Informe de Auditoria Interna 12-12-2005 · El presente informe muestra los resultados de la auditoría operativa que se desarrolló ... Informe de Auditoría Interna INF-03 (05-2008)

CONSEJO NACIONAL DE RECTORES

Informe de Auditoría Interna

CONARE:

“Análisis y evaluación del control interno de la administración de los recursos del FEES para

el período 2007”

INF-003 (05-2008)

Mayo, 2008

CONTENIDO

I. DESCRIPCIÓN DEL ESTUDIO REALIZADO - METODOLOGÍA .............................. 1

II. RESUMEN DE HALLAZGOS ......................................................................................... 7

III. DESCRIPCIÓN DE LOS HALLAZGOS ........................................................................ 8

IV. CONCLUSIONES ......................................................................................................... 39

V. ANEXOS ......................................................................................................................... 40

VI. SEGUIMIENTO Y PLAN DE IMPLEMENTACIÓN .................................................. 46

I. Descripción del estudio realizado - Metodología

CONARE Informe de Auditoría Interna INF-03 (05-2008) 1 de 47


1. INTRODUCCIÓN

Las Instituciones de Educación Superior Universitaria (Universidad de Costa Rica UCR, Instituto Tecnológico de Costa Rica ITCR, Universidad Nacional UNA y Universidad Estatal Distancia UNED) en el año 2004 firmaron el Convenio de financiamiento de la Educación Superior Universitaria Estatal, por un período de 5 años (2004-2009).

Actualmente, el CONARE administra parte de los recursos del FEES asignados para los programas y los proyectos de la Institución, razón por la cual le corresponde a esta Auditoría controlar y dar las recomendaciones necesarias de la administración de dichos recursos.

El presente informe muestra los resultados de la auditoría operativa que se desarrolló para evaluar la eficacia y eficiencia de las actividades de control que la administración aplicó sobre los recursos del FEES para el período 2007 y el cumplimiento del convenio suscrito; para lo cual se realizaron las pruebas de control interno y de auditoría necesarias, con el fin de brindar un criterio al respecto.

Finalmente, es importante indicar que esta auditoría es un estudio independiente, objetivo y sistemático de los diversos procesos y controles que se aplican en la Institución para la ejecución y administración de los recursos del FEES.

1.1 Origen

El estudio se realizó en cumplimento a lo que establece la Ley General de Control Interno Nº 8292 y conforme al Plan de Trabajo de la Auditoría Interna para el período 2008. La selección del proceso a auditar, se basó en el modelo de valoración de riesgo establecido por la Auditoría Interna.

Las actividades realizadas se ejercieron con total independencia funcional y de criterio, respecto al jerarca y demás órganos de la administración activa.

1.2 Objetivos 1.2.1 General

Analizar y verificar el cumplimiento del Convenio de Financiamiento de la Educación Superior Universitaria Estatal (2004-2009), específicamente los ingresos asignados para OPES y su ejecución; asimismo, evaluar el control interno que se aplica en dicho proceso.

1.2.2 Específicos

a. Revisar y verificar los ingresos del FEES de los períodos del 2004 al 2007.

b. Evaluar el control interno que se aplica actualmente para la ejecución de los recursos del FEES asignados al CONARE.



1.3 Alcance

El estudio consistió en analizar el control interno del proceso de cálculo y administración de los recursos del FEES asignados al CONARE en el período 2007. La información utilizada para el desarrollo del estudio se basó en los archivos y documentación emitida por parte de la División de Sistemas, Unidad de Plan-Presupuesto y la Administración. Se revisaron los acuerdos y actas del CONARE, el Convenio de Financiamiento de la Educación Superior Universitaria Estatal 2004-2009 y otros estudios de auditoría interna y de la Contraloría General de la República relacionados con el tema. Se analizaron los procesos y la documentación emitida para la ejecución del período 2007, según la normativa legal vigente y el “Convenio de Financiamiento de la Educación Superior Universitaria Estatal 2004-2009”. Asimismo, se verificaron y revisaron los ingresos del CONARE y el procedimiento aplicado por las Divisiones y Unidades involucradas para administrar, custodiar, asignar, controlar y ejecutar dichos recursos. No se evaluó la ejecución ni la forma en que los proyectos interuniversitarios ejecutan los recursos del FEES asignados específicamente para el Fondo del Sistema. Es importante indicar que no se evaluó la materia legal que conlleva los fondos del FEES y su respectiva distribución, este tema se analizará posteriormente en otro estudio.

1.4 Responsabilidad de la administración

La veracidad y exactitud de la información en la que se basó esta Auditoría para obtener los resultados del presente informe, es responsabilidad de la Administración Activa. La responsabilidad de esta Auditoría consiste en evaluar la efectividad del control interno que impera en la administración de los recursos del FEES conforme lo establece el Convenio de Financiamiento de la Educación Superior Universitaria 2004-2009 y la Ley de Control Interno; actividad que fue desarrollada conforme al Manual de normas generales de auditoría para el sector público emitidas por la Contraloría General de la República.

1.5 Regulaciones de la Ley General de Control Interno Nº 8292

Para lograr la consecución de los objetivos institucionales, el sistema de control interno se debe aplicar sistemáticamente y está compuesto por cinco componentes funcionales y relacionados entre sí: Ambiente de control, Valoración del Riesgo, Actividades de Control, Sistemas de Información y Seguimiento.

Ambiente de Control: “Conjunto de factores del ambiente organizacional que deben establecer y mantener el jerarca, los titulares subordinados y demás funcionarios, para permitir el desarrollo de una actitud positiva y de apoyo para el control interno y para una administración escrupulosa.” (inciso e), artículo 2).



Valoración del Riesgo: “Identificación y análisis de los riesgos que enfrenta la Institución, tanto de fuentes internas como externas relevantes para la consecución de los objetivos; deben ser realizados por el jerarca y los titulares subordinados, con el fin de determinar cómo se deben administrar dichos riesgos.” (inciso f), artículo 2). Actividades de Control: “Políticas y procedimientos que permiten obtener la seguridad de que se llevan a cabo las disposiciones emitidas por la Contraloría General de la República, por los jerarcas y los titulares subordinados para la consecución de los objetivos del sistema de control interno.” (inciso g), artículo 2).

Sistemas de información: “…conjunto de actividades realizadas con el fin de controlar, almacenar, y, posteriormente, recuperar de modo adecuado la información producida o recibida en la organización, en el desarrollo de sus actividades, con el fin de prevenir cualquier desvío de los objetivos trazados…” (artículo 16). Seguimiento: “Entiéndase por seguimiento de control interno las actividades que se realizan para valorar la calidad del funcionamiento del sistema de control interno, a lo largo del tiempo; así mismo, para asegurar que los hallazgos de la auditoría y los resultados de otras revisiones se atiendan con prontitud...” (artículo 17).

1.5.1. Responsabilidad por el sistema de control interno Artículo 10. Responsabilidad por el sistema de control interno. Serán responsabilidad del jerarca y del titular subordinado establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el sistema de control interno institucional. Asimismo, será responsabilidad de la administración activa realizar las acciones necesarias para garantizar su efectivo funcionamiento.

1.5.2 Deberes del Jerarca y de los titulares subordinados en el sistema de Control Interno Artículo 12. Deberes del jerarca y de los titulares subordinados en el sistema de control interno. En materia de control interno, al jerarca y los titulares subordinados les corresponderá cumplir, entre otros, los siguientes deberes: […]

c) Analizar e implantar, de inmediato, las observaciones, recomendaciones y disposiciones formuladas por la Auditoría Interna, la Contraloría General de la República, la auditoría externa y las demás instituciones de control y fiscalización que correspondan. […] Artículo 16. Sistemas de información. Deberá contarse con sistemas de información que permitan a la administración activa tener una gestión documental institucional, entendiendo esta como el conjunto de actividades realizadas con el fin de controlar, almacenar y, posteriormente, recuperar de modo adecuado la información producida o recibida en la organización, en el desarrollo de sus actividades, con el fin de prevenir cualquier desvío en los objetivos trazados. Dicha gestión documental deberá estar estrechamente relacionada con la gestión de la información, en la que deberán contemplarse las bases de datos corporativas y las demás aplicaciones informáticas, las cuales se constituyen en importantes fuentes de la información registrada.



En cuanto a la información y comunicación, serán deberes del jerarca y de los titulares subordinados, como responsables del buen funcionamiento del sistema de información, entre otros, los siguientes: a) Contar con procesos que permitan identificar y registrar información confiable, relevante, pertinente y oportuna; así mismo, que la información sea comunicada a la administración activa que la necesite, en la forma y dentro del plazo requerido para el cumplimiento adecuado de sus responsabilidades, incluidas las de control interno.

b) Armonizar los sistemas de información con los objetivos institucionales y verificar que sean adecuados para el cuido y manejo eficientes de los recursos públicos.

c) Establecer las políticas, los procedimientos y recursos para disponer de un archivo institucional, de conformidad con lo señalado en el ordenamiento jurídico y técnico.

