INFORME DE SEGUIMIENTO Y CONTROL AL MAPA DE … · Gestión Pública “o “ Estatuto Anticorrupción”, el Decreto 2641 de 2012, Decreto 943 de 2014, el Decreto 1081 de 2015 y

INFORME DE SEGUIMIENTO Y CONTROL AL MAPA DE RIESGOS Y PLAN ANTICORRUPCIÓN Y ATENCIÓN AL CIUDADANO 2018

Neiva (H), Abril de 2018

PRIMER SEGUIMIENTO

OFICINA DE CONTROL INTERNO DE GESTIÓN

Calle 6 No. 6-02 Neiva – Huila Página 2 de 17 Tels. 8725500 Fax 8712130 – 116 E-mail: [email protected] www.lasceibas.gov.co

INTRODUCCIÓN

En cumplimiento a la ley 87 de 1993, y teniendo en cuenta la ley 1474 del 2011, “por lo cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la Gestión Pública “o “ Estatuto Anticorrupción”, el Decreto 2641 de 2012, Decreto 943 de 2014, el Decreto 1081 de 2015 y Decreto 124 de 2016, la Oficina de Control Interno efectuara el primer Seguimiento y Evaluación al Plan de Anticorrupción y Atención al Ciudadano con corte a 30 de Abril de 2018, en aras de que la Alta Dirección conozca el avance en la implementación de dicho plan por parte de los procesos involucrados.

Con lo anterior, y de manera articulada y complementaria con lo establecido en la ley 1474 de 2011 y con la metodología para diseñar y hacer seguimiento a la estrategia de lucha contra la corrupción y de atención al ciudadano, las Ceibas Empresas Públicas de Neiva, en implementación del Decreto 2641 del 2012, Decreto 124 de 2016 “adopta el mapa de riesgos de corrupción como parte integral del plan de Anticorrupción y de Atención al Ciudadano y articula lo preceptuado en el Decreto 943 de 2014 (MECI 2014) sobre los Riesgos de gestión, como herramientas de control preventivo, para el cumplimiento de la Misión y de los objetivos Institucionales.

ALCANCE

El presente seguimiento al Plan de Anticorrupción y de Atención al Ciudadano con corte a Abril del 2018, se realizara a través de la verificación y evaluación del cumplimiento de las actividades programadas de cada una de las dependencias de las Ceibas - Empresas Públicas de Neiva, con el fin de determinar si se ha llegado a la meta establecida en el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano.

OBJETIVO GENERAL

En aras de dar cumplimiento a los mandatos contenidos en la Ley 1474 de 20111, la Oficina Asesora de Control Interno de Gestión de las Ceibas Empresas Publicas de Neiva E.S.P, pretende presentar el primer informe del seguimiento realizado al Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano, de la presente vigencia, donde se dan a conocer los resultados de la verificación y control de las acciones establecidas en el mismo. De la misma manera se pretende realizar una revisión de los riesgos, las acciones y los controles definidos en el Mapa de Riesgos Anticorrupción.

1 “Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de

corrupción y la efectividad del control de la gestión pública.”

mailto:[email protected]


OBJETIVOS ESPECIFICOS

Realizar el seguimiento a las acciones y a los indicadores en su materialización, pon medio de la verificación en las actividades programadas, los avances y nivel de cumplimiento con acompañamiento de los responsables de cada componente.

Verificar los soportes y documentos correspondientes de cada componente y el nivel de avance de las actividades programadas en cada proceso.

MARCO LEGAL

LEY 1474 DE 2011, Mediante la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública.

DECRETO 2641 DE 2012, Por el cual se reglamenta los artículos 73 y 76 de la ley 1474 de 2011

DECRETO 2482 DE 2012, por el cual se establecen los lineamientos generales para la integración de la Planeación y la Gestión.

DECRETO 019 DE 2012, por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Publica.

DECRETO 943 DE 2014, Por el cual se actualiza el Modelo Estándar de Control Interno MECI.

LEY 1712 de 2014 “Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional.

DECRETO 124 DE 2016 “Por el cual se sustituye el Título 4 de la Parte 1 del Libro 2 del Decreto 1081 de 2015, relativo al "Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano".

CRITERIOS DE SEGUIMIENTO

La Oficina Asesora de Control Interno de Gestión, realizara el presente seguimiento con base en lo establecido en la Ley 1474 de 2011, Decreto 2641 de 2012, Decreto 124 de 2016 y Cartilla “Estrategias para la Construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano V2”.

El Plan Anticorrupción y atención al Ciudadano está conformado por seis componentes a saber:



Componente 1: Gestión del Riesgo de Corrupción – Mapa de Riesgos de Corrupción

Componente 2: Racionalización de Tramites Componente 3: Rendición de Cuentas Componente 4: Atención al Ciudadano Componente 5: Transparencia y Acceso a la Información Componente 6: Iniciativas Adicionales

EQUIPO EVALUADOR Y DE APOYO

EDGAR LEONEL CONTA - Asesor Control Interno de Gestión

RUBY VARGAS MURCIA - Contratista OACI.

