INFORME FINAL DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL MODALIDAD …contraloriatunja.gov.co/informes/auditoria-fiscal/2016/... · 2017. 1. 16. · ESCUELA NORMAL SUPERIOR SANTIAGO DE TUNJA VIGENCIA

CONTRALORIA MUNICIPAL DE TUNJA

Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-14

VERSIÓN: 02

PROCESO AUDITORÍA FISCAL FECHA: 28-09-2015

FORMATO INFORME AUDITORIA MODALIDAD REGULAR PÁGINA 1 DE 78

Dirección: Carrera 10 No. 15-76 Tunja, Boyacá Código Postal: 150001080 Telefax: (8)-7441843 Página Web: www.contraloriatunja.gov.co E- mail: [email protected]

INFORME FINAL DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL

MODALIDAD REGULAR

INSTITUCION EDUCATIVA ESCUELA NORMAL SUPERIOR SANTIAGO DE TUNJA VIGENCIAS 2014 y 2015

CONTRALORÍA MUNICIPAL DE TUNJA

28 de Junio de 2016


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INSTITUCIÓN EDUCATIVA ESCUELA NORMAL SUPERIOR SANTIAGO DE TUNJA VIGENCIAS 2014 y 2015

WILLIAM JOSE GONZALEZ LIZARAZO Contralor Municipal de Tunja

NOHORA CECILIA BUITRAGO VEGA Auditor Fiscal – Líder de la auditoria


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1.DICTAMEN INTEGRAL ................................................................................................... 4

1.1 CONCEPTO SOBRE FENECIMIENTO VIGENCIA 2014 ......................................................................................... 5

1.1.1 Control de Gestión .............................................................................................................................. 6

1.1.2 Control de Resultados ........................................................................................................................ 6

1.1.3 Control Financiero y Presupuestal ...................................................................................................... 7

1.2 CONCEPTO SOBRE FENECIMIENTO VIGENCIA 2015 ......................................................................................... 7

1.2.1 Control de Gestión .............................................................................................................................. 8

1.2.2 Control de Resultados ........................................................................................................................ 9

1.2.3 Control Financiero y Presupuestal ...................................................................................................... 9

2.RESULTADOS DE LA AUDITORÍA VIGENCIA 2014 ................................................ 11 2.1 CONTROL DE GESTIÓN ....................................................................................................................................11

2.1.1.Ejecución Contractual ..............................................................................................................................11

2.1.1.3 Legalidad ...............................................................................................................................................22

2.2 CONTROL DE RESULTADOS ............................................................................................................................24

2.2.1 CONTROL FINANCIERO Y PRESUPUESTAL .........................................................................................24

2.3. Gestión Financiera .........................................................................................................................................42

3.RESULTADOS DE LA AUDITORÍA VIGENCIA 2015 ................................................ 44 3.1 CONTROL DE GESTIÓN ....................................................................................................................................44

3.1.1 Ejecución Contractual .................................................................................................................................44

3.2 CONTROL DE RESULTADOS .............................................................................................................................60

3.3 CONTROL FINANCIERO Y PRESUPUESTAL.......................................................................................................61

3.3.1 Estados Contables ............................................................................................................................61

3.3.2. Concepto Control Interno Contable .......................................................................................................72

3.3.3 Gestión Presupuestal ...............................................................................................................................72

3.4 Gestión Financiera ..........................................................................................................................................75

4. AUSTERIDAD Y EFICIENCIA DEL GASTOS PUBLICO .......................................... 76 5. CONSOLIDACION DE HALLAZGOS ......................................................................... 76


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1.DICTAMEN INTEGRAL

Tunja,28 de Junio de 2016 Licenciado PEDRO PABLO BAUTISTA RABA Rector Institución Educativa Escuela Normal Superior Santiago de Tunja. Ciudad Asunto: Dictamen de Auditoría vigencia 2014 y 2015 La Contraloría Municipal de Tunja, con fundamento en las facultades otorgadas por los Artículos 267 y 272 de la Constitución Política, practicó Auditoría Modalidad Regular al ente que usted representa, a través de la evaluación de los principios de eficiencia, eficacia y equidad con que se administraron los recursos puestos a disposición y los resultados de la gestión, el examen del Balance General y el Estado de Actividad Financiera, Económica y Social a 31 de diciembre de 2014 y 2015, la comprobación de que las operaciones financieras, administrativas y económicas se realizaron conforme a las normas legales, estatutarias y de procedimientos aplicables. Es responsabilidad de la Administración el contenido de la información suministrada por la Entidad y analizada por la Contraloría Territorial de Tunja, que a su vez tiene la responsabilidad de producir un informe integral que contenga el concepto sobre la gestión adelantada por la Institución Educativa Escuela Normal Superior Santiago de Tunja, que incluya pronunciamientos sobre el acatamiento a las disposiciones legales, y la opinión sobre la razonabilidad de los Estados Contables.

El informe contiene la evaluación de los aspectos: financiero, contratación, gestión y control interno, que una vez detectados como deficiencias por la comisión de auditoría, serán corregidos por la Entidad, lo cual contribuye a su mejoramiento continuo y por consiguiente en la eficiente y efectiva producción y/o prestación de bienes y/o servicios en beneficio de la ciudadanía, fin último del control. El informe contiene la evaluación de los aspectos: Control Financiero, control de legalidad control de gestión, control de resultados, revisión de cuenta y evaluación de control interno. La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con normas, políticas y procedimientos de auditoría prescritos por la Contraloría Municipal de Tunja, compatibles con las de general aceptación; por tanto, requirió acorde con ellas, de planeación y ejecución del trabajo, de manera que el examen proporcione una base razonable para fundamentar los conceptos y la opinión


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expresada en el informe integral. El control incluyó examen sobre la base de pruebas selectivas, evidencias y documentos que soportan la gestión de la Entidad, las cifras y presentación de los Estados Contables y el cumplimiento de las disposiciones legales. 1.1 CONCEPTO SOBRE FENECIMIENTO VIGENCIA 2014 Con base en la calificación total de 97.9 puntos, sobre la Evaluación de Gestión y Resultados, la Contraloría Territorial FENECE la cuenta de la Entidad por la vigencia fiscal correspondiente al año 2014.

MATRIZ DE EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN FISCAL

ESCUELA NORMAL SUPERIOR SANTIAGO DE TUNJA

2014

Componente Calificación Parcial Ponderación Calificación Total

1. Control de Gestión 97,1 0,5 48,6

2. Control de Resultados

98,1 0,3 29,4

3. Control Financiero 99,2 0,2 19,8

Calificación total 1,00 97,9

Fenecimiento FENECE

Concepto de la Gestión Fiscal

FAVORABLE

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL FENECIMIENTO

Rango Concepto

80 o más puntos FENECE

Menos de 80 puntos NO FENECE

RANGO DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO DE LA GESTIÓN FISCAL

Rango Concepto

80 o más puntos FAVORABLE

Menos de 80 puntos DESFAVORABLE

Fuente: Matriz de calificación Elaboró: Comisión de auditoría

Los fundamentos de este pronunciamiento se presentan a continuación:


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1.1.1 Control de Gestión La Contraloría Territorial como resultado de la auditoría adelantada, conceptúa que el concepto del Control de Gestión, es Favorable, como consecuencia de la calificación de 97.1 puntos, resultante de ponderar los factores que se relacionan a continuación:

TABLA 1

CONTROL DE GESTIÓN

INSTITUCION ESCUELA NORMLA SUPERIOR SANTIAGO DE TUNJA

VIGENCIA 2014

Factores Calificación

Parcial Ponderación

Calificación Total

1. Gestión Contractual 100,0 0,70 70,0

2. Rendición y Revisión de la Cuenta 100,0 0,05 5,0

3. Legalidad 85,2 0,15 12,8

4. Control Fiscal Interno 93,7 0,10 9,4


Concepto de Gestión a emitir Favorable


1.1.2 Control de Resultados La Contraloría Territorial como resultado de la auditoría adelantada, conceptúa que el concepto del Control de Resultados, es Desfavorable, como consecuencia de la calificación de 98.1 puntos, resultante de ponderar el factor que se relaciona a continuación:

TABLA 2

CONTROL DE RESULTADOS

ESCUELA NORMAL SUPERIO0R SANTIAGO DE TUNJA

VIGENCIA 2014

Factores minimos Calificación


Calificación Total

1. Cumplimiento Planes Programas y Proyectos

98,1 1,00 98,1


Concepto de Gestión de Resultados Favorable



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1.1.3 Control Financiero y Presupuestal

La Contraloría Territorial como resultado de la auditoría adelantada, conceptúa que el Control Financiero y Presupuestal, es Favorable, como consecuencia de la calificación de 99.2 puntos, resultante de ponderar los factores que se relacionan a continuación:

TABLA 3

CONTROL FINANCIERO Y PRESUPUESTAL


VIGENCIA

Factores mínimos Calificación


Calificación Total

1. Estados Contables 100,0 0,70 70,0

2. Gestión presupuestal 91,7 0,10 9,2

3. Gestión financiera 100,0 0,20 20,0


Concepto de Gestión Financiero y Pptal Favorable

1.1.3.1 Opinión sobre los Estados Contables

En nuestra opinión, los Estados Contables fielmente tomados de los libros oficiales, al 31 de diciembre de 2014, así como el resultado del Estado de la Actividad Financiera Económica y Social y los Cambios en el Patrimonio por el año que terminó en esta fecha, de conformidad con los principios y normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia y demás normas emitidas por la Contaduría General de la Nación, son LIMPIOS.

1.2 CONCEPTO SOBRE FENECIMIENTO VIGENCIA 2015 Con base en la calificación total de 98.3 puntos, sobre la Evaluación de Gestión y Resultados, la Contraloría Territorial Fenece la cuenta de la Entidad por la vigencia fiscal correspondiente al año 2015.


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MATRIZ DE EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN FISCAL


VIGENCIA AUDITADA 2015

Componente Calificación

Parcial Ponderación Calificación Total

1. Control de Gestión 98,0 0,5 49,0

2. Control de Resultados 98,1 0,3 29,4

3. Control Financiero 99,2 0,2 19,8


Fenecimiento FENECE

Concepto de la Gestión Fiscal

FAVORABLE

Los fundamentos de este pronunciamiento se presentan a continuación: 1.2.1 Control de Gestión La Contraloría Territorial como resultado de la auditoría adelantada, conceptúa que el concepto del Control de Gestión, es( FAVORABLE), como consecuencia de la calificación de 98.0 puntos, resultante de ponderar los factores que se relacionan a continuación:

TABLA 1

CONTROL DE GESTIÓN


VIGENCIA 2015 Factores Calificación Parcial Ponderación Calificación Total

1. Gestión Contractual 100,0 0,70 70,0

2. Rendición y Revisión de la Cuenta 100,0 0,02 2,0

3. Legalidad 69,7 0,05 3,5

4. Plan de Mejoramiento 100,0 0,13 13,0

5. Control Fiscal Interno 95,3 0,10 9,5


Concepto de Gestión a emitir Favorable Fuente: Matriz de calificación Elaboró: Comisión de auditoría


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1.2.2 Control de Resultados La Contraloría Territorial como resultado de la auditoría adelantada, conceptúa que el concepto del Control de Resultados, es (FABORABLE), como consecuencia de la calificación de 98.1 puntos, resultante de ponderar el factor que se relaciona a continuación:

TABLA 2


ESCUELA NORMAL SUPERIOR SANTIAGO DE TUNJA VIGENCIA 2015

Factores mínimos Calificación Parcial Ponderación Calificación Total

1. Cumplimiento Planes Programas y Proyectos

98,1 1,00 98,1


Concepto de Gestión de Resultados Favorable

1.2.3 Control Financiero y Presupuestal La Contraloría Territorial como resultado de la auditoría adelantada, conceptúa que el Control Financiero y Presupuestal, es (FAVORABLE), como consecuencia de la calificación de 99.2 puntos, resultante de ponderar los factores que se relacionan a continuación:

TABLA 3

CONTROL FINANCIERO Y PRESUPUESTAL


VIGENCIA 2015

Factores mínimos Calificación Parcial Ponderación Calificación Total

1. Estados Contables 100,0 0,70 70,0

2. Gestión presupuestal 91,7 0,10 9,2

3. Gestión financiera 100,0 0,20 20,0


Concepto de Gestión Financiero y Pptal Favorable


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1.2.3.1Opinión sobre los Estados Contables

En nuestra opinión, los Estados Contables fielmente tomados de los libros oficiales, al 31 de diciembre de 2015, así como el resultado del Estado de la Actividad Financiera Económica y Social y los Cambios en el Patrimonio por el año que terminó en esta fecha, de conformidad con los principios y normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia y demás normas emitidas por la Contaduría General de la Nación, son LIMPIOS.

NOHORA CECILIA BUITRAGO V. Auditor Fiscal- Contadora pública T.P 97347-T


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2.RESULTADOS DE LA AUDITORÍA VIGENCIA 2014 2.1 CONTROL DE GESTIÓN Como resultado de la auditoría adelantada, El concepto sobre el Control de Gestión para la vigencia 2014 en FAVORABLE ,teniendo en cuenta la calificación total obtenida de 97.9 puntos; como consecuencia de la evaluación de los siguientes Factores: 2.1.1.Ejecución Contractual En la ejecución de la presente Auditoría y de acuerdo con la información suministrada por la I.E. Escuela Normal Superior Santiago de Tunja, a través del Sistema de Rendición Electrónica de Cuentas de la Contraloría Municipal de Tunja -SIRECT- en cumplimiento de lo establecido en la Resolución Interna de rendición de cuentas en línea de la Contraloría Territorial, se determinó que la Entidad celebró la siguiente contratación para la vigencia 2014: En total celebró 55 contratos por valor de $ 349,256,959.36, distribuidos así:

TIPOLOGÍA CANTIDAD VALOR $

PRESTACIÓN DE SERVICIOS 20 95,976,340.00

COMPRA VENTA Y/O SUMINISTROS 15 119,875,199

TRANSPORTE 7 45,848,060.00

MANTENIMIENTO Y/O REPARACIÓN 5 36,492,600.00

SEGUROS 2 6,662,089.00

CONTRATO INTERADMINISTRATIVO 1 7,023,835.00

OBRA PÚBLICA 3 33,578,836.40

ARRENDAMIENTO Y/O ADQUISICIÓN DE INMUEBLES 2 3,800,000.00

TOTAL 55 349,256,959.36 Fuente: Informe SIA Registros Presupuestales (RP) Elaboró: Comisión de Auditoría

Como resultado de la auditoria adelantada a la Institución Educativa Escuela Normal Superior Santiago de Tunja de la vigencia 2014;la opinión de la gestión en la ejecución contractual es EFICIENTE, como consecuencia de los siguientes hechos y debido a la calificación de 100 como se demuestra en la siguiente tabla.


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TABLA 1-1

GESTIÓN CONTRACTUAL

INSTITUCION ESCUELA NORMAL SUPERIOR SANTIAGO DE TUNJA

VIGENCIA 2014

VARIABLES A EVALUAR

CALIFICACIONES EXPRESADAS POR LOS AUDITORES

Promedio

Ponderació

n

Puntaje Atribuid

o

Prestación

Servicios

Q

Contratos Suministro

s

Q

Contratos Consultoría y Otros

Q

Contratos Obra Pública

Q

Cumplimiento de las especificaciones técnicas

100 11

100 7 100 0 100 4 100,00 0,50 50,0

Cumplimiento deducciones de ley

100 10

100 7 100 1 100 4 100,00 0,05 5,0

Cumplimiento del objeto contractual

100 11

100 7 100 1 100 4 100,00 0,20 20,0

Labores de Interventoría y seguimiento

100 11

100 7 100 1 100 4 100,00 0,20 20,0

Liquidación de los contratos

100 11

100 7 100 1 100 4 100,00 0,05 5,0

CUMPLIMIENTO EN GESTIÓN CONTRACTUAL 1,00 100,0

De un universo de 55 contratos por valor de $ 349,256,959.36 se auditaron 22; por valor de $ 278.103.059.40 equivalente al 79.63% del valor total contratado, en los cuales se evaluaron todos los aspectos y criterios aplicables descritos en la matriz de calificación de gestión; con el siguiente resultado:

No. CTO

. FECHA CONTRATISTA

IDENTIFICACIÓN

SUPERVISOR VALOR DEL

CONTRATO $

02 22/01/14 E & C

SOLUCIONES SAS

900.620.026

BLANCA MERCEDES SEDANO AGUILAR

8,882,500.00

OBJETO DEL CONTRATO: Prestación de servicios profesionales para la asesoría contable, financiera, presupuestal y en la rendición de informes a diferentes organismos de control y vigilancia

CONTROL DE LEGALIDAD: No se cumplió con lo establecido en la Circular Externa No. 1 el 21 de Junio de 2013 de Colombia compra eficiente.


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GESTIÓN Y RESULTADOS: Se cumplió con el objeto del contrato, se rindieron informes y se presentaron a las diferentes entidades.

No. Cto

FECHA CONTRATISTA IDENTIFICA

CIÓN SUPERVISOR

VALOR DEL CONTRATO $

001 23/01/14 BUHOS EDITORES LTDA

900.344.848 - 1 LIGIA JANETH LOPEZ

7,995,000.00

OBJETO DEL CONTRATO. Suministro de 3000 manuales de convivencia para la escuela Normal Superior Santiago de Tunja

CONTROL DE LEGALIDAD: No se cumplió con lo establecido en la Circular Externa No. 1 el 21 de Junio de 2013 de Colombia compra eficiente, Las demás normas de cumplieron ley 715. Manual de contratación .