1.5.3. Los informes de auditoría: Artículo 36. Informes dirigidos a los titulares subordinados. Cuando los informes de auditoría contengan recomendaciones dirigidas a los titulares subordinados, se procederá de la siguiente manera:

a) El titular subordinado, en un plazo improrrogable de diez días hábiles contados a partir de la fecha de recibido el informe, ordenará la implantación de las recomendaciones. Si discrepa de ellas, en el transcurso de dicho plazo elevará el informe de auditoría al jerarca, con copia a la auditoría interna, expondrá por escrito las razones por las cuales objeta las recomendaciones del informe y propondrá soluciones alternas para los hallazgos detectados.

b) Con vista de lo anterior, el jerarca deberá resolver, en el plazo de veinte días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la documentación remitida por el titular subordinado; además, deberá ordenar la implantación de recomendaciones de la auditoría interna, las soluciones alternas propuestas por el titular subordinado o las de su propia iniciativa, debidamente fundamentadas. Dentro de los primeros diez días de ese lapso, el auditor interno podrá apersonarse, de oficio, ante el jerarca, para pronunciarse sobre las objeciones o soluciones alternas propuestas. Las soluciones que el jerarca ordene implantar y que sean distintas de las propuestas por la auditoría interna, estarán sujetas, en lo conducente, a lo dispuesto en los artículos siguientes.

c) El acto en firme será dado a conocer a la auditoría interna y al titular subordinado correspondiente, para el trámite que proceda.

Artículo 37. Informes dirigidos al jerarca. Cuando el informe de auditoría esté dirigido al jerarca, este deberá ordenar al titular subordinado que corresponda, en un plazo improrrogable de treinta días hábiles contados a partir de la fecha de recibido el informe, la implantación de las recomendaciones. Si discrepa de tales recomendaciones, dentro del plazo indicado deberá ordenar las soluciones alternas que motivadamente disponga; todo ello tendrá que comunicarlo debidamente a la auditoría interna y al titular subordinado correspondiente.



Artículo 38. Planteamiento de conflictos ante la Contraloría General de la República. Firme la resolución del jerarca que ordene soluciones distintas de las recomendadas por la auditoría interna, esta tendrá un plazo de quince días hábiles, contados a partir de su comunicación, para exponerle por escrito los motivos de su inconformidad con lo resuelto y para indicarle que el asunto en conflicto debe remitirse a la Contraloría General de la República, dentro de los ocho días hábiles siguientes, salvo que el jerarca se allane a las razones de inconformidad indicadas. La Contraloría General de la República dirimirá el conflicto en última instancia, a solicitud del jerarca, de la auditoría interna o de ambos, en un plazo de treinta días hábiles, una vez completado el expediente que se formará al efecto. El hecho de no ejecutar injustificadamente lo resuelto en firme por el órgano contralor, dará lugar a la aplicación de las sanciones previstas en el capítulo V de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, N° 7428, de 7 de septiembre de 1994.

1.5.4 Causales de Responsabilidad Administrativa: Artículo 39. Causales de responsabilidad administrativa. El jerarca y los titulares subordinados incurrirán en responsabilidad administrativa y civil, cuando corresponda, si incumplen injustificadamente los deberes asignados en esta Ley, sin perjuicio de otras causales previstas en el régimen aplicable a la respectiva relación de servicios. (…) Igualmente, cabrá responsabilidad administrativa contra los funcionarios públicos que injustificadamente incumplan los deberes y las funciones que en materia de control interno les asigne el jerarca o el titular subordinado, incluso las acciones para instaurar las recomendaciones emitidas por la auditoría interna, sin perjuicio de las responsabilidades que les puedan ser imputadas civil y penalmente. (…)

1.6 Limitaciones

a. No se realizó el análisis legal de la distribución y asignación de los recursos del FEES y del cumplimiento del “Convenio de Financiamiento de la Educación Superior Universitaria Estatal 2004-2009”, por no ser parte del alcance de este estudio.

b. No se realizó una evaluación física de la ejecución presupuestaria de los proyectos del Fondo del Sistema y de los programas del CONARE, por no ser parte del alcance de este estudio.

c. A pesar de que no se realizó una evaluación financiera de los recursos del FEES, se analizó en forma general la cuenta presupuestaria de “Remuneraciones”, debido a que es la cuenta de mayor asignación de recursos, basada en la información presentada en la ejecución presupuestaria del ejercicio económico del período 2007.

d. Es importante mencionar, que en esta auditoría se aplicaron varios procedimientos para obtener la mayor evidencia de los procesos del cálculo, asignación, distribución y administración de los recursos del FEES; sin embargo, alguna de la información solicitada no se suministró, por lo que la opinión y recomendaciones presentadas en este informe, se basan en la información adquirida.



2. PROCEDIMIENTOS APLICADOS

2.1 Entrevistas

Se realizaron entrevistas al personal relacionado con el tema del estudio, los cuales se detallan a continuación:

Jefatura de la División de Sistema y el personal de la Unidad de Plan-

Presupuesto, con el fin de obtener información sobre la procedimiento de cálculo, procedimientos ejecutados y descritos en documentos, estructura organizativa y las responsabilidades relacionadas con los ingresos del FEES.

Jefe de la Administración, para conocer los procesos desarrollados para el

control, administración y ejecución de los recursos del FEES. Jefaturas de las Divisiones, para conocer las principales responsabilidades y

relaciones con los proyectos del Fondo del Sistema, procedimiento para la ejecución presupuestaria, documentos emitidos al respecto, entre otros.

2.2 Revisión de documentos

Se analizaron los documentos que hacen referencia a la distribución y asignación de los recursos del FEES, actas del CONARE y los respectivos acuerdos, correspondencia emitida, prácticas establecidas; además, se revisaron documentos de la normativa y criterios emitidos al respecto mediante estudios de auditoría interna.

2.3 Cédulas de resumen y detalle

Se elaboraron cédulas de resumen y de detalle de las observaciones, análisis, cálculos de la información obtenida mediante las entrevistas y la revisión de los documentos.

2.4 Cálculos y pruebas

Se realizaron pruebas para verificar los ingresos del FEES, se analizaron los montos contables de la planilla registrados durante el período 2007, las principales cuentas de egresos y los recursos ejecutados, se seleccionaron muestras para analizar los expedientes de los proyectos del Fondo del Sistema, entre otros.

2.5 Matriz de cumplimiento

Se elaboró una matriz de cumplimiento de los acuerdos del CONARE relacionados con los recursos del FEES, del período 2005-2007.

2.6 Matriz de seguimiento

Se elaboró una matriz de seguimiento de los informes de auditoría interna y de la Contraloría General del la República, relacionados con el tema del estudio.

2.7 Matriz de hallazgos

Como resultado del estudio se obtuvieron observaciones importantes que se presentan en los hallazgos del informe y están respaldadas con los papeles de trabajo respectivos.

II. Resumen de Hallazgos


II. Resumen de Hallazgos

Nº HALLAZGO Nivel de riesgo Alto Medio Bajo

1 No se obtuvo evidencia de un procedimiento formal para el cálculo de los ingresos del FEES. X

2 No existe evidencia documental del control de los ingresos del FEES, administrados por el CONARE. X

3 No se obtuvo evidencia documental oficial que indique los porcentajes de distribución del FEES. X

4 El libro de actas del CONARE para el año 2007 estaba desactualizado a la fecha del estudio. X

5 No hay un adecuado control de los acuerdos del CONARE relacionados con el FEES, a la fecha del estudio. X

6 No existe un procedimiento formal para la ejecución presupuestaria. X

7 La liquidación presupuestaria del período 2007 no se presentó en la fecha establecida por la Contraloría General de la República. X

8 Existe una subvaluación del superávit debido a la política de registro de los dólares. X

9 En la liquidación presupuestaria no se incluyó una inversión de $182.852,11. X

10 Inexistencia de un registro y control de los activos institucionales. X

11 No se ha establecido un sistema de valoración de riesgos y de seguimiento del sistema de control interno sobre la administración de los recursos del FEES.

X

12 No se obtuvo evidencia de la metodología de seguimiento y actualización de la estrategia institucional para el cumplimiento de los objetivos y metas.

X

13 Incumplimiento de lineamientos generales para la formulación, presentación y aprobación de las acciones y proyectos del Fondo del Sistema.

X

14 No se ha realizado la evaluación física de las acciones y proyectos del Fondo del Sistema.

X

15 Se ha contratado personal con los recursos del Fondo del Sistema. X 16 Algunos de los proyectos del Fondo del Sistema no se ejecutaron. X

17 No existe un sistema automatizado para administrar la información presupuestaria y de ejecución de los recursos del Fondo del Sistema. X

18 No existen actividades de control en el procedimiento de cálculo y registro de la planilla de la Institución. X

III. Descripción de los Hallazgos



Dependencia División de Sistemas y Administración

Estudio Análisis y evaluación del control interno de la administración de los recursos del FEES para el período 2007

Hallazgo Nº 1 No se obtuvo evidencia de un procedimiento formal para el cálculo de los ingresos del FEES.

