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INFORME DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO CONTABLE 1. ANTECEDENTES Centrales Eléctricas de Nariño en una Empresa de Servicios Públicos Domiciliarios, Mixta, vinculada al Ministerio de Minas y Energía, constituida como Sociedad Anónima, mediante escritura Pública No. 2059 de agosto 9 de 1955, de la Notaría Quinta de Bogotá. La Sociedad ha sido objeto de varias reformas, las cuales se efectuaron por medio de escrituras públicas debidamente registradas en la Cámara de Comercio, siendo la última la aprobada por Junta Directiva y elevada a Escritura Pública con el No 826 del 27 de febrero de 2004. 2. NATURALEZA Y RAZON SOCIAL La Empresa está constituida como Sociedad Anónima Mixta, de Nacionalidad Colombiana, organizada como Empresa de Servicios Públicos Mixta en razón a la prescripción legal que para el efecto define la Ley 142 de 1994 y por cuanto la Nación posee más del cincuenta por ciento (50%) de su capital social. Además está sometida al régimen previsto para las Empresas de Servicios Públicos Mixtas, regida por el Derecho Privado. El objeto principal de CEDENAR S.A. E.S.P., es la prestación del Servicio Público de Energía Eléctrica, sometida al régimen establecido en las leyes 142 y 143 de 1994. El IPSE es ahora el mayor accionista con el 64.94%, La Nación participa con el 35.04%, que entre los dos representa un 99.98% de la composición accionaría de la Empresa. El restante 0.02% se distribuye entre el Departamento de Nariño, sus Municipios y otros accionistas minoritarios. Por Escritura Pública No. 3528 de la Notaría 2 del 17 de Julio de 1995, la sociedad tomó el nombre de CENTRALES ELECTRICAS DE NARIÑO S.A. E.S.P. y comercialmente utiliza para todos los efectos la sigla CEDENAR S.A. E.S.P. En el año 2004, los Estados Financieros muestran un incremento patrimonial a causa del proceso de Capitalización adelantado con el IPSE, el resultado de lo anterior se muestra en el Siguiente cuadro.

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VALOR

INVERSIONISTAS No.

ACCIONES INVERSION

PARTICIP. INVERSION

% PARTICIP.

PATRIMONIAL $

PARTICIP. PATRIMONIAL

% IPSE 5.932.350.870 59.323.508.700 64,9422 96.056.000.574,32 64,9422 49

Nación República de Colombia 3.201.429.469 32.014.294.690 35,0465 51.837.208.832,00 35,046482

