Informe - Presidencia · 2017-03-14 · Es responsabilidad del auditor la planeación del seguimiento y verificación a realizar al Proceso de Atención al Usuario del Departamento

Informe

De verificación al trámite de las PSQR Segundo Semestre 2013

Marzo de 2014

Oficina de Control Interno

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA

República de Colombia Presidencia Oficina de Control Interno

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Contenido

INTRODUCCIÓN .............................................................................................................................. 3

I. OBJETIVO GENERAL ............................................................................................................... 4

II. OBJETIVOS ESPECÍFICOS ........................................................................................................ 4

III. ALCANCE DEL INFORME ........................................................................................................ 4

IV. RESPONSABILIDAD ............................................................................................................... 4

V. PROCESO AUDITADO ........................................................................................................... 5

VI. TÉRMINOS DEL INFORME .................................................................................................... 5

VII. DISPOSICIONES LEGALES SOBRE ATENCIÓN AL CIUDADANO ............................................ 6

VIII. ASPECTOS GENERALES ........................................................................................................ 7

IX. DESARROLLO DE LA AUDITORIA .......................................................................................... 8

X. ASPECTOS CONFORMES ..................................................................................................... 30

XI. ASPECTOS NO CONFORMES............................................................................................... 30

XI. RECOMENDACIONES ........................................................................................................... 31


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INTRODUCCIÓN Señala la Constitución Política en sus artículos 2°, 123, 209 y 270, que la finalidad de la función pública es el servicio de la comunidad, y que uno de los fines del Estado es garantizar la efectividad de los derechos y deberes de los ciudadanos y facilitar la participación ciudadana en los asuntos públicos, lo que entre otros, se debe materializar para el ciudadano en tener la posibilidad de acceder a la información y servicios que le permitirán ejercer estas potestades dentro del Estado Social de Derecho. Es por ello que en la Entidad, con el fin de optimizar el desarrollo de la gestión en esta materia, se expide la Resolución 3046 de 2012, por la cual se reglamenta el trámite interno del Derecho de Petición ante el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República de conformidad con lo establecido en la Constitución Política en su Artículo 23. Define nuestro ordenamiento jurídico, que el Derecho de Petición es “la facultad que tiene toda persona a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener pronta resolución”, por lo que es deber de la Entidad, con fundamento en el estado social de derecho, garantizar el funcionamiento oportuno de los mecanismo que se encuentran a disposición de la ciudadanía para acceder a la administración. Así mismo, tal y como lo manifiesta el Articulo 3 de la Ley 1450 de 2011, un propósito es el de promover y fortalecer el “Buen Gobierno como principio rector en la ejecución de políticas públicas, y en la relación entre la Administración y el ciudadano”. Por ello, no es ajeno para el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, el impulsar acciones tendientes a la mejora del procedimiento y estructura tanto de equipos humanos, tecnológicos y físicos que garanticen la satisfacción de los ciudadanos, cuando éste decida realizar cualquier tipo de requerimientos a la Entidad en virtud del cumplimiento de la misión, objetivos y metas institucionales. La Oficina de Control Interno, realiza seguimiento a las gestiones adelantadas por las diferentes dependencias que conforman la Presidencia de la República, respecto de la adecuada y oportuna atención de las peticiones elevadas por quienes necesitan obtener de la información de parte de la administración. Lo anterior, en desarrollo de su función de asesoría y acompañamiento, con el fin de velar por el cumplimiento de las normas vigentes y en especial a las atinentes al Derecho de Petición.


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Es por lo anterior, que esta oficina de control realizará auditoria de seguimiento a los derechos de petición, quejas y reclamos radicados en la Entidad durante el segundo semestre del año 2013, con miras a determinar si el tratamiento dado por las dependencias que conforman el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, es el adecuado.

I. OBJETIVO GENERAL

Verificar el cumplimiento eficiente del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República sobre las disposiciones legales externas1 e internas, en materia de atención al ciudadano.

II. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

1. Verificar la gestión realizada por las diferentes áreas y/o dependencias a los

requerimientos solicitados por los ciudadanos a través del aplicativo de PSQR publicado en la Web de la Presidencia de la República.

2. Verificar la gestión realizada por las diferentes áreas y/o dependencias a los requerimientos radicados por los ciudadanos en la Entidad y las cuales se tramitan a través del aplicativo SIGOB.

3. Verificar la operación del Sistema de Peticiones, Solicitudes, Quejas y Reclamos. 4. Verificar la oportunidad en la atención a los requerimientos ciudadanos. 5. Contribuir con información para la toma de decisiones tanto para la mejora del

sistema, así como el de respuesta y orientación a los ciudadanos.

III. ALCANCE DEL INFORME

El alcance se definió para las Peticiones, Sugerencias, Quejas, Reclamos y Derechos de Petición, allegados a la Entidad del 1 de julio al 31 de diciembre de 2013.

IV. RESPONSABILIDAD

1 Artículo 76, Ley 1474 de 2011, parágrafo segundo: La Oficina de Control Interno deberá vigilar que la

atención se preste de acuerdo con las normas legales vigentes y rendirá a la administración de la entidad

un informe semestral sobre el particular”


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Es responsabilidad del auditor la planeación del seguimiento y verificación a realizar al Proceso de Atención al Usuario del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, en el marco del Objetivo General. La información tomada para la elaboración del presente informe y durante el ejercicio de la visita, fue proporcionada bajo la estricta responsabilidad de los funcionarios de las dependencias relacionadas en el alcance así como de la consulta efectuada en el aplicativo SIGOB. Por último, es responsabilidad del equipo auditor producir un informe objetivo que refleje los resultados del proceso auditor, observaciones y/o recomendaciones, en cumplimento de los objetivos propuestos para la misma.

V. PROCESO AUDITADO

Proceso Auditado: Atención al Usuario y Servicios Compartidos.

VI. TÉRMINOS DEL INFORME

Se utilizará para el presente Informe, los términos y definiciones establecidos en el Manual de Auditoría Interna (M-EM-01), los cuales deben ser tenidos en cuenta para su entendimiento y posterior formulación de los planes de mejoramiento, a saber:

No Conformidad Real – NCR: Incumplimiento de un requisito legal, técnico, de organización o cliente. Se constituye cuando existe evidencia objetiva del incumplimiento.

No Conformidad Potencial - NCP: Hecho o situación que podría generar el

incumplimiento de un requisito legal, técnico, de la organización o del cliente. Se constituye como una Observación.

Oportunidad de Mejora - OM: Acción para mejorar un procedimiento, proceso o

actividad. Se constituye como una Recomendación.


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VII. DISPOSICIONES LEGALES SOBRE ATENCIÓN AL CIUDADANO

Constitución Política, artículos 2°, 123, 209 y 270 Ley 1450 de Junio 16 de 2011, por la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo

2010 – 2014, artículos 3°, 230, 231, 232 y 234 Ley 790 del 27 de diciembre de 2002 “por la cual se expiden disposiciones para

adelantar el programa de renovación de la administración pública”; fija en su Capítulo III, Artículo 14 la implementación del programa GOBIERNO EN LÍNEA, definido como el desarrollo de tecnologías y procedimientos para facilitar la interacción del Estado con la comunidad

Documento CONPES 3649 de Marzo de 2010, Política Nacional del Servicio al Ciudadano.

Estatuto Anticorrupción, Articulo 76. Oficinas de Quejas y Reclamos. En toda entidad, deberá existir por lo menos una dependencia encargada de recibir, tramitar y resolver las quejas, Solicitudes y reclamos que los ciudadanos formulen, y que se relacionen con el cumplimiento de la misión de la entidad.

Resolución No. 3046 del 20 de septiembre de 2012. por la cual se reglamenta el trámite interno del Derecho de Petición ante el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República.

Decreto 019 de 2012. Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública.

Manual de sistema de gestión de correspondencia y archivos oficiales.

i. Análisis Jurídico.

En relación con el derecho de petición, es abundante la jurisprudencia de la Corte Constitucional2. En la sentencia T-377 de 2000 se establecieron los siguientes parámetros:

a. El derecho de petición es fundamental y determinante para la efectividad de los mecanismos de la democracia participativa. Además, porque mediante él se garantizan otros derechos constitucionales, como el derecho a la información, a la participación política y a la libertad de expresión.

2 Puede consultarse las sentencias T-12 de 1992, T-419 de 1992, T-172 de 1993, T-306 de 1993,

T-335 de 1993, T-571 de 1993, T-279 de 1994, T-414 de 1995, T-529 de 1995, T-604 de 1995,

T-614 de 1995, SU-166 de 1999, T-307 de 1999, entre muchas outras.


