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Reestructuración del Manual de Normas y Procedimientos de la
Coordinación de Organización y Sistemas, de la Gobernación de Estado
Vargas.
Informe de Pasantía presentado ante la Ilustre Universidad Simón Bolívar, como requisito
para optar al Título de Técnico Superior Universitario en Organización Empresarial
Autor: Thamara Raposo
Carnet: 05-0352
C.I:18.755.714
Tutor Académico: Jesús Monascal
Camuri Grande, Abril del 2009.
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DEDICATORIA
A Díos Todo Poderoso por haberme dado Vida, Salud, Alegría y unos Padres ejemplares que gracias a su esfuerzo y dedicación he podido alcanzar mis metas.
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ÍNDICE GENERAL
Índice de Cuadros………………….…………………………………………………... Índice de Figuras………………………………………………………………………..
vi vii
Resumen………………………………………………………………………………... viii Introducción…………………………………………………………………………….. 1 Capítulo I……………………………………………………………………………….. 3 Marco Referencial…………………………………………………………………….... 3 1.1.-Marco Institucional………………………………………………………….. 3 1.1.1.- Reseña Histórica de la Gobernación del Estado Vargas…………….. 3 1.1.2.- Misión……………………………………………………………….. 4 1.1.3.- Visión………………………………………………………………... 4 1.1.4.- Valores………………………………………………………………. 4 1.1.5.- Estructura Organizativa de la Gobernación del Estado Vargas…….. 5 1.1.6.- Estructura Organizativa de la Coordinación de Organización y Sist... 7 1.2.- Marco Legal……………………………………………………...…………. 7 1.3.- Diagnóstico……………………………………………………………...…... 8 1.3.1.- Descripción y Análisis de la Situación Actual………………………. 8 1.3.2.- Matriz DOFA de la Coordinación de Organización y Sistemas…….. 9 Capítulo II………………………………………………………..……………………... 10 El Problema…………………………………………………………………………….. 10 2.1.- Planteamiento y Formulación del Problema………………………………... 10 2.2.- Objetivos de la Investigación……………………………………………….. 10 2.2.1.- Objetivo General…………………………………………………….. 11 2.2.2.- Objetivos Específicos………………………………………………... 11 2.3.- Justificación e importancia………………………………………………….. 11 2.4.- Alcance y limitaciones……………………………………………………… 11 Capítulo III……………………………………………………………………………... 13 Marco Teórico………………………………………………………………………….. 13 3.1.- Antecedentes de la Investigación…………………………………………… 13 3.2.- Diseño de la Estructura Organizativa……………………………………….. 3.3.- Las Organizaciones………………………………………………………….
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3.4.- La Administración Pública…………………………………………………. 15 3.5.- Elementos de la Administración Pública…………………………………… 15 3.6.- La Modernización de la Administración Pública…………………………… 16 3.7.- La Organización y Métodos Para la Administración Pública………………. 16 3.8.- Los Manuales Como Instrumento de Control Interno………………………. 16 3.9.- Clasificación de los Manuales………………………………………………. 17 3.10.- Estructura de los Manuales………………………………………………... 18 3.11.- Utilidad de los Manuales…………………………………………………... 19 3.12.- ¿Qué se Necesita Para Elaborar los Manuales?............................................ 20 3.13.- Proceso de Elaboración de los Manuales………………………………….. 20 3.14.- Fuentes de Información……………………………………………………. 21
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3.15.- Implantación de los Manuales…………………………………………..… 22 3.16.- Métodos de Implantación de los Manuales………………………………... 23 3.17.- Actualización del Manual………………………………………………….. 23 3.18.- Seguimiento y Control de los Manuales…………………………………... 24 3.19.- Organigrama…………………………………………………………..…… 24 3.20.- Flujograma………………………………………………………………… 25 3.21.- Reglas Para la Elaboración de los Flujogramas……………………….…... 25 3.22.- Ventajas de los Flujogramas………………………………………………. 26 3.23.- Tipos de Flujogramas………………………………………………….…... 26 3.24.- El Control Interno………………………………………………………..… 28 3.25.- Cualidades Innatas y Adquiridas del Analista de Org y Sistemas...………. 28 3.26.- Mejoramiento Continuo- Benchmarking (Mejoras Prácticas)…………….. 29 3.27.- Tipos de Benchmarking………………………………………….…...…… 30 3.28.- Etapas de un Proyecto de Benchmarking ……………………………..….. 30 Capítulo IV…………………………………………………………………………...… 31 Marco Metodológico……………………………………………………………….... 31 4.1.- Tipo de Investigación……………………………………………………….. 31 4.2.- Diseño de la Investigación………………………………………………….. 32 4.3.- Técnicas e Instrumentos de Recolección de Datos…………………………. 32 4.4.- Análisis y Tratamiento de la Información………………………………….. 32 4.4.1.- Etapas de los Procedimientos………………………………………… 32 4.4.2.- Elaboración del Cronograma de Actividades………………………… 33 4.5.- Mejores Prácticas Realizado en la Organización Digitel…………………… 35 Capítulo V………………………………………………………………………………. 37 Presentación y Análisis de los Resultados……………………………………………… 37 5.1.- Manual de Normas y Procedimientos de la Coordinación de Org y Sistemas.. 39 5.2.- Descripción de Cargo del Coordinador(a) de Org y Sistemas……………… 102 5.3.- Descripción de Cargo del Técnico de Org y Sistemas……………………….. 5.4.- Explicación del Organigrama Propuesto para la Gobernación del Estado Vargas………………………………………………………………………...
104 106
5.5.- Informe de Gestión del Manual Administrativo……………………………... 108 Conclusiones…………………………………………………………………………… 110 Recomendaciones………………………………………………………………………. 112 Fuentes de Información…………………………………………………………...……. 113 Anexo 1: Encuesta sobre le estructura Organizativa de la Coordinación de Org y Sist... Anexo 2:Diagrama de Flujo Situación Actual…………………………………………..
116 118
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ÍNDICE DE CUADROS C.1.-Matriz DOFA de la Coordinación de Organización y Sistemas………………...…….9 C.2.-Diagrama de Gantt……………………………………………………………………34
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ÍNDICE DE FÍGURAS F.1.- Organigrama de la Gobernación del Estado Vargas………………………………...…6 F.2.- Organigrama de la Coordinación de Organización y Sistemas…………………….….7 F.3.- Organigrama Propuesto de la Gobernación del Estado Vargas……………………..107
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Reestructuración del Manual de Normas y Procedimientos de la Coordinación
de Organización y Sistemas, de la Gobernación de Estado Vargas.
Autor: Thamara Raposo
Tutor Académico: Jesús Monascal
Fecha: Abril del 2009
RESUMEN
La presente investigación tuvo como propósito fundamental reestructurar el Manual de Normas y Procedimientos de la Coordinación de Organización y Sistemas de la Gobernación del Estado Vargas el cual permitió mejorar la forma de realizar el trabajo en la unidad, eliminando pasos burocráticos del manual, simplificando los Diagramas de Flujo, unificando los formatos para realizar el levantamiento de información y elaborando su organigrama. Como valor agregado se realizó la Descripción de Cargos del personal adscrito a la Coordinación detectando las fortalezas, debilidades, amenazas y oportunidades del área. Se diseñó el Informe de Gestión del Manual Administrativo para el seguimiento y control de los manuales en espera de revisión y aprobación. Se realizó el proceso de Mejores Prácticas (Benchmarking) en la Organización Digitel el cual permitió revisar sus procesos internos en función a las actividades que realiza dicha Coordinación. El estudio corresponde a un proyecto factible, apoyado en una investigación de campo con un diseño descriptivo utilizando como técnica la observación directa, la entrevista, la revisión documental y como instrumento de recolección de datos la encuesta. Palabras Clave: Manuales, Administración Pública, Organización, Sistemas, Formas, Flujogramas, Norma, Organigrama, Proceso, Procedimiento, Benchmarking.
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INTRODUCCIÓN
Los manuales de normas y procedimientos permite conocer cuáles son las
actividades que realiza la unidad a la cual corresponda, a través de este documento se puede
designar actividades a cada trabajador, normalizar la ejecución de tareas estándar y facilitar
la toma de decisiones programadas por otro lado, ayuda a la inducción y capacitación de los
nuevos trabajadores.
“Los manuales representan un medio de comunicar las decisiones de la
administración, concernientes a organización, políticas y procedimientos”. (ACEVEDO,
2006).
Por otra parte, los flujogramas señalan el movimiento, desplazamiento o curso de
las acciones que debe seguir una actividad. También podemos decir que son las actividades
que se realizan para completar un procedimiento, con ellos se puede levantar información,
analizarla y formular recomendaciones.
“Los flujogramas representan en forma gráfica la secuencia en que se realizan las
operaciones de un determinado procedimiento y/o el recorrido de las formas o
materiales”. (QUIROGA, 2006).
La Coordinación de Organización y Sistemas de la Gobernación del Estado Vargas
es la unidad encargada de realizar y actualizar los manuales de normas y procedimientos
de cada Secretaría, Dirección y Coordinación. El Manual de Normas y Procedimientos de
la Coordinación de Organización y Sistemas es el documento que muestra todas las
actividades que realiza dicha unidad (elaboración de manuales administrativos,
actualización de los manuales administrativos, elaboración de formas y desincorporación de
formas).
“El objetivo fundamental de los manuales administrativos es explicar en términos
accesibles el por qué de las decisiones gubernamentales, ministeriales o departamentales y
el cómo se deben aplicar en la práctica”. (QUIROGA, 2006).
El trabajo se encuentra estructurado de la siguiente manera:
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Capítulo I: como primera parte se describe la reseña histórica de la Gobernación del
Estado Vargas junto a la misión, visión y valores de la Organización, por otro lado se
desarrolla el Marco Legal el cual, son las distintas leyes, reglamentos o normas que regula
la investigación. Para finalizar el presente capítulo se hace el diagnóstico donde se detalla
la descripción y análisis de la situación actual. Capítulo II: en esta sección se procede a plantear y formular el problema base de la
investigación, junto con el objetivo general y los específicos, por otro lado, se hizo la
justificación de la investigación acompañado del alcance y las limitaciones que se tuvieron
en el momento de elaboración del trabajo.
Capítulo III: contiene los aspectos más significativos de la bibliografía referida al
tema, con el fin de relacionarlo con su contexto teórico, para esto se hace referencia a
investigaciones previas y la formulación teórica donde los temas a tratar son los manuales,
los flujogramas, la administración pública, entre otros.
Capítulo IV: está conformado por el marco metodológico y comprende el tipo y
diseño de la investigación, así como las técnicas e instrumentos de recolección de datos, el
diagrama de Gantt y el Benchmarking que se realiza en la Corporación Digitel.
Capítulo V: denota todo el aporte del investigador, se muestra la reestructuración
que se hace en el Manual de Normas y Procedimientos de la Coordinación de Organización
y Sistemas, la actualización de normas y funciones así como la elaboración del organigrama
interno, la descripción de cargos, la formulación de las políticas y la elaboración del
formato para solicitar los requerimientos de dicha Coordinación.
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CAPÍTULO I
MARCO REFENCIAL 1.1.- Marco Institucional
1.1.1.-Reseña Histórica de la Gobernación del Estado Vargas
El 29 de mayo de 1998 se publica en la Gaceta Oficial Nº 36.464 la creación del
Territorio Federal Vargas, dentro de la organización política de la República de Venezuela.
El Presidente de la República para la fecha, Dr. Rafael Caldera, bajo las
atribuciones que le confería la Constitución de 1961, nombra al ciudadano Adolfo L.,
Pastran Matute, Gobernador Transitorio del Territorio, quien asumió el cargo el 09 de
Septiembre de 1998.
En diciembre de 1998, se realiza en el Territorio Federal Vargas las elecciones para
elegir al Gobernador, resultando electo el ciudadano Mario Alfredo Laya Camacho, y para
el 31 de diciembre de ese mismo año, el Territorio Federal Vargas se convierte en Estado
Vargas, al entrar en vigencia la Ley Especial que eleva a la categoría de Estado al
Territorio, la cual fue publicada en la Gaceta Oficial Nº 36.488, de fecha tres (03) de julio
de 1998, denominándose desde entonces, Estado Vargas, siendo su capital la ciudad de
La Guaira y constituyéndose en la entidad estadal número 23 del país.
Un año después, en el mes de julio, se celebran las elecciones de Gobernadores en
la República Bolivariana de Venezuela, resultando electo en el Estado Vargas, el ciudadano
Antonio Rodríguez San Juan como Gobernador del Estado, asumiendo el cargo el 11 de
agosto del 2000 y siendo reelecto el 31 de Octubre del 2004, por decisión soberana del
pueblo varguense.
El 23 de noviembre del año 2008 en las elecciones regionales, el Estado Vargas
tiene nuevo Gobernador, el ciudadano Jorge Luís García Carneiro.
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1.1.2.-Misión de la Gobernación del Estado Vargas
Definir y ejecutar las políticas económicas y sociales, con participación de todos los
sectores, que garanticen el bienestar y seguridad de la población, mediante la
implementación de planes de desarrollo sustentables, que permitan alcanzar un nivel de
vida óptimo a todos los varguenses.
1.1.3.-Visión de la Gobernación del Estado Vargas
Ser la institución modelo de Estado, comprometida con los procesos de
transformación y de participación ciudadana, que impulse a los distintos sectores de la
población, hacia su desarrollo integral.
1.1.4.-Valores de la Gobernación del Estado Vargas
Trabajo en Equipo: el trabajo en equipo es el valor que nos conlleva al logro de los
objetivos y metas establecidas, manifestado en la calidad y excelencia de los
resultados y permitiendo el constante desarrollo de la gestión Económica, Social e
Institucional de la Gobernación del Estado Vargas.
Responsabilidad: concebimos la práctica de la responsabilidad como el ejercicio
pleno del cumplimiento de nuestros deberes y compromisos establecidos en el
marco institucional, asumiendo las consecuencias de nuestras conductas y
estableciendo con claridad lo que se espera de cada quien en la ejecución de los
procesos.