GESTIÓN Y RESULTADOS: Se cumplió con el objeto del contrato evidenciándose que la Institución Educativa contó con los 3000 manuales de convivencia

No. Cto

FECHA CONTRATISTA IDENTIFICACIÓN

SUPERVISOR VALOR DEL CONTRATO $

004 24/01/14 ESCOLTUR LTDA 900.620.026

PIEDAD PATRICIA PRIETO ORJUELA

8,604,260.00

OBJETO DEL CONTRATO. Servicio de transporte escolar a ochenta y dos (82) estudiantes de la Escuela Normal Superior Santiago de Tunja.

CONTROL DE LEGALIDAD: No se cumplió con lo establecido en la Circular Externa No. 1 el 21 de Junio de 2013 de Colombia compra eficiente, las demás normas de contratación se cumplieron.

GESTIÓN Y RESULTADOS: Se cumplió con el objeto del contrato evidenciándose que se prestó el servicio de transporte para niños con discapacidad física.

No. Cto



001 03/04/14 COMPUCENTRO LTDA

800.087.401-6 LUIS FERNANDO TOLOZA CETINA

11.743.840

OBJETO DEL CONTRATO. Servicio de mantenimiento correctivo y preventivo de equipos de cómputo de escritorio, portátiles, impresoras, videobeam y de la red de datos y de la red Wifi para el año 2014 de la escuela Normal Superior Santiago de Tunja

CONTROL DE LEGALIDAD: Se cumplió con el manual de contratación, para contratos de mínima cuantía.

GESTIÓN Y RESULTADOS: Se cumplió con el objeto del contrato evidenciándose que la Institución Educativa contó con el mantenimiento de los equipos de cómputo, para realizar sus actividades diarias.


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No. Cto



006 08/05/14 UNIVERSAL DE EXPRESOS SA

800.0114.505-0


10.103.600.00

OBJETO DEL CONTRATO. Contratar el servicio de transporte escolar para sesenta y siete (67) estudiantes con barreras para el aprendizaje y discapacidad física de la institución

CONTROL DE LEGALIDAD: Se cumplió con el manual de contratación, proceso de contratación de mínima cuantía.

GESTIÓN Y RESULTADOS: Se cumplió con el objeto del contrato evidenciándose que la Institución Educativa contó con el transporte para garantizar la educación a los niños con discapacidad..

No. Cto



009 09/05/14 NELLY MORA SANDOVAL

23.560.712 CECILIA CAICEDO RODRIGUEZ

12.476.300.00

OBJETO DEL CONTRATO. Contratar la compra de útiles de aseo, para la Escuela Normal Superior Santiago de Tunja.

CONTROL DE LEGALIDAD: Se cumplió con el manual de contratación, contrato de mínima cuantía.

GESTIÓN Y RESULTADOS: Se cumplió con el objeto del contrato evidenciándose que la Institución Educativa contó con los insumos de aseo para realizar la limpieza de la institución.

No. Cto



009 09/05/14 EBOGO SAS 900.498.844-1 RICARDO CASTELBLANCO NIÑO

9,396,000.00

OBJETO DEL CONTRATO: Comprar de duplicador digital, dos impresoras y seis soportes para televisor.


GESTIÓN Y RESULTADOS: Se cumplió con el objeto del contrato evidenciándose que la Institución Educativa contó con los insumos necesarios para realizar sus actividades diarias, aunque hubo demoras en la puesta en funcionamiento del duplicador


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No. Cto



001 20/06/14 OLIMACO DISTRIBUCIONES

79.522.888-0

EDGAR ENRIQUE MORALES MANCIPE

39.110.000.00

OBJETO DEL CONTRATO: Contratar el suministro de útiles de escritorio y papelería para las diferentes dependencias de la institución

CONTROL DE LEGALIDAD: Se cumplió con el manual de contratación, selección abreviada, subasta a la inversa presencial.

GESTIÓN Y RESULTADOS: Se cumplió con el objeto del contrato evidenciándose que la Institución Educativa contó con los insumos para realizar sus actividades diarias.

No. Cto



014 22/07/14 ALVARO CONTRERAS FAGUA

7.174.051 RICARDO CASTELBLANCO NIÑO

5.400.000.00

OBJETO DEL CONTRATO: Prestación de servicio a todo costo de adecuación de instalación de instalaciones eléctricas e instalación de televisores y videobeam en la Escuela Normal Superior Santiago de Tunja

CONTROL DE LEGALIDAD: No se cumplió con lo establecido en la Circular Externa No. 1 el 21 de Junio de 2013 de Colombia compra eficiente,

GESTIÓN Y RESULTADOS: Se cumplió con el objeto del contrato evidenciándose que la Institución Educativa contó con los arreglos eléctricos e instalación de televisores y videobeam, permitiendo el normal desarrollo educativo dela institución.

No. Cto



016 01/08/14 LUIS GUILLERMO SALAMANCA SERRANO

7.165.179 FELIX MONTE CORRALES

11.789.920.00

OBJETO DEL CONTRATO :Servicio de adecuación de un cerramiento en malla en la sede central, podada de prados en las tres sedes y mantenimiento de los parques infantiles de las sedes jardín infantil y parque pinzón de la escuela Normal Superior Santiago de Tunja.

CONTROL DE LEGALIDAD: No se cumplió con lo establecido en la Circular Externa No. 1 el 21 de Junio de 2013 de Colombia compra eficiente, las demás normas de contratación se cumplieron.

GESTIÓN Y RESULTADOS: Se cumplió con el objeto del contrato evidenciándose que la Institución Educativa contara con los servicios establecidos en el contrato.

No. Cov




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055 25/08/14 UPTC 891.800.330-1

SANDRA ELIZABETH CIPAGAUTA ROJAS

7,023,835.00

OBJETO DEL CONTRATO : Fortalecer la relaciones de cooperación y participación académica entre la escuela Normal Superior y la Universidad Pedagógica y Tecnológica de Colombia , con el fin de garantizar una excelente formación de educadores como parte fundamental del desarrollo del convenio .

CONTROL DE LEGALIDAD: Se cumplió con el manual de contratación, contrato inferior a, en lo concerniente a convenios interinstitucionales,, para cuantías inferiores a 20 S.M.L.M.V.

GESTIÓN Y RESULTADOS: Se cumplió con el objeto del contrato evidenciándose que la Institución Educativa contó con las capacitaciones a sus docentes..

No. Cto



021 04/09/14 GUILLERMO JIMENEZ PINZÓN

6.774.266 FELIX MONTES CORRALES

12.260.161.00

OBJETO DEL CONTRATO: Servicio de mantenimiento para el desagüe de aguas lluvias de la sede jardín infantil de la escuela Normal Superior Santiago de Tunja.

CONTROL DE LEGALIDAD: Se cumplió con el manual de contratación, contrato inferior a 20 S.M.L.M.V..

CONTROL DE LEGALIDAD: El contrato no aparece registrado en el SECOP de acuerdo a lo estipulado en la Circular Externa No. 1 el 21 de Junio de 2013 de Colombia compra eficiente


No. Cto



021 19/09/14 ESCOLTUR LTDA 820000800 - 0


20,050,200.00

OBJETO DEL CONTRATO :Prestación de servicio de transporte escolar para 135 estudiantes con barreras para el aprendizaje y discapacidad física de la escuela Normal Superior Santiago de Tunja.

CONTROL DE LEGALIDAD: Se cumplió con el manual de contratación, contratos de selección abreviada de acuerdo a la ley 80 de 1993 y la 1150 de 2007

GESTIÓN Y RESULTADOS: El contrato cumplió con el objeto contrato, prestando eficazmente el servicio de transporte para los niños con discapacidad física de la institución

No. FECHA CONTRATISTA IDENTIFICA SUPERVISOR VALOR DEL


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Cto CIÓN CONTRATO $

030 23/09/14 MARIO LEONADO SUAREZ VALBUENA

7.188.516 DANIEL WETTER RODRIGUEZ

12.306.600.00

OBJETO DEL CONTRATO: Compra de uniformes y elementos deportivos para la escuela Normal Superior Santiago de Tunja.



No. Cto



033 15/10/14 GONZALO BECERRA MALAVER

6.750.033 JESÚS MARÍA MONTAÑEZ MARTÍNEZ

11.900.768.00

OBJETO DEL CONTRATO: Compra de muebles y enseres para la escuela Normal Superior Santiago de Tunja.



No. Cto



035 2210/14

FUNDACIÓN PARA EL DESARROLLO DE LA UPTC

800.015.853-3

SANDRA ELIZABETH CIPAGAUTA ROJAS

32.500.000.00

OBJETO DEL CONTRATO: Prestación de servicios profesionales para la organización y realización de olimpiadas del saber, para los estudiantes de los grados 6 a 10 de las instituciones educativas oficiales de Tunja , en lecturas críticas y ciencias naturales.

CONTROL DE LEGALIDAD: El contrato cumple con los parámetros de la ley 1150 de 2007, en lo referente a contratación directa.

GESTIÓN Y RESULTADOS: Se cumplió con el objeto del contrato, en la organización de las olimpiadas del saber, para los estudiantes de grados de 6 a 10 de la escuela normal superior Santiago de Tunja.

OBSERVACIÓN N° 1


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CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




El proceso del contrato 055 DEL 25/08/14 no cumple con lo dispuesto en el código de comercio y del numeral 2 del Art. 14 de la ley 1727 de 2014 debido a que la cámara de comercio de la Fundación para el desarrollo de la UPTC, no se encuentra renovada a fecha de corte 16/10/2014, y no aparece otro Certificado de Cámara de Comercio, estableciéndose que fue esta la que se aportó para la firma del contrato. De no ser aclarada la observación se establecerá como hallazgo administrativo. RESPUESTA DE LA INSTITUCIÓN Una vez revisado el certificado de existencia de la Fundación para el Desarrollo de la UPTC se evidencia que está expedido el día 16 de octubre de 2014 pero por error involuntario no se verificó la fecha de renovación por que se presumió que una entidad de amplio reconocimiento está cumpliendo con la ley. A partir de la fecha de suscripción del plan de mejoramiento se tendrá en cuenta su observación.

DECISION DE LA CONTRALORIA Teniendo en cuenta que la institución educativa no desvirtúa lo observado, y que acepta la observación se configura hallazgo administrativo, el cual debe ser incluido en el plan de mejoramiento

No. Cto



044 20/11/14

FUNDACIÓN PARA EL

DESARROLLO DE LA UPTC

800.015.853-3

SANDRA ELIZABETH

CIPAGAUTA ROJAS

9.000.000.00

OBJETO DEL CONTRATO: Capacitación de 151 docentes y directivos docentes en temas de planeación y estrategia de instituciones educativas, proyectos pedagógicos transversales y procesos de investigación en el aula.

CONTROL DE LEGALIDAD: Se cumplió con el manual de contratación, contrato inferior a 20 S.M.L.M.V..

GESTIÓN Y RESULTADOS: Se cumplió con el objeto del contrato para la capacitación de docentes se cumplió a cabalidad.

No. Cto




Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




046 21/11/14 LUIS RODOLFO MTEUS GARCÍA

6.768.155 NESTOR ORLANDO CELY BAUTISTA

8.998.860.10

OBJETO DEL CONTRATO: Adecuación de aulas de informática mediante la construcción de mesones en concreto en las tres sedes y la instalación eléctrica, según la necesidad de la escuela Normal Superior Santiago de Tunja.


GESTIÓN Y RESULTADOS: Se cumplió con el objeto del contrato, adecuándose las aulas de informática y demás obras para el mejor prestación del servicio educativo.

No. Cto



047 21/11/14 GUILLERMO JIMÉNEZ PINZÓN


12.319.815.00

OBJETO DEL CONTRATO: Mantenimiento y adecuación del cerramiento de la sede central de la escuela Normal Superior Santiago de Tunja.

CONTROL DE LEGALIDAD: Se cumplió con el manual de contratación, contrato inferior a 20 S.M.L.M.V.


GESTIÓN Y RESULTADOS: Se cumplió con el objeto del contrato evidenciándose que la Institución Educativa contó con el cerramiento de la sede principal, mejorando la seguridad del plantel.

No. Cto



048 21/11/14 GUILLERMO JIMÉNEZ PINZÓN


12.302.680.00

OBJETO DEL CONTRATO: Servicio de mantenimiento y reparación de estuco y pintura de áreas comunes como halls y pasillos de acuerdo a los salones de clase de la sede central de la escuela Normal Superior Santiago de Tunja.



GESTIÓN Y RESULTADOS: Se cumplió con el objeto del contrato al desarrollarse las subsanaciones en el área física de la institución educativa.

No. FECHA CONTRATISTA IDENTIFICA SUPERVISOR VALOR DEL


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




Cto CIÓN CONTRATO $

031 15/10/14 JOSE VICENTE GORRAIZ BARRERA

6.761.745 JAIRO EDUARDO CASTILLO OTÁLORA

1.300.000.00

OBJETO DEL CONTRATO: Instructor de danza para los estudiantes de la Escuela Normal Superior Santiago de Tunja

CONTROL DE LEGALIDAD: No se cumplió con el manual de contratación, contrato inferior a 20 S.M.L.M.V. pues no hay carta de asignación del supervisor del contrato.


GESTIÓN Y RESULTADOS: Se cumplió con el objeto del al dictarse los cursos de danza en beneficio de los estudiantes de la institución.

No. Cto

FECHA CONTRATISTA IDENTIFICACION


001 15/01/14 BLANCA CECILIA PARADA MORENO

40.018.404


1.590.000.00

OBJETO DEL CONTRATO: Suministro de chapas y candados para la Escuela Normal Superior Santiago de Tunja

CONTROL DE LEGALIDAD: En la documentación anexada no está el contrato de orden de compra.


GESTIÓN Y RESULTADOS: Se cumplió con el objeto del contrato evidenciándose el acta de entrega a satisfacción plena del encargado del almacén y del supervisor del mismo.

OBSERVACION No 2

Según el Sistema Electrónico de Contratación Pública “SECOP” las Instituciones Educativas están obligadas a registrarse y a publicar su actividad contractual de acuerdo a lo establecido en la Circular Externa No. 1 el 21 de Junio de 2013 de Colombia compra eficiente, donde se recuerda a todas las entidades del Estado su OBLIGACIÓN de publicar de forma oportuna su actividad contractual en el Sistema Electrónico de Contratación Pública –SECOP–, independientemente del régimen jurídico aplicable, su naturaleza jurídica, o la pertenencia a una u otra rama del poder público. Cuando la cuantía del contrato no supere los veinte salarios mínimos mensuales legales vigentes (20 smmlv), deberán publicar en el módulo de “Régimen Especial” dentro del término establecido para tal efecto.


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




Por lo anterior la Institución Educativa NO publica en el SECOP los documentos del proceso y los actos administrativos del proceso de contratación, tal como lo establece el artículo 19 del Decreto 1510 de 2013. Al no desvirtuar lo observado y allegar los soportes correspondiente se configura hallazgo administrativo . RESPUESTA DE LA INSTITUCION EDUCATIVA La Institución Educativa publicó los procesos inferiores a 20 smmlv en la página WEB www.ensst.edu.co; a partir de la vigencia 2016 se inició el proceso de publicación de los contratos inferiores a 20 smmlv ya que todos los procesos de contratación superiores a 20 smmlv SI se estaban adelantando a través de SECOP DECISIÓN DE LA CONTRALORIA La respuesta dada por la Institución Educativa no desvirtúa lo observado, ni allego la evidencia correspondiente, por lo tanto se configura Hallazgo administrativo; observación que debe ser consolidad con la numero 13 que corresponde a la vigencia 2015 pero el mismo concepto.

ORDENES DE PAGO 2014 La Institución Educativa expidio 236 ordens de pago durante la vigencia 2014, el grupo auditor tomo muestra de los meses de Febrero y diciembre lo que corresponde a 33 ordenes de pago cumplinedo con lo estipulado en la norma.

2.1.1.2 Rendición y Revisión de la cuenta

Se emite opinión EFICIENTE sobre el Resultado de la Evaluación de la Rendición de la Cuenta teniendo en cuenta la calificación total obtenida de 100 puntos; con base en el siguiente resultado:

TABLA 1-2

RENDICIÓN Y REVISIÓN DE LA CUENTA

VARIABLES A EVALUAR

Calificación Parcial Ponderación Puntaje

Atribuido

Oportunidad en la rendición de la cuenta

100,0 0,10 10,0

http://www.ensst.edu.co/


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




Suficiencia (diligenciamiento total de formatos y anexos)

100,0 0,30 30,0

Calidad (veracidad) 100,0 0,60 60,0

SUB TOTAL CUMPLIMIENTO EN RENDICIÓN Y REVISIÓN DE LA CUENTA 1,00 100,0


En cumplimiento de lo establecido en la resolución No. 175 de 2013 “Mediante la cual se adopta el “Sistema de la Rendición Electrónica de Cuentas de la Contraloría Municipal de Tunja - SIRECT”, la Institución Educativa Escuela Normal Superior Santiago de Tunja, rindió en oportunidad y en forma correcta la cuenta de la vigencia 2014. 2.1.1.3 Legalidad SE EMITE UNA OPINION Eficiente, con base en el siguiente resultado:

TABLA 1 - 3

LEGALIDAD

VARIABLES A EVALUAR Calificación Parcial Ponderación Puntaje

Atribuido

Financiera

85,7 0,40 34,3

De Gestión 84,8 0,60 50,9

CUMPLIMIENTO LEGALIDAD 1,00 85,2

Calificación Eficiente


2.1.1.4 Resultado Seguimiento Plan de Mejoramiento

Las observaciones se consolidaron en la vigencia 2015

2.1.1.5 Control Fiscal Interno

Se emite opinión EFICIENTE, teniendo en cuenta la calificación total obtenida de 93.7 puntos; con base en el siguiente resultado:

TABLA 1-7


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




CONTROL FISCAL INTERNO

VARIABLES A EVALUAR

Calificación Parcial Ponderación Puntaje

Atribuido

Evaluación de controles (Primera Calificación del CFI)

94,3 0,30 28,3

Efectividad de los controles (Segunda Calificación del CFI)

93,4 0,70 65,4

TOTAL 1,00 93,7 Fuente: Matriz de calificación Elaboró: Comisión de auditoría

De acuerdo a la Ley 87 de 1993 en su artículo 1, “El Control Interno es un sistema integrado por el esquema de toda la organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos”. De igual manera guiados por los principios constitucionales el sistema de Control Interno debe velar por la protección de los recursos de la entidad, buscando su adecuada administración, garantizando la eficacia, eficiencia y economía en todas las operaciones, asegurando la correcta evaluación y seguimiento de la gestión organizacional, entre otros (artículo 2, ley 87 de 1993). Para evaluar el Sistema de Control Interno se tomó como fuente de información para la presente auditoría, el formato F43_CMT.FMT “Información de gestión del Control Interno, en el que se consignan las siguientes actividades: Para la vigencia 2014 la Institución Educativa cuenta con un comité de control Interno de la siguiente manera:

un Coordinador encargado de supervisar y acompañar el manejo de suministro y el correspondiente destino al almacén de la institución educativa.

