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INFORME FINAL DE INVESTIGACION - IFI
REESTRUCTURACION ORGANIZACIONAL AKOSTA
ASOCIADOS ARQUITECTOS S.A.
Bogotá, Julio 27 de 2012
Investigadores:
Lorena Aya Vaca
Frank R. Lopez
ESPECIALIZACION GERENCIA DE PROYECTOS
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TABLA DE CONTENIDO
1. JUSTIFICACION ............................................................................................................................................... 4 2. DIAGNOSTICO EMPRESARIAL ............................................................................................................... 5 3. ANTECEDENTES GENERALES DE LA COMPAÑIA ..................................................................... 6 4. VALORES PERSEGUIDOS........................................................................................................................ 8 5. ANALISIS FODA .............................................................................................................................................. 9 Matriz de las amenazas, oportunidades, debilidades, y fortalezas (FODA) .............................. 9 6. ANÁLISIS DE INDUSTRIA: DIAGNÓSTICO EN PENSAMIENTO ESTRATÉGICO Y ANÁLISIS DEL ENTORNO .................................................................................................................................12
6.1.1 ESTRATEGIA GENERICA DE PORTER IDENTIFICADA EN LA CONSTRUCTORA .................15
7. MERCADO OBJETIVO ................................................................................................................................ 17
7.1 DESCRIPCION DE PRODUCTOS TIPO ................................................................................17
8. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE LA COMPAÑÍA ............................................................ 18 9. DIAGNOSTICO ORGANIZACIONAL DE LA COMPAÑÍA DEL DEPARTAMENTO TECNICO.....................................................................................................................................................................20
9.1 OBJETIVOS ........................................................................................................................................20
9.2 JUSTIFICACIÓN ...............................................................................................................................21
9.3 ANALISIS AREA ADMINISTRATIVA DEPARTAMENTO DE DISEÑO ....................21
9.4 RECURSOS HUMANOS ...............................................................................................................22
9.5 ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS ..........................................................................................23
9.6 PROGRAMACIÓN DE OBRAS ..................................................................................................24
9.7 SOBRECOSTOS EN LOS PROYECTOS ..............................................................................25
9.8 DIFICULTADES EN OBRAS .......................................................................................................26
10. ESTRATEGIAS PARA POTENCIAR UN MEJOR CONTROL DE LOS PROYECTOS ... 29 10.1 GESTIÓN DE INTEGRACIÓN: ..................................................................................................32
10.2 GESTIÓN DE TIEMPO: ..................................................................................................................34
10.3 GESTION DEL ALCANCE: ..........................................................................................................35
10.4 GESTIÓN DE COSTOS .................................................................................................................38
10.5 GESTIÓN DE CALIDAD ................................................................................................................40
10.6 GESTIÓN DEL RECURSO HUMANO .....................................................................................43
10.7 GESTIÓN DE COMUNICACIÓN ...........................................................................................................51
10.8 GESTIÓN DE RIESGOS ................................................................................................................54
10.9 GESTIÓN DE ADQUISICIONES:...............................................................................................57
11. CAPACITACION CONTINUA ................................................................................................................... 62 11.1 Cronograma de actividades ......................................................................................................63
12. CONCLUSIONES ........................................................................................................................................... 65 13. BIBLIOGRAFIA ............................................................................................................................................... 67
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TABLA DE FIGURAS
Figura 1 : Ubicación de proyectos en Bogota ................................................................................................................. 5
Figura 2: Matriz FODA....................................................................................................................................................11
Figura 3: Las cinco fuerzas de PORTER ......................................................................................................................16
Figura 4: Organigrama de la Compañía ........................................................................................................................19
Figura 5 : Dificultades en las obras de construcción. ...................................................................................................27
Figura 6: Diagrama Flujo de Fondos .............................................................................................................................33
Figura 7: Cronograma de Actividades. ..........................................................................................................................35
Figura 8: Matriz de Requisitos .......................................................................................................................................36
Figura 9: EDT estandar de Proyectos ...........................................................................................................................37
Figura 10: Diagrama de Barra de control de Presupuestos .........................................................................................38
Figura 11: Ejemplo de control de costos de una actividad...........................................................................................40
Figura 12: Diagrama de proceso de calidad en proyectos .........................................................................................42
Figura 13: Nuevo organigrama Gerencia Técnica .......................................................................................................44
Figura 14: Diagrama de comunicaciones ......................................................................................................................53
Figura 15: Matriz de evaluación de Riesgos ................................................................................................................56
Figura 16: Diagrama de Control de adquisiciones. .....................................................................................................59
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1. JUSTIFICACION
La finalidad de este trabajo de investigación es aplicar, en una compañía real, las
competencias, conceptos y herramientas introducidos a lo largo de toda la
especialización “Gerencia de Proyectos”, con sus respectivos ocho (8) módulos
nucleares y transversales. Este ejercicio nos permitirá entender esencialmente la
situación actual de la compañía desde una perspectiva estratégica, enfocada
principalmente en el área de diseño, y definir así mismo los posibles cambios y
posibles decisiones que se deben tomar para aprovechar de una mejor manera las
oportunidades del entorno.
La compañía seleccionada para realizar este trabajo pertenece al segmento de la
economía dedicado a la construcción, más específicamente a la construcción de
vivienda en estratos altos 5 y 6, y en la construcción de oficinas. La compañía cuenta
con oficinas en Bogotá, Colombia. Así mismo, a lo largo de la investigación realizada,
el presente trabajo asume una serie de suposiciones debidamente detalladas en aras
de facilitar la realización del ejercicio, por lo tanto los resultados aquí plasmados
están condicionados a la aproximación y a la realidad que dichas suposiciones
tengan, esto debido que no se tiene acceso directo a información estrictamente
confidencial de la compañía.
En la primera parte del documento se brinda una información actual y real respecto a
datos relevantes de la compañía tales como antecedentes, misión, visión, tamaño,
valores, etc. En un segundo capítulo se realiza el análisis del entorno con base en
una serie de matrices y en el tercer capítulo se plantea el diagnóstico y la estrategia
basada en las nueve áreas del conocimiento del PMBOOK que debería seguir la
compañía, y basada en los hallazgos del análisis de la industria de la construcción y
del entorno.
Por último se muestran las conclusiones sacadas del análisis de cada una de las
matrices y las nueve áreas del conocimiento, que sirvieron de sustento para el
diagnóstico y la estrategia propuesta.
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2. DIAGNOSTICO EMPRESARIAL
Akosta y Asociados Arquitectos S.A. es una constructora dedicada a la promoción,
diseño y construcción de proyectos inmobiliarios de oficinas y vivienda, dirigidos
principalmente al mercado de los estratos altos de la ciudad.
Esta compañía es una de las empresas líderes en el segmento de edificaciones de
lujo en Bogotá; para asegurar la viabilidad económica de los proyectos, obtiene
créditos en diversas entidades del sector financiero y cuenta también con
inversionistas privados.
La actividad se resume en la consecución de los terrenos, el diseño arquitectónico, la
programación de obra, el desarrollo constructivo y simultáneamente la
comercialización de las unidades de vivienda u oficina, bajo el esquema de
negociación sobre planos.
Como una de sus grandes fortalezas cuenta con amplia experiencia y conocimiento
de su producto y de su mercado y en especial por la especificidad de la tendencia por
sector social, midiendo así la necesidad a cubrir para sus potenciales clientes.
UBICACIÓN ESPACIAL DE PROYECTOS ENTREGADOS- Bogotá
Figura 1 : Ubicación de proyectos en Bogotá
Fuente: Akosta Asociados
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3. ANTECEDENTES GENERALES DE LA COMPAÑIA
Año de Creación 1973
Ubicación
Geográfica de sus
proyectos
constructivos
Norte y Oriente de Bogotá.
Número de
Empleados
Contratación
Directa
Son veintidós (22) empleados vinculados
mediante contrato de trabajo
Contratación
Indirecta
Son trescientos cincuenta (350) personas
aproximadamente, vinculados a un contratista
principal quien asume la responsabilidad
patronal.
Acreditaciones Ninguna.
Amplio Objeto
Social.
(Respaldado por la
figura societaria de
Sociedad Anónima)
El objeto social registrado en el certificado de la Cámara de
Comercio comprende las siguientes actividades:
Urbanización de terrenos, propios o ajenos.
Adquirir, enajenar y explotar en cualquier forma toda clase
de bienes corporales, muebles o inmuebles.
Negociar bienes corporales tales como acciones, derechos,
títulos, cedulas, valores y bonos.
Aportar o suscribir capital o concurrir con su industria a la
formación y desarrollo de empresas dedicadas a actividades
industriales o comerciales similares o afines.
Dar y recibir valores y otros valores inmobiliarios a título de
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mutuo con interés o sin él, con o sin garantías reales o
personales, con entidades jurídicas o personas naturales.
Producir, adquirir, enajenar, y explotar instalaciones,
equipos o repuestos y materiales propios o relacionados con
la industria de la construcción.
Misión
Mantenernos como líderes en el sector de la construcción,
asegurando la integridad de las personas que trabajan para la
compañía, la seguridad de los procesos y el cuidado del medio
ambiente, comprometidos en la búsqueda de la excelencia, su
desarrollo integral.
Visión
Tener un crecimiento como empresa constructora líder en
diseño, la innovación y la construcción inmobiliaria en
Colombia, evolucionando constantemente nuestros servicios de
acuerdo a las necesidades de los clientes, ofreciendo la mejor
opción del mercado en cuanto a calidad y costos.
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4. VALORES PERSEGUIDOS
Satisfacción del cliente: Brindar productos y servicios que cumplan las
normas de calidad exigidas por los clientes, antes, durante y después del
proyecto, dentro de los tiempos establecidos, manteniendo la relación costo-
tiempo efectivo para la organización mediante la optimización de los
materiales y del recurso humano.
Responsabilidad Legal: CONSTRUCTORA AKOSTA Y ASOCIADOS está
comprometida al cumplimiento de los requisitos legales en todos los ámbitos:
laborales, administrativos, técnicos, tributarios, de salud ocupacional y de
medio ambiente que le permita a los trabajadores tener un buen nivel de
vida.
Mejora continua: Proporcionar cada día la superación personal y el
perfeccionamiento del trabajo mediante la medición, control y optimización de
los procesos.
Innovación: Ofrecer servicios, inmuebles y productos de calidad utilizando
creatividad en el diseño y ajustándose a las nuevas tecnologías, para poder
garantizar la eficacia en la utilización de recursos que permita entregar un
inmueble funcional.
Respeto: Fomentar el respeto mutuo entre el personal, con los clientes, los
contratistas y los proveedores, actuando con responsabilidad, ética y
excelentes valores para crear un ambiente laboral sano.
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5. ANALISIS FODA
Matriz de las amenazas, oportunidades, debilidades, y fortalezas (FODA)
El objetivo de éste análisis consiste en enumerar las principales Fortalezas,
Debilidades, Oportunidades y Amenazas que afectan la competitividad de la
empresa, utilizando una herramienta de análisis estratégico, que permite analizar
elementos internos o externos de los proyectos.
La empresa debe aprovechar las fortalezas que posee mantener su espacio en la
creciente y constante demanda en la construcción de vivienda y así poder ampliar
sus mercados.
Evaluando sus debilidades, con el fin de reestructurar la organización de la
empresa de manera que los colaboradores se sientan más identificados con ella y
conozcan cuáles son sus atribuciones para que laboren de una manera correcta.
Es importante el análisis de sus amenazas para que estas no afecten el desempeño
de la empresa, evaluando a su competencia y el precio que ofrecen al momento de
realizar el trabajo dentro de la empresa.
En la siguiente matriz se resumen las fortalezas, debilidades, oportunidades y
amenazas identificadas a lo largo del trabajo, adicionalmente se presentan algunas
alternativas de estrategias viables.
