OFICINA DE CONTROL INTERNO

INFORME FINAL DE AUDITORÍA DE CONTROL INTERNO AL PROCESO:ADMINISTRACIÓN Y MANTENIMIENTO DE PARQUES Y ESCENARIOS

BOGOTÁ D.C. OCTUBRE DE 2016

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Director General Orlando Molano Pérez

Jefe Oficina de Control Interno Luis Francisco Cante Céspede

Responsable de la Auditoría Ivan Darío Gonzalez Cuellar

Grupo de trabajo Kelly Johanna Serrano Rincón

Contratista

Jairo Antonio Palacios Peña

Profesional Especializado 6 (E)

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TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN 4

OBJETIVO GENERAL 6

OBJETIVOS ESPECÍFICOS 6

ALCANCE DE LA AUDITORÍA 7

METODOLOGÍA 7

RECURSOS DE AUDITORÍA 8

DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA 8

PROMOCIÓN DE SERVICIOS 9

RESULTADOS DE AUDITORÍA 11

FORTALEZAS 13

OPORTUNIDADES DE MEJORA 14

HALLAZGOS 21

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INTRODUCCIÓN

En el presente informe, la Oficina de Control Interno presenta una revisión sobre el estadode los Parques administrados por el IDRD a través de la Subdirección Técnica de Parques yespecialmente en la labor realizada por el personal administrativo de los Parques y de lasÁreas de Administración de Escenarios y Promoción y Servicios; y en la cual se observanaspectos como la Gestión Administrativa, la Gestión Documental, el Mantenimiento, y elaprovechamiento económico, entre otros, así como los avances en relación con lasAuditorias y Evaluaciones realizadas por la Oficina de Control Interno, en los últimos años.

La Gestión Administrativa ejercida por el IDRD en los escenarios se circunscribe al préstamode los escenarios para la realización de eventos de carácter deportivo y recreativo en sumayoría; sin embargo con las dinámicas propias de una ciudad como Bogotá, en dondeconfluye el comercio, la cultura y otras dinámicas sociales, se ha cambiado y ampliado laperspectiva de los solicitantes, en el sentido de contener una amplia gama de eventos quedesborda los lineamientos deportivos y recreativos, involucrando nuevos actores comousuarios y nuevas realidades ciudadanas que permiten una nueva dinámica en los parques.

La administración de los escenarios como servicio a la comunidad ha sido relativamenteestática; en el sentido de observar una serie de procedimientos emanados del Manual deAprovechamiento Económico, que no permiten la adopción de nuevas estrategias a la parde los cambios en la sociedad.

El control interno como parte del Sistema de Control Interno, que actua preventivamente,permite que procesos, procedimientos e instructivos generen y fortalezcan, la organizaciónal interior de las dependencias y en general posibiliten el trabajo de los administradores yauxiliares en los diferentes Parques; sin embargo, debido a la situaciones exogenas,cambios administrativos, destinación de recursos y otros; derivan en dificultades en laaplicación de los servicios a la comunidad.

El IDRD crea una serie de mecanismos de servicio al ciudadano, en los cuales se tieneinmerso el aprovechamiento económico del espacio público, trámite que asegura mediantelos mecanismos administrativos que se brinde la oportunidad para que los ciudadanos(particulares, comerciantes, organizaciones deportivas y culturales) hagan uso de losescenarios administrados por el Instituto.

Actualmente el IDRD se encuentra encaminado a realizar algunas trasformaciones de niveltecnológico que permiten al usuario interno y al usuario externo, acceder de manera maseficaz a los servicios y trámites institucionales; con la puesta en marcha de los aplicativosdel Sistema de Información Misional se puede lograr que el ciudadano acceda de maneramas efectiva a las acciones institucionales. Estos desarrollos facilitan que los procesosmisionales sean monitoreados, consultados y validados de manera rápida y efectiva. Sinembargo aplicativos relacionados con los Parques deben tener una mayor robustez en los

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contenidos, para hacerlos fiables y de consulta universal; se traduce lo anterior, en elsentido de tener el Sistema de Información Misional un componente de Parques, dondealgunas de las ventanas de desarrollo no han sido cargadas con información veraz, eldesarrollo de este tema se vera mas adelante en los hallazgos y observaciones.

El IDRD como otras instituciones del Estado requieren un manejo de herramientastecnológicas avanzadas por la cantidad de Parques administrados, son extensiones de lasede central y adicionalmente prestan el servicio o trámite de préstamo de aprovechamientoeconómico. Las herramientas tecnológicas se enmarcan en el Hardware (Computadores,ups, impresoras, televisores, etc) y en el Software que se tienen en los diferentesescenarios. Unos con adelantos tecnológicos importantes y otros con recursos menoseficientes para la labor. Aun actualmente se encuentran escenarios sin Internet, sin teléfono,sin impresoras y en algunos casos sin computador. Sí nuestra misionalidad pretende teneruna cobertura en servicios y trámites más eficiente, un punto de partida tiene que estaratado al adelanto tecnológico y a la actualización de los elementos sistemáticos yelectrónicos. La interacción entre el usuario y el servidor público se basa en la información ysi en esta relación se encuentran fallas o atrasos para brindar la información, el servicioclaramente no sería de calidad. El tener un flujo informativo reduce los costos en losservicios, agiliza la respuesta y brinda de manera clara un mejor servicio. Es así que laprogramación de los escenarios en línea y homogénea para la labor de los administradoresde los escenarios y el Área de Promoción y Servicios, facilitaría la información de maneraordenada y organizada. Se establecería un punto de control y con ello se podría monitorearde mejor manera la gestión administrativa en los parques.

La Oficina de Control Interno, en cumplimiento de las actividades de seguimiento yevaluación a los controles definidos en los procedimientos y en las herramientasadministrativas planteo el desarrollo de la Auditoria, en capítulos por Parque, en los cualesse trataron aspectos como la Gestión Documental, al Aprovechamiento Económico, elMantenimiento, la Gestión Administrativa y el Estado Físico general de los Parques yEscenarios administrados directamente por el IDRD.

Al mismo tiempo se desarrollaron algunas entrevistas con el Área de Promoción y Serviciosen el sentido de complementar la labor dentro del trámite de préstamo de aprovechamientoeconómico y la relación entre los administradores y los profesionales del Área. Estasentrevistas se circunscriben a la dinámica del procedimiento administrativo y del Área Socialde la Subdirección Técnica de Parques.

Se aplicó la metodología en fases de Auditoría, la primera en el alcance y objetivos, unasegunda en la Revisión Documental: donde se evaluó el Informe de gestión, los formatosrespectivos, verificación del Manual de Aprovechamiento Económico, la gestión deladministrador y supervisión de solicitudes de préstamo. Y una tercera de verificación encampo que observaba el estado del Parque, mantenimiento, infraestructura, mobiliario delParque, aseo, vigilancia, realización de entrevistas a funcionarios y usuarios de los parques.

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Se contó con el recurso humano de Auditores de la Oficina de Control Interno; se realizaronvisitas a treinta (30) parques, Ver anexo de Parques visitados, desde Metropolitanos,Zonales y Escenarios Deportivos. Con base en lo anterior se realizó un trabajo en cadaespacio público en el cual se abrió un capítulo para cada escenario en donde se consignanlas apreciaciones del equipo auditor, las observaciones y las oportunidades de mejora. Unavez terminado este trabajo se exponen los hallazgos generales, oportunidades de mejora yconclusiones finales. El trabajo realizado en cada escenario recoge fecha de visita, hora,descripción de aspectos básicos como la Localidad, el nombre del administrador, auxiliaradministrativo, aspectos relevantes del escenario, gestión administrativa, gestióndocumental, aprovechamiento económico, mantenimiento, aspectos logísticos y un registrofotográfico con sus respectivas observaciones y/o sugerencias; de éste trabajo se generanalgunas oportunidades de mejora y observaciones.

El proceso de Administración y Mantenimiento de Parques y Escenarios, ha desarrolladouna serie de actividades y herramientas administrativas que se encadenan con un recursopresupuestal que permite la administración, operatividad y mantenimiento de la Red deParques.

