INFORME MODELADO DE DATOS RECH

INFORME N° 3 MODELO DE DATOS

REGISTRO DE ESTUDIANTES DE CHILE

Realizado para el MINISTERIO DE EDUCACIÓN por: CONSORCIO UTEM - TECNOVA

Santiago, abril 2008

Informe Modelo de Datos

2

Índice

INTRODUCCIÓN ........................................................................................................................................... 3

METODOLOGÍA............................................................................................................................................ 4

¿POR QUÉ ES IMPORTANTE MODELAR EL SISTEMA? .................................................................................................... 4

MODELO DE DATOS ..................................................................................................................................... 6

COMUNICACIÓN Y FLUJOS DE INFORMACIÓN ............................................................................................................ 6

SISTEMA DE ESTUDIANTES..................................................................................................................................... 9

MATRÍCULA INICIAL ........................................................................................................................................... 11

ACTAS Y RENDIMIENTO ESCOLAR ......................................................................................................................... 12

CONSIDERACIONES EN TORNO AL RECH .................................................................................................... 16

RESPECTO A LA SITUACIÓN DE INTEROPERABILIDAD CON OTROS SISTEMAS..................................................................... 16

RESPECTO A LA SITUACIÓN DE LA PRIVACIDAD, RESTRICCIONES Y RESGUARDOS LEGALES ................................................... 17

EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CAPTURA Y ALMACENAMIENTO DE DATOS ..................................................................... 21

CONCLUSIONES ......................................................................................................................................... 24

ÍNDICE DE ILUSTRACIONES ........................................................................................................................ 25


3

Introducción

Cuando se habla informalmente de una base de datos, se hace referencia a una colección de

datos mutuamente relacionados, al hardware del computador que se emplea para almacenarla y a

los programas utilizados para manipularla. La organización de los datos en una base de datos

debe representar el significado de fondo, o semántica de los datos, en forma correcta y eficiente.

En los programas convencionales, la estructura de los datos se arregla de acuerdo con la

conveniencia del programa. Una base de datos contiene datos que serán utilizados por muchos y

diferentes programas. Debido a esto, la organización de una base de datos no puede estar

exclusivamente determinada por decisiones tomadas al programar funciones específicas.

Las características básicas deseables para los sistemas que almacenan grandes cantidades de

datos son el rápido acceso para la recuperación, la actualización conveniente y la economía de

almacenamiento. La capacidad para representar estructuras de información del mundo real, la

confiabilidad, la protección de la privacía y el mantenimiento de la integridad son importantes

criterios secundarios. El diseño de bases de datos requiere un análisis para la predicción del

desempeño, y esto a su vez requiere que la organización de los datos pueda abstraerse

fácilmente.


4

Metodología

El modelamiento de datos es una de las actividades más relevantes y críticas para el desarrollo de

un sistema de calidad. Los modelos pueden ser descriptivos o prescriptivos, esto porque su diseño

puede estar orientado y construido con el objetivo de entender de mejor forma un sistema existente

o para representar un sistema que se desarrollará a futuro, además sirven para apoyar futuras

decisiones durante las etapas posteriores al desarrollo e implementación. Un requisito importante

para desarrollar sistemas de información de calidad es mantener consistencia en cada modelo que

se construya y a su vez, mantener la consistencia entre los diferentes modelos utilizados para su

representación. Una forma adecuada de asegurar consistencia es seguir una metodología

establecida con el fin de diseñar un modelado del sistema integral, eficiente y de calidad.

La metodología empleada en el modelado de datos, corresponde a un trabajo orientado en dos

líneas de acción, por una lado se han utilizado toda la documentación disponible, de tipo manuales

técnicos y de usuarios, sobre los sistemas que actualmente se encuentran en proceso de

explotación en el Ministerio de Educación y, por otra parte, la segunda línea de trabajo ha sido la

aplicación de entrevistas personales y grupales con el objeto de realizar un completo análisis del

funcionamiento del sistema en su conjunto, como asimismo los procesos que lo componen y las

relaciones que se desarrollan entre las distintas entidades que lo conforman.

¿Por qué es importante modelar el sistema?

