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30 de marzo, 2016

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INFORME SOBRE EL SEGUIMIENTO A LAS RECOMENDACIONES

EMITIDAS POR LA AUDITORÍA INTERNA Y DISPOSICIONES DE LA

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA

2016

Auditoría Interna

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CONTENIDO




RESUMEN EJECUTIVO

Nº de página

1. INTRODUCCION

1.1. Origen del estudio…………....……………………………………..………………….1

1.2. Objetivo ……………………. ….……………………..……......……………………...1

1.3. Alcance del estudio….....................................................................................................1

1.5. Comunicación verbal de los resultados...........................................................................1

2. RESULTADOS

Recomendaciones pendientes de implementar por parte del alcalde municipal……..……...2

Recomendaciones pendientes de implementar por parte del Concejo Municipal..................2

Recomendaciones pendientes de implementar en informes dirigidos a los Consejos de

Distrito (Dulce Nombre)…………………………………………...….........................……3

Recomendaciones pendientes de implantar en informes dirigidos al Director Financiero....3

Recomendaciones pendientes de implementación en informes dirigidos a la Contadora

Adjunta,,,,,………………………………………………………….................................3

Recomendaciones pendientes de implementación en informes dirigidos al Contralor

Interno……………………………………………………………………………………...3

Recomendaciones pendientes de implementación en informes dirigidos al Comité Cantonal

de Deportes y Recreación (CCDR)……………………………………………………...…6 Recomendaciones pendientes de implementación en informes dirigidos al director de

Planificación Urbana………………………………………………….............................…6

3. CONCLUSIONES……………………………..............................................................7

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4. RECOMENDACIONES

4.1. Al Alcalde Municipal……………........................ ………………………………….....7

4.2. Al Concejo Municipal…………………….....................................................................7

4.3 Al Consejo de Distrito Dulce Nombre……………………………………………….....8

4.4. Al Director Financiero………………………………………………………………….8

4.5. A la Contadora Adjunta………………………………………………………………...8

4.6. Al Contralor Interno……………………………………………………….…………...8

4.7. Al Comité Cantonal de Deportes y Recreación…………………………….…………..8

4.8. Al Director de Planificación Urbana……………………………………….…….….....9

5. ANEXOS

Anexo 1……………………………………………………………………………….........10

Anexo 2…………………………………………………………………………………….48

Anexo 3…………………………………………………………………………………….54

Anexo 4…………………………………………………………………………………….55

Anexo 5…………………………………………………………………………………….57

Anexo 6…………………………………………………………………………………….60

Anexo 7…………………………………………………………………………………….64

Anexo 8…………………………………………………………………………………….66

Anexo 9…………………………………………………………………………………….67

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RESUMEN EJECUTIVO

El presente resumen se refiere a un estudio relacionado con el seguimiento de las recomendaciones

emitidas en informes de Auditoría Interna que aún no han sido implementadas, al 31 de diciembre

del 2015, así como disposiciones de la Contraloría General de la República que no se han

implementado. El objetivo general del estudio es verificar el estado de cumplimiento de las

recomendaciones emitidas por Auditoría Interna en los informes emitidos a la fecha en mención y

de las disposiciones emitidas por el ente Contralor a la fecha anteriormente mencionada.

De los resultados obtenidos en este estudio se pone en evidencia que la administración no ha

implementado en gran parte, las recomendaciones emitidas en los informes de la Auditoría Interna

y disposiciones de la Contraloría General de la República, lo cual podría ocasionar un debilitamiento en el sistema de control interno y con ello impedir el logro de los objetivos

institucionales.

El volumen de recomendaciones que aún se encuentran pendientes de implementar, así como la

cantidad de informes sin atender, pone de manifiesto la carencia de controles adecuados que

brinden una seguridad razonable de su adopción oportuna, lo cual ha ocasionado, que no se lleve

un manejo eficiente de éstas, condición que se repite nuevamente en este estudio.

En conclusión, esta Auditoría Interna considera que la Administración, debe velar por el

cumplimiento de la normativa relativa a este tema y la aplicación de los atributos fundamentales

de control como la confiabilidad, oportunidad y utilidad.

Por lo tanto, en virtud de los resultados obtenidos y de conformidad con lo dispuesto en el artículo

12 de la Ley General de Control Interno No. 8292, esta Auditoría Interna incorporó las

recomendaciones pertinentes para que se realicen las acciones del caso para mejorar este proceso.

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1. Introducción:

Origen del estudio

1.1. El presente estudio se realizó en cumplimiento del plan anual operativo de la Auditoría

Interna para el 2016.

Objetivo

1.2. Verificar el estado de cumplimiento de las recomendaciones emitidas por la Auditoría Interna,

y disposiciones de la Contraloría General de la República, en los informes emitidos del 1 de

enero al 31 de diciembre del 2015

Alcance del estudio

1.3. El estudio efectuado comprenderá las recomendaciones emitidas en los informes

correspondientes al período del 01 de enero al 31 de diciembre del 2015 emitidas por la

Auditoría Interna y las disposiciones emitidas por la Contraloría General de la República

emitidas en este mismo período, se ampliará en el caso que se considere necesario.

.

1.4. El estudio se efectuó de conformidad con el Manual de Normas para el Ejercicio de la

Auditoría interna para el Sector Público (R-DC-119-2009), Manual de Normas Generales de

Auditoría para el Sector Público (R-DC-064-2014), entre otras normas legales y técnicas

vigentes.

Comunicación verbal de los resultados

1.5. La comunicación preliminar de los principales resultados, conclusiones y recomendaciones

producto del estudio a que alude el presente informe, se llevó a cabo el día 06 de abril del

2016 actividad a la que se convocó mediante oficio AU-101-054-16.

2. Resultados

Recomendaciones pendientes de implementar por parte del alcalde municipal.

2.1 De conformidad con la revisión efectuada al Sistema de Seguimiento de Recomendaciones de

esta Auditoría Interna, se determinó que el alcalde municipal mantiene un total de 122

recomendaciones pendientes de implementar (ver anexo 1 de este informe).

2.2 Mediante oficio AU-101-248-15 del 06 de noviembre del 2015, esta Auditoría Interna remitió

al alcalde municipal un detalle de estas recomendaciones, con el fin que indicara el estado de

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su adopción. Asimismo, se emitió un recordatorio según oficio AU-101-278-15, no obstante, a

la fecha de este informe no se recibió respuesta.

2.3 Cabe mencionar que a pesar de que el alcalde municipal solicitó a la vicealcaldesa mediante

oficio AL-200-1525-15 del 17 de diciembre del 2015 se sirviera responder al suscrito el estado

de las recomendaciones y seguimiento a los informes de la Auditoría Interna, y de que esta

Auditoría remitió a la Comisión de Seguimiento de los informes de Auditoría Interna, de la

cual esta funcionaria es la coordinadora, los oficios AU-101-034-2016 del 03 de marzo del

2016 y el recordatorio AU-101-047-16 del 14 del mismo mes solicitando esta información, a la

fecha de este informe no se ha recibido respuesta.

2.4 Mediante oficio AU-101-041-16 del 10 de marzo del 2016 se le solicitó al alcalde municipal,

el estado de adopción de las disposiciones del informe DFOE-AE-IF-14-2014 emitido por la

Contraloría General de la República el 10 de diciembre del 2014, no obstante, a la fecha de

este estudio no se recibió respuesta (ver anexo 1).

Recomendaciones pendientes de implementar por parte del Concejo Municipal.

2.5 De acuerdo con la información que registra el Sistema de Seguimiento de Recomendaciones de

Auditoría Interna, el Concejo Municipal presenta 26 recomendaciones pendientes de

implementar.

2.6 De conformidad con los oficios AU-101-249-15 del 06 de noviembre del 2015, AU-101-034-

2016 del 03 de marzo del 2016 y AU-101-048-16 del 14 del mismo mes, esta Auditoría

Interna solicitó a este Órgano Colegiado información relacionada con las acciones tomadas

para la adopción de las recomendaciones que se encuentran pendientes.

2.7 A pesar de que se han recibido algunos oficios con acuerdos del Concejo Municipal en los

cuales se hace de conocimiento de esta Auditoría las acciones que se están realizando y del

estado de cada recomendación, a la fecha de este informe, aún se encuentran pendientes.

2.8 Por otro lado, existe una disposición emitida por la Contraloría General de la República en el

informe DFOE-AE-IF-14-2014 del 10 de diciembre del 2014 dirigida al Concejo Municipal,

la cual se encuentra pendiente de implementación. Al respecto, manifestó este Órgano

Colegiado en oficio CM-100-220-16 que en el acuerdo 2014-243-18 se remitió a la

Administración para su cumplimiento, no obstante, no se encontró evidencia del oficio con el

cual se efectuó el traslado de este acuerdo (ver anexo 2)

Recomendaciones pendientes de implementación en informes dirigidos a los Consejos de

Distrito (Dulce Nombre).

2.9 El Sistema de Seguimiento de Recomendaciones de Auditoría Interna registra dos

recomendaciones pendientes dirigidas al Consejo de Distrito de Dulce Nombre, dado que es el

único distrito que no ha cumplido con la implementación de éstas. De acuerdo con el oficio

AU-101-251-15 del 06 de noviembre del 2015 y AU-101-284-15 del 01 de diciembre 2015, se

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consultó a este Consejo de Distrito las acciones tomadas para su adopción, no obstante, a la

fecha de este informe no se ha recibo respuesta (ver anexo 3).

Recomendaciones pendientes de implementación en informes dirigidos al director financiero.

2.10 Del estudio realizado, se determinó que existen tres recomendaciones pendientes de

implementación dirigidas a la Dirección Financiera. Mediante oficio AU-101-257-15 del 06

noviembre del 2015 se solicitó información sobre el estado de su implementación. Según

respuesta emitida en oficio DF-220-099-2015 del 03 de diciembre del 2015, el director

financiero comunica las acciones llevadas a cabo para su adopción, sin embargo, se determinó

que a la fecha de este informe, continúan pendientes (ver anexo 4).

Recomendaciones pendientes de implementación en informes dirigidos a la Contadora

Adjunta.

2.11 Según información registrada en el Sistema de Recomendaciones de la Auditoría Interna, se

observó que existen 11 recomendaciones sin implementar a la fecha de este estudio, las cuales

se encuentran dirigidas a la contadora adjunta. Mediante oficios AU-101-255-15 del 06 de

noviembre del 2015 y AU-101-281-15 del 02 de diciembre 2015 (recordatorio) se solicitó

información sobre el estado de su implementación.

2.12 La contadora adjunta remitió el oficio CO 2222-073-2015 el 04 de diciembre del 2015, en el

cual solicitó una prórroga por estar en cierre anual contable y con recargo de funciones del

coordinador contable. Manifestó la funcionaria que la información la podría entregar

aproximadamente el 15 de marzo del 2016, no obstante, a la fecha de este informe, no se

recibió respuesta (ver anexo 5).

Recomendaciones pendientes de implementación en informes dirigidos al Contralor Interno.

2.13 De conformidad con el Sistema de Seguimiento de Recomendaciones de Auditoría, se

observaron 8 recomendaciones pendientes dirigidas al contralor interno de la Institución.

2.14 Mediante oficio AU-101-251-15 del 06 de noviembre del 2015, esta Auditoría consultó sobre

su estado de implementación y en oficio CI-208-046-2015 manifestó el funcionario algunas

medidas que ha tomado para cumplir las recomendaciones, no obstante, se determina que

estas acciones no son suficientes para dar por cumplidas dichas recomendaciones (ver anexo

6).

2.15 Al respecto, el contralor interno manifestó lo siguiente :

2.16 De la recomendación emitida en el Informe sobre la evaluación del SEVRI en la que se

indica: “Coordinar con los funcionarios a cargo de la administración de riesgos

institucionales, su participación activa en las actividades que se lleven a cabo para la

implementación y seguimiento del SEVRI”, se ha coordinado permanentemente con los

funcionarios a cargo de los riesgos institucionales, su participación activa en las actividades

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que se lleven a cabo para la implementación y seguimiento del SEVRI, En el memorándum

CI-132-2016 se está instando nuevamente a los funcionarios a participar. En el año 2015 se

visitó a cada funcionario y se actualizó la matriz de riesgos, además cada uno de ellos

participó activamente en las reuniones que el Concejo Municipal dedicó al tema de los riesgos

institucionales.