La Subdirección Técnica de Parques tiene dentro de éste presupuesto, rubros destinados ala contratación de recurso humano (administradores y auxiliares administrativos) que vienenpresupuestados en los gastos de inversión, también cuenta con un personal administrativode funcionarios de planta que vienen de gastos de funcionamiento. Complementando estosdos tipos de inversiones se conforma un equipo de funcionarios en las localidades quetienen como misión atender a la ciudadanía en cuanto a los servicios que se presta en elparque. Al mismo tiempo el proceso de Administración y Mantenimiento de Parques; seencarga de contratar el mantenimiento en aspectos como la infraestructura, zonas duras,mobiliario urbano, cerramientos, campos de fútbol, aseo, vigilancia, espejos de agua entreotros

OBJETIVO GENERAL

• Establecer la situación actual de las actividades administrativas, aprovechamientoeconómico y mantenimiento que se desarrollan en los Parques Administrados por elIDRD y a la gestión administrativa del Área Promoción y Servicios.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

• Evaluar la cantidad de personal administrativo para la óptima gestión en los Parques.

• Evaluar sobre las herramientas administrativas el cumplimiento de la función.

• Evaluar el cumplimiento del Manual de Aprovechamiento Económico desde susolicitud hasta su ejecución.

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• Evaluar el comportamiento histórico, real y proyectado del aprovechamientoeconómico de los Parques.

• Evaluar las metodologías de trabajo y tiempos de entregas.

• Evaluar los impactos de los tiempos de mantenimiento en los servicios a lacomunidad.

• Verificar la periodicidad de los mantenimientos, su efectividad y su registro histórico.

• Verificar la Planeación y Priorización de las actividades.

ALCANCE DE LA AUDITORÍA

La Auditoria se realizará a los Parques Administrados directamente por el IDRD, a las Áreasde Administración de Escenarios, Promoción y Servicios y a los Programas deMantenimiento que actualmente se desarrollan por parte de la Subdirección Técnica deParques, en los lugares donde se estén ejecutando y en las Oficinas de la Sede Central delIDRD.

La auditoria se realizará a través de muestras selectivas, visitas y entrevistas a losAdministradores, Auxiliares Administrativos, Contratistas, Supervisores, Jefes de Área ycomunidad en general. El tiempo estimado para la realización de esta Auditoria será de unmes y medio contado a partir de la fecha de la comunicación interna.

No obstante para dar cumplimiento al objetivo y tiempo estimado para esta auditoría, sedeberá contar con el suministro de la información completa y oportuna, además contar conla disponibilidad de los funcionarios; es de resaltar que es responsabilidad de cada una delas Áreas, que el contenido de la información suministrada y que la falta u omisión de lamisma puede generar errores en el análisis que realice el auditor y obstaculice la efectividadde la evaluación.

METODOLOGÍA

La auditoría se realizó de acuerdo con el procedimiento de auditorías internas de controlinterno y a las normas de auditoría generalmente aceptadas, las cuales incluyen,indagaciones, entrevistas, sondeo y obtención de evidencias, encaminadas a recopilar lainformación necesaria para apoyar las conclusiones.

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1. Alcance y objetivos

2. Revisión Documental: donde se evaluó el Informe de gestión, los formatosrespectivos, verificación del Manual de Aprovechamiento Económico, la gestión deladministrador y supervisión de solicitudes de préstamo.

3. Verificación en campo que observaba el estado del Parque, mantenimiento,infraestructura, mobiliario del parque, aseo, vigilancia, realización de entrevistas afuncionarios y usuarios de los parques.

RECURSOS DE AUDITORÍA:

Para el desarrollo de la presente Auditoria se designó a profesionales vinculados a la Oficinade Control Interno, Kelly Johanna Serrano y Jairo Antonio Palacios Peña; se contó con eltransporte, recurso fotográfico, mapa del Sistema de Información Geográfica, directorio yborradores de visita.

1. Ejecución de acuerdo con el mapa del Sistema de Información Geográfico del IDRD yel listado de los parques se trazaron rutas de visita de trabajo.

2. Se estableció un cronograma de visitas.

3. Se hizo la presentación del equipo auditor al Administrador y/o AuxiliaresAdministrativos; en caso de no encontrarlos se realizó el recorrido con los Guardas deVigilancia, informando el alcance de la auditoría.

4. Se indagó sobre los últimos informes de gestión y las dificultades presentadas.

5. Se hizo reconocimiento en terreno de las instalaciones y se hizo un registrofotográfico sobre lo observado.

6. Se realizaron entrevistas a los usuarios para verificar la conformidad de los mismos ysu sentido de pertenencia con el parque.

DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA

1. Procedimiento: Control de producto y/o servicio no conforme de la administración ymantenimiento de Parques y Escenarios.

2. Procedimiento: Mantenimiento de Parques y Escenarios.

3. Manual de Aprovechamiento Económico.

4. Procedimiento: Permiso uso temporal de Parques y Escenarios administrados por elIDRD.

5. Procedimiento: Préstamo de uso de módulos ubicados en Parques y Escenarios

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administrados por el IDRD.

PROMOCIÓN DE SERVICIOS

El desarrollo de la auditoría al Área de Promoción de Servicios se basó en losprocedimientos: Gestión Social para la Red Distrital de Parques y Permiso del Uso Temporalde Parques y Escenarios Administrados por el IDRD.

Gestión Social: El área social de la Subdirección Técnica de Parques es un grupo detrabajo constituido por Profesionales en diferentes ramas del saber (psicólogos, sociólogos,trabajadores sociales, entre otros), los cuales tienen la función “promover la participaciónciudadana incidente y el control social en relación con la sostenibilidad física y social de losparques”. Actualmente este grupo de profesionales está constituido por tres personascuando mínimo, debería estar compuesta por siete profesionales.

Este grupo de profesionales debe resolver conflictos que surjan en los Parques, apoyar a losprogramas del Instituto, desarrollar campañas y acompañar los procesos de diseño,mantenimiento y construcción de escenarios.

• Resolución de conflictos: A través de acuerdos ciudadanos o mesas de trabajo elprofesional se desplaza a los sitios de conflicto, en compañía del Administrador delEscenario y la comunidad con el rol de solucionar conflictos surgidos por uso o maluso del espacio público. Esta labor entrega en el mejor de los casos un acuerdociudadano; sin embargo, se observó que dicho acuerdo ciudadano es un documentopúblico que debería hacer parte de los procesos documentales del Instituto. En eseorden de ideas, se sugiere al grupo social que los acuerdos sean direccionados a laplataforma de ORFEO como documento suscrito por el IDRD para consulta.

• Apoyo a programas: Los profesionales del grupo social tienen un cronograma deactividades que se suscriben con comunidades o con los programas Institucionalespara sensibilizar a las comunidades sobre temas de espacio Público. Para ello cuentacon un grupo de promotores de cultura ciudadana, contratados por la SubdirecciónTécnica de Parques que apoyan estas actividades. Se sugiere publicar estaprogramación en alguno de los medios de información que posee el IDRD.

• Desarrollo de campañas: actualmente se tienen campañas para mobiliario,mascotas, medio ambiente las cuales consisten en sensibilizar por diferentes mediosa la comunidad sobre estas problemáticas. Se sugiere que los informes deactividades y en general la gestión que se realiza en estas campañas quededocumentado en los medios internos que tiene el Instituto.

Finalmente algunos documentos como la planilla de entrega de kits, el formato deasistencia, la evaluación de actividades, la relación de entradas y salidas de los kits y/osouvenires deben documentarse ya que no están en el Sistema de Gestión de Calidad, locual permitiría un mayor control de estos Insumos.

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Permiso del Uso Temporal de Parques y Escenarios Administrados por el IDRD: En eldesarrollo de las visitas de auditoría a los diferentes Parques y Escenarios, se encontraronalgunos permisos y contratos que son emitidos desde el Área de Promoción de Servicios,por lo cual se tomó la decisión de indagar la perspectiva del Área de Promoción deServicios, la entrevista fue atendida por Alba Sofía Venegas Profesional que se encontrabaencargada del Área de Promoción de Servicios para el momento de la Auditoría.

• Decreto 456 de 2013: Por medio de este Decreto se instituyó la creación del comitédel Espacio Público, del cual hace parte el IDRD. Como desarrollo de la política deespacio público se desarrollo el PROCEDIMIENTO UNIFICADO DE FILMACIONESAUDIOVISUALES - PUFA, que generó que las entidades que manejan el espaciopúblico elaboraran una herramienta administrativa de uso universal para lasentidades. En el cual en ingreso por este aprovechamiento económico, ladocumentación y el protocolo, fuera único. Sin embargo, el IDRD no ha actualizadosus propias herramientas administrativas incluidas en el Sistema de Gestión deCalidad, que permita actualizar de acuerdo con la norma y por ende en lasactividades inherentes a los procedimientos, puntos de control, puntos de decisión yresponsables.

