INFORME SOBRE EL SEGUIMIENTO E IMPLEMENTACIÓN DE RECOMENDACIONES DE … · 2019-02-12 · interno en la asociaciÓn hogar de ancianos de tilarÁn”. d) informe aui.i-002-2012 “informe

Consejo Nacional de la Persona Adulta Mayor Tel.: (506)2223-8283 Fax: 2223-9281 o (506)2221-8191 www.conapam.go.cr / [email protected]

DIRECCIÓN DE AUDITORÍA INTERNA

San José, Costa Rica. Bº González Lahman. Del Ministerio de Ambiente, Energía, 100 metros norte. Apartado: 639-2010 Zapote.

1

AUD.I.002-2017

INFORME SOBRE EL SEGUIMIENTO E IMPLEMENTACIÓN

DE RECOMENDACIONES DE LA AUDITORÍA INTERNA

INFORMES:

1. INTRODUCCION

1.1 Origen del estudio

El estudio a que se refiere el presente informe se efectuó en cumplimiento del Plan Anual de

Trabajo de la Auditoría Interna para el año 2017, y en atención a lo dispuesto en el artículo Nº 22

inciso g), de la Ley General de Control Interno Nº 8292, que literalmente señalan en su orden:

“Artículo 22.- Competencias. Compete a la auditoría interna, primordialmente lo

siguiente:/…/ g) Elaborar un informe anual de la ejecución del plan de

trabajo y del estado de las recomendaciones de la auditoría interna, de la

Contraloría General de la República y de los despachos de contadores públicos; en

los últimos dos casos, cuando sean de su conocimiento, sin perjuicio de que se

elaboren informes y se presenten al jerarca cuando las circunstancias lo ameriten.”.

1.2 Objetivo del estudio

Evaluar el estado de cumplimiento de las recomendaciones emitidas en los informes de

Auditoría Interna con la siguiente numeración: 009-2010, 002-2011, 012-2011, 002-2012, 004-

2012, 005-2012, 006-2012, 003-2013, 005-2013, 006-2013, 007-2013, 008-2013, 009-2013 y

010-2013; en cuyas revisiones anteriores se determinó incumplimientos parciales o totales en

algunas recomendaciones, o bien, no se les había dado seguimiento.

AUI.I.009-2010, AUI.I.002-2011, AUI.I.012-2011, AUI.I.002-2012, AUI.I.004-2012,

AUI.I.005-2012, AUI.I.006-2012, AUD.003-2013, AUD.005-2013, AUD.006-2013,

AUD.007-2013, AUD.008-2013, AUD.009-2013 y AUD.010-2013.




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1.3 Alcance del Estudio

El estudio abarcó la verificación del estado de cumplimiento de las recomendaciones emitidas en

los informes de Auditoría Interna con la siguiente numeración: 009-2010, 002-2011, 012-2011,

002-2012, 004-2012, 005-2012, 006-2012, 003-2013, 005-2013, 006-2013, 007-2013, 008-2013,

009-2013 y 010-2013; además debido a las situaciones encontradas se amplió el estudio en lo que

se consideró necesario.

1.4 Metodología

Dicho estudio se realizó por medio de la evaluación de los procedimientos, trámites y

documentación relacionada con el tema, así mismo se realizaron consultas y entrevistas para

aquellos aspectos sobre los cuales no se tuvo prueba documental, utilizando las técnicas, prácticas

e instrumentos de Auditoría necesarias, así como la normativa técnica aplicable.

1.5 Declaración de cumplimiento

Esta auditoría fue realizada de conformidad con las Normas Generales de Auditoría para el Sector

Público, dictadas por la Contraloría General de la República, considerando además el

cumplimiento de la Ley 7935 que da origen a la función del CONAPAM y por ende a todas sus

unidades organizacionales.

Además se consideró de manera especial el cumplimiento de la Ley 7972 y la Ley 9188, Ley de

Fortalecimiento del Consejo Nacional de la Persona Adulta Mayor (CONAPAM).

1.6 Antecedentes

Esta revisión se originó el día 6 de febrero 2017, para lo cual se procedió a revisar la información

que fuera remitida a la Dirección de Auditoría y se solicitó información adicional con el fin de

verificar el estado de implementación de lo recomendado.

A continuación se detalla el número y nombre de cada informe que será evaluado en este estudio,

sea como la continuación de seguimientos anteriores o bien, como un primer seguimiento de

cumplimiento e implementación de recomendaciones.




3

Todos los informes fueron remitidos y presentados ante la Junta Rectora del CONAPAM, la

Dirección Ejecutiva y las Unidades correspondientes, y cuando correspondiera o fuera solicitado,

ante la Junta Administrativa de la OBS.

a) Informe AUI.I-009-2010 “INFORME SOBRE LA VERIFICACION DE FUNCIONES

EJECUTADAS POR LOS FUNCIONARIOS DEL CONAPAM”.

b) Informe AUI.I-002-2011 “INFORME SOBRE LA VERIFICACION DE CONTROLES EN

LA ELABORACION Y CONTROL PRESUPUESTARIO DEL CONAPAM, SEGÚN LA

NORMATIVA APLICABLE”.

c) Informe AUI.I-012-2011 “INFORME SOBRE LA VERIFICACIÓN DEL CONTROL

INTERNO EN LA ASOCIACIÓN HOGAR DE ANCIANOS DE TILARÁN”.

d) Informe AUI.I-002-2012 “INFORME SOBRE CONTRATACIONES

ADMINISTRATIVAS”.

e) Informe AUI.I-004-2012 “INFORME SOBRE LA EVALUACIÓN DEL PROGRAMA

ENVEJECIENDO CON CALIDAD DE VIDA”.

f) Informe AUI.I-005-2012 “INFORME SOBRE LA EVALUACIÓN DEL PROGRAMA

RED DE CUIDO”.

g) Informe AUI.I-006-2012 “AMPLIACION INFORME SOBRE LA EVALUACIÓN DEL

PROGRAMA RED DE CUIDO. FUNDACION MARIA”.

