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INFORME DE AUTOEVALUACION DE CONTROL INTERNOPERIODO 2013-2014

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MINISTERIO DE SALUD

REGION RECTORA DE SALUD CENTRAL ESTE

INFORME DE AUTOEVALUACION DE CONTROL INTERNO

PERIODO 2013-2014

ANALISIS DE SEGUIMIENTO DE LOS ULTIMOS SEIS PERIODOS(2008-2009,2009-210,2010-2011,2011-2012,2012-2013,2013-2014)

Elaborado por: Dra. Sara Vargas Rosales

Fecha: 16/10/2014

Tabla de contenido

3PRESENTACIÓN

3ALCANCE

3METODOLOGÍA DE AUTOEVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO

4DIRECCIÓN RECTORA DE SALUD CENTRAL ESTE.

8DIRECCIÓN AREA RECTORA DE SALUD CARTAGO

15DIRECCION DE AREA RECTORA DE SALUD TEJAR GUARCO

18DIRECCION DE AREA RECTORA DE SALUD LA UNION

20AREA RECTORA DE SALUD OREAMUNO

22DIRECCION DE AREA RECTORA DE SALUD PARAISO

24AREA RECTORA DE SALUD TURRIALBA

28DIRECCION DE AREA RECTORA DE SALUD LOS SANTOS.

31CONCLUSIONES

33RECOMENDACIONES

PRESENTACIÓN

En sus primeros seis años de funcionamiento del proceso de auto evaluación del Sistema de Control Interno de la Región Rectora de Salud Central Este, se presentan los resultados en el siguiente informe, Los mismos se obtuvieron del análisis realizado por cada una de las Unidades Organizativas de acuerdo a hallazgos obtenidos mediante la aplicación de la herramienta denominada “Cuestionario de Autoevaluación de Control Interno”, que se ha realizado en los periodos 2008-2009, 2009-2010, 2010-2011, 2011-2012 y 2012-2013-2013-2014.

ALCANCE

La Unidad de Desarrollo Estratégico Institucional, en cumplimiento con lo establecido en la Ley 8292 “Ley General de Control Interno” y directrices institucionales, procedió a realizar la auto evaluación correspondiente al periodo 2013-2014, y un análisis comparativo de los periodos comprendidos del 2008 a setiembre del 2014, con el fin de observar el funcionamiento del Sistema de Control Interno a nivel regional y local, como parte del mejoramiento de la gestión, estableciendo medidas de mejora para que las diferentes unidades organizativas de esta región, logren sus objetivos y metas propuestos.

METODOLOGÍA DE AUTOEVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO

Para elaborar el presente informe, se recopiló información de los cuestionarios de autoevaluación realizado durante los últimos seis años en el periodo comprendido 2008-2009, 2009-2010, 2010-2011, 2011-2012, 2012-2013 y 2013-2014 de cada una de las Unidades Organizativas que conforman la Región Central Este, las cuales para el desarrollo y aplicación de estos cuestionarios se apoyaron en el manual de procedimientos e instructivo correspondiente, Ley General de Control Interno y Manual de Normas Generales de Control Interno emitidas por la Contraloría General de la República y las entidades y órganos sujetos a su fiscalización.

A continuación se exponen los resultados obtenidos en la autoevaluación del 2013-2014 entendiendo por:

Deberes y Responsabilidad Generales:

Mantener la información de carácter legal y técnica referida a toda la materia que atañe a su competencia, así como de los procedimientos internos de las labores. Esta información debe manejarse en forma física, digital y debe ser de fácil acceso al personal.

Ambiente de Control:

Conjunto de factores del ambiente organizacional que deben establecer y mantener el jerarca, los titulares subordinados y demás funcionarios, para permitir el desarrollo de una actitud positiva y de apoyo para el Control Interno y para una administración escrupulosa.

Valoración del riesgo:

Identificación y análisis de los riesgos que enfrenta la institución, tanto de fuentes internas como externas relevantes para la consecución de los objetivos; deben ser realizados por el jerarca y los titulares subordinados, con el fin de determinar cómo se deben administrar dichos riesgos.

Actividades de Control:

Políticas y procedimientos que permiten obtener la seguridad de que se llevan a cabo las disposiciones emitidas por la Contraloría General de la República, por los jerarcas y los titulares subordinados para la consecución de los objetivos del Sistema de Control Interno.

Sistemas de información:

Que permitan a la administración activa tener una gestión documental institucional, con el fin de controlar, almacenar y, posteriormente, recuperar de modo adecuado la información producida o recibida en la organización, en el desarrollo de sus actividades, para prevenir cualquier desviación en los objetivos trazados. Dicha gestión documental deberá estar estrechamente relacionada con la gestión de la información, en la que deberán contemplarse las bases de datos corporativas y las demás aplicaciones informáticas, las cuales se constituyen en importantes fuentes de la información registrada.

Criterios de seguimiento:

Entiéndase por seguimiento del Sistema de Control Interno las actividades que se realizan para valorar la calidad del funcionamiento del Sistema de Control Interno, a lo largo del tiempo; asimismo, para asegurar que los hallazgos de la auditoría y los resultados de otras revisiones se atiendan con prontitud.

Con base en lo anterior, procedemos a exponer los resultados obtenidos en la autoevaluación 2013-2014, del nivel Regional y Local.

DIRECCIÓN RECTORA DE SALUD CENTRAL ESTE.

Sede Regional:

A continuación detallamos los resultados de la autoevaluación de Control Interno de la sede regional correspondiente al periodo 2013-2014 y un análisis general de los últimos seis periodos.

Cuadro Nº1

Fuente: Autoevaluación Control Interno, periodos 2008 al 2014 RRCE.

Del cuadro Nº1, gráfico (N°.1 y 2) se desprende que la sede regional Central Este, presenta fortalezas en cuatro componentes funcionales como lo son deberes generales, valoración del riesgo, actividades de control y criterios de seguimiento con un cumplimiento de un 100%, no así los componentes ambiente de control con un 83% y Sistemas de Información con un cumplimiento bajo de un 58%.y un rendimiento a nivel general de 90%, considerado como bueno.