• Contratos de Aprovechamiento económico: El IDRD ha implementado dos formasde préstamo de los espacios públicos, uno consiste en un permiso deaprovechamiento económico que lo pueden otorgar desde el Área de Promoción deServicios o desde los Parques Administrados, y otro, consistente en un Contrato deAprovechamiento Económico otorgado desde el Área de Apoyo a laContratación. Se sugiere en la gestión documental de estos procesos, robustecer elcontrol de la documentación; generando que los administradores que sonsupervisores, de los contratos de aprovechamiento económico, envíenoportunamente los informes, consignaciones y documentos para que repose en lascarpetas virtuales y físicas. Ya que se pudo observar que algunos documentos no seencontraron en las carpetas (consignaciones, paz y salvos e informes delAdministrador).

• Plan de Mejoramiento: Con respecto al hallazgo de Contraloría, en cuanto alaumento progresivo del porcentaje que deben revertir los equipos profesionales defútbol para la fuente de financiación del Aprovechamiento Económico, se vienerealizando desde el año 2013. Se recomienda en este punto generar análisishistóricos sobre el impacto que tengan estas medidas financieras en los ingresos delestadio.

• Ligas: En este tema se explicó que al momento la Subdirección Técnica de Parquesha iniciado junto con las Ligas deportivas del Distrito y la Subdirección Técnica deRecreación y Deportes una serie de mesas de trabajo, con el fin de lograr un modelode permiso o contrato, que no sea lesivo, para las finanzas institucionales, y

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beneficioso para la Liga correspondiente, con nuevos items que no estabancontemplados en negociaciones anteriores. Sin embargo es importante aclarar quelas Ligas están sin contrato hace ya algún tiempo y que esto puede generar dañosantijurídicos por retraso en la legalización de este tipo de alianzas.

• Aporte institucional: Sobre la necesidad de ajustar o actualizar la metodologíasobre el aporte institucional, explicado en las diversas interpretaciones que sobre estetema tienen los administradores y auxiliares de los diferentes parques del IDRD; porotro lado Promoción y Servicios, explica que de acuerdo con la resolución 316 de2013, se reglamenta este tema para los funcionarios de la Subdirección Técnica deParques, sin embargo se deja como oportunidad de mejora en el desarrollo de laAuditoria, implementar un mecanismo administrativo que homogenice elprocedimiento para no incurrir en interpretaciones que dan lugar a confusiónconceptual.

• Revisión documental: Se realizó revisión de algunas carpetas de los prestamosentregados por el Área de Promoción y Servicios en las modalidades de Contrato deAprovechamiento Económico y Permisos de Aprovechamiento. Se sugiere en estepunto robustecer la comunicación con los administradores de los parques oescenarios especiales, para que con oportunidad alleguen las documentaciones desoporte que se recogen por parte de ellos y de esta manera los archivos virtuales yfísicos de cada prestamos o contrato, estén completos y dispuestos para su control.Adicionalmente algunos documentos como el modelo de informe para los eventos,que no están en el Sistema de Gestión Documental deben documentarse y hacerparte de los procedimientos institucionales, y que la remisión de este informe porparte de los administradores llegue en la oportunidad requerida, sin embargo en estepunto es necesario que situaciones de daños ocasionados por los empresarios,tengan un cierre y la Subdirección se entere si o no el empresario corrigió los dañosocasionados, si hubiesen ocurrido. También analizar el check list del Contrato deAprovechamiento para actualizarlo a las condiciones de mejora continua.

RESULTADOS DE AUDITORIA

Durante las visitas se atendieron algunas de ellas por el personal de seguridad, en otroscasos por los Auxiliares Administrativos y Administradores; existió colaboración y disposiciónpara atender las diferentes visitas de Auditoria en los Parques.

El proceso misional de Administración de Parques en general cumple con el objetivo deservicio a la comunidad y constituye un valioso e irreemplazable activo para el IDRD y paraBogotá. Sin embargo, se pudo establecer que situaciones particulares de algunosescenarios retrasan, impiden o no ofrecen buenas condiciones del servicio, lo cual deberíagenerar toma oportuna de decisiones, acciones correctivas o preventivas, con el fin degarantizar un continuo y óptimo funcionamiento.

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Se anexan, las fichas de cada parque visitado acompañadas de fotografías, observaciones,oportunidades de mejora y hallazgos sobre cada uno de los parques visitados. Las visitas sedesarrollaron martes y jueves dentro de horarios de 8:00 AM a 5:00 PM.

Así mismo, a continuación se exponen los aspectos generales más relevantes que sonobjeto de observación.

1. MANTENIMIENTO : En las visitas, se pudo verificar en general un buen estado en elmantenimiento de los Parques, sin embargo se encontraron deficiencias puntuales(Ver anexos cada Parque) se registró material fotográfico en el cual se presentan lasimágenes de las actividades, que tienen fallas por falta de mantenimiento; sinembargo en los papeles de trabajo se dejó evidencia adicional para consulta.

2. GESTIÓN ADMINISTRATIVA: Al realizar las visitas, se encontraron particularidadesen cuanto a la denominada gestión administrativa, que consiste en lograr la sinergia eimplementar las metas de una organización o entidad de manera sistemática,transparente y responsable. Esta gestión administrativa enfoca primordialmente laadministración de los recursos humanos y la administración de los asuntos generalesy la documentación. En los escenarios y parques visitados esta labor comprometeuno o varios funcionarios. Otros escenarios carecen de apoyo administrativo. Engeneral en las fichas anexas se encuentra una serie de observaciones y conclusionesrealizadas por el equipo auditor y observadas durante los procesos de visita, lascuales se consignaron en las fichas anexas.

3. APROVECHAMIENTO ECONÓMICO: La situación del aprovechamiento económico,como fuente de financiación por parte del IDRD, propone una serie de mecanismosde control que son utilizadas tanto en el Área de Promoción y Servicios como en laRed de Parques administrados por el IDRD. Estos mecanismos hacen que la fuentede financiación agregue y sume desde el préstamo de una cancha externa en lalocalidad de Bosa, hasta el gran concierto del grupo musical Rolling Stones, en unasola bolsa de recaudo que sirve para el financiamiento de la Administración ymantenimiento de nuestros escenarios. Durante las visitas de Auditoria se solicitóinformación desde los informes de gestión del administrador y la informaciónfinanciera de la Subdirección Técnica de Parques. El cruce de esta información esinsumo para detectar algunas deficiencias de control encontradas en el desarrollo dela Auditoria. Por otro lado se observan algunas deficiencias en cuanto a interpretacióny aplicación de la norma, algunas desventajas ocasionadas por débiles procesos deinducción al personal.

4. GESTIÓN DOCUMENTAL: La Gestión Documental del IDRD, esta normada porprocesos de apoyo en el mapa general de procesos de nuestro Sistema Integrado deGestión; además de estar inmerso en normas distritales, nacionales y técnicas quedeberían facilitar la labor de organización. Sin embargo se encuentran debilidades en

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los conceptos, en los registros, en la actualización de la gestión documental en losParques; nace ésta debilidad de procesos de inducción superficiales, falta decapacitación y no actualización permanente que implican desarrollos de gestióndesorganizados y poco controlados. En las visitas se hizo énfasis en ladocumentación y el registro para mirar la labor que se desarrolla en los Parquesadministrados.

FORTALEZAS

• En las visitas de auditoría realizadas, en algunos Parques se observó que se lesviene realizando mantenimiento consistente en remodelación de los baños de loscoliseos; se cambió tubería, se cambió baterías sanitarias y otras obras requeridaspor los Parques. Sin embargo, se observó que se individualizó el registro por servicio;esto es una sana solución para la atención del servicio de los baños ,que en loposible se recomienda replicarla en el mantenimiento de baños, lo cual reduciríagastos de mantenimiento y servicios públicos a demás de posibilitar la utilización delas baterías de baños por sectores y no tener que cerrar todo el módulo de baños encaso de daños.

• Se observó que el personal administrativo de algunos Parques solicitó a laSubdirección Técnica de Parques la ficha “Informe por Parque y Localidad” que sediligenció desde la Oficina de Control Interno en las auditorías de las vigenciaspasadas, 2014 y 2015. Al realizar la visita tomaron este insumo para gestión delParque. Se recomienda que estas fichas sean socializadas a los diferentesresponsables de los Parques para los planes de mejoramiento.

• Se observó que el ingreso a las piscinas para práctica libre, se realiza por inscripciónprevia en los diferentes módulos de administración de los Escenarios, con susrespectivas consignaciones anticipadas, siguiendo las directrices del Manual deAprovechamiento Económico. En el proceso, las personas deben adjuntar elconsentimiento informado de condiciones de uso, el documento de identidad, elcertificado medico de aptitud y la afiliación a la EPS; se inscriben y pueden ingresar alas prácticas libres en los horarios determinados por la Administración. Se tienenpublicados en la cartelera el horario de prácticas libres para conocimiento de lacomunidad, sin embargo previó a la inscripción se le informa al solicitante los horariosen los que puede acceder. Se sugiere implementar o unificar criterios y lineamientospara la inscripción e ingreso a las prácticas libres, teniendo en cuenta que existe unmedio tecnológico que se aplica en el Complejo Acuático y puede ser replicada en losotros escenarios con piscina.

