Informe de Evaluación de la Gestión Presupuestaria … · Web viewEntre ellos destacamos El Tratado de Tordesillas, firmado entre los Reyes Católicos y el Rey Juan II de Portugal,

MINISTERIO DE CULTURA Y JUVENTUD

DIRECCIÓN GENERAL DEL ARCHIVO NACIONAL

Informe de Evaluación de

la Gestión Presupuestaria

2016

MINISTERIO DE CULTURA Y JUVENTUD DIRECCIÓN GENERAL DEL ARCHIVO NACIONAL

Informe de Evaluación de la Gestión Presupuestaria

PLAN OPERATIVO INSTITUCIONAL

2016

Enero, 2017

Elaborado por Unidad de Planificación

PRESENTACIÓN

Se presenta a continuación el Informe de Evaluación de la Gestión Presupuestaria del Plan Operativo del año 2016, correspondiente al Archivo Nacional.

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 55 de la Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos No. 8131, y los artículos 72 y 74 de su Reglamento, así como las Directrices Presupuestarias vigentes, la evaluación se realiza con base en la última versión del POI 2016 remitido a la Autoridad Presupuestaria de conformidad con lo establecido en el Decreto Ejecutivo N° 37042-H y el Decreto Ejecutivo N° 34558-H-PLAN de los Lineamientos Técnicos y Metodológicos para la Programación Estratégica Presupuestaria, con la respectiva aprobación de su Junta Administrativa, según lo dispuesto en el Acuerdo 13.2 de la Sesión N° 35-2015, celebrada el 30 de setiembre de 2015.

En el mes de abril mediante oficio DGAN-DG-P-058-2016 se solicitó a la Secretaría de Planificación del Ministerio de Cultura y Juventud, reprogramar el indicador “Determinar el impacto de las inspecciones realizadas en el año 2014 sobre el desempeño y resultados de los archivos centrales en materia archivística así como de las obligaciones y recomendaciones que se debe acatar con base en el cumplimiento de las disposiciones de acatamiento obligatorio y recomendaciones técnicas emitidas en los informes de inspección, de seguimiento de inspección y seguimientos escritos o denuncias a las auditorías y judiciales.”, dado que según análisis realizado en conjunto con las señoras Carmen Campos Ramírez, Subdirectora General e Ivannia Valverde Guevara, Jefe del Departamento de Servicios Archivísticos Externos, se considera conveniente solicitar que durante el año 2016 el indicador no sea calculado en espera de que se formule durante este año la correspondiente metodología de cálculo, para contar con datos más precisos, lo anterior con el fin de excluirlo de la programación establecida y que no se tome como un incumplimiento al no tener reporte.

Los resultados del presente informe fueron aprobados por la Junta Administrativa del Archivo Nacional, mediante acuerdo 18 en la Sesión No 03-2017, del 25 de enero de 2017.

I. ASPECTOS GENERALES

1.1 Misión

“El Archivo Nacional es una institución desconcentrada del Ministerio de Cultura y Juventud, que reúne, organiza, conserva, facilita y divulga el patrimonio documental de la Nación, a todos los habitantes de Costa Rica, para acrecentar la identidad nacional; promueve el desarrollo archivístico de las instituciones para una administración más transparente y eficiente, y coadyuva en el control del ejercicio Notarial”.

1.2 Visión

“El Archivo Nacional de Costa Rica, ejercerá plenamente su rol de rector del Sistema Nacional de Archivos y ofrecerá al habitante costarricense, nuevos y mejores servicios, acrecentando el

patrimonio con nuevos fondos y colecciones, mediante el rescate, organización, conservación, facilitación y divulgación. Estos retos los asumirá mediante el mejoramiento de su infraestructura física, tecnológica, un marco legal mejorado adaptado a las necesidades actuales y un recurso humano altamente calificado, comprometido con la eficiencia, transparencia y orientada al cliente.”

1.3 Base legal

Se enumera a continuación el marco legal vigente para el Archivo Nacional.

LEYES: Ley del Sistema Nacional de Archivos N° 7202 de 24 de octubre de 1990. Ley Reguladora del Sistema Nacional de Contralorías de Servicios N° 9158 de 8 de

agosto del 2013. Ley de Regulación del derecho de petición N° 9097 de 26 de octubre del 2012. Ley General de control de Tabaco y sus efectos nocivos en la Salud N° 9028 de 22 de

marzo del 2012. Ley de Protección de la persona frente al tratamiento de sus datos personales N° 8968

de 7 de julio del 2011. Ley contra la Delincuencia Organizada N° 8754 de 22 de julio de 2009. Ley N° 8505 Código Procesal Contencioso de 01 de enero de 2008. Ley de certificados, firmas digitales y documentos electrónicos N° 8454 de 30 de agosto

2005. Ley contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública N° 8422 de 29

de octubre de 2004. Ley General de Control Interno N° 8292 de 04 de setiembre de 2002. Ley de Protección al ciudadano del exceso de requisitos y trámites administrativos N°

8220 del 11 de marzo de 2002. Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos N° 8131 de

18 de setiembre de 2001. Código Notarial, Ley N° 7764 de 22 de noviembre de 1998. Ley de Reorganización Judicial, Reformas a la Ley Orgánica del Poder Judicial N° 7728

de 15 de diciembre de 1997. Ley de Contratación Administrativa N° 7494 de 02 de mayo de 1995. Ley sobre Derechos de Autor y Derechos Conexos N° 6683 de 14 de noviembre de

1982. Ley General de la Administración Pública N° 6227 de 02 de mayo de 1978. Ley de Creación de la Junta Administrativa del Archivo Nacional N° 5574 de 17 de

setiembre de 1974. Ley que Autoriza Utilización Sistema Microfilmación Archivos N° 4278 del 11 de

diciembre de 1968. Ley N° 64 Ley de creación de la Revista del Archivo Nacional de 12 de agosto de 1936. Ley de Creación del Timbre de Archivos N° 43 de 21 de diciembre de 1934. Ley N° 8, Código Fiscal de 31 de octubre de 1885.

REGLAMENTOS:

Reglamento a la Ley del Sistema Nacional de Archivos, Decreto No 24023-C del 30 de enero de 1995.

Reglamento a la Ley Reguladora del Sistema Nacional de Contralorías de Servicios, Decreto Ejecutivo N° 39096-PLAN.

Reglamento a la Ley contra la corrupción y enriquecimiento, Decreto Ejecutivo No. 32333-MP-J del 12 de Abril del 2005.

Reglamento a la Ley Control de Tabaco Decreto Ejecutivo No. 37185-S-MEIC-MTSS-MP-H-SP del 26 de junio del 2012.

Reglamento a la Ley de Certificados Decreto N° 33018 de 20 de marzo de 2006. Reglamento Autónomo de Servicio del Ministerio de Cultura y Juventud y sus reformas,

Decreto N° 33270-C del 02 de junio de 2006. Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa N° 33411-H de 27 de setiembre de

2006. Reglamento a la Ley de protección al ciudadano, Decreto Ejecutivo No. 37045-MP-MEIC

del 22 de febrero del 2012. Reglamento para el Funcionamiento de las Proveedurías Institucionales Decreto N°

30640-H de 27 de junio de 2002. Reglamento para la presentación de índices Decreto ejecutivo N° 37769-C de 10 de abril

de 2013. Reglamento sobre las Garantías que deben rendir los funcionarios públicos del Archivo

Nacional, Decreto N° 37937-C de 01 de agosto de 2013. Reglamento para el control, uso y préstamo interinstitucional del mobiliario, equipo de

oficina, equipo especializado y vehículos oficiales del Ministerio de Cultura y Juventud, Programas y Órganos Desconcentrados, Decreto N° 39755-C del 12 de mayo del 2016.

Reglamento para la autorización, reconocimiento y pago de tiempo extraordinario en el Ministerio de Cultura y Juventud, Decreto N° 34720-C del 18 de junio del 2008.

Reglamento para el uso, control y mantenimiento de vehículos en el Ministerio de Cultura y Juventud y sus órganos desconcentrados. DE-28250 del 20 de octubre de 1999.

Reglamento del programa de teletrabajo del Ministerio de Cultura y Juventud y sus órganos desconcentrados, Decreto N° 39178-C del 2 de julio del 2015.

Reglamento a la ley Reguladora del Sistema Nacional de Contraloría de Servicios, Decreto Nº 39096-PLAN de 28 de abril de 2015.

Reglamento del Sistema Institucional de Emergencias del Ministerio de Cultura y Juventud y sus Órganos Desconcentrados, Decreto Nº 39035-C de 05 de junio del 2015.

Reglamento para la operación del fondo fijo de caja chica de la Dirección General del Archivo Nacional, Decreto N° 39019-C de 23 de marzo de 2015.

DECRETOS:

Decreto Nº XXV de 23 de julio de 1881. Creación del Archivo Nacional. Decreto N° 39350-C de 29 de octubre de 2015. Premios Archivísticos Nacionales. Decreto N° 38961-C de 15 de junio de 2015. Guía de trámites y requisitos de los

servicios que brinda la Dirección General del Archivo Nacional. Decreto Nº 39019-C de 23 de marzo de 2015. Reglamento para la operación del fondo

fijo de caja chica de la Dirección General del Archivo Nacional.

Decreto N 37937-C de 01 de agosto de 2013. Reglamento sobre las Garantías que deben rendir los funcionarios públicos del Archivo Nacional.

Decreto Nº 36799-C de 12 de mayo de 2011. Manual para la atención de denuncias planteadas ante el Ministerio de Cultura y Juventud.

Decreto N° 30201-C de 06 de febrero de 2002. Crea la Proveeduría Institucional de la Dirección General del Archivo Nacional.

Decreto Nº 18099-C de 14 de abril de 1988. Declara cuarta semana de julio “Semana del Archivista Nacional”.

Decreto N° 11693 de 18 de julio de 1980. Crea El Sector Público No Financiero. Decreto N° 39225-MP-MTSS-MICITT de 21 de octubre de 2015. Aplicación del

teletrabajo en las instituciones públicas.

DIRECTRICES:

Directriz para la elaboración del tipo documental "Carta", publicada en La Gaceta N° 247 del 21 de diciembre de 2015.

Directriz 001-2015 de 22 de setiembre de 2015. Implementación y uso de sistemas informáticos para la gestión documental y administrativa con firma digital en MCJ y Órganos Desconcentrados.

Directriz de la Junta Administrativa del Archivo Nacional para la producción de documentos en soporte papel de conservación permanente, publicada en la Gaceta Nº 39 del 25 de febrero de 2015.

Directriz general para la normalización del tipo documental actas municipales, publicada en La Gaceta N° 5 del 08 de enero de 2015.

Directriz N° 067-MICITT-H-MEIC de 03 de abril de 2014. Masificación de la implementación y el uso de la firma digital en el sector público costarricense.

Directriz de la Junta Administrativa del Archivo Nacional con las regulaciones técnicas generales y de acatamiento obligatorio en el Sistema Nacional de Archivos, para la gestión de documentos producidos por medios automáticos, publicada en la Gaceta Nº 61 del 28 de marzo de 2008 |ver fe de erratas.

Directriz Nº 040 MICIT de 23 de junio 2005. Sitios Web Institucionales.

Directriz del Departamento de Tecnologías de la Información para la digitalización de documentos en soporte físico y la autenticidad de imágenes aprobada por la Directora General el 12 de setiembre de 2014.

RESOLUCIONES:

Resolución R-CO-26-2007 de la Contraloría General de la República. Gaceta Nº 119 del 21 de junio de 2007. Normas Técnicas para la gestión y el control de las Tecnologías de Información.

Normas de Control Interno para el Sector Público emitidas por la Contraloría General de la República.

Resolución Nº 03-2003 del 17 de setiembre de 2003. Restricción reproducción "Mapas y Planos" y "Censos población 1927".

Resolución DG 01-2006 del 6 de febrero de 2006. Restricción reproducción Colecciones de impresos denominadas: Colección de Revistas del Archivo Nacional, Memorias de Ministerios, Colección de Leyes y Decretos, Documentos para la historia de Costa Rica de León Fernández Bonilla y Colección Fotografías.

Resolución DG 02-2006 del 9 de febrero de 2006. Reproducción de documentos con cámara digital.

Resolución DG 01-2007 del 14 de marzo de 2007. Restricción reproducción de colecciones Complementario Colonial y Provincial Independiente.

Resolución JAAN-01-2008 Regulación de entrega de testimonios de escrituras expedidas en el Archivo Nacional para efecto de inscripción en el Registro Nacional.

Resolución DGAN-01-2008 Reproducción de documentos posteriores a 1821 por medio del sistema de fotocopiado.

Resolución DGAN-02-2008 Disposiciones sobre los servicios funciones de la Sala de Consulta e Investigación José Luis Coto Conde del Archivo Nacional.

Resolución DGAN-04-2008 Informe Técnico "Propuesta cambio de estrategia en Asesorías Archivísticas e Inspecciones.

Resolución CNSED-01-2009 Normas sobre valoración documental: Vigencia Administrativa legal permanente, serie documental “Liquidaciones presupuestarias” y revisión de tablas de plazos.

Resolución CNSED-02-2009 Norma sobre valoración documental: material audiovisual producido por Despacho del Presidente de la República, Consejo de Gobierno, despachos de los ministros de Estado y despachos de los viceministros.

Resolución CNSED-03-2009 Norma sobe valoración documental: material fotográfico y de grabaciones de audio producidas por el Archivo Nacional.

Resolución CNSED-01-2011 Normas sobre presentación y trámite de tablas de plazo y valoraciones parciales.

Resolución DG-12-2012 sobre restricción acceso cuadernos de Figueroa. Resolución DG-03-2013 sobre la restricción al acceso de los documentos originales que

se encuentren microfilmados y/o digitalizados. Resolución CNSED-02-2013. Norma en la que se aclara la presentación trámite y

vigencia de las tablas de plazos de conservación de documentos. Resolución CNSED-01-2014 Declaratoria general de tipos documentales con valor

científico cultural en todas las instituciones que conforman el Sector Público Costarricense.

Resolución CNSED-02-2014 Declaratoria general de tipos documentales con valor científico cultural en todas las instituciones que conforman el Sector Público Costarricense.

Resolución CNSED-03-2014 Declaratoria general de la serie documental “Partituras musicales de bandas nacionales y municipales de autores costarricenses.

Resolución CNSED-01-2015 del 14 de diciembre de 2015. Declaratoria general de series documentales con valor científico cultural en todas las instituciones que forman parte del Sistema Nacional de Archivos.

Resolución DG-07-2016 del 11 de julio de 2016. Regulaciones de uso de las redes sociales en el Archivo Nacional.

Resolución JAAN-07-2016, Alcance N° 182, La Gaceta N° 176 del 13 de setiembre de 2016, Delegación del Presidente de la Junta a los Jefes de Programa para la firma de las resoluciones y autorizaciones a que se refiere la Directriz Nº 023-H.

LINEAMIENTOS:

”Lineamientos para la presentación de índices vía Internet”, acuerdo 8 de la Junta Administrativa del Archivo Nacional tomada en sesión 12-2006 de fecha 10 de mayo de 2006 y publicados en La Gaceta No. 224 del miércoles 22 de noviembre de 2006 y aclaración publicada en La Gaceta Nº 13 del 18 de enero de 2007.

Lineamiento para el servicio de presentación de índices de instrumentos públicos vía internet de 10 de mayo de 2006.

POLÍTICAS:

“Políticas de Formatos Oficiales de los Documentos Electrónicos Firmados Digitalmente” de 26 de julio de 2012.Emitidas por la Dirección de Certificadores de Firma Digital del MICITT

“Políticas para la transferencia de documentos en soporte electrónico del Sistema Nacional de Archivos”, aprobadas por la Junta Administrativa del Archivo Nacional, mediante acuerdo N° 3 de la sesión N° 28-2013 de 21 de agosto de 2013 y comunicadas por medio de oficio JA-419-2013 de 26 de agosto de 2013.

“Políticas de acceso a la información y respeto al Derecho de Petición y pronta respuesta” establecidas en el oficio de la Dirección General número DG-755-2014 del 17 de noviembre del año 2014.

I.4 Acciones estratégicas del Plan Nacional de Desarrollo

Dentro de las metas del Archivo Nacional vinculadas con el Plan Nacional de Desarrollo 2015-2018, se encuentran:

1. Realizar 52 actividades nuevas en cantones prioritarios como parte del Programa de desconcentración artística, educativa y cultural (4 Exposiciones en cantón prioritario y 9 visitas guiadas en el Archivo Nacional a estudiantes de cantones prioritarios, por año), así como lograr una participación de 2.320 personas en las actividades desarrolladas en cantones prioritarios (Se contempla la participación de al menos 100 personas por exposición, así como un aproximado de 20 jóvenes en cada una de las visitas guiadas que se realicen).

2. Construcción y equipamiento de un edificio de la Dirección General del Archivo Nacional para salvaguardar el patrimonio documental de la Nación en Curridabat. Esta obra de construcción es de la mayor importancia para la gestión eficiente del Archivo Nacional con el fin de contar con más metros lineales de áreas dedicados a depósitos de documentos, con las condiciones idóneas para su conservación. Por su parte, es una oportunidad para brindar un mejor servicio a los miles de personas usuarias que visitan el Archivo Notarial, con instalaciones adecuadas procurando el cumplimiento de la normativa vigente en materia de personas usuarias con alguna discapacidad. Un beneficio colateral de la ejecución de este proyecto, es la posibilidad de acrecentar el acervo documental, que consta de documentos, de los cuales muchos todavía no han sido tratados adecuadamente por las instituciones productoras, en algunos casos en condiciones no adecuadas para su debida conservación. Según lo estipulado en la Ley 7202, el Archivo Nacional debe custodiar todos los documentos declarados con valor científico cultural.

1.5 Prioridades y los principales objetivos estratégicos institucionales

Objetivos Estratégicos Institucionales relacionados:

1- Dar a conocer el patrimonio documental de la Nación, mediante actividades de difusión, novedosas, más atractivas.

2- Brindar un servicio de facilitación de mayor calidad, mediante la identificación de las necesidades de los usuarios y el respectivo ajuste.

3- Identificar el grado de cumplimiento de la Ley del Sistema Nacional de Archivos Nº 7202, de las instituciones que conforman el Sistema Nacional de Archivos, mediante su inspección.

II. SEGUIMIENTO DE METAS ANUALES POR PROGRAMA.

Se elabora el siguiente informe con base al formato establecido y de acuerdo con la última versión del Plan Operativo Institucional POI 2016 y su reprogramación; que incluyó la MAPP 2016 y que fue remitido a la Secretaría Técnica de la Autoridad Presupuestaria del Ministerio de Hacienda y a la Secretaría de Planificación del Ministerio de Cultura y juventud.

PROGRAMA 1: PATRIMONIO DOCUMENTAL DE LA NACIÓN

Este programa presupuestario tiene tres productos finales debidamente identificados y analizados a la luz de los lineamientos brindados por la Autoridad Presupuestaria y la Secretaría de Planificación Institucional y Sectorial (SEPLA) del Ministerio de Cultura y Juventud, según la metodología de programación vigente, con sus respectivos indicadores asociados.