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FORTALEZAS–F
1. Se tiene un perfecto conocimiento del mercado. 2. Se cuenta con un capital humano con experiencia. 3. Se muestra una imagen fresca, moderna e innovadora. 4. Capacidad financiera para el arranque de proyectos. 5. Por ser una compañía pequeña los procesos son más agiles y directos. 6. Agilidad en ventas y entrega de inmuebles. 7. Buena utilización de la plataforma de internet para información proyectos.
8. Buena relación con contratistas y proveedores
DEBILIDADES-D
1. Actualizar y mejorar base de datos de los clientes. 2. No tener certificaciones de calidad. 3. Se debe Implementar una plataforma para mejor servicio al cliente. Mejor posicionamiento de marca. 4. No se encuentran documentados los procesos de elaboración de los proyectos. 5. No se ha Incursionado en proyectos institucionales, hoteles. 6. Los procesos de pagos se realizan de una manera manual
OPORTUNIDADES-O
1. Las nuevas tecnologías en construcción. 2. Las nuevas tendencias hacia lo ambiental, hace que las construcciones se vuelvan auto sostenibles. 3. Las tasas de interés para créditos hipotecarios, o leasing habitacionales son bajas 4. El crecimiento de la economía. 5. El desarrollo tecnológico de internet permite acceder a mercados competitivos en otros países. 6. Auge en la construcción de vivienda, estratos altos,
ESTRATEGIAS FO
Promover capacitaciones a todo el
personal, con el fin de fortalecer la
estructura de la compañía, y ampliar
conocimientos de las nuevas
tecnologías y tendencias, mantenerse
actualizado. (F1, F2, O2, O4,O8,O10)
1. Ofrecer un servicio integral al cliente al momento de adquirir un inmueble: asesorías créditos, paquetes de acabados, valorizaciones, tendencias etc. (F5,F6,F7,04,O9,010) 2. Buscar y mejorar precios en el mercado con proveedores, nuevos productos que lleguen al país
ESTRATEGIAS DO
Optimizar la utilización de la
herramienta del internet (D1, D3,
D6, O6, O8).
1. Investigar todo lo referente a las certificaciones de calidad, las cuales pueden dar una mayor confianza y consolidación de la compañía (D2, D3, D6, O2, 06,07)
2. Enfocarse en ampliar el portafolio de productos, se puede incursionar en otros productos: institucional, hoteles, comercio (D4, D5, O1, O7).
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institucional, hoteles y comercio. 7. El TLC permitirá la disponibilidad de insumos de construcción, y a los modos de edificabilidad aplicables 8. La finca raíz ha venido teniendo una alta valorización.
(F7,F8,O2,O3,O8)
AMENAZAS-A
1. Crisis económica global, puede generar un recesión económica.
2. Inseguridad nacional, conflicto interno. 3. Desastres naturales terremotos 4. Mercadeo agresivo por parte de la competencia: descuentos y proliferación de compañías nuevas. 5. Aumento en las tasas de interés para créditos de vivienda. 6. Las márgenes de utilidad en la industria se reduzcan por una gran oferta. 7. Escasez de la tierra para el desarrollo de proyectos. 8. Aumento de costos de los insumos básicos de construcción: cemento, hierro, concreto, ladrillo
ESTRATEGIAS FA
1. Calidad del diseño, tanto arquitectónico como de materiales
para la construcción... (F1, F2, F3, A1, A2). 2. Negociar con gran cantidad de contratistas y proveedores, para generar descuentos ante el mercado, generar oportunidades al cliente (F1, F5, F7, A6, A8)
3. Consolidación de la utilización de Internet como instrumento de marketing de la empresa(F1, F2, F3, A1,A2,A6)
ESTRATEGIAS DA
1. Incursionar en otras ciudades con inmuebles en estratos 5 y 6, y demás usos, ampliar portafolio (F1 2. Evaluar posibilidades de servicios adicionales que generen beneficios alternos a los clientes, y pueda mejorar la utilidad de la compañía. Esto debe quedar a cargo de una cabeza. (D1,D2,D3, D4, F5,F6) 3. Enfocarse en la compra de viviendas usadas a precios razonables, para desarrollo de nuevos proyectos. (D4, A7, A8)
Figura 2: Matriz FODA
Fuente: Formato de la matriz tomado de Conceptos de administración estratégica, Fred David. Ed. Prentice Hall. Edición 11.
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6. ANÁLISIS DE INDUSTRIA: DIAGNÓSTICO EN PENSAMIENTO
ESTRATÉGICO Y ANÁLISIS DEL ENTORNO
FUERZAS DE PORTER
Según Porter, existen cinco fuerzas que determinan las consecuencias de rentabilidad a
largo plazo de un mercado o de algún segmento de éste. La compañía debe evaluar sus
objetivos y recursos frente a éstas cinco fuerzas que rigen la competencia industrial.
En el siguiente cuadro se establecen las fuerzas que impulsan la competencia en la
industria de la construcción, específicamente en la construcción de inmuebles.
Adicionalmente a las cinco fuerzas de Porter, se incluye una sexta fuerza que tiene que
ver con las implicaciones de las partes interesadas:
Fuerza PORTER N. 1
La rivalidad entre empresas competidores
Se debe prever que cuanto menos competido se
encuentre un sector, normalmente será más rentable; en
el territorio de Bogotá, existen más de cien constructoras
que cuentan con experiencia y capacidad financiera para
participar en el mercado, y una gran parte de estas se
han venido enfocando en estratos altos, comercio y
oficinas.
Calificación de la fuerza
Baja Intermedia Alta
Fuerza PORTER N. 2
Ingreso potencial de nuevos competidores.
La alta demanda en vivienda principalmente en estrato
alto, puede seguir generando la entrada de nuevos
competidores, pero ya se cuenta con la experiencia
acumulada de competir con empresas con trayectoria
reconocida y conocimiento del mercado.
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Calificación de la fuerza
Baja Intermedia Alta
Fuerza PORTER N. 3
Desarrollo potencial de productos sustitutos.
La forma de construcción en Colombia es tradicional,
realizada en concreto, mampostería y pañetes
principalmente, y esta modalidad mantiene una
tendencia muy fuerte en la forma de construir del país.
Es remota la posibilidad de que tengan acogida otras
tendencias como posibles soluciones de vivienda, con
otras materiales diferentes a los utilizados
tradicionalmente.
Calificación de la fuerza
Baja Intermedia Alta
Fuerza PORTER
N. 4
Capacidad de negociación de los proveedores.
La constructora cuenta con varios proveedores y
contratistas, los cuales les trasladan buenos descuentos
por volúmenes de compra.
Por otro lado se presenta que especialmente aquellos
que manejan la comercialización de materiales básicos
como son específicamente: cemento, concreto y hierro,
no otorgan mayores descuentos en épocas de auge
constructivo, afectando el flujo de caja de los proyectos.
Esto hace que estos sobrecostos se trasladen a los
inmuebles, lo cual no afecta finalmente las finanzas de la
compañía pues su posicionamiento le permite obtener
precios altos.
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Calificación de la fuerza
Baja Intermedia Alta
Fuerza PORTER N. 5
Capacidad de negociación de los consumidores
En vista de la alta demanda que existe en el mercado en
todos los estratos de vivienda, comercio y oficinas, el
cliente tiene diferentes opciones que le permiten
diferenciar ofertas en cuanto a precio y condiciones de
compra optando por la que más le favorezca.
La constructora en estudio, esquiva el inconveniente de
las mejores ofertas económicas con calidad del producto
y el servicio al cliente.
Otros factores externos pero no menos importantes que
pueden afectar el precio son las crisis económicas y los
conflictos bélicos tanto internos como internacionales.
intermedia
Calificación de la fuerza
Baja Intermedia Alta
Fuerza PORTER N. 6
Otras partes interesadas.
En esta sexta fuerza, se tienen en cuenta las
comunidades, nuevas normas y la presión de grupos
ambientalistas, tomando como base estas presiones se
determinan los diseños finales de cada proyecto, los
cuales pueden afectar sensiblemente los costos finales.
Todo el proceso de la compra de un terreno, las buenas
relaciones con la comunidad, la aplicación de nuevas
15
normas, y la tendencia hacia la arquitectura sostenible,
son cruciales para la utilidad final de un proyecto.
Calificación de la fuerza
Baja Intermedia Alta
Ssegún el análisis efectuado, la competición de la industria de la construcción y las otras
partes interesadas son fuerzas considerables que representan amenazas para la
compañía.
Sin embargo, los compradores, los sustitutos y los mismos proveedores deben
considerarse como oportunidades para explorar que le pueden permitir a la empresa
obtener mayores beneficios.
6.1.1 ESTRATEGIA GENERICA DE PORTER IDENTIFICADA EN LA CONSTRUCTORA
La constructora utiliza de manera equilibrada las dos estrategias genéricas de Porter, y el
caso se pueden resumir así:
Estrategia Genérica Enunciado de la estrategia Posición de la Constructora
frente a la estrategia
LIDER EN COSTOS Obtener los productos o servicios
a menor precio que la
competencia y ser el líder en
costos.
A pesar de que maneja algunos
descuentos especiales en materias
primas y maximiza su curva de
experiencia, no se puede asegurar
que utilizan de manera eficiente la
experiencia acumulada.
LIDER EN
DIFERENCIACIÓN
Que el producto o servicio sea
percibido por los clientes como
exclusivo, siendo el líder en
diferenciación
Los inmuebles construidos son
percibidos como notable para
justificar un precio superior.
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Figura 3: Las cinco fuerzas de PORTER
Fuente: sergerente.net
Posibles Participantes
Nacionales Transnacionales
Empresas con trayectoria reconocida y conocimiento
del mercado, en todos los estratos
Pocas empresas con trayectoria reconocida y reconocimiento internacional, sin presencia en el mercado
ALTA BAJA
Competidores de la industria
Varios competidores con
infraestructura similar.
Formas de trabajo diferentes para
competir en el mercado (imagen,
calidad, capital, tecnología,
reconocimiento, facilidad en el acceso al
conocimiento nacional)
INTERMEDIA
ALTA
Otras partes interesadas
Influencia de las Comunidades
Gobierno a través de nuevos decretos normatividad y leyes
Grupos ambientalistas: Arquitectura sostenible.
ALTA
Proveedores
Existe una amplia variedad de proveedores a nivel nacional e internacional
Existen variedad de productos sustitutos en acabados, pocos en la obra civil.
INTERMEDIA
Sustitutos
No se identifican productos sustitutos
potenciales (drywall, prefabricados, madera,
etc), diferentes a las estructuras
convencionales-soluciones de vivienda
actuales. Los sistemas actuales con muy
tradicionales en Colombia
BAJA
Compradores
Clientes potenciales para VIVIENDA en diferentes estratos, demanda elevada.
Baja demanda en COMERCIO y OFICINAS, bastante oferta.