METODOLOGÍA UTILIZADA La oficina Asesora de Planeación junto con su equipo de Calidad, en el mes de enero del 2018, inician en compañía de una Contratista externa, actualización al Plan de Anticorrupción y Atención al Ciudadano de las Ceibas Empresas Públicas de Neiva.

Se inicia un trabajo con cada uno de los procesos de la empresa, realizando mesas de trabajo, con el objetivo de actualizar Plan de Anticorrupción y Atención al ciudadano.

Para su actualización se tuvo en cuenta el Decreto 124 de 2016 y basados en la metodología “Estrategias para la Construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano, Versión 2”, se analizaron los riesgos pertenecieran a cada proceso, sus consecuencias en su materialización, las acciones para no materializarse e indicadores medibles.

Una vez documentado el Mapa de Riesgos y el Plan de Anticorrupción, la Oficina Asesora de Planeación socializó con los líderes de los procesos los documentos actualizados, los cuales fueron aprobados y actualmente se encuentran publicados en la página web de la empresa. Quedando pendiente la socialización al grupo de trabajo de los líderes.

Con esta actualización al Plan de Anticorrupción y Mapa de Riesgo, la Oficina Asesora de Planeación permite tener una herramienta de mucha utilidad para salvaguardar los activos de la empresa y adicionalmente permitirá a la Oficina de Control Interno, realizar un seguimiento más objetivo, a través de unos indicadores



eficaces, eficientes y efectivos, donde están establecidos por riesgos y por cada una de las acciones.

Para la elaboración del primer seguimiento y control al Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano y al Mapa de Riesgo de Corrupción, la Oficina Asesora de Control Interno de Gestión por medio del equipo designado para el seguimiento, realizaron oficio interno con Radicado 2018CS003773-1 enviado a cada uno de los lideres responsables de los procesos para la verificación de los avances.

Se efectuó el seguimiento a cada una de los componentes que hace parte de la estrategia del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano de las Ceibas Empresas Públicas de Neiva, verificando las actividades programadas, en su cumplimiento, las no cumplidas y las que se encuentran en proceso de cumplimiento.

De acuerdo a lo anterior se efectuará la entrega del presente informe a la Alta Dirección y se pública en la página web de la empresa en donde quedaran plasmados aspectos a destacar como son fortalezas y debilidades identificadas en el desarrollo de la evaluación y seguimiento al Plan Anticorrupción para el periodo comprendido Abril de 2018, soportadas estas en el grado de avance de cada actividad y en las sugerencias y recomendaciones por los líderes de los procesos enfocadas al mejoramiento continuo institucional.

Componente 1: Gestión del Riesgo de Corrupción – Mapa de Riesgos de Corrupción

La Oficina Asesora de Planeación junto con su equipo de Calidad, en el mes

de enero del 2018, inician en compañía de una Contratista externa, una actualización al Plan de Anticorrupción y Atención al Ciudadano 2018, donde se realizaron mesas de trabajo en los meses de Febrero y Marzo, con los líderes y equipos de trabajo de cada proceso de la empresa, validándose y actualizándose los riesgos de corrupción que se pueden presentar dentro de los procesos de la empresa.

Se actualizo el Plan Anticorrupción y Atención al ciudadano con los

estándares del Gobierno Nacional mediante Decreto 124 de 2016 para verificar el cumplimento de lo establecido en el artículo 76 de la Ley 1474 de 2011. Los cuales se encuentran contenidos en los documentos denominados: “Estrategias para la Construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano – Versión 2”., con publicación en el mes de Marzo del 2018



Se actualizó el Mapa de Riesgo de Corrupción de acuerdo a la metodología del Departamento Administrativo de la Función Pública - DAFP, cumpliendo con los requisitos establecidos, bajo el nombre de Mapa de Riesgos de Corrupción con código de identificación en el Sistema de Gestión de Calidad - S.G.C. PMR-01 y con fecha de creación del documento 08 de Mayo de 2017.

Se socializó con los líderes de los procesos de la empresa la actualización del Plan de anticorrupción y el Mapa de riesgos del 2018.

Se realizó el seguimiento al cálculo de los indicadores plasmados en el

documento Mapa de Riesgos de Corrupción, el cual fue analizado con cada uno de los líderes de proceso en acompañamiento de la oficina Asesora de Control Interno de Gestión con corte a Abril del 2018 en el cual se evidencio que a la fecha del primer corte no se materializo ninguno de los riesgos plasmados en el mapa.

Componente 2: Racionalización de Tramites

Se evidencio tres (3) trámites de racionalización 1) suspensión del servicio

público, 2) Restablecimiento del servicio público, 3) Factibilidad de servicios públicos, disponibles para los usuarios y entes de control. A la fecha del seguimiento estos trámites se encuentran en proceso de racionalización.

