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POR UNA ATENCIÓN CENTRADA EN EL USUARIO
Código de prestador
950010000101 Nit – 832001966-2
Control Interno de Gestión
San José Del Guaviare. Calle 12 Carrera 20 - B. La Esperanza TEL: (98) 5840045 – 5840168 FAX: 5840531 – 5841243
www.saludguaviare.gov.co [email protected]
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INFORME PORMENORIZADO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LA E.S.E
HOSPITAL SAN JOSÉ DEL GUAVIARE-LEY 1474 DE 2011
PERIODO MARZO 2017- JUNIODE 2017
MÓDULO DE CONTROL DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN
Este módulo comprende los siguientes componentes tales como: Componente de
Talento Humano, componente direccionamiento estratégico y componente
administración del riesgo.
COMPONENTE TALENTO HUMANO
Desarrollo del Talento Humano
Mediante Resolución N° 0303 de abril 2017, se adoptó el plan de Bienestar
Social e incentivos para la vigencia 2017.
Mediante Resolución N° 0296 de abril 2017, se adoptó el plan de
capacitación para la vigencia 2017.
Mediante Resolución 0200 del 07 de marzo 2017, se conformó la comisión
de personal del Hospital San José para las vigencias 2017 y 2019.
Capacitación
Durante este periodo se realizaron las siguientes actividades asi:
Capacitación atención humanizada.
Manejo ventilador mecánico
Capacitación plataforma SIGEP
Capacitación responsabilidad civil
Capacitación historia laboral Colpensiones
Reunión coordinadores para recordar evaluación laboral
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COPASO
Bajo la coordinación del Comité Paritario y Salud Ocupacional se
brindaron las siguientes capacitaciones asi:
Manejo de residuos hospitalarios, ruta sanitaria de residuos, soluciones
desinfectantes, legislación ambiental, normas de bioseguridad,
segregación de residuos en la fuente, legislación ambiental.
Capacitación en manejo de residuos hospitalarios y similares, ahorro de
energía y agua.
Capacitación cliente externo en segregación de residuos hospitalarios y
similares.
Manejo adecuado de los residuos reciclables, y los beneficios del mismo.
Uso de elementos de protección personal y trabajo en equipo
Inducción
MES DE INGRESO
TIPO DE VINCULACION CON 100%
INDUCCION
INDUCCION
INCOMPLETA OBSERVACIONES
PLANTA
CONTRATO DE
PRESTACION
DE SERVICIOS
Marzo 2017 0 5 1 4 El proceso de inducción se ve
afectado por la premura en la
vinculación del personal
aduciendo necesidad del servicio.
En el mes de junio los días 13, 16 y
20 no se llevaron a cabo las
inducciones debido al plantón de
los empleados por la crisis
financiera por lo tanto las
inducciones se programaron para
el mes de julio de 2017. Otra
barrera que impide la oportuna
inducción es la disponibilidad del
auditorio y equipos audiovisuales.
Abril 2017 1 4 3
2
Mayo 2017 7 5 1 11
Junio 2017 6 6 0 12
Fuente de información: Talento Humano
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Registro en el SIGEP
De los ciento doce (112) empleados de planta del Hospital San José del
Guaviare, creados en el sistema, cien (100) de ciento doce (112) empleados han
subido de forma exitosa y oportuna la declaración de bienes y rentas, los doce 12
personas que aún no han subido la información serán requeridas nuevamente,
por parte del área de Talento Humano.
A los ciento doce (112) empleados de planta a quienes se les creo el código
para que ingresaran la hoja de vida a SIGEP, de los cuales solo treinta y siete (37)
se encuentran debidamente actualizadas.
