INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACION Y DEPORTE

IDRD

INFORME FINAL DE EVALUACIÓN AL CONTROL INTERNO CONTABLE

CON CORTE AL 31 DE DICIEMBRE DEL AÑO 2016

Bogotá D. C., febrero de 2017

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INSTITUTO DE RECREACION Y DEPORTE

Director General

Pedro Orlando Molano Pérez

Jefe Oficina de Control Interno

Luis Francisco Cante Céspedes

Álvaro José Arrieta ConsuegraCPT Contratista – Oficina Control Interno

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TABLA DE CONTENIDO

I. PRESENTACIÓN................................................................................................... 4

II OBJETIVO GENERAL........................................................................................... 5

III OBJETIVOS ESPECÍFICOS.................................................................................. 5

IV ALCANCE............................................................................................................... 5

V METODOLOGÍA...................................................................................................... 5

VI EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO........................................ 5

1 Etapa de Reconocimiento................................................................... 7

2. Etapa de Revelación........................................................................... 8

3 Otros Elementos de Control..................................................................... 8

4 Resultado de la Evaluación al Control Interno Contable……………... 8

5 Observaciones a las cifras de los Estados Contables ...................... 8

VII ANEXO 1: DESARROLLO DEL CUESTIONARIO DE EVALUACIÓN Y CONCEPTO YCALIFICACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO CONTABLE.

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I PRESENTACIÓN

El Instituto Distrital de Recreación y Deporte IDRD, es un establecimiento público, conPersonería Jurídica, autonomía administrativa y Patrimonio independiente, como tal,sujeto de aplicación de la Resolución 354 de 2007, “Por la cual se adopta el Régimen deContabilidad Pública, se establece su conformación y se define el ámbito de aplicación”.En este sentido el Instituto tiene la obligación de rendir, en su cuenta anual, a laContaduría General de la Nación, entre otros, el informe sobre la evaluación y calificacióndel Sistema de Control Interno Contable, labor que está a cargo de esta Oficina.

El control interno contable se evalúa con el fin de comprobar que la información financieracumpla razonablemente con las características de relevancia y representación fiel, a quese refiere el Régimen de Contabilidad Pública en su Marco Conceptual.

Mediante este examen se verifica, además, la existencia de Política Contable, supublicación y aplicación; la promoción del autocontrol por los responsables de laproducción de la información contable; el reconocimiento, medición y revelación de loshechos económicos y su presentación de acuerdo al Régimen de Contabilidad Pública,dentro del marco normativo regulatorio de la materia y la adecuada gestión de riesgos delproceso contable.

A continuación, exponemos los resultados de la evaluación del mismo, obtenidos alaplicar el cuestionario FPGC24, que para tal fin diseñó la Contaduría General de laNación, en la Resolución 357 de 2008, el cual fue desarrollado mediante entrevistas a losResponsables de la información Contable y verificado por el auditor, a través de pruebasde recorrido, en los casos a que hubo lugar.

I. OBJETIVO GENERAL

Verificar el cumplimiento de las actividades propias del proceso contable respecto a laimplementación, efectividad, registro, preparación, difusión y elaboración de lainformación contable. II. OBJETIVOS ESPECIFÍCOS

Se comprobó el cumplimiento de las acciones implementadas a través de políticascontables, procedimientos y soportes documentales de los registros contables.

• Se aplicó el cuestionario de Control Interno Contable - FPGC 24, con el fin deobtener calificación de las etapas de reconocimiento, revelación y otros elementos

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de control.• Se evaluó la identificación y clasificación de la información en materia de registros,

ajustes, elaboración de estados contables, análisis e interpretación y comunicaciónde la información contable.

• Se transmitirá el resultado de la evaluación del Sistema de Control InternoContable a través del aplicativo CHIP, en el formato CBN 1019.

III. ALCANCE

La Oficina de Control Interno, realizó evaluación a la información contable de la Entidadcorrespondiente a la vigencia 2016, mediante verificación de la información contable y sussoportes, aplicando el cuestionario FPGC 24, que para tal fin diseñó la ContaduríaGeneral de la Nación.

