Informe de Gestion Oficina Asesora de Control Interno Admitivo, … · 2019-08-10 · acta de informe de gestiÓn (ley 951 de marzo 31 de 2005) 1. datos generales: a. nombre del funcionario

OFICINA DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO

INFORME DE GESTION

NOV 09 DE 2009 A DIC 31 DE 2013

DICIEMBRE DE 2013

ACTA DE INFORME DE GESTIÓN (Ley 951 de marzo 31 de 2005)

1. DATOS GENERALES: A. NOMBRE DEL FUNCIONARIO RESPONSABLE QUE ENTREGA: LILIA C. ROMERO HURTADO B. CARGO: ASESORA DE DESPACHO, RESPONSABLE DE LAS FUNCIONES DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO C. ENTIDAD: GOBERNACION DE LA GUAJIRA D. CIUDAD Y FECHA: Diciembre 31 de 2013 E. FECHA DE INICIO DE LA GESTIÓN: Noviembre 09 de 2009 F. CONDICIÓN DE LA PRESENTACIÓN: RETIRO __x____ SEPARACIÓN DEL CARGO ______ RATIFICACIÓN G. FECHA DE RETIRO: 31 de Diciembre de 2013. SEPARACIÓN DEL CARGO O RATIFICACIÓN 2. INFORME RESUMIDO O EJECUTIVO DE LA GESTIÓN:

1. INTRODUCION La Oficina de Control Interno, en su función evaluadora tiene la responsabilidad de evaluar la gestión administrativa y de promover un ambiente de control y autocontrol al interior de la misma, con el fin de lograr la prestación eficiente de los servicios a la comunidad. Por tal razón se presenta a continuación el siguiente informe de la gestión adelantado por la Oficina de Control Interno en el período comprendido del 09 de Noviembre de 2009 a 31 de Diciembre de 2013. La Administración Departamental partió de cero en materia de Control Interno Administrativo, en razón a ello se desconoce las gestiones adelantadas inherentes al Sistema de Control Interno en la Gobernación de la Guajira, en vigencias anteriores. En este Informe se presenta un análisis basado en los Planes de Desarrollo para las vigencias en las que ejecuté funciones; así como acciones adelantadas frente al Meci, el cual tiene como soporte además. Se desarrolla este informe en su Capítulo I.- Información de contexto e institucional.- Capitulo II.- Presentación de la Gestión de la Oficina de Control Interno Administrativo por vigencias. Capítulo III. Avance Institucional en cuanto al Sistema de Control Interno-Meci, Capitulo IV.-Logros buenas prácticas Capítulo V. Hallazgos, Fortalezas y Recomendaciones. ANEXOS.

2.2. INFORMACION DE CONTEXTO E INSTITUCIONAL CAPITULO I

Marco Histórico

Desde el segundo viaje de Colón a América, se tiene conocimiento de los primeros tipos de control, cuando los Reyes Católicos designan un funcionario con la misión de vigilar y controlar el manejo de los fondos y bienes de la expedición.

Con la promulgación de la Constitución de 1991, el tema de control interno ha tenido un permanente desarrollo normativo que ha ido dando respuesta a permanentes necesidades para su implementación y desarrollo; los dos artículos constitucionales que constituyen el punto de partida para el desarrollo normativo en materia de control interno, 209 y 269 dotan a la Administración de una norma fundamental en relación de los principios que rigen el principio de la función administrativa y con el control Interno como garante de la efectividad de estos principios, en reemplazo del control fiscal en las organizaciones, en su calidad de herramienta de transparencia.

Hemos de situarnos en la Ley 87 de 1993, para poder desarrollar el Contexto institucional en el que se ha desenvuelto el Sistema de Control Interno en la Gobernación de la Guajira.

Al momento de expedirse la Ley 87 de 1993 las entidades se encontraban ante un control interno que lo único que les ofrecía era la sensación de tener un vigilante a lado esperando que cometieran un error y en el mejor de los casos alguien que coa ministraba apoyando y refrendando las diferentes actuaciones que se adelantaban en las organizaciones. La aparición de Ley le ofrece al Estado colombiano la posibilidad de empezar a utilizar el control interno como una herramienta gerencial que convoca a todos los estamentos de la entidad a participar en pos de un objetivo común, no quedando todavía claramente establecido cual era la participación que cada actor tenía en la implementación del Sistema de Control Interno.

No obstante, en un intento por darle un orden y mayor claridad al manejo del Sistema de Control Interno, dotándolo de institucionalidad y organización se expidieron varios Decretos el 1826 de 1994 por medio del cual se le asignan funciones al Comité de Coordinación de Control Interno, el Decreto 280 de 1996 por medio del cual se crea el Consejo Asesor del Gobierno Nacional, el cual fue modificado por el decreto 2145 de1999, entre otros. Es el Consejo Asesor del gobierno nacional quien en 1997 formula y estructura un Sistema de Control Interno basado en cuatro fases Ambiente De Control, Operacionalización De Los Elementos, Documentación Y Retroalimentación, a través del decreto 1537 de 2001 también reglamentario de la Ley 87 de 1993 incluye como una fase la Administración Del Riesgo, adoptada como política por el Departamento Administrativo de la Función Pública.

Este sistema que si bien tomo en cuenta modelos internacionales fue diseñado con base en la normatividad y características colombianas en una búsqueda por tener un sistema unificado y acorde con las características propias de cada entidad al servicio del Estado; no obstante, a pesar del intento de mostrar su relación sistémica, al ser presentado por fases no pudo ser interpretado como un sistema que retroalimentará los diferentes procesos y no logro evidenciarse su relación directa con la gestión institucional. Además, se apreciaban que tanto sus componentes como factores presentaban una rigidez que impedía que realmente se apreciara la movilidad y respeto por las características propias de cada entidad, tanto nacional como territorial.

Este sistema fue aplicado cada vez en más entidades vinculándose incluso aquellas que no tenían la obligación de implementarlo, logrando posicionar el Sistema De Control Interno como uno de los referentes de evaluación con que contaba la entidad pública, el Gobierno Nacional y los entes de Control. Herramienta no solo estaba adoptada mediante Ley 87 de 1993 sino que ha sido implementada en la mayoría de entidades del Estado, razón por la cual luego de un diagnóstico y de un trabajo arduo de investigación de casi 3 años realizado por la Agencia de Cooperación Internacional USAID y su operador en Colombia Casals y asociados y la Universidad Eafit, donde sometieron a consideración del Departamento Administrativo de la Función Pública un modelo de control interno estandarizado para ser implementado en Colombia con la intención de que el sistema de control interno cumpliera sus objetivos de estandarizar la manera sobre cómo controlar diferentes actuaciones de los servidores públicos, la ejecución de los procesos y el ejercicio del autocontrol.

Este modelo fue revisado por el DAFP y sometido a consideración del Consejo a consideración del Consejo Asesor del Gobierno Nacional en Materia de Control Interno quien cuando lo considero procedente sometió a consideración al Presidente de la República su adopción. Es así como a través del Decreto 1599 del 20 de mayo de 2005, el señor Presidente de la República adoptó para el Estado Colombiano un Modelo Estándar de Control Interno que tiene como finalidad proporcionar una estructura para el control a la estrategia, la gestión y la evaluación de las entidades del Estado, para orientarlas hacia el cumplimiento de sus objetivos institucionales y su contribución a los fines esenciales del Estado.

Como se indicó el informe que se presenta tiene sustento en la Ley 87 de 1993, Decreto 1599 de 2005, y demás normas concordantes, aplicables o modificatorias. Se hace necesario entonces, profundizar acerca de lo que este Modelo Estándar De Control Interno entiende con base en la ley 87 de 1993, por control; en Colombia se ha manejado por mucho tiempo la idea de que el control representa la supervisión, el castigo, la persecución y la denuncia de quien ejerce el cargo de control interno, donde la responsabilidad del control siempre ha estado ajeno a los responsables de los procesos,

dejando la responsabilidades la verificación en agentes externos a los procesos o a la misma entidad y casi siempre se aplica cuando se han culminado las tareas a evaluar.

Situándonos en nuestro contexto, se entiende por Control Interno el Sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una Entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos. La Oficina de Control Interno, en su función evaluadora tiene la responsabilidad de evaluar la gestión administrativa y de promover un ambiente de control y autocontrol al interior de la misma, con el fin de lograr la prestación eficiente de los servicios a la comunidad. Por tal razón se presenta a continuación un resumen de la Gestión adelantada durante el periodo Noviembre 09 de 2009 al 31 de Diciembre de 2013. La Administración Departamental partió de cero en materia de Control Interno Administrativo, en razón a ello se desconoce las gestiones adelantadas inherentes al Sistema de Control Interno en la Gobernación de la Guajira. Es así que desde el año 2008 la Oficina Asesora de Control Interno en aras de lograr la eficiencia y la efectividad en los procesos se preocupó por darle cumplimiento a lo dispuesto en el Decreto 1599 de 2005 que en su artículo 1º establece: “Adoptase el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 1000:2005, el cual determina las generalidades y la estructura necesaria para establecer, documentar, implementar y mantener un Sistema de Control Interno en las entidades y agentes obligados conforme al artículo 5º de la Ley 87 de 1993; dando así origen a la creación del denominado MECI en la Gobernación de la Guajira con la expedición de la Resolución 1098 de 01 de septiembre de 2008 que adoptó el Modelo Estándar de Control Interno MECI 100-2005 en la Gobernación. Finalizado el proceso de implementación del Meci, y su socialización desde el año 2009 se implementa una cultura de autocontrol, seguimiento y asesoría, de la mano de la herramienta MECI, con la finalidad de dar cumplimiento al Sistema Integrado de Control Interno, teniendo en cuenta el cumplimiento de todos los Roles del Control Interno, contemplados en la Ley 87 de 1993, y en atención a los principios de la Función Administrativa. La Gobernación de la Guajira acoge este concepto en la Resolución No 1098 de 01 de septiembre de 2008” Por medio del cual se adopta el Modelo de Control Interno MECI 1000:2005 , en el Departamento de la Guajira”, así

� Con la expedición de la Resolución 1098 de septiembre 01 de 2008, se adopta en la Gobernación de la Guajira el Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005, se establecen los objetivos específicos del Sistema, la estructura de control, y los subsistemas, componentes y elementos para garantizar el cumplimiento de los objetivos de la Entidad.

� Con la expedición de la Resolución No 1097 de 01 de septiembre de 2008 se crea y se integra el Comité de Ética para la Gobernación del Departamento de la Guajira, cuyo propósito es promover la Ética como elemento transversal a todos los comportamientos y actividades inherentes al cumplimiento de la misión institucional.

La Administración Departamental en ese orden de ideas continua expidiendo Actos Administrativos para lograr la implementación del Meci, así:

• Resolución No 1096 de 01 de septiembre de 2008, modificada por la Resolución No 1685 de 2009 “ Por medio de la cual se designa Representante para el Sistema de Gestión de la Calidad y Modelo Estándar de Control Interno MECI”

• Resolución No 1166 de 18 de septiembre de 2008 “Por medio de la cual se adopta el Código de Buen Gobierno para la Gobernación del Departamento de la Guajira”

• Resolución No 1167 de 18 de septiembre de 2008 “Por medio de la cual se crea el Equipo Directivo y el Equipo Operativo MECI-CALIDAD y el Equipo Evaluador , como parte del proceso de diseño e implementación del Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005 y Sistema de Gestión de la Calidad NTCGP 1000:2004.

• Resolución No 1871 de 04 de Diciembre de 2008 “Por la cual se establecen los Procedimientos para el Desarrollo del Talento Humano, Los Procedimientos obligatorios, Formatos de Evaluaciones de desempeño, competencia laboral, identificación de necesidades, planes de mejoramiento, listado de equipos de medición, el programa de calibración y mantenimiento de los equipos, así como las hojas de vida de los mismos”.

• Resolución No 1872 de 04 de Diciembre de 2008 “Por la cual se establece la misión, la visión, la política de calidad, los directrices de calidad y los objetivos dentro de la Gobernación del Departamento de la Guajira”.

• Resolución No 1873 de 04 de Diciembre de 2008 “Por la cual se adopta el Modelo de Operación Por Procesos

dentro de la Administración del Departamento de la Guajira”.

• Resolución No 1874 de 04 de Diciembre de 2008 “Por la cual se establecen la Política de Desarrollo de Talento Humano en la Administración Central del Departamento de la Guajira”

• Resolución No 1885 de 04 de Diciembre de 2008 “Por la cual se establecen las Políticas de Operación, Procedimientos, Controles, Indicadores, y el Manual de Procesos y Procedimientos para la Gobernación del Departamento de la Guajira”.

• Resolución No 1886 de 04 de Diciembre de 2008 “Por la cual se establecen el Plan Estratégico, la Estructura Organizacional y el Componente de Administración de Riesgos en la Administración Central del Departamento de la Guajira”.

Entra en receso durante buena parte del año 2009, continuando con la socialización de los productos arrojados con la implementación del Meci, y el ejercicio del Control Interno Meci. Para el año 2010 y 2011 se expiden Actos Administrativos como

• Resolución 783 del 29 de Mayo de 2010, “Por medio de la cual se adopta el Manual de Control Interno en la

Gobernación de la Guajira” • Resolución 818 del 08 de junio de 29010 “ Por medio de la cual se modifica y se adopta el Código Ética en la

Gobernación de la Guajira” • Resolución 1676 del 09 de Noviembre de 2010, “Por el cual se adopta el Manual de Operación Meci • Resolución 1910 del 17 de diciembre de 2010, “Por medio de la cual se conforma y reglamenta el Comité de

Coordinación del Sistema de Control Interno, se les asignan funciones y se dictan otras disposiciones” • Resolución 841 del 07 de julio de 2011 “Por medio de la cual se adopta el Manual de indicadores de gestión en la

Gobernación de la Guajira” • Resolución 933 de julio 25 de 2011, “por medio de la cual se adopta el manual de interventorìa y supervisión en

la Gobernación de la Guajira”.

Así como al Manual de Funciones y Competencias se le efectuaron las siguientes modificaciones, Vigencia 2010: Decreto 224 del 10 de diciembre de 2010, Decreto 225 del 24 de diciembre de 2010, Decreto 239 de 2010, “Por el cual se aclara parcialmente el Decreto 225 de 2010. Para los años 2012-2013: Para el desarrollo del Sistema de Control interno Administrativo, en todos sus aspectos:

• Resolución 555 de 2012: “Por la cual se crea el Comité de Gobierno en Línea y Anti tramites”. • Resolución 401 de 2012 “Por la cual se establecen los factores y criterios de aplicación para acceder al Nivel

sobresaliente en la evaluación de desempeño laboral de los empleados públicos de la Gobernación de la Guajira”. • Resolución 1082 de 2012: “Por la cual se reglamenta la conformación y funcionamiento del Comité Evaluador de

Hojas de vida de los Servidores Públicos de la Gobernación y aspirantes a ocupar cargos de carrera Administrativa de manera transitoria”.

• Resolución 367 de 2013: “Por la cual se adopta transitoriamente el nuevo Sistema Tipo de evaluación de Desempeño Laboral en la Gobernación de la Guajira”

• Resolución 375 de 2013: “Por la cual se establecen los factores y criterios de aplicación para acceder al Nivel sobresaliente en la evaluación de desempeño laboral de los empleados públicos de la Gobernación de la Guajira”.

• Resolución 374 de 2013: “Por la cual se adopta transitoriamente el nuevo Sistema Tipo de evaluación de Desempeño Laboral en la Gobernación de la Guajira”.

Se efectuaron modificaciones al Manual de Funciones y Competencias:

• Decreto Número 020 de 012 “Por el cual se modifica y adiciona el Manual especifico de funciones y de competencias laborales para empleos de la planta de personal de la Gobernación de la Guajira”

• Decreto Numero 065 del 22 de febrero de 2013 “Por el cual se adiciona el Manual específico de funciones para el empleo de Director Operativo Código 009 Grado 01 de la Planta de Personal de la Gobernación de la Guajira adscrito al Despacho del Gobernador”.

• Decreto Número 096 de fecha 06 de Marzo de 2012, “ Por el cual se suprimen y se crean unos cargos en la planta de personal global de la Gobernación del Departamento de la Guajira”

• Decreto Número 097 de fecha 06 de marzo de 2012. “Por medio del cual se adiciona el Manual Especifico de funciones y de competencias laborales para los empleos de la Planta de Personal de la Gobernación de la Guajira”

• Decreto Número 129 de fecha 11 de abril de 2012 “ Por el cual se modifica y adiciona el manual especifico de funciones para los empleos de la planta de personal de la Gobernación de la Guajira”

• Decreto Número 038 de fecha 28 de febrero de 2013 “Por el cual se modifica Y adiciona el Manual especifico de

funciones para los empleos de la Planta de Personal de la Gobernación de la Guajira” Todos estos Actos Administrativos son el claro reflejo del cumplimiento de la Misión Institucional, y del compromiso de la Administración para el logro del mejoramiento continuo de su Sistema de Gestión Integral. En todo caso haciendo un abordaje de campo es necesario hacer mención de la problemática en el Sistema de Control Interno de la Gobernación de la Guajira, entendido este no como el andamiaje o la infraestructura de una Oficina, sino como aquel sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por la Gobernación , con el fin de que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes en atención a las metas u objetivos previstos, se traduce en varios aspectos, que han imposibilitado acceder a una cultura de calidad En primera instancia ha de reconocerse que la falta de comprensión de los servidores públicos acerca de que se pretende con el Sistema de Control Interno y la herramienta MECI, ha sido una de las grandes dificultades que han permeado en todas las dependencias y/o secretarias del Ente Gubernamental, a pesar de los intentos por hacer ver que no se trata de una política más de gobierno, sino de una forma de organización que posibilitara cumplir con los objetivos y/o metas propuestas, no se ha alcanzado un nivel de calidad. Muchos han sido los avances, pero aún hay que continuar en la lucha y en la formación de la cultura de autocontrol. En el Subsistema de Control estratégico la falta de personal vinculado directamente ha imposibilitado tener un mayor control frente al reconocimiento de los riesgos, y a su vez ha debilitado en la Entidad el hecho de poder emprender acciones necesarias para el manejo de los mismos hacia el logro de los objetivos institucionales. En el Subsistema de Control de Gestión la problemática hemos de circunscribirla al hecho de no contar con la Tabla de retención documental, lo que no ha permitido clasificar, conservar y racionalizar la producción de documentos en la Gobernación. De igual manera el hecho de no contar con más programas de sistemas que permitan interconexión entre todos los procesos (sistematización, red).

Finalmente en el Subsistema de Control de Evaluación se traduce el problema del Control Interno en la ausencia de Auditorías internas en todos los procesos, que evidentemente definan a tiempo cuales son los riesgos encontrados y los controles a los mismo, motivado ello por la falta de recurso humano y financiero, para poder emprender un mayor número de acciones, en procura de lograr la calidad en nuestros servicios.

Todo lo expuesto nos permite tener un panorama amplio de la situación soportado en el quehacer Institucional.

CAPITULO II.- PRESENTACION DE LA GESTION DE LA OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO POR VIGENCIAS

La función de Control Interno según el documento Roles de la Oficina de Control interno del DAFF, año 2009, “debe ser considerada como un proceso retroalimentador que contribuye al mejoramiento continuo de la Administración Pública”, en este sentido los roles son:

� Valoración del riesgo.

� Acompañamiento y Asesoría

� Evaluación y seguimiento

� Fomento de la cultura de Autocontrol

� Relación con Entes de Control.

VIGENCIAS 2009 (09 de Noviembre de 2009)-2010-2011

Para las Vigencias 2008-2011, las acciones del Control Interno en el Plan departamental de Gobierno se enmarcaron en el Programa de Control Social Subprogramas Comunicación Pública, Gestión Institucional , sin embargo la actuación es transversal y toca aspectos relacionados con las Auditorías visibles, Gobierno en línea, Rendición de cuentas, Contratación, disciplinario, entre otros aspectos, que hacen parte de los subsistemas de Control Interno y que se encuentran en otros programas del Plan de desarrollo , así se presentan avances de la siguiente manera:

1.- ROL DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO FRENTE A LA VALORACION DEL RIESGO.- Se valoraron los riesgos y se socializaron con algunas de las dependencias que participaron en las reuniones del Comité Operativo Meci. Se socializaron los procesos de Plan de compras y plan de contratación y se entregaron a cada uno de los secretarios y/o responsables de las dependencias los respectivos formatos con el instructivo de diligenciamiento, de manera tal que en el mes de enero se publique junto al presupuesto. Se levantaron los riesgos de la oficina de contratación copia de los cuales se envío a la Asesora de Contratación para la época... En este Rol durante la vigencia 2010, se encontraron los Riesgos que se presentan, a continuación: Oficina Jurídica: Existe poco personal para atender el cumulo de procesos jurídicos, que se encuentran en los Despachos Judiciales, Recomendación: Si no es posible aumentar la planta de personal de abogados, se sugiere implementar la jurisdicción coactiva en el Departamento de la Guajira, no únicamente en el área de Rentas, sino para el cobro de todas las obligaciones que tiene el Departamento, a fin de agilizar la consecución de los recursos, esto es posible con aquellas demandas ejecutivas que sean nuevas, y aquellas que ya vienen con medidas previas o sentencias continúen en los Despachos Judiciales. Frente a la clasificación de los empleos, es conveniente revisar el nivel salarial de los jefes vs los asesores. Oficina de Contratación.-Se determinaron debilidades en el proceso precontractual especialmente en la elaboración de los estudios previos, mecanismos de selección de los contratistas, en el proceso contractual en lo referente a las funciones de interventorìa y supervisión, no se registraron los contratos en el SICE, y en el SECOP solo se registró parcialmente. Riesgos en Contratación.- Demora en la suscripción de los contratos y convenios. Recomendación: Se sugiere elaborar unas minutas que sirvan de guía a las secretarías para la elaboración de los contratos, puede iniciarse con un ejercicio en aquellos contratos que sean de mínima cuantía. En el caso de los estudios de conveniencia y oportunidad. Para su elaboración debe conformarse un comité, que analice aspectos como planeación, parte técnica, jurídica y económica, todo ello antes de la suscripción del contrato y/o convenio. Además de ellos los estudios son ambiguos, y no se cumple con la etapa de planeación contractual, se elaboran incluso un día antes de la suscripción de los contratos. Frente a las licitaciones públicas, se emiten varias adendas, lo que es prueba de que no se planea la contratación, incluso posibilitando incurrir en error a los proponentes. Comités de Contratación.- El riesgo está dado por que debe invitarse al comité al funcionario de la sectorial en donde tiene origen la solicitud del contrato y/o convenio.

Publicidad de la información contractual.- no se publica la información de los contratos suscritos en la página web de la Gobernación de la Guajira. FALTA AUTOCONTROL Secretaría de Obras.- Riesgos.- demora en las respuestas a los Entes de Control, y a los particulares en general, no existe cadena de custodia de la información. El Secretario de Obras no se apropia del tema en comento. No hay seguimiento a las obras finalizadas; FALTA AUTOCONTROL. Secretaría de Educación.- Dificultades para rendir información a tiempo a los Entes de Control, y personas jurídicas y naturales en general. No existe una buena distribución de funciones entre los abogados de la secretaria, algunos tienen más carga laboral que otros.- Las capacitaciones que se reciben no son divulgadas al interior, ocasionando desinformación, e incluso tal como lo escuche de dos de los abogados de la secretaría, pudiendo lograr con ello que se emitan conceptos desactualizados. FALTA AUTOCONTROL. Recomendación: Es conveniente que exista un control interno en la Secretaria de Educación, y que este funcionario sea el enlace con la Oficina de Control Interno del Departamento, en aras de lograr efectividad en las actuaciones. La Oficina de Control interno, ha servido en varias ocasiones de acompañamiento y asesoría, se elaboró el procedimiento de abandono de cargo está en estudio por parte de los abogados de la Secretaría de Educación, lo que se constituye en un grave riesgo toda vez que no existe como darle a tratamiento a las ausencias de los docentes o personal administrativo. El Secretario requiere de mayor compromiso cuando se trata de atención a los requerimientos de los órganos de Control. Secretaría de Hacienda: Riesgos.- poco personal para el desarrollo de las labores. En ocasiones los aplicativos colapsan, impidiendo que la información se vaya a tiempo, dando lugar con ello a posibles sanciones. Los informes de avances de las resoluciones de comisión no se están reportando oportunamente a la Tesorería, ocasionando requerimientos por parte de la misma sin verificar internamente. Mejora significativa en la entrega de los informes, y de requerimientos los Entes de Control. En la revisión efectuada a la cuenta rendida por la Gobernación de la Guajira, se pudo evidenciar, que se presentaron errores en el formato 20.1 , relacionados con inconsistencias entre la información reportada y los informes presupuestales de la vigencia 2009, hecho que detectó la contraloría en la Auditoría practicada. Secretaría de Desarrollo Económico.- presenta grandes riesgos en las Interventorías, y en el seguimiento por parte de esta de los funcionarios, toda vez que no están dados todos los recursos para ello (viáticos, gastos de viaje, vehículos, disposición de tiempo, y personal capacitado acorde al objeto del contrato y/o convenio) Secretaría de Salud: lograr que entre los abogados de esta Secretaria exista unidad de criterio. Se presenta riesgo en cuanto a que las bases de datos de población pobre y vulnerable no se están enviado trimestralmente como lo indica la norma. Los Convenios que se suscriben con los Municipios y con las EPS, INICIAN SU EJECUCIÓN TARDIAMENTE, lo anterior debido a trámites administrativos en la oficina de contratación departamental. Se recomienda que exista un abogado de cada secretaría, asignado a la Oficina de Contratación para que responda por dichos asuntos. Secretaría de Gobierno: _ Riesgo.- dificultad en la entrega de la información, respuestas extemporánea a los órganos de control. Debe dársele publicidad a los beneficiarios de los subsidios en la página web, tanto de gas, como de vivienda, se trabajara en conjunto este tema. Secretaría General: Esta secretaría presenta los siguientes riesgos: No existe inventarios de bienes actualizado No existe un archivo central organizado, y falta mayor apoyo para los archivos de gestión, impidiendo con ello que en muchas ocasiones la información esté dispersa.