Crisis económicas, Conflictos bélicos. INTERMEDIA
FUERZAS QUE IMPULSAN LA
COMPETENCIA- INDUSTRIA DE
LA CONSTRUCCIÓN
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7. MERCADO OBJETIVO
Actualmente la empresa CONTRUCTORA AKOSTA Y ASOCIADOS es una
compañía enfocada a la promoción diseño y construcción de proyectos de vivienda
especialmente en estrato alto (5 y 6) y de oficinas de servicios técnicos profesionales
7.1 DESCRIPCION DE PRODUCTOS TIPO
Apartamentos de Áreas entre 180 y 250 mts2: Este tipo de apartamentos están
dirigidos a grupo familiar compuesto por 5 o más miembros que deseen tranquilidad
y tener servicios muy cerca de ellos pues la estratégica ubicación de los proyectos
permite estar cerca de los más prestigiosos centros comerciales y de negocios así
como de los mejores restaurantes de la ciudad. Ejemplo de este tipo son:
Proyectos como Torre de Agua
Monte del Vecchio
Edificio Ferrata
Apartamentos de Áreas entre 80 y150 mts2: Estos están dirigidos principalmente a
satisfacer las necesidad de un grupo familiar pequeño, profesionales solteros,
parejas de profesionales en donde su familia este compuesta de máximo 4 personas
la ubicación de estos apartamentos se hace en estrato 5, excelente ubicación y con
un precio del metro cuadrado un poco más bajo que el anterior tipo de apartamento,
igual que el anterior, se encuentra ubicado estratégicamente en un sector de alta
valorización. Ejemplo de este tipo:
Edificio Kadabria Virrey
Edificio Monte Caspio
Oficinas: Se encuentras ubicado en los principales centro de negocios de la ciudad y
está dirigido a profesionales independientes que quieran tener sus oficinas en uno de
los mejores sectores de la ciudad. Ejemplo de este tipo:
Edificio Empresarial Andino
Edificio Centro de Negocios La Cabrera
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8. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE LA COMPAÑÍA
La empresa AKOSTA Y ASOCIADOS ARQUITECTOS S.A., es una empresa que se
encuentra organizada en dos gerencias: La primera es la Gerencia Administrativa y
la segunda es la Gerencia Técnica. La primera tiene la función de manejar la parte
administrativa y de finanzas de la compañía en esta área se manejan la contabilidad,
la tesorería, se evalúan económicamente los proyectos y se generan los informes
tanto para la junta directiva como para las diferentes entidades que lo requieran. La
Gerencia Técnica tiene le función de evaluar normativamente la factibilidad de los
proyectos, así como diseñar, construir y entregar los diferentes proyectos. En la Fig.
4 podemos ver el organigrama de la compañía.
Sobre la estructura organizacional tanto en la obra como en la parte administrativa,
se considera que se encuentra bien organizada y que la organización ideal es la que
se tiene en ese momento, la organización piramidal, lo cual indica que la mayoría de
los trabajadores se encuentran bien trabajando bajo esa organización, lo que indica
que no se ha pensado en una forma diferente de organizarse el cual podría permitir
un mejor rendimiento, la preferencia de este tipo de organización se debe a que se
mantiene el poder en una sola persona y que los métodos de coordinación que debe
existir entre la obra y la oficina central no funcionan eficientemente.
Dentro de la organización de la compañía presentamos el organigrama el cual está
claro, pero la cantidad de personas necesarias y su capacidad no están acorde a los
desafíos planteados por los diferentes proyectos, por consiguiente es necesario que
se haga una reestructuración organizacional con el fin de poder cumplir con todas las
metas previstas y que no sea rebosada la capacidad de trabajo de todas las áreas,
específicamente la del área técnica o de diseño que es nuestra área de estudio.
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Figura 4: Organigrama de la Compañía
Fuente: Akosta Asociados
Este trabajo se enfocara en la Gerencia Técnica, que es donde se desarrollan los
diferentes procesos por los cuales se hacen las diferentes unidades de vivienda, con
el fin de que los proyectos se desarrollen con paramentos como calidad, tiempo,
optimización de recursos siendo eficaces y eficientes, a continuación hacemos un
análisis de los procesos que se deben mejorar al interior de la Gerencia Técnica.
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9. DIAGNOSTICO ORGANIZACIONAL DE LA COMPAÑÍA DEL
DEPARTAMENTO TECNICO
9.1 OBJETIVOS
Esta evaluación se hace para mostrar los resultados de una investigación de la
empresa AKOSTA Y ASOCIADOS ARQUITECTOS S.A., con el fin de conocer la
realidad interna del trabajo en el área Técnica, en cuanto a aspectos como:
programación, planificación, dificultades en obra, abastecimiento, características del
personal, uso en la optimización de recursos y facilidades tecnológicas, que forman
parte de la gestión cotidiana de la construcción, con el fin de generar cambios al
interior de la organización que generen beneficios en las diferentes etapas de los
distintos proyectos; cumpliendo con la programación de obras estipuladas sin
retrasos no previstos. Los cambios se deben reflejar en el mejoramiento continuo en
el área Técnica y tiene como finalidad integrar el diseño integral con la construcción
como tal, incorporando la experiencia y el conocimiento constructivo en etapas
tempranas como la planificación, diseño, abastecimiento y otras, haciendo más fácil
su ejecución y más "construible y factible" el proyecto, se debe implementar un
sistema en que se revisen los diseños con una óptica más constructiva, buscando la
factibilidad de desarrollarlos en el menor tiempo y costo posibles. Así mismo, cada
proyecto debería ser elaborado bajo una política de calidad que permita cuantificar el
comportamiento de la mano de obra, minimizar accidentes, mejorar los procesos en
las diferentes etapas de la construcción, utilizar el tiempo y recursos justos sin
desperdicio, cumplir con la programación de obras, la ejecución en obras, el uso de
herramientas y maquinarias, horarios y mano de obra capacitada y una interrelación
más clara entre proyectistas y constructores, así como también una eficiente
comunicación entre la gerencia y los trabajadores.
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9.2 JUSTIFICACIÓN
Se realiza un diagnóstico de tipo transversal, debido a que se recolectan datos en un
solo momento, en un tiempo único; su propósito es describir variables y analizar su
incidencia en un momento dado. Esta investigación se hace en dos sectores de la
compañía: La parte administrativa únicamente enfocada en el Departamento de
Diseño y en la segunda el manejo de las obras.
9.3 ANALISIS AREA ADMINISTRATIVA DEPARTAMENTO DE DISEÑO
Dentro de la organización Akosta y Asociados Arquitectos S.A.se presentan para la
elaboración y ejecución de los proyectos las siguientes características: En el nivel
más alto de la organización se concentran en mayor parte El control, La Gerencia y
la toma de decisiones de la puesta en marcha de los objetivos, políticas y metas
generales de la organización .
Dentro de la organización se destacan dos tipos de empleados los de la parte
administrativa y los de la parte de obra, los primeros tienen un nivel de conocimiento
más alto, tienen un grado de educación, tienen mejor formación formal, aprenden
rápido, tienen mejor autoestima, se desempeñan bien en las diferentes tareas y
actividades que se le asignan, estas personas se distribuyen dentro del
departamento técnico como lo son:
Gerente técnico, Coordinadora de acabados, Jefe de diseño, Dibujante, Director de
obras, En las obras los Residentes de obra, Residente Administrativo, Inspector
SISO, Almacenistas y Asistentes. El otro grupo de empleados el cual se ve en la
parte de ejecución física de los proyectos como lo son el personal de obra (obreros)
el cual se caracteriza por tener un nivel de educación muy bajo, por consiguiente
22
tiene un nivel de ingresos bajos, sus limitaciones al acceso a oportunidades de
trabajo es mínimo y la totalidad de su aprendizaje es a través de la experiencia.
La motivación del personal es creada y manejada por los administradores de obra
(Residentes y Directores de Obra) y en la parte de la oficina central son
administradas por el área administrativa (Gerencia Técnica), no se observa la
participación al interior de la organización de especialistas en el área de la
motivación y solo se aplica a la remuneración (incentivo económico) como el
principal elemento motivador o desmotivador.
Sobre el alcance de las metas dentro de la empresa, se percibe una falta de claridad
respecto a las metas organizacionales y esto se da como resultado de la
inexistencia de una planificación estratégica y de la realidad de trabajar para el "día
a día" o de proyecto en proyecto".
9.4 RECURSOS HUMANOS
En la empresa se considera el recurso humano como un elemento estratégico
dentro de la organización, debido a esta consideración la mayoría de las ocasiones
esto favorece a que sea aprovechado este recurso con eficiencia y con eficacia.
Dentro de la compañía debería de implementarse para mejoramiento de los
procesos: la evaluación de desempeño de cada trabajador, dar a conocer las metas
organizacionales, y así evitar problemas para que la empresa sea en un futuro una
organización robusta que cuente con personal calificado, implementar el trabajo en
equipo.
23
9.5 ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS
El análisis se divide en tres partes:
A continuación y como primera parte se enumeran los síntomas más frecuentes la
cual es la falta de documentación de errores y sus posibles correcciones, y se
evidencia en los resultados. El documentar los errores cometidos es de vital
importancia ya que sin éstos no se evalúan y se documentan de manera práctica y
sencilla, con facilidad se pueden volver a cometer nuevamente los mismos errores,
otro síntoma es la falta de visión de benchmarking, es decir, el no compararse con
los mejores en el área para mejorar, esto sugiere una falta de estrategia, la cual es
una de las primeras medidas que se deben utilizar al entrar en el mundo de la
globalización y la competencia del mercado. "Las empresas deben formular
estrategias en cuanto al alcance, ventajas competitivas empleadas, recursos y
sinergias, que no es más que las complementariedades que se pueden establecer
entre la estrategia y las demás áreas de la organización" (Villalba, 1999). En cuanto a
otro síntoma, se evidencia que por falta de planeación no se revisa a profundidad el
proyecto durante el proceso de concepción, lo cual es imprescindible que la
experiencia constructiva revise el diseño, para evitar modificaciones posteriores en
las obras, ya que esto resulta mucho más costos.
Como segunda parte se presentan los síntomas con una frecuencia media, es decir,
al haber problemas de comunicación entre las áreas y la falta de simplicidad en la
manera de explicar los proyectos, se generan muchos errores que pueden
incrementar considerablemente los costos; estos son evitables con una estrategia de
reuniones y formatos establecidos, entre otras tácticas.
El personal de diseño generalmente tiene poco conocimiento del área de la
construcción; esto conlleva a que se desconozcan los procesos de las obras y
generar errores y atrasos por falta de definición.
24
El no evaluar o hacerlo de manera inadecuada, los errores y problemas que se
presentan en las obras, es un síntoma muy importante que se debe atacar; este se
relaciona con la falta de documentación de los mismos. La empresa evalúa los
errores verbal e informalmente, pero no llegan a registrarse o documentarse, por lo
que además de perderse formalidad, se pierde efectividad en el tiempo. Son
comunes también: la falta de motivación en la implementación de innovaciones y
nuevas estrategias, esto tiene que ver con la usual "resistencia al cambio" "si esto lo
hemos hecho así durante tantos años y siempre ha servido ¿por qué cambiarlo
ahora?". Este síntoma se puede romper con investigación exhaustiva de las
innovaciones presentes en el mercado y la mejora (cuantificable) de las mismas en
cuanto a rendimientos, productividad y rentabilidad.
Otro grupo se refiere a los problemas de relaciones personales entre los empleados
de la empresa y la complacencia con su estado actual aunque este síntoma no es
tan frecuente y su incidencia es baja es importante no dejar de lado para poder dar
soluciones, esto quiere decir que aunque se presenten inconvenientes, los
empleados interactúan de manera respetuosa y amable la mayoría del tiempo.
Igualmente los Gerentes consideran que la empresa puede mejorar sustancialmente
la eficacia, que es bien importante ya que esto siempre le va a permitir mejoras.
9.6 PROGRAMACIÓN DE OBRAS
El tema de la programación de obra es una de las más importantes, en los proyectos
que se abordan en la compañía aprox. El 70% se cumple a cabalidad, ninguno de
los proyectos se cumple cabalmente la programación establecida, sin embargo, es
importante destacar que la programación de la obra puede no cumplirse al 100% por
muchas razones tanto internas como externas las cuales se puede nombrar:
1. La realización poco realista del programa de obras, bien sea por duraciones
sobreestimadas o subestimadas
25
2. La no consideración o ligereza de las condiciones climáticas.
3. Porque se obviaron algunas actividades importantes que incidieron notablemente
en la duración total del proyecto como importaciones de materiales, de equipos,
compra de productos importados.
4. Por problemas con la disponibilidad de personal o empresas contratistas, entre
otras.