El modelado permite elaborar una visión general de los sistemas, obteniendo una comprensión

general, y la detección de problemáticas inherentes a estos. Además, genera oportunidad para

compartir información relevante, permitiendo además la realización del trabajo de equipo. Junto a

esto, el resultado del análisis y modelamiento, nos permite obtener un modelo conceptual y las

distintas miradas externas relativas al problema en estudio. Finalmente, permite abordar con éxito

la solución de un problema en el análisis y diseño de un sistema, considerando tanto las

percepciones de la realidad de los analistas, como la de los usuarios entrevistados, analizando los

requerimientos de información de los usuarios y desarrollar un modelo de entidad-relación que

permita expresar tales requerimientos.


5

ILUSTRACIÓN 1, METODOLOGÍA MODELADO DE DATOS


6

Modelo de Datos

El principal método para el diseño de bases de datos es la construcción de modelos que

representen la estructura de dicha base en forma tal que permita la manipulación de los bloques

conceptuales de construcción para la base de datos. Sólo cuando la estructura está bien

comprendida es posible elegir un diseño adecuado de almacenamiento. Debido a esto, un modelo

es la herramienta más importante para el diseñador de bases de datos. El objetivo del enfoque de

planteamiento de modelos consiste en proporcionar una base para el diseño de bases de datos

efectivas y utilizables.

En este sentido los modelos de datos que se describirán, a lo largo de este informe, corresponden

a los que actualmente existentes en el Ministerio, los cuales tienen por objetivo, la administración y

mantención de la información de tipo académica y personal de los estudiantes de Chile, la cual

debe estar disponible y orientada a la facilitación de su uso en los diversos procesos posteriores

que se generan a partir de ésta o se complementen, además de posibilitar la realización de

consultas y trámites a la ciudadanía y la generación de informes estadísticos que pudiesen ser

requeridos, además otorgar el empleo de indicadores para el seguimiento del alumno y la

realización de estudios comparados.

Comunicación y Flujos de Información

A continuación se presenta un listado con los proveedores y clientes de información, además un

diagrama que muestra las comunicaciones y los traspasos de datos que se establecen en los

procesos de captura, estableciendo las relaciones observables que afectan directa o

indirectamente al funcionamiento del sistema escolar. También es posible identificar dos entidades

que no pertenecen al circuito educacional, como es el Servicio de Registro Civil e Identificación y

FONASA, que cumplen un rol fundamental en el enriquecimiento de la información.


7

Proveedores y Clientes de Información

Estudiantes

Docentes

Establecimientos Educacionales

Servicio de Registro Civil e Identificación

Departamento de Informática

Departamento de Estudios y Desarrollo

Sistema de Información de Estadísticas Educativas (SIEE)

Coordinador Nacional

Coordinador Regional

600 MINEDUC

Coordinación de Subvenciones

División de Educación Superior

División de Educación General

FONASA

JUNAEB

Unidad de Currículum y Evaluación


8

ILUSTRACIÓN 2, FIGURA: ACTORES Y COMUNICACIONES ENTRE ELLOS.


9

Sistema de Estudiantes

El Registro de Estudiantes de Chile (RECH) tiene como objetivo la captura y mantención de

antecedentes personales y académicos de los niños, jóvenes y adultos matriculados en los

establecimientos educacionales reconocidos oficialmente, en cualquiera de las modalidades de

enseñanza vigentes y que participen de estos procesos de recolección de datos. Esta tarea se

realiza a través de la aplicación denominada Sistema de Estudiantes, entre sus principales

funcionalidades permite el registro de las nóminas de los estudiantes asociándolos a un curso,

incluyendo datos del establecimiento y de los docentes que componen la dotación. Además, este

software posibilita ingreso de notas finales por subsector y situación de promoción por alumnos, en

base su rendimiento y porcentaje de asistencia. También posibilita la generación de documentos,

como son las actas entregables en la SEREMI al finalizar cada año escolar y los certificados

anuales de cada estudiante.