El manual de funciones y competencias no está ajustado a la normatividad vigente, lo cual ha imposibilitado que se califique al personal de acuerdo a las nuevas directrices de la función pública; por parte de esta oficina se encontraron las falencias, lo que se puso en conocimiento de la Oficina de gestión humana, se requiere contratar la adecuación del manual de funciones y competencias, así como lograr una estructura organizacional que responda a las necesidades de la comunidad y de la administración. Falta operativizar el procedimiento de PQRS, el cual se aprobó durante está vigencia, pero aún no ha sido posible su aplicación, las peticiones, quejas y reclamos se están dirigiendo a la oficina de control interno. Se constituye en un gran riesgo, el no hacer las mediciones de clima organizacional, toda vez que algunos servidores públicos se encuentran muy apáticos, haciéndose necesario también la mejora salarial, y oportunidades de ascensos. URGENTE, Actualizar el manual de funciones y competencias, levantar el procedimiento de contingencias con ayuda de personal idóneo para ello. Secretaria de Asuntos Indígenas: Se identificaron unos riesgos, con los cuales se levantaron nuevos procedimientos. Falta mayor contacto. Tránsito y Transporte: los funcionarios identificaron nuevos riesgos. Falta mayor contacto. No hay una base de datos de deudores morosos, no se está´ remitiendo a contabilidad. Dirección de Planeación: También se identificaron los riesgos y se socializaron, esta Dirección trabaja teniendo en cuenta los riesgos. En planeación existe debilidad en el banco de proyectos, toda vez que no se está diligenciado la ficha de proyectos completamente, se diligencia con enmendaduras, y no se logra distinguir la fecha en que se radica el proyecto, de igual manera las sectoriales no remiten al banco de proyectos las modificaciones que se efectúan a los proyectos inicialmente radicados, encontrándose entonces que hay contratos cuyo objeto no coincide con el proyecto radicado. No se cumple en la rendición de cuentas con los parámetros trazados por la DAFP, ni con lo contenido en el pacto por transparencia suscrito por el Departamento.

RIESGOS VIGENCIA 2013-

Se revisaron y actualizaron los riesgos con corte a junio 30 de 2012, con el fin de verificar el comportamiento de los riesgos durante el periodo comprendido entre el 01 de enero a 30 de junio de 2012, analizar la aplicación de acciones preventivas y/o correctivas, para que el resultado de cada uno de los procesos fuese evaluado según el caso por la Alta Dirección y procurar así la permanente administración de los riesgos por los responsables de los procesos y la mejora continua.

RIESGOS POR TIPO DE NIVEL ACTUALIZADOS A 30 JUNIO 2012 Para la vigencia 2011, no se efectuó actualización de riesgos, se conservaron los mismos que venían del añ0 2010, se hizo necesario efectuar actualización a los mismos, y actualizar algunos Mapas de Riesgos por procesos, con la finalidad de observar si los controles son efectivos. Se actualizaron los Mapas de Riesgos de: GESTION ADMINISTRATIVA: 9 riesgos GESTION TALENTO HUMANO: 9 riesgos GESTION FINANCIERA: 25 riesgos GESTION CONTRACTUAL: 5 riesgos GESTION JURIDICA: 2 riesgos nuevos. Para un total de : 50 RIESGOS Los Riesgos se encuentran en la siguiente escala

INFORME PRESENTADO: ACEPTABLES

Elaboración inadecuada de los pliegos de condiciones

Reclamos por parte de los interesados en presentar propuestas, múltiples observaciones a los mismos

Gestión de Contratación El riesgo se asume, pero se solicita brindar capacitación a las dependencias ejecutoras, que son las que elaboran los proyectos y envían a contratación para su revisión

Realización de la planeación de las actividades del proceso, sin tener en cuenta las necesidades reales del proceso

Desgaste administrativo; contratos que al finalizar la ejecución no tienen impacto, desgaste financiero

Gestión de Contratación Asumir el riesgo. Es decir el riesgo se encuentra en un nivel que puede ser aceptado, sin necesidad de otros controles

No publicación en la página web del proceso que se adelanta, en todas sus etapas

Violación del principio de transparencia. Incumplimiento de las normas legales


Adquisición de bienes y servicios de alto costo, sin estudios económicos

Posible detrimento patrimonial; erogaciones patrimoniales innecesarias


Que no se incluyan as necesidades del plan de compras acorde al presupuesto de la GOBERNACION

Insatisfacción del usuario tanto interno como externo

Gestión Administrativa

Asumir el riesgo. Es decir el riesgo se encuentra en un nivel que puede aceptarse, sin necesidad de tomar unas medidas de control diferente a las que se posee

No tener póliza de protección del parque automotor, o de los bienes muebles e inmuebles

Detrimento económico del Patrimonio Público



No verificación de los bienes que ingresan a la Gobernación

Recepción de bienes no contratados o en mal estado



Falta de recursos(computadores, impresoras, tintas, escáner, fotocopiadora)

Incumplimiento de metas y objetivos



Prestar expediente sin registrarlo

Extravío del expediente, o folios del mismo



Falta de foliación de los documentos

Envío de correspondencia incompleta



Expedientes incompletos

Información incompleta para entregar a los órganos de control ; perdida de la memoria histórica; sanciones por incumplimiento a la ley general de archivo



Determinación inadecuada de las competencias del empleo a proveer

Baja competencia del personal, incumplimiento de la plataforma estratégica

Gestión Talento Humano


Evaluación del desempeño de los servidores públicos fuera del término legalmente establecido

Incumplimiento de lo establecido en el procedimiento aplicable y la ley que regula la materia



Aplicar incorrectamente las deducciones de ley

Sanciones por parte de los entes de control. No cumplimiento de las normas vigentes en materia tributaria por desconocimiento de las mismas

Gestión Financiera Asumir o reducir el riesgo, tomar medidas para reducir los riesgos o llevarlos a la zona aceptable o tolerable en lo posible

No expedir certificados de disponibilidad presupuestal antes de la suscripción de los contratos

1.-Sanciones por parte de los entes de control. 2.-No cumplimiento de las normas vigentes en materia tributaria.

Gestión Financiera Se asume el riesgo. Permite tomar medidas para reducir los riesgos o llevarlos a la zona aceptable o tolerable en lo posible

Los recursos de nomina, no son situados oportunamente

Se incumple compromisos de pago


Extravío de la cuenta de cobro; o facturas anexas a cuentas distintas; o por anexar

No pago oportuno al proveedor o contratista


La disponibilidad se expide por un menor valor del solicitado

No se puede contratar por el valor que se expidió la disponibilidad.- 2.- No se puede iniciar el proceso de contratación a tiempo


La no ejecución de compromisos incluidos en la reserva presupuestal dentro del término legal

El no pago oportuno de la obligación


No se puede contratar por el valor que se expidió la disponibilidad.- 2.- No se puede iniciar el proceso de contratación a tiempo


La Modificación al presupuesto, mediante el traslado de programas o proyectos que no han cumplido con las metas

Incumplimiento de las metas establecidas en el PLAN DE DESARROLLO y Planes de Acción


La Modificación al presupuesto, mediante el traslado de programas o proyectos que no han cumplido con las metas

Incumplimiento de las metas establecidas en el PLAN DE DESARROLLO y Planes de Acción


ZONA TOLERABLE No seguimiento a la interventorìa de los procesos contractuales

Mala ejecución de los contratos; incumplimiento en los mismos

Gestión de Contratación Se requiere reporte en tiempo por parte de los supervisores de los informes de interventorìa.- Se requiere seguimiento por parte de los supervisores

Demora al contestar las sugerencias, quejas o reclamos

Insatisfacción del cliente externo, e interno, Acciones de tutela


Adecuar el software de correspondencia existente, ponerlo en línea con la secretaría de salud y educación

Registro incorrecto de novedades

Demandas, sanciones, clima laboral afectado, pérdidas económicas


Asumir o reducir el riesgo, se deben tomar medidas para reducir los riesgos o llevarlos a la zona aceptable o tolerable

No realización del plan de inducción a los nuevos funcionarios

Deficiencias en el conocimiento de las funciones, y desconocimiento de la plataforma estratégica de la Gobernación



Selección de personas que no cumplen con la competencia del perfil

Violación del proceso de selección de personal, Lay 909 de 2004, y demás



Nombramiento de personas que no aparecen en la lista de elegibles de la CNSC

Sanciones legales por parte de las autoridades competentes, y nombramiento de personas sin el lleno de los requisitos.



Despido injusto de servidores públicos en provisionalidad

Sanciones legales por parte de las autoridades competentes, demandas, acciones de tutela



Incumplimiento de términos

Vencimiento de términos establecidos en la ley, al tramitar recursos, y otras actuaciones, contestación de demandas, derechos de petición, y demás procesos que se tramitan ante la justicia ordinaria o contenciosa

Gestión Jurídica A pesar de estar controlado el riesgo, y de asumirse, se recomienda aplicar controles como libro radicador; tablero de control; software que indique alarma de vencimiento de términos; contratación de personal

No registro de los documentos en e aplicativo SIIF Nación

Token inhabilitado por el Ministerio de Hacienda y vencimiento del mismo


Generación de información y pagos no confiables

Falta de control y revisión de los registros contables


Demora en el registro de la información

Demasiadas variables repetidas dentro del mismo registro y lentitud en el aplicativo


No generar la obligación de pago o el giro oportunamente

1. Falta de disponibilidad de Pac o de cupo. 2-Incumplimiento de los compromisos de pagos. 3.-sanciones disciplinarias


Registrar erróneamente la información contable

Falta de Parametrizaciòn de las cuentas contables.


No expedir certificados de disponibilidad presupuestal antes de la suscripción de los contratos

1.-Sanciones por parte de los entes de control. 2.-No cumplimiento de las normas vigentes en materia tributaria.


La cancelación de cuentas por un mayor valor, mediante el pago establecido en la forma de pago del contrato

Detrimento del patrimonio del Ente


Expedición del certificado de disponibilidad por un rubro, o proyecto diferente

Posibles investigaciones disciplinarias, por destinación diferente del presupuesto


Expedición del registro presupuestal sin el cumplimiento de los requisitos para su registro

Posibles investigaciones disciplinarias.


Rendición de la cuenta a la Contraloría GENERAL DE LA NACION y a la Contraloría Departamental en forma extemporánea

Sanciones por parte de los entes de control y Procuraduría


Realizar pagos que conlleven a hechos cumplidos

Investigaciones disciplinarias, fiscales y penales


La no capacitación oportuna de los funcionarios

Que se cometan errores en las actividades asignadas en materia de presupuesto y contabilidad


Liquidación de cuentas de forma incorrecta

Reclamos, Detrimento del patrimonio


Dejar cuentas inactivas sin saldarlas en las entidades bancarias

Utilización de terceros para el manejo inadecuado de cuentas


Diferencia en los saldos entre tesorería y contabilidad

Generación de informes imprecisos, poco confiables, que no revelan la verdad de los estados financieros de la Gobernación


No realizar los ajustes de las conciliaciones oportunamente

Toma de decisiones erradas. Saldos de bancos no reales


Pago a beneficiarios que no corresponden

Investigación disciplinaria


ZONA IMPORTANTE No tener copias de seguridad y antivirus en los equipos de sistema

pérdida de información, daños en los equipos

Gestión Administrativa Realizar copias semestrales-Riesgo en alerta

No realizar lo establecido en la ley en cuanto a la implementación y aplicación del plan de estímulos a los servidores públicos en las normas y dotación de elementos de protección

Sanciones y demandas interpuestas

Gestión Talento Humano Elaborar y darle cumplimiento al plan anual de estímulos y capacitaciones

Pérdida de documentos expedientes

La falta de archivos adecuados; y el manejo de procesos por parte de diferentes abogados en el cambio de administración

Gestión Jurídica Cumplimiento ley general de archivos.- Proceso de organización archivo de gestión, control en seis(6) meses

Riesgos con los sistemas de información, sistema informático, fácil de acceder desde afuera

1.-Falta de control de seguridad de acceso a la red. 2.-Pèrdida de información, títulos valores. 3.- Deficiencia de seguridad en la infraestructura física

Gestión Financiera Realizar las acciones necesarias tendientes a proteger el software o sistemas informáticos. Elaborar un proceso, para su aplicación, y tomar las medidas urgentes. (sometido a seguimiento)

RECOMENDACIONES EFECTUADAS.- Se requiere permanentemente vigilancia, y cumplimiento de las acciones planeadas en el Mapa de Riesgos del proceso Gestión Contractual. Es importante dentro del proceso de Seguimiento y Evaluación verificar el cumplimiento de las acciones de mejora y si es necesario replantear las mismas, en los casos que se observe no surtan efectos sobre la eliminación de las causas. RIESGOS ASOCIADOS

Incumplimiento No se entregan oportunamente los informes de ley

Seguimiento y Control Se ajusta el control preventivo, se desarrollo una acción durante el periodo con el fin de controlar el tema de informes de ley, se está desarrollando una acción preventiva, lo cual muestra el riesgo administrado.

Perdida de registros documentales

Inadecuado manejo de expedientes y documentos

Seguimiento y Control El riesgo se encuentra administrado y reduce su calificación para el periodo, se implementa una acción preventiva para seguir administrando el riesgo.

Desinterés Baja dedicación al diseño y aplicación de instrumentos y herramientas de control interno.

Seguimiento y Control

Desinterés Ignorancia y desconocimiento de las recomendaciones formuladas para el mejoramiento de la gestión.

Seguimiento y Control Se tiene planeada una acción que se ejecutará en el segundo semestre la cual busca minimizar el riesgo y mantenerlo administrado

OBSERVACIONES GENERALES DEL SEGUIMIENTO Y ACTUALIZACIÓN AL MAPA DE RIESGOS

1. La actualización y seguimiento de los riesgos debe ser una labor a la que se le preste la atención necesaria por parte de los responsables, los líderes de los procesos y/o subprocesos, y la Alta Dirección, pues de acuerdo a los resultados de esta tarea, se encuentran las dificultades dentro de la entidad respecto a lo analizado en el mapa de riesgos y de manera constructiva se pueden encontrar las soluciones a las mismas.

2. Se reitera la necesidad de actualizar el mapa de riesgos del proceso de Formulación y Adopción de Políticas.

3. Se observa igualmente que algunos procesos aun carecen de una cultura organizacional para que se evidencien los problemas de una manera constructiva para solucionarlos. Aún no se tiene la cultura de evidenciar los problemas para darles solución, esto dificulta el levantamiento óptimo de los riesgos de la entidad.

4. Es importante el compromiso que debe existir en cada uno de los procesos con el fin de mejorar como entidad

permanentemente a fin de evitar desgastes administrativos, y el inicio de procesos por no respuesta oportuna. CONCLUSIONES

• Se logra una mayor eficacia, eficiencia y efectividad en la administración de los riesgos al aplicar y vigilar

permanentemente los controles preventivos reduciendo así su probabilidad o impacto y la materialización del mismo.

• El seguimiento realizado muestra un avance significativo en la entidad, en el sentido de apropiación de la necesidad de atacar los riesgos de manera preventiva, evitando la materialización y haciendo necesario la aplicación de los controles de los riesgos para prevenir.

• Es importante conocer a fondo los procesos y subprocesos para la efectiva aplicación de las acciones a fin de ejecutarlas correctamente para que junto a la Oficina Asesora de planeación, se implementen los ajustes a las mismas y evitar que esto afecte el riesgo.

• La aplicación y vigilancia permanente de las acciones correctivas es una primera atención a la necesidad de mejora

de los subprocesos, para que esto se lleve a cabo es importante se atiendan las solicitudes represadas de manera eficaz, eficiente y efectiva , SE ATIENDAN a tiempo las Peticiones, quejas, reclamos y sugerencias, así como los derechos de petición, pues la respuesta oportuna al cliente, es un derecho que además de ser legal y constitucional, es una bandera y compromiso de la Administración Departamental, , lo que nos llevará a una mejora en el Sistema Integrado de Gestión Institucional.

• La agilidad en los trámites administrativos internos realizada mediante los ajustes necesarios en los procedimientos de la entidad, que permitan aprobar las comisiones pertinentes en cumplimiento de actividades misionales a fin de que no se materialice el riesgo.

• El riesgo del proceso Desarrollo Institucional referente al (incumplimiento al no realizarle Seguimiento al Mapa de

Riesgos, Conformidad del Producto y/o Servicio, Revisión por la Dirección) se identificó para realizar un seguimiento periódico a los riesgos, Producto y/o Servicio, Revisión por la Dirección y mantener los riesgos administrados, identificados los productos y/o servicios no conforme tal que estas herramientas sean una fuente principal para la toma decisiones en la Gobernación.

• Los no reportes de las oficinas responsables de seguimiento y actualización de los riesgos se dificulta la aplicación de la Guía de Administración y Control del riesgo y se incurren en dudas si las acciones de mejora se están ejecutando o ejecutaron adecuadamente para aumentar la eficacia, eficiencia y efectividad del sistema en la Gobernación. . Así como si el riesgo se ha materializado y se respondió adecuadamente con acciones inmediatas para evitar la situación. Cumplir con esto mostraría un avance permanente y se lograría cumplir con las metas propuestas.

• La adecuada observación y aplicación de los controles por parte de los responsables de los procesos permite una

precisa administración al riesgo para minimizar la materialización de los riesgos en la entidad.

• Es importante desde la herramienta Mapa de Riesgos en el Proceso Gestión administrativa, Subproceso Gestión de Comunicación, evitar la materialización de los riesgos ya que a partir de su alerta, al no contar con un antivirus se aumenta la calificación del riesgo y la entidad se expone a que se presenten estos en cualquier momento, por lo que la contratación e instalación del mismo en La Gobernación debe ser tema primordial para que se eviten los efectos negativos y se puedan afectar los equipos de computo y así aumentar la eficacia de los controles para el subproceso.

• Al cumplir con las acciones correctivas planeadas con respecto a las labores represadas del proceso de Gestión

contractual, se observa que el riesgo (incumplimiento por la no liquidación de los contratos y/o convenios en los términos exigidos en las minutas, procedimientos y lo dispuesto en la Ley y demás normas concordantes) materializado desde el periodo anterior, se está trabajando para disminuir el riesgo.

• Frente a la supervisión, se requiere compromiso de todas las sectoriales ejecutoras, sin embargo ha sido difícil

porque viene de vigencias anteriores, la adecuación del archivo, es por esto que el riesgo por omisión, está materializado, ya que no se entregan a tiempo los informes de supervisión el adecuado manejo de este por parte del proceso Gestión Contractual, mediante la aplicación de las a acciones correctivas planeadas llevara a una mejora en la entidad.

2.- ACOMPAÑAMIENTO Y ASESORIA

La misma Ley y su posterior reglamentación establecen que: “En ningún caso, podrá el jefe de la Oficina de Control Interno, participar en los procedimientos administrativos de la entidad a través de autorizaciones o refrendaciones”( Parágrafo del artículo 12 de la Ley 87 de 1993) y que “Como mecanismos de verificación y evaluación del control interno se utilizarán las normas de auditoría generalmente aceptadas, la selección de indicadores de desempeño, los informes de gestión y de cualquier otro mecanismo moderno de control que implique el uso de la mayor tecnología, eficiencia y seguridad.”(Parágrafo del artículo 9°). Se efectuó la evaluación independiente al sistema de control interno, la cual se socializó a principios de año, con el equipo operativo MECI, presentando las dificultades que se habían dado en torno a ello, producto de esto se decidió efectuar una auditoría integral a Gestión humana, en donde se presentó la mayor debilidad, se estructuró el documento final el cual se plasmó un plan de mejoramiento. Las recomendaciones nuestras han sido efectuadas con el propósito de mejorar los procesos; identificar fuentes de recuperación y de ahorro. 1.- Asesoría, se ha suministrado la información que el cliente externo e interno requiere. 2.-Se ha ofrecido solución a varios problemas planteados, por lo general el enlace nuestro es con el Responsable de la Alta Dirección, Secretario de Apoyo a la Gestión, a quien en múltiples oportunidades se le han dado alternativas de solución. 3.- Dirigir un diagnostico que pueda redefinir el problema.- Para ello se han efectuado modificaciones a los procedimientos de PQRS, supervisión e interventorìa, y Archivo y correspondencia, en aras de darle solución a problemas que a diario acontecen en la administración. De igual manera se crearon los procedimientos de plan de compras y plan de contratación, se elaboró un manual de control interno administrativo, y se elaboró el procedimiento de interventorìa y supervisión. 4.- Suministro de recomendaciones especificas y viables.- se han efectuado a través de comunicaciones a las secretarias en donde se ha encontrado dificultades-

5- Obtener el consenso y el compromiso, falta mayor compromiso por parte de los secretarios, en el cumplimiento del sistema de control interno. Entre otros

PACTO POR TRANSPARENCIA, E INDICE DE TRANSPARENCIA . Desde esta oficina se lideró el proceso de transparencia por Colombia, durante la vigencia 2010, tratando de que los secretarios y demás servidores públicos se apropiaran de sus funciones, y más aún que hicieran visible la gestión de la administración, para ello se trabajó en asocio con el Profesional de la oficina de sistemas publicando la información contenida en el Pacto por transparencia, y lo relacionado con la información que solicita la firma Transparencia por Colombia además de información adicional que repercute en visibilidad y transparencia. Vale recalcar que la firma evaluó el índice de transparencia de la administración durante la vigencia 2008-2009 en donde el Departamento obtuvo un puntaje no satisfactorio, lo que fue socializado con los secretarios de despachos y algunos funcionarios que ellos delegaron, hay que trabajar para mejorar la transparencia de la administración, puntos débiles: SE EMITIERON RECOMENDACIONES y/ O ASPECTOS A TENER EN CUENTA PARA EL INDICE DE TRANSPARENCIA

Recomendaciones efectuadas para elevar el nivel de calificación del índice de transparencia, pero sobre todo gozar de una administración de cara al pueblo, visible, transparente y con buenas costumbres de gobernabilidad:

INSTITUCIONALIDAD

I. GESTION DE LA CONTRATACION 1. Expedición de los CDP: Se recomienda que se expidan por contrato, no por programas o proyectos en aras de

hacer más transparente la gestión contractual.(hacienda-contratación(plan de contratación) 2. La Entidad no tiene una metodología de tipificación y asignación de riesgos.-Debe establecerse una metodología

clara. (contratación) 3. Contenidos del plan de compras.- Se debe indicar quien es el Ordenador del gasto, y la modalidad de pago.

(Almacenista.-Sría Gral.)

4. Existencia y actualización de inventarios: Se requiere actualizar los inventarios de bienes y suministros por lo menos una vez al año (Almacenista-Sría Gral.)

5. Contenidos del Manual de contratación: Los estudios previos deben ser elaborados con más soporte jurídico y técnico, y a través de un Comité que se cree para tal fin. Contenido de los pliegos de condiciones: son débiles, no deben prestarse a interpretaciones equivocadas, deben ser claros, precisos y concisos.

6.-Liquidación de contratos: No se logró presentar información sobre este punto, debe cumplirse con lo que establece la ley en los plazos para la liquidación del contrato.

7. PUBLICACION.- Deben ser publicados los contratos en la página web de la gobernación, aquellos inferiores al 10% de la menor cuantía, para mayor transparencia, o informar a la comunidad a través de cuadros contentitivos de esta información: Contratista, valor, objeto, fecha de inicio, fecha de suscripción, ö acceder a links a través de ellos. De igual manera publicarse los contratos en el SECOP Y EN EL SICE, el cual debe tener un administrador.

� Se recurre mucho a la contratación directa: Esta información se extrajo del informe de contratos que se celebró, lo que dio lugar a la calificación, de tal manera, que hay que evitar ser recurrentes en la contratación directa.

� Hay que buscar mecanismos para que participe un mayor número de proponentes en las convocatorias (publicidad)

� De todo lo anterior tiene conocimiento la Asesora de Despacho.

II. GESTION DEL TALENTO HUMANO No existe un manual de funciones y competencias ajustado a la Normatividad vigente

Revisar las hojas de vida de los Directivos: Funciones, productos, conocimientos básicos, profesión, otros estudios, años de experiencia profesional….

Revisar el proceso de ingreso por meritocracia, utilizar mecanismos que permitan que los servidores públicos y/o contratistas ingresen por meritocracia.

Debe publicarse los rangos de asignaciones laborales.

Debe solicitarse actualización de bienes y rentas a todos los funcionarios.

Debe elaborarse un Plan de contingencias, ello ya se recomendó a Secretaría General.

De igual manera se recomendó modificar la resolución de vacaciones, de manera que se haga ajustado a un cronograma que permita que se programe el recurso en hacienda, y que no quedé la gobernación acéfala en algunos puestos de trabajo.

III. PESOS Y CONTRAPESOS Deben revisarse los fallos de responsabilidad disciplinaria por Nivel

Envío de los informes contables a la Contaduría General de la Nación.

Deben promoverse espacios de diálogo con la ciudadanía diferentes a la Planeación (debe dejarse soporte, evidencia de ello)

IV. VISIBILIDAD.- Publicidad en la contratación

Mes a mes se requiere colgar en la página web el informe de los contratos suscritos por el Departamento de la Guajira.

Identificar separadamente aquellos contratos que se efectúan con recursos de regalías (mensualmente), dentro de los cinco días siguientes a la finalización del mes.

AUDITORIAS VISIBLES: Se convoco a conformar grupos de auditores visibles a los contratos que fueron enviados a esta oficina, se logró hacer algunos foros de inicio.

3.-EVALUACION Y SEGUIMIENTO.- INFORMES DE AUDITORIA.- En el desarrollo de la vigencia 2010 se practicó auditoría a. 1.- Proceso de Gestión Humana, cuyo informe se entregó a la Directora de Talento Humano para la época. 2.- Auditoría al proceso de GESTION SOCIAL SALUD Y EDUCACIÓN (SAC, SGC Y COBERTURA) 3.-Auditoría al Proceso de Gestión de Archivos en las dependencias de: Planeación, desarrollo económico, contratación 4.- Se inició Auditoría al Proceso Gestión jurídica, el cual no fue posible concluir debido a que se presentó Auditoría de la Contraloría Gerencia Nacional. 5.-Se inició Auditoria de Segunda parte (Promedios acumulados de estudiantes subsidiados a través del FONEDUG , periodos 2008 I yII, 2009 I y II), Universidad de la Guajira, del cual se envió informe de avance a su despacho, y se entregará otro informe independiente a este que se suscribe, por parte de la Auditoria líder. Esta Auditoría no fue culminada por la Oficina, por cuanto, fue contratada. 1.- COMPILACION Y PRESENTACION DE INFORMES:

� INFORME EJECUTIVO ANUAL DE CONTROL INTERNO Se evaluó el avance del MECI, y el Sistema de Control Interno durante el año 2009, y finalmente se diligenció la matriz con el apoyo de Cimientos, se obtuvo un porcentaje en el nivel medio, Observación VIG 2010: se requiere reforzar algunos aspectos como los del área institucional: Gestión Humana y Comunicación Organizacional. Frente al resultado arrojado por el Informe ejecutivo anual se realizó una Auditoria integral en gestión Humana, para lo cual se hizo llegar el día 24 de junio el informe de la auditoría a la Directora Administrativa de Talento Humano de la época. Se elaboró el plan de mejoramiento, el cual está en etapa de supervisión para determinar los avances, algunos se han superado. El plan se encuentra vigente.