• Algunos Parques cuentan con paisajes contemplativos, escenarios deportivos,recreativos y culturales que se prestan para imágenes publicitarias, sin embargo, enmuchas ocasiones se encuentran usuarios tomando fotos y videos; según el manual

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de aprovechamiento económico en el capítulo 1.2.6, las filmaciones y/o tomas defotografías de tipo familiar o turístico que se realicen durante la visita al parque, noson susceptibles de cobro. El control de estas actividades se hace difícil; por loanterior, la administración del Parque los Novios decidió llevar una carpeta en la cualcada vez que se encuentre a un usuario realizando este tipo de actividades, se dejapor escrito que es de carácter familiar y/o turístico. Esta actividad puede ser replicaday formalizada en los diferentes Parques.

OPORTUNIDAD DE MEJORA

• ORFEO: Se constató que el Informe mensual del Administrador no cuenta con unmecanismo uniforme al presentarlo al Área de Administración de Escenarios. En elsentido de que su remitente y asunto no es homogéneo. La Oficina de Control Internosugiere que aprovechando el aplicativo ORFEO se creen usuarios para los Parques,en donde se puedan remitir, los informes mensuales, las PQRS, entre otros, para quela trazabilidad y el histórico quede atado al Parque y no al funcionario. Además enmeses anteriores se dieron lineamientos para la entrega del informe, que ya no seradica, sino que debe ser remitido al correo de la persona de calidad y al gerente dezona, perdiéndose con ello, parte del control.

• OPORTUNIDAD EN EL INFORME: Con respecto a los préstamos expedidos desde elÁrea de Promoción de Servicios, el personal Administrativo, manifiesta que lainoportunidad en la entrega de los Informes de Eventos de los Escenarios Especialesse debe a que en dichos préstamos, no se contemplan tiempos de entrega de losrecibos de consignación del aforo, después de cada partido (a diferencia del contratode aprovechamiento económico); ni tampoco enfatiza en dónde o cómo se entrega eloriginal del mismo. Por lo tanto, los recibos los están entregando antes del siguientepartido, lo que genera demoras en la entrega de los Informes de los eventos; serecomienda ajustar los tiempos en la metodología y tal como existen en los Contratosde Aprovechamiento Económico, los tiempos de entrega del recibo de pago del aforo,se incluyan también en los permisos. Además de quedar por escrito la forma y aquién se entrega el recibo original documentando así el procedimiento.

• FALTA DE PERSONAL: La Subdirección Técnica de Parques actualmente tiene elrecorte de personal, por la salida del personal de Planta Temporal y algunosescenarios no han tenido administrador hace varios años, siendo atendidos porAuxiliares Administrativos. Este tipo de personal administrativo asume funciones deadministrador, firma permisos de aprovechamiento económico y la SubdirecciónTécnica de Parques debe asegurar que a través de controles y apoyo administrativose de respuesta a la comunidad de manera eficiente y eficaz sin comprometer alfuncionario a responsabilidades que no están en su objeto contractual.

• PRÁCTICA LIBRE: Es necesario que se complemente el mecanismo de préstamo,

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en particular con lo referente a los préstamos de práctica libre, ya que incurre enrepetición de la documentación de los solicitantes, quienes deben adjuntar losdocumentos siempre que soliciten un préstamo y ello puede ocurrir en muchasocasiones durante un mes, además de acarrear un desgaste administrativo dado lorecurrente del requerimiento. Se sugiere por parte de la Oficina de Control Internoque se simplifique la documentación para los préstamos de prácticas libres y decomunidad no organizada. Lo anterior en razón a que algunos de los prestamosencontrados corresponden a una misma persona, pero que solamente se hizo unpréstamo con toda la documentación, y los permisos posteriores se adjuntansolamente las consignaciones y no toda la documentación.

• PROGRAMACIÓN VIRTUAL O SIM: En cuanto a la programación de los diferentesescenarios que se encuentran en los Parques, se tiene solamente para losescenarios que generan aprovechamiento económico y en alguna medida de aquellosque tiene cierta importancia para la comunidad, por ejemplo el estadio, canchas defútbol, coliseos y patinodromos, en contraste con escenarios como las canchasexternas, pistas de trote, plazoletas, zonas verdes, salones, entre otros, los cuales nocuentan con programación, pero permanecen ocupados por comunidad o porprogramas como Tiempo Escolar Complementario, Recreación, etc. Se sugiereimplemente por parte de la Subdirección Técnica de Parques, una herramientatecnológica que involucre la programación por canchas y escenarios, en donde seespecifiquen los prestamos, disponibilidad y los nombres de organizaciones osolicitantes de manera organizada y cronológica.

Además, parte del personal Administrativo, sugiere que esta herramienta tecnológicacontenga un registro general de solicitantes (escuelas, clubes, organizacionesdeportivas y fundaciones); que sea centralizado en un aplicativo del Área de Sistemascon el fin de entregar información relevante sobre morosidad, mala utilización,horarios, paz y salvos y número de parques utilizados. Con el fin de que todos losadministradores del sistema y la misma Subdirección se encuentren al tanto deirregularidades que puedan presentarse por parte de los solicitantes.

Por último, se pudo observar que en las fechas de préstamo que no son utilizadas porlos usuarios debido a diferentes eventualidades, la reprogramación se realiza para elmes siguiente; es necesario que se documente en los procedimientos o manualesreferentes al tema, para establecer los puntos de control.

• FORMATO DE SUPERVISIÓN CONTRATO DE APROVECHAMIENTOECONÓMICO: El formato que se está manejando para la supervisión de los permisosy los CAE, se está utilizando de forma efectiva, sin embargo como dicho formato nose encuentra en el Sistema de Gestión de Calidad - SGC, se debe ACTUALIZARcomo oportunidad de mejora para formalizar su uso.

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• ACCESO A EVENTOS: En cuanto a la necesidad de fortalecer el control de acceso yel registro de entrada a los eventos por parte de los espectadores, logística, visitantesy periodistas en los Grandes Escenarios en donde se realice eventos masivos y conboletaría; se necesita implementar un mecanismo en el sentido de obtenerinformación no solamente del operador logístico contratado por el empresario (Equipode Fútbol) sino, por un mecanismo propio de la Subdirección Técnica de Parques,para la correcta liquidación de los eventos.

• BODEGAJE: Se encontraron elementos deportivos almacenados nuevos, esto sehabía evidenciado en la auditoría del año 2014 y 2015, aún siguen sin su respectivouso, se presenta detrimento patrimonial, es necesario que se destinen estoselementos para los escenarios que los requieran.

• REGISTRO DE MANTENIMIENTO: Es importante destacar algunas acciones quefacilitan la acción administrativa, como buenas prácticas, que se tienen en algunosescenarios y que pueden ser replicados a otros. Lo anterior fundamentado en elhecho de mantener un registro o formato, en donde se consigne los hechosrelevantes en cuanto a mantenimiento u obras que se realicen en el Parque. Por otraparte, se debe estudiar la posibilidad que la Administración del Parque en su gestiónincorpore un mecanismo de control para el seguimiento de los contratos que tengancomo desarrollo el parque, teniendo en cuenta las obligaciones del contratista y lodesarrollado en el mismo; este mecanismo se puede realizar desde una orientacióndel Área de Administración y Escenarios que sirva como punto de control tanto parael personal del parque, como para la dependencia.

• EQUIVER (CAMPOS DE FÚTBOL): En revisión de la programación, se pudoobservar que la Administración de los Parques que cuentan con cancha de fútbol engrama natural, se cumple con los lineamientos establecidos para el descanso y usode la cancha en los términos que dispuso el Supervisor del Contrato paramantenimiento de las canchas de fútbol, lo cual ha generado que los campos defútbol se mantenga en condiciones aceptables; esto en contraste con lo afirmado enla licitación publicada en el SECOP, sobre campos de fútbol, en el anexo técnico,donde se clarifican dos tipos de mantenimiento, la frecuencia de actividades, todo ellodeterminado por una escala generada por la Subdirección Técnica de Parques. Sinembargo situaciones como la reparación de divots, los huecos, la ondulación delterreno, la falta de fertilización que son aspectos notorios y que no se estánrealizando, implicaran una mayor inversión en recursos para la recuperación total delescenario. Por otro lado, en las pocas ocasiones que el contratista ha hechopresencia en los Parques se ha limitado a poda y demarcación; mientras quesituaciones de mantenimiento integral no se realiza hace más de un año.