Componente Direccionamiento Estratégico
Planes, programas y proyectos
El área de Planeación es la dependencia encargada de realizar la evaluación al
Plan de Acción Institucional teniendo en cuenta los soportes que entregan cada
jefe o coordinador de área, es así como a 31 de marzo de la presente vigencia el
Plan de Acción Institucional tuvo un avance de cumplimiento del 16%, frente a la
meta esperada del 18%, se evidencia que la entidad para este periodo estuvo
por debajo del 2% de lo planeado, frente a lo ejecutado.
A 30 de junio de la presente vigencia no se cuenta con la calificación real del
Plan de Acción Institucional, debido a que algunas áreas se encuentran
realizando cierre y la información no se ha consolidado.
Componente de evaluación del riesgo
Se realizó seguimiento por parte de la Oficina de Control Interno de Gestión, al
Plan Anticorrupción y atención al Ciudadano, donde se evidenció seguimiento a
los riesgos de gestión y corrupción por parte de algunos jefes o coordinadores de
áreas.
A 30 de abril de 2017, los riesgos se encuentra ubicados en la siguientes zonas asi:
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ZONA DE RIESGO
RIESGOS POR PROCESO
RIESGOS DE CORRUPCIÓN
EXTREMA 4 3
ALTA 11 12
MODERADA 11 2
BAJA 16 19
Se evidenció la materialización de un riesgo de corrupción en relación a la
entrega no oportuna y de manera incompleta de dineros generados por
Copagos en el área de Fisioterapia, el reporte de los mismos estaba a cargo de
un Aux. Administrativo quien prestaba su servicio bajo la modalidad de contrato
en dicha área, así mismo la no entrega de soportes y de autorizaciones
incompletas para la generación de las facturas y su posterior cobro antes las
diferentes entidades. Internamente se están adelantado las investigaciones, para
proceder a dar traslado del mismo a los entes externo de Control de acuerdo a
las competencias.
Algunos riesgos se encuentran calificados de manera inadecuada, en relación a
las evidencias presentadas, se sugiere que los coordinadores o líderes de los
procesos evalúen nuevamente los riesgos de acuerdos a los controles
establecidos y se asigne de esta manera nueva calificación.
Procesos y Procedimientos
De los treinta (32) procesos que tiene la institución, en coordinación con la
Asesora de Calidad, se actualizó el proceso de Atención del Paciente en Terapia
Física con sus respectivos procedimientos, guías, Protocolo, Manuales y Formatos
(de Constancia de Atención en Fisioterapia, de Control de Citas y de Control de
Asistencias).
2. MÓDULO DE EVALUACIÓN Y SEGUIMENTO
Este módulo comprende los siguientes componentes tales como: Componente
Autoevaluación Institucional, componente Auditoria Interna y componente
planes mejoramientos.
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2.1 Componente de Auditoria Interna
El Plan Anual de Auditoria para la vigencia 2017, fue aprobado en Comité de
Control Interno realizado el día 30 de marzo de 2017, a 30 de Junio de la presente
vigencia se han realizado siete (7) Auditorias a los siguientes procesos asi:
Talento Humano
Gestión de Tesoreria.
Gestión de Presupuesto
Gestión de Cartera
Contratación.
Asignación de Citas
Remisiones.
2.2 Planes de Mejoramiento
Durante este periodo se han suscritos dos (2) Planes de Mejoramiento Talento
Humano y Tesorería los cuales son objeto de seguimiento por parte del área de
Control Interno de Gestión en el segundo semestre de 2017.
3. EJE TRANSVERSAL: INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
Rendición de Cuenta
Se llevó a cabo la rendición de Cuentas vigencia 2016, el día 15 de marzo de
2017, en el Auditorio de la UNAD.
Plan de Comunicaciones
Durante este periodo se realizaron varias actividades entre las cuales podemos
mencionar las siguientes asi:
Cuñas radiales/Programas radiales: grabación y emisión de cuñas radiales
con información comercial acerca de temas institucionales de la entidad
como lo es la programación de Jornadas de Especialistas y concursos de
gerencia.