� RENDICION DE INFORMES ENTES DE CONTROL: Se han rendido en las fechas correspondientes, a la Contraloría General y a la Departamental, de forma mensual y bimensual (antes era trimestral).

CONTRALORIA DEPARTAMENTAL.- Informe Trimestral.- VIGENCIA 2010 Meses de reporte Fecha de envío Primer Temestre de 2010 30 de abril de 2010 Segundo Trimestre 22 de julio de 2010 Tercer Trimestre

15 de octubre de 2010

Cuarto Trimestre

11 de febrero de 2011

Este informe para esa vigencia comprendía: ejecución presupuestal de ingresos y gastos reservas presupuestales y cuentas por pagar, ejecución del pac, gestión ambiental y contratos con formalidades plenas. INFORME MENSUAL-CONTRALORIA DEPARTAMENTAL.- Vigencia 2010 Incluye: Efectivo, caja menor, transferencias por descuentos, y deuda pública. MESES REPORTE DEL INFORME FECHA DE ENVIO diciembre de 2009 18 de enero de 2010 enero de 2010 12 de febrero de 2010. febrero de 2010 11 de marzo de 2010 marzo de 2010 20 de abril de 2010 abril de 2010 13 de mayo de 2010 mayo de 2010 11 de junio de 2010 junio de 2010 19 de julio de 2010

Julio de 2010 10 de agosto agosto de 2010 14 de septiembre de 2010 septiembre de 2010 11 de octubre de 2010 Octubre de 2010 18 de noviembre de 2010 Noviembre de 2010 16 de diciembre de 2010 Diciembre de 2010 11 de febrero de 2011 VIGENCIA 2011 MESES REPORTE DEL INFORME FECHA DE ENVIO enero de 2011 25 de febrero de 2011. febrero de 2011 16 de marzo de 2011 marzo de 2011 15 de abril de 2011 abril de 2011 16 de mayo de 2011 mayo de 2011 17de junio de 2011 junio de 2011 18 de julio de 2011 Julio de 2011 16 de agosto de 2011 agosto de 2011 15 de septiembre de 2011 septiembre de 2011 14de octubre de 2011 Octubre de 2011 18 de noviembre de 2011 Noviembre de 2011 15 de diciembre de 2011 Diciembre de 2011 16 de enero de 2012 INFORME BIMENSUAL VIGENCIA 2011 MESES REPORTE DEL INFORME FECHA DE ENVIO Noviembre- diciembre de 2010 enero y febrero de 2011 16 de marzo de 2011. Marzo y abril de 2011 16 de mayo de 2011 Mayo y junio de 2011 18 de julio de 2011 Julio y Agosto de 2011 15 de Septiembre de 2011 Septiembre y Octubre de 2011 15 de Noviembre de 2011 Noviembre y Diciembre de 2011 16 de Enero de 2012 CONTRALORIA NACIONAL DE LA REPUBLICA.-INFORME SEMESTRAL VIGENCIA 2009- 2010: Se envió informe semestral Junio a Diciembre de 2009: el 01 de Marzo de 2010; Vigencia 2010 del 01 de enero al 31 de julio de 2010: se envió el 29 de Julio de 2010, el segundo semestre del 2010: se envió 28 de febrero de 2011. (julio-diciembre) VIGENCIA 2011: Enero a Junio de 2011: se envío el 29 de julio de 2011 y el Segundo semestre: cambió a Anual la información, a través de la Resolución 6289 de 2010.SIRECI. INFORME ANUAL.- RENDICION DE CUENTAS CONTRALORIA GERENCIA NACIONAL. - VIGENCIA 2009: Con oficio de fecha febrero 25 del 2010, recibido el 01 de marzo de 2010, se envió el informe que contempla: Formato 1 Estado de ingresos

Formato 2 Plan de Compra Anual

Formato 2ª Informe de ejecución plan de compras

Formato 3 Plan estratégico

Formato 4 Plan de acción anual

Formato 4ª Informe de ejecución del plan de acción

Formato 5, 5ª y 5b informe contractual Formato 7 Proyecto de empréstito internacional

Formato 8 informe ambiental Con fecha marzo 04 de 2010, se envió un faltante de información reportada por la oficina de contratación y hacienda, en razón a ello la Contraloría en sus hallazgos manifiesta que se envió fuera de términos,: Formato F19 y F19 A, y las certificaciones de los niveles de cobertura, y el Decreto 0098 de 2009, rangos de la contratación. Vale la pena manifestar que el informe de la vigencia 2008, se envió siguiendo unos parámetros diferentes. INFORME SISTEMA GENERAL DE PARTICIPACION,- Se envió lo correspondiente a la vigencia 2009, recibido el 06 de abril de 2010, contiene: Formulario 17: 17, 17ª y 17b, Formulario Serie 18, Formulario serie 24: 24, 24ª, 24b, 24C; Formulario serie 25, Formulario serie 26, Formulario serie 27; 27, 271, 27b-1, un Cd, con 24 anexos y oficio remisorio. Nota: esa vigencia se envió en esa fecha en atención a que modificaron unos formatos y la Contraloría extendió el plazo. En cuanto a los informes de hacienda se envían a través del CHIP, a la Contaduría Nacional, así como los formatos FUP, SIDEC, cuyo reporte se ha verificado. VIGENCIA 2010: Primer semestre: 29 de julio de 2010. Segundo Semestre: 28 de febrero de 2011 VIGENCIA 2011: Primer semestre: 29 de julio de 2011. Con la Resolución No 6289 DE 2010 El Sistema de Rendición pasó a ser El Sistema Electrónico de Rendición Y Cuentas SIRECI, informe anual: RENDICION DE CUENTAS VIGENCIA 2011: por problemas con la plataforma, y toda vez que no se surtió capacitación al funcionario delegado para ello, se envió a la Contraloría General de la República Seccional la Guajira con oficio G.G.OF.C.I.A- 173-2012, de fecha Marzo 26 de 2012, radicado de la contraloría 1300, fecha: 26-03-2012, hora: 2:15 p.m. RENDICION DE CUENTAS VIGENCIAS 2012 NACIONAL: Se envió por La plataforma. INFORME CONSOLIDADO.-CONTRALORIA DEPARTAMENTAL, se envió el 5 de abril de 2010 (vigencia 2009).- Rendición de Cuentas Contraloría Departamental. INFORME CONSOLIDADO 2010: 30 de marzo de 2011 y el INFORME CONSOLIDADO DE 2011: 30 DE MARZO DE 2012. CONSOLIDADO DE 2012: Se muestra en cuadro abajo (reporte del 04 de abril de 2012) CONTENIDO DEL INFORME CONSOLIDADO

1. Balance general consolidado,

2. actividades financieras, económicas y social, 3. Notas explicativas de los estados financieras, conciliaciones bancarias 4. Estado de flujo de efectivo 5. Modelo CGN-9601 (catalogo de cuentas)

6. Modelo CGN-9602(información reciproca)

7. Ejecución presupuestal de ingresos

8. Ejecución presupuestal de gastos

9. Informe de efectivo

10. Informe de ejecución de ingresos

11. Reservas presupuestales 12. Reservas de cuentas por pagar

13. Deuda pública

14. Informe del PAC

15. Copia de presupuestos de ingresos y gastos aprobados en la vigencia

16. Ordenanzas y autorizaciones de vigencia futura

17. Copia de actos administrativos de las modificaciones al presupuesto de ingresos y gastos

18. Plan de compras

19. Ejecución del plan de compras

20. Inventario de bienes

21. Seguro de manejo y amparo de pólizas de bienes

22. Contratos y convenios

23. Plan estratégico

24. Plan de acción y ejecución del plan de acción

25. Informe de gestión ambiental

26. Informe de Control Interno Contable. En los meses de septiembre, y octubre por solicitud de la Contraloría Departamental, se envió por intermedio de la oficina de contratación el formato 20.1 que corresponde a contratos y convenios, el cual debe rendirse bimensual. VIGENCIA 2011: RENDICION DE CUENTAS CONTRALORIA DEPARTAMENTAL VIG 2011: Marzo 30 de 2012 INFORME BIMENSUAL CONTRALORIA DEPARTAMENTAL VIGENCIA 2012 MESES REPORTE DEL INFORME FECHA DE ENVIO Enero y Febrero de 2012 09 de Marzo de 2012 Marzo y abril de 2012 14 de mayo de 2012 Mayo y junio de 2012 Cambio al esquema de la Resolución 009 de fecha 17 de

abril de 2012 Julio y Agosto de 2012 Cambio al esquema de la Resolución 009 de fecha 17 de

abril de 2012 Septiembre y Octubre de 2012 Cambio al esquema de la Resolución 009 de fecha 17 de

abril de 2012 Noviembre y Diciembre de 2012 Cambio al esquema de la Resolución 009 de fecha 17 de

abril de 2012 INFORME RENDICION DE CUENTAS CONTRALORIA DEPARTAMENTAL, Y MESES DE ENERO, FEBRERO Y MARZO DE 2013 El color verde indica que todos los formatos exigidos están debidamente cargados en el sistema (GRAFICA POSTERIOR), Confirmado a través de email del 25-04-2013.

VIGENCIA 2012 MESES REPORTE DEL INFORME FECHA DE ENVIO enero de 2012 16 de febrero de 2012. febrero de 2012 12 de marzo de 2012 marzo de 2012 13 de abril de 2012 abril de 2012 14 de mayo de 2012 A PARTIR DE LA RESOLUCION 009 DE 2012, LOS INFORMES MENSUALES DE LA CONTRALORIA DEPARTAMENTAL, PASARON A SER TRIMESTRALES: Abril, mayo y Junio de 2012 17de julio de 2012, a las 4:28 Pm al correo:

[email protected](2 archivos adjuntos) Julio, agosto, septiembre de 2012 19 de octubre de 2012, a las 4:09 Pm al correo:

[email protected] . Octubre, Noviembre, diciembre de 2012 17 de Enero de 2013 se envió por la plataforma.

� INFORMES DERECHOS DE PETICION.- VIGENCIA 2012.- Este informe se comienza a rendir solo hasta el año 2012, con la expedición de la Ley 1474 de 2011, así:

� Se presentaron los informes correspondientes al primer y segundo periodo, los cuales se encuentran publicados en l pagina web de la Gobernación de la Guajira, según consta en certificación que se anexa, expedida por el profesional de la Oficina de Sistemas, las CONSIDERACIONES EMITIDAS POR LA OFICINA DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO, PARA ESE PERIODO FUERON:

SUGERENCIAS:

1.- Se apropie la Secretaría General del Procedimiento de Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias 8Manual de

Procesos y Procedimientos el Procedimiento del PQRS (Peticiones, quejas, reclamos y sugerencias), el cual es de

conocimiento de la Secretaría general, como dueños del proceso, función a su vez asignada a través de Resolución 287 de

2010)

2.- Se sugiere se designe a un funcionario público de la secretaría general para que esté al frente en la página web del Link

de Peticiones, quejas, reclamos y sugerencias, diferente al Ingeniero de sistemas, para que se direccionen las peticiones, y

se pueda llevar el control tanto en tiempo como estadístico.

3.- Se ponga en funcionamiento los buzones de peticiones, quejas, reclamos y sugerencias por dependencia, para que de

acuerdo al procedimiento sean abiertos en secretaria general, y se proceda al trámite de conformidad.

OBSERVACIONES Cabe resaltar que las Peticiones, quejas, reclamos y sugerencias no se están unificando en la secretaría

general únicamente en algunos casos, el peticionario, o quejoso, se dirige a la dependencia directamente relacionada, ello

tal vez por la falta de conocimiento, aunque en la página web está colgada la información, se hace necesario socialización.

1. DERECHOS DE PETICION Primer semestre 2013.-

RESULTADO DE LAS PQRS.- RESULTADO DE LA INFORMACION OBTENIDA.- Durante el Período Enero – Junio de 2013 se recibieron en total en la Gobernación de la Guajira, así: Derechos de petición RADICADOS EN LA OFICINA JURIDICA DEL DEPARTAMENTO: 646. SECRETARIA DE SALUD DEL DEPARTAMENTO: Mes de enero: 6 derechos de petición, mes de febrero: 6 derechos de petición, mes de marzo: 6 derechos de petición, Abril: 9 derechos de petición. Mayo: 18 derechos de petición. Junio: 11 Derechos de petición. SECRETARIA DE ASUNTOS INDIGENAS: Derechos de petición.- Enero: 0 Febrero: 0 Marzo: 1, Abril: 0, Mayo: 6. Junio: 2. ASUNTO RECURRENTE: Solicitud de certificación filiación indígena. DIRECCION DE TRANSITO DEPARTAMENTAL: Enero: 55, Febrero: 152 , Marzo: 223, Abril: 83, Mayo: 89 Junio: DIRECCION DE PLANEACION: Enero: 2, Febrero: 0, Marzo, Abril: 1, Mayo: 1. Aparecen sin fecha de radicado: 2, resuelto, 1, en Marzo, y 1 en junio. DESPACHO DEL SEÑOR GOBERNADOR: Enero: 3, Febrero: 4, Marzo. 4, Abril: 7, Mayo: 5, Junio: 3. 2.- PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCIAS: De Tipo Administrativo.SAC EDUCACION

MESES NUMERO DE PQRS

ENERO 33

FEBRERO 73

MARZO 26

ABRIL 28

MAYO 7

TOTAL 167 SAC SALUD

MESES NUMERO DE PQRS

ENERO 53

FEBRERO 49

MARZO 59

ABRIL 4

MAYO 7

JUNIO 15

TOTAL 187 PQRS a través de los buzones de sugerencias, el correo electrónico, la página web, o las Áreas encargadas en la Administración, a donde pueden acudir los usuarios para presentar sus peticiones, quejas, reclamos y sugerencias personalmente TIPO DE SOLICITUDES RECIBIDAS Del total de PQRS recibidas, la mayor cantidad se concentra en el criterio de derechos de Petición y quejas; entre ambas corresponde al 100% de la muestra.

� INFORME DERECHO DE PETICION 2DO SEMESTRE DE 2013.- � SAC EDUCACION

MESES NUMERO DE PQRS JUNIO 128

JULIO 37

AGOSTO 23

SEPTIEMBRE 25

OCTUBRE 14

NOVIEMBRE 51

TOTAL 278

SAC SALUD MESES NUMERO DE PQRS JULIO 15 AGOSTO 17(INCLUYE 1 INQUIETUD) SEPTIEMBRE 14 OCTUBRE 17 NOVIEMBRE DICIEMBRE TOTAL ESTE INFORME CONTIENE ADEMAS SEGUIIMIENTO A LOS DERECHOS DE PETICION

� INFORME DE AUSTERIDAD DEL GASTO.- VIGENCIA 2012 Se presentó al Señor Gobernador con fecha 28 de febrero de 2013, el Informe Consolidado de Austeridad de Gasto vigencia 2012. http://www.laguajira.gov.co/web/index.php?option=com_content&view=category&id=171:vigencia-2012&Itemid=242&layout=default PUNTOS DE CONTROL ENCONTRADOS AL RENDIR EL INFORME DE AUSTERIDAD VIG 2012:

1. Los controles que se han implementado por parte de la Secretaría Administrativa son:

• Frente a la telefonía celular: los planes son controlados. • La utilización de vigencias futuras para la contratación del servicio de vigilancia por tres meses, con cargo

a la vigencia 2013, mientras se inicia proceso de licitación, ello garantiza la prestación del servicio, y evita acudir a los mecanismos de Conciliación, ocurrido en la contratación vigencia 2011.

• Celebración de contratos en acatamiento de las normas establecidas para tal fin. VIGENCIA 2013. Se publicó en la página web el informe correspondiente, y se hizo llegar a al Señor Gobernador, con las recomendaciones efectuadas. Link Control Interno- Informes de Austeridad del Gasto http://www.laguajira.gov.co/web/index.php?option=com_content&view=category&id=164:vigencia-2013&Itemid=242&layout=default.

� INFORMES DERECHO DE AUTOR De conformidad con lo ordenado por las Directivas Presidenciales 01de 1999 y 02 de 2002, el Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de Control Interno de las Entidades del Orden Nacional y Territorial, se expidió la Circular No. 04 del 22 de Diciembre de 2006, mediante la cual se solicita a los Representantes Legales y Jefes de Control Interno de las entidades u organismos públicos del orden nacional y territorial, la información relacionada con la "Verificación, recomendaciones y resultados sobre el cumplimiento de las normas en materia de derecho de autor sobre Software". Se publicó correspondiente vigencia 2011: el 12 de Marzo de 2012 Informe Correspondiente a la Vigencia 2012: el 12 de Marzo de 2013.

� INFORME PORMENORIZADO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

La Oficina Asesora De Control Interno Administrativo en Cumplimiento de Lo Establecido en El Articulo 9 De La Ley 1474 De 2011 publica los Informes Pormenorizados del Sistema de Control Interno, así:

Primer Informe Publicado el 11 de Noviembre de 2011 Segundo Informe Publicado el 09 de marzo de 2012 Tercer Informe: Publicado el 06 de junio de 2012 Cuarto Informe: Publicado el 14 de Noviembre de 2012 Quinto Informe: Publicado el 12 de Marzo de 2013 Sexto Informe: Publicado el 10 de julio de 2013 Séptimo Informe: Publicado el 13 de Noviembre de 2013

� INFORMES CONTROL INTERNO CONTABLE

De acuerdo con la Circular No. 06 del 23 de diciembre de 2003 del Consejo Asesor del Gobierno Nacional en Materia de Control Interno; de la Resolución 048 del 10 de febrero de 2004, "Por la cual se dictan disposiciones relacionadas con el Control Interno Contable", la Ley 87 de 1993; del Decreto 2145 de 1999 en el Literal c) Artículo 5º, modificado por el Artículo 2º del decreto 2539 de 2000:

Informes rendidos y publicados en la página Web de las vigencias 2008 a 2012.

� INFORME DE SEGUIMIENTO A LOS RIESGOS

En cumplimiento del Rol seguimiento a los Riesgos se elaboró, socializó, y se público en la página web: Informe de Seguimiento a los Riesgos con corte a Junio 30 de 2012. Emitiéndose recomendaciones.

Informe de Seguimiento Plan Anticorrupción y de atención al ciudadano, con corte a 30 de Agosto de 2013(Se actualizaron riesgos, y se formularon nuevos riesgos en materia de corrupción)

Se publicó además en la pagina web de la Gobernación el segundo informe correspondiente al seguimiento agosto-diciembre de 2013

� OTROS INFORMES

INFORME DE SEGUIMIENTO AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO.-EJECUCION DE LOS RECURSOS.- Informe publicado el 06 de marzo de 2012. El Informe tiene como marco de referencia, el comportamiento de la ejecución de los recursos de REGALÌAS durante la vigencia 2011, y su marco o eje central para el análisis son los informes del Ministerio de Hacienda, consolidado informe de Regalías del Departamento vigencias 2008-2011; así como las Auditorías de los Órganos de Control Fiscal. INFORME DE SEGUIMIENTO AL PLN ANTICORRUPCION Y MATRIZ DE RIESGOS DE CORRUPCION Se expidió la Resolución 443 de 2013, ESTRATEGIA PLAN ANUAL ANTICORRUPCION GOBERNACION DE LA GUAJIRA Se elaboró y expidió el Mapa de riesgos de corrupción y el plan Anticorrupción Se publicaron los informes de seguimiento: con corte 30 de Agosto de 2013, y 30 de Diciembre de 2013. INFORME DE SEGUIMIENTO A LA ACTIVIDAD CONTRACTUAL- Adicional estos informes se rindió Informe de seguimiento a Actividad contractual, vigencia 2013, con fecha 31 de diciembre de 2013, el cual se envió para ser publicado en la pagina web de la Gobernación de la Guajira

ASPECTOS RELEVANTES DEL INFORME.-. 3.- Presupuestos de la Contratación.- De acuerdo, a lo que viene arriba dicho, la contratación directa que se realizó en la Gobernación de la Guajira, vig 2013. de convertirse en permanente, sería un riesgo, de llegar a vulnerar los principios contractuales de la Función administrativa, como quiera que si bien se cumplieron requisitos de orden legal y administrativo, el riesgo estriba en que estas actividades pueden llegar a adquirir el estatus de permanente y por otro lado se da la tendencia de incrementarse. En Secretarías como la de educación, la mayor parte del personal que labora, es a través de Contratos de prestación de servicios, en labores que son permanentes, y que se vio afectada por la desvinculación del personal en provisionalidad, en la vigencia 2012. Actualmente no se han superado estas circunstancias, toda vez que el proceso de vinculación a la planta de personal de la secretaría de educación, se vio paralizado, y demorado con la entrada en vigencia de la ley de garantía para las elecciones del 2014. Contrataciones con estos volúmenes pueden pasar de actividades de apoyo, a trasladar el ejercicio de las funciones que corresponden al personal de planta a los contratados, de contratar a futuro con esta tendencia se incurriría en el fenómeno de las llamadas nóminas paralelas, ello si se tiene en cuenta que se contrata incluso aun así con recursos tanto de inversión como de funcionamiento. Un debido control para la modalidad de contratación, sería el concurso de méritos previsto en el artículo 31 de la Ley 42 de 1993, y en la Constitución Politica, y no la causal de contratación directa, contemplada en la Ley de Contratación. Si bien la administración se encuentra facultada para definir el personal que necesita, esta facultad no es absoluta, toda vez que los principios de igualdad y de acceso al servicio público por méritos son principios que orientan toda la actividad de la función administrativa, independientemente de la modalidad de vinculación aplicada, por planta o en contratación. El hecho de que no se requiera de pluralidad de ofertas para proceder a la escogencia del contratista no significa que la selección sea abiertamente discrecional, ya que el deber de elegir la oferta más favorable, implica que la Entidad, con base en valoraciones y estudios previos, defina condiciones de idoneidad y experiencia de un contratista directamente relacionada con el área que lo requiera, así las personas naturales o jurídicas que se contraten supliran necesidades específicas de la Administración, las cuales deben ser plenamente verificadas y verificables en condiciones objetivas, dentro del mercado laboral profesional. 2.- Certificación de personal de planta De otra parte, el artículo 1 del Decreto 2209 de 1998, en concordancia con la autorización legal prevista en el numeral 3 del artículo 32 de la Ley 80 de 1993 establece que los contratos de prestación de servicios, sólo se podrán celebrar cuando no exista personal de planta con capacidad para realizar las actividades que se contratarán. Este decreto se encarga de regular cuándo se entiende que no existe personal de planta en la respectiva entidad. Esta normativa establece que la existencia de personal suficiente deberá acreditarse por el jefe del respectivo organismo o el funcionario que este delegue. Dentro del procedimiento de contratación seguido en la Gobernación , no se observa en quien recae dicha delegación, se infiere solamente que debe hacerlo el Secretario General, en atención a sus funciones, lo que evidencia falencias en el control para la generación de estos documentos. Así se observa en todo lo contratado por prestación de servicios

1. Análisis técnico y económico que soporta el valor estimado del contrato No existe en la actualidad en la Gobernación de la Guajira Acto Administrativo, que permita determinar la tabla para fijar los honorarios a los contratistas por prestación de servicios. En los estudios previos, no se evidencia el procedimiento y las variables tenidas en cuenta para establecer el valor estimado del contrato a celebrar. (no esta documentado) En los contratos interadministrativos no se esta realizando evaluación de alternativas que permitan establecer si la contratación interadministrativa es la mejor opción teniendo en cuenta los principios de eficiencia, eficacia y economía. Es necesario evaluar la racionalidad económica de dichas contrataciones. 4.- Ley de Archivo General.-

Falta foliar los contratos, debido a que no se encuentran todos los documentos soportes de los mismos, por ejemplo, lo concerniente a la ejecución, e informes de supervisión, así como actas de liquidación. Los informes que presentan los contratistas como cumplimiento de actividades lo que señalan son las obligaciones contractuales sin mayor desarrollo de las mismas. 5.- POLIZAS Y APROBACION Se observa que se constituyen las pólizas, en algunos casos antes de la expedición del Registro Presupuestal, lo cual se convierte en un riesgo. Contrato de prestación de servicios No 019 de 2013., Contrato No 212 de 2013, Contrato 217 de 2013, Contrato 219 de 2013, Contrato 226 de 2013, Contrato 228 de 2013, Contrato 351 de 2013, verificados , se encuentra en esta situación. En los contratos de Prestación de Servicios de Vigilancia, Aseso y Cafeteria, se debe efectuar un análisis detallado, en la etapa precontractual, que permita presupuestar el dinero necesario para cubrir dichos pagos hasta el finalizar la vigencia, de manera que no se tenga que ver abocado el Departamento a pagar dichos servicios a través de Conciliaciones extra-judiciales. En los Pliegos de condiciones, se debe sujetar a la realidad existente, y a las exigencias contempladas en la norma, de manera tal que los mismos no se presten a interpretaciones erróneas. PLANES DE MEJORAMIENTO Planes de Mejoramiento Contraloría Nacional: Avances

� Plan de Mejoramiento Regalías Vigencias 2009-2010 � Plan de Mejoramiento Regalías Vigencia 2011 � Plan de Mejoramiento Regalías y SGP, Vigencia 2011 y 2012 � Plan de Mejoramiento Recursos asignados a Resguardos Indígenas Vigencias 2008 al 2011