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b. El núcleo esencial del derecho de petición reside en la resolución pronta y oportuna de la cuestión, pues de nada serviría la posibilidad de dirigirse a la autoridad si ésta no resuelve o se reserva para sí el sentido de lo decidido.

c. La respuesta debe cumplir con estos requisitos: 1. Oportunidad 2. Debe resolverse de fondo, en

forma clara, precisa y de manera congruente con lo solicitado 3. La propuesta debe ser puesta en conocimiento del peticionario. Si no se cumple con estos requisitos se incurre en una vulneración del derecho constitucional fundamental de petición.

d. Por lo anterior, la respuesta no implica aceptación de lo solicitado ni tampoco se concreta

siempre en una respuesta escrita.

e. Este derecho, por regla general, se aplica a entidades estatales, esto es, a quienes ejercen autoridad. Pero, la Constitución lo extendió a las organizaciones privadas cuando la ley así lo determine.

f. En relación con la oportunidad de la respuesta, esto es, con el término que tiene la

administración para resolver las peticiones formuladas, por regla general, se acude al artículo 14 de la Ley 1437 de 2011 (Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo) que señala 15 días para resolver. De no ser posible, antes de que se cumpla con el término allí dispuesto y ante la imposibilidad de dar una respuesta en dicho lapso, la autoridad o el particular deberá explicar los motivos y señalar el término en el cual se realizará la contestación. Para este efecto, el criterio de razonabilidad del término será determinante, puesto que deberá tenerse en cuenta el grado de dificultad o la complejidad de la solicitud. Cabe anotar que la Corte Constitucional ha confirmado las decisiones de los jueces de instancia que ordena responder dentro del término de 15 días, en caso de no hacerlo, la respuesta será ordenada por el juez, dentro de las cuarenta y ocho (48) horas siguientes.

g. La figura del silencio administrativo no libera a la administración de la obligación de resolver

oportunamente la petición, pues su objeto es distinto. El silencio administrativo es la prueba incontrovertible de que se ha violado el derecho de petición.

VIII. ASPECTOS GENERALES

La Oficina de Control Interno del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República - DAPRE - en cumplimiento de su rol de evaluador independiente, efectuó Auditoria de Gestión al Proceso de Atención al Usuario, muestra: Derechos de Petición. De acuerdo a lo definido en el Plan General de Auditoria, remitido mediante MEM14-00002128 del 19 de febrero de 2014, en el cual se informó el objeto de la auditoria, el alcance, las actividades, la responsabilidad del equipo de trabajo frente al proceso auditor, así como los documentos asociados al proceso que se requieren para su realización.


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Frente a lo anterior, y una vez evaluados los documentos solicitados así como los disponibles en los aplicativos de la Entidad, se presentan los siguientes resultados (Conformidades, No conformidades y Oportunidades de Mejora):

IX. DESARROLLO DE LA AUDITORIA

I. Prueba Selectiva

Para la selección de las dependencias a auditar, se tuvieron en cuenta criterios como: la Cantidad de los derechos de petición allegados a la dependencia, resultados de auditorías anteriores y solicitudes de auditoria por parte del responsable del Proceso. Una vez aplicados estos criterios, se seleccionaron las siguientes trece (13) dependencias del DAPRE:

1. Alta Consejería para la Equidad de la Mujer 2. Alta Consejería para la Regiones y la Participación Ciudadana 3. Alta Consejería para la Seguridad y la Convivencia 4. Alta Consejería para Programas Especiales 5. Programa Presidencial para los Derechos Humanos y DIH 6. Programa Presidencial Colombia Joven 7. Programa Presidencial acción Integral Minas Antipersonal 8. Secretaria de Transparencia 9. Secretaria Privada 10. Programa Presidencial para los Pueblos Indígenas 11. Programa Presidencial para pueblos Afros 12. Alto Comisionado para la Paz 13. Casa Militar.

II. Verificación de la Gestión Aplicativo PSQR Se procedió a solicitar a las trece (13) dependencias objeto de auditoria, el reporte de los requerimientos ciudadanos registrados en el sistema PSQR y de los derechos de petición, del 1 de julio al 31 de Diciembre de 2013.


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Una vez recibidos los reportes, se realizó la correspondiente verificación en el aplicativo SIGOB aplicando los siguientes criterios de búsqueda, mismos aplicados por las dependencias en el momento de generar el reporte:

a. Elaborado entre el: el 1 de julio al 31 de diciembre de 2013. b. Tipo: Denuncia, Derecho de Petición, queja, reclamo, solicitud de

congresistas, solicitud de documentación, solicitud de entidad pública, solicitud de información y sugerencias.

c. Información de la gestión: se seleccionó el área responsable del trámite. De lo anterior, se obtuvo un primer resultado equivalente al total de 13.239 PSQR recibidas durante el período de análisis, como se observa a continuación:

ADMINISTRADOR PSQR

1. Alta Consejería para la Equidad de la Mujer 95

2. Alta Consejería para las Regiones y la Participación Ciudadana 43

3. Alta Consejería para la Seguridad y Convivencia 16

4. Alta Consejería para Programas Especiales 725

5. Programa Presidencial para los DDHH y DIH 553

6. Programa Presidencial Colombia Joven 203

7. Programa Presidencial para la Acción Integral contra las Minas Antipersonal

79

8. Secretaria de Transparencia 379

9. Secretaria Privada 10.719

10. Programa Presidencial para los Pueblos Indígenas Programa Presidencial para los Pueblos Indígena Programa Presidencial para los Pueblos Indígenas 22

11. Programa Presidencial para pueblos Afros 32

12. Alto Comisionado para la Paz 367

13. Casa Militar 6

TOTALES 13.239

Del anterior resultado, se observa que la Secretaria Privada es la dependencia que maneja la mayor cantidad de PSQR en la Entidad, equivalente al 81% del total de la muestra; el 19% restante equivale a las 2.520 PSQR de las otras dependencias que


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tramitaron Derechos de Petición. De este último valor, se estimó que el promedio de PSQR allegadas por día durante el segundo semestre de 2013 es de 14. Esta Oficina observó que, la información reportada por las dependencias relacionadas corresponde a la reportada en el aplicativo SIGOB. Cabe resaltar, que lo anterior es un avance significativo en el proceso de registrar la información en el aplicativo como única fuente oficial de información.

III. Criterios de Verificación a la Gestión de PSQR Los criterios para determinar la oportunidad de la gestión que realizan los administradores a las comunicaciones ciudadanas, que ingresan a través de los diferentes canales habilitados por la Entidad, son los siguientes:

1. Como se observó consistencia en la información reportada por las dependencias con la del aplicativo SIGOB, se procedió a tomar la prueba selectiva desde el aplicativo. Para el caso de la Secretaria Privada se practicó una prueba del 5% y para las demás áreas del 10%.

2. De los registros seleccionados se realizaron verificaciones a las comunicaciones

en el aplicativo PSQR, para corroborar el estado.

3. Mediante la misma técnica, se verificó el registro guardado por el aplicativo para determinar la oportunidad de respuesta, tomando como criterio fuente la regulación externa sobre la atención de comunicaciones ciudadanas.

IV. Verificación de la gestión Derechos de Petición a través del SIGOB

De acuerdo al análisis efectuado de la muestra seleccionada, se evidencia que las siguientes dependencias no contestaron oportunamente y dentro de los términos legales, los derechos de petición tramitados a través del aplicativo SIGOB, relacionados a continuación:

Alta Consejería para la Equidad de la Mujer

Documento Código EXT

Fecha de Registro

Fecha en la que vencía el término

Fecha de respuesta

Observación

Derecho de EXT13- 17/10/2013 23/10/2013 25/10/2013 Respuesta


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Petición 00085237 Extemporánea. PSQR CONGRESO Derivada en el SIGOB

Derecho de Petición

DPG13-00004788

01/10/2013 23/10/2013

No hay respuesta al usuario derivada en el SIGOB

Cuadro 1.

Alta Consejería para las Regiones y la Participación Ciudadana.


Fecha de Registro


Fecha de respuesta

Observación


DPG13-00009953

21/11/2013 12/12/2013 26/12/2013

Respuesta extemporánea derivada en el SIGOB.


DPG13-00007917

05/11/2013 27/11/2013 28/11/2013



DPC13-00000031

11/10/2013 21/10/2013 23/10/2013

Respuesta Extemporánea. PSQR CONGRESO Derivada en el SIGOB


DPG13-00001203

26/08/2013 16/09/2013 18/09/2013


Cuadro 2.


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Respuesta Alta Consejería para las Regiones y la Participación Ciudadana.

Documento Código

EXT Fecha de Registro


Fecha de respuesta

Observación Control Interno

Observación ACRP


DPG13-00009953

21/11/2013 12/12/2013 26/12/2013


Documento registrado el día 21 nov 13 y recibido en esta Consejería el día 18dic13. Después de pasar por varios asesores dentro de la Consejería, finalmente se dio respuesta por parte de Consuelo Barrera mediante los OFI13-00150879 y OFI13-00150903 del 26 de diciembre de 2013.


DPG13-00007917

05/11/2013 27/11/2013 28/11/2013


Documento registrado el día 05nov13 y recibido por el asesor encargado de dar respuesta el día 14nov13. Se dio respuesta por parte de Alba Gomez del 28nov13 con oficios OFI13-00141994 y OFI13-00141996 (un día después del vencimiento de términos).


DPC13-00000031

11/10/2013 21/10/2013 23/10/2013 Respuesta Extemporánea.

