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Alcaldía Municipal de Baranoa
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Cra 19 Nro.16 – 47 Tel 8789212 – 8787222
www.baranoa-atlantico.gov.co Email: [email protected]
INFORME PERMENORIZADO SISTEMA DE CONTROL INTERNO MUNICIPIO DE BARANOA
NOVIEMBRE – DICIEMBRE 2016 – ENERO – FEBRERO 2017
n Cumplimiento a los dispuesto en el artículo 9 de la Ley 1474 de 2011 “Estatuto
Anticorrupción”, la Jefatura de Control Interno, pone a disposición de la ciudadanía y a
todos los interesados, el Informe Pormenorizado del Estado del Sistema de Control Interno
de la Alcaldía Municipal de Baranoa – Departamento del Atlántico”
l periodo de información contempla el periodo Noviembre – Diciembre de 2016,
Enero – Febrero 2017 para lo cual se presenta información consolidada, que permitieron
evaluar el Sistema de Control Interno, con el contenido que se relaciona a continuación y
que se fundamenta en el Modelo Estándar de Control Interno MECI. Los cambios deben
servir como herramienta gerencial para control de la Gestión Pública de la Entidad como
mecanismos que faciliten el buen desempeño del Sistema de Control Interno SCI.
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CONTENIDO
MODULOS
1. Modulo de Planeación y Gestión
2. Modulo de Evaluación y Seguimiento
COMPONENTES
1. Talento Humano
2. Direccionamiento Estratégico
3. Administración de Riesgos de los Procesos.
4. Autoevaluación Institucional.
5. Auditoria Interna.
6. Planes de Mejoramiento
ELEMENTOS
1. Acuerdos, Compromisos y Protocolos Éticos.
2. Desarrollo del Talento Humano.
3. Planes y Programas.
4. Modelos de Operación por Procesos.
5. Estructura Organizacional.
6. Indicadores de Gestión.
7. Políticas de Operación.
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8. Políticas de Administración de Riesgos.
9. Identificación de Riesgos.
10. Análisis y valoración de Riesgos.
11. Autoevaluación.
12. Auditoria Interna.
13. Planes de Mejoramiento.
EJE TRANSVERSAL
1. Información y Comunicación.
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1. MODULO DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN
Objetivo del Modulo Planeación y Gestión es introducir en la cultura organizacional de la entidad
control en los procesos de Direccionamiento Estratégico, Misionales, de Apoyo y de Evaluación.
1.1 Componente Talento Humano.
La entidad tiene establecido los elementos que le permiten crear una conciencia de control y un
adecuado desarrollo del talento humano, para ello dispone de:
1.1.1 Acuerdo, Compromisos y Protocolos éticos.
En aras de fortalecer el componente ambiente de control la entidad se propuso actualizar el
Manual de Ética y Código del Buen Gobierno, mediante Resolución No. 003 de Enero 7 de 2014.
Modelo de Gestión Ética que permite explicar los principios y políticas éticas que deben regir la
función social que redundará en beneficio de cada funcionario, en una mayor transparencia y
eficiencia en la gestión del municipio. Los funcionarios de la Alcaldía Municipal de Baranoa están
comprometidos a ejercer con eficacia y eficiencia cada una de las funciones otorgadas, las cuales
deberán ser regidas por los siguientes valores:
Honestidad.
Transparencia.
Responsabilidad.
Tolerancia.
Rectitud.
Justicia.
Solidaridad.
Puntualidad.
Acuerdos y compromisos éticos que debe ser parte de los procesos de Inducción a empleados
nuevos de la Entidad.
Código del Buen Gobierno.
El Código de Buen Gobierno permite dar alcance, a través de las buenas prácticas del gobierno
corporativo en las entidades públicas, al Decreto Presidencial No. 3622 de 2005 sobre políticas de
desarrollo del sistema administrativo, se postula el “Desarrollo Administrativo como un proceso de
mejoramiento permanente y planeado para la buena gestión, uso de los recursos, del talento
humano en las entidades y organismos de la Administración Pública”, cuyos propósitos son:
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a). Creación de relaciones de cooperación, aceptación y reconocimiento entre servidores públicos,
los particulares investidos para el ejercicio de funciones administrativas y comunidad en general;
b). El cumplimiento de los fines sociales del Estado, las responsabilidades y compromisos del
servidor público,
c). El mejoramiento de los niveles de gobernabilidad de la Administración Pública,
d). El mejoramiento en la calidad de los bienes y servicios a cargo del Estado.