Objetivo de control

Operativo Financiero Cumplimiento Nivel de Riesgo Alto Medio Bajo

X X X

Descripción del Hallazgo: A pesar de que se obtuvo la documentación que evidencia el cálculo respectivo de los ingresos del FEES conforme a lo que establece el Convenio de Financiamiento de la Educación Superior Universitaria para el período 2004-2009; no se obtuvo evidencia de un procedimiento formal donde se indique las actividades a realizar, así como: quién lo hizo, la fecha, plazos de presentación de los cálculos, personas responsables y la fuente de la información, entre otros.

Causas: El personal que realiza el cálculo conoce muy bien el procedimiento y tienen muchos años de realizarlo.

Impacto a) Dependencia del personal para hacer el cálculo. b) Omisiones y errores en el proceso del cálculo. c) Dedicación de más recursos para capacitación al personal sobre este tema.

Recomendación o actividad de control por implementar a) Establecer el procedimiento por escrito para determinar el cálculo de los ingresos del

FEES conforme lo establece el convenio.

b) Que en los cálculos del FEES quede evidencia de las actividades de control mínimas, como lo son: fecha, firma de realizado, firma de revisión y de aprobación, así como una breve descripción del procedimiento realizado.

Comentarios de la administración --





Hallazgo Nº 2 No existe evidencia documental del control de los ingresos del FEES, administrados por el CONARE.

Objetivo de control


X X X

Descripción del Hallazgo a) Del análisis realizado del control interno con respecto a los ingresos de los FEES se

determinó que no se ha establecido o definido un responsable que controle y monitoree los ingresos.

b) No se obtuvo evidencia de que se lleve una adecuado control de los ingresos de las

transferencias correspondientes conforme lo establecido en el convenio. c) No hay una clara delegación de la responsabilidad y tareas que debe realizar cada

una de las dependencias de la Institución involucradas en el proceso de control de los ingresos.

Causas Se confía en que el Ministerio de Hacienda no se atrasará con la transferencia, debido que en los últimos años ha realizado el pago puntualmente, razón por la cual únicamente, se verifica en el estado de cuenta o se consulta en el banco para determinar si se recibió la transferencia respectiva. Impacto

a) Riesgo de que no se transfiera el dinero de forma oportuna y total; y de que dicha diferencia que no se detectada a tiempo.

b) Al no existir un adecuado control de los ingresos, la Institución no cuenta con una herramienta útil para tomar decisiones de inversión y administración de los recursos de una manera eficiente y eficaz, que le permita cumplir sus obligaciones, lograr sus objetivos, detectar diferencias si existieran y realizar las consultas o reclamos necesarios.

Recomendación o actividad de control por implementar:

a) Establecer un procedimiento en el cual se defina las responsabilidades y actividades que deben desarrollar cada una de las partes involucradas en el proceso del control de los ingresos del FEES.

b) Dejar evidencia la revisión mensual que se realiza de los fondos que deposita el Ministerio de Hacienda.

c) Asignar un responsable para que lleve el control de los ingresos institucionales.



Comentarios de la administración a) Comentario indicado en el oficio DS-42-08: … Al respecto deseamos indicar que a

nuestro criterio los hallazgos 2 y 10 no son competencia de la División de Sistemas, ni de la Unidad de Plan y Presupuesto adscrita a ésta, sino de la Sección Administrativa. …

b) Mediante el Memorando SA-122 del 24 de junio de 2008, el Jefe Administrativo acepta el hallazgo.





Hallazgo Nº 3 No se obtuvo evidencia documental oficial que indique los porcentajes de distribución del FEES.

Objetivo de control


X X X

Descripción del Hallazgo a) No se pudo verificar si los fondos del FEES distribuidos para el 2007 se realizaron

conforme a los acuerdos de los Rectores para su respectiva distribución entre las Universidades Estatales y el CONARE

b) No existe un documento formal que describa claramente la distribución porcentual del

monto del FEES entre las Universidades Estatales y el CONARE. Causas No existe un acuerdo de los rectores que indique claramente el porcentaje de distribución, debido a que dichos porcentajes han sido producto de cambios y modificaciones dadas con la distribución asignada en el tiempo. Impacto

a) Se podría realizar una distribución de los recursos del FEES con cálculos incorrectos. b) Incumplimiento de las decisiones y disposiciones de los Rectores. c) Se pueden dar conflictos de interés entre las instituciones.

Recomendación o actividad de control por implementar

a) Se debe documentar el porcentaje de distribución de los recursos del FEES entre las Universidades Estatales y el CONARE, los cuales deberían estar amparados al convenio, políticas o acuerdos del CONARE.

b) Que en el procedimiento formal que describe todas las actividades y cálculos que se

deben realizar para obtener los ingresos del FEES conforme al Convenio respectivo, queden definidos dichos porcentajes de distribución.

Comentarios de la administración Comentario indicado en el oficio DS-42-08: … Lamentablemente en las actas del CONARE no quedó constando la distribución porcentual del monto del FEES entre las instituciones universitarias estatales y el CONARE, lo cual se dio de nuevo a partir de la vigencia del cuarto Convenio de Financiamiento, vigente para el periodo 2004-2009, por lo que es necesario realizar una recopilación de la cronología de los hechos, tarea que se está haciendo, pero no fue posible concluirla para la fecha solicitada, porque es necesario documentarla. Sin embargo, tanto los señores rectores como los Vicerrectores de Administración y los Directores Financieros están muy al tanto de los porcentajes de distribución del FEES.



Es importante indicar que en el Convenio de Financiamiento 2004-2009 no se estable cómo distribuir el FEES entre las instituciones universitarias, como se menciona en la “descripción del hallazgo” (inciso a), ya que esto es potestad del CONARE. El procedimiento de cálculo del monto anual del FEES y sus correspondientes reajustes está normado en el citado convenio de financiamiento, como se comentó ampliamente en las reuniones. La fórmula de cálculo es muy sencilla, pues sólo involucra el monto del producto interno nominal (PIB) y el porcentaje anual a aplicar (inciso b) de la descripción del hallazgo). No entendemos por qué se pueden dar conflictos de interés entre las instituciones, como se indica en el impacto c). …





Hallazgo Nº 4 El libro de actas del CONARE para el año 2007 estaba desactualizado a la fecha del estudio.

Objetivo de control


X X

Descripción del Hallazgo A la fecha del estudio el libro de actas estaba atrasado, la última acta que estaba debidamente firmada es la del 9 de octubre de 2007, de la sesión 33-07. Causas A la fecha del estudio los rectores aún no habían defino algunos aspectos importantes para aprobar las actas respectivas. Impacto

a) Que no se estén ejecutando los acuerdos tomados por el CONARE. b) Que los acuerdos queden nulos porque las actas no están firmadas. c) Al no informarse oportunamente los acuerdos del CONARE se puede generar confusión

entre el personal y quizás algunos acuerdos no se lleguen a ejecutar o desarrollar. Recomendación o actividad de control por implementar

a) Comunicar los acuerdos pendientes del CONARE hasta que las actas estén al día y debidamente firmadas.

b) Actualizar el libro de actas del año 2007. c) Proceder a legalizar el libro de actas del 2008.

d) Establecer una política o procedimiento para el proceso de aprobación y toma de

acuerdos del CONARE.






Hallazgo Nº 5 No hay un adecuado control y seguimiento de los acuerdos del CONARE relacionados con el FEES, a la fecha del estudio.

Objetivo de control

Operativo Financiero Cumplimiento Nivel de Riesgo

Alto Medio Bajo X X X

Descripción del Hallazgo No existe un control adecuado de los acuerdos del CONARE que permita identificar fácilmente todas las decisiones tomadas, especialmente las relacionadas con la administración de los recursos del FEES y los recursos asignados a los proyectos y acciones del Fondo del Sistema (FS). Causas No se ha definido las actividades de control que se deben realizar para un adecuado seguimiento a los acuerdos del CONARE. Impacto

a) No se puede identificar claramente los acuerdos del CONARE para determinar qué aprobaron, cómo se aprobó, si esta vigente o se ha modificado, a quienes se comunicó y demás aspectos importantes de dichos acuerdos.

b) Que no se estén ejecutando oportunamente los acuerdos tomados por el CONARE. c) No contar con la información oportuna para la toma decisiones.


a) Llevar un control de todos los acuerdos emitidos por el CONARE, en el cual se describa la fecha, el consecutivo, el o los destinatarios, el asunto; con el fin de identificar claramente todos los acuerdos, cuales están pendientes, quienes son los responsables de ejecutarlos y si continúan vigentes o no.

b) Asignar un responsable de dar seguimiento de los acuerdos y de informar regularmente

el estado de los mismos al CONARE.






Hallazgo Nº 6 No existe un procedimiento formal para la ejecución presupuestaria.