La labor fundamental que lleva a cabo esta aplicación es la composición de sets de 6 y 8 archivos,

según los procesos de matrícula inicial y de actas y rendimientos escolar respectivamente, esto

contienen los datos ingresados, y teniendo que ser enviados a través de internet a un sitio web

dispuesto por el Ministerio de Educación que traspasa a una base de datos mantenida por el

Ministerio de Educación cada uno de los archivos, es decir se estructura bajo la comunicación de

tipo cliente servidor con el envió de información por paquetes, entre el usuario del Sistema de

Estudiantes y las bases de datos del MINEDUC. El modelo que representa globalmente a los datos

contemplados por el sistema responde a la siguiente configuración:


10

r1

r4

r6

r3

r2

r7

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r9

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r5

Tipo de Enseñanza

Asignaturas

Directorio Establecimientos

Establecimiento

Situación Final

Rama

Cursos

Tipo Enseñanza Establecimiento

AlumnoEspecialidad

Malla

Decreto de Evaluación

Jornada

Docente

Usuario

Proceso

Plan Estudio

ILUSTRACIÓN 3, MODELO DE ALTO NIVEL DE SISTEMA DE ESTUDIANTES


11

Matrícula Inicial

Generación y envío electrónico de la información correspondiente al proceso de matrícula inicial,

actualmente cubre un subconjunto de los tipos de enseñanza impartidos en el sistema escolar

chileno, cabe resaltar que cada uno de estos tipos de enseñanza tiene su propia estructura de

grados y cursos, lo cual es de gran relevancia para una correcta declaración de los datos. El total

de archivos a ser enviados al Ministerio de Educación corresponde a un set de 6 archivos, los

cuales se almacenan en una base de datos, representada en el siguiente modelo.

r1

r3

r5

r4

r2 r6CursoNómina Estudiantes (Matrícula Inicial)

Estudiantes Enseñanza Media TP (en nómina)

Establecimiento Unidades Educativas

Estudiantes de los Cursos

ILUSTRACIÓN 4, MODELO DE DATOS MATRÍCULA INICIAL ALTO NIVEL


12

Actas y Rendimiento Escolar

Generación y envío electrónico de la información correspondiente al proceso de captura de las

Actas y Rendimiento Escolar. El total de archivos a ser enviados al Ministerio de Educación

corresponde a un conjunto de 8 archivos, se debe considerar que uno de estos es opcional, los

cuales se almacenan en una base de datos, representada en el siguiente modelo

r1

r3 r4

r5

r7

r6

r2

r8

Acta Situación Promoción

CursoDocente Nómina Estudiantes

Subsector Antecedentes Académicos

Estudiantes del Curso

ILUSTRACIÓN 5, MODELO DE DATOS ACTAS Y RENDIMIENTO ESCOLAR ALTO NIVEL

Al observar en detalle el modelo de datos que representa a la estructura de almacenamiento de

Matrícula Inicial y de Actas y Rendimiento Escolar, se aprecian ciertos elementos que lo

caracterizan como por ejemplo que las tablas de datos que componen el repositorio, replican

registros entre tablas, además se observa que la explotación de información en cuanto a las

estadísticas para SIEE está dado por ciertos archivos, no la totalidad global. A continuación, se

presentan los modelos de datos a nivel de detalle.


13

ILUSTRACIÓN 6, MODELO DE DATOS DETALLADO DEL SISTEMA DE ESTUDIANTES

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14

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Estudiantes de los Cursos

Código del Archivo

Rol de Base de Datos

Dígito Verificador

Código Tipo de Enseñanza

Código de Grado

Letra del Curso

Año Escolar

RUN del Estudiante

Dígito Verificador del RUN

Indicador de Alumno Repitente

Indicador de Alumno Integrado

Indicador de Alumno en Grupo Diferencial

Sector Económico (Sólo Ens. Media TP)

Especialidad (Sólo Ens. Media TP)

Indicador de Alumno Prebásica Especial A (Sólo Ens. Especial)

Indicador de Alumno Prebásica Especial B (Sólo Ens. Especial)

Indicador de Alumno en Básica Especial A (Sólo Ens. Especial)

Indicador de Alumno en Básica Especial B (Sólo Ens. Especial)