Una coordinadora encargada de liderar de supervisar los procesos de matrículas, el SIMAT

Una coordinadora encargada de la supervisión del proceso de contratación y pagaduría.

Dos coordinadores signados para desarrollar actividades de ajustes a PEI.


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




Un profesional lidera la supervisión del plan alimentario escolar, servicio transporte escolar y servicios.

Se realizaron 20 reuniones de control Interno y se tomaron los correctivos necesarios entre ellos Se implemento las unidades de orientación escolar, análisis de caso de repetición escolar, destino de los recursos de los fondos de servicios educativos; seguimiento al SIMAT ; Seguimiento al servicio de transporte escolar, destino de bienes adquiridos e con el fondo de servicios Educativos; depuración de inventarios y bajas. En conclusión se observa que el autocontrol por parte de la Institución Educativa Escuela Normal superior Santiago de Tunja es eficiente. 2.2 CONTROL DE RESULTADOS Como resultado de la auditoría adelantada, El concepto sobre el Control de Resultados es FAVORABLE, como consecuencia de la evaluación de las siguientes Variables:

TABLA 2-1


FACTORES MINIMOS

Calificación Parcial Ponderación Calificación

Total

Eficacia 97,8 0,20 19,6

Eficiencia 98,0 0,30 29,4

Efectividad 97,9 0,40 39,1

coherencia 100,0 0,10 10,0

Cumplimiento Planes Programas y Proyectos 1,00 98,1


2.2.1 CONTROL FINANCIERO Y PRESUPUESTAL La Contraloría Territorial como resultado de la auditoría adelantada, conceptúa que el Control Financiero y Presupuestal, FAVORABLE, como consecuencia de la calificación de las siguientes variables:

2.2.1.1 Estados Contables

La opinión fue Sin salvedades – debido a la evaluación de las siguientes variables:

TABLA 3-1


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




ESTADOS CONTABLES

VARIABLES A EVALUAR Puntaje Atribuido

Total inconsistencias $ (millones) 0,0

Indice de inconsistencias (%) 0,0%

CALIFICACIÒN ESTADOS CONTABLES 100,0

Calificación Sin salvedad o

limpia

Sin salvedad o limpia

<=2%

Sin salvedad o

limpia

Con salvedad >2%<=10%

BALANCE GENERAL COMPARATIVO 2014-2013

CUENTA CONCEPTO

PERIODO VARIACION

% PART. PERIODO

2014 2013 $ %

ACTIVO

CORRIENTE

11 DISPONIBLE 119.988.849.01 337.090.808.72 (217.101.959.71) (64.40) 43.70

14 DEUDORES 0 0 0 0

NO CORRIENTE

16 PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO 122.755.655.91 155.767.235.69 (33.011.579.78) (21.19) 44.71

19 OTROS ACTIVOS 31.838.966.00 33.430.500.00 (1.591.534.00) (4.76) 11.59

TOTAL ACTIVO

274.583.470.92

526.288.544.41 (251.705.073.49) (47.83)

100

PASIVO

24 CUENTAS POR PAGAR 2.220.625.00 13.125.000.00 (10.904.375.00) 8.31 100

29 OTROS PASIVOS 0 267.571.000.00 (267.571.000.00) (100) (100)

TOTAL PASIVO 2.220.625.00 280.696.000.00 (278.475.375.00) 100

PATRIMONIO

31 HACIENDA PUBLICA 272.362.845.92 245.592.544.41 26.770.301.51 10.90

TOTAL PATRIMONIO

272.362.845.92

245.592.544.41 26.770.301.50 10.90

TOTAL PASIVO + 274.583.470.92 526.288.544.41 (251.705.073.49) 47.83

Abstención -


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




PATRIMONIO

Fuente: Papeles de Trabajo –

En el Balance General comparativo de las vigencias 2014-2013, se evidencia que para la vigencia 2014 el Activo disminuyó en un -43.83% con respecto a la vigencia 2013, observándose que las variaciones más representativas se reflejan en las cuentas del grupo de Efectivo con una variación absoluta de $217.101.959.71, que corresponden al -64.40%, debido a que la Secretaria de Hacienda por error realizó un giro a la Institución por valor de $ 267.571.000.00 en la vigencia 2013, en la cuenta 250-02148 del Banco popular, valor que fue devuelto por la Institución el día 16 de enero de 2014; en las cuentas del grupo 16 Propiedad, Planta y equipo se presenta una disminución de $33.011.579.78 que corresponde al 21.19% debido actualización de inventario en software por conciliación de almacén y contabilidad.

El pasivo entre las vigencias 2014 y 2013 presentó una disminución significativa en su saldo por valor de $278.475.375.00, observándose que la variación más representativa se da en la cuenta 290580 por valor de $ 267.571.000.00, debido a la devolución que realizó la Institución al Municipio de Tunja por error en el giro en la vigencia 2013;el valor de $2.220.625.00 corresponde a cuentas por pagar. El patrimonio de la Institución presenta un incremento del 10.90% debido principalmente a que en el 2014 se presento utilidad. ESTADO DE ACTIVIDAD FINANCIERA, ECONOMICA Y SOCIAL COMPARATIVO 2014-2013

CUENTA CONCEPTO

PERIODO VARIACION ABSOLUTA % PART. PERIODO

VAR RELATIVA

2014 2013 $ %

INGRESOS OPERACIONALES

43 VENTA DE SERVICIOS 32.676.520.00 34.141.900.00 (1.465.380.00) (4.29) 6.71

44 TRANSFERENCIAS 262.987.000.00 267.571.000.00 (4.584.000.00) (1.71) 54.01

47 OPERACIONES INTERINSTITUCIONALES 155.078.478.00 100.809.948.00 54.268.530.00 53.83 31.85

COSTOS DE VENTAS Y DE OPERACIÓN

63

COSTOS DE VENTAS DE SERVICIOS 24.456.611.00 0 24.456.611.00 100

72 COSTOS DE PRODUCCION (24.456.611.00) 0 (24.456.611.00) (100)

GASTOS OPERACIONALES

51 DE ADMINISTRACION 609.000.00 0 609.000.00 100 0.16


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




52 DE ADMINISTRACION 376.147.689.65 491.575.020.85 (120.043.331.20) 24.42 99.78

EXCEDENTE O DEFICIT OPERACIONAL

489.915.586.00

434.635.193.00 66.731.129.00 15.35

OTROS INGRESOS

48 OTROS INGRESOS 36.173.588.00 32.112.345.00 4.061.243.00 7.43 7.43

OTROS GASTOS

58 OTROS GASTOS 208.331.06 303.721.66 (95.390.60) 31.41 0.06

EXCEDENTE O DEFICIT DEL PERIODO

4 INGRESOS TOTALES

486.915.586.00 434.635.193.00 52.280.393.00 12.03

5 GASTOS TOTALES 376.965.020.71 491.575.020.85 114.610.000.00 (23.31)

6


24.456.611.00 0 24.456.611 100

7 COSTOS DEPRODUCCION

(24.456.611.00) 0 24.456.611 (100)

Fuente: Papeles de Trabajo – Los Ingresos de la Institución Educativa se clasifican en Ingresos operacionales y Otros ingresos. Los ingresos operacionales están compuestos por: Venta de Servicios Educativos: constancias y certificados de estudio. Transferencias: Transferencias CONPES. Operaciones Interinstitucionales: Transferencias SGP del Municipio. Otros Ingresos: se componen de rendimientos financieros ; Concesión de tiendas escolares recuperación en el reembolso de caja menor. La Institución Educativa en el total de Ingresos, presenta un aumento $ 52.280.393.00 que corresponden al 12.03%,operaciones interinstitucionales para transporte escolar y servicios públicos; en el mes de agosto de 2014. En el total de los gastos de la Institución, se observa una disminución del 23.31% $114.610.000.00, observando que el grupo más representativo corresponde a los gastos de operación con una disminución de $ 120.043.331.20, el cual corresponde al 24.42%. En los Costos de ventas de servicios se presenta un incremento del 100%, ya que en la vigencia 2013 no se registraron movimientos en esta cuenta.


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




ESTADO DE CAMBIOS EN EL PATRIMONIO 2014-2013 SALDO DEL PATRIMONIO A DICEMBRE 31 DE 2013 (1)

245.592.544.41

VARIACIONES PATRIMONIALES DUENTAE EL AÑO 2014(2)

(26.770.302.00)

SALDO DEL PATRIMONIO A DICIEMBRE DE 2014 (3)

272.362.845.92

DETALLE DE LAS VARIACIONES PATRIMONIALES AÑO 2014 AÑO 2013 VARIACIONES

AÑO 2014-2013

INCREMENTOS (4)

CAPITAL FISCAL MUNICIPIO 85.493.954.29 (57.243.549.51) 142.737.503.80

TOTAL INCREMENTOS 85.493.954.29 (57.243.549.51) 142.737.503.80

DISMINUICIONES

CAPITAL FISCAL MUNICIPIO 232.987.963.63 302.836.093.92 (69.848.130.29)

PROVISIONES AGOTAMINETO DEPRECIACIONES (46.119.072.00) 0 (46.119.072.00)

UTILIDAD EN EL EJERCICIO 0 0 0

TOATL DISMINUCIONES 186.868.891.63 302.836.093.92 (115.967.202.29)

TOTAL VARIACIONES 26.770.301.51 Fuente: Anexo Formato F01 – Rendición de la cuenta - Cifras en pesos

RESULTADOS DE LA AUDITORIA AL BALANCE GENERAL VIGENCIA 2014

Verificación general de la información financiera

Activo Se incluyen los grupos que representan los bienes y derechos, tangibles e intangibles de la entidad, obtenidos como consecuencia de hechos pasados y de los cuales se espera que fluyan a la entidad un potencial de servicios o beneficios económicos futuros en desarrollo de sus funciones de cometido estatal.

Los Activos de la Institución Educativa Escuela Normal Superior Santiago de Tunja al 31 de diciembre de 2014 presentaron un saldo de $ 274.583.470.92 Se observa que la partida más representativa corresponde al grupo de Propiedad, planta y equipo con una participación del 44.71%, seguido del grupo de Disponible con una participación del 43.70%, Otros Activos presenta una participación del 11.59% del total de los Activos.


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CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




EFECTIVO:

En esta denominación se incluyen las cuentas representativas de los recursos de liquidez inmediata en cuenta corriente y de Ahorros disponibles para el desarrollo de las funciones del cometido estatal de la Entidad en este caso.

Se analizo la conciliación Bancaria verificando los saldos de los libros de contabilidad con los extractos bancarios físicos suministrados por la Institución Educativa Escuela Normal Superior Santiago de Tunja; de los cuales se obtuvieron las siguientes observaciones:

Caja menor:

La caja menor es un fondo renovable que se provee con recursos del presupuesto de gastos de la entidad, su finalidad es atender erogaciones de menor cuantía que tengan el carácter de situaciones imprevistas, urgentes, imprescindibles e inaplazables para la buena marcha de la administración; se asigna a un funcionario como responsable de su manejo. Las cajas menores funcionarán contablemente como un fondo fijo, y únicamente su movimiento tendrá relación directa con la creación, aumento, disminución y su cancelación definitiva

La Caja menor para la vigencia 2014 de la Institución Educativa, se constituyó mediante Resolución N°030 03 de Julio de 2014 por la cuantía de $1.232.000.00, estableciendo que cada pago no puede superar $123.200.00; su manejo es autorizado al almacenista de la Institución.

En día 03 de julio de 2014 se giro y soporto mediante resolución el valor de $1.232.000.00 para constituir la caja menor; llama la atención que en libros de contabilidad no se afecto caja menor, cuando el objeto era constituirla; cuenta contable 110502 caja menor contra bancos ; en los estados financieros no se ve reflejado.

No se evidencia la contabilización de legalización definitiva en las cuentas contables que corresponden yendo en contravía de los principio de contabilidad

OBSERVACION No. 3

Las cuentas contables que afectan la caja menor no se evidenciaron en libros de contabilidad; no se ve reflejada la constitución de caja menor según resolución 030 del 03 de Julio de 2014; al no desvirtuar y allegar los soportes correspondiente se configura hallazgo administrativo.

RESPUESTA DE LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA.

En el giro de la apertura de la Caja Menor se debe elaborar la Cuenta por Pagar para realizar la afectación presupuestal de cada uno de los Rubros, en este registro el software solicita las cuentas relacionadas con gastos con afectación presupuestal que corresponden a las cuentas 500000, por esta razón en la constitución de la Caja Menor no se registra la subcuenta 110502, a partir de la fecha se realizará una nota de contabilidad paralela a la


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CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




constitución de la caja menor para que se evidencia la cuenta del activo. DECISION DE LA CONTRALORIA.

Teniendo en cuenta que la Institución Educativa acepta lo observado se configura hallazgo administrativo el cual debe ser incluido en el plan de mejoramiento. Observación consolidad con la numero 14 de la vigencia 2015 por pertenecer al mismo concepto

Bancos: Representa el valor de los fondos disponibles depositados en Instituciones financieras.

Se analizaron las conciliaciones Bancarias verificando los saldos de los libros de contabilidad con los extractos bancarios físicos suministrados por la Institución Educativa; de los cuales se obtuvieron las siguientes observaciones:

La Institución Educativa Escuela normal Superior Santiago de Tunja; maneja sus recursos en dos cuentas corrientes identificadas en libros de contabilidad como Cuenta Banco popular No.250-02147-4;250-02148-2 Transferencia y Cuenta Banco de ahorros No. 250-13076-2 Fondos comunes.

No. de cuenta

Tipo de cuenta

Entidad Bancaria

Saldo Extracto bancario

$

Saldo de libro auxiliares

$

Diferencia s/g

Conciliación $

Cheques por cobrar

$

250-02147-4 CORRIENTE POPULAR 10.187.065.12 10.187.487.12 422 0

ENERO

54.315.905.90 54.346.602.12 30.696.22 0

FEBRERO

47.445.321.98 47.252.521.98 0 192.800.00

MARZO

43.131.945.63 42.940.945.63 0 191.000.00

ABRIL

43.091.181.63 43.092.181.63 0 0

MAYO

42.880.772.03 42.796.772.03 0 84.000.00

JUNIO

42.483.408.33 42.448.408.33 0 35.000.00

JULIO

41.462.299.76 38.490.198.76 0 2.972.101.00

AGOSTO

37.859.321.26 37.758.321.26 0 101.000.00

SEPTIEMBRE

33.692.542.49 33.608.542.49 0 84.000.00

OCTUBRE

33.887.573.37 33.874.573.37 0 13.000.00

NOVIEMBRE

34.337.439.56 23.915.114.06 0 10.422.325.50

DICIEMBRE

28.026.656.86 28.022.656.864.86 0 4.000.00

Al comparar los saldos iniciales de la cuenta 1110 correspondiente a Bancos se observa que la cuenta 11100501 correspondiente a Banco popular cuenta corriente 250-02147-4 presenta un saldo inicial en libros auxiliares de contabilidad $10.187.487.12 y en el


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VERSIÓN: 02




extracto Bancario existe un saldo inicial de $ 10.187.065.12 de los que se presume una diferencia de $ 422 del saldo inicial.

Como se evidencia en el cuadro anterior una diferencia de $30.696.22 en el mes de enero de 2014 entre libros de contabilidad y extracto bancarios; lo que la institución educativa no registro todas las operaciones en sus libros de contabilidad; como es el caso de rendimientos y gastos financieros yendo en contravía del principio de contabilidad “ causación”.

No. de cuenta

Tipo de cuenta

Entidad Bancaria


$

Saldo de libro AUXILIARES

$

Diferencia s/g

Conciliación $

Cheques por cobrar

$

250-13076-2 AHORROS POPULAR 6.781.959.55 6.773.391.55 8.568.00 0

ENERO 6.789.715.55 6.773.391.55 16.324.00 0

FEBRERO 6.798.302.55 6.789.715.55 8.587.00 0

MARZO 6.806.625.55 6.798.302.55 8.323.00 0

ABRIL 6.815.243.55 6.806.625.55 8.618.00 0

MAYO 6.823.583.55 6.815.243.55 8.340.00 0

JUNIO 6.823.583.55 6.823.583.55 0 0

JULIO 6.832.217.55 6.832.217.55 0 0

AGOSTO 6.840.866.55 6.840.866.55 0 0

SEPTIEMBRE 6.849.236.55 6.849.236.55 0 0

OCTUBRE

6.857.906.55 6.857.906.55 0 0

NOVIEMBRE 6.866.306.55 6.866.306.55 0 0

DICIEMBRE 6.874.986.55 6.874.986.55 0 0

En libros auxiliares de contabilidad no se evidencia la cuenta de ahorros; de enero a mayo no se contabilizaron los rendimientos financieros como lo indica la norma contable.

