Informe de Gestión - guayaquiltenisclub.comguayaquiltenisclub.com/wp-content/uploads/2016/04/Informe-de... · optimizar la distribución, porcionamiento y conservación de alimentos,

Informe de Gestión 2015

MENSAJE INTRODUCCIÓN PRESIDENTE

INTRODUCCIÓN

Señora Vice Presidenta del Directorio del Guayaquil Tenis Club, señores miembros del Directorio, Señor Presidente Vitalicio, señores socios y socias, Invitados especiales, Señoras y señores: El 2015 fue nuestro primer año de actividad integral; iniciamos nuestro mandato en Junio de 2014 con las mejores perspectivas económicas a nivel nacional; el presupuesto del Estado se financiaba en un alto porcentaje con las ventas de petróleo, el crecimiento sostenido en los últimos nueve años presagiaba los mejores resultados de nuestra economía; y, en general, las actividades comerciales y financieras se mantenían en niveles importantes de crecimiento. Todo el entorno era alentador para que nuestro club pueda revertir el déficit que recibimos como resultado del manejo administrativo.

Emprendimos el año 2015 tomando decisiones en el aspecto normativo, haciendo importantes modificaciones en los Estatutos y Reglamentos de nuestra Institución; alentamos la incorporación de socios que se habían retirado o renunciado, incorporamos una nueva categoría de socios de tercera edad, incorporamos a nietos de socios para que puedan disfrutar de nuestras instalaciones; y en general, facilitamos la inclusión de todos aquellos socios que forman parte de la familia del Guayaquil Tenis Club.

• Iniciamos y concluimos una nueva Garita de ingreso a la Sede de Samborondón para mejorar la imagen del Club; tener un mejor control para evitar la intrusión de personas ajenas a nuestra Institución.

• Instalamos una puerta de acceso directamente del parqueo municipal en la Sede de Guayaquil, para mayor seguridad.

INTRODUCCIÓN

• Construimos las instalaciones de un centro de acopio para optimizar la distribución, porcionamiento y conservación de alimentos, los cuales se reparten con un camión refrigerado.

• Iniciamos la construcción de los parqueos en la Sede Guayaquil para 75 vehículos.

• Reubicamos los juegos infantiles en Sede Samborondón para embellecer el área junto al Rio.

• Instalamos luminarias en la totalidad de canchas en las dos Sedes.

• Hicimos mantenimiento mayor en todas las canchas de arcilla.

• Transparentamos la contabilidad publicando en nuestra página web los resultados.

INTRODUCCIÓN

En general, todas estas actividades que serán detalladas en el informe que presentaré a continuación nos generó un importante ingreso de socios que nos ha permitido, no solamente cumplir con obras y procesos en marcha, sino un significativo superávit de más de un millón quinientos mil dólares en el año 2015, a pesar de que las circunstancias en el país se han deteriorado por la caída de los precios del petróleo, el aumento de costos por las salvaguardas, la iliquidez que no ha permitido un buen desempeño del mercado y, finalmente por una importante crisis a nivel nacional que afecta a todas las actividades económicas. Es necesario felicitar a nuestros socios, porque el índice de morosidad de cuotas no ha caído durante el año 2015.

INTRODUCCIÓN

Estamos emprendiendo el año 2016 con mucha cautela en cuanto a inversiones en obras de infraestructura; tenemos la decisión de mantener y mejorar los servicios de nuestro Club a pesar de que no esperamos un número significativo de nuevos socios, vamos a provisionar una importante suma de dinero para mitigar el posible incremento de la morosidad en el pago de cuotas sociales.

INTRODUCCIÓN

Me voy a permitir, a continuación, presentar el informe de labores de cada uno de los departamentos del Guayaquil Tenis Club, en los cuales he planteado objetivos, las acciones que hemos tomado y el resultado de estas acciones. No estoy omitiendo, a diferencia de cualquier otro informe de labores, errores, resultados negativos y fallas administrativas que las asumo con humildad y que nos han permitido detectar falencias que debemos corregir en el futuro.

INTRODUCCIÓN

DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS

DEPARTAMENTO DE

RECURSOS HUMANOS

OBJETIVO Control y administración eficiente del personal administrativo, contable, financiero, de sistemas y servicios en general, orientando esta actividad a crear un ambiente sano, amigable y equitativo de los servicios de nuestro Club.

ACCIONES - Apoyo en la coordinación y logística del evento de

planificación estratégica 2015. - Seguimiento y consolidación de estrategias y recursos de

planificación estratégica. - Actualización del Reglamento Interno. - Actualización del Proyecto de Responsabilidad Social en

convenio con el MIES. - Cumplimiento de las obligaciones administrativas con

entes reguladores (IESS, MT, SRI). - Análisis y recomendaciones para contratación de nuevos

profesionales o empleados que se incorporan al rol. - Análisis para otras incorporaciones de personal por

sustitución.