Se encuentran en la página WEB en el link

http://visor.suit.gov.co/VisorSUIT/index.jsf?FI=27451 http://visor.suit.gov.co/VisorSUIT/index.jsf?FI=27452 http://visor.suit.gov.co/VisorSUIT/index.jsf?FI=28581

Es de aclarar que actualmente las Ceibas Empresa pública de Neiva, cuenta con

siete (7) trámites, los cuales se encuentran disponibles para los usuarios y entes

de control, en la página web en el link:

http://www.lasceibas.gov.co/atencion-al-usuario

Componente 3: Rendición de Cuentas

Se evidencio para este seguimiento que la información para garantizar la transparencia y confiabilidad a los Neivanos, en la página web de Las Ceibas Empresas Públicas de Neiva, se publican los informes de gestión, y los mismos



son claros y de fácil comprensión, los cuales se encuentran disponibles en el siguiente link:

http://www.lasceibas.gov.co/las-ceibas

Se evidencio para este seguimiento que las Ceibas Empresas Públicas de Neiva

tiene dentro de su página web, secciones de noticias actualizadas y un boletín identificado con el nombre “ASÍ VAMOS”, informando a la ciudadanía con un lenguaje comprensible y en tiempo real lo que sucede con Las ceibas Empresas Publicas de Neiva. Se encuentran en la página web en el link:

http://www.lasceibas.gov.co/

Se evidencia gestión por parte de la Gerencia - Subgerencia Administrativa y Financiera en continuar con un equipo de Servicio a la Comunidad, en donde el contacto con los líderes de las comunas de la ciudad de Neiva, permite a la Empresa llegar a los usuarios directamente para gestionar y dar solución rápida y oportuna a su necesidad.

Componente 4: Atención al Ciudadano

Se evidencio en el presente seguimiento que a la fecha se ha cumplido con el 100% en prestar atención a las PQRS según el tiempo establecido.

Se evidencio la ventanilla única, la cual está compuesto por dos partes: 1. La

Gestión del archivo documental y 2. El software de gestión documental, que incluye la instalación del software, mantenimiento y capacitación a los funcionarios la cual se encuentra funcionando adecuadamente.

Se evidencio el funcionamiento en la página web un link para radicar las PQR. Se encuentra en la página web en el link:

http://www.lasceibas.gov.co/ventanilla-atencion-ciudadano

Se evidencio en funcionamiento en la página web la las Ceibas Empresas Publicas de Neiva, el chat de atención virtual y el Contac Center, herramientas disponibles a los usuarios del servicio de acueducto y alcantarillado de Las Ceibas, Empresas Públicas de Neiva, E.S.P, dando respuesta y solución a la mayor brevedad posible.



Se encuentra en la página web en el link:

http://www.lasceibas.gov.co/ http://www.lasceibas.gov.co/las-ceibas/contact-center

Componente 5: Transparencia y Acceso a la Información

Se evidencio una Sección en la página web de la Empresas Publicas de Neiva,

llamado “Transparencia y Acceso a la Información”, en donde según la normatividad, debe estar el Plan Anticorrupción, el Mapa de Riesgos y los seguimientos cuatrimestrales que se deben realizar al plan, Anticorrupción, se pueden verificar los Planes de Acción, Matrices y seguimientos de las vigencias 2013 en adelante.

En razón a este componente y en busca de una mejora continua para el acceso

a la información y la transparencia en los procesos de la entidad, se evidencio actualización continua de la página Web de la empresa, facilitando a los usuarios el acceso a la información.

Se pudo verificar en el link atención al ciudadano los diferentes canales de atención para la solución de PQRS, el cual se encuentra en funcionamiento en la página Web.

Se evidencia en la página web una sección identificada como “Mapa del sitio” en donde se refleja el registro de inventario de activos de información. Se encuentra con la identificación de los servicios de la entidad, información de la contratación, sistema de gestión de calidad, informes de rendición de cuentas entre otros, los cuales garantizan la transparencia en el actuar de la empresa.

Se evidencio en la página web de la Empresa, en la Sección de “Transparencia y acceso a la información pública” en el link año 2017 el esquema de publicación de información y el índice de información clasificada y reservada.

Componente 6: Iniciativas Adicionales

A la fecha del seguimiento no se ha realizado la actualización y socialización del

Código de Integridad.



OBSERVACIONES GENERALES

De acuerdo al Plan de Anticorrupción y Atención al Ciudadano y Mapa de Riesgo

de la vigencia anterior, algunos líderes de procesos no cumplieron con las

actividades encomendadas para el mejoramiento de la prestación del servicio.

Se enuncian los procesos, con su respectivo seguimiento del 2018.