OBSERVACION No.4

Se evidencia incumplimiento en los registros contables, por cuanto no se registran los hechos económicos en el mes que corresponde, al no desvirtuar lo observado y allegar los soportes correspondientes se configura hallazgo administrativo. RESPUESTA DE LA INSTITUCION EDUCATIVA Una vez revisado el extracto Bancario del mes de enero de 2014 de la cuenta 250-02147-4 se verificó que el saldo inicial es de $10.293.489.12 (Anexo 1) y no el mencionado por ustedes en el informe preliminar de $10.187.065.12. La diferencia entre el valor del extracto de $10.293.489.12 y el saldo inicial en libros de $10.187.489.12 corresponde al cheque No. 69805973 pendiente por cobrar girado a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales por $106.000.00. Se presenta una diferencia entre el saldo inicial del libro


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VERSIÓN: 02




Auxiliar de Contabilidad de $2.00 con referencia al saldo de la conciliación bancaria, este ajuste se realizó mediante un registro de Comprobante de Recaudos No. 2014000002 del 28 de febrero de 2014 (Anexo 2). La diferencia de $30.696.22 en el mes de enero corresponde a los gastos bancarios y rendimientos financieros, los cuales no se reservó la disponibilidad presupuestal, el registro presupuestal, el registro de obligación, la nota bancaria, para la contabilización de los gastos y el registro universal para la contabilización de los ingresos en el mes de enero y se registraron en el mes de febrero de 2014. Lo anterior sucedió debido a que se estaba implementando y recibiendo la capacitación en el software financiero (HAS: Contabilidad, Tesorería, Presupuesto) en el mes de enero. DECISION DE LA CONTRALORIA La respuesta dada por la Institución Educativa es clara en cuanto a saldo Inicial en el extracto bancario, adjunta el soporte; no obstante se evidencia que no se registraron los rendimientos financieros en el mes correspondiente; por lo anterior se configura hallazgo administrativo el cual debe ser incluido en el plan de mejoramiento.

Propiedad planta y Equipo:

La cuenta de Propiedad, Planta y Equipo, presenta un saldo a 31 de Diciembre de 2014 por valor de $122.755.655.91 representados en maquinaria y equipo; Equipo Científico; muebles y enseres, Equipo de comunicación y computación; Equipo de comedor y cocina.

La disminución mas representativa se observa en la cuenta 1655 Maquinaria en un 53.57% con respecto a la vigencia 2013; esto obedece a la conciliación realizada por la Institución educativa; en los que se observa disminución total de Equipos de enseñanza, Equipo de ayudas audiovisuales y Equipos agrícolas; seguida de la cuenta 1655de muebles y enseres; cuenta 1660 Equipo científico. Lo anterior obedece a la depuración y conciliación entre contabilidad y almacén.

Según libros de contabilidad la depreciación no se esta realizando mensualmente como lo indica la noma; la Institución Educativa acumula periodos trimestrales; lo que al cierre de cada mes no se evidenciaría la realidad financiera de la entidad al emitir estados contables intermedios.

OBSERVACION No. 5

Se evidencia inconsistencia en la depreciación de los bienes de la Institución Educativa; se presume que no la realizan de forma mensual individualizada sino que realizan contabilizaciones trimestrales. Al no desvirtuar lo observado se configura hallazgo


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VERSIÓN: 02




administrativo. RESPUESTA DE LA INSTITUCION EDUCATIVA Efectivamente en el primer trimestre la Depreciación se realizó en forma trimestral debido a que no se realizaba la interface entre el módulo de contabilidad y Almacén. Lo anterior se evidencia en los libros auxiliares de las cuentas de Propiedad Planta y Equipo y Depreciación (Anexo 3). Lo anterior debido a que se estaba implementando y el software de Almacén e Inventarios (HAS) en la Institución. DECISION DE LA CONTRALORIA

La Institución Educativa, acepta lo observado por lo tanto se configura hallazgo administrativo el cual debe ser incluido en el plan de mejoramiento.

Pasivo

Se incluyen los grupos que representan las obligaciones ciertas o estimadas de la entidad, como consecuencia de hechos pasados, de los cuales se prevé que representaran para la entidad un flujo de salida de recursos que incorporan un potencial de servicio o beneficio económico, en desarrollo de funciones de cometido estatal.

En la vigencia 2014 disminuyo en un 7.62% con respecto al 2013, esto obedece a las cuentas por pagar así:

Bienes y Servicios: La cuenta de bienes y servicios refleja un saldo a 31 de diciembre de 2014 por valor de $ 2.220.625.00 que corresponde a la causación de las cuentas por pagar por servicios profesionales a E&E Soluciones SAS servicios de contabilidad. El cual se encuentran soportadas mediante acto administrativo.

Retención en la fuente:

La Institución Educativa Escuela Normal Superior Santiago de Tunja es agente retenedor del Impuesto de Renta y de IVA, por las compras bienes y servicios efectuadas durante la vigencia, se hizo revisión de los registros contables causados mes por mes en los libros auxiliares y se compararon con las declaraciones y recibos de pago presentados por la Institución, con el fin de evidenciar el cumplimiento de presentación y plazos establecidos por la DIAN según los artículos 382, 604 y 606 del Estatuto Tributario, obteniendo las siguientes observaciones:


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Según libros auxiliares de contabilidad, se observa que en la declaración de retefuente del mes de Noviembre hay una compensación de $78.000 entre lo que se pago a la DIAN y lo contabilizado en libros.

Se evidencia que en los balances mes a mes no se refleja los movimientos de la cuenta 2436 Retenciones.

OBSERVACION No.6

Se observa que los registros de

libros auxiliares de contabilidad, no se ven reflejados en los balances mes a mes de la Institución Educativa; lo que se presume que los libros mayores no son fiel copia de sus auxiliares.

De igual forma se observa el valor de $78.825.00 compensados entre la declaración de rete fuente y libros auxiliares de contabilidad.

Al no desvirtuar lo observado se configura hallazgo administrativo.

RESPUESTA DE LA INSTITUCION EDUCTIVA

De ninguna forma se está compensando el valor de $78.000 en lo que se pagó a la DIAN y se contabilizó en libros, lo que sucedió fue que el pago de impuestos se realizó de dos cuentas bancarias una de Recursos Propios y otra de recursos de Transferencias, por esto aparece como si fuera doble pago, lo anterior lo evidenciamos en la relación de descuentos de Retención en la fuente del mes de noviembre de 2014 la cual se anexa nuevamente. (Anexo No. 4), en donde se evidencia el valor de los $78.825.00 de Recursos Propios, por concepto de retención Servicios que realizada a la cuenta de Compucentro Limitada. En los balances mes a mes no se ve reflejado el saldo por pagar por concepto de Retenciones debido a que finalizar cada mes se gira el respectivo cheque para su cancelación quedando el saldo de las subcuentas en cero, el cual queda en conciliación para su posterior pago. Lo anterior se puede verificar en cada uno de los Auxiliares mes a mes de las subcuentas 2436 (Anexo No. 5). DECISION DE LA CONTRALORIA

Se acepta la respuesta dada por la Institución Educativa, el cual se evidencia en libros auxiliares de contabilidad y la relación de descuentos presentada a la contraloría. Por lo anterior se Levanta lo observado.


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VERSIÓN: 02




Patrimonio:

El patrimonio de la Institución Educativa Escuela Normal superior Santiago de Tunja a 31 de diciembre de 2014 está conformado por Capital fiscal por un valor de $ 232.987.963.63,disminuyo con respecto a la vigencia 2013 por la conciliación de almacén con contabilidad,

RESULTADO A L ESTADO DE ACTIVIDAD FINANCIERA ECONOMICA Y SOCIAL

Es un estado contable básico que revela el resultado de la actividad financiera, económica, social y ambiental de la entidad contable pública, con base en el flujo de recursos generados y consumidos en cumplimiento de las funciones del cometido estatal, expresado en términos monetarios durante un periodo determinado. Ingresos: En esta denominación se incluyen los grupos que representa flujos de entrada de recursos por la entidad contable pública susceptible de incrementar el patrimonio público Durante el periodo contable ya sea por aumento de activos o por disminución del pasivo, expresados en forma cuantitativa que reflejan el desarrollo de la actividad ordinaria, en cumplimiento de las funciones del cometido estatal

Los ingresos de la Institución Educativa Escuela Normal Superior Santiago de Tunja a 31 de Diciembre de 2014 reflejan un saldo de $ 486.915.586.00

CUENTA 4, INGRESOS

En el cotejo de las cifras reflejadas en el Balance y en el presupuesto de ingresos, se evidencia las siguientes observaciones:

PRESUPUESTO VIGENCIA 2014 543.238.403.72

MENOS CUENTAS POR COBRAR(presupuesto)213

0

MENOS RECURSOS DEL BALANCE (Bancos)2013

56.394.810.72

INGRESOS CONTABILIDAD 486.915.586.00

Ingresos extraordinarios -71.991.00

Ajuste ejercicios anteriores -2

SUMAS IGUALES 486.843.593.00 486.843.593.00


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CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




En el cuadro anterior se observa que los Ingresos registrados en contabilidad concuerdan con los ingresos recibidos presupuestal mente. Gastos y Costos Los gastos totales de la Institución a 31 de diciembre de 2014 ascendieron a $ 376.965.020.71 Los gastos más representativos de la Institución son por concepto de servicios públicos $89.564.387.29, con una participación de 23.76% y un incremento de 11.02% con respecto a la vigencia anterior, seguido de Mantenimiento $87.989.419.40 con una participación de 23.34% con una disminución de 50.48% ;materiales y suministro $64.971.578.96 con una participación de 17.24% y una disminución de 3.65% y comunicaciones y trasporte $43.804.410.00 participación del 11.62% con incremento de $21.58%;estudios y proyectos $32.500.00 con una participación de 8.62%y un incremento. GASTOS Se incluyen los grupos que representan los flujos de salida de recursos de la entidad contable publica, susceptible de reducir el patrimonio durante el periodo contable, bien sea por disminución del activo o por aumento del pasivo expresado en forma cuantitativa.

RELACIÓN DE PAGOS VERSOS CONTABILIDAD

PAGOS SEGÚN RELACION 704.385.004.71

MENOS CUENTAS POR PAGAR 2013 PAGAS EN 2014

-13.125.0000.00

MENOS DEVOLUCION POR TRANSFERENCIA

-267.571.000.00

DEVOLUCIONES MATRICULAS -369.600.00

CUENTA DE GASTOS 5 376.965.020.71

COSTOS CTA 6 16.090.528.50

COSTOS CTA 7 8.366.082.50

MENOS CUENTAS POR PAGAR CAUSADAS 2014

-2.220.625.00

MAS CTA 1655 8.549.200.00

MAS CUENTA 1665 11.900.768.00

MAS CUENTA 1670 3.770.571.00


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CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




total 423.319.404.71 423.421.545.71

Al comparar la relación de pagos suministrada por la Institución Educativa y las cuentas que se deben afectar en contabilidad se observa una diferencia de $102.141.00

OBSERVACION No 7

Se evidencia una diferencia entre la relación de pago y lo registrado en contabilidad por valor de $102.141.00 de no desvirtuar lo observado y allegar los soportes correspondiente se configura hallazgo administrativo.

RESPUESTA DE LA INSTITUCION EDUCATIVA

Se presenta cuadro de relación de pagos VS contabilidad, encontrando que en el informe preliminar por parte de la Contraloría en la cuenta 1670 se relaciona un valor de $3.770.571 cuando el valor real según libros auxiliares presentados es de $3.670.571 que corresponde a la sumatoria de la cuenta 167001001 por valor de $3.241.371 y la cuenta 167002001 por $429.200 presentándose una diferencia con la Auditoría de $100.000. Por otra parte la auditoría no tuvo en cuenta el valor originado por menor valor girado por concepto de pago de retenciones en las aproximaciones a cifras de 1000 registrado en la cuenta 481007 (Anexo 6). Se anexa el libro auxiliar de la cuenta 1670 (Anexo No. 7)

PAGOS SEGÚN RELACIÓN 704,385,004.71

MENOS CUENTAS POR PAGAR 2013 PAGAS EN 2014 (13,125,000.00)

MENOS DEVOLUCIÓN POR TRANSFERENCIAS (267,571,000.00)

DEVOLUCIÓN MATRICULAS (369,600.00)

AJUSTE EN PAGO DE RETENCIONES CUENTA 481007 2,141.00

CUENTA DE GASTOS 5 376,965,020.71

COSTOS CTA 6 16,090,528.50

COSTOS CTA 7 8,366,082.50

MENOS CUENTAS POR PAGAR 2014 (2,220,625.00)

MAS CTA 1655 8,549,200.00

MAS CUENTA 1665 11,900,768.00

MAS CUENTA 167001001 3,241,371.00

MAS CUENTA 167002001 429,200.00


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CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




423,321,545.71 423,321,545.71

DECISION DE LA CONTRALORIA

Se acepta la respuesta dada por la Institución educativa teniendo en cuenta que se rectificaron las sumas y no existe diferencia alguna. Por lo anterior se levanta lo observado

OPINION DE LOS ESTADOS FINANCIEROS En nuestra opinión, por lo expresado en los párrafos procedentes, los estados financieros de la Institución Educativa Escuela Normal Superior Santiago de Tunja, presenta razonablemente en todos los aspectos importantes, la situación financiera a 31 de diciembre de 2014 y los resultados de sus operaciones por el año que termino en esta fecha de conformidad con los principios y normas prescritas por la autoridad competente y los principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia o prescritos por el contador general por lo que el dictamen es LIMPIO.

2.2.1.1 Concepto Control Interno Contable

La Ley 87 de 1993 en su artículo 3 establece que el sistema de control interno forma parte integrante de los sistemas contables, financieros de planeación información y operaciones de la respectiva entidad; la constitución política en su artículo 209 y 269 determinan la obligatoriedad de las entidades y organismos del sector público para diseñar y aplicar métodos y procedimientos de control Interno. De la evaluación correspondiente se presentan las siguientes observaciones correspondientes al periodo comprendido entre el 01 de enero y el 31 de diciembre de 2014.

-En la Institución Educativa Escuela Normal superior Santiago de Tunja no tiene establecido su mapa de riesgos de índole contable. -No se aplican íntegramente los principios de registro y devengo o causación establecidos en el Plan general de contabilidad pública en el registro de la información contable de Institución.

2.2.1.2 Gestión Presupuestal

SE EMITE UNA OPINION Eficiente, con base en el siguiente resultado:


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CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




TABLA 3- 2

GESTIÓN PRESUPUESTAL


Evaluación presupuestal 91,7

TOTAL GESTION PRESUPUESTAL 91,7

Con deficiencias

Eficiente

Eficiente 2

Con deficiencias 1

Ineficiente 0 Fuente: Matriz de calificación Elaboró: Comisión de auditoría

El control del presupuesto en la Institución Educativa Escuela normal Superior Santiago de Tunja, se efectuó sobre las operaciones que lo afectaron, teniendo en cuenta las normas vigentes a partir del Estatuto Orgánico de Presupuesto, Decreto 111 de 1996 con sus decretos reglamentarios. Presupuesto vigencia 2014 La Institución Educativa Normal Superior Santiago de Tunja para la vigencia 2014 registro un presupuesto inicial de $321,871,004, con adiciones por $221,889,288.72 y reducciones por $3,228,480, para un presupuesto definitivo de $540.531.812,72 Se observó que las adiciones y traslados que se efectuaron en el presupuesto de la Institución Educativa durante la vigencia 2014, están soportados con sus respectivos acuerdos y/o actos administrativos.

ACTO ADMINISTRATIVO CONCEPTO ADICIÓN REDUCCIÓ

N

Acuerdo 001 del 20 de enero de 2014

- Gratuidad educativa - Transferencias SGP - Recursos propios

56,394,810.72

Acuerdo 002 del 21 de febrero de 2014

- Concesiones 5,000,000.00

Acuerdo 003 del 13 de Marzo de 2014

- Gratuidad educativa 2014 5,416,000.00

Acuerdo 005 del 09 de Abril de 2014

- Transferencias Transporte escolar - Transferencia servicios públicos

35,180,516.00

Acuerdo 007 del 14 de Agosto de 2014

- Transferencias Transporte escolar - Transferencia servicios públicos

54,283,962.00


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CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




Acuerdo 008 del 14 de Agosto de 2014

- Transferencias Capacitación Personal, Docente y Directivo Docente - Transferencias olimpiadas del saber

34,664,000.00

Acuerdo 010 del 20 de Octubre de 2014

- Transferencias Olimpiadas del saber

7,500,000.00

Acuerdo 011 del 20 de Octubre de 2014

- Matrículas Educación Superior

3,228,480.00

Acuerdo 014 del 12 de Noviembre de 2014

- Transferencias servicio de Internet - Transferencias infraestructura adecuación de aulas

23,450,000.00

TOTAL

221,889,288.72

3,228,480.00

Ejecución presupuestal de Ingresos vigencia 2014

Código Nombre RubroPresupuesto

Definitivo

Recaudo

Presupuestados % Por Recaudar %

1 INGRESOS 540,531,812.72 543,238,403.72 100.50% (2,706,591.00) -0.50%

INGRESOS OPERACIONALES 65,771,520.00 68,676,520.00 104.42% (2,905,000.00) -4.42%

RECURSOS DE CAPITAL 262,987,000.00 262,987,000.00 100.00% - 0.00%TRANSFERENCIAS MUNICIPALES 211,773,292.72 211,574,883.72 99.91% 198,409.00 0.09%

INSTITUCIÓN EDUCATIVA ESCUELA NORMAL SUPERIOR SANTIAGO DE TUNJA

EJECUCIÓN PRESUPUESTAL DE INGRESOS VIGENCIA 2014

Para la vigencia 2014 el presupuesto definitivo fue de 540,531,812.72, teniendo un recaudo de 543,238,403.72, lo que equivale al 100.5% de recaudo, por calor de 2,706,591. Indicando que la institución educativa tuvo un mayor recaudo, creándose una inconformidad, pues no se presupuestó el mayor valor recaudado

OBSERVACIÓN 8

En la vigencia 2014, el presupuesto definitivo fue de 540,531,812.72 y el recaudado de 543,238,403.72, lo que representó un mayor recaudo por valor de 2,706,591, lo que evidencia una violación a la norma presupuestal debido a que no se planeó correctamente la aprobación presupuestal, ni las adiciones presupuestales. No se da cumplimiento a lo estipulado en la ley 111 de 1996 en los Artículos 12, 13 y 14 que hacen referencia a la Planeación, Anualidad y Universalidad. De no ser aclarada la observación se establecerá como hallazgo administrativo


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CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




RESPUETA DE LA INSTTUCION EDUCATIVA La Escuela Normal Superior Santiago de Tunja, sí está dando cumplimiento a lo estipulado en la Decreto 111 de 1996, en la Ley 715 de 2001 y Decreto 4791 de 2008 en cuanto a la planeación. Los Consejo Directivos de las Instituciones Educativas salen a vacaciones la primera semana del mes de diciembre, sin embargo se siguen recibiendo ingresos durante este mes los cuales es incierto saber su valor para proyectar una adición antes de que disfruten su período de vacaciones, por esta razón los valores recibidos al finalizar la vigencia se adicionan como Recurso del Balance al iniciar la siguiente vigencia.