• SUPERVISIÓN PARA MEJORA: Durante la visita al Parque Recreodeportivo elSalitre, se evidenció la fuerte presencia de olores en la zona occidental de la

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administración, junto al kiosco de deportistas, esto debido a la poca capacidad de latrampa de grasa del casino de deportistas, la cual se rebosa, el operador delrestaurante para deportistas manifestó que hacen el mantenimiento cada dos meses,pero al momento de la visita no se encontraron los registros de estos, se sugiere queen las obligaciones contractuales se establezcan tiempos para la limpieza ymantenimiento de estos espacios.

• PÓLIZAS POR VANDALISMO: En el caso de eventos (Rock al Parque, conciertos,entre otros…) después de la ejecución, los Parques vecinos se ven afectados poractos vandalicos como graffitis, vidrios quebrados, mobiliario dañado, la rejaperimetral de los Parques se ven averiadas, es necesario que se tenga en cuentaeste tipo de inconvenientes en las pólizas y en las mesas del Plan de ManejoUnificado, para evitar el mal estado que se puede generar. En el caso de la UDS losgraffitis son frecuentes en este tipo de eventos.

• PROMOTORES DE ESPACIO PÚBLICO: En la vigencia anterior se contrataronOrientadores de Parques, los cuales realizaban labores de información y guianza, loscuales se requerían para conciliar en ocasiones los espacios entre ligas, clubes,escuelas y los usuarios para el buen uso de los espacios del Parque; sin embargo, almomento de la visita no se tienen contratados los Orientadores, ni se contempla paraalgunos escenarios este tipo de personal. Para estos contratistas se habían requeridoradios del IDRD, que están bajo la custodía de los administradores de los parques,tienen un alto costo y en el momento no se están utilizando.

• APORTE INSTITUCIONAL: El trámite del Aporte institucional, queda a interpretacióndel Administrador del Escenario, tal como lo indica la Resolución No. 316 de 2013, enel Articulo No. 1. “son aquellas actividades deportivas, recreativas o culturales quesean desarrolladas sin ánimo de lucro, por personas naturales, grupos de lacomunidad, asociaciones, fundaciones, organismos no gubernamentales,cooperativas y demás formas asociativas que se realicen en desarrollo directo de suobjeto social (para el caso de personas jurídicas legalmente constituidas) y con el finde beneficiar programas sociales, deportivos o recreativos de la comunidadcapitalina, las cuales no serán susceptibles de cobro, previa evaluación por partedel administrador del escenario o coordinador local según corresponda, de losdocumentos que prueben tal situación y el proyecto de manejo del espacio públicosolicitado, para este trámite, se encuentra diversas interpretaciones por parte de losadministradores y no es claro el esquema que se deba utilizar, tanto en ladocumentación solicitada, como en el control y registro de quienes y cuales son losbeneficiaros del Aporte Institucional. En este punto se sugiere a la Subdirecciónestablecer un mecanismo de control (Instructivo, procedimiento, actualización delManual, etc), que establezca una directríz aplicable a toda la red de parques para queel Aporte Institucional sea ese instrumento de ayuda y apoyo a las iniciativasciudadanas en el marco de nuevas tendencias, nuevos modos de organización,

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nuevas manifestaciones artísticas y culturales. Por parte de la Subdirección Técnicade Parques en la Resolución 316 de 2013, afirma en el artículo “1.2.10 Actividadessin ánimo de lucro: son aquellas actividades deportivas, recreativas o culturales quesean desarrolladas sin ánimo de lucro, por personas naturales, grupos de lacomunidad, asociaciones, fundaciones, organismos no gubernamentales,cooperativas y demás formas asociativas que se realicen en desarrollo directo de suobjeto social (para el caso de personas jurídicas legalmente constituidas) y con el finde beneficiar programas sociales, deportivos o recreativos de la comunidadcapitalina, las cuales no serán susceptibles de cobro, previa evaluación por partedel administrador del escenario o coordinador local según corresponda, de losdocumentos que prueben tal situación y el proyecto de manejo del espacio públicosolicitado, conforme lo dispone el literal b), artículo 2 del Decreto 463 de 2003. Paraefectos de lo anterior, no se consideran actividades sin ánimo de lucro aquellas quetengan como finalidad exponer ideas o intereses colectivos de proselitismo político,de carácter comercial o religioso”, el criterio del administrador o los documentos asolicitar no tienen un lineamiento claro que permita el control, en tal sentido la Oficinade Control Interno sugiere que se establezcan parámetros homogéneos con sudocumentación correspondiente.

• CONCEPTO TÉCNICO: Durante el desarrollo de la Auditoría de Parques 2016, seencontró que la aplicación de la normatividad inherente al aporte Institucional tienendiversas interpretaciones. Por un lado la Subdirección Técnica de Recreación yDeportes que debe conceptuar técnicamente “1.2.1.3. Cuando la actividad solicitadasea de carácter recreativa o deportiva, la Subdirección Técnica de Recreación yDeportes expedirá el concepto técnico correspondiente, documento que servirá desoporte para viabilizar el préstamo.” aclarando que este no está definido para Ligas yFederaciones, si no para organizaciones sin animo de lucro; para el caso de las Ligasy Federaciones, el Manual de Aprovechamiento Económico es claro en cuanto a queel documento que se debe remitir a la Subdirección de Parques es una certificaciónpor parte de la Subdirección Técnica de Recreación y Deportes. Sin embargo laSubdirección Técnica de Recreación y Deportes ha realizado el tramite remitiendo unmemorando, al cual se adjunta un formato denominado “CONCEPTO TÉCNICOPARA PERMISO DE USO DE ESCENARIOS DEPORTIVOS POR PARTE DETERCEROS”; en este formato se describe la Información General, características delos beneficiarios, el proyecto, los compromisos y por último un concepto técnico; sinembargo dicho procedimiento y documentación no hace parte de nuestro Sistema deGestión de Calidad. Y en aras del mejoramiento continúo este mecanismo debe tenersus puntos de control, sus características de producto entregable, cumpliendo con losprincipios emanados del control interno. Por último es necesario que el valor deaporte institucional que se esta liquidando en los permisos de aprovechamientoeconómico, tanto en los parques como en los permisos emitidos por la SubdirecciónTécnica de Parques; y adicionalmente en los Contratos de Aprovechamiento

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Económico que se emiten en algunas ocasiones a través del Área de Apoyo a laContratación; deben ser valorados y hacer parte de los activos institucionales, y quese encuentren valorados en los estados contables de la institución. Lo anterior en elsentido que un aporte que incluye el escenario para la práctica deportiva o recreativa,indirectamente tiene implicaciones para el gasto, en energía eléctrica, agua, serviciosde aseo, vigilancia, comunicaciones y en fin todos aquellos factores indirectos quemoviliza el Instituto cuando entrega un escenario para la práctica deportiva.

• DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA DEFENSORÍA DEL ESPACIOPÚBLICO (DADEP): En la visita se observó que se instalaron parasoles, mesas ysillas, por parte del DADEP, en algunos puntos de los parques, sin embargo, no seanclaron los soportes del parasol, no se dio seguridad a las mesas y sillas, lo cualgeneró que en algunas ocasiones se haya levantado por acción del viento la carpadel parasol; el cual se encuentra en este momento sin uso en algunos Parques. Lainstalación y mantenimiento de dichos elementos corresponde en primera instancia alDADEP, quien advirtió que daría el mantenimiento a estos elementos en próximosdías; sin embargo la Oficina de Control Interno considera pertinente que sedocumente la custodia y administración de este tipo de mobiliarios, se le de ingreso ysoporte administrativo a la puesta en uso de este de elementos.

• ACTA DE BODEGAJE: El personal administrativo manifiesta, que no se socializó elplan de mejoramiento realizado en las auditorías anteriores 2014 y 2015; debido a locual en las visitas de la actual Auditoria se encontró que los problemas dealmacenamiento de materiales, los contratistas de mantenimiento, no se esta tratandoen la debida forma, tal cual como se expreso en el Plan de Mejoramiento, esto es elregistro fotográfico y el acta del estado actual. Por lo cual, las acciones del hallazgoNo. 194 siguen sin cumplirse. Este hallazgo ya se encuentra vencido y es necesariotomar las decisiones desde la Subdirección Técnica de Parques, para su tratamiento.

