INFORMES A PUBLICAR OFICINA DE CONTROL ......Calle 34 No. 21-09/2317202/ [email protected] /Código Postal 763022 INFORMES A PUBLICAR OFICINA DE CONTROL INTERNO FECHA DE

Calle 34 No. 21-09/2317202/ [email protected] /Código Postal 763022

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INFORMES A PUBLICAR OFICINA DE CONTROL INTERNO

FECHA DE ELABORACIÓN: ENERO 27 DE 2017

ELABORADO POR: Lina María Maturana Muñoz – Secretaria General Jorge Eliécer Bedoya Tamayo - Oficina Asesora de Control Interno Angela María Cubides González - Asesora Jurídica y de Procesos Juan David Arias Grisales – Auditor I

OBJETIVOS 1. Publicación Plan de Acción 2016, acompañado del informe de gestión. 2. Publicación Plan de Acción 2017, con sus respectivos objetivos.

DESARROLLO 1. PUBLICACIÓN PLAN DE ACCIÓN 2016 ACOMPAÑADO DEL INFORME DE GESTIÓN. El Plan de Acción 2016 ejecutado con sus respectivos objetivos, se sube a la página web en forma independiente, en forma simultánea a este informe.

INFORME DE GESTIÓN DEL AÑO 2016 PRESENTACIÓN. En el marco del cumplimiento del Plan Estratégico “Control, participación y resultados”, periodo constitucional 2016 - 2019, la Contraloría Municipal de Tuluá, presenta a la comunidad e institucionalidad del Municipio de Tuluá el informe de gestión correspondiente al año 2016. Desde las diferentes áreas que conforman este organismo de control fiscal, se documentan las

mailto:[email protected]

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acciones más relevantes de cada una de ellas, las cuales están enmarcadas en el cumplimiento de los objetivos organizacionales en armónica obediencia de los postulados de la Constitución Política y las leyes de la República, y donde el principal objetivo es el cumplimiento de la misión institucional y la satisfacción de sujetos de control y ciudadanía en general frente al ejercicio del control fiscal en el Municipio.

INFORME DE GESTIÓN SECRETARIA GENERAL

La Secretaria General de la Contraloría Municipal de Tuluá tiene como propósito principal Coordinar la actividad administrativa, financiera, económica y logística de la entidad, encaminadas a asistir y apoyar el desarrollo de la misión institucional, participando en la formulación de políticas, estrategias, planes, programas y proyectos que permitan una adecuada gestión financiera, contractual, física, tecnológica y del talento humano.

Las áreas que conforman la Secretaria General son:

1. PRESUPUESTO

Tiene como función desarrollar la política fiscal de la entidad, para asegurar la financiación de las estrategias contenidas dentro del Plan Estratégico Institucional y de los gastos autorizados para el normal funcionamiento de la Entidad. A través del Parágrafo 1 del Artículo 2° del Acuerdo No. 16 del 6 de diciembre de 2015, el Concejo Municipal de Tuluá fijo los gastos de funcionamiento de la Contraloría Municipal de Tuluá para la vigencia fiscal 2016, por valor de MIL DOSCIENTOS DIECISEIS MILLONES DOSCIENTOS NOVENTA Y CINCO MIL





CIENTO OCHENTA Y SEIS PESOS M/CTE ($1.216.295.186), siendo este nuestro presupuesto inicial. El Municipio de Tuluá, a través del Decreto No. 280.018.0199 de 18 de febrero de 2016, adiciono al presupuesto de gastos de funcionamiento de la Contraloría Municipal de Tuluá, la suma de DOS MILLONES NOVECIENTOS VEINTIDOS MIL SEISCIENTOS DIECISEIS PESOS M/CTE. ($2.922.616), por concepto de aumento de valor de cuotas de fiscalización; y de acuerdo al Artículo 3° del Decreto No. 280.018.0212 de 23 de febrero de 2016, ajustó el valor de transferencia realizado a este órgano de control, por incremento del IPC proyectado para el año 2016 de 3,7% al 6.77%, lo cual genero un aumento de TREINTA Y TRES MILLONES OCHENTA Y CINCO MIL TRESCIENTOS CINCUENTA Y DOS PESOS M/CTE ($33.085.352). En el mes de noviembre, el Ente Territorial a través del Artículo 1° del Decreto No. 280.018.0831, disminuyó el presupuesto de gastos de funcionamiento de la Contraloría Municipal de Tuluá, en la suma de CIENTO UN MILLONES SEISCIENTOS CUARENTA Y CUATRO MIL CIENTO NOVENTA Y OCHO PESOS M/CTE ($101.644.198), para la vigencia fiscal 2016. A través del siguiente cuadro se presenta las diferentes modificaciones realizadas al presupuesto de gastos de funcionamiento de la Contraloría Municipal de Tuluá, y su respectivo saldo final en la vigencia 2016:

Año Presupuesto Inicial

Adiciones Disminuciones Presupuesto Definitivo

Presupuesto Ejecutado

Saldo presupuesto

% de ejecución

2016 1.216.295.186 36.007.968 101.644.198 1.150.658.956 1.123.456.214 27.202.742 98%

2. CONTABILIDAD

A diciembre 31 de 2016 la Contraloría Municipal de Tuluá, culminó la etapa de preparación obligatoria, durante la cual se formularon y ejecutaron los planes de acción para la implementación del Nuevo Marco Normativo para las entidades de gobierno (Resolución 533 del 08 de octubre de 2015). Dentro de las actividades desarrolladas están: Análisis inicial al sistema contable y de control interno; Capacitaciones (cinco jornadas de 8 horas cada una); Comprobación de la capacidad operativa del software ASCII para el registro de las operaciones contables y financieras bajo NICSP; Elaboración de: Manual de Políticas Contables, Manual de Revelaciones, Modelo de Estados Financieros y Análisis de Impactos Preliminares. Con la expedición de la Resolución No. 693 del 06 de diciembre de 2016, por parte de la Contaduría General de la Nación, se amplía el periodo de preparación





obligatoria hasta el 31 de diciembre de 2017 y, por ende, solo a partir del 01 de enero de 2018 inicia el primer periodo de aplicación. El proceso de preparación obligatoria para la implementación del Nuevo Marco Normativo, llevado a cabo por la Contraloría Municipal de Tuluá, contó con la asesoría de CPAAI Cabrera International S.A., según Contrato No. 012-2016 suscrito el 18/04/2016 con duración de 250 días (Inicio 21/04/2016 - Finalización 30/12/2016). Como mecanismo de información a las partes interesadas de la entidad y dando cumplimiento al principio de transparencia han sido publicados en la página web institucional los siguientes informes contables:

Estado de actividad financiera, económica, social y ambiental (Estado de Resultados vigencia 2016).

Balance General a diciembre 31 de 2016.

Estado de Cambios en el Patrimonio vigencia 2016.

Nota de los Estados Financieros a Diciembre 31 de 2016.

3. TALENTO HUMANO - GESTION INTEGRAL DE LAS

PERSONAS

El cumplimiento de las políticas integrales del Talento Humano es liderado por el proceso de Talento Humano adscrito a la Secretaria General de la entidad, el cual de acuerdo a las normas establecidas determina las estrategias que se implementarán en pos del alcance de la misión y los objetivos institucionales.

a) Programa de Inducción y Reinducción de personal Dando cumplimiento al Programa de Inducción y Reinducción de la vigencia 2016, La Contraloría Municipal de Tuluá realizó durante una serie de importantes capacitaciones las cuales han permitido a los funcionarios adscritos, contar con una comprensión del Estado y sus transformaciones en función del cumplimiento de su misión. De igual forma se familiarizó al nuevo servidor con la administración pública para poder iniciar en él, el proceso de asimilación de la cultura del servicio público, orientada a la generación de resultados sociales y sustentados en valores que propendan por el interés general y el bien común.





Inducción a funcionarios en Responsabilidad Fiscal

I

Inducción en Gestión Documental Inducción en Gestión Ambiental

Inducción en Direccionamiento

Estratégico





En la vigencia 2016, la Contraloría Municipal de Tuluá en coordinación del área de Talento Humano, realizó un total de nueve (9) jornadas de Inducción y Reinducción, siendo un total de ochenta y ocho (88) beneficiarios del programa, como se relaciona a continuación:

No. NOMBRE DE LA CAPACITACION

DIRIGIDO A

No. de asistentes

1

Gestión Documental

Funcionarios de la Contraloría Municipal de Tuluá

11

2 Control y responsabilidad Fiscal Equipo Misional 9

3

Gestión Ambiental


16

4

Organización de Archivos de Gestión


15

5 Software Ascii Catalogo de Cuentas Bajo NICSP.

Funcionarios Contabilidad

2

6 Software Ascii Tema Inventarios Funcionario Inventarios 1

7

Socialización Matriz de impacto


15

8

Socialización Plan de Desarrollo Municipal de Tuluá año 2016-2019


17

9

Software Ascii Tema modulo nómina. funcionarios Sistemas y nomina

2

TOTAL 88

b) Programa de Capacitación La Contraloría Municipal de Tuluá, a través de su Plan Institucional de Capacitación, fomentó para la vigencia 2016, la formación y capacitación de los servidores de la institución, no sólo para complementar el sistema de desarrollo del Talento Humano en las unidades de nuestra entidad, sino para la gestión de asesoría que debemos brindar a las demás instituciones. Estas capacitaciones generan un beneficio profesional, fomentando un servicio público eficiente y competente, mejorando la percepción ciudadana, respecto a la preparación y compromiso de los funcionarios públicos. Se realizó un total de treinta y un (31) capacitaciones, con un número total de ciento cinco (105) personas capacitadas.