Las Políticas de Buen Gobierno para la Alcaldía de Baranoa 2017 se fundamentan en los
siguientes compromisos:
Compromiso con los fines del Estado
Compromisos con la gestión
Responsabilidad con el acto de delegación
Política frente al control externo de la Entidad
Compromisos en relación con el órgano de control político
Compromiso con la integridad
Compromiso para la erradicación de prácticas corruptas
Acciones para la integridad y la transparencia
Colaboración Interinstitucional en la erradicación de prácticas corruptas
Compromiso con la protección y el desarrollo del Talento Humano
Compromiso con la Comunicación Pública
Compromiso con la Comunicación Organizacional.
Compromiso de Confidencialidad
Compromiso con la circulación y divulgación de la Información
Compromiso con el Gobierno en Línea
Compromiso con la Calidad - Compromiso con la Comunidad
Compromiso con la Rendición de Cuentas y Auditorias Visibles
Responsabilidad con el Medio Ambiente
Compromiso frente a los Conflictos de Interés
Compromiso con la finalidad de la Contratación Pública
Compromiso frente al MECI.
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Composición y Reuniones del Comité de Ética y nombramiento de sus miembros.
Compromiso con la Administración y Resolución de Controversias.
El documento Código de Buen Gobierno se encuentra implementado y hace parte de los Acuerdos,
Compromisos, Protocolos Éticos, no fue necesario intervenirlo dentro de la actualización del MECI,
se actualizó el Código de Ética (Resolución 003 de Enero 7 de 2014). Documento que se hace
necesario socializarlo en mesas de trabajo del Sistema de Control Interno con todos los empleados
de la entidad, compromiso que debe cumplir el Sistema de Control Interno para la vigencia 2017.
Recomendaciones: que el Código de Ética y Buen Gobierno sea socializado con los funcionarios,
contratistas y partes interesadas. Durante la vigencia 2016 no se tuvo en cuenta la recomendación,
no ha sido posible la socialización de los valores éticos de la entidad. Recursos Humanos debe
aplicar en el proceso de inducción la socialización permanentemente del documento que contiene
los principios y valores éticos de la entidad, impulsar la socialización con todos los empleados el
código de ética y buen gobierno 2017.
Clima Laboral.
El "clima laboral" es el medio ambiente humano y físico en el que se desarrolla el trabajo cotidiano.
Influye en la satisfacción, en la productividad del trabajo. Está relacionado con el "saber hacer" de
los directivos y empleados, con los comportamientos de las personas, con su manera de trabajar,
de relacionarse, con su interacción con la entidad, con los equipos tecnológicos que se utilizan y
con la propia actividad de cada uno. Se puede colegir que por la vida administrativa de la entidad
como ente territorial, por la antigüedad de la mayoría de los empleados de carrera administrativa
existe un clima laboral propicio, se cumplen aspectos como: La independencia, condiciones
físicas, liderazgo de jefes de procesos, relaciones adecuadas de entes internos y externos, entrega
de los empleados hacia la entidad, organización laboral, reconocimiento, igualdad, entre otros
aspectos en el clima laboral. Observamos que las condiciones físicas se han desmejorado por
cuanto se han hecho recomendaciones al ejecutivo a fin de adecuar las oficinas de inmuebles
especialmente silletería de buena calidad y adecuación de las luminarias en oficinas.
Recomendaciones: mejorar las condiciones físicas de trabajo en el área de sistemas por la
aglomeración de equipos, ampliar el área física de trabajo del área contable, de recursos humanos
para cambiar el clima laboral de estas dependencias ya que poseen espacios reducidos. A la fecha
no se han ejecutado inversiones para mejorar el clima laboral de estas dependencias.
1.1.2 Desarrollo del Talento Humano.
Es un elemento que permite controlar el compromiso de la actividad pública con el desarrollo de las
competencias, habilidades, aptitudes e idoneidad del servidor público, a través de las practicas y
políticas de gestión incorporando los principios de Justicia, equidad y transparencia, realizando
procesos de inducción, re - inducción, formación, capacitación y evaluaciones de desempeño.
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Manual de Funciones y Competencias Laborales.
La entidad tiene implementado Manual de Funciones y Competencias Laborales, institucionalizado
mediante Decreto de junio 2015 según las nuevas disposiciones del Departamento Administrativo
de la Función Pública (DAFP) ajustado a la nomenclatura, clasificación de empleos, de funciones y
requisitos legales de Ley 785 de 2015.