La excelencia: valoramos la búsqueda de la excelencia porque es el reflejo de
nuestra actitud innovadora y abierta al cambio, de nuestro compromiso en mejorar
continua y sistemáticamente la calidad de todos nuestros servicios y procesos.
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Calidad Profesional: esta condición es la que permite el cumplimiento de los
objetivos de la Gobernación del Estado Vargas, porque al tener calidad profesional
como norte, trabajamos para lograr que el nivel de eficiencia se adecué a las
exigencias de hoy y del futuro.
1.1.5.-Estructura Organizativa de la Gobernación del Estado Vargas
Es una Estructura donde las tomas de decisiones relevantes tienen origen en la
cúspide del organigrama, debido que esta posición le corresponde al Gobernador, luego en
el nivel inmediato inferior se encuentran las unidades de apoyo como la unidad de
Consultoría Jurídica y la unidad de Auditoria Interna, esta última tiene bajo su mando la
Coordinación de Auditoria y la Coordinación de Determinada Responsabilidad. Dentro de
éste mismo nivel jerárquico (Alta Gerencia) de la Estructura Organizativa de la
Gobernación del Estado Vargas se encuentra la Secretaría General de Gobierno la cual
tiene dos (02) unidades de apoyo y sietes (07) Secretarías a su cargo, la primera unidad de
apoyo es la Dirección de Control de Gestión en donde están adscrito la Coordinación de
Gestión y Evaluación de Entes Descentralizados y la Coordinación de Gestión y Evaluación
de Unidades Operativas y Administrativas, la segunda unidad de apoyo es la Dirección de
Planificación Estratégica y Ordenanza territorial la cual contiene la Coordinación de
Planificación Estratégica, la Coordinación de Gestión de Ambiente y Ordenanza Territorial,
y por último la Coordinación de Estadística Regional. Las sietes (07) Secretarías que están
adscritas a la Secretaría General de Gobierno son las Siguientes:
La Secretaría Ejecutiva del Despacho
La Secretaría Sectorial de Administración
La Secretaría Sectorial de Desarrollo Económico
La Secretaría Sectorial de Educación y Deporte
La Secretaría Sectorial de Participación Popular y Desarrollo Social
La Secretaría Sectorial de Salud
La Secretaría Sectorial de Seguridad Ciudadana, cada una de estas contiene sus unidades
organizativas adscritas.
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República Bolivariana de Venezuela Gobernación del Estado Vargas
Estructura Organizativa
F.1.-Organigrama de la Gobernación del Estado Vargas. Instalaciones de la Organización.
Fuente la Gobernación del Estado Vargas.
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1.1.6.-Estructura Organizativa de la Coordinación de Organización y Sistemas
Actualmente la Coordinación de Organización y Sistemas de la Gobernación del
Estado Vargas no presenta estructura Organizativa interna, por lo consiguiente es diseñada
por el investigador e implementada en el Manual de Normas y Procedimientos de dicha
Unidad.
Coordinadora Ibelipse Suárez
Técnico en Organización y Sistemas
Félix Henríquez
Analista de Organización y Sistemas I
Beatriz González
F.2 Organigrama Propuesto de la Coordinación de Organización y Sistemas.
Fuente Propia del Investigador.
1.2.-Marco Legal
La Constitución de la República Bolivariana de Venezuela así como la Constitución
del Estado Vargas regulan la elaboración e implementación de los manuales
administrativos, por otro lado, encontramos distintas Leyes, Normas y Reglamentos que
también sustentan información, entre estos encontramos la Ley Orgánica de la Contraloría
General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal, que en su artículo 37
señala que cada organismo público debe elaborar los manuales de procedimientos y otros
instrumentos o métodos específicos para el funcionamiento del sistema de control interno.
La ley Contra la Corrupción, la Ley Orgánica de la Administración Pública, las Normas
Generales de Control Interno y el Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General
de la República.
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1.3.-Diagnóstico
1.3.1.-Descripción y Análisis de la Situación Actual
La Coordinación de Organización y Sistemas es una unidad que se creó desde el
principio de la Gobernación del Estado Vargas, con la finalidad de elaborar los Manuales
Administrativos de todas las Coordinaciones, Direcciones y Secretarías de esta
organización, sólo que no estaba en funcionamiento, operativamente, esta Coordinación
está laborando desde hace dos (02) años aproximadamente, por tal motivo es una unidad
relativamente nueva y no tiene realizado su organigrama interno, las políticas y la
descripción de cargos, no tiene actualizado sus normas y funciones; todos estos elementos
son relevantes para que la Coordinación y en su mayor nivel la Organización (Gobernación
del Estado Vargas) trabajen eficientemente, de esta manera se podrán alcanzar los objetivos
y metas propuestos.
Al realizar el estudio a la Coordinación se detectaron debilidades en el contexto
interno, la unidad cuenta con un espacio reducido, la dependencia con las otras unidades
organizativas, la existencia de pasos relevantes omitidos, redundancia de información sobre
la elaboración, envío y recepción de las memorandas, actividades que generan burocracia y
diagramas de flujos no funcionales, Por otra parte, en cuanto a sus Fortalezas cuentan con
buen clima organizacional, los trabajadores son de alta calidad, se forman buenos equipos
de trabajo, hay comunicación entre todos los trabajadores de la Coordinación de
Organización y Sistemas. En cuanto al contexto externo, su oportunidad radica en la
captación de Pasantes de diferentes universidades o institutos de educación superior y su
mayor amenaza estaría en la eliminación de la Coordinación por órdenes del Gobernador.
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1.2.3.-Matriz DOFA de la Coordinación de Organización y Sistemas C.1.- Matriz DOFA.
Fuente Propia del Investigador
Debilidades Pasos relevantes omitidos.
Redundancia de información
sobre la elaboración, envío y
recepción de las memorandas.
Actividades que generan
burocracia.
Diagramas de Flujos no
funcionales.
La Coordinación cuenta con un
espacio Reducido.
Depende mucho de las otras
Unidades Organizativa.
Fortalezas Buen clima organizacional.
Los trabajadores son de alta
calidad.
Se forman buenos equipos de
trabajo.
Hay comunicación entre todos
los trabajadores de la
Coordinación de Organización
y Sistemas.
Oportunidades Captación de Pasantes en
diferentes Universidades o
Institutos de Educación
Superior.
Estrategias DO Ingresar nuevo pasantes para
cubrir todas las funciones y
que el trabajo sea cada vez más
eficiente.
Estrategias FO Teniendo siempre un buen
clima laboral y pasantes
calificados la Organización
cada día irá avanzando hacia el
logro de sus objetivos.
Amenazas Eliminación de la
Coordinación por órdenes del
Gobernador.
Adaptación a nuevos cambios
debido a la nueva
administración.
Estrategias DA Emitir opiniones sobre los
procesos de las otras unidades
organizativas.
Tener buena comunicación con
la Alta Jerarquía para estar al
tanto de todos los cambios
acontecidos dentro de la
Gobernación
Estrategias FA Disponibilidad del personal
para adaptarse a los cambios
estructurales y tecnológicos.
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CAPÍTULO II
EL PROBLEMA 2.1.-Planteamiento y Formulación del Problema
La Gobernación del Estado Vargas cuenta con la Coordinación de Organización y
Sistemas, la cual se ha encargado en los últimos años en realizar el manual de la
organización y los manuales de normas y procedimientos de cada secretaría, coordinación y
departamentos. En el manual de normas y procedimientos de la Coordinación de
Organización y Sistemas se omiten actividades importantes en el desarrollo del mismo tales
como pasos específicos que permitan la mayor comprensión del manual o redundancia en
recepción y envíos de memorando a las diferentes unidades organizativas. Así mismo, las
coordinaciones no trabajan como un sistema integrado generando un proceso burocrático.
Todos estos elementos hacen que el proceso sea largo, tedioso y costoso.
La implementación de manuales de procedimientos dentro de una organización
ayuda a que todo el personal conozca las actividades que la empresa realiza, así mismo
designa funciones y responsabilidades a cada uno de los trabajadores.
“El planteamiento y formulación del problema consiste en determinar en la
realidad manifestaciones insatisfactorias para un investigador en un momento dado”
(RAMÍREZ, 1999).
La esencia de esta investigación se manifiesta al formular la siguiente interrogante:
1. ¿Cuáles son las fallas que presenta el actual Manual de Normas y Procedimientos de
la Coordinación de Organización y Sistemas, que generan incomprensión al lector y
a su vez contribuyen en el proceso burocrático?
2.2.-Objetivos de la Investigación
2.2.1.-Objetivo General
Reestructurar el Manual de Normas y Procedimientos en la Coordinación de Organización
y Sistemas, de la Gobernación de Estado Vargas, con el fin de minimizar el proceso
burocrático y que el texto sea comprensible para el lector.
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2.2.2.-Objetivos Específicos
Diagnosticar la situación actual de la Coordinación de Organización y Sistemas.
Realizar el levantamiento de información a fin de conocer cuáles son las actividades
que contribuyen al proceso burocrático de la Coordinación de Organización y
Sistemas.
Describir los procesos que se realizan en la Coordinación de Organización y
Sistemas.
Elaborar un nuevo modelo del manual de normas y procedimientos de la
Coordinación de Organización y Sistema.
2.3.-Justificación e Importancia de la Investigación
La contribución de este proyecto es significativa no solamente para el personal de la
Coordinación de Organización y Sistemas, sino para todos los trabajadores de la
Gobernación del Estado Vargas, ya que la organización se debe ver como un sistema donde
todas las unidades interactúan entre sí y persigan el mismo objetivo.
Los resultados que nazcan de esta investigación simplificarán la forma de realizar el
trabajo en la Coordinación de Organización y Sistemas, reestructurando el Manual de
Normas y Procedimientos, los diagramas de flujos, actualizando sus normas, políticas,
funciones y organigrama, elaborando la descripción de cargo de su unidad utilizando para
ello la metodología del Benchmarking (mejores prácticas).
2.4.-Alcance y limitaciones
La investigación se caracterizó por tener dos (03) tipos de alcance: el primero
dirigido a toda la comunidad de la Universidad Simón Bolívar, el segundo dirigido a los
trabajadores de la Coordinación de Organización y Sistemas, tercero y último dirigido a
todos los funcionarios que laboran en la Gobernación del Estado Vargas.
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La investigación estuvo limitada principalmente por tres (03) elementos, el primero
la carencia de Internet que posee la Coordinación de Organización y Sistemas, el segundo
la autorización por parte de la Secretaría Sectorial de Administración para realizar los
respectivos levantamientos de información, en tercer y último lugar la escasa disposición de
otras unidades organizativas para realizar el diagnóstico de sus actividades.
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CAPÍTULO III MARCO TEÓRICO
3.1.-Antecedentes de la Investigación
Para sustentar la teoría de la investigación, se hizo necesario la revisión y consulta de
algunos antecedentes relacionados con el área de Organización y Sistemas, entre ellos
están:
Gómez (2000) en su tesis de pre-grado que lleva por nombre “Determinar como el
uso de manuales de procedimientos podrán contribuir a la optimización del departamento
de compras de la Universidad de Carabobo”, señala que la implementación de manuales de
procesos reduce los costos y ayuda a todo el personal de esa institución a delimitar sus
responsabilidades, tener un amplio conocimiento de toda la organización, y no solo del
departamento de compras. El aporte que proporciona esta investigación radica en que la
Coordinación de Organización y Sistemas no se debe ver como una unidad que solamente
genera gastos, por otro lado Gómez señala que realmente la implementación de los
manuales administrativos delimita las responsabilidades de cada trabajador.
3.2.- Diseño de la Estructura Organizativa
Organismos Descentralizados y Desconcentrados:
o Descentralizados: son aquellos organismos, instituciones, entes, etc, que no
dependen económicamente de la Gobernación.
o Desconcentrados: la Gobernación del Estado Vargas, es el órgano encargado
de atribuirle el presupuesto, es decir depende económicamente de la
Gobernación.
Principios de la Gobernación del Estado Vargas.
o Eficacia: la contribución de cada individuo permite el logro de los objetivos
de la Gobernación del Estado Vargas.
o Eficiencia: se facilita la obtención de los objetivos, ya que, se tratan de
realizar con el menor tiempo y costo posibles.
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o La Organización Formal: se constituye por todo el grupo de trabajadores de
una Coordinación, Dirección o Secretaría.
o La Organización Informal: son las relaciones sociales que surgen de forma
espontánea entre el personal de la Gobernación del Estado Vargas.
Áreas de Mando: la Secretaría Sectorial de Administración tiene a su cargo cinco
Direcciones y dos Coordinaciones.
Tamaño de la Gobernación: es una organización sumamente grande, debido que
abarca los sectores de educación, salud, seguridad ciudadana, deporte, administración,
entre otros.
Burocracia: es un elemento persistente dentro de todas las actividades de la
Gobernación, esto es producto que no existe buena comunicación entre todas las
unidades administrativas.
Tecnología: la Gobernación del Estado Vargas cuenta con la Dirección de
Tecnología, la cual se encuentra el edificio administrativo de la Gobernación (Manoa).
Esta unidad se encarga de todos los equipos, sistemas y control de acceso al edificio.
Espacio Físico: el edificio administrativo de la Gobernación del Estado Vargas es
una estructura que cuenta con tres pisos más mezzanina y estacionamiento, En el se
encuentra todas las unidades administrativas adscritas a la Secretaría Sectorial de
Administración. Adicionalmente está el Despacho del Gobernador, el cual está ubicado
en la Casa Guipuzcoana. Por otro lado están otros organismos pertenecientes a la
Gobernación pero que no tienen su sede en la misma, están ubicados en diferentes
localidades del Estado Vargas.