Empresa de Energía de Cundinamarca 500 5.000 0 8.095,95 0,000005

Municipio de Pasto 430.721 4.307.210 0,0047 6.974.189,07 0,004715

Departamento de Nariño 387.761 3.877.610 0,0042 6.278.585,28 0,004244

Municipio de Túquerres 8.000 80.000 0,0001 129.535,16 0,000087

Municipio de Iles 7.606 76.060 0,0001 123.155,55 0,000083

Municipio de Tangua 1.642 16.420 0 26.587,09 0,000017

Municipio de Ipiales 6.813 68.130 0,0001 110.315,38 0,000074

Municipio de Guaitarilla 3.874 38.740 0 62.727,40 0,000042

Municipio de Taminango 6.758 67.580 0,0001 109.424,82 0,000073

Municipio de Mallama 6.000 60.000 0,0001 97.151,37 0,000065

Municipio de Funes 3.400 34.000 0 55.052,44 0,000037

Municipio del Contadero 6.750 67.500 0,0001 109.295,29 0,000073

Municipio de Pupiales 3.970 39.700 0 64.281,82 0,000043

Municipio de Potosí 8.500 85.000 0,0001 137.631,10 0,000093

Municipio de Carlosama 2.698 26.980 0 43.685,73 0,000029

Municipio de Córdoba 2.050 20.500 0 33.193,38 0,000022

Municipio de Imués 10.067 100.670 0,0001 163.003,80 0,00011

Municipio de La Unión 8.000 80.000 0,0001 129.535,16 0,000087

Municipio de Guachavés. 2.000 20.000 0 32.383,79 0,000021

Municipio de Guachucal 2.374 23.740 0 38.439,56 0,000025

Municipio de Buesaco 3.290 32.900 0 53.271,33 0,000036

Municipio de San José de Albán 4.153 41.530 0 67.244,94 0,000045

Municipio de El Tablón 5.443 54.430 0,0001 88.132,48 0,000059

Municipio de Aldana 2.374 23.740 0 38.439,56 0,000025

Municipio de Gualmatán 8.823 88.230 0,0001 142.861,09 0,000096

Municipio de Ospina 225 2.250 0 3.643,18 0,000002

Municipio de San Lorenzo 24.800 248.000 0,0003 401.558,99 0,000271

Municipio de Puerres 2.050 20.500 0 33.193,38 0,000022

Municipio de Sandoná 16.203 162.030 0,0002 262.357,27 0,000177

Municipio de Cumbal 14.300 143.000 0,0002 231.544,09 0,000156

Municipio de Samaniego 19.999 199.990 0,0002 323.821,70 0,000218

Municipio de El Tambo 11.500 115.000 0,0001 186.206,79 0,000125

Comité de Cafeteros 6.720 67.200 0,0001 108.809,53 0,000073

Juan Bravo Pérez 1 10 0 16,19 0

Sergio Antonio Ruano 1 10 0 16,19 0

T O T A L 9.134.809.705 91.348.097.050 100.oo 147.909.876.792.2 100.oo

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3. DOMICILIO El domicilio principal de la Sociedad es la Ciudad de Pasto y de acuerdo a la facultad estatutaria actualmente cuenta con su Sede Central, Cuatro Zonas y tres Seccionales. 4. INFORMACION RELATIVA A LA EVALUACION OBJETIVO GENERAL Es presentar el estado del Sistema de Control Interno Contable de la Electrificadora, teniendo en cuenta las evaluaciones permanentes adelantadas por la Oficina de Control Interno en forma integral durante el año 2004 de conformidad con el programa detallado establecido en el Plan Anual de Auditoría, seguimiento efectuado al proceso de depuración, seguimiento a las acciones contempladas dentro del Plan de Desarrollo estratégico y seguimiento a las recomendaciones formuladas por la Contraloría General de la República, La Auditoría Externa y de Gestión, La Revisaría Fiscal y los pronunciamientos de la Contaduría General de la Nación, Requerimiento efectuado por la Contaduría General de la Nación en la información a 30 de Septiembre de 2004. Lo anterior de acuerdo a Manual de Procedimientos de control Interno aplicados hasta 3l de diciembre de 2004, el Plan Anual de actividades, conforme el artículo 49 de la Ley 142 de 1994 y en armonía con la Circular Externa 042 de 2001 expedida por la Contaduría General de la Nación. Las fuentes de Evidencia son los Estados Financieros, el Presupuesto, Boletines Diarios de Caja, seguimiento efectuado al proceso de depuración, seguimiento a las acciones contempladas dentro del Plan Estratégico, y el Plan de Mejoramiento Interno y el Plan de Mejoramiento de la Contraloría General de la República, La Auditoría Externa y de Gestión, La Revisaría Fiscal y los pronunciamientos de la Contaduría General de la Nación.

AVANCES EN EL MEJORAMIENTO DE LA CALIDAD DE LA INFORMACION CONTABLE Existencia y cumplimiento de políticas y planes sobre necesidades de información presupuestal, contable y financiera por parte de la entidad. En materia contable Ø La Empresa Para el proceso de identificación, registro, preparación y

revelación de los estados contables, está aplicando el marco normativo y

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procedimental establecidos por la Contaduría General de la Nación en materia de registro oficial de los libros y preparación de los documentos soportes, sin perjuicio de las disposiciones específicas que por razones tributarias o fiscales dispongan las autoridades competentes.

Ø La contabilidad se encuentra clasificada en centros de costos

correspondientes a los negocios que opera la Empresa: Generación, Distribución, Comercialización y Procesos corporativos.

Ø La unidad de medida de las operaciones de la Electrificadora es el peso

Colombiano. Ø Para el reconocimiento patrimonial de los hechos financieros, económicos y

sociales, se aplica la base de causación, utilizando como unidad de medida la moneda Nacional y para el reconocimiento de la ejecución presupuestal se utilizó la base de caja en los ingresos y el compromiso en los gastos.

Ø La Empresa utilizó los criterios y normas de valuación de activos y Pasivos,

en particular, lo relacionado a la constitución de provisiones, así como las referentes a las depreciaciones y amortizaciones de los activos.

Ø Los ingresos por Venta de Energía se reconocen en el momento en que se

factura el servicio y se hace exigible el cobro del mismo. Ø Con relación a los ajustes por inflación, a partir del 1 de enero de 2003

hasta la fecha se trabaja sin ajustes por inflación, y para efectos tributarios el S.I.I.F, esta adecuado para su liquidación y Control.

Ø Se liquidaron y pagaron oportunamente los aportes al sistema de Seguridad

Social. En materia presupuestal La Empresa cuenta con una Oficina de Presupuesto, dependiente de la Subgerencia Administrativa y Financiera. Las políticas establecidas para la Elaboración y ejecución del Presupuesto son las siguientes: En la realización: - Racionalidad y cuidado de los recursos económicos - Escenarios macroeconómicos

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- Ejecución del presupuesto de años anteriores - Visión conjunta de los ingresos, gastos e inversiones de la Empresa, basado en

la proyección por áreas de cada una de éstas variables En la ejecución: - Racionalidad y cuidado de los recursos económicos - Aplicación de Políticas de austeridad en el gasto público. Comprobación de la existencia de los Libros de Contabilidad debidamente registrados según lo establecido en el acápite 1.2.7.2 del P.G.C.P., el ordenamiento y disposición de los respectivos documentos fuente o soporte y la fecha a la cual se lleva el registro en los libros principales y auxiliares de las operaciones de la entidad, en el momento de la verificación La existencia de políticas de seguridad sobre el manejo de copias de respaldo de la información en lugar distinto a la sede de la entidad. La Empresa lleva sus Libros de Contabilidad siguiendo con los lineamientos del Plan General de Contabilidad Pública y disposiciones de la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios, sin perjuicio de las disposiciones específicas que por razones tributarias o fiscales dispongan las autoridades competentes. Los registros contables en CEDENAR S.A. E.S.P., se producen a través del Sistema de Información Financiera S.I.I.F., la Oficina de Contabilidad para la producción de sus estados, se alimenta de los siguientes módulos: Módulo de Presupuesto, Módulo de cuentas por pagar, Módulo de Almacén, Módulo de Tesorería y Módulo de Nómina, y la Información proveniente de los Fondos Rotatorios de Zonas y Seccionales. Continua aún sin la integración a éste del Módulo de Activos fijos, sin embargo los resultados de la cuenta propiedad, planta y equipo se registran por su costo de adquisición o de construcción que incluyen, además de las reparaciones o modificaciones directas e indirectas, los gastos financieros y la diferencia en cambio hasta estar disponibles para ser utilizados, las reparaciones adiciones y mejoras que aumentan la eficiencia o extienden la vida útil del activo se cargan al costo del bien. Los gastos de reparación y mantenimiento de bienes muebles e inmuebles se cargan a resultados del período en que se sucedan. Los registros en contabilidad en esta materia no se hacen en línea. La Custodia de los mismos, así como de los comprobantes de contabilidad y de sus respectivos soportes es responsabilidad de la Oficina de Contabilidad, en cabeza de la Contadora de la Empresa.