Además el programa cuenta con dos objetivos estratégicos institucionales, para los cuales también se definieron los respectivos indicadores para cada uno, por evaluar en este informe anual.

En lo que respecta a las metas del Archivo Nacional vinculadas con el Plan Nacional de Desarrollo 2015-2018, informa lo siguiente:

1. Indicador : Número de actividades nuevas en cantones prioritarios

2. La meta del indicador “ Número de actividades nuevas en cantones prioritarios”

Realizar 52 actividades nuevas en cantones prioritarios como parte del Programa de desconcentración artística, educativa y cultural (4 Exposiciones en cantón prioritario y 9 visitas guiadas en el Archivo Nacional a estudiantes de cantones prioritarios, por año), así como lograr una participación de 2.320 personas en las actividades desarrolladas en cantones prioritarios (Se contempla la participación de al menos 100 personas por exposición, así como un aproximado de 20 jóvenes en cada una de las visitas guiadas que se realicen).

Se efectuaron 4 exposiciones itinerantes en los cuatro cantones prioritarios seleccionados para el año:

- Colegio Técnico Profesional de San Pablo de León Cortés exhibió la exposición " El urbanismo en el nuevo mundo", durante todo el mes de mayo. Esta exposición realizada por la Dirección General del Libro, Archivos y Bibliotecas de España, selecciona documentos y planos del Archivo General de Indias de Sevilla, que denotan el modelo urbano implantado por los colonizadores españoles en América y el surgimiento de las poblaciones americanas.A través de estos documentos, se ilustra el proceso de fundación de las ciudades, las leyes de población, los modelos urbanísticos y su evolución desde el arribo de los conquistadores españoles hasta el siglo XVIII, aportando una tipología de las ciudades que se establecieron. Los planos y los mapas escogidos son de gran belleza y tienen gran amplitud geográfica pues abarcan una amplia gama de países entre los cuales están: Panamá, Chile, México, Guatemala, Venezuela, Honduras, Uruguay, Cuba, Brasil, Nicaragua, Argentina y Costa Rica, enfatizando finalmente en el caso de las ciudades en Perú. La muestra tiene una gran representatividad en cuanto a las obras urbanísticas entre las cuales se destacan caminos, obras hidráulicas, puentes y cuadrantes de las ciudades de estos países.

1

- Colegio Técnico Profesional Carlos Manuel Vicente Castro, de Golfito, exhibió “El cuarto viaje de Colón. Del sueño asiático a la realidad americana”. Esta exposición realizada por la Dirección General del Libro, Archivos y Bibliotecas de España centrada en el Cuarto Viaje de Cristóbal Colón por tierras centroamericanas, exhibe reproducciones de documentos de gran importancia. Entre ellos destacamos El Tratado de Tordesillas, firmado entre los Reyes Católicos y el Rey Juan II de Portugal, una carta de Colón a la Reina Isabel la Católica expresándole su temor a perder la empresa de las Indias y el libro en que se registran los privilegios de Colón concedidos por los Reyes Católicos en 1492 y 1493, además de relaciones sobre los navíos y las personas que acompañaron a Colón en esta expedición. Otros documentos registran los enfrentamientos entre jurisdicciones y las distintas capitulaciones que se dieron, entre las que se destacan: el cambio de Gobernación de Honduras e Higueras por el de Chiapas, la conquista y población de Veragua y la conquista y Gobierno de Cartago. De mucho interés son los documentos de carácter personal de Cristóbal Colón, entre los cuales sobresalen su testamento, su relato a los Reyes sobre las incidencias de su viaje, una carta enviada a su hijo Diego y la reproducción del Escudo que le fue concedido por los Reyes Católicos en 1493.

Se exponen dibujos de Sevilla, ciudad desde la cual Colón preparó su cuarto viaje y del Puerto de Cádiz, desde donde partió la expedición, cartas de navegación y gran cantidad de materiales cartográficos dentro de los cuales se encuentran planos de la ciudad de Santo Domingo, de las costas de Veragua, de la Villa de Portovelo, del Puerto de Santa Ana en Jamaica. Destacamos un plano dibujado a pluma en que se traza el Río Matina y su desembocadura en Moín y Pacuare y el plano del relieve y situación geográfica de Talamanca.Finalmente, se muestran planos y cédulas reales que evidencian los avances del conocimiento geográfico sobre las tierras descubiertas, el asentamiento de gobernaciones y fortalezas, las nuevas rutas de exploración desde Nicaragua y Honduras, la expansión por el Pacífico y la ruta interoceánica. (25 agosto-8 septiembre)

-Liceo de Ciudad Neilly expuso “Fotografía, memoria del pasado y fuente de información”, Esta exposición centrada en la colección fotográfica del Archivo Nacional de Costa Rica, resalta el valor de la fotografía como fuente de información, da a conocer la variedad temática que la compone y los criterios de organización y de conservación que se aplican en esta Institución con este tipo de materiales. El público puede apreciar una selección de fotografías de gran valor y diversidad entre las cuales se destacan las de personalidades que visitaron nuestro país, tales como María Teresa de Calcuta, Ronald Reagan, ex presidente de los Estados Unidos de Norteamérica y los mandatarios que firmaron los acuerdos de Paz en Centro América, así como de otras figuras de la vida política costarricense. Se presentan imágenes de personajes y grupos que conforman la diversidad étnica costarricense, así como de los protagonistas anónimos que participaron en diversas actividades económicas desarrolladas en el país, como por ejemplo en el cultivo del café. Por otra parte, se aprecian imágenes que recrean la vida cotidiana de los pueblos, las obras arquitectónicas de diferentes lugares del país, panorámicas antiguas de San José e imágenes del Terremoto de Cartago de 1910 entre otras. (08 al 29 de septiembre).

- Uned de Buenos Aires de Puntarenas expuso "El urbanismo en el nuevo mundo", del 21 de octubre al 30 de noviembre.

En materia de visitas guiadas, se atendieron 12 grupos. Una parte visitó el Archivo Nacional y otra se atendió por medio de charlas interactivas en los colegios (esta fue una medida remedial para alcanzar a estos centros educativos que definitivamente no pudieron visitar el Archivo Nacional). Cuando se efectúa una visita guiada el grupo recorre la institución (entre

2

los sitios se encuentran depósitos del Archivo Histórico y Departamento de Conservación), observa el video institucional y la exposición que se tenga en exhibición en el momento. En las charlas interactivas se efectúa una exposición durante la cual se conversa con los estudiantes, se observa el video y se muestran reproducciones documentales que el grupo puede manipular. Los contenidos son similares a los de las visitas guiadas: quehacer y servicios del Archivo Nacional e importancia social de los archivos.

- Los días 23, 27 y 28 de junio se llevaron a cabo tres visitas guiadas con estudiantes del Colegio Técnico Profesional de San Pablo de León Cortés.

- El 25 de agosto se atendieron tres grupos, en el Colegio Técnico Profesional Carlos Manuel Vicente Castro, de Golfito. El 19 de octubre se atendió el Colegio Técnico Profesional de Puerto Jiménez, Golfito.

- El 8 de septiembre se atendieron dos grupos, en el Liceo de Ciudad Neilly, Corredores. Además, el 20 de octubre se atendió al Colegio Técnico Profesional de Corredores, en visita guiada.

- Los días 9 y 30 de septiembre se atendieron dos visitas guiadas con estudiantes de Buenos Aires

Además, se logró la participación de 1.736 en las actividades desarrolladas en cantones prioritarios, desglosado de la siguiente manera:

_León Cortés: 638 personas _Golfito: 415 personas _Corredores: 540 personas _Buenos Aires: 143 personas

3. Construcción y equipamiento de un edificio de la Dirección General del Archivo Nacional para salvaguardar el patrimonio documental de la Nación en Curridabat. (5%) Esta obra de construcción es de la mayor importancia para la gestión eficiente del Archivo Nacional con el fin de contar con más metros lineales de áreas dedicados a depósitos de documentos, con las condiciones idóneas para su conservación.

_ Se realizó el trámite de contratación para licitar la construcción del edificio, la cual fue publicada en el SICOP el día 6 de junio del 2016 y tuvo como fecha de apertura al 8 de julio del 2016, presentando a participar tres empresas. Adjudicado mediante acuerdo 12 tomado en sesión 24-2016 del 3 de agosto del 2016 a la empresa Constructora Navarro & Avilés S. A. Recurrido según notificación de la CGR del 26 de agosto del 2016. Resuelto mediante resolución RDCA-906-2016 del 11 de noviembre del 2016. Esta edificación albergará depósitos de documentos para los Departamentos de Archivo Notarial y Archivo Histórico.

_ La no fue cumplida debido a la interposición de recurso de apelación ante la Contraloría General de la República y trámite tardío de obtención de permisos por parte de la empresa inspectora contratada para ello. Se requiere la obtención de permisos para girar la orden de inicio a la empresa constructora. Se mantiene un seguimiento constante con la empresa inspectora (Consultécnica S.A) y se encuentra en estudio la aplicación de sanción por el retraso incurrido.

3

4

1.-Producto final 1: Facilitación del patrimonio documental

Indicador 1 : Porcentaje de usuarios satisfechos con el servicio de facilitación brindado en el Archivo Histórico y de la Biblioteca Especializada en Archivística y Ciencias Afines

La meta del indicador “Porcentaje de usuarios satisfechos con el servicio de facilitación brindado en el Archivo Histórico”, es el resultado del grado de satisfacción obtenido durante el 2016 y es de un 100%. Este resultado se obtiene de la aplicación de encuestas periódicas a los usuarios de la Sala de Consulta e Investigación y de la Biblioteca Especializada en Archivística y Ciencias Afines. En el año se aplicaron un total de 51 encuestas, de las cuales 36 se aplicaron a usuarios de la Sala de Consulta y 15 a usuarios de la Biblioteca. Se toman como aceptables las respuestas brindadas en las valoraciones de bueno, muy bueno y excelente.

Es importante destacar que el Archivo Nacional ha fijado como prioridad institucional la revisión y mejora continua de la calidad de los servicios que ofrece a sus usuarios, realizando en sus diferentes despachos de atención, los denominados “Estudios de usuarios”, que permiten sistematizar información por un periodo determinado, normalmente un año, sobre los diferentes elementos que intervienen en la prestación de los servicios. Congruente con lo anterior, también se han establecido los estudios de usuarios comparativos, para que además de conocer el resultado de un período determinado, se identifique en que se ha mejorado o desmejorado en un análisis comparativo de periodos, normalmente cinco años. Igualmente y por medio de la Contraloría de Servicios, también se revisan las encuestas y sus resultados para velar por la debida prestación de los servicios a nuestros usuarios.

Con el cumplimiento de esta meta la institución logra cumplir parte de su misión, ya que la administración del acervo documental de la Nación no estaría completa si no se brinda un fácil acceso de la información a los usuarios y a la ciudadanía en general, con calidad y oportunidad.

Además, se contribuye a dar consecución al objetivo estratégico del programa, a saber, “Brindar un servicio de facilitación de mayor calidad, mediante la identificación de las necesidades de los usuarios y el respectivo ajuste”.

5

Tabla N° 1Encuestas aplicadas en el 2016Sala de Consulta y Biblioteca

Cód. Meta Logros Anuales 1.2.2.0.0 Aplicar una encuesta que mida el grado

de satisfacción de los usuarios de la Biblioteca y brindar un informe semestral de los resultados obtenidos. (aprox. 18)

15

1.2.15.0.0

Aplicar una encuesta que mida el grado de satisfacción de los usuarios de la Sala de Consulta e Investigación y brindar un informe semestral de los resultados obtenidos. (aprox. 36)

36

Total 54 51

La fuente de datos es el informe de evaluación Anual del Departamento Archivo Histórico y de la Biblioteca Especializada en Archivística y Ciencias a Fines e informes específicos de resultados en la aplicación de las encuestas.

El cuadro siguiente contempla los datos de los funcionarios responsables de los datos aquí consignados:

Nombre del funcionario

Nº de Teléfono

Dirección correo electrónico

Departamento

Javier Gómez Jiménez

2283-1400 Ext. 227

[email protected] Jefe Departamento Archivo Histórico

Ana Patricia Segura Solís

2283-1400 Ext. 228

[email protected] Coordinadora de la Biblioteca Especializada en Archivística y Ciencias a Fines

Indicador 2: Porcentaje de servicios de facilitación atendidos.

La meta del indicador “Porcentaje de servicios de facilitación atendidos”, obtiene un resultado satisfactorio para el 2016 de un 100%, lo que demuestra una excelente capacidad del Archivo Nacional, en cuanto a la organización de sus recursos de todo tipo para atender todos los servicios requeridos por los usuarios. En total se atendieron 167.602 servicios de facilitación solicitados por los usuarios. Es importante mencionar la cantidad notoria de servicios que se brindan a los usuarios del Archivo Notarial por medio de la consulta de documentos notariales en el Gestor de Información Notarial en internet.

Durante 2016, la Dirección General del Archivo Nacional, brindó los siguientes servicios de facilitación:

6

Tabla N° 2Servicios de facilitación atendidos en el 2016

Cód. Meta Logros Anuales1.2.1.0.0 Atender el 100% de consultas de

material bibliográfico en la Biblioteca especializada en archivística y ciencias afines (aproximadamente 200).

Total: 179 Internas: 51

Externas: 128En los siguientes medios:

Correo electrónico: 48Teléfono: 38

Sala: 93

Cumplimiento: 100%1.2.3.0.0 Facilitar el 100% de materiales

bibliográficos a usuarios en el Archivo Nacional y préstamos interbibliotecarios (aproximadamente 1000).

Total material bibliográfico: 1.220Libros: 949

Publicaciones Periódicas. 273CD: 3

Total Solicitudes de Préstamos interbibliotecarios: 23

Biblioteca Luis Demetrio Tinoco, UCR : 11Biblioteca Carlos Monge Alfaro, UCR: 6

Biblioteca de Salud : 3Biblioteca Asamblea Legislativa: 2Biblioteca Eugenio Fonseca T. : 1

Cumplimiento: 100%1.2.12.0.0 Atender el 100% de consultas

presenciales, telefónicas, por correo electrónico y base de datos disponibles en sitio web sobre los fondos documentales del Departamento Archivo Histórico y otros servicios en la Sala de Consulta e Investigación (aproximadamente 5500).

Total: 18.911Personal: 3.953

Telefónica: 2.288Correo electrónico: 156Base de datos: 12.514

Mujeres: 3.394Hombres: 3.003

Cumplimiento: 100%1.2.13.0.0 Atender el 100% de solicitudes de

consulta de documentos y otros servicios en la Sala de Consulta e Investigación (aproximadamente 30.000).

Total: 28.608Textuales: 20.152

Mapas y planos: 942Microfilmes: 591

Fotografías: 6.275Carrete abierto: 22

Clisés: 257Grabaciones: 231

CD: 8Filmes: 48Videos: 33Afiches: 49

Cumplimiento: 100%

7

Cód. Meta Logros Anuales1.2.18.0.0 Atender el 100% de solicitudes de

reproducción de documentos : - Fotocopias (aproximadamente 1300 documentos) - Rangos de reproducciones digitales (aproximadamente 500)- Rangos de bases de datos (aproximadamente 5)

Total: 2.024Reproducción digital (rangos): 485

Videos: 1Fotocopias: 1.538 (23.219 folios)

Cumplimiento: 100%

1.2.19.0.0 Tramitar el 100% de solicitudes de certificaciones de documentos históricos (aproximadamente 80).

Total: 115 certificaciones de documentos históricos

Cumplimiento: 100%1.2.20.0.0 Tramitar el 100% de solicitudes de

certificaciones de años laborados en las instituciones del Estado (aproximadamente 40).

Total: 35 certificaciones de años laborados

Cumplimiento: 100%1.2.31.0.0 Facilitar el 100% de los Tomos de

Protocolos Notariales y consulares originales (aproximadamente 10135 incluye los tomos que se facilitan a lo interno: NMR, nulidades, corrección, estudios judiciales y actualización de microfilmación y digitalización)

Total: 15.610 5.818 fueron facilitados a usuarios externos

9.792 a usuarios internos del DAN.

Cumplimiento: 100%

1.2.32.0.0 Facilitar el 100% de los expedientes de índices de instrumentos notariales originales (aproximadamente 5500)

Total: 6.116 Expedientes de índices.

Cumplimiento: 100%1.2.33.0.0 Facilitar por medio de microfichas el

100% de tomos e índices microfilmados (un aproximado de 5500 documentos -sobres)

Total: 5.436 sobres de microfichas de documentos

microfilmados, de los cuales 5.169 fueron de tomos de protocolo

267 de expedientes de índices.

Cumplimiento: 100%1.2.34.0.0 Facilitar el 100% de las imágenes de

tomos digitalizados (aproximadamente 65.000 imágenes: 60% in situ y 40% remotamente)

Total: 54.288 Imágenes de tomos digitalizados22.387 lo fueron in situ (41%),

31.901 remotamente (59%).

Cumplimiento: 100%1.2.35.0.0 Facilitar el 100% de las reproducciones

en soporte papel a partir de los tomos digitalizados (un aproximado de 9.000 imágenes)

Total: 10.091 Imágenes a partir de tomos de protocolo

digitalizados

Cumplimiento: 100%1.2.36.0.0 Facilitar por medio de reproducción en

soporte digital a partir del microfilm el 100% de tomos e índices microfilmados ( aproximadamente 16000)

Total: 16.836Imágenes a partir de tomos de protocolo

microfilmados.

Cumplimiento: 100%

8

Cód. Meta Logros Anuales1.2.37.0.0 Facilitar en préstamo al Poder Judicial el

100% documentos notariales (índices y tomos), según el artículo 60 del Código Notarial (aproximadamente 70)

Total: 105 Tomos de protocolo.

Cumplimiento: 100%1.2.38.0.0 Tramitar el 100% de las órdenes de

secuestro de tomos de protocolos e índices notariales (aproximadamente 270)

Total: 291 Documentos notariales, los cuales todos son

tomos de protocolo.

Cumplimiento: 100%1.2.41.0.0 Expedir el 100% de las solicitudes de

constancias que procedan legalmente (aproximadamente 1300 constancias)

Total: 1528 constancias

Cumplimiento: 100%1.2.42.0.0 Expedir el 100% de certificaciones y

fotocopias certificadas de documentos notariales (aproximadamente 3500)

Total: 3889 Certificaciones y fotocopias certificadas.

Cumplimiento: 100%1.2.43.0.0 Expedir el 100% de las solicitudes de

testimonios de escritura que procedan legalmente. (aproximadamente 700)

Total: 800 Testimonios.

Cumplimiento: 100%1.2.44.0.0 Tramitar el 100% de solicitudes de

ulterior boleta de seguridad que proceda. (aproximadamente 120)

Total: 194 Solicitudes de ulterior boleta de seguridad.