• ADMINISTRACIÓN DE PARQUES VECINALES: Es importante resaltar que enalgunas zonas se determinó que los Parques Vecinales y de Bolsillo se repartiríanentre los diferentes administradores y auxiliares con el fin de focalizar lasresponsabilidades de los prestamos de Aprovechamiento Económico, si surgieran porsolicitud de los ciudadanos, en consecuencia el administrador o auxiliar tiene a cargoun sector de la localidad, sobre los cuales ejerce administración del espacio público;se sugiere documentar estas funciones con el fin de tener la información documentalque de allí surja, es decir, los permisos de aprovechamiento económico, actas con lacomunidad y demás registros se tengan en carpetas marcadas.

• PARAMEDIC: Particularmente en el Parque de los Novios, debido a que este es unParque de carácter METROPOLITANO, los fines de semana es visitado por miles deusuarios. En visitas realizadas por parte de la Oficina de Control Interno a losdiferentes Parques, evidenciamos que en algunos de estos, se cuenta con el servicio

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de Paramedic para los fines de semana; sin embargo, se necesita ampliar el serviciopara este Parque debido a la cantidad de usuarios.

• FUMIGACIÓN: La fumigación de los Parques, no se ha realizado de manerapermanente durante el primer semestre con las consecuencias que tiene para lahigiene y salud de la comunidad visitante a los escenarios. Particularmente en elParque de los Novios está programada para el día 29 de agosto de 2016; sinembargo, la última vez que se fumigó fue el día 23 de febrero de 2016, es decirpasados seis meses. Teniendo en cuenta que el Parque es de carácter húmedo y sunivel freático es alto, el ambiente es propicio para la proliferación de insectos quepueden acarrear problemas higiénicos y de salud para los usuarios y trabajadores,más en las condiciones en las que está el lago.

• CONDICIONES LABORALES: Se encontró que Bibliored entidad adscrita a laSecretaria de Cultura, Recreación y Deporte, modificó las condiciones de bodegaje yapoyo a la labor del IDRD en el Parque San José de Bavaria, esta entidad hasta elaño 2015 había cedido una pequeña oficina en el sótano del parqueadero para que elentonces guarda de la empresa de vigilancia del IDRD y el personal de aseo pudieranguardar sus implementos personales y algunos stocks mínimos para su labor. Sinembargo el administrador o coordinador de la Biblioteca hace aproximadamente unaño les quito esta oficina y los envió a un sótano, indigno de toda consideración conel trabajo del personal contratado por el IDRD; sin las condiciones mínimas paradesempeñar el trabajo. Es necesario que el Administrador del Parque o el Área deAdministración de Escenarios oficialice ante la Secretaria de Cultura, Recreación yDeporte y las directivas de Bibliored, esta situación a todas luces inhumana por lascondiciones y gestionar para que las entidades que trabajan por los bogotanos, lohagan coordinadamente.

• CONTAINERS: Del programa Pedalea por Bogotá, se compraron algunos Containers,es importante generar una nueva utilización para dichos elementos, dado que elprograma no se desarrollara en la actual vigencia. Es importante que lasSubdirecciones de Parques y Recreación y Deportes viabilicen la posibilidad deenviar dichos containers a parques que necesite módulos de administracióntransitorios, caso Parque de los Alcázares, Parque Virrey Lineal, Parque Villa Luz,San José de Bavaria entre otros.

• MÓDULOS: Se hizo seguimiento a dos (2) contratos de los módulos de comidas, delos cuales se pudo observar que uno de ellos en su proceso de continuidad para elaño 2016, tuvo inconvenientes, dado que el solicitante no realizó la solicitudoportunamente ya que su permiso se encontraba vigente hasta el 31 de mayo de2016 y solicitó su renovación hasta el 12 de junio de 2016, en consecuencia existióun periodo de dos meses y cinco días sin contrato vigente. La Oficina de ControlInterno sugiere que el tema de prórroga, solicitud de prórroga, solicitud del préstamos

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y el préstamo cuente con rangos de tiempos establecidos con el fin de no tenertiempos sin la legalización del permiso, ya que se puede incurrir en daño antijurídicopara el Instituto.

HALLAZGOS

HALLAZGO No. 1 PRESTAMOS GRANDES ESCENARIOS SIN SOPORTES: Se observóque para algunos préstamos no se cuenta con la documentación requerida (Solicitud,Préstamo, consignación, obligaciones y prohibiciones), esto dispuesto en el Manual deAprovechamiento Económico. Lo anterior, debido a que en algunos de los GrandesEscenarios se estima que todas las clases de préstamos se tramitan desde el Área dePromoción de Servicios; situación que no es real en el sentido que algunos préstamos sideben ser atendidos por el Administrador del escenario en las mismas condiciones decualquier Parque del Sistema; incluyen estos préstamos, las cabinas de transmisión,bodegas entre otros. En este sentido se incumple el procedimiento establecido por elManual de Aprovechamiento Económico.

Posiblemente existen incumplimientos normativos y procedimentales por vigilancia y control,manejo y gestión, Ley 87 de 1993, Ley 1474 de 2011 y Manuales y Procedimientos Internosdel IDRD.

Respuesta OCI : De acuerdo al análisis entregado por la Subdirección Técnica de Parquesen el radicado No. 418463 de 23 de septiembre de 2016; frente al hallazgo No. 1 “En laResolución 316 de 2013 Por medio de la cual se modifica el Manual de AprovechamientoEconómico… ( ) … se realizan desde el Área de Promoción de Servicios”, en razón a dichoanálisis la Oficina de Control Interno, enfatiza que el hallazgo se refiere a la falta dedocumentación requerida en los prestamos, tal como lo advierte el Manual deAprovechamiento Económico, y entiende que existe competencia por parte de losadministradores para tramitar permisos teniendo en cuenta que en las visitas, no seencontraron los documentos que soportan estos préstamos. Por tal razón el hallazgo semantiene en los mismos términos.

HALLAZGO No. 2 INGRESOS: Se encontró en los Informes de Gestión de los diferentesParques y Escenarios de los años 2013, 2014, 2015 y 2016, que existen diferencias entrelos reportes de ingresos que envían los Administradores con respecto a la informaciónobtenida del Área Financiera según el memorando No. 201233 de mayo 25 de 2016. Alhacer la comparación mes a mes, desde el proceso de Auditoría se verificó que estos datosen su mayoría son diferentes (como se puede observar en las fichas de los diferentesParques). El Administrador incurre en un desgaste administrativo, puesto que realiza elinforme mensual pero este no es insumo verídico, ni conciliado con los estados financierosdel Instituto. Por lo tanto la Subdirección Técnica de Parques no controla desde los Parquesni desde el Área de Administración de Escenarios, el valor de los ingresos consignados enlos Informes, para la toma de decisiones y para la gestión Administrativa.

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Posiblemente existen incumplimientos normativos y procedimentales por vigilancia y control,manejo y gestión, Ley 87 de 1993, Ley 1474 de 2011 y Manuales y Procedimientos Internosdel IDRD.

Respuesta OCI : De acuerdo al análisis entregado por la Subdirección Técnica de Parquesen el radicado No. 418463 de 23 de septiembre de 2016; frente al hallazgo No. 2 “No secomparte la observación prestada en el Informe, puesto que no es cierto que eladministrador … ( )… quien los clasifica en los códigos del escenario o Parquecorrespondiente”, la Oficina de Control Interno solicitó, para el proceso de Auditoria, pormedio del memorando 191193 del 19/05/2016 los ingresos parque por parque de los años2013, 2014, 2015 y 2016 discriminado por mes y por escenario; por lo tanto ese fue elinsumo que se tomó de referencia, información que se toma por parte de la SubdirecciónTécnica de Parques del aplicativo SEVEN, que maneja el Área Financiera del IDRD. Si biense entiende que los valores no sean exactos entre la información del parque y la informaciónextractada de SEVEN por cada escenario; las diferencias que existen son considerables(como se puede observar en las fichas de los diferentes Parques) las cuales fluctúan enocasiones en más de un millón de pesos; la Oficina de Control Interno considera prudentefortalecer el control y conciliar la diferencia en la información. Por tal razón el hallazgo semantiene en los mismos términos.

Posiblemente existen incumplimientos normativos y procedimentales por vigilancia y control,manejo y gestión, Ley 87 de 1993, Ley 1474 de 2011 y Manuales y Procedimientos Internosdel IDRD.

