INFORME FINAL DEL SERVICIO DE REGISTRO CIVIL E

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CONTRALORIA GENERAL DE LA REPOBLICACONTRALORIA REGIONAL DE AYSEN

DEL GENERAL CARLOS IBANEZ DEL CAMPOUNIDAD DE AUDITORIA E INSPECCION.

INFORME FINAL DEL SERVICIODE REGISTRO CIVIL E

IDENTIFICICACIONES REGIONAYSEN

Fecha •N° lnforme :

16 DIC. 2009

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CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICACONTRALORIA REGIONAL DE AYSEN

DEL GENERAL CARLOS IBANEZ DEL CAMPOUNIDAD DE AUDITORIA E INSPECCION

PREG 11018/09AT N° 60/2009

REMITE INFORME FINAL N° 28 DE 2009.SOBRE AUDITORIA DE TRANSACCIONESSISTEMA DE RECAUDACION ENDIRECCION REGIONAL DE REGISTROCIVIL E INDENTIFICACION

N O I) 3 S JS

COYHAIQUE, 1 6 DIC. 2009

Cumplo con enviar a Ud., para suconocimiento y fines pertinentes, propuesta de Informe Final N° 28 de 2009, con elresultado de la Auditoria practicada por una funcionaria de esta Contraloria Regional,en Direccibn Regional del Servicio de Registro Civil e IdentificaciOn de la Region deAysen.

Saluda atentamente a Ud.

ANA VARGAS VALENZUELAAbogado

Contralora Regional de Aysen

AL SENORDIRECTOR (S)REGISTRO CIVIL E IDENTIFICACION DE LAREGION DE AYSENPRESENTE EPA/PCG

Obispo Vielmo 275 - Coyhaique / Fono Fax (67) 26 42 00 / Email [email protected]

CONTRALORIA GENERAL DE LA REPOBLICACONTRALORIA REGIONAL DE AYSEN


PREG 11018/09AT N° 60/2009

INFORME FINAL N° 28 DE 2009SOBRE AUDITORIA DETRANSACCIONES SISTEMA DERECAUDACION EN DIRECCIONREGIONAL DE REGISTRO CIVIL EINDENTIFICACION DE LA REGIONDE AYSEN

COYHAIQUE, 1 6 DIC. 2009

En cumplimiento al Plan Anual deFiscalizaciOn de esta Contraloria Regional para el ario 2009, se efectub una auditoriade transacciones al sistema de recaudaciOn en la DirecciOn Regional del Servicio deRegistro Civil e IdentificaciOn de la Region de Aysan.

Objetivo

La auditoria tuvo por finalidad revisar yevaluar los aspectos, o una parte de ellos, que se relacionan con las politicas. normas,practicas y procedimientos de control que se vinculan con la recaudacibn de yentas,sistemas basados en as tecnologias de informaci6n contable, incluidas aquellasactividades de tipo manual o automatizada que se desarrollan en el entorno de talessistemas.

Metodologia

La revision fue practicada en conformidad conas principales, normas. practicas y procedimientos aceptados por esta EntidadFiscalizadora, por lo tanto incluy6 pruebas de validaciOn y otros medios têcnicosconsiderados necesarios en las circunstancias.

Esta metodologia se encuentra alineada conlos objetivos y facultades de la Contraloria General, cuales son los de velar por elcumplimiento de as normas juridicas: el resguardo del patrimonio pUblico: la custodiade la probidad administrative; y garantizar la fidelidad y transparencia de la gestiOnfinanciera del Estado.

Universo y Muestra

La revision se circunscribi6 al periodocomprendido entre enero y julio de 2009, en las siguientes areas:

A LA SENORITACONTRALORA REGIONAL DE AYSENPRESENTE EPA/PCG

Obispo Vielmo 275 - Coyhaique I Fono Fax (67) 26 42 00 / Email [email protected]



EvaluaciOn del sistema de control interno.

Examen y control del sistema de recaudaciOn.

Controles generales de los Sistemas Informâtico-Contables y de Registro deRecaudaciOn de Ventas.

En el contexto relevante para los objetivos dela presente auditoria. se evaluaron los temas relacionados con las tecnologias deinformaciOn contable en regimen operativo y que tienen relaciOn directa o indirecta contransacciones contables, ya sean êstas semi automatizadas o automatizadas. quepueden proveer una seguridad razonable de que todas las transacciones de lossistemas fueron debidamente autorizadas, validadas y procesadas de forma correcta yoportuna.

