Informe parcial sobre la aplicaciÃ³n de las

Período de sesiones anual de la Junta Ejecutiva

Roma, 12-16 de junio de 2006

��

��

Distribución: GENERAL ��

11 mayo 2006 ORIGINAL: INGLÉS

��

La tirada del presente documento es limitada. Los documentos de la Junta Ejecutiva se pueden consultar en el sitio Web del PMA (http://www.wfp.org/eb).

SS

��

2 WFP/EB.A/2006/6-E/1

��

El presente documento se remite a la Junta Ejecutiva para su examen.

La Secretaría invita a los miembros de la Junta que deseen formular alguna pregunta de carácter técnico sobre este documento a dirigirse a los funcionarios del PMA encargados de la coordinación del documento, que se indican a continuación, de ser posible con un margen de tiempo suficiente antes de la reunión de la Junta.

Directora Ejecutiva Adjunta, AD*: Sra. S. Malcorra Tel.: 066513-2007

Jefe, ADFG**: Sr. A. Díaz Tel.: 066513-2451

Para cualquier información sobre el envío de documentos para la Junta Ejecutiva, sírvase dirigirse a la Sra. C. Panlilio, Auxiliar Administrativa de la Dependencia de Servicios de Conferencias (tel.: 066513-2645).

* Departamento de Administración.

** Subdirección de Contabilidad General.

WFP/EB.A/2006/6-E/1 3

��

�� !��"�

1. El Director Ejecutivo se complace en presentar el presente informe parcial sobre el estado de aplicación de las recomendaciones formuladas por Auditor Externo en 204-005, según se resume a continuación.

Informe de auditoría Fecha del informe

Número total de

recomen-daciones

Ultimadas al 31 de marzo

de 2006

Porcentaje de recomen-daciones ultimadas

Examen de las normas aplicables a los informes financieros

Enero de 2005

1 1 100%

Modernización del Sistema Mundial y Red de Información del PMA

Mayo de 2005

9 4 44%

Examen de la labor de la Oficina de apoyo de Dubai y del Equipo de apoyo rápido en tecnología de la información y telecomunicaciones para emergencias (FITTEST)

Octubre de 2005

8 2 25%

Examen de las modalidades de presentación de informes a la Junta Ejecutiva sobre las pérdidas de productos alimenticios después de la entrega

Enero de 2006

10 3 30%

Examen del marco de gestión basada en los resultados para el seguimiento y la presentación de informes de los resultados

Junio de 2006

7 - NA

Comprobación de los estados financieros del Programa Mundial de Alimentos correspondientes al bienio 2004-2005

Junio de 2006

10 - NA

Total 45 10 22%

2. Con miras a mejorar la supervisión de las recomendaciones del Auditor Externo, ahora la Secretaría incluye las recomendaciones en todos los informes del Auditor Externo recibidos antes de las reuniones de la Junta. Aunque a la Secretaría le pudiera faltar tiempo para comenzar a aplicar las recomendaciones antes del período de sesiones de la Junta, el informe parcial presentará la respuesta de la Secretaría y una indicación inicial de los planes de aplicación.

3. Las recomendaciones de los siguientes informes de auditoría se han añadido a este informe parcial:

� Examen de las modalidades de presentación de informes a la Junta Ejecutiva sobre las pérdidas de productos alimenticios después de la entrega: presentado a la Junta en el primer período de sesiones ordinario de febrero de 2006.

� Examen del marco de gestión basada en los resultados para el seguimiento y la presentación de informes de los resultados: que se presentará a la Junta en el período de sesiones anual de junio de 2006.

4 WFP/EB.A/2006/6-E/1

� Comprobación de los estados financieros del Programa Mundial de Alimentos correspondientes al bienio 2004-2005: que se presentará a la Junta en el período de sesiones anual de junio de 2006.

4. El Auditor Externo recibe periódicamente los informes parciales presentados a la Junta. Cuando los informes de los auditores externos se presentan al Comité de Finanzas de la FAO y a la Junta Ejecutiva del PMA, los representantes de la Oficina de Auditoría Nacional (NAO) asisten a los períodos de sesiones de estos órganos para poder responder a las cuestiones planteadas en los informes parciales. La NAO ha indicado a la Junta que examina la respuesta de la dirección a las recomendaciones de los auditores en el marco de su propia labor de comprobación de cuentas para el período financiero. El informe del Auditor Externo sobre el período financiero incluye observaciones concretas sobre el seguimiento de las recomendaciones formuladas durante las comprobaciones anteriores.

WFP

/EB.A

/2006/6-E/1

5

��

�� !#��"

Recomendacionesdel Auditor Externo

Respuesta del PMA Medidas adoptadas o que han deadoptarse, antes

de diciembre de 2005

Medidas adoptadas o que han deadoptarse, antes

del 31 de marzo de 2006

Examen de las normas aplicables a los informes financieros (WFP/EB.1/2005/5-E)

Recomendación. El cumplimiento delas normas de contabilidadinternacionales o las normas decontabilidad internacionales del sectorpúblico asegurará la calidad y lautilidad de los informes presentados, locual opinamos plantea ventajas conrespecto a las normas de contabilidadde las Naciones Unidas.Recomendamos que la Secretaría y laJunta Ejecutiva estudien la posibilidadde que el Programa Mundial deAlimentos adopte normas decontabilidad internacionalesindependientes.

La Secretaría está de acuerdo con larecomendación y, conforme a ladecisión de la Junta, preparará uninforme para presentarle sobrecuestiones relacionadas con latransición hacia la adopción de normasde contabilidad internacionales, queincluya las medidas adoptadas alrespecto en el sistema de las NacionesUnidas.

En el segundo período de sesionesordinario de noviembre de 2005 sepresentó un informe a la Junta en elque se ratificaba la transición propuestahacia normas de contabilidadinternacionales.

Esta recomendación se consideraultimada.

Ultimada.

Modernización del Sistema Mundial y Red de Información del PMA (WFP/EB.A/2005/6-B/1/Rev.1)

Evaluación de riesgos y comunicación de los objetivos e instrucciones de la dirección

Recomendación 1. En vista delimpacto potencial del enfoque de lamodernización aprobado por ladirección, recomendamos que el PMAse asegure de que la estrategia de laEtapa 1 cuente con una metodologíapara la instalación que comprenda lossiguientes aspectos: una sólidaevaluación de los riesgos derivados dela modernización que tenga en cuentael impacto de otras iniciativas paralelasrelacionadas con las actividades;estimaciones cuantificadas de loscostos y beneficios, así como unaevaluación de los riesgos que planteaniniciativas tales como la contratación

La recomendación se tuvo en cuentaen la Etapa 1 (Estrategia), en la que seexaminó el impacto de otras iniciativasy se realizó un estudio de viabilidad deopciones en cuanto a las nóminas,incluida la contratación exterior.

Se ha completado la Etapa 1. Lametodología incluyó la evaluación delimpacto de otras iniciativas en curso yprevistas, y de los riesgos que podíanconllevar. El estudio de viabilidad sobrela nómina/recursos humanos tambiénse finalizó.


Ultimada.

6W

FP/E

B.A/2006/6-E/1






exterior de las actividades relacionadascon las nóminas y las cuentas porpagar; e iniciativas de tecnología de lainformación que se ajusten a lasprioridades de gestión ratificadas por laJunta Ejecutiva en mayo de 2004.

Recomendación 2. Recomendamosque el PMA determine el tiempodurante el que SAP propone brindarapoyo a la versión informática 4.7, a finde que pueda hacerse unacomparación fundamentada de losriesgos y los costos que suponen lasalternativas de cambio a la versión 4.7o la 5 de SAP en este momento.

La Etapa 1 incluyó la evaluación de lasversiones informáticas del programaSAP previstas y en ella se recomendóla versión 5.0, por ser la última versiónmás completa y la solución de SAPaplicable a las organizaciones sin finesde lucro

Se ha elegido la versión 5.0 de SAPprevista. En el proyecto se prevéreevaluar la versión seleccionadacuando finalice la etapa de análisis a finde determinar si debe actualizarsepasando a la versión normalizada 6.0de SAP o a PY-NPO en la versión 6.0de SAP.