DEPARTAMENTO DE

RECURSOS HUMANOS

ACCIONES - Promociones internas (cambios de áreas) - Capacitación al personal - Coordinación en las festividades, celebración fiesta

para los hijos de los colaboradores y especialmente la fiesta de fin de año en Finca La Gloria para todo el personal

- Coordinación de clases de tenis dirigidas a los pasabolas

- Coordinación de torneos de fútbol, entrega de kit colegial en apoyo a los pasabolas

- Curso de mantenimiento de edificios a los jóvenes pasabolas que van a cumplir 18 años

DEPARTAMENTO DE

RECURSOS HUMANOS

En Septiembre del 2014 iniciamos un proceso de certificación de competencias laborales para saloneros y cocineros impulsado por el Ministerio de Turismo asistiendo a la convocatoria 83 colaboradores del Club, de los cuales 62 obtuvieron cupo, de estos 48 aprobaron la certificación. Lamentablemente el Mintur no continuo con este programa para ir avanzando con el resto de trabajadores de ABE.

COMPETENCIAS LABORALES PARA SALONEROS Y COCINEROS

DEPARTAMENTO DE

RECURSOS HUMANOS

El presente Directorio, recibió al Club con una capacidad de mano de obra de 411 colaboradores en las diferentes áreas. Al 28 de febrero del 2016 el número de trabajadores es de 358 esto es el 13% menos de colaboradores.

OPTIMIZACIÓN DEL PERSONAL

DEPARTAMENTO DE

RECURSOS HUMANOS

SALUD

PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA CAPACITACIÓN

CELEBRACIONES SALUD

DEPARTAMENTO DE

RECURSOS HUMANOS

TORNEO PASABOLAS

FIESTA FIN DE AÑO

DEPARTAMENTO DE

RECURSOS HUMANOS

RESULTADOS - Mejor ambiente de trabajo - Elevación de autoestima - Mejoras salariales y estímulo al mejor empleado - Sentimiento de trabajo en equipo - Mejoras en servicio y atención al socio - Optimización del Personal - Competencias Laborales

DEPARTAMENTO DE

RECURSOS HUMANOS

DEPARTAMENTO FINANCIERO

OBJETIVO

Transparentar las cuentas a todos los miembros del Club Optimizar y reordenar la contabilidad para determinar con precisión los costos, gastos e ingresos de cada departamento de la Institución con la finalidad de optimizar costos operativos.

DEPARTAMENTO

FINANCIERO

ACCIONES Y ANÁLISIS DE RESULTADOS - En el rubro ingresos se ha incrementado notablemente lo

correspondiente a cuotas sociales en más de cuatrocientos mil dólares y por membresías en más de un millón en relación al año 2014.

- En el rubro alimentos y bebidas así como en banquetes y eventos, el resultado del 2015 es similar al del 2014.

- En cuanto a costos, hemos logrado bajar en más de sesenta y cinco mil dólares los costos de alimentos y bebidas, pero se ha compensado con un incremento de costo de banquetes, eventos y otros.

- En cuanto a gastos, los costos laborales y de operación se han incrementado en más de cuatrocientos cincuenta mil dólares.

DEPARTAMENTO

FINANCIERO

CONCLUSIÓN A pesar de haber logrado un superávit de más de un millón quinientos mil dólares durante el año, estamos obligados a revisar con mayor austeridad el rubro costo laboral y operación para el presente año.

DEPARTAMENTO

FINANCIERO

ACCIÓN Y ANÁLISIS EN RUBRO ALIMENTOS, BEBIDAS Y EVENTOS Los resultados no son alentadores; el déficit absoluto sigue manteniéndose en más de novecientos mil dólares y aquello no es admisible.

CONCLUSIÓN Durante el 2016 debemos tomar acciones drásticas para abatir este déficit y aspiramos entregar el Club en el 2018 con una importante reducción en costos operativos y laborales. Nuestro reto es bajar el 50% el déficit.

DEPARTAMENTO

FINANCIERO

ACCIONES Y ANÁLISIS DEL RUBRO EVENTOS Tampoco hemos sido exitosos en el manejo y operación del Departamento de Eventos, en costos de personal y de operación hemos gastado casi cincuenta mil dólares adicionales en relación al 2014; se ha facturado lo mismo y el resultado final es menor al 2014 en más de cincuenta mil dólares; la utilidad que arroja este departamento es de ciento noventa mil dólares anuales, menos de diecisiete mil dólares mensuales.

