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INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO ARTICULO 9° DE LA LEY 1474 DE 2011
JEFE OFICINA DE CONTROL INTERNO
LUZ ALEYDA GAITAN GARCIA
PERIODO EVALUADO
ENERO A ABRIL DE 2018
FECHA DE ELABORACIÓN
Mayo 10 de 2018
Cr 9 9-02; Conmutador: (57) 82460290 / Telefax: (57) 82461309; Códigopostal:735560 [email protected] - Twitter: @chaparralcaldia
MUNICIPIO DE CHAPARRAL
NIT: 800.100.053 – 1
INTRODUCCIÓN
En cumplimiento del artículo 9° de la ley 1474 de 2011 Estatuto Anticorrupción y de Atención al
Ciudadano, Decreto 943 de 2014 Actualización del Modelo Estándar de Control Interno MECI
modificado por el Decreto 1499 de 2017 en donde se integró el Sistema de Desarrollo
Administrativo y el Sistema de Gestión de la Calidad, definiéndose un solo Sistema de Gestión,
el cual se articula con el Sistema de Control Interno definido en la Ley 87 de 1993 "Por la cual se
establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado
Colombiano y se dictan otras disposiciones".
Acorde con lo anterior, se presenta informe sobre los avances que ha tenido la Entidad Alcaldía
Municipal de Chaparral desde la implementación del Modelo MECI con los avances en la
implementación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión –MIPG, con el propósito de
mejorar su desempeño, bajo criterios de calidad, cumpliendo su misión y buscando la satisfacción
de los ciudadanos, disminuyendo las brechas entre lo adoptado por el MECI y la implementación
del nuevo modelo; por lo que el Modelo Estándar de Control Interno -MECI continúa siendo la
herramienta base de operación del Sistema de Control Interno, cuya estructura se actualiza en
articulación con el MIPG.
En este sentido, es importante aclarar que el Modelo Integrado de Planeación y Gestión MIPG, opera a través de 7 dimensiones, las cuales integran políticas, elementos o instrumentos unificando criterios propios del Ciclo de la Calidad PHVA, adaptables a cualquier entidad pública.
Ahora entonces, se presenta el paralelo de lo implementado entre el modelo MECI y como se
está trabajando en la implementación del nuevo model
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LUZ ALEYDA GAITAN GARCIA
PERIODO EVALUADO
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MUNICIPIO DE CHAPARRAL
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MODELO COMPONENTES AVANCE
MODELO MECI
Marco Legal:
Constitución Pólítica artículo
269.
Ley 87 de 1993.
Ley 136 de 1994 art.186
Ley 489 de 1998 art. Del 27 al
29.
Ley 872/2003
Ley 1474/2011
Ley 943 de 2014
Lo conforman 2 módulos
(CONTROL DE
PLANEACION Y GESTIÓN,
EVALUACION Y
SEGUIMIENTO)
6 componentes :
Talento Humano Direccionamiento
Estratégico Administración del
Riesgo Autoevaluación
Institucional Autitoría Interna Planes de Mejoramiento
MODULO DE PLANEACION Y
GESTION
La Administración Municipal cuenta
con las Políticas de
Operación, Política de
Administración del Riesgo
Política de Información y
Comunicación.
Política de Austeridad del Gasto
Política Estilos de Dirección.
Política para el manejo de la
Información.
Cuenta con el Código de Etica con
sus principios y Valores.
Se ha socializado y capacitado a
todos los servidores públicos en este
código de Etica.
DIFICULTADES
En el presente cuatrimestre no se ha
capacitado a los Servidores públicos
que ingresaron desde enero de 2018,
en Principios y Valores,
Se espera realizar esta actividad en
el mes de Junio del presente año.
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MODELO MECI
El componente de Talento
Humano tiene dos(2)
elementos:
Acuerdos, compromisos y protocolos éticos
Desarrollo del Talento Humano.
El componente de
Direccionamiento Estratégico
tiene (5) elementos:
Planes programas y proyectos
Modelo de operación por procesos
Estructura organizacional
Indicadores de Gestión Políticas de Operación
Cuenta con un Manual de Atención al
Ciudadano, el cual fue socializado a
todos los servidores públicos de la
Entidad, así como enviado via correo
electrónico a cada uno.
