INFORME FINAL DE AUDITORÍA MODALIDAD REGULAR COMPONENTE DE ... · se detalla el comportamiento de las cuentas así: Efectivo Caja: Al final del periodo fue cerrada, representando

INFORME FINAL COMPONENTE FINANCIERO

Código: FO – VF – 39

Versión: 02

Fecha de Elaboración: 23-01-2014

Fecha de Revisión: 20-10-2016

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INFORME FINAL DE AUDITORÍA MODALIDAD REGULAR COMPONENTE DE CONTROL FINANCIERO

PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA

VIGENCIA 2017

CONTRALORÍA MUNICIPAL DE ARMENIA

Armenia, Mayo de 2018



Versión: 02



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Contralor Municipal: JAMES MEDINA URREA Directora de Vigilancia Fiscal: VIVIANA ANDREA VARGAS BERMUDEZ y Control de Resultados Responsable de la Entidad Auditada: JULIANA VICTORIA RIOS QUINTERO

Equipo auditor: DUMAR SALAZAR MENDEZ Líder de Auditoría DAVID DIAZ ARCINIEGAS Pasante – Universidad del Quindío

CONTRALORIA MUNICIPAL DE ARMENIA Armenia, Mayo de 2018



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TABLA DE CONTENIDO

1. Componente control financiero……………………………………………… 6

1.1 Factor estados contables…………………………………………….….…... 7

1.1.1 Cuentas de los Estados Contables para emitir una opinión…………...… 7

1.1.2 Cuentas de los Estados Contables para emitir una opinión……………... 9

1.1.3 Concepto Control Interno Contable………………………………………... 14

1.1.4 Descripción de Hallazgos…………………………………………………… 19

1.2 Factor gestión presupuestal………………… ……………………………... 22

1.2.1 Aprobación………………………………………………………………….... 23

1.2.2 Modificación…………………………………………………………….…….. 23

1.2.3 Ejecución …………………………………………………………………..… 24

1.2.4 Descripción de las observaciones…………………………………………. 25

1.3 Factor de gestión financiera………………………………………………… 27

1.3.1 Indicadores Financieros…………………………………………………….. 28

1.4 Otras actuaciones………………………………………………….……….... 29

2. Consolidación de hallazgos …………………………………………………. 30



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Armenia, Mayo 23 de 2018 Doctora JULIANA VICTORIA RIOS QUINTERO Personera Municipal Armenia Asunto: Informe Final de auditoría modalidad regular componente de control

financiero Cordial saludo, La Contraloría Municipal de Armenia con fundamento en las facultades otorgadas por los Artículos 267 y 272 de la Constitución Política, se encuentra realizando Auditoría Modalidad Regular a la PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA, en atención al Plan General de Auditorías aprobado para la vigencia, con el objetivo de entregar un informe relacionado al componente financiero, el cual hace parte del proceso auditor que se realiza bajo los parámetros de la Guía de Auditoría Territorial adoptada por la Contraloría Municipal de Armenia mediante la Resolución No 010 del 2013 y comunicada mediante la instalación de la auditoría el día 06 del mes febrero del año 2018. El ejercicio del control fiscal practicado por la Contraloría Municipal de Armenia mediante el actual proceso auditor, se orienta a la consecución de resultados que permitan establecer si los recursos humanos, físicos, financieros, así como las tecnologías de información y comunicación dispuestos a disposición de la entidad se han manejado de forma eficiente, eficaz, efectiva, económica, con equidad y de manera transparente en el cumplimiento de los propósitos, planes y programas establecidos por el sujeto de control en cumplimiento de los fines esenciales del Estado, de ahí que sea responsabilidad de la Entidad Pública el contenido de la información suministrada y analizada por este Ente de Control, tal y como consta en la carta de salvaguarda, información que a su vez tiene la responsabilidad de producir un informe integral que contenga el concepto sobre la gestión adelantada por la Entidad, que incluya pronunciamientos sobre el acatamiento a las disposiciones legales, y la opinión sobre la razonabilidad de los Estados Contables.



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Mediante el presente informe y después de analizar el derecho de contradicción presentado por el sujeto de control se presenta a la entidad los resultados obtenidos de la revisión y análisis al componente de Control Financiero, que como establece la guía metodológica tiene como finalidad “opinar sobre la razonabilidad de los estados contables y conceptuar sobre la Gestión Financiera y Presupuestal”, de esta forma se presenta a continuación al ente auditado un análisis de los factores Estados Contables, la Gestión Presupuestal y la Gestión Financiera. De igual forma, es importante resaltar que el resultado presentado en este informe hará parte del consolidado y se ponderará en la calificación de la gestión fiscal y el fenecimiento de la cuenta, que se comunicará en el informe final de los componentes de Gestión y Resultados el cual será presentado al finalizar el proceso auditor conforme la programación establecida en el Plan General de Auditorías. Cordialmente; Equipo Auditor DUMAR SALAZAR MENDEZ

Profesional Universitario Auditor Líder Auditoría Regular a la Personería DAVID DIAZ ARCINIEGAS Pasante - Uniquindío Apoyo



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1. COMPONENTE CONTROL FINANCIERO

La Contraloría Municipal de Armenia como resultado de la auditoría adelantada, conceptúa que el Control Financiero y Presupuestal, es Favorable, como consecuencia de la calificación de 88,2 puntos, resultante de ponderar los factores que se relacionan a continuación:

Cuadro No. 1

CONTROL FINANCIERO Y PRESUPUESTAL


2017

Factores minimos Calificación Parcial Ponderación Calificación

Total

1. Estados Contables 90,0 0,70 63,0

2. Gestión presupuestal 91,7 0,10 9,2

3. Gestión financiera 80,0 0,20 16,0

Calificación total 1,00 88,2

Concepto de Gestión Financiero y Pptal

Favorable

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO FINANCIERO

Rango Concepto

80 o más puntos Favorable

Menos de 80 puntos Desfavorable

Fuente: Matriz de calificación EGM



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1.1 FACTOR ESTADOS CONTABLES