Datos de los Cursos

Código del Archivo

Rol de la Base de Datos

Dígito Verificador


Código del Grado o Nivel

Letra del Curso

Año Escolar

Código de Jornada

Indicador de Curso Simple/Combinado

Número de Alumnos Hombres

Número de Alumnas Mujeres

Número de Alumnos Hombres Orígen Indígena

Numero de Alumnas Mujeres Orígen Indígena

Número de Alumnas Embarazas

RUN del Profesor Jefe


Apellido Paterno

Apellido Materno

Nombre Profesor Jefe

Nómina de Estudiantes en Matrícula Inicial

Código del Archivo

Rol Base de Datos

Dígito Verificador

RUN del Estudiante


Apellido Paterno

Apellido Materno

Nombres

Código del Sexo

Fecha de Nacimiento

Comuna de Residencia

Indicador Alumno Extranjero Sin RUN

Indicador Beneficio Programa JUNAEB

Indicador Beneficio Iniciativa Chile Solidario

Estudiantes de Enseñanza Media TP en Nóminas

Código del Archivo

Rol Base de Datos

Dígito Verificador


Año Escolar

RUN del Estudiante


Apellido Paterno

Apellido Materno

Nombres

Sexo

Fecha de Nacimiento

Indicador de Alumno en Práctica o Egresado o Titulado

Indicador de Alumno Extrajero sin RUN

Datos del Establecimiento

Código del Archivo

Rol de Base de Datos

Dígito Verificador

Nombre Establecimiento

Dirección Establecimiento

Teléfono

Celular

Correo Electrónico

Localidad

Número Resol. de Reconocimiento Oficial

Fecha Resol. Reconocimiento Oficial

RUN del Director


Apellido Paterno

Apellido Materno

Nombres

Datos de las Unidades Educativas

Código del Archivo

Rol Base de Datos

Dígito Verificador

Código de Tipo de Enseñanza

Indicador Centro dePadres

Indicador Personalidad Jurídica

Número de Resolución de Autorización

Fecha de Resolución de Autorización

Número de Resolución de Cierre

Fecha de Resolución de Cierre

Número de Grupos Diferenciales

Horario Inicio Jornada Mañana

Horario Termino Jornada Mañana

Horario Inicio Jornada Tarde

Horario Termino Jornada Tarde

Horario Inicio Jornada Mañana y Tarde

Horario Termino Jornada Mañana y Tarde

Horario Inicio Jornada Vesp. y Nocturna

Horario Termino Jornada Vesp. y Nocturna

Estado de Funcionamiento

Alumnos Hombres Origen Indigena Grupo Diferencial

Alumnos Hombres Origen Indígena Integrados

Alumnas Mujeres Origen Indígena Grupo Diferencial

Alumnas Mujeres Origen Indígena Integrados

Alumnos Hombres Origen Indígena en Práctica

Alumnos Hombres Origen Indígena Egresados

Alumnos Hombres Origen Titulados

Alumnas Mujeres Origen Idígena en Práctica

Alumnas Mujeres Origen Indigena Egresadas

Alumnas Mujeres Origen Indígena Titulas

ILUSTRACIÓN 7, MODELO DE DATOS DETALLADO DE MATRÍCULA INICIAL


15

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Nómina de Estudiantes

Código Archivo

RBD del Establecimiento

Dígito verificador

RUN del Alumno


Apellido Paterno

Apellido Materno

Nombres

Sexo del Alumno

Fecha de Nacimiento del Alumno

Indicador de alumno extranjero que no poseen RUN

Información del Curso

Código Archivo

RBD del Establecimiento

Dígito Verficador del RBD

Código de Tipo de Enseñanza

Código del grado

Letra del curso

Año Escolar

Código del Decreto de Evaluación

Código del Decreto o Resolución

Código del Plan de estudios

RUN del profesor

Dígito Verificador

Estudiantes del Curso

Código Archivo

Rol Base de Datos

Dígito Verificador del RBD

Código del Tipo de Enseñanza

Código del grado

Letra del curso

Año Escolar

RUN del estudiante

Dígito verificador RUN

Código de comuna residencia

Antecedentes Académicos de Estudiantes

Código Archivo

Rol Base de Datos



Código del grado

Letra del curso

Año Escolar

RUN del estudiante



Código del Plan de Estudio

Código Subsector o Asignatura o Módulo

Calificación

Calificación Conceptual

Calidad de Alumno Eximido

Situación Promoción Estudiantes

Código Archivo

Rol Base de Datos



Código del grado

Letra del curso

Año Escolar

RUN del estudiante


Promedio General

Porcentaje de Asistencia

Observación

Situación Final del Estudiante

Tipo de Promoción

...