No. NOMBRE DE LA CAPACITACION

DIRIGIDO A

No. de asistentes

1 Capacitación Sia Observa Dictada Por La Arg - Cali.

Auditor/ Técnico 2

2 XVIII Congreso Nacional De Control Fiscal. Cali

Contralora 1

3 Foro Situación De Las Finanzas Publicas - Bogotá

Contralora 1

4 Taller De Capacitación Segunda Fase Sia Observa. - Bogotá.

Técnico 1

5 Encuentro Académico De Contralores Del Suroccidente Conferencia Teórico Practica "Los Desafíos Del Proceso Verbal De Responsabilidad Fiscal"

Auditor/Asesor 3

6 Capacitación En Ley 1712 Del 2014 "Ley De Transparencia Y Del Derecho A La Información Pública Nacional"

Auditor/Técnico/Asistencial. 4

7 "Taller Programas De Transparencia Y Anticorrupción En Empresas Y Fortalecimiento Del Marco Jurídico Legal Colombiano.

Contralora 1

8 "Programa Cultura De Legalidad Y Seguridad Jurídica De Las Regiones" Contralora 1

9 Capacitación Para La Implementación Del Sistema Financiero Contable Nicsp.

Contador/Contratista 2

10 Taller De Evaluación Del Resultado Final Del Plan De Acción 2015-2016. Contralora 1

11 Capacitación En Derecho Disciplinario Contratista 1

12 Mesa De Trabajo Sia Observa Contralora 1

13 Control Interno Para Entidades Del Estado.

funcionarios contraloría y sujetos de control

46

14 Capacitación En Responsabilidad Fiscal funcionarios contraloría 14

15 Capacitación En Control Disciplinario funcionarios contraloría 12

16 Capacitación Nuevo Código De Régimen Disciplinario

Contralora 1

17 Conferencia Sobre Supervisión E Interventoría Cali

Contralora 1

18 Seminario Académico De Contralores Nacionales.

Contralora

1

19 Diplomado Actualización Derecho Disciplinario Del Nuevo Código General Disciplinario.

Contralora 1

20 Capacitación Para La Implementación Del Sistema Financiero Contable Contador/Auditor 2





Nicsp.

21 Mesa De Trabajo Proyecto De Ley Para Fortalecimiento Presupuestal De Contralorías Territoriales.

Contralora 1

22 Responsabilidad Fiscal. Auditor/Contratista. 4

23 Charla Proceso De Responsabilidad Fiscal. Contralora/Jefe ofic .Jurídica 2

24 Congreso Nacional De Contralores. Contralora 1

25 Seminario El Control Fiscal Y La Prevención Del Daño Antijurídico.

Contralora 1

26 Seminario El Control Fiscal Y La Prevención Del Daño Antijurídico, Modulo IV

Técnico/Asistencial 2

27 Seminario El Control Fiscal Y La Prevención Del Daño Antijurídico, Modulo V

Control interno 1

28 Seminario El Control Fiscal Y La Prevención Del Daño Antijurídico, Modulo III

Oficina Asesora Jurídica 1

29 Capacitación En Fortalecimiento De Plataforma Tecnológica, Realizado En La Contraloría General De Cali

Oficina Asesora Jurídica, Sistemas, Contratista.

3

30 Congreso Internacional De Buenas Prácticas En La Vigilancia Y Control A Los Recursos Públicos.

Contralora 1

31 Capacitación Fortalecimiento Proceso De Responsabilidad Fiscal.

Contralora/Auditor/Jefe Ofic. Jurídica

3

TOTAL DE PERSONAS CAPACITADAS 117





Capacitación en Control Fiscal y Responsabilidad Fiscal

Capacitación en Control Disciplinario Capacitación en Control Interno para entidades del Estado

c) Programa de Bienestar Social e Incentivos

La Contraloría Municipal de Tuluá considera al Talento Humano de la entidad como el eje central para el alcance de la misión y los objetivos institucionales, por ello se ha comprometido a ofrecer las mejores condiciones laborales para el desarrollo integral de sus servidores públicos. Por lo anterior, nuestra entidad diseño e implemento el Plan de Bienestar Social e Incentivos de la vigencia 2016, asumiendo las obligaciones que la Ley 909 de 2004, el Decreto 1567 de 1998 y el Decreto 1227 de 2005, reglamentan en referencia al Sistema de Estímulos, con el fin de motivar el desempeño eficaz y el compromiso de los servidores públicos, mediante la implementación de actividades de carácter deportivo, recreativo y vacacional; artísticas y culturales; así como la promoción y





prevención de la salud y la capacitación informal en diversas modalidades. Estas actividades se encuentran enmarcadas dentro de una programación anual acorde al presupuesto establecido en este rubro, en relación a la vigencia 2016 se realizó un total de diez (10) actividades donde se logró beneficiar a ciento cincuenta (150) personas.

No. ACTIVIDADES No

BENEFICIARIOS

1

TALLER SENSIBILIZACION DEL CAMBIO CLIMATICO Y TRABAJO EN EQUIPO.

15

2

CONMEMORACION MES DEL TRABAJADOR:

- Taller creando un gran lugar para trabajar.

15

3

CONMEMORACION MES DEL TRABAJADOR:

-Taller Equípate.

15

4

JORNADAS LUDICO/PEDAGOGICAS, DEPORTIVAS Y/O RECREATIVAS:

-Taller Hábitos de Vida Saludable.

15

5

JORNADAS LUDICO/PEDAGOGICAS, DEPORTIVAS Y/O RECREATIVAS:

- Taller Alimentarse bien

15

6 JORNADA “CRECIENDO EN FAMILIA”:

15

7 TALLER GESTORES DEL MEDIO AMBIENTE

15

8 TALLER NAVIDEÑO

15

9 NOVENAS NAVIDEÑAS

15

10

PROGRAMA DE SALUD PREVENTIVA: “TALLER SOBRE MANEJO DEL ESTRÉS”:

15

TOTAL 150





Taller Alimentarse Bien

Jornadas Deportivas – Hábitos de vida saludable

Taller Navideño Taller Gestores del Medio Ambiente





Mes del Trabajador “Taller Equipate”

Novenas Navideñas

Programa de Salud Preventiva “Manejo del Stress”





4. GESTIÓN TICS

Tiene como objeto diseñar, implementar y evaluar los diferentes planes, programas y proyectos concernientes a las tecnologías de la información a aplicar en la entidad, con el fin de contribuir a la optimización de los diferentes procesos y procedimientos para la generación de servicios de alta calidad, confiabilidad y oportunidad. El Plan de Acción de la vigencia 2016, estableció para la Gestión Tic´s, el Diseño e implementación del Plan de Seguridad Informática para la Contraloría Municipal de Tuluá, que implica un avance en el componente de Seguridad y Privacidad de la Información de la Política de Gobierno en Línea y cuyo proceso se dividió en 7 actividades, a las cuales se les dio cumplimiento de la siguiente manera: 1. Estudio y caracterización de los recursos existentes: Incluyó la estructura

organizacional y el recurso humano, hardware (red de voz y datos, servidor y estaciones de trabajo), software (software de gestión, software de seguridad, sistema operativo, herramientas ofimáticas), servicios (internet, troncal SIP, sitio web y correo electrónico) y datos (bases de datos, backups).

2. Análisis de recursos críticos: Siendo los recursos críticos todos aquellos cuya pérdida o falta de disponibilidad tiene un impacto significativo sobre el desarrollo de la Entidad, se identificaron y clasificaron los funcionarios, el servidor HP ProLiant DL380p Gen8, la información institucional, Bases de Datos, el software de gestión Ascii y MiDoc y los servicios de internet y correo electrónico.

3. Estado actual de la seguridad física y lógica de la información: En relación a la seguridad física, se analizaron los accesos externos a las instalaciones de la Entidad, los accesos internos, los sistemas de respaldo eléctrico y los sistemas de seguridad implementados. En la seguridad lógica se tuvo en cuenta el software de seguridad para la red y las estaciones de trabajo, así como controles de acceso.

4. Identificación de las amenazas y análisis de riesgos: Se pudieron detectar las posibles amenazas, sus consecuencias y el factor de seguridad que comprometen, realizando el análisis del ambiente en que se desenvuelve la Contraloría, los procesos y recursos con que cuenta incluyendo su factor humano, y teniendo en cuenta que la Entidad maneja datos críticos y confidenciales. Así mismo se hizo una valoración de riesgo de los recursos y se definieron los grupos de acceso a los recursos informáticos.