Objetivo de control



Descripción del Hallazgo

a) En la institución no existe un procedimiento formal que describa el trámite que se debe seguir para la ejecución, compras, contrataciones y cualquier otra actividad para ejecutar el presupuesto asignado a los Programas del CONARE y los proyectos del Fondo del Sistema.

b) No hay una adecuada comunicación del proceso que se debe seguir.

c) Durante el 2007 se aplicó un procedimiento para realizar las solicitudes y trámites de

los proyectos del Fondo del Sistema, el cual se modificó para el 2008; sin embargo, aún no se ha comunicado por escrito qué se debe hacer y cuál es el trámite a seguir.

d) No se ha definido quién será responsable de comunicar formalmente los

procedimientos para la ejecución de los recursos y quién es el responsable de controlar la ejecución de cada proyecto.

e) No existe un expediente y una evaluación de cada proyecto, nadie se está haciendo

responsable de la vinculación de la ejecución presupuestaria y los objetivos y metas del proyecto, para así garantizar un uso eficiente de los recursos y la eficiencia en la gestión y el cumplimiento de los objetivos establecidos.

f) No existe un manual o documento que describa las responsabilidades y funciones de

los Directores de Programa, los Jefes de División, coordinadores de las Comisiones, Unidad de Control y Presupuesto, con respecto a la solicitud, ejecución y administración de los recursos del FEES.

g) A pesar de que en el 2007 la Unidad de Plan-Presupuesto presentó un procedimiento

para la adquisición de bienes y servicios para los proyectos del Fondo del Sistema; se observó que el documento aún está pendiente de aprobación y no se está ejecutando.

Causas No hay una adecuada comunicación formal y oportuna por parte de la Administración Activa, que indique el trámite a seguir para la ejecución presupuestaria Impacto

a) Que no se estén realizando y desarrollando las acciones necesarias para manejar y administrar los recursos institucionales de manera eficiente y eficaz.



b) No se esté avalando, por el responsable de la Institución, el gasto, por lo cual no se puede realizar la solicitud y rendición de cuentas por los recursos ejecutados y no existe seguridad de que realmente el dinero se está asignando al proyecto o al cumplimiento de los objetivos planteados.

c) Duplicidad u omisión de funciones, al no tener claramente definido la responsabilidad

del personal y el trámite que se debe seguir.

d) Se podrían generar atrasos en el desarrollo de los proyectos, lo cual inclusive podría conllevar a la no ejecución de un proyecto.


a) Establecer formalmente un procedimiento para la ejecución presupuestaria. b) Comunicar cada año cuales son los trámites que se deben seguir para la ejecución del

presupuesto con aspectos como: quién debe hacer la solicitud, cómo y qué documentos deben presentar, el tiempo establecido para ejecutarla, los aspectos y detalles importantes para una ejecución eficiente de los recursos, con el fin de que el desarrollo y ejecución de los objetivos de los proyectos y programas se vean afectados.

c) Actualizar y comunicar formalmente las funciones de la Administración, Directores de

Programa, los Jefes de División, coordinadores de las Comisiones y la Unidad de Control y Presupuesto, con respecto a la ejecución de los recursos, controles presupuestarios y los trámites para ejecutar el presupuesto.

Comentarios de la administración

Mediante el Memorando SA-122 del 24 de junio de 2008, el Jefe Administrativo acepta el hallazgo.





Hallazgo Nº 7 La liquidación presupuestaria del período 2007 no se presentó en la fecha establecida por la Contraloría General de la República.

Objetivo de control


Alto Medio Bajo X X X X


a) La liquidación presupuestaria se debe presentar ante la Contraloría General de la República a más tardar el 23 de febrero, pero la Institución la presentó hasta el 11 de abril del 2008.

b) A pesar de que la liquidación presupuestaria la debe realizar la Administración, esta se

tuvo que realizar en dos partes debido a que el sistema contable-presupuestario presentó inconsistencias; la parte correspondiente a los Programas del CONARE la liquidó la Administración y los Fondos del Sistema la Unidad de Plan-Presupuesto.

c) La liquidación presupuestaria se tuvo que realizar mediante el programa Excel ya que

el sistema contable no brindó información confiable. d) La Institución no está desarrollando procedimientos y medidas preventivas para

salvaguardar los recursos institucionales contra desperdicio, fraude o insuficiencia, para poder ejecutar y cumplir los objetivos y metas.

Causas La justificación presentada ante la Contraloría General de la República mediante el oficio SA-081-2008 que indica que: a) que el software de contabilidad presentó inconsistencias y b) por la incapacidad de 3 meses del contador; razón por la cual se tuvo que reconstruir los registros contables. Impacto

a) Al utilizarse la herramienta de Excel para manejar la información contable-presupuestaria aumenta el riesgo de cometer errores y omisiones al registrar las transacciones y la información contable.

b) La Institución podría incurrir en sanciones por la presentación tardía de la liquidación

presupuestaria que en cualquier momento podrían solicitar las autoridades respectivas. c) La información financiera-contable podría ser incorrecta y no confiable.

d) Toma de decisiones incorrectas.



Recomendación o actividad de control por implementar a) Que la administración activa tome las medidas necesarias para subsanar la deficiencia

del sistema contable-presupuestario presentado durante el periodo 2007, con el fin de que en el periodo 2008 no se presente el mismo atraso.

b) Gestionar la automatización del ciclo contable para evitar posibles errores y omisiones

en la información de los estados financieros y brindar seguridad de los saldos disponibles en las cuentas presupuestarias.







Hallazgo Nº 8 Existe una subvaluación del superávit debido a la política de registro de los dólares.

Objetivo de control




a) La política que utiliza la Institución para el registro de dólares se basa en lo que establece la Ley 1367, artículo 3 (reformado por la ley 6696) el cual indica que el valor externo del colón con respecto al dólar es de ¢20; sin embargo, dicha ley fue derogada mediante la Ley Orgánica del Banco Central de Costa Rica, Nº 7558, del 3 de noviembre de 1995.

b) Según la liquidación presupuestaria del período 2007 el CONARE dispone de la

siguiente cantidad de dólares:

Colones Dólares Bancos 605005-8 dólares 116.764.662,60 223.858,63 Bancos 605005-8 dólares 424.490,00 21.224,50

Certificados a plazo (dólares) 13.320.000,00 666.000,00 Total ₡130.509.152,60 US$911.083,13

c) Un 75% de los dólares están valuados $1x¢20, para un total de US$687.224,50 que

están reflejados en la contabilidad como ¢13.744.490; sin embargo, dicho monto al tipo de cambio vigente al 31 de diciembre de 2007 (¢499), corresponde a ¢342.925.025,50.

El restante 25% (US$223.858.63), están valuados a ¢521.60 tipo de cambio vigente a la fecha en que se ejecutó la transacción respectiva, equivalente a ¢116.764.662,60.

d) No se lleva un auxiliar o control de los dólares que ingresan y salen de la Institución.

e) Al no estar valuados los dólares al tipo de cambio vigente, la liquidación no refleja el

saldo correcto y la situación real económica de la Institución. Causas

a) El tipo de cambio oficial que se utiliza para registrar los dólares se está aplicando con lo que estable la Ley 1367; sin embargo, dicha ley está derogada.

b) No se ha definido claramente y por escrito la política para registrar los dólares. c) No se le ha asignado a ningún funcionario de la Administración la responsabilidad de

llevar un auxiliar y control de los registros en dólares.



Impacto a) Incumplimiento de:

- Ley 7558 Ley Orgánica del Banco Centra de Costa Rica del 3 de noviembre de 1995.

- Principios de Contabilidad Aplicables al Sector Público Costarricense publicados en La Gaceta Nº 82 del martes 29 de abril del 2008; específicamente el principio 6- Unidad de medida.

b) No existe confiabilidad de la información financiera y económica de la Institución. c) Se pueden estar presentado pérdidas significativas al no contar con una política y los

controles mínimos para administrar los dólares y las inversiones de la Institución. Recomendación o actividad de control por implementar

a) Establecer por escrito la política para la compra, venta y registro de los dólares que tiene la Institución; la cual además debería detallar las directrices y disposiciones legales respectivas (Ley 7558).

b) Asignar un responsable para que lleve un auxiliar de los dólares de la Institución. c) Cumplir con los Principios de Contabilidad Aplicables al Sector Público Costarricense

publicados en La Gaceta Nº 82 del martes 29 de abril del 2008. d) Realizar los ajustes y justificaciones necesarios del superávit del período 2007.

e) A pesar de que la aplicación de las Normas Internacionales de Contabilidad para el

Sector Público se deben implementar a partir del 2009; es importante que la Institución, establezca una política para registrar los dólares conforme lo que establece la NICSP 4.







Hallazgo Nº 9 En la liquidación presupuestaria no se incluyó una inversión de $182.852,11.

Objetivo de control




a) En la Institución no existe una política formal para la adquisición de inversiones y el debido tratamiento contable de los intereses.

b) En la liquidación presupuestaria del 2007 no se consideró un certificado a plazo por

$182.852,11, que se está renovando con el oficio OPES 131-SA del 18 de abril del 2008, mismo que no está registrado en la contabilidad.

c) Al no estar valuadas las inversiones al tipo de cambio vigente, el saldo que presenta la

liquidación no refleja el saldo correcto en la liquidación presupuestaria y situación financiera de la Institución.

d) No existen auxiliares de inversiones que estén respaldados con los comprobantes

respectivos, tampoco existe un procedimiento o mecanismo de monitoreo y de control de las inversiones.