Al 31 de julio de 2009, la DirecciOn Regionaldel Servicio de Registro Civil y de IdentificaciOn. SRCel, a recaudado un total de$211,910.302, en actos y hechos vitales que determinan el estado civil de laspersonas y la identificaciOn de las mismas. asi como tambien en los registros y demasactuaciones que enumera el articulo 4 de la ley N° 19.477, que establece lospreceptos generales y especificos del Servicio, cuya funciOn es formar y manteneractualizado los registros.

De este universo. se pudo observar que losingresos se generaron conforme al siguiente detalle mensual, del cual se analizb el100%.

Informe Mensual de IngLesosEnero $32.248.248 %15Febrero $27.345.891 %13Marzo $36.464.369 %17Abril $29.306.638 %14Mayo $28.121.690 %13Junin $28.149.758 %13Julio $30.273.708 %14Total $211.910.302 %100

Como resultado de la labor desarrollada. estaContraloria Regional emitiO un Preinforme de Observaciones, el que fue remitido a laDirecci6n Regional del S.R.C.e.l, mediante oficio N° 3260, de 27 de octubre de 2009,siendo respondido por oficio N° 413 de 2009.

Al respecto y teniendo en cuenta la respuestaque esa Direccibn Regional ha dado al preinforme emanado por esta EntidadFiscalizadora, corresponde emitir el informe final de la auditoria, conforme se exponea continuaciOn:

I. SOBRE EVALUACION DE CONTROL INTERNO.

De la evaluaciOn practicada al sistema decontrol interno en la Direccibn del Servicio de Registro Civil e IdentificaciOn de laRegion de Aysen, se constatO lo siguiente:

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Estructura Organizacional.

La DirecciOn del Servicio de Registro Civil eIdentificacibn de la Regibn de Aysên, se organiza a traves de 17 oficinas repartidas denorte a sur en el territorio regional.

Su dotaciOn total, a nivel regional es de 42funcionarios.

En la Oficina de la Direcci6n Regional deCoyhaique y Puerto Aysen se encuentran las oficinas Integrales, que son las queestan conectadas en linea a la base de datos del Servicio y a traves de una "cajaintegral" realizan la atenciOn de publico. emiten actuaciones y recaudan los dinerospor el valor de estos. Dentro de las oficinas integrales se encuentran las oficinasmOviles como Lancha Civil Sur y las Maletas MOviles. que entregan certificados enlinea al pitblico ubicado en lugares geograficos apartados o aislados.

Las oficinas mOviles, administrativamentepertenecen a la Direcci6n Regional que le asigna los formularios, certificados ycomprobantes de recaudaciOn de ingresos, razOn por la cual deben rendir los dinerosrecaudados por la yenta de actuaciones en dicha oficina, siguiendo la mismaoperatoria de una caja integral.

En este punto no se formularonobservaciones.

Sistema de informaciOn.

El servicio aplica los siguientes sistemascomputacionales para el registro de la recaudaciOn de yentas de actuaciones enoficina, cedulas y pasaportes, asi como de registro de vehiculos motorizados:

MONITO 32. Este sistema esta ligado principalmente a la emisiOn de certificadosy al registro de las yentas y devoluciOn de actuaciones en linea, por puesto detrabajo. Ademas. consolida la yenta y devoluciOn de actuaciones en linea, poroficina, region. pals en forma diaria y mensual. genera ademas. en formaautomatica informes de control de yentas y devoluciones diarias, asi comoformularios de certificados o comprobantes de caja.

Sistema de identificaciOn y pasaportes. Este sistema realiza el ingreso de unasolicitud con su respectivo pendiente en el flujo de trabajo, generbndose un foliopor cada tipo de documento solicitado. Asimismo, recupera datos alfanumericosde las personas desde la base de datos del servicio a partir de un Rol UnicoNacional y obtiene la fotografia anterior desde la base de datos. Capturaimagenes digitalizadas, impresiones dactilares y firma de la persona solicitante.

SIGFE. Sistema de GestiOn Financiera del Estado, para registrar la contabilidaddel Servicio.