La opinión fue Con salvedades, debido a la evaluación de las siguientes variables:

Cuadro No. 2

ESTADOS CONTABLES

VARIABLES A EVALUAR Puntaje Atribuido

Total inconsistencias 4988633,0

Indice de inconsistencias (%) 2,1%

CALIFICACIÒN ESTADOS CONTABLES 90,0

Calificación

Con salvedad

Sin salvedad <=2%

Con salvedad >2%<=10%

Adversa o negativa >10%

Abstención - Fuente: Matriz de calificación

1.1.1 Cuentas de los Estados Contables para emitir una opinión

De conformidad con las normas y principios de la Contabilidad Pública prescritos por la Contaduría General de la Nación, los Estados Financieros de la Personería Municipal arrojo una calificación de 90 puntos, debido a que las inconsistencias registradas equivalen al 2,1% ubicándola en el rango de opinión CON SALVEDADES, lo que determina que la información financiera refleja razonablemente los estados financieros en sus aspectos más significativos correspondientes a la vigencia 2017, excepto por una incertidumbre que afectó la cuenta de Deudores por valor de $4.988.633 debido a unas incapacidades de funcionarios que vienen con saldos de más de dos años sin resolver, frente al total del activo que es de $240.424.619, así: 1.1.1.1 Consolidado de sobrestimaciones, subestimaciones e incertidumbre

Cuadro No. 3

COD. CUENTA SOBRE-

ESTIMACION SUBESTIMACION INCERTIDUMBRE TOTAL

1 ACTIVO

Deudores $ 4.988.633 $ 4.988.633

2 PASIVO

3 PATRIMONIO

TOTAL $ 4.988.633 $ 4.988.633

Fuente. Matriz EGM



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La Sobre-estimación se debe a que son cuentas por cobrar por concepto de incapacidades a la nueva EPS, la cual no ha hecho reconocimiento de pago. Guía de Auditoría Territorial establece los rangos para calificar los estados financieros de los sujetos de control tal y como se observa en el cuadro No. 2, así mismo determina que si el porcentaje de error de inconsistencias no supera el 2% frente al valor del balance (valor del activo o valor del pasivo más patrimonio), se genera una opinión SIN SALVEDADES. El proceso auditor incluyó el examen sobre la base de pruebas selectivas, de las evidencias, pruebas de recorrido y documentos que soportan las cifras y presentación de los estados contables consolidados, presupuestales, indicadores financieros, evaluación del control interno contable, soportados en papeles de trabajo, los cuales reposan en los archivos de la Contraloría Municipal de Armenia. La evaluación de los estados contables se realizó con base en el Régimen de Contabilidad Pública y demás normas que aplican en materia contable. Al verificar físicamente la información presentada por la PERSONERIA de la rendición de la cuenta vigencia 2017, se pudo establecer que no presentaron diferencia de valores del Activo, Pasivo, Patrimonio, Ingresos, Gastos y Excedente del ejercicio frente a los informes presentados a la Contaduría General de la Nación, además fueron conformes al Régimen de Contabilidad Pública. Es de resaltar que las notas a los Estados Financieros se encuentran de carácter general y las notas de carácter específico acordes con los estados financieros discriminar cuenta por cuenta con sus valores respectivos. El Régimen de Contabilidad pública establece que las notas de carácter general “se refieren a situaciones particulares sobre la información contable, estructuradas de acuerdo con el Catálogo General de Cuentas y que por su materialidad deben mostrar información adicional cualitativa y cuantitativa, como valor agregado, la cual sirve para interpretar las cifras de los estados contables, por cuanto no solamente las amplían sino que incorporan análisis específicos”. No obstante, al profundizar en el tema, los hechos no generan un impacto o consecuencia de tal manera que afecte o altere el concepto de razonabilidad de los estados financieros, toda vez que sobre este concepto influyen otras variables, por lo que el equipo auditor considera que esta situación puede ser superada con acciones de mejora.



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1.1.2 Cuentas de los Estados Contables para emitir una opinión (Efectivo, propiedades planta y equipo, y cuentas por pagar)

1.1.2.1 Balance General

ACTIVO

El Activo tuvo un incremento del 58% en el año 2017 con relación al 2016, el cual se detalla el comportamiento de las cuentas así:

Efectivo Caja: Al final del periodo fue cerrada, representando $0.

Bancos y Corporaciones: Esta cuenta presentó un incremento del 135% de una vigencia a otra, debido a que a diciembre 31 de 2017 no pagaron todas las cuentas de la vigencia, quedando en bancos saldos por valor de $184.134.714. Además representan el 77% del total del activo.

Deudores

Presenta una disminución del (56%) del año 2017 con respecto al 2016, significando que hubo un comportamiento bueno por parte del Municipio principalmente por las transferencias que le hacen a la Personería. Además esta disminución del (56%) comparado con la vigencia 2016, significa que hubo un buen recaudo de las transferencias corrientes del Gobierno Municipal.



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Cuadro No. 4

COMPARATIVO BALANCE GENERAL 2017-2016

DETALLE 2017 % DEL

TOTAL 2016

%DEL

TOTAL

VARIACION

ABSOLUTA

VARIACION

RELATIVA

ACTIVO

CORRIENTE 202.544.179 84 120.524.007 79 82.020.172 68

Efectivo 184.134.714 77 78.390.278 52 105.744.436 135

Bancos y Corporac. 184.134.714 77 78.390.278 52 105.744.436 135

Deudores 18.409.465 8 42.133.729 28 - 23.724.264 - 56

Servicios de salud 4.988.633 2 864.296 1 4.124.337 477

Transferencias x cobrar 12.000.000 5 41.269.433 27 - 29.269.433 - 71

otros deudores 1.420.832 1 - - 1.420.832 #¡DIV/0!