h) Informe AUD-003-2013 “INFORME SOBRE LA EVALUACION DEL CONTROL

INTERNO ASOCIADO CON LA APROBACION Y SUSCRIPCION DE CONVENIOS

DE TRANSFERENCIA DE RECURSOS A LAS ORGANIZACIONES DE BIENESTAR

SOCIAL”.

i) Informe AUD-005-2013 “INFORME SOBRE LA VERIFICACIÓN DEL CONTROL

INTERNO EN LA ASOCIACIÓN HOGAR DE ANCIANOS VICTOR MANUEL

CASCO TORRES”.

j) Informe AUD-006-2013 “INFORME SOBRE LA VERIFICACIÓN DEL CONTROL

INTERNO EN LA ASOCIACIÓN HOGAR MANOS DE JESÚS PRO ATENCIÓN DEL

ANCIANO ABANDONADO”.

k) Informe AUD-007-2013 “INFORME SOBRE LA EVALUACION Y VERIFICACION DE

PROYECTOS ESPECIFICOS EJECUTADOS POR LAS ORGANIZACIONES DE

BIENESTAR SOCIAL CON RECURSOS OTORGADOS POR EL CONAPAM EN EL

2012”.




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l) Informe AUD-008-2013 “INFORME SOBRE LA EVALUACIÓN DEL PROGRAMA

RED DE CUIDO. MUNICIPALIDAD DE SAN PABLO DE HEREDIA”.

m) Informe AUD-009-2013 “INFORME SOBRE LA EVALUACIÓN DEL PROGRAMA

RED DE CUIDO. MUNICIPALIDAD DE TURRUBARES”.

n) Informe AUD-010-2013 “INFORME SOBRE LA EVALUACIÓN DEL PROGRAMA

RED DE CUIDO. MUNICIPALIDAD DE SAN MATEO”.

2. RESULTADOS

En los siguientes apartados, se muestra un cuadro resumen del estado general de las

recomendaciones para cada informe, y se detalla el resultado de la revisión efectuada a cada una

de las recomendaciones “parcialmente cumplidas”, “sin cumplir” o “sin seguimiento”. En el

Anexo n° 1, se puede observar la condición final de las recomendaciones posterior al análisis

realizado en el presente informe.

2.1 Informe AUI.I.009-2010 (5to. Seguimiento)

Cuadro N°1

Resumen del cumplimiento e implementación de recomendaciones

Nº DE INFORME RECOMENDACIONES

Cantidad Cumplidas No Cumplidas Parcial

AUI.I.009-2010 11 11 0 0

2.2 Informe AUI.I.002-2011 (3er. Seguimiento)

Cuadro N°2




AUI.I.002-2011 19 19 0 0




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Cuadro N°3




AUI.I.012-2011 17 15 1 1

Análisis de las recomendaciones

N° Recomendación Enunciado de la recomendación

A LA JUNTA DIRECTIVA DE LA ASOCIACION HOGAR DE TILARÁN

4.14

Reintegrar el dinero a las cuentas del CONAPAM y FODESAF, de los recursos que se

transfirieron a las cuentas propias del Hogar y no volver a realizar este tipo de movimientos,

que dejan ver un mal manejo de los mismos, según el punto 2.1.9, b).

Según revisión efectuada en el año 2014, se desconocían acciones relacionadas.

En el presente estudio de seguimiento se conoció oficio CONAPAM-DT-DES-008-O-2013 de

fecha 17/01/2013 mediante el cual se informó a la señora Flory Ivett Salazar Cabezas,

representante legal de la Asociación Hogar de Ancianos de Tilarán, la situación institucional en

ese momento, con el fin de que se pusieran a derecho para el giro de recursos por parte del

CONAPAM. En esa ocasión se solicitó a la Asociación el reintegro de ocho casos específicos,

entre ellos incluido el señalado en el Informe de Auditoría AUD.012-2011; además en lo que

respecta al punto 2.1.9.b, se contempló el reintegro en el caso 7 de dicho oficio. También se

conoció oficio CONAPAM-DE-678-O2014 de fecha 21/07/2014 mediante el cual se comunicó

al Máster. Arturo Brenes entonces Auditor General del CONAPAM, sobre las acciones

administrativas adoptadas para dar cumplimiento al Informe AUD.012-2011.

Según análisis realizado por parte de la Administración el 17/03/2017, se determinó el estado

de la deuda actual de la Asociación Hogar de Ancianos de Tilarán.

Dado que, del total de ¢24.362.810,18, únicamente se han recuperado ¢5.156.623,94; quedando

un saldo por cobrar de ¢ 19.206.186,24, y que mediante oficio CONAPAM-DT-UFO-0093-O-

2017 de fecha 24/03/2017 la Unidad de Fiscalización Operativa solicitó el reintegro de los

recursos restantes y al finalizar este Informe no hubo respuesta alguna, se reconoce que el

reintegro de recursos no ha sido efectuado en su totalidad, por lo tanto, esta recomendación

permanece como parcialmente cumplida.




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A LA JUNTA DIRECTIVA DE LA ASOCIACION HOGAR DE TILARÁN

4.17

Realizar un análisis de la situación financiera del Hogar, a la luz de los resultados mostrados

en el punto 2.1.11 del presente informe para que se tomen soluciones sobre dicha situación

financiera oportunamente, velando por el bienestar de las personas adultas mayores del Hogar

y comunicarlo a esta Auditoria en un plazo razonable.

En seguimiento del año 2013 la administradora del Hogar, indicó no haber realizado a esa fecha

ningún análisis financiero, por lo cual la recomendación se consideró no cumplida.

Dado que mediante oficio CONAPAM-DT-UFO-0093-O-2017 de fecha 24/03/2017 la Unidad

de Fiscalización Operativa solicitó a la señora Flory Ivette Salazar Cabezas, Representante

Legal de la Asociación Hogar de Ancianos de Tilarán, realizar un análisis financiero de la

Asociación con el fin de determinar la solvencia económica, y al finalizar este Informe no hubo

respuesta alguna, esta recomendación se considera aun no cumplida.