POR LO ANTERIORMENTE EXPUESTO SOLICITAMOS COMEDIDAMENTE SE LEVANTE EL HALLAZGO DECISION DE LA CONTRALORIA Teniendo en cuenta que fueron ingresos que no se adicionaron durante la vigencia por encontrase en vacaciones el concejo directivo y que en la siguiente vigencia fueron adicionados al presupuesto se levanta lo observado

Ejecución presupuestal de gastos vigencia 2014.

CÓDIGO CONCEPTO PRESUPUESTO

DEFINITIVO PRESUPUESTO

EJECUTADO POR EJECUTAR

% EJECUTADO

2 GASTOS 540,531,812.72

425,468,423.71

115,063,389.01

78.71%

El presupuesto de gastos definitivo para la vigencia 2014 fue de $540, 531,812.72 de los cuales se ejecutaron $425,468,423.71 equivalente al 78.71%, para un saldo por Ejecutar de $115,063,389.01, equivalente al 21.29%; lo que indica que la Institución Educativa presentó una poca gestión en la ejecución de sus recursos. Dentro del análisis que se efectuó a la Institución Educativa Escuela Normal Superior Santiago de Tunja para la vigencia 2014, se evidencia una regular ejecución presupuestal; debido a la poca ejecución en el gasto y mayor ejecución en el ingreso definitivo; por otra parte se estableció que la Institución cumplió con la expedición de los Certificados de Disponibilidad Presupuestal (CDP) y Registro Presupuestal (RP) tal como lo exigen las normas presupuestales.


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CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




CódigoNombre Rubro

Presupuesto

Definitivo

Presupuesto

DefinitivoEjecutado Por Recaudar %

2 EGRESOS 540,531,812.72 425,468,423.71 78.71% 115,063,389.01 21.29%

Gastos de Funcionamiento 80,997,401.67 50,935,985.26 62.89% 30,061,416.41 37.11%

Gastos de inversión (SGP) 459,534,411.05 374,532,438.45 81.50% 85,001,972.60 18.50%

INSTITUCIÓN EDUCATIVA ESCUELA NORMAL SUPERIOR SANTIAGO DE TUNJA

EJECUCIÓN PRESUPUESTAL DE INGRESOS VIGENCIA 2014

El Rubro de Egresos tuvo una significativa variación con respecta a la ejecución, especialmente el en los gastos de funcionamiento, donde tenía una apropiación definitiva de $80,997,401.67, y solo se ejecutó $50,935,985.26, lo que equivale a una ejecución del 62.89%, viéndose una baja administración en la ejecución. 2.3. Gestión Financiera SE EMITE UNA OPINION Eficiente, con base en el siguiente resultado:

TABLA 3- 3

GESTIÓN FINANCIERA


Evaluación Indicadores 100.0

TOTAL GESTIÓN FINANCIERA 100.0

Con deficiencias

Eficiente

Eficiente 2

Con deficiencias 1


De acuerdo al análisis de las fuentes de financiación de la Institución Escuela Normal Superior Santiago de Tunja, se evidencia que la Institución depende financieramente de las transferencias municipales por SGP y CONPES de la nación, Los recursos fueron ejecutados de acuerdo a los conceptos de utilización de los recursos establecidos en el artículo 11 del Decreto 4791 de 2008, reglamentario de los artículos 11, 12, 13,14 de la Ley 715 de 2001. Otras Actuaciones Austeridad y Eficiencia en el Gasto Público. La Institución Educativa Escuela Normal Superior Santiago de Tunja en la vigencia 2014, rindió el consolidado de los informes sobre Austeridad y Eficiencia del Gasto Público, sobre


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CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




servicios públicos, honorarios profesionales, impresos y publicaciones; analizada la información presentada en los cuadros se observa lo siguiente:

CONCEPTO 2014 2013 VARRICACIÓN

ABSOLUTA VARIACIÓN

PORCENTUAL

GASTOS DE SERVICIOS PERSONALES INDIRECTOS

23,004,875.00

38,616,000.00

(15,611,125.00) -40.43%

IMPRESOS Y PUBLICACIONES 18,556,800.00

33,080,244.00

(14,523,444.00) -43.90%

TELEFONIA CELULAR 3,023,251.00

4,028,398.00

(1,005,147.00) -24.95%

TELEFONO FIJO 14,315,290.00

11,657,501.00

2,657,789.00 22.80%

ADQUISICIÓN MUEBLES MEJORAS Y MANTENIMIENTO

52,030,099.40

549,608,180.00

(497,578,080.60) -90.53%

Durante la vigencia 2014 los gastos de servicios personales indirectos fueron $23,004,875, correspondientes a contratos de asesoría contable y financiera, prestación de servicios de mantenimiento e instructor de la banda. Durante la vigencia 2013 se ejecutó $38,616,000.00, lo que representa una disminución del 40.43%. En el informe de Impresos y Publicaciones para la vigencia 2014 se ejecutaron recursos del orden de $18,556,800.00; y para el periodo 2013 fueron de $33,080,244.00, lo que significa una disminución del 43.90%. En el informe del gasto de celulares en la vigencia 2014 el pago por este concepto fue de $3,023,251.00; mientras que en la vigencia 2013 el pago fue de $4,028,398.00, lo que refleja una disminución del 24.95%. En el informe de gasto de telefonía fija para la vigencia 2014 se dieron pagos por $ 14,315,290.00¸ mientras que para el año 2013 los pagos fueron por valor de $11,657,501.00, lo que indica un aumento de 22.80%. Para el informe de gasto de adquisición de muebles, mejoras y mantenimiento se ejecutaron gastos por valor de $52,030,099.40, en la vigencia 2014; y para la vigencia 2013 los gastos fueron de $549,608,180.00, dando una disminución de 90.53%.


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




3.RESULTADOS DE LA AUDITORÍA VIGENCIA 2015 3.1 CONTROL DE GESTIÓN Como resultado de la auditoría adelantada, El concepto sobre el Control de Gestión es FAVORABLE, como consecuencia de la evaluación de los siguientes Factores: Factores Evaluados 3.1.1 Ejecución Contractual En la ejecución de la presente Auditoría y de acuerdo con la información suministrada por la Institución Educativa Escuela Normal Superior Santiago de Tunja de Tunja, en cumplimiento de lo establecido en la Resolución Interna No. 175 de 2013 “Por la cual se reglamenta la forma y los términos para la rendición electrónica y la revisión de cuentas e informes que se presentan a la Contraloría Municipal de Tunja”, se determinó que la Institución celebró la siguiente contratación: En total celebró 52 contratos por valor de $ 421.468.248.00 distribuidos así:

TIPOLOGÍA CANTIDAD VALOR $

PRESTACIÓN DE SERVICIOS 15 66.712.200.00

COMPRA VENTA Y/O SUMINISTROS 23 256.231.419

TRANSPORTE 5 42.200.400.00

MANTENIMIENTO Y/O REPARACIÓN 5 26.279.186.00

SEGUROS 1 7.280.908.00

CONTRATO INTERADMINISTRATIVO 1 7,023,835.00

OBRA PÚBLICA 1 12.862.895.00

ARRENDAMIENTO Y/O ADQUISICIÓN DE INMUEBLES 1 1,800,000.00

TOTAL 52 421.468.248.00 Fuente: Informe SIA Registros Presupuestales (RP) Elaboró: Comisión de Auditoría

Como resultado de la auditoría adelantada, la opinión de la gestión en la Ejecución Contractual, es Eficiente, como consecuencia de los siguientes hechos y debido a la calificación de 100, resultante de pondera.


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




TABLA 1-1

GESTIÓN CONTRACTUAL


VIGENCIA 2015

VARIABLES A EVALUAR

CALIFICACIONES EXPRESADAS POR LOS AUDITORES

Promedio

Ponderación Prestación Servicios

Q Contratos

Suministros

Q

Contratos Consultoría

y Otros

Q

Contratos Obra

Pública

Q

Cumplimiento de las especificaciones técnicas

100 5 100 16 0 0 0 0 100,00 0,50

Cumplimiento deducciones de ley

100 5 100 16 0 0 0 0 100,00 0,05

Cumplimiento del objeto contractual

100 5 100 16 0 0 0 0 100,00 0,20

Labores de Interventoría y seguimiento

100 5 0 0 0 0 0 0 100,00 0,20

Liquidación de los contratos

100 5 100 16 0 0 0 0 100,00 0,05

CUMPLIMIENTO EN GESTIÓN CONTRACTUAL 1,00

De un universo de 52 contratos por valor de $ 421.468.248.00 se auditaron 21; por valor de $323.017.570 que equivale al 76.64% del valor total contratado, en los cuales de evaluaron todos los aspectos y criterios aplicables descritos en la matriz de calificación de gestión; con el siguiente resultado:

No. Cto

FECHA CONTRATISTA IDENTIFICACI

ON SUPERVISOR


003 19/02/201

5 GUILERMO

JIMENEZ PINZON 6.774.266

MARLEN BECERRA BARAZA

11.999.186.00

OBJETO DEL CONTRATO: Servicio de mantenimiento de estuco, pintura de las fachadas interna y externa así como del pasillo central interno.

CONTROL DE LEGALIDAD: se cumplió con el manual de contratación, contrato inferior a 20 S.M.L.M.V. no obstante no se cumplió con lo establecido en la Circular Externa No. 1 el 21 de Junio de 2013 de Colombia compra eficiente, donde se recuerda a todas las entidades del Estado su OBLIGACIÓN de publicar de forma oportuna su actividad contractual en el Sistema Electrónico de Contratación Pública –SECOP–, independientemente del régimen jurídico aplicable, su naturaleza jurídica, o la pertenencia a una u otra rama del poder público. Cuando la cuantía del contrato no supere los veinte salarios mínimos mensuales legales vigentes (20 smmlv), deberán


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




publicar en el módulo de “Régimen Especial” dentro del término establecido para tal efecto.



No. CTO.


ON SUPERVISOR


004

13/03/15

SERVICIOS ESPECIALES

ESCOLARES Y DE TURISMO

ESCOLTUR LIMITADA

820.000.800-0


36.910.400.00

OBJETO DEL CONTRATO: prestación de servicios de transporte escolar para los estudiantes de necesidades educativas especiales de la escuela normal superior Santiago de Tunja

CONTROL DE LEGALIDAD: Se cumplió con lo establecido en la Circular Externa No. 1 el 21 de Junio de 2013 de Colombia compra eficiente, 20 S.M.L.V.

GESTIÓN Y RESULTADOS: Se cumplió con el objeto del contrato, se rindieron informes y se presentaron a las diferentes entidades, de igual forma se evidencian libros de contabilidad de esta vigencia, en los cuales se evidencian los registros contables.

No. Cto


ON SUPERVISOR



800.087.401-6 FERNANDO TOLOSA CETINA

54.700.000.00

OBJETO DEL CONTRATO.

Contratar la compra de computadores portátiles. ups de 5 kva, monitores, combo teclado/mause e impresoras laser para las diferentes dependencias de la escuela normal superior Santiago de Tunja

CONTROL DE LEGALIDAD: No se cumplió con lo establecido en la Circular Externa No. 1 el 21 de Junio de 2013 de Colombia compra eficiente, 20 S.M.L.V. No se cumplió con lo establecido en la Circular Externa No. 1 el 21 de Junio de 2013 de Colombia compra eficiente, donde se recuerda a todas las entidades del Estado su OBLIGACIÓN de publicar de forma oportuna su actividad contractual en el Sistema Electrónico de Contratación Pública –SECOP–, independientemente del régimen jurídico aplicable, su naturaleza jurídica, o la pertenencia a una u otra rama del poder público. Cuando la cuantía del contrato no supere los veinte salarios mínimos mensuales legales vigentes (20 smmlv), deberán publicar en el módulo de “Régimen Especial” dentro del término establecido para tal efecto.


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




GESTIÓN Y RESULTADOS: Se cumplió con el objeto del contrato evidenciándose que la Institución Educativa contó con los computadores portátiles. ups de 5 kva, monitores, combo teclado/mause e impresoras laser

No. Cto

FECHA CONTRATISTA

IDENTIFICACION


002 13/02/2015 E&C SOLUCIONES S.A.S

900.620.026

BLANCA MERCEDEZ SEDANO AGUILAR

9.000.000.00

OBJETO DEL CONTRATO. Servicios profesionales en asesoría contable, financiera, presupuestal y de contratación.

CONTROL DE LEGALIDAD: Se cumplió con el manual de contratación, contrato inferior a 20 S.M.L.M.V. No se cumplió con lo establecido en la Circular Externa No. 1 el 21 de Junio de 2013 de Colombia compra eficiente, 20 S.M.L.V.

GESTIÓN Y RESULTADOS: Se cumplió con el objeto del contrato evidenciándose que la Institución Educativa contó con los servicios profesionales en asesoría contable, financiera, presupuestal y de contratación.

.

No. Cto

FECHA CONTRATISTA

IDENTIFICACION



800.087.401-6 FERNANDO TOLOSA CETINA

10.979.400.00

OBJETO DEL CONTRATO. servicio de mantenimiento preventivo y correctivo de equipos de computo

CONTROL DE LEGALIDAD: Se cumplió con el manual de contratación, para contratos de mínima cuantía.

GESTIÓN Y RESULTADOS: Se cumplió con el objeto del contrato evidenciándose que la Institución Educativa contó con el mantenimiento preventivo y correctivo de los equipos de cómputo.

No. Cto



008 28/04/15 GERMAN PLAZAS PEREZ

9.533.946 NESTOR ORLANDO CELY

4.500.000.00


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




BAUTISTA

OBJETO DEL CONTRATO. Implementación del sistema WEP máster consistente en la actualización permanente de la pagina WEP de institución

CONTROL DE LEGALIDAD: Se cumplió con el manual de contratación, contrato para contratos de mínima cuantía.

GESTIÓN Y RESULTADOS: Se cumplió con el objeto del contrato evidenciándose que la Institución Educativa contó con la implementación del sistema WEP.

No. Cto

FECHA CONTRATISTA

IDENTIFICACION



900.344.848-1 LIGIA YANETH LOPEZ RODRIGUEZ

9.068.400.00

OBJETO DEL CONTRATO. Contratar el diseño e impresión de 3.000 manuales de convivencia para la Escuela Normal Superior Santiago de Tunja.

CONTROL DE LEGALIDAD: Se cumplió con el manual de contratación, contrato de mínima cuantía. No obstante se evidencia que no se suscribió póliza de cumplimiento.

GESTIÓN Y RESULTADOS: Se cumplió con el objeto del contrato evidenciándose que la Institución Educativa contó con los manuales de convivencia.

No. Cto



0149 02/06/2015

SALVADOR RODRIGUEZ MARTINEZ

6.766.510

EDGAR ENRRIQUE MORALES MANCIPE

12.006.000.00

OBJETODEL CONTRATO: Contratar el suministro de nueve gabinetes metálicos para almacenamiento de tabletas, suministro e instalación de tres puertas metálicas con chapa.


GESTIÓN Y RESULTADOS: Se cumplió con el objeto del contrato evidenciándose que la Institución Educativa contó con los insumos.

No. Cto

FECHA CONTRATISTA

IDENTIFICACION


020 09/06/2015 JHON ALEXANDER GUIO

74.333.155


8.820.000.00


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




OBJETO DEL CONTRATO: Suministro e instalación de ochenta y cuatro metros setenta y cinco centímetros (84.75) de reja tipo bancario.

CONTROL DE LEGALIDAD: Se cumplió con el manual de contratación

GESTIÓN Y RESULTADOS: Se cumplió con el objeto del contrato evidenciándose que la Institución Educativa contó con los insumos.

No. Cto

FECHA CONTRATISTA

IDENTIFICACION


021 04/09/14 GUILLERMO JIMENEZ PINZÓN


12.260.161

OBJETO DEL CONTRATO: Servicio de mantenimiento para el desagüe de aguas lluvias de la sede jardín infantil de la escuela Normal Superior Santiago de Tunja.




No. Cto

FECHA CONTRATISTA

IDENTIFICACION


022 12/06/2015 GONZALO BECERRA MALAVER

6.750.033


10.984.000.00

OBJETO DEL CONTRATO: suministro de ciento veinte (120) sillas sin tapizar, herraje en tubo ovalado, pintura horneadle, asiento y espaldar en polipropileno y dos (2) sillas giratorias ergonómicas con brazos tapizados.