PLANES DE MEJORAMIENTO Contraloría Departamental: Avances Plan de Mejoramiento Sector carbonífero, vigencia 2009 Plan de Mejoramiento Cambios Climáticos, vigencia 2009 Plan de Mejoramiento Sector desplazados vigencia 2007-2008 Plan de Mejoramiento Auditoría con Enfoque Integral Vigencia 2008 Plan de Mejoramiento Controversias judiciales y Programa Saneamiento Fiscal vigencia 2011 y 2012. Enero 11 de 2013. Plan de Mejoramiento Sobretasa a la Gasolina, Vigencias 2008-2011(efectuada en el 2012) Plan de Mejoramiento Auditoría al Balance, vigencia 2012. Plan de Mejoramiento Auditoría con enfoque integral Secretaría de Hacienda, vigencia 2012 Remisión plan de Mejoramiento Contabilidad (vigencias auditadas 01 de agosto de 2012 al 31 de Enero de 2013) AVANCES PLANES DE MEJORAMIENTO AL 2013- Enero 17 de 2013: último trimestre de 2012, Avances Plan de Mejoramiento Sector carbonífero, vigencia 2009 Plan de Mejoramiento Cambios Climáticos, vigencia 2009 Plan de Mejoramiento Sector desplazados vigencia 2007-2008 Plan de Mejoramiento Auditoría con Enfoque Integral Vigencia 2008 Plan de Mejoramiento Sobretasa a la Gasolina, Vigencias 2008-2011(efectuada en el 2012) 2DO TRIMESTRE: Plan de mejoramiento Sobretasa a la Gasolina vigencias 2008-2011(JULIO 12 DE 2013) 1ER TRIMESTRE: Plan de Mejoramiento Avance Plan de Mejoramiento Contabilidad.- vigencias auditadas 01 de agosto del 2012 al 31 de enero de 2013(1er trimestre de 2013) (JULIO 03 DE 2013). 1ER TRIMESTRE: Avances Plan de Mejoramiento (JUNIO 07 DE 2013) Sector carbonífero, vigencia 2009 Plan de Mejoramiento Cambios Climáticos, vigencia 2009 Plan de Mejoramiento Sector desplazados vigencia 2007-2008 Plan de Mejoramiento Auditoría con Enfoque Integral Vigencia 2008 Plan de Mejoramiento Sobretasa a la Gasolina, Vigencias 2008-2011(efectuada en el 2012)

2DO TRIMESTRE: Avances Plan de Mejoramiento Controversias Judiciales y Programa de Saneamiento Fiscal vigencia 2011 y 2012. (JULIO 10 DE 2013) 2DO TRIMESTRE: Avances Plan de mejoramiento Contabilidad, Plan de mejoramiento Sector Carbonífero vigencia 2009; Plan de Mejoramiento Cambios climáticos vigencia 2009, Plan de Mejoramiento Sector Desplazados vigencia 2007-2008; Plan de Mejoramiento Auditoría con enfoque integral vigencia 2008. (NOVIEMBRE 07 DE 2013) 3ER TRIMESTRE: Avances Plan de Mejoramiento Controversias Judiciales y Programa de Saneamiento Fiscal vigencia 2011 y 2012. (NOVIEMBRE 8 DE 2013) 1ER TRIMESTRE: Avances Plan de Mejoramiento Auditoría a Contabilidad, vigencia 2012. (OCTUBRE 09 de 2013) Quedo pendiente el Primer informe correspondiente a auditoria practicada a la secretaría de hacienda, vigencia 2012, que debió rendirse en diciembre de 2013

CAPITULO III. AVANCES DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO -MECI VIGENCIA 2010- 2011 En cuanto a la evaluación del Control Interno se tienen como avances los siguientes: DEPARTAMENTO DE LA GUAJIRA: AUN NO SE ENCONTRABA LA GOBERNACION DE LA GUAJIRA ENTRE LAS ENTIDADES MEDIDAS. AÑO COMPONENTE AVANCE SUBSISTEMA AVANCE 2008-mes de junio AMBIENTE DE CONTROL 51.81% CONTROL

ESTRATEGICO 54,09%

DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO

61.67% CONTROL ESTRATEGICO

ADMINISTRACION DE RIESGOS

50,93% CONTROL ESTRATEGICO

ACTIVIDADES DE CONTROL

51,8% CONTROL DE GESTION 55,22%

INFORMACION 70,83% CONTROL DE GESTION COMUNICACIÓN

PUBLICA 45,31% CONTROL DE GESTION

AUTOEVALUACION 45,3% CONTROL DE EVALUACION

EVALUACION INDEPENDIENTE

66,67% CONTROL DE EVALUACION

51,82%

PLANES DE MEJORAMIENTO

40,28% CONTROL DE EVALUACION

TOTAL TOTAL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DEPARTAMENTO DE LA GUAJIRA: 4 ENTIDADES MEDIDAS: 53,97%. El puntaje del subsistema corresponde a la suma por los tres componentes de cada subsistema, ej.: Ambiente de control, Direccionamiento estratégico y Administración de riesgo, total: 54,09% CONSOLIDADO MECI DEPARTAMENTO DE LA GUAJIRA: 11 ENTIDADES AÑO COMPONENTE AVANCE SUBSISTEMA AVANCE DEL

SUBISTEMA 2008-mes de OCTUBRE

AMBIENTE DE CONTROL 63.39% CONTROL ESTRATEGICO

61.36%


70.48% CONTROL ESTRATEGICO

ADMINISTRACION DE RIESGOS 53.47% CONTROL ESTRATEGICO

ACTIVIDADES DE CONTROL 57.11% CONTROL DE GESTION 56.62% INFORMACION 59.09% CONTROL DE GESTION COMUNICACIÓN PUBLICA 53.33% CONTROL DE GESTION AUTOEVALUACION 56.92% CONTROL DE

EVALUACION

EVALUACION INDEPENDIENTE 67.45% CONTROL DE EVALUACION

54.43%

PLANES DE MEJORAMIENTO 44.09% CONTROL DE EVALUACION

TOTAL El puntaje del subsistema corresponde a la suma por los tres componentes de cada subsistema, ej.: Ambiente de control, Direccionamiento estratégico y Administración de riesgo, total: 61.36% GOBERNACION DE LA GUAJIRA (REPORTE VIG 2008-2009) SE MIDE EN AVANCES POR AÑO, ES EL RESULTADO QUE SE PRESENTA. AÑO COMPONENTE AVANCE SUBSISTEMA AVANCE DEL

SUBISTEMA 2008-mes de DICIEMBRE

AMBIENTE DE CONTROL 47.04% CONTROL ESTRATEGICO

66.01%


95% CONTROL ESTRATEGICO

ADMINISTRACION DE RIESGOS 60% CONTROL ESTRATEGICO

ACTIVIDADES DE CONTROL 57% CONTROL DE GESTION 42.64% INFORMACION 24% CONTROL DE GESTION COMUNICACIÓN PUBLICA 37. 33% CONTROL DE GESTION AUTOEVALUACION 74% CONTROL DE

EVALUACION

EVALUACION INDEPENDIENTE 97% CONTROL DE EVALUACION

62.57%

PLANES DE MEJORAMIENTO 32% CONTROL DE EVALUACION

TOTAL TOTAL SISTEMA DE CONTROL INTERNO: 56.31% AVANCES GOBERNACION DE LA GUAJIRA: VIG 2010. AÑO COMPONENTE AVANCE SUBSISTEMA AVANCE DEL

SUBISTEMA 2010 AMBIENTE DE CONTROL 99.17% CONTROL

ESTRATEGICO 99.77%


100% CONTROL ESTRATEGICO

ADMINISTRACION DE RIESGOS 100% CONTROL ESTRATEGICO

ACTIVIDADES DE CONTROL 100% CONTROL DE GESTION INFORMACION 93.33% CONTROL DE GESTION 99.82% COMUNICACIÓN PUBLICA 100% CONTROL DE GESTION AUTOEVALUACION 100% CONTROL DE

EVALUACION

EVALUACION INDEPENDIENTE 69% CONTROL DE EVALUACION

59.93%

PLANES DE MEJORAMIENTO 27.17% CONTROL DE EVALUACION

TOTAL El puntaje del subsistema corresponde a la suma por los tres componentes de cada subsistema, ej.: Información; Comunicación Pública, Autoevaluación, total: 99.82% INFORME EJECUTIVO ANUAL DE CONTROL INTERNO.- Vigencia 2010.-

Radicado No: 278 Se presentó el Informe Ejecutivo correspondiente a la vigencia 2010: El estado actual del Sistema para esa época:

Se puede concluir que desde sus inicios año 2008, hasta la actualidad, se ha logrado avances significativos, con el compromiso de todo el Equipo Meci, la Alta Dirección y la Oficina de Control Interno, socializando e interiorización la aplicación de los procedimientos. En el año 2010, periodo que se evalúa el puntaje de evaluación arrojada es muestra clara del compromiso de todos. Sin embargo somos conscientes de que hay aspectos que mejorar en los cuales se está trabajando, hacia una mejora continua, dificultades por ejemplo en el desarrollo de las Auditorías internas, seguimiento a los planes de mejoramiento, y a pesar de todo el fortalecimiento de los indicadores y los controles a los mismos.

En general el estado del Sistema de Control Interno es satisfactorio, se continuara con el compromiso de fortalecer el Modelo estándar de Control Interno-Meci para el mejoramiento continuo en beneficio del Ente y del Departamento de la Guajira en general.

Diligenciado por: Lilia Cristina Romero Hurtado Fecha: 2/3/2011 4:05:18 PM

Revisado por: Jorge Eduardo Pérez Bernier Fecha: 2/4/2011 3:17:48 PM

Aprobado por: Jorge Eduardo Pérez Bernier Fecha: 2/22/2011 5:57:14 PM

INFORME EJECUTIVO ANUAL DE CONTROL INTERNO, VIGENCIA 2011

Radicado No: 402

ESTADO ACTUAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

La calificación arrojada por el Sistema de Control Interno, obedece a que hay aún mucho que seguir trabajando al interior de la Entidad, en el posicionamiento de los procesos y procedimientos, en la socialización de los mismos, y sobre todo en la atención que debe brindarse al talento humano hacia el mejoramiento del clima organizacional, de manera tal que se refleje en el cumplimiento de las funciones. La Alta Dirección juega un papel fundamental, y es una pieza fundamental en todo este proceso, de él depende aún más que se logre el cumplimiento de las tareas, de acuerdo a la misión y el quehacer institucional. Frente al componente Autoevaluación, su resultado no es otro sino el esfuerzo de una sola persona al frente de la oficina de Control Interno, toda vez que se requiere un apoyo permanente, y la existencia de herramientas que permitan cumplir con todos los planes y programas trazados. De otra parte se calificó el Sistema de Gestión de calidad por error, toda vez que hace falta llegar al cumplimiento de ese Sistema.

RECOMENDACIONES

La Gobernación de la Guajira deberá avanzar en la determinación de políticas, procesos y procedimientos para el área contable de la forma que se permita observar, comprender y describir las relaciones y flujo de información procedentes entre las actividades del proceso y la coordinación de las misma. • Trabajar en la armonización de los sistemas de control interno y el sistema de gestión de la calidad. • Ajustar los mapas de riesgos de los procesos de acuerdo con la nueva política y metodología definida, así mismo, dar tratamiento a los riesgos identificados en la formulación de los proyectos. • Implementar los planes de mejoramiento individuales que contengan las acciones que deben ejecutar los servidores de la Entidad para mejorar su desempeño y el del área organizacional. • Realizar seguimiento permanente a los programas proyectos y metas definidos en cada proceso •Establecer una política institucional de Capacitación y actualización para los •Aplicación coherente de todos los procesos y procedimientos establecidos, toda vez que cada uno contempla las políticas de direccionamiento y el flujo grama que permite mantener la dinámica de control en las actividades a realizar. No es posible lograr el cumplimiento de una políticas de gobierno, o la sostenibilidad de políticas, programas o proyectos, si no piensa en estrategias de fortalecimiento institucional, sin embargo esas estrategias de fortalecimiento institucional dependen de unas verdaderas políticas del Talento Humano en donde lo principal sea el individuo, la atención al servidor público, el mejoramiento del clima organizacional, las oportunidades de ascenso, propuestas como estas deben surgir del Gobierno Departamental a instancias como la DAFP, la Asamblea en su competencia. Se requiere hacer mediciones del clima laboral y organizacional, así como incentivar a los servidores públicos para la elaboración de los planes de mejoramiento individual. De igual manera y toda vez que existen unos procesos y procedimientos en la Gobernación de la Guajira la institucionalidad se logra apropiándose de ellos, aplicándolos, y participando activamente en los ajustes que se consideren necesarios.

Diligenciado por: Lilia Cristina Romero Hurtado Fecha: 20/02/2012 04:26:50 p.m.

Revisado por: Juan Francisco Gómez Cerchar Fecha: 20/02/2012 04:26:58 p.m.

Aprobado por: Juan Francisco Gómez Cerchar Fecha: 20/02/2012 04:27:05 p.m.

INFORME EJECUTIVO ANUAL - MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO - MECI VIGENCIA 2012

Radicado No: 370

Estado general del Sistema de Control Interno

Se están efectuando avances en los procesos más neurálgicos, existe un mayor control en el Proceso de Contratación, existe un empoderamiento de cada uno de los dueños de los Procesos y Procedimientos. Sin embargo no se ha logrado el avance esperado, toda vez que hace falta comunicación con la Alta Dirección, a fin de que se identifique el Control Interno, como aquel que debe hacer cada uno a sus procesos, y se dé el total apoyo y respaldo a la Oficina Asesora de Control Interno, en aras de poder iniciar las evaluaciones que corresponden, para el desarrollo de la gestión.

Recomendaciones

� Efectuar jornadas de capacitación a los servidores públicos en temas como evaluación de desempeño, manejo de indicadores de gestión, Autocontrol, Sistema de Gestión de Calidad, Meci.

� Priorizar la adquisición y actualización de equipos de computo y licenciamiento de herramientas de Office, antivirus y demás que se necesiten, así como ampliar el canal de acceso a internet en los procesos que vean afectada su gestión por la falta de herramientas tecnológicas.

� Trabajar en la armonización de los sistemas de los procesos para lograr los objetivos del modelo, que a su vez redunden en el cumplimiento de la misión de la Entidad, en especial cuando la operación es transversal.

� Agilizar los cambios en la estructura organizacional, de cara a los nuevos cambios introducidos en la dinámica Social, cultural y legal, que permita un mejoramiento en la prestación de los servicios.

� Ajustar los mapas de riesgos de los procesos de acuerdo con la nueva política y metodología definida, así mismo, dar tratamiento a los riesgos identificados en la formulación de los proyectos.

� Implementar los planes de mejoramiento individuales que contengan las acciones que deben ejecutar los servidores de la Entidad para mejorar su desempeño y el del área organizacional.

� Realizar seguimiento permanente a los programas proyectos y metas definidos en cada proceso.

� Aplicación coherente de todos los procesos y procedimientos establecidos, toda vez que cada uno contempla las políticas de direccionamiento y el flujo grama que permite mantener la dinámica de control en las actividades a realizar.

� Agilizar la optimización de los sistemas de información, con el fin de lograr una administración, direccionamiento y confiabilidad en los datos.

Diligenciado por: Lilia Cristina Romero Hurtado Fecha: 31/01/2013 06:06:42 p.m.

Aprobado por: Juan Francisco Gómez Cerchar Fecha: 25/02/2013 12:00:45 p.m.

CAPITULO IV. BUENAS PRACTICAS CAPITULO V. HALLAZGOS ENCONTRADOS.- DEBILIDADES, FORTALEZAS Y RECOMENDACIONES HALLAZGOS ENCONTRADOS.- DEBILIDADES En el PQRS: La caja (buzón de sugerencias), no es utilizada. Telefónico, no se evidencia registros Vía Fax, no se evidencia registros Email. No se evidencia registros Se encontraron derechos de petición contestados pero fuera de términos Acción correctiva: Ser estrictos y ceñidos a las normas internas y los términos legales para dar respuesta a los PQRS. 2.- Recordar a los funcionarios de la entidad la importancia de dar respuesta dentro de los términos legales a los PQRS, para evitar eventuales sanciones al señor Gobernador, y/o responsables Actualmente no está funcionando de manera correcta la oficina de radicación de correspondencia, lo que ha permitido que no se lleve un control de radicación de toda la correspondencia, que se recibe. De igual manera no se radica la correspondencia interna.

Buenas prácticas

Para lograr la aplicación de las buenas prácticas la Gobernación de la Guajira a través de la Oficina de Control Interno, la Alta Dirección y el Equipo Meci. Se realizaron las siguientes actividades

1. Suscripción de Actas de compromiso de la Implementación del Meci 1000:2005 2. Se estableció la misión, la política de calidad, directrices de calidad y los oebjetivos dentro dela Gobernación de

la Guajira 3. Creación del Comité de Etica para la Gobernación de la Guajira 4. Reasignación del representante de la Alta Dirección para el Sistema de Gestión de calidad y el Modelo Estandar

de Control Interno Meci: Diciembre de 2009 5. Se establecieron procedimientos para el Desarrollo del Talento Humano 6. Se expidió el Codigo de Buen Gobierno, y el Código de Ética 7. Se modificó y se adoptó el Código de Ética con la finalidad de regular la conducta ética , el fortalecimiento de los

principios y valores institucionales y el mejoramiento de la cultura organizacional 8. Reuniones Comités de Control Interno 9. Seguimientos y asesorías 10. Visitas permanentes a las dependencias, para recordar los asuntos pendientes 11. Oficiar reiterando o comunicando solicitudes varias 12. Relación estrecha con los Entes de Control, comunicación permanente 13. Auditorías 14. Determinación de riesgos 15. Revisión continúa de los avances en los Planes de mejoramiento 16. Emisión de Políticas de dirección 17. Modificación de normas internas de Control Interno 18. Modificación de procedimientos, ajustándolos a la realidad institucional.

LOGROS Con la aplicación de las buenas prácticas se logró:

1. Se recuperó la confianza y credibilidad de la Oficina de Control Interno Administrativo 2. La asesoría a las dependencias de la Gobernación de la Guajira es permanente ya verbal, o a través de

comunicaciones 3. Envio Oportuno de los Informes a los Entes de Control 4. Recuperación de la cultura de la respuesta a los requerimientos, de manera oportuna y coherente 5. Asignación o desagregación de funciones, que permite un mayor seguimiento y control 6. Elaboración de manuales cuya ausencia fue notoria en los hallazgos de los Entes de Control Fiscal, como Manual

de Control Interno, Manual de Operaciones Meci, Manual de Supervisión e Interventoría, Manual de Indicadores de gestión, entre otras herramientas que se han puesto en ejecución en la Gobernación de la Guajira.

7. Se lideraron temas como Rendición de cuentas, Pacto por transparencia e índice de transparencia, Auditorías visibles desde una perspectiva de acompañamiento, seguimiento y aportes conceptuales.

� RESUMEN DE LAS PRINCIPALES RECOMENDCIONES EMITIDAS, POR LA OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO.-

Se encuentran condensadas en Circulares y Oficios varios, de seguimientos, o requerimientos. RECOMENDACIONES, Para un mejor Sistema del Control Interno en la Gobernación de la Guajira, se recomienda:

� Delimitación de responsabilidades. � Delimitación de autorizaciones generales y específicas. � Segregación de funciones de carácter incompatible. � Selección de funcionarios idóneos, hábiles, capaces y de moralidad. � Rotación de deberes. � Instrucciones por escrito. � Identificación de puntos claves de control en cada actividad, proceso o ciclo. � Inspecciones e inventarios físicos frecuentes. � Actualización de medidas de seguridad � Registro adecuado de toda la información. � Conservación de documentos. � Uso de indicadores. � Prácticas de autocontrol. � Definición de metas y objetivos claros. � Hacer que el personal sepa por que hace las cosas. � Continuar con jornadas de sensibilización y aplicación del Meci, con el fin de mantener el compromiso del

servidor público frente al mejoramiento continuo de los sistemas. � Realizar por parte de los responsables de procesos seguimiento permanente a los planes de mejoramiento

suscritos con la oficina de control interno, con la Contraloría General de la República y Contraloría Departamental.

� Realizar por parte de los responsables de procesos, mediciones periódicas al mapa de riesgos e indicadores, con el objetivo de tomar decisiones en tiempo real en el momento que se presenten desviaciones referente a los objetivos planteados.

� Implementar estrategias para socialización del Meci, a través de una herramienta tecnológica, aplicación de sistemas integrados.

� .Fortalecer la página web, y crear mecanismos para la utilización de aplicativos o formatos de tramites en línea. RECOMENDACIONES EN MATERIA CONTRACTUAL

� Utilizar lista de chequeos � Actualizar los informes contractuales � Evitar suministrar información contractual no actualizada en el cuadro que si diligencia, tal que como se observa

muchos contratos aparecen sin RP, lo que puede dar lugar a interpretación, en el sentido de que se dio a la vida jurídica, pero no se encuentran dados los presupuestos para su ejecución, los valores reportados sin embargo se contabilizaron para el informe correspondiente a Austeridad del gasto.

� Se recomienda una vez suscrito el contrato comunicar por escrito a la oficina de presupuesto de manera tal que se expida el correspondiente Registro Presupuestal

� No iniciar la ejecución de los contratos sin estar dados los requisitos para su ejecución, y una vez habiéndose comunicado al Supevisor del mismo.

� Evitar al máximo la contratación directa- � Evitar la contratación por prestación de servicios profesionales, técnicos. Asistenciales, con recursos de

inversión, y de funcionamiento, que superen el valor de la nómina, so pena de incurrir en nómina paralela. � Se observó al revisar los contratos de prestación de servicios que la forma de pagos establecida, no

corresponde con la definición del contrato de prestación de servicios, toda vez que los pagos estaban sujetos a mensualizadades vencidas y no a cumplimiento de labor, lo que puede poner en riesgo el pago al contratista, con ocasión a la finalización de la vigencia, toda vez que de no quedar radicada la cuenta a 31 de diciembre, el RP expira, y dada la prohibición de constituir reservas de apropiación. Se recomienda para otras oportunidades revisar o concerniente a ello.

� Se observó también dificultades en las fechas de suscripción de los contratos, en las fechas de presentación de las cuentas, relacionado con los pagos de seguridad social, toda vez que por error atribuible a la Admon, en el mismo mes se daba lugar a pagos dobles de seguridad social, explico, casos de contratos que iniciaban en un mes y tomaban parte de su terminación en otro se recomienda revisar ello-

� Verificar para efectos del pago la existencia de los pagos concernientes a SGSS � Se recuerda que en Concepto No Concepto DIAN 72394, “IMPORTANTE” Verificación pago a la seguridad

social Independientes, se advierte que solamente en los contratos en donde esté involucrada la ejecución de un servicio por parte de personas naturales que no tengan vinculación laboral, legal o reglamentaria con el contratante y cuya duración supere los tres (3) meses, es que el contratante debe verificar la afiliación y pago

de los aportes al Sistema General de Seguridad Social. Por el contrario, no es necesaria dicha verificación cuando se trate de la venta de bienes por parte de esas personas.

RECOMENDACIONES AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO, EJECUCION DE LOS RECURSOS.-

� Se recomienda, hacer una programación de pago que permita, atender de manera prioritaria las sentencias y conciliaciones que quedaron pendientes de pago, antes de que la Gobernación se vea abocada a procesos ejecutivos, que puedan hacer más onerosa la situación.

� Efectuar la programación de pagos teniendo en cuenta la sostenibilidad fiscal. Es conveniente aclarar que esta programación de pago es viable hacerla aún cuando los pagos se efectúen por Fiducia.

� Remitir al Comité de Conciliación y Defensa Judicial el pago efectuado producto de sentencia o conciliación judicial a fin de que sea sometido a estudio para analizar la figura de la Acción de Repetición.

� Dar cumplimiento al tramité para el pago de condenas o conciliaciones, establecido en el Artículo 195 del Código Contencioso Administrativo.

� Se recomienda modificar los procedimientos internos para el pago, en aras de que no vayan en contra del principio de la legalidad del gasto público establecido en el articulo 345 de la C.P.

� La Gobernación de la Guajira deberá avanzar en la determinación de políticas y procesos y procedimientos para el área contable de la forma que se permita observar, comprender y describir las relaciones y flujo de información procedentes entre las actividades del proceso y la coordinación de las misma.

� Establecer una política institucional de Capacitación y actualización para los funcionarios responsables directos de la identificación, clasificación y repartos de los hechos Economicos, financieros, sociales y ambientales de la Gobernación de la Guajira. Con el fin de mejorar los conocimientos y formación necesaria que permita la correcta aplicación de los criterios cantables para mejorar la calidad de la información.

� Hacer una verdadera depuración de los Inventarios de los Activos fijos y la recomendación y aplicación para el manejo de esa información se debe fijar directrices para la radicación periódicas de la toma física del inventario.

� Se requiere mayor apoyo de los canales de sostenibilidad de la información contable en los procesos de depuración, de saldos contables y revisar y ajustar las funciones asignadas a los diferentes comités.

� Establecer una verdadera comunicación entre almacén y el departamento contables para verificación de los saldos contables.

� Adecuar y establecer una verdadera comunicación. � Ejercer mayor supervisión a los contratos, de conformidad con el Manual de Interventorìa y Supervisión.- � Control de devolución al Departamento de los rendimientos financieros

RECOMENDACIONES EN MATERIA DE AUSTERIDAD DEL GASTO.

� Adoptar mediante acto administrativo unas políticas de austeridad en el gasto público a fin de contribuir con el proceso de racionalización y disminución de los gastos de funcionamiento e inversión, para optimizar los recursos con destino a otro tipo de inversión, por ejemplo social.

� Establecer con la Administración Departamental políticas de reducción de gastos frente a la utilización de líneas telefónicas, determinar las prioritarias, a fin de disminuir los gastos.

� Ahorro de energía.-apagar las luces en los tiempos en que no estén en la oficina, en las noches solo deben quedar encendidas las luces de los pasillos; aprovechar en lo posible la luz natural; igualmente desconectar del tomacorriente los equipos de cómputo, cerrar las llaves de los baños y reportar inmediatamente a la oficina encargada del mantenimiento de los daños que se presentan en las instalaciones; utilizar racionalmente el servicio telefónico.

� Teniendo en cuenta la Directiva Presidencial de CERO PAPEL, adoptar medidas en el nivel territorial, a fin de hacer mejor uso de los medios tecnológicos, que permitan recurrir cada vez menos a los medios impresos, uso de los correos institucionales, escáner, etc.