Cuadro N°4




AUI.I.002-2012 22 22 0 0


Cuadro N°5




AUI.I.004-2012 17 16 0 1




7



A LA DIRECCIÓN EJECUTIVA

4.10

Coordinar con el SINATEC, para que en coordinación con la función de Rectoría se cumpla

con la función específica antes mencionada y que dice: -Colaborar con el CONAPAM en la

selección de indicadores mediante los cuales se hará un seguimiento y evaluación de los

programas y proyectos, tanto en cuanto a impacto en términos de cómo estos están

contribuyendo a mejorar la calidad de vida de las personas mayores, como en cuanto a la

cobertura, alcances y costos de los programas.

Según revisión efectuada en el año 2014, se determinó que mediante oficio CONAPAM-DE-

611-O-2013, de fecha 4/06/2013, se le solicitó al CONARE asesoría técnica para la elaboración

de una metodología de trabajo con el SINATEC con el fin de definir indicadores que

permitieran dar seguimiento y evaluación de los programas y proyectos del CONAPAM. No

obstante, el SINATEC a la fecha de emisión de este Informe dicho Órgano de Apoyo no se

encuentra operando, puesto que no hay recursos para la atención de Proyectos de las OBS.

En la Sesión 326 del 4/06/2014 mediante Acuerdo n° 7 la Junta Rectora acordó “instruir a la

Dirección Ejecutiva para que presentara una propuesta sobre las funciones que podría

encomendársele al SINATEC y el tiempo. Lo anterior con el fin de concretar posteriormente el

nombramiento del funcionario”.

En el presente estudio de seguimiento, mediante oficio AUD. 007-2017 de fecha 09/03/2017 se le

solicitó a la Directora Ejecutiva Máster Emiliana Rivera, demostrar el cumplimiento del Acuerdo de

Junta Rectora antes mencionado, y de las funciones correspondientes al SINATEC.

Como respuesta de la Dirección Ejecutiva, se emitió el oficio CONAPAM-DE-290-O-2017 del

17/03/2017, en el cual se informa del proceso de análisis de modificación del artículo 36 de la

Ley, con el fin de definir las funciones del SINATEC.

Dado que la propuesta se encuentra pendiente de su análisis final y que las funciones del

SINATEC han sido cuestionadas por los jerarcas del CONAPAM debido al tiempo que genera

el cumplimiento de las mismas, y que en el oficio de la Dirección Ejecutiva se informó acerca

de una reunión para el segundo trimestre del año en curso para valorar la propuesta final, esta

recomendación se mantiene parcialmente cumplida.




8


Cuadro N°6




AUI.I.005-2012 16 15 0 1




4.10 Establecer los indicadores de resultados pertinentes que puedan en un plazo razonable

determinar el impacto del programa en la población adulta mayor costarricense.

Según revisión efectuada en el año 2014, se conoció que en el año 2013 el CONAPAM

mantuvo conversaciones con el MIDEPLAN, con el fin de recibir asesoría para el

cumplimiento de esta recomendación, sin embargo, no se logró obtener resultados positivos

debido a los altos costos y la falta de disponibilidad de los recursos humanos y financieros en el

CONAPAM. Durante el año 2014 no se realizaron acciones al respecto y para el año 2015 la

Administración incorporó en el POI un indicador, denominado “Grado de bienestar personal

del beneficiario” el cual se esperaba desarrollar durante ese periodo; por esta razón en ese

momento la recomendación se consideró parcialmente cumplida.

En el presente estudio de seguimiento, analizada nuevamente la recomendación, queda claro

que por el contexto en que se dio la recomendación, dado que no se había evaluado el programa

Red de Cuido bajo indicadores específicos, se esperaba algo más que un único indicador; sin

embargo, la realidad financiera del CONAPAM es conocida y no pueden destinarse recursos

económicos ni humanos para el cumplimiento de esta recomendación; no obstante, mediante

oficio AUD.10-2017 de fecha 21/03/2017 dirigido a la Directora Ejecutiva, Máster Emiliana

Rivera, se le consulta ¿cómo se espera reflejar el impacto del programa Red de Cuido en la

población adulta mayor costarricense?, a lo cual mediante oficio CONAPAM-DE-343-O-2017

de fecha 27/03/2017 se indica a esta Auditoría que se ha planteado una solicitud al Dr. Arodys

Robles Soto, Director del Centro Centroamericano de Población de la Universidad de Costa

Rica, mediante Oficio CONAPAM-DE-342-O-2017 de fecha 27/03/2017; en el cual se pide




9

analizar la posibilidad de contar con un estudio que permita establecer los indicadores de

resultados pertinentes que en un plazo razonable determinen el impacto del Programa Red de

Cuido.

Dado que al finalizar este Informe se continúa en espera de la respuesta a solicitud planteada

ante la Universidad de Costa Rica, ampliada mediante oficio CONAPAM-DE-408-O-2017 de

fecha 21/04/2017, la recomendación mantiene su estado como parcialmente cumplida.


Cuadro N°7




AUI.I.006-2012 2 2 0 0

2.8 Informe AUD.003-2013 (1er. Seguimiento)

Cuadro N°8




AUD.003-2013 14 13 0 1



A LA JUNTA RECTORA DEL CONAPAM

4.3

En consideración a la función del CONAPAM en cuanto a “promover el uso racional,

eficiente y efectivo de recursos asignados a establecimientos que atienden a las personas

adultas mayores”, y a lo que en materia de regulación del recurso humano el Ministerio de

Salud establece en el decreto No. 37165-S: Reglamento para el Otorgamiento del Permiso

Sanitario de Funcionamiento de los Hogares de Larga Estancia para Personas Adultas

Mayores. Considerar a nivel de rectoría realizar un estudio sobre la relación beneficiarios




10

versus funcionarios en las organizaciones de bienestar social. Para lo cual se requiere que se

elabore un mecanismo mediante el cual las OBS brinden la información detallada, con el

propósito de establecer políticas que garanticen una mejor calidad de vida de las personas

adultas mayores en los hogares de larga estancia y centros diurnos.