En la actualidad la idoneidad de los funcionarios nombrados se ajustan a lo establecido en las
nuevas disposiciones. Manual de unciones y Competencias Laborales que ha sido ajustado
mediante Decreto número 070 Junio 2 de 2015 en cumplimiento al Decreto 2184 de 2014 del
DAFP. El Manual de Funciones de la Entidad de tipo flexible coherente con los procesos y
procedimientos que le genera armonía del Sistema de Control Interno.
Recomendación: Socializar el Manual Especifico de Funciones y Competencias Laborales con los
empleados de la entidad, se debe socializar el Manual Interno de Trabajo para acrecentar el
compromiso institucional.
Plan Institucional de Capacitación.
La entidad tiene establecido el Plan Institucional de Capacitación vigencia 2017, se diligenciaron
una serie de encuestas sobre as necesidades de capacitación de los funcionarios.
Plan de Inducción y re - inducción
A pesar de haberse institucionalizado el programa de Inducción la jefatura de Talento Humano no
pone en práctica esta importante herramienta administrativa. Mediante Decreto 005 Enero 3 de
2014 se implemento Manual de Inducción y re - inducción, dicho documento contiene como anexo
formato de programa de Inducción, formato de Inducción y entrenamiento. Se hace necesario que
para el 2017 en los ingresos de nuevos empleados se le replique el proceso de inducción dándole
aplicación a los formatos establecidos.
Recomendación: Mayor compromiso de la Jefatura de Talento Humano para darle cumplimiento a
los procesos de Inducción.
Programa de Bienestar e Incentivos.
La entidad tiene institucionalizado el Plan de Bienestar e Incentivos periodo 2016 – 2019 que
contiene Plan de Incentivos y Políticas de Bienestar Social.
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Prueba piloto nuevo instrumento Evaluación de Desempeño.
Existe el acto administrativo adopción del Manual de Evaluaciones de Desempeño se recomienda
que la Jefatura de Recursos Humanos desarrolle las acciones para ejecutar pruebas pilotos para la
aplicación y/o puesta en practica del nuevo instrumento de Evaluaciones de Desempeño de los
empleados de carrera administrativa conforme lo establece la ley 909 de 2004, tarea igualmente
pendiente para la vigencia 2017.
La Jefatura de Recursos Humanos gestiono en el 2016 ante la Gobernación del Atlántico la
capacitación a empleados sobre el tema de fortalecimiento del Recurso Humano y de Evaluaciones
Desempeño. Existe evidencia de dicha capacitación.
Ejercicios de Autoevaluación
El Sistema Control Interno, debe por intermedio de la Jefatura de Recursos Humanos, desarrollar
acciones para llevar a cabo ejercicios de autoevaluación que involucren disposiciones del Talento
Humano. La entidad no ejecuta el mecanismo de Autoevaluaciones Individuales ni por procesos.
1.2 Componente Direccionamiento Estratégico.
Es el conjunto de elementos de control que al interrelacionarse establecen el marco de referencia
que orienta a la entidad hacia el cumplimiento de su misión y objetivos institucionales, en procura
de alcanzar la visión.
1.2.1 Planes, Programas y Proyectos. Planeación Municipal hace permanente monitoreo al PDM,
los avances y las metas de cumplimiento del mismo. Con una gran labor de los líderes de procesos
se logro articular el Plan de Desarrollo Municipal 2016 - 2019, presentarlo oportunamente para su
aprobación de parte del Concejo Municipal. El Sistema de Control Interno viene reuniéndose en
comité de consejos de gobierno para desarrollar mecanismos enfocados al monitoreo del PDM y el
Plan Indicativo del mismo. Esta labor de desarrollo durante la vigencia 2016 cuyas evidencias se
encuentras en la publicación de los informes de gestión 2016 los cuales se encuentran disponibles
adjunto al informe de Rendición de Cuentas 2016 en página web.
Misión y Visión Institucional.
La Misión y Visión institucional fueron adoptadas, divulgadas e insertadas en el PDM. El Manual de
procesos y procedimientos tiene incluida la Misión y Visión institucional, las cuales deben ser
ajustadas con la aprobación del PDM 2016 – 2019.
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1.2.2 Modelo de Operación por Procesos.
Se busca con este elemento estandarizar las actividades necesarias para cumplir con el objetivo
misional. El decreto 1537 de 2001 establece obligatoriedad de elaborar, adoptar, aplicar manuales
a través de los cuales se documenten, formalicen los procesos y procedimientos, mediante
Resolución 160 de Julio de 2015 se adoptó y ajustó el Manual de Proceso y Procedimiento de la
Alcaldía Municipal de Baranoa el cual tiene identificado los procesos Estratégicos, Misionales, de
Apoyo y de Evaluación que a su vez conforman el Mapa de Procesos.