CONTROL DE LEGALIDAD: No se cumplió con el manual de contratación, contrato inferior a 20 S.M.L.M.V. no está señalado si o no se encuentra con inhabilidades en el formato único de hoja de vida. El contrato no está publicado en la página del SECOP


OBSERVACIÓN N° 09

El proceso del contrato no cumple con los procedimientos expuestos en el reglamento de contratación del fondo de servicios educativos de la escuela Normal Superior Santiago de Tunja, de acuerdo en lo señalado en el numeral 2.3.3. “Garantías, formas y formalidades contractuales en el inciso Formas Contractuales, se pide el formato único de hoja de vida. De no ser aclarada la observación se establecerá como hallazgo administrativo. RESPUESTA DE LA INSTITUCION EDUCATIVA


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




Una vez revisada la carpeta del contrato 022 se evidencia que sí se solicitó la hoja de vida del contratista GONZALO BECERRA MALAVER como aparecen en los folios 20, 21 y 22 se anexa nuevamente (Anexo No. 8) POR LO ANTERIORMENTE EXPUESTO SOLICITAMOS COMEDIDAMENTE SE LEVANTE EL HALLAZGO. DECISION DE LA CONTRALORIA La respuesta dada por la Institución Educativa no desvirtúa lo observado; se evidencia que el formato único de hoja de vida no se encuentra completamente diligenciado. Por lo anterior se configura hallazgo administrativo el cual debe ser incluido en el plan de mejoramiento

No. Cto



026 27/07/2015

ALVARO CONTRERAS FAGUA

7.174.051 ROCARDEO CASTIBLANCO NIÑO

9.100.000.00

OBJETO DEL CONTRATO: servicio a todo costo para la ampliación de la red de corriente eléctrica de la escuela Normal Superior Santiago de Tunja.


GESTIÓN Y RESULTADOS: Se cumplió con el objeto del contrato evidenciándose que la Institución Educativa contó con la ampliación de la red eléctrica para realizar sus actividades diarias.

No. Cto



030 30/07/2015

LIBERTY SEGUROS S.A

860.039.988-0


8.101.240.00

OBJETO DEL CONTRATO: renovación por un año de una póliza global para la escuela normal superior Santiago de Tunja

CONTROL DE LEGALIDAD: No se cumplió con el manual de contratación, contrato inferior a 20 S.M.L.M.V. El contrato no está publicado en la página del SECOP

GESTIÓN Y RESULTADOS: Se cumplió con el objeto del contrato evidenciándose que la Institución Educativa contó con la póliza global


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




No. Cto

FECHA CONTRATISTA

IDENTIFICACION


028 04/08/2015 NELLY MORA SANDOVAL

23.560.098 PIEDAD PATRICIA PRIETO

12.292.150.00

OBJETO DEL CONTRATO: Suministro de útiles escolares discriminados como aparece en la tabla del contrato.

CONTROL DE LEGALIDAD: No se cumplió con lo establecido en la Circular Externa No. 1 el 21 de Junio de 2013 de Colombia compra eficiente, 20 S.M.L.V

GESTIÓN Y RESULTADOS: Se cumplió con el objeto del contrato evidenciándose que la Institución Educativa recibió el suministro de útiles escolares

No. Cov



002 26/02/2015

UPTC 891.800.330-1 LIGIA YANETH LOPEZ RODRIGUEZ

7,280.908.00

OBJETO DEL CONTRATO: Fortalecer la relaciones de cooperación y participación académica entre la escuela Normal Superior y la Universidad Pedagógica y Tecnológica de Colombia, con el fin de garantizar una excelente formación de educadores como parte fundamental del desarrollo del convenio.



No. Cto



029 04/08/2015

SEGUNDO A. VENANDIA

13.814.374 JOSE ALFREDO GALVIZ

9.010.000.00

OBJETO DEL CONTRATO: Suministro de material didáctico.




No. Cto



031 04/08/201 GILBERTO 7219252-7 EDGAR 9.100.000.00


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




5 HERNANDEZ MERCHAN

ENRIQUE MORALES MANCIPE

OBJETO DEL CONTRATO: Suministro de útiles de oficina y papelería para las diferentes dependencias.

CONTROL DE LEGALIDAD: Se cumplió con el manual de contratación, contrato inferior a 20 S.M.L.M.V. no obstante no se evidencia comunicación de asignación del supervisor del contrato

GESTIÓN Y RESULTADOS: Se cumplió con el objeto del contrato evidenciándose que la Institución Educativa contó con los suministros realizar sus actividades diarias.

OBSERVACIÓN N°10

No se evidencia comunicación de asignación del supervisor del contrato De no ser aclarada la observación se establecerá como hallazgo administrativo


El procedimiento para la asignación del Supervisor es el siguiente: En el contrato se delega al Supervisor a quien se le da a conocer mediante una copia del contrato, para que igualmente firme el acta de inicio y los informes de supervisión. Situación que puede corroborarse en cada uno de los contratos suscritos en la Institución. POR LO ANTERIORMENTE EXPUESTO SOLICITAMOS COMEDIDAMENTE SE LEVANTE EL HALLAZGO

DECISION DE LA CONTRALORIA Teniendo en cuenta que la contraloría no evidencio, radicado de recibido por parte del supervisor ,donde se delegue esta función, en el informe las observaciones 10,11 y 12 corresponde al mismo concepto por cuanto se deja consolidado en la numeral 11.

No. Cto



032 06/08/2015

LINA LISETH MORENO CARDENAS

1.049.620.746


10.265.000.00

OBJETO DEL CONTRATO: Suministro de implementos para la banda marcial.


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




CONTROL DE LEGALIDAD: No se cumplió con el manual de contratación, contrato inferior a 20 S.M.L.M.V. pues no hay carta de asignación del supervisor del contrato

CONTROL DE LEGALIDAD: El contrato no se evidencia registrado en el SECOP de acuerdo a lo estipulado en la Circular Externa No. 1 el 21 de Junio de 2013 de Colombia compra eficiente


OBSERVACIÓN N°11

El proceso del contrato no cumple con los procedimientos expuestos en el reglamento de contratación del fondo de servicios educativos de la escuela Normal Superior Santiago de Tunja, de acuerdo en lo señalado en el numeral 2.3.6. “Supervisiones e interventorías” En donde el rector debe designar al supervisor del contrato. De no ser aclarada la observación se establecerá como hallazgo administrativo. RESPUESTA DE LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA El procedimiento para la asignación del Supervisor es el siguiente: En el contrato se delega al Supervisor a quien se le da a conocer mediante una copia del contrato, para que igualmente firme el acta de inicio y los informes de supervisión. Situación que puede corroborarse en cada uno de los contratos suscritos en la Institución.

POR LO ANTERIORMENTE EXPUESTO SOLICITAMOS COMEDIDAMENTE SE

LEVANTE EL HALLAZGO.

DECISION DE LA CONTRALORIA Teniendo en cuenta que esta observación corresponde a las numeradas 10;11 y 12 se deja solo una observación ; se consolida en esta observación ; y teniendo en cuenta que la contraloría no evidencio, radicado de recibido por parte del supervisor ,donde se delegue esta función ; se configura hallazgo administrativo el cual debe ser incluido en el plan de mejoramiento

No. Cto



033 14/09/2015

Fanny Cecilia Medina de Feres

24.077.547 Ricardo Castelblanco niño

9.280.000

OBJETO DEL CONTRATO: Suministro de pinturas para la escuela Normal Superior Santiago de Tunja.

CONTROL DE LEGALIDAD: cumplió con el manual de contratación, contrato inferior a 20 S.M.L.M.V. pues hay carta reasignación del supervisor del contrato


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




CONTROL DE LEGALIDAD: No se evidencia publicación en SECOP de acuerdo a lo estipulado en la Circular Externa No. 1 el 21 de Junio de 2013 de Colombia compra eficiente


No. Cto

FECHA CONTRATISTA

IDENTIFICACION


035 24/08/2015 ROBERTO LOZANO DURAN


11.916.000.00

OBJETO DEL CONTRATO: Suministro de módulos y puestos de trabajo para la Escuela Normal superior Santiago de Tunja

CONTROL DE LEGALIDAD: cumplió con el manual de contratación, contrato inferior a 20 S.M.L.M.V. pues hay carta reasignación del supervisor del contrato. No obstante se evidencia incumplimiento con lo dispuesto en el numeral 2 del Art. 32 de la ley 80 de 1993 y el Art 83 de la ley 1474 de 2011, sobre supervisión de los contratos de prestación de servicios, debido a que dentro de los papeles del contrato no aparece la carta de asignación del supervisor. De no ser aclarada la observación se establecerá como hallazgo administrativo.

GESTIÓN Y RESULTADOS: Se cumplió con el objeto del contrato evidenciándose que la Institución Educativa contó con los insumos para realizar las actividades.

OBSERVACIÓN N° 12

El proceso del contrato no cumple con lo dispuesto en el numeral 2 del Art. 32 de la ley 80 de 1993 y el Art 83 de la ley 1474 de 2011, sobre supervisión de los contratos de prestación de servicios, debido a que dentro de los papeles del contrato no aparece la carta de asignación del supervisor.. De no ser aclarada la observación se establecerá como hallazgo administrativo. RESPUESTA DE LA INSTITUCION EDUCATIVA El procedimiento para la asignación del Supervisor es el siguiente: En el contrato se delega al Supervisor a quien se le da a conocer mediante una copia del contrato, para que igualmente firme el acta de inicio y los informes de supervisión. Situación que puede corroborarse en cada uno de los contratos suscritos en la Institución. POR LO ANTERIORMENTE EXPUESTO SOLICITAMOS COMEDIDAMENTE SE

LEVANTE EL HALLAZGO.

DECISION DE LA CONTRALORIA Teniendo en cuenta que esta observación corresponde a las numeradas 10;11 y 12 se deja solo una observación consolidada en la numero 11. Se levanta esta observacion.


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




No. Cto

FECHA CONTRATISTA

IDENTIFICACION


040 17/09/2015

LUIS GUILLERMO SALAMANCA SERRANO

7.165.179


12.862.895.00

OBJETO DEL CONTRATO: adecuación de la oficina de la secretaria he instalación de tanques de agua de la sede central

CONTROL DE LEGALIDAD: No se cumplió con el manual de contratación, contrato inferior a 20 S.M.L.M.V.



No. Cto

FECHA CONTRATISTA

IDENTIFICACION



800.087.401-6

FERNANDO TOLOSA

9.262.610

OBJETO DEL CONTRATO: Suministro de computadores portátiles para la escuela Normal Superior Santiago de Tunja.




No. Cto

FECHA CONTRATISTA

IDENTIFICACION

SUPERVISOR



900.344.848-1 LIGIA YANETH LOPEZ RODRIGUEZ

9.829.840

OBJETO DEL CONTRATO: Suministro de revistas del programa de formación complementaria, cartillas didácticas y plegables informativo para la escuela normal superior Santiago de Tunja


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




CONTROL DE LEGALIDAD: Se cumplió con el manual de contratación, contrato inferior a 20 S.M.L.M.V...


No. Cto

FECHA CONTRATISTA

IDENTIFICACION


048 19/11/2015

GLORIA JUDITH SUAREZ PINEDA

23.438.666


3.000.000.00

OBJETO DEL CONTRATO: Reconstrucción, reparación y manteamiento de 100 pupitres de la escuela Normal Superior Santiago de Tunja.


CONTROL DE LEGALIDAD: El contrato no se encuentra registrado en el SECOP de acuerdo a lo estipulado en la Circular Externa No. 1 el 21 de Junio de 2013 de Colombia compra eficiente


No. Cto

FECHA CONTRATISTA

IDENTIFICACION


049 20/11/2015 CAMILO PIESCHACON GONZALEZ

6.754.882


1.800.000.00

OBJETO DEL CONTRATO: Alquiler de un teatro para la ceremonia de graduación promoción 2015.




OBSERVACIÓN N° 12-

La Institución Educativa no cumplió con lo establecido en la Circular Externa No. 1 el 21 de Junio de 2013 de Colombia compra eficiente, donde se recuerda a todas las entidades del Estado su OBLIGACIÓN de publicar de forma oportuna su actividad contractual en el Sistema Electrónico de Contratación Pública –SECOP–, independientemente del régimen jurídico aplicable, su naturaleza jurídica, o la pertenencia a una u otra rama del poder público. Cuando la cuantía del contrato no


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




supere los veinte salarios mínimos mensuales legales vigentes (20 smmlv), deberán publicar en el módulo de “Régimen Especial” dentro del término establecido para tal efecto. De no ser aclarada la observación se establecerá como hallazgo administrativo.

RESPUESTA DE LA INSTITUCION EDUCATIVA La Institución Educativa publicó los procesos inferiores a 20 smmlv en la página WEB www.ensst.edu.co; a partir de la vigencia 2016 se inició el proceso de publicación de los contratos inferiores a 20 smmlv, ya que todos los procesos de contratación superiores a 20 smmlv SI se estaban adelantando a través de SECOP DECISION DE LA CONTRALORIA

Observación que se consolida con la observación numero 2, teniendo en cuenta que corresponde a lo mismo concepto de la vigencia 2014.

ORDENES DE PAGO La institución Educativa expidió 198 ordenes de pago durante la vigencia 2015 de los cuales el grupo auditor tomo los meses de marzo y diciembre de 2015 lo que corresponde a una muestra de 24 ordenes de pago que equivale al 12% lo que no se evidencio observación alguna.

3.1.1.1 Resultado Evaluación Rendición de Cuentas

Se emite opinión EFICIENTE sobre el Resultado de la Evaluación de la Rendición de la Cuenta teniendo en cuenta la calificación total obtenida de 100 puntos; con base en el siguiente resultado:

TABLA 1-2

RENDICIÓN Y REVISIÓN DE LA CUENTA

VARIABLES A EVALUAR

Calificación Parcial Ponderación

Oportunidad en la rendición de la cuenta

100,0 0,10

Suficiencia (diligenciamiento total de formatos y anexos)

100,0 0,30

Calidad (veracidad) 100,0 0,60

http://www.ensst.edu.co/


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




SUB TOTAL CUMPLIMIENTO EN RENDICIÓN Y REVISIÓN DE LA CUENTA 1,00

En cumplimiento de lo establecido en la resolución No. 175 de 2013 “Mediante la cual se adopta el “Sistema de la Rendición Electrónica de Cuentas de la Contraloría Municipal de Tunja - SIRECT”, la Institución Educativa Escuela normal superior Santiago de Tunja , rindió en oportunidad la cuenta de la vigencia 2015 y sin observaciones a los formatos correspondiente.

3.1.1.2 Legalidad

SE EMITE UNA OPINION EFICIENTE, con base en el siguiente resultado:

TABLA 1 - 3

LEGALIDAD

VARIABLES A EVALUAR Calificación Parcial Ponderación

Financiera

90,0 0,40

De Gestión 56,3 0,60

CUMPLIMIENTO LEGALIDAD 1,00

Calificación

Con deficiencias

Eficiente 2

Con deficiencias 1

Ineficiente 0

3.1.1.3 Resultado Seguimiento Plan de Mejoramiento

El grado de cumplimiento al plan de mejoramiento es: cumple 100% por lo que se genero una calificación de 100 puntos como se demuestra en la siguiente tabla .

TABLA 1- 6

PLAN DE MEJORAMIENTO

VARIABLES A EVALUAR Calificación Parcial Ponderación

Cumplimiento del Plan de Mejoramiento 100,0 0,20

Efectividad de las acciones 100,0 0,80


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




CUMPLIMIENTO PLAN DE MEJORAMIENTO 1,00

En la auditoria anterior se evidencio dos observaciones el cual fueron cumplidas por la Institución Educativa.