2.17 La Auditoría no acepta la observación realizada por el contralor interno, ya que esta

recomendación se refiere a los puntos 2.1 y 2.2 del Informe sobre la evaluación del Sistema

Específico de Valoración de Riesgo Institucional SEVRI, en la cual se mencionan los

componentes que no han sido implementados y el comentario del funcionario manifiesta sobre

los que se han implementado. No se encontró evidencia de que se le comunique

específicamente a cada responsable cuál es su participación en el proceso.

2.18 De acuerdo con la recomendación emitida en el Informe sobre la evaluación del SEVRI que

indica: “Coordinar con los funcionarios de las diferentes áreas de la Institución, la

incorporación en el expediente de cada uno de los riesgos identificados, la información sobre

los recursos presupuestarios con los que se pretende mitigar los riesgos”, se le comunicó a

cada responsable de riesgos la responsabilidad de abrir un expediente por cada riesgos bajo su

responsabilidad y de custodiar, administrar y mantener actualizado el mismo con las acciones

que se realicen para mitigar o contrarrestar el riesgo. En el memorándum CI-132-2016 se está

instando nuevamente a los funcionarios a crear, custodiar, administrar y mantener actualizado

de manera permanente y constante, el expediente de cada riesgo.

2.19 La Auditoría no acepta la observación realizada por el contralor interno, ya que esta

recomendación se refiere a los puntos 2.1 y 2.2 del Informe sobre la evaluación del Sistema

Específico de Valoración de Riesgo Institucional SEVRI, las cuales se refieren a los

componentes que hacen falta para cumplir con toda su implementación. No se evidencia que

se giren las instrucciones específicas a los responsables de lo que deben de hacer para cumplir

con dicho requerimiento.

2.20 Con respecto a la recomendación emitida en el Informe sobre la evaluación del SEVRI la

cual indica: “Coordinar con la unidad de informática la creación de una herramienta para la

administración de la información que permita llevar a cabo un mejor control de los riesgos

institucionales, los responsables y las medidas adoptadas para mitigarlos”, se solicitó al Ing.

Allan Marín, mediante el Memorando CI-033.2026 la creación de una herramienta para la

administración de la información que permita llevar a cabo un mejor control de los riesgos

institucionales, los responsables y las medidas adoptadas para mitigarlos.

2.21 Se acepta parcial ya que el 5 de abril del 2016, el señor contralor interno le remitió al

encargado de informática, la solicitud, por tanto, esta recomendación aún se encuentra

pendiente de cumplimiento.

2.22 Sobre la siguiente recomendación emitida en el Informe de la evaluación del SEVRI la cual

manifiesta: “Incorporar en los estudios llevados a cabo por la Contraloría General de la

República sobre los índices de gestión municipal, la información en estricto apego a la

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realidad de tal forma que se refleje la situación real del Municipio con respecto a la

implementación, ejecución y seguimiento que se le ha dado al SEVRI en la institución”, en

el instructivo que remite cada año la Licda Karla Sandí a cada responsable de proceso se le

adjunta no solo el instructivo de la Contraloría General de la República sino las

instrucciones de carácter interno y se insta a que la información que se suministre sea

actualizada, real y fidedigna.

2.23 De acuerdo con el anexo suministrado por el contralor interno referente a este punto, no se

logró comprobar que la administración inste a los funcionarios a presentar información

fidedigna, real y actualizada en la incorporación de datos relacionados con los índices de

gestión municipal que lleva a cabo el Órgano Contralor, por tanto no se acepta la

observación.

2.24 De conformidad con la recomendación emitida en el Informe sobre algunos aspectos relativos

a la gestión de becas la cual indica: “Llevar a cabo las acciones necesarias para que se

incorpore en la Autoevaluación de Control Interno y en el SEVRI los riesgos relacionados

con el manejo de becas”, manifiesta el contralor interno que tanto para la Autoevaluación de

Control Interno 2015-2016 como para la Evaluación del Modelo de Madurez 2015-2016 se

incorporó dentro de los funcionarios que debían llenar los formularios a la Lcda. Silvia

Marín, Trabajadora Social de la Municipalidad y se solicitó incorporara el tema de becas en

la evaluación y autoevaluación.

2.25 De acuerdo al anexo suministrado por este funcionario referente a este punto, no se encontró

evidencia de que se incorporaran en el documento de autoevaluación de control interno, los

riesgos relacionados con el tema de becas, ni de la inclusión en el plan de mejora por lo

tanto, la auditoría no acepta la observación.

2.26 Sobre la recomendación emitida en el Estudio relacionado con el control del desarrollo

urbano en el Cantón, la cual manifiesta: “Coordinar con el Director de Planificación Urbana

la revisión de los riesgos relacionados con los permisos de construcción y de inspecciones,

así como de las metas planteadas por esa Unidad en el PAO”, indica el contralor interno que

tanto para la Autoevaluación de Control Interno 2015-2016 como para la Evaluación del

Modelo de Madurez 2015-2016 se incorporó en la lista de los funcionarios que debían llenar

los formularios al Ingeniero Francisco Pérez, responsable de los procesos de control

constructivo, usos del suelo e inspección municipal de la Municipalidad solicitándole

incorporar los temas de usos del suelo e inspección en la evaluación y autoevaluación.

2.27 La Auditoría no acepta la observación, ya que no se encontró evidencia que se coordinó con

el director de planificación urbana, la revisión de los riesgos de los permisos de

construcción.

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Recomendaciones pendientes de implementación en informes dirigidos al Comité Cantonal

de Deportes y Recreación (CCDR).

2.28 El Sistema de Seguimiento de Recomendaciones de esta Auditoría presenta 7

recomendaciones pendientes de implementar por parte del Comité Cantonal de Deportes y

Recreación.

2.29 En oficios AU-101-253-15 del 06 de noviembre del 2015 y AU-101-283-15 del 01 de

diciembre 2015 se consultó al presidente de este Comité sobre el estado de implementación,

no obstante, a la fecha de este estudio no se recibió respuesta (ver anexo 7).

Recomendaciones pendientes de implementación en informes dirigidos al director de

Planificación Urbana.

2.30 La Dirección de Planificación Urbana mantiene una recomendación pendiente de

implementación relacionada con un informe dirigido a la Plataforma de Servicios.

2.31 Debido a que la Plataforma se trasladó a la Dirección de Planificación Urbana, dicha

recomendación debió ser acogida por el director de esta Unidad.

2.32 Mediante oficio GP-230-696-2015 manifestó este funcionario que procede darse por enterado

de que está pendiente esta recomendación (ver anexo 8).

2.33 El artículo 36 y 37 de La Ley de Control Interno indica cómo debe proceder el jerarca y los

titulares subordinados para la implementación de las recomendaciones emitidas en los

informes de auditoría, así como los plazos para su cumplimiento.

2.34 Asimismo, la norma 206.02 de las Normas Generales de Auditoría para el Sector Público

señala que la administración es responsable de implementar y dar seguimiento a las

recomendaciones de la Auditoría Interna.

2.35 Además, la norma 1.4.g de las Normas de Control Interno para el Sector Público menciona la

responsabilidad del jerarca y los titulares subordinados, de brindar una atención adecuada a las

recomendaciones y disposiciones que los distintos órganos de fiscalización emitan.

2.36 Por otro lado, la norma 6.4 del citado cuerpo normativo establece que la instancia a la que

sean dirigidas las recomendaciones de los órganos de fiscalización y control, deben emprender

las acciones necesarias para su cumplimiento y en los plazos establecidos.

2.37 La falta del seguimiento y control de las recomendaciones brindadas por la Auditoría Interna

y disposiciones de la Contraloría General de la República y su poca efectividad en la

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implementación de las recomendaciones, puede provocar un incumplimiento a los objetivos

institucionales y un debilitamiento de la estructura de control interno.

3. Conclusiones:

3.1 De conformidad con los resultados obtenidos en este estudio, se concluye que la

implementación de recomendaciones emitidas por la Auditoría Interna y las disposiciones de

la Contraloría General de la República, no se ha llevado a cabo de manera eficaz, eficiente,

ni oportuna por lo que se incrementa la probabilidad de que se debilite la estructura de

control interno institucional y con ello se dé un estancamiento en el cumplimiento de los

objetivos institucionales.

3.2 El objetivo que la Auditoría interna pretende alcanzar con los estudios de auditoría que se

ejecutan y las recomendaciones que se emiten en éstos, es coadyuvar en el logro de los

objetivos institucionales mediante el fortalecimiento del control interno en la Municipalidad.

No obstante, este objetivo no se logra si no se da una participación activa en la adopción de

las recomendaciones por parte de los entes auditados.

4. Recomendaciones

4.1 Al alcalde municipal

Remitir a esta Auditoría Interna, un cronograma que incluya las acciones ejecutadas para el

cumplimiento de las recomendaciones y disposiciones pendientes. La acreditación del

cumplimiento de esta recomendación, se hará mediante la remisión de un oficio a la

Auditoría Interna, que incluya el cronograma y las acciones que se van a llevar a cabo para

el cumplimiento de las recomendaciones. A más tardar el 29 de julio del 2016.Ver puntos del

2.1 al 2.4 de este informe.

4.2 Al Concejo Municipal





el cumplimiento de las recomendaciones. A más tardar el 31 de agosto del 2016.Ver puntos

del 2.5 al 2.8 de este informe.

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4.3 Al Consejo de Distrito Dulce Nombre.





el cumplimiento de las recomendaciones. A más tardar el 31 de agosto del 2016.Ver punto

2.9 de este informe.

4.4 Al director financiero.





el cumplimiento de las recomendaciones. A más tardar el 29 de julio del 2016. Ver punto

2.10 de este informe.

4.5 A la contadora adjunta.







4.6 Al contralor interno.







4.7 Al Comité Cantonal de Deportes y Recreación





el cumplimiento de las recomendaciones. A más tardar el 31 de agosto del 2016.Ver puntos

del 2.28 al 2.29 de este informe.

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4.8 Al director de planificación urbana.







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ANEXO 1

MUNICIPALIDAD DE VÁZQUEZ DE CORONADO

AUDITORÍA INTERNA

RECOMENDACIONES PENDIENTES

En Espera Alcalde Municipal ESTUDIO RELACIONADO CON EL CONTROL DEL DESARROLLO URBANO EN EL CANTÓN AI-002-2015

Coordinar con los funcionarios competentes la actualización del Formulario Único para Trámites Municipales e incorporar las modificaciones necesarias que incluya el tema de obra menor y demolición. La acreditación del cumplimiento de esta recomendación, se hará mediante la remisión de un oficio a la Auditoría Interna, que se consigne y se adjunte el formulario actualizado y publicado en el Diario Oficial La Gaceta. Ver puntos 2.1, 2.6 y 2.36 de este informe. En un plazo de dos meses a partir de recibido este informe. Coordinar con la unidad de Planificación Urbana e Informática la implementación de un sistema de información automatizado integrado que permita llevar un control eficaz y eficiente de los permisos de construcción que se otorguen y del proceso de inspección. La acreditación del cumplimiento de Interna, que se consigne y se adjunten las medidas que se tomaron o se tomarán, con los plazos y responsables, para la implementación de esta recomendación. Ver punto 2.25 de este informe. En un plazo de dos meses a partir de recibido este informe. Coordinar con la Unidad de Planificación Urbana la implementación de las

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recomendaciones pendientes a la fecha de este estudio. La acreditación del cumplimiento de esta recomendación, se hará mediante la remisión de un oficio a la Auditoría Interna, que se consigne y se adjunten las medidas que se tomaron o se tomarán, con los plazos y responsables para la implementación de estas recomendaciones. Ver punto 2.60 de este informe. En un plazo de un mes a partir de recibido este informe. Realizar un estudio sobre la plaza de coordinador de inspección a partir del año 2010 a la fecha, para verificar el estado en que se encuentra. La acreditación del cumplimiento de esta recomendación, se hará mediante la remisión de dicho estudio a la Auditoría Interna. Ver punto 2.14 de este informe. En un plazo de tres meses a partir de recibido este informe.

