INFORME N° 33 - coyhaique.cl

COYHAIQUE

Direcciónde Control

INFORME N° 33

Materia: Revisión de resoluciones depago desde la Nro. 641 a la Nro.743, (no correlativos) desde el 04 al28 de Junio, enviados pararegularizar y aprobar.

CÓDIGO

2.1.4.1

Edición

Fecha:

Tipo

Páginas

Según necesidad

21/08/2013

Preliminar

Definitivo

04

X

A: Sr. Director de Educación Municipal de Coyhaique

1.- OBJETIVO: Cumplir con procedimientos y requisitos para emisión deresoluciones de pago y cumplir con los procesos de Control Interno.-

2.- ALCANCE: $ 15.719.887.- (Quince millones setecientos diecinueve milochocientos ochenta y siete pesos)

3.- AUDITADO: Resoluciones de pago desde la nro. 641 a la nro. 743 desde el 04al 28 de junio 2013, estas no vienen correlativo, enviados para regularizar yaprobar.

4.~ RESPONSABLE: Departamento de Administración y Finanzas de la DEM.-

5.- LISTA DE VERIFICACIÓN: Documentación enviada de respaldo en lasresoluciones de pago.

6.- PLAN DE AUDITORIA: Revisión ocular de documentación de respaldo deresoluciones de pago, desde la nro. 641 a la nro. 743 desde el 04 al 28 de Junio2013, enviados para regularizar y aprobar.

7.- EVIDENCIA OBJETIVA: Documentación de respaldo de resoluciones depago, desde la nro. 641 a la nro. 743 desde el 04 al 28 de Junio 2013, enviadospara regularizar y aprobar.

8.- HALLAZGOS DE LA AUDITORIA:

a) En la Resolución de pago nro. 641 del 04/06/2013, se cancela factura de LuisColque de fecha 31 de Diciembre 2012, en la cual se adjunta informe en laque se explica este retraso en el pago.

b) En la Resolución de pago nro. 646 del 04/06/2013, se cancela factura deHerminia Orellana de fecha 17 de abril, en ella existe una diferencia en laorden de compra y el decreto de pago por $1.-; La requisición no cuenta consaldo presupuestario, ni firma de la persona encargada de contabilidad.

c) La Resolución de pago nro. 650 del 04/06/2013 se cancela factura deDistribuidora Himax en la cual la requisición no cuenta con saldopresupuestario, ni firma de la persona encargada de contabilidad.

d) La Resolución de pago nro. 653 del 06/06/2013 en la que se cancela facturade Chilena Computación Ltda., existe una diferencia en la orden de compra yel decreto de pago por $76.-; La requisición no cuenta con saldopresupuestario, ni firma de la persona encargada de contabilidad.

e) En la Resolución de Pago nro. 654 del 04/06/2013, se cancelan facturas deServicom Ltda. de fecha 18/06/2012, correspondiente a fondos SEP, existeuna diferencia en la orden de compra y el decreto de pago por $20.886.-; Larequisición no cuenta con saldo presupuestario, ni firma de la personaencargada de contabilidad.

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f) En la resolución de pago 661 de fecha 04/06/2013 se cancelaron facturas deComercial San Cristóbal S.A, la cual presentan las siguientes observaciones:

IM° Factura

401636

401639

401640

402970

404509

404510

404511

ObservaciónVencimiento 24de AbrilVencimiento 24de AbrilVencimiento 24de AbrilVencimiento 12 de Abril y Requicicion no tieme saldopresupuestario ni firma de encargado de ContabilidadRequicicion no tieme saldo presupuestario ni firma deencargado de ContabilidadRequicicion no tieme saldo presupuestario ni firma deencargado de ContabilidadRequicicion no tieme saldo presupuestario ni firma deencargado de Contabilidad

j)

g) En la resolución de pago nro. 693 del 11/06/2013 se cancela boleta al Comitéde agua potable de villa Ortega, en la que se adjunta Ord. 74 donde señalaque se arrastra una deuda por $290.250.-, y no se adjunta ningún respaldoque esta deuda esta cancelada,

h) En la resolución de pago nro. 670 se cancelan horas extras a José Salazar através de fondos de Jardines Infantiles, la resolución que autoriza el pago notiene número, ni fecha, ni firma del director DEM.

i) En la resolución de pago nro. 699 del 13/06/2013 se cancelan facturas deGaseo GLP S.A. en la factura 7161674 la requisición no tiene saldopresupuestario y en la factura 7129413, no se adjunta requisición, y ademásesta tiene fecha de vencimiento 26/04/2013.En la resolución de pago nro. 711 del 18/06/2013 Miriam Alvarado directoradel jardín infantil Futuro Austral rinde fondos de los meses abril y mayo del2013.

k) En la resolución de pago nro. 718 del 19/06/2013 se cancelan facturas en lanro. 7337601 existe una diferencia de $3 entre la orden de compra y laresolución de pago, en la factura nro. 7208076 no se adjunta requisición.