Se celebró un taller con personalespecializado de SAP AG para ayudar a laorganización a tomar una decisión respectoa si se debía actualizar la versión y pasar ala versión normalizada 6.0 de SAP o aPY-NPO en la versión 6.0 de SAP. Todavíano se ha adoptado una decisión definitiva,porque el PMA está esperando aclararalgunas cuestiones con SAP para poderayudar al comité de dirección del proyectoa tomar una decisión antes de finales dejunio de 2006.

Simplificación de WINGS

Recomendación 3. Recomendamosque la dirección superior dirija elprocedimiento de fijación de prioridadesa fin de que el objetivo de lograr unamejor ejecución operativa se logremediante cambios de procesosexternos al sistema WINGS, o bienmediante una justificación sólida de lanecesidad de introducir modificacionespara adaptar las funcionesnormalizadas de SAP.

Se respalda la recomendación; está enconsonancia con las directivas de ladirección superior del proyecto sobre elsistema WINGS II. Deben establecerseprocesos detallados de gestión delproyecto para asegurarse de que secumpla con este principio.

En la estrategia de la Etapa 1 serecomendaba adoptar un enfoquebasado en los procesos, comenzandopor una fase de análisis. Se hadesignado a las personas que seencargarán de los distintos procesosdel PMA.

Se definirán los procedimientos degestión y los criterios con arreglo a loscuales se justificará la introducción demodificaciones (marzo de 2006), y sefijarán prioridades para mejorar lasactividades operacionales cuandofinalice la etapa de análisis.

La fase de análisis del proyecto hacomenzado. Ocho equipos encargados delos procesos están examinando losprocesos de la organización “en el estadoactual” Se están identificando cuestiones yoportunidades, algunas de las cuales sepresentaron a las personas encargadas delos distintos procesos para que tomaranuna resolución a mediados de abril de2006.

Después se dará inicio a la fase de análisisde los procesos “en el estado futuro”. Elequipo del proyecto está elaborandocriterios para facilitar la decisión sobre elalcance de la primera versión. Al final de lafase de análisis, el comité de dirección delproyecto tomará una decisión con respectoa este alcance.

WFP

/EB.A

/2006/6-E/1

7






Elección del asociado en la modernización del sistema

Recomendación 4. Si bien en unprimer momento podría tratarse de unalabor más amplia, recomendamos queel PMA estudie la posibilidad deconvocar a licitación la plena aplicaciónde los principales cambios futuros quehaya que introducir en los sistemas deinformación.

El PMA tomó en consideración laposibilidad recomendada de convocar alicitación pero, tras examinar el asunto,decidió convocar a licitación para laetapa de estrategia de maneraindependiente con respecto a la etapade ejecución.

Se seleccionó a la empresa Accenturepara la etapa de la estrategia, que se hacompletado. Se convocaron licitacionespara las etapas de ejecución; seseleccionaron cuatro compañías paraque presentaran propuestas deacuerdos a largo plazo.

La recomendación se tendrá en cuentacuando se efectúen cambiosimportantes en el futuro y, por lo tanto,se considera ultimada a efectos delpresente informe parcial.

Ultimada.

Gestión de la inversión en tecnologías de la información

Recomendación 5. Recomendamosque el PMA estudie la posibilidad deestablecer una estimación completa delos costos actuales de mantenimientodel sistema y, a los efectos de unaevaluación informada de los recursosnecesarios para la modernización porparte de la dirección, que la Secretaríase asegure de que en la Etapa 1 seestablezca una sólida estimación decostos respecto de la totalidad de loscostos del proyecto.

Esta recomendación se tomó enconsideración en la Etapa 1(estrategia), que incluyó una estimaciónde los costos actuales y de los recursosy costos necesarios para la totalidaddel proyecto.

Se han definido los costos básicos delmantenimiento del sistema y losrecursos presupuestarios yestimaciones de costos para todo elproyecto.


Ultimada.

Gestión de los recursos humanos

Recomendación 6. Recomendamosque la Secretaría estudie la posibilidadde introducir un mecanismo sencillo decontabilización de las horas de trabajodel personal destinado al proyecto a finde ayudar a calcular los costos yestablecer protocolos completos detransferencia de conocimientos, quepermitan mantener un apoyo eficazposterior a la aplicación del WINGS.

En el informe sobre la etapa deestrategia se recomendó asimismollevar un registro del tiempo dedicado alproyecto, y se ha cumplido con estarecomendación.

La manera en que se aborda latransferencia de conocimientos suponepromover la intervención del personaldel PMA en las etapas de ejecución: seha seleccionado al personal operativoque dirigirá los equipos responsables delos distintos procesos y asegurará la

El equipo del proyecto está integradopor los jefes de los equipos encargadosde los procesos del PMA, losprincipales usuarios y analistas ydiseñadores de ADI.

En el curso del análisis se definirándetalladamente la capacitación, losmétodos, los planes y lasresponsabilidades.

La contabilización de las horas de trabajose está aplicando a todos los recursoshumanos que trabajan en el proyecto.

Todo el personal que trabaja en el proyectoha recibido capacitación sobre lametodología del proyecto.

El personal de ADI y los principalesusuarios han sido asignados al proyecto atiempo completo.

8W

FP/E

B.A/2006/6-E/1






aplicación de los nuevos procesos y delos cambios para solucionar losproblemas de los usuarios. Se prevéasignar al personal del ADI funcionestécnicas clave para mejorar la transicióna la etapa de apoyo.

Se introdujo un sistema decontabilización de las horas de trabajodel personal del proyecto.

Tras el establecimiento de esta estructura,la recomendación se considera ultimada.

Identificación de los usuarios con el sistema y procedimientos de aceptación mediante pruebas

Recomendación 7. Para lograr esosobjetivos, recomendamos que en laEtapa 1 se incluya una metodologíasólida de prueba para los usuarios,tanto en la Sede como en las oficinas enlos países, que fomente la identificaciónde los usuarios con el sistema, elliderazgo y el apoyo de toda mejora delos procesos operativos conexos. Lavalidación de los cambios aprobada porlos usuarios una vez realizadas laspruebas deberá basarse en el apoyoexistente para todo cambio operativoconexo.

La metodología de prueba no se definióen profundidad durante la Etapa 1(estrategia).

La empresa Accenture propuso, en elmarco de la etapa de estrategia, laaplicación del método de pruebas dealto nivel.

En el curso del análisis de definirándetalladamente la capacitación, losmétodos, los planes y lasresponsabilidades.

La fase de análisis está en marcha eincluye la definición de los enfoques yplanes de capacitación, y de los planes yresponsabilidades relacionados con laprueba para los usuarios y la identificaciónde éstos con el sistema.

Recomendación 8. Para que puedarealizarse una evaluación basada en losresultados de la eficacia con que lamodernización del sistema cumple suobjetivo de reducir los costos demantenimiento generales,recomendamos que el PMA tome enconsideración los siguiente aspectos: lacuantificación de los ahorros previstosgracias a las menores necesidades derecursos de la Sede, que resultan de lamodernización del sistema y lacontratación exterior prevista de lasactividades que actualmente se realizaninternamente; y la preparación de unobjetivo específico de reducción de loscostos de mantenimiento del sistemarespecto del que pueda evaluarse lamodernización.

La etapa de estrategia incluyó unaestimación global de los posiblesahorros en la Sede y en el terreno. Lalabor de análisis servirá para consolidarlas estimaciones existentes y definirmetas.

La estructura de gestión servirá paraasegurarse de que la elección delámbito de aplicación para la ejecucióny de las soluciones se base en loscasos prácticos presentados por lasdirecciones.

Se ha finalizado la estimación de losposibles ahorros.