Causas

a) No se ha definido claramente por escrito la política para la adquisición, registro y

liquidación de las inversiones.

b) No se le ha asignado a ningún funcionario de la Administración la responsabilidad de llevar un auxiliar de las inversiones y el registro respectivo.

Impacto

a) Incumplimiento de Principios de Contabilidad Aplicables al Sector Público Costarricense publicados en La Gaceta Nº 82 del martes 29 de abril del 2008.

b) No existe confiabilidad de la información financiera y no se muestra la situación

financiera- presupuestaria real de la Institución. c) Se pueden estar presentado pérdidas significativas al no contar con una política y los

controles mínimos para administrar las inversiones.



Recomendación o actividad de control por implementar a) Establecer por escrito la política para la compra, venta y registro de las inversiones de

la Institución; la cual además debería detallar las directrices y disposiciones legales respectivas.

b) Asignar un responsable para que lleve un auxiliar de las inversiones. c) Cumplir con los Principios de Contabilidad Aplicables al Sector Público Costarricense

publicados en La Gaceta Nº 82 del martes 29 de abril del 2008. d) Realizar los ajustes y justificaciones necesarios.

Comentarios de la administración Mediante el Memorando SA-122 del 24 de junio de 2008, el Jefe Administrativo acepta el hallazgo.





Hallazgo Nº 10 Inexistencia de un registro y control de los activos institucionales.

Objetivo de control


X X

Descripción del Hallazgo a) En la Institución no existe un control de los activos adquiridos, ni un documento que

describa la política de depreciación y registro de los activos.

b) La liquidación presupuestaria del 2007 indica que la Institución tiene un monto de ¢200.517.749,47 de “Inmuebles, mobiliario y equipo”, del cual no se lleva un auxiliar.

c) De los activos adquiridos en el año 2007, no existe un auxiliar o control que permita identificar qué se adquirió, a cuál programa o proyecto pertenece, quién es el funcionario responsable de custodiarlo y la ubicación del activo, entre otros.

d) A pesar de que los Lineamientos del Fondo del Sistema (2007), indica que los activos

son propiedad del Institución que administra los recursos con que se adquirió el activo, ningún funcionario lleva el control de dichos activos.

e) En la Unidad de Plan-Presupuesto llevan un auxiliar de los activos (bienes duraderos y

útiles o materiales de de oficina y cómputo) del Fondo del Sistema; sin embargo, no se ha cotejado físicamente dicho listado, ni se ha verificado su estado actual.

Causas No se le ha asignado a ningún funcionario la responsabilidad de llevar un control de activos de la Institución Impacto

a) Al no llevarse un registro adecuado de los activos fijos adquiridos se pueden originar pérdidas significativas y un uso indebido de los mismos.

b) Se desconoce el monto real de la inversión en activos. Recomendación o actividad de control por implementar

a) Confeccionar un auxiliar de todos los activos de la Institución donde se describa la ubicación, persona responsable de custodiarlo, descripción del activo, costo, fecha de adquisición, tasa de depreciación, el saldo en libros, entre otros.

b) Identificar mediante una placa todos los activos de la Institución.

c) Confeccionar boletas para el ingreso, salida o traslado de un activo, la cual permita llevar un registro actualizado.



d) Crear una política para la adquisición de activos y el registro respectivo, el cual se debería comunicar al personal de la Institución y encargados de los proyectos del Fondo del Sistema.







Hallazgo Nº 11 No se ha establecido un sistema de valoración de riesgos y de seguimiento del sistema de control interno sobre la administración de los recursos del FEES.

Objetivo de control




a) Conforme lo que establece la Ley de Control Interno y según se determinó con los cuestionarios, no existe un sistema institucional para evaluar el ambiente de control, valorar los riesgos e identificar las actividades de control para todos los procesos de cálculo, distribución, ejecución y evaluación de los recursos del FEES.

b) A pesar que desde el año 2005 se creó una Comisión Institucional para que apoye los

procesos de control interno, a la fecha no se ha realizado ningún tipo de procedimiento y evaluación de control de riesgos para los procesos relacionados con los ingresos del FEES.

Causas El personal de la Institución relacionado con el tema en estudio, no ha establecido ni implementado ninguno de los componentes de control interno que establece la Ley General de Control Interno; además, consideran que es una función de la Comisión Institucional de Control Interno. Impacto

a) El jerarca y los titulares subordinados de la institución pueden incurrir en sanciones y responsabilidades que establece la Ley General de Control Interno.

b) Incumplimiento de los principales objetivos del control interno:

- Proteger y conservar el patrimonio público contra cualquier pérdida, despilfarro,

uso indebido, irregularidad o acto ilegal. - Exigir la confiabilidad y oportunidad de la información. - Garantizar eficiencia y eficacia de las operaciones. - Cumplir con el ordenamiento jurídico y técnico.

c) El logro de los objetivos institucionales, se pueden ver afectados al no existir un

mecanismo para fortalecer y mejorar la gestión de riesgos.

d) Pueden existir riesgos de alto nivel y no se tiene la actividad de control para mitigarlo.



Recomendación o actividad de control por implementar a) Documentar e implantar el sistema de control interno que asegure el manejo y

monitoreo de los riesgos existentes en la administración y ejecución de los recursos del FEES, con el fin de cumplir con lo que establece la Ley General de Control Interno.

b) Implementar un sistema de valoración de riesgos, a fin de poder establecer los

controles adecuados para mitigar el impacto de estos sobre los recursos del FEES.

Comentarios de la administración a) Comentario indicado en el oficio DS-42-08: … La Comisión Institucional de Control

Interno fue constituida por el CONARE en el 2007 (S.29-07, 04/09/07), pues la anterior era sólo de OPES. El plan de trabajo de la misma fue recientemente aprobado por el CONARE (S.17-08, 27/05/08) y ya se inició el “Proceso de autoevaluación del Sistema de Control Interno del CONARE”. La “Guía para la autoevaluación de aspectos mínimos de control interno” fue remitida el pasado 17 de junio a los Directores de Programas, Jefes de Divisiones y Encargados de Unidades, para su debida aplicación. Además en el Plan de la Comisión aprobado se prevén diferentes acciones para desarrollar el SEVRI a nivel institucional en el último trimestre del año. La recomendación a) corresponde implementarla a la Sección Administrativa, pues es su competencia “el manejo y monitoreo de los recursos del FEES”….

b) Mediante el Memorando SA-122 del 24 de junio de 2008, el Jefe Administrativo acepta

el hallazgo.





Hallazgo Nº 12 No se obtuvo evidencia de la metodología de seguimiento y actualización de la estrategia institucional para el cumplimiento de los objetivos y metas.

Objetivo de control


Alto Medio Bajo X X


a) A pesar de que la Institución tiene un Marco Estratégico Institucional del CONARE, el cual describe las metas, objetivos y políticas y están vinculadas con el “Plan Nacional de la Educación Superior Universitaria Estatal 2006-2010” (PLANES); no se obtuvo evidencia de la existencia de una política o metodología que se utilice para determinar, establecer, evaluar y medir el Marco Estratégico Institucional, así como la estrategia institucional para buscar aspectos de mejora continúa.

b) No se obtuvo evidencia del procedimiento de evaluación del cumplimiento del PLANES

vinculado a la ejecución de los recursos del FEES asignados a los proyectos del Fondo del Sistema y los programas del CONARE.

c) El documento “Fondo del Sistema: Acciones y proyecto a financiar en el 2007” del 3 de

octubre de 2006, muestra un mapeo de los objetivos estratégicos del PLANES 2006-2010 que se están cubriendo con los proyectos del Fondo del Sistema 2007, pero es importante indicar que:

- No se mapean totalmente los proyectos del Fondo del Sistema, únicamente se

analizaron los proyectos de las áreas: docencia, investigación, extensión y acción social, vida estudiantil y administración.

- No se están desarrollando y cubriendo en su totalidad los objetivos estratégicos

del PLANES.

- Para realizar el mapeo se tomó la información que está descrita en los expedientes de los proyectos, pero, dicha información no está completa según se describirá en el Hallazgo 13.

d) A pesar de que la Institución cuenta con una política de mejora continúa de la calidad

y un uso eficiente de los recursos humanos y financieros, no se obtuvo evidencia del monitoreo y seguimiento que se le da a dicha política u objetivo.

Ver anexo 1.



Causas a) No se ha establecido la tarea de evaluar y dar seguimiento a la estrategia institucional.

b) No se ha definido el procedimiento a utilizar para evaluar los proyectos y la estrategia de la Institución.

Impacto

a) La Institución no puede garantizar una eficiencia y eficacia de la operación que realiza para el logro del Marco Estratégico Institucional y el desarrollo de su plan anual operativo.

b) Que los objetivos y metas establecidos con el PLANES, no se estén cumpliendo.