Banco de Fotos: organización y toma de fotografías con carácter
institucional de uso corporativo con enfoque en los servicios del
Etnopabellón.
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Piezas Digitales e impresas: Diseño y divulgación de información
institucional, publicado en la página web de la institución, redes sociales e
impresos en la institución.
Videos Intervención es TV Local: Organización de videos clics institucionales
emitidos en las pantallas de consulta externa.
Diseños Publicitarios: se realiza el diseño para la impresión de poster con
información del triage para el área de Urgencias.
Informe PQRS
De marzo a mayo de 2017, la E.S.E Hospital San José del Guaviare, recepcionó la
siguiente información asi:
MARZO ABRIL MAYO PAG WED RTAS
QUEJAS 18 11 16 0 45 RTAS
FELICITACIONES 9 21 13 0
SUGERENCIAS 4 4 2 0 Fuente de información: Oficina SIAU
Encuestas de Satisfacción:
MARZO ABRIL MAYO JUNIO TOTAL
HOSPITALIZADOS 40 40 47 45 172
LABORATORIO 89 60 75 45 269
URGENCIAS 140 75 117 127 459
C. EXTERNA 123 120 139 87 469
UMI 45 22 35 38 140
FISIOTERAPIA 50 24 34 32 140
CIRUGÍA 23 7 13 21 64 Fuente de información: Oficina SIAU
En relación a los informes de tabulación de las encuestas que realizó de manera
parcial el área de SIAU, informa que los usuarios se encuentran medianamente
satisfechos en cuanto a infraestructura, orden y aseo, refieren mejorar las
porciones calidad y cantidad de las dietas alimentarias, solicitan instalar los
televisores y ventiladores en los cuartos de hospitalizados y salas de espera del
área de urgencias y UMI, y mejorar la continuidad de las jornadas de
especialistas.
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Información Contable En cumplimiento a lo establecido en la Resolución 414 del 08 de Septiembre de
2014, se aplicó la Resolución 466 de 2016 expedida por la Contaduría General de
la Nación, la entidad presentó los informes y reportes contables con el
cumplimiento de los requisitos y en los plazos establecidos para este trimestre, se
presentó la información en formatos convergencia y Contable Pública,
igualmente se ha presentado los informes contables ante la Secretaria de Salud
Departamental, información en la forma y en los plazos establecidos por esta
entidad a través del Decreto 2193 de 2004, con corte a 31 de marzo de 2017, se
dio cumplimiento a la información solicitada por la DIAN (información exógena y
Declaración de Ingresos y Patrimonio).
Se encuentra publicado en la página web de la entidad, los estados Financieros
a 31 de marzo de 2017.
Operatividad de los Comités Institucionales
Se han llevado a cabo tres (3) reuniones del Comité Financiero, realizadas
durante los días 28 de febrero de 2017, 23 de mayo de 2017 y 08 de junio
de2017.
El Comité de Calidad, se ha reunido cuatro (4) veces durante esta vigencia
en las siguientes fechas asi: 24 de enero 2017, 24 de febrero 2017, 28 de
marzo 2017 y 12 de abril de 2017.
El Comité Paritario de Salud Ocupacional se ha reunido seis (6) veces en las
siguientes fechas así: 26 de enero de 2017, 23 de febrero de 2017, 30 de
marzo de 2017, 27 de abril de 2017, 25 de mayo de 2017, 29 de junio de
2017.
Comité de Coordinación de Control Interno y Grupo Directivo MECI, se han
realizado una (1) reunión, la cual se llevó acabo el día 30 de marzo de
2017.
Comité de Epidemiologia (COVE), cinco (5) reuniones asi: 30 de enero 2017,
03 de marzo 2017, 05 de mayo 2017, 11 de mayo 2017 y 09 de Junio de
2017.
Comité de infecciones, cuatro (4) reuniones así: 31 de marzo de 2017, 06 de
abril de 2017, 28 de abril de 2017 y 06 de Junio de 2017.