NO CORRIENTE 37.880.440 16 31.289.121 21 6.591.319 21

Prop. Planta y Eq. 32.486.380 14 18.938.858 12 13.547.522 72

Redes, lineas y cables 5.090.080 2 5.090.080 3 - -

Maq. Y equipo 16.109.692 7 13.259.691 9 2.850.001 21

Muebles y enseres 72.014.006 30 56.887.419 37 15.126.587 27

Eq. De comp. Y comun. 122.483.955 51 124.784.005 82 - 2.300.050 - 2

Eq. De transporte - - 49.690.000 33 - 49.690.000 - 100

Eq. De comedor/despensa 1.342.155 1 1.342.155 1 - -

Depreciación acum. - 184.553.508 - 77 - 232.114.492 - 153 47.560.984 - 20

Otros activos 5.394.060 2 12.350.263 8 - 6.956.203 - 56

Intangibles 38.371.953 16 38.371.953 25 - -

Amortización acum. - 32.977.893 - 14 - 30.042.591 - 20 - 2.935.302 10

Valorizaciones - - 4.020.901 3 - 4.020.901 - 100

TOTAL ACTIVO 240.424.619 100 151.813.128 100 88.611.491 58

PASIVO 197.807.080 82 117.953.747 78 79.853.333 68

CORRIENTE 190.627.980 79 115.789.347 76 74.838.633 65

Cuentas por pagar 128.058.644 53 28.696.077 19 99.362.567 346

Acreedores 124.475.144 52 27.841.577 18 96.633.567 347

Retencion en la Fuente 3.450.000 1 847.000 1 2.603.000 307

Retención Inducom 133.500 0 7.500 0 126.000 1.680

Obligaciones laborales 62.569.336 26 - - 62.569.336 #¡DIV/0!

Salarios y prestac sociales 62.569.336 26 - - 62.569.336 #¡DIV/0!



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Pasivos Estimados - -

87.093.270

53

- 87.093.270

- 100

provision para contingencias

-

10.479.515

6

-

10.479.515

-

100

Provisión prest. Social - 76.613.755

46

- 76.613.755

- 100

Otros pasivos 7.179.100

3

2.164.400

1

5.014.700

232

Recaudos a favor Tros

7.179.100

3

2.164.400

1

5.014.700

232

PATRIMONIO 42.617.539

18

47.338.896

29

- 4.721.357

- 10

Hacienda Publica 42.617.539

18

47.338.896

29

-

4.721.357

- 10

Capital fiscal 220.859.635

92

220.859.635

134

-

-

Resultado del ejercicio 18.246.838

8

13.479.515

8

4.767.323

35

Superavit x valorizac. -

-

4.020.901

2

- 4.020.901

- 100

superavit x donacion 968.800

0

-

-

968.800 #¡DIV/0!

patrimonio publico incorporado 4.020.901

2

-

-

4.020.901 #¡DIV/0!

provisiones, agotamiento,depreciaciones y amortizaciones

- 201.478.635

- 84

- 191.021.155

- 116

- 10.457.480

5

TOTAL PASIVO + PATRIM 240.424.619

100

165.292.643

100

75.131.976

45

cuentas de orden acreedoras $0 $0

responsabilidades contingentes $712.025 -$13.479.515

acreedoras de control $31.572.800 $31.572.800

acreedoras por el contrario (db) -$32.284.825 $31.572.800 Fuente. Balance General Entidad

Propiedades Planta y Equipo Según verificación física de los bienes que conforman el grupo de las propiedades planta y equipo frente a lo registrado en los libros de contabilidad reflejados en los Estados Financieros, se determinó que la Personería Municipal no realizó durante la vigencia 2017 depuración y saneamiento contable según la Ley 1739 de 2014. En este grupo del activo muestra un aumento del 72% del año 2017 frente al año 2016, principalmente por maquinaria y equipo, muebles y enseres. Además representa un 14% del total del activo.



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Otros activos En este grupo es importante resaltar la cuenta de valorizaciones por valor de $4.020.901 que durante el año 2016 presentaba este saldo, ya que en el año 2017 fue reclasificada. Además este grupo representa un 2% del total del activo.

PASIVO

Grupo cuentas por pagar El pasivo correspondiente a las cuentas por pagar aumentó en un 346% de una vigencia fiscal a otra, en virtud de que al finalizar el año 2017 no se cancelaron en gran cantidad las obligaciones.

El pasivo de la vigencia 2017 frente al año 2016 presentó un aumento de $99.362.567, principalmente por deudas de cuentas por pagar, obligaciones laborales y recaudos a favor de terceros.

PATRIMONIO

El patrimonio institucional aumento en un 26% del año 2017 frente al año 2016, debido a la incorporación de nuevas cuentas como Superávit por Donación y Patrimonio Público Incorporado. Además se tiene en cuenta la utilidad del año 2017 con un valor de $18.246.848 frente a la utilidad de la vigencia 2016 que fue de $13.479.515 reflejando un aumento del 35%. Al hacer un cruce entre el Estado de la Actividad Financiera, Económica y Social con respecto al presupuesto ejecutado año 2017, se evidenció que el excedente operacional no presenta inconsistencia.

CUENTAS DE ORDEN

Es de aclarar que la Personería Municipal en su Balance General año 2017 tiene reportado Cuentas de Orden y bajo las normas internacionales de contabilidad no deben existir por cuanto no es claro sus valores de acuerdo a sus revelaciones. Por lo tanto la Personería a través de la Resolución No. 148 de diciembre 07 de 2016 comenzó a implementar el Marco Normativo de convergencia a NICSP y actualmente siguen en su avance y cumplimiento.