El proceso de las TIC, no realizo el icono de “Mapa de Sitio” que refleja el registro

de inventario servicio de activos de información. En seguimiento de abril del 2018

se evidencia el cumplimiento de una sección dentro de la página web de la

empresa, llamado “Mapa del sitio” el cual se encuentra en funcionamiento.

El proceso de las TIC, no implemento en la página web de la entidad el zoom,

de manera tal que personas con dificultad visual puedan tener acceso a la

información. Actualmente se encuentra el proceso su implementación.

El Proceso de la oficina de Planeación y subgerentes, no cumplieron con la

publicación del informe de evaluación de rendición de cuentas realizado por

parte de la Alcaldía de la ciudad de Neiva. Se evidencio en el seguimiento de

abril del 2018, la publicación del informe de rendición de cuentas del año 2017

el cual se encuentra en la página web de la empresa.

El representante de la alta dirección, creara el Comité de Transparencia de la

entidad. Se observa en el acta de reunión de Gestión de Calidad (GC-FR-05),

del 2 de abril del 2018 donde se manifiesta lo siguiente: “El comité de

transparencia no se creará, puesto que se integra con el Comité Institucional de

Gestión y Desempeño, esta actividad se elimina en el Plan Anticorrupción y

Atención al Ciudadano versión 3”.

FORTALEZAS

Se evidencio cumplimiento de las actividades que se tenían para corte de

abril del 2018 de acuerdo a cada componente y acción plasmados en el Mapa

de Riesgos y Plan de Anticorrupción y de Atención al Ciudadano.



DEBILIDADES

Falta socializar y articular con los equipos de trabajo los riesgos y actividades

a desarrollar según Plan de anticorrupción y Mapa de Riesgos, toda vez que

existe falencias al momento de documentar los riesgos frente a los controles

existentes.

De igual forma encontramos en el componente 5 “Trasparencia y acceso a la

información” en el numeral (1.3 mantener actualizada en la página web la

información de los procesos de contratación adelantados por la empresas

Públicas de Neiva), se tiene como responsable al proceso de las Tic, pero al

realizar el seguimiento se observa que quien actualiza la página es la Oficina

de Contratación.

De igual forma encontramos en el componente 5 “Trasparencia y acceso a la

información” en el numeral (2.2 Realizar seguimiento a los términos de

respuesta de las PQR, a través del software extranet), se tiene como

responsable al proceso de las TIC, pero al realizar el seguimiento no se

determinó quien es el responsable, si las TIC, Gestión Administrativa y

Financiera por medio de Gestión Documental o Gestión Comercial y Atención

al Usuario (PQR).

RECOMENDACIONES:

La Oficina de Control Interno se permite realizar las siguientes recomendaciones

en busca de un mejoramiento continuo de las Ceibas Empresas Públicas de Neiva.

Es importante que los líderes de los procesos con la totalidad de sus respectivos

equipos de trabajo, monitoreen y revisen periódicamente el documento del Plan

de Anticorrupción y Atención al Ciudadano y al Mapa de Riesgos de Corrupción

para su correspondiente cumplimiento.

Se recomienda a la oficina asesora de planeación de acuerdo al Plan de

Anticorrupción y atención al ciudadano en su componente 3 “Rendición de

Cuentas” en los numerales (2.1 – 2.2 – 2.3) se verifique las fechas del plan, la

convocatoria y el evento de la Audiencia Pública de rendición de cuentas, las

cuales no concuerdan con la secuencia de su realización.



Se sugiere a los líderes de los procesos junto con su equipo de trabajo, que al

momento de monitorear y revisar sus actividades en el Plan de Anticorrupción y

Mapa de Riesgo, encuentran la necesidad de realizar ajustes o modificaciones

necesarias orientadas al mejoramiento de su proceso, lo puede manifestar de

forma motivada y justificando a la Oficina Asesora de Planeación, para su

respectivo estudio.

Se recomienda a los líderes de los procesos del Plan de Anticorrupción y

atención al Ciudadano, que en el evento de materializarse un riesgo de

corrupción, es necesario realizar los ajustes necesarios con acciones, tales

como lo indica la Guía para la Administración del Riesgo del Departamento

Administrativo de la Función Publica - DAFP:

1. Informar a la Alta Dirección sobre el hecho encontrado.

2. De considerarlo necesario, realizar la denuncia ante el ente de control

respectivo.

3. Iniciar con las acciones correctivas necesarias.

4. Realizar el análisis de causas y determinar acciones preventivas y de

mejora.

5. Análisis y actualización del mapa de riesgos.

Se recomienda a los líderes de los procesos con sus equipos de trabajo, estar

en constante interacción con la página web de la Empresas Publicas de Neiva,

como medio de socialización de los documentos producidos y gestiones

realizadas por las demás procesos, las cuales de manera directa o indirecta

influye en las funciones y responsabilidades de la dependencia a la cual

pertenecen, en especial los documentos finales publicados en donde se pone a

conocimientos de todos, los compromisos adquiridos por el Ente, en este caso

específico el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano 2018 y el Mapa de

Riesgos de Corrupción que actualmente se encuentran en la página.