5. Definición de las políticas de seguridad informática: Identificados nuestros recursos críticos y las consecuencias ante el fallo de alguno, se diseñó el Manual de Políticas de Seguridad Informática y la Política de Backup, los cuales fueron adoptados mediante Resolución No. 100-33.169 del 28 de





diciembre de 2016. Como parte de la política de backup, se implementó un programa de copias de seguridad, realizando la configuración del backup en cada equipo de cómputo, de tal forma que se ejecute automáticamente con una periodicidad semanal, ajustada a una programación previa entre el martes y el viernes de cada semana, en relación al software Ascii y MiDoc, las copias se realizan manualmente tres veces por semana, dicho resultado es registrado en el formato F-113-05 control de copias de seguridad – unidad externa.

6. Diseño y elaboración del plan de contingencia y recuperación: Se elaboró el plan de contingencia y restauración orientado a los recursos tecnológicos críticos de la Entidad.

7. Definición de las políticas de seguridad de la información del sitio web y

protección de datos personales: La política de seguridad de la información del sitio web fue incluida dentro de las políticas de seguridad informáticas, adoptada mediante Resolución No. 100-33.169 del 28 de diciembre de 2016, así mismo, la política de tratamiento de datos personales fue adoptada mediante Resolución No. 100-33.077 del 5 de julio de 2016.

Además, como parte de la gestión TIC´S, se llevó a cabo las siguientes actividades: - Reestructuración de la página de inicio del sitio www.contraloriatulua.gov.co,

haciéndolo visualmente más agradable y accequible a la ciudadanía en general.

- Se brindó apoyo a la Unidad de Fiscalización en las Auditorías Modalidad Regular practicadas a la Personería de Tuluá, Unidad Central del Valle del Cauca UCEVA, Empresas Municipales de Tuluá EMTULUA E.S.P., INFITULUA, Concejo Municipal y Municipio de Tuluá en cumplimiento al Plan General de Auditorías 2016.

- Como administrador de sistema se brindó soporte técnico para los aplicativos SIA Contralorías, SIA Misional y SIGEP, así como administración y cargue de información en el SECOP.

- Se elaboró el Plan de Mantenimiento Preventivo para la plataforma tecnológica en el año 2016, el cual fue ejecutado mediante contrato de prestación de servicios.

- Se alimentó el sitio web con la información producida por las diferentes áreas de la Entidad en cumplimiento del principio de transparencia. Así mismo se alimentó constantemente la sección de noticias y avisos de interés, dichas publicaciones fueron replicadas a la cuenta de Facebook de la Contraloría.






5. GESTIÓN DOCUMENTAL

Gestión responsable de definir y orientar el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por la Contraloría Municipal de Tuluá, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación. Dentro de la implementación del Programa de Gestión Documental se realizaron las siguientes actividades:

Se modifica el Comité de Archivo de la Contraloría Municipal de Tuluá, pasando a llamarse Comité Interno de Archivo de la Contraloría Municipal de Tuluá, cuya función es asesorar a la Alta Dirección de la entidad en materia archivística y de gestión documental, definiendo las políticas, los programas de trabajo y los planes relativos a la función archivística institucional.

Por medio de Resolución No. 100-33.079 del 5 de julio de 2016, se actualizan las Tablas de Retención Documental, iniciando su implementación en la vigencia 2017.

La Contraloría Municipal de Tuluá reconoce la importancia del tratamiento de los datos personales que reposan en sus bases de datos y archivos por medio de la Resolución No. 100-33.077.

El día 22 de febrero de 2016, se realizó capacitación a los funcionarios en Gestión Documental, con el fin de sensibilizar hacia el cumplimiento de los lineamientos establecidos dentro del Programa de Gestión Documental, de igual manera, el día 13 de junio de 2016, se llevó a cabo capacitación sobre "Organización de Archivos de Gestión".

Se realizó Jornada de orientación en organización de archivos de gestión, en cada proceso de la entidad, durante los días 16 y 17 de marzo de 2016; y, Jornada de orientación en transferencia documental, durante los días 27 y 28 de abril de 2017.

Tomando como referencia el registro de correspondencia despachada y recibida arrojado por el Programa MiDoc, se recibieron 1309 comunicaciones oficiales y se despacharon 1770 comunicaciones oficiales.

Durante toda la vigencia 2016, se envió informes mensuales a la Oficina Asesora de Control Interno, sobre la radicación de comunicaciones oficiales.

Transferencia Documental de la Unidad de Fiscalización, sección participación ciudadana y denuncias ciudadanas de las vigencias 2014-2015 y del proceso de Gestión Logística.





Elaboración del Índice Documental del Archivo Central, teniendo en cuenta las Transferencias realizadas en el años 2013 al 2015.

Organización del Archivo Central, de acuerdo al organigrama de la entidad y el Archivo Histórico entregado por la Contraloría Departamental del Valle.

Jornada de limpieza realizada el día 29 de febrero y 28 de abril de 2016, al archivo Central, así mismo, semana de conservación en cambio de cajas y carpetas de archivo, desde el 13 al 15 de marzo y desde el 18 al 22 de abril de 2016.

Elaboración del Inventario documental de la Unidad de Fiscalización año 2002 y 2003 y 2015; de la Secretaria General, proceso de Contratación años 2013 al 2015 y del proceso de Gestión Logística.

Elaboración de la Carta de trato Digno al ciudadano.

Actualización de los siguientes formatos: Modelo de derecho de petición, Flujograma, Formato F-114-08 Hoja de Control, Historia Laboral F-114-08 y Control de Mensajería F-114-25.

6. GESTIÓN LOGÍSTICA Y ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS

Tiene como propósito brindar el apoyo logístico a los procesos de la Contraloría Municipal de Tuluá, contribuyendo al logro de los objetivos, estrategias y metas institucionales y la satisfacción del usuario en forma eficaz. Dentro del cronograma de actividades logísticas, de mantenimiento de la infraestructura y de adquisición de bienes y servicios se llevó a cabo lo siguiente:

A través de nuestro aplicativo de inventarios, se cuenta con una información precisa y oportuna de estadísticas actuales en suministros y el área de contabilidad posee la información de los activos fijos, los cuales están debidamente identificados mediante Informe y plaqueteados.

La selección de proveedores a ser contratados por la Contraloría Municipal de Tuluá cuyo desempeño puede afectar la calidad de los servicios prestados se rigen bajos los lineamientos establecidos en el proceso de Jurídica/Gestión contractual en concordancia con la legislación vigente. La evaluación y reevaluación de los proveedores se realiza de acuerdo a lo establecido en el Manual de Interventoría. Toda la información requerida para la adquisición de





bienes y servicios (pliegos de condiciones, términos de referencia, entre otros) se encuentra documentado en Manual de Contratación Institucional.

Para la vigencia 2016, se llevaron a cabo las siguientes adquisiciones de bienes y servicios, necesarios para el cumplimiento de la función misional de esta entidad:

DESCRIPCIÓN

VALOR EJECUTADO

VIGENCIA 2016

No. DE CONTRATO

VALOR DE CONTRATO

($)

CONTRATO DE PERSONAL DE APOYO PARA LA COLABORACION EN LA PARTE MISIONAL DE LA INSTITUCIÓN, PROFESIONALES EN TODAS LAS AREAS Y PROFESIONALES ESPECIALIZADOS. CONTRATO DE PERSONAL DE APOYO PARA LA COLABORACION EN LA PARTE ADMINISTRATIVA DE LA INSTITUCIÓN, TECNICOS Y AUXILIARES EN TODAS LAS AREAS

$ 114.298.878

001-2016 2.300.000

002-2016 12.600.000

003-2016 4.500.000

004-2016 2.933.333

005-2016 11.476.000

005-2016 18.360.000

009-2016 1.800.000

012-2016 13.794.000

013-2016 6.000.000

017-2016 1.595.745

018-2016 5.400.000

019-2016 3.709.800

022-2016 6.000.000

024-2016 8.400.000

025-2016 7.200.000

027-2016 4.563.333

033-2016 1.866.667

037-2016 1.800.000

COMPRA DE PAPELERIA Y UTILES DE OFICINA CON DESTINO A LA CONTRALORIA MUNICIPAL DE TULUA

$ 3.495.780 010-2016 3.495.780

COMPRA DE UTILES DE ASEO Y CAFETERIA CON DESTINO A LA CONTRALORIA MUNICIPAL DE TULUA

$ 1.571.420 021-2016 1.571.420

ADQUISICION DE EQUIPO DE OFICINA CON DESTINO A LA CONTRALORIA MUNICIPAL DE TULUA

$ 17.356.817

036-2016 4.810.000

043-2016 12.315.844

045-2016 230.973

ADQUISICION DE MUEBLES Y ENSERES CON DESTINO A LA CONTRALORIA MUNICIPAL DE TULUA

$ 28.993.447

026-2016 1.035.000

027-2016 2.025.999

029-2016 4.132.500

038-2016 8.572.980

050-2016 2.400.000





049-2016 1.542.800

048-2016 6.630.000

051-2016 2.654.168

ADQUISICION DE SOFTWARE CON DESTINO A LA CONTRALORIA MUNICIPAL DE TULUA

$ 11.273.000

008-2016 5.184.000

031-2016 550.000

054-2016 3.372.000

043-2016 2.167.000

CAPACITACION A SERVIDORES PUBLICOS Y A GRUPOS DE INTERES DE LA CMT, EN TEMAS RELACIONADOS AL FORTALECIMIENTO DEL CONTROL FISCAL Y LA PARTICIPACION CIUDADANA