3.1.1.4 Control Fiscal Interno

TABLA 1-7

CONTROL FISCAL INTERNO

VARIABLES A EVALUAR

Calificación Parcial Ponderación

Evaluación de controles (Primera Calificación del CFI)

95,3 0,30

Efectividad de los controles (Segunda Calificación del CFI)

95,3 0,70

TOTAL 1,00

Elaboró: Comisión de auditoría

De acuerdo a la ley 87 de 1993 en su artículo 1, “El Control Interno es un sistema integrado por el esquema de toda la organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos”. De igual manera guiados por los principios constitucionales el sistema de Control Interno debe velar por la protección de los recursos de la entidad, buscando su adecuada administración, garantizando la eficacia, eficiencia y economía en todas las operaciones, asegurando la correcta evaluación y seguimiento de la gestión organizacional, entre otros (artículo 2, ley 87 de 1993). Para evaluar el Sistema de Control Interno se tomó como fuente de información para la presente auditoría, el formato F43_CMT.FMT “Información Control Interno y Gestión”, en el que se consignan las siguientes actividades: La institución Educativa cuenta con comité de control interno, esta conformado por personal idóneo para hacer autocontrol. Las auditorías internas que realiza cada uno de los miembros del Comité aseguran que los procesos se desarrollen de acuerdo a las normas:


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




a) En materia de inversiones: la adquisición de bienes y servicios es supervisada por una persona, quien levantan sendas actas en donde plasman lo observado en Almacén. b) En materia de cobertura educativa: corresponde al sistema informático de matrícula (SIMAT) unos miembros del Comité en cabeza de Marlén Becerra Baranza y Marbel Cepeda Novoa permanentemente están depurando la información contenida en la plataforma con el propósito de tener veracidad frente a qué estudiantes realmente componen nuestra comunidad educativa. Por otro lado se hace el seguimiento a quienes deciden retirarse de la Institución por motivos laborales o familiares. c) Ajustes al Manual de Convivencia, al Sistema Institucional de Evaluación y al Proyecto Educativo Institucional están en cabeza de los miembros del Comité Francisco Pulido Pulido, Sandra Elizabeth Cipagauta Rojas, quienes canalizan las inquietudes del estudiantado, de los padres de familia y de los mismos Docentes poniendo a consideración ante el Consejo de Padres, el Consejo de Estudiantes y al Consejo Académico los planteamientos para que mediante un debate se tomen decisiones que necesariamente afectan la vida institucional con miras a mejorar. d) Los servicios complementarios que presta la Institución Educativa y que son aportados por la administración municipal como son transporte escolar y plan alimentario escolar así como los apoyos de las unidades de orientación escolar, el plan nacional de lectura, el uso de las tablets y las capacitaciones a estudiantes por parte de otras entidades gozan del acompañamiento de la Profesional Universitaria Patricia Prieto Orjuela quien es Trabajadora Social y su rol de desempeño tiene como propósito fortalecer la Institución a través de dichos servicios. 3.2 CONTROL DE RESULTADOS Como resultado de la auditoría adelantada, El concepto sobre el Control de Resultados es Desfavorable, como consecuencia de la evaluación de las siguientes Variables:

TABLA 2-1


FACTORES MINIMOS Calificación Parcial Ponderación

Eficacia 97,6 0,20

Eficiencia 98,0 0,30

Efectividad 98,0 0,40

coherencia 100,0 0,10

Cumplimiento Planes Programas y Proyectos 1,00


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




3.3 CONTROL FINANCIERO Y PRESUPUESTAL Como resultado de la auditoría adelantada, El concepto sobre el Control Financiero y Presupuestal es FAVORABLE, como consecuencia de la evaluación de las siguientes variables: 3.3.1 Estados Contables La opinión fue Sin salvedades, debido a la evaluación de las siguientes variables:

TABLA 3-1

ESTADOS CONTABLES


Total inconsistencias $ (millones) 0,0

Índice de inconsistencias (%) 0,0%

CALIFICACIÒN ESTADOS CONTABLES 100,0

Calificación

Sin salvedad o

limpia

Sin salvedad o limpia

<=2%

Con salvedad >2%<=10%

Adversa o negativa >10% Elaboró: Comisión de auditoría

BALANCE GENERAL COMPARATIVO 2015-2014

CUENTA CONCEPTO

PERIODO VARIACION % PART. PERIOD

O 2015 2014 $ %

ACTIVO

CORRIENTE

11 DISPONIBLE 34.546.451.78 119.988.849.01 (85.442.397.23) 71.21 17.15

14 DEUDORES 0 0 0 0 0


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




NO CORRIENTE

16 PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO 141.655.334.91 122.755.655.91 18.899.679.00 15.40 70.32

19 OTROS ACTIVOS 25.229.966.00 31.838.966.00 (6.609.000.00) 20.76 12.53

TOTAL ACTIVO

201.431.752.69

274.583.470.92 (73.151.718.23) 26.40 100

PASIVO

24 CUENTAS POR PAGAR 3.500.000.00 2.220.625.00 1.279.375.00 57.61 100

29 OTROS PASIVOS 0 0 0 0

TOTAL PASIVO 3.500.000.00 2.220.625.00 1.279.375.00 57.61 100

31 HACIENDA PUBLICA 197.931.752.69 272.362.845.92 (74.431.093.23) 27.33

TOTAL PATRIMONIO

197.931.752.69 272.362.845.92 (74.431.093.23) 27.33

TOTAL PASIVO + PATRIMONIO 201.431.752.69 274.583.470.92 (73.151.718.23) 26.40

Fuente: Papeles de Trabajo – En el Balance General comparativo de las vigencias 2015-2014, se evidencia que para la vigencia 2014 el Activo disminuyó en un 26.40% con respecto a la vigencia 2014, observándose que el grupo de disponible disminuyo en 71.21% seguida de otros activos con una disminución de 20.76% propiedad, planta y equipo disminuyó en un 15.40%

El pasivo entre las vigencias 2015 y 2014 presenta un incremento en su saldo por valor de $ 1.279.375.00 equivalente al 57.61%, observándose que la variación se presento en las cuentas por pagar.. El patrimonio de la Institución presenta una disminución del 27.33% con respecto a la vigencia 2014 principalmente por el registro de la depreciación durante la vigencia. ESTADO DE ACTIVIDAD FINANCIERA, ECONOMICA Y SOCIAL COMPARATIVO 2015-2014

CUENTA CONCEPTO

PERIODO VARIACION % PART. PERIOD

O 2015 2014 $ %

INGRESOS OPERACIONALES

43 VENTA DE SERVICIOS 33.584.418.00 32.676.520.00 907.898.00 2.78 8.12

44 TRANSFERENCIAS 271.984.129.00 262.987.000.00 8.997.129.00 3.42 65.80


Nit. 800.107.701-8

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VERSIÓN: 02




47 OPERACIONES INTERINSTITUCIONALES 58.490.909.00 155.078.478.00 (96.587.569.00) (62.28) 14.15


63

COSTOS DE VENTAS DE SERVICIOS 41.029.222.00 24.456.611.00 16.572.611.00 67.76 100

72 COSTOS DE PRODUCCION 0 (24.456.611.00) (24.456.611.00) (100) 0

GASTOS OPERACIONALES 0

51 ADMINISTRACIÓN 0 609.000.00 (609.000.00) (100)

52 DE OPERACIÓN 349.707.315.00 376.147.689.65 (26.905.374.56) 7.15 99.88

EXCEDENTE O DEFICIT OPERACIONAL

372.323.411.42

486.915.586.00

(108.367.986.58) 22.26

OTROS INGRESOS

48 OTROS INGRESOS 49.293.177.42 36.173.588.00 13.119.589.42 36.27 11.93

OTROS GASTOS

58 OTROS GASTOS 423.258.65 208.331.06 214.927.59 103.17 0.12

EXCEDENTE O DEFICIT DEL PERIODO

4 INGRESOS TOTALES

413.352.633.42 486.915.586.00 (73.562.952.58) 15.11

5 GASTOS TOTALES 350.130.573.65 376.356.020.71

(26.225.447.71) 6.97

6


41.029.222.00 24.456.611.00 16.572.611.00 67.76

Fuente: Papeles de Trabajo Los Ingresos de la Institución Educativa se clasifican en Ingresos operacionales y Otros ingresos. Los ingresos operacionales están compuestos por: Venta de Servicios Educativos: constancias y certificados de estudio. Transferencias: Transferencias CONPES. Operaciones Interinstitucionales: Transferencias SGP del Municipio. Otros Ingresos: se componen de Concesión de tiendas escolares y recuperaciones.


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VERSIÓN: 02




La Institución Educativa en el total de Ingresos, presenta una disminución $ 413.352.633.42 que corresponden al 15.11%%, a pesar que el único concepto de ingresos que obtuvo disminución fue por Operaciones Interinstitucionales del municipio de Tunja, por un valor de $ 96.587.569.00, por ser una de las partidas más representativa en los ingresos se afecta el total de los ingresos de la Institución. En el total de los gastos de la Institución, se observa un incremento de $ 26.225.447.71, que correspondiente al 6,97%, observando que el grupo más representativo corresponde a los gastos de operación $ 349.707.315.00, a pesar de que hay una disminución con respecto al 2014 en un 7.15%. En los Costos de ventas de servicios se presenta$41.029.222.00 con un incremento del 67.76%, con relación a la vigencia 2014. ESTADO DE CAMBIOS EN EL PATRIMONIO 2015-2014 SALDO DEL PATRIMONIO A DICIEMBRE 31 DE 2014 (1)

197.931.75.69

VARIACIONES PATRIMONIALES DUENTAE EL AÑO 2015(2)

(74.431.093.00)

SALDO DEL PATRIMONIO A DICIEMBRE DE 2015 (3)

272.362.845.92

DETALLE DE LAS VARIACIONES PATRIMONIALES AÑO 2015 AÑO 2014 VARIACIONES

AÑO 2015-2014

INCREMENTOS (4)

CAPITAL FISCAL MUNICIPIO 272.362.845.92

232.987.963.63 39.374.882.29

TOTAL INCREMENTOS 272.36.845.95 232.987.963.63 39.374.882.29

DISMINUICIONES

CAPITAL FISCAL MUNICIPIO -

PROVISIONES AGOTAMINETO DEPRECIACIONES

(96.623.931.00) (46.119.072.00) (50.504.859.00)

UTILIDAD EN EL EJERCICIO

22.192.837.77

85.493.954.29 (63.301.116.52)

TOATL DISMINUCIONES

(74.431.093.23) 39.374.882.29 (41,098,935.11)

TOTAL VARIACIONES -74.431.093.23 Fuente: Anexo formato F01 Rendición de la cuenta - Cifras en pesos

Activo Se incluyen los grupos que representan los bienes y derechos, tangibles e intangibles de la entidad, obtenidos como consecuencia de hechos pasados y de los cuales se espera que


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VERSIÓN: 02




fluyan a la entidad un potencial de servicios o beneficios económicos futuros en desarrollo de sus funciones de cometido estatal.

Los Activos de la Institución Educativa Escuela Normal Superior Santiago de Tunja al 31 de diciembre de 2015 presentaron un saldo de $201.431.752.69;se evidencia que para la vigencia 2014 el Activo disminuyó en un 26.40% con respecto a la vigencia 2014, observándose que el grupo de disponible disminuyo en 71.21% seguida de otros activos con una disminución de 20.76% propiedad, planta y equipo disminuyó en un 15.40%

Efectivo:

Este grupo en la Institución Educativa la conforman las cuentas de Caja Menor y Depósito en Instituciones Financieras.

Caja menor:

La caja menor es un fondo renovable que se provee con recursos del presupuesto de gastos de la entidad, su finalidad es atender erogaciones de menor cuantía que tengan el carácter de situaciones imprevistas, urgentes, imprescindibles e inaplazables para la buena marcha de la administración; se asigna a un funcionario como responsable de su manejo.

Caja menor:

La caja menor es un fondo renovable que se provee con recursos del presupuesto de gastos de la entidad, su finalidad es atender erogaciones de menor cuantía que tengan el carácter de situaciones imprevistas, urgentes, imprescindibles e inaplazables para la buena marcha de la administración; se asigna a un funcionario como responsable de su manejo. Las cajas menores funcionarán contablemente como un fondo fijo, y únicamente su movimiento tendrá relación directa con la creación, aumento, disminución y su cancelación definitiva

La Caja menor para la vigencia 2015 de la Institución Educativa, se constituyó mediante Resolución N°003 22 enero de 2015 por la cuantía de $1.288.700.00, estableciendo que cada pago no puede superar $128.870.00; su manejo es autorizado al almacenista de la Institución.

En día 22 de enero de 2015 se giro y soporto mediante resolución el valor de $1.288.700.00 para constituir la caja menor; llama la atención que en libros de contabilidad no se afecto caja menor, cuando el objeto era constituirla; cuenta contable 110502 caja menor contra bancos ; en los estados financieros no se ve reflejado.

No se evidencia la contabilización de legalización definitiva en las cuentas contables que corresponden yendo en contravía de los principio de contabilidad

OBSERVACION No. 13


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VERSIÓN: 02




Las cuentas contables que afectan la caja menor no se evidenciaron en libros de contabilidad; no se ve reflejada la constitución de caja menor según resolución 003 del 22 de enero de 2015;al no desvirtuar y allegar los soportes correspondiente se configura hallazgo administrativo.

REPUESTA DE LA INSTITUCION EDUCATIVA

En el giro de la apertura de la Caja Menor se debe elaborar la Cuenta por Pagar para realizar la afectación presupuestal de cada uno de los Rubros, en este registro el software solicita las cuentas relacionadas con gastos con afectación presupuestal que corresponden a las cuentas 500000, por esta razón en la constitución de la Caja Menor no se registra la subcuenta 110502, a partir de la fecha se realizará una nota de contabilidad paralela a la constitución de la caja menor para que se evidencia la cuenta del activo. DECISION DE LA CONTRALORIA

Observación que se consolido en la observación 03, a pesar de corresponder a la vigencia 2015, tienen en el mismo concepto de la vigencia 2014. En cuanto caja menor.

Bancos: Representa el valor de los fondos disponibles depositados en Instituciones financieras. Se analizaron las conciliaciones Bancarias verificando los saldos de los libros de contabilidad con los extractos bancarios físicos suministrados por la Institución Educativa; de los cuales se obtuvieron las siguientes observaciones:

La Institución Educativa Escuela normal Superior Santiago de Tunja; maneja sus recursos en dos cuentas corrientes Identificadas en libros de contabilidad como Cuenta Banco popular No.250-02147-4;250-02148-2 Transferencia y Cuenta Banco de ahorros No. 250-13076-2 Fondos comunes.

No. de cuenta

Tipo de cuenta

Entidad Bancaria


$

Saldo de libro

auxiliares $

Diferencia s/g

Conciliación $

Cheques por cobrar

$

250-02147-4 CORRIENTE POPULAR 28.026.656.86 28.022.656.86 0 4.000.00

ENERO

69.118394.85 69.118.394.85 0 0

FEBRERO

72.266.801.00 72.266.801.39 0 0

MARZO

68.232.481.41 68.232.481.41 0 0

ABRIL

53.661.051.25 40.717.600.25 0 12.943.451.00

MAYO

38.987.744.64 38.924.744.64 0 63.000.00

JUNIO

38.906.377.95 38.887.377.95 0 19.000.00

JULIO

45.592.385.95 40.619.083.95 0 4.973.302.00


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




AGOSTO

48.245.208.56 48.225.208.56 0 20.000.00

SEPTIEMBRE

49.243.261.38 49.115.261.38 0 128.000.00

OCTUBRE

38.069.406.77 37.754.406.77 0 315.000.00

NOVIEMBRE

22.303.760.03 15.046.734.03 0 7.257.026.00

DICIEMBRE

5.165.701.63 4.598.701.63 0 567.000.00

No. de cuenta

Tipo de cuenta

Entidad Bancaria


$

Saldo de libro auxiliares

$

Diferencia s/g

Conciliación $

Cheques por cobrar

$

250-02148-2 CORRIENTE POPULAR 87.296.205.60 85.091.205.60 0 2.205.000.00

ENERO

85.091.205.60 85.091.205.60 0 0

FEBRERO

129.373.696.60 129.373.696.60 0 0

MARZO

123.228.032.60 123.228.032.60 0 0

ABRIL

389.542.866.60 347.086.517.60 0 42.456.348.40

MAYO

329.463.416.02 319.166.436.02 0 10.296.980.02

JUNIO

289.904.837.02 284.481.873.02 0 5.422.964.00

JULIO

246.164.596.02 244.360.596.02 0 1.804.000.00

AGOSTO

183.867.599.02 182.463.099.02 0 1.404.500.00

SEPTIEMBRE

139.317.941.02 130.774.958.02 0 8.542.983.00

OCTUBRE

106.893.056.60 105.560.056.60 0 1.333.000.00

NOVIEMBRE

76.321.484.60 46.236.590.60 0 30.084.894.00

DICIEMBRE

24.535.453.60 23.038.453.60 0 1.470.000.00

No. de cuenta

Tipo de cuenta

Entidad Bancaria


$

Saldo de libro AUXILIARES

$

Diferencia s/g

Conciliación $

Cheques por cobrar

$

250-13076-2 AHORROS POPULAR 6.874.986.55 6.784.986.55 0 0

ENERO 6.877.900.55 6.877.900.55 0 0

FEBRERO 6.880.532.55 6.880.532.55 0 0

MARZO 6.883.446.55 6.883.446.55 0 0

ABRIL 6.886.266.55 6.886.266.55 0 0

MAYO 6.889.180.55 6.889.180.55 0 0

JUNIO 6.892.000.55 6.892.000.55 0 0

JULIO 6.894.914.55 6.894.914.55 0 0

AGOSTO 6.897.828.55 6.897.828.55 0 0

SEPTIEMBRE 6.900.648.55 6.900.648.55 0 0

OCTUBRE

6.903.562.55 6.903.562.55 0 0


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




NOVIEMBRE 6.906.382.55 6.906.382.55 0 0

DICIEMBRE 6.909.296.55 6.906.382.55 0 0

En la anterior conciliación se evidencia que la Institución Educativa registró oportunamente en libros de contabilidad todos los movimientos bancarios.

Propiedad planta y Equipo:

La cuenta de Propiedad, Planta y Equipo, presenta un saldo a 31 de Diciembre de 2015 por valor de $141.655.331.91 representados en maquinaria y equipo; Equipo Científico; muebles y enseres, Equipo de comunicación y computación; Equipo de comedor y cocina.

El aumento mas representativo corresponde a equipos de comunicación y computación $63.962.610.00 seguido de muebles y enseres $32.296.000.00; de Maquinaria y equipo $ 9.275.000.00 las anteriores variaciones corresponde a compra de quipos de computo en el mes de abril de 2015 por $54.0000.0000.00 y en el mes de octubre $9.262.610.00; muebles y enseres en el mes junio se efectuaron compras por $10.984.000.00 ; en julio $9.396.000.00 y en el mes de noviembre $11.916.000.00.

Llama la atención la nota de contabilidad de la institución educativa donde revela que existe disminución por movimiento de entradas y salidas con base en el inventario software lo que va en contravía de lo realmente evidenciado por parte de la contraloría; lo que se presume en la nota contable no se explica la realidad de la cuenta.

OBSERVACION NO 14

Se evidencia que la nota de contabilidad de propiedad planta y equipo no concuerda con la realidad financiera de entidad. Al no desvirtuar lo observado y allegar los soportes correspondiente se configura hallazgo administrativo .


Revisados los Libros Auxiliar de Contabilidad y los documentos contables No se encuentra ninguna nota de contabilidad en donde se revele que existe disminución por movimiento de entradas y salidas. Sólo se evidencia en los Auxiliares los ingresos al Almacén por Compras y los registros de las depreciaciones mensuales.

POR LO ANTERIORMENTE EXPUESTO SOLICITAMOS COMEDIDAMENTE SE LEVANTE EL

HALLAZGO.

DECISION DE LA CONTRALORIA

Teniendo en cuenta que las notas de contabilidad son parte integral de los estados financieros y que esta no reúne los requisitos exigidos por la norma contable; que la Institución Educativa


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




no allego el soporte correspondiente que desvirtué lo observado se configura hallazgo administrativo el cual debe ser incluido en el plan de mejoramiento.