Según revisión efectuada en el año 2015, dada la gestión ante el Despacho del Viceministro de

Salud, según oficios CONAPAM-DE-703-O-2013 de fecha 18/06/2013 y CONAPAM-DE-74-

O-2014 de fecha 29/03/2014; y la recopilación de información realizada por el Licenciado

Algren Anchía mediante correos electrónicos del 20 y 26 de marzo 2016 ante a las OBS; esta

Auditoría consideró la recomendación parcialmente cumplida.

En el presente estudio, dado que se desconocía si con dicha información se establecieron

políticas con el fin de garantizar una mejor calidad de vida de las PAM, mediante oficio

AUD.017-2017 de fecha 23/03/2017 se le solicitó a la Directora Ejecutiva, Máster Emiliana

Rivera, comunicar dichas políticas; mediante oficio CONAPAM-DE-344-O-2017 de fecha

29/03/2017 la Directora Ejecutiva indicó: “En reunión con el Lic. Carlos Molina Mora, Jefe de

la Unidad de Fiscalización Operativa, La Licda. Katty Monge Morales y el Lic. Algren Anchia

Vargas, ambos de la Unidad de Desarrollo Estratégico Institucional, se procedió a revisar el

instrumento (cuestionario) de solicitud de información sobre la relación de personas

beneficiarias versus funcionarios de la organización, elaborado por el Lic. Anchia, en su

momento. De la revisión realizada, se procedió a confeccionar el cuestionario definitivo con el

que se recopilará la información necesaria a las organizaciones. El cuestionario se estará

enviando, vía correo electrónico, el día 30 de marzo de 2017.”

Dado que en el mismo oficio se estableció el 30/06/2017 como fecha de entrega para el informe

de resultados, esta recomendación se mantiene como parcialmente cumplida.


Cuadro N°9




AUD.005-2013 13 10 0 3




11



A LA JUNTA DIRECTIVA DE LA ASOC. HOGAR DE ANCIANOS VICTOR MANUEL CASCO TORRES

4.6

Exigir al Coordinador del Hogar realizar una supervisión constante y dejar evidencia de la

misma, de las funciones que realiza el personal tanto del área administrativa como de las

demás áreas.

Según indicó el señor Larry Wein Calvin, coordinador del Hogar, en el oficio antes

mencionado, la supervisión efectivamente se lleva a cabo; como evidencia adjunta un oficio

dirigido a la Licenciada Priscilla Orozco Reyes, Fisioterapeuta del Hogar, en el que indicó su

intención de mantener un control sobre la atención que reciben los adultos mayores del Hogar

en esa área, según el Cronograma de Terapia Física también adjunto.

Adicionalmente, el señor coordinador evidenció el control de entradas y salidas del personal del

Hogar, a través de un reporte generado por el sistema electrónico.

No obstante lo anterior, la evidencia aportada por el coordinador alcanza de manera general al

personal y de forma específica únicamente al área de Terapia Física; es decir no hay evidencia

de la supervisión para las demás áreas administrativas. Tampoco se evidencia ningún acuerdo

de parte de la Junta Directiva que evidencie la solicitud planteada directamente al coordinador,

según lo solicita la recomendación.

Por lo anterior esta recomendación se considera parcialmente cumplida.



4.9 Realizar inventarios periódicos de la bodega de alimentos y emitir los reportes respectivos de

ellos. De manera que se pueda obtener un inventario actualizado en cualquier momento.

Según el informe de cumplimiento de recomendaciones adjunto al oficio ASOC.AHAVCT-

121-17 de fecha 03/04/2017, emitido por el coordinador Larry Wein Calvin, durante el año

2014 se instaló un programa de cómputo para mantener actualizado el inventario, según

artículo III, inciso 9 del Acta 06-2013 de Junta Directiva; sin embargo se presentaron

problemas técnicos y la información se perdió. Actualmente el control de Inventarios de

Bodega, de los Productos Químicos y de Medicamentos, se efectúa de forma manual en

bitácoras. Recientemente se adquirió un equipo con el objetivo de implementar el control de

inventarios, y a través de un programa de voluntariado, unos estudiantes de la Universidad de

Costa Rica están desarrollando un programa de cómputo para el control de inventarios de




12

alimentos, químicos, activos y medicamentos, el cual se estima esté instalado y funcionando el

día 30 de junio 2017.

De acuerdo a las imágenes aportadas, se evidenció la existencia de un formulario destinado

para el control de inventarios de bodega; no obstante para el control de inventarios de

productos químicos se utilizan hojas rayadas sin formato, y para el control de medicamentos un

listado digital con el detalle de medicamentos para cada paciente.

Dado lo anterior, esta recomendación se considera parcialmente cumplida.



4.11

Establecer claramente el control respecto del manejo de la devolución del 10% de las

pensiones de las personas adultas mayores del hogar, que no cuentan con la capacidad de

manejar el dinero. Y Valorar que se siga manejando en una caja fuerte en efectivo debido al

riesgo que representa. A la vez realizar conciliaciones periódicas de este fondo, como una sana

práctica de control.

Según el informe de cumplimiento de recomendaciones adjunto al oficio ASOC.AHAVCT-

121-17 de fecha 03/04/2017, emitido por el coordinador Larry Wein Calvin, el control respecto

la devolución del 10% de las pensiones de las personas adultas mayores del hogar, se mantiene

en el expediente administrativo de cada adulto mayor; en el momento de la entrega del dinero

el adulto mayor que esté en capacidad firma y si no se le toma su huella dactilar como recibido.