$ 9.336.480

008-2016 610.000

032-2016

6.416.480

034-2016

2.310.000

ADQUISICION DEL PROGRAMA DE POLIZAS TODO RIESGO CON DESTINO A LA CONTRALORIA MUNICIPAL DE TULUA

$ 9.843.696 014-2016 9.843.696

ELABORACION DE MATERIAL PUBLICITARIO PARA LA DIFUSION DE LA IMAGEN INSTITUCIONAL DE LA CONTRALORIA MUNICIPAL DE TULUA

$ 3.544.546 020-2016 2.635.000

039-2016 909.546

ELABORACION DE IMPRESOS Y PUBLICACIONES PARA DIFUSION INSTITUCIONAL DE LA CONTRALORIA MUNICIPAL DE TULUA

$ 2.280.000 052-2016 2.280.000

MANTENIMIENTO Y ENLUCIMIENTO DE LA INFRAESTRUCTURA FISICA DE LA CONTRALORIA MUNICIPAL DE TULUA

$ 17.614.421

027-2016 464.000

030-2016 5.646.400

041-2016 220.000

047-2016 1.380.000

040-2016 3.928.075

046-2016 5.975.946

MANTENIMIENTO DEL PARQUE AUTOMOTOR

$ 1.081.066 055-2016 908.940

044-2016 172.126

SERVICIO DE Y MONITOREO ELECTRONICO CON DESTINO A LA CONTRALORIA MUNICIPAL DE TULUA

$ 1.710.492 011-2016 1.710.492

IMPLEMENTACION DEL PROGRAMA DE BIENESTAR SOCIAL DE LA CONTRALORIA MUNICIPAL DE TULUA

$ 13.637.500

015-2016 12.000.000

035-2016 1.357.500

053-2016 280.000

COMPRA DE COMBUSTIBLE Y LUBRICANTES CON DESTINO A LOS VEHICULOS DE PROPIEDAD DE LA CONTRALORIA MUNICIPAL DE TULUA

$ 6.000.000 007-2016 6.000.000





COMPRA DE DOTACION, VESTUARIO Y CALZADO PARA EL PERSONAL DE LA CONTRALORIA MUNICIPAL DE TULUA

$ 1.457.000 056-2016 1.457.000

PRESTAR LOS SERVICIOS DE APOYO LOGISTICO PARA LA REALIZACION DE ACTIVIDADES REFERENTES AL PROGRAMA DE PARTICIPACION CIUDADANA DE LA CMT

$ 9.512.800 016-2016 9.512.800

ADQUISICION DE ELEMENTOS PARA EL SISTEMA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO.

$ 1.181.500 042-2016 1.181.500

COMUNICACIÓN Y TRANSPORTE $ 1.045.812 023-2016 1.045.812

TOTAL $255.089.655 $255.089.655

7. GESTIÓN DE PROCESOS

El Sistema Integrado de Gestión SIGECOT, es un conjunto de actividades mutuamente relacionadas que tienen por objetivo orientar y fortalecer la gestión y el control, articulando conjuntamente los subsistemas que lo

componen: Sistema de Control Interno, Sistema de Desarrollo Administrativo y Sistema de Gestión de la Calidad, con el fin de que la Contraloría Municipal de Tuluá alcance su misión y los objetivos institucionales. La articulación de esta herramienta permitirá fortalecer en nuestra entidad:

La capacidad administrativa El desempeño Institucional Optimizar los recursos de la entidad El desarrollo de los procesos y procedimientos La Planeación de la entidad

Durante la vigencia 2016, se realizaron las siguientes actividades encaminadas al fortalecimiento del Sistema Integrado de Gestión de la Contraloría Municipal de Tuluá:

1. MÓDULO DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN: 1.1. Componente Desarrollo del Talento Humano





Elemento Acuerdos, compromisos y protocolos Éticos: Se elaboró de manera participativa el manual de ética el cual fue socializado en la entidad.

Elemento Desarrollo del Talento Humano: La entidad cuenta con Manual de funciones, y Manual de Buen Gobierno, además para la vigencia 2016 se elaboraron y se implementaron los planes de inducción, capacitación, bienestar social y SST.

1.2 Componente Direccionamiento Estratégico

Planes, Programas y Proyectos: La entidad elaboro e implemento el Plan Estratégico 2016-2019, con sus respectivas directrices institucionales (misión, visión, objetivos, principios), planes de acción por cada uno de sus procesos y el Plan Anual de adquisiciones, a los cuales se les realizo seguimiento a través de análisis de las metas alcanzadas y de los indicadores de gestión.

Modelo de Operación por Procesos: La entidad cuenta con mapa de procesos, donde se identifican los diferentes procesos y su interacción.

Estructura Organizacional: La entidad cuenta con una estructura organizacional (organigrama), armonizada con el modelo de operación por procesos.

Indicadores de Gestión: Cada uno de los procesos ha establecido indicadores de gestión, con los cuales se realizó medición y seguimiento a las metas programadas.

Políticas de Operación: Las políticas de operación se encuentran identificadas dentro de cada una de las caracterizaciones de los procesos de la entidad.

1.3. Componente Administración del Riesgo: Se identificaron los riesgos a través de encuesta, los cuales fueron analizados y valorados, y se instituyo la política de administración del riesgo y los de corrupción por cada proceso. Se elaboró Mapa de Riesgos Institucional. 2. MODULO CONTROL, EVALUACION Y SEGUIMIENTO 2.1. Componente Autoevaluación Institucional: Se realiza a través de los diferentes comités que se encuentran instituidos en la entidad, los cuales se





encargan de realizar monitoreo constante a los resultados obtenidos en la ejecución de la gestión. 2.2. Componente Auditoria Interna: La OACI presento su plan de auditorías internas , el cual fue aprobado mediante comité y ejecutado en la vigencia 2016, cuyos resultados fueron presentados a la Alta Dirección y a los líderes de procesos para instituir los planes de mejoramiento. 3. EJE TRANSVERSAL DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN. En relación a la Información y Comunicación Externas, la entidad cuenta con mecanismos para la recepción, registro y atención de sugerencias, recomendaciones, peticiones, quejas o reclamos a la ciudadanía, a través de medios electrónicos, presenciales y telefónicos. De igual manera se realizó el proceso de rendición de cuentas a la comunidad. En cuanto a la Información y comunicación interna, la entidad cuenta con intranet, carteleras institucionales y correo electrónico, que permite recibir sugerencias o solicitudes de los funcionarios. Actualmente se viene implementando el Programa de Gestión Documental en la entidad y se diseñan los documentos necesarios para la gestión de los procesos como Actos Administrativos, actas, circulares etc., se cuenta además con la política de comunicaciones. Nuestros sistemas de Información, permiten generar y procesar la información de manera ágil, oportuna y transparente, se cuenta con software presupuestal, contable, talento humano, gestión documental, y físico, de igual manera aquellos que han sido proporcionados por nuestros entes de control.





INFORME DE GESTIÓN UNIDAD DE FISCALIZACIÓN

La Unidad de Fiscalización de la Contraloría Municipal de Tuluá, tiene a cargo el ejercicio de Control Fiscal a Nueve (9) Sujetos de Control, con un presupuesto de $339.537.379.036 con un total de Seis (6) funcionarios de planta y Dos (2) contratistas de Apoyo.