Se hace seguimiento permanente al
cumplimiento de los objetivos
misionales de la Entidad en la
adecuada prestación de los Servicios
a la comunidad.
DIFICULTADES
En el presente cuatrimestre no se ha
capacitado a los servidores públicos
que ingresaron desde el mes de
enero de 2018 en los Mecanismos
para brindar un excelente servicio al
ciudadano. Se tiene programada
capacitación para el mes de junio del
presente año.
En Administración del Riesgo, todos
los servidores públicos de la Alcaldía
han recibido capacitación
personalizada en la identificación de
los mismos y la manera como se
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MODELO MECI
El componente de
Administración del Riesgo
tiene 3 elementos:
Política de administración del riesgo.
Identificación de riesgos Análisis y valoración del
riesgo.
El componente de
autoevaluación Institucional
tiene 1 elemento:
Autoevaluación del control y Gestión.
Componente de Auditoría
Interna tiene un (1) elemento:
Auditoría Interna.
Componente Planes de
mejoramiento, tiene 1
elemento:
deben mitigar para que no se
materialicen.
La Entidad cuenta con una Matriz de
Riesgos y un Mapa de Riesgos de
Corrupción, conocida y actualizada
por los actores de cada dependencia.
Igualmente se publica el seguimiento
de estos riesgos en la Página Web de
la Alcaldía Cuatrimestralmente.
DIFICULTADES
No todos los servidores públicos de
la Entidad tienen conocimiento en la
Identificación de los Riesgos de su
dependencia. Se tiene programada
capacitación para el mes de mayo de
2018.
MODULO DE EVALUACION Y
SEGUIMIENTO
La Autoevaluación Institucional se
hace a través de cada Secretaría, en
el cumplimiento de las Metas del Plan
de Desarrollo Municipal que se han
programado y priorizado para cada
vigencia, observándose los buenos
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MODELO MECI
Plan de mejoramiento
resultados de los indicadores de
Gestión en donde para la vigencia del
2017 se cumplió al 96%. En las
metas programadas.
En el presente cuatrimestre se están
ejecutando las que se reprogramaron
del 2017.
Se han hecho auditorías internas a
diferentes procesos de la
Administración, programadas y de
manera aleatoria, sin embargo en el
cuatrimestre en estudio aún no se ha
realizado la Auditoría de Almacén la
cual se aplazó para el mes de mayo.
DIFICULTADES
En Auditoría Interna se va a cambiar
el nombre del Cronograma de
Auditorías por PROGRAMA de
Auditorías.
la oficina de Control Interno carece
de un equipo de apoyo para
conformar el equipo Auditor, por lo
que no alcanza a realizar todas las
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MODELO MECI
que programó para la presente
vigencia.
En Planes de Mejoramiento, en la
actualidad la Entidad está en proceso
de elaboración de planes de
Mejoramiento con las Contralorías
General y Departamental, los cuales
se reportará el seguimiento en el
primer semestre del año 2018
DIFICULTADES
En Los planes de Mejoramiento
suscritos con la Contraloría
Departamental, aún se tienen
Hallazgos de los años 2010 al 2015.
Incumplimiento parcial
Las auditorías programadas serán
seleccionadas de acuerdo a la
priorización de la necesidad de
auditoría, por la ausencia de equipo
interdisciplinario de apoyo para la
realización de la actividad.
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MODELO MIPG
Con la reglamentación del
decreto No. 1499 de 11 de
septiembre de 2017, por medio
del cual se actualiza el Modelo
Integrado de Planeación y
Gestión – MIPG, se prepara la
evaluación del sistema de
control interno, a través del
Formulario Único de Reporte y
Avance de Gestión – FURAG, el
cual tenía fecha de vencimiento
el día 17 de noviembre de 2017.