3.3.-Las Organizaciones
El término de organizaciones se usa en forma diversa, algunos autores las
consideran como las relaciones humanas en actividades de grupo, otros utilizan el término
organización en el sentido de empresa. “Las organizaciones son empresas, instituciones u
organismos que persiguen el logro de objetivos previamente establecidos” (COFAE, 2007)
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“La organización es la función que consiste en buscar los medios que es necesario
poner en práctica para determinar el grado de eficiencia del órgano administrativo, su
rentabilidad, así como su facultad de adaptarse al medio ambiente”. (QUIROGA, 2006)
Las organizaciones están compuestas por un conjunto de departamentos que
conforman y se identifican en la estructura organizativa, la cual expresa como están
ordenadas y relacionadas entre si, estableciendo jerarquía, la desarrolla la unidad de mando
y la dirección; la autoridad es el derecho que tiene un superior de mandar y el poder de
hacerse obedecer por los subordinados, y por último la responsabilidad que nace de los
deberes y es la obligación de responder por la ejecución de las actividades asignadas.
3.4.-La Administración Pública
La administración pública realiza tres actividades fundamentales: mantener el orden
público, satisfacer las necesidades de la población y conducir el desarrollo económico y
social.
“La administración pública a pesar de que al actuar como una organización
se enfrenta a los mismos problemas estructurales y funcionales que cualquier
tipo de organización privada, política, social o cultural, no pierde su
especificad, es decir, no pierde el carácter político que le atribuye su
pertenencia al Estado, ni el carácter social que le confiere el estar al servicio
de la sociedad”.(QUIROGA, 2006).
3.5.-Elementos de la Administración Pública
Medios personales o personas físicas
Medios económicos, los principales son los tributos
Organización, ordenación racional de los medios
Fines, principios de la Entidad administrativa
Actuación, que ha de ser lícita, dentro de una competencia de órgano actuante.
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3.6.-La Modernización de la Administración Pública
La modernización de la administración pública es un proceso técnico administrativo
permanente que incluye la introducción de cambios normativos en áreas de las
dependencias públicas que generan la necesidad de crear o reformular las estructuras
organizacionales y los procesos de trabajo, y de cambiar las actitudes y comportamientos de
los servidores públicos.
3.7.-La Organización y Métodos para la Administración Pública
Se utiliza para designar el conjunto de técnicas administrativas y de investigación
destinadas a mejorar el funcionamiento de la administración pública.
“En la administración pública se aplica con el fin de obtener un mejor
rendimiento de los recursos destinados a la prestación de servicios públicos. Sin
embargo, abarca más, ya que existe una mayor vinculación entre la
organización y la metodología para abordar y solucionar los problemas que
suelen presentarse en la administración pública.” (ACEVEDO, 2006).
El método permite descubrir cuáles son las estructuras y procedimientos ideales que
deben aplicarse a la organización para hacerla eficiente y eficaz. La introducción de esta
concepción al sector público se ha realizado conforme han surgido los problemas en la
prestación de los servicios públicos.
3.8.-Los Manuales como Instrumento de Control Interno
Los manuales son instrumentos del sistema de control interno, ellos son elementos
fundamentales para la comunicación, coordinación, dirección, evolución y control en las
organizaciones, porque facilitan la interacción de las personas y las distintas unidades
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administrativas a través del flujo de información: decisiones, instrucciones, procesos, entre
otros.
“Son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación que
permiten registrar y transmitir ordenada y sistemáticamente, tanto la información de una
organización, como las instrucciones y lineamientos necesarios para que desempeñe mejor
sus tareas” (BLANCO, 1999).
“Son libros de hojas removibles, en los cuales se indican, en forma comprendida,
los detalles de las actividades. Debe mantener informado al personal de los cambios que se
hubieren introducido en la organización” (GÓMEZ, 1996).
Los manuales representan un medio de comunicar las decisiones de la
administración, concernientes a organización, políticas y procedimientos, que pueden y
deben cambiar tan a menudo como se requiera.
3.9.-Clasificación de los Manuales
Según Blanco, (1999), Los manuales se clasifican:
a) Según su ámbito de aplicación:
Generales: los que contienen información global de la organización,
atendiendo a su estructura, funciones y personal
Específicos: los que contienen información particular, ya sea de una unidad
administrativa, área, puesto de trabajo, equipos, o una combinación de todos.
b) Según su contenido:
Manual de Política: registra las directrices emanadas del máximo nivel de la
organización, que están destinadas a regular su funcionamiento.
Manual de organización: documenta la estructura organizativa y el objetivo
de cada una de las áreas que la conforman. Informa al personal su ubicación
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en la estructura, línea de adscripción, líneas de mando y nivel que ocupa, en
la aplicación de los principios de autoridad y responsabilidad.
Manual de Normas y Procedimientos: documenta el detalle de las
actividades que se deben realizar para llevar a cabo un procedimiento.
Informa. Qué se hace, cómo, cuándo y dónde se hace, quién lo hace y con
qué recursos.
Manual de Usuario: documenta las actividades que se deben ejecutar para
operar un sistema de automatizado. Informa cómo acceder al sistema, cómo
incorporar la información y cómo obtener los resultados del sistema de
información.
Manual de funciones: documenta las funciones de los departamentos que
conforman la estructura organizativa y/o de los cargos.
Manual de cargos: contiene el detalle de los cargos, requerimientos y
funciones asociadas a cada uno. Por las características de su información y
nivel de detalle de las especificaciones, la responsabilidad por su
elaboración corresponde al área de Recursos Humanos.
Manual de Control Interno: documenta las políticas, normas y
procedimientos adoptados para asegurar el cumplimiento de las normas
legales y salvaguardar los bienes que integran el patrimonio público.
3.10.-Estructura de los Manuales
Gómez (1996) señala que la estructura de un manual se divide en partes claramente
diferenciables, pero estrechamente relacionadas entre si. Ellas son:
Identificación: en este documento se debe incorporar el logotipo de la organización,
Nombre oficial de la organización, Denominación y extensión. (De corresponder a
una unidad en particular debe anotarse el nombre de la misma). Lugar y fecha de
elaboración, el número de revisión (en su caso), las unidades responsables de su
elaboración, revisión y/o autorización. Clave de la forma. En primer término, las
28
siglas de la organización, en segundo lugar las siglas de la unidad administrativa
donde se utiliza la forma y, por último, el número de la forma. Entre las siglas y el
número debe colocarse un guión o diagonal.
Contenido: es la descripción sintética y secuencial de las partes que componen el
manual.
Índice numérico: es la descripción detallada y secuencial de los temas tratados en el
manual con especificación de la página donde se encuentra.
Introducción: presenta el manual y explica sus propósitos.
Cuerpo principal: en esta sección se desarrollan los temas contenidos.
Apéndice: se destina a la inclusión de información complementaria
Glosario: listado de los términos utilizados y su definición.
Índice temático: listado alfabético de los temas contenidos.
3.11.-Utilidad de los Manuales
Según Acevedo (2006) señala que los manuales permiten conocer el funcionamiento
interno por lo que respecta a descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los
puestos responsables de su ejecución. Por otro lado, auxilian en la inducción del puesto, al
adiestramiento y capacitación del personal ya que, describen en forma detallada las
actividades de cada puesto. Asimismo sirve para el análisis o revisión de los
procedimientos de un sistema.
Los manuales son objetos de consultas para todo el personal de la organización que
se desee emprender tareas de simplificación de trabajo como análisis de tiempos,
delegación de autoridad, etc, y facilita las labores de auditoria y evaluación del control
interno. Aumenta la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y cómo
deben hacerlo, en última instancia determina en forma más sencilla las responsabilidades
por fallas o errores.
29
3.12.-¿Qué se Necesita Para Elaborar los Manuales?
Gómez (1996) lo divide en tres (03) categorías
Reglamento Interno: define la estructura básica de la Organización y la misión de
cada uno de sus departamentos o unidades administrativas.
Resoluciones Organizativas: establece las funciones principales que cada
Dependencia debe realizar dentro de la organización.
Manual descriptivo de Clases de Cargos: establece formalmente los cargos que cada
uno de los departamentos tiene, así como el nivel educativo, conocimientos básicos
y la experiencia que cada persona debe poseer para ocuparlos.
3.13.-Proceso de Elaboración de los Manuales
Acevedo (2006) demuestra que la elaboración de un manual implica el cumplimiento de
un proceso integrado por una serie de etapas ligadas secuencialmente, ellas son:
Definición del objetivo a cumplir: se define la necesidad que se pretende satisfacer
con su preparación y posterior utilización.
Elección del responsable de la preparación: se deberá determinar claramente un
responsable, el mismo será un miembro de la organización o una persona externa a
la misma.
Estudio preliminar de la organización: en esta etapa el analista se deberá interiorizar
de las características de la organización, de los objetivos y alcances del trabajo a
realizar. Esta es una etapa clave cuando la elección del responsable recae sobre un
analista externo.
Planeamiento: en esta etapa el analista deberá estimar el tiempo a utilizar, los
materiales y colaboradores que necesita, la calidad y cantidad de información a
recoger, así como también las fuentes de las mismas.
Levantamiento de información: en esta etapa el analista se aboca a la recolección de
información, utilizando con ese fin los siguientes métodos:
o entrevistas
o observación directa
30
o formularios
o análisis de información
Elaboración propiamente dicha: comprende las siguientes tareas:
o redacción: se deberá utilizar un estilo claro y conciso, que permita extraer
rápidamente la información contenida. Existen múltiples alternativas en
cuanto a la elección del estilo, como son: libro de cocina, narrativo
convencional, guión teatral, titulo y encabezamiento, matriz, gráfico de
flujo, los cuales podrán ser usados conjunta o separadamente de acuerdo a
las circunstancias y el tipo de manual.
Diagramación: implica la distribución lógica del contenido dentro de capítulos y la
disposición de éstos dentro del manual.
3.14.-Fuentes De Información
Gómez (1996) dice que la fuente de información proviene de la referencia de las
instituciones, áreas de trabajo, documentos, personas y mecanismos de información de
donde se pueden obtener datos para la investigación. Entre las más representativas se
pueden mencionar:
Instituciones:
o Organizaciones que trabajan coordinadamente o forman parte del
mismo grupo o sector de la que es objeto de estudio.
o Organizaciones líderes en el mismo campo de trabajo.
o Organizaciones normativas que dictan lineamientos de carácter
obligatorio.
o Organizaciones que prestan servicios o suministran insumos
necesarios para el funcionamiento de la organización que se estudia.
o Archivos de la organización
31
o Personal del nivel directivo que maneja información valiosa, ya que
conocen si el conjunto de archivos responde a la realidad.
o Personal operativo cuyas opiniones y comentarios son de gran ayuda,
puesto que ellos tienen a su cargo las actividades rutinarias, por lo que
pueden detectar limitaciones o divergencias en relación con otros
puntos de vista o de contenido de documentos.
Áreas de trabajo:
o Niveles de la organización que reflejan las condiciones reales de
funcionamiento, medios y personal.
Clientes y/ o usuarios:
o Receptores de los productos y/ o servicios que genera la organización.
Mecanismos de información:
o Recursos computacionales que permiten el acceso a información
interna o externa a la organización que sirven como soporte al estudio.
3.15.-Implantación de los Manuales.
Consiste en poner en funcionamiento las instrucciones que están contenidas en el
manual.
“El sistema de control interno exige para la implantación una fase de
divulgación, la cual tiene como finalidad la internalización del manual, es
decir, que los usuarios lo acepten, comprendan sus beneficios y se
comprometan, evitando así las interpretaciones personales”. (COFAE, 2006).
32
3.16.-Métodos de Implantación de los Manuales
Blanco (1999) formuló cuatros (04) métodos para la implementación de los
manuales.
Instantáneo: generalmente se utiliza para sistemas manuales o automatizados muy
sencillos, que no implican volumen de operaciones o puestos de trabajo, no se
necesita preparación previa, sólo informar a los usuarios del contenido del manual y
la fecha de su entrada en vigencia.
Prueba piloto: se utiliza en sistemas manuales y/o automatizados medianamente
complejos, implica aplicar el manual inicialmente sólo en una parte de la
organización, para medir los resultados y efectuar los ajustes que sean necesarios,
antes de implantarlo en forma definitiva.
Paralelo: consiste en la utilización conjunta del sistema nuevo y el sistema viejo por
un periodo de tiempo determinado, se utiliza en sistemas automatizados complejos,
que implican el manejo de mucha información de carácter estratégico que debe
transferirse al nuevo sistema.
Combinación de métodos: es el empleo simultáneo de dos o más de los métodos
anteriormente señalados.
3.17.-Actualización del Manual
Según Gómez (1996), los manuales deben ser revisados con la frecuencia que se
presenten cambios en la organización, bien sean estratégicos, tecnológicos,
procedimentales, estructurales o legales, cuando lo exija la dinámica de la economía y del
negocio, así mismo cuando factores internos o externos incidan en el objetivo, las funciones
o los procesos de la organización. Las actualizaciones se deben llevar a cabo junto con el
área usuaria.
Las modificaciones deben quedar registradas en la nueva versión del manual
haciendo referencia a la fecha y tipo de modificación, (eliminación, actualización o
incorporación de asuntos).
33
Las modificaciones que no afecten en gran parte el contenido del manual, pueden
ser informadas a través de comunicaciones internas como instructivos o circulares,
haciendo el señalamiento que tal instrucción forma parte integrante del manual.
Las modificaciones deben estar aprobadas por la máxima autoridad y la
comunicación puede estar firmada por el jefe de la unidad involucrada o por la persona que
tenga competencia para ello.
Las modificaciones deben incluirse en el manual, en la oportunidad que el mismo
sea actualizado en su totalidad, haciendo la aclaratoria que la nueva versión elimina y
sustituye las versiones anteriores. Una vez actualizados los manuales deben ser distribuidos
entre los usuarios de acuerdo al procedimiento acostumbrado y a través del medio
comúnmente utilizado (físico, electrónico o magnético). Normalmente los manuales
administrativos deben ser modificados anualmente o cuando existan los casos donde han
modificado una ley, reglamento, norma o hasta el mismo procedimiento.