RESULTADO En el presente año estamos obligados a tomar medidas radicales para tornar más rentable esta operación, y si fuera necesario concesionar este departamento a terceros.

DEPARTAMENTO

FINANCIERO

DEPARTAMENTO ADQUISICIONES Y LOGÍSTICA

DEPARTAMENTO

ADQUISICIONES Y LOGÍSTICA

En Octubre del 2015 se reestructura las

Áreas de Compras y Bodegas y se crea

la Coordinación de Adquisiciones y

Logística.

Con lo cual obtendremos :

oMayores controles en las compras

oMejor selección de Proveedores

oReducción en el Costo

oMayor Transparencia en el Proceso

RESTRUCTURACIÓN

El 8 de Diciembre del 2015, se inaugura el Centro de Acopio, infraestructura que mejora la operación y logística del Club. El Centro de Acopio, cuenta con: - Cámara de Congelamiento,

para el almacenamiento y la conservación de las carnes, aves y mariscos.

- Cámara de Refrigeración, para el almacenamiento de frutas y legumbres.

- Bodegas de Almacenamiento (4), para almacenar, granos, secos, enlatados, gaseosas, cervezas y licores.

DEPARTAMENTO


INFRAESTRUCTURA

CENTRO DE

ACOPIO

1. Centralizar las Bodegas de Sede Guayaquil y Sede Samborondón.

2. Que el Departamento de Compras y Bodegas funcionen en la misma infraestructura obteniendo mejor comunicación y fluidez en la operación.

3. Mantener un stock que abastezca la demanda de operación del Club.

4. Correcto almacenamiento de todos los productos adquiridos obteniendo una adecuada rotación adoptando el método FIFO.

5. Mejoramos los precios de adquisición de las materias primas e insumos

6. Mejoramos la logística y despacho de las materias primas e insumos en los puntos de venta.

DEPARTAMENTO


CENTRO DE ACOPIO

CÁMARAS DE

REFRIGERACIÓN Y

CONGELACIÓN

DEPARTAMENTO


DEPARTAMENTO


ATENCIÓN AL SOCIO

ATENCIÓN

AL SOCIO

OBJETIVO - Lograr que nuestros socios frecuenten el Club

utilizando los servicios y las instalaciones que el Club ofrece.

- Lograr que los socios se sientan en su casa con

servicios de excelencia.

- Promocionar la confraternidad entre los socios y que sus instalaciones sirvan para juntar las familias estimulando la unión familiar

ATENCIÓN

AL SOCIO

ACCIONES.- Se introdujeron cambios al Estatuto del Club para estimular el reingreso de socios, hijos y nietos de socios, así también se introdujo una nueva categoría, la de Socio Especial de tercera edad y la de Socios Corporativos con tarifas diferenciadas de ingresos. Hijos de socios de 18 a 28 años (25) Nietos de socios de 18 a 28 años (5) Hijos de socios de 29 años en adelante (29) Nietos de socios de 29 años en adelante (5) Nietos de socios juveniles 14 a 17 años (17) Socios especiales de tercera edad (12) Reingresos de socios (55) Socios nuevos (46)

ATENCIÓN

AL SOCIO

ACCIONES Se activó un sistema de ingreso directamente del parqueo municipal a la Sede, utilizando la tarjeta de aproximación, la cual también sirve para ingresar a la sede de Samborondón.

RESULTADO Existe mayor actividad en el Club, tanto en la utilización de piscina, canchas deportivas como en comedores y gimnasios. Se ha logrado controlar en mejor medida el ingreso de no socios, pero es necesario incrementar las normas de control para erradicar esta mala costumbre.

ATENCIÓN

AL SOCIO

NUEVAS OFICINAS EN ANEXO Se habilitaron nuevas oficinas para atender al Socio, anteriormente el Socio debía venir a la Sede del Centro.

CLUBES CENTENARIOS Fuimos incorporados al selecto grupo de Clubes Centenarios a Nivel Mundial; y con ello estamos en capacidad de participar como socios en las actividades sociales, deportivas e institucionales.

ATENCIÓN

AL SOCIO

MARKETING & COMUNICACIÓN

DEPARTAMENTO DE MARKETING Y COMUNICACIÓN

OBJETIVO - Promover la marca Guayaquil Tenis Club a nivel

nacional. - Tener la capacidad de llegar a todos los socios para

informar de todas las actividades del Club e interactuar Socio – Club para lograr un diálogo continuo.

- Se estructuró un departamento de Marketing, en base al desarrollo de un Manual de Marca para el manejo adecuado de la comunicación y promoción, anteriormente el área de Marketing estaba direccionada solo para actividades de índole comercial.