La Herramienta consta de 7
dimensiones, así:
DIRECCIONAMIENTO Y PLANEACION
GESTION CON VALORES
EVALUACION DE RESULTADOS
TALENTO HUMANO GESTION DEL
CONOCIMIENTO INFORMACION Y
COMUNICACIÓN CONTROL INTERNO
DIRECCIONAMIENTO Y
PLANEACIÓN
Se cuenta con el Decreto N° 017 del
9 de marzo de 2018, por medio del
cual se Adopta el Modelo Integrado
de Planeación y Gestión de MIPG.
DIFICULTADES
En la actualidad no se tiene impreso
y firmado el decreto ya que se
encuentra en revisión por la oficina
Jurídica.
EVALUACION DE RESULTADOS
El Autodiagnóstico con las 7
dimensiones de que consta la
Herramienta de MIPG, es entregada
a Los responsables de su ejecución
implementación. en donde se
diligenciaron todas las dimensiones
de manera honesta con las fortalezas
y debilidades ce cada dependencia
responsable.
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MODELO MIPG
El Alcalde Municipal,
Constituyó Convenio
Interadministrativo N° xxx
con la ESAP, para brindar
acompañamiento y apoyo en
la construcción e
Implementación del Modelo
Integrado de Planeación y
Gestión MIPG
Este autodiagnóstico fue avalado por
profesionales de la ESAP, para
verificar y apoyar en lo que
consideran se necesita apoyo para
la implementación.
MODULO DE TALENTO HUMANO
Se cuenta con actos administrativos
de Conformación de los COMITES,
Código de la Integridad, Código del
Auditor, Estatuto del Auditor, Plan de
Capacitación, Formatos para la
Evaluación de Desempeño laboral,
Formatos ara la Seguridad y salud en
el trabajo, Normas de Calidad , de
Gestión Documental, Procesos,
Recursos humanos, 22
procedimientos para el Talento
Humano, plan de Capacitación.
DIFICULTADES
Los documentos y actos
administrativos para la
implementación del modelo MIPG
aún se encuentran para revisión y
visto bueno por parte de la Asesoría
Jurídica y Administrativa, para la
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respectiva aprobación por parte del
Representante Legal.
EJE TRANSVERSAL DE
INFORMACION Y COMUNICACIÓN
En el Autodiagnóstico del presente
eje, se observaron buenos
resultados, se cuenta con profesional
dispuesto en las tecnologías de la
información y las comunicaciones.
Se ha logrado un gran avance con los
líderes de los procesos en la
publicación de la gestión a través de
la página web de la Entidad,
Se cuenta con 82 trámites, de los
cuales 53 están inscritos en el SUIT,
23 tramites están en gestión para
inscripción y dos de los inscritos
están siendo racionalizados: el
Impuesto Predial y el Impuesto de
Industria y comercio, que equivalen
al 3.77% de los trámites inscritos por
la Alcaldía, lo que nos representa un
porcentaje de avance del 65%
En atención
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MODELO MIPG
DIFICULTADES
Los trámites restantes inscritos, se
encuentran en el SUIT para la
aprobación.
No se cuenta con un Servidor Central
que permita salvaguardar la
información cuando se presenten
apagones en la energía eléctrica de
la Administración, y las redes de
cableado son insuficientes y están en
mal estado.
Conclusión en el Modulo:
insuficientes recursos tecnológicos.
ESTADO GENERAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
Según decreto No. 648 de 19 de abril de 2017, se actualiza los roles de la oficina de
Control Interno, para las Entidades del Orden Territorial,
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1. LIDERAZGO ESTRATEGICO:
Las Unidades de Control interno, y/o Auditoria Interna o quien haga sus veces, debe
convertirse en un soporte estratégico para la toma de decisiones. (En relación con el
Representante Legal)-
Presentación de informes, Manejo de información estratégica y alertas oportunas ante
cambios actuales o potenciales que puedan afectar el cumplimiento de las metas y
objetivos de la entidad, Planes de mejoramiento que se han constituido con las
Contralorías, deben ser resueltos en los términos establecidos.