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Comité de eventos adversos cinco (5) reuniones así: 26 de enero de 2017,
28 de febrero de 2017, 31 de marzo de 2017, 27 de abril de 2017, 12 de junio
de 2017.
Comité docente de Servicio tres (3) reuniones asi: 22 de marzo de 2017, 24
de abril de 2017 y 31 de mayo de 2017.
Comité de historias clínicas cuatro (4) reuniones asi: 30 de marzo de 2017,
19 de abril de 2017, 26 de abril de 2017 y 30 de mayo de 2017.
Comité de Estadísticas vitales tres (3) reuniones asi: 28 de enero 2017, 31 de
marzo 2017 y 30 de junio de 2017.
Comité técnico científico quince (15) reuniones asi: 29 de enero de 2017, 17
de enero de 2017, 08 de febrero de 2017, 09 de febrero de 2017,10 de
febrero de 2017 y 14 de febrero de 2017, 22 de febrero de 2017, 31 de
marzo de 2017, 24 de abril de 2017, 05 de mayo de 2017, 08 de mayo de
2017, 24 de mayo de 2017, 08 de junio de 2017, 13 de junio de 2017, 20 de
junio de 2017.
Comité IAMI dos (2) reuniones asi: 16 de marzo de 2017 y 31 de mayo de
2017.
Comité de transfusión sanguínea dos (2) reuniones asi: 15 de febrero de
2017 y 08 de junio de 2017.
Contratación
CONTRATOS
MES
NÚMEROS
DE
CONTRATOS
REPORTADOS
SECOP
REPORTADOS
SIA OBSERVA
MARZO 20 20 20
ABRIL 27 26 26
MAYO 126 0 124
JUNIO 21 0 21
TOTAL 194 46 191
Fuente de verificación: Oficina Jurídica
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Derechos de Petición
Durante este periodo se recibieron treinta y dos (32) Derecho de Petición, a los
cuales se les ha dado respuesta a treinta y uno (31), el faltante está pendiente
para la firma.
SISTEMAS
Actualmente se encuentran funcionando en la entidad ciento sesenta y siete
(167) equipo, se realizó mantenimiento a ciento dieciséis (116), se cuenta con un
total de sesenta y dos (62) impresoras, de las cuales se les realizó mantenimiento a
veinticuatro (24).
RECOMENDACIONES
Actualizar el MECI, en cumplimiento al Decreto 648 de 2017.
Elaborar El Plan de Comunicaciones para la vigencia 2017, debido a que
mediante resolución N° 0609 de fecha 30 de junio de 2016, se adoptó el
Plan de Comunicación de la E.S.E. Hospital para la vigencia 2016.
Suscribir Acuerdos de gestión entre la Gerente, el Subgerente
Administrativo, Subgerente de Servicios de Salud y el Profesional
Especializado del área de Planeación.
Publicar de manera oportuna en el SECOP y rendir en la Plataforma SIA de
la Contraloría el 100% de los contratos de la E.S.E Hospital San José del
Guaviare.
Registrar el SIGEP a más tardar el 31 de Julio de 2017, las hojas de vida del
personal de planta y contratista y Diligenciamiento de la Declaración de
Bienes y Rentas. (actividad liderada por el área de Talento humano y
realizada por cada trabajador de la entidad.)
Disponer al interior de la entidad de una herramienta de gestión que
permita hacer seguimiento y medir en tiempo real la oportunidad de las
diferentes solicitudes que llegan a la entidad.
El área de Planeación debe consolidar el mapa de riesgo institucional,
teniendo en cuenta los riesgos de corrupción y los riesgos de gestión que se
encuentren zona Extrema y Alta.
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Atentamente,
YESSICA MURILLO PALACIOS
Jefe Oficina Asesora Control Interno de Gestión.
Proyectó/Digitó: Yessica Murillo
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