PRESUPUESTO AUDITADO CONTRALORIA MUNICIPAL DE TULUA

SUJETO DE CONTROL PRESUPUESTO 2015

1 ALCALDIA MUNICIPAL DE TULUA 249.134.999.425

2 UNIDAD CENTRAL DEL VALLE - UCEVA 28.699.783.829

3 INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO Y PROMOCION DE TULUÁ - INFITULUA E.I.C.E.

18.904.496.200

4 HOSPITAL RUBEN CRUZ VELEZ E.S.E. 31.222.339.921

5 EMPRESAS MUNICIPALES DE TULUA - EMTULUÁ E.S.P. 4.587.513.764

6 INSTITUTO MUNICIPAL PARA LA RECREACIÓN Y EL DEPORTE - IMDER 3.145.459.354

7 CENTRO DE DIAGNOSTICO AUTOMOTOR DE TULUA - C.D.A.T. 1.648.875.000

8 CONCEJO MUNICIPAL DE TULUA 1.372.181.597

9 PERSONERIA MUNICIPAL DE TULUA 821.729.946

TOTAL PRESUPUESTO SUJETOS DE CONTROL 339.537.379.036

PRESUPUESTO CONTRALORIA MUNICIPAL DE TULUÁ 2016 1.150.658.956

SUJETOS VIGILADOS 9

RELACION PRESUPUESTO SUJETOS VIGILADOS/PRESUPUESTO ENTES DE CONTROL

295

AUDITORÍAS REGULARES REALIZADAS

La Unidad de Fiscalización de la Contraloría Municipal de Tuluá de acuerdo a los establecido en el Plan Anual de Auditorías – PGA para la vigencia 2016, realizo seis (6) auditorías regulares, de las cuales cuatro (4) están tienen informe definitivo tal como se detalla en el cuadro No. 1; mientras que dos (2) tiene informe preliminar: Concejo Municipal de Tuluá y Municipio de Tuluá.





Tabla No. 1

Vigencia

AuditadaAuditoría Regular Administrativo Disciplinario Fiscal Penal Sancionatorio

1 2015Personería Municipal de Tuluá

- vigencia 201525 4 2 0 0 10.712.451,00$

2 2015Unidad Central del Valle,

UCEVA - vigencia 201533 8 5 0 0 65.733.881,38$

3 2015

Instituto de Financiamiento,

Promoción y Desarrollo de

Tuluá - INFITULUÁ

43 15 7 0 0 4.152.146.356,00$

4 2014-2015Empresas Municipales de

Tuluá - EMTULUÁ E.S.P.76 32 12 2 2 3.775.837.190,00$

177 59 26 2 2 8.004.429.878,38$

AUDITORIAS REGULARES EN LA VIGENCIA 2016

TOTAL

No.

Tipo de HallazgoValor presuntos hallazgos

fiscales

Gráfico No. 1

En referencia al gráfico No. 1, como se puede observaren las auditorías regulares realizadas a los sujetos de control, en el informe definitivo quedaron en firme 177 presuntos hallazgos administrativos, 59 presuntos hallazgos disciplinarios, 26 presuntos hallazgos fiscales, 2 de tipo penal y 2 con incidencia sancionatoria.





Gráfico No. 2

El gráfico No. 2 detalla el número de hallazgos (de acuerdo a su tipo) que fueron evidenciados en las auditorías regulares para cada sujeto de control, siendo Empresas Municipales de Tuluá – EMTULUÁ E.S.P. la entidad donde se configuraron más presuntos hallazgos: 76 administrativos, 32 disciplinarios, 12 fiscales, 2 de tipo penal y 2 de incidencia sancionatoria. La UCEVA y la Personería Municipal de Tuluá, con el fin de subsanar los hallazgos y evitar que se repitan, suscribieron el respectivo plan de mejoramiento. EMTULUÁ e INFITULUÁ están en proceso de suscribir el Plan de Mejoramiento.





Gráfico No. 3

De acuerdo a los informes de auditoría, se evidenciaron presuntas irregularidades en la gestión de los recursos públicos por parte de los sujetos de control relacionados en el gráfico No. 3, en este se discrimina los valores del presunto detrimento patrimonial por Sujeto de Control, de los cuales INFITULUÁ con $ 4.152.146.356 y EMTULUÁ E.S.P. con $3.775.837.190, incurrieron en una presunta gestión inapropiada de los recursos. El presunto detrimento patrimonial totalizado para todos los sujetos relacionados en la Tabla No. 1 suma un valor de $8.004.429.878,38 (OCHO MIL CUATRO MILLONES CUATROCIENTOS VEINTINUEVE MIL OCHOCIENTOS SETENTA Y OCHO PESOS CON 38 CENTAVOS MCTE).





AUDITORÍAS ESPECIALES y TRÁMITE DE QUEJAS Y DENUNCIAS CIUDADANAS

Tabla No. 2

Vigencia Administrativo Disciplinario Fiscal Penal Sancionatorio

1 2014 - 2015

Auditoría Especial Maquinaria

y Equipos Municipio de Tuluá -

vigencias 2014 -2015

15 10 7 4 0 546.098.547,06$

2 2015

Denuncia ciudadana Rad. 81

del 08 de febrero de 2016 -

Obras de pavimentación

Barrio Buenos Aires - vigencia

2015

4 2 2 0 0 $ 6.682.650,85

3 2015

Denuncia ciudadana No. 90

del 10 de febrero de 2016 -

Obras de mejoramiento y

mantenimiento Parque Julia

Escarpeta - vigencia 2015

2 1 1 0 0 $ 4.778.106,42

4 2016

Trámite denuncia ciudadana

radicado No. 284 del 11 de

abril de 2016 - presuntas

irregularidades I.E. San Rafael -

vigencia 2016

4 0 0 0 0 $ -

5 2016

Auditoria Especial Municipio

de Tuluá Prescripciones

decretadas por la

Administración Municipal

durante la vigencia 2016 por

concepto de impuesto predial

Unificado

5 1 1 0 0 40.650.804,00$

30 14 11 4 0 $ 598.210.108,33 Total

Valor presuntos hallazgos

fiscalesNo. Auditorías Especiales

Tipo de Hallazgo

Gráfico No. 4





Tal como lo muestra la Tabla No. 2 y el Gráfico No. 4, durante la vigencia 2016, la Contraloría Municipal de Tuluá realizó auditoría para el trámite de tres denuncias ciudadanas y realizo dos auditorías especiales. De estas auditorías el Municipio de Tuluá fue el sujeto de control que fue objeto de evaluación dado la naturaleza de la denuncia. De estos procesos auditores quedaron en firme 30 presuntos hallazgos administrativos, 14 presuntos hallazgos disciplinarios, 11 presuntos hallazgos fiscales y 04 presuntos hallazgos penales. En total, el presunto detrimento patrimonial acumulado de dichas auditorías suma $ 598.210.108,33 (QUINIENTOS NOVENTA Y OCHO MILLONES DOSCIENTOS DIEZ MIL CIENTO OCHO PESOS CON TREINTA Y TRES CENTAVOS M/CTE.). No se evidenciaron irregularidades de tipo sancionatorio.

Gráfico No. 5

La auditoría Especial Maquinaria y Equipos Municipio de Tuluá – vigencias 2014 y 2015





Gráfico No. 6





Gráfico No. 7

Gráfico No. 8

Del trámite de las denuncias ciudadanas se evidencio un presunto detrimento patrimonial en total por valor de $11.460.757,27 (once millones cuatrocientos sesenta mil setecientos cincuenta y siete pesos con veintisiete centavos).





TRASLADO DE HALLAZGOS FISCALES Se realizaron 16 traslados de hallazgos fiscales como producto de las auditorías regulares, especiales y de trámite y denuncias ciudadanas realizadas durante la vigencia 2016. Los sujetos de control a los que corresponde los hallazgos trasladados son: Municipio de Tuluá, Unidad Central del Valle y Personería Municipal de Tuluá. El cuadro contiene detalles como: Asunto del Hallazgo, cuantía, fecha de traslado del hallazgo, radicado del traslado, Actuación, entre otros. PARTICIPACION CIUDADANA Durante la vigencia 2016, se realizó el informe del estado anual de los recursos naturales, en éste se plasmó la gestión realizada por los sujetos de control para prevenir y mitigar los impactos ambientales y la presión sobre los recursos naturales. Se incluyó de igual manera las observaciones obtenidas en las auditorías realizadas durante la vigencia al componente ambiental y gracias a la recopilación de información entregada por diferentes entidades se logró una evaluación del estado y las necesidades del medio ambiente en el Municipio. De la misma manera se realizaron 4 auditorías regulares con componente ambiental, de ellas se obtuvo como resultado un total de 17 hallazgos que permitió evaluar cómo se encuentran los sujetos en el área de medio ambiente y cuál ha sido la gestión para la prevención y mitigación del impacto ambiental realizada por los mismos. Para la vigencia 2016 se recepcionaron en la Contraloría Municipal de Tuluá un total de treinta y tres (33) requerimientos entre solicitudes, derechos de petición y copias informativas, de los cuales al 100% de ellos se les dio el trámite pertinente: Auditoria, traslado, solicitud de información y una respuesta concreta a los ciudadanos. Se realizó un informe estadístico que permitió evaluar qué tipo de requerimiento es más común entre los recibidos durante el año 2016, además de percibir cuales son las mayores acciones que se realizan para darle solución a las solicitudes y evaluar la gestión realizada por éste organismo de control. El resultado demostró que un 56% se refiere a denuncias ciudadanas, siendo en su mayoría denuncias sobre acciones que generan inconformidades en la ciudadanía, el 24% fueron derechos de petición, las solicitudes de información conformaron el 20% y finalmente las copias de carácter informativo significaron el 32% de los requerimientos atendidos. En otro análisis se observó que la mayor acción para solucionar es el trámite de traslado por competencia, pues éste asegura que sea directamente la entidad responsable o cuestionada resuelva de manera pertinente el requerimiento representando un 69% de las acciones realizadas y el trámite de Auditoria o visita el 31% restante.