Documento registrado el día 11oct13 y recibido por el asesor encargado de dar respuesta el día 15 oct 13. Se dio respuesta por parte de Luisa Castaño del 23oct13 mediante OFI13-00128608 (dos días después del vencimiento de términos).


DPG13-00001203

26/08/2013 16/09/2013 18/09/2013


Documento registrado el día 26ago13 y recibido por el asesor encargado de dar respuesta el día 28ago13. Se dio respuesta por parte de Alba Gomez el 18sep13 mediante OFI13-001116334 y OFI13-00116343 (dos días después del vencimiento de términos).

Por lo anterior, la Oficina de Control Interno se mantiene en la No Conformidad declarada en las respuestas extemporáneas de los cuatro derechos de petición.


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Alta Consejería para la Seguridad y Convivencia


Fecha de Registro


Fecha de respuesta

Observación


DPG13-00012716

20/12/2013 15/01/2014 23/01/2014

Respuesta Extemporánea. Traslado Autoridad competente. Derivada en el SIGOB.


DPG13-00010257

25/11/2013 16/12/2013 09/01/2014

Respuesta Extemporánea. Derivada en el SIGOB.


DPD13-00000102

16/09/2013 30/10/2013 10/10/2013



DPG13-00001367

27/08/2013 17/09/2013 19/09/2013


Cuadro 3.

Alta Consejería para Programas Especiales.


Fecha de Registro


Fecha de respuesta

Observación


DPI13-00000558

13/11/2013 04/12/2013 06/12/2013



DPG13-00004583

30/09/2013 22/10/2013 25/10/2013

Respuesta Extemporánea. Derivada en el SIGOB


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Derecho de Petición*

EXT13-00081243

26/09/2013 17/10/2013 21/10/2013

Respuesta Extemporánea. Derivada respuesta en el SIGOB.


EXT13-00079460

19/09/2013 10/10/2013 17/10/2013

Respuesta Extemporánea. Derivada respuesta en el SIGOB.

Cuadro 4. *La fila sombreada, indica que el aplicativo SIGOB demuestra debilidad al momento de determinar el tiempo límite de

respuesta de las PSQR.

Respuesta Alta Consejería para Programas Especiales.

“(…) De acuerdo con el MEM14-00004740 sobre el Informe preliminar de PSQR peticiones, quejas y reclamos del segundo semestre de 2013 del Departamento Administrativo de la Presidencia de la Republica con corte treinta y uno (31) de diciembre de 2013; es necesario dejar constancia que si bien la Alta Consejería Presidencial para Programas Especiales tiene la obligación de dar respuesta a los PSQR en el plazo establecido por la Ley, el aplicativo SIGOB define las fechas límite para dar respuesta. En el caso particular del EXT13-00081243, el sistema indicó el 21 de octubre de 2013 como límite para dar respuesta y ese día terminó su trámite. Sólo a través de la muestra que ustedes realizaron se encontró que esta es una falla del sistema. Por lo anterior, considero necesario que se hagan los ajustes respectivos al aplicativo SIGOB, teniendo en cuenta que esta información sirve como apoyo a los funcionarios que dan respuesta a las comunicaciones (…)”.

Por lo anterior, la Oficina de Control Interno se mantiene en la No Conformidad declarada en la respuesta extemporánea del comunicado EXT13-00081243.

Programa Presidencial Derechos Humanos y DIH

Documento Código EXT Fecha de Registro


Fecha de respuesta

Observación


DPG13-00004539

27/09/2013 21/10/2013 24/10/2014

Respuesta Extemporánea Derivada respuesta en el SIGOB.


DPG13-00004805

01/10/2013 23/10/2013 25/10/2013 Respuesta Extemporánea


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Derivada respuesta en el SIGOB.


DPG13-00004849

01/10/2013 23/10/2013 25/10/2013



DPG13-00005175

04/10/2013 28/10/2013 31/10/2013



DPG13-00008229

07/11/2013 29/11/2013 04/12/2013


Cuadro 5.

Respuesta Programa Presidencial Derechos Humanos y DIH.

“(…) El segundo de los radicados es el DPG13-000051775, el cual estuvo a cargo de la asesora Carolina Rucinque, quien manifiesta: El asunto se contestó al ciudadano mediante OFI13-00131242, el cual se elaboró 2 días después del vencimiento de términos. Es importante aclarar que el Radicado DPG13-00005175 no era un Derecho de Petición, sino una comunicación remitida de manera general a varias entidades gubernamentales por parte de una organización defensora de Derechos Humanos de nivel nacional poniendo en conocimiento una situación determinada. En el escrito, se elevaban algunas denuncias y solicitudes específicas que no son competencia del Programa Presidencial de Derechos Humanos y DIH, por lo que fueron remitidas a las autoridades competentes (las cuales también se encontraban entre los destinatarios de la comunicación). Adicionalmente, es importante tener en cuenta que la Dirección de Derechos Humanos del Ministerio de Relaciones Exteriores es la entidad encargada de coordinar la respuesta del Estado sobre la implementación de las medidas cautelares y provisionales otorgadas por el Sistema Interamericano de Derechos Humanos, tema del cual versaba la comunicación. Es del caso señalar que en el presente asunto no se solicitó oportunamente su reclasificación razón por

la cual sigue radicada como derecho de petición (…)”.

Por lo anterior, la Oficina de Control Interno se mantiene en la No Conformidad declarada en la respuesta extemporánea del comunicado DPG13-000051775.

Programa Presidencial Colombia Joven


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Fecha de respuesta

Observación

Derecho de Petición DPG13-00007350

28/10/2013 20/11/2013 21/11/2013



09/10/2013 31/10/2013 05/11/2013


Derecho de Petición DPI13-00000447

09/10/2013 31/10/2013 05/11/2013


Cuadro 6. La fila sombreada, indica que el aplicativo SIGOB demuestra debilidad al momento de determinar el tiempo límite de


Respuesta Programa Presidencial Colombia Joven.

“(…) De acuerdo con el compromiso asumido en la mesa de trabajo realizada en la sala de juntas de la Subdirección de Operaciones el pasado miércoles 7 mayo, de la manera más atenta, me permito informarle que el Programa Presidencial para el Sistema Nacional de Juventud Colombia Joven ha dado cumplimiento a los procesos establecidos al interior de la Entidad, para lo cual utiliza en sus comunicaciones tanto internas como externas la herramienta oficial Sigob. Es así que con el fin de dar respuesta oportuna a los derechos de petición desde la vigencia 2013, ha tomado una serie de medidas, entre las que se destacan las siguientes: -Se ha asistido a las capacitaciones sobre derechos de petición, lo que ha permitido aprovechar las bondades, aplicaciones y en general herramientas del sistema Sigob para el control de los vencimientos y manejo adecuado del mismo. -Se tienen en cuenta los reportes semanales que envía al Programa el Grupo de Atención al Usuario y Servicios Compartidos que permiten de manera preventiva contar con la información de los vencimientos de cada derecho de petición.

-Se está solicitando la reclasificación de la correspondencia allegada al Programa, cuando haya lugar lo que permite depurar la que efectivamente contiene una queja, una petición, una solicitud o un reclamo. -Hay una persona en el Programa responsable de canalizar en el Sigob los derechos de petición y psqr’s, lo que permite tener un control en el vencimiento de términos.

Todas estas acciones de mejora se han evidenciado en los reportes que semanalmente realiza el asesor del Grupo de Atención al Usuario y Servicios Compartidos en los Comités de seguimiento liderados por la Subdirección de Operaciones.


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Ahora bien, respecto de los registros incluidos en el informe de auditoría de la Oficina de Control Interno, es de señalar que el Programa Presidencial Colombia Joven hasta el momento en que recibió de la Oficina de Control Interno la retroalimentación del reporte de los psqr’s atendidos en el II semestre de 2013, tenía la convicción errada e invencible de que los 3 registros se habían contestado oportunamente, como quiera que se habían atendido tanto los plazos establecidos en la herramienta oficial de la Entidad Sigob, como en los reportes semanales enviados por el Grupo de Atención al Usuario y Servicios Compartidos. Por lo expuesto, se concluye que la extemporaneidad de los 3 registros a cargo del Programa Presidencial Colombia Joven ocurrió por una falla en el aplicativo SIGOB en la determinación del tiempo límite de respuesta, lo que indujo a error no sólo al Programa, sino al Grupo de Atención al Usuario y Servicios Compartidos (…)”.

Por lo anterior, la Oficina de Control Interno se mantiene en la No Conformidad declarada en la respuesta extemporánea a los tres comunicados.

Programa Presidencial Acción Integral Minas Antipersonal.


Fecha de Registro

Fecha en la que

vencía el término

Fecha de respuesta

Observación


24/10/2013 18/11/2013 21/11/2013


Cuadro 7.

Secretaria Transparencia



Fecha de respuesta

Observación


25/10/2013 19/11/2013 22/11/2013

Respuesta Extemporánea Derivada en el SIGOB

Derecho de Petición EXT13-00095848

11/12/2013 26/12/2013

No se evidencia respuesta asociada en el aplicativo.

Cuadro 8.