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1.1.2.2. Estado de Actividad Financiera, Económica y social

Cuadro No. 5

CUADRO COMPARATIVO ESTADO ACTIVIDAD FINANCIERA ECONOMICA Y SOCIAL

DETALLE 2017 % DEL TOTAL

2016 %DEL TOTAL

VARIACION ABSOLUTA

VARIACION RELATIVA

INGRESOS OPERACIÓN 1.510.756.646 100 1.304.176.361 100 206.580.285 16

TRANSFERENCIAS 1.510.756.646 100 1.304.176.361 100 206.580.285 16

Otras Transferencias 1.510.756.589 100 1.304.176.361 100 206.580.228 16

Sobrantes 57 0 - - 57 #¡DIV/0!

GASTOS OPERACIÓN 1.492.509.751 99 1.290.696.846 99 201.812.905 16

DE ADMINISTRACION 1.492.509.751 99 1.290.696.846 99 201.812.905 16

Sueldos y salarios 1.081.517.681 72 1.000.860.579 77 80.657.102 8

Nomina de pensionados 2.213.151 0 - - 2.213.151 #¡DIV/0!

Contribuciones efectivas 127.378.585 8 138.818.759 11 - 11.440.174 - 8

Aportes sobre la nomina 25.814.890 2 24.676.936 2 1.137.954 5

Generales 255.585.444 17 126.340.572 10 129.244.872 102

RESULTADO OPERACIÓN 18.246.895 1 13.479.515 1 4.767.380 35

Fuente. Estado de Resultados Entidad INGRESOS OPERACIONES Los ingresos aumentaron en un 16% de un año a otro 2017-2016, siendo poco representativo el incremento, debido a la reducción del presupuesto. GASTOS GENERALES Los gastos operacionales se incrementaron en un 16% el año 2017 frente al año 2016, comportamiento similar a los ingresos del año. El más significativo se evidenció en la cuenta de gastos generales en un 102% siendo un valor duplicado en la vigencia 2017 -2016. El resto de las cuentas de gastos presento un comportamiento moderado acorde con el porcentaje de incremento del ingreso.



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EXCEDENTE DEL EJERCICIO El excedente del ejercicio alcanzó un aumento del 35% de la vigencia 2017 con respecto al año 2016. Es de aclarar que hubo un excedente presupuestal positivo en el ejercicio fiscal, reflejando que todo lo proyectado fue ejecutado. 1.1.3 Concepto Control Interno Contable

De la calificación obtenida por la entidad, se evidencia que el control interno contable de la Personería Municipal de Armenia es eficiente. La evaluación del control interno de la entidad, fue realizada a través de una serie de preguntas que fueron verificadas en campo sobre la efectividad de los controles, calificando los procedimientos para el manejo de la información contable, las acciones de control y aspectos relevantes de las mismas, arrojando una calificación de 88.9 puntos de 100 posibles que la ubica en un rango EFICIENTE, como se

muestra en el siguiente cuadro:

Cuadro No. 6 Control Interno contable

CONTROL FISCAL INTERNO

VARIABLES A EVALUAR Calificación Parcial Ponderación Puntaje

Atribuido

Evaluación de controles (Primera Calificación del CFI)

81,6 0,30 24,5

Efectividad de los controles (Segunda Calificación del CFI)

92,1 0,70 64,5

TOTAL 1,00 88,9

Calificación

Eficiente

Eficiente 2

Con deficiencias 1

Ineficiente 0 Fuente: Matriz de calificación



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Cuadro Nro 7

TOTAL CALIFICACIÒN Evaluación de

controles (Primera

Calificación del

CFI)

81,6 Efectividad de los

controles (Segunda

Calificación del

CFI)

92,1

Pregunta Puntaje Puntaje

GESTIÓN FINANCIERA Y PRESUPUESTAL - -

¿La entidad aplica el Plan General de Contabilidad Pública (PGCP) y las Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público para el registro de sus operaciones?

No se aplica 0 Con deficiencias 1

Existen Manuales de sistemas y procedimientos contables? Se aplica 2 Efectivo 2

Se Concilian las operaciones realizadas en la entidad pública, contra los entes con los que se efectuaron transacciones?

Se aplica 2 Efectivo 2

Están Integradas las dependencias que conforman el área

contable y financiera (Planeación, Presupuesto, Tesorería y Contabilidad)?


El acceso a la Dependencia de tesorería o pagaduría se encuentra restringido?

Se aplica parcialmente

1 Efectivo 2

Se cuenta con personal de seguridad para salvaguardar físicamente el dinero en operación?

No se aplica 0 Con deficiencias 1

Se expiden los comprobantes de egreso y son enumerados y conservan un consecutivo al momento de archivarlos.


Se codifica los comprobantes de egresos, se identifican con el

nombre y función del responsable, son enumerados y conservan un consecutivo al momento de archivarlos, además se da conocimiento de quien efectuó el gasto?


Los gastos respectivos son autorizados por funcionarios

encargados para tal fin? Se aplica 2 Efectivo 2

Cuando se entrega efectivo a algún funcionario, existe una autorización previa por parte de algún funcionario responsable de este proceso; y además, existe una adecuada comprobación

de las erogaciones correspondientes?


Existen formatos específicos para relacionar los gastos generados por caja menor.

Se aplica parcialmente

1 Efectivo 2

Para el pago de cualquier comprobante se revisa si estos cumplen con las políticas y disposiciones administrativas para

el trámite?


¿se depositan los fondos recaudados dentro de los plazos establecidos por las normas vigentes?


Se registran los recaudos en los respectivos libros? Se aplica 2 Efectivo 2

Se encuentran a nombre de la entidad las cuentas corrientes o

de ahorros que se manejan en la entidad? Se aplica 2 Efectivo 2

Se lleva el debido registro de los libros auxiliares de bancos? Se aplica 2 Efectivo 2

¿Se realizan conciliaciones bancarias mensuales por parte de personal del área de contabilidad y/o tesorería.