� Se recomienda además disminuir el número de vehículos contratados, lo que a su vez generaría bajos costos en la compra de combustible; asignar vehículos solo a las áreas con mayor necesidad de transporte, y que sea compartido entre varias dependencias organizando dicha distribución desde la secretaría general, conforme a horarios y lugares de destino.

� Frente a los gastos generados en la nómina, la oficina de Control Interno Administrativo recomienda presupuestar al finalizar cada vigencia los gastos asociados a esta, teniendo en cuenta cronogramas de disfrute de vacaciones, y evitar las vacaciones compensadas, solo en los casos estrictamente necesarios, como lo indica la ley; para lo cual se recomienda trazar parámetros institucionales para identificar cuales serían casos de necesidad del servicio para la entidad, y determinar en la planta de personal si existen las personas que puedan asumir las funciones de quien sale a disfrute de vacaciones.

� Se recomienda además iniciar en lo posible una reestructuración administrativa con el fin de ajustar la estructura de la planta de personal acorde a las necesidades para la ejecución del plan de desarrollo y para minimizar la contratación de personal, por este concepto, de igual forma se hace un llamado de atención a evaluar la necesidad del servicio a la hora de contratar personal por prestación de servicios priorizándose la

contratación para aquellas actividades o dependencias que realmente lo requieran y poder hacer un control de gastos.

� En cuanto al rubro de SENTENCIAS Y CONCILIACIONES, se recomienda acatar los fallos judiciales, con el fin de evitar que se generen mayores erogaciones para el Departamento, y el ejercicio de acciones de incumplimiento que redunden en procesos ejecutivos, que paralicen el cumplimiento de los programas y proyectos.

� Todo el personal deberá tomar conciencia de la necesidad de adoptar conductas necesarias para la racionalización del gasto público, medidas de austeridad.

� Iniciar campañas tendientes a sensibilizar a los servidores públicos en el autocontrol, incluyendo dentro de estas las políticas de ahorro, o racionalización del gasto público, que conlleven a acciones como las descritas, entre otras que generen toma de conciencia, y todos los servidores públicos desde su puesto de trabajo se conviertan en multiplicadores de esta cultura

RECOMENDACIONES EN MATERIA DE AUTOCONTROL Lograr que cada Servidor Publico de la Gobernación de la Guajira, desde su vida personal, logre un cambio, que pueda contribuir al mejoramiento no solo de su calidad de vida, sino también del rendimiento laboral, el mejoramiento del clima organizacional, y por ende la buena marcha de la Administración. Aprópiarse cada servidor público de lo que le corresponde, revisar nuevamente sus funciones, su quehacer diario, autoevalúarse, y tomar como propio la misión de la Entidad para que en su trabajo se refleje diariamente el amor, la capacidad de servicio, y por sobretodo pueda ser evaluado como un servidor Público con todo lo que encierra, esa palabra, “servir sin recibir a cambio, solo la satisfacción del deber cumplido”, podría ser este el estandarte a llevar a partir de los próximos años, y al finalizar su labor como servidor público, verá al finalizar su labor, que DEJO HUELLAS EN EL LUGAR DE TRABAJO, EN SU COMUNIDAD, EN SU HOGAR. RECOMENDACIONES LEY GENERAL DE ARCHIVO.- PROCEDIMIENTO RECEPCION, RADICACION, REGISTRO Y

DISTRIBUCION DE LAS COMUNICACIONES En aras de dar cumplimiento a la Ley General de Archivo y a toda su reglamentación, así como la de contribuir a mantener la organización en las dependencias, se emiten las siguientes recomendaciones:

� Ninguna dependencia está autorizada para recibir comunicación externa sin haber sido radicada en la ventanilla única.

� Toda correspondencia que se recibe en la Entidad es abierta sin excepción, en la Oficina de Correspondencia.

� La correspondencia tanto interna como externa se recibirá en la Oficina de correspondencia desde que la Gobernación abre sus puertas al público hasta las 5:00 Pm y será distribuida de acuerdo a su competencia, o a quien vaya expresamente dirigida. Con excepción de aquellos documentos que sean provenientes de Despachos judiciales o administrativos a los cuales se les dará prioridad, y se entregarán de manera inmediata al competente de acuerdo al texto de la información.(tutelas, oficios con vencimiento de término, entre otros)

� Cada dependencia es responsable del manejo de su correspondencia, para lo cual el secretario de Despacho, Jefe, Asesor, o Director designará un funcionario en su dependencia, quien estará al frente de la correspondencia tanto interna como externa.

� Correspondencia que no sea recibida a través de la Ventanilla única, no será considerada oficial, hasta tanto no se recepcione nuevamente, caso en el cual empezaran a correr los términos.

� Toda comunicación oficial debe ser radicada en la OFICINA DE CORRESPONDENCIA DE LA GOBERNACION DE LA

GUAJIRA.

� De toda comunicación de las arriba señaladas que se reciba en las Instalaciones de la Oficina principal de la Gobernación de la Guajira, y en las dependencias cuyas oficinas se encuentran fuera del edificio principal debe enviarse copia del recibido de la respuesta de manera oportuna a la OFICINA DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO, indicando claramente el radicado del oficio, al que se da respuesta, ya en físico o a través del email

� En el caso de los derechos de petición que son recibidos en otras secretarías, tales como las de Salud y

Educación, cuyo destinatario sea el Señor Gobernador de la Guajira, se les dará respuesta en los términos de ley, comunicando a la Oficina Asesora Jurídica y a la de Control Interno Administrativo sobre el asunto, y remitiendo para los archivos copia de dicha respuesta. Se hace esta claridad por que solo existe una Jefatura Juridica, responsable, y es quien debe tener el control de los Derechos de Petición. (Art 23 de la Cp, y demás normas concordantes del Código Contencioso Administrativo).

� En caso de que la Oficina jurídica requiera para dar respuesta a un Derecho de Petición radicado en la ventanilla única de la Gobernación o recibido directamente en esa dependencia, del concurso de otra oficina, esta siendo la competente para resolver solicitará la información a quien la tiene, y a su vez la dependencia requerida actuará diligentemente en el envío del material solicitado. Es necesario hacer énfasis que cuando la oficina jurídica, o la oficina Asesora de Control Interno Administrativo a través de su titular u otro profesional del derecho, o persona designada para el efecto solicita información a otra dependencia, lo hace en representación del Señor Gobernador y bajo términos perentorios, por lo tanto la información requerida por estas dependencias será enviada la mayor brevedad.

� Cada Secretario de Despacho, Asesor, jefe de oficina, Director de Departamento, y en general cada Servidor Público debe empoderarse de los asuntos que atañen al cargo que ostentan, lo que significa que deben tener claro sus funciones y competencias.

� Debe tenerse en cuenta para resolver las peticiones lo consagrado en la Ley 1437 de 2011, Art. 14. Términos para resolver las distintas modalidades de peticiones. Salvo norma legal especial y so pena de sanción disciplinaria, toda petición deberá resolverse dentro de los quince (15) días siguientes a su recepción. Estará sometida a término especial la resolución de las siguientes peticiones:

1) Las peticiones de documentos deberán resolverse dentro de los diez (10) días siguientes a su recepción. Si en ese lapso no se ha dado respuesta al peticionario, se entenderá, para todos los efectos legales, que la respectiva solicitud ha sido aceptada y, por consiguiente, la administración ya no podrá negar la entrega de dichos documentos al peticionario, y como consecuencia las copias se entregarán dentro de los tres (3) días siguientes.

2. Las peticiones mediante las cuales se eleva una consulta a las autoridades en relación con las materias a su cargo deberán resolverse dentro de los treinta (30) días siguientes a su recepción.

Parágrafo. Cuando excepcionalmente no fuere posible resolver la petición en los plazos aquí señalados, la autoridad deberá informar de inmediato, y en todo caso antes del vencimiento del término señalado en la ley, esta circunstancia al interesado expresando los motivos de la demora y señalando a la vez el plazo razonable en que se resolverá o dará respuesta, el cual no podrá exceder del doble del inicialmente previsto.

Debe tenerse presente que Las peticiones podrán presentarse verbalmente o por escrito, y a través de cualquier medio idóneo para la comunicación o transferencia de datos. Cuando una petición no se acompañe de los documentos e informaciones requeridos por la ley, en el acto de recibo se deberá indicar al peticionario los que falten. Si este insiste en que se radique, así se hará dejando constancia de los requisitos o documentos faltantes. Si quien presenta una petición verbal pide constancia de haberla presentado, el funcionario la expedirá en forma sucinta.

Es necesario tener en cuenta que ningún Servidor Público- Secretario de Despacho, Jefe de Oficina, y/o Director podrá sin haberse efectuado modificación alguna a este procedimiento establecer horario de recepción de documentos distintos al aquí contemplado, de igual manera tratándose de documentación interna la jornada laboral es de 8:00 a.m hasta las 12:00 p.m y de 2:00 p.m hasta las 6:00 pm, por tanto ese es el horario de recepción de documentos, a menos que de común acuerdo se establezca un horario y s modifique, todo lo cual teniendo en cuenta también la prioridad en la información. Se exceptúa de lo arriba citada la Secretaría de Educación toda vez que está sujeta a los parámetros del Ministerio de Educación; sin embargo tratándose de Despachos Judiciales, y/o cualquier tipo de Actuación judicial podrá ser recibida en la Oficina de Correspondencias después de cierre de horario del SIAT de Educación. De igual manera cuando por cualquier circunstancia existan errores en la radicación y se anulen los números, se debe dejar constancia por escrito, con la respectiva justificación y firma del funcionario responsable de la unidad de Archivo y correspondencia. En cuanto a la numeración de actos administrativos, esta debe ser consecutiva y las oficinas encargadas de dicha actividad, llevaran los controles, atenderán las consultas y los reportes necesarios y serán responsables de que no se reserven, tachen o enmienden números, no se numeren los actos administrativos que no estén debidamente firmados y se cumplan todas las disposiciones establecidas para el efecto. De la misma manera en caso de presentarse errores en la numeración, se dejará constancia por escrito, con la firma del Jefe de la dependencia a la cual está asignada la función de numerar los actos administrativos. (Secretaria General del Departamento de la Guajira) Es pertinente a su vez exhortar a todos y cada uno de los servidores públicos de la Gobernación de la Guajira al cumplimiento del Decreto Ley No 019 de 2012 “Por la cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y tramites innecesarios existentes en la Administración Pública”, con el fin de garantizar la efectividad de los derechos de los administrados, y contribuir a la eficiencia y eficacia en la prestación de los servicios públicos. Lo anterior en cumplimiento de Disposiciones Legales, y a los Manuales de Procesos y Procedimientos, acatamiento de las mismas evitará posibles sanciones.

RECOMENDACIONES, PROCEDIMIENTO PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCIAS

• Mejorar el tiempo de respuesta en cuanto a las actividades relacionadas con peticiones, quejas y reclamos en un tiempo máximo de quince (15) días.

• Actualizar el libro radicador de derechos de peticiones, que se lleva en la oficina jurídica de la Gobernación de la Guajira.

• Anexar la respuesta dada al expediente de cada peticionario. • Actualizar el procedimiento de DERECHOS DE PETICION, de forma tal que pueda obtenerse una información veraz,

toda vez que no es posible determinar fehacientemente, si los derechos de petición que llegan a otras dependencias de la Gobernación, se encuentra de igual manera radicados en el libro de la oficina jurídica, lo que imposibilita llevar un registro estadístico de los mismos.

• Se hace necesario, y es obligación de Ley contar con una OFICINA DE ATENCIÓN DE QUEJAS Y RECLAMOS. Actualmente el procedimiento está radicado en cabeza de SECRETARIA GENERAL, sin embargo el trámite no se adelanta siguiendo el procedimiento establecido para ello. No se han diseñado los buzones de PQRS.

• Se requiere identificar en el marco del Sistema Integrado de Gestión, el Proceso de Atención al Ciudadano, cuyo eje fundamental es la atención a la PQRs, y asignar personal, la tecnología y los recursos necesarios, a fin de que pueda cumplir la Secretaría General, que actualmente es responsable, con la función que le corresponde, y que las herramientas que desde Sistema Integrado de Gestión, se generan (Caracterización, mapa de riesgos, indicadores, controles, etc.), contribuyan a orientar y gestionar la PQRs recibidas en la entidad.

• Asignada la responsabilidad del Proceso en una sola dependencia, se debe analizar los hallazgos presentados en este informe, con el fin de que se tomen las medidas correctivas que sean necesarias, dado que en la actualidad se están incumpliendo normas que se encuentran vigentes.

• Es necesaria la puesta en marcha de la Oficina Única de Atención al Ciudadano, como lo establecen las normas, con el fin de que se gestione de manera centralizada y normalizada los servicios de recepción, radicación y distribución de comunicaciones, en cumplimiento a lo establecido en el Acuerdo No. 060 del 30 de octubre de 2001 del Archivo General de la Nación.

• El responsable del Proceso Atención al Ciudadano, debe velar porque en la página WEB de la Gobernación de la Guajira y las demás páginas de las dependencias adscritas a la entidad, se cuente con un LINK DE QUEJAS Y RECLAMOS, que los requerimientos que por este medio se pongan sean atendidos con oportunidad y calidad, para que se convierta en una verdadero mecanismo de atención al ciudadano y adicionalmente se dé cumplimiento a lo establecido en el artículo 76 de la Ley 1474, igualmente debe coordinar con cada una de las dependencias para que a través de la página WEB DE LA GOBERNACIÓN DE LA GUAJIRA, se publique toda aquella información que exige el artículo 7º de la Ley 962 y que en general se disponga de los medios para entregar la información a la comunidad, conforme lo establece el artículo 8º de la misma Ley y la Ley 1437 de 2012.

• Es necesario que el responsable del Proceso de Atención al Ciudadano, lidere la implementación de acciones de mejora al Proceso, con base en los hallazgos dejados tanto en las auditorias de calidad como en los informes de la Dirección de Control Interno relacionados con el tema, especialmente en lo referente a Políticas, Indicadores, Controles y en general mecanismos de seguimiento efectivos frente al tramite a los Derechos de Petición y PQRs., teniendo en cuenta el nuevo CCA (Ley 1437 de 2012, el cual entra en vigencia a partir del 2 de julio de 2012, el Decreto 0019 del 10 de enero de 2012 (artículo 12, 13, 14 y 15, entre otros), la Ley 962, la Ley 1472, entre otros.

• Con relación a los horarios de Atención al Público, se debe revisar para que se cumpla lo dispuesto en ARTÍCULO 9o. de la Ley 962, DE LA OBLIGACIÓN DE ATENDER AL PÚBLICO (8 horas diarias) y teniendo en cuenta lo contemplado en el artículo 7 de la Ley 1437 de 2011. Artículo 7°. Deberes de las autoridades en la atención al público. Las autoridades tendrán, frente a las personas que ante ellas acudan y en relación con los asuntos que tramiten, los siguientes deberes:

1. Dar trato respetuoso, considerado y diligente a todas las personas sin distinción.

2. Garantizar atención personal al público, como mínimo durante cuarenta (40) horas a la semana, las cuales se distribuirán en horarios que satisfagan las necesidades del servicio.

3. Atender a todas las personas que hubieran ingresado a sus oficinas dentro del horario normal de atención.

4. Establecer un sistema de turnos acorde con las necesidades del servicio y las nuevas tecnologías, para la ordenada atención de peticiones, quejas, denuncias o reclamos, sin perjuicio de lo señalado en el numeral 6 del artículo 5° de este Código.

5. Expedir, hacer visible y actualizar anualmente una carta de trato digno al usuario donde la respectiva autoridad especifique todos los derechos de los usuarios y los medios puestos a su disposición para garantizarlos efectivamente.

6. Tramitar las peticiones que lleguen vía fax o por medios electrónicos, de conformidad con lo previsto en el numeral 1 del artículo 5° de este Código.

7. Atribuir a dependencias especializadas la función de atender quejas y reclamos, y dar orientación al público.

8. Adoptar medios tecnológicos para el trámite y resolución de peticiones, y permitir el uso de medios alternativos para quienes no dispongan de aquellos.

9. Habilitar espacios idóneos para la consulta de expedientes y documentos, así como para la atención cómoda y ordenada del público.

10. Todos los demás que señalen la Constitución, la ley y los reglamentos.

• El Representante de la Dirección; (Dirección de Planeación) para el Sistema Integrado de Gestión, debe velar porque se dinamice el Elemento Información Primaria, el cual está directamente asociado con la adecuada Atención al Ciudadano. • Es necesario que se ajuste el Sistema de Información de Correspondencia, con cada uno de las variables que

deben ser controladas respecto a los Derechos de Petición, conforme a las norma vigentes, para que posteriormente y junto con los Derechos de Petición de la Secretaría de Educación y Cultura, se dé cumplimiento a lo establecido en la circular 001 de 2011, del Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de Control Interno, en lo referente a la publicación de un registro público organizado sobre los derechos de petición que les sean formulados.

• Hacer uso del control disciplinario para PQR. • Se sugiere que al incluir las nuevas actividades informar mediante oficio a planeación para hacer el ajuste en el

procedimiento de PQRS • Se sugiere contratar un software para el manejo de las PQRS, y derechos de petición en el nivel central de la

Gobernación de la Guajira, que pueda estar en línea con la secretaria de salud y educación, y a su vez Incorporar las alertas en el Software, y un sistema de auditoría interna.

• No se encuentran funcionando, las PQRS, se reciben directamente en la Secretaría de Salud, Secretaría de Educación, aún a pesar de que por Resolución corresponde a la Secretaría General dicho proceso. Se solicitó efectuar ajustes al mismo, de manera que se pueda hacer más dinámico. La Oficina de control interno presenta semestralmente un informe de las PQRS, al Señor Gobernador, y se publica en la página web.

INFORMACION SECUNDARIA Se observa que está pendiente la elaboración y aprobación de las tablas de retención documental y la adecuación del archivo. Frente a las fuentes internas de información (manuales, informes, actas, actos administrativos, se solicito a la secretaria de planeación la actualización en la página web del Departamento de toda la normatividad vigente con el objetivo de facilitar al usuario su consulta y su seguimiento, lo mismo se presenta para la publicación de trámites y Formularios oficiales a través de medios electrónicos según lo establecido por la ley 962 de 2005.

Frente al manejo de correspondencia y según la normatividad vigente, la oficina asesora de control interno emite sugerencias a la ventanilla única de atención al ciudadano, donde se radica la correspondencia , a fin de que a través de ella se pueda hacer un seguimiento oportuno a los requerimientos

RECOMENDACIONES .- ASUNTO: Cierre de Presupuesto vigencia fiscal 2013, aspectos a considerar, y apertura del año 2014. El Ministerio de Hacienda y Crédito Público, a través de CIRCULAR Externa 32, comunicó los criterios que deben tener en cuenta los órganos que hacen parte del Presupuesto General de la Nación PGN, para realizar oportuna y adecuadamente su gestión financiera dentro del proceso de cierre de la vigencia fiscal 2013, en este sentido me permito recordar los aspectos a considerar, asì: El calendario a seguir es el siguiente:

1 Cierre fiscal y expiración de apropiaciones 2013 31 de diciembre de 2013 2 Cierre presupuestal ingresos 20 de enero de 2014 3 Registro de compromisos con vigencias futuras 20 de enero de 2014

4 Constitución de reservas presupuestales y cuentas por pagar año 2013

20 de enero de 2014

En tal sentido se recalca que el cierre presupuestal de la vigencia fiscal 2013 es el 31 de diciembre de 2013 y los saldos de apropiación no afectados por compromisos caducaran, sin excepción, por esta razón se deben seguir las siguientes recomendaciones:

1. Las solicitudes de aprobación de operaciones presupuestales que modifiquen el anexo del decreto de liquidación, se atenderán dentro de los términos previstos en las normas vigentes, teniendo en cuenta el tiempo, que estas requieren para ser evaluadas y debidamente registradas en los sistemas de información. Se recomienda radicarlas a más tardar el 20 de diciembre, para garantizar el oportuno y efectivo trámite de las mismas dentro de la vigencia. Por tal razón y en consonancia con lo establecido en esta circular la atención hasta el 31 de diciembre administrativamente será hasta el medio día. Y el Sistema Integrado de Gestión estará abierto hasta las 10:00p.m de ese mismo día.

2. Las reservas presupuestales se entenderán constituidas con las diferencias entre los compromisos, y las obligaciones y las cuentas por pagar, con las diferencias entre las obligaciones y los pagos registrados en el Sistema Integrado de Informaciòn Financiera, a la fecha de su constitución, de acuerdo con lo establecido en los artículos 32 y 33 de la Ley de Presupuesto para la vigencia fiscal 2013.

3. Debe tenerse en cuenta que de acuerdo con lo dispuesto en el Decreto 4836 de 2011, los compromisos presupuestales legalmente adquiridos, se cumplen o ejecutan, tratándose de contratos o convenios, con la recepción de los bienes y servicios , y en los demás eventos, con el cumplimiento de los requisitos que se hagan exigibles para el pago.

4. En igual sentido se recuerda que es responsabilidad de los Ordenadores del gasto dar estricto cumplimiento a lo dispuesto en el Decreto 568 de 1996 respecto de los recursos manejados a través de negocios jurídicos que no desarrollan el objeto de la apropiación.

5. Las autorizaciones para comprometer vigencias futuras no utilizadas mediante el perfeccionamiento del respectivo compromiso, caducan el 31 de diciembre de la vigencia en que fueron otorgadas, salvo en los eventos del Articulo 35 de la Ley 1593 de 2012. (Art 8 de la Ley 818 de 2003)

Recomendaciones emitidas:

1. Adoptar las medidas necesarias para el registro de los recaudos e ingresos de la Entidad, de manera que se refleje la real situación financiera de la entidad.

2. Es obligación del Ente Territorial efectuar el registro en línea de las transacciones en el SIIF Nación asociadas con su área de negocio, dentro del horario establecido, conforme con los instructivos expedidos para tal fin. (Ejecución del presupuesto de rentas y recursos de capital-recaudo e ingreso efectivo)

3. Es responsabilidad de la Gobernación de la Guajira dar cumplimiento a los procedimientos necesarios para garantizar la oportunidad y transparencia de la información de acuerdo con los parámetros establecidos para la utilización del mismo y en particular de las instrucciones dadas por el Administrador del Sistema SIIF Nación.

4. Señala el Ministerio en su Circular, que el cierre de modulo de ingreso solo aplica para efectos del registro de recaudo imputable presupuestalmente, de manera que no afecta lo dispuesto para el efecto en las operaciones de tesorería y contables de ingresos. En este sentido el cierre presupuestal se considera independiente de los recaudos no identificados pendientes a la fecha del cierre del módulo, las cuales serán consideradas dentro del concepto de recursos no apropiados, que podrán clasificarse posteriormente para los fines requeridos.

5. Atendiendo el principio de anualidad, debe registrarse cuando el aforo considera recursos disponibles de vigencias anteriores, debe registrarse “ingreso” , en el aplicativo por el mismo monto utilizado para la financiación de pagos en la respectiva vigencia.

6. La Entidades que tienen establecido ENCARGO FIDUCIARIO, para el proceso de recaudo de ingresos autorizados, no se eximen de la responsabilidad de registro en el aplicativo SIIF, por lo cual deben realizar las medidas necesarias para que este refleje la realidad financiera en las consultas del aplicativo con las fechas establecidas para el cierre.

Por lo tanto se hace necesario que se tomen las medidas y previsiones necesarias para dar cumplimiento al calendario arriba señalado, así como las recomendaciones emitidas por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público. RECOMENDACIONES.- ASUNTO: Cierre de Presupuesto vigencia fiscal 2013, aspectos a considerar, y apertura del año 2014 dentro de la misma Bienalidad en el Sistema de Presupuesto y Giro de Regalías. El Ministerio de Hacienda y Crédito Público, a través de CIRCULAR Externa 31, comunicó los aspectos a considerar para el cierre del primer año y la apertura del segundo de la vigencia fiscal 2013-2014, del Sistema de Presupuesto y Giro de Regalías, con el fin de que el registro de la gestión financiera de la entidad, a través del aplicativo SPGR no presente dificultades ni imprecisiones, en este sentido me permito recordar los aspectos a considerar, así:

El calendario a seguir es el siguiente:

1 Último día de giro para órdenes de pago presupuestales por parte de la DGCPTN

Viernes 27 de diciembre de 2013

2 Último día de giro de Órdenes de pago No presupuestales por parte de la DGCPTN

Viernes 27 de diciembre de 2013

3 Cierre calendario Martes 31 de diciembre, hora 10 pm 4 Fecha límite de registros contables correspondientes

al periodo de diciembre de 2013 Miércoles 13 de febrero de 2014, hasta las 10:00p.m

5 Fecha de cierre contable correspondiente al año 2013 Sábado 1 de marzo de 2014

6 Los saldos iníciales a 1 de enero de 2014 Serán aplicados el día 1 de marzo de 2014

7 Fecha límite para legalización de cajas menores Martes 24 de diciembre de 2013, hora 10 p.m

Estos son los aspectos a tener en cuenta: Antes del 31 de diciembre de 2013:

a) El 24 de diciembre de 2013, será el último día para generar órdenes de pago presupuestales de gastos y el 26 de diciembre será el último día para generar órdenes de pago no presupuestales de deducciones para ser atendidas por la DGCPTN

b) Las deducciones causadas a 31 de diciembre de 2013, asociadas a órdenes de pago presupuestales que hayan sido pagadas a 26 de diciembre de 2014, se podrán solicitar a través de órdenes de pago no presupuestal de deducciones a partir del 2 de enero de 2014.

c) Si de acuerdo con el artículo 15 del decreto 0146 de febrero 06 de 2013 que regula la constitución y funcionamiento de las Cajas Menores de los órganos del Sistema General de Regalías, es necesario efectuar legalizaciones para reembolso en el mes de diciembre, la gestión debe ser hecha de tal manera que la orden de pago presupuestal de este reembolso se genere a más tardar el 24 de diciembre, para que el pago sea atendido por la DCCPTN el día 26 de diciembre de 2013.

d) Se recomienda a los órganos del SGR que aunque la vigencia presupuestal continúa en el 2014, a 27 de diciembre no dejen solicitudes de CDP y CDPs con saldos disponibles, como tampoco obligaciones presupuestales sin pagar.

e) El lunes 30 de diciembre se inactivaran a las 10 pm las transacciones de generación de órdenes de pago presupuestales y no presupuestales de deducciones.

f) Se deberá enviar, el 30 de diciembre de 2013, el listado de los compromisos con saldo por obligar con que finaliza el año 2013 a los siguientes correos: [email protected] y [email protected]

Aspectos a tener en cuenta después del 31 de diciembre de 2013:

g) No hay periodo de transición para registros presupuestales. Los documentos que se generen en el año 2014 quedarán con la fecha del día en que se registren en el aplicativo.

h) Hasta el 24 de diciembre se podrán autorizar órdenes de pago/giro presupuestales de gastos. i) La DGCPTN tendrá como último día de pagos de órdenes de pago presupuestales y órdenes de giro el jueves 26

de diciembre de 2013. j) La DGCPTN tendrá como último día de pago de ÒRDENES DE PAGOS NO PRESUPUESTALES de deducciones (solo

aplica para órganos del SGR) el viernes 27 de diciembre de 2013. k) Una vez se tenga la información se indicarán los aspectos a tener en cuenta para el informe contable vigencia

2014. l) Debe revisarse la fecha de expiración de los usuarios y registrar en el aplicativo por lo menos 3 días hábiles

antes de la expiración las solicitudes de modificación de usuarios a punto de expirar para evitar que se desactiven en fechas críticas dentro del proceso financiero público. Se recomienda implementar un procedimiento periódico, al menos mensual en el cual se revisen las fechas de expiración de usuarios y se amplíen antes que venzan, de otra parte se recomiendas que no se asigne la misma fecha de vencimiento para todos los usuarios. Consulta: Usuario de perfil “Entidad-Registrador de usuarios” por el menú de reportes, en la ruta SEG7usuarios del sistema, utilizando el filtro “Fecha de expiración de los privilegios”

m) En caso de hacerse necesario crear nuevo usuario, consultar las instrucciones a seguir, contenidas en la Circular 031 de 26 de Noviembre de 2013, Min hacienda.