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Respuesta Secretaria de Transparencia

Buenas tardes, en relación con el informe de verificación al trámite de PSQR presentado por la oficina de Control Interno, y respecto de los 2 Derechos de Petición que aparecen reportados en el mismo nos permitimos informar: Radicado DPG13-00007080, del cual el SIGOB reporta respuesta extemporánea de 3 días, me permito manifestarle que de manera involuntaria se omitió registrar en el aplicativo SIGOB la trazabilidad de las acciones realizadas previamente a la respuesta dada. Previamente el ciudadano efectúo la misma solicitud la cual fue atendida oportunamente. Sin embargo, ante la reiteración se adelantó consulta con otras entidades públicas con la finalidad de poder dar respuesta de fondo en cuanto a “indicios de corrupción en procesos de contratación”. No obstante lo anterior y no habiéndose encontrado factible entregar la información, ni evidenciada la posibilidad de remitir la comunicación a otra entidad se responde informando que la Secretaría no contaba con la información solicitada. Radicado EXT13-00095848, del cual No se evidencia respuesta asociada en el aplicativo, al respecto se realizó una anotación en el SIGOB extemporáneamente ya que el documento se vencía el 26 de diciembre de 2013 la funcionaria salió a vacaciones el 18 de diciembre del mismo año, y el 17 de diciembre del 2013, hablo con un funcionario de la Procuraduría Provincial de Pereira telefónicamente quedando solucionado el tema. El día 13 de enero de 2014, se realiza la anotación en el SIGOB ya que ese día es el regreso de vacaciones.

Por lo anterior, la Oficina de Control Interno se mantiene en la No Conformidad declarada en la respuesta extemporánea a los dos comunicados.

Programa Presidencial para los Pueblos Indígenas.


Fecha de Registro


Fecha de respuesta

Observación


EXT13-00057198

02/07/2013 23/07/2013 26/07/2013



EXT13-00057895

03/07/2013 24/07/2013 26/07/2013



EXT13-00059185

08/07/2013 29/07/2013 31/07/2013


Cuadro 9.


19

Respuesta Programa Presidencial para los Pueblos Indígenas.

“(…) En el título IX, sección cuatro, cuadro nueve correspondiente a las gestiones del programa presidencial a mi cargo, se indican 3 gestiones comprendidas en el mes de julio del año auditado, las cuales aparecen bajo la observación “Respuesta extemporánea. Derivada en el SIGOB”. Frente a estos tres casos de respuesta extemporánea, respetuosamente quiero manifestarle lo siguiente: 1. Para este programa presidencial es fundamental el cumplimiento de los requisitos técnicos, legales, de la organización y del cliente, en el desarrollo de las actividades diarias encaminadas a la mejor garantía de los derechos fundamentales, colectivos e integrales de los pueblos indígenas del país.

2. Sin entrar en contravía con el postulado anterior, es igualmente prioritario para esta dependencia el impulso real a las situaciones que mediante el trámite de PSQR se ponen en conocimiento de este programa presidencial y hacen parte de nuestra competencia, más allá del aspecto meramente formal.

3. En el mismo sentido, teniendo en cuenta que las dinámicas de relacionamiento de esta institución con sus principales beneficiarios, cuales son los pueblos indígenas del país, debe por obvias razones adoptar mecanismos agiles y expeditos que faciliten el acceso de las comunidades a sus derechos o eviten la vulneración de los mismos, es necesario precisar que muchas de las gestiones consignadas en los aplicativos y sistemas de información, en este caso el SIGOB, llegan a feliz término, incluso antes de ser formalizadas a través de los canales oficiales. 4. En relación con las correspondencias indicadas en el informe como extemporáneas, nos permitimos resaltar que, en ningún momento la demora en el trámite de las mismas genero una amenaza o un perjuicio irreparable en los peticionarios, más allá de la demora en la formalización de la respuesta por parte de este programa presidencial. Es así por ejemplo en el caso EXT13-0005198, donde la peticionaria ofició desde un principio a las entidades competentes para atender su caso, o en el caso del EXT13- 00057895 donde se solicitaron al programa presidencial ejemplares de sus cartillas pedagógicas, las cuales, para la fecha de la solicitud se encontraban agotadas. Respetado Doctor, sin mediar en la presente comunicación la intención de desconocer el hecho objetivo del incumplimiento de la norma, quiero manifestarle y reiterar el compromiso de nuestro equipo de trabajo con la misión institucional encomendada, y garantizarle que, desde la ocurrencia de los hechos descritos se han tomado todas las medidas necesarias para evitar que vuelvan a ocurrir, como efectivamente hasta el momento ha sucedido. (…)”.

Por lo anterior, la Oficina de Control Interno se mantiene en la No Conformidad declarada en la respuesta extemporánea a los tres comunicados.

Oficina del Alto Comisionado para la Paz.


Fecha de Registro


Fecha de respuesta

Observación


DPG13-00012694

20/12/2013 15/01/2014 27/01/2014 Respuesta Extemporánea. Derivada en el


20

SIGOB


SUG13-00000072

19/12/2013 14/01/2014 13/02/2014



DPG13-00013253

30/12/2013 15/01/2014 24/01/2014



DPG13-00013254

30/12/2013 22/01/2014 24/01/2014



DPG13-00009268

18/11/2013 09/12/2013 12/12/2013



DPG13-00010220

25/11/2013 16/12/2013 30/12/2013



DPD13-00000174

31/10/2013 18/11/2013 20/11/2013



DPG13-00002121

03/09/2013 24/09/2013 01/10/2013



DPI13-00000140

02/09/2013 16/09/2013 26/09/2013



DPG13-00010127

22/11/2013 13/12/2013 20/12/2013




De acuerdo a la respuesta remitida con el MEM14-00005837, la Oficina de Control Interno se mantiene en la No Conformidad declarada en la respuesta extemporánea a los comunicados.


21

Casa Militar



Fecha de respuesta

Observación

Derecho de Petición REC13-00000003

15/10/2013 06/11/2013 No registra

No se evidencia respuesta asociada en el aplicativo


17/10/2013 08/11/2013 No registra



01/10/2013 23/10/2013 No registra



08/08/2013 30/08/2013 No registra



08/08/2013 30/08/2013 No registra



02/07/2013 23/07/2013 No registra




V. Verificación del trámite en el SYSCOPRE

Se procedió a solicitar al Área de Información y Sistemas y a la Coordinadora del Grupo de Atención de Derechos de Petición al Presidente de la República – Secretaria Privada, la relación de los correos recibidos y respondidos a través del link Escríbale al presidente durante el segundo semestre de 2013. Se observa que durante el período de análisis, se recibieron un total de 20.409 correos electrónicos que se clasificaron como petición, queja, reclamo o sugerencia. En revisión efectuada mediante prueba selectiva, se observó que en los meses de julio, agosto y septiembre de 2013, se presentaron respuesta extemporáneas en los siguientes correos electrónicos:


22

Reporte del 1 de julio con respuesta extemporánea.

RADICADO RECEPCION ESTADO TRAMITE NOMBRES APELLIDOS

563441 01/07/2013 16:38 2013-08-05 08:44:11.220 jonatahn gonzalez robles

563443 01/07/2013 17:15 2013-08-05 08:46:39.277 Maria Teresa Suescun Perdomo

563444 01/07/2013 17:17 2013-08-05 08:51:21.923 sandra liliam pulio avila

563445 01/07/2013 17:35 2013-08-05 08:52:57.813 DENYS DEL CARMENSURMAY REYES

563455 01/07/2013 17:35 2013-08-05 11:07:24.050 DENYS DEL CARMENSURMAY REYES

563456 01/07/2013 17:46 2013-08-05 14:01:25.847 WILFER SALAS BOHORQUEZ

563457 01/07/2013 17:48 2013-08-05 14:03:40.757 rosalba diaz rojas

563458 01/07/2013 17:57 2013-08-05 14:05:58.420 aliria reyes moreno

563459 01/07/2013 17:57 2013-08-05 14:10:20.653 aliria reyes moreno

563460 01/07/2013 18:03 2013-08-05 14:25:16.850 LUIS MIGUEL BECERRA

563462 01/07/2013 18:32 2013-08-05 14:26:13.353 victor sanchez sanchez

563463 01/07/2013 18:55 2013-08-05 14:28:14.440 javier arturo valencia de la vega

563464 01/07/2013 19:00 2013-08-05 14:32:26.107 comunidad corea martinete

563465 01/07/2013 19:05 2013-08-05 14:34:37.087 carmen alicia saavedra de bonilla

563466 01/07/2013 19:11 2013-08-05 15:11:49.393 freddy enrique baez

563467 01/07/2013 19:35 2013-08-05 15:15:41.130 José Antonio Mogrovejo Prieto

563470 01/07/2013 20:04 2013-08-05 15:25:57.723 PABLO EUGENIO RINCON ARDILA

563471 01/07/2013 20:16 2013-08-05 15:28:13.783 RUTH LUCENA PIRAQUIVE CHACON

563472 01/07/2013 20:25 2013-08-05 15:29:59.643 nohoramay rodriguez zea

563473 01/07/2013 20:57 2013-08-05 15:31:51.123 Adriana Tapiero

563474 01/07/2013 21:04 2013-08-05 15:33:30.323 VICENTE CARLOS MERCADO VÉLEZ

563475 01/07/2013 21:15 2013-08-05 15:35:07.293 Diana Fernanda Cordoba Valencia

563476 01/07/2013 21:15 2013-08-05 15:39:55.133 GLORIA INES JARAMILLO LOPEZ

563477 01/07/2013 21:26 2013-08-05 15:43:00.627 Ruben dario duque idrobo

563478 01/07/2013 22:07 2013-08-05 16:03:53.190 CESAR AUGUSTO MORENO CEBALLOS

563479 01/07/2013 22:18 2013-08-05 16:05:09.477 HERNANDO FERIA CHAVEZ

563480 01/07/2013 22:31 2013-08-05 16:07:10.280 Lucy Moreno Campos



563483 01/07/2013 22:41 2013-08-05 16:36:56.597 Willian Rafael Gomez Ayala

563484 01/07/2013 22:47 2013-08-05 16:37:45.420 Willian Rafael Gomez Ayala

563485 01/07/2013 23:46 2013-08-05 16:38:45.607 ana patricia gil


23

Reporte del 5 de julio de 2013 con respuesta extemporánea.