¿Se revisa que los saldos existentes en Caja y Bancos coincidan con los saldos registrados contablemente?


¿Se concilia entre tesorería, contabilidad y presupuesto? Se aplica

parcialmente 1 Con deficiencias 1

Fuente: Matriz de calificación EGM



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La verificación del recorrido de evidencias se pudo detectar que durante el año 2017 la Personería Municipal en el manejo financiero no estaban las cuentas bajo las normas internacionales de contabilidad en el sistema Publifinanzas y tampoco de depuración del saneamiento contable. 1.1.3.1 Evaluación de controles (Primera Calificación) En la primera calificación del Control Interno Contable se evidenció que la parte de la aplicación de las NICSP, acceso a las dependencias de personal externo a la tesorería, relación de gastos caja menor y la conciliación entre contabilidad y Presupuesto es de manera parcial. Como conclusión general en la primera calificación del Control Interno Contable se obtuvo una puntuación de 81.6 de 100 posibles, siendo satisfactorio. 1.1.3.2 Efectividad de los controles (Segunda Calificación) La efectividad de los controles del sistema de control interno contable segunda calificación fue de 92,1 de 100 posibles, demostrando una mejora con respecto a la primera calificación, ésta se debió principalmente a la conciliación realizada por el equipo auditor mes de julio no presentó diferencias y además el inicio de la adopción de las NICS y los diferentes informes presentados por la oficina de Control Interno de la Entidad. La entidad presenta un buen manejo de las actividades y control de las operaciones por parte de los responsables del área de contabilidad para producir la información con las características cualitativas de confiabilidad, relevancia y comprensibilidad, exigidas por el Régimen de Contabilidad Pública, aunque existió un comportamiento poco objetivo en el manejo de dos sistemas de contabilidad simultáneamente como fue Helisa y Publifinanzas, lo cual no es apropiado. Esta calificación será tenida en cuenta para la calificación total que se realice al factor de control fiscal interno, dentro de la ejecución del proceso auditor en el componente de gestión.



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Criterios y Calificación Control Interno Contable

Cuadro No. 8

PROCEDIMIENTO DE CONTROL APLICACIÓN EFECTIVID CALIFIC

¿La entidad aplica el Plan General de Contabilidad Pública (PGCP) y las Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público para el registro de sus operaciones?

Con

deficiencias 1

Existen Manuales de sistemas y procedimientos contables?

Existe Se aplica Efectivo 2

Se Concilian las operaciones realizadas en la entidad pública, contra los entes con los que se efectuaron transacciones?


Están Integradas las dependencias que conforman el área contable y financiera (Planeación, Presupuesto, Tesorería y Contabilidad)?


El acceso a la Dependencia de tesorería o pagaduría se encuentra restringido?


Se cuenta con personal de seguridad para salvaguardar físicamente el dinero en operación?

Con

deficiencias 1

Se expiden los comprobantes de egreso y son enumerados y conservan un consecutivo al momento de archivarlos.


Se codifica los comprobantes de egresos, se identifican con el nombre y función del responsable, son enumerados y conservan un consecutivo al momento de archivarlos, además se da conocimiento de quien efectuó el gasto?


Los gastos respectivos son autorizados por funcionarios encargados para tal fin?


Cuando se entrega efectivo a algún funcionario, existe una autorización previa por parte de algún funcionario responsable de este proceso; y además, existe una adecuada comprobación de las erogaciones correspondientes?




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PROCEDIMIENTO DE CONTROL APLICACIÓN EFECTIVID CALIFIC

Existen formatos específicos para relacionar los gastos generados por caja menor.


Para el pago de cualquier comprobante se revisa si estos cumplen con las políticas y disposiciones administrativas para el trámite?


¿se depositan los fondos recaudados dentro de los plazos establecidos por las normas vigentes?


Se registran los recaudos en los respectivos libros?


Se encuentran a nombre de la entidad las cuentas corrientes o de ahorros que se manejan en la entidad?


Se lleva el debido registro de los libros auxiliares de bancos?


¿Se realizan conciliaciones bancarias mensuales por parte de personal del área de contabilidad y/o tesorería.


¿Se revisa que los saldos existentes en Caja y Bancos coincidan con los saldos registrados contablemente?


¿Se concilia entre tesorería, contabilidad y presupuesto?

Con

deficiencias 1



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1.1.4 Descripción de Hallazgos

Hallazgo No. 1. No realización total saneamiento contable – Administrativo. Al verificar el estado de avance de depuración contable Ley 1819 de 2016 en su artículo 355 donde se dice sobre el saneamiento contable, se pudo apreciar que la Personería durante el año 2017 no realizó gestión de cobro efectivo de las incapacidades a reclamar a la entidad prestadora de servicios Nueva EPS, como consta en el auxiliar de la cuenta de deudores 14090401 principalmente. Respuesta del Derecho de Contradicción por parte de la Personería En cuanto a la primera observación relacionada con la No realización total del saneamiento contable – administrativo, es importante aclarar que la entidad no

ha realizado el saneamiento contable estipulado en el artículo 355 de la Ley 1819 de 2016 respecto del valor de las incapacidades médicas otorgadas al funcionario José Humberto Echeverry García, puesto que la Personería Municipal durante el año 2017 y en la actualidad, ha estado adelantando la gestiones necesarias para lograr que la NUEVA EPS pague el valor total de dichas incapacidades, tal y como se evidencia a continuación:

El funcionario de la Personería Municipal de Armenia José Humberto Echeverry García presentó incapacidades médicas en el año 2017 en los periodos comprendidos entre el 21 de marzo y 19 de abril, 20 de abril y 19 de mayo, 20 de mayo y 18 de junio, 19 de junio y 18 de julio y entre el 19 de julio y el 17 de agosto del mismo año, las cuales fueron canceladas por la entidad al funcionario en mención, para luego realizar el recobro ante la correspondiente EPS.