Se observó que algunos nombres de los responsables de las actividades en el

plan de anticorrupción no son claros, se evidencio en el componente 4 “Atención

al ciudadano”, en la actividad (2.1 garantizar el funcionamiento de la ventanilla

única), se tiene como responsable al subgerente administrativo y comercial,

responsables que no existen dentro de la estructura de la empresa. La empresa



cuenta con subgerente administrativo financiero o subgerente administrativo

comercial.

CONCLUSIÓN

Una vez efectuado el seguimiento al Plan de Anticorrupción y Atención al Ciudadano

y Mapa de Riesgos, se identificó que las acciones que se tenían por cumplir a corte

del mes de abril de 2018, se desarrollaron de acuerdo a los Componentes del Plan

Anticorrupción y Mapa de Riesgos, identificándose 11 actividades Cumplidas y las

demás se encuentran en proceso de cumplimiento.


Subcomponente/

ProcesoMeta o producto Indicador Responsable

Fecha

programada

En

proceso

Cu

mp

le

No

Cu

mp

le

SEGUIMINETO

ABRIL 2018

2.1

Realizar mesas de trabajo y sensibilizar a los

Líderes de los procesos con sus equipos de

trabajo, con el fin de mantener actualizado el

Mapa de Riesgos conforme la guía de

administración del riesgo.

Actas de reunión

11 procesos con

Mapas de Riesgos

actualizados

Jefe de la Oficina

Asesora de

Planeación

Del

01/02/2018 al

31/03/2018

x

Se evidencio Mapa de Riesgos con los 11 procesos de la

Empresa, en el PE-MR-01.

Se evidencio controles de asistencia en la actualización del

mapa de riesgo, con los líderes de los procesos y su equipo

de trabajo.

2.2

Consolidar los resultados de la validación y

actualización de los riesgos de corrupción, en

el Mapa de Riesgos de Corrupción

Mapa de riesgos

anticorrupción por

procesos

consolidados

Mapa de Riesgos

actualizados

Jefe de la Oficina

Asesora de

Planeación

Líderes de proceso

Del 01/02/2018

al 28/02/2018x

El proceso de Planeación adelantó un contrato de

consultoría para la actualización del Plan Anticorrupción y

Atención al Ciudadano y el Mapa de riesgo de corrupción

por procesos el cual se encuentra en el PE-MR-01.

3.2

Socializar y aprobar con los líderes de

procesos el Plan Anticorrupción y Mapa de

Riesgos.

Plan Anticorrupción

y de atención al

ciudadano

socializado

Actas de

socialización y

aprobación del plan

Anticorrupción

Jefe de la Oficina

Asesora de

Planeación

Del 01/03/2018

al 30/03/2018X

Se evidenciaron las actas de socialización y aprobación del

plan de anticorrupción.

Subcomponente /

Proceso 4

Monitoreo y Revisión

4.1Realizar el monitoreo y revisión al mapa de

riesgos anticorrupción.


y de atención al

ciudadano con

definición de

periodicidad

2 monitoreos

Jefe de la Oficina

Asesora de

Planeación-Todos

los líderes de los

Procesos

Del 01/06/2018

31/11/2018X Está pendiente de ejecutarse en el tiempo establecido

X

PLAN ANTICORRUPCION Y DE ATENCION AL CIUDADANO

COMPONENTE 1: GESTIÓN DEL RIESGO DE CORRUPCIÓN – MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN

Se evidencia una Política de Administración de Riesgo

contenida en el PE-PL-01.

Está pendiente de ejecutarse en el tiempo establecido la

socialización de la Política de Administración de Riesgo.

Subcomponente /

Proceso 1

Política de

Administración de

Riesgo

Actividades

1.1

Socializar la Política de Administración de

Riesgo contenida en el PE-PL-01 Plan

Anticorrupción y de Atención al Ciudadano,

conforme a los lineamientos de la Guía de

Administración del Riesgo DAFP.

Registro de

asistencia de los

funcionarios

1 Política de

Administración de

Riesgo Socializada

Jefe de la Oficina

Asesora de

Planeación

31/07/2018

Subcomponente /

Proceso 2

Construcción del Mapa

de Riesgos de

Corrupción

Subcomponente /

Proceso 3

Consulta y Divulgación

1 Plan Anticorrupción

publicado en la

página web

Se procedió a verificar su publicación en la página web de la

empresa y se evidencio en el link:

//www.lasceibas.gov.co/las-ceibas/planes/plan-anticorrupcion-

y-atencion-al-ciudadano

3.1

Publicar el Plan Anticorrupción incluyendo

Mapa de Riesgos de Corrupción en la página

web de las Ceibas con el fin de dar a conocer

y recibir sugerencias y recomendaciones por

parte de la Ciudadanía en General y

Servidores Públicos


y de atención al

ciudadano

Divulgado

Jefe de la Oficina

Asesora de

Planeación

Del 01/03/2018

al 31/03/2018x

Subcomponente /

Proceso 5

Seguimiento

Primer seguimiento se realizó en el mes de abril5.1

Realizar seguimiento y evaluar los riesgos

corrupción, conforme a lo establecido por la

ley y la Guía para la gestión del Riesgo de

Corrupción.