En la etapa de análisis se definirán losobjetivos y metas del proceso.

El análisis de los procesos “en el estadoactual” se terminó en abril de 2006. A losequipos encargados de los procesos se lesha pedido que identifiquen los objetivos ymetas del proceso durante la fase relativaal “estado futuro”, que ha comenzado enmayo de 2006.

Una vez adoptadas las decisiones sobre elalcance de la adaptación autorizada, la ADIpodrá cuantificar con más facilidad loscostos de mantenimiento.

WFP

/EB.A

/2006/6-E/1

9






Recomendación 9. De conformidadcon las buenas prácticasrecomendamos que antes deseleccionar un nuevocontratista/asociado y de avanzar en elproceso de modernización del sistema,el PMA encargue a un especialista enla esfera de la tecnología de lainformación un examen independientede las enseñanzas extraídas en laEtapa 1. Opinamos que lamodernización y el logro de losobjetivos finales pueden evaluarseatendiendo a seis esferas principales, asaber: un ámbito de aplicación delproyecto claramente definido; la gestiónde la cultura del PMA para aceptar loscambios; el compromiso continuo de ladirección superior; los cambios en losprocesos operativos para que secorrespondan con las nuevasfunciones; la gestión de la tecnologíautilizada en el proyecto; y la medida enque el proyecto ha alcanzado losobjetivos operativos finales.

El PMA no estima útil contratar a otraempresa especializada para validar lasrecomendaciones formuladas porAccenture.

Con arreglo al mandato concertado conun consultor superior independiente,éste realizará un examen del proyectocon el fin de evaluar la capacidad delPMA de poner en práctica las ideasque sustentan el sistema WINGS II.

Se espera que este examenindependiente quede finalizado enmarzo de 2006.

Después del comienzo de la fase deanálisis, el proyecto decidió que seríaconveniente y recomendable evaluar lacapacidad y posibilidades del PMA deponer en práctica las ideas (incluidas lasseis esferas puestas de relieve por elAuditor Externo) al final de la fase deanálisis.

La contratación de un consultor superiorindependiente, prevista inicialmente paramarzo de 2006, se ha postergado para juliode 2006, para poder disponer de losresultados del examen antes de la fase deejecución del proyecto, que según loprevisto comenzará a finales de octubre de2006.

Examen de la labor de la Oficina de apoyo de Dubai y del Equipo de apoyo rápido en tecnología de la información y telecomunicaciones para emergencias(FITTEST) (WFP/EB.2/2005/5-G/1)

Mandato

Recomendación 1. Recomiendo queel PMA obtenga de su Dirección deServicios Jurídicos la confirmaciónoficial de que los nuevos arregloscontractuales, particularmente losrelativos a esferas de actividadimportantes, recaen en el mandatogeneral del PMA.

Las funciones y el ámbito de aplicaciónde la Oficina de apoyo de Dubai se hanintensificado en gran medida desde sucreación. Sus atribuciones fueronobjeto de atención en fecha reciente,especialmente con respecto a doscontratos, uno sobre la compra deartículos no alimentarios y otro sobre lacompra de aeronaves. En el segundocaso se trataba claramente de unproyecto de índole humanitaria para ladesmovilización, repatriación yreintegración; sin embargo, se

Se enmendará la circular original delDirector Ejecutivo (ED2001/005), en laque se establece una cuenta especialpara equipo de telecomunicaciones dereserva, a fin de que se defina elmandato ampliado de la Oficina deapoyo de Dubai. Entre tanto, lossiguientes proyectos tendrán unacláusula contractual, autorizada por laDirección de Servicios Jurídicos, dondese establecerá que la actividad seconsidera dentro del mandato del PMA.

El Departamento Jurídico ha examinadotodos los arreglos contractuales en esferasimportantes de actividad para garantizarque recaigan en el mandato general delPMA.

Los procedimientos establecidos prevén lapresentación de los nuevos arregloscontractuales al Departamento Jurídicopara su confirmación.

Esta recomendación se considera ultimada.

10 W

FP/EB.A

/2006/6-E/1






consideró necesario obtener unaampliación del mandato por parte delDirector Ejecutivo “con carácterexcepcional” para que la oficina deDubai concertara este acuerdo, puestoque no había disposición alguna en sumandato al respecto.

Recomendación 2. Recomiendo alPMA que aclare los canales deinformación y el modelo de rendición decuentas para Dubai y el Equipo deFITTEST; y que actualice susdirectrices sobre los objetivos de lasoperaciones, los procesos y lasactividades, así como las funciones delas partes interesadas.

De acuerdo. Se está llevando a cabo un examen yevaluación detallados de la Oficina deapoyo de Dubai del PMA; susfunciones y de responsabilidades seprecisarán en las enmiendas aportadasa la circular del Director Ejecutivo quese menciona antes.

A partir de marzo de 2006, la Oficina deapoyo de Dubai informa directamente alDirector Ejecutivo Adjunto deAdministración.

La versión enmendada de la circular delDirector Ejecutivo, en la que se explicará,entre otras cosas, los canales depresentación de informes y las obligacionesde rendición de cuentas de la Oficina deapoyo de Dubai, se publicará en elsegundo trimestre de 2006.

Gestión de riesgos

Recomendación 3. Recomiendo a laSecretaría que realice un examenriguroso e independiente de losarreglos de compras contractuales através del comité de contratoscorrespondiente, a fin de conjurar losriesgos de irregularidad y falta detransparencia.

El grupo con sede en Dubai, al que estávinculado el asesor presta serviciosgratuitos a la Oficina de apoyo deDubai, tiene relaciones de trabajo con elPMA desde 2001, dos años antes deque se estableciera una relación entre lapersona en cuestión y la Oficina deapoyo, en septiembre de 2003.

El Auditor Externo notificó que no habíaencontrado prueba alguna de unainfluencia indebida en los contratos queeste grupo había concertado con elPMA, pero estimó que existía un riesgopor lo que respecta a la reputación en elplano institucional. Por consiguiente, seha rescindido el contrato con el asesor,con efecto a partir de septiembre de2005. Cabe destacar que esta personahizo valiosas aportaciones al trabajo dela Oficina de apoyo de Dubai.

Se revisarán los procedimientos delPMA relativos a la compra deproductos no alimentarios con elobjetivo de abordar de maneraconstante los riesgos de modo que selogre una plena transparencia.

Entre tanto, la Oficina de apoyo deDubai ha iniciado misiones de examenperiódicas de los departamentos encuestión, a saber, finanzas,presupuesto, compras, FITTEST,viajes, recursos humanos y logística.Una de las finalidades de estasmisiones es examinar, en el marco dela supervisión, el cumplimiento de lasnormas y reglamentos del PMA.

Las misiones de examen terminaron sulabor y se recibieron las recomendacionesescritas; se están adoptando las medidasadecuadas. Un objetivo importante deestas misiones es garantizar que losprocedimientos se ajusten a las normas.

La Sede establece las normas relativas alas reglamentaciones en materia decompra y la Oficina de apoyo de Dubaitrata por todos los medios de garantizarque éstas se respeten.

Tendiendo en cuenta que lasreglamentaciones normalizadas en materiade compras se respetarán y que está enmarcha un proceso de examen, estarecomendación se considera ultimada.

WFP

/EB.A

/2006/6-E/1

11






Con respecto a la compra deneumáticos, el Auditor Externo observóque la orden de compra se habíabasado en precios cotizados en fechamás temprana por el proveedor, lo cualhabía reducido la probabilidad de unacompetencia totalmente abierta paratodos los proveedores. Ello se debió aque la oficina en el país que habíasolicitado los neumáticos obtuvocotizaciones de un proveedor demanera oficiosa y usó lasespecificaciones de tal cotización a lahora de solicitar una licitación a laOficina de apoyo de Dubai. Estasituación salió a la luz durante elexamen ordinario de los contratos devalor elevado realizado por el Comitéde Compras y Contratos en la Sede, locual indica que la función de gestión eseficaz.

