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Estrategias para realizar un informe oral eficaz mediante el uso de PowerPoint Octubre, 2012.
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1
Estrategias para realizar un informe oral eficaz mediante el uso de
PowerPoint
Preparado por.
Prof. Ivette Maldonado Rivera
octubre de 2012
2
RECORDAMOS…• 20% de lo que oímos
• 30% de lo que vemos
• 50% de lo que vemos y oímos
• 80% de lo que decimos
• 90% de lo que decimos y hacemos
Tomado de: Cintrón (2010)
3
Objetivos• Conocer los asuntos a considerar antes y durante la
realización de un informe oral mediante el uso de Power
Point.
• Conocer los componentes que interactúan en una
presentación eficaz.
• Desarrollar la destreza de comunicación eficaz.
• Desarrollar la capacidad de los participantes para hablar en
público logrando que al presentar su informe oral se haga de
forma interesante.
Tomado de: Cabán (s.f.a)
4
AgendaEtapas de la presentación
– Antes de la presentación
– Durante la presentación
5
Aspectos a considerar antes del informe oral en
Power Point
6
Aspecto a considerar antes del informe oral
• Preparación
• Audiencia
• Formato
• Tiempo
• Componentes de la Presentación
• Ética
7
Preparación• Preparar una presentación requiere tiempo y
dedicación.
• Establezca el tema organizando la presentación
alrededor de una idea central y desarrolle un bosquejo.
• Busque personas que estén dispuestos a criticar sus
defectos u omisiones.
• Establezca un título que sea provocativo y al punto.
Adaptado de: Solsona (2000), Seguí (s.f.) y Lizzi (2005)
8
Preparación• Recopile y organice la información.
• Seleccione las actividades y diseñe los recursos audiovisuales.
• Tenga todo el material impreso para ofrecer a la audiencia.
• Prepare una presentación alterna en caso de que el equipo
electrónico falle, ejemplo: “handouts”.
• Estudie la presentación antes de exponerla.
Adaptado de: Rivera y Celpa (2009)
9
Audiencia• Determine el tipo de audiencia:
– Establezca género, edad, intereses, conocimientos y
nivel socio-cultural.
– Estos aspectos influirán en el grado de complejidad.
• Utilice vocabulario adecuado de acuerdo con la audiencia.
Adaptado de: González (2006) y Lizzi (2005)
10
• Organice la presentación alrededor de los detalles que la
audiencia le interesa.
• Prepárese para contestar las posibles preguntas de la
audiencia.
Audiencia
Adaptado de: Lizzi (2005)
11
Formato • Letras
• Fondos (colores)
• Animaciones
• Imágenes
• Videos
• Slides
12
Formato: Letras• Use un máximo de dos colores y estilos de letras.
• Tamaño mínimo
– Títulos-36 puntos
– Subtítulos-32 puntos
– Texto-24 puntos
• El 48.2 de la audiencia no tolera la letra muy pequeña.
• Los títulos deben ser al menos dos o cuatro puntos más
grandes.
Adaptado de: Solsona (2000), Cabán (s.f.b) y Cintrón (2010)
13
Formato: Letras•No use letra cursiva.
•Se recomienda utilizar fuentes sencillas como:
Sans Serif (Arial, Tahoma, Comic Sans MS) para
los títulos
Serif (Times new Roman, Courier New,
Garamond) para el resto del texto.
Tomado de: Cintrón (2010)
14
• Evite presentar el texto todo en letras mayúsculas, pues
confunde y dificulta la lectura.
• Se acepta el uso de letras mayúsculas en títulos cortos.
• En títulos largos use letras mayúsculas solo en la primera letra
de cada palabra.
• Use bold para enfatizar.
Formato: Letras
Adaptado de: Solsona (2000), Cintrón (2005), Rivera y Celpa (2009) y González (2006)
15
Fondos (Colores)• Los fondos deben combinar con el color de los dibujos o de
las letras.
• Nunca se deben emplear más de 3 colores y su
combinación debe ser adecuada.