Cumplimiento: 100%1.2.47.0.0 Facilitar el 100% de documentos en

consulta en el Archivo Intermedio. (aproximadamente 130 documentos, 100 instrumentos descriptivos y 80 personas atendidas)

Total: 326231 documentos facilitados

57 instrumentos descriptivos facilitados38 personas (usuarios externos) atendidas

Cumplimiento: 100%1.2.48.0.0 Emitir el 100% de las fotocopias simples

o certificadas solicitadas de documentos de Archivo Intermedio (aproximadamente 35 fotocopias certificadas y 1200 fotocopias simples).

Total: 10005 trámites de certificación

38 documentos certificados y957 fotocopias simples

Cumplimiento: 100%Total 152.324 167.602

La fuente de datos corresponde al informe de evaluación anual de los departamentos: Archivo Histórico, Archivo Notarial y Servicios Archivísticos Externos y la Dirección General por medio de su Biblioteca.



Nº de Teléfono


Departamento

Ivannia Valverde Guevara

2283-1400 Ext. 229

[email protected] Jefe Departamento Servicios Archivísticos Externos

9


2283-1400 Ext. 227


Ana Lucía Jiménez Monge

2283-1400 Ext. 222

[email protected] Jefe Departamento Archivo Notarial


2283-1400 Ext. 228


Indicador 3: Porcentaje de usuarios satisfechos con el servicio de facilitación brindado en el Archivo Notarial.

La meta del indicador “Porcentaje de usuarios satisfechos con el servicio de facilitación brindado en el Archivo Notarial”, corresponde al resultado del grado de satisfacción obtenido durante el 2016, el cual resultó en un 98.8%, superando considerablemente la meta propuesta de un 89%, en un 111%. Este resultado se obtiene de la aplicación de encuestas periódicas a las personas usuarias del Archivo Notarial. En el año se aplicaron un total de 400 encuestas, de las cuales se seleccionan las preguntas 12 y 13 para medir la calidad del servicio recibido, centrando el resultado en la cantidad de respuestas que se reciben en las categorías de bueno, muy bueno y excelente arrojaron estos resultados.

Al igual que mostró en el indicador de este tipo para los servicios del Archivo Histórico (Sala de Consulta) y la Biblioteca Especializada en Archivística y Ciencias a Fines, el Archivo Nacional fija la prioridad institucional en la prestación de un servicio de calidad a nuestros usuarios. También en el Archivo Notarial se realizan los denominados “Estudios de usuarios”, que permiten sistematizar información por un periodo determinado, normalmente un año, sobre los diferentes elementos que intervienen en la prestación de los servicios. Igualmente y por medio de la Contraloría de Servicios, también se revisan las encuestas y sus resultados para velar por la debida prestación de los servicios a nuestros usuarios, satisfaciendo sus necesidades.

Los principales aspectos positivos que incidieron en el logro de los tres indicadores son:

La reconocida formación, experiencia y capacitación del personal del Archivo Nacional que le permite atender las solicitudes de servicios de historiadores, notarios públicos, administradores, estudiantes y en términos generales, todo tipo de público.

La identificación de su personal con la misión, visión y políticas institucionales. El compromiso del personal orientado al servicio al usuario y a la mejora continua. La cultura institucional de transparencia, cumplimiento de metas y rendición de cuentas. Organización eficiente del trabajo y controles apropiados para la gestión. La ejecución de proyectos orientados a la mejora de los servicios prestados, entre ellos la

facilitación de consultas por medio de internet, en particular la consulta de información notarial. Colaboración de los usuarios en el llenado de las encuestas durante todo el año. Elaboración de los estudios de usuarios en los diferentes despachos de atención y la

implementación de las medidas correctivas o acciones para el mejoramiento continuo. Incorporación de estudios y seguimientos realizados por la Contraloría de Servicios de la

Institución.

10

3.-Producto final 2: Servicios de difusión del patrimonio documental.

Indicador 4: Porcentaje de servicios de difusión atendidos.

En la meta del indicador “Porcentaje de servicios de difusión atendidos”, el resultado obtenido en el año fue de un 100%. Dichos servicios de difusión consisten en exposiciones documentales temporales, exposiciones documentales itinerantes, exposiciones virtuales, boletines electrónicos, visitas guiadas grupales, visitas guiadas individuales, publicación de Cuadernillos del Archivo Nacional; entre otras. Muchos de estos servicios se ofrecen a partir de la demanda de los usuarios.

Cabe indicar que detrás de cada uno de los servicios de difusión, existe un esfuerzo institucional, tanto en materia de recursos financieros, como en materia de recurso humano y todo un engranaje de logística, con el objetivo primordial de satisfacer las necesidades de información de nuestros usuarios y beneficiarios.

Este es uno de los indicadores más relevantes, tomando en cuenta que permite la democratización de la información y de los documentos, promoviendo y difundiendo todo el acervo por medio de diferentes estrategias y aplicando en todo lo posible, la tecnología, sobre todo por medio del diseño de multimedias que apoyan los diferentes productos, publicación en el sitio web institucional y páginas institucionales en Facebook y Twitter.

Durante el 2016 la Dirección General del Archivo Nacional, ofreció al público externo un total de 166 servicios de difusión, tales como:

Tabla N° 3Servicios de difusión atendidos en el 2016

Cód. Meta Logros Anuales1.3.1.0.0 Investigar y seleccionar cada mes un

documento representativo de un acontecimiento histórico, cultural o científico de Costa Rica para ser publicado en la página web del Archivo Nacional, en redes sociales y remitirlo a la red Sinergia ALA (se procurará de que 4 documentos tengan que ver con asuntos de importancia internacional)Total:12

Total: 12Se distribuyó información y documentos sobre: -Enero: Carmen Naranjo, a propósito del Día Nacional de la Poesía, el 31 de enero. - Febrero: 88 años del natalicio de la escritora Carmen Naranjo Coto. - Marzo: 90 años de la tragedia del Virilla. - Abril: "La lucha contra Alcoa y el protagonismo del movimiento estudiantil"- Mayo: "Recordando al escritor Carlos Luis Fallas", en el 50 aniversario de su muerte. - Junio: 55 años de la muerte de Rodrigo Facio.- Julio: 135 aniversario del Archivo

11

Nacional, julio- Agosto: 160 años del cantonato de San Ramón, agosto- Setiembre: 175 años del terremoto que destruyó Cartago, septiembre - Octubre: 115 años de la declaratoria de Poás como cantón, el 15 de octubre - Noviembre: 164 años del nacimiento del Dr. Carlos Durán Cartín, el 12 de noviembre. - Diciembre: 75 años de la declaración de guerra de Costa Rica al Imperio de Japón, 8 de diciembre.

Cumplimiento: 100%1.3.2.0.0 Atender el 100% de las solicitudes de

facilitación de las exposiciones documentales itinerantes:(Aproximadamente 10)Total: 10

Total: 18 1. Al Museo Histórico Cultural Juan Santamaría, "Juan Rafael Mora: el hombre y el gobernante", del 9 de febrero al 1 de mayo. 13 211 visitantes2. "Hoy como ayer, héroes de la patria", al Colegio Victoria, todo abril. 450 visitantes.3. "De vasallos a ciudadanos", a Golden Valley School, todo abril. 500 visitantes. 4. "Paz en Costa Rica, entre la realidad y el mito", Escuela Filadelfo Salas de Cartago. 225 visitantes. 5. "José en blanco y negro", Colegio Universitario de Cartago, todo abril.6. "Montémonos en el Carreta", al Archivo Central de Inciensa, 7-21 junio. 180 visitantes. 7. "Proceso de la Independencia centroamericana", a la Municipalidad de Tibás, todo junio. 500 visitantes. 8. "Fotografía: Memoria del pasado, fuente de información", al Registro Nacional, todo junio. 20 visitantes.9. "De vasallos a ciudadanos. Bicentenario de la Constitución de Cádiz", Municipalidad de Goicoechea, todo junio. 200 personas.10. “Hoy como ayer, defensores de la Patria. 150 Aniversario de la Campaña Nacional”, Municipalidad de Montes de Oca, todo junio. 600 visitantes11. "San José en blanco y negro", al Archivo Central del TSE, todo julio. Visitación de 1000 personas. 12. "IV Viaje de Colón", al Archivo

12

Central de la Procuraduría General de la República, 15 julio al 14 de agosto. 100 personas. 13. "Proceso de Independencia Centroamericana", a Unidad Pedagógica José Fidel Tristán, 19 al 25 de agosto, visita de 800 personas.14. “Hoy como ayer, defensores de la Patria. 150 Aniversario de la Campaña Nacional”, al Archivo Central de la Municipalidad de Goicoechea, 24 de agosto al 1 de octubre. 150 personas15. "Proceso de Independencia Centroamericana", a Archivo Central de Servicio Nacional de Salud Animal (Senasa), 13 sept- 3 octubre. 120 personas. 1170 personas. 16. "San José en blanco y negro", INS. Parte del mes de octubre y todo noviembre. 500 personas. 17. "Proceso de Independencia" a Municipalidad de Cartago, 7 de octubre al 7 de noviembre. 550 personas.18. "De vasallos a ciudadanos. Bicentenario de la Constitución de Cádiz", al Centro Cultural e Histórico José Figueres Ferrer, durante octubre. 400 personasCantidad total beneficiarios: 18 506 personas

Cumplimiento: 100%1.3.3.0.0 Instalar una exposición itinerante en cada

uno de los siguientes cantones prioritarios: León Cortés, Buenos Aires, Golfito y Corredores. (Meta del Plan Nacional de Desarrollo). Total: 4

Total: 4a. "El urbanismo en el nuevo mundo" en el CTP de San Pablo de León Cortés, con gran apoyo de la institución, todo mayo (incluyendo fines de semana). La visitaron 608 personas. b. "IV viaje de Colón, del sueño asiático a la realidad americana", Colegio Técnico Profesional Carlos Manuel Vicente Castro, de Golfito, del 26 de agosto al 7 de septiembre. La observaron 350 personas.c. "Fotografía Memoria del Pasado, fuente de Información", Liceo de Ciudad Neilly. Del 8 al 29 de septiembre. La observaron 500 personasd. "IV viaje de Colón, del sueño asiático a la realidad americana", oficina de la Uned, Buenos Aires de

13

Puntarenas, 21 de octubre al 1 de diciembre, la observaron 100 personas.

Cumplimiento: 100%1.3.7.0.0 Elaborar y difundir doce boletines

electrónicos de novedades de la Biblioteca dirigidos a archivistas nacionales y extranjeros.Total:12

Total : 12No. 140, Enero 2016No. 141, Febrero 2016No. 142, Marzo, 2016No. 143, Abril 2016No. 144, mayo 2016No. 145 junio 2016No. 146 Julio 2016No. 147 Agosto 2016No. 148 setiembre 2016No. 149 octubre 2016No. 150 noviembre 2016No.151 diciembre 2016

Cumplimiento: 100%1.8.2.0.0 Atender el 100% de solicitudes de visitas

guiadas grupales procedentes de todo el país, incluida prioritariamente las 10 visitas guiadas con centros educativos de los siguientes cantones prioritarios: San Pablo de León Cortés, Golfito, Buenos Aires y Corredores (Plan Nacional de Desarrollo). Aproximadamente 90 en total.Total: 90

Total: 45 Se atendieron 583 mujeres y 288 hombres, para un total de 871 personas. El público provino de los siguientes cantones: Alajuela, Heredia, San José, Guatuso, Montes de Oca, San Ramón, Limón, Bagaces, Vásquez de Coronado, Puntarenas, Atenas, Pérez Zeledón, San Carlos, Abangares, Curridabat, Escazú, Acosta, Garabito, Montes de Oca, Desamparados, Barva. Cantones prioritarios: Total 11 visitas-San Pablo de León Cortés: 3 visitas-Buenos Aires: 2 visitas-Golfito 4 visitas-Corredores 2 visitas

Cumplimiento: 100%1.8.4.0.0 Atender el 100% de visitas guiadas

individuales. (Aproximadamente 12 visitas)Total: 12

Total: 14 _Mercedes Peñas Domingo, Primera Dama de la República._Sylvie Durán Salvatierra, Ministra de Cultura y Juventud_Jesús María Rodríguez-Andía Parada, Embajador de España en Costa Rica_Salvador Vayá, Director del Centro Cultura Español_Alma Guerra, de Acción Cultural Española_Antonio Fernández, Curador de la Exposición del Océano Pacífico. _Carlos Fernández, Curador de la

14

Exposición del Océano Pacífico _Roxana Gómez de Guido, Junta Directivo del IFAM_Jorge Agüero, Representante de la empresa de software BIC_Jamian Knight de UNESCO_Beatriz Franco de la Dirección de Archivos Estatales de España_Felicia Camacho de ICECU._Marco Peñaloza. Director Archivo Nacional de Bolivia._Silvia Schenkolewski-Kroll Archivista de Israel

Cumplimiento: 100%1.8.5.0.0 Comunicar a la prensa y otras entidades

interesadas las principales efemérides patrias a celebrar en el año 2016. Total: 1

Total: 1El 25 de enero se envió el comunicado de prensa respectivo.

Cumplimiento: 100%1.8.8.0.0 Redactar y enviar el 100% de los

comunicados de prensa e invitaciones a los medios de comunicación sobre asuntos relevantes del quehacer institucional.(Por lo menos dos veces en el trimestre, el material de apoyo incluirá un pequeño video), y remitir a la red Sinergia ALA los que corresponda.Total:8

Total: 42 Exposiciones itinerantes, presentación publicaciones, Premios Archivísticos, recepción de artículos para la RAN, exposición "Hacemos la diferencia", Exposición "Pacífico…", Exposición "El Urbanismo en el Nuevo Mundo" en San Pablo de León Cortés, Día Internacional de los Archivos y Feria de Museos, Día Internacional de los Archivos, Asamblea Extraordinaria de ALA y ampliación de plazo para recibir artículos para la RAN.

Cumplimiento: 100%1.8.9.0.0 Organizar una actividad en conmemoración

del Día Internacional de los Archivos: 9 de junio (fecha de creación del C.I.A.) y darle difusión entre los archivistas del Sistema Nacional de Archivos para su celebración e informarlo al Consejo Internacional de ArchivosTotal:1

Total: 1Se efectuó la actividad cuyos logros fueron los siguientes: 1. Participación de 850 personas, la mayoría de grupos educativos. Hubo asistencia de 24 instituciones de: Abangares, Acosta, Alajuela, Aserrí, Atenas, Carrizal, Desamparados, Flores, Guácimo, Heredia, Limón, Los Chiles, Puriscal, San Carlos, San José, Sarapiquí, Upala.2. Se exhibieron tres exposiciones: “Pacífico. España y la aventura de la Mar del Sur”, “Historias de la montaña de oro” y muestra del Archivo Central del Tribunal Supremo de Elecciones que incluyó documentos especializados

15

como cédulas, pasaportes y papeletas. 3. Puestos informativos de 10 instituciones: Archivo Nacional, Bomberos de Costa Rica, Curia Metropolitana, Instituto Costarricense de Electricidad (ICE), Junta de Protección Social, Liga Agrícola Industrial de la Caña de Azúcar (Laica), Sección de Archivística, Escuela de Historia UCR, Sistema Nacional de Radio y Televisión (Sinart), Superintendencia General de Valores (Sugeval) y Tribunal Supremo de Elecciones.

Cumplimiento: 100%1.8.14.0.0 Publicar en la serie Cuadernillos del Archivo

Nacional, la Memoria del XXVII Congreso Archivístico Nacional realizado en el 2015.Total:1

Total: 1Se coordinó todo lo pertinente a la producción del producto (lectura y revisión del material, correos a los autores, redacción de presentación y coordinación con empresa asignada para la impresión). Se recibió a tiempo para distribuir en el Congreso Archivístico 2016.

Cumplimiento: 100%1.8.15.0.0 Mantener actualizada la información del

Archivo Nacional en el Sitio Web del Ministerio de Cultura y Juventud, SI Cultura, Asociación Latinoamericana de Archivos y otras instancias.Total: 1

Total: 1Información totalmente actualizada en los sitios mencionados

Cumplimiento: 100%

1.8.23.0.0 Coordinar con la Sección de Archivística de la Universidad de Costa Rica y Escuelas de Historia de diversas universidades para impartir el 100% de las charlas requeridas para estudiantes de nuevo ingreso para difundir los servicios del Archivo Nacional.Total: 4

Total: 8Se atendieron estudiantes de Historia de la UCR los días 5, 6,14 y 15 de abril; así como de la UNA, el 14 de octubre. Se atendieron estudiantes de Archivística los días 2, 9 y 20 de mayo. Las primeras dos fechas fueron estudiantes de la UCR; en la tercera, de la UTN. Cumplimiento: 100%

1.8.27.0.0 Producir 6 ediciones bimensuales del Boletín Archívese en formato digital.Total: 6

Total: 6Se produjeron y distribuyeron las 6 ediciones planeadas.

Cumplimiento: 100%1.8.30.0.0 Producir y publicar la Revista del Archivo

Nacional del año 2016.Total: 1

Total: 1Se terminó el proceso de diseño, se supervisó el trabajo de la imprenta y se

16

recibió el material impreso el 06 de diciembre del 2016.

Cumplimiento: 100%Total 163 166

El cuadro siguiente contempla los datos de los funcionarios responsables de la información aquí consignada:


Nº de Teléfono


Departamento

Maureen Herrera Brenes

2283-1400 Ext. 235

[email protected] Coordinadora Unidad Proyección Institucional


2283-1400 Ext. 228



2283-1400 Ext. 227


Los principales aspectos positivos que incidieron en el logro de este indicador son:

La reconocida formación, experiencia y capacitación del personal del Archivo Nacional que le permite atender las solicitudes de servicios de historiadores, estudiantes y en términos generales, todo tipo de público.

La identificación de su personal con la misión, visión y políticas institucionales. El compromiso del personal orientado al servicio al usuario y a la mejora continua. La cultura institucional de transparencia, cumplimiento de metas y rendición de cuentas. Organización eficiente del trabajo y controles apropiados para la gestión. La demanda de exposiciones documentales itinerantes que se recibe de las instituciones

públicas. La reorientación que se ha dado al programa de las visitas guiadas, permitiendo que tanto

estudiantes como docentes puedan utilizar esta experiencia en el proceso de enseñanza y aprendizaje.

Apoyo recibido de algunos archivos públicos en la instalación de un stand con información de interés de sus archivos en la feria archivística realizada en el Día Internacional de los Archivos.

La consolidación de la Unidad de Proyección Institucional.

3.-Metas de los Objetivos Estratégicos del Programa 1

Objetivo 1: Dar a conocer el Patrimonio Documental de la Nación, mediante actividades de difusión, novedosas, más atractivas.

Indicador 5: Porcentaje de actividades de difusión novedosas implementadas.

17

En la meta del indicador “Porcentaje de actividades de difusión novedosas implementadas”, el resultado obtenido fue de un 90%, por lo que las actividades novedosas en el programa de difusión programadas en el periodo de evaluación se desarrollaron satisfactoriamente.