Docentes de los subsectores, asignaturas o módulos

Código Archivo

Rol Base de Datos



Código del grado

Letra del curso

Año Escolar


Código del Plan de Estudio

Código Subsector o Asignatura o Módulo

RUN del docente


Apellido Paterno

Apellido Materno

Nombres

Acta del curso

Código Archivo

Rol Base de Datos



Código del grado

Letra del curso

Año Escolar

Nº Estudiantes Matriculados al 30 de abril

Nº Estudiantes Matriculados al 30 de noviembre

Nº de Estudiantes promovidos

Nº de Estudiantes reprobados por inasistencia

Nº de Estudiantes reprobados por rendimiento

Nº Estudientes Ingresados entre 1º de mayo y 20 de noviembre

Nº Estudiantes Retirados entre 1º de mayo y 29 de Noviembre

Encargado del Acta

Fecha del Acta

Director del Establecimiento

Profesor Jefe

Subsectores, asignaturas o módulos

Código Archivo

Rol Base de Datos


Año Escolar

Código del subsector, asignatura o módulo

Descripción del subsector, asignatura o módulo

ILUSTRACIÓN 8, MODELO DE DATOS DETALLADO DE ACTAS Y RENDIMIENTO ESCOLAR


16

Consideraciones en torno al RECH

Al respecto, según lo documentado y basándose en los aportes de los entrevistados que

participaron del proceso de confección del presente documento, se puede mencionar que existe un

cumplimiento parcial de las normativas que impone el Gobierno en el Plan de Modernización del

Estado, y puntualizado en el capítulo de Gobierno Electrónico, dado por la configuración y

funcionamiento del Registro de Estudiantes de Chile. Si bien es cierto, el sistema de captura de

información cumple con los objetivos básicos trazados, es posible indicar que existe un vasto

campo por explotar, dado por las potencialidades que el RECH aún puede ofrecer.

Es posible contemplar que los datos que son capturados no se complementan entre sí, ni tampoco

integran a otros sistemas, comportándose como una base de datos aislada, esto implica que no se

asegura que los datos registrados eviten la redundancia y se repliquen en la misma base de datos

y en otras que son mantenidas en el Ministerio. En cuanto a la transferencia de información esta es

de tipo manual y a través de un procedimiento interno de solicitud, no existiendo automatización en

ninguna etapa.

Respecto a la situación de interoperabilidad con otros sistemas

En la actualidad no existe una definición formal de política que contemple la interoperabilidad entre

sistemas que componen las diversas fuentes de información del sistema escolar al interior del

MINEDUC, encontrándose un conjunto de sistema independientes entre si, lo cual ha provocado

un crecimiento y administración no funcional, atentando contra una administración de la

información integrada, eficiente y oportuna, que aseguren la calidad y seguridad de los datos

almacenados en los distintos sistemas. Entre las principales problemáticas detectadas se pueden

observar las siguientes:

No existe integración entre sistemas, en su mayoría sólo se observan sistemas dispersos y

procesos escasamente o mínimamente automatizados y orientados a la transferencia de

archivos.

Generación permanente de replicas de bases de datos, provocando redundancia de

información.

Identificación de procedimientos manuales, en procesos que idealmente debieran ser

automatizados.


17

Entre las principales falencias que presenta el modelo actual de administración de la información,

realizada a través de las diversas aplicaciones del Ministerio, se puede señalar la vital necesidad

de contar con un sistema único e integrado capaz de unificar y compartir toda aquella información

que en hoy es capturada y almacenada por los diversos sistemas del Ministerio y que conforman el

registro de estudiantes de Chile, lo anterior con el fin de evitar el doble ingreso de los mismos

datos, asegurando no sólo su integridad y almacenamiento eficiente, además previendo un acceso

a información segura y confiable. Entre las principales necesidades orientadas a solucionar

aquellas problemáticas anteriormente señaladas, podemos mencionar las siguientes:

Evitar redundancias de información, suprimiendo el ingreso de un mismo dato en múltiples

sistemas.

Evitar errores de ingreso e inconsistencias entre bases de datos, asegurando la unicidad y

veracidad de la información a través del repositorio de la información en una misma base de

datos.

Agilizar procesos de captura, manejo y disposición oportuna de la información a través de un

sistema integrado.

Unificar y compartir la información capturada entre sistemas y procesos, automatizando todos

aquellos procesos que en la actualidad se realizan en forma manual.