Aspectos a tener en cuenta después del 31 de enero de 2013: n) El 1º de Enero de 2014, las entidades contarán con el PBC asignado por la Dirección General de Crédito

Público y Tesoro Nacional (DGCPTN) para el segundo año del bienio 2013-2014 vigencia fiscal actual. Es importante que se recuerde que los Coordinadores del Sistema de Presupuesto y Giro de Regalías de la Entidad deben hacer cumplir las medidas de seguridad relacionadas con la ausencia temporal de usuarios por efecto de la temporada de vacaciones de final y principio de año y realizar oportunamente las modificaciones de usuarios para suplir dicha ausencia. Los anteriores son los aspectos a tener en cuenta, para el cumplimiento oportuno del cierre del primer año y la apertura del segundo Bienalidad en el sistema de presupuesto y giro de Regalías, el desobedecimiento a ello da lugar a la imposición de las sanciones y multas de conformidad con lo establecido en el Artículo 19 del decreto 414 de 2013, las cuales serán impuestas al Representante legal de la Entidad beneficiaria o ejecutora, previo procedimiento correctivo o sancionatorio, sin perjuicio de la aplicación de otras medidas correctivas y sancionatorias a que haya lugar. De igual manera contempla el Artículo 20 del mencionado Decreto la medida de suspensión de giros. Así las cosas, con todo respecto, los exhorto al cumplimiento de los lineamientos expuestos de manera tal que se pueda cumplir de conformidad, y evitar inconvenientes futuros. La Oficina Asesora de Control Interno Administrativo estará atenta al cumplimiento de las recomendaciones, y del calendario establecido, por parte de los responsables de acuerdo a sus competencias. RECOMENDACIONES EN MATERIA DE TALENTO HUMANO.- ASUNTO.- REDISTRIBUCION DE OBLIGACIONES Y/O FUNCIONES ASIGNADAS A LOS CONTRATISTAS.

A portas de finalizar la vigencia 2013, y con la finalidad de organizar las tareas y funciones asignadas a cada funcionario en cada una de las Secretarías, de manera respetuosa recomiendo que las funciones asignadas a personal contratado sean redistribuidas entre el personal de planta, de manera que al finalizar la vigencia aquellos que han de permanecer en las dependencias tenga pleno y absoluto conocimiento de la ejecución de actividades que en estos momentos están delegadas al personal externo. De igual manera a más tardar el día 24 de Diciembre de la presente anualidad, agradezco hacer llegar de manera detallada las funciones que de acuerdo al manual de funciones tiene asignado el personal de planta y aquellas que han sido redistribuidas especificando a partir de que fecha se asumen, con indicación del nombre de cada funcionario. Es de suma importancia que se tengan en cuenta para ello actividades tales como: Informes de Planes de mejoramiento, Actividad contractual, informes contractuales, informes de procesos jurídicos, Planes de contingencia, Planes con el Ministerio de Hacienda, y/o Ministerio de Educación, Informes de rendición de cuentas: SGP y Regalías, Procesos disciplinarios, Gobierno en línea, Auditorías Visibles, Transparencia por Colombia, en total todas las actividades delegadas. RECOMENDACIONES: CUMPLIMIENTO DE FUNCIONES

� Verificar el cumplimiento de los procesos y procedimientos por parte de cada dueño de proceso, lo que permitirá determinar en donde deben efectuarse ajustes.

� Comprender que el Autocontrol es propio de cada persona, y ello debe reflejarse en el cumplimiento de las funciones.

� Programación de actividades, y asignación de responsables. � Priorización de actividades. � Evitar la excusa reiterativa de asumir que las responsabilidades no son compartidas, y negarse desde el

ejercicio funcional a cumplir con lo que les corresponde. � Acatar las instrucciones y recomendaciones que se emitan para el buen funcionamiento de la Administración. � Constituirse en Seres PROACTIVOS y no en seres en donde LA NEGACION, sea el diario vivir. � Frente a los procesos y procedimientos, quiero llamar la atención en el sentido de verificar al día de hoy,

como nos encontramos en: Jurídica: Actuaciones judiciales al día, Conciliaciones efectuadas dentro de los términos legales, estudios de sentencias y conciliaciones que den lugar a Acciones de Repetición. Secretaría de Hacienda: Pagos de servicios públicos, pagos de Seguridad Social, pagos a contratistas (obras, prestación de servicios, etc.), Pagos de sentencias judiciales y/o conciliaciones. Rentas: Recaudo de impuestos, actualización base de datos, Contratación: Contratación de servicios de vigilancia, servicios públicos. Salud: Pago a los hospitales, Pago de Fallos judiciales por atención en salud, conformación de Red Hospitalaria. Educación y Dirección Administrativa de Talento Humano: Proceso de encargo Servidores públicos, duplicidad de funciones que son de competencia de la única Dirección de Talento Humano en la Gobernación de la Guajira. Actualización de trámites en línea, SUIT. 3.0. Secretaría General: Pagos a los servidores públicos de las Cesantías retroactivas, Proceso Bonos pensiónales; Vacaciones. Y demás dependencias.

Cada Dueño de proceso es Responsable del cumplimiento de sus procesos, y de las actualizaciones o modificaciones que se requieran hacer, en concurso con la Dirección de Planeación, toda vez que el Director de la Oficina de Planeación de la Gobernación de la Guajira es el Representante de la Alta Dirección, y corresponde a esta Oficina hacer el seguimiento, en aras de que se puedan proponer formulas de arreglo, recomendaciones, pero para ello invito a que dentro de un clima laboral adecuado, se de esa SINERGIA, y se procure el cumplimiento de los requerimientos que emanan de esta Servidora Pública, en su condición de ASESORA DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO

RECOMENDACIONES.- ASUNTO: MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS- ACTUACIONES ADMINISTRATIVAS. En cumplimiento de mis funciones me permito solicitar a ustedes atender las situaciones de índole administrativas que se presentan en sus Despachos, siguiendo los Manuales de Procesos y Procedimientos existentes, los cuales fueron remitidos a sus dependencias, así como acatar las disposiciones legales vigentes en las materias que son de competencia de sus Despachos. Vale la pena puntualizar en aspectos como: La Secretaría de Salud, tiene una Segunda Versión del Manual de Procesos y Procedimientos, aprobado mediante Resolución 316 del 24 de Marzo de 2011, Manual que reposa en dichas oficinas, en el mismo están contenidos todos los Procesos misionales, Estratégicos y de apoyo, de manera que en el mismo están trazadas las directrices que deben seguirse administrativamente, y ajustado a las disposiciones que el Ministerio expide. De igual manera la Secretaría de Educación tiene Manuales de procesos y procedimientos que se recomiendan sean revisados a efectos de que guarden relación con los existentes en la Gobernación, trabajo que debe liderar el dueño del proceso junto con la Dirección de Planeación como Representante de la Alta Dirección en el MECI. La Gobernación de la Guajira posee el Manual de Funciones y competencias Decreto 345 de 1999, el cual ha sufrido algunas modificaciones, sin embargo este Manual no está ajustado a lo que indica la LEY 909 DE 2004, de tal manera que el Manual de Funciones y Competencias de la Secretaria de Educación debe ir en consonancia con el Manual de funciones de la Gobernación de la Guajira, a efecto de que se puedan hacer homologaciones en el caso de requerirse. Los sueldos que devengan los Servidores Públicos de la Secretaría de Educación, y de la Secretaría de Salud, difieren de los que reciben los demás funcionarios de la Gobernación de la Guajira, asunto que debe ser revisado por la Dirección de Talento Humano, a fin de lograrse una verdadera equidad. Solo debe existir un libro de posesión de manera tal, que cualquier posesión caso particular docentes que se haya efectuado por fuera de la numeración, y fecha que se efectúa en la Dirección de Talento Humano de la Gobernación de la Guajira, podría encontrarse viciada de nulidad. Ninguna otra dependencia de la Gobernación de la Guajira debe identificarse con un NIT diferente al del Ente Gubernamental, entiéndase que las Secretarías, sean Educación, Salud, entre otras, no son Entes adscritos o vinculado, son DEPENDENCIAS, el hecho de existir otro tercero podría ocasionar que los funcionarios en el caso por ejemplo de aquellos que de acuerdo a la Ley 909 de 2004, se encuentran encargados en cargos de carrera Administrativa, puedan perder la continuidad en sus prestaciones sociales, entre otras situaciones que pueden tener lugar, de tal manera que mi recomendación es que se proceda de inmediato a resolver dicha anomalía. Frente al Proceso Selección de Personal, es conveniente precisar que hay unos parámetros que deben seguirse y son los establecidos en ese Procedimiento, siempre y cuando no vayan en contravía de la ley. (Proceso Gestión del Talento Humano, Procedimiento Selección del Personal, Código GG-PAGH). Situaciones como encargo de servidores públicos de la Planta Global de la Gobernación de la Guajira, a la Planta en la Secretaría de Educación no dan lugar a no perder continuidad, significa lo anterior que para efecto de vacaciones ha de contarse el tiempo desde la vinculación del servidor público a prestar sus servicios en la Gobernación de la Guajira, sin tomar en consideración la fecha en que se efectúa su traslado a la nómina de la Secretaría de Educación. El Procedimiento Atención Derechos de Petición está radicado en cabeza de la Oficina Jurídica del Departamento, en el PROCESO GESTION JURIDICA.- de manera tal que deben seguirse las indicaciones dadas en el procedimiento, y las instrucciones emitidas sobre la materia a través de Circulares. Procedimiento Revisión de Actos Administrativos, de conformidad como está establecido en el Manual de Procesos y Procedimientos, Proceso Gestión Jurídica.- Procedimiento REVISION DE ACTOS ADMINISTRATIVOS.- Revisar y evaluar jurídicamente los diferentes actos administrativos que deben ser firmados por el Gobernador. De tal manera que solo corresponde a esa oficina dicho procedimiento. En ningún lado se indica que los Actos Administrativos deben estar refrendados por el visto bueno de otro funcionario. Procedimiento Atención de conceptos, radicado en la Oficina jurídica el Procedimiento, cuyo objetivo es Atender y proyectar respuestas a los conceptos solicitados por las Dependencias de la Administración Departamental, entes descentralizados, Municipios y particulares, con el fin de cumplir con los postulados constitucionales y legales que consagran el derecho fundamental. La oficina está en el deber de atender, con diligencia, celeridad eficacia e imparcialidad y resolverse en un plazo máximo de treinta (30) días. Del Proceso Gestión Administrativa, se desprenden los Procedimientos de: Procedimiento Soporte tecnológico, Procedimiento Administración de Servidores y base de datos, Procedimiento Publicación pagina web, Procedimiento

ingreso y almacenamiento, Procedimiento distribución de bienes, Procedimiento pérdida y hurto de bienes, Procedimiento Control de inventario de bienes, Procedimiento Recepción, Procedimiento Gestión de Archivos. De tal manera que si se hace necesario debe seguirse el trámite indicado en los mismos. Del Proceso Gestión Financiera, se desprenden los Procedimientos de: Administración de cheques, Elaboración y entrega de cheques, Conciliaciones bancarias, Gestión de Ingresos y egresos, Reporte diario de tesorería, Giro y pago de cuentas por medio de encargo fiduciario, Gestión contable, Control presupuestal, Ejecución del presupuesto, decomiso de mercancías gravadas con impuesto al consumo, recaudo de impuesto al cigarrillo, impuesto al degüello de ganado mayor, impuesto de Registro, Tornaguía, impuesto de liquidación de vehículo. De tal manera que mientras no se efectué modificación son los vigentes. Se recomendó revisar y efectuar los ajustes pertinentes. De tal manera que todas las actuaciones que surtan deben ceñirse a los Manuales arriba citados, y en lo que en ellos no se contempla ceñirse a lo establecido en las leyes que rigen la materia. RECOMENDACIONES .- TALENTO HUMANO, Asunto: Cesantías Retroactivas Me permito hacer algunas precisiones y recomendaciones para efectos de la situación presentada con el no pago de las Cesantìas retroactivas que se les adeuda a los servidores públicos cuyo régimen es el de las cesantìas retroactivas, vig 2010 y 2011. Para mayor claridad, debe entenderse que las cesantías retroactivas son el reconocimiento con base al último salario devengado. Si hay modificaciones a ese salario en los últimos tres meses de trabajo, se hace el reconocimiento con base al promedio de lo recibido en el último año de trabajo. Estos recursos pueden ser administrados por una Administradora de Fondos de Pensiones y van a una cuenta global a nombre de la Gobernaciòn de la Guajira. . Bajo este régimen, el empleado público es titular de una cuenta individual, asociada a la cuenta global de la entidad empleadora, y puede realizar retiros parciales y totales de acuerdo a lo establecido por la ley El empleador no debe pagar directamente al trabajador las cesantías retroactivas ni los intereses generados por las mismas, sino que se tramita un retiro parcial o definitivo de las mismas. Esto a diferencia de las cesantías anualizadas, que el empleador cancela cada año junto con los intereses. En el caso de la Gobernación, toda vez que no existe un acuerdo firmado aún, y ya se causaron las correspondientes a las vigencias 2010 y 2011, debe proceder la Dirección de Talento Humano a liquidar los dos años de manera independiente, y como fórmula de arreglo establecerse un procedimiento, a través de Acto Administrativo, en donde se indique a partir de qué fecha, (antes de finalizar el año), se procederán a hacer los pagos respectivos, teniendo además en cuenta por orden de apellido: ej: día 05 de septiembre los servidores públicos que inician con la letra A, a la G, día 6 de septiembre: H a la O, día 7 de septiembre: P a la Z Para quiénes aplica Tienen derecho a cesantías retroactivas los trabajadores en el sector público y los maestros que hayan ingresado a laborar antes del 31 de diciembre de 1996. En el sector salud, los empleados vinculados hasta el 22 de diciembre de 1993 también se liquidan con el régimen de cesantías retroactivas. La administración de las cesantías retroactivas en los sectores antes mencionados –así como su afiliación a un fondo de cesantías-, se realiza a través de un convenio entre la entidad empleadora y la AFP. Los funcionarios retroactivos no reciben intereses o rendimientos, puesto que éstos se abonan en la cuenta global de la entidad. Así, los dineros que la entidad transfiera a la administradora se manejan en la cuenta de la entidad, en donde van generando una rentabilidad. Liquidación La liquidación de este tipo de cesantías se realiza a través de los convenios firmados entre el empleador y el fondo, que actúa como administrador de los dineros autorizados y transferidos por la empresa. Mientras permanezcan en este régimen, los servidores con liquidación retroactiva de cesantías afiliados a un fondo no pierden la retroactividad. De tal manera que para la viogencia 2013, se recomienda suscribir el respectivo Convenio. Retiro Las cesantías retroactivas se pueden retirar parcialmente para vivienda, mejora de vivienda, liberación hipotecaria, pago de impuesto de vivienda, educación superior y desarrollo humano del afiliado. Lo anterior también cubre a cónyuges e hijos.

Los retiros totales ocurren al momento de una terminación del contrato laboral, una conversión a salario integral,sustitución patronal y prestación del servicio militar, para adquisición de acciones del Estado en caso de privatización y por la muerte del afiliado. No pueden hacerse cruce de cuentas, para situaciones diferentes a las contempladas. El proceso de retiro parcial de las cesantías lo pueden realizar los servidores afiliados a través de una consignación en la cuenta que indiquen los mismos. En los fondos que manejan cesantías retroactivas, la disponibilidad del dinero es inmediata para retiros con la autorización de la entidad empleado RECOMENDACIONES, SEGUIMIENTO.- Asunto: Seguimiento cumplimiento obligaciones (pago de servicios) Contratos de prestación de servicios profesionales Revisar los procedimientos que corresponden a sus áreas relativos a la suscripción de contratos de prestación de servicios profesionales, así como lo contemplado en los contratos suscritos frente a las obligaciones contractuales, siendo una de ellas la del pago al contratista, una vez cumplida la labor y certificada por el supervisor, ello en aras de que dentro de sus competencias pueda cada uno verificar si se está cumpliendo u omitiendo alguna actuación, y proceder a efectuar las correcciones del caso. RECOMENDACIONES EN MATERIA PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO.- Asunto: Política de Comunicación.- Gobernación de la Guajira Teniendo en cuenta las Políticas de Operación existentes en la Gobernación de la Guajira frente a la Comunicación Pública que reza la Gobernación de la Guajira establecerá canales de comunicación que permitan el desarrollo de una política de comunicación organizacional e informativa , orientándola hacia el fortalecimiento de la identidad institucional, de manera respetuosa y haciendo eco de ello, para el mejoramiento institucional, se hace necesario la elaboración del plan de medios para la vigencia 2013, así como la elaboración de directrices o lineamientos para controlar los software y/o hadware, según corresponda, y evitar fraudes, u otro tipo de delito electrónico, siendo ustedes los conocedores de dichas áreas, es menester concretar una reunión a fin de establecer puntos de acuerdo con el secretario general, para efectos de la logística que ha de utilizarse en el desarrollo de las actividades. A espera de fecha. De igual manera y entendiendo las dificultades tecnológicas que existen, debe atenderse cada uno de las solicitudes de las áreas para efectos de publicar en la página web, y en caso de editarse o cambiarse de formato la información hacerlo saber a la dependencia encargada (PRENSA), o la que corresponda, entendiendo que el fin último es darle publicidad a las actuaciones de la Administración, en virtud del principio de Trasparencia. RECOMENDACIONES, SEGUIMIENTO ACTUACIONES COMITES DE CONCILIACION Y DEFENSA JUDICIAL(OFICINA JURIDICA) Se hizo énfasis en la publicó de las Actas de Conciliación en este sentido, se indico: Revisada la pagina web de la Gobernación de la Guajira, encuentro que Actas vigencia 2012, están publicadas sin firma de los intervinientes, por lo que de manera respetuosa le solicito hacer las correcciones del caso. De igual manera debe procederse a publicar las correspondientes a la vigencia 2013, una vez hayan sido aprobadas por el Despacho Judicial correspondiente. De otra parte se recordó la obligatoriedad de convocar para estudiar los pagos que se hayan efectuado en atención a conciliaciones efectuadas, con la finalidad de estudiar las posibles acciones de repetición a que haya lugar, y proceder a instaurarlas, así como los llamamientos en garantía a que haya lugar. Esta Recomendación, y el seguimiento se efectuó durante todas las vigencias, sin lograr que se sometieran a estudio los pagos efectuados a fin de que se pudiera analizar si había lugar o no a iniciar las acciones de repetición correspondientes. RECOMENDACIÓN (SEGUIMIENTO Y ASESORIA) Asunto: Cumplimiento Decreto 1716 de 2009 De manera respetuosa me permito recordarles el cumplimiento del Decreto 1716 de 2009 “ Por el cual se reglamenta el artículo 13 de la Ley 1285 de 2009, el artículo 75 de la Ley 446 de 1998 y del Capítulo V de la Ley 640 de 2001.” En este sentido se hace necesario, de conformidad a lo contemplado en el Articulo 19, cumplir con todas las funciones allí establecidas, vale aclarar que el Comité no debe constituirse solo en una instancia a la que se llevan indistintamente uno u otro proceso, sino que por el contrario, deben diseñarse políticas que nos permitan orientar la defensa de los intereses del Ente Gubernamental, de manera tal que se hace imperiosa la necesidad de dictar los reglamentos que han de seguirse en el Comité que tiene sus bases jurídicas en la Ley 640 de 2001.

Es necesario precisar que cualquier decisión que tome un apoderado del Departamento en los estrados judiciales que no haya sido previamente ventilado en este Comité, es de responsabilidad única y exclusivamente de quien en ese momento adelanta la defensa del Ente, toda vez que se desacatan los Art 27; Art. 28; numerales 5, 6 y 7 del Artículo 19 del Decreto en comento. De manera tal que la Secretaría Técnica del Comité, a manera de sugerencia debe organizar un cronograma, que nos permita cumplir con las funciones encomendadas, en aras de ir corrigiendo los yerros que se pueden estar dando. Recuerdo además que el no encontrarse todos los miembros presentes, no es impedimento para sesionar, con tres de los miembros permanentes se puede sesionar y tomar las decisiones por mayoría simple.

De otra parte con antelación se le recordó a la Dra. ALICIA HENRIQUEZ, el envío de la información semestral a la Dirección de Defensa jurídica del Ministerio del Interior y de Justicia, acerca de las decisiones que el Comité adopte respecto a la procedencia o no de las acciones de repetición, y el formato único de información litigiosa y conciliaciones; así mismo debe Preparar un informe de la gestión del comité y de la ejecución de sus decisiones, para ser entregado al representante legal del ente y a los miembros del comité cada seis (6) meses. Una copia del mismo será remitida a la Dirección de Defensa Jurídica del Estado del Ministerio del Interior y de Justicia. (ART 25 y ART 20).

Artículo 28. Informes sobre repetición y llamamiento en garantía. En los meses de junio y diciembre, se remitirá a la Dirección de Defensa Jurídica del Estado del Ministerio del Interior y de Justicia un reporte que deberá contener como mínimo la siguiente información:

a) Número de casos sometidos a estudio en el semestre correspondiente, y la indicación de la decisión adoptada por el Comité de Conciliación o por el representante legal, según el caso;

b) Número de acciones de repetición iniciadas durante el semestre correspondiente y la descripción completa del proceso de responsabilidad que les dio origen, en especial, indicando el valor del pago efectuado por la entidad;

c) Número de acciones de repetición culminadas mediante sentencia, el sentido de la decisión y el valor de la condena en contra del funcionario si fuere el caso;

d) Número de acciones de repetición culminadas mediante conciliación con descripción del acuerdo logrado;

e) Número de condenas y de conciliaciones por repetición pagadas a la entidad y su correspondiente valor;

f) Número de llamamientos en garantía y de fallos sobre ellos indicando el sentido de la decisión.

En espera de sus comentarios, y de las actuaciones que corresponden a la Secretaría Técnica. Si ya se dio cumplimiento a lo solicitado agradezco copia del envío a los competentes.

CONCLUSIONES (Ley 951 de 2005)

Se lograron avances significativos, con el compromiso de todo el equipo Meci, (vig 2009-2011), la Alta Dirección y la Oficina de Control Interno Administrativo, socializando e interiorizando la aplicación de los procedimientos, sin embargo debe continuarse en la lucha permanente y constante por ello, actualmente (vigencia 2013) con la puesta en marcha del proyecto de fortalecimiento institucional, se espera se pueda modernizar el aparato administrativo, y con ello, se puedan incluso ajustar los manuales de procesos y procedimientos, de cara a lograr la efectividad y eficacia en el cumplimiento de los mismos, de manera que el MECI, se convierta en una real herramienta de apoyo a la gestión y al Sistema de Control Interno Hay aspectos que mejorar y seguir trabajando, hacia una mejora continua, dificultades como por ejemplo el desarrollo de las Auditorias Internas, seguimiento a los Planes de mejoramiento, fortalecimiento de los indicadores de gestión y control a los mismos, canales de comunicación, falta de personal. La intención de la Ley 1474 de 2011, en darle continuidad a los Jefes de las Oficinas de Control Interno, se convierte en una herramienta clave para hacer un verdadero seguimiento al cumplimiento de la gestión, y posicionar a la oficina como una pieza fundamental dentro del andamiaje de las Administraciones Municipales Departamentales, y en las Entidades del Orden Central, toda vez que es una avance contra la corrupción. Sin embargo debe dotarse a estas oficinas del personal de apoyo, y las herramientas necesarias para el cumplimiento de la labor, el solo jefe de control interno, se convierte en en un todero, y apoyo de todas las dependencias, y al final su propósito fundamental cual es el seguimiento y evaluación no se cumple en su totalidad, precisamente porque los Representantes Legales, no reconocen en este a su Asesor de confianza, el número uno incluso, y el único facultado por ley, y constitucionalmente. En ese sentido la Gobernación de la Guajira , deberá avanzar en garantizar la sostenibilidad en los proyectos o programas realizados, lograr alianzas estratégicas entre el gobernante saliente y el entrante, firmar compromisos entre estos y la comunidad que se constituyan en la carta de navegación para el inicio de la nueva administración, priorizando aquellos procesos que para la comunidad son de gran impacto social, económico, cultural, lógicamente sin dejar de lado las políticas institucionales. Deberá lograr la identificación de todos los proyectos que se encuentran sin ejecutar, inscritos en el Banco de Proyectos de la Gobernación, con la finalidad de hacer una medición de impacto en la comunidad por sectores poblacionales, que posibilite ajustar los presupuestos basados en la trazabilidad. No es posible lograr el cumplimiento de unas políticas de gobierno, o la sostenibilidad de políticas, programas o proyectos, si no se piensa en estrategias de fortalecimiento institucional, sin embargo esas estrategias dependen de unas verdaderas políticas de talento humano en donde lo principal sea el individuo, la atención al servidor público, el mejoramiento del clima organizacional, las oportunidades de ascenso, propuestas como estas deben surgir del Gobierno Departamental a instancias como la DAFP, la Asamblea en su competencia. El ejercicio del Control Interno en la Gobernación de la Guajira, demostró que si es posible ejercerlo si existe un verdadero compromiso, por parte de todos los que integran la Administración Departamental, es una tarea conjunta, no es de una oficina, el control interno se ejerce de manera independiente por todos aquellos dueños de sus procesos, de tal manera que en el marco del Sistema Meci, se deben articular esfuerzos que permitan una mayor comunicación, un dialogo continuo, y un trabajar de la mano, en aras de lograr un verdadero desarrollo, en cumplimiento de los principios de la Administración Pública. Todo lo anterior solo es posible con el compromiso de la Alta Dirección, y el cambio de mentalidad entendiendo que el Control Interno es de todos, además de dotar a la Oficina de los recursos necesarios para el cumplimiento de las funciones.