A continuación se enuncian las actividades de difusión novedosas que se han ejecutado:

Tabla N° 4Servicios de difusión novedosos ejecutados en el 2016

18

Cód. Meta Logros Anuales

1.8.7.0.0

Revisar y actualizar diariamente las páginas institucionales en Facebook y TwitterTotal: 1

Total: 1Se efectuó la pauta, organizada mediante un plan de gestión de contenidos. Entre la gran variedad de temas difundidos es posible mencionar: - Contenidos de Sinergia ALA - Difusión de actividades institucionales - Difusión de actividades del MCJ - Noticias del Archivo Nacional en medios- Boletín "Archívese"

- Boletines de diferentes comisiones institucionales

Cumplimiento: 100%

1.8.10.0.0

Insistir en el uso de los mensajes claves en los productos de comunicación y en las relaciones con la prensa, respecto de la importancia de los archivos en la administración eficiente y transparente del Estado, así como de la protección de los documentos parte del patrimonio de la Nación.Total: 1

Total: 1Los mensajes claves se usaron en separadores de libros y que se distribuyeron en diversos momentos: a los estudiantes que participan en visitas guiadas, en Feria de Museos y en la celebración del Día Internacional de los Archivos. Además, se incluyeron en productos promocionales producidos a fin de año: en cubos para notas y en el calendario institucional.

Cumplimiento: 100%

1.8.11.0.0

Producir mensajes gráficos específicos para redes sociales y sitio web sobre noticias y servicios del Archivo Nacional. Total: 1

Total: 1Se produjeron 55 mensajes. Abordando diferentes temas.

Cumplimiento: 100%

1.8.16.0.0

Revisar y actualizar dos veces al año la información del Archivo Nacional en Wikipedia en inglés y español, así como el resumen en inglés en el Sitio Web institucional.Total: 1

Total: 1Información totalmente actualizada en los sitios mencionados

Cumplimiento: 100%

1.8.28.0.0

Finalizar la elaboración de una serie de material didáctico sobre conceptos básicos de archivística para apoyar los diferentes programas educativos. Total: 1

Se está a la espera de las aprobaciones respectivas de las propuestas de material presentadas a la Dirección y Subdirección.Cumplimiento: 50%

Total 5 4,50

El cuadro siguiente contempla los datos del funcionario responsable de la información aquí consignada:


Nº de Teléfono


Departamento

19

Maureen Herrera Brenes

2283-1400 Ext. 235

[email protected] Coordinadora Unidad Proyección Institucional

Los principales aspectos positivos que incidieron en el logro de este indicador son:

La reconocida formación, experiencia y capacitación del personal del Archivo Nacional que le permite atender las solicitudes de servicios de historiadores, estudiantes y en términos generales, todo tipo de público.

La identificación de su personal con la misión, visión y políticas institucionales. El compromiso del personal orientado al servicio al usuario y a la mejora continua. La cultura institucional de transparencia, cumplimiento de metas y rendición de cuentas. Organización eficiente del trabajo y controles apropiados para la gestión. Consolidación de la Unidad de Proyección Institucional en la Dirección General. El Archivo Nacional logró mayor posicionamiento en la ciudadanía, mediante la aparición

reiterada en los principales medios de comunicación, como parte de las estrategias implementadas en el programa de difusión.

Esfuerzo institucional por aprovechar la tecnología en la implementación de nuevos servicios de difusión.

Objetivo 2: Brindar un servicio de facilitación de mayor calidad, mediante la identificación de las necesidades de los usuarios y el respectivo ajuste.

Indicador 6: Porcentaje de ajustes respecto de las necesidades identificadas de los usuarios.

En la meta del indicador “Porcentaje de ajustes respecto de las necesidades identificadas de los usuarios”, el resultado obtenido durante el 2016 es de un 75% superando la meta propuesta en un 107%.

Un aspecto que incidió negativamente para logar un porcentaje mayor de cumplimiento de esta meta, fueron las limitaciones y problemas que se presentaron en la instalación y uso de la plantilla para poner a disposición del público en general el servicio de consulta de las bases de datos matriz por medio de la página web institucional del Departamento Archivo Notarial. No obstante lo anterior, y a pesar del tiempo extraordinario se logró digitalizar 207.082 registros.

Como se aprecia en las metas que contribuyen al logro de este indicador, se da énfasis a la mejora del sistema de información que se pone a la disposición de los usuarios, con el fin de facilitar los documentos que forman parte del patrimonio documental de la Nación. En este sentido, la depuración y normalización de las bases de datos de los diferentes fondos documentales y su publicación en el sitio web, constituyen pilares fundamentales de este indicador. Igualmente las metas relacionadas con la implementación de recomendaciones vertidas en los diagnósticos que realizan los archivistas y las recomendaciones contenidas en los estudios de usuarios, son mecanismos propicios para ajustar los servicios y la información a los requerimientos de los usuarios.

Los ajustes identificados y ejecutados durante el año se detallan a continuación:

20

Tabla N°5Ajustes respecto de las necesidades identificadas de los usuarios en el 2016

Cód. Meta Logros Anuales1.2.8.1.0 Archivo Histórico: Finalizar la depuración de los

registros de la base de datos: 609 registros de la base de datos de la Colección Mapas y Planos, que fueron diagnosticados como buenos en el 2012. Total: 609

Total: 609 Los registros pendientes no se encuentran en la base de datos. Por lo tanto, corresponden a nuevas descripciones que se incluyen en la implementación de las recomendaciones del diagnóstico

Cumplimiento: 100%1.2.8.2.0 Finalizar la depuración de los registros de la

base de datos 4914 registros de la base de datos del fondo Municipal que fueron diagnosticados como buenos en el 2012. Total: 4.914

Total: 23.568 Se realizó una búsqueda en la base de datos matriz con el fin de determinar la inclusión de todos los registros remitidos al DTI. Se logró determinar que no todos estaban incluidos, por lo tanto, se remitieron el 18 de marzo de 2016 al DTI

Cumplimiento: 479%1.2.8.3.0. Finalizar la depuración de los registros de la

base de datos 11.374 registros de la base de datos del fondo Educación.Total: 11.374

Total: 11.546 Fueron eliminados 8 registrosRemisión a DTI: correo de 07 de enero de 2016

Cumplimiento: 101,5%1.2.9.0.0 Depurar 30.731 registros de la base de datos

matriz y publicarlos en Internet, de los siguientes fondos: Judicial, Colonial. Mortuales.Total: 21.731

Total: 21.731Se realizó la depuración de registros en este período.

Cumplimiento 100%1.2.22.0.0 Poner a la disposición del público en general el

servicio de consulta de las bases de datos matriz por medio de la página web institucional del DAN: (Aproximadamente 2000 registros del trienio 2013-2015 de cónsules y 275862 registros del trienio 1995-1997). Total: 277.862 registros.

Total: 174.321En el periodo se pusieron en consulta registros de los índices notariales del periodo 1995-1997 que se han digitado con el contrato ADAI; y registros de índices consulares del periodo 2013-2015.Los restantes 207.082 registros se encuentran digitados (representa el 75% de la meta con un grado de avance del 50%)

Cumplimiento: 62,5%1.2.46.0.0 Poner a la disposición del público en general el

servicio de consulta de las bases de datos matriz por medio de la página web institucional del

Total: 30.971131 registros depurados

21

Cód. Meta Logros AnualesArchivo Intermedio-DSAE: 36.554 Registros, transferencias del 2002 y otras transferencias con control de calidad que se incorporen a la base de datos matriz.Total: 36.554

Cumplimiento: 85%

1.6.27.0.0.

Finalizar la reorganización de la colección de audiovisuales y aplicar la norma de descripción aprobada por la Comisión de Descripción, iniciada en el 2012: 1663 registros, 4393 unidades de almacenamiento (Filmes, carrete abierto, casetes de audio, Videos, digital).Total: 1663

Total: 1527 Se encuentra pendiente la revisión de varios videos que tienen números de signatura inexistentes, así como la ubicación de varios que no se encuentran en el repositorio.

Cumplimiento 95%Total 353.707 264.273

El cuadro siguiente contempla los datos de los funcionarios responsables de la información aquí consignada:


Nº de Teléfono


Departamento

Javier Gómez Jiménez 2283-1400 Ext. 227

[email protected] Jefe por recargo Departamento Archivo Histórico


2283-1400 Ext. 229


Ana Lucía Jiménez Monge

2283-1400 Ext. 222

[email protected] Jefe Departamento Archivo Notarial

Víctor Manuel Navarro Castellón

2283-1400 Ext. 250

[email protected] Jefe Departamento Cómputo

22

PROGRAMA 2: SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS

Este programa presupuestario tiene tres productos finales debidamente identificados y analizados a la luz de los lineamientos brindados por la Secretaría Técnica de la Autoridad Presupuestaria y la Secretaría de Planificación Institucional y Sectorial (SEPLA) del Ministerio de Cultura y Juventud, según la metodología de programación vigente. Para cada uno de estos productos finales se definió un indicador.

Además el programa cuenta con un objetivo estratégico institucional, para el cual también se definió el respectivo indicador, que se evaluará en este informe.

1.-Producto final 1: Servicios de capacitación archivística a entidades externas pertenecientes al sistema nacional de archivos

Indicador 1: Porcentaje de actividades de capacitación impartidas a entidades externas del Sistema Nacional de Archivos

En la meta del indicador “Porcentaje de actividades de capacitación impartidas a entidades externas del Sistema Nacional de Archivos”, se obtuvo un resultado del 105%. Todas las actividades externas de capacitación programadas por la institución para el año se impartieron.

No obstante lo anterior, no se imparte el curso de Gestión de documentos electrónicos y digitalización” ni las charlas para dar a conocer los reglamentos, pero se imparten más charlas a solicitud del Sistema Nacional de Archivos, una charla más de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos y un curso más de Archivos de Gestión de lo que se había programado.

Es importante mencionar que los funcionarios encargados de la mayoría de las actividades de capacitación en materia archivística son funcionarios de los departamentos Servicios Archivísticos Externos y Archivo Histórico, quienes no tienen exclusividad en esta función, sino que tienen otras responsabilidades asignadas en los departamentos respectivos.

Además, el programa de capacitación es de la mayor prioridad institucional, ya que como órgano rector del Sistema Nacional de Archivos, debe preocuparse por brindar capacitación en temas archivísticos a los funcionarios que no cuenten con formación universitaria en esta disciplina, además de propiciar espacios para la reflexión, intercambio de experiencias y en general, actividades de actualización de los profesionales en ejercicio.

A continuación se presentan los datos estadísticos para las líneas de producción que incluye este indicador.

23

Tabla N° 6Actividades de Capacitación Archivística Externa ejecutadas en el 2016

Cód. Meta Logros Anuales2.3.1.0.0 Llevar a cabo el XXVIII Congreso

Archivístico Nacional. Duración: 20 horas. Cupo: 150 personas, nacionales y extranjeros.Total: 1

Total: 1El XXVIII Congreso Archivístico Nacional se llevó a cabo en el Hotel Radisson-San José durante los días 20, 21 y 22 de julio del 2016. El tema abordado fue “Modelo de gestión de documentos y administración de Archivos” elaborado por profesionales de la Subdirección General de Archivos Estatales de España para la Red Internacional de Transparencia y Acceso a la Información. Se contó con la participación de una especialista de esa Subdirección quien explicó el modelo y su implementación: la señora Beatriz Franco Espino. Participaron un total de 164 personas: 112 mujeres y 52 hombres.

Cumplimiento 100%2.3.8.0.0 Curso de Administración de Archivos de

Gestión. Duración: 20 horas. Cupo: 10 personas.Total: 1

Total: 21. Se llevó a cabo del 4 al 6 de abril de 2016. Participaron 16 personas: 3 hombres y 13 mujeres. Duración 20 horas 2. Se realizó el 2do curso del 20 al 22 de junio de 2016 en las instalaciones INAMU. Participación: 32 funcionarios, 30 mujeres y 3 hombres. Duración 20 horas.

Cumplimiento 200%2.3.9.0.0 Curso Taller confección de tablas de

plazo de conservación de documentos dirigido a archivistas del Sistema Nacional. Duración: 20 horas. Cupo: 25 personas Total: 1

Total: 1El curso se impartió los días 03, 04 y 05 de octubre de 2016.

Cumplimiento 100%2.3.10.0.0 100% de las solicitudes de charlas sobre

diversos temas archivísticos a solicitud (aproximadamente 5). Duración: 2 horas c/u. Cupo: 50 en total.Total: 5

Total: 7 Se llevaron a cabo 5 Charlas para el Ministerio de Salud: 4 de abril, 19 de abril, 20 de abril y 28 de abril de 2016. Se brindó el tema "Importancia de los archivos de gestión vinculado con el cumplimiento de la Ley 7202". Participaron 50 funcionarios, 40 mujeres y 10 hombres. Duración 15 horas, 3 horas cada charla. La Charla #6 se llevó a cabo el 13 de abril de 2016 en la Municipalidad de Santa Ana se desarrolló el tema Ley 7202, principales conceptos archivísticos, directriz general para la normalización del tipo documental actas

24

Cód. Meta Logros Anualesmunicipales. Participaron 38 personas, 24 mujeres y 14 hombres. Duración 3 horas y media. La Charla #7 en Colegio Universitario de Cartago el 9 de junio de 2016. El tema "La historia de la Archivística en Costa Rica". Participaron 21 persona, todas mujeres Duración 1 hora.

Cumplimiento 100%

2.3.11.0.0 Taller de orientación y capacitación para cumplimentar la guía de chequeo para auditorias archivísticas dirigido a Auditores Internos. Duración 8 horas. Cupo 20 personas.Total: 1

Total: 1Se llevó a cabo el 13 y 14 de octubre de 2016. Participaron 4 personas: 3 mujeres y 1 hombre. Duración 12 horas

Cumplimiento 100%2.3.12.0.0 Curso " Clasificación, Ordenación y

Descripción documental" dirigido al Sistema Nacional de Archivos. Cupo mínimo 10 personas, máximo 25 personas. Duración 12 horasTotal: 1

Total: 1Se llevó a cabo el 8 y 9 de agosto de 2016. Participaron 16 personas: 13 mujeres y 3 hombres. Duración 12 horas

Cumplimiento 100%2.3.13.0.0 Curso " Gestión de expedientes

administrativos" dirigido al Sistema Nacional de Archivos. Cupo mínimo 10 personas, máximo 25, duración 12 horas.Total: 1

Total: 1Se llevó a cabo el 23 y 24 de mayo de 2016. Participaron 24 personas, 5 hombres y 19 mujeres. Duración 12 horas

Cumplimiento 100%2.3.14.0.0 Curso "Gestión de documentos

electrónicos y digitalización" dirigido al Sistema Nacional de Archivos. CupoTotal: 1

Total: 0Se brindó seguimiento al cumplimiento de esta meta mediante correo electrónico del 22 de junio de 2016. Sin embargo el curso no se impartió durante este año.

Cumplimiento 0%2.3.15.0.0 Publicar por diferentes medios la

Pasantía en Conservación y Restauración de Documentos y atender las solicitudes que se reciban. Cupo: 1. Duración: 176 horas (un mes). Total: 1

Total: 1Se llevó a cabo del 2 al 31 de mayo de 2016. Participó un funcionario de la Asamblea Legislativa. Duración 1 mes.

Cumplimiento 100%2.3.17.0.0 Charla sobre firma digital. Duración 3

horas. Cupo 100 personas. Cupo Máximo 40 personasTotal: 1

Total: 1

Se llevó a cabo el 5 de abril de 2016. Participaron 21 personas, 16 mujeres y 5 hombres Duración 3 horas.Total: 1

25

Cód. Meta Logros AnualesCumplimiento 100%

2.3.18.0.0 Brindar dos Charlas la Práctica Notarial ante el Archivo Nacional. Máximo 150 personas, duración 3 horasTotal: 2

Total: 2Se llevaron a cabo 2 charlas: La Charla #1 se llevó a cabo el 20 de octubre de 2016. Participaron 52 personas: 28 mujeres y 14 hombres.

La Charla #2 se llevó a cabo el 8 de diciembre de 2016. Participaron 26 personas: 17 mujeres y 9 hombres. Duración 4 horas.

Cumplimiento 100%2.3.19.0.0 Dos charlas sobre los nuevos

reglamentos de la Ley 7202 una vez publicados.Total: 2

La consecución de esta meta depende de las acciones de otras Unidades. Los reglamentos no están aprobados aún por lo que no se puede ofrecer la Charla sobre estos reglamentos.

Cumplimiento 0%2.3.21.0.0 Impartir una charla básica de

conservación preventiva de documentos. Duración: 4 horas. Cupo: 10.Total: 1

Total: 1Se llevó a cabo el 27 de junio de 2016. Participaron 7 personas, 4 hombres y 3 mujeres. Duración 1 horaTotal: 1

Cumplimiento 100%2.3.23.0.0 Charla sobre las resoluciones emitidas

por la CNSED y nuevas directrices emitidas por la Junta Administrativa del Archivo NacionalDuración 4 horas. Cupo 150 personasTotal: 1

Total: 2Se llevaron a cabo dos Charlas: La #1 el 12 de julio de 2016. Participaron 62 personas: 48 mujeres y 14 hombres. Duración 4 horas.

La Charla #2 se llevó a cabo el 12 de agosto de 2016 en el ICE. Participación 74 personas: 17 hombres y 57 mujeres. Duración 4 horas

Cumplimiento 200%Total 20 21

Los principales aspectos positivos que incidieron en avance del logro de la meta son:

La alta formación, experiencia y capacitación del personal del Archivo Nacional que le permite atender las solicitudes de servicios de capacitación de los archivistas y otros funcionarios interesados en el quehacer archivístico para el fortalecimiento y desarrollo del sistema nacional de archivos.

La identificación de su personal con la misión, visión y políticas institucionales. La función rectora que le otorga el marco legal vigente al Archivo Nacional, en el sistema

nacional de archivos. La alta prioridad que tiene el programa de capacitación institucional en la institución.

26

El reconocimiento y confianza del personal que labora en los archivos del sistema nacional de archivos, a la labor que realiza la institución.

La fuente de datos son los informes de evaluación anual de los departamentos Servicios Archivísticos Externos y Administrativo Financiero, Oficina Auxiliar de Gestión Institucional de Recursos Humanos.



Nº de Teléfono


Departamento

Graciela Chaves Ramírez 2283-1400

Ext. 212 [email protected] Jefe, Departamento Administrativo Financiero


2283-1400 Ext. 229 [email protected] Jefe Departamento Servicios

Archivísticos Externos

Indicador 2: Medir la calidad del servicio y el impacto que en el tiempo genera los “Servicios de capacitación archivística a entidades externas” mediante el resultado del Taller Curso de Tablas de Plazo realizado en el año 2015 y el impacto en la calidad de los instrumentos (tablas de plazo de conservación de documentos y valoraciones parciales) recibidos por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos(CNSED) para su aprobación, evaluando si el desempeño en los Comités Institucionales de Selección y Eliminación de Documentos(CISED) de las instituciones que conforman el Sistema Nacional de Archivo mejorará a partir de la capacitación que recibió el personal.