Gráfico Nº1

Fuente: Autoevaluación Control Interno, RRSCE,periodos 2008 al 2014.

Si observamos en los seis periodos de realizar la autoevaluación de control interno el componente de sistemas de información ha presentado una gran debilidad pasando de un 85% en el periodo anterior a un 58% en este periodo quedando en una posición crítica, (ver cuadro Nº1 gráfico Nº1).

Gráfico N°. 2

Fuente: Autoevaluación Control Interno periodo 2013 -2014

Esta Dirección Regional refleja un cumplimiento promedio de un 90 %, en el Sistema de Control Interno, para el periodo 2013-2014 como se observa en el cuadro N°.1 y Gráfico Nº 2, dicho cumplimiento se ha mantenido con un promedio mayor o igual al 90% en los últimos seis periodos de evaluación. Salvo el componente sistemas de información que ha tenido variaciones importantes desde el periodo 2008-2009 hasta el último 2013-2014 el cual se detalla en el cuadro Nº1, gráfico Nº 2.

Las debilidades detectadas por esta Unidad Organizativa se muestran a continuación:

COMPONENTE AMBIENTE DE CONTROL:

A1302.¿Se han implementado directrices institucionales en la unidad organizativa sobre la confiabilidad de la información? (Manual de políticas sobre gestión de la información y Manual de normas sobre gestión de la información)

· Los funcionarios manifiestan que desconoce si existe un manual de normas de políticas de gestión integral de la información

COMPONENTE ACTIVIDADES DE CONTROL:

C1514¿Los sistemas de información permiten obtener, procesar, almacenar y recuperar información relevante sobre la gestión institucional?

· Los funcionarios indican que falta automatización e integración

COMPONENTE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

I1604 ¿Los funcionarios tienen acceso fácil y directo a la información requerida para la ejecución de los procesos?

· Los funcionarios exteriorizan que los mecanismos establecidos para estos son poco ágiles.

I1608 ¿Los sistemas de información implementados en la unidad organizativa permiten controlar recursos, riesgos y limitaciones?

· Los funcionarios manifiestan que los sistemas existentes no cumplen con todos los requerimientos deseados.

I1610 ¿El personal conoce qué aspectos debe considerar sobre respaldos y duplicados necesarios para conservar adecuadamente la información?

· Los funcionarios exteriorizan que en este momento no existen los recursos institucionales que permitan hacer respaldos de información.

I1611 ¿En cuanto a la información contenida en los sistemas de información, el personal conoce que aspectos debe considerar sobre respaldos y duplicados necesarios para conservar adecuadamente la información?

· Los funcionarios exteriorizan que no existen en este momento manuales ni protocolos sobre este tema.

I1612 ¿Se han formalizado procedimientos para el archivo de documentación, con fundamento en el artículo N° 39 de la Ley N° 7202 del Sistema Nacional de Archivos?

· Los funcionarios indican que no se ha dado el seguimiento correspondiente ya que hay ajustes de estructura organizativa pendientes de realizar.

I1613 ¿Existe un Plan Estratégico de Gestión Integral de la Información?

· Los colaboradores indican que desconocen si existe.

Ítem I1617 ¿Se ha establecido el correo electrónico institucional como un medio formal de comunicación en la institución?

· Los colaboradores exteriorizan que no existe lineamiento institucional sobre este tema

I1618 ¿El correo electrónico institucional cumple con las necesidades del usuario para utilizarlo como medio oficial de comunicación electrónica?

· Los colaboradores indican que el correo electrónico institucional no cumple con las necesidades de los usuarios como medio oficial.

Respecto al Plan de Mejora, indican que para el año 2015 se comprometen a realizar las siguientes actividades:

Ambiente de Control:

· Mediante un nuevo oficio efectuar consulta al nivel central sobre si existe un manual de políticas de gestión integral de la información.

Sistemas de Información:

· Mediante oficio proponer que los mecanismos se ajusten a los requerimientos institucionales

· Mediante oficio proponer que los sistemas existentes se ajusten a los requerimientos institucionales

· Mediante oficio proponer la mejora o implementación de un procedimiento o sistema para los respectivos respaldos

· Mediante oficio solicitar al Ing. Pablo León Porras, la creación de un procedimiento para este fin

· Mediante oficio solicitar al nivel central lineamientos o directrices oficiales sobre lo relativo a la gestión archivística,

DIRECCIÓN AREA RECTORA DE SALUD CARTAGO

A continuación se detallan los resultados de la Autoevaluación de Control Interno realizada por el equipo Rector del Área Rectora de Cartago correspondiente al periodo 2013-2014.

Cuadro Nº2

Fuente: Autoevaluación Control Interno, periodos 2008 al 2014 ARSC Y base de datos regional.

Basados en la información suministrada por ésta Dirección (Cuadro Nº2, grafico N°3), se determina que hay debilidades en todos sus componentes. A pesar de que mejoraron en comparación a los periodos anteriores por ejemplo para el periodo 2011-2012 se obtuvo un cumplimiento de un 49%, para el periodo 2012-2013 con un cumplimiento general de un 69% y para este periodo 2013-2014 con un 77%, (ver cuadro Nº2 y gráfico Nº2). Esto nos indica que la condición sigue siendo critica, máxime que por parte de la Unidad de Desarrollo Estratégico Institucional se ha dado diferentes capacitaciones a todo el equipo.

Gráfico Nº. 3

Fuente. Autoevaluación Control Interno ARSC. 2013-2014

Es importante rescatar que en estos seis periodos de llevarse a cabo la realización de la autoevaluación de control interno se observan componentes muy críticos como lo son deberes generales que inicia en el periodo 2008-2009, con un 29%, para el periodo 2011-2012 con un 38%, 2012-2013 con un 43% y 2013-2014 con un 71.43% respectivamente.