Mapa de riesgos

anticorrupción por

procesos

Control Interno

Abril-Agosto y

Diciembre de

2018

3 seguimientos x


INICIO FIN

27451Suspensión del servicio

públicoTecnológica Tramite total en Línea

Actualmente el usuario

encuentra en la página web

de la entidad los requisitos

del trámite y la

documentación que debe

presentar en la ventanilla

Evitar el desplazamiento

del usuario al punto de

atención de EPN y recibir

la documentación a través

de la página web como un

PQR.

Reducción de pasos

para el Ciudadano. Se

mantienen los métodos

anteriores para su

solicitud.

Planeación/TIC/Co

mercial3/04/2018 29/10/2018 x

Está pendiente de ejecutarse en el

tiempo establecido.

27452Restablecimiento del

Servicio PúblicoTecnológica Tramite total en Línea

Actualmente el usuario

consulta en la página web

de la entidad los requisitos

del trámite y la

documentación que debe

presentar.

El usuario podrá realizar

la solicitud por la página

en el link de Atención al

Usuario/peticiones,

quejas, reclamos y

solicitudes como un PQR.

Reducción de pasos

para el ciudadano. Se

mantienen los métodos

anteriores

Planeación/TIC/Co

mercial3/04/2018 29/10/2018 x

Esta pendiente de ejecutarse en el

tiempo establecido

28581Factibilidad de Servicios

Públicos Administrativa Eliminación de documentos

El formato de solicitud

actualmente tiene muchos

requisitos

Revisar los requisitos del

formato para determinar

cuales se pueden eliminar

sin afectar aspectos

legales.

Reducir los documentos

necesarios para realizar

el tramite

Planeación. 3/04/2018 29/10/2018 xEsta pendiente de ejecutarse en el

tiempo establecido

NO

CU

MP

LE

SEGUIMINETO

ABRIL 2018

Se observa en la página

web de la Empresa,

siete (7) trámites, los

cuales se encuentran

disponibles en la pagina

web según el link

http://www.lasceibas.gov

.co/atencion-al-

usuario/factura-web.

FECHA DE REALIZACION

COMPONENTE 2: RACIONALIZACIÓN DE TRÁMITES

EN

PROCESO

NU

ME

RO NOMBRE DEL

TRAMITE O DEL

PROCEDIMIENTO

TIPO DE

RACIONALIZACION

ACCIONES

RACIONALIZACIONSITUACION ACTUAL

DESCRIPCION DE LA

MEJORA POR

IMPLEMENTAR

BENEFICIO AL

CIUDADANO O LA

ENTIDAD

RESPONSABLE

CU

MP

LE


Subcomponente/ Proceso Meta o producto Indicador ResponsableFecha

programada

En

Proces

o Cu

mp

le

No

cu

mp

le

SEGUIMINETO

ABRIL 2018

1.1

Publicar el informe de gestión de la vigencia 2017

representado en el cumplimiento de las metas del

plan de acción 2017, en la página web de Las

Ceibas Empresas Públicas de Neiva, en lenguaje

claro y de fácil comprensión para el ciudadano.

Informes de gestión

publicados en la página web1 Informe

Subgerentes - Jefes de

Oficina Asesora - Asesor TIC31-ene-18 x

Se evidencio el informe de Gestión de la vigencia

2017 en la páguina web de la empresa en el link:

http://www.lasceibas.gov.co/sites/default/files/docume

ntacion/seguimiento_plan_de_accion_2017_-

_cierre_a_dic_2017.pdf

1.2

Publicar en la página web de Las Ceibas

Empresas Públicas de Neiva, los informes de

rendición de cuentas, en lenguaje claro y de fácil

comprensión para el ciudadano.

Informe de rendición de

cuentas publicado en página

web

1 InformeSubgerentes - Jefes de

Oficina Asesora - Asesor TIC31-oct-18 x Esta pendiente de ejecutarse en el tiempo establecido

2.1Planear y asegurar que se ejecute la audiencia

pública de rendición de cuentas.Plan de Audiencia Pública 1 Plan

Jefe Oficina Asesora de

Planeación y Subgerentes31-oct-18 x Esta pendiente de ejecutarse en el tiempo

establecido.

2.2

Convocar a todas las partes interesadas para

contar con su participación en la Audiencia

Pública de Rendición de cuentas.