Recomendación o actividad de control por implementar Establecer una política de evaluación del “Marco Estratégico Institucional” donde se involucre a todas los programas de la Institución, el cual permita valorar, medir y analizar el desarrollo continuo de la Institución, mediante el logro eficiente y eficaz los objetivos y metas; donde la estrategia se adecue al PLANES 2006-2010 y se vincule directamente con la razón de ser del CONARE


a) Comentario indicado en el oficio DS-42-08: … En el punto 1.3 se establece que “El estudio consistió en analizar el control interno del proceso de cálculo y administración de los recursos del FEES asignados al CONARE para el periodo 2007”, sin embargo, el hallazgo 12 habla sobre establecer, evaluar y medir el Marco Estratégico Institucional. Estos aspectos están directamente relacionados con los procesos de formulación del Plan Anual Operativo y de las Evaluaciones semestrales del mismo, procesos que institucionalmente se realizan, pero que no fueron sujetos de estudio ni de consulta, de manera que no pudieron haber obtenido evidencia de un proceso no evaluado. Además, en este hallazgo se parte de la premisa de que el Fondo del Sistema fue creado para financiar el PLANES, sin embargo esto no es correcto, ya que el Fondo del Sistema nace para el al desarrollo de tareas de construcción del Sistema de Educación Superior Universitaria Estatal del país (S.32-04 del CONARE, 28/09/04, “LA NUEVA VISIÓN DE LA EDUCACIÓN SUPERIOR UNIVERSITARIA ESTATAL”) e incluso se constituyó antes de ser aprobado el PLANES (2005).

Estos dos elementos se complementan, pero uno no está supeditado al otro. Por ejemplo, pueden haber proyectos financiados con recursos del Fondo del Sistema que vienen a fortalecer la visión sistémica mencionada y que no están directamente relacionados con el PLANES y por otra parte hay muchísimas acciones que las IESUE están desarrollando, tanto individual como en conjunto, con el fin de ir implementando el PLANES y que no son financiadas con el Fondo del Sistema.

Si bien es conveniente que los objetivos estratégicos del PLANES estén siendo atendidos con proyectos del Fondo del Sistema, el mapeo no tiene por qué ser exhaustivo.



En este hallazgo además se indica que “d) La institución no cuenta con una política de mejora continua de la calidad y un uso eficiente de los recursos humanos y financieros”, lo cual se afirma sin especificar cuál fue la evidencia que lo sustenta, ya que en el Marco Estratégico Institucional, que se muestra en el Plan Anual Operativo 2007, se indica como política:

15. Continuará dando impulso a los mecanismos interuniversitarios de coordinación que propicien la adopción de procedimientos y definiciones comunes, en lo pertinente, para la formulación de los planes y los presupuestos anuales de las instituciones universitarias públicas y para los procesos de evaluación correspondientes. Se procurará una adecuada coordinación de estas tareas con la Contraloría General de la República.

y como objetivo: 8. Mantener como característica del quehacer institucional los principios del mejoramiento continuo y de la rendición de cuentas, como prácticas primordiales para mostrar el uso transparente, eficaz y eficiente de los recursos públicos. Además en el Plan Anual Operativo del 2008 se incluyó como política institucional: 20. Fortalecerá una cultura de transparencia y rendición de cuentas de todas las actividades y del uso eficaz y eficiente de los recursos públicos.

b) Mediante el Memorando SA-122 del 24 de junio de 2008, el Jefe Administrativo acepta

el hallazgo.





Hallazgo Nº 13 Incumplimiento de “Lineamientos generales para la formulación, presentación y aprobación de las acciones y proyectos del Fondo del Sistema”.

Objetivo de control




a) Del análisis realizado a una muestra de 13 expedientes de los proyectos del Fondo del Sistema que tienen presupuesto administrado por el CONARE durante el año 2007, con el fin de verificar el cumplimiento de los “Lineamientos para las acciones y proyectos a financiar en el 2007 del Fondo del Sistema”, se encontró lo siguiente:

- Los proyectos denominados “Otros proyectos de interés del CONARE” no tienen

expedientes, debido a que los Rectores analizan la propuesta, la aprueban y asignan los recursos que consideren necesarios, lo distribuyen entre las Universidades o el CONARE y lo ejecutan, sin que se documente nada en el proceso, quizás sólo exista alguna evidencia en las actas respectivas.

- Los proyectos de las áreas de docencia, investigación, vida estudiantil, extensión

y acción social si tienen expedientes, pero en algunos casos no se presenta claramente la información que se solicita en los lineamientos, a pesar de que dichos proyectos ya fueron aprobados por los vicerrectores y el CONARE.

(Ver anexo 2)

b) El CONARE no ha comunicado, ni establecido un procedimiento institucional para la

selección de los proyectos. Los Vicerrectores de cada área (docencia, investigación, vida estudiantil, extensión y acción social) han establecido sus propias herramientas y metodología para la selección de las propuestas de los proyectos que solicitan presupuesto del Fondo del Sistema, conforme a los objetivos, metas y planes de trabajo de cada área en específico.

Causas

a) No se ha designado la responsabilidad de que se de un seguimiento al cumplimiento de los Lineamientos del Fondo del Sistema.

b) No se ha creado una metodología para seleccionar los proyectos del Fondo del Sistema.

Impacto

a) Se pueden estar destinando recursos a proyectos que no cumplen con los lineamientos del fondo del sistema.



b) Podría ocasionar que la prioridad de asignación de recursos a los proyectos no es la más adecuada y que no cumplan con los objetivos y metas del Fondo del Sistema.

c) Que los proyectos seleccionados no cumplan con el PLANES, con los objetivos del Fondo

del Sistema y con las prioridades del CONARE. d) No existe manera de medir y analizar el cumplimiento del PLANES 2006-2010.


a) Asignar un responsable del seguimiento y cumplimiento de los lineamientos del Fondo del Sistema.

b) Establecer y desarrollar una metodología institucional para la selección de los proyectos

del Fondo del Sistema y documentación de los mismos.

Comentarios de la administración Comentario indicado en el oficio DS-42-08:… En los lineamientos del Fondo del Sistema, el CONARE establece los aspectos generales que deben cumplir los proyectos que se presentan vía Comisiones de Vicerrectores, pero además delega en éstas la verificación de tales requisitos dentro del proceso de aprobación de los mismos.

1.9. Las Comisiones de Vicerrectores deberán revisar, evaluar y priorizar las diferentes propuestas con base en los lineamientos que haya emitido el CONARE y en los objetivos que para el desarrollo de su área hayan definido como Comisión.

Dentro del Fondo del Sistema existen tres tipos de acciones que son financiadas: 1. Las líneas estratégicas de desarrollo del Sistema, estos no son proyectos como tales sino

como su nombre lo indica se trata de líneas de desarrollo universitario que los rectores desean mejorar, y por tanto cada una de ellas tiene una forma diferente de implementación, algunas como un conjunto de proyectos en zonas específicas, otras como la compra de equipo, o becas a personal. Las líneas estratégicas son desarrolladas en cada universidad de acuerdo a sus propias necesidades pero dentro del objetivo para el cual fue creada.

2. Los proyectos de las diferentes áreas, que son presentadas al CONARE por recomendación de las Comisiones de Vicerrectores y

3. Los “otros proyectos de interés del CONARE”, que básicamente son acciones o proyectos que a los rectores les interesa que se desarrollen desde el propio Consejo, tal es el caso de SINAES, CENIBiot, CENAT, y el fortalecimiento de la Auditoría. Las solicitudes de requerimientos para estas acciones son presentadas por los responsables directamente al CONARE, por lo que en algunos casos (por ejemplo el fortalecimiento de la auditoría) no existe la documentación de respaldo.

En la descripción del hallazgo, específicamente punto b) se indica: “El CONARE no ha comunicado, ni establecido un procedimiento institucional para la selección de proyectos…”. Al respecto debe aclararse que los lineamientos establecen el procedimiento que deben seguir los proyectos para la aprobación del CONARE y además estos lineamientos son anualmente comunicados a las diferentes comisiones del CONARE y puestos a disposición del público en la página web de la institución. En este hallazgo además se indica que no existe manera de medir y analizar el PLANES-2006-2010, nos parece que esta afirmación va más allá del alcance establecido para este estudio de la auditoría y propiamente de las consultas efectuadas para el estudio.





Hallazgo Nº 14 No se ha realizado la evaluación física de las acciones y proyectos del Fondo del Sistema.

Objetivo de control




a) Del análisis realizado a una muestra de 13 expedientes de los proyectos del Fondo del Sistema que tienen presupuesto administrado por el CONARE durante el año 2007, se determinó que ningún proyecto del fondo de sistemas se ha evaluado como indica los lineamientos en el punto 2. Lineamientos generales de ejecución y evaluación de las acciones y proyectos.

b) El CONARE aprobó mediante el acta 24-07 del 31/07/2007: “Autorizar una contratación

del estudio requerido, con cargo a los recursos del Fondo del Sistema que no se ejecutaron en el 2007” para evaluar físicamente los proyectos financiados por el Fondo del Sistema; pero hasta el momento no se ha realizado dicha contratación.

Causas

a) No se ha designado la responsabilidad a ningún funcionario para dar seguimiento al cumplimiento de los Lineamientos del Fondo del Sistema.

b) No se han implementado los acuerdos del CONARE tomados al respecto de la

evaluación y no se ha asignado dicha responsabilidad a ninguna División o Programa del CONARE.