Los procesos se realizan a través de procedimientos como el conjunto de especificaciones,
relaciones, tareas requeridas para cumplir con las actividades de un proceso, tareas que vienen
representadas mediante diagramas de flujos. Se hace necesario socialice el Manual de Procesos y
Procedimientos con todos los empleados para la vigencia 2017. Se debe institucionalizar el Manual
de Políticas Contables acorde a la resolución 533 de 2015 del Nuevo Marco Normativo de
Contabilidad Pública, NICSP
Recomendación: que el Sistema de Control Interno de la Entidad (SCI) de mayor divulgación al
Manual de Procesos de la Entidad, socializar y difundir el Mapa de Proceso, sus caracterizaciones,
con el fin de que los funcionarios conozcan como funciona la entidad. Los líderes de procesos
deben revisar permanentemente los procesos con el fin de hacerle mejoras acorde a los cambios
institucionales.
1.2.3 Estructura Organizacional
La Resolución 160 de Julio de 2015 adopta el Manual de Proceso y Procedimiento de la Alcaldía
que contiene la Estructura Organizacional la cual configura integral y adecuadamente los cargos,
las funciones, las relaciones, los niveles de responsabilidad y autoridad de la entidad, el Manual de
Funciones y Competencias Laborales ha sido ajustado mediante Decreto 070 de Junio 2 de 2015,
se adoptó igualmente el Manual Interno de Trabajo mediante Decreto 069 de Junio 2 de 2015, que
debe ser socializado con los empleados en la búsqueda de la transparencia y responsabilidad.
Este compromiso del SCI no fue cumplido durante la vigencia 2016.
La Estructura Organizacional que configura los cargos es coherente con el Manual de Funciones y
Competencias Laborales, esta definida por los Procesos y Procedimientos que permite cumplir con
los objetivos. La Estructura Organizacional de la Alcaldía Municipal es flexible, permite trabajar por
procesos donde se identifican niveles de autoridad y responsabilidad.
1.2.4 Indicadores de Gestión
Mecanismos que evalúa la gestión de toda la entidad, permite controlar el comportamiento de
factores críticos en la ejecución de planes, programas, proyectos y de los procesos de la entidad.
Los indicadores miden el avance en el logro de los objetivos, la entidad adopta, implementa el
Manual Indicadores Gestión y Resultados mediante Decreto 077 de agosto 6 de 2014, definidos
como:
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Indicadores de Eficiencia.
Indicadores de Eficacia o de Resultados.
Indicadores de Efectividad o de Impacto.
De igual manera el Decreto define las fichas de indicadores. Fichas de indicadores que los líderes
de procesos no consultan periódicamente.
Recomendación: los responsables de los procesos deben hacer seguimiento a los indicadores
cada seis meses a fin de que se pueda evaluar la gestión. La entidad efectúa monitoreo a los
indicadores cuando se hace el monitoreo al PDM o cuando se avecina el proceso obligatorio de
Rendición de Cuentas.
1.2.4 Políticas de Operación.
Constituyen el marco de acción necesario para hacer eficiente la operación de los componentes
Direccionamiento Estratégico, Administración de Riesgos, lo relacionado con la información y la
comunicación. Las políticas operación están definidas en el Manual de Procesos y Procedimientos
de la entidad adoptados mediante Resolución 160 de julio 2015.
1.3 Componente Administración de Riesgos.
Mediante Resolución 2017.01,27.002 de Enero 27 de 2017 se adopto la metodología de la
Administración del Riesgo en la Alcaldía Municipal para la vigencia 2017, documento discutido con
los líderes de proceso en mesas de trabajo del (SCI), componente estructurado a través de los
siguientes elementos:
Análisis del Contexto Estratégico.
Identificación de los Riesgos.
Análisis y Valoración del Riesgo.
El componente de la Administración de Riesgos sirvió como base para que el SCI de la entidad
diseñara y adoptara el Mapa de Riesgos Institucional, el Mapa de Riesgos Anticorrupción y Manual
Atención al Ciudadano Alcaldía Municipal 2017, en cumplimiento a la Ley 1474 de 2011 el cual fue
publicado en la página web a mas tardar el 31 de Enero de 2017. Pero se evidencia que la entidad
no realiza el respectivo monitoreo a los riesgos que puedan afectan el cumplimiento de los
objetivos institucionales, considerándose una falla del SCI.