Recomendación 4. Recomiendo a laSecretaría que, al examinar laprestación de servicios detelecomunicaciones y de compra deproductos no alimentarios, analicecómo se establecen lasresponsabilidades en materia defijación de prioridades a un nivel degestión superior y cómo se determinauna jerarquización precisa de lasresponsabilidades.

Actualmente no hay nada que indiqueque los servicios prestados por laOficina de apoyo de Dubai en relacióncon actividades ajenas al PMA puedanatentar contra la capacidad deintervención del Programa anteemergencias, pero existe este riesgopara el futuro, especialmente en laesfera de FITTEST.

La responsabilidad de gestión relativaal establecimiento de las prioridades yla clara definición de la cadena deresponsabilidades se abordarán en lacircular del Director Ejecutivo antesmencionada.

En la versión enmendada de la circular delDirector Ejecutivo se definirá la cadena deresponsabilidades y la delegación defacultades.

12 W

FP/EB.A

/2006/6-E/1






Recomendación 5. Recomiendo a laSecretaría que examine la posibilidadde que la funcionalidad y conectividaddisponibles en WINGS atiendan lasnecesidades de Dubai sin necesidad dereproducir el sistema.

De acuerdo. Con respecto al proyecto deactualización de WINGS II, se llevará acabo un examen a fin de determinar lamejor opción para atender a lasnecesidades del sistema de inventariode la Oficina de Dubai del PMA, incluidoun sistema contable de costos y gestiónpara los proyectos que se basan en elprincipio de recuperación total de loscostos.

Se ha revisado la estructura de la cuentaespecial de WINGS y se han establecidonuevos procedimientos para atender mejorlas necesidades de la Oficina de apoyo deDubai. La Secretaría sigue estudiando lamanera en que WINGS II puede contribuiral seguimiento de la recuperación de loscostos.

Optimización de los recursos

Recomendación 6. Recomiendo alPMA que antes de extender el principiode recuperación total de los costos aotros servicios de apoyo elabore unmodelo seguro de identificación decostos y establezca una base sólidapara el cobro de tarifas con el fin demejorar la transparencia y la rendiciónde cuentas.

El déficit de 600.000 dólares EE.UU. de2004 mencionado en el informe sedebió fundamentalmente a que seasignó una menor cantidad deproyectos de los previstos a la Oficinade Dubai del PMA. No obstante, elsistema por el que se estiman losproyectos para el año siguiente fueobjeto de exámenes trimestrales yquedó demostrado que en 2005funcionaba bien.

El actual modelo de recuperación decostos parece estar funcionandodebidamente, pero todavía quedamucho por hacer en la esfera delseguimiento de la recuperación de loscostos indirectos y de los gastosrealizados.

La Secretaría seguirá revisando elactual modelo de recuperación decostos por lo que respecta a losresultados de las operaciones con el finde mejorarlo.

Un examen de los resultados financierosrelativos a 2005 de la oficina del PMA enDubai indica que el actual modelo derecuperación de los costos es adecuado yfavorece la eficacia en función de loscostos de las operaciones. No obstante, laSecretaría continuará siguiendo de cerca elmodelo de recuperación de los costos ymejorándolo.

Recomendación 7. Recomiendo quepara tener pautas de referencia, todoslos principales servicios de compra delPMA den a conocer los costos decompra y los plazos de entrega, almenos por lo que respecta al materialde gran volumen o valor y el que puedaadquirirse en virtud de acuerdos a largoplazo concertados a nivel local ocentral:

De acuerdo. Habida cuenta de las recomendacionesformuladas, la Secretaría adoptarámedidas adicionales que permitanalcanzar el objetivo de promover unsistema de compras más eficaz enfunción de los costos en el PMA.

Se está revisando el cálculo de los costos.En la revisión se prestará una atenciónespecial al análisis de los costos ybeneficios del almacenaje.

Este enfoque se utilizará para justificarcualquier ampliación de los servicios enDubai.

Se proporcionarán pautas de referenciapara artículos comparables de elevadovalor o facturación

WFP

/EB.A

/2006/6-E/1

13






� se informe a las oficinas en lospaíses y a los despachosregionales sobre las posibilidadesde entrega directa de equipo porparte de Dubai o de compra directamediante acuerdos a largo plazoconcertados en la Sede;

� la Secretaría garantice que lasespecificaciones del equipoesencial sean revisadasperiódicamente en función de lasnecesidades operacionalesidentificadas; y

� todas las propuestas encaminadasa aumentar ulteriormente elvolumen de las compras deproductos no alimentarios porconducto de la Oficina de apoyo deDubai se sometan a una evaluaciónexhaustiva de la relación costo-beneficio.

Los precios de los acuerdos a largo plazode precios están a disposición de todos losoficiales y el marcado de Dubai estáclaramente definido. Los DespachosRegionales y las oficinas en los paísesdisponen de la información necesaria.

Las especificaciones del equipo seexaminan y actualizan periódicamente.

Rendición de informes y medición de las realizaciones

Recomendación 8. Recomiendo alPMA que examine la posibilidad deintroducir los siguientes indicadores delas realizaciones, procesos de medicióny técnicas de evaluación:

Para evaluar la eficacia operacional enDubai:

� en el caso de las situaciones deemergencia clasificadas por elpersonal pertinente como de granprioridad podría establecerse uncalendario estricto para lascomunicaciones y la entrega delequipo, e informarse sobre elporcentaje de la entrega realizadadentro de dicho calendario comomedidas basadas en resultados; y

Se han definido los indicadores de lasrealizaciones para el bienio 2006-2007,basándose en las matrices deresultados del Plan Estratégico y elPlan de Gestión. Es posible que laOficina de apoyo de Dubai, que prestaservicios con arreglo al criterio derecuperación total de los costos,necesite una serie de indicadores delas realizaciones para sus operaciones.

La Secretaría tendrá en cuenta lasrecomendaciones a la hora dedeterminar los indicadores de lasrealizaciones para evaluar la eficienciaoperacional, la eficacia en función delos costos y el uso eficaz de losrecursos en relación con la Oficina deapoyo de Dubai.

La oficina de Dubai examinará sus modelosde determinación de los costos paragarantizar que reflejen los factores válidosque determinan los costos y puedanutilizarse para establecer equiparacionescon los ingresos, lo que permitirá ejecutarun análisis de los costos en comparacióncon los ingresos para centrar el proceso.Esto se vinculará posteriormente a losindicadores de las realizaciones.

La intención es pasar a un enfoque degestión del proceso basada en la prestaciónde servicios completos. Sin embargo, no esla Oficina de Dubai sino las personasencargadas de los distintos procesosquienes atribuyen un orden de prioridad alos proyectos y las emergencias.

Debido a que la oficina de Dubai trabaja

14 W

FP/EB.A

/2006/6-E/1






� en el caso de los proyectos menosurgentes, podría informarse sobrelas realizaciones teniendo encuenta los criterios de prestación deservicios acordados previamentecon los destinatarios y losdonantes.

Para el examen de la eficacia en funciónde los costos:

� la Oficina de Dubai calcula el costodel mantenimiento de existenciasen el marco de sus procedimientosde imputación de costos. Parapermitir una evaluaciónfundamentada de la eficacia enrelación con los costos, deberíainformarse sobre los gravámenespor el mantenimiento deexistencias, que tendría queañadirse al costo del suministrocuando se hace una comparacióncon otras dependencias de comprainternas o externas.

Para el examen de la utilización eficazde los recursos:

� una medida de la utilización porparte del personal;

� la proporción del esfuerzo enrelación con las operaciones delPMA; y

� una encuesta sobre el grado desatisfacción de los clientes (tantointernos como externos).

sobre la base de la recuperación de loscostos, la aplicación de estos nuevosenfoques dependerá de la dotación derecursos. La encuesta sobre el grado desatisfacción de los clientes es una buenaidea y se llevará a cabo una vez que seconozca más claramente la dotación derecursos.

