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Ing. GABRIEL E. ROCHA C. Of. 453-314 [email protected]
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INFORMES CORTOS
Se trata de los informes finales de un proyecto "corriente" o
"corto", o de los
informes de avance de uno "especial" o "largo". El objetivo de
los informes de
avance es reportar el estado de progreso --o, en ocasiones
desafortunadas, de
estancamiento o retroceso-- en el desarrollo del proyecto;
mostrar los resultados
logrados y describir las decisiones tomadas en relacin con las
actividades a
realizar en la siguiente etapa. En los informes finales lo que
se busca en esencia
es reportar el estado al que se llev el proyecto: resultados
alcanzados,
conclusiones, recomendaciones para otros proyectos.
En la prctica profesional, estos informes siempre van a un jefe
inmediato, alguien
muy relacionado con el proyecto; eso significa que el lector est
familiarizado con
los detalles de ste y por eso no es necesario que el reporte sea
muy extenso --al
menos no en su parte principal o cuerpo, aunque puede ser que
tenga muchas
pginas anexas con resultados--. Es ms: cuando se haya escrito
otros informes
en fases previas del mismo proyecto, su contenido no ha de
repetirse en el nuevo
informe; basta hacer referencia a tales documentos y describir
slo los avances
realizados. Por supuesto, el informe final debe contener
resultados completos y
conclusiones.
Si se lleva una Libreta de Apuntes de Trabajo --cosa que es
recomendable--, en
los informes puede hacerse referencia a ella para que el lector
busque detalles
adicionales a los expuestos; en esta clase de trabajos, quien
recibe el informe
tiene --o debe tener-- acceso sin restricciones a dicha
Libreta.
En general, estos informes se escriben en forma de carta o
memorando; no se
dividen en secciones; solamente comprenden el cuerpo principal,
las referencias y
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uno o ms apndices o anexos. Los informes cortos que se presenten
en este
curso han de elaborarse siguiendo los lineamientos del documento
"Cosas a tener
en cuenta al escribir informes tcnicos".
Todo informe tcnico ha de entregarse acompaado por una carta
de
presentacin en la que se comunica la entrega y se hace alguna
referencia al
informe; dicha carta ha de ir firmada por los responsables del
proyecto. Adems
del simple acto de informar la culminacin del proyecto o de
alguna de sus
etapas, la carta debe contener un resumen del informe.
El cuerpo del informe debe empezar con una introduccin breve,
donde se indique
lo que se ha hecho y porqu se ha hecho. Es recomendable
presentar un marco
general del trabajo, procurando convencer al lector de que vale
la pena
emprender la lectura del resto del informe. Esta introduccin
debe terminar con la
indicacin expresa de los objetivos o partes especficas del
proyecto que son
cubiertas por el informe.
Despus ha de presentarse los datos y resultados. Cuando sean
pocos, se los
puede incluir en el texto. Si son extensos, algunos se dan,
brevemente, en el texto
--los ms relevantes, por supuesto--, y los dems en tablas o
grficas --si son muy
numerosos deben ponerse en un anexo--. En el caso de este curso,
es necesario
entregar resultados completos y claramente documentados.
Es aceptable que la discusin o anlisis de resultados se presente
a medida que
se muestran los datos, aunque tambin puede hacerse despus de que
se
presenten todos. El nivel de detalle en la exposicin del anlisis
debe ser el
mnimo necesario para sustentar adecuadamente las conclusiones
finales.
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El informe debe terminar con unos cuantos prrafos en los cuales,
de manera
muy concisa, se expongan las principales conclusiones alcanzadas
y se
establezcan recomendaciones --para las etapas posteriores del
proyecto o para
otros proyectos, segn sea el caso--.
En los reportes cortos no se incluye teora, a menos que se trate
de alguna cosa
nueva, que no haya sido contemplada en la propuesta o informe de
planeacin y
que haya sido desarrollada especficamente para sustentar el
informe; an en
tales casos, solamente se exponen los modelos empleados, sin
desarrollarlos o
discutirlos con profundidad.
Tampoco se exponen cuestiones relacionadas con los equipos ni
con la operacin
de los mismos. De nuevo, la excepcin est en casos en los cuales
se han hecho
cambios con respecto a los establecidos en el informe de
planeacin o en
informes anteriores.
En los informes de avance no se exponen clculos detallados --de
ser necesario
pueden encontrarse en la Libreta--, pero s en el informe final;
cuando son cortos,
es mejor incluirlos entre la exposicin de datos y la de
resultados; en otro caso, se
presentan en un anexo.
Las referencias han de presentarse al final, aparte; ha de
incluirse las
correspondientes a todas las fuentes de informacin que hayan
sido citadas en el
resto del informe. No han de aparecer referencias adicionales.
El formato a
emplear es el que se sugiere en el documento "Cosas a tener en
cuenta al escribir
informes tcnicos".