El dinero se maneja en una cuenta bancaria a nombre de la Institución, y la fecha de entrega del

correspondiente monto a cada adulto mayor, es en los primeros diez días del mes. No obstante

lo anterior, no se facilitó evidencia del control de dineros para las personas adultas mayores que

solicitan a la administración del Hogar o a cualquier otro funcionario, que les resguarden el

10% que les corresponde.

Tomando en cuenta lo anterior, esta recomendación se considera parcialmente cumplida.




13


Cuadro N°10




AUD.006-2013 9 7 1 1



A LA JUNTA DIRECTIVA DEL HOGAR MANOS DE JESÚS

4.5 Mantener actualizada la normativa que posee el hogar y continuar con la gestión del

Reglamento Interno de Trabajo.

Siendo este el primer seguimiento, mediante oficio AUD.014-2017 de fecha 23/03/2017 la

Auditoría Interna solicitó a la Asociación Hogar Manos de Jesús la información

correspondiente para determinar el cumplimiento de las recomendaciones emitidas en el

informe de origen ya que nunca se informó al respecto.

Con relación a esta recomendación mediante oficio HMJ-D-2017-019 de fecha 17/04/2017, la

Licenciada Erika Álvarez, coordinadora administrativa del Hogar, indicó que se cuenta con los

respectivos manuales, procedimientos y reglamentos, incluyendo el Reglamento Interno de

Trabajo, todos aprobados en Sesión de Asamblea General número 33, celebrada el día 12 de

noviembre del 2011, en su capítulo 4, artículos 7 y 8, acuerdos en firme números 4 y 5. No

obstante reconoció que algunos manuales y reglamentos están en proceso de actualización, a

cargo de la comisión de recursos humanos con el aporte de especialistas en cada área.

Mediante correo electrónico enviado por la Auditoría Interna el día 3 de mayo 2017, se solicitó

aclarar el estado de aprobación del Reglamento Interno de Trabajo, a lo cual se indicó que el

Reglamento recientemente sufrió unos cambios por lo cual será enviado al Ministerio de

Trabajo para su aprobación en los próximos días.

Dado que el Reglamento Interno de Trabajo aun no cuenta con la aprobación respectiva del

Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, esta recomendación se considera parcialmente

cumplida.




14


A LA JUNTA DIRECTIVA DEL HOGAR MANOS DE JESÚS

4.7

Delimitar las funciones y acciones que realiza la señora contadora del hogar para que no se

concentren en ella funciones que pueden ser incompatibles, y en lo posible, segregar

funciones.

Siendo este el primer seguimiento, mediante oficio AUD.014-2017 de fecha 23/03/2017 la

Auditoría Interna solicitó a la Asociación Hogar Manos de Jesús la información

correspondiente para determinar el cumplimiento de las recomendaciones emitidas en el

informe de origen ya que nunca se informó al respecto.

Con relación a esta recomendación indicó la Licenciada Erika Álvarez, coordinadora

administrativa del Hogar mediante oficio HMJ-D-2017-019 de fecha 17/04/2017, que las

funciones se determinaron en la sesión número 641 del 3/05/2016, artículo décimo, acuerdo 6;

además, se conoció oficio HMJ-I-0011-2016 de fecha 17/05/2016 mediante el cual se

comunicó a la señora Rose Mary Mora Leiva, contadora del Hogar, las funciones según

reestructuración laboral, que incluyó la supervisión del contrato de vigilancia 24 horas, la

atención de visitas y la central telefónica, además de sus funciones contables, con énfasis

especial al mantenimiento de inventarios.

Al observar este documento descriptivo de las funciones, es evidente que algunas labores

asignadas siguen manteniendo incompatibilidad entre sí, tales como el manejo de los Bancos y

Cuentas Bancarias, el control del pago del 10% de las pensiones, la recepción y confección de

recibos de dinero o en especie, y la confección de cheques; estas funciones resultan

incompatibles desde el punto de vista de control interno, ya que se trata de la misma persona

que hace los registros contables, lo que incrementa el riesgo de omisión y alteración de datos.

Administrar la caja chica tampoco es compatible si es la misma persona la que lleva el

respectivo control y no constan arqueos del fondo.

Cabe mencionar lo dispuesto en las Normas de Control Interno para el Sector Público (N-2-

2009-CO-DFOE), las cuales son aplicables como una buena práctica para las Organizaciones

de Bienestar Social que administran fondos públicos, y que dicen:

Norma 2.5.3 Separación de funciones incompatibles y del procesamiento de

transacciones: El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben

asegurarse de que las funciones incompatibles, se separen y distribuyan entre los

diferentes puestos; así también, que las fases de autorización, aprobación, ejecución y

registro de una transacción, y la custodia de activos, estén distribuidas entre las unidades

de la institución, de modo tal que una sola persona o unidad no tenga el control por la

totalidad de ese conjunto de labores.




15

Cuando por situaciones excepcionales, por disponibilidad de recursos, la separación y

distribución de funciones no sea posible debe fundamentarse la causa del impedimento.

En todo caso, deben implantarse los controles alternativos que aseguren razonablemente

el adecuado desempeño de los responsables.

Analizado lo anterior, dado que no se ha definido la justificación para la distribución actual de

funciones, ni se han demostrado controles alternativos que aseguren el adecuado

funcionamiento de todas las funciones, esta recomendación se da por no cumplida.


Cuadro N°11



Cantidad Cumplidas No Aplicable Parcial

AUD.007-2013 12 10 1 1



A LA JUNTA RECTORA DEL CONAPAM

4.2

Valorar la intervención del SINATEC en el análisis de los proyectos específicos, y definir los

criterios que deben mediar en este análisis, en caso de que se decida continuar con su

intervención.

Según revisión efectuada durante el año 2015, se determinó que en el mes de abril, se

reiniciaron las sesiones del SINATEC y en la sesión del día 15 de mayo del mismo año se

presentó una propuesta para la reforma al artículo No. 36 del Reglamento a la Ley Integral para

la Persona Adulta Mayor, por parte de la Dirección Ejecutiva del CONAPAM, con el fin de ser

analizada y aprobada por este Órgano de Apoyo y contar con el aval de la Junta Rectora del

CONAPAM. Para esa fecha los proyectos presentados al CONAPAM para su financiamiento

eran analizados por el SINATEC, según el Manual de Proyectos Institucional, utilizando

algunos criterios como: objetivos del proyecto claros y que las actividades descritas fueran

congruentes con los objetivos propuestos.