Respecto a la situación de la privacidad, restricciones y resguardos legales

La información personal, residente en los computadores, documentos, o en el conocimiento de las

personas, es un recurso que debe ser salvaguardado como cualquier otra propiedad. Cualquier

sistema computacional que maneje información sensible o relevante, y que además pueda llevar a

cabo acciones que puedan perjudicar o beneficiar a las personas, siempre será un objetivo para el

ingreso ilegal y no autorizado al mismo. El acceso ilegal puede incluir un amplio rango de

actividades dentro le cuales se puede mencionar la intromisión a los sistemas por parte de

hackers, empleados disgustados que son capaces de dañar o afectar la información por represalia,

o individuos deshonestos que intentan penetrar para obtener ganancias personales.

Para efecto de administración y gestión del Sistema de Registros de Estudiantes de Chile, los

criterios de seguridad y resguardo de la información en los sistemas informáticos del Ministerio,

serán los establecidos dentro del marco legal determinados en la Ley de delitos informáticos

(1993), Ley N° 19.628 “Sobre la Protección de la Vida Privada o Protección de Datos de Carácter


18

Personal” (1998), Ley de firma y documentos electrónicos (2002), como asimismo las Normas

administrativas internas de acceso, manejo y administración de la información vigentes en el

MINEDUC y declarados en la política de privacidad.

Con el fin de profundizar los conocimientos y medidas que permitan un manejo adecuado y seguro,

como asimismo accesos debidamente autorizados a los sistemas e información, bases de datos,

archivos de aplicaciones y documentos en general, se ha establecido los siguientes criterios de

acceso, resguardo y administración de la información relativa al sistema escolar, administrada por

el Ministerio y sus funcionarios, con el fin de lograr mejores prácticas. Es por ello que se hace

necesario definir y actualizar cierto marco operativo de funcionamiento en materia de seguridad y

resguardo de la información. Todo lo cual requiere de un conjunto de medidas que se detallan a

continuación:

Establecer políticas y acciones operativas relacionadas con la disposición, el almacenamiento

y el tratamiento de la información basado en la Ley N°19.628.

Implementar un registro de perfiles y actividades para el buen desempeño del sistema y los

procesos llevados a cabo, incluyendo el traspaso y transmisión de datos el cual individualice:

al solicitante, propósito de la solicitud y tipo de dato (contenido y nivel de agregación).

Implementación de sistemas de respaldo automático en archivo digital de la información

registrada, estableciendo políticas eficientes y adecuadas en materia de disposición, acceso y

resguardo de la información respaldada.

Es necesario definir perfiles distintos según sea el usuario del sistema, con el fin de entregar a

cada uno de ellos funcionalidades que se ajusten a su labor y de especificar los roles y las

atribuciones de cada usuario.

Implementación de procedimientos adecuados que permitan que cada vez que se realice un

ingreso o modificación de algún dato se respalde la información de forma automática.

Generándose archivos a nivel local y a nivel central con el fin de mantener un resguardo total.

De todo lo anterior se desprenden las siguientes políticas informáticas, de tipo sugeridas, en

materia de seguridad y resguardo de la información, estas se resumen en:

1. Procedimientos formales de inducción de funcionarios, en materias relativas a la seguridad,

privacidad y los diferentes roles del usuario.

Identificar personal con responsabilidades de seguridad y privacidad significativas.


19

Crear capacitaciones que consideren varios roles y responsabilidades.

Establecer procesos formales de inducción a nuevos funcionarios.

Explicarle las consecuencias de no cumplir con las reglas de seguridad y privacidad.

Medir si la capacitación es efectiva y adecuarla según surjan amenazas.

Requerir la firma documentos para verificar que el personal completó el entrenamiento.

Dar seguimiento al personal capacitado y tomarlo en cuenta al evaluar el desempeño.

2. Procedimientos para compartir información entre dependencias y entidades, resguardando

de manera apropiada la seguridad e integridad de los datos.

Describir en documentación formal (manual de usuario, de procesos y circulares) los

procedimientos para proteger de forma adecuada la información e identificar quién es el

responsable de completar los procesos.

Incorporar lenguaje estandarizado al elaborar documentación formal relacionada con el

resguardo y la integridad de la información.

Fomentar políticas de incentivos y reconocimientos para aquellos funcionarios que

cumplan satisfactoriamente los procedimientos descritos para usar y resguardar la

información.