En relación con los “Servicios de capacitación archivística a entidades externas” se pretende medir la calidad del servicio y el impacto que en el tiempo genera esta capacitación. Para ello se medirá el resultado del Taller Curso de Tablas de Plazo realizado en el año 2015 y el impacto en la calidad de los instrumentos (tablas de plazo de conservación de documentos y valoraciones parciales) recibidos por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos(CNSED) para su aprobación, evaluando si el desempeño en los Comités Institucionales de Selección y Eliminación de Documentos(CISED) de las instituciones que conforman el Sistema Nacional de Archivo mejorará a partir de la capacitación que recibió el personal.

El 8,3% de los instrumentos entre tablas de plazos y valoraciones han sido devueltos por incumplimiento de requisitos de forma y fondo”, por tanto, el impacto de la capacitación en materia de valoración documentos es positiva, dado que el 91,7% de los instrumentos recibidos en el año 2016 se presentaron de acuerdo con los lineamientos establecidos.

27

2.-Producto final 2: Servicios de asesoría a instituciones públicas y privadas en materia de organización documental:

Indicador 3: Porcentaje de instituciones atendidas por asesorías

En la meta del indicador “Porcentaje de instituciones atendidas por asesorías”, se obtuvo un resultado de cumplimiento del 100%. Es importante mencionar dos aspectos que inciden en este resultado: los servicios de asesorías responden a las peticiones que realicen las instituciones y al cumplimiento de los requisitos establecidos, por lo que el comportamiento de este indicador responde en gran medida a factores exógenos.

Las asesorías se ofrecieron durante el año por medio de las siguientes modalidades:

Asesorías a solicitud de las instituciones que reúnan los requisitos. Visitas de seguimiento a las instituciones que han recibido asesorías en materia de conservación

de documentos. Atención de consultas técnicas. Atención de consultas presenciales previa cita.

A continuación se presentan datos estadísticos para las líneas de producción que incluye el indicador.

Tabla N° 7Cantidad de asesorías realizadas en el 2016

Cód. Meta Logros Anuales2.1.7.0.0 Atender el 100% de asesorías e inspecciones

a archivos públicos en materia de conservación y reproducción de documentos (aproximadamente 2).Total: 2

Total: 1

Se recibió solicitud de asesoría a los archivos del Semanario Universidad. Mediante correo electrónico de 10-3-15, se tramitó el servicio, de lo cual resultó el Informe N° 01-2016.

Cumplimiento 100%2.1.10.0.0 Atender el 100% de las solicitudes de

asesorías presentadas por los Archivos del Sistema que reúnan los requisitos; en materia de organización y/o conservación de archivos centrales y sistemas institucionales de archivos (aproximadamente 4)Total: 4

Total: 3_En el período se atendieron las asesorías solicitadas por la Dirección de Inteligencia y Seguridad Nacional (DIS), la Municipalidad de Tilarán, y el Ministerio de Vivienda y Asentamientos Humanos, Semanario Universidad y el Instituto Centroamericano de Extensión de la Cultura (ICECU)

Cumplimiento 100%2.1.12.0.0 Atender el 100% de consultas de carácter Total: 104

28

Cód. Meta Logros Anualestécnico, relacionadas con organización de archivos, valoración documental, entre otros, respondidas en forma escrita (aproximadamente 50)Total:50

Las consultas a la CNSED se atendieron mediante acuerdos tomados en cada sesión.

Cumplimiento 100%2.1.13.0 Atender el 100% de consultas presenciales

(previa cita) de carácter técnico, relacionadas con organización de archivos, valoración documental entre otros, atendidas en el Archivo Nacional (aproximadamente 20)Total: 20

Total: 23Consultas presenciales.

Cumplimiento 100%

Total 76 131

Algunos aspectos positivos que se rescatan para el cumplimiento anual de la meta son:

La alta formación, experiencia y capacitación del personal del Archivo Nacional que le permite atender las solicitudes de servicios de asesorías, que solicitan las instituciones y que ordenan las autoridades superiores.

La identificación de su personal con la misión, visión y políticas institucionales. La función rectora que le otorga la Ley Nº 7202 del Sistema Nacional de Archivos a la institución. El reconocimiento y confianza del personal que labora en los archivos del sistema nacional de

archivos, a la labor que realiza el Archivo Nacional.

La fuente de datos son los dos informes de evaluación anual de los departamentos Servicios Archivísticos Externos y de Conservación.



Nº de Teléfono

Dirección correo electrónico Departamento


2283-1400Ext. 229


Marco Calderón Delgado

2283-1400Ext. 239

[email protected] Jefe Departamento Conservación

3.-Producto final 3: Servicios de inspección a instituciones públicas en materia de cumplimiento de la normativa existente:

Indicador 4: Porcentaje de instituciones atendidas por inspección.

En la meta del indicador “Porcentaje de instituciones atendidas por inspección”, se obtuvo un resultado de cumplimiento del 91.9%.

29

La meta del indicador está establecida en función de las inspecciones que ordena la autoridad superior y de la programación de actividades del Departamento Servicios Archivísticos Externos, tomando en cuenta la cantidad de recurso humano con que se dispone para estas actividades.

Un elemento que afecta el desarrollo de las actividades de inspecciones, sobre todo el establecimiento de metas más elevadas, es la carencia de recurso humano. Son muy pocos los funcionarios a cargo de esta labor y muchas las instituciones públicas que forman parte del Sistema Nacional de Archivos, por lo que se corre el riesgo de no tener una respuesta institucional oportuna para realizar las inspecciones necesarias para garantizar que se cumpla lo dispuesto en la Ley Nº 7202 del Sistema Nacional de Archivos.

Tabla N° 8Instituciones atendidas por inspección en el 2016


2.2.7.0.0 Realizar 48 actividades de inspección de archivos en sus diferentes modalidades, en instituciones públicas para verificar el cumplimiento de la Ley del Sistema Nacional de Archivos No. 7202 y su Reglamento:Inspeccionar y dar seguimientos de inspección in situ de 19 archivos, dando prioridad a las solicitudes de auditorías internas u otras prioridades institucionales:

1. Municipalidad Vásquez de Coronado (inspección)

2. Instituto Nacional de las Mujeres (inspección)

3. Junta de Desarrollo de la Zona Sur-Judesur (inspección)

4. Municipalidad de Aguirre (inspección)

5. Municipalidad de Alvarado (seguimiento de inspección)

6. Municipalidad de Aserrí (seguimiento de inspección)

7. Municipalidad de Atenas (seguimiento de inspección)

8. Municipalidad de Buenos Aires (inspección)

9. Municipalidad de Carrillo (inspección)

10. Municipalidad de Corredores (inspección)

11. Municipalidad de Coto Brus

1. Municipalidad Vásquez de Coronado (inspección) 5%

2. Instituto Nacional de las Mujeres (inspección) 0%

3. Junta de Desarrollo de la Zona Sur-Judesur (inspección) 90%

4. Municipalidad de Aguirre (inspección) 100%

5. Municipalidad de Alvarado (seguimiento de inspección) 80%

6. Municipalidad de Aserrí (seguimiento de inspección) 50%

7. Municipalidad de Atenas (seguimiento de inspección) 0%

8. Municipalidad de Buenos Aires (inspección) 100%

9. Municipalidad de Carrillo (inspección) 100%

10. Municipalidad de Corredores (inspección) 90%

11. Municipalidad de Coto Brus (inspección) 100%

12. Municipalidad de Esparza (seguimiento de inspección 90%

13. Municipalidad de Garabito (inspección) 90%

14. Municipalidad de Golfito (inspección)

30


(inspección)12. Municipalidad de Esparza

(seguimiento de inspección13. Municipalidad de Garabito

(inspección)14. Municipalidad de Golfito

(inspección)15. Municipalidad de Hojancha

(inspección)16. Municipalidad de Montes de

Oro (seguimiento de inspección)

17. Municipalidad de Osa (inspección)

18. Municipalidad de Parrita (inspección)

19. Teatro Popular Mélico Salazar

Inspecciones a solicitud de instituciones (aproximadamente 2)

Total: 21

100%15. Municipalidad de Hojancha

(inspección) 100%16. Municipalidad de Montes de Oro

(seguimiento de inspección) 90%17. Municipalidad de Osa (inspección)

90%18. Municipalidad de Parrita (inspección)

80%19. Teatro Popular Mélico Salazar 50%

Inspecciones a solicitud de instituciones

_Municipalidad de León Cortés 100%_Área de Salud de Heredia 100%_Municipalidad de San Pablo 100%_Consejo de Transporte Público 50%

Total: 9

Cumplimiento: 76.30 %

2.2.7.3.0 Dar seguimiento por escrito al cumplimiento de recomendaciones de inspecciones, seguimiento de inspecciones y asesorías en 19 instituciones públicas cuyos informes fueron remitidos en el año 2015 y anteriores

1. Contraloría General de la República

2. Dirección General de Servicio Civil3. Dirección Nacional de Pensiones4. Hospital Geriátrico Dr. Raúl Blanco

Cervantes5. Hospital San Juan de Dios6. Instituto Costarricense de

Ferrocarriles (Incofer)7. Instituto Nacional de Aprendizaje

(Ina)8. Ministerio de Hacienda, Dirección

Jurídica9. Ministerio de Hacienda, Tribunal

Fiscal Administrativo10. Municipalidad de Puntarenas11. Municipalidad de Acosta12. Municipalidad de Alajuelita13. Municipalidad de Cartago

1. Contraloría General de la República (100%)

2. Dirección General de Servicio Civil (100%)

3. Dirección Nacional de Pensiones (100%)

4. Hospital Geriátrico Dr. Raúl Blanco Cervantes (100%)

5. Hospital San Juan de Dios (100%)6. Instituto Costarricense de

Ferrocarriles (Incofer) (100%)7. Instituto Nacional de Aprendizaje

(Ina) (100%)8. Ministerio de Hacienda, Dirección

Jurídica (100%)9. Ministerio de Hacienda, Tribunal

Fiscal Administrativo (100%)10. Municipalidad de Puntarenas (100%)11. Municipalidad de Acosta (100%)

31


14. Municipalidad de Desamparados15. Municipalidad de Flores16. Municipalidad de Goicoechea17. Municipalidad de Nandayure18. Municipalidad de San José19. Poder Judicial

Total:19

12. Municipalidad de Alajuelita (100%)13. Municipalidad de Cartago (100%)14. Municipalidad de Desamparados

(100%)15. Municipalidad de Flores (100%) 16. Municipalidad de Goicoechea

(100%)17. Municipalidad de Nandayure (100%)18. Municipalidad de San José (100%)19. Poder Judicial (90%)

Total: 18

Cumplimiento: 99.472.2.7.4.0 Finalizar las inspecciones y seguimientos

de inspección de 8 instituciones iniciadas en 2015:

1. Autoridad Reguladora de los Servicios Públicos (Aresep)_Inspección

2. Banco Central de Costa Rica _Inspección

3. Instituto del Café de Costa Rica (Icafe)_Seguimiento de inspección

4. Municipalidad de Abangares5. Municipalidad de La Cruz

_Inspección sujeta a financiamiento de Plan Nacional de Desarrollo

6. Municipalidad de Santa Ana _Inspección

7. Superintendencia General de Telecomunicaciones _Inspección

8. Universidad Técnica Nacional Sede Central _Inspección

Total: 8

1. Autoridad Reguladora de los Servicios Públicos (Aresep) _Inspección (100%)

2. Banco Central de Costa Rica _Inspección (100%)

3. Instituto del Café de Costa Rica (Icafe) _Seguimiento de inspección (100%)

4. Municipalidad de Abangares (100%)5. Municipalidad de La Cruz (100%)6. Municipalidad de Santa Ana

_Inspección (100%)7. Superintendencia General de

Telecomunicaciones _Inspección (100%)

8. Universidad Técnica Nacional Sede Central _Inspección (100%)

Total: 8


Algunos aspectos negativos que no permitieron lograr el 100% de la meta:

Carga laboral extraordinaria impidió la ejecución de esta meta. Recurso humano insuficiente.

La fuente de datos es el informe de evaluación anual del Departamento Servicios Archivísticos Externos.

32

El cuadro siguiente contempla los datos del funcionario responsable de los datos aquí consignados:


Nº de Teléfono


Departamento


2283-1400Ext. 229


4.-Metas del Objetivo Estratégico del Programa 2

Objetivo 1: Identificar el grado de cumplimiento de la Ley del Sistema Nacional de Archivos Nº 7202, de las instituciones que conforman el Sistema Nacional de Archivos, mediante la inspección de las mismas.

Indicador 5: Porcentaje de instituciones del Sistema Nacional de Archivos, inspeccionadas y valoradas respecto del cumplimiento de la Ley Nº 7202.

Mediante esta meta se atendió en el 2016 35 de las 320 instituciones que integran el Sistema Nacional de Archivos, lo que representa un 10.93% de cobertura, superando la meta propuesta de un 9% en un 122%.

Es importante mencionar que para realizar el cálculo del porcentaje de logro se consideró como institución inspeccionada aquella que al cuarto trimestre del año 2016, ya había sido visitada por el equipo de especialistas del Departamento de Servicios Archivísticos Externos.

Tabla N° 9Detalle de las instituciones inspeccionadas en el 2016

Cód. Meta LogrosAnuales

2.2.7.0.0 Realizar 48 actividades de inspección de archivos en sus diferentes modalidades, en instituciones públicas para verificar el cumplimiento de la Ley del Sistema Nacional de Archivos No. 7202 y su Reglamento:

Inspeccionar y dar seguimientos de inspección in situ de 19 archivos, dando prioridad a las solicitudes de auditorías internas u otras prioridades institucionales:

Inspecciones a solicitud de instituciones (aproximadamente 2)

Total: 21

1. Municipalidad de Aguirre (inspección) 100%

2. Municipalidad de Buenos Aires (inspección) 100%

3. Municipalidad de Carrillo (inspección) 100%

4. Municipalidad de Coto Brus (inspección) 100%

5. Municipalidad de Golfito (inspección) 100%

6. Municipalidad de Hojancha (inspección) 100%

Inspecciones a solicitud de instituciones

_Municipalidad de León Cortés 100%_Área de Salud de Heredia 100%_Municipalidad de San Pablo 100%

33


Total: 9

Cumplimiento: 42.85 %2.2.7.3.0 Dar seguimiento por escrito al

cumplimiento de recomendaciones de inspecciones, seguimiento de inspecciones y asesorías en 19 instituciones públicas cuyos informes fueron remitidos en el año 2015 y anteriores

Total: 19

1. Contraloría General de la República (100%)

2. Dirección General de Servicio Civil (100%)

3. Dirección Nacional de Pensiones (100%)

4. Hospital Geriátrico Dr. Raúl Blanco Cervantes (100%)

5. Hospital San Juan de Dios (100%)6. Instituto Costarricense de

Ferrocarriles (Incofer) (100%)7. Instituto Nacional de Aprendizaje

(Ina) (100%)8. Ministerio de Hacienda, Dirección

Jurídica (100%)9. Ministerio de Hacienda, Tribunal

Fiscal Administrativo (100%)10. Municipalidad de Puntarenas (100%)11. Municipalidad de Acosta (100%)12. Municipalidad de Alajuelita (100%)13. Municipalidad de Cartago (100%)14. Municipalidad de Desamparados

(100%)15. Municipalidad de Flores (100%) 16. Municipalidad de Goicoechea

(100%)17. Municipalidad de Nandayure (100%)18. Municipalidad de San José (100%)

Total: 18

Cumplimiento: 982.2.7.4.0 Finalizar las inspecciones y seguimientos

de inspección de 8 instituciones iniciadas en 2015:

1. Autoridad Reguladora de los Servicios Públicos (Aresep)_Inspección

2. Banco Central de Costa Rica _Inspección

3. Instituto del Café de Costa Rica (Icafe)_Seguimiento de inspección

4. Municipalidad de Abangares

1. Autoridad Reguladora de los Servicios Públicos (Aresep) _Inspección (100%)

2. Banco Central de Costa Rica _Inspección (100%)

3. Instituto del Café de Costa Rica (Icafe) _Seguimiento de inspección (100%)

4. Municipalidad de Abangares (100%)34


5. Municipalidad de La Cruz _Inspección sujeta a financiamiento de Plan Nacional de Desarrollo

6. Municipalidad de Santa Ana _Inspección

7. Superintendencia General de Telecomunicaciones _Inspección

8. Universidad Técnica Nacional Sede Central _Inspección

Total: 8

5. Municipalidad de La Cruz _Inspección sujeta a financiamiento de Plan Nacional de Desarrollo (100%)

6. Municipalidad de Santa Ana _Inspección (100%)

7. Superintendencia General de Telecomunicaciones _Inspección (100%)

8. Universidad Técnica Nacional Sede Central _Inspección (100%)

Total: 8


35

III. RESUMEN DEL GRADO DE AVANCE DE LAS METAS DE TODOS LOS PROGRAMAS SEGÚN LAS CATEGORÍAS DE VALORACIÓN

A continuación se presenta el cuadro titulado “Resumen Metas de Indicadores de todos los Programas Sustantivos”, con el detalle de los resultados obtenidos por el Archivo Nacional en 2016, de conformidad con las metas contenidas en el Plan Operativo Institucional.

RESUMEN METAS DE INDICADORES DE TODOS LOS PROGRAMAS SUSTANTIVOSSeguimiento Anual 2016

Categoría de Valoración # Metas Cumplido 10

Parcialmente Cumplido 3No Cumplido 1

TOTALES 14

Antes de hacer referencia a los resultados, es importante recapitular que el plan operativo institucional del Archivo Nacional para el presente año, contempla 6 productos finales y 3 objetivos estratégicos institucionales, con 14 indicadores asociados, en sus dos programas presupuestarios sustantivos. En el mes de abril mediante oficio DGAN-DG-P-058-2016 se solicitó a la Secretaría de Planificación del Ministerio de Cultura y Juventud, reprogramar el indicador “Determinar el impacto de las inspecciones realizadas en el año 2015 sobre el desempeño y resultados de los archivos centrales en materia archivística así como de las obligaciones y recomendaciones que se debe acatar con base en el cumplimiento de las disposiciones de acatamiento obligatorio y recomendaciones técnicas emitidas en los informes de inspección, de seguimiento de inspección y seguimientos escritos o denuncias a las auditorías y judiciales.”, dado que según análisis realizado en conjunto con las señoras Carmen Campos Ramírez, Subdirectora General e Ivannia Valverde Guevara, Jefe del Departamento de Servicios Archivísticos Externos, se considera conveniente solicitar que durante el año 2016 el indicador no sea calculado en espera de que se formule durante este año la correspondiente metodología de cálculo, para contar con datos más precisos, lo anterior con el fin de excluirlo de la programación establecida y que no se tome como un incumplimiento al no tener reporte.