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El Administrador del Sistema de Información Financiera hace copias permanentes de la información contable, procedimiento este que se cumple adecuadamente. Determinación de planes de trabajo y procedimientos específicos que permitan la eficiencia de los flujos de información desde los procesos proveedores hacia el proceso de contabilidad de forma oportuna. La Contabilidad de la Empresa se alimenta de la información de los Módulo de Presupuesto, Módulo de cuentas por pagar, Módulo de Almacén, Módulo de Tesorería, Módulo de Nómina y Modulo de Costos A.B.C.. Para ello cuenta con el sistemas de información financiera , generando información de manera Automática, cuando hacen parte del Sistema de Información Financiera, A través de interfaces, cuando hacen parte del Sistema Comercial, utilizando el proyecto de Comunicación que se realizó con Colombia Telecomunicaciones mediante convenio que se resume en conectar las tres sedes de Pasto y 7 más entre Zonas y Seccionales, su ejecución se encuentra en un 80 %, quedando pendiente la Zona Pacifico y la Seccional La Cruz perteneciente a la zona Norte que próximamente entrarán en línea. y archivos Planos y Manualmente, a través de cuentas y registros producidas en las Zonas y Seccionales. Causación oportuna de ingresos, gastos y costos, según la naturaleza del ente público. Los principales ingresos de la Electrificadora están constituidos por las Ventas de Energía a los usuarios del servicio ( La mayor participación de ventas la tiene el sector residencial con el 70%, el otro 30% lo comparten en su orden el mercado Comercial, Oficial y Alumbrado público, considerándose por tanto como un mercado eminentemente residencial), y Otros ingresos de Explotación por conexiones, multas, recargos, etc. Adicionalmente la empresa percibe ingresos por la facturación del uso del sistema de distribución local a los usuarios atendidos por otros comercializadores y por los rendimientos financieros, resultantes de la colocación de fondos en las entidades financieras. Los ingresos financieros están constituidos por los recargos por mora e intereses financieros cobrados a los usuarios en la prestación del servicio. Los ingresos por ventas de energía y otros conceptos, se reconocen y contabilizan en la fecha de expedición de las facturas de venta, cuyos valores se determinan mediante la lectura de los contadores de energía y se valorizan de acuerdo con las tarifas calculadas conforme a la regulación vigente.

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Los costos y Gastos se reconocen siempre que tengan relación de causalidad con los ingresos del período que los originaron. Los costos por compra de energía se registran mensualmente con base en los montos facturados por los proveedores, en la fecha de expedición de las facturas. Por no contar con la interfase entre el Sistema de Información Financiera y el Sistema de Información Comercial, la información no fluye diariamente, esta solamente es reportada a contabilidad a finalizar el mes, por tal razón la toma de decisiones en esta materia no es oportuna. Como en años anteriores, la Oficina de contabilidad presenta Alto Nivel de Riesgos, con un grado de alto impacto y probabilidad dentro del Procedimiento de Generación y presentación de Estados Financieros, por la no oportunidad en el envío de la Información, puesto que mientras no se tenga esta información y se procese el 100% de la misma, a la Oficina de contabilidad no le es posible realizar algunos procesos contables que dependen de este flujo de información. Permanentemente la Oficina de Contabilidad efectúa requerimientos a las dependencias proveedoras de la información, a Zonas y Seccionales tendiente a cumplir con esta actividad. Para el año de 2004 no fue posible contar con la interfase entre el S.I.I.F. y el SUPERNOVA S.C., sin embargo, se dio continuidad con: a) Con la depuración de la información B) Desarrollos y puesta en producción de los requerimientos pendientes fase II y los de ley. C) Afinamiento de la aplicación. C) Normalización de las inconsistencias generadas por la aplicación D) Entrega de nuevos requerimientos de las diferentes áreas y en especial de la Subgerencia de Gestión Energética y de la División de Control de Perdidas y requerimientos menores orientadas a la mejor atención al usuario, reflejado en una atención mas ágil y efectiva. Existencia y efectividad de procedimientos administrativos para establecer la responsabilidad de registrar los recaudos generados, la elaboración oportuna de informes relacionados, la autorización de los soportes por funcionarios competentes, manejo de cajas menores o fondos rotatorios y sus respectivos arqueos periódicos y la oportunidad en la legalización de los avances. Dentro del establecimiento del Sistema De Control Interno, existen procesos y responsables de cada uno de los mismos, lo cual se oficializó mediante oficio resolutorio No. 054 de abril del 2001, mediante el cual se estableció el Sistema de

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Control Interno en CEDENAR, en su artículo cuarto, se expresa claramente las políticas; en el quinto sus objetivos y el séptimo se identifican los elementos del Sistema de Control Interno señalando los responsables en los sistemas de planeación, organización, administración y desarrollo del recurso humano, sistema de verificación, sistema de autorizaciones, de registro, de comunicación, de control de gestión y de evaluación. La responsabilidad del registro de los recaudos es del Jefe de la Oficina de Tesorería. Estos recaudos se hacen a través de los Bancos y Corporaciones con los cuales se tienen convenios. Esta información llega por intermedio de reportes, lote de cupones y consignaciones, se gravan y se aplican en la Oficina de Facturación, se genera interfase diaria y son enviados en archivo plano a la Oficina de Tesorería en donde se registran. La Oficina de Tesorería alimenta la contabilidad de la Empresa a través del Módulo de Tesorería, en la Oficina de Contabilidad se elabora la Conciliación Bancaria y Tesorería efectúa los registros de ajustes provenientes de las Conciliaciones Bancarias que se realizan mensualmente. La responsabilidad de la información relacionada con el flujo de caja de la Empresa corresponde a la Oficina de Tesorería. Se tienen constituidos Fondos Rotatorios y Cajas Menores con responsables que están cubiertos por pólizas. Para su manejo y control existe un manual específico, que describe el procedimiento a seguir y la calidad de los soportes de los gastos que se realicen. La Oficina de Control Interno, ha adelantado investigaciones administrativas en los casos donde los recaudos por concepto de servicio de energía no ingresaron a la Empresa, los que posteriormente fueron trasladados a la Oficina Jurídica para la apertura y desarrollo del respectivo proceso disciplinario, que para el año 2004 fueron dos recaudadores por retención de Dineros y Dos Auxiliares de Facturación. Establecimiento de las conciliaciones de saldos del disponible e inversiones, entre las áreas de Presupuesto, Contabilidad y Tesorería, examinar los tiempos de respuesta y la oportunidad en la entrega de la información. Los saldos del disponible, en particular los correspondientes a Bancos y Corporaciones se concilian mensualmente teniendo como documentos bases los extractos bancarios y los registros en el libro de bancos. Esta conciliación se hace a través de la interacción entre la Oficina de Contabilidad y Tesorería. Dentro de los