3. Los inventarios de información deben describir de manera precisa el tipo de datos y el uso

que se le da, así como la ubicación de su almacenamiento, procesamiento y transmisión,

incluyendo información personal identificable.

Utilizar infraestructura institucional y los inventarios de la información para mantener y

entender los tipos y usos de los datos recolectados y procesados en la dependencia.

Revisar regularmente los tipos de información recolectada, creada, almacenada,

extraída, dispuesta y archivada para verificar si los datos se requieren para la operación

o por cuestiones normativas.

Usar el inventario para determinar qué controles y políticas de seguridad son necesarios

de implementar.

Identificar adecuadamente dónde operan sistemas con información de alto riesgo o

impacto y aplicar controles para mitigar el riesgo.

4. Establecer procedimientos que permitan la identificación y generación de reportes de

incidentes y actividades sospechosas.


20

Establecer procedimientos estandarizados que describan cómo identificar y reportar

incidentes sospechosos.

Implementar y configurar los sistemas adecuados para el monitoreo, seguimiento y

detección de actividades sospechosas.

Documentar, registrar y elaborar informes estadísticos de todas aquellas actividades

que pudieran afectar el normal funcionamiento de los sistemas informáticos.

5. La información no usada o desechada se archiva o destruye de forma apropiada.

Obtener la aprobación de la autoridad pertinente para programar el calendario del ciclo

de vida de los datos y registros almacenados.

Establecer procedimientos formales, eficientes e informados para la destrucción de

información digitalizada que no se utilizará.

6. Los controles vinculados al procesamiento de la información deben ser creados y revisados,

con el fin de que estos se ajusten eficazmente a los requerimientos de seguridad

establecidos.

Disposición adecuada y eficiente de la información, dando un seguimiento y monitoreo

eficiente a las actividades relacionadas con el procesamiento de la información y

verificando que se haya utilizado según los términos establecidos.

Documentar y registrar todas aquellas actividades destinadas a la obtención de

información de las bases de datos que tienen información sensible, registrando hora,

fecha y usuario asociado al procedimiento.


21

Evaluación del Sistema de Captura y Almacenamiento de Datos

Disposiciones generales de comunicaciones (Respecto a D.S. 77)

1. Formato de transferencia de información

debe ser compatible universalmente por los

usuarios.

Cumple, el intercambio desde los

establecimientos es en TXT, desde el

MINEDUC a los solicitantes y entidades

externas es vía electrónica o física.

2. Especificación los formatos compatibles

para el envío de correo electrónico y

acceso al sitio web.

Cumple, todos los formatos están

especificados, tanto para correo electrónico

como para la autenticación en el acceso a la

página web.

3. Distribución de medio para acceso a

contenidos

Cumple, existe la opción para descargar el

software gratuito para leer la documentación

del sistema, en la página donde se accede

para el envío de los archivos TXT.

4. Protección de la confidencialidad de la

información.

Cumple, al ser cerrado sólo existe traspaso

parcial o íntegro de información entre

entidades internas a MINEDUC, resguardando

la privacidad.

5. Asociar el traspaso de información a

destinatario individualizado.

Cumple, ya que no existe traspaso automático

o por consulta, se debe solicitar a través de

canales formales.

6. Designar responsables del traspaso de

información.

Cumple, ya que al ser a través de solicitud

esta es destinada a los responsables de la

mantención de la base de datos.

Evaluación Resumen

Cumplimiento total, se dispone de los requisitos mínimos para la captura y almacenamiento de

datos.


22

Peticiones o preguntas de usuarios externos (Respecto a D.S. 77)

1. Determinar vías electrónicas de

comunicación, obligación de respuesta y

responsables.

Cumple, se dispone de casilla para la consulta

y se informa en el sitio web del Departamento

de Estudios y Desarrollo del Ministerio.

Evaluación Resumen

Cumplimiento total, se dispone de los requisitos mínimos para la atención de consultas externas.

Seguridad, integridad, disponibilidad y acceso (Respecto a D.S. 77 y 81)

1. Se debe asegurar la disponibilidad y

acceso para uso posterior de la transmisión

y recepción de comunicaciones.

No cumple, el traspaso es realizado mediante

copias y reportes, obtenidos manualmente, de

la información contenida en la base de datos.

2. La institución debe contar con medidas de

seguridad tendientes a evitar la

intercepción, obtención, alteración y otras

formas de acceso no autorizado a las

comunicaciones electrónicas.