Dichas incapacidades médicas fueron radicadas por el funcionario ante la NUEVA EPS, entidad que realizó la transcripción de las primeras sin ningún inconveniente. Sin embargo, posteriormente la EPS anuló la transcripción de las incapacidades



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Comprendidas entre 21 de marzo y 19 de abril, 20 de abril y 19 de mayo, 20 de mayo y 18 de junio de 2017, y negó la transcripción de las correspondientes al 18 de julio y entre el 19 de julio y el 17 de agosto del mismo año.

Como consecuencia de lo anterior, el funcionario José Humberto Echeverry, a través de agente oficioso presentó acción de tutela con el fin de obtener la transcripción de las incapacidades médicas antes descritas por parte de la NUEVA EPS, la cual fue resuelta por el Juzgado Primero de Ejecución de Penas y Medidas de Seguridad de Armenia mediante sentencia de 10 de agosto de 2017, en la cual se ordenó a la NUEVA EPS la transcripción de las incapacidades otorgadas al funcionario. Esta sentencia fue modificada en segunda instancia por la Sala Penal del Tribunal Superior del Distrito Judicial de Armenia, mediante sentencia de 28 de agosto de 2017, en el sentido de ordenar a la NUEVA EPS la transcripción de las incapacidades médicas del señor José Humberto García, sin perjuicio de la posibilidad a favor de NUEVA EPS de modificarlas con apoyo en concepto médico-científico emitido por los profesionales vinculados en su red de atención, para lo cual le otorgó a la EPS un término máximo de 10 días.

En vista de que la NUEVA EPS no realizó la modificación de las incapacidades otorgadas al funcionario José Humberto Echeverry con fundamento en un concepto médico-científico, dichas incapacidades quedaron en firme, debiéndose cancelar los valores de las mismas a esta Personería.

Con fundamento en lo anterior, la Personería solicitó a la NUEVA EPS el pago de las incapacidades en mención, petición que fue negada por esta EPS Mediante oficio 639955 de 11 de septiembre de 2017.

En vista de lo anterior, mediante Oficio DP-100-223 con fecha del 29 de septiembre del 2017 está Personería solicitó nuevamente a la NUEVA EPS el cumplimiento del Fallo de Tutela, para que de esta forma se realizara el pago de las incapacidades médicas desde el 21 de Marzo de 2017 hasta el 24 de Agosto de la misma anualidad.

Para mayor claridad en las instalaciones de la entidad reposa todo el proceso que se ha llevado a cabo para hace efectivo dicho pago.



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Aunado a lo anterior, el artículo 355 de la ley 1819 del 2016, contempla que la entidad depurará los valores contables, cuando corresponda a alguna de las siguientes condiciones:

“a. Los valores que afectan la situación patrimonial y no representan derechos, bienes u obligaciones ciertos para la entidad. b. Los derechos u obligaciones que no obstante su existencia no es posible ejercerlos por jurisdicción coactiva. c. Que correspondan a derechos u obligaciones con una antigüedad tal que no es posible ejercer su exigibilidad, por cuanto operan los fenómenos de prescripción. d. Los derechos u obligaciones que carecen de documentos soporte idóneo que permitan adelantar los procedimientos pertinentes para su cobro o pago. e. Cuando no haya sido posible legalmente imputarle a persona alguna el valor por pérdida de los bienes o derechos. f. Cuando evaluada y establecida la relación costo beneficio resulte más oneroso adelantar el proceso de que se trate.”

En el caso que nos ocupa, no se ha configurado ninguna de las causales para depurar los valores contables, pues si bien la nueva EPS no ha reconocido el pago de las incapacidades realizado por la Personería Municipal al funcionario JOSÉ HUMBERTO ECHEVERRY GARCÍA, la entidad ha realizado la reclamación administrativa de dichos valores a la entidad, y se encuentra pendiente de interponer una acción judicial en contra de la NUEVA EPS, con el fin de obtener el Reembolso del valor de las incapacidades pagadas por la entidad al funcionario en mención. Es de aclarar que una vez se resuelva el litigio que se pretende adelantar, se podrá establecer la viabilidad o no de recuperar el dinero correspondiente a las incapacidades pagadas por la Personería Municipal al funcionario JOSE HUMBERO ECHEVERRY, y en consecuencia, se podrá determinar si es procedente realizar el saneamiento contable de dichos valores.



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Es por esta razón que no se ha realizado un saneamiento contable como lo exige la norma, ya que si no agotamos todos los mecanismos administrativos y judiciales para recuperar el dinero, se corre con el riesgo que este mismo ente de control, posteriormente determine un posible detrimento patrimonial por el pago de incapacidades sin la convalidación y los trámites administrativos y judiciales, que conlleven a la recuperación de los recursos por parte de la NUEVA EPS.

Conclusión del comité de hallazgos El equipo auditor junto con el Comité de Hallazgos una vez analizado el derecho de contradicción enviado por parte de la Personería Municipal de Armenia y soportado mediante los siguientes documentos como Sentencias, respuestas por parte de la NUEVA EPS y copias de varios oficios de respuesta por parte de ambas entidades, se concluye que la Entidad auditada ha estado realizando las gestiones correspondientes y necesarias para recuperar los dineros pagados por las incapacidades principalmente del Señor ECHEVERRY, es por esto que no han podido realizar un saneamiento contable de la cuenta de Deudores. De acuerdo a la conclusión dada anteriormente por el comité de Hallazgos y teniendo en cuenta que la entidad aportó las aclaraciones pertinentes, se desestima la observación no quedando en firme el hallazgo.

