INFORME EJECUTIVO DE CONTROL INTERNO MAYO- AGOSTO … · Gestión de Titulación y Legalización 4 Gestión de Bienes y Servicios 8 7 Control Interno 4 Sistema Integrado de Gestión

EMPRESA DE VIVIENDA DE ANTIOQUIA Calle 42 B 52 - 106 Piso 10, oficina 1006 - Tels.: (4) 261 48 78 Fax: 261 33 93 Centro Administrativo Dptal José María Córdova (La Alpujarra) Medellín - Colombia - Suramérica

INFORME EJECUTIVO DE CONTROL INTERNO MAYO- AGOSTO DEL 2014

LEY 1474 DE 2011 La Oficina de Control Interno de La Empresa de Vivienda de Antioquia –VIVA- dando cumplimiento a lo estipulado en el artículo 9 de la Ley 1474 de 2011 “Estatuto Anticorrupción” tiene a su cargo la responsabilidad de presentar cada cuatro meses el informe ejecutivo sobre el estado del Sistema de Control Interno de la Empresa de Vivienda de Antioquia –VIVA- Se presentan las actividades, avances y dificultades presentadas en cada uno de los tres subsistemas, que conformen el MECI, con las recomendaciones correspondientes emanadas de la Oficina de Control Interno sobre el estado del sistema.

SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO

TALENTO HUMANO: Se realizaron en el periodo las jornadas de Inducción; se dio a los Asistentes una Orientación general sobre la organización allí se mostró un resumen sobre la historia de la empresa, su organización, misión, visión, SIG, elementos de la cultura, reglamentos, políticas, servicios, clientes, además la Coordinadora de presupuesto se dirigió a los nuevos funcionarios para explicar y atender dudas en todo lo relacionado con cuentas de cobro, con todos sus componentes y pago, es un tema que debe quedar demasiado claro ya que de esta claridad depende la agilidad y cumplimiento respecto a los pagos .

Se continúa con los contratos con la Liga de Natación de Antioquia, con participación de la familia, igualmente con el contrato con Multigym.

Durante este periodo se realizaron las siguientes capacitaciones de acuerdo al plan de acción presentado por la oficina de Talento Humano:

Nombre Capacitación Facilitador Fecha

Comunicación efectiva Flor Ángela Bustamante-

COMFAMA Mayo 22 de 2014

Gestión Transparente Contraloría de Antioquia Julio 10 de 2014

Prevención del estrés Andrés Montoya Zuleta

COMFAMA Junio 25 de 2014

Competencias para el éxito María Teresa Zuluaga-

COMFAMA Junio 18 de 2014

Declaración de Renta-2 Javier Llamas Julio 28 de 2014


COMPONENETE SOCIAL Y COMUNICACIONAL:

Desde el área de comunicaciones se continúa con la elaboración de boletines internos y externos los cuales circulan vía correo electrónico y pagina WEB.

Dentro de las principales actividades del proceso esta permitir el acceso a la información de las actividades y proyectos de la entidad, fortaleciendo el desempeño abierto y transparente de la misma y para esto es necesario contar con los canales apropiados de difusión y publicación de las acciones y decisiones que aporten claridad, confianza y entendimiento, por lo tanto aprovechando la buena imagen de la Feria EXPOCAMACOL, donde se reúnen proyectos estratégicos de infraestructura y desarrollo, se evidencio la necesidad de participar como una oportunidad de promocionar, divulgar y posicionar la imagen corporativa de la Empresa de Vivienda de Antioquia –VIVA-, realizando un contrato de arrendamiento de espacio y diseño de stand. El evento tuvo una duración de 4 días, del 27 al 30 de agosto, con montaje del stand desde el 25 de agosto, desde VIVA se aposto a difundir la labor integral que se está ejecutando en los municipio de Antioquia con infraestructura para el desarrollo, como Parques Educativos, mejoramiento de sedes educativas, viviendas nuevas, mejoramientos de vivienda, titulación de predios e infraestructura vial. Se contó con 4 expositores diarios, quienes recibieron más de 50 mil participantes que tuvo la Feria, en este año 2014, 1.317 provenientes de 58 países. A quienes pudimos acercarnos con información de una estrategia integral a través de brochure de Parques Educativos e informe de gestión de las vías en Antioquia mejoradas. Del el área de Comunicaciones depende la organización logística y comunicacional de los eventos de sorteos de vivienda gratuita en diez Municipios del Departamento de Antioquia. Se hizo partícipe de estos eventos al personal interno administrativo para sensibilizar frente a la importancia de la labor realizada en VIVA.