WFP

/EB.A

/2006/6-E/1

15






Examen de las modalidades de presentación de informes a la Junta Ejecutiva sobre las pérdidas de productos alimenticios después de la entrega(WFP/EB.1/2006/6-B/1)1

Identificación de las pérdidas de productos después de la entrega

Recomendación 1. Recomendamos alPMA que utilice el método del perfil deriesgos como base para unasupervisión bien centrada, gracias a lacual podría comunicarse unaevaluación estadística más precisa ysegura del total de las pérdidas dealimentos.

De acuerdo. La Secretaría examinará métodos ysoluciones técnicas que permitan detectarlas pérdidas en la distribución mediantetécnicas de muestreo aleatorio que sesometerán a prueba en determinadasoficinas en los países en el segundosemestre de 2006.

Recomendación 2. Recomendamosque los supervisores sobre el terrenonotifiquen todas las pérdidas dealimentos detectadas,independientemente de su volumen,para permitir una estimación másexacta de la magnitud de las pérdidasdespués de la entrega sufridas en elmarco de operaciones específicas y delconjunto de las actividades del PMA.

De acuerdo. En las directrices delinforme anual del Departamento deOperaciones se afirma: “Es importanteque el PMA informe sobre todas laspérdidas después de la entrega,independientemente de la manera enque se han señalado a la atención delPrograma.” Estas directrices sereforzarán para garantizar que seinforme debidamente sobre laspérdidas y que las dependencias deprogramas de las oficinas en los paísesarmonicen los informes de seguimientosobre el terreno relativos a las pérdidasdetectadas notificadas en los informesde la distribución de los asociadoscooperantes.

En el segundo semestre de 2006, elDepartamento de Operaciones distribuirá alas dependencias de programas de lasoficinas en los países una directiva en quese les pedirá que armonicen los informesde los supervisores de la ayuda alimentariay del asociado cooperante antes deintroducir los datos en COMPAS, y que seaseguren de que los datos sobre laspérdidas se introduzcan en COMPAS.

Recomendación 3. Con objeto deaumentar la transparencia de losprocedimientos de presentación deinformes, y mejorar la rendición decuentas, recomendamos al PMA que, ala hora de presentar a la JuntaEjecutiva el informe anual sobre las

De acuerdo. Algunas oficinas en lospaíses han introducido en COMPAS lasdistribuciones estimadas por losasociados cooperantes cuando éstasno se incluían en los informes de losasociados cooperantes. Esto quieredecir que los sistemas institucionales

La Secretaría informará sobre los costos ycantidades de los productos no notificadosen los informes de los asociadoscooperantes, a partir del Informe anualsobre la pérdida de productos después dela entrega correspondiente a 2005 que sepresentará a la Junta en junio de 2006.

1 El Auditor Externo presentó este informe a la Junta en febrero de 2006 y por tanto la tercera columna relativa a las medidas adoptadas o que han de adoptarse antes de diciembrede 2005 aparece sombreada.

16 W

FP/EB.A

/2006/6-E/1






pérdidas después de la entrega,notifique también el valor y el volumende los productos sobre los cuales no sehan recibido informes de los asociadoscooperantes.

del PMA permiten la notificación decifras de distribución ‘estimadas’ entérminos de tonelaje y costos de losproductos.

Esta recomendación se considera ultimada:el informe anual está terminándose y sepresentará a la Junta en junio de 2006.

Recomendación 4. Recomendamos alPMA que examine los sistemas localesutilizados por las oficinas en los paísespara seguir los informes presentadospor los asociados cooperantes, convistas a adoptar un sistema único quepueda aplicarse en todo el mundo.

De acuerdo. Actualmente, los informesde los asociados cooperantes seincorporan en COMPAS con arreglo alacuerdo de participación en los costosentre el PMA y sus asociadoscooperantes.

La Secretaría examinará la manera másadecuada de seguir de cerca lapresentación de los informes de losasociados cooperantes y adoptará unsistema único en 2007.

Informe sobre las pérdidas de alimentos después de la entrega

Recomendación 5. Cuando laspérdidas de alimentos se detectandespués de que el informe anual sobrelas pérdidas posteriores a la entrega sehaya presentado a la Junta Ejecutiva,recomendamos que, para finescomparativos, se indiquen, además delvolumen de los productos, un valorestimado.

De acuerdo En el Informe anual sobre la pérdida deproductos después de la entrega de 2005,que se presentará a la Junta en junio de2006, se incluirán cifras comparativas.

Esta recomendación se consideraráultimada cuando el informe anual sepresente a la Junta en junio de 2006.

Recomendación 6. Si se descubre quelas pérdidas ocurrieron duranteejercicios anteriores, recomendamosque se notifique a la Junta Ejecutiva lametodología utilizada para estimar elvalor de la pérdida.

De acuerdo. La Secretaría estudiará la mejormetodología para estimar el costo total delas pérdidas experimentadas en los añosanteriores e informará a este respecto a laJunta a partir de junio de 2006 en elInforme anual sobre las pérdidas despuésde la entrega correspondiente a 2005.

Esta recomendación se consideraráultimada cuando el informe anual sepresente a la Junta en junio de 2006.

WFP

/EB.A

/2006/6-E/1

17






Sistemas de supervisión de las entregas de alimentos

Recomendación 7. Recomendamos alPMA que siga perfeccionando yutilizando el sistema COMPAS paraincluir la presentación de informesrelativos a toda la cadena de suministrode alimentos, y que establezcadisposiciones para la validación y elseguimiento de los datos de modo quese garanticen su exactitud y fiabilidad.

De acuerdo. Se han puesto en marchavarias iniciativas encaminadas aampliar el alcance de COMPAS, la másimportante de las cuales consiste enmodificar las directrices relativas a lagestión de COMPAS para incluir:

a) informes sobre el control de losprocesos que garanticen la exactitud delos datos del seguimiento de losproductos del PMA y el asociadocooperante en COMPAS; y

b) notificación trimestral a losasociados cooperantes de lainformación sobre la pérdida deproductos después de la entregadeterminada a través de COMPAS.

Se está formulando otro proyecto conmiras a introducir la metodología delmuestreo aleatorio en el seguimientode los productos y el seguimiento de lautilización de los alimentos en lospuntos de distribución final (PDF).

La Secretaría, junto con las oficinas en lospaíses, garantiza el seguimiento delinforme sobre el estado del proyectodurante el primer trimestre de 2006 relativoa la contabilización de los productos y lesrecomienda presentar el informe sobre laspérdidas correspondientes al primertrimestre a los asociados cooperantes.

En el segundo semestre de 2006, laSecretaría tiene planeado llevar a caboensayos experimentales en las oficinas enlos países (que se seleccionarán mediantetécnicas de muestreo aleatorio) paradetectar las pérdidas en los PDF.

Recomendación 8. En base a laexperiencia adquirida en la fase pilotode instalación del sistema ARGOS,recomendamos al PMA que se asegurede que:� exista un entorno adecuado para

todas las nuevas aplicaciones; y

� las oficinas en los paísesdeterminen cuál es la maneramás apropiada y eficaz de utilizarel sistema de seguimiento paraconfirmar los resultados de losinformes de los asociados

De acuerdo. El Servicio deAlimentación Escolar de la Dirección deEstrategias, Políticas y Apoyo a losProgramas (PDPF) está tratando demejorar la calidad de la informaciónrecopilada, introducida y analizada enel lugar por las escuelas, los asociadoscooperantes y las oficinas en lospaíses.

Se prevé que el sistema ARGOStermine de instalarse antes de finalesde 2006 (se han enviado 1.690aparatos a 12 países2, de los cuales se

La PDPF se concentrará en completar lainstalación del sistema ARGOS y enconsolidarlo y mejorarlo para finales de2006 y no tiene previsto comprar nuevosaparatos ni ampliar la utilización delsistema.