Como se aprecia en este cuadro, los resultados obtenidos son altamente satisfactorios. Teniendo solamente una metas no cumplida la cual es la “Construcción y equipamiento de un edificio de la Dirección General del Archivo Nacional para salvaguardar el patrimonio documental de la Nación en Curridabat.” Esto se debió a la interposición de recurso de apelación ante la Contraloría General de la República y trámite tardío de obtención de permisos por parte de la empresa inspectora contratada para ello. Se requiere la obtención de permisos para girar la orden de inicio a la empresa constructora. Se mantiene un seguimiento constante con la empresa inspectora (Consultécnica S.A) y se encuentra en estudio la aplicación de sanción por el retraso incurrido.

Con los resultados obtenidos en este periodo de evaluación, se logra incidir positivamente en los tres objetivos estratégicos, los cuales están estrictamente vinculados a los indicadores definidos para cada uno, así como en la misión institucional, que gira en torno a funciones vitales como lo son lo

36

cultural o patrimonial, la de gobierno o del Sistema Nacional de Archivos y la notarial, con sus prioridades.

Las metas se desarrollan de acuerdo con lo programado; no obstante lo anterior no se puede dejar de mencionar como se ha indicado propiamente en el desarrollo del análisis de cada indicador, que un aspecto que incide en la imposibilidad de establecer metas más elevadas que las propuestas en el presente año, es el recurso humano limitado con que cuenta la institución.

Algunas de las principales actividades que se llevan a cabo con muchas limitaciones o con cobertura menor a la deseada, son las siguientes: las asesorías e inspecciones en los archivos del Sistema Nacional de Archivos, obligando la ley a cubrir a todas las instituciones públicas; el rescate del patrimonio documental en sus diferentes soportes; tratamiento archivístico a los documentos que hoy todavía son inéditos y que por tanto no están a la disposición de los usuarios; digitación de los millones de fichas y otros instrumentos descriptivos en base de datos para facilitar la búsqueda de información; diagnósticos sobre el estado de conservación de los más de 18 kilómetros lineales de documentos que custodia la institución; la conservación preventiva y restaurativa de los documentos, sobre todo los que presentan el mayor deterioro, así como la obligada protección y seguridad que deben tener los documentos, lo que exige ejercer un mayor control sobre los documentos, sobre todo los que se prestan a los usuarios.

Sin embargo, el Archivo Nacional se compromete con el cumplimiento de sus metas de la manera más eficiente y eficaz posible, según los procedimientos establecidos y el marco legal que lo rige, pero sobre todo con el esfuerzo y la disciplina de trabajo de su personal, que en todo momento se ha destacado como su mayor fortaleza para explicar los logros alcanzados en el período en evaluación.

37

ANEXO N° 1Matriz de Resultados por Programa y

Cuadro Resumen de Metas de Indicadores

38

P rogramada AlcancazadaP orcentajede ejecución

Visitas y Exposiciones 13 16 123 x

Personas participantes

580 1736 299 x

Servicios de difusión atendidos

100 100 100 x

Necesidades identif icadas y ajustadas

70 75 107 x

Porcentaje de actividades de difusión novedosas implementadas.

5 4,9 98 x

Grado de satisfacción

98 100 102 x

Grado de satisfacción

89 98,8 111 x

Servicios de facilitación atendidos

100 100 100 x

Desarrollo y mantenimiento de la infraestructura.

Grado de avance

1 5 5 x

7 1 1

P rogramada AlcancazadaP orcentajede ejecución

Actividades realizadas

100 100 100 x

Cantidad de instrumentos sin errores

80 91,7 115 x

Servicios deasesoría ainstituciones públicas yprivadas enmateria deorgnización documental .

Asesorias brindadas

100 100 100 x

Inspecciones brindadas 100 91,9 92 x

Inspecciones realizadas

9 10,93 121 x

4 1 0

Fuente: Información proporcionada por el P rograma Patrimonio Documental de laNación.

Archivo Nacional

Facilitación delpatrimonio documental.

Archivo NacionalPrograma: Patrimonio Documental de la Nación

Cumplimiento de metas de producción al 31 de diciembre de 2016

Producto Unidad de MedidaMeta

Grado de cumplimient

o

Servicios de difusión del patrimonio documental.

Fuente: Información proporcionada por el P rograma Sistema Nacional de Archivos

Servicios deinspección ainstituciones públicas enmateria decumplimiento de la normativaexistente.

Producto Unidad de MedidaMeta Grado de

cumplimient

Servicios deCapacitación archivística aentidades externa, pertenecientes al SistemaNacional deArchivos.

Programa: Sistema Nacional de Archivos

Cumplimiento de metas de producción al 31 de diciembre de 2016

39

P rogramada AlcancazadaP orcentaj

ede

ejecución

P rogramados 1/

Ejecutados 1/ 2/ Ejecución E PE NE

Número deactividades nuevasen cantonesprioritarios

13 16 123 x

Número de personasparticipantes enactividades encantones prioritarios.

580 1736 299 x

Porcentaje deservicios de difusiónatendidos

100 100 100 x

Porcentaje de ajustesrespecto de lasnecesidades identif icadas de losusuarios

70 75 107 x

Porcentaje deactividades dedifusión novedosasimplementadas.

5 4,50 90 x

Porcentaje deusuarios satisfechoscon el servicio defacilitación brindadoen el ArchivoHistórico.

98 100 102 x

Porcentaje deusuarios satisfechoscon el servicio defacilitación brindadoen el Archivo Notarial

89 98,8 111 x

Porcentaje deservicios defacilitación atendidos

100 100 100 x

Desarrollo y mantenimiento de la inf raestructura.

Porcentaje de gradode avance deconstrucción (IVetapa y edif icioconstruido yequipado)

1 5 5 x

Total de recursos 1.275 944 74 7 1 1

EfectividadRecursos

Archivo Nacional

Cumplimiento de indicadores de desempeño y estimación de recursos asociados en millones de colones

al 31 de diciembre de 2016

Producto Indicador

Meta

Programa: Patrimonio Documental de la Nación

1,50 100

1/ Estimación realizada por la institución para el cumplimiento del indicador basada en los recursos asignados en el presupuestoautorizado y sus modificaciones, excluyendo las transferencias no vinculas a la gestión. 2/ Ejecutado: P ara las entidades corresponde a la sumatoria de los egresos reales y los compromisos al 31 de diciembre. Fuente: Elaboración propia con base en el presupuesto aprobado para el ejercicio económico del 2016 y sus modificaciones.

1,50

Facilitación del patrimoniodocumental.

1.274 942,73 74

Servicios de difusión del patrimonio documental.

40

P rogramada AlcancazadaP orcenaje

de ejecución

P rogramados 1/

Ejecutados 1/ 2/

Ejecución E PE NE

Porcentaje deactividades decapacitación impartidas aentidades externasdel Sistema Nacionalde Archivos.

100 100 100 x

Cantidad deinstrumentos sinerrores

80 91,7 115 x

Servicios deasesoría ainstituciones públicas yprivadas enmateria deorgnización documental .

Porcentaje instituciones atendidas porasesoría

100 100 100 x

Porcentaje instituciones atendidas porinspección

100 91,9 92 x

Porcentaje deinstituciones delSistema Nacional deArchivos, inspeccionadas yvaloradas respecto alcumplimiento de laLey 7202 y otralesgilación archivistica conexa.

9 10,93 121 x

Desarrollo y mantenimiento de la inf raestructura.

Porcentaje de gradode avance deconstrucción (IVetapa y edif icioconstruido yequipado) 1 5 5 x

Total de recursos 1.286 931 72 4 1 1

1/ Estimación realizada por la institución para el cumplimiento del indicador basada en los recursos asignados en el presupuestoautorizado y sus modificaciones, excluyendo las transferencias no vinculas a la gestión.

Efectividad

2/ Ejecutado: P ara las entidades corresponde a la sumatoria de los egresos reales y los compromisos al 31 de diciembre. Fuente: Elaboración propia con base en el presupuesto aprobado para el ejercicio económico del 2016 y sus modificaciones.

Producto IndicadorMeta Recursos

Servicios deCapacitación archivística aentidades externa, pertenecientes al SistemaNacional deArchivos.

Servicios deinspección ainstituciones públicas enmateria decumplimiento de lanormativa existente.

1.285,92 72931

Archivo NacionalPrograma: Sistema Nacional de Archivos

Cumplimiento de indicadores de desempeño y estimación de recursos asociados en millones de colones

al 31 de diciembre de 2016

41

ANEXO N° 2Informe con los resultados de la aplicación de encuestas para medir la satisfacción de los

servicios en la Sala de Consulta e Investigación, la Biblioteca Especializada en Archivística y Ciencias Afines

42

DIRECCIÓN GENERAL DELARCHIVO NACIONAL DE COSTA RICA

DEPARTAMENTO ARCHIVO HISTÓRICO

INFORME EJECUTIVO

RESULTADOS DEL CUESTIONARIO PARA EVALUAR EL SERVICIO QUE SE BRINDA EN LA SALA DE CONSULTA E INVESTIGACIÓN

“JOSÉ LUIS COTO CONDE”

SEGUNDO SEMESTRE DE 2016

JAFETH CAMPOS RAMÍREZ

ENERO 2017

43

INTRODUCCIÓN

Los archivos finales cumplen una importante función al ser custodios del Patrimonio Documental de la

Nación; es decir, son los garantes de la memoria histórica documental de un país. Por tanto, su

objetivo fundamental o razón de ser se concentra en el tratamiento archivístico, la conservación,

preservación y difusión de ese legado patrimonial para facilitarlo a los usuarios, con el fin de sustentar

sus investigaciones científicas o bien otros fines particulares.

Últimamente, es reconocida la apertura de los archivos históricos, ya que además de servir como

centros de resguardo del pasado documental, han diversificado sus servicios o alcances con la

finalidad de ser ampliamente consultados por un público muy heterogéneo. Estos centros de

conocimiento han dejado de ser un lugar exclusivo para eruditos e historiadores.

En razón de esta diversificación de usuarios que asisten a investigar a los archivos históricos o

finales, es importante conocer sus perfiles y necesidades de información, entre otros factores. Para

ello, la Sala de Consulta del Archivo Nacional utiliza un cuestionario, con la finalidad de conocer la

relación existente entre los usuarios, la información, el archivo y los servicios que se proporcionan.

El presente informe ejecutivo se ha elaborado con los cuestionarios cumplimentados por dieciocho

usuarios, que han asistido a la Sala de Consulta e Investigación “José Luis Coto Conde”, a satisfacer

sus necesidades de información, en el segundo semestre del año 2017. Por último, es necesario

aclarar -en relación con los gráficos- que la fuente utilizada para su elaboración, es la información

suministrada por los cuestionarios.

44

1.1 Información General

En este apartado se determina el perfil de los usuarios de la Sala de Consulta, con base en el sexo,

nacionalidad y profesión, entre otros.

En cuanto a la variable sexo y partiendo del total de usuarios de la muestra (18), domina el sexo

masculino (13 hombres), en contrapartida con el sexo femenino (5 son mujeres). Se denota entre los

usuarios una mayor consulta masculina en la Sala.

En relación con los rangos edad, se concluye que a la Sala de Consulta acuden personas jóvenes y

adultas, pues el rango de edades oscila de 24 a 78 años. Es interesante señalar que domina las

edades comprendidas entre los 24 y 29 años.

En cuanto a la nacionalidad, el 72.2% de los clientes estudiados son costarricenses, el restante

27.8% son extranjeros (estadounidense, canadiense y japonés).

45

Los grados académicos que presentan los usuarios de la Sala de Consulta son heterogéneos, varían

entre bachilleres universitarios (5 usuarios), doctor (5), licenciado (3), máster (3), diplomado (1) y un

usuario no contestó a la pregunta. En cuanto a la profesión de los clientes, destaca una abrumadora

mayoría de historiadores (8), seguidos por archivista (2) y, además: ingeniero, informático, auditor,

abogado, pensionado, antropólogo, docente e investigador.

En correlación con la frecuencia de visitas anuales de los usuarios a la Sala de Consulta, el 38.9%

señaló de 1-9 visitas al año, el 16.6% de 10-20, el 5.6% de 21-30 visitas al año, el 11.1% de 31-40 y

el 27.8% más de 40 visitas anuales.

1.2 Formación de Usuarios

La actividad de orientar e informar ha sido a través del tiempo una actividad inherente al archivista, ya

que éste tiene el compromiso de guiar y resolver de la mejor manera posible, las consultas o dudas

de los usuarios. No obstante, las nuevas exigencias que impone la sociedad de la información

demandan que el archivista desarrolle esta instrucción de manera más clara, planificada y de acuerdo

a cada grupo de usuarios.

El servicio de formación de usuarios es el conjunto de programas y actividades de carácter

permanente o temporal, así como formales o no formales, que desarrollan los archivos ya sea por si

mismos o en cooperación con instituciones facultadas para ello, de acuerdo con los planes de

formación que se establezcan, dirigidos a los usuarios reales y potenciales con el propósito de

actualizar, inducir, perfeccionar y especializarlos en el manejo adecuado y el aprovechamiento de los

recursos informativos de los archivos.

Es evidente que la Archivística ha evolucionado como ciencia y, por tanto, para su desarrollo óptimo

los profesionales en este campo deben especializarse. De nada sirve mantener cientos de metros

lineales de documentación perfectamente organizados y descritos, si estos no son consultados por

los usuarios.

Las necesidades de información de los usuarios son las que le imprimen dinamismo y viveza a los

Archivos, de lo contrario se estaría ante sólo bodegas de papeles viejos, limpios y organizados, pero

inútiles. Por tanto, los Archivos no sólo deben limitarse a orientar o asesorar de manera básica a sus

clientes. Éstos deben ir más allá y tratar de enseñar la dinámica del archivo e instruir al usuario para

46

que este sea capaz de seleccionar los instrumentos descriptivos y los diferentes tipos de fuentes,

entre otros.

Por tanto, en el apartado del cuestionario denominado “Formación de Usuarios”, se determinó la

opinión de los usuarios sobre el conocimiento de los instrumentos descriptivos y de las normas y

servicios de la Sala, ente otros.

En relación con el conocimiento de los usuarios sobre las normas y disposiciones que regulan los

servicios de la Sala, se concluye que se cumple el objetivo de informar a dichos clientes sobre las

regulaciones, ya que el 100% respondió afirmativamente.

Los usuarios consultados consideraron que, la información suministrada por el titular de la Sala de

Consulta sobre los servicios que se brindan ahí es positiva, ya que un 100% afirma haberla recibido.

Además, es calificada de buena (11.1%), muy buena (27.8%) y excelente (61.1%).

La instrucción que se proporciona a los usuarios relacionada con la utilización de los instrumentos

descriptivos (inventarios, bases de datos, ficheros, etc.) para localizar y acceder a la información, ha

sido recibida por el 94.4% y es calificada como buena por el 5.6%, muy buena por el 33.3% y

excelente por un 55.5% (un usuario no externó opinión).

En cuanto a la instrucción relativa al acervo documental, 15 usuarios (83.3%) manifestaron haberla

recibido, y la calificaron de bueno un 11.1%, de muy bueno un 22.2% y un 50% de excelente. Es de

rescatar que el 16.7% (3 usuarios) no la calificaron.

47

En relación con la anuencia del personal para subsanar inconsistencias en los instrumentos

descriptivos, los usuarios contestaron positivamente un 100%. Finalmente, los usuarios calificaron el

interés de los funcionarios por atenderlos como bueno (5.6%), muy bueno (27.8%) y excelente

(66.6%).

1.3 Calidad de los Servicios

La razón final de la existencia de los archivos es brindar un servicio eficiente, eficaz y de calidad a los

clientes internos y externos. Ya que, de nada vale tener debidamente organizada la documentación

que se custodia, si no existe para ella un uso. Por tanto, los centros archivísticos no centran su

objetivo en conservar por conservar, sino en poner la información a disposición de todo aquel que la

requiera.

Por tanto, en un archivo es importante valorar todos aquellos aspectos relacionados con la calidad de

los servicios que este ofrece, tomando en cuenta para ello el trato, la cortesía, la disponibilidad, el

profesionalismo, la atención y la ligereza, entre otros.

Debido a lo anterior, es necesario evaluar el comportamiento de los funcionarios de la Sala

(encargado y asistentes), en el sentido del trato y la cortesía. Al respecto, se obtuvo un resultado

favorable, ya que un 27.8% lo califica como muy bueno y un 72,2% de excelente. En conclusión, la

percepción es positiva.

48

Otras características que establecen la calidad de los servicios es el profesionalismo de los

funcionarios de la Sala de Consulta. En este sentido, 27.8% expresó que era muy bueno y un 72.2%

lo valoró como excelente.

Otro parámetro de calidad es el conocimiento que tiene el funcionario encargado de la Sala de

Consulta, en relación con el acervo documental. En esta dirección, el 22.2% lo calificó como muy

bueno y excelente el 72.2%. Un usuario no contestó a la interrogante.

En relación con el período promedio de entrega de los documentos solicitados, el 77.8% indicó un

tiempo en minutos de 10 a 20, un 16.7% de 21 a 30 minutos y un 5.6% indicó un tiempo de 31 a 40

minutos. Consultada la opinión del tiempo de entrega de los documentos un 5.6% lo calificó de

regular, el 11.1% de bueno, un 55.5% de muy bueno y un 27.8% de excelente. En conclusión, el

tiempo de entrega de los documentos es valorado altamente positivo.

49

Asimismo, en el caso de que se presenten dificultades en la localización de un documento, el 100%

de los usuarios expresó recibir el apoyo de los funcionarios de la Sala para su localización.

El servicio que se brinda en cualquier centro de referencia debe ser equitativo, con el fin de evitar

preferencias y desigualdades entre los usuarios. En este sentido, diecisiete de los clientes perciben

de la Sala un servicio equitativo y entre sus opiniones destacan las siguientes:

-“Siempre los funcionarios están atentos a cualquier consulta y no creo que existan diferencias para nadie”.

-“En general están atentos a identificar inquietudes o atender solicitudes”.

-“Siempre están atentos a servir”.-“No he notado problema o privilegios para personas dependiendo del género o bien grado académico”.

En cuanto al grado de satisfacción de los servicios brindados por la Sala de Consulta se obtuvieron

los siguientes resultados:

• Fotocopiadora: obtuvo una valoración de 5.6% en el rubro de regular, 16.7% lo considera

bueno, un 27.7% muy bueno y un 33.3% de excelente. No han utilizado el servicio el 16.7% de los

usuarios consultados.

• Registros de base de datos: este servicio fue calificado de muy bueno en un 5.6% e igual

porcentaje lo valoró como excelente. El 83.3% no ha demandado el servicio. Un usuario no respondió

a la interrogante.

50

• Digitalización: el 5.6% de los usuarios lo considera regular e idéntico porcentaje lo estima

bueno. El 33.3% lo calificó muy bueno y el 22.2% excelente. El 33.3% no han utilizado este medio de

reproducción.

Copia de video: la mayoría (94.4%) no han utilizado el servicio, por tanto, sólo el 5.6% lo

califica de excelente.

Copia de casette: igual que el anterior, este servicio de reproducción no ha sido utilizado por la

mayoría (94.4%). Solamente el 5.6% lo consideró excelente.