El propósito de esta auditoría fué verificar el cumplimiento de la evaluación del controlinterno contable, dispuesto en la Resolución 357 del 23 de Julio de 2008 de la ContaduríaGeneral de la Nación, Formato CGN2007 y la Resolución Reglamentaria 057 del 27 dediciembre de 2013 de la Contraloría de Distrital de Bogotá y trasmisión del formato CBN-1019 a través del aplicativo CHIP de la Contaduría General de la Nación.

La evaluación se llevó a cabo en el Área de Contabilidad y se aplicó a la informaciónregistrada en libros durante la vigencia 2016, sobre la base de pruebas selectivas,respecto a la evidencia y documentos que soportan las cifras, la revelación y presentaciónde estados contables y la aplicación de los principios de contabilidad.

También incluimos un análisis de las principales cifras del Balance General y el Estado deActividad Financiera, Económica Social y Ambiental, con algunos registros y operacionescontables que fueron evaluadas.

IV. METODOLOGÍA

Los resultados se obtuvieron mediante entrevista al responsable del área de Contabilidady funcionarios de la misma; verificación de documentos físicos que soportan la evidenciade los registros contables y cruce de información relacionada con las diferentes áreas quealimentan el proceso contable.

El examen se realizó de acuerdo al procedimiento de auditorías internas de controlinterno y a las normas de auditoria generalmente aceptadas, las cuales, incluyenindagaciones, obtención de evidencias y visitas de campo con el fin de obtener el soportenecesario para apoyar nuestras conclusiones.

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V EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO CONTABLE

Como se dijo en párrafos anteriores, evaluamos el cumplimiento de las actividadespropias del proceso contable, respecto a la implementación, efectividad, registro,preparación, difusión y elaboración de la información, de acuerdo a lo dispuesto en laResolución 357 del 23 de julio de 2008, emanada de la Contaduría General de la Nación,con base en el formato CGN2007 y la Resolución Reglamentaria 057 del 27 de diciembrede 2013, de la Contraloría Distrital, así como el formato CBN-1019. Para lo cual utilizamosla metodología indicada en el punto IV del presente informe, que consistió en medir tresaspectos de la información contable emitir una calificación cuantitativa y cualitativa yagregamos un análisis de las principales cifras de los Estados Financieros, para presentarun resultado sobre la evaluación, así:

1. Etapa de Reconocimiento

2. Etapa de Revelación

3. Otros Elementos de Control

4. Resultados de la evaluación del Control Interno Contable

5. Observaciones a las cifras de los Estados Financieros

Agradecemos la colaboración y disposición de los funcionarios del Área Contable, en elsuministro oportuno y completo de la información, en cabeza del Contador General delIDRD, quien nos atendió personalmente; con este apoyo fue posible obtener resultadoseficaces en la presente evaluación.

El proceso contable cuenta con fortalezas que brindan confianza en los resultadosobtenidos, dentro de los cuales destacamos:

El IDRD cuenta con un software contable SEVEN, el cual es integral. A este aplica-tivo reportan información en línea las Áreas de Presupuesto, Nómina, Proveedo-res, Tesorería y Almacén.

El Área Contable cuenta con Política contable contenidas en los Manuales de Pro-cesos y Procedimientos, instructivos de transacciones, hechos y operaciones, ar-monizadas con el Régimen de Contabilidad Pública de la CGN.

Los Servidores Públicos que intervienen en el proceso contable, tienen elconocimiento y la formación suficiente para ejercer con responsabilidad yprofesionalismo sus funciones, conocen las normas que rigen la AdministraciónPública y el Área practica la autoevaluación trimestral.

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Las cifras existentes en los estados contables y los hechos financieros,económicos y ambientales que han sido objeto de identificación están soportadosen documentos idóneos y de conformidad con la naturaleza de los mismos; losinformes y reportes contables se encuentran soportados con los documentoscorrespondientes.

Los resultados obtenidos, al evaluar las tres etapas citadas, se resumen en los siguientesaspectos:

1 Etapa de Reconocimiento:

Esta etapa se refiere a la identificación, clasificación, registro y ajuste de los hechoseconómico, financieros, sociales y ambientales que afectan contablemente la entidad enel registro de sus hechos económicos.