ACCIONES.- - Se desarrolló un Manual de Marca - Se instituyó un nuevo logo. - Se creó la imagen de la mascota Panchito. - Se mejoró el manejo de comunicación mediante las

redes sociales - Se actualizó la línea gráfica - Se unificó la señalética - Se creó una nueva imagen del Match Point - Se ha trabajado intensamente en ampliar la base de

datos de socios del Guayaquil Tenis Club - Se ha logrado alianzas estratégicas con varias marcas

comerciales que brinda beneficios a nuestros socios. - Se contrató con Vistazo la publicación de nuestra revista

Institucional - Campaña de Actualización de Base de Datos


NUEVO LOGO E IMAGEN DE MARCA

• Actualización de la línea gráfica a una más moderna.

• Nuevo logo y distintas aplicaciones en comunicados institucionales, papelería, etc.

• Uniformidad en las comunicaciones.

SEÑALÉTICA ANTES

Y DESPUÉS

NUEVO LOGO E IMAGEN DE MARCA

• Nueva imagen y logo de Matchpoint. • Acercamiento a los jóvenes. • Creación de fiestas conceptuales

“Higher Frequencies” con marca registrada en IEPI.

CREACIÓN DE MASCOTA PANCHITO

Panchito, la mascota oficial del Club sirve

para reforzar la comunicación y

generar un vínculo con los más pequeños.

Está presente en todos los eventos deportivos

y es un ejemplo a seguir de las políticas y reglamentos del Club.

Panchito en alguna de sus

diferentes presentaciones.

REDES SOCIALES

641

3.670

ENERO 2015 ENERO 2016

I N S T A G R A M 472% +

$899,226.03 En Free Press Anual

47 RELACIONES PÚBLICAS

CAMPAÑA ACTUALIZACIÓN BASE DE DATOS

Se llegó al 70% sobre la base de Gestión MARZO – ABRIL - MAYO

2015

Empezamos el año con 2000 suscriptores para nuestros correos masivos.

Actualmente tenemos 5.027 socios suscritos con

un incremento del 150% en la base de datos .

COMUNICADOS – EVENTOS – NUEVAS ALIANZAS Tipo de comunicados que se envían:

CORREOS MASIVOS

RESULTADO.-

- La mascota Panchito ha logrado un mayor vínculo con los socios, especialmente, con los más pequeños.

- En redes sociales se ha logrado incrementar de 641 a 3670 usuarios

- La promoción libre de costos para las actividades del Club se la puede valorar en más de $890.000 anuales.

- Iniciamos el año con 2000 suscriptores para nuestro correo masivo y hoy contamos con 5027.

- Los ingresos anuales en auspicios se han incrementado notablemente desde $182.000 en el 2013, $231.000 en el 2014 a $339.445 en el 2015.


ALIMENTOS & BEBIDAS

DEPARTAMENTO DE ALIMENTOS, BEBIDAS Y EVENTOS (ABE)

OBJETIVO • Mejorar servicio, • calidad de comida,

optimización de costos, control de calidad,

• variar menú, • mejorar equipos, readecuar

espacios de cocina, • mejorar circulación en

procesamientos de alimentos,

• extender servicios y puntos de venta para brindar servicio de excelencia a nuestros socios y sus invitados.


ACCIONES - Previa degustación, en el mes de agosto se lanzaron las

nuevas cartas para los restaurantes Acqua el 20 y El Clásico el 25.

- Se incluyó en ambas cartas los platos típicos tradicionales del Club a precios módicos.

- Ha habido una buena aceptación por parte de los socios.

- Se ha consolidado el tradicional buffet y los festivales temáticos durante los fines de semana, con muy buena acogida de los socios.

- Se ha estimulado la presencia de socios en el Match Point, con la implementación de cinco fiestas Higher Frecuencies, dos Conciertos Mamut, un concierto Music & The Man y la transmisión de los partidos de futbol de las eliminatorias con menús especiales.


ACCIONES.- Se han hecho importantes inversiones en la compra de: - Vajillas nuevas para los Restaurantes - Sillas y mesas para el comedor de Casa Club en Anexo,

instalación de sistema de sanitación en áreas de producción.

- Nueva zona de servicio y área de flujo entre cocina y restaurante.

- Adoquinado en patio exterior de servicio en Anexo. - Adecuación de piso en cocina de Anexo. - Se ha optimizado el recurso humano; en el año 2014 la

nómina de ABE se redujo de 166 a 125 colaboradores, con un ahorro mensual de $11.000.

- Se han incrementado dos profesionales (sous chef y jefe de servicios) que son vitales para controlar los puntos críticos de las cocinas y el servicio al cliente.