1.3.1 Componente Administración de Riesgos.
Políticas contenidas en el Mapa de Riesgos Institucional, Mapa de Riesgos de Corrupción, en el
Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano. La formulación de estas políticas está a cargo del
Comité de Coordinación del Control Interno y aprobadas por el represente legal. Políticas que
contienen los lineamientos con respecto al tratamiento que se debe dar a los distintos riesgos,
según su evaluación y valoración.
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Recomendación: la Secretaria de Planeación Municipal, en coordinación del SCI debe divulgar la
Gestión del Riesgo de Corrupción, la Política de Administración de Riesgos y el Plan Anticorrupción
y Manual de Atención al Ciudadano 2017 para que los servidores públicos conozcan el contenido
de las políticas. Previa aprobación del Plan Anticorrupción y Manual de Atención al Ciudadano se
efectuó su socialización con los líderes de procesos y contratistas. Se requiere que la entidad
efectué reuniones permanentes de monitoreo a Políticas Anticorrupción tarea que no se cumplió
durante el 2016.
1.3.2 Identificación del Riesgo
1.3.2.1 Contexto Estratégico
Las condiciones internas y externas, que pueden generar eventos que originan oportunidades o
afecten negativamente el cumplimiento de la misión y los objetivos institucionales de la Alcaldía. El
Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno (SCI) en el diseño de implementación y
adopción del Mapa de Riesgos introdujo este elemento que hace parte del Plan Anticorrupción y de
Atención al Ciudadano 2017.
1.3.2.2 Identificación de los Riesgos.
Los riesgos se encuentran identificados dentro de los procesos, entre los más significativos que
puedan entorpecer el objetivo institucional. El SCI identifico y evaluó los riesgos institucionales y de
corrupción y determinó las acciones o las políticas de Administración de los Riesgos.
Recomendación: que los líderes de procesos efectúen reuniones periódicas para identificar,
revisar, evaluar, verificar riesgos que amenazan los objetivos propuestos. Compromiso este que se
encuentra materializado en compromisos que suscribió por escrito.
1.3.3 Análisis y Valoración del Riesgo
1.3.3. 1 Análisis del Riesgo.
1.3.3.2 Valoración del Riesgo
Busca establecer la probabilidad de ocurrencia del riesgo y sus consecuencias. El SCI identifico,
valoró los riesgos y estableció el Mapa de Riesgos 2017, quiere decir que existe el documento de
identificación y valoración de los riesgos de la entidad. En el Mapa de Riesgos Institucional, Mapa
de Riesgos por procesos, el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano se encuentra la
Identificación de los Riesgos, la Evaluación de los Controles Existentes, la Valoración del Riesgo,
Mapa de Riesgo por Procesos y el Mapa de Riesgo Institucional.
Recomendación: a la Jefatura de Planeación, al Comité del SCI deben dar a estos elementos
mayor divulgación para que los servidores conozcan la política de Administración de Riesgos, tarea
que no se ha materializado.
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2. MODULO CONTROL DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO
Dentro de los procesos de mejoramiento continuo de la Alcaldía, este módulo considera aquellos
aspectos que permite valorar de forma permanente la efectividad del Control Interno, la eficiencia,
eficacia y efectividad de los procesos, el nivel de ejecución de los Planes, Programas y Proyectos,
los resultados de la Gestión, con el propósito de identificar desviaciones, establecer tendencias y
generar recomendaciones para orientar acciones de mejoramiento de la entidad. Este módulo se
estructura bajo tres componentes:
2.1 Componente Autoevaluación Individual
Componente que permite a cada líder de procesos y sus funcionarios medir la efectividad de sus
controles y los resultados de la gestión en tiempo real. En mesa de trabajo el Sistema de Control
Interno mediante Resolución 136 de Septiembre 5 de 2014 se adoptó el Manual de Procedimiento
y el Componente Planes de Mejoramiento, el elemento no fue socializado durante la vigencia 2016.
Recomendación: al Secretario de Planeación Municipal, el Comité de Coordinación del Sistema
de Control Interno deben desarrollar acciones para que los líderes de proceso pongan en práctica
esta importante herramienta del modelo MECI.
2.1.1 Autoevaluación del Control y Gestión
Los líderes de procesos no ponen en práctica la Autoevaluación Individual, la entidad si utiliza la
herramienta Autoevaluación del Control y Gestión ya que le realiza monitoreo a la gestión de la
entidad a través de la medición de los resultados generados en cada proceso, procedimiento,
proyecto, plan y/o programa, teniendo en cuenta los indicadores de gestión, el manejo de riesgos,
los planes de mejoramiento, la ejecución del presupuesto de inversión, los planes de acción, entre
otros elementos.