HALLAZGO No. 3 SUPERVISIÓN CONTRATOS Y/O PERMISOS DEAPROVECHAMIENTO ECONÓMICO: Se evidenció que para algunos de los contratos deaprovechamiento económico desarrollados en los Parques y otorgados desde el Área dePromoción de Servicios, el expediente virtual no contenía la documentación correspondienteal contrato (informes del supervisor, del empresario, cambios de supervisión entre otros).Por otro lado de acuerdo con el Plan de Mejoramiento Interno y las obligacionescontractuales, quedó consignado realizar seguimiento mensual a los módulos, con el fin decontrolar los pagos por aprovechamiento económico, la documentación de higiene y salud,los listados de precios; situación que no ocurre en todos los Parques, no se documenta ycarece de control.

Posiblemente existen incumplimientos normativos y procedimentales por vigilancia y control,manejo y gestión, Ley 87 de 1993, Ley 1474 de 2011 y Manuales y Procedimientos Internosdel IDRD.

Respuesta OCI: De acuerdo al análisis entregado por la Subdirección Técnica de Parquesen el radicado No. 418463 de 23 de septiembre de 2016; frente al hallazgo No. 3 “En cuantoa la observación presentada, esta situación ...( )… igualmente al interior de la Subdirección

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se verificarán las acciones planteadas con el fin de registrar nuevas de ser necesario ” enrazón al análisis entregado por la Subdirección Técnica de Parques y teniendo en cuenta elplan de mejoramiento que se encuentra en curso y documentado en el aplicativo ISOlucion,No Conformidad No. 218, teniendo en cuenta lo anterior se modifica el informe preliminar yel hallazgo no se tiene en cuenta.

HALLAZGO No. 4 CARTERA: Se observó cartera en algunos de los préstamos realizadospara escuelas o clubes deportivos generados por la no aplicación del Manual deAprovechamiento Económico numeral 8.2 Procedimiento de solicitud, en el sentido que lospréstamos se encuentran vencidos y lo que se continuó realizando fue la entrega de laconsignación sin permiso vigente y sin realizar el correcto control del pago anticipado. Almismo tiempo, se observa que los préstamos a seis (6) meses dificultan el seguimiento, elpago oportuno y pueden generar que se exceda el monto mínimo permitido para elAdministrador, de acuerdo al Manual.

Posiblemente existen incumplimientos normativos y procedimentales por vigilancia y control,manejo y gestión, Ley 87 de 1993, Ley 1474 de 2011 y Manuales y Procedimientos Internosdel IDRD.

Respuesta OCI: De acuerdo al análisis entregado por la Subdirección Técnica de Parquesen el radicado No. 418463 de 23 de septiembre de 2016; frente al hallazgo No. 4 “En cuantoa esta observación, se presenta por hechos externos debidos a la rotación del personal… ( )… y se tienen las acciones preventivas las cuales no son suficiente para controlarlo”, laSubdirección Técnica de Parques, acoge de manera objetiva el hallazgo y propone accionespara corregir la desviación, por tanto, el hallazgo se mantiene en los mismos términos enrazón a documentar las acciones a realizar.

HALLAZGO No.5 APROVECHAMIENTO ECONÓMICO: Se encontró en el ParqueSauzalito, en la zona dura aledaña al complejo de Piscinas, carpas armadas, con publicidadde algunas escuelas y clubes, las cuales se encuentran permanentes. Es necesario que lasEscuelas y Clubes dueñas de tales carpas, las desarmen una vez termine el permiso dadopor la administración para el aprovechamiento económico en publicidad. Lo anterior enrazón, que esta utilización, si es permanente, debe generar costos adicionales, que debenser liquidados en el permiso 24 horas por 30 días mensuales o el retiro una vez termine elpermiso, estas estructuras generan bodegaje y custodia para la administración y vigilanciadel parque.

Posiblemente existen incumplimientos normativos y procedimentales por vigilancia y control,manejo y gestión, Ley 87 de 1993, Ley 1474 de 2011 y Manuales y Procedimientos Internosdel IDRD.

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Respuesta OCI: De acuerdo al análisis entregado por la Subdirección Técnica de Parquesen el radicado No. 418463 de 23 de septiembre de 2016; frente al hallazgo No. 5 “No secomparte la observación presentada por el ente de control… ( )… para el funcionamiento dela parte administrativa de la escuela mientras se está haciendo uso del parque y/oescenario”, la Oficina de Control Interno, considera que la explicación de la SubdirecciónTécnica de Parques no corrige la exposición de las carpas de manera permanente, se limitaa decir que esta situación observada en la visita del pasado, 31 de mayo de 2016, no escierta; sin embargo es necesario que el control a estas situaciones sea más robusto y conpermanente seguimiento por parte de la dependencia y con ello ajustar las acciones a lasnormatividad existente sobre el particular (Manual de Aprovechamiento Económico). LaAuditoria levanto la ficha entregada como adjunto de esta auditoría para el Parque Sauzalitoe hizo toma fotográfica, en el cual se evidencian las carpas instaladas, sin mobiliario para lagestión administrativa de las escuelas y clubes; la visita fue realizada alrededor de las 10am. Por lo tanto el hallazgo se mantiene en los mismos términos.

HALLAZGO No. 6 ESTADO DEL LAGO: Durante las visitas de auditoría y evaluaciónrealizadas desde la Oficina de Control Interno, se ha podido observar el descenso dramáticodel nivel de agua del lago; en algunos lugares pueden alcanzar un metro de altura laevaporación del agua. Esta situación acarrea problemas para la fauna y flora, para elecosistema y para la imagen paisajista del espejo de agua; de no realizar la gestiónnecesaria, se puede presentar un desastre ambiental y daño antijurídico. Dicho fenómeno sepodría deber a los efectos del fenómeno del niño, falta de mantenimiento, al taponamientode las entradas de aguas lluvias, filtraciones del terreno, entre otros.

Posiblemente existen incumplimientos normativos y procedimentales por vigilancia y control,manejo y gestión, Ley 87 de 1993, Ley 1474 de 2011 y Manuales y Procedimientos Internosdel IDRD.

Respuesta OCI: De acuerdo al análisis entregado por la Subdirección Técnica de Parquesen el radicado No. 418463 de 23 de septiembre de 2016; frente al hallazgo No. 6 “En cuantoa la observación sobre el bajo nivel del Parque Los Novios; a pesar de realizar… ( )…situación que se presentó en el primer semestre del año 2016 y que fue ampliamenteconocida por la opinión pública”, la Oficina de Control Interno no comparte el análisisplanteado, debido a que en el hallazgo hace referencia a que “podría” deberse a “efectos delfenómeno del niño, falta de mantenimiento, al taponamiento de las entradas de aguaslluvias, filtraciones del terreno, entre otros” factores que debe determinar la SubdirecciónTécnica de Parques en sus funciones de administración y mantenimiento; generando a lapar acciones que involucren a otras entidades que tengan relación con la problemática(Acueducto, Secretaria de Ambiente, Jardín Botánico entre otras). Por tanto el hallazgo semantiene en los mismos términos.

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HALLAZGO No. 7 PROCEDIMIENTO UNIFICADO DE FILMACIONES YAUDIOVISUALES: Se evidencia que desde la entrada en vigencia el Decreto Distrital 456de 2013, uno de sus componentes dio lugar al Permiso Unificado para FilmacionesAudiovisuales PUFA. La aplicación de ésta nueva normatividad obliga al IDRD a actualizarsus procedimientos en cuanto al manejo del espacio público, situación que no se harealizado al momento de la Auditoría.

Posiblemente existen incumplimientos normativos y procedimentales por vigilancia y control,manejo y gestión, Ley 87 de 1993, Ley 1474 de 2011 y Manuales y Procedimientos Internosdel IDRD.

Respuesta OCI: De acuerdo al análisis entregado por la Subdirección Técnica de Parquesen el radicado No. 418463 de 23 de septiembre de 2016; frente al hallazgo No. 7“Actualmente estamos en proceso de actualización Manual de AprovechamientoEconómico… ( )… se llevó a cabo una capacitación dirigida a todos los administradores yasistentes de los Parques y Escenarios, dictada por integrantes de la Comisión Fílmica deIDARTES”, la Oficina de Control Interno, hace énfasis en la importancia de la mejoracontinua, en este sentido es importante que los manuales, procedimientos, instructivos y engeneral las herramientas administrativas este permanentemente actualizándose yobedeciendo a las normatividades inherentes a los temas; por ello preocupa que Acuerdos,Decretos u otro tipo de lineamientos no se incorporen de manera eficaz y eficiente anuestros procesos administrativos; es ese sentido que el hallazgo manifiesta la necesidadde actualizar el Manual de Aprovechamiento Económico, incorporando de igual manera lasactividades y acciones tendientes a fortalecer el control dentro de las herramientasadministrativas. Lo anterior ayuda para evitar inconvenientes con respecto a los permisosde filmaciones y audiovisuales proyectados por administradores y/o auxiliaresadministrativos de los parques. Por lo tanto el hallazgo se mantiene en los mismostérminos.