Convocatoria Realizada 1 ConvocatoriaJefe Oficina Asesora de

Planeación y Subgerentes31-oct-18 x

Esta pendiente de ejecutarse en el tiempo

establecido.

2.3Realizar una Audiencia Pública de Rendición de

cuentas al año.

Evento de rendición de

cuentas ejecutado1 Evento


Planeación y Subgerentes30-sep-18 x

Esta pendiente de ejecutarse en el tiempo

establecido.

4.1

Realizar la evaluación de la Audiencia de

Rendición de Cuentas, mediante la aplicación de

una encuesta.

Encuesta aplicada 1 EncuestaJefe Oficina Asesora de

Planeación y Subgerentes31-oct-18 x

La fecha que se encuentra para la realización de una

encuentas no concuerda con la fecha de la Audiencia

Pública de rendición de cuentas. Se debe replantaear

las fechas

4.2

Consolidar, tabular y analizar los resultados de la

evaluación de la Audiencia de rendición de

cuentas.

Informe de evaluación de

Rendición de Cuentas1 Informe


Planeación y Subgerentes30-nov-18 x

Esta pendiente de realizar un informe en el tiempo

establecido.

4.3

Publicar en la página web de Las Ceibas

Empresas Públicas de Neiva los resultados de la

evaluación de la Audiencia de Rendición de

Cuentas.

Informe de evaluación de

Rendición de Cuentas

publicado en página web

1 Publicación


Planeación y Subgerentes –

Asesor TIC

30-nov-18 xEsta pendiente de realizar la publicación en la

páguina web del informe en el tiempo establecido.

4.4

Estructurar un plan de acción frente a los

resultados de la evaluación de la Audiencia de

Rendición de Cuentas.

Plan de acción elaborado 1 Plan de AcciónJefe Oficina Asesora de

Planeación y Subgerentes31-dic-18 x

Esta pendiente de realizar un Plan de Acción en el

tiempo establecido.

Asesor TIC – Profesional de

apoyo en Comunicaciones

1.4

1. Información de calidad y en

lenguaje comprensible 1.3

Mantener actualizada la sección de noticias de la

página web de Las Ceibas Empresas Públicas

de Neiva.

Sección Noticias Actualizada

en página web1 Sección

Chat funcionado en página

web1 Sección Asesor TIC

2.5

Continuar con la operación del “Equipo de

Servicio a la Comunidad”, para la orientación

directa a los usuarios en las dudas que presenten.

Equipo de Servicio a la

Comunidad operando

1 Equipo de

Servicio a la

Comunidad

4. Evaluación y

retroalimentación de la

gestión institucional

1/02/2018

31/12/2018

se observa en la página web de la Empresa seccion

de noticias a corte 30 de abril del 2018 actualizada en

el link: http://www.lasceibas.gov.co/sala-de-prensa

1/02/2018

31/12/2018

Se evidencia en en la páguina web de la Empresa el

Boletin Informativo "Así Vamos" febrero -Marzo de

2018, en el link :

http://lasceibas.gov.co/asi_vamos/ASI_VAMOS_FEB

_MAR_LAS_CEIBAS_ESP.pdf

1/02/2018

31/12/2018

Gerencia – Subgerencia

Administrativa y Financiera

3. Incentivos para motivar la

cultura de la rendición y

petición de cuentas

3.1

Efectuar reconocimiento en el boletín interno “Así

Vamos”, a los servidores públicos por su

participación activa en el proceso de Rendición

de Cuentas.

Reconocimiento

5

Reconocimiento

s


Planeación

2. Diálogo de doble vía con la

ciudadanía y sus

organizaciones

1/04/2018

31/12/2018x

Esta pendiente de ejecutarse los reconocimientos en

el tiempo establecido.

x

A la fecha de corte 30 de abril del 2018, no se ha

generado periodico institucional por cambios que se

estan realizando o decisiones que se deberan tomar.

1/02/2018

31/12/2018

Se encuentra en funcionamineto el Chat de la pagina

web de la empresa en el link:

http://www.lasceibas.gov.co/

x

x

COMPONENTE 3: RENDICION DE CUENTAS

1/02/2018

31/12/2018

Se evidencia el equipo de Servicio a la Comunidad en

once comunas de la ciudad.

Continuar generando el boletín informativo “Así

Vamos”.

Boletín informativo “Así

Vamos”6 Boletines

Profesional de apoyo en

Comunicaciones

1.5Continuar con la publicación del periódico

institucional Las Ceibas EPN. Periódicos Institucionales

6 Periódicos

Institucionales

Profesional de apoyo en

Comunicaciones

Actividades

2.4

Mantener en funcionamiento la sección del Chat

de la página web de Las Ceibas Empresas

Públicas de Neiva.