Recomendación: que cada líder de proceso con su equipo de trabajo verifique el desarrollo de sus
acciones para fomentar el trabajo en equipo. En este orden de ideas, se debe fomentar actividades
de sensibilización a los servidores de la entidad sobre la cultura de Autoevaluación.
2.2 Componente Auditoria Interna.
La oficina de Control Interno responsable de realizar la evaluación del Sistema de Control Interno a
través de su rol de evaluador independiente, en cumplimiento al artículo 9 de la Ley 1474 de 2011.
Esta responsabilidad la viene cumpliendo la Jefatura de Control Interno al presentar los informes
cuatrimestrales del Sistema de Control Interno, presentados al ejecutivo y publicados en la página
Web institucional, con copia al Comité de Coordinador del Sistema de Control Interno.
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De igual manera hace seguimiento al Plan Anticorrupción y Manual de Atención al Ciudadano en
las fechas que establece la Ley 1474 de 2011.
2.2.1 Auditoria Interna.
A pesar de que la oficina de Control Interno no dispone de un equipo auditor especializado se tiene
institucionalizado el Plan Anual de Auditorias para auditar los procesos y verificar la gestión, las
auditorias se desarrollan con un enfoque de independencia y objetividad, basado en el enfoque
estratégico de Control Interno y en la programación de Auditorias Internas. En la página web de la
entidad se encuentra publicado EL Plan Anual de Auditoria 2017.
El Plan Anual de Auditoria Interna del Control Interno de Gestión es aprobado por la Alta Dirección
y los resultados de las auditorias son informados a los líderes de procesos y al ejecutivo.
La Jefatura de Control Interno cumple con las disposiciones del Departamento Administrativo de la
Función Pública para hacer el reporte del Informe Ejecutivo Anual del Sistema de Control Interno.
En el mes de febrero de 2017 de efectuó conforme la ley el informe Anual de Control Interno 2016
el cual se desarrolló por intermedio de la plataforma FURAG.
2.3 Componente Planes de Mejoramiento
Se caracterizan por aquellas acciones necesarias para corregir las desviaciones encontradas en el
Sistema de Control Interno, y en la gestión de los procesos como resultado de la Autoevaluación
realizada por cada líder de proceso, de la Auditoria Interna de la Oficina de Control Interno y de las
observaciones a los hallazgos encontrados por los órganos de control. En mesa de trabajo el
Comité Coordinador del Sistema de Control Interno se diseño e implemento mediante resolución
136 septiembre 5 de 2014 el Manual Procedimientos, Autoevaluación de Control y el componente
Planes Mejoramiento del Modelo Estándar de Control Interno.
El documento tiene institucionalizado Planes Mejoramiento Institucional, Planes Mejoramiento por
Procesos y Planes Mejoramiento Individual. La entidad aplica Planes de Mejoramiento Institucional
cuando se firman compromisos con los órganos de control y Planes de Mejoramiento por procesos
cuando se firman compromisos de mejoramientos con la oficina de control interno a los hallazgos
de las auditorías internas. Los líderes de proceso no aplican planes de mejoramiento individual.
2.3.1 Plan de Mejoramiento
El Comité Coordinador del Sistema de Control Interno tiene que integrar acciones de mejoramiento
que tiendan a fortalecer procesos con los servidores públicos. Se recomienda que la Secretaria de
Planeación y el Comité Coordinador del SCI socialicen los planes de mejoramiento previamente
adoptado a fin de lograr la mejora continua en los procesos, en los servidores públicos y la
institucionalidad. La Jefatura Control Interno tiene la responsabilidad de hacerle seguimiento a los
Planes de Mejoramiento suscritos por cada servidor y por cada proceso.
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3. EJE TRANSVERSAL DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
La información y la comunicación tienen una dimensión estratégica fundamental que vincula a la
entidad con su entorno, facilita la ejecución de sus operaciones internas dándoles a los usuarios
internos y externos una participación directa en el logro de los objetivos institucionales.
El Sistema de Control Interno en sus mesas de trabajo diseño e implemento mediante Decreto 010
Enero de 2014 el Plan Estratégico de Información y Comunicación, como políticas, directrices
y mecanismos de consecución, captura y generación de datos al interior y en el entorno, en
búsqueda de la transparencia en la administración pública frente a la ciudadanía.