2. ENFOQUE HACIA LA PREVENCION:
Se articula la asesoría y acompañamiento con el fomento de la cultura del control. Se
Define el alcance de la labor de asesoría en el estatuto de auditoría conforme el nuevo
modelo MIPG, para darle blindaje a la evaluación independiente que hace parte de las
funciones del Control Interno.
Este rol busca que las Unidades de Control Interno, Auditoría interna o quien haga sus
veces, brinden un nivel de asesoría proactivo y estratégico que va más allá de la
ejecución eficiente y eficaz del plan de auditoría. Se tiene en cuenta el cumplimiento de
las metas del Plan de Desarrollo y seguimiento al mismo.
3. EVALUACION DE LA GESTION DEL RIESGO
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La identificación y análisis del riesgo debe ser un proceso permanente e interactivo entre
la administración y las Unidades de control interno o quien haga sus veces.
Papel fundamental, a través de la asesoría y acompañamiento técnico y de evaluación y
seguimiento a las diferentes pasos de la gestión del riesgo, que van desde la fijación de
la Política de Administración de Riesgo hasta la evaluación de la efectividad de los
controles.
4. RELACION CON LOS ENTES DE CONTROL
La Unidad de Control Interno, Auditoría Interna, o quien haga sus veces, sirve como
puente entre los entes externos de control y la entidad con el fin de facilitar el flujo de
información con dichos organismos.
Se enmarca en la relación con los organismos de control respectivos y no con todas las
instancias externas con quienes tiene relación la entidad. SE hace el seguimiento
permanente al cumplimiento de los Planes de Mejoramiento suscritos con las diferentes
contralorías, se reporta de manera semestral y anual, independientemente de las veces
en que alguna de las contralorías lo requiera en cualquier momento.
5. EVALUACION Y SEGUIMIENTO:
Proporciona información sobre la efectividad del Sistema de Control Interno, a través de
un enfoque basado en el riesgo, incluidas las maneras en que funciona la primera y
segunda línea de defensa, así como generar las recomendaciones y sugerencias que
contribuyan a su mejoramiento y optimización.
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Se hace de manera permanente, se verifica el cumplimiento de las actividades descritas
en la contratación de los servicios, así como las funciones que deben cumplir los
servidores públicos de carrera y provisionales.
A través del Correo Institucional y personal, se hacen las diferentes solicitudes a todos
los servidores públicos y contratistas, se minimiza el consumo de papel y se reitera
permanentemente a cada servidor público sobre la importancia de la publicidad de la
gestión pública. Para lo cual se cuenta con una página Web Institucional y las diferentes
redes como Facebook, insta gran, Twiter, Blogpot, You Tube, que se actualiza y se
alimenta diariamente a fin que la comunidad esté enterada de la noticia actual de la
Administración.
Así mismo, se consulta las diversas páginas de las Entidades, con el fin de verificar la
normatividad y directrices de los diferentes entes reguladores, se envía a cada
responsable los actos administrativos que estos expiden para dar cumplimiento a la
normatividad y a los informes solicitados por los Entes de Control.
RECOMENDACIONES
Con la implementación de los decretos No. 648 de 19 de abril de 2017 y 1499 de 11 de
septiembre de 2017, la oficina de Control Interno, asume más responsabilidad en lo
referente a seguimiento, acompañamiento, Asesoría y Apoyo al desarrollo de los
procesos de la Alcaldía Municipal, enfocado a identificación de los riesgos que puedan
presentarse en la ejecución de las actividades. Es por ello, que en aras de dar
aplicabilidad a lo establecido en la normatividad, se recomienda a la Administración dar
estricto cumplimiento a lo preceptuado en los decretos antes mencionado; continuar con
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la operatividad de los documentos y normas que señala el modelo MIPG, e implementar
las estrategias que incentiven al servidor público para que mantengan la disciplina de la
actualización de los nuevos modelos que señala la Función Pública.
Con que objetivo, mantener una organización con mejores estándares de calidad en la
prestación de los servicios al ciudadano, minimizar trámites y mejorar el servicio.
Chaparral, 10 de Mayo de 2018
LUZ ALEYDA GAITAN GARCIA
Jefe Oficina de Control Interno
Elaboró: Luz Gaitán
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