Las fechas de estas

acciones no concuerdan

con el procedimineto a

realiazar. Plantear bien

las fechas de ejecucuion

de las actividades.

x

x


Subcomponente/

ProcesoMeta o producto Indicador Responsable

Fecha

programada

En

proceso

CU

MP

LE

NO

SEGUIMIENTO

1.1

Estructurar y actualizar la Sección de Transparencia

y Acceso a la Información Pública de la página web

de Las Ceibas EPN, según los estándares

establecidos en la Resolución 3564 de 2015.

Sección de Transparencia

Actualizada1 Sección Asesor TIC 31/12/2018 x

Se evidencia en la página web la sección de

Transparencia en el link:

http://www.lasceibas.gov.co/las-

ceibas/planes/plan-anticorrupcion-y-atencion-al-

ciudadano

1.2

Actualizar continuamente la información en la

página web de Las Ceibas Empresas Públicas de

Neiva.

Página web actualizada 100% Asesor TIC 31/12/2018 x

Se evidencia una página web, en

funcionamineto.

No es claro la meta e indicador, para realizar un

seeguimineto a lo que se presente controlar.

1.3

Mantener actualizada en la página web la

información de los procesos de contratación

adelantados por Las Ceibas Empresas Públicas de

Neiva.

Información de contratación

publicada100% Asesor TIC 31/12/2018 x

Se observa en la página web de la Empresa un

link relacionado a contratación.

http://www.lasceibas.gov.co/contratacion

Pero no se evidencia por parte del responsable

su actualización. Se manifiesta que es

contratación quien mantiene actualizada la

información.

3.1

Actualizar y publicar en la sección de

“Transparencia y acceso a información pública” de

la página web de Las Ceibas Empresas Públicas

de Neiva, el Registro o Inventario de Activos de

Información.

Inventario de Activos de

Información actualizado y

publicado

1

DocumentoAsesor TIC 31/12/2018 x

Se evidencia en la página web de la empresa el

registro o inventario de activos de información en

el link:

http://www.lasceibas.gov.co/sites/default/files/doc

umentacion/mapa_del_sitio.html_.pdf

3.2




de Neiva, el Esquema de Publicación de

Información.

Esquema de Publicación de

Información actualizado y

publicado

1



Esquema de Públicación de Información en el

link:



3.3




de Neiva, el Índice de información Clasificada y

Reservada.

Índice de Información

Clasificada y Reservada

actualizado y publicado

1



índice de la información clasificada y reservada

en el link:



se encuentra dentro de la página en la parte

superior izquierda de la plataforma con el

nombre "Mapa del Sitio".

4. Criterio diferencial de

accesibilidad4.1

Mantener en la página web de la entidad la

funcionalidad de zoom, de manera tal que personas

con dificultad visual pueda tener acceso a la

información.

Permitir uso de página web a

personas con dificultad visual

1

Funcionalid

ad

Asesor TIC 31/12/2018 xSe evidencia la funcionalidad de Zoom en la

página web de la empresa.

5. Monitoreo del Acceso

a la Información Pública5.1.

Generar un informe de solicitudes de Acceso a

Información Pública y publicarlo en la sección



de Neiva.

Informes mensuales de

Solicitudes de Acceso a

Información Pública

10 informes Asesor TIC 31/12/2018 x

No se evidencia a corte 30 de abril del 2018,

informe de solicitud de Acceso a la Información

pública.

No se da respuesta clara por parte del

responsable. Es importante replantear este

punto.

3. Elaboración de los

Instrumentos de Gestión

de la Información

1/02/2018

31/12/2018x

2. Lineamientos de

Transparencia Pasiva

2.1Dar respuesta a las solicitudes de acceso a la

información en los tiempos establecidos en la Ley.

2.2Realizar seguimiento a los términos de respuesta

de las PQR, a través del software Extranet.

Respuestas dentro de los

términos establecidos en Ley

1755 de 2015

100% Asesor TIC

COMPONENTE 5: TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN

1/02/2018

31/12/2018x

No se da respuesta clara por parte del

responsable.

Respuestas dentro de los

términos establecidos en Ley

1755 de 2015

100% Asesor TIC

Actividades

1. Lineamientos de

Transparencia Activa



EDGAR LEONEL CONTA Asesor De Control Interno De Gestión Auditor Líder OACI RUBY VARGAS MURCIA Contratista-Apoyo OACI

Subcomponente/

ProcesoMeta o producto Responsable

Fecha

programada

En

proceso

CU

MP

LE

NO

CU

MP

LE

SEGUIMINETO

1. Código de Ética 1.1Actualización y socialización del

Código de Integridad

1 actualización y

socialización

Asesor de Gestión de

Talento Humano31/07/2018 x

Está pendiente de actualizarse y

socializarse en el tiempo establecido

COMPONENTE 6: INICIATIVAS ADICIONALES

Actividades


Documents

INFORME DE SEGUIMIENTO Y CONTROL AL MAPA DE … · Gestión Pública “o “ Estatuto Anticorrupción”, el Decreto 2641 de 2012, Decreto 943 de 2014, el Decreto 1081 de 2015 y