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primeros diez días del mes se concilian los saldos correspondientes al mes anterior. En cuanto a las inversiones, el manejo y la custodia es responsabilidad de la Oficina de Tesorería, de igual manera se encarga del registro de las mismas, y de sus respectivos rendimientos y capitalizaciones cuando hay lugar a ello. La conciliación entre Presupuesto, Contabilidad y Tesorería se hace de manera permanente y las diferencias encontradas se ajustan de manera inmediata, o en el mes siguiente. Verificación, si es del caso, de la existencia de mecanismos de control para la colocación y redención de inversiones y sus actividades relacionadas. La Empresa a través de la Oficina de Tesorería realiza, controla y custodia las inversiones de la Empresa. Durante el año se Incremento el Valor de las inversiones pasando de $ 203.356.854.52 en el año 2003 a tener $ 1.511.230.513.33 con recursos Propios y 203.356.854.52 que corresponde a la Constitución de inversión como contingencia de la Demanda Presentada por la Firma Benhur Herrera.

El detalle de los títulos de inversiones a la vista se muestra a continuación:

No. Título No. Entidad Valor Fecha Inc.

Fecha Vto. Tasa

1 0800422 Granahorrar 203.356.854 12-11-04 12-02-05 7.5% Efec. Anual

TOTAL 203.356.854

Inversiones Temporales en Zona Centro ( Pasto ) Con Recursos Propios.

No. Título No. Entidad Valor Fecha Inc.

Fecha Vto. Tasa

1 3004200033068 Bco. Popular 300.000.000.oo 22-12-04 22-03-05 7% Efectivo Anual

2 25400897731 Bco. Colmena 203.476.749.61 13-11-04 13-01-05 7.76% E.A. 3 0847616 Granahorrar 100.000.000.oo 23-11-04 23-02-05 7.5% E.A.

4 9-369-00777-3 Santander 1.074.875.72 Junio/04 Encarg. Fiduc.

TOTAL 604.551.625.33

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Inversiones Temporales en Otras Zonas y Seccionales. Con Recursos Propios.

No. Título No. Entidad Valor Fecha Inc.

Fecha Vto. Tasa

1 3004400009173 Bco. Popular Tumaco 200.000.000.oo 24-12-04 24-03-05

7.% Efectivo Anual

2 0864035-1 AV Villas Tuquerres 303.423.888.oo 21-11-04 21-01-05 5% E.A.

3 3004300022904 Bco Popular Ipiales 100.000.000.oo 07-12-04 07-03-05 7.49% E.A.

4 418064

Bco. Occidente Ipiales. 300.000.000.oo 17-12-04 17-03-05 7.95% E.A.

TOTAL 906.678.888.oo Las inversiones temporales constituidas en la Empresa generaron rendimientos financieros del orden de los $ 232.307.434.11 superior al año anterior en $ 5 millones. Como mecanismo de control de las inversiones se tiene en cuenta: - Controles de seguridad de salvaguarda de las inversiones - Indagación acerca de las razones que llevan a efectuar, aumentar o disminuir

las inversiones. - Análisis del Mercado para la Constitución de Inversiones. Establecimiento de medidas para la salvaguarda de los activos fijos; realización periódica de toma física de inventarios y conciliación de saldos con la contabilidad Todos los activos fijos se encuentran asegurados; La vigencia del contrato No.143/04 comprende un periodo de doce (12) meses contados desde el 1o. de mayo de 2004 al 30 de abril de 2005 y con un valor de expedición de $ 1.267.954.186.oo, para lo cual se tiene: § Disponibilidad presupuestal No. 299 por $ 346.519.191.oo § Disponibilidad presupuestal No. 300 por $ 604.854.864.oo § Compromiso de vigencias futuras por $ 700.000.000.oo.

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Pólizas que se encuentran en la Oficina Jurídica de la Empresa y que se relacionan a continuación:

PROGRAMA DE SEGUROS

2004-2005

No CONCEPTO VALOR ASEG. VALOR ( COL$ )

1 Expedición Póliza de Automóviles 217.825.000,00 10.107.080,00

2 Expedición Póliza de Corriente Débil 2.622.147.084,00 25.854.370,00

3 Expedición Póliza Global de Manejo 200.000.000,00 27.840.000,00

4 Expedición Póliza de Incendio 8.183.642.022,00 18.986.049,00

5 Expedición Póliza de Responsabilidad Civil 500.000.000,00 157.615.000,00

6 Expedición Póliza Sust.( Dinero en Efectivo ) 300.000.000,00 10.440.000,00

7 Expedición Póliza SOAT 0,00 7.644.816,00

8 Expedición Póliza Transporte de Valores 100.000.000,00 0,00

9 Expedición Póliza Transporte de Mercancías 220.000.000,00 0,00

10 Expedición Póliza Vida Grupo 34.772.176.704,00 123.331.202,00

11 Expedición Póliza Daños Materiales Combinados 34.405.659,00 785.217.444,00

12 Expedición Póliza Sustracción Todo Riesgo 964.171.862,00 20.131.908,00

13 Expedición Póliza de Sustracción 2.810.211.956,00 6.519.692,00

14 Expedición Póliza de R.C. Servidores Públicos 1.000.000.000,00 56.518.625,00

15 Expedición Póliza de R.C. Prestación del Servicio 100.000.000,00 17.748.000,00

Modificaciones de las pólizas 0,00

Financiación 0,00

VALOR PROGRAMA DE SEGUROS 1.267.954.186,00

AHORRO EFECTUADO $COLOMBIANOS 152.459.000,60 Analizado el comportamiento con el año 2003, la Empresa obtuvo un ahorro en la negociación de las pólizas de seguros del orden de los 152.4 millones de pesos logrando para el periodo 2004-2005 una disminución en un 10.73 % y se logro aumentar los valores asegurados en ocho pólizas pasando de un total asegurado en el periodo 2003-2004 de $38.846 Millones a 52.024 Millones, en el periodo 2004-2005. Se adelantó toma física de inventarios en la Central, Zonas y Seccionales, adelantando procesos de depuración de inventarios.