De manera periódica o al finalizar la presentación de los eventos públicos VIVA atendió a los medios de comunicación. Algunos de los medios que más consultaron en los últimos meses son:

1. El Mundo 2. Tele Antioquia Noticias 3. A Primera Hora 4. El Colombiano 5. Emisoras y canales locales Los temas más frecuentes son: • Balance de VIVA en Antioquia • Entrega de obras • Vivienda gratuita • Proyectos específicos

Mediante monitoreo interno se identificaron alrededor de 52 notas publicadas en radio, prensa y televisión, haciendo referencia a VIVA o mencionando la gestión de la empresa en distintos proyectos de vivienda.


Este monitoreo se ha realizado mediante el sistema de alertas de Google y buscadores de internet y en revisión del periódico El Colombiano, La República, El Tiempo, El Mundo en su versión impresa.

Como alternativa para la publicación de archivos radiofónicos y como insumo para los medios de comunicación radiales, generamos un espacio en la red social SoundCloud, en la que publicamos distintas entrevistas a funcionarios de la Empresa de Vivienda de Antioquia y de la Gobernación de Antioquia

Durante los últimos 6 meses la cuenta de Twitter de VIVA se convirtió en uno de los principales medios para hacer pública su gestión y brindar información de interés a todos sus seguidores.

La cuenta pasó de tener 1.434 seguidores en 2013, a 2.157 en junio de 2014.

Durante el último semestre se publicaron al menos 12 trinos diarios con temas referentes a vivienda nueva, mejoramientos, Parques Educativos, enlaces con nuestra página de internet, de Facebook, Soundcloud y medios digitales y audiovisuales.

Primeros Técnicos en Construcción SENA- VIVA Por medio de un convenio suscrito entre la Empresa de Vivienda de Antioquia –VIVA- y el SENA, 240 personas reciben formación como técnicos en Construcción de Edificaciones. El convenio, que se firmó en noviembre de 2013, estableció que para su desarrollo la Gobernación por medio de VIVA, aporta 4 millones de pesos para los materiales de formación, mientras que el SENA a través del Centro para el Desarrollo del Hábitat y la Construcción, es responsable de la capacitación y el traslado de instructores a los municipios. Las alcaldías municipales facilitan los espacios de aprendizaje y los escenarios de práctica. Los grupos de los municipios de San Carlos, El Retiro y Santa Fe de Antioquia fueron los primeros 35 Técnicos en Construcción de Edificaciones formados bajo el convenio SENA – VIVA, para el desarrollo de capacidades, competencias laborales, habilidades y destrezas ocupacionales en el área de la construcción técnicos en graduarse el día 14 de agosto. Esta estrategia se aplica en el marco de la apuesta social de VIVA, el Desarrollo e instalación de Capacidades en los municipios. Con el SENA se le apunta además al desarrollo de capacidades en los municipios, vinculando a los jóvenes en el marco de su aprendizaje a los proyectos de vivienda del departamento y de esta manera mejoran las condiciones laborales. Entre quienes reciben su certificado como Técnicos en Construcción están personas que han dedicado toda su vida a este oficio y han decidido certificarse, también se encuentran jóvenes que ven allí la oportunidad de comenzar una carrera en el sector de la construcción, muchos de ellos y ellas con aspiraciones de ser en futuros ingenieros. Así se abre la puerta de las oportunidades en los municipios de Antioquia. PLANEACIÓN ESTRATEGICA Semestralmente se hace seguimiento al Plan de acción:


Seguimiento Plan de Acción Primer Semestre 2014

Programa

Proyecto

Producto

Unidad

Resultado Junio 30 de 2014

Observaciones a Junio 30 de 2014

5.1.4

Antioquia mi hogar

5.1.4.1. Formulación de lineamientos para

el desarrollo de proyectos de vivienda

y hábitat

Lineamientos para el

desarrollo de proyectos de

vivienda y hábitat formulados

Porcentaje

5

Corresponde a la etapa de

validación de contenidos con asesores expertos.