Impacto

a) Se pueden estar destinando recursos a proyectos que no cumplen con los lineamientos del fondo del sistema.

b) Existen elementos insuficientes que permitan medir el cumplimiento y garantizar el

principio de proteger y conservar el patrimonio público contra cualquier pérdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal

c) Podría ocasionar que la prioridad de asignación de recursos a los proyectos no es la

más adecuada y que no cumplan con los objetivos y metas del Fondo del Sistema.

d) Se podrían estar desembolsando recursos a proyectos de los cuales se desconocen los avances y los resultados de la ejecución.

e) Uso no confiable de los recursos.



Recomendación o actividad de control por implementar a) Ejecutar el acuerdo 24-07 b) Asignar un responsable del seguimiento y cumplimiento de los lineamientos del Fondo

del Sistema. c) Establecer actividades de control que permitan garantizar el proceso para la asignación

de los recursos y la ejecución de los proyectos. d) Establecer y desarrollar una metodología institucional para la selección de los

proyectos del Fondo del Sistema. Comentarios de la administración Comentario indicado en el oficio DS-42-08: … Si bien no se ha realizado la evaluación física de los proyectos como tal, en el Plan Anual Operativo del CONARE del 2007 se incluyó prácticamente una meta para cada uno de los proyectos o acciones cuyos recursos son administrados en CONARE, y en la evaluación de medio periodo y de fin de año estas metas fueron evaluadas por los Programas o Divisiones correspondientes. La formulación y evaluación del Plan Anual Operativo no fue sujeto de este estudio, por lo que no se consideró esta evaluación de los proyectos. Todos los años la Comisión de Asuntos Financieros y Presupuestarios elabora el informe de ejecución financiera de los proyectos del Fondo del Sistema, el cual presenta al CONARE, con la información por institución incluyendo los recursos administrados por CONARE. El acuerdo de la sesión 24-07 del CONARE en este momento está siendo atendido en la Comisión de Directores de Planificación y se están elaborando los términos de referencia para la respectiva evaluación.





Hallazgo Nº 15 Se ha contratado personal con los recursos del Fondo del Sistema.

Objetivo de control



Descripción del Hallazgo a) En el documento “Lineamientos para las acciones y proyectos a financiar en el 2007

del Fondo del Sistema” se detalla lo siguiente:

2.4 En términos generales no se financiarán sobresueldos, complementos salariales o remuneración es extraordinarias y equipo y existentes en las universidades, como equipo de cómputo y proyectores de multimedia, salvo excepciones muy calificadas y aprobadas por el CONARE.

b) La liquidación de los recursos del Fondo del Sistema del año 2007 indica que un 13%

de dichos recursos se ejecutaron en la cuenta de “Remuneraciones”. (Ver anexo 3).

Causas La necesidad de contratar personal es debido a que se deben realizar labores administrativas y de apoyo para los proyectos que tienen asignados recursos del Fondo del Sistema. Impacto

a) Incumplimiento del punto 2.4 de los Lineamientos para las acciones y proyectos a financiar en el 2007 del Fondo del Sistema.

b) La Institución está adquiriendo obligaciones laborales con personal contratado con los

recursos del Fondo del Sistema, que eventualmente no se podrían cumplir si el Fondo del Sistema se finaliza.

Recomendación o actividad de control por implementar a) Cumplir con lo que se establece en los Lineamientos para las acciones y proyectos a

financiar en el 2007 del Fondo del Sistema. b) Documentar la respectiva aprobación del CONARE para contratar al personal en los

respectivos expedientes de los proyectos.

c) Definir cuales serán los criterios para contratar personal con recursos del Fondo del Sistema, plazo de la contratación y características especiales que se deberán tomar en cuenta en caso de que el fondo especial finalice.






Hallazgo Nº 16 Algunos de los proyectos del Fondo del Sistema no se ejecutaron.

Objetivo de control


X X X

Descripción del Hallazgo a) Según la Liquidación Presupuestaria de los proyectos del Fondo del Sistema que tenían

recursos administrados por el CONARE para el año 2007, un 27% del presupuesto asignado no se ejecutó.

b) La ejecución presupuestaria de los recursos del Fondo del Sistema del periodo 2007

indica lo siguiente:

Absoluto Relativo Ejecutado 852.358.360,04 67

Comprometido 65.988.472,00 5 Disponible 345.827.731,17 28

Total ¢ 1.264.174.563,21 100% c) Del total de los recursos disponibles un 34% corresponde a los proyectos que no se

ejecutaron y asciende a la suma de ¢118.181.889,24.

d) El CONARE no cuenta con una herramienta o metodología para medir el impacto de no cumplir con los proyectos, debido a que no se evalúan su desarrollo y ejecución presupuestaria, lo cual no le facilita a los Rectores la decisión de reasignar superávit o elegir nuevos proyectos.

e) No se han identificado y documentado en su totalidad los compromisos

presupuestarios de los proyectos del Fondo del Sistema. (Ver anexo 4) Causas

a) No existe evidencia documental del por qué no se ejecutaron los proyectos y en los expedientes respectivos no existe ninguna justificación por parte de los responsables para determinar la causa.

b) Se determinó que no ejecutaron porque debían realizar el trámite de licitación y el

proceso se inició muy tarde ya cuando estaba por finalizar el año, razón por la cual se prefirió no ejecutar el proyecto y solicitar dicho superávit para el 2008.



Impacto a) Incumpliendo con los objetivos y metas de los proyectos, por consiguiente de los

objetivos del PLANES 2006-2010 y de la creación del Fondo del Sistema. b) Deficiencia en la administración de los recursos asignados a los proyectos, así como de

coordinación y planificación para desarrollar y cumplir con lo establecido para la asignación de los recursos al proyecto.

c) Asignación de recursos a proyectos que quizás no sean prioridad para el CONARE. d) Decisiones incorrectas para asignar presupuestos y reasignar superávit.

e) Se pueden generar contingencias de compromisos presupuestarios que la Institución

no ha identificado y no ha realizado la provisión respectiva. Recomendación o actividad de control por implementar

a) Utilizar una herramienta de evaluación de los proyectos del Fondo del Sistema, que permita determinar el nivel de importancia y de impacto del no cumplimiento de los objetivos planteados, seleccionar los proyectos del Fondo del Sistema, el cual permita medir el impacto, los objetivos, metas, cumplimiento del PLANES, los cuales realmente fortalezcan la educación superior universitaria.

b) Solicitar cronogramas de ejecución de los proyectos, que permita analizar el estado de

ejecución y desarrollo del mismo, así evaluar el cumplimiento y logro de los objetivos planteados.

c) Solicitar la debida justificación del por qué no se han desarrollado los proyectos, con el

fin de decidir si es necesario reasignar el superávit para el siguiente período o asignarlo a otro proyecto.

d) Analizar y determinar las posibles contingencias.






Hallazgo Nº 17 No existe un sistema automatizado para administrar la información presupuestaria y de ejecución de los recursos del Fondo del Sistema.

Objetivo de control


Alto Medio Bajo X X


a) Se determinó que en la Institución no existe un sistema automatizado para administrar la información general, financiera-contable y presupuestaria de los proyectos del fondo del sistema.

b) La Unidad de Plan-Presupuesto realiza un control de la ejecución presupuestaria de los

proyectos del Fondo del Sistema en Excel y la información general de los proyectos únicamente se maneja con los expedientes.

Causas Las dependencias involucradas en la asignación, administración y ejecución de los recursos no han realizado las gestiones necesarias para la adquisición de un sistema para administrar y automatizar la información y los procesos para el desarrollo de los proyectos del Fondo del Sistema. Impacto

a) Errores en el registro de la información general y de presupuesto de los proyectos. b) Probabilidad de que no se detecten errores de manera oportuna; riesgo de presentar

información y cifras inexactas, por la manipulación de la información. c) El personal debe dedicar mayor tiempo para digitar y verificar la información. d) No se cuenta con información oportuna para tomar decisiones.


a) Crear una herramienta que agilice y brinde la información de los proyectos, es conveniente dotar a la Institución de un sistema para dicho proceso.

b) Establecer actividades de control para garantizar la validez y exactitud de la

información contable.






Hallazgo Nº 18 No existen actividades de control para el procedimiento de cálculo y registro de la planilla de la Institución.

Objetivo de control



Descripción del Hallazgo Debido a que la cuenta presupuestaria de Remuneraciones representa un 54% del total de los recursos del FEES, se analizó en forma general los procedimientos de control financiero-presupuestario que se aplican en la Institución y se observó lo siguiente:

a) No se cuenta con un sistema automatizado para el registro de la planilla.

b) No se documenta la revisión de la planilla ni la conciliación con la contabilidad.

c) El cálculo de la planilla se realiza en forma manual en el programa Excel. (Ver anexo 5)

Causas La Administración no ha realizado las gestiones necesarias para la adquisición de un sistema para administrar y automatizar la información de la planilla.

Impacto a) Errores en el registro y cálculo de la planilla; existe la probabilidad de que no se

detecten errores de manera oportuna. b) El personal debe dedicar mayor tiempo para digitar y verificar la información. c) Se puede generar atraso en el pago de planilla. d) No se cuenta con información oportuna y razonable para tomar decisiones. e) Riesgo de presentar información y cifras inexactas, por la manipulación de la

información.