16

En el presente estudio se determinó que la valoración se ha realizado; sin embargo, tal y como

se indicó en el seguimiento de la recomendación 4.10 del Informe AUD.004-2012, aun se

encuentra pendiente el análisis de la propuesta para la reforma al artículo No. 36 del

Reglamento a la Ley Integral para la Persona Adulta Mayor.

Por lo anterior, esta recomendación se considera parcialmente cumplida.


A LA UNIDAD DE FISCALIZACIÓN OPERATIVA

4.12

Coordinar con la Comisión de Protocolo para que las organizaciones que aspiran recibir

recursos económicos para proyectos específicos, la inclusión de dichos proyectos se realice en

sus respectivos Planes de Trabajo, para que de manera coordinada se pueda presupuestar con

anticipación el monto correspondiente; independientemente de la aprobación o no de los

recursos.

En el presente estudio, se determinó que mediante oficio CONAPAM-DT-UFO-0445-O-2014,

de fecha 5/10/2014, el Lic. Carlos Molina Mora, se refirió al cumplimiento de esta

recomendación indicando lo siguiente: 1. Dentro de los presupuestos ordinarios no hay

identificados recursos para financiar proyectos. 2. Los proyectos que incluyen las

Organizaciones del Bienestar Social en sus planes de trabajo los atiende la Junta de

Protección Social, quienes disponen de recursos importantes para la atención de dichos

proyectos. 3. El CONAPAM Financia muy pocos proyectos con recursos provenientes de la

Ley 7972, Ley de Creación de Cargas Tributarias sobre Licores, Cervezas y Cigarrillos. 4. El

CONAPAM al presupuestar el superávit o mediante Modificación Presupuestaria, se asignan

partidas para proyectos, que más que proyectos son necesidades en mantenimiento o

equipamiento de las organizaciones, cuya atención debe ser inmediata por cuanto

corresponden a imprevistos (no susceptibles de ser incluidos en un plan de trabajo que se

confecciona en setiembre del año anterior), como por ejemplo la reparación de sanitarios,

compra de menaje para la cocina, canoas, cambio de láminas de techo. Además, el Lic.

Molina, en correo electrónico con fecha 11/09/2015, indicó que debido a que en el presupuesto

del CONAPAM, a esa fecha no cuenta con una partida destinada para financiar proyectos de las

Organizaciones de Bienestar Social (OBS), es que no es procedente que las OBS incluyan

proyectos en sus planes de trabajo ya que no existe el respaldo económico para los mismos.

Analizado lo anterior, esta recomendación se considera no aplicable, toda vez que no se ajusta

a la realidad actual del CONAPAM; no se descalifica la intención de la recomendación que

fuera emitida por la Auditoría Interna en un momento en que se suscribían convenios de

transferencia de recursos para Proyectos Específicos.




17


Cuadro N°12




AUD.008-2013 11 10 0 1




4.6

Efectuar la revisión de las liquidaciones de recursos de la Municipalidad de San Pablo de

Heredia por los períodos terminados 2011 y 2012 y remitir copia de dicho informe a esta

Auditoría.

En el presente estudio, se determinó que mediante MEMORANDO sin número, con fecha

26/07/2013 se remitió a la Auditoría Interna del CONAPAM los documentos físicos originales

de la liquidación 2012 de la Municipalidad de San Pablo y otras Municipalidades. Además,

mediante oficio CONAPAM DT-DES-535-O-2013 de fecha 19/11/2013, se remitió la

comunicación de resultados de la verificación de los recursos ejecutados en el año 2012 a la

Alcaldesa Municipal de San Pablo de Heredia. No obstante lo anterior, para el período 2011 no

se realizó el informe de liquidación de recursos por parte de la Unidad de Fiscalización porque

según oficio CONAPAM-DT-UFO-348-2015, de fecha 1/10/2015, aun había documentos

pendientes de entrega.

Considerando lo anterior, además, dada la antigüedad de este informe y la pérdida en la

oportunidad de la información, y tomando en cuenta que el programa de la Red de Cuido de

San Pablo de Heredia fue trasladado a la Asociación Hogar Madre Bertha Acuña, no se

solicitará la liquidación del año 2011; sin embargo, se dará el seguimiento oportuno al finiquito

de la liquidación de recursos ejecutados en el año 2012.

Por lo anterior, esta recomendación se considera parcialmente cumplida.




18


Cuadro N°13




AUD.009-2013 12 11 0 1




4.12

Solicitar las certificaciones de pensiones de los casos que no cuentan con ella, con el propósito

de determinar si son personas que califican en pobreza o pobreza extrema de acuerdo con los

parámetros del INEC y del convenio con FODESAF. De igual forma analizar el posible

reintegro de los que incumplan con ese parámetro.

En el presente estudio, se determinó que mediante oficio CONAPAM-DT-UFO-0349-O-2015

de fecha 2/10/2015, el Licenciado Carlos Molina remitió el informe de visita a la

Municipalidad de Turrubares, el cual contempló la revisión de una muestra de los expedientes

de las PAM beneficiarias; según concluyó el informe, el 74% de los expedientes carecía de

certificación de pensión de la CCSS, por lo cual se recomendó a la Comisión la actualización

de todos los expedientes.

Aunque el informe fue remitido al Alcalde Municipal de Turrubares, la Unidad de Fiscalización

Operativa a la fecha no realizó ningún cobro relacionado con el análisis de los casos

contemplados en esta recomendación ni dictaminó la resolución final respecto a si los adultos

mayores cuyo expediente no tenía certificación de pensión, eran sujetos del beneficio recibido;

por esta razón la recomendación se considera parcialmente cumplida.