Anexos, 9 sobre REGLAMENTOS, MANUALES DE ORGANIZACIÓN DE PROCEDIMIENTOS: Relacione a la fecha de retiro, separación del cargo o ratificación, los reglamentos internos y/o o manuales A.- DENOMINACION DEL REGLAMENTO Y/O MANUAL, PROCEDIMIENTO

DESCRIPCION CONTENIDO

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTO MECI.-

MODULO 0.- contiene la etapa de Planeación.- Productos Meci.-

1.-Acta de Compromiso No 001 de Septiembre

1ero de 2008 2.- Actas suscritas entre los Secretarios de

Despacho y sus dependencias 3.- Resolución No 1098 de 2008 por medio

de la cual se Adopta el MECI 4.-Circular de Convocatoria 5.- Informe sobre las Jornadas de Sensibilización6.- Controles de Asistencia 7.-Productos desarrollados durante la sensibilización (encuesta campaña sensibilización MECI) 8.- Resolución Nº 1191 del 16 de Octubre de 2003 a través del cual se constituyó el

Comité de Coordinación de Control Interno.. 9.-Resolución No 1167 de 2008 por medio de la cual se crea el equipo directivo y el

operativo MECI-Calidad. 10.-Resolución No 1096 de 2008 a través del cual se designó el Representante de la

Alta Dirección modificada por la Resolución No 1685 de 2009.

11.-Resolución No 1685 de 2009 por medio de la cual modifica a la Resolución No

1096 de 2008 12.-Circular de Convocatoria 13.- Controles de Asistencia

14.- Apertura del Diagnostico 15.- Cuestionarios del Diagnostico

diligenciados MODULO 1

contiene la etapa de Planeación.- Productos Meci .- Elementos Acuerdos, compromisos o Protocolos Éticos

1.-Cuestionarios del Diagnostico diligenciados 2.-Cierre del diagnostico.

3.- Matriz Consolidada de los Resultados. 4.- Informe del Diagnostico.

Plan de trabajo, ajuste e implementación del Meci:

5.- Oficio de Remisión del Plan de Trabajo al Gobernador.

6.- Plan de Trabajo aprobado. Etapa II Diseño e Implementación:

1.- Evidencia de Mesas de Trabajo para la Construcción del Código de Ética. � Convocatoria concurso “Apuéstale

a La Gestión Ética”

� Control de Asistencia divulgación Gestión Ética

� Materiales desarrollados durante el concurso “Apuéstale a La Gestión Ética”

� Actas de Seguimiento al Concurso

“Apuéstale a La Gestión Ética”

2.- Resolución No 1097 de 2008 por la cual

se crea y se integra el Comité de Ética. 3.- Resolución No 818 DE 2010, “Por medio del cual se modifica y se adopta el Código de

Ética en la Gobernación de la Guajira” 4.- Documento del Código de Ética Versión I 5.- Documento del Código de Ética Versión II

VOLUMEN II: Etapa de Diseño e Implementación.- Productos Meci .- Elementos Acuerdos, compromisos o Protocolos Éticos

1.- Resolución No 1166 de 2008 por medio de la cual se adopta el Código de Buen Gobierno para la Gobernación del Departamento de La Guajira.

2.- Código de Buen Gobierno. Políticas de Desarrollo del Talen

to Humano.-

1.- Política de Gestión del Talento Humano (ver Capitulo II, Titulo III del Documento Código de Buen Gobierno en el elemento

Acuerdos Compromisos o Protocolos Éticos)

� Decreto 334 de 1999 por el cual se determina la Estructura de la Administración Central del Departamento de La Guajira, las Funciones por dependencias y se dictan otras disposiciones.

� Decreto 345 de 1999, por el cual se establece el Manual Especifico de Funciones y requisitos de la administración Central del Departamento de La Guajira.

� Decreto 335 de 1999 por el cual

se determina la planta global de cargos de la Administración Central del Dpto de La Guajira.

� Decreto 172 de 2001, por el cual se modifica el Manual Especifico de Funciones y requisitos de la administración Central del Departamento de La Guajira.

� Decreto 214 de 2004, por el cual se crea el grupo de Control Interno Disciplinario

� Decreto 175 de 2004, por el cual se modifica parcialmente el Decreto 345 de 1999. referente a los requisitos y experiencia de los cargos.

� Decreto 249 de 2004, por el cual

se adopta la identificación, funciones y requisitos del cargo de Director del Departamento Administrativo y área de Planeación.

� Decreto 282 de 2004, Por el cual de establece que el cargo de Conductor 620-06 que desempeñaba el Señor Boris Joel Aguirre Pitre es de Libre Nombramiento y remoción por estar adscrito al despacho del Gobernador.

� Decreto 059 de 2003, por el cual se modifica parcialmente el Decreto 345 de 1999.

� Decreto 192 de 2004, por el cual se establecen las funciones y requisitos del cargo Profesional Especializado 335 – 06 del área de Infraestructura.

� Decreto 291 de 2004, por el cual se suprime el cargo de Asesor 105 – 02, se crea el cargo de Jefe de Oficina 115 – 02 y se fijan sus funciones.

� Decreto 145 de 2005, Por el cual de establece se redistribuyen los cargos de la planta global de la administración central del departamento de la Guajira.

� Decreto 207 de 2005, por el cual se adoptan las equivalencias en el sistema de nomenclatura y clasificación para las distintas categorías de empleos de la Gobernación de La Guajira.

� Decreto 172 de 2005, por el cual se establece la escala de remuneración para las distintas categorías de empleos de la Gobernación del Dpto de La Guajira y las demás entidades del orden departamental correspondiente al año 2005.

� Decreto 003 de 2006, por el cual se adicionan unos requisitos para ejercer el cargo profesional universitario 319 – 02 Área de Infraestructura.

� Decreto 057 de 2006 Por el cual se modifica el artículo tercero del

Decreto 207 del 30 de septiembre de 2005.

� Decreto 000 de 2008, por el cual se ajusta de manera parcial el Decreto 345 de 1999, 059 de 2003, 175 de 2004, referente a los requisitos y experiencia de los cargos.

� Decreto 098 de 2008, por el cual se deja sin efectos jurídicos parcialmente el artículo quinto del Decreto 175 de 2004.

� Decreto 150 de 2008, por el cual se establece la escala de remuneración para las distintas categorías de empleos de la Gobernde La Guajira y las demás entidades del orden departamental correspondiente al año 2008.

VOLUMEN III: Etapa de Diseño e Implementación.- Productos Meci .- Elementos Acuerdos, compromisos o Protocolos Éticos

� Decreto 177 de 2008, por el cual se corrige e

� Decreto 150 de 2008, por el cual se establece la escala de remuneración para las distintas categorías de empleos de la Gobernación del Departamento de La Guajira y las demás entidades del orden departamental correspondiente al año 2008.

� Resolución 488 de 2008, por el cual se hacen traslados de funcionarios adscritos a la Planta Global de Cargos adoptada por el Departamento de La Guajira

� Resolución 653 de 2009, Por el cual se modifica la distribución de los cargos de la planta global de la administración central del departamento de la Guajira.

� Decreto 287 de 2009 Por el cual se crean unos empleos en la planta de Personal de la Secretaría de Salud del Departamento de la Guajira y se dictan otras disposiciones.

� Decreto 288 de 2009 por el cual se hacen unas incorporaciones en unos cargos de la planta global de cargos del Departamento de La Guajira adscritos a la Secretaria de Salud.

� Decreto 289 de 2009 por el cual se crean unos empleos en la planta global de cargos del Departamento de La Guajira adscritos a la Secretaria de Salud y se dictan otras disposiciones.

� Resolución 287 de 2010, por medio de la cual se asigna una

función a la Secretaría General del Departamento.

� Resolución No 1874 de 2008 por medio del cual se adopta la Política de Talento Humano

� Evidencias de la Constitución del Comité Paritario de Salud Ocupacional (COPASO) del Departamento de La Guajira.

� Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial del Departamento de La Guajira.

� Resolución 1521 de 2011, por la cual se define el procedimiento y se designa el servidor público responsable de actualizar el sitio web del Departamento de La Guajira.

� Resolución No 300 de 2010, por la cual se adopta el Plan institucional de Capacitación, Estimulo y Bienestar Social dirigido a los Servidores Públicos de la Administración Central del departamento de la Guajira para la vigencia 2010.

VOLUMEN IV Y

V, Etapa II, Diseño e Implementación, continuación Políticas de Desarrollo del Talento Humano

� Proyecto de Actualización del Manual de Funciones Especificas y Competencias de la Planta de la Administración Central del Departamento de La Guajira.

VOLUMEN VI Etapa II, Diseño e Implementación, continuación Políticas de Desarrollo del Talento Humano

� Resolución No 1871 de 2008 por la cual se establecen los procedimientos para el Desarrollo del Talento Humano, los procedimientos Obligatorios, Formatos de Evaluaciones de Desempeño, Competencia Laboral, Identificación de necesidades, Planes de Mejoramiento, listado de equipos de medición, el programa de calibración y mantenimiento de los equipos, así como las hojas de vida de los mismos.

1.- Elemento Estilo de Dirección � Sensibilización del Liderazgo bajo

el esquema de las 5s � Informe Campaña de

sensibilización del liderazgo, las 5S

� Formatos de Inscripción a la Campaña de sensibilización del liderazgo, las 5S

� Actas de Visitas de Seguimiento a la Campaña de sensibilización del liderazgo, las 5S

� Políticas de Dirección (ver Capitulo I, Titulo II del Documento Código de Buen Gobierno en el elemento Acuerdos Compromisos o Protocolos Éticos)

� Resolución No 1166 de 2008 por medio de la cual se adopta el Código de Buen Gobierno para la Gobernación del Departamento de La Guajira (ver elemento Acuerdos Compromisos y/o Protocolos Éticos)

� Guía Metodológica a para la Suscripción de los Acuerdos de Gestión.

� Decreto 186 de 2009 a través del cual se crea el Comité de Gobierno en Línea .

� Resolución 402 de 2011, por medio de cual se modifica la Resolución 1315 de 2009.

1.- Elementos Planes y Programas: � Control de Asistencia a la

Socialización de Plataforma Estratégica (Misión, Visión, Política de Calidad, Directrices de Calidad y los Objetivos de Calidad) propuesta.

� Resultados de la Socialización de la Plataforma Estratégica.

� Plataforma Estratégica, Misión, Visión, Política de Calidad, Directrices de Calidad y los Objetivos de Calidad de la gobernación.

� Resolución No 1872 de 2008 por medio del cual se establece la Misión, Visión, Política de Calidad, Directrices de Calidad y los Objetivos de Calidad

� Resolución No 1886 de 2008 por la cual se establecen el Plan de Estratégico, la Estructura Organizacional y el Componente de Administración del Riesgo en la administración Central del

Departamento de La Guajira. � Mapa (Plan) Estratégico

Gobernación del Departamento de La Guajira.

VOLUMEN VII

Etapa II, Diseño e Implementación, continuación Elementos Planes y Programas

� Resolución 1315 de 2009, “Por medio de la cual se adopta el Plan de Acción Gobierno en Línea en el orden territorial, para el Departamento de La Guajira en el marco de lo establecido en el Decreto 1151 de 2008”.

� Resolución 402 de 2011, por medio del cual se modifica la Resolución 1315 de 2009.(ver en elemento Estilo de Dirección)

� Plan Indicativo 2008-2001. � Plan Indicativo 2008-2011-

Direccion Técnica de Cultura y Turismo.

� Plan Indicativo 2008-2011-Social y Cultural.

� Seguimiento Plan de Acción 2009 – Desarrollo Económico- Desarrollo Rural

� Seguimiento Plan de Acción 2009 – Desarrollo Económico- Desarrollo Empresarial

� Plan Indicativo Secretaría de Gobierno y Participación Comunitaria.

� Plan Indicativo 2008-2011, Dirección de Transito y Transporte.

� Plan Operativo Anual de Inversiones POAI.-Eje Institucional

� Plan Operativo Anual de Inversiones POAI.-Eje Social

� Plan Operativo Anual de Inversiones POAI.-Desarrollo Comunitario

� Plan de Acción Secretaría General 2010.

� Plan de Acción Control Interno Administrativo, vigencia 2011.

� Plan de Acción Control Interno Administrativo, vigencia 2010.

� Resolución 2044 de 2010, por medio del cual se aprueban el Plan de Compras y el Plan de Contratación de la Gobernación de la Guajira.

VOLUMEN VIII

Etapa II, Diseño e Implementación, Elemento Estructura Organizacional

� Organigrama.(Administración Central conforme al Decreto 334 de 1999).

� Decreto 334 de 1999 por el cual se determina la Estructura de la Administración Central del Departamento de La Guajira, las Funciones por dependencias y se dictan otras disposiciones. (ver en el elemento Políticas de Desarrollo del Talento Humano)

� Decreto 345 de 1999, por el cual se establece el Manual Especifico de Funciones y requisitos de la administración Central del Departamento de La Guajira. (ver en el elemento Políticas de Desarrollo del Talento Humano)

� Decreto 335 de 1999 por el cual se determina la planta global de cargos de la Administración Central del Departamento de La Guajira. (ver en el elemento Políticas de Desarrollo del Talento Humano)

� Decreto 172 de 2001, por el cual se modifica el Manual Especifico de Funciones y requisitos de la administración Central del Departamento de La Guajira. (ver en el elemento Políticas de Desarrollo del Talento Humano)

� Decreto 214 de 2004, por el cual se crea el grupo de Control Interno Disciplinario. (ver en el elemento Políticas de Desarrollo del Talento Humano)

� Decreto 175 de 2004, por el cual se modifica parcialmente el Decreto 345 de 1999. referente a los requisitos y experiencia de los cargos. (ver en el elemento Políticas de Desarrollo del Talento Humano)

� Decreto 249 de 2004, por el cual se adopta la identificación, funciones y requisitos del cargo de Director del Departamento Administrativo y área de Planeación. (ver en el elemento Políticas de Desarrollo del Talento Humano)

� Decreto 282 de 2004, Por el cual de establece que el cargo de Conductor 620-06 que desempeñaba el Señor Boris Joel Aguirre Pitre es de Libre Nombramiento y remoción por estar adscrito al despacho del Gobernador. (ver en el elemento Políticas de Desarrollo del Talento Humano)

� Decreto 059 de 2003, por el cual se modifica parcialmente el Decreto 345 de 1999. (ver Políticas de Desarrollo del Talento Humano)

� Decreto 192 de 2004, por el cual se establecen las funciones y requisitos del cargo Profesional Especializado 335 – 06 del área de Infraestructura. (ver en el elemento Políticas de Desarrollo del Talento Humano)

� Decreto 291 de 2004, por el cual

se suprime el cargo de Asesor 105 – 02, se crea el cargo de Jefe de Oficina 115 – 02 y se fijan sus funciones. (ver en el elemento Políticas de Desarrollo del Talento Humano)

� Decreto 145 de 2005, Por el cual de establece se redistribuyen los cargos de la planta global de la administración central del departamento de la Guajira. (ver en el elemento Políticas de Desarrollo del Talento Humano)

� Decreto 207 de 2005, por el cual se adoptan las equivalencias en el sistema de nomenclatura y clasificación para las distintas categorías de empleos de la Gobernación de La Guajira. (ver en el elemento Políticas de Desarrollo del Talento Humano)

� Decreto 003 de 2006, por el cual se adicionan unos requisitos para ejercer el cargo profesional universitario 319 – 02 Área de Infraestructura. (ver en el elemento Políticas de Desarrollo del Talento Humano)

� � Decreto 057 de 2006 Por el cual

se modifica el articulo tercero del Decreto 207 del 30 de septiembre de 2005. (ver en el elemento Políticas de Desarrollo del Talento Humano)

� Decreto 000 de 2008, por el cual se ajusta de manera parcial el Decreto 345 de 1999, 059 de 2003, 175 de 2004, referente a los requisitos y experiencia de los cargos. (ver en el elemento Políticas de Desarrollo del Talento Humano)

� Decreto 098 de 2008, por el cual se deja sin efectos jurídicos parcialmente el artículo quinto del Decreto 175 de 2004. (ver en el elemento Políticas de Desarrollo del Talento Humano)

� Resolución 653 de 2009, Por el cual se modifica la distribución de los cargos de la planta global de la administración central del departamento de la Guajira.

� Decreto 289 de 2009, Por el cual se crean unos empleos en la planta de Personal de la Secretaría de Salud del Departamento de la Guajira y se dictan otras disposiciones. (ver en el elemento Políticas de Desarrollo del Talento Humano)

� Decreto 287 de 2009 por el cual se hacen unas crean unos empleos

en la planta de personal de la Secretaria de Salud del Departamento de La Guajira. (ver en el elemento Políticas de Desarrollo del Talento Humano)

� Decreto 288 de 2009 por el cual se hacen unas incorporaciones en unos cargos de la planta global de cargos del Departamento de La Guajira adscritos a la Secretaria de Salud. (ver en el elemento Políticas de Desarrollo del Talento Humano)

� Elemento Modelo de Operación por procesos: Mapa de Procesos

� Fichas de Caracterización de los Procesos� Decreto 224 de 2010 “ “Por la cual se modifica parcialmente la estructura de la

Gobernación de la Guajira y funciones”

Procesos Estratégicos � Caracterización del Proceso

Planeación Estrategia

� Caracterización del Proceso Gestión de Comunicación

� Caracterización del Proceso Desarrollo Institucional

� Caracterización del Proceso Planeación Estrategia

� Caracterización del Proceso Gestión de Comunicación

� Caracterización del Proceso Desarrollo Institucional

Procesos Misionales:

� Caracterización del Proceso Gestión Social, Salud Y Educación

� Caracterización del Proceso Gestión Gobierno participación Ciudadana y Asuntos Étnicos

� Caracterización del Proceso Gestión de Desarrollo

� Caracterización del Proceso Gestión Tramites

� Caracterización del Proceso Gestión Apoyo Municipal

Procesos de Apoyo:

� Caracterización del Proceso Gestión Financiera

� Caracterización del Proceso Gestión Talento Humano.

� Caracterización del Proceso

Gestión Jurídica

� Caracterización del Proceso Contratación

� Caracterización del Proceso Gestión Administrativa

Procesos de Evaluación � Caracterización del Proceso de

Evaluación Independiente

� Matriz de Correlación de los

Procesos.

� Resolución No 1873 de 2008 por medio del cual se adopta Modelo de Operación por Procesos dentro de la Administración Central del Departamento de La Guajira

� Manual de Procesos y

procedimientos.

Macro procesos Estratégicos

� Proceso Planeación Estratégica

� Proceso Gestión de Comunicación

� Proceso Desarrollo Institucional

VOLUMEN IX

Etapa II, Diseño e Implementación, Elemento Modelo de Operación por procesos.

Macro procesos Misionales � Proceso Gestión Social, Salud Y

Educación versión 2 versión 1

� Proceso Gestión Gobierno participación Ciudadana y Asuntos Étnicos

VOLUMEN X Etapa II, Diseño e Implementación, Elemento Modelo de Operación por procesos.

Continuación Macro procesos Misionales

� Proceso Gestión de Desarrollo

� Proceso Gestión Tramites

� Proceso Gestión Apoyo Municipal

VOLUMEN XI,

Etapa de Diseño e Implementación.- Elemento Modelo de Operación por procesos.

Continuación elemento modelo de operación por procesos,.

Macro proceso de apoyo.- � Proceso Gestión Financiera

� Proceso Gestión Talento Humano

� Proceso Gestión Juridica

� Proceso Contratación

� Proceso Gestión Administrativa

VOLUMEN XII, Etapa de Diseño e Implementación.- Elemento Modelo de Operación por procesos.

Macroprocesos de evaluación � Evaluación independiente

� Resolución No 1676 de 2009 “por medio de la cual se adopta el Manual de Operaciones en la Gobernación del Departamento de La Guajira”.

� Resolución No 316 de 2011, por

medio del cual se aprueba la II Versión de los Procesos y Procedimientos de La Secretaría de Salud del Departamento de La Guajira.

� Resolución 787 de 2011, por

medio del cual se aprueba el Procedimiento Control y Ejecución a los Recursos que se reciben por concepto de Regalías.

� Manual de Contratación Versión 1

� Manual de Interventoria y

Supervisión de Contratos y/o Convenios

� Resolución 933 de 2011. Por

medio del cual se adopta el Manual de Interventoria y Supervisión de Contratos y/o Convenios.

� Resolución 1885 de 2008 por

la cual se establecen las políticas de operación, procedimientos, Controles, Indicadores y el Manual de Procesos y Procedimientos para la Gobernación del Departamento de La Guajira. Políticas de Operación.

�

Volumen XII, Continuación elementos políticas de operación.- Actividades de Control.- Elementos procedimientos, elemento indicadores, elemento manual de procedimientos, elemento información

� Política de Comunicación (ver el Documento Manual Estratégico de Comunicación e Información en el elemento Comunicación Informativa)

� Política de Gestión del Riesgo (ver Documento Código de Buen Gobierno en el elemento Acuerdos Compromisos o Protocolos Éticos).

� Políticas de Comunicación e Información (ver Título III, Capítulo III, Documento Código de Buen Gobierno en el elemento Acuerdos Compromisos o Protocolos Éticos)

� Política de Calidad (Ver Manual de

primaria, elemento información secundaria, elementos sistemas de información, elemento comunicación informativa, elemento comunicación organizacional, elementos medios de comunicación,

Calidad Versión 1) � Políticas de Responsabilidad Social

(ver Título III, Capítulos V y VI, Documento Código de Buen Gobierno en el elemento Acuerdos Compromisos o Protocolos Éticos)

� Políticas frente a los Grupos de Interés (ver Título III, Capítulo VII, VIII y IX, Documento Código de Buen Gobierno en el elemento Acuerdos Compromisos o Protocolos Éticos)

� Políticas frente al Sistema de Control Interno (ver Título III, Capítulos X y XI, Documento Código de Buen Gobierno en el elemento Acuerdos Compromisos o Protocolos Éticos).

� Resolución No 1676 “por medio de la cual se adopta el Manual de Operaciones en la Gobernación del Departamento de La Guajira” Operación (ver en el elemento Modelo de Operación por Procesos).

� Políticas Operacionales de Control Interno: Resolución No 783 de 2010 “Por Medio del cual se Adopta el Manual de Control Interno de La Gobernación del Departamento de La Guajira”.

� Manual de Control Interno de La Gobernación del Departamento de La Guajira

ELEMENTOS PROCEDIMIENTOS: � Resolución 1885 de 2008 por

la cual se establecen las políticas de operación, procedimientos, Controles, Indicadores y el Manual de Procesos y Procedimientos para la Gobernación del Departamento de La Guajira. Operación (ver en el elemento Modelo de Operación por Procesos).

� Resolución No 1676 de 2009 “por medio de la cual se adopta el Manual de Operaciones en la Gobernación del Departamento de La Guajira” Operación (ver en el elemento Modelo de Operación por Procesos).

� Procedimientos de los Procesos Adoptados. (ver los procedimientos en el documento Manual de Procesos y Procedimientos en los volúmenes que comprenden el elemento Modelo de Operación por Procesos).

Volumen XIV,

Componente Autoevaluación

� Tabulación de Encuestas por Elementos de la Autoevaluación.

� Cuestionario de Autoevaluación del Control

Volumen XV

Elemento Autoevaluación de la gestión.-

• Informe de Gestión 2008 – 2010 (Rendición de Cuentas) Plan de Desarrollo La Guajira, Seriedad y Compromiso.

• Decreto 014 de 2011, “Por medio del cual se invita a todos los ciudadanos habitantes del Departamento de La Guajira a la Audiencia de Rendición Publica de Cuentas de la Administración Departamental en cabeza del Señor Gobernador”

• Informe de Rendición de Cuentas para la Garantía de los Derechos de la Infancia, Adolescencia y Juventud.

Volumen XV

Componente evaluación independiente

� Resolución No 783 DE 2010 “Por Medio del cual se Adopta el Manual de Control Interno de La Gobernación del Departamento de La Guajira” (Ver Volumen XII, en el Elemento Políticas de Operación)

� Procedimientos del Proceso de Evaluación Independiente (ver elemento Modelo de Operación por Procesos).

� Metodología para la Elaboración del Plan Anual de Auditorias. (ver elemento procedimientos).

• Oficio de Remisión (G.G.OF.C.I.A 610-2011) del informe Semestral de Evaluación del Sistema dirigido al Gobernador.

• Informe Semestral Control Interno Gobernación de La Guajira vigencia 2011.

• Oficio de Remisión (G.G.OF.C.I.A 036-2011) del informe de Gestión de la Oficina de Control Interno Administrativo dirigida a la Directora del Departamento Administrativo de Planeación.

• Informe de Gestión Oficina de Control Interno Administrativo dirigido al Gobernador (dic 2010).

• Oficio de Remisión (G.G.OF.C.I.A 048-2010) Informe de Gestión Oficina de Control Interno Administrativo dirigido al Gobernador.