Con respecto a la diferencia entre la duración real y la propuesta, cabe destacar que
son distintas a la anterior, ya que es posible que siendo la duración real igual a la
propuesta, las duraciones y secuencias de las actividades hayan variado, por ello la
programación sería distinta a lo ejecutado realmente. Sólo en el 3% de los proyectos
la duración real de la obra coincide con la duración propuesta, lo que representa un
porcentaje muy bajo en cuanto al cálculo de la duración de la obra. Es importante
destacar que al realizar la programación de una obra requiere de experiencia en
construcción, manejo de tiempos reales, uso de estadísticas de tiempos de proyectos
anteriores; aspectos que no siempre se tienen en cuenta en la programación de
proyectos nuevos, sin embargo, es de destacar que en un 100% las obras siempre
culminan en su totalidad.
9.7 SOBRECOSTOS EN LOS PROYECTOS
Los sobrecostos de los proyectos normalmente se producen por cambios en las
especificaciones de los proyectos, es decir, que los cambios no se hacen
ajustándose al presupuesto, además los cambios muchas veces se hacen en la obra
en la ejecución por lo que las actividades de demolición y ajustes generan pérdidas
importantes en la rentabilidad del proyecto. Otro factor importante de pérdida de
dinero es que muchas veces los presupuestos no se ajustan a la realidad del
proyecto y no se estima adecuadamente ni la cantidad ni los costos reales de las
actividades que se desarrollan en la obra.
26
9.8 DIFICULTADES EN OBRAS
Es de vital importancia para la empresa para mejorar la gestión de la construcción y
erradicar o minimizar las dificultades en las obras, conocer cuáles son las más
relevantes , La Figura 5 se muestra como ha sido clasificado en tres grupos para su
análisis las dificultades que se pueden presentar en obra: en el primer grupo se
representan los aspectos que con mayor relevancia deben ser tratados, para
minimizar sus consecuencias, sin descuidar desde luego las dificultades descritas en
los grupos con menor frecuencia. En éste se encuentran los siguientes aspectos:
PRIMER
GRUPO
1. MODIFICACIONES DURANTE LA EJECUCION
2. INCONVENIENTES CON EL DISEÑO
3. FALTA DE DETALLES CONSTRUCTIVOS
4. CONTRARIEDADES CON LA OBTENCION DE LICENCIAS Y PERMISOS
5.INCONVENIENTES DE SUMINISTRO DE MATERIALES
SEGUNDO
GRUPO
6. PROBLEMAS CON LE CLIMA
7. DIFICULTADES DE FINANCIAMIENTO
8. EXIGENCIAS DE LOS VECINOS
9. TRABAJOS RE-HECHOS
10. DIFICULTADES EN LOS ESTUDIOS PREVIOS (TOTOGRAFIA, REPLANTEO, ESTUIDIO DE SUELOS)
11. PROBLEMAS CON EQUIPOS MAQUINARIAS, HERRAMIENTAS
27
12. FALTA DE INS´PECCION Y SEGUIMIENTO DE LAS ACTIVIADES DE LA OBRA Y DE LA OFICINA
13. COMPLICACIONES CON EL TERRENO (NIVEL FREATICO, DESNIVELES ACCESIBILIDAD
TERCER
GRUPO
14. PROBLEMAS LEGALES DE TIPO JURICO
MAYOR
FRECUENCIA
15. ACCIDENTES DE TRABAJO
Figura 5 : Dificultades en las obras de construcción.
Fuente: Departamento de Diseño-Akosta Asociados
Las modificaciones durante la ejecución: cualquier modificación, sea cual fuere debe
realizarse en el proceso de diseño o de planificación de la ejecución, ya que incide
de manera significativa tanto en los costos como en los tiempos.
Los inconvenientes de diseño y falta de ingeniería de detalles, pueden generar
retrasos significativos. Rischmoller (2006), "Jornadas de Constructabilidad"
realizadas el 27 de octubre de 2006 en venezuela, afirma que el 50% del tiempo del
profesional de la construcción lo utiliza "buscando información no explícita en los
planos", si dos de los aspectos más frecuentes en nuestras empresas de la ciudad es
que existen inconvenientes de diseño y falta de ingeniería de detalles, es posible que
este porcentaje (del 50%) se profundice en nuestros profesionales”.
El segundo grupo en relación con la frecuencia plantea aspectos tanto al interior de
la empresa como de influencia externa de la misma, representa el grupo de los
aspectos no críticos, pero si importantes para ser tratados y previstos en su
oportunidad. Como son
1. Problemas con el clima,
2. Los entorpecimientos o exigencias de la comunidad (vecinos), aunque son
externos a la empresa, pueden influir de manera considerable en la ejecución de una
28
obra, aun así se pueden prever o generar mecanismos adecuados para minimizar su
incidencia en la misma.
3. Las dificultades de financiamiento, aunque no es un aspecto técnico o
"constructivo" puede incluso paralizar una obra, por lo tanto se debe cuidar con sumo
interés este aspecto.
4. Dificultades con los estudios previos, se recomienda una revisión exhaustiva de
los mismos como requisito precedente a la entrega, así como también una
metodología ya establecida para sistema de reuniones, formatos, revisiones y
entrega formal del estudio. Estos estudios generalmente son realizados por
profesionales y empresas externas.
5. Problemas con equipos, maquinarias y herramientas, para evitarse ese tipo de
inconvenientes se debe no solamente preverse del que se encuentra en el sitio
cuando se necesite sino también desarrollar dentro de la empresa una cultura de
mantenimiento preventivo de los mismos.
Los últimos cinco aspectos, son los considerados como menos frecuentes, que sin
embargo no deben descuidarse para que no presenten problemas serios a la
empresa.
29
10. ESTRATEGIAS PARA POTENCIAR UN MEJOR CONTROL DE
LOS PROYECTOS
En un mundo cambiante es indispensable que todas las empresas se encuentren
alineadas con la globalización y la compaña Akosta y asociados Arquitectos S.A. no
está ajena a esta necesidad. Ya que después de haber realizado el diagnostico de
las condiciones en que se encuentra la compañía podemos decir que es
indispensable reestructurar organizacionalmente el Área Técnica y así poder usar
esta estrategia como una ventaja competitiva en el mercado de la construcción de
vivienda de estrato alto.
Para la organización, la cual se encuentra dedicada a la construcción de vivienda es
indispensable plantear la reestructuración administrativa para poder llevar un mejor
control del área técnica y en el manejo y control de las diferentes construcciones que
se desarrollan en este momento, logrando así que las personas que prestan sus
servicios dentro de la empresa sean más eficientes mediante el aprendizaje, la
adaptación y el mejoramiento en su desempeño ya que con esta cultura al interior de
la organización, esto le permitirá ser líder en el mercado de la construcción.
Actualmente se conoce que la buena administración de una empresa constructora
podría conducir al logro de sus objetivos trazados, esto le podría permitir ser
altamente competitiva en el sector, ya que esta industria es en estos momento es
uno de los pilares de crecimiento de la economía de nuestro país.
Hay una necesidad de generar cambios para mejorar la productividad de los
procesos internos de la empresa, ejecutar cambios trascendentales en una empresa
no es fácil, requiere de tiempo y dedicación, sin embargo la Gerencia, manifiesta
estar dispuestos a llevarlos a cabo en pro de optimizar su productividad, efectividad,
eficiencia y rentabilidad
30
De acuerdo al planteamiento anterior se hará las siguientes propuestas estratégicas
para una continua mejora lo cual podría llegar a potenciar el Área Técnica de la
empresa AKOSTA Y ASOCIADOS ARQUITECTOS S.A.
1. Definir claramente los objetivos y metas, definir los equipos de trabajo estables
2. Contar con el personal profesional y técnico capacitado con experiencia en el
sector de la construcción, para lo cual se buscara la continua capacitación del
personal en los diferentes procesos de desarrollo y control de los proyectos
delimitando funciones y responsabilidades, con indicadores claros.
3. Implementar un nuevo modelo de planeación, ejecución, seguimiento y control en
el desarrollo de los proyectos.
4. Implementar el desarrollo de los proyectos en conocimientos basados en
innovación, adaptabilidad y sostenibilidad, el cual permite el desarrollo de los mismos
bajo parámetros de calidad, costo y tiempo.
5. En la actualidad la competitividad en el mercado de la construcción, tiene que ver
de manera directa con el proceso de mejora continua por lo tanto la empresa debe
establecer puntos de comparación tanto externos como internos que le permitan
mejora continua, para este caso se debe realizar un proceso llamado Benchmarking
con empresas de construcción de esta ciudad.
6. Realizar permanentemente el control y seguimiento de los proyectos a través de
continuas evaluaciones a la labor realizada tanto en el departamento de Diseño,
como de las diferente obras y de los recursos empleados en la ejecución de las
obras, con el propósito de tomar las medidas correctivas a tiempo que se estimen
necesarias para que las metas se cumplan tanto en términos de tiempo como en
costos teniendo un adecuado cumplimento de los requisitos del cliente para llegar a
la satisfacción total.
31
7. Realizar de manera periódica una retroalimentación de los procesos, con el fin de
que las personas que trabajan en obra y al interior del Departamento de Diseño,
tengan una actitud de mejora continua.
8. Definir, estandarizar y documentar todos los procesos con el fin de que queden
registrados y poder generar cambios en los procesos a fin de que se realicen bajo
estándares de calidad, esta documentación permite generar estrategias para mejora
continua, conocer que errores no se deben cometer en el futuro y aprender de ellos.
9. Implementar prácticas y conocimientos de Gerencia a los cargos que tengan
personal a cargo, con el fin de poder extraer el máximo de desempeño del equipo
que se encuentra bajo su responsabilidad.
10. Aplicar conocimientos, herramientas, habilidades y técnicas durante la
planeación, ejecución y control de los trabajos y actividades del proyecto, con el
objetivo de satisfacer los requisitos y las expectativas de los interesados en el
mismo.
Para cumplir con este objetivo, es importante y necesario que la administración del
proyecto tenga en cuenta las demandas que compiten entre sí, tales como:
Alcance, tiempo, costo y calidad.
Partes interesadas con diferentes necesidades y expectativas.
Requerimientos identificados (necesidades) y requerimientos no identificados
(expectativas).
Los procesos mediante los cuales se administran los proyectos son: Iniciación,
planificación, control, ejecución y finalización
32
De acuerdo a esta necesidad se propone implementar un mejor control en la
administración de los proyectos y se plantea organizarse de acuerdo a las áreas de
conocimiento definidas por el Project Management Institute (PMI®) los cuales son:
10.1 GESTIÓN DE INTEGRACIÓN:
Es el proceso requerido para asegurar que el proyecto incluya sólo el trabajo
requerido, para completar el proyecto de manera exitosa. Consiste en la iniciación,
planeación, definición, verificación, del alcance de los objetivos del proyecto con un
adecuado control de cambio al alcance.
Sus principales procesos y respectivos objetivos son:
1. Desarrollo del Plan del proyecto, que busca integrar y coordinar todos los planos
del proyecto, generando un documento consistente de iniciación del proyecto.
2. Ejecución de los Planos del Proyecto, donde se integran los diversos planos
(Alcance, Tiempo, Financiero, Riesgos, Calidad, etc.) y se conduce la ejecución
de las actividades de acuerdo con lo planificado.
3. Control integrado de todos los tipos de cambio – alcance, tiempo, plazo, costo,
riesgo, etc.
Todo lo anterior debe estar apoyado por las actas de iniciación de cada proyecto o
Project charter, con el único fin de tener un control de inicio, planificación y
disposición de recursos, control de cambios y cierre de cada proyecto.
33
Figura 6: Diagrama Flujo de Fondos
Fuente: Ejemplo arranque y terminación de una obra Akosta Asociados
Siempre se debe tener en cuenta que para los trabajos de planificación y los
preliminares principalmente no hay ingresos de dinero, generalmente son de un
crédito constructor o del flujo de caja es negativo, ya que son recursos propios de la
compañía.