ACCIONES Se han dictado charlas de capacitación durante el año 2015 orientadas a: - Introducción a la cocina - Manejo de alimentos - Servicio - Manual de uso cafetera Bondolfi - Manual de uso Máquina de helado - Actualización de manejo de alimentos


ACCIONES - Se aperturaron dos puntos de venta denominados 2

Power Station, promoviendo el consumo de bebida energizantes, hidratantes, depurativas, etc. con productos 100% naturales.

- Se está ofertando en el área canchas un plato típico buffet denominado “bandera” que consiste en 3 variedades de platos típicos.

- Se construyeron las nuevas oficinas de eventos y administración en la Sede Samborondón.


RESULTADOS Y PROYECCIÓN A pesar de todas las actividades y acciones emprendidas durante los años 2014 y 2015, no se han incrementado los ingresos en del Departamento de ABE. Desde mayo de 2014 a Febrero de 2016, los precios de venta se han incrementado en un 10% con el objeto de cubrir los incrementos de costos de insumos y carga laboral. Las capacitaciones, el mejoramiento de vajilla y menaje, el control de calidad en la elaboración de alimentos y el seguimiento a los procedimientos de servicio al socio han permitido una mejor imagen, mejor calidad de comida y atención al Socio. A pesar de lo mencionado anteriormente que se refleja en las encuestas, falta mucho para llegar a los niveles de excelencia que aspiramos lograr antes del 2018.

REMODELACIÓN COCINA– ANEXO PINTURA EN TUMBADO DE COCINA

ANTES

REMODELACIÓN COCINA – ANEXO

DESPUÉS

SISTEMAS & COMUNICACIONES

OBJETIVO Disponer de un sistema confiable para el ordenamiento electrónico de todas las actividades y departamentos del Club.

DEPARTAMENTO DE SISTEMAS Y COMUNICACIONES

ACCIONES.- Se contrató a un consultor externo para la Restructuración departamental donde se recibieron los siguientes trabajos:


ACCIONES.- - El presupuesto operacional es de $44.000 anuales . - El presupuesto de inversión es de $215.000 durante

los años 2015 y 2016. - Se adquirieron servidores, software y licencias de

Post Inforest con una inversión total de $20.814,00. - Se implementó un sistema de ingreso de incidentes

en línea, donde los usuarios del Guayaquil Tenis Club pueden notificar sus novedades en lo que a sistemas se refiere y así poder lograr un control de los incidentes reportados.


RESULTADOS.- - Se logró bajar el 36% en la facturación anual con la

nueva renegociación que se hizo con Claro y se renovaron 35 equipos móviles sin costo para el Club. Se detectaron anomalías y pagos innecesarios, ya están regularizados.

- En la compra de licencias se aprovechó la promoción de Microsoft con un descuento del 35%.

- Se implementó un sistema de reporte de incidentes informáticos en línea, a través del cual los sucesos son segmentados logrando de esta forma obtener el control, realizar mediciones y análisis de los incidentes reportados con tiempos de espera y respuesta.

- Gracias al análisis del consumo de impresión y gastos de suministros, reparación y renovación de equipos se logró ahorrar $3129,00 anuales.


DEPORTES & RECREACIÓN

DEPARTAMENTO DE DEPORTES Y RECREACIÓN

OBJETIVO Estimular la práctica deportiva a nivel social de formación y alta competencia para que el Guayaquil Tenis Club se convierta en un referente en la formación de grandes deportistas y facilitar la integración social de la familia en las instalaciones deportivas de nuestro Club.

ACCIONES.- Se ha reestructurado el organigrama del área de deportes para una mejor y más eficiente administración de las prácticas deportivas, escuelas, mantenimiento operativo de las instalaciones, etc.


ACCIONES.- - Se reestructuró la Academia de Tenis, concesionando

canchas en el Anexo a Andrés Gómez y en la Sede a Bryan Dabul.

- Se ha mantenido y mejorado la asistencia a las escuelas de natación, fútbol, tenis damas, beach tenis, beach volley, gimnasios y box.

- Se nombró profesor principal (Coordinador) para Escuela de Tenis de formación al Prof. Luis Ferretti y a Carlos Avellán de Alta competencia.

- Se ha realizado mantenimiento constante en canchas de arcillas tanto en Sede como en Anexo.

- Se ha concluido el proceso de iluminación de todas las canchas de tenis, tanto en Sede como en Anexo.


ACCIONES.- - En el año 2015 se volvió a organizar las

olimpiadas con mayor participación y mejor organización que en el 2014.