Recomendación o actividad de control por implementar a) Crear un sistema o una herramienta que permita administrar y registrar la información

de la planilla, así como, realizar los cálculos de forma segura y precisa. b) Establecer actividades de control para garantizar la validez, oportunidad y fiabilidad del

proceso de cálculo, registro y pago de la planilla. c) Dejar evidencia del proceso de revisión del cálculo mensual de la planilla, así como la

debida autorización. d) Conciliar mensualmente la información de la planilla con la contabilidad.


IV. Conclusiones


IV. Conclusiones 1. Dentro de las funciones del CONARE, esta “Distribuir las rentas globales asignadas a

la Educación Superior Universitaria Estatal en forma congruente con los criterios que se señalan en el Capítulo 3 del Convenio de Coordinación de la Educación Superior Universitaria Estatal en Costa Rica, para el cumplimiento del Plan Nacional de Educación Superior Universitaria Estatal, sin perjuicio de que cada Institución reciba, separadamente, las rentas que legalmente le correspondan; sin embargo, esta función no esta debidamente documentada ni existe un procedimiento formal que indique la responsabilidad de verificar que dicha función se realice conforme a lo establecido en el Convenio.

2. A pesar de que se pudo verificar que el monto anual del FEES cumple con lo

establecido en el Convenio de Financiamiento de la Educación Superior Universitaria Estatal (2004-2009) y se han recibido puntualmente los dineros correspondientes; no se obtuvo evidencia de la existencia de una procedimiento formal del cálculo y de las actividades de control que se aplican en el proceso.

3. Para la administración, ejecución y asignación de los recursos del FEES, no se están

cumplimiento con los elementos mínimos del control interno, valoración de riesgos y seguimiento de control, establecidos en la Ley de Control Interno.

4. Con respecto a los recursos del FEES asignados al Fondo del Sistema:

En general se evidencia un incumplimiento de los Lineamientos establecidos por el CONARE para las acciones y proyectos que se financian.

Debido a que no se lleva un adecuado control del desarrollo, ejecución,

cumplimiento de las metas y evaluación física de los proyectos, no se puede dar fiabilidad del uso eficiente y eficaz de dichos recursos, así como el cumplimiento de lo indicado en el acta 32-04 del 28 de setiembre de 2004, en la cual se describe el fundamento y visión de la inversión y asignación de dichos recursos.

5. Los procesos que se realizan para la administración, asignación y ejecución de los

recursos del FEES, presentan debilidades de control, por lo que se deben adoptar las medidas correctivas planteadas a fin de superarlas y evitar riesgos mayores.

V. Anexos


V. Anexos Anexo 1 A) Porcentaje del PLANES 2006-2010 que se está desarrollando con los proyectos del

Fondo del Sistema del período 2007.

30%

Fuente: Documento “Fondo del Sistema, acciones y proyectos a financiar en el 2007”, del 3 de octubre de 2006.

B) Distribución del porcentaje que cubre los proyectos del Fondo del Sistema 2007,

según los ejes estratégicos del PLANES 2006-2010

14%

7%

4%

3%2%

A- Pertinencia e impactoC- Cobertura y equidadD- Ciencia, tecnología e innovación E- Gestión

V. Anexos


Fuente: Documento “Fondo del Sistema, acciones y proyectos a financiar en el 2007”, del 3 de octubre de 2006.

C) Porcentaje de cada eje estratégico del PLANES 2006-2010 que se está

desarrollando con los proyectos del Fondo del Sistema 2007.

71%

45%

29% 26%

5%

A- Pertinencia e impacto

C- Cobertura y equidad

D- Ciencia, tecnología e innovación

E- Gestión

B- Calidad

Fuente: Documento “Fondo del Sistema, acciones y proyectos a financiar en el 2007”,

del 3 de octubre de 2006.

V. Anexos


Anexo 2

Lista de la muestra de los proyectos y acciones del Fondo del Sistema 2007, de los cuales se analizó el expediente respectivo:

Nº Ref. PROYECTO 1 0.3 Sede Inter Universitaria 2 0.7 SINAES 3 0.8 CENIBIOT TOTAL

0.8.1 CENIBIOT Operación €24 000 (18,000,000) 0.8.2 CENIBIOT Plazas (77,000,000)

4 0.11 Estado de la Educación "Fondos Concursables" 5 1.14 Sistematización de las experiencias de prácticas docentes profesionales

desarrolladas en los planes de estudio de formación docente de la educación secundaria impartidos en las universidades públicas

6 1.16 Encuentros académicos 7 2.1 Sistema Bibliotecario de la ESUE de Costa Rica (SIBESE-CR) 8 2.15 Fortalecimiento e Institucionalización del Programa Nacional de

Investigaciones Aerotransportadas y Sensores Remotos (PRIAS) 9 3.1 IV Expo Regional Universitaria de Extensión y Acción Social 10 4.1 RAMA 11 4.5 Automatización del Proceso de inscripción en la admisión Etapa 2 12 4.6 Automatización del Proceso de inscripción en la admisión Ambiente Web 13 4.15 Construcción de estilos de vida saludable en el ámbito universitario

V. Anexos


Anexo 3

Distribución relativa del presupuesto de egresos de los recursos del Fondo del Sistema Administrados por el CONARE.

13%

33%51%

2%1%

RemuneracionesServiciosTransferencias corrientesBienes duraderosMateriales y suministros

Fuente: Documento: “Liquidación presupuestaria del Fondo del Sistema 2007, Recursos administrados en CONARE. Marzo, 2008”

V. Anexos


Anexo 4 A) Ejecución presupuestaria de los recursos del Fondo del Sistema del 2007

administrados en CONARE.

68%5%

27%

EjecutadoComprometidoDisponible

Fuente: Documento: “Liquidación presupuestaria del Fondo del Sistema 2007, Recursos administrados en CONARE. Marzo, 2008”,

B) Detalle del 27% del presupuesto disponible, el gráfico muestra el porcentaje de los recursos disponibles de los proyectos o acciones del Fondo del Sistema que NO se ejecutaron.

34%

66%

Proyectos no ejecutadosDisponible

Fuente: Documento: “Liquidación presupuestaria del Fondo del Sistema 2007,

Recursos administrados en CONARE. Marzo, 2008”,

V. Anexos


Anexo 5

Distribución relativa del presupuesto de egresos del período 2007.

54%24%

17%3% 2%

RemuneracionesServiciosTransferencias corrientesBienes duraderosMateriales y suministros

Fuente: Documento: “Liquidación presupuestaria 2007. Abril, 2008”,

VI. Seguimiento y Plan de Implementación



Nº Hallazgo Riesgo Comentarios de

la Administración

Plan de Implementación Responsable Fecha Estimada de

Implementación

1 No se obtuvo evidencia de un procedimiento formal para el cálculo de los ingresos del FEES.

Medio

2 No existe evidencia documental del control de los ingresos del FEES, administrados por el CONARE.

Medio

3 No se obtuvo evidencia documental oficial que indique los porcentajes de distribución del FEES.

Medio

4 El libro de actas del CONARE para el año 2007 estaba desactualizado a la fecha del estudio.

Alto

5 No hay un adecuado control de los acuerdos del CONARE relacionados con el FEES, a la fecha del estudio.

Alto

6 No existe un procedimiento formal para la ejecución presupuestaria.

Medio

7 La liquidación presupuestaria del período 2007 no se presentó en la fecha establecida por la Contraloría General de la República.

Alto

8 Existe una subvaluación del superávit debido a la política de registro de los dólares.

Alto

9 En la liquidación presupuestaria no se incluyó una inversión de $182.852,11.

Alto

10 Inexistencia de un registro y control de los activos institucionales.

Alto

11

No se ha establecido un sistema de valoración de riesgos y de seguimiento del sistema de control interno sobre la administración de los recursos del FEES.

Alto

Nº Hallazgo Riesgo Comentarios de la

Plan de Implementación Responsable Fecha Estimada de

Implementación



Administración

12

No se obtuvo evidencia de la metodología de seguimiento y actualización de la estrategia institucional para el cumplimiento de los objetivos y metas.

Medio

13 Incumplimiento de lineamientos generales para la formulación, presentación y aprobación de las acciones y proyectos del Fondo del Sistema.

Alto

14 No se ha realizado la evaluación física de las acciones y proyectos del Fondo del Sistema.

Alto

15 Se ha contratado personal con los recursos del Fondo del Sistema.

Alto

16 Algunos de los proyectos del Fondo del Sistema no se ejecutaron.

Medio

17 No existe un sistema automatizado para administrar la información presupuestaria y de ejecución de los recursos del Fondo del Sistema.

Medio

18 No existen actividades de control en el procedimiento de cálculo y registro de la planilla de la Institución.

Alto

Documents

Informe de Auditoria Interna 12-12-2005 · El presente informe muestra los resultados de la auditoría operativa que se desarrolló ... Informe de Auditoría Interna INF-03 (05-2008)