Se realizó la actualización de la matriz de seguimiento a las PQRS que se reciben en la Contraloría Municipal de Tuluá, logrando que compile la información precisa que solicita la AGR, de manera que el seguimiento se haga de una forma más efectiva. Se socializó el proyecto de Contralorías Escolares a los estudiantes del grado 10 de Instituciones educativas del municipio con el objetivo de iniciar la implementación del proyecto, para ello se realizaron mesas de trabajo con los diferentes rectores de las instituciones y como resultado se obtuvo la posesión de 13 contralores, incluido uno en la zona rural, que desarrollaron la labor durante el periodo 2016 y alcanzaron los objetivos propuestos. En cumplimiento de las metas propuestas por la Contraloría Municipal de Tuluá, se socializó con los presidentes de las juntas de acción comunal del municipio de Tuluá a quienes se les abrió el espacio para conocer el proyecto de “Contralor Comunitario” con la intención de iniciar su implementación en la siguiente vigencia. Se diseñó una encuesta que permita analizar la percepción de los ciudadanos que reciben atención por parte de la entidad, ella se aplica a los usuarios que visitan las instalaciones y a quienes realizan trámites por medio del sistema de atención al ciudadano.





OFICINA ASESORA JURÍDICA Y DE PROCESOS

La Responsabilidad Fiscal se deduce del ejercicio del control fiscal, entendido este como una gestión pública mediante la cual se vigila la labor fiscal de la administración y de los particulares o entidades que manejen fondos o bienes del Estado en todos sus órdenes. Es así como, dada la creación de este de control, la Contraloría Departamental del Valle a través de Acta de Entrega No.02 del 24 de julio de 2013, hace entrega a la Contraloría Municipal de Tuluá de los siguientes Procesos y Hallazgos Fiscales:

2 INDAGACIONES PRELIMINARES

15 PROCESOS ORDINARIOS DE RESPONSABILIDAD FISCAL

1 PROCESO VERBAL DE RESPONSABILIDAD FISCAL

4 PROCESOS DE COBRO COACTIVO

4 PROCESOS SANCIONATORIOS

5 HALLAZGOS CON NUMERO DE EXPEDIENTE

Posteriormente, la Contraloría Departamental del Valle mediante Oficio No. 130.07.16 de fecha 10 de octubre de 2013, nos hizo entrega de 20 HALLAZGOS FISCALES, como resultado de las Auditorías practicadas a la vigencia 2012, a las entidades que pasaron a ser sujetos de control de esta Contraloría.

Corresponde a la Oficina Asesora Jurídica y de Procesos, la obligación de dirigir los Procesos de Responsabilidad Fiscal, Jurisdicción Coactiva y los Procesos Administrativos Sancionatorios que existan como producto del ejercicio de la vigilancia fiscal y de las denuncias presentadas, así como de los informes de otras entidades de control y vigilancia.

En la actualidad la Oficina Asesora Jurídica y de Procesos se encuentra así:

2016

PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL: en ejercicio de las competencias asignadas a la Contraloría Municipal de Tuluá para conocer los asuntos relacionados con los procesos de responsabilidad fiscal, en la actualidad se encuentran en trámite 27 procesos de Responsabilidad Fiscal ordinarios en cuantía de SEIS MIL TRESCIENTOS TREINTA Y DOS MILLONES NOVECIENTOS OCHENTA Y OCHO MIL TRESCIENTOS SESENTA Y SIETE PESOS M/CTE ($6.332.988.367), y un Proceso suspendido por inhabilidad cuyo detrimento patrimonial es de VEINTISÉIS MILLONES QUINIENTOS SETENTA Y UN MIL QUINIENTOS OCHENTA Y NUEVE PESOS M/CTE ($26.571.589), el





cual se encuentra en el despacho de la señora Contralora Municipal, discriminados así:

PROCESOS APERTURADOS: Durante el período que comprende el presente informe fueron aperturados 24 procesos de responsabilidad fiscal ordinarios en cuantía de MIL OCHOCIENTOS TREINTA Y OCHO MILLONES CIENTO DIECIOCHO MIL SEISCIENTOS OCHENTA M/CTE ($1.838.118.680), distribuidos de la siguiente forma:





INDAGACIONES PRELIMINARES: Durante el período que comprende el presente informe se apertura una (1) Indagación Preliminar en cuantía de NUEVE MILLONES VEINTISIETE MIL CUATROCIENTOS VEINTINUEVE M/CTE ($9.027.429).

PROCESOS CULMINADOS CON ARCHIVO: En el período se terminaron diez (10) procesos de Responsabilidad Fiscal con decisión de archivo por no merito en una cuantía de MIL CIENTO CUARENTA Y CINCO MILLONES TRECIENTOS NOVENTA Y OCHO MIL CIENTO NOVENTA PESOS M/CTE ($1.145.398.190), y un (1) proceso de Responsabilidad Fiscal corresponde a archivo por pago con una cuantía de CUATRO MILLONES QUINIENTOS OCHENTA Y DOS MIL DOSCIENTOS TREINTA PESOS M/CTE ($ 4.582.230).

OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO La Oficina Asesora de Control Interno en el Plan de Acción de la entidad, objetivo

3, tiene dos (2) estrategias:

a) PROMOVER LA CULTURA DEL CONTROL Y EL AUTOCONTROL. Para ello

se desarrolló durante la vigencia 2016, el “Plan de Fomento de la cultura del

Control y el Autocontrol”, el desarrollo de este esta explicado a continuación

en el siguiente cuadro:

PLAN FOMENTO CULTURA DEL CONTROL Y EL AUTOCONTROL

CUADRO SEGUIMIENTO VIGENCIA 2016

RESPONSABLE ESTRATEGIA TIEMPO DE EJECUCION

RECURSOS FISICOS

AVANCE % DE

AVANCE

Oficina Asesora de Control

Interno

Realizar asesorías en los temas requeridos por los procesos de la

Contraloría

PERMANENTE

Envíos de información correos

institucionales, pagina web

Se realizó en forma permanente a los servidores públicos de la

entidad, mediante correos TIC´S - En 2016 se enviaron de diversos

temas 10 TIC´S

100%


Interno

Acompañamiento en la formulación y evaluación de los

Planes de Mejoramiento que se

suscriben con los procesos y la CMT con

la AGR.

PERMANENTE

Correos electrónicos informativos y

manejo directo en la página web de la

AGR, aplicativo SIA MISIONAL

Se llevó a cabo acompañamiento y seguimiento a dos Planes de Mejoramiento suscritos con la AGR, posterior registro en el

SIREL - Seguimiento a los Planes Internos de Mejoramiento de los procesos Internos de la entidad

de control

100%


Interno

Revisión y elaboración de informe del estado de la página web de la

institución

CUATRO (4) TRIMESTRES AL

AÑO

Se realizan mediante una lista de chequeo de la página web de la entidad bajo el programa GEL

Se realizaron cuatro (4) en la vigencia 2016

100%






Interno

Elaboración de boletines de control interno (publicación temas relacionados

con cultura del control y el autocontrol)

PERMANENTE

Envíos de información correos

institucionales, pagina web

Se realizó en forma permanente a los servidores públicos de la

entidad, mediante correos TIC´S - En 2016 se enviaron de diversos

temas 10 TIC´S

100%


Interno

Ejecutar el Plan de Auditorías Internas -PGAI -, con el fin de ejecutar acciones de control y supervisión sobre los procesos de

la entidad

EN LAS FECHAS DEL PGAI 2016

Documentos preparados por la Oficina Asesora de

Control Interno

Se ejecutó el plan de auditorías para la vigencia 2016

100%


Interno

Acompañamiento en el diligenciamiento del

mapa de riesgos institucional y de

anticorrupción

CUANDO SE REQUIERA

Actas de acompañamiento

Se participó en la elaboración del Plan Anticorrupción y Atención al

Ciudadano " Control, participación y resultados"

100%


Interno

Elaboración y presentación del

informe de evaluación del Sistema de Control Interno 2016 y Control

Interno Contable

ANUAL

Correos electrónicos y auditorías internas como insumo para

las evaluaciones

Se evaluó el informe de MECI y el contable y se rindió ante el DAFP

y a la AGR 100%


Interno

Elaboración, seguimiento de los

informes de gestión y de los planes de

acción de la vigencia que termina y de la

siguiente

ANUAL Correos electrónicos

y seguimientos durante el año

Se evaluaron los respectivos informes de la vigencia 2015 y de

la siguiente, la 2016 100%

b) FORTALECER EL PROCESO DE SEGUIMIENTO, MEDICIÓN,

EVALUACIÓN

PLAN GENERAL DE AUDITORÍAS INTERNAS -PGAI 2016-

Este proceso se ha venido realizando en forma sistemática, y se han evaluado en forma integral, o sea la parte de la calidad que se refiere al cumplimiento de la normatividad de cada proceso mediante la revisión del normograma respectivo y la gestión al cumplimiento en forma efectiva del Plan de Acción respectivo. Las auditorías realizadas son:

Se terminó Auditoría Interna al Proceso Asesor Jurídico y Cobro coactivo.