- Se compitió en cinco disciplina: Tenis, fútbol, beach tenis, beach volley y carreras.

- 39 equipos participaron - 500 deportistas - 2 meses de competencia - Se convocó la primera carrera simultánea 10, 5, 3

y 1 km con 130 participantes.


PRIMERA CARRERA 1,3,5 Y 10 km

Convocatoria y coordinación de la carrera simultánea

130 participantes.

Coordinación de la inauguración, desarrollo y culminación de las olimpiadas

39 equipos Participantes

500 Deportistas

2 Meses de competencia

5 Disciplinas Futbol, Tenis, Beach Tenis,

Beach Vóley y Carrera 10, 5, 3 y 1K

OLIMPIADAS 2015

OLIMPIADAS 2015

OLIMPIADAS 2015

ACCIONES.- - Se construyó pared de boleo en cancha 8 de arcilla en

Anexo. - Se contrató sistema de riego para cancha de fútbol y

previamente se realizó un mejor mantenimiento. - Se construyeron gradas cubiertas en cancha de fútbol. - Se adquirió uniformes para nadadores de alta

competencia y para el personal de deportes. - Se realizó torneo de fútbol Mundialito con la

participación de 450 niños y jóvenes. - Se contrató a un Coordinador de Deportes y Recreación.


RESULTADOS - El número de alumnos en la Escuela de Tenis,

principiantes y avanzados, creció entre mayo y diciembre de 2015 de 129 a 180 alumnos.

- Se lograron tres campeonatos en tenis, cinco vicecampeonatos y un semifinalista.

- Se logró reducir el déficit de las Escuelas de Tenis, de $100.141 a $75.618.

- Se logró reducción del déficit en las Escuelas de Natación, de $36.632 a $34.478


RESULTADOS.- - Se logró bajar el costo de operación gimnasios, de

$363.138 a $339.791. - Nuestros nadadores han logrado 4 medallas de oro y 2

de plata en torneos sudamericanos, 3 medallas de oro, 2 de plata y 2 de bronce en torneos nacionales.

- En el torneo ciudad de Guayaquil, nuestro Club fue Vicecampeón General, obteniendo 22 medallas de oro con un total de 43 medallas.

- Se logró reducir el déficit en la Escuela de Fútbol, de $12.645 en 2014 a $11.338 en 2015.

- Se ha mejorado la asistencia a nuestros gimnasios y actualmente lo ocupan ciento trece mil quinientas personas al año en el Anexo y diecinueve mil doscientos cuarenta en Sede.


DEPARTAMENTO DE SEGURIDAD FÍSICA

DEPARTAMENTO DE SEGURIDAD

OBJETIVO Disponer de un sistema de seguridad y control de acceso que garantice al Socio su integridad, la confianza en su Club para no sufrir pérdidas o hurto de sus pertenencias y la vigilancia necesaria para monitorear todas y cada una de las instalaciones del Club, como parte de los servicios de excelencia que debemos ofrecer a nuestros socios.

ACCIONES - Se ha terminado de instalar tanto en la

Sede como en el Anexo 97 cámaras y centros de monitoreo en ambas sedes.

- Existen 15 radios de comunicación y un programador de radio en Sede y Anexo.

- Se ha capacitado al personal de seguridad como “Supervisores de Seguridad Física”.

- Se ha implementado un formato de bitácora para vehículos de proveedores en Sede y Anexo.



RESULTADOS - Se han presentado dos casos en Anexo y un caso en

Sede sobre incidente o accidentes que han sido resueltos exitosamente.

- Se han reportado 10 casos de hurto, 5 conductas inapropiadas de socios, 3 llamadas de atención a colaboradores e seguridad y 5 novedades en evento; todas ellas verificados gracias al sistema de seguridad y capacitación de personal.

- Se han recuperado 98 pertenencias de Socios en la Sede y 306 en Samborondón.


DEPARTAMENTO LEGAL

OBJETIVO. Disponer de soporte, asesoría y respaldo de carácter legal en todos los actos, contratos, conflictos laborales y otras actividades que se desarrollan en el Club.

DEPARTAMENTO LEGAL

DEPARTAMENTO LEGAL

ACCIONES - Se reestructuró el área legal con la participación del

Gerente General. - Se elaboró manual de actividades. - Se revisó en forma integral instrumentos normativos

internos del Club, tales como Estatuto, Reglamento de Socios, Reglamento interno de Trabajo, etc.

- Se realiza monitoreo de procesos judiciales en su mayoría juicio laborales que son patrocinados por consultores externos.

DEPARTAMENTO LEGAL

RESULTADOS. - Se ha logrado ordenar, monitorear y clasificar todos

los documentos relacionados al área legal. - Se consolidó y revisó los nuevos Estatutos y el

Reglamento Interno de Trabajo actualmente en vigencia.