5.1.4 Antioquia mi

hogar

5.1.4.2. Proyectos municipales integrales

para la vivienda y el hábitat

Proyectos municipales integrales

formulados

Número

1

Se diseñó el proyecto del Municipio de San Carlos. El cual pretende consolidar un plan de

intervenciones físicas articuladas en la estructura urbana del municipio en términos de

espacio público, conectividad, movilidad y paisaje.

5.1.4

Antioquia mi hogar

5.1.4.3. Construcción

y Mejoramiento de Vivienda. - (Alianza Medellín-Antioquia)

Viviendas iniciadas en Antioquia

Número

6339

La vivienda se entiende iniciada al momento de firmar el acta de

inicio del convenio.

5.1.4 Antioquia mi

hogar

5.1.4.3. Construcción

y Mejoramiento de Vivienda. - (Alianza Medellín-Antioquia)

Mejoramientos de vivienda realizados

en Antioquia

Número

465

Se cuentan todos aquellos mejoramientos que ya han firmado acta de inicio del

convenio.

5.1.4

Antioquia mi hogar

5.1.4.4. Titulación de predios

Predios titulados en el Departamento de

Antioquia

Número

1310

La titulación de predios se cuenta contra el título

registrado.

5.1.4

Antioquia mi hogar

5.1.4.5. Innovación en Ciencia y Tecnología

para la vivienda y hábitat

Proyectos de innovación

cofinanciados

Número

0

Proyecto totalmente ejecutado en los años 2012 y 2013.

5.1.4 Antioquia mi

hogar

5.1.4.6. Promoción de estrategias sociales,

pedagógicas y de desarrollo de

capacidades en temas de vivienda, ahorro y

crédito – (Alianza Medellín-Antioquia)

Población beneficiada con el

desarrollo de capacidades

mediante capacitación

Número

4080

El público objetivo se compone de: Funcionarios de la Empresa

de Vivienda de Antioquia, beneficiarios de los proyectos, funcionarios de los municipios,

miembros de la Mesa de Vivienda de Antioquia y demás

actores involucrados en el Sistema e Vivienda

Departamental.


GESTION DE RIESGOS

En el mes de Enero se realizó en la Entidad una capacitación dictada por el ICONTEC a todos los líderes de procesos sobre el tema de Gestión de Riesgos, se pretende con esta lograr la actualización de todos los procesos en el tema de riesgos.

Riesgos de Corrupción:

Desde la oficina de Control Interno se está trabajando en el avance de los riesgos de corrupción. A pesar de tener avances en la construcción de una matriz, se están analizando permanentemente hasta lograr una matriz definitiva.

SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN

SISTEMA INTEGRADO DE GESTION: En el mes de mayo de realizo la auditoria interna 2014 a los procesos del Sistema Integrado de Gestión.

Resultados Auditoria Interna 2014

Proceso No conformidades Observaciones

Gestión de Proyectos de Vivienda y Hábitat

4 4

Gestión Jurídica y Contractual 5 6

Gestión Social 3 2

Gestión de Talento Humano 2 2

Planeación Estratégica 2 1

Almacén Virtual de Materiales 3 5

Información y Tecnología 3

Fondo Rotatorio de Crédito 3 1

Gestión de Comunicaciones 4 1

Gestión de Titulación y Legalización 4

Gestión de Bienes y Servicios 8 7

Control Interno 4

Sistema Integrado de Gestión 3

Gestión Documental 7

Gestión Financiera Se aplazó

Desde el Proceso Ejecución y Supervisión de Proyectos de Vivienda y Hábitat se está trabajando en la elaboración del Plan de Gestión Ambiental, el cual entrara a ser parte del SIG dentro de este proceso con su respectivo instructivo, manual y formatos.


En cuanto el seguimiento a la gestión de la Empresa por parte de la Oficina de Control Interno tenemos: Seguimiento AVIMA: La contratación realizada por el AVIMA desde enero hasta agosto del 2014 fue la siguiente:

CONTRATOS AVIMA 2014

Entidad Tipo Nro. Valor Total

Fundación Berta Martínez de Jaramillo CP CP-115 47.575.500

Soluciones constructivas s.a.s. CP CP-234 191.791.320

Frontino CI CI-275 220.442.862

San Roque CI CI-280 77.857.600

San Roque CI CI-281 28.665.000

Yali CI CI-282 63.517.125

Venecia CI CI-283 14.332.500

Santo Domingo CI CI-311 150.000.000

Angostura CI CI-312 207.318.155

Ituango CI CI-332 29.995.875

San Pedro de los Milagros CI CI-355 79.842.000

Caucasia CI CI-400 100.000.000

Soluciones constructivas s.a.s CP CP-397 35.831.250

La Unión CI CI-406 122.850.000

remedios CI CI-407 199.739.400

Yali CI CI-408 10.237.500

Seguimiento Convocatorias Banco Agrario:

Avance Convocatorias Banco Agrario

Abejorral 8 La Unión 2

Anzá 12 Murindó 3

Apartado 9 Olaya 7

Angelópolis 9 San Francisco 4

Barbosa 4 Santa Bárbara 5

Copacabana 5 S. Pedro de los Milagros

4

Ebejico 11 Sto. Domingo 4

Frontino 6 Vigía del Fuerte 20

Heliconia 22 Yolombó 3

Liborina 11

TOTAL 148 Viviendas Iniciadas


Seguimiento Ejecución Cien Mil Viviendas: Seguimiento a Agosto 30 del 2014

TOTAL CONVENIO 1

+ CONVENIO 2

PROYECTOS VIVIENDAS

56 5.457

TERMINADOS 22 1.822

80%

INICIADOS 26 2.536

POR INICIAR 8 1.099 20%

San Jerónimo 52 VIP – Occidente-100% Yarumal 100 VIP – Norte – 100%


San Luis 100 VIP –Oriente 100% Angostura 40 VIP – Norte – 100%

Concordia 100 VIP – Suroeste -100% Yolombó 26 VIP – Nordeste – 100%

La Unión 60 VIP –Oriente – 100% Abejorral 40 VIP – Oriente – 100%


Sonsón 100 VIP – Oriente - 100% Carolina del Príncipe 60 VIP – Norte-100%

Amagá 100 VIP-Suroeste -100% Liborina 80 VIP – Occidente – 100%

San José de la Montaña 100 VIP – Norte-100% Tarso 64 VIP – Suroeste – 100%


Andes 100VIP-Suroeste – 100% Titiribí 100VIP – Suroeste – 100%

Guadalupe 100 VIP-Norte – 100% Dabeiba 100 VIP – Occidente – 100%

Campamento 82 VIP – Norte – 100% Fredonia 86 VIP – Suroeste – 100%


Támesis 92 VIP-Suroeste - 100% Ciudad Bolívar 30 VIP-Suroeste – 99%

Gómez Plata 88 VIP – Norte – 100% Hispania 60 VIP-Suroeste – 94%

SEGUIMIENTO PARQUES EDUCATIVOS:

Se realizaron dos convocatorias, la primera para 45 parques y una segunda para 35.

45 Parques educativos: • 2.012: Convocatoria municipios “Queremos un Parque Educativo” 108 municipios inscritos de 114 habilitados

• 2.012: Convocatoria proceso de selección para 45 arquitectos (Cooperación Argos)

• 2.013: Estudios y diseños de 43 parques

• Inicio de obra de 4 parques educativos: Vigía del Fuerte, Titiribí, Tarso, Támesis (Fundación Fraternidad)

• 2.013: Inicio del proceso contractual para 20 proyectos: Uramita, Peque, Betania, Hispania, Yondó, Cáceres ,Taraza, Chigorodó, Anzá, Sabanalarga, Santa Fe de Antioquia, Guarne, San Vicente, El Santuario, Pintada, Venecia, Girardota, Maceo, Anorí, Vegachí.


35 Parques Educativos: • 2.013: Convocatoria municipios “Queremos un Parque Educativo” 57 municipios inscritos de 69 habilitados

• 2.013: Convocatoria proceso de selección para 35 arquitectos (Cooperación Argos)

• 2.013: Inicio de Estudios y diseños.