Los otros componentes son Sistemas de Información y Criterios de seguimientos Ver cuadro Nº2.

Si observamos el promedio de cada uno de sus componentes de la autoevaluación de control interno en estos seis años el Área Rectora de Salud Cartago, podemos concluir que en la mayoría de los componentes evaluados fueron críticos. Sin embargo solo valoración del riesgo y actividades de control se mantienen en un comportamiento aceptable, mostrando una gran debilidad en el proceso de control interno, ver (cuadro N°2) y (grafico Nº4).

Gráfico Nº 4

Fuente: Autoevaluación Control Interno ARSC. 2013-2014

Las debilidades de la Unidad Organizativa de Cartago se muestran a continuación:

Deberes Generales:

G002 ¿Se ha dispuesto en la unidad organizativa de un compendio actualizado sobre la normativa promulgada por la Contraloría General de la República, otros órganos de control y normativa legal que regule el Proceso de Gestión de Control Interno?

· Los funcionarios indican que se ha dispuesto parcialmente de este compendio por lo que se debe organizar todos los documentos anteriores en una sola carpeta y pasarlo a todos los compañeros en forma digital.

G003 ¿Se ha dispuesto en la unidad organizativa de un compendio actualizado sobre reglamentación, directrices y lineamientos emitidos por el Jerarca y el titular subordinado?

· Los funcionarios aducen que no Se ha dispuesto en la unidad organizativa de un compendio actualizado sobre reglamentación, directrices y lineamientos emitidos por el Jerarca y el titular subordinado. Por lo que acuerdan organizar en un solo compendio para acceso de todos los funcionarios

Ambiente de control

A1303 ¿Se han formalizado por escrito las responsabilidades y funciones de los funcionarios en los distintos procesos de la unidad?

· Se ha formalizado parcialmente en la mayoría de los casos las funciones especificas de cada funcionario, pendiente informar a los funcionarios que faltan.

A1310 ¿Existen en la institución políticas de gestión del recurso humano en cuanto a incentivos y motivación?

· Manifiestan no existe una política a nivel institucional para incentivar o motivar a los funcionario. en la unidad organizativa se han implementado activadas para cubrir esta necesidad.

Valoración del riesgo

R1408 ¿Se han establecido criterios para dar seguimiento al cumplimiento de las medidas para minimizar los riesgos?

· Los funcionarios indican que los seguimientos que se han establecidos para el cumplimiento de las medidas para minimizar los riesgos son parciales.

Existen medidas minimizadoras que no han tenido el seguimiento adecuado.

R1409 ¿La unidad organizativa da seguimiento a las medidas minimizadoras identificadas para cada riesgo en cuanto a su ejecución?

· Los funcionarios indican que la unidad organizativa da seguimiento parcial a las medidas minimizadoras identificadas para cada riesgo en cuanto a su ejecución.

R1411 ¿Conocen los funcionarios el Plan Estratégico Institucional (PEI)?

· Los funcionarios aducen que no conocen el Plan Estratégico Institucional (PEI).

R1422 ¿Se han diseñado instrumentos para la medición de la eficacia de las medidas minimizadoras del riesgo?

· Los funcionarios indican que no se han diseñado herramientas para medir la eficacia del las medidas minimizadoras.

Actividades de control

C1404 ¿En la unidad organizativa se verifica el cumplimiento de las actividades y tareas indicadas en el manual de procedimientos y protocolos institucional?

· Los funcionarios indican que no en todos los procesos se verifica el cumplimiento de los protocolos. Se implementará un método para socializar los protocolos de cada proceso.

C1505 ¿En la unidad organizativa se revisan y se proponen mejoras sobre los procedimientos y protocolos?

· Los funcionarios indican que no se ha retroalimentado sobre los contenidos de los protocolos o procedimientos.

C1514 ¿Los sistemas de información permiten obtener, procesar, almacenar y recuperar información relevante sobre la gestión institucional?

· Los funcionarios exteriorizan que a nivel institucional los sistemas de información que se han implementado no han dado los resultados esperados y que más bien a nivel local se han implementado propuestas propias para paliar las necesidades de la unidad organizativa.

Sistemas de información

I1604 ¿Los funcionarios tienen acceso fácil y directo a la información requerida para la ejecución de los procesos?

· Los funcionarios indican que existen deficiencias en los equipos y tecnologías de comunicación que han provocado dificultades para el acceso fácil y directo a la información para la ejecución de los procesos del Ministerio de Salud.

I1605 ¿Dispone cada funcionario de la unidad organizativa de acceso al correo electrónico institucional?

· Los funcionarios indican que esto se cumple en forma parcial, ya que existen funcionarios de la unidad organizativa que nunca han tenido acceso al correo electrónico institucional.

I1614 ¿El plan Estratégico de Gestión Integral de la Información es revisado por todas las áreas involucradas?

· Los funcionarios mencionan que el plan Estratégico de Gestión Integral de la Información es revisado en forma parcial.

I1615 ¿El Plan Estratégico de Gestión Integral de la Información fue divulgado en toda las unidades organizativas?

· Los funcionarios aducen que desconocen si el Plan Estratégico de Gestión Integral de la Información fue divulgado en toda las unidades organizativas

I1617 ¿Se ha establecido el correo electrónico institucional como un medio formal de comunicación en la institución?

· Todos los funcionarios poseen un correo institucional, sin embargo no se utiliza como medio oficial por diferentes razones.


· Los funcionarios aducen que el correo electrónico institucional no cumple con las necesidades del usuario para utilizarlo como medio oficial de comunicación electrónica debido a que existen inconformidades por parte de algunos usuarios sobre el desempeño y confiabilidad de la herramienta.

Criterios de seguimientos

S1706 ¿Los resultados del seguimiento al cumplimiento de las acciones se utilizan para realizar mejoras a los controles?

· Los funcionarios desconocen si los resultados del seguimiento al cumplimiento se utilizan para realizar mejoras a los controles.