HALLAZGO No. 8 LIGAS: No se encontraron los permisos vigentes con las LigasDeportivas para la utilización de los espacios administrativos y en algunos casos de losespacios deportivos; que utilizan estos organismos deportivos para la Gestión Administrativay para la Gestión Deportiva de su objeto social; por tanto a pesar de contar con un numeraldentro de la normatividad institucional “se exoneran del pago de la tarifa por el uso delespacio público administrado por el Instituto Distrital para la Recreación y el Deporte, para eldesarrollo de las actividades deportivas correspondientes a su objeto social, cuando lasmismas sean desarrolladas en cumplimiento de un programa deportivo organizado,financiado o auspiciado directamente por el IDRD, o cuando siendo organizado, financiado ydesarrollado directamente por la liga, no cause cobro alguno a los participantes en laactividad deportiva. La exoneración se otorga sin perjuicio de valorar la tarifa respectiva, loscuales se tendrán en cuenta como aporte del IDRD, al organismo deportivo”; el IDRD no haotorgado los permisos y/o contratos a estos entes deportivos, generando riesgos tanto en el

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procedimiento de aprovechamiento económico como en el daño antijuridico, falta de control,falta de supervisión y para situaciones en donde la Liga realice cobro a los participantes larespectiva consignación, además que se puede causar interinidad en el proceso. Es deanotar que la Subdirección Técnica de Parques ha expresado junto con algunas Ligas laevidente necesidad de concretar un modelo apropiado para el manejo y administración deciertos espacios públicos, pero a la fecha dichas voluntades no se han materializado.

Posiblemente existen incumplimientos normativos y procedimentales por vigilancia y control,manejo y gestión, Ley 87 de 1993, Ley 1474 de 2011 y Manuales y Procedimientos Internosdel IDRD.

Respuesta OCI: De acuerdo al análisis entregado por la Subdirección Técnica de Parquesen el radicado No. 418463 de 23 de septiembre de 2016; frente al hallazgo No. 8 “Las LigasDeportivas del Distrito Capital, autorizadas para el desarrollo de su actividad en el espaciopúblico …( )… se encuentra en valoración del grupo asesor de la Dirección General,Deportes y Promoción de Servicios”, la Oficina de Control Interno, llama la atención por laausencia de permisos en lo referente a las Ligas Deportivas; y esa condición la reafirma laSubdirección Técnica de Parques al evaluar “Frente al ejercicio de regulación a la fecha lasLigas de Taekwondo, Gimnasia y Voleibol presentaron documentos para adelantar CAE” queactualmente no existen permisos vigentes para estos organismos deportivos y la utilizaciónpor parte de los deportistas es parte del Objeto Misional del IDRD frente al compromisoinstitucional con el deporte, pero no excluye la necesidad de regularizar la utilización porparte de las Ligas. El hallazgo se mantiene en los mismos términos, debido a que tal y comolo afirma la respuesta, algunas ligas no cuentan con el CAE.

HALLAZGO No 9. SIM – PROCEDIMIENTO: Se encontró en la revisión documental alSistema de Información Misional, que en el componente de parques, no aparece eldiagnóstico a que se refiere el procedimiento “Mantenimiento de Parques y Escenarios” delÁrea de Administración de Escenarios y que no existen las fichas que se deben elaborar yenviar como insumo a los contratistas de obras de mantenimiento, incumpliéndose con elloel procedimiento.

En el procedimiento de mantenimiento de Parques, se establece un diagnóstico sobre lasnecesidades de mantenimiento que no se encuentra en el SIM. Se requiere fortalecer lacomunicación entre Administrador y Supervisión (de todos los contratos) para que lasactividades realizadas estén acorde con las necesidades del Parque. Adicionalmente sepudo observar que en las vigencias 2015 y 2016, se han venido reportando en los informesmensuales de los Parques en el formato “Solicitud de Mantenimiento de Parques yEscenarios” las mismas solicitudes repetitivas y dentro del mismo formato en la casilla“tramite del mantenimiento solicitado”, no se evidencia asignación de dicho trámite o como loevalúa, el Área de Administración de Escenarios. Es importante que el formato de solicitud

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sea parte del insumo de decisiones para las priorizaciones de mantenimiento, tal comoaparece en el “Procedimiento de mantenimiento de Parques”, en la actividad número uno(1), situación que no se evidencia. Por otro lado ya que las casillas de “Trámite delmantenimiento solicitado”, no se están valorando tal como lo dice el procedimiento, esnecesario ajustar el control y robustecer el seguimiento al interior del Área con el fin de queeste insumo tenga la trazabilidad que le confiere el procedimiento administrativo.

Posiblemente existen incumplimientos normativos y procedimentales por vigilancia y control,manejo y gestión, Ley 87 de 1993, Ley 1474 de 2011 y Manuales y Procedimientos Internosdel IDRD.

Respuesta OCI: De acuerdo al análisis entregado por la Subdirección Técnica de Parquesen el radicado No. 418463 de 23 de septiembre de 2016; frente al hallazgo No. 9 “Noestamos de acuerdo con la observación enunciada acerca del SIM… ( ) … depende delpresupuesto disponible con el fin de atender el universo de Parques que el IDRDadministra”, la Oficina de Control Interno revisó en el SIM, y lo comparó en virtud de lasdenominadas fichas que habla la actividad No. 2 del procedimiento “MANTENIMIENTO DEPARQUES”, que en su observación dice “El diagnostico se realiza para conocer el estado delos parques, en los formatos ficha de información de parques y diagnósticos de parques sedeben diligenciar todos los espacios” y luego en la actividad No. 3 dice “Ingresar alaplicativo Sistema de información Misional – SIM – la información obtenida durante la visitade diagnostico”; no encontrando las fichas del procedimiento en el aplicativo en mención.Dado lo anterior el hallazgo se mantiene.

HALLAZGO No.10. BODEGAJE: Tal como se observó en las Auditorías de 2014 y 2015, seencontró el bodegaje de un cilindro de gas de una vendedora ambulante y su respectivocarrito de ventas ambulantes en el Parque Gimnasio del Norte, situación que vieneocurriendo desde hace bastante tiempo. Al momento de la auditoría se observa que apartede lo señalado anteriormente, existe la presencia de otro carro de ventas ambulantes; loanterior genera custodia y bodegaje no permitida, genera peligro para la administración ypara el personal de seguridad.

Posiblemente existen incumplimientos normativos y procedimentales por vigilancia y control,manejo y gestión, Ley 87 de 1993, Ley 1474 de 2011 y Manuales y Procedimientos Internosdel IDRD.

Respuesta OCI: De acuerdo al análisis entregado por la Subdirección Técnica de Parquesen el radicado No. 418463 de 23 de septiembre de 2016; frente al hallazgo No. 10 “Encuanto a la observación sobre el bodegaje del carrito de ventas ambulantes … ( ) … y elcilindro de gas a la dueña de los mismos ”, la Oficina de Control Interno toma nota sobre laacción correctiva realizada por la Subdirección Técnica de Parques y elimina el hallazgo delinforme; sin embargo en las próximas visitas a realizar se verificará el cumplimiento y de

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ALCALDfA MAYORDE BOGOTÁ D.C.

CULTURA RECREACiÓN V DEPORTE

InstilulO Ol$trilal de Recr1lación y Depol1e

llegar a observarse, se procederá a informar y reportar el hallazgo.

Finalmente en cada visita a los Parques y Escenarios se creó una ficha que contieneprincipalmente aspectos como la Gestión Administrativa, el Aprovechamiento Económico, laGestión Documental, el Mantenimiento, el Recurso Humano y una serie de materialfotográfico de evidencia. Estas fichas tratan cada uno de los aspectos por separado y hacenademás una observación a cada imagen fotográfica con el fin de darles el tratamientoadecuado desde los orígenes de los problemas. Las oportunidades de mejora detectadastambién se encuentran en las fichas. Si el problema está en los aspectos o en el materialfotográfico se debe darle el tratamiento correspondiente, plan de mejora o acción correctiva,desde el Administrador y/o Auxiliar Administrativo o desde la Subdirección Técnica deParques en el caso de que estas sean trasversales a todos los Parques y Escenarios.

Cordialmente

LUIS FRANCISC \ ANTE CÉSPEDES

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Calle 63 No. 59A .06Tel: 660 54 00WW\N.idrd.gov.coInfo: Línea 195Código Postal: 111221 ~

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