563904 05/07/2013 14:49 2013-08-12 14:33:59.247 Jenny Ariza Ramos

563906 05/07/2013 14:52 2013-08-12 14:39:55.627 blanca rosa cuadros garcia

563905 05/07/2013 14:52 2013-08-12 14:36:54.570 HERMINSUL FRANCISCORIVADENEIRA CLAROS

563907 05/07/2013 15:02 2013-08-12 14:42:00.177 Teresa Plata de ´Diéguez

563908 05/07/2013 15:09 2013-08-12 14:44:03.983 Oscar Mauricio Ramirez Ortiz

563909 05/07/2013 15:13 2013-08-12 14:55:01.993 blanca rosa cuadros garcia

563910 05/07/2013 15:29 2013-08-12 14:56:44.750 Oscar Mauricio Hurtado Ortiz

563911 05/07/2013 15:34 2013-08-13 08:38:38.073 MARIA DEL CARMEN CASTILLO GONZALEZ

563912 05/07/2013 15:56 2013-08-12 15:15:58.677 Nora Elena Molina Lince

563913 05/07/2013 15:58 2013-07-29 15:12:57.633 ana elizabeth trujillo rodriguez

563914 05/07/2013 16:16 2013-08-12 15:18:13.497 Freddy Castaneda Florez

563915 05/07/2013 16:27 2013-08-12 15:23:33.830 Noe Dario Valero Leon

563916 05/07/2013 16:30 2013-08-12 15:27:20.810 gustavo adolfo gutierrezcaicedo

563917 05/07/2013 16:49 2013-08-12 16:08:09.947 Luz Ofelia Galeano Montoya

563918 05/07/2013 16:51 2013-08-12 16:10:56.510 JOSE ASUNCION ROMERO BOHORQUEZ

563919 05/07/2013 16:52 2013-08-12 16:11:52.063 HECTOR AUGUSTO ORTIZ HERRERA

563920 05/07/2013 17:02 2013-08-12 16:12:52.290 juan fernandor Betancur lezcano

563921 05/07/2013 17:06 2013-08-12 16:14:36.363 LUZ MARIA SALDARRIAGA MORALES

563923 05/07/2013 17:21 2013-08-12 16:27:03.230 JEINER ADARMEL GONZALEZ QUICENO

563922 05/07/2013 17:21 2013-08-12 16:16:27.647 viviana andrea romero prieto

563924 05/07/2013 17:33 2013-08-12 16:28:47.557 arnulfo segundo niebles amaris

563926 05/07/2013 17:34 2013-08-12 16:30:14.957 MABEL MILENA YANET ARIZA

563927 05/07/2013 18:06 2013-08-12 16:33:33.257 JUAN FRANCISCO PADILLA MARTINEZ

563928 05/07/2013 18:14 2013-08-12 16:34:41.280 mariela cespedes rico

563929 05/07/2013 18:15 2013-08-12 16:36:36.757 KAREN LORENA BARAHONA GOMEZ

563930 05/07/2013 18:18 2013-08-12 16:38:24.507 Diego Andres Morales Paez

563932 05/07/2013 18:25 2013-08-12 17:23:41.513 andres heli AGUILAR ROSERO

563933 05/07/2013 18:48 2013-08-12 17:26:35.953 AIDA RUTH MORENO LEGUIZAMON

563934 05/07/2013 18:49 2013-08-12 17:28:32.673 Camilo Andres Naranjo Ariza

563935 05/07/2013 19:12 2013-08-12 17:29:38.177 Ilen Maria Restrepo Tabares

563936 05/07/2013 19:39 2013-08-13 08:53:26.880 VERONICA PATRICIAYEPES JARUFFE

563937 05/07/2013 19:40 2013-08-13 09:07:58.693 beatriz eugenia tarraz mejia

563938 05/07/2013 20:21 2013-08-13 09:10:08.277 Derbin Barajas Avila

563939 05/07/2013 20:29 2013-08-13 09:11:21.733 GLMA LANDINEZ RAMIREZ

563940 05/07/2013 20:34 2013-08-13 09:12:41.803 natalia herrera estrada

563941 05/07/2013 20:40 2013-08-13 09:15:17.433 biviana maria rosero villa

563942 05/07/2013 20:44 2013-08-13 09:18:02.440 Jesús Álvaro Caicedo González

563944 05/07/2013 21:24 2013-08-13 09:21:57.520 JESUS JAVIER RODRIGUEZ HINCAPIE

563945 05/07/2013 21:34 2013-08-13 09:25:02.887 sandra milena garrido diaz

563946 05/07/2013 21:48 2013-08-13 09:31:22.183 maria elena macias villarreal

563947 05/07/2013 21:56 2013-08-13 09:32:27.540 Manuel Dolores Hernández Prieto.