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En Espera Alcalde Municipal ESTUDIO SOBRE EL AVANCE EN LA IMPLEMENTACIÓN DE LAS NORMAS INTERNACIONALES DE CONTABILIDAD PARA EL SECTOR PÚBLICO PARA EL PERÍODO COMPRENDIDO DEL 1 DE OCTUBRE DEL 2013 AL 30 DE SETIEMBRE DEL 2014 008/2014

Tomar las acciones necesarias para dotar al área contable de los recursos económicos necesarios con el fin de que el proceso de implementación de las NICSP se lleve a cabo conforme lo establece la normativa vigente y su adopción obedezca a un proceso organizado y se cuente con los profesionales, la tecnología y el conocimiento adecuado para su adopción.. Ver párrafo 2.1 de este informe. En un plazo de seis meses a partir de recibido este informe. Apoyar y participar de manera activa en el proceso de capacitación e implementación de las NICSP y concientizar a los subordinados de la importancia de su participación en el proceso cuando se le convoque. Ver párrafo 2.8 de este informe. En un plazo de tres meses a partir de recibido este informe. Conformar nuevamente la comisión de implementación de las NICSP con los funcionarios a cargo de los procesos que directa o indirectamente tienen relación con el proceso contable y que sirve de insumo al registro contable de transacciones.. Ver párrafo 2.22 de este informe. En un plazo de un mes a partir de recibido este informe. Comentario: Mediante acuerdo 2015-263-19 el Concejo Municipal solicita al alcalde municipal y a la contadora adjunta atender las recomendaciones de la Auditoría Interna en los plazos establecidos.

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En Espera Alcalde Municipal INFORME ACERCA DEL SEGUIMIENTO DE LA GESTION SOBRE EL SISTEMA DE CONTABILIDAD Y DEL PROCESO DE IMPLEMENTACION DE LAS NICSP EN LOS GOBIERNOS LOCALES

VER RECOMENDACIONES APARTADO 4 DE ESTE INFORME, según acuerdo 2015-287-22 del 19-10-15 se trasladó a la administración

En Espera Alcalde Municipal INFORME SOBRE ALGUNOS ASPECTOS RELATIVOS A LA GESTIÓN DE BECAS AI 002/2014

Establecer los procedimientos adecuados para garantizar un eficiente control correspondiente a las transferencias de becas. (Ver puntos 2.5 y 2.7 de este informe).La acreditación del cumplimiento de las dos recomendaciones anteriores se hará mediante la remisión de una certificación de los procedimientos establecidos para la gestión de becas. En un plazo de tres meses a partir de recibido este informe. Establecer controles necesarios para entregar la beca de forma oportuna a los estudiantes. (Ver punto 2.4 de este informe).La acreditación del cumplimiento de las dos recomendaciones anteriores se hará mediante la remisión de una certificación de los procedimientos establecidos para la gestión de becas. En un plazo de tres meses a partir de recibido este informe. Tomar las acciones correspondientes para que el sistema de becas genere información confiable, oportuna y de calidad para la toma de decisiones (Ver inciso 2.6 de este informe).La acreditación del cumplimiento de esta recomendación se hará mediante la remisión de una certificación donde conste el cronograma del proceso a seguir y el responsable o responsables de su ejecución en un plazo de un mes. Asimismo, en un plazo no mayor de 10 días hábiles

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posterior al establecimiento del mecanismo de seguimiento y control una certificación donde se comunique su implementación. Comentario: Mediante oficio AL-200-728-15 el alcalde remite informe de la Lic. Silvia Marín Ramírez en el cual detalla los procedimientos que se llevan a cabo a partir del período 2015, en el cual ella asumió la responsabilidad del pago de becas, así como un informe de la abogada Jéssica Barrientos en el cual se detallan las acciones seguidas por esta funcionaria en relación con el informe de la Auditoría Interna. Asimismo, manifiesta el alcalde que en cuanto a certificar la información aportada en la documentación que se adjunta, no es posible hacerlo en el sentido de que todo lo informado se realiza en base al Reglamento de Becas de la Institución y procedimientos que en la ejecución del programa se fueron creando producto de la necesidad presentada en el momento.

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En Espera Alcalde Municipal INFORME SOBRE EL SEGUIMIENTO A LAS RECOMENDACIONES EMITIDAS POR LA AUDITORÍA INTERNA DEL 1 AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2014

Estudio relacionado con la adquisición de hardware y software del período 2011 AI-002-2012 Tomar las acciones necesarias para la aprobación del manual de procedimientos de Tecnologías de información municipal, así como su divulgación. Llevar a cabo las acciones necesarias a fin de implementar en la Institución, las Normas Técnicas para la Gestión y el Control de las T.I, las cuales debieron ser implementadas desde el 31 de julio del 2009, según las disposiciones de la Contraloría General de la República en el documento R-CO-26-2007. Comunicar a esta Auditoría Interna las acciones, los plazos y responsables que se realicen para la implementación de las recomendaciones indicadas en los puntos en este informe. Coordinar con las diferentes jefaturas de la Institución la implementación de un plan de mantenimiento y sustitución de equipo de cómputo que garantice que los nuevos equipos que adquiera la Municipalidad a futuro reúnan las características adecuadas según el criterio de un profesional en el tema, y de esta manera evitar el uso indebido de recursos económicos. Coordinar con la unidad de Proveeduría un procedimiento que garantice que todas las compras de hardware y software que se lleven a cabo en la Institución, así como las reparaciones de equipo

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dañado, cuenten con un diagnóstico o recomendación por parte de la unidad de Tecnologías de Información para su ejecución. Llevar a cabo una actualización del estudio efectuado por la Unidad de Informática sobre las licencias que requiere este Municipio para cumplir con el ordenamiento legal sobre el tema y evaluar, conjuntamente con la Administración, la adquisición de dichas licencias o la adopción de software gratuito en las computadoras que así lo requieran.


Informe sobre el seguimiento a las recomendaciones emitidas por esta Auditoría AI-029-03-08 Tomar las medidas necesarias para que se ejerza un control permanente sobre el registro de la propiedad sobre todo el valor fiscal. No es consecuente que aparezca propiedad con valor de un colón midiendo aproximadamente 9.706.40 decímetros cuadrados (consultado al registro). Tomar las medidas necesarias para dotar al Departamento de Proveeduría Municipal de un manual de procedimientos. Realizar lo correspondiente para que el cobro de patentes municipales se ajuste a lo dispuesto en la Ley 7777 y su Reglamento.

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Prescripción de Tributos AI-031-05-08 Disponer lo que corresponda, a fin de que la unidad de Cobro cuente con un manual de procedimientos debidamente actualizado y aprobado para el desarrollo de los procesos y actividades que se realizan en el Departamento de Cobro Administrativo. Además que se efectúe la divulgación oportuna la revisión y actualización periódica del mismo.


Patentes de licores AI-035-06-08 Tomar las medidas necesarias para dotar a la unidad de Patentes de un manual de procedimientos. Disponer de registros y documentos confiables, actualizados y completos que sirvan como herramienta para la toma de decisiones en cuanto a patentes de licores.


Ley 8114 AI-036-07-08 Confeccionar, para conocimiento de la Junta Vial y del Concejo Municipal, un desglose detallado de los proyectos incluidos como metas globales en el PAO-Presupuesto Ordinario para el 2009, clasificados en mantenimiento rutinario, mantenimiento periódico, mejoramiento, rehabilitación o reconstrucción, en cumplimiento de lo dispuesto en el Reglamento al artículo 5 de la Ley 8114, debidamente vinculados con el plan quinquenal; y establecer por escrito una metodología para la formulación de los proyectos de obra pública en la red vial cantonal de los futuros planes

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y presupuestos ordinarios y extraordinarios de los períodos presupuestarios subsiguientes. Instaurar el programa de aseguramiento efectivo de la calidad de las obras, a efecto de dar cumplimiento en el artículo 14, inciso u), del Reglamento al artículo 5 de la Ley 8114, el cual garantice el uso eficiente de la inversión pública en la red vial cantonal, que permita evaluar la calidad de las obras realizadas con respecto a lo diseñado. Coordinar la elaboración de los planes anuales y quinquenales de conservación y desarrollo vial, así como de los programas de aseguramiento de la calidad y de mantenimiento rutinario y periódico de las obras viales existentes.

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Partidas específicas AI 037-10-08. Tomar las acciones correspondientes para incorporar en el sistema de control interno las medidas que se procedan a corregir las debilidades comentadas en los incisos 2.8, 2.9 y 2.11, de este informe y comunicarlas a la Auditoría Interna. El inciso 2.8, se refiere a algunas debilidades observadas en el proceso de compra de materiales de los proyectos ejecutados. El inciso 2.9, menciona que los recursos sobrantes de los proyectos ejecutados no se han utilizado y al respecto la Ley de Control de Partidas Específicas con cargo al Presupuesto Nacional establece el tratamiento que se debe dar a estos saldos. En el inciso 2.11, señala una obra que, según criterio de la Administración, se encuentra terminada, sin embargo, no se concluyó conforme a lo esperado en el planteamiento del proyecto, por lo que se genera inconformidad por parte de la representante del Concejo de Distrito. Disponer lo correspondiente a fin de que la Administración cuente con un manual de procedimientos debidamente actualizado y aprobado que incluya los aspectos relevantes de la ejecución de proyectos financiados con recursos de partidas específicas, y la definición de los responsables de cada proceso. Conformar los expedientes de los proyectos, conforme lo estipulado en el Complemento 1 del Manual sobre Normas Técnicas de Control Interno

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para la Contraloría General de la República y las Entidades y Órganos sujetos a su Fiscalización Relativas al Control de Obras Públicas, así como un registro que incluya la información necesaria para identificar cada uno de los proyectos. Al respecto, se puede ver el punto 2.7 de este informe (que trata sobre la carencia de expedientes de proyectos por parte de la administración y de los Concejos de Distrito). Ejercer control y brindar informes sobre el avance físico y la conclusión satisfactoria de la obra, así como definir las expectativas técnicas para cada proyecto. Ver puntos 2.5 y 2.6 de este informe. El inciso 2.5, menciona la ausencia de planeación y programación de los proyectos aprobados con recursos de partidas específicas y el 2.6 la carencia de un sistema de control de proyectos que garantice la adecuada ejecución de las obras presupuestadas y supervisión.


Informe sobre revisión de vehículos municipales AI-045-2009 Tomar las acciones que correspondan para que se incorporen en el sistema de control interno las medidas que procedan para que se corrijan las debilidades comentadas en los incisos 2.6, 2.7, 2.8, 2.9 y 2.15 de este informe y comunicarlas a la Auditoría Interna. El inciso 2.6 se refiere a la falta de controles adecuados para el monitoreo del consumo de combustible de cada vehículo municipal; el inciso 2.7 trata sobre el almacenamiento inadecuado del combustible; el

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punto 2.8 menciona la falta de control sobre los funcionarios autorizados para conducir vehículo municipal; el inciso 2.9, destaca algunas inconsistencias entre el manual de puestos y la condición actual de funcionarios autorizados para el manejo de vehículos municipales y el 2.15, señala que el reporte de inventario de herramientas se encuentra desactualizado


Control de acuerdos AI-048-2009 Realizar las correcciones necesarias en el programa de control de acuerdos para mejorar los niveles de acceso, así como la integridad y la confiabilidad de la información que en él se registra.


Sistemas de información AI-050-2009 Establecer un manual de procedimientos por escrito que incorpore, entre otros, la definición de accesos y niveles de privilegio de los funcionarios municipales y divulgarlo a todos los funcionarios municipales. Depurar los accesos de los funcionarios municipales a los sistemas de la institución de manera que tengan acceso sólo a las personas debidamente autorizadas para ello y que laboran en la Institución. Tomar las acciones correspondientes para que la Institución cuente con el plan de implementación de las Normas Técnicas para la Gestión y el Control de las Tecnologías de Información. El plan deberá ser debidamente aprobado y

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comunicado. Asimismo, deberán tomarse las acciones correspondientes para que tales normas se implementen según lo establecido en dicha normativa. Establecer, promulgar y mantener actualizadas las políticas y procedimientos internos sobre tecnologías de información relacionadas con control interno, minimización de riesgos, derechos de propiedad intelectual en el desarrollo del software, directrices relacionadas con el Manual de Normas Técnicas para la Gestión y el control de las Tecnologías de Información, entre otras.