Se comprobó que el IDRD aplica en términos generales, en sus registros las Normas Téc-nicas de Contabilidad Pública, descritas en el Plan General de Contabilidad Pública,adoptado por la Contaduría General de la Nación y que se refieren a los conceptos de:

Relativas al reconocimiento y revelación de los hechos financieros, económicos, socia-les y ambientales

Relativas a los soportes, comprobantes y libros de contabilidad Relativas a los estados, informes y reportes contables y Relativas a los hechos posteriores al cierre.

Calificación obtenida en esta etapa: 4.8 sobre 5.0

Observación No. 1 – Integralidad del SEVEN

El software contable no se encuentra en línea con la Subdirección Técnica deConstrucciones y la Oficina Asesora Jurídica, áreas sensibles en la producción deinformación confiable para las cuentas 17 y 27, con el riesgo de producir posibleinformación no razonable e inoportuna.

Al respecto, es Subdirección comenta, en la respuesta a nuestro informe preliminar:

“La Subdirección Técnica de Construcciones y la Oficina Asesora Jurídica no se encuentran en línea en elSistema Integrado de Información financiera denominado SEVEN, la razón es que este aplicativo solointegra las áreas de Presupuesto, Contabilidad, Tesorería y Almacén General, y por interfaz el Área de

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Nóminas, las otras áreas alimentan el proceso contable a través de los documentos soportes que sirvan debase para afectar los registros contables, así:

Rubro 17 Bienes de Uso Público - en construcción y/o servicio, en el momento que llegan las cuentaspara el respectivo pago, donde se afectan las cuentas contables, teniendo en cuenta la forma de pago,objeto contractual, acta inicial y final del contrato entre otros.

Rubro contable 27 Pasivos Contingentes, se alimenta a través del SIPROJ, de acuerdo a la calificacióntrimestral que hace la Oficina Jurídica de nuestra entidad a los procesos en contra que cursan en losdiferentes estrados judiciales. Posteriormente la Oficina de Riesgos de la Secretaría de Haciendaefectúa la valoración de estos procesos y de un valor que se refleja en el aplicativo SIPROJ, cuyoresultado se registra contablemente sin que intervenga la Oficina Jurídica del IDRD. Por último, esimportante aclarar que el Área Contable, realiza conciliaciones mensuales con estas dependencias,permitiendo la trazabilidad de las operaciones reflejadas en los estados financieros del Instituto demanera razonable, oportuna, veraz y confiable.”

Ante lo cual ésta Oficina recomienda automatizar los procesos con las dos Dependenciasproductoras de la información, a fin de que la misma sea de carácter preventiva, fiable yoportuna.

2. Etapa de Revelación.

Comprende la elaboración de los estados contables, el análisis, interpretación, a travésde las notas a los estados financieros, la comunicación de la información y demásinformes.

Concluimos que ésta etapa se encuentra desarrollada en términos generales, en laInstitución, bajo la Norma Técnica establecidas en el Plan General de ContabilidadPública, relativa a los estados, informes y reportes contables.

Calificación obtenida en esta etapa: 4.5 sobre 5.0

3. Otros elementos de Control

En este aparte evaluamos elementos como niveles de autoridad y adecuada jerarquía delárea; documentación de la política contable, en manuales de procedimiento internos;evaluación y administración de los riesgos; autoevaluaciones; idoneidad y perfiles de losservidores públicos del Área; aplicación de normas de archivo, entre otros.

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Estas acciones se encuentran debidamente implementada en el Instituto, con unacalificación de 4.75 sobre 5.0.

4. Resultados de la evaluación del Control Interno Contable

A continuación, se expone el resultado global de la evaluación del Sistema de ControlInterno Contable, en su calificación cuantitativa y cualitativa o conceptual, con base en laaplicación del cuestionario de control interno de la Contaduría General de la Nación,Formato FPGC24:

Valoración cuantitativa: 4.7 sobre 5.0

Valoración Cualitativa: El control interno contable se ubica en el rango de ADECUADO.

Con el presente informe se adjunta un anexo con las respuestas al cuestionario aplicadasal IDRD, con descripción de fortalezas, debilidades y recomendaciones y la Calificación yconcepto del Control Interno Contable, que se reportará a la Contaduría, a través delCHIP, en el Formato CBN1019.