563948 05/07/2013 22:01 2013-08-13 09:37:31.807 GILMA GLDYS GONZALEZ PATIÑO

563951 05/07/2013 22:07 2013-08-13 09:58:24.343 Alexander Elias Polo Osorio

563953 05/07/2013 22:16 2013-08-13 10:02:39.113 GILMA GLADYS GONZALEZ PATIÑO

563952 05/07/2013 22:16 2013-08-13 10:01:09.680 Carmen Leonor Galvis

563965 05/07/2013 22:18 2013-08-13 10:05:19.770 Carmen Leonor Galvis

563966 05/07/2013 22:23 2013-08-13 10:07:01.093 NIDIA ELIZABETH LOPEZ SOTELO

563967 05/07/2013 22:54 2013-08-13 10:24:00.093 Paula Andrea Gonzalez Arias

563968 05/07/2013 23:25 2013-08-13 10:37:47.710 Luz Deicy Garcès Montaño

563970 05/07/2013 23:40 2013-08-13 10:44:00.997 leidy tatiana vasquez patiño


24

Reporte del 25 de julio de 2013 con respuesta extemporánea RADICADO

RECEPCION ESTADO

TRAMITE NOMBRES APELLIDOS

566345 25/07/2013 15:50 2013-09-10 13:56:35.133 LINA GABRIELA MARIN FLOREZ

566346 25/07/2013 15:56 2013-09-10 13:58:12.863 RAUL RAMIREZ MARTINEZ

566347 25/07/2013 16:05 2013-09-10 19:23:42.727 MARIA ARIAS HERRERA

566354 25/07/2013 16:14 2013-09-10 13:59:06.160 JOSÉ EVER DE LA CRUZ ROJAS

566355 25/07/2013 16:23 2013-09-10 19:26:41.040 YANEISA QUINTERO CARRASCAL

566356 25/07/2013 16:24 2013-09-10 14:00:24.283 ALVARO LAVERDE OLAYA

566357 25/07/2013 16:27 2013-09-10 19:30:05.463 WILSON ANTONIO ARAQUE PARADA

566358 25/07/2013 16:35 2013-09-10 14:01:29.043 MILTON ORLANDO VILLARREAL

GUTIERREZ VILLARRREAL GUTIERREZ

566359 25/07/2013 16:41 2013-09-10 19:31:55.370 VEEDURIA CIUDADANA NECHI

566360 25/07/2013 16:44 2013-09-10 20:01:00.640 JOSE DEL CARMEN VARON

566361 25/07/2013 16:45 2013-09-10 14:02:59.857 JOSE DEL CARMEN VARON

566362 25/07/2013 16:53 2013-09-10 14:05:50.857 JOSE DE JESUS BOHORQUEZ

GONZALEZ

566363 25/07/2013 17:00 2013-09-11 07:33:27.760 JESÚS ÁLVARO CAICEDO GONZÁLEZ

566364 25/07/2013 17:01 2013-09-10 19:20:11.823 HENRY ARMANDO SANCHEZ ALBINO

566365 25/07/2013 17:06 2013-09-11 07:35:05.980 DIEGO ARMANDO ANGULO PITALUA

566366 25/07/2013 17:15 2013-09-10 14:45:09.250 DIEGO ARMANDO ANGULO PITALUA

566367 25/07/2013 17:20 2013-09-11 07:36:54.133 JOSÉ ENRIQUE MERLANO FLÓREZ

566368 25/07/2013 17:23 2013-09-11 07:39:21.377 JANUARIO DANIEL VILLADIEGO BELLO

566369 25/07/2013 17:24 2013-09-11 07:42:33.120 MINERVA GIL

566370 25/07/2013 17:26 2013-09-10 14:10:46.730 JAIME FRANCISCO TORRES FORERO

566371 25/07/2013 17:29 2013-09-10 14:46:46.593 LOPEZ VELEZ HERNAN DARIO

566372 25/07/2013 17:58 2013-09-10 15:02:32.957 LUZ AIDE PINTO MEDINA

566373 25/07/2013 18:09 2013-09-10 15:07:22.583 MARI LUZ LUCERO FIGUEROA

566374 25/07/2013 18:37 2013-09-10 15:09:51.797 LUIS CARLOS PACHON RODRIGUEZ

566375 25/07/2013 18:39 2013-09-10 14:13:53.957 CARLOS ANDRÉS HERNÁNDEZ FRANCO

566376 25/07/2013 18:51 2013-09-10 14:48:48.573 MARIO ARTURO RAAD CASTAÑO

566377 25/07/2013 18:56 2013-09-10 14:17:02.160 LUIS CARLOS LASPRILLA TOVAR

566378 25/07/2013 19:35 2013-09-10 14:18:43.050 KATHLEEN BARROS

566379 25/07/2013 19:36 2013-09-10 19:16:18.960 SARA GUTIERREZ VARGAS

566380 25/07/2013 19:44 2013-09-10 14:43:33.070 JOSÉ ANTONIO MOGROVEJO PRIETO

566381 25/07/2013 19:50 2013-09-10 12:59:55.140 JAVIER JOSE FRAGOSO VEGA

566382 25/07/2013 19:54 2013-09-10 13:02:22.520 WALTER JAVIER SALAZAR PRIETO

566383 25/07/2013 19:55 2013-09-10 13:03:21.770 JAMES ZAMORA

566384 25/07/2013 19:57 2013-09-10 13:03:53.493 NICOLAS CARVAJAL

566385 25/07/2013 19:58 2013-09-10 13:05:19.133 BARRANCABERMEJA VIRTUAL


25

566386 25/07/2013 20:00 2013-09-10 13:06:49.567 JOSE MONTERROSA

OLIVELLA

566387 25/07/2013 20:00 2013-09-10 13:08:01.023 AURA MERCEDES DIAZ DE LOS RIOS

566388 25/07/2013 20:16 2013-09-10 13:09:26.930 GUMER PEREZ GARAY

566389 25/07/2013 20:33 2013-09-10 13:12:44.290 ANA MARCELA VARGAS JAQUE

566390 25/07/2013 20:36 2013-09-10 13:14:32.420 DAVID ALEJANDRO ORTIZ ALZATE

566391 25/07/2013 20:36 2013-09-10 13:15:14.470 OSCAR JAIME TRUJILLO VILLEGAS

566392 25/07/2013 20:55 2013-09-10 13:16:35.167 ALEXANDER CASTAÑEDA DUARTE

566393 25/07/2013 20:55 2013-09-10 13:18:23.153 MONICA PATRICIA GIRALDO LOPEZ

566394 25/07/2013 20:55 2013-09-10 13:20:24.687 HECTOR LEAL CARDOZO

566395 25/07/2013 20:57 2013-09-10 13:21:10.950 IVAN HUMBERTO ECHEVERRY MARIN

566396 25/07/2013 21:00 2013-09-10 13:21:55.853 LUISA MARCELA RODRIGUEZ ROSERO

566397 25/07/2013 21:07 2013-09-10 13:22:49.547 ANGIE LIZETH BERMUDEZ FORERO

566398 25/07/2013 21:09 2013-09-10 13:28:46.910 NORLI CASTRO

566399 25/07/2013 21:09 2013-09-10 13:29:50.977 NORLI CASTRO

566401 25/07/2013 21:31 2013-09-10 13:36:17.003 MÁRJORIE LORENA HURTADO CORTÉS

566400 25/07/2013 21:31 2013-09-10 13:31:39.693 MÁRJORIE LORENA HURTADO CORTÉS

566402 25/07/2013 21:32 2013-09-10 13:40:45.513 MARTHA LILIANA FRAILE HERNANDEZ

566403 25/07/2013 21:36 2013-09-10 13:41:50.293 MANUEL DOLORES HERNÁNDEZ PRIETO.