Pasivo

Se incluyen los grupos que representan las obligaciones ciertas o estimadas de la entidad, como consecuencia de hechos pasados, de los cuales se prevé que representaran para la entidad un flujo de salida de recursos que incorporan un potencial de servicio o beneficio económico, en desarrollo de funciones de cometido estatal.

En la vigencia 2015 aumento en un 57.61% con respecto al 2014, esto obedece a las cuentas por pagar así:

Bienes y Servicios: La cuenta de bienes y servicios refleja un saldo a 31 de diciembre de 2014 por valor de $ 3.500.000.00 que corresponde a la causación de las cuentas por pagar por servicios profesionales $2.250.000.00 entre otros $1.250.000.0. El cual se encuentran soportadas mediante acto administrativo.

Retención en la fuente:

La Institución Educativa Escuela Normal Superior Santiago de Tunja es agente retenedor del impuesto de Renta y de IVA, por las compras bienes y servicios efectuadas durante la vigencia, se hizo revisión de los registros contables causados mes por mes en los libros auxiliares y se compararon con las declaraciones y recibos de pago presentados por la Institución, con el fin de evidenciar el cumplimiento de presentación y plazos establecidos por la DIAN según los artículos 382, 604 y 606 del Estatuto Tributario, obteniendo las siguientes observaciones. Se observa que la institución educativa cumple con lo establecido en la norma de liquidación y pago.

Patrimonio:

El patrimonio de la Institución Educativa Escuela Normal superior Santiago de Tunja a 31 de diciembre de 20154 está conformado por Capital fiscal por un valor de $ 272.362.845.92,aumento con respecto a la vigencia 2014 por la utilidad del ejercicio.

Ingresos:

En el cotejo de las cifras reflejadas en el Balance y en el presupuesto de ingresos, se evidencia las siguientes observaciones:


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




PRESUPUESTO VIGENCIA 2015 527.443.739.43

MENOS CUENTAS POR COBRAR(presupuesto)214

0

MENOS RECURSOS DEL BALANCE (Bancos)2014

117.768.224.01

INGRESOS CONTABILIDAD 413.352.633.42

Ingresos extraordinarios 192.589.42

Ajuste ejercicios anteriores

SUMAS IGUALES 409.675.515.42 413.160.044.00

En el cuadro anterior se observa que los Ingresos registrados en contabilidad no concuerdan con los ingresos ejecutados en la vigencia 2015; por lo que se presume no se presupuesto el valor de $3.484.528.58 yendo en contravía del principio de anualidad ley de presupuesto decreto 111 de1996. Gastos y Costos Los gastos totales de la Institución a 31 de diciembre de 2015 ascendieron a $ 350.130.573.65. Los gastos más representativos de la Institución son por concepto de mantenimiento $96.656.063.00, con una participación de 27.61% y un incremento de 9.85% con respecto a la vigencia anterior, seguido de materiales y suministro $76.222.330.00 con una participación de 21.77% y un aumento de 17.32%; servicios públicos $72.292.902.00 con una participación de 20.65% con una disminución de 19.28%; comunicaciones y trasporte $43.648.900.00 participación del 12.47% con disminución de $0.36 GASTOS Se incluyen los grupos que representan los flujos de salida de recursos de la entidad contable publica, susceptible de reducir el patrimonio durante el periodo contable, bien sea por disminución del activo o por aumento del pasivo expresado en forma cuantitativa.

RELACIÓN DE PAGOS -CONTABILIDAD

PAGOS SEGÚN RELACION 498.791.036.65

MENOS CUENTAS POR PAGAR 2014 PAGAS EN 2015

-2.220.625.00

MENOS DEVOLUCION POR


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




TRANSFERENCIA

DEVOLUCIONES MATRICULAS

CUENTA DE GASTOS 5 350.130.573.65

COSTOS CTA 6 41.029.222.00

COSTOS CTA 7 0

MENOS CUENTAS POR PAGAR CAUSADAS 2015

-3.500.000.00

MAS CTA 1655 9.275.000.00

MAS CUENTA 1665 32.396.000.00

MAS CUENTA 1670 63.962.610.00

MAS 1970 928.000.00

Total 496.570.411.65 494.221.405.65

Al comparar la relación de pagos suministrada por la Institución Educativa y las cuentas que se deben afectar en contabilidad se observa una diferencia de $2.349.006. , donde se observa mayores pagos realizados.

OBSERVACION No15

Se evidencia una diferencia entre la relación de pago y lo registrado en contabilidad por valor de $3.277.006.00 de no desvirtuar lo observado y allegar los soportes correspondiente se configura hallazgo administrativo con incidencia administrativa y fiscal.


Según la observación No. 15 se menciona que hay una diferencia de $3.227.006, pero en la diferencia en la sumatoria presentada por ustedes en la relación de pagos la diferencia es de $2.349.006, la cual corresponde a que en el informe de Auditoría en la cuenta 1665 registraron un valor de $32.396.000 y el valor real en libros es $32.296.000 (Anexo 9). En el informe de auditoría no relacionaron el valor de la cuenta 1960 que corresponde a $2.453.000 como se evidencia en los Libros auxiliares (Anexo 10). Por otra parte la auditoría no tuvo en cuenta el valor originado por menor valor girado por concepto de pago de retenciones en las aproximaciones a cifras de 1000, registrados en las cuentas 481007 y 580238.


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




DECISION DE LA CONTRALORIA Se acepta la respuesta dada por la entidad y se verifica nuevamente la información; por lo anterior se levanta lo observado.

OPINION DE LOS ESTADOS FINANCIEROS

En nuestra opinión, por lo expresado en los párrafos procedentes, los estados financieros de la Institución Educativa Escuela Normal Superior Santiago de Tunja, presenta razonablemente en todos los aspectos importantes, la situación financiera a 31 de diciembre de 2015 y los resultados de sus operaciones por el año que termino en esta fecha de conformidad con los principios y normas prescritas por la autoridad competente y los principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia o prescritos por el contador general por lo que el dictamen es LIMPIO 3.3.2. Concepto Control Interno Contable

Resultados de la Evaluación: La Ley 87 de 1993 en su artículo 3 establece que el sistema de control interno forma parte integrante de los sistemas contables, financieros de planeación información y operaciones de la respectiva entidad; la constitución política en su artículo 209 y 269 determinan la obligatoriedad de las entidades y organismos del sector público para diseñar y aplicar métodos y procedimientos de control Interno. De la evaluación correspondiente se presentan las siguientes observaciones correspondientes al periodo comprendido entre el 01 de enero y el 31 de diciembre de 2015.

- En la Institución Educativa Escuela Normal superior Santiago de Tunja no tiene establecido su mapa de riesgos de índole contable.

- No se aplican íntegramente los principios de registro y devengo o causación establecidos en el Plan general de contabilidad pública en el registro de la información contable de Institución.

3.3.3 Gestión Presupuestal SE EMITE UNA OPINION Eficiente, con base en el siguiente resultado:

TABLA 3- 2

GESTIÓN PRESUPUESTAL


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




VARIABLES A EVALUAR Puntaje

Atribuido

Evaluación presupuestal 91,7

TOTAL GESTION PRESUPUESTAL 91,7

Con deficiencias

Eficiente

Eficiente 2

Con deficiencias 1

Ineficiente 0 Elaboró: Comisión de auditoría

EJECUCION PRESUPUESTAL DE INGRESOS Y GASTOS VIGENCIA 2015 El presupuesto inicial de Ingresos y Gastos del Fondo de Servicios Educativos de la Institución Educativa Escuela normal superior Santiago de Tunja, se proyectó mediante Acuerdo No.016 del 04 d diciembre de 2014, con el cual se aprueba un presupuesto inicial para la vigencia 2015 por valor de $333.300.000, el cual a través de actos administrativos tuvo traslados por valor de $ 42.690.620.00, reducciones por valor de $400.000.00 y adiciones por valor de $194.543.735.43 para un presupuesto definitivo de $527.443.739.43 para la vigencia 2015.

EJECUCION DE INGRESOS

INSTITUCION EDUCATIVA ESCUELA NOMAL SUPERIOR SANTIAGO DE TUNJA

EJECUCION PRESUPUESTAL DE INGRESOS VIGENCIA 2015

RUBRO PPTO DEFINITIVO % PART RECAUDOS

% RECAUDOS

POR RECAUDAR

% POR RECAUDAR

INGRESOS 527.443.739.43 100% 530.962.463.43 100.66 0 0

RECURSOS OPERACIONALES 27.500.000.00 5.21 29.761.668.00. 108.22 0 0

RECURSOS DE CAPITAL 117.768.226.01 22.33 117.768.224.01 99.99 0 0

TRANSFERENCIAS 330.512.901.42 62.66 330.512.899.42 99.99 0 0

OTROS INGRESOS 51.662.612.00 9.79 52.919.672.00 102.43 0 0

Fuente: Papeles de Trabajo – cifras en pesos El presupuesto de Ingresos de la Institución Educativa Escuela Normal Superior Santiago de Tunja, está conformado por Recursos Operacionales, Recursos de Capital y Transferencias Corrientes. Para la vigencia 2015 se presupuestaron ingresos totales por $ 527.443.739.43 de los cuales se recaudaron $ 530.962.463.43 Correspondiente al 100.66%, por lo que se observa que se recaudo mas de lo presupuestado y no se adiciono al presupuesto.


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




Ingresos Operacionales: están conformados por matrículas de educación superior y certificados y constancias de exalumnos; concesión tienda escolar y rendimientos financieros Recursos de Capital: corresponde a los ingresos dejados de ejecutar en vigencias anteriores. Otros Ingresos: conformados por programas especiales Transferencia : es el rubro más representativo de los Ingresos, con una participación del 62.66% dentro del Presupuesto de Ingresos. Corresponde a: Transferencias por gratuidad y transferencia del SGP. Se observa buena gestión de recaudo por parte de la Institución Educativa Escuela normal Superior Santiago de Tunja.

OBSERVACION NO 16

Se presume que la Institución Educativa no presupuesto la totalidad de sus ingresos; yendo en contravía del principio de anualidad decreto 111 de 1996.Al no desvirtuar lo observado y alegar los soportes correspondiente se configura hallazgo administrativo RESPUESTA DE LA INSTITUCION EDUCATIVA La Escuela Normal Superior Santiago de Tunja, sí está dando cumplimiento a lo estipulado en la Decreto 111 de 1996, en la Ley 715 de 2001 y Decreto 4791 de 2008 en cuanto a la planeación. Los Consejo Directivos de las Instituciones Educativas salen a vacaciones la primera semana del mes de diciembre, sin embargo se siguen recibiendo ingresos durante este mes los cuales es incierto saber su valor para proyectar una adición antes de que disfruten su período de vacaciones, por esta razón los valores recibidos al finalizar la vigencia se adicionan como Recurso del Balance al iniciar la siguiente vigencia. POR LO ANTERIORMENTE EXPUESTO SOLICITAMOS COMEDIDAMENTE SE LEVANTE EL HALLAZGO DECISION DE LA CONTRALORIA La explicación dada por parte de la Institución Educativa, y teniendo en cuenta que estos ingresos de adicionaron en la siguiente vigencia; que el concejo directivo se encontraba en vacaciones; por tal motivo no se adicionaron estos recurso se levanta lo observado.

EJECUCION DE GASTOS


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CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




INSTITUCION EDUCATIVA ESCUELA NORMAL SUPERIOR SANTIAGO DE TUNJA

EJECUCION PRESUPUESTAL DE GASTOS

VIGENCIA 2015

RUBRO

PRESUPUESTO DEFINITIVO

% PART EJECUTADO

% EJECUTADO

POR EJECUTAR

% POR EJECUTAR

GASTOS 527.443.739.43 100 499.917.712.65 94.78 27.526.026.78 5.22

GASTOS DE FUNCIONAMIENTO 9.000.000.00 1.71 9.000.000.00 100 0 0

GASTOS GENERALES 102.839.631.41 19.50 97.101.743.23 94.41 5.747.888.18 5.59

GRATUIDAD 314.439.716.00 59.62 314.173.796.00 99.92 265.920.00 0.08

TRANSFERENCIAS SGP 101.164.392.02 19.17 79.642.173.42 78.73 21.522.218.68 21.27

Fuente: Papeles de Trabajo – cifras en pesos

La Institución Educativa Escuela Normal Superior Santiago de Tunja en la vigencia 2015 su presupuesto definitivo de gastos corresponde a $527.443.739.43 de los cuales se ejecuto el valor de $499.917.712.65 quedando por pagar el valor de $3.500.000.00 y por ejecutar $27.526.026.78 de los cuales se observa que el 94.78% del total de su presupuesto se ejecuto evidenciándose una buena gestión por parte del Rector de la institución Educativa. Las modificaciones presentadas en el presupuesto se encuentran acorde con los actos administrativos suministrados por la institución Educativa.

3.4 Gestión Financiera

TABLA 3- 3

GESTIÓN FINANCIERA

VARIABLES A EVALUAR Puntaje

Atribuido

Evaluación Indicadores 100,0

TOTAL GESTIÓN FINANCIERA 100,0

Con deficiencias

Eficiente

Eficiente 2

Con deficiencias 1



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CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




De acuerdo al análisis de las fuentes de financiación de la Institución Escuela Normal Superior Santiago de Tunja, se evidencia que la Institución depende financieramente de las transferencias municipales por SGP y CONPES de la nación. OTRAS ACTUACIONES 4. AUSTERIDAD Y EFICIENCIA DEL GASTOS PUBLICO Variación de gastos entre las vigencias 2014-2015 La Institución Educativa rindió informe sobre teléfonos fijos ,teléfonos celulares, mantenimiento y mejoras de inmuebles; de los que se evidencia que la Institución Educativa efectuó gastos racionales por estos conceptos; de los que se realizaron gastos así: MANTENIMIENTO, MEJORAS ADECUACION DE INMUEBLES

$ 59.561.622.00

TELEFONOS CELULARES $ 20.605.505.00

TELEFONOS FIJOS 8.806.000.00

5. CONSOLIDACION DE HALLAZGOS

HA: Hallazgo Administrativo; HD: Hallazgo Disciplinario; HF: Hallazgo fiscal; HP: Hallazgo penal; HS: Hallazgo sancionatorio.

No. HALLAZGO HA HD HF HP HS

1

El proceso del contrato 055 DEL 25/08/14 no cumple con lo dispuesto en el código de comercio y del numeral 2 del Art. 14 de la ley 1727 de 2014 debido a que la cámara de comercio de la Fundación para el desarrollo de la UPTC, no se encuentra renovada a fecha de corte 16/10/2014, y no aparece otro Certificado de Cámara de Comercio, estableciéndose que fue esta la que se aportó para la firma del contrato

X

2

Según el Sistema Electrónico de Contratación Pública “SECOP” las Instituciones Educativas están obligadas a registrarse y a publicar su actividad contractual de acuerdo a lo establecido en la Circular Externa No. 1 el

X


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CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




21 de Junio de 2013 de Colombia compra eficiente, donde se recuerda a todas las entidades del Estado su OBLIGACIÓN de publicar de forma oportuna su actividad contractual en el Sistema Electrónico de Contratación Pública –SECOP–, independientemente del régimen jurídico aplicable, su naturaleza jurídica, o la pertenencia a una u otra rama del poder público. Cuando la cuantía del contrato no supere los veinte salarios mínimos mensuales legales vigentes (20 smmlv), deberán publicar en el módulo de “Régimen Especial” dentro del término establecido para tal efecto. Por lo anterior la Institución Educativa NO publica en el SECOP los documentos del proceso y los actos administrativos del proceso de contratación, tal como lo establece el artículo 19 del Decreto 1510 de 2013. OBSERVACION QUE SE EVIDENCIO EN LA VIGENCIA 2014 Y 2015

3

Las cuentas contables que afectan la caja menor no se evidenciaron en libros de contabilidad; no se ve reflejada la constitución de caja menor según resoluciones 030 el 03 de Julio de 2014; 003 del 22 de enero de 2015(observación 03 y 13)

X

4

Se evidencia incumplimiento en los registros contables, por cuanto no se registran los hechos económicos en el mes que corresponde; como es el caso de rendimientos financieros.

X

5

Se evidencia inconsistencia en la depreciación de los bienes de la Institución Educativa; se presume que no la realizan de forma mensual individualizada sino que realizan contabilizaciones trimestrales

X

6

El proceso del contrato no cumple con los procedimientos expuestos en el manual o reglamento de contratación del fondo de servicios educativos de la escuela Normal Superior Santiago de Tunja, de acuerdo en lo señalado en el numeral 2.3.3. “Garantías, formas y formalidades contractuales en el inciso Formas Contractuales, se pide el formato único de hoja de vida (observación 9)

X

7

El proceso del contrato no cumple con los procedimientos expuestos en el reglamento de contratación del fondo de servicios educativos de la escuela Normal Superior Santiago de Tunja, de acuerdo

X


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




en lo señalado en el numeral 2.3.6. “Supervisiones e interventorías” En donde el rector debe designar al supervisor del contrato(observación 10;11 y 12 que corresponde al mismo concepto)

8

Se evidencia que la nota de contabilidad de propiedad planta y equipo no concuerda con la realidad financiera de entidad, lo que se presume las notas de contabilidad no reúnen los requisitos exigidos por la norma contable , estas forman parte de los estados financieros y deben ser completas y claras.(observación 14)

X

NOHORA CECILIA BUITRAGO VEGA

Auditora fiscal Líder de la Auditoría

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INFORME FINAL DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL MODALIDAD …contraloriatunja.gov.co/informes/auditoria-fiscal/2016/... · 2017. 1. 16. · ESCUELA NORMAL SUPERIOR SANTIAGO DE TUNJA VIGENCIA