5. Observaciones a las cifras de los Estados Contables

Con base en las cifras presentadas en el Balance General Comparativo de los períodos2015-2016, se concluye:

El Instituto tiene los siguientes derechos y obligaciones:

Seguidamente presentamos algunas observaciones sobre la evolución de las cuentasmás representativas del Balance General y el Estado de actividad Económica, Financiera,Social y Ambiental, comparadas entre las vigencias 2015-2016:

La cuenta 1110 “Depósitos en Instituciones Financieras” representa el 6.1% del activototal y corresponde a saldos de recursos en efectivo en cuentas corrientes y deahorros $50.427.995.000.

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Activo Total $825.943.247.000

Pasivo Total $9,994,911.000

Patrimonio Institucional $815,948,336.000

La cuenta 1201 “Inversiones Administración de Liquidez en Títulos de Deuda”,asciende a la suma de $159.884.004.000, equivalentes al 19.4% del total de activos,tuvo un incremento de $61.081.780.000, con un crecimiento del 61.8%.

Observación No.2 – Razón de Liquidez

Lo anterior indica que la entidad cuenta con recursos disponibles de más de$210.000.000.000 para cubrir pasivos a corto plazo de $9.900.000.000, lo cual arroja unarazón de liquidez superior a la de una entidad financiera.

Observación No. 3 – Inversiones en Administración de Liquidez

El manejo contable de las Inversiones se realiza de acuerdo a planes, programas ypolíticas establecidas por el Instituto concordantes con las directrices de la SecretaríaDistrital de Hacienda; los registros y tratamiento contable se ajusten al Plan General deContabilidad Pública, Normas y Principios de Contabilidad y demás normas, en términosgenerales.

Las inversiones en CDT, están colocadas en instituciones financieras con rankingfinanciero aprobado por el Comité de Riesgos de la Secretaría Distrital de Hacienda y nosuperan el tope de la concentración dispuesto en la Directiva 001 de 2013, laadministración del portafolio es cuidadoso por parte del IDRD; sin embargo, a la luz delobjeto misional del Instituto, para un usuario o lector externo de los estados financieros,se podría ver como falta de gestión por parte de las Áreas ejecutoras, al mantener activosfinancieros sin aplicación en el propósito para el cual fueron recaudados.

Se aclara que la situación expuesta en las observaciones 2 y 3 no afectan para nada laconfiabilidad, relevancia y comprensibilidad de la información contable del Instituto. Seconsignan en este informe por tratarse de un elemento importante en el contenido de lamisma, en su función de servir de base para la adecuada toma de decisiones por laadministración.

La cuenta1401 “Deudores Ingresos no tributarios”, representa los derechos de laentidad por cobrar a personas naturales y jurídicas registra un saldo de$25.929.339.000, equivalentes al 3.1% del total de activos del Instituto y el 46.8% dela cuenta deudores.

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Provisión para Deudores

Las cuentas por cobrar a favor del I.D.R.D que a la fecha ha sido imposible recuperar, apesar de las gestiones realizadas por la Oficina Asesora Jurídica de la Entidad, suman$259.655.000, correspondientes a los conceptos de aprovechamiento económico,prestamos de vivienda, anticipos e indemnizaciones, las mismas se encuentranprovisionadas en su totalidad.

Observación No. 4

La subcuenta Renovación Urbana (Cargas Urbanísticas Decreto 562 de 2014), tiene unaparticipación, respecto al valor de la cuenta deudores, de 34.5% con un valor de$19.136.006.000, es la más representativa dentro de la cuenta 14 deudores, la OCIobserva que al no encontrarse en línea el software contable, el control sobre las mismasse diluye, en razón a que en la Tesorería del IDRD sólo se ejerce custodia documental,sin que se evidencie conciliación con la Subdirección Técnica de Construcciones.

La cuenta 16 “Propiedad Planta y Equipo” por valor de $33.490.597.000, representa el4.1% del total de activos de la entidad y se refiere a los bienes que el Instituto tiene paradesarrollar sus funciones, los cuales no están para la venta.

En esta cuenta se presentó depuración realizada por la entidad en preparación para laimplementación del Nuevo Marco Normativo Contable, Resolución 533 de 2015, con apoyo del

comité de inventarios y acogiéndose a lo establecido en el instructivo para el reconocimientoy revelación contable de activos de menor cuantía, generado por la Contaduría Generalde la Nación, dió de baja en los registros contables activos con valor igual o menor demedio salario mínimo mensual legal vigente, por valor de $40.283.000.