Información y comunicación externa
La entidad tiene identificada las fuentes de comunicación tanto internas como externas existiendo
un canal de información institucional:
Cada proceso dispone de su página institucional, consulta de trámites en la página web para
peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y denuncias PQRSD que los ciudadanos pueden hacer
por intermedio del correo de la entidad, también se cuenta en varias dependencias con Buzón de
Sugerencias. La entidad ha actualizado los trámites y servicios que presta. La entidad dispone del
servicio de atención personalizada, ventanilla de atención al ciudadano para la recepción de
documentos y servicio de mensajería para el envío de información, especialmente de respuesta a
peticiones y denuncias.
A través de este eje se espera mejorar la transparencia frente a la ciudadanía por intermedio de la
Rendición de Cuentas y para tales efectos se tiene implementado el Acuerdo Municipal No. 065
de Enero 20 de 2010 por medio del cual se establece la Rendición de Cuentas y Visibilidad de la
Administración Municipal de Baranoa, obligación legal que debe cumplir la Alta Dirección. La
entidad en el mes de enero cumplió con el mecanismo de Rendición de Cuentas 2016.
CANAL DE INFORMACION DEL MUNICIPIO
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Como información externa se reciben datos socio económico de instituciones del estado que la
entidad municipal tiene en cuenta para la toma de algunas decisiones.
Información y comunicación interna
Es en conjunto de datos que se originan en el ejercicio de las funciones de la entidad y que se
difunden al interior, se encuentra contemplado en la política operativa No. 1 del Plan Estratégico de
comunicaciones:
Boletines Internos
Memorandos Internos
Programas Institucionales en la Emisora Comunitaria
Vallas Exteriores de Publicación de Proyectos en Ejecución
Publicación en la Página Web de la ejecución Presupuestal.
Publicación en la Página Web Planes de Acción.
Publicación Anual de los Informes de Gestión
Sistemas de Información y Comunicación
La entidad dispone:
Página Web Institucional.
Programa GEL.
Jefatura de Sistema, área Administradora de la página Web.
Programa Institucional Emisora Comunitaria
Carteleras Institucionales.
Ventanilla única
Buzones de Sugerencias
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Control a la Respuestas a los Derechos de Petición.
Archivo Central.
La Jefatura de control Interno recomendó se diera cumplimiento a la Ley 1712 del 6 de marzo de
2014, Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública, la cual fue reglamentada mediante
el Decreto 0103 de enero 20 de 2015 donde se establecen las directrices generales para la
publicación de la información Pública. Para el cumplimiento de la Ley de Transparencia y Acceso a
la Información Pública el Sistema de Control Interno de la Entidad Municipal se reunió con el
Ministerio de las TIC y con el grupo GEL de la Gobernación del Atlántico en el propósito de
articular tareas a fin de que se publique todos los datos abiertos y primarios en la página web de la
entidad en el Link aperturado para estos fines. En este orden se evidencia que la Entidad ha
cumplido parcialmente con la Ley 1712 de 2014.
Organización Archivo General
En cumplimiento a la Ley 594 de 2000 la entidad municipal tiene que cumplir con la organización,
sistematización del archivo central, la constitución de la oficina especializada para atención al
ciudadano, un punto central para el recibo de correspondencia de manera sistematizada. Se
institucionalizo el Comité Municipal de Archivo y se han desarrollado capacitaciones con todos los
empleados de la entidad a fin de sensibilizarlos sobre la importancia de esta ley.
Se evidencia la existencia de las TRD de las cuales se hace necesaria su aprobación. Al igual se
hace necesario institucionalizar el Plan de Gestión Documental (PGD)
Fortalecimiento MECI
Un vez se tuvo conocimiento del Decreto 943 de mayo 2014 la entidad procedió a la actualización
y/o fortalecimiento del Modelo Estándar de Control Interno (MECI) tomando como referente el
Manual Técnico publicado por el Departamento Administrativo de la Función Pública habiéndose
desarrollado la publicación del presente informe, todas las fases de actualización del MECI.
Actualización que estuvo a cargo del Sistema de Control Interno de la Alcaldía Municipal, se hace
necesario que el SCI haga del MECI un sistema más operativo que teórico por lo que se
recomienda socializar en los funcionarios todos los elementos del MECI. A principios del mes de
noviembre de 2016 se procedió a la realización de la primera capacitación en tema MECI con
todos los empleados de la entidad, actividad con la que el SCI debe continuar.
Cumplimento informes entes externos
Se cumplió con la obligación legar de reportar los informes que se detallan a continuación:
Informe ejecutivo anual del Sistema de Control Interno a corte febrero 28 de 2017.
Información Económica, Financiera y Ambiental a corte diciembre de 2017.
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Información Formulario Único Territorial a corte diciembre 30 de 2016.