566404 25/07/2013 21:43 2013-09-10 13:43:25.703 OSCAR E ECHEVERRIA MONCADA

566405 25/07/2013 21:43 2013-09-10 13:44:35.030 OSCAR E ECHEVERRIA MONCADA

566406 25/07/2013 21:46 2013-09-10 13:46:45.177 CLAUDIA RIVERA BLANCO

566407 25/07/2013 22:00 2013-09-10 13:49:25.293 DARIO GIL LONDOÑO

566408 25/07/2013 22:08 2013-09-10 13:51:32.893 MERCEDES CALVO

566409 25/07/2013 22:28 2013-09-10 13:52:26.663 HERNÁN MAURICIO PÉREZ IDÁRRAGA

566410 25/07/2013 22:35 2013-09-10 13:52:59.163 DIANA LILIAN DIAGO GARCIA

Reporte del 10 de agosto de 2013 con respuesta extemporánea

RADICADO RECEPCION

ESTADO TRAMITE NOMBRES APELLIDOS

568288 10/08/2013 13:51 2013-09-13 17:45:56.690 JANNETH SIERRA

568289 10/08/2013 14:13 2013-09-13 17:58:44.503 MONICA MADROÑERO HERNANDEZ

568290 10/08/2013 14:15 2013-09-13 17:47:09.913 ISOLINA CAIAFFA PAYARES

568291 10/08/2013 14:43 2013-09-13 17:14:11.307 AMANDA BEATRIZ CEBALLOS DIAZ

568294 10/08/2013 14:44 2013-09-13 17:47:48.040 GERMÁN DARÍO FONSECA MÁRQUEZ

568295 10/08/2013 15:08 2013-09-13 16:34:39.157 CLAUDIA ESPERANZA PÉREZ PEÑALOZA


26

568296 10/08/2013 15:27 2013-09-13 16:39:28.540 MARIA CRISTINA VESGA JIMENEZ

568297 10/08/2013 15:33 2013-09-13 15:07:38.170 SILVIA BEATRIZ ECHAGUE

568299 10/08/2013 15:34 2013-09-13 17:42:51.757 SILVIA BEATRIZ ECHAGUE

568298 10/08/2013 15:34 2013-09-13 16:30:41.943 CARLOS ANDRES MORA

568300 10/08/2013 15:56 2013-09-13 17:08:52.897 LIGIA GARNICA

568301 10/08/2013 16:48 2013-09-13 16:40:07.680 LUIS EDUARDO SILVA USECHE

568302 10/08/2013 16:59 2013-09-13 16:46:29.540 LUIS EDUARDO SILVA USECHE

568303 10/08/2013 17:15 2013-09-13 17:27:33.077 ALBERTO PLAZA ANTIA

568304 10/08/2013 17:21 2013-09-13 17:16:01.343 MARIA DE LAS

MERCEDES OCAMPO CORDERO

568305 10/08/2013 17:28 2013-09-13 17:50:23.700 MARIA DE LAS

MERCEDES OCAMPO CORDERO

568306 10/08/2013 18:00 2013-09-13 17:41:55.123 SAMUEL ENRIQUE MACIAS GUTIERREZ

568309 10/08/2013 18:04 2013-09-13 17:39:42.870 FABIO ALONSO MENESES MONSALVE

568310 10/08/2013 18:09 2013-09-13 17:00:44.570 BETTY DE JESUS PADILLA PATERNINA

568311 10/08/2013 18:33 2013-09-13 17:44:29.710 LUZ MARINA VANEGAS CASTAÑO

568313 10/08/2013 19:23 2013-09-13 17:51:34.700 DANIEL ANDRES GONZALEZ MONERY

568312 10/08/2013 19:23 2013-09-13 16:33:17.587 DANIEL ANDRES GONZALEZ MONERY

568314 10/08/2013 19:30 2013-09-13 17:40:16.533 ROSA ELVIRA VARGAS MONTENEGRO

568315 10/08/2013 19:56 2013-09-13 17:04:52.543 LUIS FERNANDO DUQUE PEREZ

568318 10/08/2013 20:01 2013-09-13 17:57:04.563 RAQUEL FLOREZ DE LOZANO

568316 10/08/2013 20:01 2013-09-13 17:38:42.763 ITALIA CEPEDA MACIAS

568317 10/08/2013 20:01 2013-09-13 17:43:25.090 ITALIA CEPEDA MACIAS

568319 10/08/2013 20:11 2013-09-13 17:53:58.800 GLORIA GÓNGORA AMARILES

568320 10/08/2013 20:37 2013-09-13 17:28:02.787 HUMBERTO JOSE ESCOBAR NIEVES

568321 10/08/2013 21:01 2013-09-13 17:49:12.410 JUAN GABRIEL VARGAS JIMENES

568322 10/08/2013 21:13 2013-09-13 17:19:15.447 GLORIA LILIANA TURPIALES BEDOYA

568323 10/08/2013 21:22 2013-09-13 17:17:36.180 KELLY STELLA MOSQUERA VALOYES

568324 10/08/2013 21:30 2013-09-06 11:58:52.547 XIOMARA DEL MAR VERA WILD

568325 10/08/2013 21:37 2013-09-13 16:58:40.737 CÉSAR PULIDO

568326 10/08/2013 21:43 2013-09-06 11:57:03.930 XIOMARA DEL MAR VERA WILD

568327 10/08/2013 21:44 2013-09-13 17:24:28.143 MERCEDES CALVO

568328 10/08/2013 21:55 2013-09-13 17:30:58.973 JUAN GABRIEL GÓMEZ SIABATO

568329 10/08/2013 22:11 2013-09-13 17:01:37.273 RUBY ALEXANDRA LOPEZ ALVAREZ

568330 10/08/2013 22:13 2013-09-13 16:59:22.157 ALFONSO AGUDELO LOZANO

568331 10/08/2013 23:04 2013-09-13 16:34:03.333 LUIS CARLOS LASPRILLA TOVAR


27



568925 15/08/2013 15:07 2013-09-18 08:56:10.100 ERICK RICARDO GÓNIMA BELTRÁN

568928 15/08/2013 15:47 2013-09-18 08:05:27.267 MARIO ALBERTO CAÑAS SANABRIA

568932 15/08/2013 15:56 2013-09-18 08:07:41.237 LUZ EMILCE ARCINIEGAS ACUÑA

568933 15/08/2013 15:57 2013-09-18 09:07:26.460 JAIME POVEDA


568938 15/08/2013 16:17 2013-09-17 15:55:01.997 KARLA CAMARGO


568945 15/08/2013 16:30 2013-09-18 08:58:15.097 JULIA ELENA CARRILLO BAREÑO

568944 15/08/2013 16:30 2013-09-16 17:34:06.667 EZEQUIEL ALBERTO DIAZ NAVARRO

568946 15/08/2013 17:05 2013-09-16 17:34:42.970 JOSE FERNANDO FEIJOO RESTREPO

568949 15/08/2013 17:08 2013-09-18 08:52:31.170 VICTOR MODESTO CARVAJAL NIÑO

568947 15/08/2013 17:08 2013-09-18 08:20:29.590 ANA ELIZABETH TRUJILLO RODRIGUEZ

568950 15/08/2013 17:09 2013-09-17 14:58:02.787 HENRY JAVIER HERNÁNDEZ VELASCO

568951 15/08/2013 17:10 2013-09-17 15:04:57.653 ANA ELIZABETH TRUJILLO RODRIGUEZ

568953 15/08/2013 17:12 2013-09-17 17:14:16.230 NELLY SABOGAL

568957 15/08/2013 17:20 2013-09-18 09:09:56.237 JUAN DE DIOS AYALA ROJAS

568959 15/08/2013 17:27 2013-09-18 08:38:13.730 MARIA RINCON PEDROZA


568961 15/08/2013 17:48 2013-09-18 11:52:50.347 JAMES ALFREDO DOMÍNGUEZ VALENCIA

568962 15/08/2013 17:57 2013-09-18 08:13:50.983 FABER DUVAN PEREZ PAZ

568964 15/08/2013 18:31 2013-09-17 15:56:28.630 LUZ MARINA SIERRA BUITRAGO

568963 15/08/2013 18:31 2013-09-18 07:48:22.787 LUZ MARINA SIERRA BUITRAGO

568965 15/08/2013 18:37 2013-09-17 14:59:37.497 LUIS ALFONSO LOPEZ PIEDRAHITA

568966 15/08/2013 18:43 2013-09-17 15:00:25.760 HERALDO ACOSTA JAIMES




568970 15/08/2013 19:38 2013-09-18 08:41:11.287 HAROLD ENRIQUE LOZANO PAREDES

568971 15/08/2013 20:13 2013-09-18 08:35:41.863 JAMER REYES MACHADO

568972 15/08/2013 20:41 2013-09-18 08:15:19.350 ISABEL GARCIA

568973 15/08/2013 20:42 2013-09-17 15:01:34.047 JOHN JAIRO GIRALDO RUIZ

568974 15/08/2013 21:09 2013-09-18 08:22:17.360 JORGE EDUARDO CAMACHO GUZMAN

568975 15/08/2013 21:43 2013-09-17 15:07:29.577 JOSE DAVID PICO CAUCIL

568976 15/08/2013 21:52 2013-09-18 08:45:55.730 DAMASO BATISTA VILLALBA

568977 15/08/2013 21:59 2013-09-17 15:02:25.597 GLADYS HELENA YATE COLO

568978 15/08/2013 22:29 2013-09-17 15:05:44.597 OSCAR RENATO BOHORQUEZ CORREA


28

568979 15/08/2013 22:48 2013-09-18 08:42:59.360 DIOSELINA ROA CARREÑO

568980 15/08/2013 23:06 2013-09-18 09:11:40.603 LUIS CARLOS LLOREDA MOSQUERA

568981 15/08/2013 23:20 2013-09-17 15:25:37.270 HENRY GIOVANNI VELASQUEZ GUTIERREZ

568982 15/08/2013 23:24 2013-09-18 08:31:28.403 LUIS CARLOS LLOREDA MOSQUERA

568983 15/08/2013 23:48 2013-09-18 08:32:59.283 MARTIN PILONIETA



569899 23/08/2013 12:09 2013-09-17 14:56:51.457 JUAN MORALES AGUERO

569900 23/08/2013 12:13 2013-09-17 14:57:41.440 MARITZA SALAZAR DIAZ


569902 23/08/2013 12:48 2013-09-17 14:58:35.090 WILMAR JAVIER DÍAZ SANTAMARIA

569903 23/08/2013 12:50 2013-09-17 14:59:08.790 LIBBYS LINETH MARTINEZ RODRIGUEZ

569904 23/08/2013 12:51 2013-09-17 15:26:26.167 JUAN CARLOS ORTIZ MARTÍNEZ

569905 23/08/2013 12:52 2013-09-17 15:27:08.673 MAURICIO GONZALEZ FRANCO

569906 23/08/2013 12:56 2013-09-17 15:28:30.153 YENI ROCIO VALERO SERRANO

569907 23/08/2013 13:21 2013-09-17 16:02:38.130 ALBA NELLY ESCOBAR POSADA

569908 23/08/2013 13:26 2013-09-17 16:03:19.477 LINA MARCELA CARVAJAL OSSA

569909 23/08/2013 13:28 2013-09-17 16:03:52.320 CONSTANZA BASTIDAS

569910 23/08/2013 13:29 2013-09-17 16:05:18.687 EUGENIA DEL SOCORRO DOMINGUEZ MACHADO

569912 23/08/2013 13:57 2013-09-17 16:07:30.510 MANUEL FRANCISCO CORREA BAZANTA

569913 23/08/2013 14:05 2013-09-17 16:08:55.673 MANUEL FRANCISCO CORREA BAZANTA

569914 23/08/2013 14:15 2013-09-17 16:09:28.397 ANDRES ORLANDO GARZON RAMIREZ

569915 23/08/2013 14:17 2013-09-17 16:09:55.410 CARMEN AMPARO RIVERA CABAL

569916 23/08/2013 14:32 2013-09-17 16:10:21.180 LILIANA LOPEZ

569917 23/08/2013 14:32 2013-09-17 16:10:46.620 FLOR SIZA


569919 23/08/2013 14:38 2013-09-17 16:11:43.760 PATRICIA COBO HERNANDEZ

569920 23/08/2013 14:44 2013-09-17 16:12:18.597 CARLOS ANDRES ARIAS FONSECA


569922 23/08/2013 14:50 2013-09-17 16:41:02.437 IVONNE MAYRETH CARO BAZURTO