Evaluación del sistema específico valoración de riesgo ( SEVRI) AI-053-2009 Disponer lo que corresponda, a fin de que la Municipalidad cuente con los demás componentes del SEVRI establecidos en el punto 3.1. de las directrices generales para el establecimiento y funcionamiento del sistema específico de valoración de riesgos institucional (SEVRI). Tomar las medidas necesarias para que se cumpla con lo establecido en el marco orientador y que aún se encuentra pendiente de elaborar.


Partidas específicas AI-054-2009 Definir por escrito a los responsables de la ejecución de los proyectos asignados con recursos de partidas específicas.

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Informe sobre el estudio realizado acerca de algunos aspectos relacionados con el proyecto “instalación cancha sintética y pista atlética” estadio el labrador AI-001/2010. Coordinar las acciones necesarias para dar cumplimiento al cronograma establecido según recomendación anterior (ver punto 2.2, del informe en el que se indica debilidades en la ejecución del proyecto). Llevar a cabo las gestiones necesarias ante el Colegio Federado de Ingenieros y Arquitectos con el fin de poner a derecho la presentación de los planos ante esta institución (ver punto 2.2 del informe, debilidades en la ejecución del proyecto). Llevar a cabo las acciones necesarias para que este proyecto cuente con un expediente de proyecto que reúna toda la información financiera, técnica y de seguimiento dado a la obra desde el inicio hasta su conclusión (ver punto 2.3 del informe, Deficiencias en el sistema de información y documentación). Establecer los controles necesarios para dar un debido seguimiento a los vencimientos de las garantías de cumplimiento (ver punto 2.4, debilidades en el manejo de los expedientes de contratación del informe) Establecer un sistema de control de donaciones que permita conocer en detalle los aportes de la comunidad y otras instituciones para el

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desarrollo de proyectos de bien social (ver punto 2.5 de este informe, Control de donaciones).


Informe AI-002/2010 Atención Denuncia Ciudadana. Realizar las acciones necesarias para dar cabal cumplimiento a las recomendaciones emitidas en el informe número AI-045/2009 emitido por esta Auditoría Interna relacionado con los vehículos municipales, en un plazo de un mes contado a partir de la recepción del presente informe. (Ver punto 2.4. de dicho informe en el que indica ausencia de un plan de mantenimiento de vehículos municipales).


Informe sobre el estudio realizado a la cuenta aportes en especie para servicios y proyectos comunitarios AI-007/2010 Realizar las acciones pertinentes para que se corrijan las debilidades comentadas en los puntos 2.2. Ausencia de un expediente que recopile toda la información de la ayuda otorgada o subvención, 2.3 Ausencia de participación en el proceso de estudio por parte de la oficina de la mujer y la dirección financiera y 2.5 Falta de un seguimiento de la subvención otorgada de este informe.

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Informe sobre los procedimientos de contratación administrativa realizados en la Institución AI-008/2010. Dar cumplimiento a lo establecido en las recomendaciones de los informes para que la Proveeduría cuente con un manual de procedimientos debidamente aprobado y que establezca las relaciones de coordinación y la definición de responsabilidades de las unidades y funcionarios que intervienen en los procesos de contratación administrativa, agregados a la normativa legal y técnica vigente (ver punto 2.1 sobre Debilidades en la ejecución del proceso de contratación y 2.7 Manual de procedimientos desactualizado y sin aprobación de dicho informe). Comunicar a esta Auditoría Interna, dentro de los próximos quince días hábiles, las medidas adoptadas para cumplir con las recomendaciones giradas a la Alcaldía en este informe, así como un cronograma que indique las acciones a realizar para la implementación de las recomendaciones, los responsables de su ejecución y el plazo para su cumplimiento.


Informe sobre arqueos efectuados a las Cajas Recaudadoras, Caja Chica y Timbres AI-010/2010 Revisar el Reglamento para el funcionamiento de Cajas Recaudadoras, especialmente en lo que se refiere a los riesgos asociados con el fondo de caja, monto establecido para traslado de remesas a

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Tesorería sobre todo en época de cierre trimestral (ver punto 2.2 de este informe: Monto de timbres bajo custodia de Tesorería superior al autorizado).


Informe sobre arqueos efectuados a las Cajas Recaudadoras, Caja Chica y Timbres AI-010/2010 Revisar el Reglamento para el funcionamiento de Cajas Recaudadoras, especialmente en lo que se refiere a los riesgos asociados con el fondo de caja, monto establecido para traslado de remesas a Tesorería sobre todo en época de cierre trimestral (ver punto 2.2 de este informe: Monto de timbres bajo custodia de Tesorería superior al autorizado).


Informe sobre la evaluación de los procedimientos para la valoración de las propiedades sujetas al impuesto sobre bienes inmuebles AI-013-2010. Establecer un procedimiento para verificar que la información suministrada en la declaración de bienes inmuebles en el caso de omisos o dudosos, sea correcta (ver punto 2.1 que indica que verificación de la información de la declaración de bienes inmuebles en los casos que exista duda sobre el monto declarado del informe). Llevar a cabo las gestiones necesarias con el fin de que se publique el acuerdo del Concejo Municipal, en el cual se aprueba la adhesión a dicho manual.

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Informe sobre los resultados obtenidos del estudio de las ejecuciones presupuestarias correspondientes al período 2010 AI -004-2011. Coordinar con el área de Informática y la Dirección Financiera la elaboración de un sistema que facilite la inclusión automática de la información que da origen a los informes presupuestarios de acuerdo con los requerimientos y posibilidades económicas de la Institución, de tal forma que se fortalezca el sistema de control interno (ver aparte 2.1 de este informe en el que indica Inclusión de datos en el Sistema del IFAM, donde se genera el Informe de Ejecución Presupuestaria). Establecer un cronograma de los proyectos que se van a ejecutar, de acuerdo con el PAO, así como los responsables de su ejecución y del cumplimiento del mismo (ver punto 2.4 de este informe en el que indica falta de planificación en la asignación de recursos en el presupuesto municipal y en la ejecución de proyectos), en un plazo de un mes a partir de recibido este informe. Verificar si el Despacho del Alcalde recibió alguna corrección del acuerdo No. 2010-202-013 del 8 de marzo del 2010 (ver punto 2.3 de este informe en el que indica Diferencia entre la información de Presupuesto Extraordinario y la información que refleja el Informe de Ejecución Presupuestaria) y, en caso contrario, solicitar al Concejo Municipal su corrección.

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Informe sobre algunos aspectos relacionados con la gestión de cobro judicial AI-006-2011. Diseñar un plan de acción para fortalecer la gestión de cobro de los tributos municipales, en el que se incluyan como mínimo, las actividades específicas a realizar, los funcionarios responsables de su ejecución, el plazo máximo para su cumplimiento, los recursos necesarios y el seguimiento que va a realizar esa Administración.


Informe relacionado con el cumplimiento del bloque de legalidad del Pao-Presupuesto del 2010 AI-07-2011. Coordinar con el contralor interno la actualización del manual para la operación y mantenimiento del sistema de control interno de la Municipalidad de Vázquez de Coronado, el cual incluya los procedimientos para la elaboración del Plan Anual Operativo, así como los responsables que intervienen en cada fase del proceso.

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Informe sobre la gestión del recurso humano en reclutamiento, selección, inducción y contratación de personal. AI-08-2011. Coordinar con la unidad de Gestión de Talento Humano la elaboración de un manual que tenga como guía el Manual Genérico de Reclutamiento y Selección de Recursos Humanos Municipales y que incluya los procedimientos para el reclutamiento, selección, inducción y contratación de funcionarios nuevos y ascensos internos, así como los responsables y los plazos para su ejecución. Establecer controles que aseguren la adecuada aplicación de la normativa vigente tanto en el proceso de reclutamiento, selección, inducción y contratación, así como en la conformación del expediente de la contratación. Coordinar con la Unidad de Informática la incorporación de estos datos y de otros que considere necesarios la Unidad de Gestión de Talento Humano, a la base de datos de recursos humanos. Establecer tiempos de respuesta para cada uno de los procesos que conlleva la contratación de personal, tanto para el área de Recursos Humanos, como para la unidad que requiere la contratación del recurso humano. Comunicar a esta Auditoría Interna las acciones que se realicen para la implementación de las recomendaciones en este informe.

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Informe sobre el manejo de inversiones realizadas en la Municipalidad de Vázquez de Coronado AI-009-2011 Tomar las acciones necesarias para que la normativa y manuales relacionados con las inversiones cumplan con el principio de legalidad. Tomar las acciones necesarias para revisar y actualizar el manual actual, y que satisfaga las diferentes necesidades de los interesados. Tomar las acciones necesarias para que los funcionarios de la Institución brinden la información solicitada de manera eficiente y oportuna de acuerdo a lo establecido en el artículo 33 de la Ley General de Control Interno. Comunicar a esta Auditoría Interna los plazos, responsables y actividades programadas para cumplir con lo establecido.

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Informe sobre el proceso de adquisición de bienes y servicios de la Municipalidad de Vázquez de Coronado AI-10-2011. Implementar un plan de acción en un plazo de 20 días a partir de recibido este informe, en el que se establezcan las medidas de control, los responsables y las fechas en que se van a corregir, a fin de que los expedientes cuenten con todos los documentos que respalden todos los procesos de contratación directa. Se informe en el momento oportuno al encargado del rol de borrar líneas y procedimientos, cuando sea necesario, del sistema SIAC. Establecer las acciones necesarias para que el Departamento de Proveeduría cuente con los criterios necesarios para la aplicación del artículo 65 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa. Realizar las mejoras necesarias del sistema de presupuesto que corresponda a Proveeduría. Remitir a esta Auditoría Interna las acciones que se llevaron a cabo para cumplir con lo recomendado en el informe AI-008-2010. Establecer las acciones pertinentes para que la documentación o información solicitada por la Auditoría Interna se brinde de manera oportuna, cumpliendo así con lo establecido en el artículo 33 de la Ley General de Control Interno.

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Tomar las acciones necesarias para el departamento Legal emita el criterio correspondiente sobre el tema de certificaciones de la Caja Costarricense del Seguro Social de los oferentes, al departamento de Proveeduría.


Informe relacionado con los procedimientos para la gestión de la seguridad ciudadana local AI 014-2011. Remitir a este Auditoría Interna la aprobación del manual de procedimientos correspondiente a la Policía Municipal, de no estar aprobado, coordinar con el encargado o encargada de la Policía Municipal la aprobación del mismo. Llevar a cabo las acciones necesarias a fin de incorporar en el manual de procedimientos existente los formularios utilizados por la Policía Municipal en las diferentes actividades que ejecutan en el ejercicio de sus funciones, previo a su aprobación por parte del Alcalde Municipal.

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Comunicar a esta Auditoría Interna las acciones que se realizan para la implementación de las recomendaciones en este informe.


Informe relacionado con los procedimientos para la atención de quejas y denuncias atendidos por parte de la contraloría de servicios de la Municipalidad AI-015-2011. Tomar las acciones necesarias para que el Reglamento de la Contraloría de Servicios, así como el Manual de Procedimientos respectivo sean revisados, aprobados y divulgados. Coordinar con la unidad de Informática la implementación de un sistema automatizado para el manejo, custodia, control y seguimiento de la información que se genera en la unidad de Contraloría de Servicios. Coordinar con la Administración para la aplicación de estándares de calidad en los servicios institucionales. Valorar la posibilidad de realizar las gestiones que correspondan para determinar la conveniencia de dotar de más recurso humano a la Contraloría de Servicios, con el fin de garantizar la continuidad y la calidad en el servicio que brinda.

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Informe sobre la evaluación de los procesos en relación con la recolección y disposición de desechos sólidos AI-016-2011 Evaluar la posibilidad de incorporar recursos económicos para el desarrollo de un programa de reciclaje que a futuro permita disminuir los costos operativos por la disminución del tonelaje de basura trasladada a los botaderos. Llevar a cabo una adecuada planificación de las necesidades reales de la Unidad de Obras y Servicios, especialmente en lo que se refiere a la sustitución de los vehículos recolectores que requieran sustitución a más corto plazo. Coordinar con la unidad de Gestión de Talento Humano la actualización del manual de Puestos en lo que refiere al tipo de licencia que se requiere para el manejo de vehículos recolectores. Evaluar la conveniencia de mejorar los recursos presupuestarios a fin de que esta Unidad dote de implementos y equipo adecuado a los funcionarios municipales que llevan a cabo la labor de recolección de desechos sólidos. Llevar a cabo las acciones necesarias para la implementación de las funciones que, según indica la Ley para la Gestión Integral de Residuos Sólidos son competencia de las municipalidades, que aún se encuentran pendientes de adoptar.