3.18.-Seguimiento y Control de los Manuales
Acevedo (2006) señala que el seguimiento es un elemento de control que permite
verificar la calidad del manual, así como determinar si el mismo está cubriendo las
expectativas y requerimientos que se plantearon al momento de su elaboración. El control
consiste en vigilar el cumplimiento de las disposiciones en él contenidas, verificar y evaluar
su aplicabilidad, así como, determinar si es necesario actualizarlo por aspectos que hay que
incorporar, eliminar o modificar.
3.19.-Organigrama
El organigrama es la representación gráfica de la estructura de una empresa, por
ello permite levantar información, efectuar el análisis y proponer recomendaciones para
mejorarla.
34
Cuando se levanta la información lo primero que se debe solicitar es el
Organigrama, si ya está elaborado se convierte en información documental,
independientemente que esté o no actualizado.
Gómez (1996) señala lo siguiente, si el organigrama no está elaborado debe
construirse a partir del levantamiento de información. Se construye de arriba hacia abajo,
utilizando rectángulos para señalar los departamentos y líneas para representar las
relaciones formales.
Las líneas verticales se conocen como línea de mando y representan la Autoridad de
una unidad sobre otra. Las líneas horizontales representan las relaciones de asesoría o staff.
3.20.-Flujograma
Según Gómez (1996) señala:
Es la representación gráfica de las actividades que se realizan para completar un
procedimiento. Cuando se levantan procedimientos, si los flujogramas ya están elaborados
se convierte en información documental, independientemente que estén o no actualizados.
Los flujogramas señalan el movimiento, desplazamiento o curso de las acciones que
debe seguir una actividad, un formulario, una persona o los recursos necesarios para llevar
a cabo un procedimiento, con ellos se puede levantar información, analizarla y formular
recomendaciones.
3.21.-Reglas Para la Elaboración de los Flujogramas
Blanco (1999) señala lo siguiente:
Colocar el título del flujograma en la parte central de la página.
Evite detalles innecesarios.
Dibuje las líneas del flujograma con suavidad, puede usar programas por
computadoras, tales como: Vísio, Word, Excel y Power Point.
Use flechas para indicar la dirección del flujo.
Nunca repita un titulo de columna.
Utilice 3 o 4 palabras para hacer explicaciones.
35
Enumere las copias de los formularios.
3.22.-Ventajas de los Flujogramas
Blanco (1999) señala lo siguiente:
Revela el sistema actual.
Ayuda a visualizar, la forma como trabajará el nuevo sistema.
Facilita la redacción de los procedimientos.
Elimina la duplicación de operaciones, recargos de funciones y retrasos por exceso
de información.
Señala cuando hay distribución errada.
Incluye las comunicaciones con los demás departamentos.
Orienta para efectuar cambios en el sistema.
Guía en la eliminación de pasos innecesarios.
Permite visualizar si los controles operan automáticamente.
Señala como funciona el sistema actual.
Muestra los archivos que se llevan en cada departamento.
Se utiliza como instrumento para la recopilación de datos, analizar el sistema, para
recomendar y dar soluciones a las fallas y problemas detectados.
3.23.-Tipos de Flujogramas
Blanco (1999) diseñó tres (03) tipos de flujograma, estos son:
Flujogramas Departamentales
Este tipo de flujogramas, se prepara en forma horizontal y sigue su curso de
izquierda a derecha y puede volverse de derecha a izquierda.
Cada paso del flujograma debe numerarse y mostrar la secuencia de acuerdo al
procedimiento escrito.
Debe mostrar cada sistema con las operaciones que lo integran.
36
Debe prepararse en la forma más sencilla posible; si un flujograma contiene detalles
innecesarios, se perderá la visión de conjunto.
Cuando el procedimiento es muy largo y complicado para distribuirlo en un solo
flujograma, se debe separar en varios sub- flujogramas en orden lógico, además es
conveniente preparar un flujograma resumido.
La redacción que se incluya en el flujograma debe ser breve y clara.
El flujograma debe mostrar los formularios, registros e informes utilizados y su
correspondiente numeración de referencia.
Debe indicarse con claridad el destino de todas las copias de los formularios.
Incluya las referencias cruzadas que se crucen con otros flujogramas que contienen
otras operaciones.
Las explicaciones adicionales se incluirán al pie del flujograma.
Flujogramas por Libre Desplazamiento
Este tipo de flujograma, se prepara en forma horizontal y sigue su curso de
izquierda a derecha y hasta que en la línea de flujo no se cambie el nombre del
departamento, el procedimiento corresponde al área señalada.
Debe mostrar todas las operaciones que lo integran.
Debe prepararse en la forma más sencilla posible; si un flujograma contiene detalles
innecesarios, se perderá la visión de conjunto.
Cuando el procedimiento es muy largo y complicado para distribuirlo en un solo
flujograma, se debe separar en varios sub- flujogramas en orden lógico, además es
conveniente preparar un flujograma resumido.
La redacción que se incluya en el flujograma debe ser breve y clara.
El flujograma debe mostrar los formularios, registros e informes utilizados en su
correspondiente numeración de referencia.
Debe indicarse con claridad el destino de todas las copias de los formularios.
37
Incluya las referencias cruzadas que se crucen con otros flujogramas que contenga
otras operaciones.
Las explicaciones adicionales se incluirán al pie del flujograma.
Flujogramas de Procesos
Este tipo de flujograma también llamado de “cajita”, se prepara con formas
rectangulares y se divide en tres partes; señalado en la parte superior el nombre del
departamento o cargo del responsable por realizar la acción, en la parte central se indica el
procedimiento a seguir incluyendo la distribución de las copias y en la parte inferior se
numeran los pasos del flujograma.
3.24.-El Control Interno
Según Acevedo (2006) el control interno es un sistema que comprende el plan de
organización, las políticas, normas, así como los métodos y procedimientos adoptados
dentro de un ente u organismo sujeto a la Ley Orgánica de la Contraloría General de la
República y del Sistema Nacional de Control Fiscal, para salvaguardar sus recursos,
verificar la exactitud y veracidad de su información financiera y administrativa, promover
la eficiencia, economía y calidad en sus operaciones, estimular la observancia de las
políticas prescritas y lograr el cumplimiento de su misión, objetivos y metas.
3.25.-Cualidades Innatas y Adquiridas del Analista de Organización y Sistemas
Gómez (1996) dice que el analista debe ser una persona con las siguientes
características:
Carismático.
Sociable.
Detallista y Observador.
Educado.
38
Con ética profesional.
Tener buen léxico.
Responsable.
3.26.-Mejoramiento Continuo – Benchmarking
Gómez (1996) señala que el Benchmarking es un proceso en virtud del cual se
identifican las mejores prácticas en un determinado proceso o actividad, se analizan y se
incorporan a la operativa interna de la empresa.
Dentro de la definición de Bechmarking como proceso clave de gestión a aplicar en
la organización para mejorar su posición de liderazgo encontramos varios elementos claves:
Competencia que incluye un competidor interno, una organización admirada dentro
del mismo sector o una organización admirada dentro de cualquier otro sector.
Medición, tanto del funcionamiento de las propias operaciones como de la empresa
Bechmark, o punto de referencia que vamos a tomar como organización que posee
las mejores cualidades en un campo determinado.
Representa mucho más que un análisis de la competencia, examinándose no sólo lo
que se produce sino cómo se produce, o una investigación de mercado, estudiando
no sólo la aceptación de la organización o el producto en el mercado sino las
prácticas de negocio de grandes compañías que satisfacen las necesidades del
cliente.
Satisfacción de los clientes, entendiendo mejor sus necesidades al centrarnos en las
mejores prácticas dentro del sector.
Aperturar a nuevas ideas, adoptando una perspectiva más amplia y comprendiendo
que hay otras formas, y tal vez mejores, de realizar las cosas.
Mejora continúa, es un proceso continuo de gestión y auto- mejora.
39
3.27.-Tipos de Benchmarking
Gómez (1996) demuestra que existen varios tipos de Benchmarking, los cuales son:
Interno: utilizándonos a nosotros mismos como base de partida para compararnos
con otros.
Competitivo: estudiando lo que la competencia hace y cómo lo hace
Fuera del sector: descubriendo formas más creativas de hacer las cosas.
Funcional: comparando una función determinada entre dos o más empresas.
Procesos de negocio: centrándose en la mejora de los procesos críticos de negocio.
3.28.-Etapas de un Proyecto Benchmarking
Existen cuatros (04) etapas para realizar un proyecto de Benchmarking según
Gómez (1996).
Preparación: identificación del objeto de estudio y medición propia.
Descubrimiento de hechos: investigación sobre las mejores prácticas
Desarrollo de acciones: incorporación de las mejores prácticas a la operativa propia.
Monitorización: vigilancia del proyecto para ver si los objetos de estudios se ha
alcanzado.
40
CAPÍTULO IV
MARCO METODOLÓGICO
4.1.-Tipo de Investigación
Según la naturaleza, el presente trabajo corresponde a la modalidad de proyecto
factible que, de acuerdo al Manual de Trabajo de Grado y Tesis Doctorales de la
Universidad Experimental Libertador (UPEL, 1998, p. 30) consiste en “…la elaboración de
una propuesta de un modelo operativo viable o una solución posible, a un problema de tipo
práctico, para satisfacer necesidades de una organización o grupo social”.
Por otra parte la UPEL (1998), define el diseño de campo como “…el análisis
sistemático de problemas con el propósito bien sea de describirlos, interpretarlos, entender
su naturaleza y factores constituyentes, explicar sus causas y efectos o predecir su
ocurrencia (…) los datos de interés son recogidos en forma directa de la realidad…”. En
esta investigación se va a realizar un estudio de campo a partir de la aplicación de un
instrumento de recolección de información, su organización, análisis y correspondiente
toma de decisiones respecto a las necesidades detectadas.
Finalmente, el estudio se apoyó en una investigación descriptiva en virtud de que se
plantea describir una situación que se cumple en la realidad. Tal como lo señala Ramírez
(1995), expresa que la investigación descriptiva se limita a una descripción de variables
involucradas en el estudio.
En definitiva, este tipo de investigación está determinada por la dirección de los
objetivos y los mismos se dirigen hacia la búsqueda del conocimiento actual de los
problemas teórico- prácticos que se generan en la Coordinación de Organización y
Sistemas.
De allí que en este tipo de investigación, se describe y se analiza sistemáticamente
las características homogéneas de los fenómenos estudiados sobre la realidad.
41
4.2.-Diseño de Investigación
El diseño de la presente investigación correspondió al tipo “no experimental” que de
acuerdo a Hernández y otros (1998), es aquel que no amerita manipulación de variables por
lo que el mismo se organiza en las siguientes fases:
Fase Revisión Documental: se ha realizado una amplia revisión bibliográfica con
base a las nociones teóricas que sustentan esta investigación.
Fase Investigación de Campo: se refiere a la participación directa y en vivo del
comportamiento de personas y circunstancias en que ocurren los hechos.
Fase de Recolección de Datos: se refiere a la aplicación de los instrumentos.
4.3.-Técnicas e Instrumentos de Recolección de Datos
Las técnicas utilizadas para recolectar la información fue la entrevista, “técnica que
permite obtener datos mediante un dialogo que se realiza entre dos personas cara a cara:
el entrevistador (investigador) y el entrevistado” (PALELLA y MARTINS, 2006), la
observación directa y por último la revisión documental.
Para el instrumento de recolección de datos se utilizó la encuesta, “técnica
destinada a obtener datos de varias personas cuyas opiniones interesan al investigador.”
(PALELLA y MARTINS, 2006).
4.4.-Análisis y Tratamiento de la Información
4.4.1.-Elaboración de los Procedimientos
I Etapa: conocimiento y adaptación de las áreas de la Gobernación del Estado Vargas,
detección de las fortalezas debilidades en la Coordinación de Organización y Sistemas y
revisión bibliográfica.
II Etapa: aplicación de las técnicas e instrumentos de recolección de datos
42
III Etapa: presentación de las propuestas
4.4.2 Elaboración del Cronograma de Actividades
FASE I
I. Semana: Inducción a la Organización
II. Semana: Planteamiento y formulación del problema, objetivos generales y
específicos, justificación, alcance y limitaciones.
III. Semana: Marco institucional, legal, reseña histórica, misión, visión, valores,
estructura organizativa.
FASE II
IV. Semana: El Diagnostico, descripción, de la situación actual, análisis del
diagnósticos del problema
V. Semana: Levantamiento de la información del manual de normas y procedimiento
de la gerencia de organización y sistemas
VI. Semana: Misión y Visión del departamento, normas, políticas, organigrama del
departamento y descripción del cargo
VII. Semana: Propuesta de la restructuración del manual de normas y procedimientos de
la coordinación de la organización y sistemas. Elaboración de manuales,
actualización de manuales, elaboración de formatos, desincorporación de formas
VIII. Semana: Propuesta de los diagramas de flujo y formato a utilizar
IX. Semana: Correcciones al borrador del manual de normas y procedimientos (Normas,
procedimientos, diagrama de Flujo)
X. Semana: Correcciones del borrador del informe de pasantías
XI. Semana: correcciones al manual de normas y procedimientos y al informe de
pasantías
XII. Semana: Entrega del informe de pasantías
43
C.2.- Cuadro Diagrama de Gantt. Fuente Propia del Autor.
Etapa
Actividad
Semanas
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
I Inducción a la Organización
I Planteamiento y formulación del
problema, objetivos generales y
específicos, justificación, alcance y
limitaciones.
I Marco institucional, legal, reseña
histórica, misión, visión, valores,
estructura organizativa.
