presente a la Contraloría Generalde Cuentas en los primeros cinco días al mes siguiente. Comentario de los ResponsablesLa asociación, con el afán de registrar todos los ingresos y egresos del mesvencido correspondiente, espera hasta que las instituciones con las que suscribeconvenios entreguen la documentación de respaldo, como es la forma 63-A2,debido a los procesos y normas administrativas para dichas instituciones referentea la fecha de dicha forma. Comentario de AuditoríaLos argumentos de la administración no son suficientes para desvanecer laobjeción formulada, por lo que se confirma el presente hallazgo. Acciones Legales y AdministrativasSe solicitó sanción económica para el Presidente y Representante Legal y para laTesorera de la Asociación, por valor de Q2,000.00, para cada uno, sanciones queascienden a Q4,000.00, de conformidad con el numeral 12 del Artículo 39, del





Decreto Número 31-2002 del Congreso de la República de Guatemala, “LeyOrgánica de la Contraloría General de Cuentas.” Hallazgo No.2 Cheque(s) rechazado(s) por no Disponer de Efectivo CondiciónSe comprobó que la Asociación Amigos por el Desarrollo y la Paz, durante elperíodo auditado, del 1 de enero al 31 de diciembre de 2011, realizó un pago porvalor de Q194,044.07 con el cheque No. 02 de la Cuenta No. 3170009866 la cualcarecía de fondos suficientes para cubrir dicho valor. CriterioEl numeral 1.25 "Ambiente Efectivo de Control Interno", de las Normas Generalesde Control Interno, emitidas por la Contraloría General de Cuentas, indica que esresponsabilidad de la máxima autoridad de la entidad, crear un ambiente óptimode trabajo, así como diseñar e implantar una estructura efectiva de control internoinstitucional, que incluya criterios específicos que se relacionan con: a) control dela legalidad, b) control de la oportunidad, c) controles preventivos, d) controlesdetectores, e) controles prácticos, f) control funcional, g) controles generales, y h)controles específicos. CausaAperturas de cuentas bancarias sin llevar orden lógico de acuerdo aprocedimientos establecidos, realizando operaciones múltiples sin llevar control dela disponibilidad bancaria. EfectoOcasiona que haya dificultad para la administración financiera para el control delas cuentas bancarias; establecer el saldo negativo ó sobregiro en libros deContabilidad en algunas Cuentas de Bancos, lo que representa un saldo irreal,porque el saldo debe ser positivo. RecomendaciónEl Presidente y Representante Legal de la Asociación debe girar instrucciones a laTesorera, para que se realicen los pagos cuando exista disponibilidad en la cuentabancaria. Comentario de los ResponsablesEl día 2 de marzo de 2011, se recibió el cheque del aporte del Consejo deDesarrollo para el proyecto generador de la cuenta, por lo que se le entregó a la





empresa que ejecuta dicho proyecto, el cheque que gira la asociación con lasalvedad de que se cobrara por la tarde. Comentario de AuditoríaLos argumentos de la administración no son suficientes para desvanecer laobjeción formulada, por lo que se confirma el presente hallazgo. Acciones Legales y AdministrativasSe solicitó sanción económica para el Presidente y Representante Legal y para laTesorera de la Asociación, por valor de Q3,000.00, para cada uno, sanciones queascienden a Q6,000.00, de conformidad con el numeral 18 del Artículo 39, delDecreto Número 31-2002 del Congreso de la República de Guatemala, “LeyOrgánica de la Contraloría General de Cuentas.”





7. AUTORIDADES DE LA ENTIDAD, DURANTE EL PERIODO AUDITADO Los directivos y empleados responsables de las deficiencias encontradas, seincluyen en el desarrollo de cada hallazgo contenido en el presente informe.

No. Nombre Cargo Del Al

1 LEONEL EDUARDO HERRERA AMADO PRESIDENTE 01/01/2009 31/12/2011

2 MIRSA NINETT OVALLE BARRIOS HERRERA TESORERO 01/01/2009 31/12/2011

3 ALBERTO EDUARDO DE LEON BENITEZ VICE-PRESIDENTE 01/01/2009 31/12/2010





8. COMISION DE AUDITORÍA ÁREA FINANCIERA

LIC. JOSE OTTONIEL MORATAYA JIMENEZ

Auditor Gubernamental

LIC. ERIK ESTUARDO AGUIRRE HERNANDEZ

Supervisor Gubernamental

INFORME CONOCIDO POR: RAZONDe conformidad con lo establecido en el Decreto No. 31-2002, del Congreso de laRepública, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 29, losauditores gubernamentales nombrados son responsables del contenido y efectoslegales del presente informe, el Director y Subdirector únicamente firman enconstancia de haber conocido el contenido del mismo.





ANEXOS





Información Complementaria del Área Financiera













































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