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Comunicar a esta Auditoría Interna las acciones y los plazos establecidos para la implementación de las recomendaciones en este informe en un plazo de diez días a partir de recibido.


Informe sobre la fijación de tarifas de los servicios brindados por la Municipalidad AI-004-2012. Tomar las acciones necesarias para la revisión, actualización y aprobación del manual de procedimientos elaborado por la Analista Financiera para llevar a cabo el proceso de cálculo y aplicación de las tarifas por servicios municipales, así como su divulgación. Tomar las acciones necesarias para que se cuente con un reglamento o instrumento en el cual se incorporen los lineamientos necesarios para el adecuado control de la gestión, cálculo y aplicación de las tarifas cobradas a los contribuyentes por los servicios que brinda este Municipio. Coordinar con la Unidad

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correspondiente la revisión de la correcta aplicación de las variables que intervienen en el proceso de cobro por servicios municipales, en los registros de la base de datos Contribuyentes del Sistema Municipal. Coordinar con la unidad correspondiente la revisión de los registros en el sistema municipal de establecimientos comerciales que se encuentran clasificados bajo categoría de tarifa doméstica o mixta sin pertenecer a ella. Comunicar a esta Auditoría Interna las acciones, los plazos y responsables de la implementación de las recomendaciones anteriores.

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Informe sobre los resultados obtenidos de la evaluación realizada a la gestión de recursos provenientes de la ley 8114 y 7755 y al desarrollo de obra pública en el Cantón AI-005-2012. Coordinar con la Unidad Técnica de Gestión Vial, la elaboración de los Planes Anuales y Quinquenales de Desarrollo y Conservación Vial, conforme lo establece el Reglamento a la Ley 8114 e incorporar los recursos provenientes de otras fuentes de financiamiento. Coordinar con los funcionarios a cargo de la elaboración del PAO y del Presupuesto Municipal, la aplicación de las directrices emitidas por la Contraloría General de la República en la elaboración de dichos documentos. Coordinar con el Secretario de la Junta Vial Cantonal el registro de las firmas que hace falta en las actas respectivas. 2.113 Completar y mantener actualizados los expedientes de los proyectos ejecutados con recursos de la Ley 8114 conforme lo establece el Reglamento sobre el manejo, normalización y responsabilidad para la inversión pública en la red vial cantonal. 2.114 Coordinar con la Unidad Técnica de Gestión Vial la actualización y corrección del inventario de activos asignados a esta unidad y a la unidad de Caminos y Calles. 2.115 Coordinar con la Unidad de Proveeduría el establecimiento de controles adecuados que aseguren el

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cumplimiento de la normativa vigente en materia de contratación administrativa. 2.116 Coordinar con los responsables de la ejecución de proyectos de obra pública la elaboración de los expedientes con la documentación correspondiente a su estudio inicial, contratación y/o compra de materiales, supervisión de la obra, bitácora de la obra, independientemente de si se trata de un proyecto pequeño o grande. 2.117 Coordinar con los encargados de la ejecución de proyectos de obra pública, la adecuada planificación de los proyectos que se van a ejecutar en el Cantón, conforme lo indica la normativa vigente. 2.118 Coordinar con la unidad ejecutora de proyectos de obra pública, la implementación de un programa de seguimiento y supervisión de los proyectos de obra pública y su documentación en los respectivos expedientes.


Informe sobre el cumplimiento del artículo 28 de la Ley contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública AI-006-2012. Tomar las acciones necesarias para el cumplimiento del artículo 28 de la Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública, por parte del Departamento de Talento Humano.

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Informe sobre la evaluación del cumplimiento de la normativa vigente referente a la presentación de los informes finales de gestión AI-007-2012. Tomar las acciones necesarias para el cumplimiento del artículo 8 de las directrices por parte del Departamento de Talento Humano. Tomar las acciones necesarias para el cumplimiento de los artículos 4, 9 y 10 de las directrices por parte de la administración activa.


Informe sobre la ejecución y liquidación presupuestaria de la Asociación Cultural de Coronado AI-008-2012. Establecer los mecanismos necesarios para la asignación, el giro, el seguimiento y el control del uso de los fondos que se conceden a sujetos privados, con fundamento a lo establecido en el ordenamiento jurídico aplicable.


Informe sobre algunos aspectos relacionados con el otorgamiento de permisos de construcción y patentes comerciales AI-009-2012 Establecer las acciones necesarias para que quede evidencia en el expediente, de la verificación efectuada por los funcionarios involucrados en el proceso, del cumplimiento de todos los requisitos para el otorgamiento de un permiso de construcción. Coordinar con la unidad de Planificación Urbana y Control Constructivo la revisión de los permisos de construcción

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emitidos entre el 2011 y el 2012 para verificar cuáles de ellos se encuentran en cumplimiento con la normativa técnica y legal vigente y cuáles se encuentran al margen de esta normativa y proceder según sea el caso. Establecer un cronograma con los responsables de su ejecución, plazo máximo para su cumplimiento y el seguimiento por parte de la Administración para la actualización y revisión de los expedientes de patentes a fin de verificar que la documentación con que cuentan los expedientes, brinde una seguridad razonable de que dichas patentes fueron otorgadas adecuadamente.


Informe sobre la gestión de la Plataforma de Servicios AI-004-2013. Asignar los recursos necesarios para la publicación de los manuales de la plataforma de servicios. Coordinar con el encargado de la plataforma de servicios, la elaboración de un manual de procedimientos para esa área. Establecer un plan de acción para fortalecer el sistema de plataforma de servicios en el que se incluyan actividades, responsables y plazo máximo para su cumplimiento.


Informe de los fondos transferidos por FODESAF a la Municipalidad AI-05-2013. Establecer las acciones correspondientes para un manual de procedimientos para llevar a cabo la gestión correspondiente a transferencias por parte de

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otras instituciones necesarios para cumplir con lo establecido en la normativa vigente.


Informe sobre el control interno financiero contable en la Municipalidad de Vázquez de Coronado para el período 2013 AI-005-2014 Sustituir a los funcionarios de la Comisión para la implementación de las NICSP que ya no laboran en la Institución. La acreditación del cumplimiento de esta recomendación se hará mediante la remisión de un oficio de esa Alcaldía a la Auditoría Interna que consigne el nombramiento en dicha comisión, de los funcionarios que van a sustituir a los que ya no laboran en la Institución. Dotar al departamento de Proveeduría de un sistema de control de inventarios que brinde información confiable y oportuna de las existencias de materiales y suministros bajo custodia de la Bodega Central y que a su vez brinde una seguridad razonable de la administración de estos bienes municipales. Lo anterior se dará por cumplido cuando se remita la información mediante un oficio de esa Alcaldía dirigido a la Auditoría Interna, sobre las acciones adoptadas y puestas en práctica para el control de inventarios. Coordinar con el proveedor municipal la elaboración de un manual de procedimientos que incluya los procedimientos y controles necesarios para el adecuado registro así como administración y manejo de los bienes bajo la custodia de la

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Bodega Central, para acreditar su cumplimiento deberá emitir un oficio a la Auditoría Interna en el que se detalle las políticas y procedimientos establecidos y puestos en vigencia. Coordinar con el proveedor municipal y los directores de la Institución, la elaboración de un plan de compras debidamente calendarizado, que cubra todas las necesidades de la Institución. Para dar por cumplida esta recomendación deberá informar mediante oficio de esa Alcaldía dirigido a esta Auditoría Interna, sobre el plan de compras. Instaurar un plan de capacitación el cual incluya a los funcionarios involucrados en el proceso contable en la implementación de las NICSP y de la contabilidad por partida doble. Para acreditar esta recomendación se deberá de informar a esta Auditoría Interna mediante un oficio de la Alcaldía sobre el plan de capacitación. Comentario: Mediante el acuerdo 2015-256-20 el Concejo Municipal acoge el informe de la Comisión de Asuntos Jurídicos el cual recomienda solicitar al alcalde, al director financiero y a la contadora adjunta que atiendan las recomendaciones de la Auditoría Interna en el plazo establecido.

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Estudio sobre transferencias de fondos a sujetos privados AI-006-2014 Implementar las políticas internas pertinentes, para lograr un equilibrio presupuestario entre los ingresos y egresos referentes a los desembolsos de los sujetos privados. Para acreditar esta recomendación deberá mediante oficio informar a esta auditoría las políticas implementadas sobre este tema. Vincular las actividades de los sujetos privados con el plan operativo institucional según corresponda y la valoración de los riesgos e inclusión en la matriz de riesgos institucional. Para acreditar esta recomendación deberá mediante oficio informar a esta auditoría las medidas tomadas con respecto a este tema.

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Informe sobre la partida “indemnizaciones” correspondiente a los períodos 2012 y 2013 AI-007-2014 Coordinar con el área legal de esta Municipalidad, la elaboración de un manual de procedimientos que contemple todos los aspectos relacionados con la atención de demandas legales, desde su inicio hasta la ejecución de una sentencia, incluyendo en él los procedimientos para cada uno de los funcionarios de las áreas involucradas en el proceso. Solicitar al encargado del área evaluar los riesgos referentes a trámites judiciales e indemnizaciones para que los mismos sean administrados de manera adecuada y no se materialicen. Establecer los controles necesarios que aseguren una gestión pronta y oportuna a la documentación que se recibe y tramita en el Despacho. Definir claramente la responsabilidad de cada uno de los funcionarios del Despacho que participan en el proceso de recepción y gestión de documentos. Establecer los controles necesarios que aseguren que la administración le da un adecuado y oportuno seguimiento a los reclamos que presentan los ciudadanos de la comunidad. (Ver punto 2.5 de este informe) en un plazo de un mes a partir del recibido del informe. Coordinar con el área legal el asesoramiento sobre temas de aperturas de procedimientos

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administrativos disciplinarios a fin de evitar errores en los procesos que posteriormente conlleven posibles demandas legales laborales. (Ver punto 2.5 de este informe) en un plazo de un mes a partir del recibido del informe. Comentario: De conformidad con el acuerdo 2015-253-41 el Concejo Municipal acoge informe de la Comisión de Gobierno y Administración, en el cual recomienda solicitar al alcalde y al director financiero atender las recomendaciones de la Auditoría Interna con respecto a este informe.


Informe sobre la fijación de tarifas de los servicios brindados por la Municipalidad AI-004-2012. Tomar las acciones necesarias para la revisión, actualización y aprobación del manual de procedimientos elaborado por la Analista Financiera para llevar a cabo el proceso de cálculo y aplicación de las tarifas por servicios municipales, así como su divulgación. Tomar las acciones necesarias para que se cuente con un reglamento o instrumento en el cual se incorporen los lineamientos necesarios para el adecuado control de la gestión, cálculo y aplicación de las tarifas cobradas a los contribuyentes por los servicios que brinda este Municipio.

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Coordinar con la Unidad correspondiente la revisión de la correcta aplicación de las variables que intervienen en el proceso de cobro por servicios municipales, en los registros de la base de datos Contribuyentes del Sistema Municipal. Comunicar a esta Auditoría Interna las acciones, los plazos y responsables de la implementación de las recomendaciones indicadas en los puntos 4.1 a), b) y c) de este informe.

En Espera Alcalde Municipal INFORME SOBRE LA EVALUACIÓN DEL SISTEMA ESPECÍFICO DE VALORACIÓN DE RIESGOS INSTITUCIONAL (SEVRI)

AI 004-2015 SEVRI Girar instrucciones a los directores de área a fin de que participen de manera activa en las actividades que se requieran para llevar a cabo la implementación del SEVRI en la Institución, conforme lo establece la Directriz de la Contraloría General de la República. Para dar por cumplida esta esta recomendación se hará mediante la remisión de un oficio de esa Alcaldía a la Auditoría Interna en el que se consigne que dichas instrucciones fueron giradas. Ver párrafo 2.2 de este informe. En un plazo de tres meses a partir de recibido este informe. Dotar a las diferentes unidades de la Administración de los recursos presupuestarios necesarios para garantizar la adecuada implementación y seguimiento del SEVRI, con el fin de minimizar los riesgos institucionales. Para dar por cumplida esta recomendación se hará mediante la remisión de un oficio de esa Alcaldía a

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la Auditoría Interna en el que se consigne que se asignaron recursos presupuestarios. Ver párrafo 2.6 de este informe. En un plazo de seis meses a partir de recibido este informe.