I El Diagnostico, descripción, de la
situación actual, análisis del diagnósticos
del problema
II Levantamiento de la información del
manual de normas y procedimiento de la
gerencia de organización y sistemas
II Misión y Visión del departamento,
normas, políticas, organigrama del
departamento y descripción del cargo
III Propuesta de la restructuración del
manual de normas y procedimientos de
la coordinación de la organización y
sistemas. Elaboración de manuales,
actualización de manuales, elaboración
de formatos, desincorporación de formas
III Propuesta de los diagramas de flujo y
formato a utilizar
III Correcciones al borrador del manual de
normas y procedimientos (Normas,
procedimientos, diagrama de Flujo)
III Correcciones del borrador del informe
de pasantías
III correcciones al manual de normas y
procedimientos y al informe de pasantías
II Entrega del informe de pasantías
44
4.5.-Mejores Prácticas Realizado en la Organización Digitel
Para llevar a cabo el proceso de Benchmarking el investigador visitó las
instalaciones de la Organización Digitel ubicado en el Cubo Negro, Caracas. A través de la
intranet se pudo observar los procedimientos que ha levantado la Gerencia de Organización
y Métodos.
Entre los aspectos que se pueden tomar de la Gerencia de Organización y Métodos
de la mencionada empresa, para el beneficio de la Coordinación de Organización y
Sistemas de la Gobernación del Estado Vargas, es que dividen la gerencia en dos unidades,
la primera es la encargada de realizar los Manuales Administrativos y la Segunda unidad se
encarga de controlar que los procedimientos se estén realizando tal cual como se señala en
los manuales.
Sus diagramas de flujo son más simples y no se ven recargados de actividades; en la
última hoja de los diagramas se encuentran unas casillas para las firmas de las diferentes
personas que elaboran y aprueban el manual, también se halla un cuadro donde señalan las
actividades que necesitan control.
Los Manuales Administrativos son sumamente cortos y en la primera hoja se
encuentra el nombre del proyecto, el proceso, la fecha de la última actualización y los
autores; luego en la parte inferior se encuentra una tabla donde se plasma el nombre, el
cargo, la firma y fecha de las personas que aprueban el manual. Si la Coordinación de
Organización y Sistemas de la Gobernación implementara técnicas parecidas se puede
reducir costos y materiales.
La Gerencia de Organización y Métodos en el organigrama se encuentra
dependiendo de la Contraloría y esta a su vez depende de la Vicepresidencia de
Administración; por tal motivo se reestructura el Organigrama de la Gobernación del
Estado Vargas y ahora la Coordinación de Organización y Sistemas va a depender de
Auditoria Interna ya que no deberían trabajar aisladamente.
Considerando el formato de Requerimientos de Organización y Métodos de Digitel,
se elabora una Forma de Requerimientos de Organización y Sistemas donde se detalla lo
45
que necesita la unidad solicitante para la elaboración o actualización de un manual
administrativo o la elaboración o desincorporación de forma.
46
CAPÍTULO V
PRESENTACIÓN Y ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS El presente capítulo está conformado por todos los componentes que actualiza y
elabora el investigador. El componente base de esta investigación es el Manual de Normas
y Procedimientos de la Coordinación de Organización y Sistemas, el cual se reestructura de
manera que el lector lo pueda comprender, el cambio surge a raíz que se eliminan las
actividades que generan burocracia y las actividades correspondientes al envío y recepción
de los memorandos, así mismo, se modifica el formato de los flujogramas, ya que los que
están vigentes son muy engorrosos.
El Manual de Normas y Procedimientos propuesto está estructurado de la siguiente
manera: el Capítulo I, Sección I contiene la introducción; en la Sección II están las bases
legales y las políticas. En el Capítulo II Sección I se encuentran la misión, visión, el
objetivo general y los específicos, el alcance, el organigrama interno de la Coordinación de
Organización y Sistemas, las funciones y normas generales. La Sección II corresponde a lo
que es la descripción de acciones, los flujogramas, las formas utilizadas, el glosario de
términos y los anexos.
Como otros componentes se elabora el organigrama estructural propuesto de la
Gobernación del Estado Vargas y el formato de la descripción de cargos, en donde la
Coordinadora y el Técnico de Organización y Sistemas llenaron la información solicitante.
Para hacer que el proceso de revisión del borrador del manual administrativo sea un
procedimiento formal, donde el límite de espera para su revisión por parte de la unidad
solicitante sea menos de un (1) mes, se elabora un documento denominado como “Informe
de Gestión del Manual Administrativo”, el cual va dirigido al Director donde está adscrita
la unidad solicitadora, informando que el manual se encuentra retenido en dicha unidad,
mostrando la fecha de entrega, la fecha donde se debe devolver a la Coordinación de
Organización y Sistemas, la fecha actual y la cantidad de días del documento retenido.
Se elabora un formato de encuesta y se le aplica a dos trabajadores del área de
Organización y Sistemas junto con la Coordinadora, a objeto que respondan las preguntas
referentes a la estructura organizacional de dicha Coordinación. A continuación se muestra
físicamente y en orden lógico las propuestas antes enunciadas. Se elabora un nuevo formato
47
que se llama “Requerimientos de Organización y Sistemas el cual sustituye a los formatos
Levantamiento de Información y Desincorporación de Forma.
48
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE LA
COORDINACIÓN DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS
49
República Bolivariana de Venezuela Gobernación del Estado Vargas
Secretaría Sectorial de Administración Coordinación de Organización y Sistemas
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE LA COORDINACIÓN DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS
FECHA CAPÍTULO SECCIÓN CÓDIGO PÁGINA
31 03 2009 I I SSA-COS-01 02
Asunto: INDICE
Introducción…………………………………………………………………………………. 03
Base Legal……………………..................................................................................... 04
Políticas……………………………………………………………………………………… 06
Misión y Visión……………………………………………………………………………… 07
Objetivo General y Objetivos Específicos……………………………………………….. 08
Alcance……………………………………………………………………………………… 09
Organigrama de la Coordinación de Organización y Sistemas….……………………. 10
Funciones…………………………………………………………………………………… 11
Normas Generales…………………………………....................................................... 13
Proceso de Elaboración y Actualización de los Manuales Administrativos…………. 21
Diagrama de Flujo del Proceso Elaboración o Actualización de los Manuales
Administrativo…………………………………………………………………………….....
26
Proceso de Elaboración de Formas……………………………………………………… 33
Diagrama de Flujo del Proceso de Elaboración de Formas….................................... 37
Proceso de Desincorporación de Formas...…………………………………………… 43
Diagrama de Flujo del Proceso de Desincorporación de Formas……..…………… 46
Glosario de Términos………………………………………………………………………
Requerimientos de Organización y Sistemas……………………………………………
50
52
Anexo 1: Actas……………………………………………………………………………… 53
Anexo 2: Memorandas…………………………………………………………………….. 55
50
República Bolivariana de Venezuela Gobernación del Estado Vargas
Secretaría Sectorial de Administración Coordinación de Organización y Sistemas
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE LA COORDINACIÓN DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS
FECHA CAPÍTULO SECCIÓN CÓDIGO PÁGINA
31 03 2009 I I SSA-COS-01 03
Asunto: INTRODUCCIÓN
Los manuales administrativos muestran la forma correcta cómo se
debe realizar los procedimientos. Sirven como fuente de información
permanentemente y actualizada que facilita al personal de una
organización la correcta ejecución de las tareas normalizadas.
A través del presente Manual Administrativo se detallan la Misión,
Visión, las Políticas, las Funciones, las Normas Generales, de la
Coordinación de Organización y Sistemas, así como su Organigrama
Interno y los distintos procedimientos que dicha unidad realiza con sus
respectivos Diagramas de Flujos.
Por otro lado, cada Manual de Normas y Procedimiento contiene el
Alcance, el objetivo general y los específicos del Manual. Adicionalmente,
se presenta el Glosario de Términos, donde se definen los conceptos más
relevantes del documento y los distintos anexos relacionados con la
unidad.
51
República Bolivariana de Venezuela Gobernación del Estado Vargas
Secretaría Sectorial de Administración Coordinación de Organización y Sistemas
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE LA COORDINACIÓN DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS
FECHA CAPÍTULO SECCIÓN CÓDIGO PÁGINA
31 03 2009 I II SSA-COS-01 04
Asunto: BASE LEGAL
Constitución de la República Bolivariana de Venezuela,
publicada en la Gaceta Oficial Nº 36.860 de fecha 30 de
Diciembre de 1999.
Constitución del Estado Vargas, publicada en Gaceta Oficial
Extraordinaria N° 16 de fecha 30 de Agosto de 2001.
Leyes:
Ley Contra la Corrupción, publicada en Gaceta Oficial Nº 5.637
Extraordinaria de fecha 07 de Abril de 2003.
Ley Orgánica de la Administración Pública, publicada en la
Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nº 37.305
de fecha 17 de Octubre de 2001.
Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal, publicada en la Gaceta
Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nº 37.347 de
fecha 17 de Diciembre de 2001.
Ley Orgánica de Procedimientos Administrativos, publicada en
la Gaceta Oficial Extraordinaria Nº 2.818 de fecha 01 de Julio de
1981.
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República Bolivariana de Venezuela Gobernación del Estado Vargas
Secretaría Sectorial de Administración Coordinación de Organización y Sistemas
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE LA COORDINACIÓN DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS
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31 03 2009 I I SSA-COS-01 05
Asunto: BASE LEGAL
Ley del Sistema Venezolano para la Calidad, publicada en la
Gaceta oficial Nº 37.543 de fecha 07 de Octubre de 2002.
Ley de Símbolos, Sello y Bandas del Estado Vargas, publicada
en la Gaceta Oficial del Estado Vargas N° 41 Extraordinaria de
fecha 21 de Febrero del 2003.
Normas:
Normas Generales de Control Interno, publicada en la Gaceta
Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nº 36.229 de
fecha 17 de Junio de 1997.
Reglamentos: Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la
República, publicada en la Gaceta Oficial Nº 37.169 de fecha 29
de Marzo de 2001.
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Asunto: POLÍTICAS
El horario de trabajo está comprendido entre 8:30 am- 12:30pm luego
de 2:00pm-5:00pm
Si necesita tomar un día, se debe notificar al Coordinador un día
antes.
Se debe portar el uniforme de lunes a jueves, los viernes se puede
llevar ropa civil adecuada.
El trabajador debe portar el carnet de la organización en un lugar
visible.
El trabajador goza de vacaciones anual, quince (15) días hábiles
durante el primer quinquenio, dieciocho (18) días hábiles durante el
segundo quinquenio, veintiún (21) días hábiles durante el tercer
quinquenio y de veinticinco (25) días hábiles a partir del decimosexto año
de servicio. Asimismo de una bonificación anual de cuarenta (40) días de
sueldo.
Las memorandas u otros documentos recibidos y enviados deben
estar firmados y sellados por el Coordinador (a).
Se debe mantener el ambiente de trabajo limpio y ordenado.
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Asunto: MISIÓN Y VISIÓN
MISIÓN.
Velar por el cumplimiento de las normas establecidas por la
Gobernación del Estado Vargas, creando los manuales de procedimiento
de cada unidad, utilizando tecnología y recursos humanos altamente
capacitados.
VISIÓN
Ser reconocido como una Coordinación modelo dentro de la
Gobernación del Estado Vargas, manteniendo el trabajo actualizado
debido a la calidad del personal y la tecnología aplicada.
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Asunto: OBJETIVO GENERAL Y ESPECÍFICOS
Objetivo General.
Demostrar de manera clara y precisa el procedimiento que debe
realizar el funcionario para la elaboración y actualización de los manuales
administrativos, así como el procedimiento de elaboración y
desincorporación de las formas.
Objetivos Específicos.
Exponer los procedimientos que realiza la Coordinación de
Organización y Sistemas.
Servir de material de apoyo para la inducción y capacitación de
nuevos empleados o practicantes.
Delimitar las actividades de cada unidad administrativa con el fin de
asignar responsabilidades y evitar la duplicidad.
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Asunto: ALCANCE
El manual va dirigido a todo el personal que labora dentro de la
Coordinación de Organización y Sistemas de la Gobernación del Estado
Vargas, así como para aquellos trabajadores de otras unidades
administrativas que necesiten el manual a manera de consulta,
información, inducción o capacitación.
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Asunto: ORGANIGRAMA DE LA COORDINACIÓN DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS
Coordinadora Ibelipse Suárez
Técnico en Organización y Sistemas
Félix Henríquez
Analista de Organización y Sistemas I
Beatriz González
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Asunto: FUNCIONES
Analizar la Estructura Organizacional para el mantenimiento y
actualización de los Instrumentos Administrativos.
Coordinar las acciones necesarias para detectar las necesidades de
Manuales de Normas y Procedimientos para la Normalización de
Procedimientos, a nivel Institucional.
Coordinar y supervisar los programas de Organización y Sistemas
administrativos de la Organización.
Preparar informes técnicos que sirvan de ayuda para mejorar la
estructura y el funcionamiento de la Organización.
Asistir técnicamente a los organismos adscritos a la Gobernación del
Estado Vargas en materia de Organización y Sistemas.
Asistir a reuniones y eventos de carácter regional y nacional en materia
de su competencia.
Diseñar los lineamientos, estrategias y metodología de programas de
reforma administrativa además de coordinar y supervisar la
implantación de los mismos.
Preparar y supervisar la elaboración de Manuales de Organización y
Sistemas de la Organización.
Participar en la planificación de programas destinados al análisis
integral de la Gobernación del estado Vargas.
Elaborar materiales de apoyo para las dependencias y entes
descentralizados de la Gobernación del Estado Vargas.
Llevar el control de los distintos Manuales que se llevan a cabo en la
Gobernación.
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Asunto: FUNCIONES
Diseñar, elaborar y ejecutar las distintas formas de formularios,
requeridas por las distintas Unidades de la Gobernación.
Coordinar y controlar las distintas codificaciones tanto de los Manuales
como de los distintos formatos que se generen dentro de la
Gobernación.
Examinar periódicamente en todas las dependencias de la
Gobernación del Estado Vargas la distribución de tareas, para iniciar los
análisis de los sistemas, de posprocedimientos y estudios de
simplificación de operaciones.
Ayudar a delimitar y definir las funciones de cada una de las
dependencias (centralizadas y descentralizadas) de la Gobernación del
Estado Vargas, a través de la aplicación de un proceso técnico
administrativo permanente, que incluya la introducción de cambios
normativos en todas las áreas, que coadyuven a optimizar los
procedimientos administrativos y los controles internos.