Plan de Mejora planteado por esta Unidad Organizativa de Cartago para el año 2015, podemos citar los siguientes compromisos:

Deberes Generales se comprometen a:

· Organizar todos los documentos anteriores en una sola carpeta y pasarlo a todos los compañeros en forma digital.

· Organizar en un solo compendio todos los documentos reglamentarios los para acceso de todos los funcionarios en forma digital.

En Ambiente de Control se comprometen a:

· Se comunicará por oficio las funciones de cada funcionario por proceso.

· Internamente en la Unidad Organizativa se mantendrán las acciones para incentivar y motivar a los funcionarios.

En Valoración del Riesgo se comprometen a:

· Dar seguimiento semestral a todas las medidas minimizadoras acordadas.

· Dar seguimiento semestral a todas las medidas minimizadoras acordadas.

· Se realizará una sesión de socialización del PEI.

· Solicitar a niveles superiores la elaboración o las herramientas para medir eficacia de medidas minimizadoras.

En Actividades de Control se comprometen a:

· Mensualmente en reuniones de equipo se socializarán protocolos de todos los procesos, se realizará una calendarización de las actividades de socialización.

· Mensualmente en reuniones de equipo se socializarán protocolos de todos los procesos, se realizará una calendarización de las actividades de socialización.

· Se trabajará internamente en el desarrollo de sistemas para un manejo adecuado de la información. (Archivo digital). Se presentará al Nivel Central la iniciativa del Área Rectora de Salud Puntarenas- Chacarita sobre el archivo digital, actualmente implementándose en ARS Cartago.

En Sistemas de información se comprometen a:

· Se socializará el procedimiento de gestión de la información para valorar la implementación del mismo.

· Se solicitará a niveles superiores subsanar las deficiencias en tecnologías de comunicación detectadas en la UO.

· Se capacitará a los funcionarios que no tengan acceso al correo institucional y se solicitará a nivel central los códigos de acceso y nombres de usuario de estos.

· Enviará por correo el Plan Estratégico de gestión de la Información a todos los funcionarios para su lectura y análisis.

· Enviará por correo el Plan Estratégico de gestión de la Información a todos los funcionarios para su lectura y análisis.



En Criterios de Seguimiento se comprometen a:

· Se mantendrá el control gerencial de las actividades con periodicidad trimestral para dar seguimiento a las acciones de mejora.

· Se definirá, con asesoría del nivel regional, una metodología para la solución de las desviaciones que se detecten con respecto a las acciones de mejora para el cumplimiento del POI.

DIRECCION DE AREA RECTORA DE SALUD TEJAR GUARCO

Gráfico N°. 5

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Fuente. Autoevaluación Control Interno ARSTG. 2013-2014

De acuerdo a los resultados finales de la Autoevaluación de Control Interno reflejados en el Grafico Nº 5, ésta Unidad, ha mejorado los niveles de cumplimiento en todos los componentes en comparación con años anteriores y los cuales detallamos: Deberes Generales (71%), Ambiente de Control (100%), Valoración del Riesgo (75%), Actividades de Control un (100%), Sistemas de Información (100%) y Criterios de Seguimiento (100%), con un cumplimiento general del 90% para el periodo 2013-2014, aumentando este en un 8% en relación a la autoevaluación del período anterior que fue de un 82%.

Cuadro N°. 3


Es importante rescatar que en la autoevaluación 2008-2009, todos los componentes evaluados fueron aceptables (84%) por ser el primer año que se realizaba esta evaluación. Sin embargo 2009-2010 mejoró a un cumplimiento total del 97%, no así para el periodo 2010-2011 que bajó a un 83%, y para el periodo 2011-2012 llegó a un nivel crítico de un 67% de cumplimiento, en el periodo 20012-2013 mejoró a un 82% y para el 2013-2014 aumentó a un 91%.

Los componentes funcionales que más variación han tenido en los últimos seis periodos de evaluación son Deberes Generales, Ambiente de Control y Valoración del riesgo. Ver (cuadro N°3) y (gráfico Nº 5).

Los anteriores hallazgos de esta autoevaluación se reflejan a continuación:

DEBERES GENERALES:


· Los funcionarios indican que esto se da en forma parcial.


· Los funcionarios indican que esto se da en forma parcial.

VALORACIÓN DEL RIESGO

R1409 ¿La unidad organizativa da seguimiento a las medidas minimizadoras identificadas para cada riesgo en cuanto a su ejecución?

· Los funcionarios manifiestan que no conocen si cumple con el seguimiento a las medidas minimizadoras identificadas para cada riesgo en cuanto a su ejecución.

R1410 ¿La unidad organizativa da seguimiento a las medidas minimizadoras identificadas para cada riesgo en cuanto a su eficacia?

· Los funcionarios indican que esto tiene un cumplimiento parcial.

R1412 ¿La administración de los riesgos permite la toma de decisiones que mantenga a la unidad organizativa en un nivel de riesgo aceptable?

· Los funcionarios indican que esto tiene un cumplimiento parcial.

SISTEMAS DE INFORMACIÓN

¿Se ha establecido el correo electrónico institucional como un medio formal de comunicación en la institución?

· Se solicitara información al ingeniero Pablo León para que le asigne las contraseñas a los funcionarios que no las tienen y para crearles un correo a los funcionarios de nuevo ingreso.

En relación al Plan de Mejora planteado por esta area Rectora de Salud para el año 2015, podemos citar:

EN DEBERES GENERALES:

· Imprimir el compendio de la Contraloría General de la Republica y resguardarlo en la biblioteca y grabar en las computadoras de cada funcionario el archivo y así cumplir con el ítem G002 y G003

EN VALORACIÓN DEL RIESGO.

· Realizar la revisión semestralmente y empoderar al personal para su debida aplicación tanto para el ítem R1409, R1410, R1412.

SISTEMAS DE INFORMACIÓN.

· Se solicitara información al ingeniero Pablo León para que le asigne las contraseñas a los funcionarios que no las tienen y para crearles un correo a los funcionarios de nuevo ingreso.