En Espera Alcalde Municipal INFORME DE LA AUDITORÍA DE CARÁCTER ESPECIAL ACERCA DEL CUMPLIMIENTO DE LAS OBLIGACIONES ESTABLECIDAS EN LA NORMATIVA PARA EL RESGUARDO DE LAS ÁREAS DE PROTECCIÓN DE LOS RÍOS UBICADOS EN LA GRAN ÁREA METROPOLITANA. INFORME Nro. DFOE-AE-IF-14-2014. 10 de diciembre, 2014

Elaborar en forma conjunta la propuesta de estrategia para la recuperación de la cobertura arbórea y el resguardo de las áreas de protección de los ríos, y someterla a la aprobación del Consejo Nacional de Áreas de Conservación, Junta Directiva del Instituto Nacional de Vivienda y Urbanismo, y de los Concejos Municipales respectivos. Implementar en forma conjunta la estrategia para la recuperación de la cobertura arbórea y el resguardo de las áreas de protección de los ríos ubicados en la Gran Área Metropolitana, a que refiere la disposición contenida en el párrafo 4.7 de este informe.

ANEXO 2

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Concejo Municipal

INFORME SOBRE ALGUNOS ASPECTOS RELATIVOS A LA GESTIÓN DE BECAS AI 002/2014

Realizar las modificaciones que sean necesarias al Reglamento de forma tal que sea entendido e interpretado por los usuarios de manera correcta. (Ver punto 2.8 de este informe). La acreditación del cumplimiento de esta recomendación se hará mediante la remisión de una certificación de la publicación de las modificaciones al Reglamento de Becas que contengan las acciones necesarias para ejercer un mejor control, seguimiento y supervisión de la gestión de becas y de las debilidades contenidas en este informe. En un plazo de seis meses a partir de recibido este informe. Comentario: mediante acuerdo 2015-280-32 el Concejo Municipal solicita a la Administración Municipal publicar a la mayor brevedad posible el Reglamento de Becas aprobado mediante acuerdo 2015-277-36 con el propósito de que esté vigente para el otorgamiento de las becas para el año 2016, con el propósito de dar cumplimiento a las recomendaciones en el plazo establecido por la Auditoría Interna.

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INFORME SOBRE EL SEGUIMIENTO A LAS RECOMENDACIONES EMITIDAS POR LA AUDITORÍA INTERNA DEL 1 AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2014

Partidas específicas AI-037-10-08 Llevar a cabo lo correspondiente para actualizar el Reglamento para el nombramiento y funcionamiento de los Concejos de Distrito del Cantón Vázquez de Coronado. En el acuerdo 2012-095-041 del 14 de febrero del 2012, se define solicitar a las Síndicas y a los Síndicos presentes nos informen al respecto. Mediante el acuerdo 2014-207-23 del 8 de abril de 2014 se envía a esta Auditoría Interna, copia de la propuesta del reglamento, no obstante, a la fecha de este estudio no se ha recibido evidencia de que se haya llevado a cabo la aprobación y se publicación de este reglamento. Comentario: Según acuerdo 2015-264-20 el Concejo Municipal acoge informe de Comisión de Asuntos Jurídicos en el cual se recomienda publicar en la Gaceta el Reglamento para el Nombramiento y Funcionamiento de los Concejos de Distrito del Cantón de Vázquez de Coronado.

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Instalaciones deportivas AI-039-10-08 Tomar las medidas necesarias para que se proceda a la revisión del Reglamento de instalaciones deportivas vigente, con el propósito que se incluyan todas las instalaciones deportivas y que el mismo se ajuste a la normativa vigente. Disponer lo que corresponda, a fin de que la Municipalidad cuente con los manuales de procedimientos, debidamente actualizados y aprobados, que se requieran para el Comité Cantonal de Deportes así como para las instalaciones deportivas, para el desarrollo de los procesos, así como de los responsables de su ejecución. Además, para que se efectúe la divulgación oportuna y la revisión y actualización periódica de los mismos. Establecer la responsabilidad por el pago de los servicios de agua y electricidad pendientes, de la casa de habitación ubicada en las instalaciones donde se encuentra el gimnasio municipal, así como quién asumirá los pagos mensuales por esos servicios. Solicitar al Departamento Legal, proceder conforme lo establecido por la normativa vigente, para que se confeccionen contratos de arrendamiento por las vallas publicitarias que se ubiquen en las instalaciones deportivas propiedad de la Municipalidad, de manera que esta Municipalidad no se vea perjudicada económicamente con actividades lucrativas que se están ejerciendo sin ningún beneficio en algunos casos y en otros con muy poco beneficio, para este municipio. Revisar y aprobar o improbar el manual de puestos para el funcionario encargado del Gimnasio Municipal. Definir las funciones del encargado del estadio municipal, ahora que el estadio no se encuentra funcionando y cuando el mismo funcione con la cancha sintética. En acuerdo 2012-095-036 del 14 de febrero del 2012 se indica que se acoge recomendación del presidente municipal y se le comunica a la Lic. Ivonne Campos, Auditora Interna, en cuanto a las funciones del encargado del estadio municipal que a partir del 01 de diciembre 2011, el cual estará bajo la administración de

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una Junta Directiva. Ella será la que defina esas funciones. Tan pronto tengamos conocimiento de este asunto se informará a la Auditoría Interna.

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Control de acuerdos AI-048-2009 Definir en un documento escrito los procedimientos para llevar a cabo un adecuado control de los acuerdos trasladados a la Administración y a otras instancias externas e internas, así como del seguimiento que se le debe dar a los mismos.

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Modificaciones presupuestarias AI-049-2009 Ejercer las acciones que correspondan con el propósito que se analice el Reglamento para la aprobación de modificaciones internas y administrativas vigente, para que el mismo se apegue a la normativa actual. En acuerdo 2015-253-34 el Concejo Municipal acoge informe de la Comisión de Asuntos Jurídicos en el que se solicita al alcalde que instruya a los funcionarios para que trabajen este tema dado que la señora Aleida Rojas se había comprometido a buscar información relacionada con la nota R-DC-064-2013.

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Concejo Municipal


Partidas específicas AI-054-2009 Llevar a cabo lo correspondiente para actualizar el Reglamento para el nombramiento y funcionamiento de los Concejos de Distrito del Cantón Vázquez de Coronado, conforme a la recomendación emitida por esta Auditoría en el informe AI-037-07-08. Dar cumplimiento al artículo No. 47 del Reglamento a la Ley de control de las partidas específicas con cargo al presupuesto nacional, relacionado con la formación de expedientes de proyectos.

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Concejo Municipal


Informe sobre el estudio realizado a la cuenta aportes en especie para servicios y proyectos comunitarios AI 007-2010 Realizar los ajustes necesarios para que de forma clara quede establecido en qué casos se va a solicitar que exista un acuerdo por parte del Concejo Municipal.

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Informe sobre algunos aspectos relacionados con la gestión de cobro judicial AI-006-2011 Instruir a la Alcaldía para que con los departamentos respectivos, analicen el actual Reglamento de Cobro Administrativo.

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Concejo Municipal


Informe relacionado con el cumplimiento del bloque de legalidad de la autoevaluación de control interno AI-012-2011. Implementar en el formulario que se aplica al personal involucrado en la Autoevaluación de Control Interno, todas las normas que se deben de considerar para el Sector Público. Establecer el procedimiento adecuado para que las actas estén debidamente respaldadas por los miembros de la comisión de control interno y riesgo institucional. Tomar las acciones necesarias para que se realice la inducción cada vez que se amerite al personal involucrado en las autoevaluaciones de control interno futuras. Dar a conocer los resultados de las autoevaluaciones y del plan de mejora, al personal involucrado para que se cumpla con lo establecido. Ordenar lo pertinente, a efecto de que las revisiones a la autoevaluación de control interno, incluyendo el plan de mejora se realicen en un tiempo prudencial de manera que no se vea afectado el fortalecimiento del Control Interno.

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Concejo Municipal


Informe relacionado con la liquidación presupuestaria del Comité Cantonal de Deportes para el período 2010 AI-013-2011. Coordinar con la Alcaldía para que se dote al Comité Cantonal de Deportes y Recreación de políticas o procedimientos que establezcan cómo se va a efectuar los desembolsos por parte de la Municipalidad al Comité. Establecer las acciones necesarias para que se comunique de manera oportuna al Comité Cantonal de Deportes y Recreación el monto establecido para su presupuesto.

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Informe sobre la ejecución presupuestaria del Comité Cantonal de Deportes y Recreación de la Municipalidad AI-002-2013 Actualizar el reglamento vigente para el funcionamiento del Comité Cantonal de Deportes y Recreación del Cantón de Vázquez de Coronado, de manera que se regule la materia presupuestaria, incluido el giro de subvenciones ha dicho Comité alineado a los parámetros establecidos en la normativa técnica y legal vigente.

En Espera

Concejo Municipal


Estudio sobre transferencias de fondos a sujetos privados AI-006-2014 Implementar los mecanismos de control necesarios para el cumplimiento de la normativa establecida en el oficio 14299, DFOE 188 de la Contraloría General de la República. Para dar por cumplida esta recomendación, deberá informar mediante oficio dirigido a la Auditoría Interna, sobre los mecanismos de control que se implementaron para el cumplimiento del oficio indicado. Ver punto 2.2 de este informe. En un plazo de un mes a partir de recibido este informe. Implementar acciones para la correcta verificación de la información que deben contener las facturas y para que las erogaciones se realicen en los períodos correspondientes al presupuesto vigente. Para dar por cumplida esta recomendación deberá informar mediante oficio sobre las actividades que se ejecutarán para llevar a cabo dicha verificación y sus responsables. Ver punto 2.5 de este informe. En un plazo de un mes a partir de recibido este informe. Tomar las acciones necesarias para que en el expediente se encuentre toda la información requerida en materia de sujetos privados. Para acreditar el cumplimiento de esta recomendación deberá mediante oficio a esta Auditoría Interna las acciones que se van a ejecutar y sus responsables. Ver punto 2.6 de este informe. En un plazo de dos meses a partir de recibido este informe.

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En Espera

Comisión de educación y Cultura


Verificar que la distribución de los recursos económicos presupuestados sea la correcta y así garantizar la ejecución total del dinero presupuestado para becas. (Ver puntos 2.1 y 2.2 de este informe). Establecer las acciones necesarias para designar dentro del monto presupuestado para becas la partida correspondiente a las becas especiales con el fin de identificar claramente el monto para cada categoría de beca. (Ver punto 2.3 de este informe). La acreditación del cumplimiento de las dos recomendaciones anteriores se hará mediante la remisión de una certificación de los procedimientos establecidos para la asignación de becas de acuerdo al presupuesto asignado. En un plazo de seis meses a partir de recibido este informe.

En Espera

Concejo Municipal

INFORME DE LA AUDITORÍA DE CARÁCTER ESPECIAL ACERCA DEL CUMPLIMIENTO DE LAS OBLIGACIONES ESTABLECIDAS EN LA NORMATIVA PARA EL RESGUARDO DE LAS ÁREAS DE PROTECCIÓN DE LOS RÍOS UBICADOS EN LA GRAN ÁREA METROPOLITANA. INFORME Nro. DFOE-AE-IF-14-2014. 10 de diciembre, 2014

Resolver acerca de los ríos ubicados en la Gran Área Metropolitana, que le someta a conocimiento , según corresponda, el Director Ejecutivo de la propuesta arbórea y el resguardo de las áreas de protección de estrategia para la recuperación de la cobertura del Sistema Nacional de Áreas de Conservación, la Presidente Ejecutiva del Instituto Nacional de Vivienda y Urbanismo y el Alcalde respectivo. Remitir al Sistema Nacional de Áreas de Conservación copia del acuerdo que resuelva sobre el particular , a más tardar dos meses a partir de la fecha en la cual les sea remitida la propuesta de estrategia. Ver párrafos del 2.1 al 2.16 de este informe.