Podemos decir que en esta gestión:
A REALIZAR: Se necesita consolidar, y articular los proyectos, así como
definir las acciones integradoras que son cruciales para la terminación de los
mismos, la gestión exitosa de las expectativas de los interesados y el
cumplimiento de los requisitos exigidos por los clientes en esta etapa se
medirán los riesgos; se analizara y se comprenderá el alcance; de acuerdo a
lo anterior se utilizara la información para luego transformarla en un plan para
la dirección de los diferentes proyectos con un enfoque estructurado y se
realizaran actividades para producir los entregables de los proyectos.
-10000000
-5000000
0
5000000
10000000
15000000
20000000
1 2 3 4 5 6
Flujo de Fondos de un Proyecto
34
COMO SE VA A REALIZAR: Estableciendo una relación de cooperación entre
la parte operativa que es la parte ejecutante y el resto de la organización
(parte administrativa de la constructora); tomando decisiones en cuanto a la
asignación de recursos, balancear objetivos y alternativas contrapuestas,
identificar, definir, combinar, unificar y coordinar los diversos procesos y
actividades de la dirección de los proyectos.
COMO SE VA A MEDIR: monitoreando y midiendo todos los aspectos del
avance del proyecto y realizar las acciones apropiadas para cumplir con los
objetivos del mismo.
10.2 GESTIÓN DE TIEMPO:
Se refiere a los procesos requeridos para asegurar la terminación a tiempo del
proyecto. Consiste en la definición, secuencia y estimación de duración de todas las
actividades del proyecto que debe incluir el desarrollo del cronograma y el adecuado
control de la programación, este proceso busca organizar el trabajo a lo largo del
tiempo teniendo en cuenta que el tiempo es un recurso que no se puede recuperar
hace parte de los procesos que se vuelven críticos, y es en este ciclo donde se debe
desarrollar el cronograma, implementando un adecuado control monitoreando que
las actividades se estén ejecutando de acuerdo con lo planificado, estimando
duraciones de las actividades y estableciendo el conjunto de personas responsables
que deben estar a cargo del desarrollo de cada actividad. En la figura 7, podemos ver
un ejemplo de cómo se organizan en un cronograma las actividades de la instalación
de una fachada verde en un edificio, actividades que hacen parte de la ejecución de
una obra de construcción.
35
Figura 7: Cronograma de Actividades.
Fuente: Ejemplo ejecución de un proyecto desde la planificación Akosta Asociados
10.3 GESTION DEL ALCANCE:
En esta área se establece que debe hacerse para entregar un proyecto de
construcción que cumpla con las funciones y características pactadas. Se verifica
contra el plan de proyecto, que debe incluir las características del proyecto y se
verifica contra los requerimientos. En s general: Esta gestión asegura que la
planificación incluya todo el trabajo requerido para que se cumpla exitosamente,
dentro de parámetros como plazo, costo y calidad del proyecto y define las
estrategias para la administración de cambios en este punto se establecen los
entregables del proyecto y se debe crear la EDT.
A REALIZAR: Realizar la matriz de recopilación de requisitos (ver figura 8), el
cual controla, define y verifica los Alcances, Crear la EDT el cual establece
cuales beben ser los entregables del proyecto y define los niveles que se
desarrolla el proyecto.
36
Figura 8: Matriz de Requisitos
Fuente: monografías.com
COMO SE VA A REALIZAR: A través de la interacción entre sí de estos
procesos y con los procesos de las otras áreas de conocimiento. Cada
proceso puede implicar el esfuerzo de una o más personas, dependiendo de
las necesidades del proyecto. Cada proceso se ejecuta por lo menos una vez
en cada proyecto y en una o más fases del proyecto. Aunque los procesos se
presentan aquí como componentes diferenciados con interfaces bien
definidas, en la práctica se superponen e interactúan de formas distintas.
Proyectos de estratos alto en vivienda y oficinas
Mejoramiento en diseños siendo muy ambientales
Constructora AKOSTA Y ASOCIADOS
Alta demanda en vivienda y Clientes específicos
Alta en cuanto a plazos de entrega para cada proyecto
Cinco (5) proyectos en construcción
Según los m2
Dos meses después de la entrega de cada proyecto
Garantías de 2-3 años mediante pólizas, y según los contratistas
Se necesita mano de obra especializada para cada actividad especifica
Tiempos de entrega, Diseño, y nuevos sistemas constructivos
FECHA DE ENTREGA
FECHA DE TERMINACION
ESTABILIDAD
Diferentes versiones según las normas y especificaciones de clientes
ESTADO ACTUAL
RECOPILACION DE LOS REQUSITOS
DESCRIPCION
RESPONSABLE
SOLICITANTE
PRIORIDAD
VERSION
COMPLEJIDAD
CRITERIOS DE ACEPTACION
MOTIVACION
37
Figura 9: EDT estándar de Proyectos
Fuente: gerenciadeproyectos45m.blogspot.com
COMO SE VA A MEDIR: Monitoreando el estado del alcance del proyecto y del
avance en la terminación de los apartamentos, y gestionando cambios a la línea
base del alcance.
Figura 10 : Verificación del Alcance de los Proyectos
Fuente: Departamento de diseño AKOSTA ASOCIADOS
1. EJECUCION DE LOS PROYECTOS: Se ofrece un paquete completo de acabados, o a criterio de los clientes, al igual que un diseño
adecuado según la norma y el target. De igual manera se pretende que los clientes tengan dos o tres propuestas de diseño y acabados.
2. EQUIPO DE TRABAJO ESPECIALIZADO: Como parte de las propuestas realizadas, a los clientes se pone a disposición todo el equipo
humano de trabajo, la experiencia y conocimiento en el tema de diseño arquitectónico, diseño de interiores, acabados, así como la
profesionalización de los contratistas para tener como resultado final un excelente funcionamiento y una excelente calidad en el producto final.
3. MANEJO DE POSTVENTAS Y GARANTIAS Entendiendo lo que implica los asentamientos en las construcciones una vez estén con las
cargas muertas y las cargas vivas finales, se ofrece un mantenimiento de pintura, fisuras al año después de ser entregado la construcción, y un
monitoreo de todas las garantías de los equipos de bombeo, ascensores, equipos especiales, etc. Durante este periodo se contara con todo el
equipo y el respaldo del personal calificado, garantizando que todos los proyectos sean exitosos.
4. AL FINAL DEL PROYECTO ENTREGA DE MANUALES: un manual de mantenimiento al usuario final o cliente, el cual tendrá una guía
completa para el cuidado de todo lo que conforman los inmuebles y las construcciones, al igual que todas las garantías de nuestros contratistas y
proveedores.
DEFINICION Y VERIFICACION DEL ALCANCE EN LOS PROYECTOS
38
10.4 GESTIÓN DE COSTOS
La Gestión de Costos asegura que las actividades se lleven a cabo dentro de los
rangos económicos presupuestados del proyecto. La estimación de costos de las
actividades del cronograma implica desarrollar una aproximación de los costos de los
recursos necesarios para completar las actividades del cronograma. Al hacer la
aproximación y control de los costos, se debe considerar las posibles causas de
variación, que incluyen los riesgos. Las estimaciones de costos generalmente se
expresan en unidades monetarias (pesos) para facilitar las comparaciones tanto
dentro como entre los proyectos. La exactitud de la estimación de un proyecto
aumenta a medida que avanza la ejecución el proyecto o a lo largo del ciclo de vida
del proyecto
Figura 11: Diagrama de Barra de control de Presupuestos
Fuente: Dirección de Proyectos AKOSTA ASOCIADOS
$ -
$ 500.000,00
$ 1.000.000,00
$ 1.500.000,00
$ 2.000.000,00
$ 2.500.000,00
COSTOS INICIALES COSTOS DIRECTOS COSTOS INDIRECTOS OTROS COSTOS DEL PROYECTO
Control Presupuestos
VALOR PRESUPUESTO AL 100% VALOR EJECUTADO
39
El control se refiere a los procesos requeridos para asegurar que el proyecto sea
completado dentro del presupuesto aprobado. Consiste en la planificación de
recursos, estimación, presupuesto y control de costos. Este proceso de análisis debe
dar como resultado que el proyecto esté dentro de los parámetros esperados y esto
también contempla los resultados del proyecto, en la figura 11, podemos ver un
ejemplo de cómo se debería controlar un presupuesto semanalmente con los costos
iniciales, directos, e indirectos, y otros costos del proyecto.
Son 3 procesos básicos de planificación:
1. Planificación de Recursos: Son definidos todos los recursos necesarios, personas,
equipamientos, insumos, etc. y sus respectivas cantidades y tiempo invertido.
2. Estimar los Costos: Se elabora el costo de cada recurso para cada actividad.
3. Presupuesto: Se distribuyen los costos a lo largo de las actividades de los
proyectos, determinándose el flujo de caja del proyecto.
Además de los procesos de planificación, existe un proceso básico de
acompañamiento que es el de Control de Costos, donde se acompaña la
planificación y se controlan las alteraciones de recursos que implicarán cambios en
los costos.
40
Figura 12: Ejemplo de flujo de caja de una actividad
Fuente: Dirección de Proyectos AKOSTA ASOCIADOS
A REALIZAR: Estimar los Costos, determinar el Presupuesto y Controlar los
costos en cada actividad del proyecto.
COMO SE VA A REALIZAR: Con un buen nivel de exactitud. Las
estimaciones del costo de las actividades se ajustarán a un redondeo de datos
según una decisión establecida; definiendo las unidades de medida. Todas las
unidades que se utilizan en las mediciones (tales como las horas o días de
trabajo del personal, la semana laboral o la suma global) se definen para cada
uno de los recursos, estableciendo el marco para el plan de gestión de costos,
permitiendo la consistencia con los estimados de costos, los presupuestos y el
control de costos; Monitorear el desempeño de los costos.
COMO SE VA A MEDIR: Realización de formatos en Excel y Project.
gestionando cambios a la línea base del alcance mediante flujos de caja
mensuales o máximo trimestrales.
10.5 GESTIÓN DE CALIDAD
El concepto de calidad en proyectos, se encuentra asociado a 2 componentes:
1. Calidad del producto final a ser desarrollado.
0
50000000
100000000
150000000
200000000
0
20000000
40000000
60000000
80000000
100000000
2011 T3 2011 T4 2012 T1
Co
sto
acu
mu
lad
o
Co
sto
Informe del flujo de caja Trimestral
Costo Costo acumulado
41
2. Calidad del proceso de desarrollo del proyecto.
Esto básicamente se refiere al logro de los Factores Críticos de Éxito dentro del
tiempo y dentro del presupuesto. Los procesos necesarios, contemplan:
Planificación de la calidad: Se definen los patrones de calidad a ser
alcanzados y como lograrlos.
Garantía de la calidad: Se realiza una evaluación periódica del desempeño
general del proyecto.
Control de la calidad: Se monitorean los resultados, de tal forma que se
garantice que estén de acuerdo a lo planeado.
42
Figura 13: Diagrama de proceso de calidad en proyectos
Fuente: relansa.com.pe
A REALIZAR: Planificar la calidad; realizar el aseguramiento de calidad y
realizar el control de calidad.
COMO SE VA A REALIZAR: Mediante los requisitos y normas de calidad del
producto. También el análisis costo-beneficio donde los principales beneficios
de cumplir con los requisitos de calidad pueden incluir un menor reproceso,
CLIENTE
SATISFECHO
GERENCIAS T ECN. Y ADMON
DEPARTAMENTO DE DISEÑO
-Arquitectos-Dibujantes
DIRECCION OPERATIVA-Director de Obra
-Residentes-Inspectores
PRODUCTOSViviendas en
estrato altos y
OFICINAS
CONTRATISTAS Y PROVEEDORES
CLIE
NTE
SR
equi
sito
s y
espe
cifi
caci
one
s
ENTR
AD
AS
COMPROMISO DE LAS GERENCIAS
SALI
DA
S
Medición, Análisis y Mejora
Compromiso de las
direcciones y de todas las áreas
43
una mayor productividad, menores costos y una mayor satisfacción de los
interesados.