Apoyar con el establecimiento de nuevas metodologías de trabajo, en
aquellas áreas en las cuales se hayan producido cambios significativos
de necesidades, volumen de trabajo, u otros aspectos.
Examinar los procedimientos administrativos y legales descritos en los
manuales, para asegurar que no existan debilidades de control, y a su
vez, que incluyan los elementos necesarios para su respectiva
aplicación, a fin de mantenerlos actualizados.
Cumplir y hacer cumplir, las demás funciones que les sean delegadas.
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Asunto: NORMAS GENERALES
Los funcionarios de la Coordinación de Organización y Sistemas son
los responsables de verificar que se cumplan las normativas legales
vigentes establecidas en el presente Manual de Normas y
Procedimientos. La Coordinación de Organización y Sistemas es la responsable de
determinar la necesidad de manuales administrativos que requieran
las diferentes Secretarías que conforman la Gobernación del Estado
Vargas. La Coordinación de Organización y Sistemas es la responsable de
elaborar, actualizar y dirigir el seguimiento de implementación de los
distintos manuales administrativos. Las Secretarías, Direcciones y Coordinaciones son los responsables
de mantener actualizados sus procesos y normas, los cuales deben
estar acordes a las funciones, progresos y cambios que establezca el
Ejecutivo Estadal. La actualización de manuales administrativos se debe realizar por
modificación, incorporación o eliminación:
Modificación: se refiere a las correcciones que se realizan al
manual. Incorporación: se refiere a la inclusión de nuevos tópicos al
manual.
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Asunto: NORMAS GENERALES
Eliminación: se refiere a la eliminación de algún tópico del
manual.
La actualización por eliminación debe ser debidamente justificada
por el Director(a) o Coordinador(a) de cada Secretaría.
Después de haber culminado la elaboración o actualización del
manual administrativo, la Coordinación de Organización y Sistemas
debe imprimir una (01) copia para ser entregado la Secretaría donde
esté adscrita la Unidad que Corresponde.
Después que el manual ha sido revisado en mesa de trabajo se debe
imprimir un (01) ejemplar a color para que los responsables de su
diseño, elaboración o actualización y revisión coloquen su media firma
en el espacio destinado a la elabroración, revisión y autorización que
se encuentran como pie de página en cada una de las hojas de
manual.
Para el traslado de un documento de una unidad a otra, la secretaria
debe realizar dos (2) memorandas, fotocopiarlo, entregarlo al
Coordinador de la unidad para su verificación, firma y sello; luego se
manda a la próxima unidad donde se debe firmar y sellar los dos (2)
memorandos en señal de recibido (ambas unidades se quedan con un
memorando para archivarlo) para su respectiva aprobación.
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Asunto: NORMAS GENERALES
Después que el manual impreso a color ha sido firmado por cada
responsable del diseño, elaboración o actualización y revisión se debe
entregar a la Secretaría Sectorial que corresponda, a objeto de que
sea presentado al ciudadano Gobernador para su respectiva
aprobación.
Para la codificación de los diferentes tipos de manuales se debe
abreviar las siglas de la Secretaría, Dirección y Coordinación a la cual
pertenece el manual, como también se le debe indicar el número que
le corresponde al mismo, el cual es determinado por la Coordinación
de Organización y Sistemas. Ejemplo:
SSA-DPP-CFP-001
SSA: Secretaría Sectorial de Administración.
DPP: Dirección de Planificación y Presupuesto.
CFP: Coordinación de Formulación y Planificación
001: Es establecido por la Coordinación de Organización y
Sistemas. La reunión para la revisión del manual debe estar conformado por el
supervisor inmediato del área, el Técnico en Organización y Sistemas
responsable de la elaboración y el supervisor inmediato de la
Coordinación de Organización y Sistemas.
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Asunto: NORMAS GENERALES
En caso de que el contenido del manual administrativo a revisar
describa procedimientos que generen compromisos de pago, la
reunión para la revisión debe estar integrado por un representante de
la Dirección de Apoyo Técnico y Control Administrativo.
Los diferentes manuales administrativos entran en vigencia una vez
que estos sean aprobados por el ciudadano Gobernador del Estado
Vargas.
Después de que el manual administrativo se encuentre aprobado por
el ciudadano Gobernador se debe enviar a la Coordinación de
Organización y Sistemas, donde la secretaria guardará en digital el
manual, luego será enviado a la Unidad que Corresponda (original) y
para la Secretaría que corresponda una (1) copia.
Se debe realizar semestralmente la revisión de los diferentes tipos de
manuales administrativos que se encuentran aprobados por el
ciudadano Gobernador, a objeto de detectar si sus componentes o
anexos se encuentran vigentes.
Para la elaboración del manual se debe considerar las siguientes
acciones:
Cuando los documentos y acciones salen de la unidad organizativa,
se deberá especificar el nombre de la misma y el cargo de la persona
responsable.
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Asunto: NORMAS GENERALES
Cuando los documentos y acciones tengan flujo dentro de la misma
unidad organizativa sólo se colocará el cargo de la persona
responsable.
Para realizar las Formas se debe tomar en cuenta lo siguiente:
La información básica se debe determinar mediante las respuestas
a las preguntas: ¿Qué información va a incluir?, ¿Es importante
dicha información?, ¿Cómo se va a utilizar?, ¿Por quién se
utilizará? y ¿Cuándo se utilizará?
Debe tener un título que indique con claridad cuál es su objetivo.
Los requerimientos deben presentarse secuencialmente; esto es,
un orden lógico, a fin de que el usuario pueda llenarla con
facilidad.
Es indispensable calcular el espacio mínimo necesario para cada
dato requerido, a objeto de evitar la densidad excesiva de
información.
Se debe usar un vocabulario preciso y evitar las abreviaturas o
frases incompletas que puedan malinterpretarse.
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Asunto: NORMAS GENERALES
Toda forma debe contener su respectivo instructivo de uso.
La Coordinación de Organización y Sistemas es la responsable de
elaborar las Formas y de llevar el control de todos aquellos
formularios. que se utilizan en las distintas unidades orgánicas para el
desempeño de sus funciones.
El Catálogo de Formas debe contener los siguientes datos:
Clasificación: facilita su localización.
Descripción: en este apartado se hace mención al tipo de material
que se utilizó para el diseño y el mínimo de existencia.
Objetivo: se describe el propósito que cumple.
Modelo desplazado: se refiere a la forma que se desplazó, a
objeto de comparar cuáles fueron los cambios.
Modelo vigente autorizado: Se refiere a la Forma que se utiliza
actualmente y cuyo empleo está autorizado.
Para el análisis de Formas se debe recopilar muestras de los
formularios que utiliza cada una de las unidades orgánicas y
clasificarlas de acuerdo a las necesidades de la dependencia.
Para la clasificación de las Formas se debe seguir los criterios de
Clasificación funcional, Clasificación por unidad orgánica, Clasificación
por denominación y Clasificación por características físicas.
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31 03 2009 II I SSA-COS-01 19
Asunto: NORMAS GENERALES
La distribución de los datos que contiene una Forma debe contar con
un ritmo que permita al lector captar rápidamente la secuencia de los
mismos.
Los datos de la Forma deben agruparse, tomando en consideración su
importancia y utilidad posterior.
Las unidades que requieran la Desincorporación de Formas deben
solicitarlo a la Coordinación de Organización y Sistemas, a objeto de
eliminar todas aquellas que se duplican o son obsoletas.
La desincorporación de las Formas se debe realizar por:
La existencia de Formas para trámites que no lo requieren.
El diseño de la Forma no corresponde con el propósito para que
fue creado.
La existencia de las Formas utilizadas para un mismo fin.
La cantidad excesiva de Formas de poco uso.
El orden de módulos o casillas de la Forma no permite apreciar
correctamente lo escrito y captar la atención del usuario.
Cambios de los procedimientos.
La incorporación o desincorporación de las Formas debe quedar en
vigencia una vez que las autoridades involucradas firmen y sellen el
Acta de Incorporación o Desincorporación, según sea el caso.
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Asunto: NORMAS GENERALES
Las Actas de Incorporación o Desincorporación de Formas deben
llevar las firmas del Secretario(a) Sectorial, el Coordinador(a) de
Organización y Sistemas, el Director(a) de la unidad solicitante y del
Coordinador(a) de la unidad solicitante.
Las Formas no pueden ser modificadas una vez que se encuentren
en vigencia, salvo que se solicite su modificación por escrito a la
Coordinación de Organización y Sistemas.
Para el diseño de la Forma se debe tomar como base la información
recabada, su objeto, fuente de información, necesidades que lo
originan, métodos de llenado, números de copias, procedimientos en
los que intervendrá y los resultados finales que se deben obtener.
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31 03 2009 II II SSA-COS-01 21
Asunto: PROCESO DE ELABORACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS
PROCESO DE ELABORACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS
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Asunto: PROCESO DE ELABORACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS
Coordinación de Organización y Sistemas. (Coordinador (a)). 1. Indaga o recibe de las Secretarías, Direcciones y Coordinaciones
de la Gobernación del Estado Vargas, la necesidad de realizar o actualizar los manuales de normas y procedimientos.
2. Utiliza la Forma de Requerimientos de Organización y Sistemas (Anexo 1)
3. Asigna al Técnico de Organización y Sistemas y entrega la forma de Requerimientos de Organización y Sistemas.
Técnico de Organización y Sistemas 4. Recibe la forma de Requerimientos de Organización y Sistemas 5. Se dirige a la unidad correspondiente a levantar la información
conjuntamente con el personal responsable. 6. Procesa y transcribe toda la información para realizar el borrador,
incluyendo aportes al manual. 7. Imprime y entrega el borrador al Coordinador (a) de Organización
y Sistemas. Coordinador (a) 8. Recibe el borrador 9. Verifica el borrador, garantiza que el manual esté elaborado
correctamente. ¿Está correcto?
10. No, realiza correcciones y envía el borrador al Técnico de Organización y Sistema para que realice correcciones y el procedimiento se devuelve a la actividad 6.
11. Si, entrega a la unidad que corresponde el manual. Unidad que Corresponda 12. recibe el borrador
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Asunto: PROCESO DE ELABORACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS
13. Verifica el Borrador, garantiza que el manual esté elaborado correctamente.
¿Está Correcto? 14. No, realiza correcciones y envía el borrador a la Coordinación
de Organización y Sistemas para que realice correcciones y el procedimiento se devuelve a la actividad 6.
15. Si, envía el borrador al Técnico de Organización y Sistemas.
Coordinación de Organización y Sistemas (Técnico de Organización y Sistemas).
16. Recibe el borrador del manual administrativo debidamente revisado por la Unidad Correspondiente.
17. Verifica si el borrador presenta correcciones. ¿Presenta Correcciones?
18. Si, realiza correcciones previa conversación con el Coordinador(a) de Organización y Sistemas, y el procedimiento se regresa a la actividad 6.
19. No, cambia el estatus: de Borrador a Manual. 20. Incorpora los anexos al manual administrativo. 21. Imprime el manual administrativo a color. 22. Firma la hoja de autorización del manual administrativo y en
elaborado por, que están a pie de página en cada hoja del manual.
23. Entrega al coordinador (a) la impresión a color del manual administrativo.
Coordinador (a).
24. Recibe impresión a color del manual administrativo. 25. Firma la hoja de autorización del manual administrativo y en
revisado por, que están colocadas a pie de página en cada hoja del manual.
26. Envía el manual administrativo a la Unidad que Corresponda.
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Asunto: PROCESO DE ELABORACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS
Unidad que Corresponda. 27. Recibe el manual administrativo a color. 28. Firma la hoja de Autorización del manual administrativo y en
aprobado por, que están a pie de página en cada hoja del manual.
29. Envía el manual administrativo a la Dirección que Corresponda, a objeto de ser firmado por el Director (a).
Dirección que Corresponda.
30. Recibe el manual administrativo. 31. Firma la hoja de autorización del manual administrativo y en
aprobado por, que están a pie de página en cada hoja del manual.
32. Envía el manual administrativo a la Secretaría Sectorial que Corresponda, a objeto de ser firmado por el Secretario(a) Sectorial.
Secretaría Sectorial que Corresponda (Secretario (a)
33. Recibe el manual administrativo. 34. Firma la hoja de autorización del manual administrativo y en
aprobado por, que están a pie de página en cada hoja del manual.
35. Se dirige al despacho del Gobernador y le presenta el manual administrativo, a objeto de su aprobación.
Despacho del Gobernador (Gobernador)
36. Recibe el manual administrativo. 37. Verifica que lo recibido se encuentre correcto.
¿Está correcto? 38. No, niega la propuesta del manual administrativo y entrega al
Secretario (a) Sectorial que Corresponda a objeto de que se corrija el manual administrativo, y el procedimiento de devuelve
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Asunto: PROCESO DE ELABORACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS
a la actividad 6. 39. Si, firma la hoja de autorización del manual administrativo y en
aprobado por, que están a pie de página en cada hoja del manual.
40. Envía el manual administrativo aprobado a la Coordinación de Organización y Sistemas.
Coordinación de Organización y Sistemas (Secretaria)
41. Recibe el manual administrativo aprobado por el Gobernador. 42. Reproduce una (1) copia del manual administrativo aprobado
por el Gobernador. 43. Guarda en digital el manual administrativo ya aprobado. 44. Entrega a la Unidad que corresponda el manual administrativo a
color aprobado por el Gobernador, a objeto de ser archivado. 45. Entrega a la Secretaría Sectorial que Corresponda la copia del
manual administrativo aprobado por el Gobernador. Unidad que Corresponda
46. Recibe el manual administrativo a color aprobado por el Gobernador.
47. Archiva el manual administrativo a color aprobado por el Gobernador.
Secretaría Sectorial que Corresponda (Secretario (a) Sectorial)
48. Recibe la copia del manual administrativo aprobado por el Gobernador.
49. Archiva la copia del manual administrativo aprobado por el Gobernador.
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Asunto: DIAGRAMA DEL PROCESO DE ELABORACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS
DIAGRAMA DEL PROCESO DE ELABORACIÓN Y ACTUALIZACIÓN
DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS
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Asunto: LEYENDA DEL DIAGRAMA DE FLUJO
Inicio del Proceso
Procedimiento
Documento
Conector dentro de página
Archivo
Toma de Decisiones
Flujo
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Asunto: PROCESO DE ELABORACIÓN DE FORMAS
PROCESO DE ELABORACIÓN DE FORMAS
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Asunto: PROCESO DE ELABORACIÓN DE FORMAS
Unidad Solicitante (Secretaria). 1. Envía oficio para la elaboración de formas.