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ANEXO 3


AUDITORÍA INTERNA


En espera Concejos de Distrito (Dulce Nombre)


Informe sobre los resultados obtenidos de la evaluación realizada a la gestión de recursos provenientes de la Ley 8114 y 7755 y al desarrollo de obra pública en el cantón AI-005-2012 Llevar a cabo las acciones necesarias para que se efectúen las correcciones de los libros de actas de los Concejos de Distrito (Dulce Nombre). Llevar a cabo la elaboración de los expedientes de proyecto, conforme lo indica la normativa vigente (Dulce Nombre).

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ANEXO 4

En Espera Dirección Financiera

INFORME RELACIONADO CON LA TRANSFERENCIA DE RECURSOS POR PARTE DE LA MUNICIPALIDAD A LAS JUNTAS DE EDUCACIÓN 004/2014

Establecer las acciones necesarias para que los formatos de los cheques cuenten con los atributos de control necesarios en los cuales se definan las firmas de las personas responsables de realizarlos, aprobarlos y revisarlos. Para acreditar esta recomendación se debe remitir a la Auditoría Interna, en el plazo de un mes a partir del recibido de este informe un oficio con las acciones a realizar y los responsables de cada una de ellas. (Ver puntos 2.4 y 2.6 al 2.9). Registrar en el sistema los cheques que se anulan en el momento en que se da esta acción. Para acreditar esta recomendación se debe remitir a la Auditoría Interna, en el plazo de un mes a partir del recibido de este informe un oficio con las acciones a realizar y los responsables de cada una de ellas. (Ver puntos 2.10 al 2.12). Tomar las medidas pertinentes para que se envíe en tiempo y forma la documentación estipulada en la normativa relacionada con los giros de recursos a las Juntas de Educación y así transferir los recursos de acuerdo a lo comunicado por la Dirección Regional de Educación. El cumplimiento de esta

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recomendación se acreditará mediante la remisión de un oficio que indique las acciones y los responsables de ejecutarlas, para lo cual se otorga un plazo de quince días a partir de recibido este informe. (Ver puntos 2.1 al 2.3 y 2.13 al 2.17). Comentario: En oficio DF-220-061-2015 el Director Financiero le comunica a la señora Clarisa Mora Meneses, jefe de Servicios Administrativos-Financiero DRE-San José Norte los montos girados a cada una de las juntas administrativas que pertenecen al circuito 06 de la Dirección Regional de Educación San José.

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ANEXO 5


AUDITORÍA INTERNA


Auditoria Interna

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En Espera Contabilidad

ESTUDIO SOBRE EL AVANCE EN LA IMPLEMENTACIÓN DE LAS NORMAS INTERNACIONALES DE CONTABILIDAD PARA EL SECTOR PÚBLICO PARA EL PERÍODO COMPRENDIDO DEL 1 DE OCTUBRE DEL 2013 AL 30 DE SETIEMBRE DEL 2014 008/2014

Analizar y actualizar el plan de acción de implementación de las NICSP elaborado en el 2009, en lo que refiere al tema de capacitación, a la luz de los cambios que se han dado en la normativa vigente, así como en la adopción de nuevas normas internacionales, y establecer un cronograma de actividades de capacitación que involucre tanto a los funcionarios del área contable como de otras áreas de la Institución que forman parte importante del proceso de implementación y de generación de información contable. . Ver párrafo 2.6 de este informe. En un plazo de tres meses a partir de recibido este informe. Proceder con las recomendaciones de Auditoría Interna en cuanto al Manual Financiero Contable y realizar los ajustes necesarios al documento de conformidad con la normativa en proceso de implementación. Ver párrafo 2.14 de este informe. En un plazo de tres meses a partir de recibido este informe. Proceder con el envío del Manual de Procedimientos Contables a la Contabilidad Nacional, una vez que se le hayan efectuado los ajustes y adaptaciones necesarios y se lleve a cabo su aprobación por parte del Concejo Municipal. Ver párrafo 2.19 de este informe. En un plazo de seis meses a partir de recibido este informe. Establecer un programa de actividades en coordinación con los funcionarios de las diferentes áreas que involucra el proceso de implementación, a fin de lograr que su adopción se lleve a cabo de una forma eficiente, efectiva y oportuna, de conformidad con los requerimientos de la normativa. Ver párrafo 2. 8 de este informe. En un plazo de seis meses a partir de recibido este informe. Coordinar con el IFAM la implementación de los módulos de las diferentes áreas de la Institución que se encuentran pendientes de instalar a fin de que los funcionarios de estas unidades se incorporen en el proceso de adopción de esta normativa, mediante el uso de este sistema. Ver párrafo 2. .27 de este informe. En un plazo de seis meses a partir de recibido este informe. Coordinar con los funcionarios del IFAM y los funcionarios involucrados en el proceso contable, la capacitación para el uso de dicho sistema. Ver párrafo 2. 31 de este informe. En un plazo de seis meses a partir de recibido este informe. Llevar a cabo las pruebas y ajustes necesarios que garanticen la eficiencia y eficacia del sistema SIMPC para la implementación de la normativa en vigencia. Ver párrafo 2.31 de este informe. En un plazo de seis meses a partir de recibido este informe.

En Espera Contabilidad


Informe sobre el control interno financiero contable en la Municipalidad de Vázquez de Coronado para el período 2013 AI-005-2014 Establecer un programa de actividades debidamente calendarizado y con la asignación de los responsables de los procesos que se encuentran pendientes para dotar a este Municipio de un sistema contable debidamente constituido. Para dar por cumplida esta recomendación deberá informar mediante oficio firmado por su persona, dirigido a la Auditoría Interna, sobre las actividades a ejecutar y sus responsables. Rendir un informe a la Alcaldía y al Concejo Municipal del estado de implementación de las Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público (NICSP) con referencia de las labores efectuadas, los funcionarios responsables, cronograma de cumplimiento y planificación de labores pendientes por realizar, de conformidad con lo que establece el Decreto en mención. Para dar por cumplida esta recomendación deberá remitir una copia de este informe a la Auditoría Interna. Establecer un cronograma de las actividades que se requieran para lograr la implementación de estas normas de conformidad con lo dictado en el decreto, así como los responsables de cada una de ellas. Para dar cumplimiento a lo anterior se deberá informar mediante oficio firmado por su persona, dirigido a la Auditoría Interna, sobre las actividades a ejecutar y sus responsables. Actualizar la información que refleja el sistema de registro de inventario de activos y materiales de manera que coincida con el inventario físico propiedad de este Municipio. Para acreditar el cumplimiento de esta recomendación deberá remitir a la Auditoría Interna un informe sobre las acciones realizadas para actualizar la información.

ANEXO 4

Auditoria Interna

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AUDITORÍA INTERNA


En Espera Dirección Financiera

INFORME RELACIONADO CON LA TRANSFERENCIA DE RECURSOS POR PARTE DE LA MUNICIPALIDAD A LAS JUNTAS DE EDUCACIÓN 004/2014

Establecer las acciones necesarias para que los formatos de los cheques cuenten con los atributos de control necesarios en los cuales se definan las firmas de las personas responsables de realizarlos, aprobarlos y revisarlos. Para acreditar esta recomendación se debe remitir a la Auditoría Interna, en el plazo de un mes a partir del recibido de este informe un oficio con las acciones a realizar y los responsables de cada una de ellas. (Ver puntos 2.4 y 2.6 al 2.9). Registrar en el sistema los cheques que se anulan en el momento en que se da esta acción. Para acreditar esta recomendación se debe remitir a la Auditoría Interna, en el plazo de un mes a partir del recibido de este informe un oficio con las acciones a realizar y los responsables de cada una de ellas. (Ver puntos 2.10 al 2.12). Tomar las medidas pertinentes para que se envíe en tiempo y forma la documentación estipulada en la normativa relacionada con los giros de recursos a las Juntas de Educación y así transferir los recursos de acuerdo a lo comunicado por la Dirección Regional de Educación. El cumplimiento de esta recomendación se acreditará mediante la remisión de un oficio que indique las acciones y los responsables de ejecutarlas, para lo cual se otorga un plazo de quince días a partir de recibido este informe. (Ver puntos 2.1 al 2.3 y 2.13 al 2.17). Comentario: En oficio DF-220-061-2015 el Director Financiero le comunica a la señora Clarisa Mora Meneses, jefe de Servicios Administrativos-Financiero DRE-San José Norte los montos girados a cada una de las juntas administrativas que pertenecen al circuito 06 de la Dirección Regional de Educación San José.

ANEXO 6 MUNICIPALIDAD DE

VÁZQUEZ DE

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CORONADO

AUDITORÍA INTERNA


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En Espera Contraloría Interna

ESTUDIO RELACIONADO CON EL CONTROL DEL DESARROLLO URBANO EN EL CANTÓN AI-002-2015

Coordinar la inclusión en la autoevaluación de control interno de los procesos relacionados con el control urbano y control constructivo, y elaborar un plan de mejora con el establecimiento de plazos y responsables. La acreditación del cumplimiento de esta recomendación, se hará mediante la remisión de un oficio a la Auditoría Interna, que se consigne y se adjunten los procedimientos establecidos para revisar la implementación de esta recomendación. Ver punto 2.50 de este informe. En un plazo de dos meses a partir de recibido este informe. Coordinar con el Director de Planificación Urbana la revisión de los riesgos relacionados con los permisos de construcción y de inspecciones, así como de las metas planteadas por esta Unidad en el PAO. La acreditación del cumplimiento de esta recomendación, se hará mediante la remisión de un oficio a la Auditoría Interna, que se consigne y se adjunten los procedimientos establecidos para revisar la implementación de esta recomendación. Ver punto 2.54 de este informe. En un plazo de dos meses a partir de recibido este informe.

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En Espera Contraloría Interna

INFORME SOBRE LA EVALUACIÓN DEL SISTEMA ESPECÍFICO DE VALORACIÓN DE RIESGOS INSTITUCIONAL (SEVRI)

SEVRI AI 004-2015 Coordinar con los funcionarios a cargo de la administración de riesgos institucionales, su participación activa en las actividades que se lleven a cabo para la implementación y seguimiento del SEVRI. Para dar por cumplida esta recomendación se hará mediante la remisión de un oficio de esa Contraloría a la Auditoría Interna en el que se consignen las acciones llevadas a cabo con los funcionarios responsables y su participación en el proceso. Ver párrafos 2.1 y 2.2 de este informe. En un plazo de tres meses a partir de recibido este informe. Coordinar con los responsables de las diferentes áreas de la Institución, la incorporación en el expediente de cada uno de los riesgos identificados, la información sobre los recursos presupuestarios con los que se pretende mitigar estos riesgos. Para dar por cumplida esta recomendación se hará mediante la remisión de un oficio de esa Contraloría a la Auditoría Interna en el que se consignen que se llevó a cabo por parte de los funcionarios responsables de la administración de riesgos en cada área, de la información presupuestaria solicitada. Ver párrafo 2.7 de este informe. En un plazo de seis meses a partir de recibido este informe. Coordinar con la Unidad de Informática la creación de una herramienta para la administración de la información que permita llevar un mejor control de los riesgos institucionales, los responsables y las medidas adoptadas para mitigarlos. Para dar por cumplida esta recomendación se hará mediante la remisión de un oficio de esa Contraloría a la Auditoría Interna en el que se consignen las acciones llevadas a cabo con el funcionario de la Unidad de Informática sobre la herramienta para administrar los riesgos institucionales. Ver párrafo 2.11 de este informe. En un plazo de tres meses a partir de recibido este informe. Incorporar en los estudios llevados a cabo por la Contraloría General de la República sobre los índices de gestión municipal, la información en estricto apego a la realidad de tal forma que se refleje la situación real del Municipio con respecto a la implementación, ejecución y seguimiento que se le ha dado al SEVRI en la Institución. Para dar por cumplida esta recomendación se hará mediante la remisión de un oficio de esa Contraloría a la Auditoría Interna en el que se

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consignen las acciones llevadas a cabo para la incorporación de datos en el sistema de Índices de Gestión Municipal. Ver párrafos 2.12 de este informe. En un plazo de tres meses a partir de recibido este informe. Establecer tiempos de respuesta a los funcionarios a cargo de la administración de riesgos, sobre las actividades que se desarrollen para dar el seguimiento a la implementación del SEVRI en la Institución, de tal forma que se logre contar con información oportuna sobre el avance, control y atención que lleva la Administración sobre estos riesgos. Para dar por cumplida esta recomendación se hará mediante la remisión de un oficio de esa Contraloría a la Auditoría Interna en el que se consignen las acciones llevadas a cabo para definir los tiempos de respuesta de la Institución. Ver párrafos 2.15 y 2.16 de este informe. En un plazo de tres meses a partir de recibido este informe. Coordinar con los encargados de proceso, la revisión y modificación de los riesgos establecidos en la matriz de riesgos de manera que tal que su redacción sea clara, concisa y precisa y se identifiquen los componentes que determinan la un riesgo, a saber: causa, evento y consecuencia. Ver párrafos del 2.20 al 2.21 de este informe. Para dar por cumplida esta recomendación se hará mediante la remisión de un oficio de esa Contraloría a la Auditoría Interna en el que se consignen las acciones llevadas a cabo para su corrección en la definición de los riesgos que haya determinado la Administración. En un plazo de tres meses a partir de recibido este informe.