Préstamo de documentos: este servicio que es primordial en cualquier archivo, independiente

de su fase o etapa, fue valorado como bueno por un 5.6%, un 22.2% lo calificó como muy

bueno y finalmente, un 61.1% lo estimó de excelente. No han utilizado el servicio el 5.6% de

los usuarios consultados y un usuario no emitió opinión.

Certificación de documentos históricos: este servicio fue calificado de excelente por un 5.6%.

El 94.4% no ha demandado este servicio.

Por último, se consultó a los usuarios -de manera general- sobre el grado de satisfacción de los

servicios brindados en la Sala de Consulta e Investigación “José Luis Coto Conde”. En este sentido,

un 5.6% lo calificó como bueno, un 33.3% como muy bueno y un 61.1% lo valoró como excelente.

51

1.4 Instrumentos de Acceso y Control de Información

Los archivos no deben restringirse tan sólo a organizar y conservar los fondos documentales que

están bajo su custodia. Su función debe ir más allá de eso, deben abocarse a servir y difundir la

información a los clientes internos y externos, además de formar al usuario para que este sea capaz

de seleccionar los instrumentos descriptivos. Estos instrumentos o catálogos son fundamentales,

pues aparte de controlar, auxilian en el acceso o abordamiento de los documentos.

En cuanto a la coincidencia entre la descripción del registro de la base de datos y el documento

requerido, un 38.9% considera que las referencias de la base siempre coinciden con el documento

solicitado, el restante 50% opina que esto sucede casi siempre. Un 11.1% no ha utilizado las

referencias de las bases de datos.

En este mismo sentido de concomitancia, se evaluaron los ficheros y el resultado a esta consulta es

que un 38.9% de los usuarios expresa que siempre coincide la referencia del fichero con el

documento solicitado, e igual porcentaje considera que casi siempre existe coincidencia y un 22.2%

no ha utilizado las referencias de ficheros.

52

Finalmente, los últimos instrumentos de acceso y control a la información evaluados fueron los

inventarios. La opinión de los consultados expresó que siempre hay coincidencia en un 16.7% de las

ocasiones, un 33.3% expuso que esto sucede casi siempre y un 38.9% indicó no haber utilizado las

referencias de inventarios. Un 11.1% no contestó a la pregunta.

En conclusión y de forma general, en cuanto a los instrumentos de acceso y control de la información,

la totalidad de los usuarios considera que son adecuados para la localización de los documentos.

1.5 Ambiente de Trabajo en la Sala de Consulta y Comentarios

Los usuarios encuestados calificaron el ambiente de trabajo de la Sala de Consulta de la siguiente

forma: un 44.4% como muy bueno y un 55.6% lo consideró excelente.

53

En cuanto a los comentarios, sugerencias y observaciones, los usuarios manifestaron las siguientes

inquietudes:

-Mejorar la Base de Datos, actualizarla y adecuarla a las necesidades. Los usuarios refieren tanto la

base de datos que se consulta in situ (en la Sala de Consulta), como la que se consulta mediante

Internet. En cuanto a esta última, señalan la necesidad que la totalidad de registros sean colocados

en la web para su consulta.

-En cuanto al precio de las fotocopias, los usuarios señalan un alto costo.

-Desarrollar un programa de digitalización de los documentos que conforman el acervo documental.

En especial, indican la necesidad de migrar los documentos en soporte microfilm a digital.

-Realizar una estrategia para que el público conozca los nuevos documentos que ingresan al Archivo

Nacional.

Por último, se citan textualmente algunos comentarios emitidos por los usuarios consultados:

“La atención desde siempre excelente! Tengo aproximadamente 15 años de venir.”. (Usuaria costarricense, licenciada en Derecho, 60 años).

“Gracias por una feliz experiencia de archivo”. (Usuario canadiense, doctor en Historia, no indicó edad).

“Tengo experiencia de trabajar en el Archivo General de Indias, Sevilla y otros archivos mexicanos y españoles. El servicio de este archivo ha superado esos archivos. ¡Felicidades! El personal muy amable y atento todo el tiempo”. (Usuaria japonesa, doctora en Historia, 51 años).

CONCLUSIONES

El cuestionario fue cumplimentado por dieciocho usuarios que visitaron la Sala de Consulta e

Investigación “José Luis Coto Conde”, entre el 22 de agosto y el 21 de diciembre de 2016. La mayoría

son costarricenses y tres son extranjeros.

En cuanto a la variable sexo, la mayoría son varones, como ha sido lo característico entre los

usuarios de la Sala de Consulta e Investigación. En relación con los rangos edad, se concluye que a

la Sala de Consulta acuden personas jóvenes y adultas, pues el rango de edades oscila de 24 a 78

años. Domina las edades comprendidas entre los 24 y 29 años.

54

Los grados académicos que presentan los usuarios de la Sala de Consulta son heterogéneos, varían

entre bachilleres universitarios (5 usuarios), doctor (5), licenciado (3), máster (3) y diplomado (1). En

cuanto a la profesión de los clientes, destaca una abrumadora mayoría de historiadores (8), seguidos

por archivista (2) y, además: ingeniero, informático, auditor, abogado, pensionado, antropólogo,

docente e investigador.

En relación con la frecuencia de visitas anuales de los usuarios a la Sala de Consulta, más de mitad

de los consultados contestó que al año realiza entre diez a más de cuarenta visitas, lo que es

importante pues esto indica que están en constante contacto con los servicios y el que hacer de la

Sala de Consulta, por tanto, su opinión es muy valiosa.

Tanto la formación de usuarios como la calidad de los servicios que se brindan fueron valoradas de

manera positiva. El trato cortés, amable y el conocimiento sobre el acervo documental de los

funcionarios de la Sala de Consulta; el tiempo promedio de entrega de los documentos solicitados, el

apoyo recibido de los funcionarios cuando se presentan problemas para la localización de

documentos, el profesionalismo y el trato equitativo son características que se distinguen como

fortalezas.

Se logró recopilar una serie de inquietudes por parte de los usuarios consultados, entre las cuales se

destacan: mejorar la Base de Datos, actualizarla y adecuarla a las necesidades; el costo de las

fotocopias fue considerado alto; desarrollar un programa de digitalización de los documentos que

conforman el acervo documental, en especial, la necesidad de migrar los documentos en soporte

microfilm a digital y realizar una estrategia para que el público conozca los nuevos documentos que

ingresan al Archivo Nacional.

En cuanto al grado de satisfacción de los servicios brindados, una cantidad considerable de usuarios

expresaron no haber requerido esos servicios. No obstante, entre las respuestas obtenidas es

importante referirse al servicio de fotocopiado, a la reproducción mediante cámara digital y al

préstamo de documentos.

Con respecto al primer medio de reproducción, se observa que un 5.6% lo considera regular, 16.7%

bueno, un 27.7% muy bueno y un 33.3% lo estima excelente. Un 16.7% no lo ha utilizado. El segundo

medio de reproducción (cámara digital) fue calificado por el 5.6% como regular e idéntico porcentaje

lo estimó bueno. El 33.3% lo valoró como muy bueno y el 22.2% excelente. El 33.3% no ha utilizado

este medio de reproducción.55

En relación con el préstamo de documentos, este servicio fue valorado como bueno por un 5.6%, un

22.2% lo calificó como muy bueno y finalmente, un 61.1% lo estimó de excelente.

Además, se consultó a los usuarios -de manera general- sobre el grado de satisfacción de los

servicios brindados en la Sala de Consulta e Investigación “José Luis Coto Conde”. En este sentido,

un 5.6% lo calificó como bueno, un 33.3% como muy bueno y un 61.1% lo valoró como excelente.

En cuanto a los instrumentos de acceso y control de la información, la totalidad de la población

encuestada los consideró adecuados para la localización de los documentos.

RECOMENDACIONES

1. Es importante incluir una muestra más significativa de clientes extranjeros, dentro de la

población a la que se le solicita cumplimentar el cuestionario pues, al ser investigadores

foráneos poseen experiencias en otros archivos y la comparación de éstos con la Sala de

Consulta podría ser enriquecedora. Aunque es necesario reconocer que, en este sentido, se

depende de la visita y consulta que hagan los clientes extranjeros.

2. Es trascendental que los funcionarios de la Sala de Consulta aborden la temática de atención

al cliente, mediante alguna charla o curso pues, aunque los usuarios reconocen la atención

brindada, nuestro quehacer gira en torno a los usuarios que vienen a la Sala de Consulta a

satisfacer sus más diversas necesidades de información. Además, algunos de los Asistentes

de Sala han ingresado a laborar recientemente, por tanto, es indispensable que conozcan de

esta temática. También, es recomendable capacitar a los funcionarios (del área de

Tratamiento) que esporádicamente sustituyen en Sala y en otros casos es importante un

refrescamiento.

3. En cuanto a los instrumentos de acceso y control de la información, es fundamental continuar

con la tarea de revisión, pues los ficheros representan instrumentos descriptivos muy

importantes en las labores que presta la Sala de Consulta e Investigación.

4. Los usuarios señalaron una serie de debilidades y recomendaciones, algunas de las cuales

podrían ser tomadas en cuenta, siempre basados en las posibilidades, normativa y los

recursos económicos de la institución.

56

5. En cuanto al tema de la digitalización la institución ha desarrollado acciones en este sentido e

incluso buscado alianzas con otras entidades como la Universidad Estatal a Distancia y Iglesia

de Jesucristo de los Santos de los Últimos Días. Además, la institución trabaja en la

digitalización de los fondos: Congreso y Gobernación, y en migrar microfilmes a soporte

digital. Se espera que un futuro próximo toda esa información en soporte digital esté al

servicio del público.

6. En relación con mejorar la Base de Datos, actualizarla y adecuarla a las necesidades, es

necesario mencionar que se está realizando un esfuerzo por brindar control de calidad, a la

totalidad de los instrumentos descriptivos (base de datos, ficheros – inventarios), con la

finalidad de que se pueda acceder a estos mediante Internet. Por ello, la institución ha

colocado en la web las descripciones de algunos fondos frecuentemente consultados (José

Fidel Tristán y fotografías).

En definitiva, en el desarrollo de los últimos años la institución ha realizado un esfuerzo por mitigar las

debilidades señaladas por los usuarios y cumplir algunas de sus recomendaciones, siempre y cuando

la normativa, las posibilidades y los recursos económicos lo permitan.

En este sentido, es necesario mencionar el acceso a Internet inalámbrica en la Sala de Consulta y la

colocación en la web de más descripciones de algunos fondos frecuentemente consultados (José

Fidel Tristán y fotografías). También, se colocó estantería nueva en el depósito No. 5 y la antigua fue

instalada en un depósito en “Antiguo Notarial”. Así mismo, a ese último depósito se trasladaron las

planillas y tarjetas de Instituciones del Gobierno Central, que sirven para certificar años de servicios.

Finalmente, el mundo contemporáneo y globalizado ha impactado todos los ámbitos de la vida

humana y por supuestos a los archivos, por ello la Sala de Consulta e Investigación debe brindar una

respuesta precisa a sus usuarios, que recurren a satisfacer una necesidad concreta de información,

ya sea para defender y respaldar derechos, para la toma de decisiones, para realizar diversidad de

investigaciones o bien para la gestión administrativa en general, entre otras.

57

ANEXO

(Cuestionario para evaluar el servicio que se brinda en la

Sala de Consulta e Investigación).

58

CUESTIONARIO PARA EVALUAR EL SERVICIO QUE SE BRINDA EN LASALA DE CONSULTA E INVESTIGACIÓN “JOSÉ LUIS COTO CONDE”

Estimado usuario, con la finalidad de evaluar la calidad de los servicios que se brinda en la Sala de Consulta, muy respetuosamente, solicitamos su cooperación para cumplimentar esta encuesta. Deseamos conocer las características de los servicios que se están proporcionando, así como las fortalezas y las debilidades, buscando dar un mejor servicio. Al ser usted usuario y, por ende, conocedor de los servicios que se brindan, su contribución es de suma importancia. Por lo tanto, se le ruega responder de manera objetiva las preguntas que seguidamente se detallan. La información suministrada por usted será confidencial y únicamente se utilizará para este estudio.

Información General del Usuario:

Fecha de la evaluación: ____________________________________________________________

1. Sexo: Masculino ( ) Femenino ( ) Edad: _________________________________

2. Nacionalidad: Costarricense ( ) Extranjero ( ) Especifique: ____________________

3. Profesión u oficio: _____________________ Grado académico: ______________________

4. Frecuencia de visitas anuales a la Sala de Consulta:

De 1 a 9 ( ) De 10 a 20 ( ) De 21 a 30 ( ) De 31 a 40 ( ) Más de 40 ( )

Formación de Usuarios

5. Conozco las normas y disposiciones vigentes que regulan el servicio de consulta, préstamo, reproducción y otros, de los documentos que custodia el Archivo Histórico.

Si ( ) No ( )

6. Me han proporcionado información sobre los servicios que brinda la Sala de Consulta.

Si ( ) No ( )

6.1. Si la respuesta es la opción Si, el servicio brindado es:

1. Malo ( ) 2. Regular ( ) 3. Bueno ( ) 4. Muy bueno ( ) 5. Excelente ( )

7. Me han proporcionado instrucciones sobre la utilización de los instrumentos descriptivos (ficheros, inventarios, base de datos, etc.) para localizar y acceder la información que necesito.

Si ( ) No ( )

59



8. He recibido información sobre el acervo documental que custodia el Archivo Histórico.

Si ( ) No ( )



9. Cuando se presenta alguna inconsistencia en los ficheros, inventarios, bases de datos, entre otros, que dificulta la localización de un documento, el personal de la Sala de Consulta está siempre anuente a resolverlo.

Si ( ) No ( )

10. El interés que demuestran los funcionarios de la Sala de Consulta para atender mis consultas es:


Calidad de los Servicios

11. El trato que recibo por parte de los funcionarios de la Sala de Consulta es:


12. El profesionalismo que demuestra el funcionario encargado de la Sala de Consulta, en el cumplimiento de sus funciones es:

1. Malo ( ) 2. Regular ( )

3. Bueno ( ) 4. Muy bueno ( ) 5. Excelente ( )

13. El conocimiento que tiene el funcionario encargado de la Sala de Consulta, sobre el acervo documental del Archivo Histórico es:

1. Malo ( ) 2. Regular ( )

3. Bueno ( ) 4. Muy bueno ( ) 5. Excelente ( )

14. Una vez realizada la solicitud de un documento al funcionario encargado de la Sala de Consulta, el tiempo

60

promedio de entrega es de:

Tiempo en minutos:

De 10 a 20 ( ) De 21 a 30 ( ) De 31 a 40 ( ) De 41 a 50 ( ) Más de 50 ( )

14.1 Opino que el tiempo promedio de entrega es:


15. Recibo el apoyo de los funcionarios de la Sala de Consulta cuando se presentan dificultades para localizar un documento.

Si ( ) No ( )

16. Considero que los servicios que se brindan en la Sala de Consulta son iguales para todos los usuarios:

Si ( ) No ( )

16.1 Para cualquiera de las dos respuestas, expongo al menos una razón:

17. ¿En escala de 1 a 5, cuál es su grado de satisfacción de los servicios brindados? Por favor donde 1: malo, 2: regular, 3: bueno, 4: muy bueno y 5: excelente. En caso de no haber utilizado los servicios marque la casilla No Utilizado (NU).

Préstamo de documentos 1.Malo ( ) 2.Regular ( ) 3.Bueno ( ) 4. Muy

Bueno ( ) 5.Excelente ( ) NU( )

Fotocopiadora: 1.Malo ( ) 2.Regular ( ) 3.Bueno ( ) 4. Muy Bueno ( ) 5.Excelente ( ) NU

( )

Copia de Video: 1.Malo ( ) 2.Regular ( ) 3.Bueno ( ) 4. Muy Bueno ( ) 5.Excelente ( ) NU

( )Copia de casetes 1.Malo ( ) 2.Regular ( ) 3.Bueno ( ) 4. Muy


Copias de registros de

bases de datos1.Malo ( ) 2.Regular ( ) 3.Bueno ( ) 4. Muy


Digitalización 1.Malo ( ) 2.Regular ( ) 3.Bueno ( ) 4. Muy Bueno ( ) 5.Excelente ( ) NU

( )Certificación de

documentos históricos

1.Malo ( ) 2.Regular ( ) 3.Bueno ( ) 4. Muy Bueno ( ) 5.Excelente ( ) NU

( )

18. En escala de 1 a 5, cómo califica de forma general el grado de satisfacción de los servicios brindados en la Sala de Consulta. Por favor donde 1: malo, 2: regular, 3: bueno, 4: muy bueno y 5: excelente

61


Instrumentos de Acceso y Control de la Información

Marco con equis (x) la opción que comúnmente se presenta cuando hago uso de:

19. Las referencias de la base de datos:

Siempre coinciden con el documento requerido ( )Casi siempre coinciden con el documento requerido ( )Casi nunca coinciden con el documento requerido ( )Nunca coinciden con el documento requerido ( )No he utilizado las referencias de bases de datos ( )

20. Las referencias de los ficheros:

Siempre coinciden con el documento requerido ( )Casi siempre coinciden con el documento requerido ( )Casi nunca coinciden con el documento requerido ( )Nunca coinciden con el documento requerido ( )No he utilizado las referencias de los ficheros ( )

23. Considero que el ambiente de trabajo que se tiene en la Sala de Consulta es:


24. Anoto comentarios, sugerencias y observaciones que permitan mejorar el servicio que se brinda en la Sala de Consulta.

Muchas gracias por su colaboración y esperamos servirle cada día mejor

62

22. Considero que los instrumentos descriptivos que dispone la Sala de Consulta son adecuados para la localización de los documentos.

Si ( ) No ( )

ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN

ENCUESTAS DE LA BIBLIOTECA ESPECIALIZADA EN ARCHIVISTICA Y CIENCIAS AFINES, SEGUNDO SEMESTRE 2016

Se detalla la percepción de los usuarios, en relación con los servicios que brinda la Biblioteca Especializada en Archivística y Ciencias Afines del Archivo Nacional, según cuestionario que se aplicó a usuarios internos y externos, en los meses de julio a diciembre del 2016.

El cuestionario fue contestado por 1 usuaria interna y 5 usuarias externas.

Usuarios externos:

INFORMACIÓN GENERAL: En este apartado se determina el perfil de los usuarios de la biblioteca, con base en el sexo, nacionalidad, profesión, entre otros.

En cuanto a la variable sexo las cinco usuarios encuestadas señalan femenino.

Variable Nacionalidad: Las 5 usuarias encuestadas son costarricenses.

En cuanto a la profesión u oficio: Las cinco usuarios indican que su profesión es estudiante. Cuatro usuarios indican que el grado académico es primer año y una usuaria indica secundaria.

Las cinco usuarias indican que son usuarios esporádicos.

Cuatro usuarias indican que los motivos por los cuales consultan la Biblioteca son por estudio y una usuaria indica estudio-investigación. Anotan los siguientes comentarios:

“Búsquedas de referencias para un trabajo final de la universidad”.“Investigación sobre el trabajo final del curso”“Trabajo de investigación, Curso Principios de Archivista”“Trabajo de la U”.