Coordinación de Organización y Sistemas (Coordinador (a)).
2. Recibe oficio para la elaboración de formas. 3. Utiliza la Forma de Requerimientos de Organización y Sistemas.
(Anexo 1) 4. Asigna el Técnico de Organización y Sistemas y entrega la Forma
de Requerimientos de Organización y Sistemas. Técnico de Organización y Sistemas 5. Recibe la Forma de Requerimientos de Organización y Sistemas
para realizar el levantamiento de información de los requerimientos de funcionalidad de la Forma.
6. Se dirige a la Unidad Solicitante de la elaboración de la Forma, 7. Realiza la Forma de acuerdo a los requerimientos de
funcionalidad. 8. Elabora instructivos. 9. Imprime y entrega la Forma al Coordinador(a) de Organización y
Sistemas. Coordinador (a). 10. Recibe forma. 11. Verifica que lo recibido se encuentre correcto.
¿Está correcto? 12. No, realiza correcciones, entrega al Técnico de Organización y
Sistemas para que realice correcciones y el procedimiento se regresa a la actividad 7.
13. Si, envía la forma a la Unidad Solicitante.
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Asunto: PROCESO DE ELABORACIÓN DE FORMAS
Unidad Solicitante (Supervisor) 14. Recibe la Forma. 15. Verifica si lo recibido se encuentra correcto. ¿Está Correcto? 16. No, realiza correcciones, entrega la Forma al Técnico de
Organización y Sistemas, el procedimiento se devuelve a la actividad 7
17. Si, envía la Forma a la Coordinación de Organización y Sistemas. Coordinación de Organización y Sistemas (Coordinador(a)). 18. Recibe la Forma debidamente revisada por el Supervisor de la la
Unidad Solicitante. 19. Asigna el código de identificación de la Forma. 20. Entrega el formulario codificado al Técnico de Organización y
Sistemas, a objeto de que registre la información en el catálogo de Formas.
Técnico de Organización y Sistemas. 21. Recibe la Forma debidamente codificada. 22. Registra la información del formato en el catálogo de Formas. 23. Almacena la forma en el CD-R. 24. Elabora acta de incorporación de Forma. 25. Entrega al Coordinador(a) el acta de incorporación de Forma
anexo CD-R. Coordinador (a). 26. Recibe acta de incorporación de la forma conjunto con el CD-R. 27. Firma el acta de incorporación de Forma y entrega a la Secretaría
Sectorial de Administración el Acta de incorporación de forma anexo el CD-R.
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Asunto: PROCESO DE ELABORACIÓN DE FORMAS
Secretaría Sectorial de Administración (Secretario (a) Sectorial). 28. Recibe acta de incorporación de la forma conjunto con el CD-R. 29. Verifica que lo recibido se encuentre correcto. ¿Está Correcto? 30. No, realiza observaciones y entrega al Técnico de Organización y
Sistemas, el procedimiento se devuelve a la actividad 22. 31. Si, firma el acta de incorporación de forma y remite a la Unidad
Solicitante el acta de incorporación de forma, anexo el CD-R. 32. Se comunica con el Coordinador(a) de Organización y Sistemas
informando que la Forma ha sido aprobada. Unidad Solicitante (Secretaria). 33. Recibe el acta de incorporación de forma, anexo el CD-R. 34. Firma y sella el acta de incorporación de forma. 35. Archiva el acta de incorporación de forma, el CD-R y el Oficio
como soporte.
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Asunto: DIAGRAMA DEL PROCESO DE ELABORACIÓN DE FORMAS
DIAGRAMA DEL PROCESO DE ELABORACIÓN DE FORMA
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Asunto: LEYENDA DEL DIAGRAMA DE FLUJO
Inicio del Proceso
Procedimiento
Documento
Conector dentro de página
Archivo
Toma de Decisiones
Flujo
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Asunto: PROCESO DE DESINCORPORACIÓN DE FORMAS
PROCESO DE DESINCORPORACIÓN DE FORMA
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Asunto: PROCESO DE DESINCORPORACIÓN DE FORMAS
Unidad Solicitante 1. Envía oficio para la desincorporación de la Forma. Coordinación de Organización y Sistemas (Coordinador(a)). 2. Recibe de la Unidad Solicitante el oficio mediante el cual se
solicita la desincorporación de la Forma. 3. Utiliza la Forma de Requerimientos de Organización y Sistemas.
(Anexo 1). 4. Asigna al Técnico de Organización y Sistemas y entrega la Forma
de Requerimientos de Organización y Sistemas. Técnico de Organización y Sistemas. 5. Recibe la Forma de Requerimientos de Organización y Sistemas. 6. Ingresa al Catálogo de Formas. 7. Realiza desincorporación de la Forma. 8. Elabora e imprime el Acta de desincorporación de la Forma. 9. Entrega al Coordinador(a) el Acta de desincorporación de Forma. Coordinador(a). 10. Recibe el Acta de desincorporación de la Forma. 11. Firma el Acta de desincorporación de la Forma. 12. Envía al Secretario(a) Sectorial de Administración el Acta de
desincorporación de la Forma. Secretaría Sectorial de Administración (Secretario(a) Sectorial). 13. Recibe el Acta de desincorporación de la Forma. 14. Verifica que lo recibido se encuentre correcto ¿Está Correcto? 15. No, realiza correcciones y entrega al Técnico de Organización y
Sistemas, el procedimiento se devuelve a la actividad 8. 16. Si, firma el Acta de desincorporación de la Forma y envía a la
Unidad Solicitante el Acta.
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Asunto: PROCESO DE DESINCORPORACIÓN DE FORMAS
17. Se comunica con el Coordinador(a) de Organización y Sistemas informando que la Forma ha sido desincorporada.
Unidad Solicitante. 18. Recibe el Acta de desincorporación de la Forma. 19. Firma y sella el Acta de desincorporación de la Forma. 20. Archiva el Acta de desincorporación de la Forma junto con el oficio
como soporte.
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Asunto: DIAGRAMA DEL PROCESO DE DESINCORPORACIÓN DE FORMAS
DIAGRAMA DEL PROCESO DE DESINDORPORACIÓN DE FORMAS
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Asunto: LEYENDA DEL DIAGRAMA DE FLUJO
Inicio del Proceso
Procedimiento
Documento
Conector dentro de página
Archivo
Toma de Decisiones
Flujo
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Asunto: GLOSARIO DE TÉRMINOS
Flujogramas: es una forma más tradicional de especificar los detalles algorítmicos de un proceso y constituye la representación gráfica de un proceso multifactorial. Son la representación gráfica de los pasos de un proceso, que se realiza para entenderlo mejor. Son modelos tecnológicos utilizados para comprender los rudimentos de la programación lineal. Manuales Administrativos: son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática la información de una organización. Manual de Normas y Procedimientos: se orientan a especificar ciertos detalles de las actividades que normalmente se ejecutan en una empresa con el fin de unificar criterios al interior de la empresa, a recuperar la información de la forma mas adecuada asegurando su calidad y por último agilizar la circulación de la información para que esta llegue oportunamente a las secciones que la requieren. Organigrama: es la representación gráfica de la estructura organizativa de una empresa u organización. Representa las estructuras departamentales y, en algunos casos, las personas que las dirigen, hacen un esquema sobre las relaciones jerárquicas y competenciales de vigor en la organización. El organigrama es un modelo abstracto y sistemático, que permite obtener una idea uniforme acerca de la estructura formal de una organización. Organización: es un conjunto de cargos cuyas reglas y normas de comportamiento deben sujetarse a todos sus miembros y así, valerse de este medio que permita a una empresa alcanzar sus determinados objetivos.
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Asunto: GLOSARIO DE TÉRMINOS
Procedimiento: es el modo de ejecutar determinadas acciones que suelen realizarse de la misma forma, con una serie común de pasos claramente definidos, que permiten realizar una ocupación o trabajo correctamente.
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ACTA DE INCORPORACIÓN DE FORMA
En la ciudad de Maiquetía, a los XXXXXX (XX) días del mes de XXXXX de
dos mil XXX (200X), constituidos en la Secretaría Sectorial de Administración, los
ciudadanos: Lic. XXXXXXX XXXXXXX XXXXXX, titular de la cédula de identidad
Nº V-0.000.000, en su carácter de Secretario(a) Sectorial de Administración, el
Lic. XXXXXXX XXXXX XXXXXXX, titular de la Cédula de Identidad Nº V-
0.000.000, en su carácter de Director(a) de XXXXXXXXXX, el Lic. XXXXXXX XXXXXXX, titular de la Cédula de Identidad Cédula de Identidad Nº V-0.000.000,
en su carácter de Coordinador(a) de Organización y Sistemas y el Lic. XXXXXXXXXX XXXXXX, titular de la Cédula de Identidad Nº V-0.000.000, en su
carácter de Coordinador(a) de XXXXXXXXXXXXXXX, a los fines de incorporar la
forma Nº XXXXXXXXX de la Dirección de XXXXXXXXX, Coordinación de
XXXXXXXXX, el cual será utilizado en el proceso de XXXXXXXXXXXXXXXX de la
unidad antes mencionada, quedando el mismo en vigencia a partir de la presente
fecha.
Leído el contenido de la Presente acta, se extienden XXXXX (XX)
ejemplares a un mismo tenor y a un solo efecto.
Lic. XXXXXXXX XXXXXX XXXXXX Secretario(a) Sectorial de Administración
Lic. XXXXXXXX XXXXXX XXXXXX Director(a) de XXXXXX
Lic. XXXXXXXX XXXXXX XXXXXX Coordinador(a) de Org. y Sistemas
Lic. XXXXXXXX XXXXXX XXXXXX Coordinador(a) de XXXXXXX
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ACTA DE DESINCORPORACIÓN DE FORMA
En la ciudad de Maiquetía, a los XXXXXX (XX) días del mes de XXXXX de
dos mil XXX (200X), constituidos en la Secretaría Sectorial de Administración, los
ciudadanos: Lic. XXXXXXX XXXXXXX XXXXXX, titular de la cédula de identidad
Nº V-0.000.000, en su carácter de Secretario(a) Sectorial de Administración, el
Lic. XXXXXXX XXXXX XXXXXXX, titular de la Cédula de Identidad Nº V-
0.000.000, en su carácter de Director(a) de XXXXXXXXXX, el Lic. XXXXXXX XXXXXXX, titular de la Cédula de Identidad Cédula de Identidad Nº V-0.000.000,
en su carácter de Coordinador(a) de Organización y Sistemas y el Lic.
XXXXXXXXXX XXXXXX, titular de la Cédula de Identidad Nº V-0.000.000, en su
carácter de Coordinador(a) de XXXXXXXXXXXXXXX, a los fines de desincorporar
la forma Nº XXXXXXXXX de la Dirección de XXXXXXXXX, Coordinación de
XXXXXXXXX, por motivo de XXXXXXXXXXXXXX, quedando el mismo sin efecto
a partir de la presente fecha.
Leído el contenido de la Presente acta, se extienden XXXXX (XX)
ejemplares a un mismo tenor y a un solo efecto.
Lic. XXXXXXXX XXXXXX XXXXXX Secretario(a) Sectorial de Administración
Lic. XXXXXXXX XXXXXX XXXXXX Director(a) de XXXXXX
Lic. XXXXXXXX XXXXXX XXXXXX Coordinador(a) de Org. y Sistemas
Lic. XXXXXXXX XXXXXX XXXXXX Coordinador(a) de XXXXXXX
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Secretaría Sectorial Administrativa Coordinación de Organización y Sistemas
Descripción de Cargo 1.Identificación del Cargo
1.1 Unidad que Ocupa el Cargo: Coordinación de Organización y Sistemas 1.2 Denominación del Cargo: Coordinador 1.3 Cantidad:1 1.4 Denominación del Supervisor Inmediato: Secretario Sectorial de Administración
2.Propósito del Cargo Diseñar y supervisar con eficiencia y eficacia, la elaboración de los manuales administrativos de la Gobernación del Estado Vargas, manteniendo su control y actualización, a fin de normalizar y sistematizar los procedimientos que se ejecutan en las dependencias de la organización.
3.Responsabilidades del Cargo Responsabilidades Medición
1. Coordinar las acciones necesarias para detectar las necesidades de manuales de normas y procedimientos para la normalización de procedimientos a nivel institucional.
Informe de Gestión
2. Asistir técnicamente a los organismos adscritos a la Gobernación del Estado Vargas en materia de organización y sistemas.
Estadísticas
3. Elaborar materiales de apoyo para las dependencias y entes descentralizados de la Gobernación del Estado Vargas.
Cantidad de Materiales
4. Diseñar, elaborar y ejecutar las distintas formas de formularios, requeridas por las distintas unidades de la Gobernación.
Cantidades de Formas
4.Frecuencia de la Supervisión que le Aplican Tipo de Supervisión Características
Frecuente Todas las tareas son analizadas por el supervisor Ocasional Las tareas son repetitivas y se relaciona con
procedimientos Supervisión limitada Se desempeñan con responsabilidad propia Por objetivos Objetivos definidos y evaluados en base Poca o inexistente supervisión directa Facultades para la coordinación y el desarrollo del trabajo
5.Tipo de Supervisión que aplica Tipo de Supervisión Nivel de los Supervisados No de los Empleados Supervisión periódica: por resultados
Profesional Técnico soporte
Supervisión Coordinada: planificación de actividades
Profesional Técnico soporte
Supervisión Continua: por Técnico 2 empleados
102
instrucción o revisión de trabajo
6.Relaciones de Trabajo Internas
Unidad Finalidad Frecuencia Secretarías, Direcciones y Coordinaciones
Elaborar los manuales administrativos de cada área.