Además, la PDPF:� velará por que el sistema se instale y

utilice correctamente;

� se asegurará de que el personalescolar, el personal de la contrapartey el personal de la oficina en el país

2 Afganistán, Cabo Verde, Chad, el Congo, Djibouti, El Salvador, Guinea-Bissau, Lesotho, Malawi, Mozambique, Pakistán, Santo Tomé y Príncipe.

18 W

FP/EB.A

/2006/6-E/1






cooperantes y ejercer un controladicional con respecto a lasvisitas de seguimiento, o bienpara que dicho sistema sea elmecanismo principal deseguimiento para preparar losinformes sobre las pérdidasdespués de la entrega.

han instalado 980. Todavía quedan 750aparatos por instalar y tres países3 porcapacitar).

El sistema ARGOS se presenta comouna herramienta de seguimientoauxiliar para complementar y verificarlos datos generados por otros sistemasde seguimiento e incluidos en losinformes de los asociados cooperantes.En cuanto tal, está integrado en elEnfoque común de seguimiento yevaluación (ECSE) del PMA.

reciban una capacitación adecuada ysepan cómo utilizar el sistema; yexaminará la utilización actual de losdatos recopilados, incluida lametodología de análisis de los datos,para evaluar el estado actual deaplicación.

Promoción del sistema de recuperación de costos

Recomendación 9. Para facilitar lapresentación a la Junta Ejecutiva deinformes completos sobre las pérdidasde productos durante el transporte,recomendamos al PMA que prosiga susiniciativas destinadas a registrar ynotificar todas las pérdidas de alimentosdespués de la entrega en los casos enque las pérdidas financieras recaigansobre la empresa transportadora.

De acuerdo. Esto depende de laaplicación rigurosa del módulo deprocesamiento de facturas enCOMPAS.

La Dirección de Transporte y Compras(ODT) alienta a las oficinas en los países,mediante circulares y reuniones logísticasregionales, a utilizar el módulo defacturación de COMPAS.

Recomendación 10. Para contribuir ala evaluación de la recuperación de loscostos de las pérdidas de alimentos,recomendamos a la Secretaría queexamine la posibilidad de elaborarindicadores de los resultados relativos alos importes que se prevé recuperar encada región.

Dados los diferentes tipos de programasaplicados en cada región y laimportancia de los volúmenesdistribuidos en el marco de nuestrasoperaciones de emergencia, resultadifícil determinar la utilidad general delos indicadores de resultados por región.Cuando una oficina en el país y losasociados gubernamentales hannegociado los reembolsos, los detallesdel acuerdo deben incluirse en el plande trabajo de la oficina en el país.

Con efecto a partir de 2007, los planes detrabajo de las oficinas en los paísesincluirán las recuperaciones de las pérdidasdespués de la entrega de conformidad conlas negociaciones entre tales oficinas en lospaíses y los asociados gubernamentalesinteresados.

3 Guinea, Mauritania, Sudán.

WFP

/EB.A

/2006/6-E/1

19






Comprobación de los estados financieros del Programa Mundial de Alimentos correspondientes al bienio 2004-2005

Sistema de gobierno y supervisión interna

Recomendación 1. Con objeto dereforzar la independencia del Comitéde Auditoría y asegurar que lasdisposiciones del PMA sean másacordes con las mejores prácticas degobierno, recomiendo que la JuntaEjecutiva reconozca formalmente lafunción y el mandato del Comité deAuditoría.

Como lo hizo notar el Auditor Externo,el Director Ejecutivo tiene intencionesde mejorar el sistema de gobierno delPMA mediante la ampliación delnúmero de miembros externos en elComité de Auditoría. La recomendacióndel Auditor Externo se dirige a la JuntaEjecutiva, y la Secretaría actuará conarreglo a las indicaciones de la Junta

En espera del examen de la Junta, laSecretaría no tiene previsto adoptarninguna medida.

Recomendación 2. Recomiendo quela OSDA formule un plan para aplicarlas recomendaciones del Instituto deAuditores Internos, estableciendoprioridades y plazos que permitandeterminar los progresos realizados.

De acuerdo. La Oficina de Auditoría Interna (OSDA)incorporará las recomendaciones delInstituto de Auditores Internos (IIA) en suplan de aplicación de las recomendacionesderivadas de la labor de evaluación externae interna de la calidad.

Operaciones de emergencia relacionadas con el tsunami

Recomendación 3. Recomiendo quela Secretaría lleve adelante sus planesde establecer un equipo administrativoflexible para las operaciones deemergencia, que pueda asegurar elestablecimiento de controlesfinancieros adecuados en el momentooportuno en futuras situaciones deemergencia

De acuerdo El Departamento de Administración estáestableciendo un grupo de administraciónde respuesta rápida. Una de las tareas deeste grupo será garantizar la puesta enmarcha de los controles financieros que seaplicarán en cada emergencia y velar porque se respeten en el mundo entero. Esteservicio se dirigirá desde Dubai basándoseen el modelo de FITTEST.

20 W

FP/EB.A

/2006/6-E/1






Preparación de los estados financieros

Recomendación 4. Recomiendo que,en el marco de la planificación de lapreparación de las cuentas, laSecretaría establezca procedimientosmejorados y oportunos para el exameny reducción de cualesquiera asientosde ajuste inexplicados en las cifrasfacilitadas en los estados financieros,así como para facilitar el examen de lacalidad de los estados financieros porparte de la dirección antes de lapresentación para su comprobación.

De acuerdo. En la guía para el procesode cierre y preparación de los estadosfinancieros de 2004–2005 figuraba uncalendario que daba un tiemposuficiente a la dirección para examinarlos estados financieros. La estrategia(que funcionó bien en el ejercicio 2002-2003) consistía en preparar una seriecompleta de estados financierosprovisionales antes del 30 deseptiembre de 2005 y luego someterlosa la comprobación de la auditoríainterna para resolver los problemasfinancieros o contables lo antesposible. Los retrasos en el programaredujeron el tiempo de que disponía ladirección para realizar el examen.

La Secretaría garantizará que en el futurolos plazos de cierre se respetenestrictamente y que los controles decalidad se lleven a cabo en todo elproceso.

Esta recomendación se aplicará a losestados financieros anuales de 2006, quese someterán al examen y aprobación delAuditor Externo y la Junta.

Contabilización y presentación de los gastos de los proyectos: préstamos de productos

Recomendación 5. Recomiendo quela Secretaría garantice que lospréstamos de productos entrecategorías de programas, por razonesoperacionales, estén condicionados a:

� una evaluación realista del riesgoen relación con la probabilidad dela recuperación;

� la confirmación, caso por caso, deque los préstamos no contravienenninguna restricción original deldonante sobre su utilización; y

� la inclusión del saldo de dichospréstamos en los estadosfinancieros, cuando esainformación se pueda conseguir demanera eficaz en función delcosto.

Se ha de examinar y mejorar lasdirectrices para los préstamos deproductos con objeto de facilitar laevaluación por parte del despachoregional y la oficina en el país de laprobabilidad de la recuperación paraapoyar su toma de decisionesoperacionales.

Esta información se proporcionará en elManual de instrucciones para laelaboración de los programas(Programme Guidance Manual), en elque también se destacará la necesidadde ajustarse a las restricciones de losdonantes.

De acuerdo.

Las nuevas directrices relativas a lospréstamos de productos se terminarán endiciembre de 2006. En ellas se abordaránlas dos primeras cuestiones mencionadasen la columna anterior.

Como parte de las directrices para el cierrede las cuentas de 2006, la Secretaríasolicitará las oficinas en los paísesinformación sobre los préstamos deproductos.

WFP

/EB.A

/2006/6-E/1

21






Costos de apoyo indirecto

Recomendación 6. En aras de latransparencia e integridad de lainformación financiera, recomiendo queen adelante la Secretaría considere laposibilidad de calcular e incluir lacuantía de las exenciones de los costosde apoyo indirecto en las Notas de losestados financieros.