DIRECCION DE AREA RECTORA DE SALUD LA UNION

Cuadro Nº4


De acuerdo a los resultados de Autoevaluación de control interno realizados en los últimos seis años ésta Unidad organizativa, presenta niveles altos de cumplimiento mayores al 90% en todos los componentes. Ver (cuadro Nº 4).

Gráfico N°. 6

Fuente. Autoevaluación Control Interno ARSLU. 2013-2014

Del Gráfico Nº 6 se desprende que esta Unidad Organizativa cumple en un 100% en cada uno de sus componentes para el periodo 2013-2014.

A continuación se presentan las debilidades más relevantes del Área Rectora de Salud La Unión tanto a nivel de Unidad Organizativa como a Nivel Institucional.

AMBIENTE DE CONTROL


· Los funcionarios desconocen si existe alguna política de gestión del recurso humano en cuanto a incentivos y motivación

SISTEMAS DE INFORMACIÓN:


· Los funcionarios desconocen si existe un plan estratégico de gestión integral de la información.

· Los funcionarios desconocen si El plan de gestión integral de la información es revisado por todas las áreas involucradas y con una adecuada periodicidad para su mejora.

· Los funcionarios desconocen si El plan estratégico de gestión integral de la información fue divulgado en toda las unidades organizativas.

Plan de Mejoras de Autoevaluación de Control Interno del Área Rectora de salud La Unión.

Esta Unidad Organizativa no presenta ningún plan de mejora a cumplir en el año 2015, ya que aducen que cumplen con todas las Medidas Mínimas de Control aplicables a cada órgano de la organización y a ésta como un todo.

AREA RECTORA DE SALUD OREAMUNO

Cuadro Nº 5

Fuente. Autoevaluación Control Interno ARSO. 2013-2014.

Del cuadro Nº6 se desprende que de acuerdo a los resultados de Autoevaluación de control interno realizados en los últimos seis años, esta Unidad organizativa, presenta niveles altos de cumplimiento de 100% en todos los componentes en los últimos dos años no así en los periodos anteriores que fueron menores a eso.

Es importante mencionar que Valoración del Riesgo para el 2008 – 2009 y 2009-2010 fue uno de los componentes de cumplimiento más bajo (33%) y (44%) respectivamente no así para el presente periodo que es de un cumplimiento de (100%).

En síntesis se puede decir que esta Unidad Organizativa mejoró en todos sus componentes en los últimos dos años.

Gráfico Nº7

Fuente: Autoevaluación Control Interno ARSO. 2013-2014

Del gráfico Nº 7 se observa que esta Área Rectora de Salud presenta un cumplimiento de un 100% para el periodo 2013-2014 a nivel general, ubicándola en un buen nivel de cumplimiento.

A continuación se presentan las debilidades más relevantes del Área Rectoras de Salud Oreamuno:



· Los funcionarios no conocen si existe un Plan Estratégico de Gestión Integral de la Información,


· Los funcionarios manifiestan que El plan de gestión integral de la información no es revisado por todas las áreas involucradas y con una adecuada periocidad para su mejora.


· Los funcionarios manifiestan que El plan de gestión integral de la información no es divulgado en toda las unidades organizativas.


· Los funcionarios manifiestan que la capacidad del correo electrónico institucional es muy poca.

Con relación al Plan de Mejora planteado por esta Unidad Organizativa para el año 2015, podemos citar:

Esta Unidad Organizativa no presenta ningún plan de mejora a cumplir en el año 2015, ya que aducen que cumplen con todas las Medidas Mínimas de Control aplicables a cada órgano de la organización y a ésta como un todo.

DIRECCION DE AREA RECTORA DE SALUD PARAISO

Cuadro Nº 6

Fuente. Autoevaluación Control Interno ARSP. 2013-2014

Esta Área Rectora refleja un cumplimiento general de un 99 %, en la autoevaluación de Control Interno, para el periodo 2013-2014, como se observa en el cuadro N°.6; dicho cumplimiento subió un (29%) en relación con la autoevaluación anterior (2012-2013), Se puede apreciar que el componente de Sistemas de Información es el que ha presentado alguna debilidad en periodos anteriores, no así para este periodo que mejoró en un 15%, pasando de un 77% a un 92%.

Gráfico Nº8

Fuente. Autoevaluación Control Interno ARSP. 2013-2014

Del gráfico Nº 8 se infiere que de acuerdo a los resultados finales de la Autoevaluación de control interno; esta Unidad, presenta un buen nivel de cumplimiento con un 99% para el periodo 2013-2014 y que aumentó considerablemente en relación a las evaluaciones anteriores.

A continuación se presentan las debilidades más relevantes del Área Rectoras de Salud Paraíso.



· Los funcionarios manifiestan que debido a la poca capacidad del correo institucional se ha implementado otro correo para respaldar la información y a 2 funcionarios de la unidad organizativa se les solicito correo.

I1613 ¿Existe un plan estratégico de gestión integral de la información?

· Los funcionarios no conocen si Existe un plan estratégico de gestión integral de la información.


· Los funcionarios manifiestan que por poca capacidad se utiliza otro correo electrónico

Existen listados parciales de acciones de mejora.

.

En relación al Plan de Mejora planteado por esta Unidad Organizativa para el año 2015, podemos citar:

SISTEMAS DE INFORMACIÓN.


· Solicitar nuevamente mediante Oficio al Director Regional acceso de correo electrónico institucional para los dos funcionarios que no cuentan con él.

AREA RECTORA DE SALUD TURRIALBA

Cuadro Nº 7

Fuente. Autoevaluación Control Interno ARST. 2013-2014

De el cuadro Nº 7 se aprecia que esta Área Rectora refleja un cumplimiento promedio de un 90 %, en el Sistema de Control Interno, para el periodo 2013-2014 como se observa en el cuadro Nº7 y gráfico Nº10, dicho cumplimiento bajó un 8%, en relación con la autoevaluación anterior. A nivel general esta Área Rectora ha mantenido un comportamiento mayor al 90% en estos seis años de realizar la Autoevaluación de Control Interno. Sin embargo se puede observar que el equipo de esta Unidad Organizativa ha identificado algunas debilidades en el periodo 2013-2014 en los componentes de Deberes Generales, bajó en un 29% en comparación a periodos anteriores y sistemas de información en un 25%, ubicándolo en un nivel bajo. (Ver cuadro Nº7 y gráfico Nº9).