1.2 FACTOR GESTIÓN PRESUPUESTAL

La gestión presupuestal de la Personería Municipal de Armenia fue EFICIENTE con

una calificación de 91,7 puntos de 100 posibles. Para la evaluación de la gestión presupuestal se tuvieron en cuenta las variables de Aprobación, modificación y Ejecución.

Cuadro No. 9

GESTIÓN PRESUPUESTAL


Evaluación presupuestal 91,7

TOTAL GESTION PRESUPUESTAL 91,7



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Con deficiencias

Eficiente

Eficiente 2

Con deficiencias 1

Ineficiente 0 Fuente: Matriz de calificación EGM

Evaluación presupuestal

1.2.1 Aprobación

Posterior al Acuerdo 071 de Noviembre 28 del 2016 del Concejo Municipal de Armenia, mediante la Resolución Nº 163 de diciembre 30 de 2016 emanada de la Personería, se liquida el presupuesto de gastos de funcionamiento para la vigencia fiscal 2017. En el artículo primero se establece que el presupuesto de gastos de funcionamiento será de $1.516.658.613.

1.2.2 Modificación:

Ejecución Presupuestal Ingresos

Según el Acuerdo Nº 071 de 2016 del Municipio de Armenia, el presupuesto inicial apropiado para la Personería vigencia 2017 fue de $1.516.658.613, dicho presupuesto sufrió una reducción al Presupuesto de ingresos de la Personería en ($ 5.902.081), afectando también el presupuesto de gastos, quedando un definitivo de $1.510.756.532. Se evidenció que durante la vigencia 2017 las transferencias del municipio proyectadas inicialmente presentaron reducción al presupuesto inicial y soportado mediante la Resolución No. 229 de diciembre 29 de 2017.



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Ejecución Presupuestal Gastos

Durante la vigencia 2017 se generaron 6 resoluciones correspondientes a traslados presupuestales (créditos y contra-créditos) que sumaron $ 202.606.113.

Cuadro Nº 10 Traslados Presupuestales

ACTO ADMINISTRATIVO FECHA VALORES

RESOL 054 22/03/2017 3.300.000

RESOL 118 25/07/2017 52.300.000

RESOL 145 06/09/2017 10.500.000

RESOL 176 01/11/2017 53.684.478

RESOL 197 01/12/2017 73.167.835

RESOL 225 29/12/2017 9.653.800

TOTAL 202.606.113 Fuente: Información Aplicativo SIA –Personería

1.2.3 Ejecución

Referente al presupuesto de gastos se encontró que el presupuesto inicial fue de $1.516.658.613, presupuesto definitivo fue de $1.1510.756.532 y el presupuesto ejecutado fue de $1.1509.716.723 faltando por ejecutar en la vigencia 2017 el valor de $ 1.039.812, el cual representa un 0,06%.

Al analizar el presupuesto ejecutado se evidenció que el 74% del presupuesto se destinó para el pago de los servicios de personal y Gastos Generales el 26%.

Cuadro No. 11

Medición de cumplimiento presupuestal de Gastos

Variable Presupuesto

inicial Presupuesto

final Presupuesto

ejecutado PE/PD

% %

PRESUPUESTO DE GASTOS 1.516.658.613 1.510.756.532 1.509.716.723 100 100

Gastos de Funcionamiento 1.516.658.613 1.510.756.532 1.509.716.723 100 100

Servicios Personales 1.116.493.137 1.093.727.059 1.093.727.059 100 74

Gastos Generales 400.165.476 417.029.473 415.989.664 100 26 Fuente: Ejecuciones presupuestales Personería 2017



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Gráfico No 1

Ejecución presupuestal de Gastos

1.2.4 Descripción de las Observaciones

Hallazgo No. 2. Presentación Ejecución Presupuestal - Administrativo

Teniendo en cuenta la presentación de la Ejecución presupuestal con corte a Abril 30 de 2017 se generaron inconsistencias. En la ejecución presupuestal de gastos mes de Abril de 2017 arroja un valor de $59.867.627 y al sumar los registros presupuestales Nros. 77 al 95 suman $63.947.628, arrojando una diferencia de $4.080.001, lo cual genera inconsistencia e incertidumbre en el total de la ejecución. Conforme a la apreciación mencionada se genera una observación con incidencia administrativa por cuanto no están aplicando el decreto Ley 111 de 1996 de presupuesto; siempre y cuando la PERSONERIA debe reportar informes acordes a todas las instancias donde deben rendir la cuenta en sus ejecuciones presupuestales de manera razonable.

74

26

Servicios personales

Gastos generales



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Respuesta del Derecho de Contradicción por parte de la Personería En cuanto a la observación relacionada con las inconsistencias en la presentación de la ejecución presupuestal con corte a 30 de abril de 2017. En la ejecución presupuestal de gastos mes de Abril de 2017 arroja un valor de $59.867.627 y al sumar los registros presupuestales Nros. 77 al 95 suman $63.947.628, arrojando una diferencia de $4.080.001. Lo anterior se debe a que el día 28 de abril del mes citado hubo una anulación en disponibilidades y registros como se evidencia en el reporte que arrojó el software Publifinanzas aportado como anexo a este oficio. Así mismo, al solicitar una explicación de esta diferencia al administrador del software de presupuesto, nos informaron que ya habían evidenciado esta falencia y que están trabajando para que el software, al momento de generar el consolidado tanto de CDP como de RP muestre en una columna aparte las anulaciones que se presentaron en el mes, con el fin de que se genere el mismo valor que muestra la ejecución presupuestal. Para constatar lo anterior se aporta certificación emitida por el Gerente General de la empresa Soluciones Inteligentes y Asesorías en Sistemas S.A.S el señor Álvaro Aguirre Arango, empresa dueña del software Publifinanzas. Cabe aclarar que en el cierre de la vigencia 2017 no se presentaron diferencias en la información definitiva de compromisos y ejecución de recursos, y que la inconsistencia encontrada en la auditoria no depende la Personería Municipal de Armenia, sino del proveedor del software Publifinazas. Conclusión del comité de hallazgos El equipo auditor junto con el Comité de Hallazgos al haber inspeccionado cada uno de los soportes enviado adjunto al derecho de contradicción se concluye que la Entidad auditada no aportó las evidencias suficientes y pertinentes por la diferencia presentada en la ejecución presupuestal del mes de abril de 2017, generando una incertidumbre en los informes como las hojas de ejecuciones de meses anteriores que si fueron impresas directamente del software Publifinanzas y no los meses posteriores de marzo que fueron de manera manual en Excel. Además los libros auxiliares donde relacionan las anulaciones de registros presupuestales y certificados de disponibilidad presupuestal no están los debidos soportes de actos administrativos donde justifiquen las mencionadas anulaciones.