Cuatro usuarias detallan que se enteraron de la existencia de la biblioteca a través de profesores universitarios y un usuario marca la casillas otros e indica visita al Archivo en un curso.

Comentarios:

“Vinimos al Archivo y nos comentaron de la biblioteca especializada”.“Visita guiada”.“Visita guiada al Archivo Nacional”.

FORMACIÓN DE USUARIOS:

63

En cuanto a la pregunta de si conocen la normativa que tiene la Biblioteca para utilizar los servicios, cuatro usuarias indican que Sí y una indica que No.

Las 5 usuarias responden que si han solicitado información a la Biblioteca, cuatro indican que si encontraron la información solicitada y una usuaria no responde.

En relación con el conocimiento de los servicios de la Biblioteca, las cinco usuarias responde que si los conoce. Indican que han utilizado los siguientes servicios: 2 usuarias “Consulta de material bibliográfico”; 2 usuarias “Consulta de material bibliográfico” y “Búsqueda de información en base de datos”. Una usuaria “Préstamo interbibliotecario”.

En cuanto a la pregunta “Ha recomendado nuestra biblioteca a otras personas” dos usuarias responde que No y 3 usuarios indican que Sí. Las cinco usuarias indican que Sí recomendarían nuestra biblioteca a otras personas.

CALIDAD DE LOS SERVICIOS:

Referente a la instrucción que la persona responsable de la Biblioteca proporciona en cuanto a los servicios que se prestan en está, las personas encuestadas responden sí.

En cuanto a cómo considera que fue la instrucción que se le ofreció, 3 usuarias responden muy buena y dos excelente.

En cuanto al trato y disponibilidad que brindó el profesional de la información para atender sus demandas de información, cuatro usuarias indican excelente y la otra usuaria muy buena.Comentarios:

“Muy amable y atenta”.“Me orientó en la búsqueda y fue muy amable”

El tipo de material bibliográfico que solicitan una usuaria responde “libros”, una usuaria “publicaciones periódicas” y “leyes y decretos” y tres usuarios “libros” y “publicaciones periódicas”. En cuanto a los temas de investigación, las cinco usuarias indican “Archivística”

Las cinco personas encuestadas indican que Sí encontraron la información que necesitaban. En relación al uso del catálogo, 2 usuarias indican fácil, una usuaria no responde y dos usuarias indican difícil, las cuales detallan los siguientes comentarios:

“No lo entendí muy bien”.“La interfaz es diferente a las de otras bibliotecas”.

64

Las cinco usuarias indican que sí tienen conocimiento de que la bases de datos de la Biblioteca pueden ser accesadas por medio de la página web del Archivo Nacional.

En relación de como consideran el uso del aplicativo para la consulta de material bibliográfico, 3 usuarias indican fácil y dos usuarias no seleccionan ninguna opción.

Comentarios:

“Nunca lo he usado pero si sabía de la existencia”.“Es más accesible y ágil, además de que se evita un viaje innecesario”.“No lo he usado”

En cuanto al material de la Biblioteca, las cinco usuarias encuestadas consideran que es actualizado.

Comentarios:

“Tiene tanto antiguo como actual y es lo justo y necesario para dar servicio a la población”“Por el tema de investigación, las fechas no son muy actuales, pero la información es buena”.

En la última variable se evaluaron los aspectos referentes a Horario; silencio, iluminación; limpieza; comodidad; orden y equipo informático. Dos usuarias encuestadas consideran muy satisfechas en dichos aspectos. Una usuaria se encuentra satisfecha con el horario y el silencio y muy satisfecha en todos los otros aspectos. Otra usuaria se encuentra muy satisfecha en todos los aspectos evaluados, excepto en el horario que lo califica con satisfecho. Otra usuaria evalúa todos los aspectos como muy insatisfecha.

Comentarios de dos usuarias:

“Encontré lo que necesitaba, me gusto el orden que vi.”.“Podría extenderse un poco más el horario en las tardes”.

65

USUARIOS INTERNOS

El cuestionario fue contestado por 1 usuaria interna, a continuación se analizan los puntos evaluados.

INFORMACIÓN GENERAL

La usuaria encuestada labora para el Departamento Conservación.

En cuanto a la variable sexo: El cuestionario fue evaluado por 6 mujeres y 2 hombres.

Nacionalidad de la usuaria: nicaragüense.

En relación con la profesión u oficio marca otro e indica en el grado académico Bachillerato.

En cuanto al tipo de usuario indica esporádico. La pregunta sobre los cuales motivos consulta en la Biblioteca manifiesta laboral.

FORMACIÓN DE USUARIOS:

En cuanto a la pregunta si conocen la normativa que tiene la Biblioteca para utilizar los servicios que ofrece la usuaria indica conocerla, así como que si ha solicitado información a la biblioteca. No responde si encontró la información solicitada.

No responde la pregunta 5. Si no encontró recibió orientación.

En cuanto a la pregunta, si conoce, recibe o ha utilizado los servicios de la Biblioteca, manifiesta conocerlos. Los servicios que han utilizado son consulta de material bibliográfico y préstamo interbibliotecario.

CALIDAD DE LOS SERVICIOS

La encuestada considera que la persona responsable de la Biblioteca sí le ha proporcionado instrucción de los servicios que brinda la Biblioteca, considera que la instrucción que se le ofreció fue excelente, así como el trato y la disponibilidad que le brinda el profesional de la información para atender sus demandas de información.

66

En cuanto al tipo de material bibliográfico que solicita la encuestada es Libros.

El tema de investigación es la Documentación y si encontró la información que necesitaba.

La encuestada evalúa el uso de catálogo automatizado (base de datos) como fácil.

En relación con la pregunta de que si tienen conocimiento que la base de datos de la Biblioteca, se encuentra en la página web del Archivo Nacional, responde que Sí tiene conocimiento y considera el uso del aplicativo para la búsqueda y recuperación de la información como fácil.

En cuanto si el material bibliográfico con que cuenta la Biblioteca, es actualizado u obsoleto, indica que es actualizado.

La usuaria encuestada prefiere utilizar el material bibliográfico en la casa.

Considera que el tiempo que la Biblioteca da para el servicio préstamo a domicilio es suficiente, así como la cantidad de materiales bibliográficos que se facilitan en préstamo a domicilio.

Manifiesta conocer que la Biblioteca cada mes envía a las Jefaturas y vía correo electrónico institucional, las últimas publicaciones analizadas y la adquisición de nuevas publicaciones.

En la última variable se evaluó la infraestructura de la Biblioteca y el equipo informático. La encuestada califica los aspectos que se evaluaron de la siguiente manera:

Horario y equipo informático como satisfecho.

Silencio, iluminación, limpieza, comodidad y orden como muy satisfecho.

No detalla ningún comentario, ni tampoco recomienda la adquisición de algún material bibliográfico.

67

Conclusiones

La encuesta fue cumplimentada por 6 usuarias, de los cuales 1 corresponden a una usuaria interna y 5 a usuarios externos. Las 6 usuarias encuestadas corresponden a mujeres. La encuesta se pasó a los usuarios que hicieron uso de los servicios de la Biblioteca Especializada en Archivística y Ciencias Afines, durante los meses de julio a diciembre del 2016.

En cuanto al apartado de información general. Cinco de las usuarias encuestadas son costarricense y una nicaragüense. Las usuarias visitan la biblioteca para realizar investigaciones, por motivo de estudios, investigaciones y laborales. Detallan los encuestados externos que se enteraron de la existencia de la Biblioteca por medio de profesores universitarios y por medio de visita guiada realizada a la institución.

Respecto al apartado de formación de usuarios el 83% (5 usuarias) manifiesta conocer la normativa que tiene la Biblioteca y el 17% (1 usuaria) indica no conocerla.

En relación con la calidad de los servicios. El 83% de las encuestadas encontró la información que necesitaba. El 17% (1 usuaria), no responde. El 50% consideran que la instrucción que se le ofreció es excelente, un 50% muy buena. El 83% (5 usuarias) consideran que el trato y la disponibilidad que le brinda el profesional de la información es excelente, mientras que el 17% (1 usuaria) lo califica como muy buena. El tipo de material más utilizado por los encuestados son los libros; las publicaciones periódicas y las Leyes y Decretos. Los temas investigados son: Archivística y Documentación. La usuaria interna encuestada prefiere utilizar el material bibliográfico en la casa. El 100% considera que el material es actualizado; sin embargo, una usuaria agrega el comentario “Tiene tanto antiguo como actual y es lo justo y necesario para dar servicio a la población”. En cuanto al uso del catálogo para la búsqueda y recuperación de la información el 53% considera que es fácil su uso; un 33% difícil y el 17% no responde. El 100% tiene conocimiento de que la base de datos de la Biblioteca puede ser accesada por medio de la página web del Archivo Nacional. El 67% indica que el uso del aplicativo para la consulta del material bibliográfico es fácil y el 17% no responde.

En cuanto a la infraestructura se evaluaron aspectos como: Horario un 50% está muy satisfecho, un 33% satisfecho y un 17% Muy insatisfecho. Silencio 50% lo califica como normal, un 33% satisfecho y 17% Muy satisfecho. Iluminación 83% muy satisfecho, 30% satisfecho; 17% como muy insatisfecho. Limpieza 83% muy satisfecho, un 17% muy insatisfecho. Comodidad, 83% muy satisfecho, 17% muy satisfecho. Orden 83% muy satisfecho y 17% muy insatisfecho. Equipo informático 67% muy satisfecho, 16% satisfecho y un 17% muy insatisfecho.

68

Dirección General del Archivo NacionalBiblioteca Especializada en Archivística y Ciencias Afines del Archivo Nacional

Instrumento para usuarios externos

Estimado (a) usuario (a): Con el fin de conocer fortalezas, debilidades y evaluar los servicios que brinda la Biblioteca Especializada en Archivística y Ciencias Afines, y mejorar algunos aspectos, le rogamos contestar la siguiente encuesta. En algunos casos se le pide que comente su respuesta. Si considera necesario comentar algo, aunque no se le solicite, puede hacerlo en el espacio en blanco o en el reverso de la página, indicando el número.

Información general:

1. Sexo : Masculino ___________ Femenino ____________

2. Nacionalidad: _________________________

3. Profesión u oficio

1. Archivista _________ 2. Historiador ________ 3. Profesor ________

4. Funcionario público _______ 5. Estudiante ________ 6. Otro ________

4. Grado Académico: ______________________

5. Es usted un (a) usuario (a) 1. Habitual _______ 2. Esporádico _________

6. ¿Cuáles son los motivos por los cuales consulta en la Biblioteca del Archivo

Nacional?

1. Estudio _____ 2. Investigación _____ 3. Laboral _____ 4. Otros_____

Comente _____________________________________________________

____________________________________________________________

69

7. ¿Cómo se enteró de la existencia de la Biblioteca del Archivo Nacional?

1. Página Web del Archivo Nacional ____ 2. Funcionarios del Archivo

Nacional _____ 3. Profesores universitarios ______ 4. Facebook _______

5. Otros ________________

Comente ____________________________________________________

Formación de usuarios:

8. ¿Conoce la normativa que tiene la Biblioteca para utilizar los servicios que ofrece la biblioteca?

1. Sí ______ 2. No. __________

9. ¿Ha solicitado información a la Biblioteca del Archivo Nacional?

1. Sí_______ 2. No _____ 3. Encontró la información solicitada ________

4. Si no la encontró recibió alguna orientación _______________________

10. Conoce, recibe o ha utilizado los servicios que brinda la Biblioteca

1. Sí _______ Seleccione cuáles: 1.1. Consulta de material bibliográfico _______1.2. Búsqueda de información en base de datos ______1.3. Préstamo Interbibliotecario1.4. Boletín Electrónico de novedades

2. No _______

11. Ha recomendado nuestra biblioteca a otras personas

1. Sí ______ 2. No. __________70

12. Recomendaría nuestra biblioteca a otras personas

1. Sí ______ 2. No. __________

Calidad de los servicios13. La persona responsable de la Biblioteca le ha proporcionado instrucción de los servicios que brinda la Biblioteca:

1. Sí __________ 2. No _______________

14.Cómo considera que fue la instrucción que se le ofreció:

1. Mala ________ 2. Regular _________ 3. Buena ____________

3. Muy buena __________ 5. Excelente _____________

15. El trato y la disponibilidad que le brinda el profesional de la información para atender sus demandas de información es

1. Mala ___________ 2. Regular ____________ 3. Buena __________

4. Muy buena___________ 5. Excelente______________

Comente_______________________________________________________________________________________________________________________

16. ¿Qué tipo de material bibliográfico solicita?

1. Libros _______ 2. Publicaciones Periódicas _______ 3. CD _______

4. Videos ___________ 5. Leyes y decretos _________________

71

17. ¿Cuál es el tema de investigación?

1. Archivística _______ 2. Historia _________ 3. Genealogía _______

4. Geografía________ 5. Bibliotecología_______ 6. Documentación______

7. Otro__________ Especifique ______________________________

18. ¿Encontró la información que necesitaba?

1. Sí__________ 2. No ____________

19. ¿Cómo considera el uso de las catálogo automatizado (bases de datos)

1. Fácil ______

2. Difícil ______ ¿Por qué? ________________________________________________________________________________________________

20¿Tiene conocimiento que las bases de datos de la Biblioteca, pueden ser accesadas por medio de la página web del Archivo Nacional?

1. Sí ________ 2. No ________

21. Si la respuesta anterior fue sí, ¿Podría indicarnos como considera el uso del aplicativo para la consulta de material bibliográfico?

1. Fácil __________ 2. Difícil _______________

Comente __________________________________________________

_____________________________________________________________

22.¿Considera que el material bibliográfico con que cuenta la Biblioteca es?

72

1. Actualizado _______ 2. Obsoleto __________ 3. Otro. ______

Comente________________________________________________________________

__________________________________________________

1 2 3 4 5HorarioSilencio

IluminaciónLimpieza

ComodidadOrden

Equipo informático

Comentario o sugerencia que desee agregar.

____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

¡Muchas gracias por su colaboración!

73

Valore las siguientes cuestiones del 1 al 5 el nivel de satisfacción:

1. Muy insatisfecho 2. Insatisfecho 3. Normal. 4. Satisfecho. 5. Muy satisfecho

Dirección General del Archivo NacionalBiblioteca Especializada en Archivística y Ciencias Afines del Archivo Nacional

Instrumento para usuarios internos

Estimado (a) usuario (a): Con el fin de conocer fortalezas, debilidades y evaluar los servicios que brinda la Biblioteca Especializada en Archivística y Ciencias Afines, y mejorar algunos aspectos, le rogamos contestar la siguiente encuesta. En algunos casos se le pide que comente su respuesta. Si considera necesario comentar algo, aunque no se le solicite, puede hacerlo en el espacio en blanco o en el reverso de la página, indicando el número.

Información general:

Departamento donde labora:

Sexo:

Masculino ( ) Femenino ( )

Nacionalidad:

Profesión u oficio:

Archivista ( ) Historiador ( ) Estudiante ( ) Estudiante ( ) Otro ( )

Grado académico: __________________

1. Es usted un (a) usuario (a)

Habitual ( ) Esporádico ( )

2. ¿Cuáles son los motivos por los cuales consulta en la Biblioteca del Archivo Nacional?

Estudio ( ) Investigación ( ) Laboral ( ) Otros ( )Comente

74

Formación de usuarios:

3. ¿Conoce la normativa que tiene la Biblioteca para utilizar los servicios que ofrece la biblioteca?

Sí ( ) No ( )

4. ¿Ha solicitado información a la Biblioteca?

Sí ( ) No ( ) Encontró la información solicitada ( )

5. Si no la encontró recibió alguna orientación:

6. Conoce, recibe o ha utilizado los servicios que brinda la Biblioteca

Sí ( ) Seleccione cuáles:

Consulta de material bibliográfico ( )Búsqueda de información en base de datos ( )Préstamo Interbibliotecario ( )Boletín de Referencias Bibliográficas ( )

No ( )

Calidad de los servicios

7. La persona responsable de la Biblioteca le ha proporcionado instrucción de los servicios que brinda la Biblioteca:

Sí ( ) No ( )

8. Cómo considera que fue la instrucción que se le ofreció:

Mala ( ) Regular ( ) Buena ( ) Muy buena

( ) Excelente

( )

9. El trato y la disponibilidad que le brinda el profesional de la información para atender sus demandas de información es

75

Mala ( ) Regular ( ) Buena ( ) Muy buena

( ) Excelente ( )

Comente:

10.¿Qué tipo de material bibliográfico solicita?

Libros ( ) PublicacionesPeriódicas

( ) DiscosCompactos

( ) Videos ( )

Leyes y decretos

( )

11. Cuál es el tema de investigación?

Archivística ( ) Historia ( ) Genealogía ( )Geografía ( ) Bibliote-

cología( ) Documentación ( )

Otro: ( ) Específique:

12.Encontró la información que necesitaba?

Sí ( ) No ( )

13. ¿Cómo considera el uso de las catálogo automatizado (bases de datos)

Fácil ( ) Difícil ( ) ¿Por qué?

14¿Tiene conocimiento que las bases de datos de la Biblioteca, se encuentran en la página web del Archivo Nacional?

Sí ( ) No ( )

Comente:

76

15. Si la respuesta anterior fue sí, ¿Podría indicarnos como considera el uso del aplicativo para la búsqueda y recuperación de la información?

2. Fácil __________ 2. Difícil _______________

Comente _______________________________________________________

_____________________________________________________________

16.¿Considera que el material bibliográfico con que cuenta la Biblioteca es?

Actualizado ( ) Obsoleto ( ) Otro

Comente:

17. Dónde prefiere consultar el material bibliográfico?

Departamento

( ) Biblioteca ( ) Casa ( )

¿Porqué?

18¿Considera que el tiempo que le da la Biblioteca para el servicio préstamo a domicilio es:

Suficiente ( ) Poco ( ) Muy poco

( )

18. ¿Considera que la cantidad de materiales bibliográficos que se facilitan en préstamo a domicilio es :

Suficiente ( ) Pocos ( ) Muy pocos

( )

19. ¿Conoce usted que la Biblioteca cada mes envía a las Jefaturas y vía correo electrónico institucional, las últimas publicaciones analizadas y la adquisición de nuevas publicaciones?

77

Sí ( ) No ( )

1 2 3 4 5HorarioSilencioIluminaciónLimpiezaComodidadOrdenEquipo informático

¿Comentario o sugerencia que desea agregar?

Desea recomendar la adquisición de algún material bibliográfico:

Título:

78

Valore las siguientes cuestiones del 1 al 5 el nivel de satisfacción:

1. Muy insatisfecho 2. Insatisfecho 3. Normal. 4. Satisfecho. 5. Muy satisfecho

Autor:

ISBN:

Título de la publicación:

Autor Institucional:

ISSN

¡Muchas gracias por su colaboración!

79

Documents

Informe de Evaluación de la Gestión Presupuestaria … · Web viewEntre ellos destacamos El Tratado de Tordesillas, firmado entre los Reyes Católicos y el Rey Juan II de Portugal,