- Se han ganado prácticamente todos los juicios laborales que se han planteado al Club.

- Se ha logrado archivar y concluir juicios laborales que se venían arrastrando desde hace más de cinco años.

- Se han suscrito más de 54 contratos y 7 solicitudes de opiniones legal.

DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO Y LIMPIEZA

OBJETIVO Lograr que todas las instalaciones, equipos, maquinarias, obras de infraestructura, edificaciones, mobiliario, etc. se encuentren operativos y en perfecto estado para que cumplan su función en beneficio de los socios.

DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO

ACCIONES.- Se ha intervenido 3823 ocasiones durante el año 2015 para tareas de mantenimiento, 1900 en Sede y 1923 en Anexo. Entre los trabajos más destacados tenemos: -Compra de transformadores de 150 kva para iluminación de canchas en Anexo y nueva iluminación de canchas 2-6-7 y 8 también en Anexo - Construcción de duchas en cancha de beach tenis - Reconstrucción de ductos de AA en bar canchas Anexo - Mantenimiento integral de canchas de arcilla en Sede y Anexo - Pintura de paredes y señaléticas en gimnasios - Impermeabilización de cubiertas - Iluminación de canchas de beach tenis - Puerta de acceso a parqueadero municipal en la sede - Retapizado de sillas en peluquerías Sede

DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO

NUEVA ILUMINACIÓN CANCHAS - ANEXO

CONSTRUCCIÓN DE DUCHAS CANCHA BEACH TENIS - ANEXO

RECONSTRUCCIÓN DE DUCTOS A/A BAR CANCHAS - ANEXO

MANTENIMIENTO INTEGRAL CANCHAS ARCILLA - SEDE

MANTENIMIENTO INTEGRAL CANCHAS ARCILLA - ANEXO

PINTURA DE PAREDES Y COLOCACIÓN DE SEÑALÉTICA

- GYM ANEXO

ANTES DESPUÉS

PINTURA DE PAREDES Y COLOCACIÓN SEÑALETICA - GYM CENTRO

IMPERMEABILIZACIÓN DE CUBIERTAS

ILUMINACIÓN CANCHAS DE BEACH TENIS - ANEXO

PUERTA DE ACCESO A PARQUEADERO MUNICIPAL - SEDE

RETAPIZADO DE SILLAS EN PELUQUERÍA

-SEDE

ANTES DESPUÉS

DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA INTERNA

OBJETIVO Control previo y posterior de cada uno de los departamentos y funcionarios de nuestro Club para corregir procesos, seguimientos de acciones, revisar trámites y gestión de funcionarios, etc. con la finalidad de transparentar la gestión administrativa y financiera de nuestra Institución.


ACCIONES.- Durante el año 2015 se ha hecho: - 1 informe especial de alimentos y bebidas - 9 informes operativos, 2 de alimentos y bebidas, 1 de

Recursos Humanos y en departamento financiero 6. - 8 informes de evaluación de procesos, 2 en Alimentos,

bebidas y eventos, 2 en Financiero, 1 en Seguridad y Salud Ocupacional, 2 en Deportes y 1 en Recursos Humanos.

Se han efectuado 57 arqueos de caja de sorpresivos repartidos así: - 31 puntos de venta en Sede


ACCIONES.- Durante el año 2015 se ha hecho: - 20 puntos de venta en Anexo - 1 caja chica en Sede - 2 caja chica en Anexo - 3 micro caja en sede y Anexo Se han efectuado 61 inventarios sorpresivos: - 17 Alimentos y bebidas Sede - 25 Alimentos y bebidas Anexo - 8 Artículo deportivos-pelotas de tenis Sede - 7 Artículos deportivos-pelotas de tenis Anexo - 4 procesos de porcionamiento


RESULTADOS.- Las auditorias realizadas durante el período 2015 nos ha permitido identificar las debilidades en el control de las operaciones, logrando que las recomendaciones de mejoras fueran aceptadas y aplicadas en cada una de las áreas auditadas; alcanzado al cierre del periodo el 72% del cumplimiento.


DEPARTAMENTO DE GESTIÓN DE CALIDAD


Política de Excelencia

SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD ISO 9001 : 2015



SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD

MANUALES Y PROCEDIMIENTOS: CADA ÁREA TIENE LAS REGLAS CLARAS DE COMO OPERAR Y MANEJAR SUS ACTIVIDADES

EFICIENCIA: SE ESTABLECEN INDICADORES QUE MONITOREAN LA EFICIENCIA DE CADA ÁREA


SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD

SATISFACCIÓN SE CREA PROGRAMA DE EXCELENCIA RESPUESTAS A ENCUESTAS CRECEN DE 4% A 22%


SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD MONITOREAMOS LA SATISFACCION DE NUESTROS SOCIOS.