• Informe de Gestión Oficina de Control Interno Administrativo dirigido al Gobernador.

• Oficio de Remisión (G.G.OF.C.I.A 376-2010) Informe de Gestión Oficina de Control Interno

Administrativo dirigido al Gobernador.

• Informe de Gestión Oficina de Control Interno Administrativo.

• Informe Pormenorizado del Estado de Control Interno Ley 1474 de 2011.

• Informe Ejecutivo Anual – Modelo Estándar de Control Interno Vigencia 2010.

• Informe Ejecutivo Control Interno, Vigencia 2010.

• Encuestas del Aplicativo MECICALIDAD

• Oficio de Remisión (G.G.OF.C.I.A 064-2011) Informe Ejecutivo Anual de Control Interno Vigencia 2010 dirigido al Gobernador.

• Informe Ejecutivo Anual de Control Interno Vigencia 2010



Volumen XV

Elemento Auditoría interna .- Componente Evaluación Independiente


Procedimientos del Proceso de Evaluación Independiente (ver elemento

Modelo de Operación por Procesos � Metodología para la Elaboración

del Plan Anual de Auditorias. (ver elemento procedimientos).

• Oficio de Remisión (G.G.OF.C.I.A 723-2011) Informe de Auditoría Interna Vigencia 2011 dirigido al Gobernador.

• Informe de Auditoría Interna Vigencia 2011.

• Plan de Auditoria Oficina de Control Interno Administrativo del Departamento de La Guajira vigencia 2011.

Plan de Auditoria Oficina de Control Interno Administrativo del

Departamento de La Guajira vigencia 2010.

• Oficio de Requerimiento de Documentación para la Auditoria (G.G.OF.C.I.A 407-2010).

• Oficio de Requerimiento (G.G.OF.C.I.A 403-2010) para la formulación del Plan de Mejoramiento en virtud de la Auditoría Interna a la Gestión Humana, dirigido a la Directora Administrativa de Talento Humano.

• Oficio de Requerimiento

(G.G.OF.C.I.A 380-2010) para la formulación del Plan de Mejoramiento en virtud de la Auditoría Interna a la Gestión Humana, dirigido a la Directora Administrativa de Talento Humano.

• Respuesta al Oficio G.G.OF.CI.A 225-2010 dirigido por la Asesora de Control Interno a la Directora Administrativa de Talento Humano.

• Oficio de Requerimiento de Documentación para la Auditoria (G.G.OF.C.I.A 262-2010) dirigido a la Secretaria de Hacienda Departamental.

• Oficio G.G.OF.CI.A 225-2010 dirigido por la Asesora de Control Interno a la Directora Administrativa de Talento Humano

• Respuesta al Requerimiento de documentación dirigido por la Asesora de Control Interno a la Directora Administrativa de Talento Humano.

• Informe de Auditoría proceso Gestión Humana

• Oficio de Requerimiento (G.G.OF.C.I.A 149-2010) de documentación en virtud de la Auditoría Interna al Plan de Capacitación, dirigido a la Directora Administrativa de Talento Humano.

• GG-FOAI-PLAN DE AUDITORIA- Gestión Contratación, Gestión Administrativa (Plan de Compras, Plan de Contratación, Aplicación del SICE) vigencia 2010.

• GG-FOAI-PLAN DE AUDITORIA- Gestión Humana (Secretarías General, de Educación y de Salud) vigencia 2010.

• GG-FOAI-PLAN DE AUDITORIA- Gestión Social, Salud y Educación (SAC, SGC Y COBERTURA) vigencia 2010.

• GG-FOAI-PLAN DE AUDITORIA- Control Interno Contable vigencia 2011

• GG-FOAI-PLAN DE AUDITORIA- Planeación Estratégica, Gestión Municipal, Proceso Gestión de Comunicación y Prensa, Gestión de Desarrollo institucional, Gestión de Apoyo Municipal, Proceso Gestión de trámites, etc vigencia 2011

• GG-FOAI-PLAN DE AUDITORIA- Control Interno Contable Vigencia 2010.

• GG-FOAI-PLAN DE AUDITORIA- Gestión de Archivo y Correspondencia. Vigencia 2010.

• Oficio G.G.OF.CI.A 692-2010 dirigido

por la Asesora de Control Interno al Contador Departamental.

• Oficio G.G.OF.CI.A 786-2010 dirigido por la Asesora de Control Interno a la Secretaria de Hacienda Departamental.

� Ficha Técnica de Evaluación Control Interno Contable.

Proyecto de Manual para la Interventoria Interna

Volumen XV

Elemento Plan de Mejoramiento Institucional


• Proyecto de Metodología para definir los planes de mejoramiento en la Gobernación del Departamento de La Guajira

• Plan de Mejoramiento y Seguimiento a las Acciones Correctivas GG-FVEI-001.

� Volumen XV

Elemento Plan de Mejoramiento por Procesos


• Proyecto de Metodología para definir los planes de mejoramiento en la Gobernación del Departamento de La Guajira (ver en el elemento Plan de Mejoramiento Institucional)

• Plan de Mejoramiento y Seguimiento a las Acciones Correctivas GG-FVEI-001. (ver en el elemento Plan de Mejoramiento Institucional)

� Volumen XV

Elemento Plan de Mejoramiento Individual


• Proyecto de Metodología para definir los planes de mejoramiento en la Gobernación del Departamento de La Guajira (ver en el elemento Plan de Mejoramiento Institucional)

• Plan de Mejoramiento y Seguimiento a las Acciones Correctivas GG-FVEI-001. (ver en el elemento Plan de Mejoramiento Institucional)

� DETALLE DE LO ENUNCIADO EN CUADRO ANTERIOR: B.- DENOMINACION DEL REGLAMENTO Y/O MANUAL, PROCEDIMIENTO

DESCRIPCION MECANISMO DE ADOPCION Y VIGENCIA

NO DE ACTO ADMINISTRATIVO DE ADOPCION

FECHA DE ADOPCION O VIGENCIA

Modelo de Control Interno Meci: 1000: 2005

Adopción del modelo estándar de Control Interno Meci y sus estructura: Subsistemas, componentes y elementos, Roles y Responsabilidades, Funcionalidad de la Oficina de Control Interno, Disposiciones varias

Acto Administrativo-Resolución

1098 01 de Septiembre de 2008

Código de Buen Gobierno para la Gobernación del Departamento de la Guajira

Adopción, objetivo del Código, campo de aplicación.


1166 18 de Septiembre de 2008

Procedimientos para el Desarrollo del Talento Humano

Se establecen los Procedimientos para el Desarrollo del Talento Humano, Los Procedimientos obligatorios, Formatos de Evaluaciones de desempeño, competencia laboral, identificación de necesidades, planes de mejoramiento, listado de equipos de medición, el programa de calibración y mantenimiento de los equipos, así como las hojas de vida de los mismos”.


1871 04 de Diciembre de 2008

Documento Misión, Visión, Política de calidad, directrices y objetivos de la Gobernación de la Guajira

Se establece la misión, la visión, la política de calidad, los directrices de calidad y los objetivos dentro de la Gobernación del Departamento de la Guajira”. En resumen establece la filosofía Institucional.



Modelo de Operación por procesos

Contempla el Modelo de Operación por procesos “Mapa de Procesos”, en cumplimiento del requisito establecido en el Subsistema Control Estratégico, del componente de Direccionamiento estratégico el cual hace referencia al Modelo Estándar de Control Interno Meci: 1000:2005. Este modelo se define como el conjunto de actividades relacionadas mutuamente



que interactúan para generar valor las cuales transforman elementos de entrada en resultados.

Política de Desarrollo del Talento Humano

Política de gestión y desarrollo del Talento Humano orientada a dotar a la administración de servidores íntegros, competentes, abiertos al cambio y comprometidos con el cumplimiento de los principios de la función administrativa, mediante la definición de estrategias y parámetros que garanticen que el ingreso, la permanencia y el ascenso de sus funcionarios, estén fundamentados en el mérito, la capacitación, el desarrollo de competencias y la ética, indispensables para hacer realidad la competitividad del Departamento.



Plan Estratégico, la Estructura Organizacional y el Componente de Administración de Riesgos en la Administración Central del Departamento de la Guajira

Este Plan estratégico contiene: Manual de Administración del Riesgo, Procedimiento de la Administración del Riesgo, Informe de contexto Estratégico, Formatos de análisis de contexto interno y externo, Formato de Identificación de Riesgos, Formato de análisis de riesgos, Formato de valoración de riesgos, Política de Administración de Riesgos.



Manual de Control Interno Administrativo de la Gobernación de la Guajira

Establece los parámetros para la Aplicación, evaluación y retroalimentación del sistema de control Interno.


783 28 de mayo de 2010

Manual de Operaciones Meci

Compila los actos administrativos, políticas y directrices expedidas sobre los Elementos de Control del Modelo Estándar de Control interno -MECI.

Permite organizar la documentación relacionada con el sistema operacional de la Entidad y dar cumplimiento a su vez, a las normas expedidas por el Gobierno Nacional en materia organizacional del Estado;


1676 09 de Noviembre de 2010

Adopción de las Contiene las disposiciones Acto 2047 31 de

Políticas de prevención del daño antijurídico para la Gobernación del Departamento de la Guajira

normativas que desarrollan la política de prevención del daño antijurídico y la defensa judicial, impartidas por el Gobierno Departamental.

Administrativo-Resolución

Diciembre de 2010

II Versión Manual de Procesos y Procedimientos de la Secretaría de Salud

Contenido: I. 1.- MACRO PROCESO GESTION JURIDICA.- PROCESO APOYO JURIDICO: Procedimientos Investigaciones Administrativas. 2.- MACRO PROCESO GESTION JURIDICA.- PROCESO APOYO JURIDICO: Procedimiento Contratación. 3.- MACRO PROCESO GESTION JURIDICA.- PROCESO APOYO JURIDICO: Procedimiento Atención a Tutelas. 4.- MACRO PROCESO GESTION JURIDICA.- PROCESO APOYO JURIDICO: Procedimiento Notificaciones. II. 1.- MACRO PROCESO PLANIFICACION ESTRATEGICA.- PROCESO PLANEACION EN SALUD: Procedimiento Elaboración Plan de Salud Territorial. 2.- MACRO PROCESO PLANIFICACION ESTRATEGICA.- PROCESO PLANEACION EN SALUD: Procedimiento Elaboración del POA y POAI de la Secretaría de Salud 3.- MACRO PROCESO PLANIFICACION ESTRATEGICA.- PROCESO PLANEACION EN SALUD: Procedimiento Seguimiento a POA y POAI de los Municipios. 4.- MACRO PROCESO PLANIFICACION ESTRATEGICA.- PROCESO PLANEACION EN SALUD: Procedimiento Viabilidad Proyectos ESES y Municipios. 5.- MACRO PROCESO PLANIFICACION ESTRATEGICA.- PROCESO PLANEACION EN SALUD: Procedimiento Plan Bienal


316 24 de Marzo de 2011

6.- MACRO PROCESO PLANIFICACION ESTRATEGICA.- PROCESO PLANEACION EN SALUD: Procedimiento Registro de Proyectos de la Secretaría de Salud. 7.- MACRO PROCESO PLANIFICACION ESTRATEGICA.- PROCESO PLANEACION EN SALUD: Procedimiento Elaboración Informe de Gestión. III- 1. MACRO PROCESO GESTION SOCIAL SALUD Y EDUCACION.- PROCESO ASEGURAMIENTO: Procedimiento Inspección, Vigilancia y Control a la Administración de Base de Datos del Régimen Subsidiado. 2.- MACRO PROCESO GESTION SOCIAL SALUD Y EDUCACION.- PROCESO ASEGURAMIENTO: Procedimiento Inspección, Vigilancia y Control a la ejecución de los contratos del Régimen Subsidiado. 3.- MACRO PROCESO GESTION SOCIAL SALUD Y EDUCACION.- PROCESO ASEGURAMIENTO: Procedimiento Inspección, Vigilancia y Control a la gestión financiera al flujo de los recursos del Régimen Subsidiado de salud de los Municipios. 4.- MACRO PROCESO GESTION SOCIAL SALUD Y EDUCACION.- PROCESO ASEGURAMIENTO: Procedimiento Evaluación de las capacidad de gestión de los Municipios. 5.- MACRO PROCESO GESTION SOCIAL SALUD Y EDUCACION.- PROCESO EMERGENCIAS Y DESASTRES: Procedimiento Centro Regulador de Urgencias, emergencias y desastres. “CRUE” 6.- MACRO PROCESO GESTION SOCIAL SALUD Y EDUCACION.- PROCESO PRESTACION Y DESARROLLO DE SERVICIOS

DE SALUD-Procedimiento: Atención Eventos No Pos y suministros de Medicamentos III Y IV. 7.- MACRO PROCESO GESTION SOCIAL SALUD Y EDUCACION.- PROCESO PRESTACION Y DESARROLLO DE SERVICIOS DE SALUD-Procedimiento: Negación de servicios de salud y/o Medicamentos. 8.- MACRO PROCESO GESTION SOCIAL SALUD Y EDUCACION.- PROCESO PRESTACION Y DESARROLLO DE SERVICIOS DE SALUD-Procedimiento: Sistema de Atención a la Comunidad. 9.- MACRO PROCESO GESTION SOCIAL SALUD Y EDUCACION.- PROCESO PRESTACION Y DESARROLLO DE SERVICIOS DE SALUD-Procedimiento: Auditoría a Cuentas médicas. 10.- MACRO PROCESO GESTION SOCIAL SALUD Y EDUCACION.- PROCESO PRESTACION Y DESARROLLO DE SERVICIOS DE SALUD-Procedimiento: Verificación de Estándares de Habilitación de EPS. 11.- MACRO PROCESO GESTION SOCIAL SALUD Y EDUCACION.- PROCESO PRESTACION Y DESARROLLO DE SERVICIOS DE SALUD-Procedimiento: Habilitación de IPS. 12.- MACRO PROCESO GESTION SOCIAL SALUD Y EDUCACION.- PROCESO PRESTACION Y DESARROLLO DE SERVICIOS DE SALUD-Procedimiento: Catastro físico y mantenimiento hospitalario. 13.- MACRO PROCESO GESTION SOCIAL SALUD Y EDUCACION.- PROCESO PRESTACION Y DESARROLLO DE SERVICIOS DE SALUD-Procedimiento: Otorgamiento de Rurales. IV. 1. PROCEDIMIENTOS COMUNES.- MACRO PROCESO GESTION SOCIAL SALUD Y

EDUCACION.- PROCESO INPECCION, VIGILANCIA Y CONTROL, Procedimiento: Visitas. 2.- PROCEDIMIENTOS COMUNES: MACRO PROCESO GESTION SOCIAL SALUD Y EDUCACION.- PROCESO INPECCION, VIGILANCIA Y CONTROL, Procedimiento: Asistencia Técnica 3.- PROCEDIMIENTOS COMUNES: MACRO PROCESO GESTION SOCIAL SALUD Y EDUCACION.- PROCESO INPECCION, VIGILANCIA Y CONTROL, Procedimiento: Planes de Mejoramiento. 4.- PROCEDIMIENTOS COMUNES: MACRO PROCESO GESTION SOCIAL SALUD Y EDUCACION.- PROCESO INPECCION, VIGILANCIA Y CONTROL, Procedimiento: Supervisión de Contratos. V.- 1.- MACRO PROCESO GESTION SOCIAL SALUD Y EDUCACION.- PROCESO PROMOCION SOCIAL.- Procedimiento: Mecanismos de Participación Social. 2.- MACRO PROCESO GESTION SOCIAL SALUD Y EDUCACION.- PROCESO PROMOCION SOCIAL.- Procedimiento: Rendición de cuentas.

VI. 1.- MACRO PROCESO GESTION SOCIAL SALUD Y EDUCACION.- PROCESO RIESGOS PROFESIONALES.- Procedimiento Inspección y vigilancia a las Acciones en Riesgos Profesionales.

VI. 2.- MACRO PROCESO GESTION SOCIAL SALUD Y EDUCACION.- PROCESO RIESGOS PROFESIONALES.- Procedimiento Licencias, autorizaciones y carnets.

VII. 1.- MACRO PROCESO GESTION SOCIAL SALUD Y EDUCACION.- PROCESO SALUD PUBLICA.- Procedimiento

Fortalecimiento Gestión de las EPS.

2.- MACRO PROCESO GESTION SOCIAL SALUD Y EDUCACION.- PROCESO SALUD PUBLICA.- Procedimiento Inspección y vigilancia al Plan de Intervenciones Colectivas.

3.- MACRO PROCESO GESTION SOCIAL SALUD Y EDUCACION.- PROCESO SALUD PUBLICA.- Procedimiento Inspección y vigilancia a las acciones de prevención y promoción de salud bucal.

4.- MACRO PROCESO GESTION SOCIAL SALUD Y EDUCACION.- PROCESO SALUD PUBLICA.- Procedimiento Vigilancia epidemiológica SIVILA.

5.- MACRO PROCESO GESTION SOCIAL SALUD Y EDUCACION.- PROCESO SALUD PUBLICA.- Procedimiento Medicamentos controlados.

6.- MACRO PROCESO GESTION SOCIAL SALUD Y EDUCACION.- PROCESO SALUD PUBLICA.- Procedimiento Recepción de Biológicos.

7.- MACRO PROCESO GESTION SOCIAL SALUD Y EDUCACION.- PROCESO SALUD PUBLICA.- Procedimiento Registro y control de temperaturas.

8.- MACRO PROCESO GESTION SOCIAL SALUD Y EDUCACION.- PROCESO SALUD PUBLICA.- Procedimiento Control de Biológicos.

9.- MACRO PROCESO GESTION SOCIAL SALUD Y EDUCACION.- PROCESO SALUD PUBLICA.- Procedimiento Recepción demuestras de laboratorio.

10.- MACRO PROCESO

GESTION SOCIAL SALUD Y EDUCACION.- PROCESO SALUD PUBLICA.- Procedimiento Control de calidad de resultados de laboratorios.

Manual de Indicadores de Gestión de la Gobernación de la Guajira

Contiene la metodología para la aplicación de los indicadores de gestión, este Manual se constituye en una herramienta útil para el desarrollo de una gestión de calidad, la cual se pueda medir y evaluar, a través de un conjunto de indicadores claves


841 07 de julio de 2011

Manual de Supervisión e Interventoría de Contratos y/o Convenios en la Gobernación del Departamento de la Guajira”

Señala las facultades y deberes de los interventores y supervisores, así como las prohibiciones, y que dote de mayores herramientas a los mismos para el ejercicio de la actividad


933 25 de julio de 2011

Estatuto de Rentas Contiene todas las disposiciones y reglamentaciones adoptadas por el Departamento en materia de Rentas

Ordenanza 033 23 de Diciembre de 2011

Manual de Funciones y competencias de la Secretaría de Educación

Contiene funciones y requisitos del nivel central de la secretaria de educación departamental

Decreto 277 2011

Estatuto de Presupuesto

Directrices presupuestales del Departamento de la Guajira

Ordenanza 276 5 de Agosto de 2009

Manual de funciones y competencias de la Gobernación de la Guajira

Requisitos y funciones de los cargos del Departamento de la Guajira

Decreto 345 04 de noviembre de 1999

Manual de Contratación De la Gobernación

Resolución 890 2007

� ANEXO.- LINK INFORMES PUBLICADOS EN LA PAGINA WEB AVANCES PLANES DE MEJORAMIENTO CONTRALORIA: http://www.laguajira.gov.co/web/index.php?option=com_content&view=category&id=140&Itemid=224 PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL http://www.laguajira.gov.co/web/index.php?option=com_content&view=article&id=1025:plan-de-mejoramiento-institucional&catid=140:avances-planes-de-mejoramiento-contraloria&Itemid=224 INFORMES DE AUSTERIDAD DEL GASTO http://www.laguajira.gov.co/web/index.php?option=com_content&view=section&id=50&Itemid=242 Vigencia 2013: http://www.laguajira.gov.co/web/index.php?option=com_content&view=category&id=164:vigencia-2013&Itemid=242&layout=default

Vigencia 2012 http://www.laguajira.gov.co/web/index.php?option=com_content&view=category&id=171:vigencia-2012&Itemid=242&layout=default CIRCULARES Vigencia 2012 http://www.laguajira.gov.co/web/index.php?option=com_content&view=category&id=173:vigencia-2012&Itemid=228&layout=default Vigencia 2013 http://www.laguajira.gov.co/web/index.php?option=com_content&view=category&id=174:vigencia-2013&Itemid=228&layout=default INFORME DE AVANCE DE GESTION POR DEPENDENCIA: http://www.laguajira.gov.co/web/index.php?option=com_content&view=category&id=139&Itemid=223 INFORME DE SEGUIMIENTO AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO.-EJECUCION DE LOS RECURSOS.- http://www.laguajira.gov.co/web/index.php?option=com_content&view=article&id=1219:informe-de-seguimiento-al-sistema-de-control-interno-ejecucion-de-los-recursos&catid=139:informes-avances-gestion&Itemid=223 INFORME DERECHO DE AUTOR http://www.laguajira.gov.co/web/index.php?option=com_content&view=category&id=155&Itemid=233 Vigencia 2012: http://www.laguajira.gov.co/web/index.php?option=com_content&view=article&id=1035:informe-derechos-de-autor-de-2012&catid=155:informe-derecho-de-autor&Itemid=233 Vigencia 2011: http://www.laguajira.gov.co/web/index.php?option=com_content&view=article&id=1034:informe-derechos-de-autor-de-2011&catid=155:informe-derecho-de-autor&Itemid=233 INFORME EJECUTIVO ANUAL: http://www.laguajira.gov.co/web/index.php?option=com_content&view=category&id=152&Itemid=234 Vigencia 2010: http://www.laguajira.gov.co/web/index.php?option=com_content&view=article&id=366:informe-ejecutivo-anual-2010&catid=152:informe-ejecutivo-anual-&Itemid=234 Vigencia 2011: http://www.laguajira.gov.co/web/index.php?option=com_content&view=article&id=496:informe-ejecutivo-de-control-interno-vigencia-2011&catid=152:informe-ejecutivo-anual-&Itemid=234 Vigencia 2012: http://www.laguajira.gov.co/web/index.php?option=com_content&view=article&id=1016:informe-ejecutivo-anual-de-control-interno-vigencia-2012&catid=152:informe-ejecutivo-anual-&Itemid=234 INFORME PORMENORIZADO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO: http://www.laguajira.gov.co/web/index.php?option=com_content&view=category&id=153&Itemid=235 Vigencia 2011: Publicado el 11 de Noviembre de 2011: http://www.laguajira.gov.co/web/index.php?option=com_content&view=article&id=461:informe-pormenorizado-del-estado-de-control-interno-ley-1474-de-2011&catid=153:informe-pormenorizado&Itemid=235 Segundo Informe Publicado el 09 de marzo de 2012 http://www.laguajira.gov.co/web/index.php?option=com_content&view=article&id=500:segundo-informe-pormenorizado-del-estado-de-control-interno&catid=153:informe-pormenorizado&Itemid=235 Tercer Informe: Publicado el 06 de junio de 2012 http://www.laguajira.gov.co/web/index.php?option=com_content&view=article&id=530:tercer-informe-de-control-interno-gobernacion-de-la-guajira-ley-1474-de-2011&catid=153:informe-pormenorizado&Itemid=235 Cuarto Informe: Publicado el 14 de Noviembre de 2012

http://www.laguajira.gov.co/web/index.php?option=com_content&view=article&id=773:cuarto-informe-de-control-interno-gobernacion-de-la-guajira-ley-1474-de-2011&catid=153:informe-pormenorizado&Itemid=235 Quinto Informe: Publicado el 12 de Marzo de 2013 http://www.laguajira.gov.co/web/index.php?option=com_content&view=article&id=1065:quinto-informe-de-control-interno-gobernacion-de-la-guajira-ley-1474-de-2011&catid=153:informe-pormenorizado&Itemid=235 Sexto Informe: Publicado el 10 de julio de 2013 http://www.laguajira.gov.co/web/index.php?option=com_content&view=article&id=1327:sexto-informe-pormenorizado-del-estado-de-control-interno-ley-1474-de-2011&catid=153:informe-pormenorizado&Itemid=235 Séptimo Informe: Publicado el 13 de Noviembre de 2013 http://www.laguajira.gov.co/web/index.php?option=com_content&view=article&id=1617:septimo-informe-pormenorizado-del-estado-de-control-interno-ley-1474-de-2011&catid=153:informe-pormenorizado&Itemid=235 INFORME PQRS: http://www.laguajira.gov.co/web/index.php?option=com_content&view=category&id=156&Itemid=236 PRIMER SEMESTRE DE 2012: Publicado el 6 de junio de 2012 http://www.laguajira.gov.co/web/index.php?option=com_content&view=article&id=529:informe-pqrs-primer-semestre-2012&catid=156:informes-pqrs&Itemid=236 SEGUNDO SEMESTRE DE 2012: Publicado el 7 de febrero de 2013 http://www.laguajira.gov.co/web/index.php?option=com_content&view=article&id=965:informe-pqrs-segundo-semestre-2012&catid=156:informes-pqrs&Itemid=236 PRIMER TRIMESTRE DE 2013: Publicado el 09 de julio de 2013 http://www.laguajira.gov.co/web/index.php?option=com_content&view=article&id=1471:informe-pqrs-enero-a-junio-de-2013&catid=156:informes-pqrs&Itemid=236 SEGUNDO TRIMESTRE DE 2013.- Se anexa certificación INFORME CONTROL INTERNO CONTABLE: http://www.laguajira.gov.co/web/index.php?option=com_content&view=category&id=154&Itemid=237 Publicadas las vigencias 2008 a 2012. INFORME DE SEGUIMIENTO A LOS RIESGOS(ESTATUTO ANTICORRUPCION) http://www.laguajira.gov.co/web/index.php?option=com_content&view=category&id=157&Itemid=238 ANEXOS. CD , que contiene relación de correspondencia recibida, CD que contiene Archivo de la Oficina de Control Interno Administrativo

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Informe de Gestion Oficina Asesora de Control Interno Admitivo, … · 2019-08-10 · acta de informe de gestiÓn (ley 951 de marzo 31 de 2005) 1. datos generales: a. nombre del funcionario