De acuerdo. A partir de los estados financieros de 2006,la Secretaría incluirá las exenciones de loscostos de apoyo indirecto en las Notas delos estados financieros.

Controles de la gestión financiera

Recomendación 7. Recomiendo quela Secretaría considere la posibilidadde mejorar el seguimiento y controlfinancieros con miras a:

� realizar la liquidación de partidasde conciliación bancariapendientes desde hace largotiempo y garantizar la liquidaciónsin demoras en el futuro;

� asegurar el itinerario decomprobación adecuado delefectivo y las inversiones a cortoplazo entre la contabilidad delLibro Mayor y el análisis porcategoría de fondos en el EstadoFinanciero II;

� examinar las cantidades por recibiry por pagar para cancelar lassumas incobrables y suprimir elpasivo inválido de forma oportuna;

� conceder nuevos anticipossolamente cuando se hayanliquidado por completo losanticipos anteriores;

� garantizar el registro completo yactualizado del inventario en labase central de datos;

De acuerdo. El examen de laconciliación bancaria es una actividadpermanente que los despachosregionales y la Sede siguen de cercamediante las presentacionesmensuales de informes de las oficinasen los países.

De acuerdo.

La Secretaría reconoce la necesidad deque la Sede y las oficinas en los paísesrealicen exámenes periódicos de lossaldos por recibir y de que lasobligaciones se supriman cuando noresulten válidas y no haya otrasobligaciones.

Con respecto a los anticipos alpersonal para categorías tales comosubsidios de educación y anticipos desueldo, la política vigente exige laliquidación de los anticipos anteriorespara conceder otros nuevos. Para losanticipos para viaje, la política exigeque el personal liquide el anticipodentro de los 60 días posteriores a laterminación del viaje. Los anticipos a

La Secretaría abordarás lasrecomendaciones de la siguiente manera:

� Conciliación bancaria: La Secretaríapromoverá y mejorará el sistema deseguimiento para identificar partidas noliquidadas con miras a reducirconsiderablemente las partidaspendientes antes de finales de 2006.

� Itinerario de comprobación adecuadodel efectivo y las inversiones a cortoplazo: el proceso de reajuste delbalance en el sistema WINGS seincorporará en el proceso de cierre de2006; el saldo en efectivo por categoríade programas será corroborado por unproceso que, en el marco de WINGS,asigna todas las transacciones acategorías de fondos.

� Saldos por recibir y por pagar: LaSecretaría mejorará los procedimientosde seguimiento para garantizar unexamen periódico de los saldos porrecibir y por pagar, y la introducción deajustes en el momento oportuno.

� Nuevos anticipos: Las políticas relativasa los anticipos para el personal y paraviajes se aplicarán estrictamente apartir de este momento. Se llevará a

22 W

FP/EB.A

/2006/6-E/1






� considerar las ventajas demodificar el sistema contable paraeliminar errores que requieren unproceso ineficiente de examen ycorrección por procedimientosmanuales; y

� examinar las razones que explicanlas amortizaciones parciales delvalor en los libros y asegurar lareorientación sin tardanza de lossaldos en efectivo no gastados delos proyectos cerradosfinancieramente con la aprobaciónoportuna del donante.

los proveedores se concedenbasándose en las órdenes de compra yse compensan al momento de laliquidación de las facturas.

De acuerdo.

De acuerdo.

Debido a que las amortizacionesparciales reflejan las contribucionesconfirmadas no utilizadas (aún norecibidas en efectivo), se debe realizarun examen de la ejecución de lospresupuestos de los proyectos del PMApara identificar las razones queexplican las amortizaciones parciales ylos saldos en efectivo no gastados. Sehan elaborado procedimientos quemejoran el proceso de cierre de losproyectos y la reprogramación o elreembolso de los saldos en efectivo nogastados.

cabo un examen de los anticipos paralos proveedores, y los procedimientosvigentes se mejorarán y aplicaráncuando sea necesario.

� Registro del inventario: El inventario dela flota de vehículos y maquinariapesada del PMA se incluirá en la basede datos de gestión de los activos en elsegundo semestre de 2006.

� Modificación del sistema contable:Algunos cambios rápidos como elaumento del número de transferenciasautomáticas bancarias se introduciráninmediatamente. Otras modificacionesidentificadas en el análisis de lasmejoras necesarias se introduciránjunto con el proyecto WINGS.

� Amortizaciones parciales: Antes delcierre de 2006 se llevará a acabo unexamen, en el que participarán elDepartamento de Movilización deRecursos y Comunicaciones (FD), elDepartamento de Operaciones (OD) yla Dirección de Finanzas (ADF), paraidentificar las razones que explican lasamortizaciones parciales de lascontribuciones y proponer medidaspara reducirlas al mínimo.

Contabilidad de las contribuciones de servicios en especie

Recomendación 8. Recomiendo que laSecretaría adopte medidas paraestablecer mecanismos mejorados deexamen de la calidad de los estadosfinancieros con miras a la presentaciónsistemática y la valoración razonable delas contribuciones de servicios enespecie del PMA en cumplimiento de lasnormas de contabilidad apropiadas.

De acuerdo. Esta recomendación esoportuna porque en los últimos años elPMA ha recibido volúmenes crecientesde contribuciones de servicio enespecie. La valoración de lascontribuciones de servicio en especie esun proceso complejo que exige políticasy procedimientos claros para llegar auna valoración justa de lascontribuciones.

La Secretaría mejorará las directrices paralos donantes privados, especialmente en loreferente a la aceptación de contribucionesde servicio en especie, para incluir políticasy procedimientos detallados sobre lavaloración de tales contribuciones a finalesdel tercer trimestre de 2006.

WFP

/EB.A

/2006/6-E/1

23






Transacciones con el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo

Recomendación 9. Recomiendo quela Secretaría prosiga en su esfuerzopor liquidar las partidas pendientes dela cuenta del PNUD 60015 paraasegurar que las anotaciones degastos estén completas y los pagossean válidos.

La conciliación de las cuentas delPNUD es una actividad permanenteque ha resultado afectada porproblemas vinculados a los estadosmensuales de las cuentas del PNUDtras la aplicación del sistema Atlas en2004.

La Secretaría ha tomado las siguientesmedidas para garantizar la exactitud de losgastos efectuados y reembolsados a travésdel PNUD:

� conciliación general de la cuenta, queha de realizarse por lo menos una vezal año;

� conciliación de las transaccionesdetalladas por oficina en el país: elPNUD y el PMA están tratando deresolver los problemas depresentación de informes para que lastransacciones que figuran en losestados del PNUD puedanreconciliarse con las transaccionescorrespondientes que figuran en loslibros del PMA;

� creación de cuentas auxiliares del libromayor en WINGS para cada oficina enel país para facilitar la conciliación(que ha de completarse antes definales del tercer trimestre de 2006);

� Mejora de los arreglos contractualescon el PNUD mediante la promociónde arreglos a nivel de servicios paracada tipo de servicio con objeto dedefinir las expectativas y lasobligaciones de rendición de cuentas.

Fraudes, pagos graciables, sumas canceladas y pasivo contingente

Recomendación 10. Recomiendo quela Secretaría:

� confirme la existencia de controlesinternos adecuados a nivelregional;

� considere la necesidad de mejorar

� La Secretaría reconoce que entodas las oficinas del PMA sedeben establecer procesos decontrol interno adecuados.Además de los sistemas de controlintroducidos en 2005 como lo hizonotar el Auditor Externo, laSecretaría también reforzó los

� Se mejorará el conjunto de informesmensuales de las oficinas en lospaíses y los despachos regionalespara señalar tempranamente (tablerode mando) a la dirección laspotenciales deficiencias de loscontroles. La Secretaría prevé queestos informes de gestión comenzarán

24 W

FP/EB.A

/2006/6-E/1






la cantidad y calidad de lasupervisión de la gestión a cargode la Sede para garantizar en lapráctica la aplicación de loscontroles;

� considere si es necesarioresponder de forma más eficaz alas constataciones yrecomendaciones de la auditoría.

controles mediante la contrataciónde personal de finanzas adicional,la capacitación de los Directoresen los países en gestión financiera,y la introducción de un conjunto deinformes mensuales destinado areforzar los controles en losdespachos regionales y lasoficinas en los países.