En Espera Contraloría Interna Municipal


Llevar a cabo las acciones necesarias para que se incorpore en la Autoevaluación de Control Interno y el SEVRI los riegos relacionados con el manejo de becas. (Ver punto 2.9 de este informe). La acreditación del cumplimiento de la recomendación anterior se hará mediante la remisión de una certificación de la inclusión de la gestión de becas en la autoevaluación de control interno y el SEVRI. En un plazo de tres meses a partir de recibido este informe.

Auditoria Interna

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ANEXO 7


AUDITORÍA INTERNA

Auditoria Interna

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En Espera Comité Cantonal de Deportes y Recreación


Informe sobre construcciones, adiciones y mejoras realizadas por el Comité Cantonal de Deportes y Recreación AI-009/2010 Llevar a cabo una adecuada planeación de las actividades y proyectos que se van a ejecutar durante el año, a fin de contar con los recursos necesarios para su realización. Según se indica en el oficio CCDR 0042 en el punto 1, a la fecha la Administración Municipal aún no ha cumplido con el requerimiento.

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Informe administración de fondos transferidos al Comité Cantonal de Deportes y Recreación AI-040-10-08. Establecer un procedimiento de control para que los pagos de los entrenadores se ajusten a lo establecido en el contrato (ver punto 2.7 del informe en el que indica el tema sobre los pagos a entrenadores).De acuerdo al oficio CCDR 0042 del 31 de marzo de 2014, se indica que al no tener un plan de desembolsos constantemente existen atrasos en estos pagos.



Informe relacionado con la atención de una denuncia ciudadana sobre la Comisión de Fútbol del Cantón AI-11-2011. Llevar a cabo las acciones necesarias para brindar una adecuada asesoría y supervisión a la Comisión de Fútbol y demás comisiones creadas por este Comité. Coordinar la elaboración de instrucciones, políticas o procedimientos para la correcta administración de las diferentes comisiones deportivas existentes en el Cantón y de los recursos que éstas manejan. Comunicar a esta Auditoría Interna las acciones que se realizan para la implementación de las recomendaciones en este informe. Establecer los controles necesarios que aseguren la adecuada utilización de los recursos con que cuenta la Comisión de Fútbol a fin de brindar una rendición de cuentas transparente a la Comunidad. Establecer los controles necesarios que garanticen eficiencia y transparencia de las actividades que desarrolla dicha comisión, así como la implementación de libros contables para el adecuado registro de dichas actividades

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ANEXO 8


AUDITORÍA INTERNA


En Espera

Planificación Urbana


Informe sobre la gestión de la plataforma de servicios AI-004-2013 Coordinar con otras instituciones, para obtener información que emitan o posean y de esta manera, no solicitarla a los administrados de acuerdo a lo establecido en la normativa vigente. Comentario: Mediante oficio GA-210-049-2015 el director administrativo manifiesta que cuando se nombre al jefe de Plataforma de Servicios se le encomendará la labor de visitar todas las instituciones que tengan relación con los trámites y servicios que tiene la Municipalidad. En oficio GA-210-205-2015 del 09 de noviembre 2015 indicó el director administrativo que en oficio GA-210-204-2015 se trasladó al ingeniero Francisco Pérez ya que la plataforma de servicios pasó a su dependencia. En oficio GP230-696-2015 indicó el señor Francisco Pérez, procede a darse por enterado de que a él le corresponde cumplir con esta recomendación, transcurriendo 2 años, sin que el anterior encargado demostrara las acciones ejecutadas para el cumplimiento de la misma.

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Anexo 9 VALORACIÓN DE OBSERVACIONES AL BORRADOR DEL

INFORME DE AUDITORÍA DEL SEGUIMIENTO DE RECOMENDACIONES EMITIDAS POR LA

AUDITORÍA INTERNA Y DISPOSICIONES DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA

Nro. Párrafos 2.13

Observaciones

Administración

INFORME SOBRE LA EVALUACIÓN DEL SEVRI

Coordinar con los funcionarios a cargo de la administración de riesgos

institucionales, su participación activa en las actividades que se lleven a cabo para

la implementación y seguimiento del SEVRI.

Se ha coordinado permanentemente con los funcionarios a cargo de los riesgos

institucionales, su participación activa en las actividades que se lleven a cabo para la

implementación y seguimiento del SEVRI, En el memorándum CI-132-2016 se está

instando nuevamente a los funcionarios a participar. En el año 2015 se visitó a cada

funcionario y se actualizó la matriz de riesgos, además cada uno de ellos participó

activamente en las reuniones que el Concejo Municipal dedicó al tema de los riesgos

institucionales

¿Se acoge? Sí

No

Parcial

Argumentos

Auditoría

Interna

La Auditoría no acepta la observación realizada por el contralor interno, ya que esta

recomendación se refiere a los puntos 2.1 y 2.2 del SEVRI, lo que se habla es de los

componentes que hacen falta para cumplir con todo él y en comentario de la

Administración se refiere a lo que ya ha sido implementado. No se encontró evidencia

de que se le comunique específicamente a cada responsable cuál es su participación en

el proceso.

Nro. Párrafos 2.13

Observaciones

Administración


Coordinar con los funcionarios de las diferentes áreas de la Institución, la

incorporación en el expediente de cada uno de los riesgos identificados, la

información sobre los recursos presupuestarios con los que se pretende mitigar los

riesgos.

Se le indicó a cada responsable de riesgos la responsabilidad de abrir un

expediente por cada riesgos bajo su responsabilidad y de custodiar, administrar y

mantener actualizado el mismo con las acciones que se realicen para mitigar o

contrarrestar el riesgo. En el memorándum CI-132-2016 se está instando

Auditoria Interna

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nuevamente a los funcionarios a crear, custodiar, administrar y mantener

actualizado de manera permanente y constante, el expediente de cada riesgo.

¿Se acoge? Sí

No

Parcial

Argumentos

Auditoría

La Auditoría no acepta la observación realizada por el contralor interno, ya que esta

recomendación se refiere a los puntos 2.1 y 2.2 del SEVRI, las cuales se refieren a los

componentes que hacen falta para cumplir con toda su implementación. No se evidencia

que se giren las instrucciones específicas a los responsables de lo que deben de hacer

para cumplir con dicho requerimiento.

Nro. Párrafos 2.13

Observaciones

Administración


Coordinar con la unidad de informática la creación de una herramienta para la

administración de la información que permita llevar a cabo un mejor control de

los riesgos institucionales, los responsables y las medidas adoptadas para

mitigarlos.

Se solicitó al Ing. Allan Marín, mediante el Memorando CI-033.2026 la creación de una

herramienta para la administración de la información que permita llevar a cabo un mejor

control de los riesgos institucionales, los responsables y las medidas adoptadas para

mitigarlos.

¿Se acoge? Sí

No

Parcial

Argumentos

Auditoría

El 5 de abril del 2016, el señor contralor interno le remitió al encargado de informática,

la solicitud, por tanto, esta recomendación aún se encuentra pendiente de cumplimiento.

Nro. Párrafos 2.13

Observaciones

Administración


Incorporar en los estudios llevados a cabo por la Contraloría General de la

República sobre los índices de gestión municipal, la información en estricto apego

a la realidad de tal forma que se refleje la situación real del Municipio con

respecto a la implementación, ejecución y seguimiento que se le ha dado al

SEVRI en la institución.

En el instructivo que remite cada año la Licda Karla Sandí a cada responsable de

proceso se le adjunta no solo el instructivo de la Contraloría General de la República

sino las instrucciones de carácter interno y se insta a que la información que se

suministre sea actualizada, real y fidedigna.

¿Se acoge? Sí

No

Parcial

Argumentos

Auditoría

De acuerdo con el anexo suministrado por el contralor interno referente a este punto, no

se logró comprobar que la administración inste a los funcionarios a presentar

información fidedigna, real y actualizada en la incorporación de datos relacionados con

los índices de gestión municipal que lleva a cabo el Órgano Contralor.

Nro. Párrafos 2.13

Auditoria Interna

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Observaciones

Administración

INFORME SOBRE ALGUNOS ASPECTOS RELATIVOS A LA GESTIÓN DE

BECAS AI 002-2014

Llevar a cabo las acciones necesarias para que se incorpore en la Autoevaluación

de Control Interno el SEVRI los riesgos relacionados con el manejo de becas.

Tanto para la Autoevaluación de Control Interno 2015-2016 como para la Evaluación

del Modelo de Madurez 2015-2016 se incorporó dentro de los funcionarios que debían

llenar los formularios a la Lcda. Silvia Marín, Trabajadora Social de la Municipalidad y

se solicitó incorporara el tema de becas en la evaluación y autoevaluación

¿Se acoge? Sí

No

Parcial

Argumentos

Auditoría

De acuerdo al anexo suministrado por el contralor interno, referente a este punto, no se

encontró evidencia que se incorporaran en el documento de autoevaluación de control

interno, los riesgos relacionados con el tema de becas.

Nro. Párrafos 2.13

Observaciones

Administración

-ESTUDIO RELACIONADO CON EL CONTROL DEL DESARROLLO

URBANO EN EL CANTÓN AI-002-2015

Coordinar la inclusión en la autoevaluación de control interno de los procesos

relacionados con el control urbano y control constructivo y elaborar un plan de

mejora con el establecimiento de plazos y responsables.


del Modelo de Madurez 2015-2016 se incorporó dentro de los funcionarios que debían

llenar los formularios a los Ingenieros Francisco Pérez y Gilberth Benítez, responsables

de los procesos de control constructivo, usos del suelo e inspección municipal de la

Municipalidad y se solicitó incorporara los temas de usos del suelo e inspección en la

evaluación y autoevaluación.

¿Se acoge? Sí

No

Parcial

Argumentos

Auditoría

En el anexo suministrado por el contralor interno, no se evidencia la inclusión en el plan

de mejora.

Nro. Párrafos 2.13

Observaciones

Administración

-ESTUDIO RELACIONADO CON EL CONTROL DEL DESARROLLO

URBANO EN EL CANTÓN AI-002-2015

Coordinar con el Director de Planificación Urbana la revisión de los riesgos

relacionados con los permisos de construcción y de inspecciones, así como de las

metas planteadas por esa Unidad en el PAO.


del Modelo de Madurez 2015-2016 se incorporó en la lista de los funcionarios que

debían llenar los formularios, al Ingeniero Francisco Pérez, responsable de los procesos

de control constructivo, usos del suelo e inspección municipal de la Municipalidad

solicitándole incorporar los temas de usos del suelo e inspección en la evaluación y

autoevaluación

¿Se acoge? Sí

No

Parcial

Argumentos

Auditoría

No se encontró evidencia que se coordinó con el director de planificación urbana, la

revisión de los riesgos de los permisos de construcción.

Auditoria Interna

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INFORME SOBRE EL SEGUIMIENTO A LAS RECOMENDACIONES ...cristiannavarro.com/assets/ai-001-2016-informe... · 2016 actividad a la que se convocó mediante oficio AU-101-054-16. 2. Resultados