19


Cuadro N°14




AUD.010-2013 9 6 0 3




4.2 Solicitar a la Municipalidad tomar medidas preventivas para la custodia y resguardo de los

expedientes de los beneficiarios para que se localicen en un lugar restringido.


4.3

Solicitar a la Municipalidad de San Mateo crear un mecanismo a la brevedad posible para que

se ejecuten los recursos mensualmente previendo que las contrataciones se realicen

considerando todos los meses y no se deje meses sin que las personas adultas mayores reciban

el beneficio.


4.4

Solicitar a la Municipalidad de San Mateo realizar las coordinaciones necesarias para que el

comité de la red de cuido cuente con un profesional en trabajo social, con el propósito de

realizar una adecuada selección de los beneficiarios.

En el presente estudio, se determinó que mediante oficio CONAPAM-DE-1466-O-2013 de

fecha 13/12/2013 la Directora Ejecutiva comunicó a los señores del Concejo Municipal de San

Mateo el acuerdo en el cual se aprobó el informe AUD.010-2013; en el mismo se detalló el

enunciado de esta recomendación, sin embargo a la fecha se desconocen acciones concretas.

Mediante oficio AUD. 022-2017 de fecha 28 de abril, se solicitó a la Municipalidad informar al

respecto de estas tres recomendaciones, sin embargo, vencido el plazo para la entrega de la

información solicitada, al finalizar este Informe, la misma no fue enviada.

Dado lo anterior, estas recomendaciones se consideran parcialmente cumplidas.




20

De los resultados obtenidos al seguimiento de las recomendaciones de los informes anteriores,

se percibe un avance importante por parte de las Direcciones y Jefaturas, sin embargo, se deben

realizar más esfuerzos debido a que estos informes corresponden a los periodos del 2011, 2012

y 2013, es decir, transcurre mucho tiempo para su cumplimiento, lo cual debilita el control

interno institucional y afecta la oportunidad con que deben cumplirse. Cabe recordar lo

establecido en la Ley de Control Interno, artículo 12 inciso c) que dice:

Artículo 12. —Deberes del jerarca y de los titulares subordinados en el sistema de

control interno. En materia de control interno, al jerarca y los titulares subordinados les

corresponderá cumplir, entre otros, los siguientes deberes:

c) Analizar e implantar, de inmediato, las observaciones, recomendaciones y disposiciones

formuladas por la Auditoría Interna, la Contraloría General de la República, la Auditoría

Externa, las demás instituciones de control y fiscalización que corresponda.

3. CONCLUSIONES

De conformidad con los resultados obtenidos en la verificación del cumplimiento e

implementación por parte de la Administración, de las recomendaciones emitidas por la Auditoría

Interna, se concluye lo siguiente:

3.1 Con el cumplimiento de las recomendaciones 4.4 y 4.9 cuyo estado era “parcialmente

cumplida”, se da por cerrado el seguimiento al Informe AUI.I.009-2010.



3.3 Las recomendaciones 4.14 y 4.17 del Informe AUI.I.012-2011, mantienen su estado de

“parcialmente cumplida” y “no cumplida” respectivamente y quedan sujetas a un

seguimiento posterior.

3.4 Con el cumplimiento de las recomendaciones 4.4, 4.7, 4.9, 4.11 y 4.12, cuyo estado

era “parcialmente cumplida”, se da por cerrado el seguimiento al Informe AUI.I.002-

2012.

3.5 Las recomendaciones 4.4, 4.5, 4.8, 4.9, 4.13, 4.14, 4.15, 4.17. del Informe AUI.I.004-

2012, se dan por cumplidas y la recomendación 4.10 mantiene su estado de

“parcialmente cumplida” y queda sujeta a un seguimiento posterior.

3.6 Las recomendaciones 4.6, 4.11 y 4.12 del Informe AUI.I.005-2012, se dan por

cumplidas y la recomendación 4.10 mantiene su estado de “parcialmente cumplida” y

queda sujeta a un seguimiento posterior.




21



3.8 Algunas de las recomendaciones del Informe AUD.003-2013, se dan por cumplidas, a

excepción de la recomendación 4.3 que se considera “parcialmente cumplida” y queda

sujeta a un seguimiento posterior.


excepción de las recomendaciones 4.6, 4.9 y 4.11, que se consideran “parcialmente

cumplidas” y quedan sujetas a un seguimiento posterior.


excepción de las recomendaciones 4.5 y 4.7 que se consideran “parcialmente

cumplida” y “no cumplida” respectivamente, y quedan sujetas a un seguimiento

posterior.


excepción de las recomendaciones 4.2 y 4.12, que se considera “parcialmente

cumplida” y “no aplicable” respectivamente, y quedan sujetas a un seguimiento

posterior.


excepción de la recomendación 4.6 que se considera “parcialmente cumplida” y queda

sujeta a un seguimiento posterior.


excepción de la recomendación 4.12, que se considera “parcialmente cumplida” y

queda sujeta a un seguimiento posterior.


excepción de las recomendaciones 4.2, 4.3 y 4.4, que se consideran “parcialmente

cumplidas” y quedan sujetas a un seguimiento posterior.

4. RECOMENDACIONES

Para el cumplimiento e implementación de la totalidad de las recomendaciones evaluadas en este

informe, la Junta Rectora del CONAPAM debe girar las instrucciones que correspondan y

disponer las medidas que estime pertinentes, con el propósito de que las recomendaciones que se

detallan en el Anexo Nº 1 del presente informe sean debidamente implementadas, estableciendo

un plazo razonable de cumplimiento de común acuerdo con la Dirección Ejecutiva del




22

CONAPAM, con el propósito de fortalecer los sistemas de control interno y atender de manera

apropiada y oportuna las responsabilidades establecidas en la Ley General de Control Interno.