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En el año 2004, no se realizó un estudio técnico de valorización de activos, como lo estipula el decreto 2649 de 1.993, sin embargo se adelantó avance en la depuración de activos electromecánicos. La administración de los elementos devolutivos de la Empresa está a cargo del Almacén General, Entre sus funciones están las de controlar los ingresos y egresos al almacén y mensualmente enviar a la Oficina de Contabilidad el detalle del movimiento mensual, para que éste sea registrado contablemente. Adicionalmente, como medida de control, en períodos intermedios practica pruebas selectivas de elementos devolutivos en servicio y al final de la vigencia hace inventario general. Medidas de protección para la guarda y custodia de los activos, valores, títulos valores, especies venales, cheques girados, chequeras, cheques anulados, tarjetas magnéticas, sellos y protectores, claves de cajas fuerte, y demás bienes asociados al manejo del disponible. Los títulos valores que posee la Empresa y demás bienes asociados al manejo del disponible se encuentran custodiados por la Oficina de Tesorería en caja fuerte. La Empresa cuenta además con una póliza de transporte de valores para los recaudos que realiza la Empresa en terreno y para las operaciones diarias que requieran el transporte de disponible. En cuanto a las recaudaciones en Zonas y Seccionales, se presentan las siguientes debilidades: la difícil situación de orden público por la que atraviesa el País, por las distancias entre veredas y la población más próxima para su recaudo, la inexistencia de servicios bancarios o corporaciones en la mayoría de las recaudaciones, lo que obliga a que el recaudador guarde el dinero en su casa de habitación y si el tiempo se lo permite viaje a la población más cercana a consignar, no cuentan las recaudaciones con cajas fuertes empotradas, por lo que fácilmente pueden llevarse la caja y el dinero. Como medidas de mejoramiento la Administración de la Empresa contrato 3 nuevos puntos de recaudo en Pasto, Ipiales y Tumaco. Se realizó convenio con el Banco Agrario para consignar recursos de las Zonas y Seccionales a la cuenta centralizadora. En el 2004 se realizaron convenios tanto con el Banco Santander, Granahorrar, Popular y Bogotá para utilizar en el proceso de recaudos el código de barras, el seguimiento se realiza conjuntamente con personal de facturación.

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Existencia y funcionalidad de procedimientos para la elaboración, revisión y depuración oportuna de las conciliaciones bancarias que implique control sobre la apertura y funcionamiento de cuentas bancarias y/o ahorros. Existe procedimientos actualizados que permiten realizar las conciliaciones bancarias en forma adecuada, en la Oficina de Contabilidad existe un funcionario con destinación exclusiva para este propósito, por tanto el control en los resultados que muestran las conciliaciones es permanente. Determinación de políticas relacionadas con la incorporación de los inmuebles, vehículos automotores y demás bienes al Patrimonio de la entidad, lo que incluye seguimiento sobre su legalización y valoración actualizada. En el año 2004, la empresa a través de los contratos Nos. 094/04, 125/04, 184/04, se realizaron depuración de registros contables de las Subcuentas: Equipo de Redes de Transmisión, Equipo Eléctrico de Control y Protección, Equipo e instalaciones auxiliares, Obras Hidráulicas, Turbinas y Generadores y Motores de Combustión Interna. De este trabajo se ha logrado discriminar detalladamente cada activo, registrándose en la cuenta que le corresponde y con sus requerimientos, se documentaron algunos activos eléctricos, además se sometieron a proceso de depuración una vez agotados todos los trámites, Se sometieron a saneamiento Contable elementos que hacían parte de la Planta de Combustión térmica Ubicada en la Zona Pacífico, la cual fue permutada al IPSE en enero de 1999, y su respectiva depreciación, igualmente la eliminación de activos contables por valor de 165.1 Millones y una depreciación de 145.7 Millones que corresponden a 65 consecutivos, ( Acta No. 7 ). Eliminación de Activos sobre los cuales no fue posible ubicar los documentos que originaron el registro contable en las Subcuentas de Alumbrado Publico, Contadores, Equipos de Transformación, Redes de Transmisión, y cuentas identificadas como varios y otros, para un total de 282 consecutivos a eliminar ( Acta No. 8). Saneamiento de las diferencias de cifras resultantes al actualizar las tasas de depreciación, los años de vida útil y ajustes por inflación en las cuentas de activos fijos de Alumbrado público, Contadores, Redes de Transmisión, Equipo de subestación de transmisión, equipo de transformación, redes de distribución y equipo de Subestación de distribución ( Acta No. 9). Saneamiento de Equipo de Transformación consecutivo 3541 que por error de digitación se registra por $ 59.534.587, siendo su valor real de Compra

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por $ 593.503.91. ( Acta No. 10). Traslado a la Cuenta Bienes en Investigación Administrativa de transformadores quemados y evitar que estos consecutivos se sigan afectando con los ajustes por inflación y la depreciación. ( Acta No. 11) Esta oficina ha continuado insistiendo en la necesidad de efectuar prioritariamente el estudio de valorización de los activos y dar cumplimiento con los requerimientos de la Contaduría General de la Nación con el envío de la información pertinente a la identificación de los bienes muebles e inmuebles que posee la Empresa. Este estudio deberá arrancar en el año 2005; pues ya existe un porcentaje muy significativo y que representa el 60.22% que están depurados, cumpliendo así con el Decreto 2649 de 1993 donde se establece, que cada tres años debe hacerse estudio de valorización de activos, y no se ha actualizado desde el año 1990, fecha del último estudio de valorización de activos incorporado. Su saldo se ve incrementado por efectos del PAAG acumulado, que a diciembre de 2004 fue del 5.92%.