Gráfico Nº9

Fuente. Autoevaluación Control Interno ARST. 2013-2014

Para esta Dirección, los componentes de Deberes Generales descendieron de un 100% en el periodo 2012-2013 a un 71% en el 2014 y Sistemas de Información, pasó de un 92% a un 67%, no así el resto de los componentes que presentan un cumplimiento del 100%. (Ver Gráfico Nº 9, cuadro Nº 7).

A continuación se presentan las debilidades más relevantes del Área Rectoras de Salud Turrialba.

DEBERES GENERALES:


· Los funcionarios manifiestan que este ítem se cumple parcialmente, ya que el compendio de normas que hace referencia está incompleto.

G003 ¿Se ha dispuesto en la unidad organizativa de un compendio actualizado sobre reglamentación, directrices y lineamientos emitidos por el Jerarca y el titular subordinado?

· Los funcionarios manifiestan que este ítem se cumple parcialmente, ya que el compendio que hace referencia está incompleto.

AMBIENTE DE CONTROL:


· Los funcionarios no conocen si existen en la institución políticas de gestión del recurso humano en cuanto a incentivos y motivación.

ACTIVIDADES DE CONTROL:

C1514 ¿Los sistemas de información permiten obtener, procesar, almacenar y recuperar información relevante sobre la gestión institucional?

· Los funcionarios manifiestan que no todos los procesos manejan un sistema de información.



· Los funcionarios manifiestan que el Correo institucional no es funcional por que el tamaño de almacenamiento es muy pequeño y lento.

I1610 ¿El personal conoce qué aspectos debe considerar sobre respaldos y duplicados necesarios para conservar adecuadamente la información?

· El personal conoce parcialmente qué aspectos debe considerar sobre respaldos y duplicados necesarios para conservar adecuadamente la información. Aducen que no hay capacitación para ese aspecto o algo oficial.

I1611 ¿En cuanto a la información contenida en los sistemas de información, el personal conoce que aspectos debe considerar sobre respaldos y duplicados necesarios para conservar adecuadamente la información?

· El personal conoce parcialmente qué aspectos debe considerar en cuanto a la información contenida en los sistemas de información, el personal conoce que aspectos debe considerar sobre respaldos y duplicados necesarios para conservar adecuadamente la información. Aducen que no hay capacitación para ese aspecto o algo oficial.

I1612 ¿Se han formalizado procedimientos para el archivo de documentación, con fundamento en el artículo N° 39 de la Ley N° 7202 del Sistema Nacional de Archivos?

· Los funcionarios conocen parcialmente si se han formalizado procedimientos para el archivo de documentación, con fundamento en el artículo N° 39 de la Ley N° 7202 del Sistema Nacional de Archivos. Aducen que no hay capacitación para ese aspecto o algo oficial.


· Los funcionarios manifiestan que no conocen si a nivel institucional existe un Plan Estratégico de Gestión Integral de la Información.


· Los funcionarios manifiestan que no conocen si el Plan Estratégico de Gestión Integral de la Información es revisado por todas las áreas involucradas.


· Los funcionarios manifiestan que no conocen si el Plan Estratégico de Gestión Integral de la Información fue divulgado en toda las unidades organizativas.


· Los funcionarios manifiestan que no conocen si el correo electrónico institucional cumple con las necesidades del usuario para utilizarlo como medio oficial de comunicación electrónica.

Con relación al Plan de Mejora planteado por esta Unidad Organizativa para el año 2015, podemos citar:

AMBIENTE DE CONTROL:

· Solicitar apoyo a Nivel Regional para complementar los documentos requeridos


· Seguir utilizando el correo personal y enviar una carta a la Dirección Regional sobre la anomalía del correo.

· Solicitar a la Dirección Regional capacitación en respaldo de información en el sistema.

· Solicitar a la Dirección Regional capacitación en archivística y la Ley.

DIRECCION DE AREA RECTORA DE SALUD LOS SANTOS.

A continuación se detallan los resultados de la Autoevaluación de Control Interno de ésta Unidad Organizativa para el periodo 2013-2014 y un análisis de cumplimiento en los seis años de su aplicación.

Cuadro Nº 8

Fuente. Autoevaluación Control Interno ARSLS. 2013-2014

Del cuadro Nº8 se desprende que ésta Unidad Organizativa ha presentado un comportamiento general mayor al 90% en los últimos tres años y ha mejorado en comparación a periodos anteriores al 2011-2012.

Es importante mencionar que los componentes deberes generales y criterios de seguimiento son los que han presentado comportamientos irregulares de cumplimiento.

Gráfico Nº 10

Fuente. Autoevaluación Control Interno ARSLS. 2013-2014

Del gráfico Nº10 se desprende que esta unidad organizativa obtuvo un cumplimiento de un 92% a nivel general para el periodo 2013-2014. Si analizamos cada uno de los componentes evaluados observamos que en el componente Deberes Generales pasó de un 100% a un 86% disminuyendo en un 14% en relación con el periodo 2012-2013; con respecto al componente Criterios de Seguimiento subió de un 57% a un 86% con una mejora de un 29%. El resto de los componentes obtuvieron cumplimientos mayores al 90%, para un promedio total de un 92% para el periodo 2013-2014

A continuación se detallan las debilidades más relevantes detectadas por el Área Rectoras de Salud Los Santos según componente.

COMPONENTE DEBERES GENERALES

GOO1 ¿Saben los funcionarios de la unidad organizativa si existe un funcionario que se encargue del proceso de control interno?