Cumple, dada la forma de traspaso y de

almacenamiento de información de

característica cerrada, se asegura el

resguardo de la información contenida.

3. Se debe proteger la confidencialidad de la

información de las comunicaciones a través

de un mecanismo de autenticación o de

control de acceso.

Cumple, al no haber apertura al medio, la

confidencialidad de la información almacenada

es total y las comunicaciones están sujetas a

las políticas internas de privacidad del

MINEDUC.

Evaluación Resumen

Cumplimiento parcial, está determinado por la forma de operar entre sistemas y usuarios del

repositorio del RECH, al ser cerrado y de consulta a través de intermediarios, es decir no hay

explotación directa, la información se encuentra bajo resguardo, sin embargo para la

disponibilidad y acceso no existe un traspaso automático de información a usuarios externos.

La transmisión de información es asincrónica, las comunicaciones son preferentemente dentro

del Ministerio, donde se toman los resguardos necesarios, producto de lo cerrado del acceso.

Situación susceptible a ser mejorada con el rediseño de procesos.


23

De los aspectos evaluados, se puede establecer que existe un cumplimiento parcial de algunas

características de tipo primario, en algunos casos se logran de forma circunstancial, el resultado de

esta evaluación otorga la visión de lo necesario de considerar cada tópico en el rediseño y

posterior desarrollo, dando énfasis en la necesidad de volcar la información almacenada a ser

información que integre y opere en otros sistemas, tanto internos como externos al Ministerio.


24

Conclusiones

El modelo utilizado para el Sistema de Estudiantes cumple con el objetivo mínimo para el que fue

diseñado, la captura de información y traspaso de esta al Ministerio de Educación, no

contemplando herramientas adicionales de apoyo a la gestión de los establecimientos. Por otro

lado, los modelos de Matrícula Inicial y Actas y Rendimiento Escolar no son del todo óptimos, ya

que mantienen datos redundantes que no ayudan al rápido acceso a la información, ni al uso

eficiente del espacio disponible para el almacenamiento, haciéndolos vulnerables a la pérdida de la

integridad de los datos guardados.

Otro aspecto importante de señalar, tiene relación con la interoperabilidad existente entre los

sistemas asociados al Registro de Estudiantes de Chile, donde se hace evidente la necesidad de

unificación de la información en un solo repositorio y su posterior complementación con otros

almacenes de datos de la Institución, debido a que en la actualidad sólo existe sistemas dispersos

y transferencia parcial o total de bases de datos. Mejorar e integrar de manera eficiente los datos a

través de un sistema que facilite la administración, el acceso y la extracción de información por

parte de los usuarios, optimizando la gestión institucional a través de la disponibilidad de la

información consistente y en línea.

Finalmente en relación a las consideraciones de privacidad, restricciones y resguardos legales de

la información, se ajustan a los criterios establecidos por la legislación vigente en materia de

protección y resguardo de los datos de carácter personal, como asimismo a las normativas internas

referidas a la seguridad de la información al interior del Ministerio, sin embargo es importante

señalar la necesidad de fortalecer las políticas de seguridad, volviéndolas cada vez más

consistentes con los requerimientos de información tanto internos como externos del sistema,

orientando su explotación y operación a estándares cada vez más altos de calidad y eficiencia, que

le den valor agregado a los usuarios.


25

Índice de Ilustraciones

METODOLOGÍA MODELADO DE DATOS ....................................................................................................................... 5

FIGURA: ACTORES Y COMUNICACIONES ENTRE ELLOS. .................................................................................................... 8

MODELO DE ALTO NIVEL DE SISTEMA DE ESTUDIANTES................................................................................................ 10

MODELO DE DATOS MATRÍCULA INICIAL ALTO NIVEL .................................................................................................. 11

MODELO DE DATOS ACTAS Y RENDIMIENTO ESCOLAR ALTO NIVEL ................................................................................ 12

MODELO DE DATOS DETALLADO DEL SISTEMA DE ESTUDIANTES .................................................................................... 13

MODELO DE DATOS DETALLADO DE MATRÍCULA INICIAL .............................................................................................. 14

MODELO DE DATOS DETALLADO DE ACTAS Y RENDIMIENTO ESCOLAR ............................................................................ 15

Documents

INFORME MODELADO DE DATOS RECH