• Servicio

• Ambiente

• Calidad TOMAMOS ACCIONES INMEDIATAS EN BASE A SUS COMENTARIOS Y SUGERENCIAS

PREMIAMOS SU APOYO


TRANSPARENCIA NUESTRO SISTEMA DE CALIDAD ESTA DISPONIBLE A

LOS SOCIOS PARA SU REVISIÓN Y COMENTARIOS

META

CERTIFICACIÓN ISO 9001: 2015

OCTUBRE 2016


OBRAS

OBRAS

Cuadro de inversiones en infraestructura

Cuadro de inversiones en infraestructura

OBRAS

CENTRO DE ACOPIO - SAMBORONDÓN

GARITA DE INGRESO - SAMBORONDÓN

100 100

OBRAS

OBRA PARQUEO SEDE CENTRO


INICIO OBRA

AVANCE OBRA PARQUEO SEDE CENTRO

EXCAVACIÓN A MAQUINA

ARMADO DE COLUMNAS COLUMNAS DE HORMIGÓN


ESTRUCTURA METÁLICA

AVANCE OBRA PARQUEO SEDE CENTRO

OBRAS ANEXO

-Realizadas en 2016-

-CANCHA NUEVA DE ARCILLA # 9 -RECONSTRUCCIÓN CANCHAS DE ASFALTO -CONSTRUCCIÓN CANCHA NUEVA BEACH TENIS

OBRAS

PROCESO CONSTRUCCIÓN DE LA NUEVA CANCHA ARCILLA

ACABADO FINAL DE LA OBRA: CANCHA DE ARCILLA

VALOR $ 34.776,00

FRESADA Y ASFALTO $ 48.000,00

PINTURA $ 62.843,08

VALOR TOTAL $ 110.843,08

RECONSTRUCCIÓN DE 8 CANCHAS DE ASFALTO: EN PROCESO

CONSTRUCCIÓN CANCHA NUEVA BEACH TENIS

VALOR $ 8500

PROYECTO REMODELACIÓN AQUA

OBRAS

PROYECTO REMODELACIÓN AQUA

OBRAS

OBRAS

PLAN MAESTRO SEDE

MENSAJE FINAL PRESIDENTE

MENSAJE FINAL

2015 fue un año difícil; sin embargo logramos un importante superávit que nos está permitiendo cumplir objetivos en obras de infraestructura, equipamiento de sistemas y programas que mejorarán los servicios del Club, mantenimiento rutinario y periódico de nuestras instalaciones • Emprenderemos el presente año con obras que nos

permitirán mejorar la asistencia a nuestros restaurantes; • Estamos iniciando la remodelación y equipamiento de

cocinas, decoración de comedores, adecuación de plataforma junto al rio en Sede Samborondón, cancha de beach tenis en la Sede Guayaquil,

• Concluiremos el parqueo cubierto en la Sede Guayaquil.

• Vamos a ser muy conservadores en las inversiones; no vamos a emprender trabajos que no estén debidamente financiados, y contemos con los recursos asegurados para concluirlos.

• Terminaremos la reconstrucción total de canchas de asfalto en la Sede Samborondón y la restitución de las canchas de cemento en la planta alta de los parqueos en la Sede Guayaquil

• Concluiremos con los sistemas para mejorar la atención y el servicio de facturación

• Estamos analizando la posibilidad de financiar un sistema verde de energía que permitiría ahorrar hasta $ 400.000 a partir del año 2020. Nuestra administración esta empeñada en trabajar para el

futuro y no solamente para el presente

MENSAJE FINAL

Quiero expresar mi personal agradecimiento a los miembros del Directorio, que han sacrificado tiempo familiar y de trabajo para entregar su valioso aporte de conocimiento a nuestro Club; al Gerente General por su incondicional entrega en la administración; a los jefes departamentales que han superado expectativas y permitido allanar el camino a la excelencia ; a los trabajadores y trabajadoras por cuanto cada día sentimos su ánimo de colaboración en los servicios que presta nuestra Institución.

MENSAJE FINAL

No estamos trabajando para el corto o mediano plazo; esperamos entregar el 2018 un Club dinámico, solvente, de excelencia en el servicio, acogedor, estructurado para un desarrollo sostenido y sostenible, que sea un referente en el país y en Sudamérica, que nuestro lema "tu club, tu casa" constituya un ícono para las futuras generaciones Gracias

MENSAJE FINAL

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