Se terminó Auditoría Interna al Proceso Contable.

Se terminó la Auditoria Interna al proceso de Gestión de la Participación Ciudadana.

Se terminó la Auditoria Interna al Proceso de Gestión del Talento Humano.

Se terminó la Auditoria Interna al Proceso Control Interno, para lo cual, la doctora Patricia Ortega Gálvez, Contralora Municipal, designo al Técnico Administrativo de la entidad, para desarrollarlo.





Se terminó la Auditoria Interna al Plan Estratégico: objetivos, manual de procesos y procedimientos, fases del Sigecot implementadas, para ello se hace un análisis a los siguientes aspectos:

o Gestión de la Planeación Institucional o Gestión de la Comunicación Institucional o Gestión de Coordinación y Mejoramiento del Sigecot

Se terminó la Auditoria Interna a Los Proceso de Gestión de Tesorería y de la Gestión Presupuestal.

Se terminó Auditoría Interna al Proceso de Gestión de las TIC´S.

Se terminó Auditoría Interna al Proceso de Contractual.

Se terminó Auditoría Interna al Proceso de Logística.

Se terminó Auditoría Interna al Proceso de la Gestión Documental.

Pendiente Proceso Gestión del Control y la Vigilancia Fiscal. El proceso, en cabeza actualmente Auditor I, abogado Juan David Arias Grisales. La auditoría interna a este proceso, es muy específica; se le hace seguimiento a las metodologías empleadas por el grupo misional para efectuar las auditorias (Resolución No. 005 de enero de 2014), los métodos aceptados y empleados para la construcción de los Planes de Mejoramiento de los Sujetos de Control (Resolución 100-33.111 de julio 16 de 2015), la trazabilidad empleada en las auditorias, y que está inmersa en la Guía de Auditorias Territoriales GAT. La rendición electrónica de las cuentas, que hacen los sujetos de control de la CMT, y que es insumo básico para efectuar las auditorias.

Comenzando el año 2017, una vez terminen los procesos completos de la auditoria al Municipio de Tuluá (vigencias 2014 y 2015), se efectuará este proceso auditor interno a la Gestión del Control y la Vigilancia Fiscal.

Proceso Gestión del Control Interno. El Sistema de Control interno, articulado con el de Gestión de la Calidad, el Sistema de Desarrollo Administrativo, poseen un muy buen nivel de información sobre los procesos de la entidad. De la auditoría realizada por el Técnico Administrativo, Rodrigo Andrés Gil Posso, dio como resultado la elaboración por parte, de la Ingeniera Lina Maria Maturana Muñoz y el Contador Público, Jorge Eliécer Bedoya Tamayo a cargo de la Oficina Asesora de Control Interno, un Plan de Mejoramiento, a presentar en el 2017.

PLANES DE MEJORAMIENTOS DERIVADOS DE LAS AUDITORIAS INTERNAS.

Se les hizo seguimiento a los Planes de Mejoramiento a los procesos evaluados mediante el PGAI 2016, estos corresponden a las Auditorías Internas realizadas en la vigencia 2016:





o Proceso Asesor Jurídico y Cobro coactivo. El proceso, en cabeza de la Abogada Angela Maria Cubides Gonzalez, dio respuesta positiva a las cuatro (4) observaciones que salieron de la auditoría realizada:

1) Es importante que se verifique el Mapa de Riesgos del Proceso y su

efectividad. Se tiene claro los riesgos, para las próximas modificaciones dicho mapa se tendrán en cuenta.

2) Es conveniente hacerle seguimiento al proceso que debe adelantar la procuraduría provincial de Buga, respecto a este presunto hallazgo de carácter disciplinario. Los procesos que necesitaron este procedimiento, se afectaron debidamente.

3) Es importante que se consulte a la PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN, si se puede seguir tramitando en esta contraloría dicha investigación fiscal, toda vez que el denunciante es el conyugue de la actual Contralora Municipal. La doctora Patricia Ortega Gálvez, mediante un acto resolutivo, se declaró impedida para actuar en este proceso.

4) Sería adecuado que el respectivo proceso mejorara la Gestión Documental del mismo a la totalidad de los expedientes, debido a que un alto porcentaje de los expedientes auditados presentan deficiencia en la foliación y carencia de los índices documentales. Esto se ha ido solucionando, pero, aún quedan expedientes por foliar. La Oficina Asesora de Control interno, seguirá haciéndole seguimiento a este procedimiento.

o Proceso Contable. El proceso, en cabeza del Contador Público, Freddy

Mauricio Vélez Osorio, dio respuesta positiva a las dos (2) observaciones que salieron de la auditoría realizada:

(1) Evidentemente el Mapa de Riesgos del Proceso de Gestión Contable

debe incluir la necesidad de archivar copias de seguridad en lugar diferente a la sede principal de la C.M.T.; Esto lo soluciono la alta Gerencia, a la fecha se está culminando el procesos de contratación de una caja fuerte que soluciones estos inconvenientes.

(2) A mi juicio, sería conveniente que la Secretaria General consulte si presupuestalmente es posible dejar comprometido al final de la vigencia la parte proporcional de las prestaciones sociales cuya obligación de pago se perfecciona en la vigencia siguiente, como son: Vacaciones, Prima de Vacaciones, Bonificación por Recreación, Prima de Servicios y Bonificación por Servicios Prestados.

o Proceso de Gestión de la Participación Ciudadana. El proceso, en

cabeza del Auditor II y de la Ingeniera Luisa Fernanda García López. La auditoría ejecutada, no amerito la ejecución de Plan de Mejoramiento.





o Proceso de Gestión del Talento Humano. El proceso, en cabeza del

Técnico Administrativo, William Murillo Valencia, dio respuesta positiva a las dos (2) observaciones que salieron de la auditoría realizada:

1) Es pertinente que se realice una capacitación sobre la totalidad del

manejo del aplicativo ASCII al operador directo del mismo, el señor William Murillo Valencia y/o otra persona (para prever incapacidades, u otra contingencia), porque, sobre todo en la liquidación de las diferentes nominas (sueldos, primas, vacaciones, etc.), casi siempre se han presentado imprevistos para su ejecución (incapacidades, licencias); debe entrar en este proceso en forma contundente la Técnica Administrativa Paola Andrea Ospina Vidal, encargada del área de las TIC, porque la “dependencia” que se tiene del Ingeniero dueño del aplicativo ASCII en la ciudad de Cali, es en un alto porcentaje. La respuesta de la Alta Gerencia fue positiva y capacitó al funcionario de las TIC´S respecto a este tema.

2) SISTEMA DE INFORMACIÓN Y GESTIÓN DEL EMPLEO PÚBLICO

–SIGEP-. Sería pertinente la actualización, por cada uno de los servidores públicos (nómina de planta y nómina de contratistas), de su hoja de vida en el aplicativo SIGEP, de la página web del DAFP.

o Proceso de Gestión Contractual. El proceso, en cabeza de la

Abogada Angela Maria Cubides Gonzalez, dio respuesta a las observaciones que salieron de la auditoría realizada:

1) Es pertinente mostrar avances respecto a la actualización del Manual

de Contratación de la CMT, porque así quedo en el Plan de Mejoramiento 2016 (en el segundo semestre del año 2016) presentado por la CMT, a la AGR, en el aplicativo SIA MISIONAL, y cuyas metas cuantificables son de un manual actualizado y sus indicadores de cumplimiento figuran con el 100%. Este ya fue elaborado.

2) Contratos Revisados. Los contratos, presentan observaciones de forma, es pertinente que el encargado del proceso solucione estas observaciones. A la fecha de elaboración de este informe, no hay avances en la solución de las observaciones.

o Procesos de la Gestión de la Planeación Institucional, de la

Comunicación Institucional, y Gestión de la Coordinación y Mejoramiento del Sigecot. Los procesos, en cabeza de la señora Contralora Municipal, doctora Patricia Ortega Gálvez y de la Secretaria





General, Ingeniera Lina Maria Maturana Muñoz, no ameritaron la ejecución de Plan de Mejoramiento.

o Proceso de la Gestión TIC´S. El proceso, en cabeza de la Técnica

Administrativa, Paola Andrea Ospina Vidal, dio respuesta a las observaciones que salieron de la auditoría realizada

1) Protege las copias de seguridad (conjunto de archivos muy

importantes para ser conservados), que efectúa Gestión TIC´S a todos los demás procesos de la entidad de control, mediante otro tipo de protección, en el local de la entidad. Esto lo soluciono la alta Gerencia, con la compra de una caja fuerte para guardar los backup hechos en forma semanal.