Evaluación de los procesos de depuración de saldos en los rubros de Rentas y Cuentas por Cobrar de vigencias anteriores, que contribuyan a garantizar la razonabilidad de los estados e informes contables. Para el año 2004, no se adelanto proceso de depuración en los rubros de Rentas y Cuentas por Cobrar. Existencia y pertinencia de procedimientos de control para soportar la conciliación de saldos relacionados con los valores correspondientes a Pensiones de jubilación -cálculos actuariales-, cesantías consolidadas y sus intereses. En el año 2004 ingreso a la empresa el valor de $ 27.015.244 por concepto de pago de cuotas partes pensionales discriminados, así:

Caja Agraria en Liquidación $ 4.995.354 Municipio de Consaca $ 3.506.292 Municipio de Sotomayor $ 4.261.724 Municipio del Tambo $ 3.449.081 Municipio de la Cruz $ 10.802.793 Como medidas de control, se corrigieron los registros de Nómina, tanto en Pasto como en las seccionales de las entidades depuradas, para lograr que los movimientos registrados en contabilidad sean consecuentes con los de las cuentas de cobro enviadas y con las registradas en las cuentas deudoras.

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En el año 2004, se logro la recuperación de $ 136.887.224,oo por concepto de retroactivos de pensión de vejez de los extrabajadores que comparten la pensión con el Instituto de Seguros Sociales. Anualmente la Empresa contrata con una firma especializada un estudio actuarial para calcular la reserva de jubilación. Con base en este cálculo se hacen los ajustes contables correspondientes, así como el cálculo de la amortización mensual de esta reserva. Las obligaciones que anualmente debe cumplir la Empresa con sus pensionados, se garantizan con la inclusión en el presupuesto ordinario de la partida necesaria en el rubro de pensiones, que para el año del 2004 fue de $6.424 millones y para el año 2005 se ha presupuestado la suma de $7.334 millones. Cumplimiento de planes de compras, funcionamiento de comités de adquisiciones y cumplimiento de las políticas sobre los procesos de contratación de adquisición de bienes y servicios. Hasta el mes de diciembre se ejecutó el plan de compras en un 93.45%: su indicador muestra un acumulado presupuestal hasta el mes de diciembre de $ 4.691.2 millones apropiado para adquisiciones. CEDENAR S.A. E.S.P., da estricto cumplimiento a los procesos establecidos en su Estatuto de Contratación, Acuerdo No. 017 de Diciembre de 2003, aprobado por la Junta Directiva. Conciliación de saldos recíprocos con las entidades y cuentas relacionadas de que trata el formato CGN-002. Este proceso debe incluir la realización de confirmación de saldos a través de circularizaciones periódicas entre las entidades objeto de conciliación. Durante el año 2004, la Contaduría General de la Nación presentó requerimiento al informe Contable con corte al 30 de Septiembre de 2004, requerimiento éste, que hasta la fecha no ha sido contestado en forma escrita, por cuanto se encuentra en trámite de aclaración de algunos términos por parte de la contadora de la Electrificadora ante la Contaduría General de la Nación. Una vez la Contadora, se pronuncie con respecto a dicho requerimiento, la Oficina de Control Interno, procederá a evaluar e informar al respecto.

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Indicar el sentido del último dictamen sobre el Balance General de la entidad por parte de la contraloría respectiva y/o el revisor fiscal, si lo hubiere. En el año 2004, se suscribió un nuevo Plan de Mejoramiento con la Contraloría General de la Nación en desarrollo del Plan Anual de Auditoria para el año 2003. No existe por tanto Dictamen sobre el Balance General de CEDENAR S.A. E.S.P. , para el año 2004 en razón a que aún esta Entidad de Control no ha practicado su proceso de auditoria. Dictamen del Revisor Fiscal “ He auditado el Balance General de la Empresa Centrales Eléctricas de Nariño CEDENAR S.A. E.S.P. a 31 de Diciembre de 2004 y 2003 los correspondientes Estados de Resultados, de Cambios en el Patrimonio de los Accionistas, de Cambios en la Situación Financiera y de Flujo de Efectivo por el Año terminado a esas fechas. Estos Estados Financieros que se Acompañan y sus correspondientes Notas que han sido preparados como lo establece el Decreto 2649 de 1993 y la Ley 222 de 1995 son responsabilidad de la Administración. Mi responsabilidad es la de Expresar una opinión y determinar la existencia de su concordancia con base en la Auditoria Realizada. Lleve a cabo mi función con base a las normas de auditoria generalmente aceptadas, las cuales requieren que planee y efectúe la auditoria para obtener seguridad razonable sobre si los estados financieros están exentos de presentaciones erróneas significativas; por consiguiente obtuve la información y procedimientos utilizados en la preparación de dichos estados, se hicieron las pruebas y verificaciones de documentos y registros contables de manera selectiva, de la evidencia que soportan las cifras y las revelaciones en los Estados Financieros, la auditoria también incluye la evaluación de las normas y principios contables utilizados y de las estimaciones contables significativas hechas por la administración, así como la evaluación de la presentación global de los Estados Contables. Considero que los Procedimientos de revisión aplicados proporcionan una base razonable para la opinión que expreso en los párrafos siguientes. A CUENTA VALORIZACIONES Para el periodo 2004 este rubro se continua incrementando con la aplicación del PAAC acumulado, que a diciembre de 2004 fue del 5.92%, como lo dictan los principios de contabilidad para los periodos de transición, entre estudios de