COMO SE VA A MEDIR: Mediante la satisfacción final del cliente, la
prevención antes que la inspección, la mejora continua y la responsabilidad de
la dirección. Lo anterior al auditar los requisitos de calidad y los resultados
obtenidos a partir de medidas de control de calidad, a fin de garantizar que se
utilicen definiciones operacionales y normas de calidad adecuadas.
10.6 GESTIÓN DEL RECURSO HUMANO
Esta área del conocimiento procura enfocar la efectiva utilización de los recursos
humanos envueltos con el proyecto, esto es, los Stakeholders. El PMBOK trata esta
área de forma muy simple, enfocando básicamente los componentes del equipo del
proyecto. Para lo cual, son especificados 3 procesos básicos:
1. Planificación Organizacional: Se busca planificar la organización del proyecto, con
enfoque en el equipo, definir los papeles y responsabilidades de los miembros del
equipo responder a la pregunta: quién hace qué y cuándo;
2. Formación del Equipo: Se aborda el montaje del equipo, disponiéndose los
recursos humanos necesarios al proyecto.
3. Desarrollo del Equipo: Se busca, aprovechando la multidisciplinaridad de los
equipos, hacer que todos los miembros del equipo crezcan profesionalmente por el
simple hecho de estar trabajando juntos.
44
Figura 14: Nuevo organigrama propuesto de la Gerencia Técnica
Fuente: Departamento de diseño
Aún dentro del concepto de montaje del equipo del proyecto, es importante recordar
que éste debe estar equilibrado en términos de 3 componentes: Conocimientos,
Capacidades y Experiencia
A continuación se presentan los perfiles, funciones, indicadores y retos
específicamente de los profesionales, para el correcto desarrollo de los proyectos:
GERENTE GENERAL:
Profesional en administración, ingeniería industrial, o arquitecto o ingeniero con
énfasis en la parte administrativa, con experiencia de más de 15 años en el sector de
JEFE DE DISEÑO
Arquitecto Residentes de Obra
Dibujante Maestros
Contratistas
GERENCIA TECNICA
DIRECTOR DE OBRA
Coordinador de Postventas
ORGANIGRAMA GERENCIA TECNICA
Personal por ADMON de Obra
45
la construcción, manejo de personal, y preferiblemente con especialización en
gerencia de proyectos.
Funciones:
• Gerenciar y dirigir los diferentes proyectos que se encuentren en ejecución,
asegurando la calidad técnica de las obras y sus componentes, vigilando el
cumplimiento del programa de obra; con el apoyo del personal bajo su dirección, en
el área administrativa y operativa.
• Revisar todos los proyectos mediante coordinación de planos generales, de
instalaciones y de detalles entregados por los contratistas de los estudios técnicos
• Estudiar a fondo las, minutas de contratos y especificaciones de la obra generadas
por los diferentes contratistas y proveedores; sugerir modificación de cláusulas y
parágrafos a favor de la compañía, y dar VoBo en conjunto con la división legal de la
compañía.
• Visitar el sitio de las obras en ejecución físicamente, en conjunto con su personal a
cargo y clientes, para supervisión, y realizar comités o reuniones en obra con
contratistas para evaluar y considerar todos los aspectos técnicos y logísticos para la
correcta ejecución de los trabajos; velar por la correcta ejecución de los mismos.
• Programar reuniones con su personal a cargo, clientes, contratistas, comunidades,
con el único de fin de aclarar posiciones frente a posibles discordias que se puedan
presentar, negociando y flexibilizando las diferentes posiciones.
Indicadores:
Consolidado Mt2 construidos por Línea (Anual)
Consolidado P Y G por proyecto y Producto. (Semanal)
Cumplimiento de Cronogramas. (Semanal)
Cantidad y Costos de Postventas. (Semanal)
Seguimiento a Obras Representativas (Semanal)
46
Retos:
* Implementar una Interventoría Externa para supervisión de Obras cuando el
volumen sea alto.
* Afrontar adecuadamente los crecimientos de proyectos.
* Velar para que estabilicen la operación Logística y la parte administrativa, con el fin
de mantener una armonía en la planeación, ejecución y finalización de los proyectos.
JEFE DE DISEÑO:
Profesional en el área de ARQUITECTURA con énfasis en diseño, administración,
manejo de AUTOCAD, paquete de office, con experiencia especifica de mínimo de 5
años en el sector de la construcción.
Funciones:
* Definir en conjunto con la gerencia técnica los diferentes diseños de los proyectos a
radicar.
* Trámites, consultas y seguimientos constantes a los proyectos que se hayan
radicado en curadurías, y entidades públicas.
* Controlar y velar por los detalles arquitectónicos de cada proyecto.
* Velar por él envió de la información necesaria y actualizada parea los proyectos.
* Asistir a los comités de obra programados semanalmente
* Revisar con el fin de aclarar dudas con la coordinación de todos los tipos de planos
que se manejan en obra.
* Definir especificaciones del edificio y de los inmuebles en conjunto con la gerencia
técnica
* Coordinar con los clientes las solicitudes especiales de acabados y diseños, y velar
por su correcta ejecución en las obras
47
Indicadores:
-Efectividad envió de planos a obras (Mensual)
-Valoración en las modificaciones de diseño (Semanal)
-M2 radicados o modificados en curadurías (semestral)
-Valorar y cuantificar clientes que piden modificaciones diseño (quincenal)
Retos:
* Lograr plasmar físicamente en obra y a tiempo, los cambios de diseño y
especificaciones, hechos por la gerencia técnica y los mismos clientes.
* Enviar a las obras, planos detallados y precisos con el fin de no generar
correcciones en obra.
* Organizar logística y administrativamente el departamento de diseño.
DIRECTOR DE OPERACIONES:
Arquitecto o Ingeniero civil con experiencia especifica como director de obras mínima
de 10 años, experiencia en obra civil, acabados y Admón. de obra.
Funciones:
* Definir la especificación de las construcciones en cuanto a tiempos
* Plantear estrategias para las causas de retrasos en obras
* Mantenimiento de costos y precios a proveedores y contratistas.
* Visitas permanentes a salas de ventas.
* Velar por la calidad y cumplimiento de los cronogramas de obra.
* Coordinar la supervisión de obras.
* Planificar la planeación de la demanda en las construcciones
* Reforzar la infraestructura de contratistas y su capacitación.
48
* Elaboración detallada de presupuestos y cotizaciones de las diferentes actividades
a contratar en los diferentes proyectos.
Indicadores:
Mt2 construidos. Vs. Cronogramas (Mensual)
Encuesta de satisfacción de clientes (Mensual)
Estudio de precios y servicios de la competencia (Semestral)
Retos:
* Cumplir cronogramas de obra a cabalidad
* Coordinar las obras entre contratistas, proveedores y residentes, con la parte de
diseño y modificaciones en obra.
RESIDENTES DE OBRA:
Arquitecto o ingeniero civil con experiencia en obra civil y acabado, experiencia
mínima de 3 años en obras de estrato seis.
Funciones:
* Verificación de cantidades en obra
* Programación y Coordinación de Despachos de materiales e insumos.
* Coordinación de contratistas, proveedores y el cliente.
* Supervisión de Obra.
* Control de Calidad.
* Control de presupuesto por Obra, realización de cortes con contratistas y clientes.
* Seguimiento al cronograma de obra.
Indicadores:
Cumplimiento de Cronogramas por Obra. (Semanal)
Costo Real Vs. Presupuestado por Obra. (Semanal)
49
P y G. de la Obra. (Semanal)
Cantidad y Costos de Postventas por Obra. (Semanal)
Seguimiento Fotográfico de Obras. (Semanal)
Retos:
* Cumplir con los tiempos establecidos en cada actividad.
* Lograr un buen ambiente de trabajo con el ánimo que haya un gana-gana.
* Establecer un canal directo de comunicación con el área de diseño con el fin de
coordinar y controlar cambios en diseño y especificaciones.
ARQUITECTO ASISTENTE:
Arquitecto con 2 años de experiencia, especialista en AUTOCAD, y con conocimiento
en diseños de estratos altos
Funciones:
* Apoyar la labor del jefe de diseño
* Digitar los planos necesarios para radicación en curadurías, digitar los detalles
necesarios para enviar a las diferentes obras en ejecución.
* Organización del archivo de diseño y la planoteca de la compañía.
* Apoyo para tramitación de permisos y licencias.
* Recepción de solicitudes de clientes para cambios de diseño y especificaciones.
Indicadores:
- Cantidad de planos ejecutados. (Semanal)
-Tiempo de Respuesta solicitud requerimientos clientes (Semanal)
- Cantidad trámites vs tiempos respuesta (Quincenal)
Retos:
* Tener excelente nivel de detalle arquitectónico dentro de los tiempos estipulados.
50
* Interrelacionarse con todos los departamentos de la compañía.
COORDINADOR POSTVENTAS:
Profesional Arquitecto, ingeniero civil, o ingeniero industrial con capacidad de
coordinar contratistas, proveedores, y clientes. Experiencia de 3 años.
Funciones:
* Plantear estrategias para las causas de reclamación e insatisfacción.
* Velar por la calidad y cumplimiento de los compromisos de las visitas a los clientes.
* Seguimiento Permanente a las reclamaciones.
* Planificar la planeación de la demanda en Reclamos
* Reforzar la infraestructura de oficiales o contratistas Exclusivos para postventas.
* Realizar presentaciones para el comité semanal de la gerencia técnica.
* Informe semanal los casos más Representativos
Indicadores:
-Cantidad de inmuebles intervenidos Vs. VENTAS (Mensual)
-Áreas en M2 intervenidas en zonas comunes (mensual)
-Consolidado Tiempos de Atención de reclamos por calidad (Semanal)
-Consolidado Tiempos de Solución de Reclamos por calidad (Semanal)
-Consolidado de Causas de reclamación de calidad por contratista (Semanal)
-Consolidado de cierre de postventas firmadas por clientes (Semanal)
-Consolidado de costos postventas por proyecto (semanal)
Retos:
* Optimizar tiempos de reclamaciones.
* Identificar problemas más comunes y repetitivos en contratistas y proveedores.
51
* Minimizar costos con pólizas y garantías de contratistas y proveedores.
* Determinar realidad en las reclamaciones.
A REALIZAR: Desarrollar el Plan de Recursos Humanos, adquirir el Equipo
de los diferentes Proyectos, desarrollar el Equipo del Proyecto y dirigir el
Equipo del Proyecto.
COMO SE VA A REALIZAR: Asignando roles y responsabilidades específicos
a cada miembro del equipo del proyecto, la participación de todos los
miembros en la toma de decisiones y en la planificación del proyecto debe
resultar beneficiosa. La intervención y la participación tempranas de los
miembros del equipo les aportan su experiencia profesional durante el proceso
de planificación y fortalecen su compromiso con los proyectos.
COMO SE VA A MEDIR: El equipo de dirección de los proyectos será un
subgrupo del equipo del proyecto y será responsable de las actividades de
liderazgo y dirección del proyecto, tales como iniciar, planificar, ejecutar,
monitorear, controlar y cerrar las diversas fases del proyecto. Este grupo
puede denominarse también equipo central, equipo ejecutivo o equipo líder.
Para proyectos más pequeños, las responsabilidades de la dirección de
proyectos pueden ser compartidas por todo el equipo o administradas
únicamente por el director del proyecto.
10.7 GESTIÓN DE COMUNICACIÓN
Para el problema común de la falta o la mala comunicación, la gerencia de
comunicación contempla 4 importantes etapas a lo largo del desarrollo de un
proyecto:
Planificación de la Comunicación: Se busca responder la pregunta “¿Quién
necesita saber qué, cuándo y en qué formato, sobre el proyecto?”. Para tal, a
partir de la relación de todos los Stakeholders procuramos identificar qué tipo
de información necesita cada uno, cuándo y en qué periodicidad, y en qué
52
formato (informes, intranet, circulares, presentación formal, actas de comité,
etc.)