2) Los formatos F-113-11_Soporte_Tecnico y F-113-16_Solicitud de Servicio, se refieren a solicitudes de servicios y apoyo técnico realizadas por los servidores públicos de la Entidad de Control, a la fecha de la auditoria, no se utilizaban. Esto ya se solucionó.

3) No cuenta con sistemas de emergencia como son detectores de humo y alarmas, u otro tipo de censores. Se contrató e instalo.

o Procesos de la Gestión de Presupuesto y Tesorería. Los procesos,

en cabeza de la Secretaria General, Ingeniera Lina Maria Maturana Muñoz, no ameritaron la ejecución de Plan de Mejoramiento.

o Procesos de la Gestión Logística. El proceso, en cabeza de la Auxiliar Administrativa, Blanca Lucero Albañil Ladino, dio respuesta a las observaciones que salieron de la auditoría realizada:

1) Respecto al formato F-115-03 Pedido Interno, se le está dando el uso

debido. 2) El inventario se actualizo en forma debida.

o Procesos de la Gestión Documental. El proceso, en cabeza de la

Secretaria General, Ingeniera Lina Maria Maturana Muñoz. La auditoría a este proceso se realizó en forma simultánea y paralelo a los demás procesos, estratégicos, misionales, de apoyo y evaluación. Presenta el siguiente avance:

Se evidencia un adecuado manejo de los archivos de gestión de la entidad, los documentos de trabajo de los funcionarios cumplen con las normas relacionadas con principio de procedencia y originalidad, se agrupa toda la información de acuerdo con la Tabla de Retención Documental vigente para cada dependencia, se observa que la organización de los archivos de gestión tiene en cuenta los criterios de ordenación documental y su conservación se realiza en carpetas, dando





cumplimiento a los lineamientos de la ley 594 de 2000, el Decreto 2609 de 2012 y el Acuerdo 06 del 2014. Durante las vigencias 2016 se realizaron capacitaciones y procesos de re-inducción en temas de gestión documental a los funcionarios de la Contraloría Municipal de Tuluá dando cumplimiento a lo estipulado en el artículo 18 de la ley 594 del 2000, artículo 14 del Decreto 2609 de 2012. En fechas próximas la Secretaría General de la entidad, tiene programado los siguientes avances del proceso:

1) Se va a realizar reunión para aprobar el ajuste Tablas de Retención Documental (TRD), las cuales se presentan con nuevas series documentales, años de retención y disposición final.

2) Aprobación de Resoluciones (4) pendientes y necesarias para el cumplimiento del Decreto 1080 del 2015.

OTRAS ACTIVIDADES REALIZADAS.

Seguimiento a la contratación e información reportada al portal del Secop bimestral.

Realizar seguimiento y evaluación de acuerdo a lo consagrado en el artículo 76 de la ley 1474 de 2011, oficina de quejas, sugerencias y reclamos.

Informe austeridad y eficiencia del gasto público decreto 1737 del 21 de agosto de 1998. En este informe se analiza la contratación del periodo respectivo y se verifica su publicación en el SECOP, además de informes presupuestales e información de líneas telefónicas.

Elaboración y publicación informe de Control Interno Pormenorizado (Cuatrimestral), en marzo 12, de julio 12 y 12 de noviembre de 2016.

Seguimiento a los informes presentados de la deuda pública de los sujetos de control en forma mensual.

Seguimiento a los informes presentados en el aplicativo SIA OBSERVA, referente a la contratación de los sujetos de control y la contratación de la CMT en forma mensual.

Seguimiento al pago de la retención en la fuente, tasas y demás impuestos.





Informe derechos de autor de software presentado a la Dirección Nacional de Derechos de Autor, el día 15 de marzo de 2016.

Revisión posterior y selectiva de las órdenes de pago. Lo realiza la Oficina Asesora de Control Interno. Las evidencias se reflejan en la signación que quedan en cada cuenta.

Seguimiento al Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano, articulo 73 de la Ley 1474 de 2011. Con corte a enero 31, abril 30 de 2016 y agosto 29 de 2016, lo realiza la Oficina Asesora de Control Interno.

Seguimiento a la Administración de Riesgos de cada proceso, se efectúa en las auditorías internas de gestión.

Seguimiento a la Administración del Sistema de Gestión Documental. Se efectúa en la auditoría de cada proceso interna del proceso.

Elaborar boletines mediante informativos mediante TIC'S tanto a los servidores públicos de la Contraloría, como a los sujetos de control por intermedio de los correos electrónicos interinstitucionales. En el 2016, se elaboraron 10 TIC'S.

Seguimiento a los Informes a la Contraloría General de la República: hallazgos a las auditorías realizadas, razonabilidad a los Estados Financieros y situación de los Sistemas de Control Interno Contable - Resolución Orgánica 5993 de 2008 (septiembre7), artículos 79 y 80. Este informe lo desarrolla el proceso misional del ente de control y lo envía la Contralora Municipal.

Informes presentado en las fechas establecidas (07- 31- 2016) formatos 13-15-16-17-18-21, a cargo del doctor José Manuel Gonzalez Arias, la Ingeniera Luisa Fernanda García López.

ACTIVIDADES DE SEGUIMIENTO También se han realizado las siguientes actividades:

PLAN DE MEJORAMIENTO 2016. Con fecha 14 de junio de 2016, se incluyó en el aplicativo SIA MISIONAL, Modulo PGA. El próximo informe es seis (6) meses después, o sea el 14 de diciembre; a continuación se evidencia mediante “Pantallazos” la presentación de los avances del Plan de Mejoramiento a diciembre 14 de 2016.





CONCLUSIÓN.

La totalidad de los hallazgos (26), están en estado “Hallazgos con acciones cumplidas”, significa esto para la AGR, que la entidad auditada, en este caso la Contraloría Municipal de Tuluá, ya cumplió con su Plan de Mejoramiento; las evidencias reposan en los diferentes archivos, expedientes y procedimientos de los procesos estratégicos, misionales y de apoyo a la gestión.

Según la Circular Externa No. 03 de 2016, la AGR, ellos tienen diez (10) días hábiles para cerrar los candados que bloquean las diferentes opciones que tiene los sujetos auditados de hacer variaciones al Plan de Mejoramiento. En caso que la AGR, concluya que las acciones emprendidas por los servidores públicos de la CMT, para superar las causas que originaron los hallazgos, no los satisface, solicitará al ente de control, mediante correo electrónico que revisen las propuestas; señora contralora, a la fecha esto no ha sucedido, lo que significa que la AGR, está satisfecha.

PLAN DE MEJORAMIENTO 2015. Con fecha 6 de agosto de 2015 se suscribió el Plan de Mejoramiento 2015 (auditoría regular efectuada a la vigencia 2014), además el 5 de febrero de 2015, se incluyó esta información en el aplicativo SIA MISIONAL. A la fecha de elaboración de este informe, de los diez y seis (16) hallazgos, todos están en estado “Hallazgos con acciones cumplidas”, significa esto para la AGR, que la entidad auditada, en este caso la Contraloría Municipal de Tuluá, ya cumplió con su Plan de Mejoramiento en esos hallazgos; las evidencias reposan en los diferentes archivos, expedientes y procedimientos de los procesos estratégicos, misionales y de apoyo a la gestión

CONCLUSIÓN. En caso que la AGR, concluya que las acciones emprendidas por los servidores públicos de la CMT, para superar las causas que originaron los hallazgos no los satisface, solicitará al ente de control, mediante correo electrónico que revisen las propuestas; señora contralora, a la fecha esto no ha sucedido, lo que significa que la AGR, está satisfecha.

SISTEMAS DE INFORMACIÓN PARA LOS PROCESOS MISIONALES DE LA CONTRALORIA MUNICIPAL TULUÁ. Con los convenios realizados por la señora Contralora Municipal de Tuluá, con la Contraloría General de Santiago de Cali, respecto a la adquisición de sistemas de





información para los procesos misionales, se logra un avance importante en el manejo de los procedimientos de dichos procesos y al acceso a la información pública (Ley 1712 del 6 de marzo de 2014), reglamentada parcialmente por el Decreto Nacional 103 de 2015 por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones. Estos sistemas son para:

Proceso Auditor

Cobro coactivo

Responsabilidad Fiscal

Participación Ciudadana A partir de la instalación y ejecución de estos aplicativos, los seguimientos e

informes que hace la Oficina Asesora de Control Interno de la CMT a la Alta

Gerencia y en cumplimiento de uno de los roles que le competen como es la

“Relación con Entes Externos”, se facilitaran al interior y al exterior el flujo de

información de la entidad.

2. PUBLICACIÓN PLAN DE ACCIÓN 2017, CON SUS RESPECTIVOS OBJETIVOS.

El Plan de Acción 2017 con sus respectivos objetivos, se sube a la página web

en forma independiente, en forma simultánea a este informe.

JORGE ELIECER BEDOYA TAMAYO Jefe Oficina Asesora de Control Interno



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