La cuenta 17 “Bienes de Beneficio y Uso Público e históricos y Culturales” subcuentas1705 En construcción y 1710 en servicio.

En relación con esta cuenta la Norma Técnica relativa a los Activos – Bienes de UsoPúblico e Históricos y Culturales, del Plan General de Contabilidad Pública, señala:

(…) 177. Los bienes de uso público e históricos y culturales deben reconocerse por el costo histórico y no sonobjeto de actualización. Para el reconocimiento de los bienes históricos y culturales debe existir el actojurídico que los considere como tales. (…)

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(…) 179. El mejoramiento y rehabilitación de los bienes de uso público no concesionados se reconocen comomayor valor de los bienes, y en consecuencia modifican el cálculo futuro de la amortización, teniendo encuenta que aumentan la vida útil del bien, amplían su capacidad, la eficiencia operativa o mejoran lacalidad de los servicios. Por su parte, el mantenimiento o conservación se reconocen como gasto. (…)1

La Oficina de Control Interno destaca el esfuerzo en la labor de depuración de la cuenta17 “Bienes de uso Público”, por parte de la Subdirección Administrativa y Financiera, através de la puesta en práctica de estrategias con la Secretaría Distrital de Hacienda, elDepartamento Administrativo de Defensoría del Espacio Público, la Unidad AdministrativaDistrital de Catastro, la Oficina Asesora Jurídica y la suscripción del conveniointeradministrativo con la Inmobiliaria Cundinamarca, para el avalúo de dichos bienes.Dando cumplimiento, así a los compromisos adquiridos en el Plan de Mejoramiento con laContraloría Distrital y a la observación de la Oficina de Control Interno, en la evaluaciónde la vigencia anterior. El avance se ve reflejado en el incremento de este rubro delbalance, equivalente al 481% en bienes de uso público en construcción y del 74% enbienes de uso público en servicio. En razón de lo cual, se incorporaron 35 parques que nose encontraban registrados contablemente, con los soportes documentales idóneos, enobservación a las disposiciones normativas contables, siguiendo los procesos yprocedimientos establecidos.

Por lo anterior, la Subdirección Técnica de Parques y Escenarios suministró el reportedefinitivo de los bienes sobre los cuales la Entidad ejerce actualmente el control,estableciendo que el IDRD controla 95 parques, los cuales deben estar reconocidos enlos Estados Financieros.

A su vez, en cumplimiento al Plan de acción de la Implementación del Nuevo Marco Nor-mativo Contable, Resolución 533 de 2015, el Instructivo 002 de 2015, expedido por laContaduría General de la Nación, la Directiva 007 de 2016 del Alcalde Mayor de Bogotáy al Plan de Mejoramiento en sus numerales 2.2.3.1.1.7 y 2.2.3.1.1.8, el IDRD realizó elContrato Interadministrativo No 4151 de 2016 con la Empresa Inmobiliaria Cundinamar-quesa, cuyo objeto es realizar el avalúo Técnico de los 95 parques y escenarios adminis-trados por el IDRD el cual se encuentra en ejecución2.

Las Notas a los Estados Financieros de la vigencia 2016, explican en mejor forma la labor

1 Plan General de Contabilidad Pública, página 31

2 Notas a los Estados Financieros 2016 p 51 a 58

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AlcAlDÍA MAYORDE BOGOTÁ D.C.

CUl TUAA. RECREAClOO y DEPORTEInsbMO Dl5trl1al de R&ereadón y Deporte

Las Notas a los Estados Financieros de la vigencia 2016, explican en mejor forma la labordesarrollada por la Subdirección Administrativa y Financiera, con el apoyo del ÁreaContable, a fin de dar cumplimiento a este objetivo.

Cordialmente,

LUIS FRA SCO CANTE CÉSPEDESJefe Oficina Control Interno

Copia:

Preparó:

Dirección lORD tAlvaro José Arrieta Consuegr

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Calle 63 No. 59A .06Tel: 660 54 00www.idrd.gov.coln10: Linea 195Código Postal: 111221 ~8_ ...

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BoGoTAMEJORPARA TODOS