Distribución de la Información, dónde vamos a atender a lo definido en el Plan
de Comunicación.
Informe de Desempeño, que en realidad es un tipo de información a ser
distribuido, y donde se va a relatar los hechos del proyecto hasta la fecha,
bien como previsiones y recomendaciones;
Finalización Administrativa, donde se busca formalizar la finalización del
proyecto y/o de una fase del proyecto, a través de la generación, colecta y
divulgación de las informaciones. Esto también debe ser parte del plan de
comunicación, a forma de tener una única fuente de direccionamiento de
distribución de informaciones, sea cual sea su objetivo, contenido o forma.
Cabe resaltar que, a pesar de la existencia de herramientas potencialmente
fantásticas para el proceso de comunicación, tales como la Internet, intranets
y e-mails, su uso debe ser planeado, así como la implementación de comités
técnicos, financieros que puedan llevar a un mejor control de los proyectos:
53
Figura 15: Diagrama de comunicaciones
Fuente: monografías.com
;
PLAN DE
COMUNICACIONES:
Establecido por las
Gerencias
DISTRIBUCION DE LA
INFORMACION (a través del
Director y Jefe de cada área)
GESTIONAR A LOS
INTERESADOS (Personal de la
compañía-Clientes-Contratistas
y Proveedores)
INFORMES DE
DESEMPEÑO
* Informes semanales de los proyectos a las dos áreas de
la empresa: administrativa y operativa
*Línea Base: establecer el punto de partida
* Mediciones (INDICADORES)
*Proyecciones
*Análisis de Requisitos
* Tecnologías de las
comunicaciones
* Actualizaciones
*Acciones correctivas
*Control de cambios solicitados
* Medios de distribución: correos corporativos, intranet,
memorandos internos y externos.
* Reuniones efectivas: Comités de obra y administrativos
* Habilidades. Actitudes de comunicaciones internas y
externas interrelacionarse con equipos de trabajo, clientes,
contratistas,
*Lecciones aprendidas: Mejorar continuamente de los
experiencias adquiridas
Plan de Gestión de la
comunicación
GESTION DE LA
COMUNICACIÓN
*Registro de conflictos: clientes internos
y externos
* Resolución de conflictos laborales
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A REALIZAR: Identificar a los Interesados, planificar las Comunicaciones,
distribuir la Información, gestionar las Expectativas de los Interesados, e
informar el desempeño.
COMO SE VA A REALIZAR: Mediante una comunicación eficaz que
pueda crear un puente entre los diferentes interesados involucrados en el
proyecto, conectando los diferentes entornos culturales y organizacionales,
los diferentes niveles de experiencia, y las perspectivas e intereses
diversos en la ejecución o resultado del proyecto final.
COMO SE VA A MEDIR: Diseñar un sistema de monitoreo y evaluación
de las acciones comunicativas desarrolladas (comités de obra, técnicos,
administrativos), el cual debe garantizar, mediante indicadores, la
obtención de los datos necesarios los cuales brindaran un estado actual y
así poder tomar los correctivos que sean necesarios para la correcta
comunicación en la ejecución de los procesos .
10.8 GESTIÓN DE RIESGOS
Es necesario un proceso estructurado, que nos permita tener un efectivo control
sobre los riesgos en un proyecto. Podemos iniciar definiendo Riesgo como un
“evento incierto, futuro, que puede tener consecuencias positivas o negativas para
su proyecto u organización”. El PMBOK trata el asunto de Gerencia de Riesgos, a
través de 6 etapas:
Planeamiento de la Gerencia de Riesgos, donde se toma la decisión sobre
cómo ésta va a ser abordada y como serán planificadas las actividades de
gerencia de riesgos;
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Identificación de los Riesgos, donde se procura identificar todos los
riesgos, positivos o negativos para su proyecto. La descripción del Riesgo
debe ser completa y autocontenida, en el texto de la descripción del riesgo
se debe contemplar Causa y Consecuencia – cuál es el riesgo y lo que él
provoca.
Análisis Cualitativo de los Riesgos, donde se busca dimensionar categorías
para el riesgo, tipo Muy Alto (“MA”), Alto (“A”), Medio (“M”), Bajo (“B”) o
Muy Bajo (“MB”), creando un proceso para seleccionar los riesgos que
deberán ser tratados.
Análisis Cuantitativo de los Riesgos, donde se busca determinar la
Probabilidad y el Impacto de los riesgos en el proyecto, de forma que
podamos comparar riesgos de diversos tipos entre sí. Ahí está la esencia
del tratamiento de los riesgos dada en los sectores financieros y de
aseguradoras. Se busca calcular cual es estadísticamente el Valor
Monetario Esperado para cada Riesgo, a través de la multiplicación de la
Probabilidad por el Impacto.
Planificación de Respuestas a los Riesgos, donde decidimos qué vamos a
hacer para responder a cada Riesgo. Esto incluye para los riesgos
negativos, Aceptar el Riesgo.
Control de los Riesgos, donde vamos a acompañar lo que fue planeado.
Esa actividad es especialmente importante, pues los Riesgos pueden
cambiar – desaparecer riesgos identificados, aumentar o disminuir la
probabilidad y/o el impacto, o hasta surgir nuevos riesgos.
Como podemos ver, la Gerencia de Riesgos asume un papel vital dentro de
proyectos, siendo efectivamente un Factor Crítico de Éxito, pues puede (y
normalmente lo hace) impactar costos, plazos o resultados preestablecidos.
56
Figura 16: Matriz de evaluación de Riesgos/Fuente: formato ECOPETROL evaluación de riesgos para proyectos
RIESGOSEVALUACIÓN
GLOBALCAUSAS PLAN DE MITIGACION RESPONSABLE
Demoras en aprobación de tramites y
permisosMEDIO
Tramitología excesiva en las entidades
publicas, desconocimientos de normas
Radicaciones a tiempo, seguimientos
exhaustivos y detallados a cada entidadGERENTE
Inclemencia del tiempo ALTO
En época de invierno inundaciones en
trabajos de excavaciones, cimentaciones
principalmente. Generando atrasos
importantes
Ajustar inicios de estos trabajos en épocas
de verano, alquiler de bombas de alta
capacidad para evacuar aguas en el menor
tiempo posible
GERENTE
Malos Diseños Civiles por recomendaciones
en los estudios de suelosMEDIO
Cálculos fallidos desde la cimentación,
generando asentamientos importantes
Contratación de ingenieros o empresas con
experiencia para los cálculos portantesGERENTE
Selección Personal No Idóneo ALTO
No hay definición del perfil del cargo, y se
contrata con el concepto de bajar costos
únicamente
Definir el perfil del cargo y contratar una
empresa experta en la contratación de
personal, y darles a conocer el alcance y
los objetivos del proyecto
GERENTE
Demoras en la Construcción ALTO
Fallas en los diseños del edificio, cambio de
especificaciones, incumplimiento de
proveedores y contratistas en la construcción
del hotel
Definir diseños y especificaciones
coordinadamente antes de iniciar la obra,
revisar alternativas de proveedores y
contratistas al momento de
incumplimientos
GERENTE
Falta de coordinación con la obra ALTONo hay avance de actividades previas a las
actividades criticas de los proyectos
Coordinación con la residencia de la obra,
los contratistas y el personal de obraGERENTE
Demoras en Compra de materiales e
insumosMEDIO
No se tienen definidos los materiales e
insumos a tiempo
Definir listado de elementos contratados
con los proveedores asignados a tiempoGERENTE
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A REALIZAR: Planificar la Gestión de Riesgos, identificar los Riesgos,
realizar el Análisis Cualitativo de Riesgo, realizar el Análisis Cuantitativo de
Riesgos, y planificar la Respuesta a los Riesgos.
COMO SE VA A REALIZAR: Llevando a cabo la planificación de la gestión,
la identificación, el análisis, la planificación de respuesta a los riesgos, así
como su monitoreo y control en un proyecto. Los objetivos de la Gestión de
los Riesgos del Proyecto son aumentar la probabilidad y el impacto de
eventos positivos, y disminuir la probabilidad y el impacto de eventos
negativos para el proyecto.
COMO SE VA A MEDIR: Mediante las posibles causas. El riesgo puede
tener una o más causas y, si sucede, uno o más impactos. Una causa
puede ser un requisito, un supuesto, una restricción o una condición que
crea la posibilidad de consecuencias tanto negativas como positivas.
10.9 GESTIÓN DE ADQUISICIONES:
Esta área de conocimiento trabaja con los recursos, bienes o servicios externos al
Proyecto o a la organización, que precisan ser contratados. Para lidiar con ese
tema, es fundamental pasar por 6 etapas básicas:
Planificación: Se decide si vamos a comprar o hacer internamente,
definiendo las razones de la decisión.
Planeamiento de la Solicitación: Debemos decidir quiénes son los
potenciales proveedores, como será el proceso de compra, como será la
formación de precios, qué vamos a llevar en consideración para escoger el
proveedor vencedor, y la clara definición de qué será comprado.
Selección de las Fuentes y Solicitación de Adquisición: Se llaman a los
potenciales proveedores candidatos, para presentación de las propuestas.
58
Administración del Contrato: Controlamos el producto o servicio que está
siendo adquirido, la relación con el proveedor y el cumplimiento de las
cláusulas contractuales.
Finalización del Contrato: Hacemos la verificación final de lo que fue
Adquirido emitimos la aceptación formal y liquidamos el contrato. Aquí es
altamente recomendable que se haga una evaluación del desempeño del
proveedor, y se mantengan registros para uso futuro, simplificando los
procesos de contrataciones futuras.
59
Figura 17: Diagrama de Control de adquisiciones./Fuente:seminarioactualizaciontutoriales.blogspot.com/2010/10/j-gestion-de-las-adquisiciones
I - PLANIFICAR LAS
COMPRAS:
II - PLANIFICAR LAS
CONTRATACIONES:
III - SOLICITAR RESPUESTA AL
VENDEDOR:
IV - SELECCIÓN DEL
VENDEDOR:
V - ADMINISTRACION DEL
CONTRATO:
VI - CIERRE DEL CONTRATO Y
COMPRAS:
* Recibido de ofertas y propuestas (cotizaciones) de los potenciales contratistas y proveedores, acerca de la forma en que pueden cumplirse con los requisitos exigidos en el
proyecto.
* Coordinación de las diferentes conferencias de oferentes: conferencias de contratistas, conferencias de proveedores y conferencias-aclaración de dudas. Reuniones con los
potenciales vendedores previos a la preparación de una oferta o propuesta.
La propuesta del vendedor constituye una oferta formal y legal en respuesta a la solicitud de un comprador
*Este proceso asegura que el rendimiento del contratista y del proveedor cumplirá con los requisitos contractuales y que el comprador actuará conforme a
los términos del contrato.:Generación de anticipos según lo convenido contractualmente, y Generación de cortes de obra según avance amortizando el
anticipo
* También incluye toda la documentación técnica desarrollada por el vendedor y otra información sobre el rendimiento del trabajo, tal como productos
entregables, informes de rendimiento del vendedor, garantías, pólizas, documentos financieros, incluidas las facturas y los registros de pago, y los
resultados de las inspecciones relacionadas con el contrato.
* Envío de pliegos a Contratistas y Proveedores - Preselección de Contratistas Proveedores. Según experiencia, costos y tiempos de entregas
* Preparación de todos los documentos técnicos y legales necesarios para respaldar los procesos. especificaciones y condiciones
* Estructuración de los contratos, definición de clausulas, pólizas, garantías
* Solicitud de diferentes cotizaciones a contratistas y proveedores: Pliego de condiciones.