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De acuerdo al análisis llevado a cabo por el comité de Hallazgos y teniendo en cuenta que la entidad no hizo un aporte objetivo que lograra desestimar la observación dejada por el grupo auditor, se deja en firme el hallazgo administrativo, considerando que la entidad suscriba un Plan de Mejoramiento que le permita avanzar en las situaciones establecidas por este ente de control.

1.3 FACTOR GESTIÓN FINANCIERA

La evaluación de los indicadores financieros de la entidad para la vigencia 2017 es EFICIENTE, arrojando 80 puntos de 100 posibles, dados los resultados en la presentación de indicadores financieros en un estado equilibrado en la mayoría de los indicadores y que sirven de base para medir su gestión financiera y toma de decisiones.

Se tomaron los Estados Financieros correspondientes a la vigencia de 2017 para la elaboración de los indicadores financieros.

Cuadro No. 12

GESTIÓN FINANCIERA


Evaluación Indicadores 80,0

TOTAL GESTIÓN FINANCIERA 80,0

Con deficiencias

Eficiente

Eficiente 2

Con deficiencias 1

Ineficiente 0 Fuente: Matriz de calificación

1.3.1 Indicadores Financieros

Liquidez

Activo Cte / Pasivo Cte = $ 202.544.179 / $197.807.080=$ 1.02

El indicador muestra que por cada peso que la entidad debe, tiene una disponibilidad de $ 1,02 para cubrirlo, es decir que es una situación de solvencia, que aunque no es la adecuada, por lo menos no se presentan valores negativos y al comparar el indicador calculado del año 2016 que fue de $1,02, demuestra que el comportamiento fue estable, entre una vigencia a otra.



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Capital de trabajo

Activo Corriente- Pasivo Corriente: $ 202.544.179- 197.807.080= $4.737.099

Se supone que en la medida en que los pasivos corrientes sean menores a los activos corrientes la salud financiera de la empresa para hacer frente a las obligaciones al corto plazo está bien; pero si fuera necesario cubrir pasivos a corto plazo, la empresa tiene los activos corrientes necesarios para hacerlo en este momento, ya que los activos superan por $ 4.737.099 a los pasivos. Solidez

Activo Cte / Pasivo Total = $ 202.544.179 / $197.807.080= 1.02 Indicador similar al de liquidez, en razón a que la entidad no posee pasivos a largo plazo o no corrientes. El indicador muestra que la Personería tiene la suficiente capacidad de pago en efectivo circulante para cubrir el pasivo. A corto plazo, que es de 12 meses. Endeudamiento Pasivo Total / Activo Total = $197.807.080/ $ 240.424.619 X 100= 82% Este indicador nos confirma el nivel de endeudamiento de la Entidad que representa un 82% del total del activo, cifra normal que demuestra que la Personería tiene aún capacidad para responder a sus obligaciones, sin comprometer sus activos de forma irresponsable. Leverage: Pasivo Total / Patrimonio: $197.807.080/42.617.539= 4.64 Se tiene un índice de apalancamiento o leverage de 4.64. Esto significa que por cada peso en patrimonio, existe una deuda de 4.64 en pasivos. Entre más alto sea el resultado del Leverage, menor es el patrimonio frente a los pasivos, significando que a mayor Leverage, mayores son los pasivos.



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1.4 OTRAS ACTUACIONES

La Personería Municipal no realiza Plan de Desempeño.

La Personería Municipal durante la vigencia fiscal 2017 no establecieron Vigencias Futuras y tampoco Fiducias.

La Personería Municipal durante el año 2017 a través de la Resolución No. 148 de Diciembre 07 de 2016 implementó el Marco Normativo que establece la Resolución 533 de 2015 y 693 de 2016 y en el cual creo el Comité de Convergencia. Seguidamente mediante la Resolución No. 222 de diciembre 29 de 2017 la Personería adoptó el Manual de Políticas y practicas contables versión 01 emitido por el Municipio de Armenia.

La Personería Municipal durante la vigencia 2017 y lo corrido del presente año y para haber sido adicionado el presente informe, no se presentaron denuncias, quejas y derechos de petición instauradas en la Contraloría Municipal de Armenia.



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2 CONSOLIDACIÓN DE HALLAZGOS

Cuadro No. 13 Tipificación de Hallazgos

Hallazgo Incidencia Traslado

No. NOMBRE A F Cuantía S.S Proc. Fisc.

2 Presentación Ejecución Presupuestal

X

TOTAL 1 A: Administrativo F. Fiscal SS: Solicitud de sancionatorio Proc: Procuraduría Fisc.: Fiscalía

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INFORME FINAL DE AUDITORÍA MODALIDAD REGULAR COMPONENTE DE ... · se detalla el comportamiento de las cuentas así: Efectivo Caja: Al final del periodo fue cerrada, representando