· Los funcionarios manifiestan que se cumple parcialmente ya que hay un miembro del equipo de recién ingreso que no ha recibido la capacitación al respecto.

COMPONENTE AMBIENTE DE CONTROL:


· Los funcionarios no conocen si existen políticas de gestión del recurso humano en cuanto a incentivos y motivación

COMPONENTE VALORACIÓN DE RIESGO:

R1411 ¿Conocen los funcionarios el Plan Estratégico Institucional (PEI)?

· Parte del Equipo del Área Rectora de Salud no recuerda o no conoce el Plan Estratégico Institucional (PEI).

COMPONENTE SISTEMAS DE INFORMACIÓN:


· Los funcionarios indican que no se cumple ya que hay fallas constantes en el manejo del correo institucional y el acceso a internet.


· El plan de gestión integral de la información no es de conocimiento del personal de la unidad organizativa


· Los funcionarios desconocen si el plan Estratégico de Gestión Integral de la Información es revisado por todas las áreas involucradas.


· Los funcionarios desconocen si el Plan Estratégico Institucional fue divulgado en toda las unidades organizativas


· Los funcionarios indican que el correo no cuenta con la suficiente capacidad de memoria (carga y descarga de documentos, uso limitado en otros espacios)

COMPONENTE CRITERIOS DE SEGUIMIENTO:

S1704 ¿La Unidad Organizativa realiza seguimiento a las acciones del plan de mejora?

· Los funcionarios aducen que los seguimientos al plan de mejoras se realizan de forma parcial de acuerdo a lo programado.

Con relación al Plan de Mejora planteado por el Área Rectora de Salud Los Santos para el año 2015, podemos citar:

Deberes Generales:

· Hay un miembro del equipo de recién ingreso que no ha recibido la capacitación de Control Interno (G001), se comprometen realizar inducción sobre Control Interno al Sr. Álvaro Sandi Zumbado.

Valoración del Riesgo:

· Parte del Equipo del ARS no recuerda o no conoce el PEI (R1411), se comprometen revisar el PEI en reunión de Consejo de ARS

Sistemas de Información

· Los funcionarios indican fallas constantes en el manejo del correo institucional y el acceso a internet (I1605), por lo que se comprometen a Informar al nivel superior sobre las inconformidades del correo electrónico institucional

Criterios de Seguimiento:

No se hacen seguimientos periódicos al plan de mejoras de acuerdo a lo programado (S1702), por lo que se comprometen a incorporar el plan de mejoras en las reuniones de Consejo de manera periódica.

CONCLUSIONES

Una vez realizado el análisis de las Autoevaluaciones de cada una de las Unidades Organizativas de la Región Central Este se concluye:

1) En algunas unidades organizativas no se ha dispuesto de un compendio actualizado sobre la normativa promulgada por la Contraloría General de la República, otros órganos de control y normativa legal que regule el Proceso de Gestión de Control Interno.

2) En algunas unidades organizativas no se ha dispuesto de un compendio actualizado sobre reglamentación, directrices y lineamientos emitidos por el Jerarca y el titular subordinado.

3) En algunas unidades organizativas no se da seguimiento a las medidas minimizadoras identificadas para cada riesgo en cuanto a su ejecución y eficacia.

4) A pesar que se han diseñado instrumentos para la medición de la eficacia de las medidas minimizadoras del riesgo. Hay algunas unidades organizativas que indican que no se ha trabajado en la elaboración de herramientas para medir la eficacia del las mismas.

5) Algunas unidades organizativas desconocen si a nivel institucional existe un manual de normas de políticas de gestión integral de la información.

6) Algunas unidades organizativas indican que falta automatización e integración para que los sistemas de información permitan obtener, procesar, almacenar y recuperar información relevante sobre la gestión institucional.

7) Los mecanismos establecidos para que los funcionarios tengan acceso fácil y directo a la información requerida para la ejecución de los procesos son poco ágiles.

8) Desconocimiento total sobre la existencia y revisión por las áreas involucradas del Plan Estratégico de Gestión Integral de la Información, a pesar de consultas que se han realizado al nivel central sobre este tema.

9) Se desconoce a nivel de las diferentes unidades organizativas si se ha establecido el correo electrónico institucional como un medio formal de comunicación en la institución, ya que este no cumple con las necesidades del usuario para utilizarlo como medio oficial de comunicación electrónica.

10) Algunas unidades organizativas desconocen qué aspectos debe considerar sobre respaldos y duplicados necesarios para conservar adecuadamente la información ya que aducen que no existen en este momento los recursos institucionales que permitan hacer respaldos de información.

11) Algunas unidades organizativas que la información contenida en los sistemas de información, el personal desconoce que aspectos debe considerar sobre respaldos y duplicados necesarios para conservar adecuadamente la información ya que no existen en este momento manuales ni protocolos sobre este tema.

12) Las unidades organizativas manifiestan que no se han formalizado procedimientos para el archivo de documentación, con fundamento en el artículo N° 39 de la Ley N° 7202 del Sistema Nacional de Archivos y por parte del nivel central no se ha dado el seguimiento correspondiente ya que hay ajustes de estructura organizativa pendientes de realizar.

13) Se desconoce por parte de algunos funcionarios si se han formalizado por escrito las responsabilidades y funciones de los funcionarios en los distintos procesos de la unidad.

14) Se desconoce por parte de algunos funcionarios si existen en la institución políticas de gestión del recurso humano en cuanto a incentivos y motivación.

15) En cuanto a la administración de los riesgos, algunas unidades organizativas manifiestan que no se han establecido criterios para dar seguimiento (monitorear) al cumplimiento de estas medidas minimizadoras, asimismo, los titulares subordinados no dan seguimiento al cumplimiento de estas medidas para solventar los factores de riesgo, tampoco se le da seguimiento al nivel de riesgo.

16) En algunas Áreas Rectoras manifiestan que no existen registros de controles de cumplimiento de las acciones y verificaciones de calidad así como el listado de asuntos a corregir.