� La mejora de los controles, incluidala supervisión por parte de la Sededel cumplimiento de lareglamentación y directricesfinancieras y de los procedimientosde gestión financiera por parte delos directivos, es una prioridadpermanente.

� Los planes de acción para laaplicación de las recomendacionesdel Auditor Externo son formuladospor los directores de las oficinas enlos países que reciben talesrecomendaciones. Se prevé quetodos los directores cumplan yapliquen las recomendaciones sintardanza.

a funcionar antes de finales deseptiembre de 2005. Además, se hanadoptado medidas para introducirprocedimientos reforzados para elregistro en los ficheros Vendor Master(ficha de referencia del vendedor) deWINGS mediante la centralización dela información financiera conexa y deeste modo evitar la posibilidad deerrores o fraudes debidos adeficiencias en los controles. Losprocesos electrónicos de pago tambiénse reforzarán mediante la introducciónde un sistema de proveedoresaprobados previamente y suequiparación con los ficheros VendorMaster. Las directrices relativas a dosmejoras de los controles entrarán envigor antes de finales de junio de 2005.

� Se introducirá un proceso másriguroso de seguimiento de lasrecomendaciones del Auditor Externoen los Despachos Regionales y lasoficinas en los países, y los informesparciales serán examinados por laSede.

Examen del marco de gestión basada en los resultados para el seguimiento y la presentación de informes de los resultados

Focalización en los propósitos y objetivos del PMA

Recomendación 1. Recomendamos alPMA que, en la medida de lo posible,incluya los efectos conjuntos con losasociados en la ejecución en el marcode RBM, por ejemplo, integrando losproyectos de desarrollo en lasestrategias nacionales de reducción dela pobreza y promoviendo estrategiasconjuntas de las Naciones Unidas paraalcanzar los objetivos del Milenio.

De acuerdo. Generalmente losproyectos de desarrollo y losprogramas en los países se diseñanjunto con las autoridades nacionales ya veces con ONG nacionales einternacionales. En la medida en quelos proyectos y programas se concibeny ejecutan en el marco de losdocumentos de estrategia de luchacontra la pobreza, se identificanindicadores adecuados para medir los

WFP

/EB.A

/2006/6-E/1

25






efectos previstos. Por tanto, losindicadores de objetivos estratégicosdel PMA son adicionales (aunqueobligatorios) y dependientes de lasactividades escogidas para apoyar alos programas

Adecuación a las necesidades de gestión y operacionales

Recomendación 2. Recomendamos ala Secretaría que apliqueprocedimientos estructurados paraobtener comentarios sistemáticos delos países receptores y donantes sobresu grado de satisfacción con la maneraen que el PMA está informando sobresus resultados.

De acuerdo. La obtención decomentarios sistemáticos y losexámenes de las realizaciones formanparte del marco de la gestión basadaen los resultados. Los países donantesreciben informes normalizados de losproyectos cada año y se les invita aformular observaciones. Además,algunas oficinas en los países difundeny examina estos informes con losrepresentantes locales de los donantesy los gobiernos anfitriones. En elInforme Anual de las Realizaciones seinvita a los miembros de la Junta aformular observaciones sobre lasrealizaciones del Programa.

La aplicación de ‘procedimientosestructurados para obtener unaretroinformación sistemática’ se considerauna actividad que ha de emprenderse, deconformidad con el segundo factor de éxitofundamental4 indicado por la DependenciaComún de Inspección de las NacionesUnidas en 2004. La aplicación depende delalcance de esta retroinformación y delmarco contractual en virtud del cual podríafacilitarse ‘sistemáticamente’ a losgobiernos anfitriones (en el ámbito de losacuerdos oficiales de proyectos)

Equilibrio y exhaustividad del sistema

Recomendación 3. Recomendamosque la Secretaría se siga esforzandopor elaborar una metodologíaadecuada de seguimiento de losrecursos de modo que sea posibleinformar sobre los gastos de formaeficaz, y conforme a los objetivos, entodo el Programa.

De acuerdo. El diseño de WINGS IIofrece la posibilidad de establecer unametodología de asignación y atribución.

Se adoptará una decisión a este respectoen el nivel más alto de la dirección

4 El segundo factor de éxito fundamental afirma, “Las responsabilidades respectivas de las principales partes de la organización están claramente definidas”.

26 W

FP/EB.A

/2006/6-E/1






Robustez

Recomendación 4. Como parte deldesarrollo continuo de un sistemaintegrado de contabilización de lagestión presupuestaria y financiera,recomendamos a la Secretaría queestablezca las prioridades necesariaspara la presentación de informes conarreglo a la gestión basada en losresultados en el marco del desarrollopermanente de los sistemas WINGS yCOMPAS.

De acuerdo. El desarrollo de los variosprocesos de WINGS II es una buenaoportunidad para modificar el diseño delos sistemas financieros ypresupuestarios con miras a integrar lapresentación de informes basados enlos resultados como un elemento de latoma de decisiones por parte de ladirección.

La Dirección de Gestión Basada en losResultados (OEDR) está poniendo enpráctica la recomendación en cuantoresponsable del ‘Proceso de gestiónestratégica’ del proyecto WINGS II, y hacedido temporalmente personal al Equipode WINGS II.

Integración en los procesos operativos y de gestión

Recomendación 5. Recomendamosque, en el marco de la mejora generaldel seguimiento de las realizaciones, laSecretaría siga procurando ajustar losresultados de la evaluación de éstas alos calendarios de los proyectos oprogramas en los que se basa lapresentación de informes.

De acuerdo. El calendario de losproyectos se determina basándose enlas necesidades efectivas y los ciclosde programación. Para todos losproyectos, los informes normalizadosde los proyectos dan a conocer losindicadores de ejecución relativos acada uno de ellos. En la práctica, lamayoría de los proyectos informansobre los indicadores de efecto yproductos por lo menos una vezdurante el año civil.

Los procedimientos de cierre de losproyectos se han acelerado por lo que esposible presentar puntualmente losinformes sobre las realizaciones. Losinformes normalizados de los proyectoscerrados se terminan y publicantrimestralmente.

Recomendación 6: Recomendamosque la Secretaría se asegure de que elComité de Evaluación Interna mejore laintegración de la evaluación, laprogramación y el seguimiento demodo que se logre una mayor fiabilidadde la información sobre lasrealizaciones.

De acuerdo. Durante susdeliberaciones habituales el Comité deEvaluación Interna trata de conseguir laintegración de la evaluación, laprogramación y el seguimiento.

El Comité de Evaluación Interna seestableció oficialmente a comienzos de2006 y celebró su primera reunión enmarzo de 2006.

WFP

/EB.A

/2006/6-E/1

27






Costo/eficacia

Recomendación 7: Recomendamosque, siempre que sea posible, laSecretaría emplee indicadores de lasrealizaciones que puedan basarse ensistemas de recopilación de datos yaexistentes o en datos que puedanreunirse de manera eficaz en funciónde los costos

De acuerdo. Los indicadores deproducto y proceso deben incorporarsey obtenerse de los sistemasinstitucionales. Los datos que seobtenga de este modo han de ser labase para el análisis y la gestión de lasrealizaciones.

Los datos para las informacionesrelacionadas con los efectos (definidospor el PMA y exigidos por la Junta) porlo general no son apoyados por lossistemas y han de generarse a travésde encuestas y/o investigaciones. Enlos casos en que las estadísticasnacionales se recopilen de maneracompleta (cosa rara en las zonas deoperaciones del PMA), a veces esposible utilizar e interpretar los datosexistentes.

PEB

A2

00

6-6

65

4S

Documents

Informe parcial sobre la aplicaciÃ³n de las