La operaciOn de estos procedimientos para lagestiOn del Servicio y la consolidaciOn de los mismos, tiene como responsable al Jefedel Departamento de AdministraciOn y Finanzas de la DirecciOn Regional deCoyhaique, observandose:

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InformaciOn obtenida a traves de as yentas de actuaciones en oficinasincompleta y/o inoportuna.

InformaciOn tardia obtenida en oficinas semi automatizadas, provocandodiferencias contables entre lo informado por los sistemas SIGFE y MONITO 32.

El servicio inform6 en su oficio de respuestasque estas situaciones se presentaron particularmente en el mes de Febrero de 2009,en la DirecciOn Regional, ya que si bien la informaciOn se obtuvo de manera oportunadesde la oficina de Guadal, cuya recaudaciOn se realiza de manera manual, esta esingresada al sistema MONITO 32 en el Departamento de Finanzas de la Direcci6nRegional del Servicio mensualmente.

Ademas se senala que, por diversas razonestecnicas, el sistema MONITO 32 no reconoci6 el ingreso de dos cedulas de identidad,por un monto de $7.200. las que si fueron contabilizadas en SIGFE, produciendo lasdiferencias entre ambos sistemas. Dicha diferencia es detectada inmediatamente sinpoder ser rectificadas hasta el mes siguiente.

Al respecto el servicio no enviOdocumentaciOn de respaldo que sustente la realizaciOn de los mencionados ajustes enel sistema MONITO 32. lo que si bien se refiere a un hecho puntal. evidencia lanecesitad de contar con controles frecuentes que detecten dichas situaciones y queestas puedan ser regularizadas de manera oportuna obedeciendo a los principioscontables de devengado y realizaciOn.

La verificaciOn de los ajustes realizados en elsistema MONITO 32. asI como las medidas tomadas por el Servicio tendientes asubsanar las observaciones mencionadas. serän verificadas en una pr6xima visita adicha reparticiOn.

3. Auditoria Interna.

De los antecedentes aportados por laDirecci6n Regional, se advierte que a la fecha no se han registrado auditorias internasefectuadas por el Nivel Central. que permitan revisar los procesos de recaudaciOn deyentas. con el fin de precaver los riesgos descritos en la matriz de riesgo institucional,correctamente las conciliaciones bancarias, ingresos o cheques girados y no cobradoscon informaciOn de respaldo parcial o adulterada, entre otros, ademas de determinarla efectividad de los controles existentes y verificar el destino de los ingresospresentados.

II. DESARROLLO DEL EXAMEN.

Se procedi6 a validar y cotejar la informaciOncontenida en los Sistemas Informatico-Contables y libros de registro especiales de eseServicio, verificando la integridad de la documentaciOn de respaldo, la oportunidad desus registros y el cumplimiento de la normativa legal vigente

Del mismo modo, se procediO a estudiaraquellos aspectos relativos a los recursos humanos del servicio.

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Obispo Violin() 275 - Coyhaique / Fono Fax (67) 26 42 00 / Email [email protected]



1. InformaciOn contable del Servicio en la Regi6n:

En el preinforme de observaciones emanadopor esta Contraloria Regional se detectaron as siguientes situaciones

Diferencias en los saldos mensuales registradas en la cuenta 11507Cuentas por cobrar Ingresos de OperaciOn los Balances de ComprobaciOn ySaldos generados por SIGFE y los registros de recaudaci6n del sistemaMONITO 32. detectadas en los meses de abril. mayo junio y julio de 2009que totalizan un monto de S 40.131.

Diferencias en el tratamiento contable del registro de los Dep6sitos entransit° en SIGFE correspondiente a los meses de marzo, abril y mayo de2009.

Errores en las Sumatorias de los Saldos Finales de la cuenta 11101 Caja.

Diferencia entre las cantidades transferidas al nivel central registradas enSIGFE y lo percibido por recaudaci6n de yentas informado por el sistemaMONITO 32.

Respecto a las observaciones dadas aconocer precedentemente, la DirecciOn Regional del SRCeI informb que la diferenciade $40.131 corresponden a los ingresos del mes de junio y julio de 2009. por yentasde la oficina de Villa 0' Higgins, por la suma de $12.680 y $27.451 respectivamente,las cuales no se pudieron ingresar al sistema MONITO 32. debido a que esta oficinaen estos meses se incorpor6 al sistema de recaudaciOn en linea, presentandoseproblemas para la disposiciOn de los equipos computacionales debido a la tardanza ensu Ilegada a dicha localidad por razones tanto, climaticas como geograficas. Sinembargo el servicio regularizO dichos montos a la brevedad.