569924 23/08/2013 15:08 2013-09-17 16:13:30.777 LUISA VIRGINIA CASTRO RODRIGUEZ

569923 23/08/2013 15:08 2013-09-17 16:42:34.270 LUISA VIRGINIA CASTRO RODRIGUEZ

569925 23/08/2013 15:13 2013-09-17 16:44:02.053 FLORENTINO DURAN ZUÑIGA

569926 23/08/2013 15:15 2013-09-17 16:14:38.567 MARIA DE CARMEN CASTRO CHILITO

569927 23/08/2013 15:29 2013-09-17 16:46:09.250 WILLIAM ENRIQUE ALVAREZ PATERNINA

569928 23/08/2013 15:54 2013-09-17 16:15:30.120 NANCY ASTRITTA LOPEZ AGUADO


29

569929 23/08/2013 15:55 2013-09-17 16:18:01.550 HERNAN LONDOÑO ARIAS

569930 23/08/2013 15:56 2013-09-17 16:18:18.157 TANIA MORA

569931 23/08/2013 16:02 2013-09-17 16:18:43.897 NUBIA MEDINA

569932 23/08/2013 16:08 2013-09-17 16:19:43.087 MARTA ELENA GOMEZ MARIN

569933 23/08/2013 16:13 2013-09-17 16:20:20.347 GLORIA DAVILA GAUTHEY

569934 23/08/2013 16:37 2013-09-17 16:47:55.330 JOHN JAIRO GIRALDO RUIZ

569935 23/08/2013 16:44 2013-09-17 16:20:56.320 TOMAS CASTAÑEDA LOPEZ

569936 23/08/2013 16:45 2013-09-17 16:22:05.543 FRANCISCO ANTONIO MILAN GUTIERREZ

569937 23/08/2013 17:01 2013-09-17 16:49:26.790 JULIAN FERNANDO ARANGO

569938 23/08/2013 17:03 2013-09-17 16:51:36.260 JOSEFINA AMÉZQUITA DE ALMEIDA

569940 23/08/2013 17:06 2013-09-17 16:24:15.100 HECTOR ALFONSO FORERO MESA

569939 23/08/2013 17:06 2013-09-17 16:23:40.367 FANNER ANTONIO ESPEJO GUERRERO

569941 23/08/2013 17:09 2013-09-17 16:24:52.377 LEILA CALDERON

569943 23/08/2013 17:17 2013-09-17 16:54:58.603 LEILA CALDERON

569944 23/08/2013 17:26 2013-09-17 16:25:58.717 MILAGROS MILENA CASTRO CASTRO

569945 23/08/2013 17:37 2013-09-17 16:26:29.643 CARLOS RAFAEL PAREDES FORERO

569946 23/08/2013 17:39 2013-09-17 16:56:16.523 SANDRA CARRASCO LOZANO

569947 23/08/2013 17:52 2013-09-17 16:28:33.870 ELIZABETH CARDONA CASTRO

569948 23/08/2013 17:59 2013-09-17 16:29:28.790 JIMENA RAMÍREZ

569949 23/08/2013 18:02 2013-09-17 17:16:48.477 FERNANDO SALAMANCA ARCHILA

569950 23/08/2013 18:03 2013-09-17 16:58:00.017 MARIA LUZ LUCERO FIGUEROA

569951 23/08/2013 18:24 2013-09-17 17:00:33.767 MELBA CAMACHO

569952 23/08/2013 19:08 2013-09-17 16:30:13.780 ANÓNIMO ANÓNIMO

569953 23/08/2013 19:09 2013-09-17 17:02:42.820 JACOB LLOREDA HERRERA

569954 23/08/2013 19:20 2013-09-17 16:30:44.640 YENNIS DEL CARMEN NAVARRO GARCIA

569955 23/08/2013 19:24 2013-09-17 16:31:42.237 ANÓNIMO ANÓNIMO

569956 23/08/2013 19:34 2013-09-17 16:32:56.060 YESICA HENAO GOMEZ

569957 23/08/2013 19:37 2013-09-17 16:33:51.900 LUZ MYRIAN RESTREPO LÓPEZ

569958 23/08/2013 20:03 2013-09-17 17:04:08.403 ANGELO MEDINA PIÑEROS

569959 23/08/2013 20:27 2013-09-17 16:34:25.663 JOAQUIN SANCHEZ LIZCANO

569960 23/08/2013 20:30 2013-09-17 16:34:58.057 ABDÓN SÁNCHEZ CASTILLO

569961 23/08/2013 21:11 2013-09-17 16:35:50.277 JAIRO ADOLFO SILVA

569962 23/08/2013 21:13 2013-09-17 17:05:52.820 ANDRES GIL

569963 23/08/2013 21:17 2013-09-17 16:36:28.887 DIANA LEAL

569964 23/08/2013 21:19 2013-09-17 17:08:01.360 ANDRES GIL

569965 23/08/2013 21:35 2013-09-17 16:37:04.987 JAIME ALEXANDER QUIMBIAMBA BURBANO

569966 23/08/2013 21:40 2013-09-17 16:38:07.277 ALEX TIMANA

569967 23/08/2013 21:55 2013-09-17 16:38:35.057 RAFAEL ANTONIO ZARATE ZARATE


30

569968 23/08/2013 22:11 2013-09-17 17:09:53.793 OLGA PATRICIA GARCIA TRIVIÑO

569970 23/08/2013 22:28 2013-09-17 17:12:05.137 ADELAIDA CARABALLO PAJARO

569971 23/08/2013 22:39 2013-09-17 17:13:53.060 JAMER REYES MACHADO

569972 23/08/2013 22:46 2013-09-17 16:39:42.180 JOSÉ JAVIER LONDOÑO TREJOS

569973 23/08/2013 23:52 2013-09-17 16:39:11.917 WILLIAM RAMIREZ VILLEGAS

Reporte del 01 de septiembre de 2013 con respuesta extemporánea


571318 01/09/2013 19:00 2013-09-27 17:02:14.430 ANA JULIA FLOREZ

X. ASPECTOS CONFORMES

1. De la revisión efectuada, se resalta que durante los meses de octubre,

noviembre y diciembre de 2013, las PSQR solicitadas a través del Link Escríbale al Presidente fueron contestadas en forma oportuna.

2. La gestión adelantada por la Secretaria Privada-Grupo de Atención de Derechos de Petición al Presidente de la República en dar trámite y respuesta oportuna a las PSQR del segundo semestre de 2013.

XI. ASPECTOS NO CONFORMES

1. Se observó que las PSQR no se están trasladando dentro de los quince (15) días

hábiles a las autoridades competentes, como se evidenció en las comunicaciones externas relacionadas en el Cuadro 2. Alta Consejería para las Regiones y la Participación Ciudadana. (DPG13-00009953, DPG13-00007917), Cuadro 3. Alta Consejería para la Seguridad y Convivencia (DPG13-00012716), Cuadro 4. Alta Consejería para Programas Especiales (DPG13-00004583, EXT13-

00079460) del presente informe. Incumpliendo lo dispuesto en el artículo 14 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

2. Se evidencia recurrencia en las respuestas extemporáneas a los derechos de petición, como se observó en la verificación a las comunicaciones relacionadas por dependencias en los Cuadros del 1 al 11 del presente informe. Incumpliendo lo dispuesto en el Artículo 5 y 7 de la Resolución 3046 de 2012.


31

3. Persiste la debilidad en el manejo del aplicativo SIGOB al momento de finalizar

la gestión de las comunicaciones así como de efectuar la derivación para garantizar la trazabilidad de las PSQR, como se observó en las comunicaciones DPG13-00006867, DPG13-00009953 así como las relacionadas en los Cuadros 11 Casa Militar. Incumpliendo lo dispuesto en el numeral 4.1.8 Seguimiento y control al trámite de la Correspondencia Oficial Externa3 del Manual de Correspondencia y Archivo Oficial SIGOB.

4. El aplicativo SIGOB demuestra debilidad al momento de determinar el tiempo límite de respuesta de las PSQR tal y como se pudo determinar en los siguientes casos:

Alta Consejería para Programas Especiales: EXT13-00081243

Programa Presidencial Colombia Joven: DPG13-00007350 DPG13-00005578, DPI13-00000447

Oficina del Alto Comisionado para la Paz: DPD13-00000174

Casa Militar: EXT13-00082090, DPG13-00006142, REC13-00000003

XI. RECOMENDACIONES

1. Establecer mecanismos alternativos que garanticen el trámite y respuesta oportuna de las PSQR en la Entidad.

2. Unificar el aplicativo SYSCOPRE con el aplicativo SIGOB, lo anterior con el fin de

integrar la información de las PSQR´S de la Entidad.

3 4.1.8 Todas las comunicaciones oficiales de origen externo, radicadas en el Sistema SIGOB, deberán ser tramitadas a través del mismo y garantizando

el cumplimiento a los tiempos establecidos para su respuesta; igualmente, se deberá garantizar un seguimiento y control eficaz, por parte de cada

funcionario que intervenga en su gestión, teniendo en cuenta las siguientes instrucciones:

a. Se deberá derivar siempre la respuesta oficial, desde el registro correspondiente a la correspondencia oficial externa recibida en cada uno de los

despachos del SIGOB, siguiendo los pasos descritos en el Capítulo III “Correspondencia Oficial Enviada”.

b. Se deberá dar por finalizada la gestión del documento de origen externo, una vez se garantice que se ha dado la gestión total a dicho documento;

igualmente y sin ninguna justificación, se deberá registrar siempre, el resultado de la gestión realizada por cada funcionario, antes de finalizarlo

oficialmente.

Los responsables o jefes de cada dependencia, deberán tomar las medidas pertinentes para que en el menor tiempo posible, se dé el trámite oficial a las

comunicaciones reportadas por la oficina de Correspondencia o en su defecto, para que se realicen los ajustes y procedimientos pertinentes en el Sigob,

que evidencien que a dichas comunicaciones se les dio una respuesta oportuna

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Informe - Presidencia · 2017-03-14 · Es responsabilidad del auditor la planeación del seguimiento y verificación a realizar al Proceso de Atención al Usuario del Departamento