I) En la resolución de pago nro. 722 del 21/06/2013 rinde fondos globalesVerónica Espinoza, Directora del jardín infantil Bernales, en ella rinde losmeses de abril, mayo y parte de junio del 2013.

m) En la resolución de pago nro. 730 del 25/06/2013 rinde fondos globalesFrancisco Mansilla, Subdirector de la Escuela Víctor Domingo Silva, en ellarinde los meses de abril y mayo del 2013.

n) En la resolución de pago nro. 731 del 25/06/2013 rinde fondos globalesMargot Barría, funcionaría del Liceo Josefina Aguirre Montenegro, en ellarinde los meses de marzo, abril y mayo del 2013.

o) En la resolución de pago nro. 732 del 25/06/2013 rinde fondos globales JulioMoeler, Inspector General de la escuela Baquedano, en ella rinde $1.350 porcompra de un desodorante ambiental, el cual fue observado por el Jefe de laUnidad de Infraestructura, según memorándum nro. 31/2013.

p) En la resolución de pago 734 de fecha 26/06/2013 se cancelaron facturas deCarlos Soto Soto, la cual presentan las siguientes observaciones:


N° Factura

189966

189965

189963

190287

190721

190739

Observación

Fecha de emisión 25/04/2013; Solicitud Ord




19 sin firma de la Directora




Requicicion no tieme saldo presupuestario ni firma de encargado de

Contabilidad; cotizaciones sin fecha de emisión

Requicicion no tieme saldo presupuestario ni firma de encargado de

Contabilidad; cotizaciones sin fecha de emisión

q) En la resolución de pago nro. 736 del 26/06/2013 se cancelan boletas deAguas Patagonia de la escuela Pedro Quintana Mansilla, las cuales todaspresentan saldos anteriores y corte en trámite, sin respaldar si aquellossaldos anteriores fueron cancelados.

r) En la resolución nro. 742 del 28/06/2013 se cancela factura de Claudia Soto,sala cuna Mi Sol, se cancelan las mensualidades de los hijos de Mabel Pérezy Carola Espinosa, pero en los respaldos solo se adjunta la aprobación de laprestación de servicio de la sala cuna de la funcionaría Mabe Pérez, faltandoel respaldo de Carola Espinoza.

9.- RESUMEN DE CONFORMIDAD Y NO CONFORMIDAD:

• En relación al punto h) y r) procurar mayor diligencia en la tramitación de losactos administrativos.

• En cuanto al punto j), I), m), n) y o) existen distintas omisiones en relación alinstructivo nro. 2 de fondos globales, como son el art. 7 que señala que sedeben imputar los gastos, a las cuentas respectivas una vez materializada arendición, así como el art. 8 que señala que mensualmente se debe enviarun informe en el caso de ausencia de uso de los fondos. Además el artículo12 señala que se debe llevar registro contable separado de la cuentaanticipos a terceros con la identificación de los funcionarios con fondos arendir y además despachar mensualmente un informe a la Unidad de ControlMunicipal de los mismos.

• En relación al punto a), b), c), d), e), f), i), k), p) y q) se ve una clara falta deeficiencia, ya que al cancelar facturas atrasadas, estas van generandointereses, y riesgo de que sierren los créditos, además de que les faltainformación en las requisiciones, en relación a la omisión de firma por partede contabilidad, también el reglamento nro 1 de fecha 25/07/2006, en elartículo 44° señala que debe llevar la firma o V°B° del Director de la UnidadMunicipal.

• También en relaciona los puntos b), d), e) y k) donde existen diferenciasentre las órdenes de compra y las resoluciones de pago se produce elproblema en que el sentido de la obligación es manifestar en términospresupuestarios que dichos montos están comprometidos por ende no sedeben considerar disponibles, según lo señalado en correo electrónico deldía 17/07/2013 Richard Sepulveda.

10.-ACCIONES PREVENTIVAS RECOMENDADAS:

• Que se hace imperativo que el Director de Educación exija el control internoque debe ejercer el Jefe de Administración y Finanzas, y antes que este laJefa de Finanzas, ya que antes de despachar las resoluciones estas deben

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ser revisadas para que estén con toda la información correcta y completa,debido a las reiteradas observaciones este no se está haciendo.

• Realizar una lectura y estudio de los reglamentos y leyes de adquisiciones,tanto internas como del portal mercado público, para refrescarconocimientos.

• Debe existir mayor rigurosidad por parte de la jefatura en el cumplimientode las normas e instructivos internos.

• Se deben realizar revisiones periódicas de las compras realizadas paragenerar los pagos en forma oportuna.

11.- ACCIONES CORRECTIVAS RECOMENDADAS:

• Se debe regularizar el cargo del gasto mencionado en el punto o).

• Es preciso y necesario realizar depuraciones a las obligacionesperiódicamente, para esto es necesario trabajar estos temas encoordinación entre Adquisiciones o Sección a cargo de compras y Finanzas,pues la idea de la información es que pueda servir para la toma de buenasdecisiones.

• Enviar respuesta de lo observado en este punto en un plazo de 10 díashábiles, desde la recepción del presente informe por parte de la DEM.

Distribución-Alcalde-Director DEM.--Archivo

«ION f\Ricardo González EspañaDirector de ControlAuditor Intern


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