En relaciOn a los demas puntos considerados.el servicio menciona en su oficio de respuestas, que las diferencias se producen alconsiderar informaciOn parcializada de las cuentas sujetas a analisis.

Teniendo en consideraci6n los antecedentesremitidos por el servicio y luego de una nueva validaciOn realizada por este EnteFiscalizador, se concluye que dichos respaldos sustentan as afirmaciones de laDirecciOn Regional del excepto en lo que dice relaciOn la diferencia de$40.131 expuesta en la letra a, en la cual no se enviaron los documentos de respaldoque acrediten los ajustes realizados. Dichos antecedentes serbn verificados en unafutura visita de esta Contraloria Regional.

2. Recursos Humanos.

Se verificaron las Resoluciones N C 261 dejunio de 2009 y N' 28 de enero de 2009 que autorizan Poliza o Fianza para laasignaci6n de fondo fijo para sencillo. en el Sistema de Registro de la ContraloriaGeneral de la Republica. correspondientes a las 16 personas encargadas de las cajasde recaudaci6n de yentas pertenecientes a la DirecciOn del Servicio de Registro Civil eIdentificaciOn de Aysbn. De esta revision se obtuvieron las siguientes observaciones:

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Obispo Vielmo 275 - Coyhaique I Fono Fax (67) 26 42 00 I Email [email protected]



SegregaciOn de funciones.

El Encargado del Fondo 19, correspondiente ala caja de vehiculos de la ciudad de Coyhaique, tambiên desarrolla las funciones deencargado de la caja de sencillo. siendo a la vez tesorero. La situaciOn afecta unaadecuada separaciOn de estas funciones, infringiendo el punto NI° 5 de la Circular N°30/94, de la Direcci6n General, que imparte instrucciones sobre nuevo sistema derecaudaciOn de ingresos del S.R.C.e I.. por cuanto el funcionario designado para talesefectos, le corresponde efectuar en forma independiente a la de la caja, la revision dela rendici6n del cajero, verificando la exactitud y correspondencia del movimiento dedinero de la caja. Asimismo. el tesorero tendra la responsabilidad de confeccionar losinformes de ingresos diarios e informe mensual de ingresos, tarea que en estaocasiOn es asumida por el jefe de administraciOn y finanzas.

SituaciOn similar se repite en la ciudad dePuerto Aysên, can la caja Integral del puesto N° 1, la caja para fondo fijo y la funciOnde tesorero.

A lo anteriormente expuesto el Servicioinforma en su oficio de respuestas, que efectivamente al funcionario de la Oficina deCoyhaique referido, se le asign6 el manejo y control de fondos para sencillo. junto lafunciOn de Tesoreria y que. la confecciOn de los informes al cierre diario (Informe deIngresos), es emitido por el sistema, siendo revisado y validado por el Tesorero. aligual que el Informe mensual de la Oficina de Coyhaique, esta misma situaciOn. seproduce en la oficina de Puerto Aysên. Ademas consigna en su oficio de respuestasque el Departamento de Finanzas de esa reparticiOn. Ileva un control diario de losingresos de todas las oficinas de la region, fondos que se depositan en las sucursalesdel BancoEstado. efectuandose entonces un cruce de informaciOn con el servicio.

Finalmente, de manera mensual, elDepartamento de finanzas realiza las cuadraturas mensuales de todos los puntos deatenci6n de la regi6n, efectuando la consolidaciOn de los informes e emitiendo uninforme final.

El Servicio debera tomar las medidastendientes a que se genere una efectiva segregaci6n de funciones, tal y como loestipula el punto 5 de la Circular N° 30/94 de la DirecciOn General del Servicio deRegistro Civil e IdentificaciOn, ya que si bien existen controles asociados al cruce deinformaciOn, los funcionarios encargados de una de las caja de Coyhaique y PuertoAysèn, son los mismos que ejercen la funci6n de tesoreria y, por lo tanto. son losencargados de validar la informaciOn arrojada por el sistema de manera diaria. LaadopciOn de las medidas anteriormente mencionadas, sera comprobada en futurasvisitas a ese servicio.