AVANCE PARQUES EDUCATIVOS - AGOSTO 30 DEL 2014

Liquidados 0

Entregados 4 Vigía del Fuerte Tarso Támesis Titiribí

En Obra

34

Yondó Cáceres Tarazá Betania

Hispania San Vicente Guarne El Santuario

Peque Uramita Chigorodó Anorí

Girardota Maceo Vegachí Sta. Fe de Antioquia

Sabanalarga Anzá Briceño Sta. Rosa de Osos

Entrerrios El Carmen de Viboral

Argelia Montebello

Puerto Nare Puerto Triunfo San Luis San Francisco

Caramanta Venecia El Retiro San Carlos

Nariño Guatapé

Pendientes por Adjudicar

1 Concordia

Parque Educativo Tarso


Parque Educativo Titiribí

Parque Educativo Támesis


Parque Educativo Vigía del Fuerte


Seguimiento Sedes Educativas: -3 OBRAS INAUGURADAS:

I.E San Rafael. Heliconia IE. Marco Tobón Mejía. Santa Rosa IE. Mariano J. Villegas. Montebello

-6 OBRAS EN EJECUCIÓN: I.E Ignacio Botero Vallejo. El Retiro I.E Don Matías. Demolición I.E.R Santa Rosa de Lima. Giraldo C.E.R San Antonio. Yarumal C.E.R La Banca. Yarumal I.E.R Pbro Eduardo Zuluaga. Yolombó -1 OBRA ADJUDICADAS: I.E Cardenal Aníbal Muñoz. Santa Rosa de Osos


-1 PROYECTO EN ELABORACIÓN DE PLIEGOS: I.E.R Labores. Belmira -12 Proyectos por priorizar para Ejecución -4 Diseños en etapa de Idea Básica

SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIÓN

La Oficina de Control Interno de la Empresa de Vivienda de Antioquia –VIVA a través de la evaluación, seguimiento, acompañamiento, asesoría y apoyo a la gestión, continua con su apoyo al mejoramiento continuo. -Seguimiento al Plan de Mejoramiento producto de las auditorías internas 2013 realizadas desde el SIG, arrojando los siguientes resultados:

Acciones Efectivas Auditoria Interna 2013

Auditoria No.

Proceso No

conformidades 2013

Observaciones 2013

No. Acción tomada efectivas

1 AVIMA 5 4 9

2 Direccionamiento SIG 3 2 5

3 Gestión Documental 3 0 3

4 Planeación Estratégica 1 3 4

5 Fondo Rotatorio de Crédito

7 3 9

6 Talento Humano 4 6 7

7 Gestión Documental 3 0 3

8 Gestión Financiera 2 5 5

9 Gestión Jurídica 3 2 3

10 Gestión de Comunicaciones

4 2 5

11 Bienes y Servicios 5 2 6

12 Evaluación Independiente

4 2 6

TOTAL

44 31 65


Total acciones: 75 Total acciones efectivas: 65. Total acciones no cumplidas: 10 Se realizó proceso de auditorías Internas al Sistema Integrado de Gestión, con la siguiente programación


-La Contraloría General de Antioquia, realizó dos procesos de auditoria especial a distintos temas a finales del mes de abril y en el mes de mayo, se está a la espera de los resultados, de la misma manera se realizó por parte del ente de control la auditoria regular 2014 vigencia 2013, se está a la espera del informe definitivo. -Desde Control Interno se realiza acompañamiento, seguimiento y asesoría a los distintos proceso de la Entidad.

-El ICONTEC, entidad certificadora realizó auditoria de seguimiento en el mes de mayo, para el mes de noviembre se debe programar la auditoria de certificación.

ESTADO GENERAL DE CONTROL INTERNO

Es un sistema maduro y sostenible lo cual se ha logrado a través de la implementación del SIG y del Mecí, esta madurez ha permitido realizar mejoramiento continuo a los procesos, mediante el ajuste a las caracterizaciones, procedimientos, instructivos, formatos, se ha hecho revisión y análisis a los indicadores, y a la aplicabilidad de controles y de las mejoras resultantes de los procesos de auditoría practicados tanto internamente como de parte de entes externos. Esto nos permite tomar medidas preventivas para garantizar el logro de los resultados a la vez que afianza la cultura del autocontrol.

RECOMENDACIONES

La Oficina de Control Interno considera que es importante reforzar en todas las áreas la cultura del autocontrol ya que es de gran importancia para el logro de las metas trazadas. La Entidad ha reforzado el tema de la autorregulación, de allí que hoy se tengan: Manual de Contratación, Código de Buen Gobierno, Código de Ética, Manual de Referencia para la manipulación, cuidado y almacenamiento de materiales, Manual de grupos primarios, entre otros, se recomienda revisar todo este material para realizar las actualizaciones necesarias y así permanezcan como herramienta de trabajo y no se conviertan en documentos obsoletos. Original firmado

MARIA ISABEL GALLON HENAO Jefe de Control Interno Empresa de Vivienda de Antioquia

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