Informe pormenorizado del Sistema de Control Interno periodo Julio - Octubre 2016
Seguimiento Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano a corte Diciembre de 2016.
Informe Servicio de la Deuda a corte Diciembre 2016.
Informes de Austeridad del Gasto cuarto trimestre de 2016 (Oficina Control Interno)
Austeridad en el Gasto Ley 617 de 2000 al cuarto trimestre de 2016.
Informe Rendición Cuentas Contraloría Departamental 2016
Informes Derechos de Autor vigencia 2016.
Auditorias
A los procesos del Sistema de Control Interno
A los egresos o pagos de contratos.
A los soportes contractuales o requisitos legales.
A las Ejecuciones Presupuestales 2016.
Al Servicio de la Deuda diciembre de 2016.
A la caja menor de las diferentes dependencias.
A los recursos del SGP vigencia 2016 por parte de la Contraloría General de la República.
Seguimiento Planes de Mejoramiento
A los Planes de Mejoramientos suscritos con la Contraloría Departamental.
A los Planes de Mejoramientos por procesos.
A la Gestión del Talento Humano
A las Evaluaciones de Desempeño
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ESTADO GENERAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
En la entidad se encuentra implementado y documentado el Modelo Estándar de Control Interno
MECI, y ha sido necesario fortalecer algunos de sus elementos. Se requieren reuniones periódicas
del comité MECI y el Comité Coordinador del Sistema de Control Interno con el fin de socializar con
los servidores los elementos o productos del MECI y hacer más dinámico el SCI
Una de las situaciones de grave connotación es que dentro del Modelo Estándar de Control Interno
MECI, se cumple en un bajo porcentaje con el subsistema de control de evaluación, exactamente
con los elementos de planes de mejoramientos individuales.
Importante resaltar la implementación del Sistema Nacional de Evaluación de Gestión y Resultados
de la ejecución del PDM el cual se ha venido aplicando en todos los procesos existentes, arrojando
como resultado la evaluación en tiempo real de los avances del Plan que sirvieron como
herramienta de presentación de informe de Rendición de Cuentas a la ciudadanía a corte junio a
corte diciembre 31 de 2016.
RECOMENDACIONES
1. Que se socialicen todos y cada uno de los elementos que fueron intervenidos en la actualización
del MECI con los servidores públicos de la entidad y/o contratistas que manejan recursos físicos y
financieros.
2. Seguir con la herramienta de monitorear el PDM para no perder la dinámica del Autocontrol en
cada uno de los procesos de la entidad.
3. Agilizar la elaboración e implementación de las Tablas de Retención Documental TDR, TVD y
adoptar el Plan de Gestión Documental en cumplimiento de la Ley 594 de 2000 y en general
desarrollar las acciones necesarias para corregir los hallazgos detectados por los contratistas del
Archivo General de la Nación AGN en materia archivística.
4. Concientizar a los funcionarios responsables de cada proceso de la importancia de mantener un
Sistema de Control Interno (SCI) óptimo, ya que se convierte en base fundamental para el logro de
los objetivos institucionales.
5. Mantener actualizados en cada área o proceso, las fichas y/o controles a los indicadores de
gestión.
6. Fortalecer el subsistema de Autoevaluación Individual e Institucional, aplicar Planes de
Mejoramiento Institucional y por Procesos a fin de detectar deficiencias que obstaculicen el buen
desempeño de la función pública.
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7. Hacer mas frecuentes las reuniones de Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno
con el propósito de poner en conocimiento los riesgos que afectan las actividades en los procesos
y procedimientos.
8. Revisar y retroalimentar el Modelo Estándar de Control Interno MECI, ya que es una herramienta
que dinamiza la gestión administrativa.
9. El Comité Coordinador del MECI y el Comité Coordinador del SCI deben funcionar conforme al
funcionamiento de la estructura organizacional y para ello se requiere de un decidido compromiso
de todos los servidores ya que no se requiere un MECI documental sino un MECI operativo.
10. Desarrollar las acciones para mitigar los riesgos de corrupción, revisar las políticas de
administración de riesgos de corrupción, revisar las políticas de administración de riesgos y
ajustarlas de ser necesarios.
Es necesario que el presente informe sea publicado en la página Web de la entidad conforme al
artículo 9 de la Ley 1474 de 2011 y sobre todo que sean acatadas y tenidas en cuentas las
recomendaciones presentadas por la Oficina de Control Interno.
MIGUEL ANGEL NAVAS VEGA
Jefe Control Interno
Alcaldía Municipal de Baranoa.