* Identificar las necesidades de los proyectos adquiriendo los insumos y productos. Se identifican las necesidades de los proyectos en cuanto servicios (servicios profesionales,
outsourcing, freelance, mano de obra especializada).
*Revisión de los riesgos involucrados en cada decisión de fabricación propia o compra, y en el tipo de contrato para mitigar y transferir riesgos al proveedor y contratistas
*Realizar la verificación que todos los productos entregables han sido aceptados: INMUEBLES, ZONAS COMUNES, SERVICIOS PUBLICOS, Y MANUALES DE
MANTENIMIENTO
*Realizar que todas las actividades administrativas, como por ejemplo la actualización de registros para reflejar resultados finales y archivo de dicha
información para uso futuro. LECCIONES APRENDIDAS
* Las reclamaciones y garantías sin resolver pueden quedar sujetas a una gestión posterior al cierre del contrato.
*Aprobación final y negociación de adicionales que no superen el 10% del valor del contrato inicial
*Liquidación de contratos mediante presentación de paz y salvos, y devoluciones de retegarantias.
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Para el proceso de selección de contratistas y proveedores se recibirán ofertas o propuestas y se aplicaran los criterios de
evaluación para seleccionar uno o más contratistas y proveedores calificados y aceptados.
Se evaluarán los siguientes factores:
1.Precio, 2.Sección Técnica, 3.Sección de Gestión, 4.Descuentos por volumen, 5.Reposición y mantenimiento
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A REALIZAR: Planificar las Adquisiciones, efectuar las Adquisiciones, administrar
las Adquisiciones, y cerrar las Adquisiciones.
COMO SE VA A REALIZAR: Con procesos de gestión de los contratos y de
control de cambios requeridos para desarrollar y administrar contratos u órdenes
de compra emitidas por miembros autorizados del equipo del proyecto. La Gestión
de las Adquisiciones del Proyecto también se debe incluir la administración de
cualquier contrato emitido por una organización externa (el comprador) que esté
adquiriendo el proyecto a la organización ejecutante (el vendedor), así como la
administración de las obligaciones contractuales contraídas por el equipo del
proyecto en virtud del contrato.
COMO SE VA A MEDIR: Es necesario hacer un control eficiente en esta Área, ya
que es una de las áreas en donde se gestionan la compras necesarias para el
desarrollo y ejecución de los proyectos, este control Se pretende dejar establecido
sus objetivos así como los manuales de procesos y procedimientos necesarios
para un efectivo funcionamiento del Área. Podemos decir que dentro de las
mediciones están:
Implementar sugerencias y recomendaciones para el mejoramiento del proceso y
gestión de las compras para que se cree un sistema de seguimiento de sus
aplicaciones.
Elaborar las estadísticas e información sobre compras, así como la comparación
de cifras y precios anteriores con los existentes así se podrá llevar un mejor control
para la toma de decisiones, la evaluación y comparación de los datos producidos
en Compras,
Elaborar las estadísticas e información mensual sobre proveedores esto permite
hacer seguimiento a precios, datos y calidad de los productos y servicios que se
adquieren o nos ofrecen.
61
El área de Compras debe evaluarse continuamente para así implementar los
correctivos a los procesos, procedimientos y gestión que no estén funcionado en
virtud de los objetivos del proyecto.
Implementación de un comité de compras que defina criterios y responsabilidades
que permite hacer un seguimiento continúo del cumplimiento de las normas éticas.
Implementar de manera trimestral o semestral una auto evaluación de la gestión
de compras, con esto se busca obtener los respectivos índices de gestión.
Estas 9 disciplinas, generan la base de conocimiento necesario para que se pueda
trabajar con proyectos de forma planificada y controlada, aumentando sustancialmente
sus chances de éxito.
62
11. CAPACITACION CONTINUA
En mundo competitivo, como en el que nos encontramos en nuestro país y especialmente
el sector de la industria de la construcción, donde día a día la competencia se vuelve más
compleja, se deben tomar acciones encaminadas a fortalecer las competencias laborales
y así motivar el crecimiento de la compañía.
Gracias a la experiencia que la compañía ha podido consolidar sus competencias en el
sector empresarial sin embargo es necesario implementar un plan de formación
empresarial que permita el desarrollo de la compañía para que así mismo promueva el
dinamismo de los empleados a través de responsabilidad social y programas de
formación para generar ambientes favorables teniendo en cuenta que para esta
empresa el elemento principal es su recurso humano.
El plan de capacitaciones se debe hacer teniendo en cuenta la misión, la visión de la
compañía y los objetivos de la misma para así mismo poder definir cuál sería el impacto
en los empleados y en los objetivos financieros y asegurar que la compañía pueda seguir
funcionando.
En los temas en los que la compañía debe enfocarse , en tres grupos de competencias en
el cual podemos tener en un primer grupo en el fortalecimiento de los conocimientos y
capacidades en temas técnicos (capacitaciones en certificaciones de trabajo en alturas,
técnicas en construcción y diseño etc.), los cuales le permiten al empleado desarrollar
destrezas que se denominan del hacer, en un segundo grupo tiene que ver con los
procesos de actualización en el aprendizaje como en el manejo de herramientas
tecnológicas que permitan poder llevar un mejor control de los proyectos (Project), y como
tercer grupo tiene que ver con la competencias del ser, que tiene que ver con la parte
emotiva y en donde se manejan temas de mejoramiento de la comunicación y la
63
realización personal, este último si la empresa está dispuesta de tener un apoyo adicional
en momentos de crisis.
Los pasos a seguir en esta implementación lo podemos definir en 4 pasos:
1. Definir los Objetivos: Determinar que los procesos de capacitación deben ser continuos
para los empleados y deben estar siempre ligados a las necesidades y falencias de la
empresa y en particular del departamento de Diseño de la compañía para y definir lo que
se espera en el futuro.
2. Lograr desarrollo: Trabajando en competencias específicas para incrementar el
desarrollo tanto de la organización como de las personas.
3. Logros: Incrementar prácticas que permitan el desarrollo de competencias
específicamente en capacidades del hacer.
4. Evaluación: Luego de implementar el plan de capacitaciones el siguiente paso es
valorar las acciones de los empleados en las diversas áreas del desarrollo de los proceso
del área de diseño y este a su vez proyectándose en toda la empresa.
Por otro lado, el avance tecnológico de los últimos años, requiere la actualización
habilidades técnicas de los profesionales de la empresa. A partir de estas anteriores
premisas de organización, El Plan de Capacitación contempla los siguientes módulos de
formación:
11.1 Cronograma de actividades
A continuación presentamos un programa de capacitaciones encaminado a que la
compañía se fortalezca y se convierta en una empresa líder e innovadora en la industria
de la construcción.
64
Figura 18: Cronograma de actividades
ORIENTADA CURSO COMPETENCIAS
AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE
Programa de Directores de
Constructoras Herramientas de Dirección Estratégicas
GERENTES Responsabilidad Social Empresarial
Habilidades Gerenciales Avanzadas
DIRECTOR Control de Gestión Capacidad de negociación
Project Evaluación proyectos
Desarrollo de habilidades y aptitudes para la gestión
Control de Presupuestos
JEFES DE OBRA Gestión y Control Auditoria y control Aseguramiento de Calidad
Liderazgo
Seguridad e Higiene
Resolución de conflictos
ARQUITECTO Producción
DIBUJANTE Herramientas tecnológicas Habilidades producción de planos
CRONOGRAMA
65
12. CONCLUSIONES
De acuerdo con los resultados emitidos de la aplicación de esta investigación y tomando
en consideración la situación actual de la empresa en cuanto al conocimiento de la
industria de la construcción se concluye que:
La directivas de la empresa están dispuesta a generar cambios para la implementación de
programas o procesos que ayude a optimizar los procesos internos en mejorar la
ejecución de las obras y el rendimiento de los recursos, generando con esto altos
beneficios económicos,
Los cambios deben implementarse en donde sea más efectivo, tanto en la etapa de
diseño, como en la ejecución de la obra mejorando la productividad de los procesos
internos que den soluciones a las necesidades actuales. Si bien es cierto que se debe
involucrar a toda la compañía, y a todos los departamentos, se debe tener como tarjet
principal el área técnica, que es el eje fundamental de todos los proyectos.
Se recomendaría profundizar la investigación en los diversos aspectos relacionados con
la gestión de la construcción como con entre otros: Investigar las razones por las cuales
las obras no se construyen exactamente igual al diseño original, para así determinar los
correctivos necesarios a dicha problemática, medición de los porcentajes de trabajos
productivos, con el fin de establecer metas certeras, indagar en las razones por las
cuales existen interrupciones de las actividades y de las obras en general; así como
también de las causas por las cuales las programaciones de las obras no son efectivas,
evaluar las razones por las cuales se presentan dificultades en las obras, para así
determinar las acciones correctivas que favorezcan la productividad y la reducción de
tiempos y costos en obra.
Debido al alto grado de desconocimiento de la mejora en los procesos sus beneficios en
costos y tiempos, se recomienda generar un plan de capacitación permanente que
66
beneficie a todos los empleados. Una de las maneras de mejorar los procesos y poder
cumplir con las metas y los objetivos que los proyectos exigen son:
1. Plantear una gestión estratégica formal y una adecuada planificación.
2. Incorporar al RRHH como un elemento estratégico.
3. Proporcionar metas claras en cuanto a los objetivos perseguidos por la empresa.
4. Enriquecer cada cargo dentro del organigrama con capacitación continua.
6... El tener un adecuado y oportuno control financiero y que el control al presupuesto sea
llevado de forma organizada y coherente incorporando una correcta negociación con
proveedores y contratistas.
5. Implementar reuniones periódicas con todos los interesados los involucrados dentro del
proyecto (obra y oficina central) para revisar avance de obra ejecutado
Dentro de la organización tanto en la parte de las obras como en la oficina, las
competencias de los administradores de las obras y la Gerencia deben ser: Toma de
decisiones, liderazgo y motivación, trabajo en equipo, controlar la gestión de tiempo y
delegación, realizar una gestión financiera muy efectiva ya que es muy importante dentro
de la ejecución de la obra, garantizar un flujo de caja y no tener atrasos en actividades
criticas.
67
13. BIBLIOGRAFIA
DAVID, Fred. Conceptos de administración estratégica. México: Ed. Prentice Hall, 2008.
HAX, Arnoldo. El Proyecto Delta. Bogotá: Ed. Norma, 2003.
KIM CHAN, W. La estrategia del océano azul. Bogotá: Ed. Norma, 2005.
WHEELEN, Thomas. de Administración estratégica y política de negocios. México: Ed. Prentice
Hall, 2007.
MESSNER, WILLIAM A. La Gerencia de Compras. Una Guía para Comprar con Éxito. Ed.
Norma, Bogotá 1996. 384 p.
Guía de los fundamentos para la dirección de proyectos (guía del pmbok®) cuarta edición.
Documentos en Internet:
http://www.monografias.com/trabajos26/diagnostico-organizativo/diagnostico-
organizativo.shtml
http://www.iue.edu.co/documents/emp/gestionCostos.pdf
http://medirlacomunicacion.espacioblog.com/
http://www.monografias.com/trabajos72/control-interno-gestion-compras/control-interno-
gestion-compras2.shtml
http://www.franciscocerda.cl/content/view/176/Diagnostico-Organizacional-en-empresas-
Constructoras-chilenas.html
http://www.scielo.cl/scielo.php?script=sci_arttext&pid=S0718-50732008000100001
http://www.gestiopolis.com/canales5/navactiva/3.htm
http://www.aiu.edu/publications/student/spanish/La%20reestructura
http://www.elergonomista.com/14en11.html
http://www.aiu.edu/publications/student/spanish/La%20reestructura%20organizacional%2
0como%20ventaja%20competitiva%20para%20una%20empresa%20constructora%20enf
ocada%20en%20la%20rama%20de%20movimientos%20de%20tierra%20y%20urbanizaci
ones.html
68