Nada Poca Regular Bastante
Externas Instituciones/ Organismos Finalidad Frecuencia Entes adscritos a la Gobernación del Estado Vargas
Asesorar y suministrar el material e información necesaria para elaborar los manuales administrativos de cada ente.
Nada Poca Regular Bastante
7. Requisitos Requeridos Nivel educativo: Profesional Experiencia: 3 años Cursos: Métodos en la administración pública/ Ética en el trabajo/ Indicadores de Gestión. Conocimientos técnicos/ específicos/ idiomas: Dominio de Microsoft Comprensión del Negocio: Dominio del área de Metodología de Organización y Métodos.
8.Conocimientos de Equipos/ Sistemas/ Metodologías Dominio de los programas de Windows necesarios para la elaboración de los manuales.
9.Condiciones de Trabajo Horario de trabajo de 8:30 am – 12:30pm y de 2:00pm- 5:00pm. Ambiente de oficina, con computadora e impresoras, copiadoras, grapadoras, lápices, etc. Iluminación adecuada y asientos ergonómicos. El trabajo se realiza fundamentalmente dentro de las instalaciones de la Gobernación
103
República Bolivariana de Venezuela Gobernación del Estado Vargas
Secretaría Sectorial Administrativa Coordinación de Organización y Sistemas
Descripción de Cargo 1.Identificación del Cargo
1.5 Unidad que Ocupa el Cargo: Coordinación de Organización y Sistemas 1.6 Denominación del Cargo: Técnico de Organización y Sistemas I 1.7 Cantidad:02 1.8 Denominación del Supervisor Inmediato: Coordinador (a) de Organización y Sistemas
2.Propósito del Cargo Estudiar y solucionar problemas de organización y sistema, prestando asistencia técnica en lo referente al desarrollo de programas de organización, sistemas y procedimientos.
3.Responsabilidades del Cargo Responsabilidades Medición
Efectuar estudios sobre funcionamiento y organización, para determinar normas, sistemas y procedimientos utilizados en las diversas unidades
Control de Avance a la Coordinación
Recabar información mediante entrevistas con el personal, analizando los datos e información obtenida.
Cantidad de Entrevistas
Elaborar diagramas de procedimientos, flujogramas de procesos, cronogramas de trabajo y formularios sencillos
Cantidad de Procesos
Realizar estudios de sistema y procedimientos diversos
Control de Avance a la Coordinación
Presentar informes de actividades realizadas Informe de Gestión 4.Frecuencia de la Supervisión que le Aplican
Tipo de Supervisión Características Frecuente Todas las tareas son analizadas por el supervisor Ocasional Las tareas son repetitivas y se relaciona con
procedimientos Supervisión limitada Se desempeñan con responsabilidad propia Por objetivos Objetivos definidos y evaluados en base Poca o inexistente supervisión directa Facultades para la coordinación y el desarrollo del trabajo
5.Tipo de Supervisión que aplica Tipo de Supervisión Nivel de los Supervisados No de los Empleados Supervisión periódica: por resultados Profesional
Técnico soporte
Supervisión Coordinada: planificación de actividades
Profesional Técnico soporte
Supervisión Continua: por instrucción o revisión de trabajo
Técnico
104
6.Relaciones de Trabajo
Internas Unidad Finalidad Frecuencia Dirección de Recursos Humanos (Todas las Coordinaciones)
Solicitud de información para elaboración de manuales
Nada Poca Regular Bastante
Dirección de Administración y Finanzas (Todas las Coordinaciones)
Solicitud de información para elaboración de manuales
Nada Poca Regular Bastante
Dirección de Apoyo Técnico y Control Administrativo (Todas las Coordinaciones)
Solicitud de información para elaboración de manuales
Nada Poca Regular Bastante
Dirección de Tecnología (Todas las Coordinaciones)
Solicitud de información para elaboración de manuales
Nada Poca Regular Bastante
Dirección de Presupuesto (Coordinación de Licitaciones)
Solicitud de Información para elaboración de manuales
Nada Poca Regular Bastante
Externas Instituciones/ Organismos Finalidad Frecuencia Institutos Autónomos Entes centralizados Entes descentralizados
Intercambio de información para la corrección de sus manuales de organización, normas y procedimientos.
Nada Poca Regular Bastante
Otra Secretarías Intercambio de información para la corrección de sus manuales de organización, normas y procedimientos.
Nada Poca Regular Bastante
7. Requisitos Requeridos Nivel educativo: Técnico Superior en Administración mención Organización y Sistemas Experiencia: Sin Experiencia Cursos: Deseable cursos en organización y métodos Conocimientos técnicos/ específicos/ idiomas: manejo de office/ capacidad analítica Comprensión del Negocio: conocimiento de la organización y sus funciones
8.Conocimientos de Equipos/ Sistemas/ Metodologías Conocimientos de los principios y prácticas modernas de organización y sistemas. Habilidad para elaborar flujogramas, diagramas, organigramas y formularios Habilidad para elaborar informes sobre funcionamiento y organización de unidades.
9.Condiciones de Trabajo Horario de trabajo de 8:30 am – 12:30pm y de 2:00pm- 5:00pm. Ambiente de oficina, con computadora e impresoras, copiadoras, grapadoras, lápices, etc. Iluminación adecuada y asientos ergonómicos.
105
Explicación del Organigrama Propuesto de la Gobernación del Estado Vargas.
La Coordinación de Organización y Sistemas actualmente está adscrita a la
Secretaría Sectorial de Administración, en el organigrama que a continuación se propone
cambia su posición dentro de la Estructura Organizativa debido a lo siguiente:
El Benchmarking (Mejores Prácticas) realizado en la Corporación Digitel demuestra
que la Gerencia de Organización y Métodos, es la unidad que realiza los Manuales
Administrativos en todas las áreas de la Organización, y se encuentra estructuralmente
dependiendo de la unidad de Contraloría, la cual se encarga de revisar si todas las unidades
de la Corporación de Digitel tienen sus Manuales Administrativos y si los mismos se
encuentran actualizados.
En la Gobernación del Estado Vargas, la unidad que se propone para verificar si
todas las Coordinaciones, Direcciones y Secretarías tienen sus Manuales Administrativos es
la unidad de Auditoria Interna, por tal motivo la Coordinación de Organización y Sistemas
en el organigrama propuesto pasa a depender de ella, con el fin de reducir costos, ser
eficientes en el trabajo y lograr los objetivos planteados.
106
107
GEV-SSA-M-XXX-XXXX
PARA: COMITÉ DE REVISIÓN
DE: LIC. XXXXXXXXXXXXX
Coordinadora de Organización y Sistemas
ASUNTO: en el Texto FECHA: XX DE XXXXX DE XXXX. Respetuosamente me dirijo a usted, en la oportunidad de informaerle que el Manual de XXXX de la Unidad XXXX, adscrita a la Dirección XXXX, ha sobrepasado el límite de días aceptado para su revisión y firma, por tal motivo, solicito que el Manual sea revisado para luego continuar con el proceso de aprobación del mismo, Anexo oficio de Gestión del Manual Administrativo. Sin más a que hacer referencia, se suscribe.
Atentamente,
LIC. XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX Coordinadora de Organización y Sistemas
Vº Bº
LIC. XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX SECRETARIA SECTORIAL DE ADMINISTRACIÓN
108
Informe de Gestión del Manual Administrativo.
Nombre del Manual
Administrativo
Fecha de Entrega a la
Unidad XXXX
Fecha pautada para la recepción antes la Coordinación de
Organización y Sistemas
Fecha Actual
Cantidad de días del
documento retenido
LIC. XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX Coordinadora de Organización y Sistemas Vº Bº LIC. XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX SECRETARIA SECTORIAL DE ADMINISTRACIÓN
109
CONCLUSIÓNES
La presente investigación tuvo como propósito fundamental reestructurar el Manual
de Normas y Procedimientos de la Coordinación de Organización y Sistemas de la
Gobernación del Estado Vargas el cual permitió mejorar la forma de realizar el trabajo en la
unidad, eliminando pasos burocráticos del manual, simplificando los Diagramas de Flujo,
unificando los formatos para realizar el levantamiento de información y elaborando su
organigrama.
Como valor agregado se realizó la Descripción de Cargos del personal adscrito a la
Coordinación detectando las fortalezas, debilidades, amenazas y oportunidades del área. Se
diseñó el Informe de Gestión del Manual Administrativo para el seguimiento y control de
los manuales en espera de revisión y aprobación.
Se realizó el proceso de Mejores Prácticas (Benchmarking) en la Organización Digitel el
cual permitió revisar sus procesos internos en función a las actividades que realiza dicha
Coordinación.
Una vez presentado la problemática y diseñado la propuesta se procedió a exponer
las siguientes conclusiones:
Objetivo 1: Para diagnosticar la situación actual de la Coordinación de Organización y
Sistemas se realizó entrevistas a los trabajadores que laboran en dicha unidad, también se
utilizó la observación directa y la revisión documental correspondiente que permitió la
continuidad y coherencia del manual.
Objetivo 2: A través del levantamiento de información se pudo conocer cuáles son las
actividades que generaban burocracia en la Coordinación de Organización y Sistemas
eliminando las fallas que hacían al manual largo y tedioso.
Objetivo 3: Se logró la unificación de dos (02) procesos del manual de Normas y
Procedimientos (Elaboración de los Manuales Administrativos, Actualización de los
Manuales Administrativos) por el nuevo procedimiento que lleva por nombre
Elaboración y Actualización de los Manuales Administrativos, para la mayor compresión
por parte del lector.
110
Objetivo 4: Se alcanzó reestructurar el Manual de Normas y Procedimientos con su
diagramas de flujos correspondientes de la Coordinación de Organización y Sistema así
como crear sus políticas, funciones, el organigrama interno y la unificación de los formatos
utilizados en el proceso.
111
RECOMENDACIONES
Una vez formuladas las conclusiones del estudio, se presenta el siguiente cuerpo de
recomendaciones:
Implantar el nuevo Manual de Normas y Procedimientos en la Gobernación del
Estado Vargas.
Entrenar a los trabajadores de la Coordinación de Organización y Sistemas de la
Gobernación del Estado Vargas, para dar a conocer los cambios en el manual de
normas y procedimientos.
Sugerir el seguimiento y control de la aplicación del nuevo manual de normas y
procedimientos.
Colocar los distintos manuales administrativos en la página oficial de la
Gobernación del Estado Vargas, o crear una intranet en donde todos los
funcionarios tengan acceso a esta información.
Con estas cuatros (04) recomendaciones se engloba la función o razón de esta
investigación. Las mismas deberán ser tomadas en cuenta por todo el personal de la
Gobernación del Estado Vargas.
112
FUENTES DE INFORMACIÓN
ACEVEDO, D. Generación de Indicadores de Gestión y Resultados: Instrumentos y
Técnicas, Venezuela: Alpha Omega Estudio Creativo C.A.2006
ARIAS, F. El Proyecto de Investigación. Introducción a la Metodología Científica. 5ta
edición, Caracas: Editorial Epsiteme.2006.
BALESTRINI A, Como se Elabora el Proyecto de Investigación, Caracas: BL Consultores
Asociados. 2002.
BLANCO, J. La Administración. México. 1999. GÓMEZ, Pedro. Los Manuales Administrativos. Argentina. 1996.
HERNÁNDEZ, FERNÁNDEZ, T y BAPTISTA. Metodología de la Investigación, 2da
edición. México: McGraw-Hill. 1998.
MARTINS Feliberto y PALLELA Santa. Metodología de la Investigación Cuantitativa. ,
2da edición Caracas: FEDUPEL. 2006.
QUIROGA, G .Organización y Método en la Administración Pública,. México: Trillas.
2006.
RAMÍREZ, T Como Hacer un Proyecto de Investigación. Caracas Editorial Carhel. 1999.
RAMÍREZ, T Como Hacer un Proyecto de Investigación. Caracas Editorial Carhel. 1995.
SABINO, C. El Proceso de la Investigación. Caracas: Panapo. 1992.
113
STRAUSS y SAYLES. Problemas Humanos de la Administración. México Prentice
Hall.1981.
TAMAYO, M. El Proceso de la Investigación Científica.1 era edición. México: Limusa.
1994.
114
ANEXOS
115
Encuesta Sobre la Estructura Organizativa de la
Coordinación de Organización y Sistemas
1. ¿Cuenta el Departamento con planes y objetivos definidos? 2. ¿Se cuenta con un organigrama y se le mantiene al corriente? 3¿Se han puesto al día las políticas, consignándolas por escrito? 4. ¿Puede mejorarse el trabajo de oficina? 5. ¿Pueden mejorarse las cosas para conseguir una disminución de costos? 6.¿Están consignados por escrito los distintos procedimientos? 7. ¿Se han establecido procedimientos definidos para orientar el desempeño de cada función? 8. ¿Se cumple integralmente con los procedimientos?
116
9. ¿Qué procedimientos específicos exigen un estudio y modificación inmediatos? 10. Revisar las condiciones de trabajo ¿Qué mejoras se pueden recomendar? 11. ¿Está dispuesta la oficina de manera que se aproveche al máximo el espacio y que las áreas de trabajos sean eficientes?¿Qué mejoramientos sugieren? 12. ¿En qué estado se encuentra el mobiliario y equipo? 13. ¿Se utilizan al máximo el equipo especial y el general de la oficina? 14 ¿Se ha proveído un espacio adecuado para almacenar? 15. ¿Se conservan los registros?¿Puede mejorarse el equipo? 16. ¿Se pueden realizar mejoramientos en alguno o algunos de los métodos observados por usted?
117