Esta Auditoría Interna respetuosamente se permite recordar a la Junta Rectora, que de

conformidad con lo preceptuado por el artículo 37 de la Ley General de control Interno, Nº 8292,

dispone de treinta días hábiles, contados a partir de la fecha de recibido de este informe, para

ordenar la implantación de las recomendaciones que aun se encuentran pendientes o no cumplidas

de conformidad con los resultados de este Informe de Seguimiento. Dicho artículo se transcribe a

continuación:

Artículo 37. — Informes dirigidos al jerarca. Cuando el informe de auditoría esté

dirigido al jerarca, este deberá ordenar al titular subordinado que corresponda, en un

plazo improrrogable de treinta días hábiles contados a partir de la fecha de recibido

el informe, la implantación de las recomendaciones. Si discrepa de tales

recomendaciones, dentro del plazo indicado deberá ordenar las soluciones alternas

que motivadamente disponga; todo ello tendrá que comunicarlo debidamente a la

auditoría interna y al titular subordinado correspondiente.

Lic. Adrián Montoya Arias

Colaborador Auditoría

Licda. Kattia Alfaro Espinoza

Auditora General

AUDITORIA INTERNA

Mayo, 2017.

Versión 12/05/2017




23

ANEXO No. 1



INFORMES:

AUI.I.009-2010 NIVEL DE CUMPLIMIENTO

RESPONSABLE CANTIDAD CUMPLIDAS % PARCIAL % NO

CUMPLIDAS %

A la Junta Rectora del

CONAPAM 1 1 100% 0 0% 0 0%

A la Dirección Ejecutiva 7 7 100% 0 0% 0 0%

Al Departamento de RRHH 3 3 100% 0 0% 0 0%

Totales 11 11 100% 0 0% 0 0%

Fuente: Estudio seguimiento, Mayo 2017.



CUMPLIDAS %


CONAPAM 1 1 100% 0 0% 0 0%


A la Dirección Técnica 3 3 100% 0 0% 0 0%

A la Dirección Administrativa

Financiera 2 2 100% 0 0% 0 0%

A la Unidad de Recursos

Financieros 4 4 100% 0 0% 0 0%

Totales 19 19 100% 0 0% 0 0%




AUD.007-2013, AUD.008-2013, AUD.009-2013 y AUD.010-2013.




24



CUMPLIDAS %


CONAPAM 1 1 100% 0 0% 0 0%


A la Junta Administrativa de la

Asociación 14 12 86% 1 7% 1 7%

Totales 17 15 95% 1 2% 1 2%




CUMPLIDAS %


CONAPAM 2 2 100% 0 0% 0 0%



A la Dirección Administrativa

Financiera 2 2 100% 0 0% 0 0%


Materiales 9 9 100% 0 0% 0 0%

Totales 22 22 100% 0 0% 0 0%




CUMPLIDAS %


CONAPAM 2 2 100% 0 0% 0 0%



Totales 17 16 96% 1 4% 0 0%





25



CUMPLIDAS %


CONAPAM 3 3 100% 0 0% 0 0%


A la Coordinadora de la Red de

Cuido 3 3 100% 0 0% 0 0%

Al Departamento de Evaluación

y Seguimiento 3 3 100% 0 0% 0 0%

Totales 16 15 96% 1 4% 0 0%




CUMPLIDAS %


CONAPAM 2 2 100% 0 0% 0 0%

Totales 2 2 100% 0 0% 0 0%


AUD.003-2013 NIVEL DE CUMPLIMIENTO


CUMPLIDAS %


CONAPAM 4 3 75% 1 25% 0 0%


A la Unidad de Fiscalización

Operativa 7 7 100% 0 0% 0 0%

Totales 14 13 92% 1 8% 0 0%





26



CUMPLIDAS %


CONAPAM 1 1 100% 0 0% 0 0%



Asociación 10 7 70% 3 30% 0 0%

Totales 13 10 90% 3 10% 0 0%




CUMPLIDAS %


CONAPAM 1 1 100% 0 0% 0 0%



Asociación 5 3 60% 1 20% 1 20%

Totales 9 7 87% 1 7% 1 7%




APLICABLE %


CONAPAM 2 1 50% 1 50% 0 0%



Operativa 5 4 80% 0 0% 1 20%

Totales 12 10 77% 1 17% 1 7%





27



CUMPLIDAS %


CONAPAM 3 3 100% 0 0% 0 0%



Operativa 6 5 83% 1 17% 0 0%

Totales 11 10 94% 1 6% 0 0%




CUMPLIDAS %


CONAPAM 4 4 100% 0 0% 0 0%



Operativa 4 3 75% 1 25% 0 0%

Totales 12 11 92% 1 8% 0 0%




CUMPLIDAS %


CONAPAM 1 1 100% 0 0% 0 0%



Totales 9 6 86% 3 14% 0 0%





28

ANEXO No. 2



INFORMES:

Todos los informes evaluados NIVEL DE CUMPLIMIENTO


CUMPLIDAS %


CONAPAM 28 26 93% 2 7% 0 0%



A la Dirección

Administrativa Financiera 4 4 100% 0 0% 0 0%


Operativa 25 22 88% 2 8% 1

1 4%


Financieros 4 4 100% 0 0% 0 0%


Materiales 9 9 100% 0 0% 0 0%

Al Departamento de RRHH 3 3 100% 0 0% 0 0%

A la Coordinadora de la

Red de Cuido 3 3 100% 0 0% 0 0%

A la Junta Administrativa

de la Asociación 29 22 76% 5 17% 2 7%

Totales 184 167 90,8% 14 7,6% 3 1,6%

Fuente: Estudio seguimiento, Anexo 1, Mayo 2017.

1 Esta recomendación proviene del Informe AUD.007-2013 y no está cumplida porque no es aplicable.



AUD.007-2013, AUD.008-2013, AUD.009-2013 y AUD.010-2013.

Documents

INFORME SOBRE EL SEGUIMIENTO E IMPLEMENTACIÓN DE RECOMENDACIONES DE … · 2019-02-12 · interno en la asociaciÓn hogar de ancianos de tilarÁn”. d) informe aui.i-002-2012 “informe