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Valorización. De acuerdo a lo reglamentado en el Decreto 2649 de 1993 articulo 64, se debe efectuar por lo menos cada tres años un inventario físico detallado de los bienes con su respectiva valorización, situación que al cierre del periodo fiscal, no se ha realizado mediante un Estudio Técnico, desde el año de 1990. Es de aclarar que para el efecto se adelantaron los procedimientos previos para su ejecución, mediante la depuración contable de los activos fijos, logrando depurarse el 60.22% de estos, lo cual permitió identificar en forma individualizada la mayoría de los activos, en el proceso se actualizo años de vida útil, depreciaciones y ajustes por inflación de los activos depurados; quedando pendiente el inventario físico de los activos electromecánicos, para proceder a su valorización. B CUENTA PATRIMONIO – Capital Autorizado

A 31 de diciembre de 2004, los Estados Financieros muestran un incremento patrimonial a causa del Proceso de Capitalización adelantada con el IPSE, lo cual incrementó el Capital autorizado de la Electrificadora de $35.000.000 miles a $95.000.000 miles y el Capital Suscrito y Pagado de $ 32.024.588 miles a $91.348.097 miles, por un valor de $59.323.508 miles, suma que se encuentra representada en: Un pagaré a favor del IPSE por valor de $26.395.778 miles, Depósitos Recibidos del IPSE por $3.917.678 miles registrados en Cuentas por Depósitos Recibidos del IPSE por $3.917.678 miles registrados en Cuentas por Pagar y por Activos de Distribución pertenecientes al IPSE por valor de $29.010.041 miles. Acto que se legalizó, mediante, la emisión de $5.932.350.870 acciones ordinarias con el fin de reservar acciones por el valor registrado en el convenio. C. SISTEMA DE COSTOS ABC.-

En este período fiscal la Electrfricadora dio cumplimiento con lo estipulado en la Ley 142 de 1994, artículo 79 numeral 3 y la resolución 4640 de la superintendencia de servicios Públicos domiciliarios, sobre la implementación e implantación del sistema de Costos ABC, iniciando su puesta en marcha a nivel de documento fuente a partir del 1 de enero de 2003”.

Según opinión de la Revisoría Fiscal, los estados auditados a 31 de diciembre de 2003 y 2004, fueron fielmente tomados de los libros y presentan razonablemente la Situación Financiera de la Electrificadora, Los resultados de sus operaciones, los cambios en el Patrimonio, los cambios en su situación financiera y los Flujos de efectivo para el año 2004, se encuentran de conformidad con las normas de

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Contabilidad generalmente Aceptadas en Colombia, y aplicadas uniformemente, excepto por el punto A (CUENTA VALORIZACIONES). SANEAMIENTO CONTABLE Estado actual del proceso de saneamiento contable en la entidad. En el siguiente cuadro se detalla los valores y las partidas contables que fueron objeto de Saneamiento Contable durante el año 2004.

CUENTA – CONCEPTO

ACTA COMITÉ

DEBITOS CASTIGOS

EFECTIVO

Catigo- Cuantía Inferior a 5 S.M.L.V. N.D. Por Cheques Devueltos 4 3.740.000.oo Aprovechamiento-Cuantía Inferior a 5 S.M.L.V. Cheques en Mano 5 1.305.755.oo TOTAL CUENTAS DE EFECTIVO 3.740.000.oo 1.305.755.oo EFECTO NETO

2.434.245.oo

CUENTA - CONCEPTO ACTA

COMITÉ DEBITO CREDITO SANEAMIENTO RESULTANTE DE LOS CONTRATOS DE DEPURACIÓN Nos. 097/04, 125/04, 184/04, 300/04. Eliminación de Activos Bienes en Inves. Adtiva. Obras Hidráulicas (Nota 1 diciembre/2003) 7

14.760.907,27

Bienes en Invest. Adtiva. Obras Hidráulicas (Nota 10 diciembre/2003) 7

9.510.133,76

Bienes en Invest. Adtiva. Turbinas y Generadores (Nota 3 diciembre/2003) 7

27.236.533,96

Bienes en Invest. Adtiva. Motores de Combustión Interna ( Nota 5 diciembre/2003) 7

48.397.772,91

Bienes en Invest. Adtiva. Equipo e Instalaciones Auxiliares (Nota 7 diciembre/2003) 7

2.230.064,47

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CUENTA - CONCEPTO ACTA

COMITÉ DEBITO CREDITO Bienes en Invest. Adtiva. Equipo e Instalaciones Auxiliares (Nota15 diciembre/2003) 7

26.091.376,39

Bienes en Invest. Adtiva. Equipo Eléctrico de Control y Protección (Nota 9 diciembre/2003) 7

1.088.638,62

Bienes en Invest. Adtiva. Motores de Combustión Interna ( Nota 20 diciembre/2003) 7

35.826.274,46

SUBTOTAL

165.141.701,84 Bienes en Invest. Adtiva. Motores de Combustión Interna ( Nota 16 diciembre/2003) 7

1.678.231.968,68

1.843.373.670,52 Bienes en Invest. Adtiva. Equipo de Transformación (Notas de 27 a 152 dic/04) 8

303.328.485,45

Bienes en Invest. Adtiva. Contadores (Notas de 153 a 179 dic/04) 8

4.204.748,86

Bienes en Invest. Adtiva. Alumbrado Público (Notas de 180 a 197 dic/04) 8

4.643.090,87

Bienes en Invest. Adtiva. Equipo Redes de Transmisión (Notas de 198 a 204 dic/04) 8

566.135,14

Bienes en Invest. Adtiva. Equipo Subestación de Transmisión (Notas 205-206 dic/04) 8

537.380,63

Bienes en Invest. Adtiva. Cuentas Varios y otros (Notas 210 a284 dic/04) 8

45.915.033,19

SUBTOTAL

359.194.874,14

SUBTOTAL ACTIVOS

2.202.568.544,66 Depreciación Acumulada Activos Eliminados Bienes en Invest. Adtiva. Obras Hidráulicas (Nota 2 diciembre/2003) 7