Revision de cajas diarias de recaudaciOn de ingresos.

En la revision de las cajas diarias derecaudaciOn de ingresos de dinero en efectivo, se pudo observar que en la cajaIngresos Generales, de la oficina de Balmaceda, con fecha 29 de julio de 2009. no fuehabido el funcionario pOblico en su lugar de trabajo. al que luego de buscarlo seencontrO en su domicilio.

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En relaciOn a esta observaciOn el ServicioinforM6 mediante Ord. 418, del 24 de noviembre de 2009, que el funcionario que estaa cargo de la oficina de Balmaceda, se encontraba desarrollando actividadesinherentes a la InstituciOn, retirandose 10 minutos antes del horario de colaciOn.

Al respecto, se debe manifestar que eseServicio debera arbitrar las medidas necesarias tendientes a Ilevar un control horariode todo el personal que labora en dicha reparticiOn. incluyendo a aquellas oficinasque tienen solo un funcionario a cargo de ellas, a objeto de conocer con exactitud laentrada y salida del servicio. la permanencia del funcionario y las actividades quedesarrolla, en conformidad a lo senalado en la letra d) del articulo 61 y el incisotercero del articulo 65, ambos del decreto con fuerza de ley N° 29, de 2004, delMinisterio de Hacienda y en los dictamenes N° 11748/2000 y N° 58.472/2008, de laContraloria General de la RepOblica. El cumplimiento de los requerimientos realizadossera verificado por esta Entidad Fiscalizadora en una futura visita a ese Servicio.

Finalmente, como resultado de los arqueosde fondos de todas las cajas diarias de recaudaciOn de ingresos existentes en lascomunas de Coyhaique y Aysen, se pudo establecer, que en general los ingresos seajustan a los procedimientos, sin que se observen diferencias de mayor relevancia.

III. CONCLUSIONES.

Atendidas las consideraciones expuestasdurante el desarrollo del presente trabajo, corresponde concluir que en general, losprocedimientos adoptados por el Servicio, permiten subsanar, en lo sustancial. lasobservaciones planteadas por esta Contraloria Regional.

No obstante lo anterior. el Servicio deberaimplementar medidas tendientes a mejorar aspectos relacionados con el control eintegridad de la informaciOn ingresada al los distintos sistemas de informaciOnmanejados por dicha reparticiOn.

En cuanto a la informaciOn obtenida en formaincompleta, y tardia. provocando diferencias entre SIGFE y MONITO 32 y sobrediferencia producida durante los meses de abril, mayo. junio y julio de 2009, en lacuenta 11507 cuentas por cobrar del Balance de ComprobaciOn y Saldos generadospor SIGFE y los registros de recaudaciOn del sistema MONITO 32, de $ 40.131, sevalidaran los ajustes realizados en una visita de seguimiento por parte de esteOrganismo Fiscalizador.

Sobre diferencias en el tratamiento contabledel registro de los depOsitos en transit° en SIGFE, errores de sumatorias en losSaldos finales de la cuenta 1101 Caja y discrepancias entre las cantidadestransferidas at nivel central registradas en SIGFE y lo percibido por recaudacian deyentas del sistema MONITO 32, considerando las explicaciones y antecedentesaportados por el servicio, esta Contraloria Regional da por superadas estasobservaciones.

En relaciOn a la segregaciOn de funciones dedos funcionarios de ese Servicio quienes tienen a su cargo una caja y ademascumplen funciones de tesorero, dicha entidad debera tomar las medidas conducentesa superar esta situaciOn. lo que se comprobara en futuras visitas a la InstituciOn.

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Finalmente, se verificarà en una prOximavisita aquellas medidas que haya tornado el servicio, tendientes a prevenir la ausenciade funcionarios, en especial aquellos que desarrollan sus labores en calidad deOnicos, tal y como los mencionados en el cuerpo de este informe.

Saluda atentamente a Ud.,

HUGO Dell LOAGAinto Unidad de Auditoria e InspecciOn,...iNTRALORIA REGIONAL DE AYSENCONTRALORIA GENERAL DE LA REPOBL1CA

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Obispo Vielmo 275 - Coyha c ue / Fono Fax (67) 26 42 00 / Email [email protected]

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