17) Algunas unidades organizativas desconocen la existencia del Plan Estratégico Institucional (PEI).

18) No en todos los procesos se verifica el cumplimiento de las actividades y tareas indicadas en el manual de procedimientos y protocolos institucional. Se implementará un método para socializar los protocolos de cada proceso.

19) No se ha retroalimentado sobre la revisión y propuestas de mejoras sobre los procedimientos contenidos de los protocolos.

20) Algunas Áreas Rectoras manifiestan que los resultados del seguimiento al cumplimiento de las acciones no se utilizan para realizar mejoras a los controles.

RECOMENDACIONES

A continuación se plasman las recomendaciones que se consideran pertinentes para un mejor funcionamiento del Proceso de Gestión del Control Interno a Nivel Regional:

1) Que los titulares subordinados hagan llegar a cada funcionario en forma electrónica de un compendio actualizado sobre la normativa promulgada por la Contraloría General de la República, otros órganos de control y normativa legal que regule el Proceso de Gestión de Control Interno?

2) Que los titulares subordinados hagan llegar a cada funcionario en forma electrónica o física de un compendio actualizado sobre reglamentación, directrices y lineamientos emitidos por el Jerarca y el titular subordinado.

3) Que los titulares subordinados en conjunto con su equipo de seguimiento a las medidas minimizadoras identificadas para cada riesgo en cuanto a su ejecución y eficacia.

4) Que los titulares subordinados estén más al tanto de los documentos que el nivel central sube a la intranet, ya que se han diseñado herramientas para la medición de la eficacia de las medidas minimizadoras del riesgo. Hay algunas unidades organizativas que indican que no se ha trabajado en la elaboración de herramientas para medir la eficacia del las mismas.

5) Que los titulares subordinados en reuniones de equipo den a conocer el manual de normas de políticas de gestión integral de la información.

6) Que los titulares subordinados gestionen ante el nivel correspondiente, mejorar la automatización e integración para que los sistemas de información permitan obtener, procesar, almacenar y recuperar información relevante sobre la gestión institucional.

7) Que los titulares subordinados gestionen ante el nivel correspondiente, para que los funcionarios tengan acceso fácil y directo a la información requerida para la ejecución de los procesos.

8) Que los titulares subordinados realicen las consultas al nivel correspondiente sobre la existencia del Plan Estratégico de Gestión Integral de la Información.

9) Que los titulares subordinados realicen las consultas al nivel correspondiente si se ha establecido el correo electrónico institucional como un medio formal de comunicación en la institución, ya que este no cumple con las necesidades del usuario para utilizarlo como medio oficial de comunicación electrónica.

10) Que los titulares subordinados gestionen al nivel correspondiente, qué aspectos debe considerar sobre respaldos y duplicados necesarios para conservar adecuadamente la información ya que no existen en este momento los recursos institucionales que permitan hacer respaldos de información.

11) Que los titulares subordinados gestionen al nivel correspondiente la formalización de procedimientos para el archivo de documentación, con fundamento en el artículo N° 39 de la Ley N° 7202 del Sistema Nacional de Archivos

12) Que los titulares subordinados den a conocer por escrito las responsabilidades y funciones de los funcionarios en los distintos procesos de la unidad.

13) Que los titulares subordinados soliciten al nivel correspondiente si existen en la institución políticas de gestión del recurso humano en cuanto a incentivos y motivación.

14) Que los titulares subordinados soliciten al nivel correspondiente el Plan Estratégico Institucional (PEI), y en reunión de equipo darlo a conocer.

15) Que los titulares subordinados en conjunto con su equipo den seguimiento a los resultados del cumplimiento de las acciones y que estos se utilicen para realizar mejoras a los controles.

16) Que las Unidades Organizativas divulguen e implementen directrices sobre lineamientos para realizar evaluaciones de los controles e implantar medidas correctivas.

17) Al existir ausencia de políticas y prácticas de gestión del recurso humano en cuanto a actitudes y valores idóneos para el desempeño de sus labores, se recomienda al Director Regional solicitar al nivel normativo dar directrices al respecto.

18) Que los titulares subordinados hagan llegar por medio electrónico a cada funcionario el compendio de manuales y documentos que contienen políticas, rutinas, procedimientos y prácticas de los procesos o actividades que realiza la unidad, ya que los mismos deben ser de fácil acceso para todos los funcionarios.

19) Que el nivel normativo formalice políticas, directrices y procedimientos relativos a garantizar la confidencialidad de la información.

20) Que cada una de las Unidades Organizativas construyan sistemas de información que permitan monitorear y controlar los trabajos pendientes, en proceso y terminados por cada funcionario.

21) Que las unidades organizativas acondicionen espacios para ubicar los archivos físicos y además que gestionen los recursos financieros para adquirir el mobiliario correspondiente, con respecto a la información electrónica se recomienda hacer los respaldos apegados a los tiempos que la política de seguridad de la información y la Ley General de Archivo establecen.

22) Que las unidades organizativas propongan mejoras a los procesos a las direcciones que correspondan, cuando éstos no faciliten el cumplimiento de los objetivos, metas, productos e identificación de riesgos.

23) Que la Unidad de Desarrollo Estratégico Institucional establezca los criterios para dar seguimiento a los niveles de riesgo y al cumplimiento de las medidas minimizadoras del riesgo.

24) Que los titulares subordinados tomen en cuenta los resultados trimestrales plasmados en la hoja control gerencial del instrumento programación de actividades con el fin de verificar el cumplimiento de las acciones y la calidad de las mismas.

25) Que el responsable de control interno de la unidad Desarrollo Estratégico, con el apoyo de los enlaces de control interno, se aseguren que las actividades contempladas en el plan de mejora sean cumplidas a cabalidad con el fin de mejorar los niveles de cumplimiento con relación a la autoevaluación de control interno.

Las anteriores observaciones y cada uno de los Planes de Mejora planteados por cada Unidad Organizativa deben ser cumplidas en el periodo 2015.

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