13.574.501,62

Bienes en Invest. Adtiva. Obras Hidráulicas (Nota 10 diciembre/2003) 7

9.510.133,76

Bienes en Invest. Adtiva. Turbinas y Generadores (Nota 4 diciembre/2003) 7

27.182.431,63

Bienes en Invest. Adtiva. Motores de Combustión Interna ( Nota 6 diciembre/2003) 7

37.603.017,72

Bienes en Invest. Adtiva. Equipo e Instalaciones Auxiliares (Nota 8) 7

2.230.064,59

Bienes en Invest. Adtiva. Equipo e Instalaciones Auxiliares (Nota 15) 7

18.719.331,72

Bienes en Invest. Adtiva. Equipo Eléctrico de Control y Protección (Nota 9) 7

1.088.638,62

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CUENTA - CONCEPTO ACTA

COMITÉ DEBITO CREDITO Bienes en Invest. Adtiva. Motores de Combustión Interna ( Nota 20 diciembre/2003) 7

35.826.274,46

SUBTOTAL

145.734.394,12 Bienes en Invest. Adtiva. Motores de Combustión Interna ( Nota 16 diciembre/2003) 7

771.034.903,33

916.769.297,45 Bienes en Invest. Adtiva. Equipo de Transformación (Notas de 27 a 152 dic/04) 8

210.664.109,64

Bienes en Invest. Adtiva. Contadores (Notas de 153 a 179 dic/04) 8

4.135.060,49

Bienes en Invest. Adtiva. Alumbrado Público (Notas de 180 a 197 dic/04) 8

4.258.259,11

Bienes en Invest. Adtiva. Equipo Redes de Transmisión (Notas de 198 a 204 dic/04) 8

566.135,14

Bienes en Invest. Adtiva. Equipo Subestación de Transmisión (Notas 205-206 dic/04) 8

537.380,63

Bienes en Invest. Adtiva. Cuentas Varios y otros (Notas 210 a284 dic/04) 8

40.040.860,06

SUBTOTAL

260.201.805,07

SUBTOTAL DEPRECIACION

1.176.971.102,52

TOTAL BIENES EN INVESTIGACION ADMITIVA.

2.202.568.544,66

1.176.971.102,52

EFECTO NETO

1.025.597.442,14

CUENTA - CONCEPTO ACTA

COMITÉ DEBITO CREDITO Depuración Cuentas: Alumbrado Público, Contadores, Redes de Transmisión, Eq. Subestación de Transmisión, Eq. De Transformación, Redes de Distribución, Equipo Subestación de Distribución, Cuentas Varios y Otros. Activos: Efectos actualización Años Vida Util, Tasas Depreciación, Ajustes por Inflación 9

4.840.822.468,85

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CUENTA - CONCEPTO ACTA

COMITÉ DEBITO CREDITO Depreciación: Efectos actualización Años Vida Util, Tasas Depreciación, Ajustes por Inflación

4.498.153.245,17

SUBTOTAL

4.840.822.468,85

4.498.153.245,17

EFECTO NETO

342.669.223,68 Consec. 3541 error de digitacion al ingresar al módulo de activos Activo: Bienes en Invest. Adtiva. Equipo de transformación 10

174.050.623,27

Depreciación: Bienes en Invest. Adtiva. Equipo de transformación 10

66.739.515,87

SUBTOTAL

174.050.623,27

66.739.515,87

EFECTO NETO

107.311.107,40 Transformadores Quemados Activo: Bienes en Invest. Adtiva. Equipo de transformación (Notas 6 a 26 dic/04) 11

23.566.348,27

Depreciación: Bienes en Invest. Adtiva. Equipo de transformación (Notas 6 a 26 dic/04) 11

12.903.719,86

SUBTOTAL

23.566.348,27

12.903.719,86

EFECTO NETO

10.662.628,41

TOTAL ACTAS DEL 7 AL 11

7.241.007.985,05

5.754.767.583,42

TOTAL SANEAMIENTO

7.244.747.985,05

5.756.073.338,42

EFECTO NETO EN EL PATRIMONIO

1.488.674.646,63

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Actividades adelantadas por la Oficina de Control Interno para dar cumplimiento al artículo 8º. de la Ley 716 de 2001 sobre evaluación al saneamiento contable de la entidad. La Oficina de Control Interno participó en el proceso de verificación de acciones de Saneamiento Contable para la Vigencia de 2004, adelantadas para el saneamiento del Efectivo, y Depuración de Cuentas de: Alumbrado Público, Contadores, Redes de Transmisión, Equipo de Subestación de Transmisión, Equipo de Transformación, Redes de Distribución, Equipo Subestación de Distribución, Cuentas Varios y Otros. Actas que se presentaron a las reuniones del Comité de Saneamiento Contable; de ésta manera se tiene conocimiento de las gestiones administrativas adelantadas para depurar la información contable. De igual manera se vigila que los valores que resulten para ser depurados cumplan con las condiciones señaladas por la Ley 716 de 2001, El Decreto Reglamentario 1914 de Julio de 2003, La circular Externa 050 de Agosto de 2002 de la Contaduría General de la Nación, La Carta Circular CGN No. 042 del 31 de enero de 2003, la Ley 863 de Diciembre de 2003, La Circular Externa CGN No. 056 del 20 de febrero de 2004 y la Ley 901 del 27 de Julio de 2004. En el área de Cartera y Mercadeo en el 2004, se dio continuidad a la consolidación de la información sobre depuración y castigo de cartera, para ello existe información debidamente soportada y por valor de $ 80 millones, cifras que serán estudiadas y verificadas por la oficina de Control Interno, La División de Cartera y Mercadeo y la División de Atención al Cliente en el primer trimestre del año 2005, y una vez depuradas serán sometidas a decisión por parte del Comité de Saneamiento Contable. Atentamente, OSCAR GUILLERMO PANTOJA CABRERA Jefe Oficina de Control Interno.