• El 33% de la audiencia no tolera el uso de colores
inadecuados.
Adaptado de: Solsona (2000) y Cintrón (2010)
16
Formato: Fondos (Colores)• Es preferible usar fondo claro y letras obscuras.
• Por bonito que sea un fondo oscuro, no es adecuado para
una presentación profesional.
• Es aconsejable que haya algún elemento identificativo de la
presentación que rompa con la monotonía de un fondo
blanco.
Adaptado de: Agudo Ortíz y Zamora (s.f.)
17
Formato: Imágenes vs. palabras• Utilice de forma balanceada: diagrama, gráficos y dibujos.
– Es una forma de mayor impacto para evitar la lectura
como medio auxiliar al hablar sobre una idea.
• Seleccione los gráficos que utilice de modo que vayan de
acuerdo con el material que se está presentando.
– No use los gráficos solamente por tener algo en las
transparencias.
Adaptado de: Solsona (2000) y Cintrón (2005)
18
Formato: Imágenes y animaciones• Los gráficos llamativos distraen la audiencia.
• No siempre las imágenes sustituyen las expresiones.
• El tamaño implica la importancia.
• El uso de objetos animados distrae.
– Se recomienda usar animaciones para enviar mensajes
subliminales.
• Las transiciones deben ser simples y no se recomienda que
tengan sonidos.
Tomado de: Cintrón (2010), González (2006) y Rivera y Celpa (2009)
19
Formato: Tablas VS Gráficas• No utilice tablas complejas con números pequeños difíciles de
leer.
• El límite para las tablas es de 20 cuadros (no debe tener más de
5 cuadros o 4 cuadros o el equivalente).
• Preferiblemente presente gráficas en vez de tablas.
• Si escribe algo en el eje de una gráfica, asegúrese de que sea
legible.
• El 27.9% de la audiencia no tolera las gráficas muy complejas.
Adaptado de: Solsona (2000), González (2006) y Cintrón (2010)
20
Formato: Videos
• Son muy útiles para presentar productos, campañas de
divulgación y comparar.
• Permiten narrar un hecho con imágenes.
• Se puede optar por grabar el discurso o hablar a medida que se
presenta el video.
• No son medios aptos para proporcionar datos estadísticos,
informar cifras o variables.
Tomado de: Lizzi (2005)
21
Formato: “Slides” o Transparencias• Coloque una idea principal por “slide”.
• Mantenga la cantidad de líneas por página entre cinco y ocho.
• No acumule el texto en un lugar del “slide”.
– Distribuya los espacios en blanco eficientemente.
• El primer “slide” debe incluir el título, nombre , curso, sección, profesor y fecha.
Adaptado de: Cabán (s.f.b)
22
• Use el formato horizontal (cubre todo el área de la proyección).
• Si se hacen varios “slides” de un mismo tema deben ser
consistentes y uniforme en su apariencia.
• Coloque títulos en todos los “slides” (transparencias).
• Use “bullets” o números.
• El 48% de la audiencia no tolera el no usar bullets.
Formato: “Slides” o Transparencias
Adaptado de: Cintrón (2005) y Cintrón (2010)
23
• Coloque los “slides” en el orden en que se van a presentar.
• Puede presentar el texto cuando columnas cuando sea apropiado.
• No lea.
– Añada la información al slide presentado y sea espontáneo.
– El 69.2 % de la audiencia no tolera que se lea las
diapositivas.
• Cada “slide” se debe mantener en pantalla por un periodo no
mayor de dos minutos.
Formato: “Slides” o Transparencias
Adaptado de: Cintrón 2005, Lizzi (2005) y Cintrón (2010)
24
Formato: “Slides” o transparencias• Use a lo sumo dos efectos de transición entre “slides” en cada
presentación.
• Confeccione dos “slides” en lugar de presentar uno por
porciones.
• No subraye pues puede ser confundido con enlaces (links).
• Enumere los “slides”.
Tomado de: Cintrón (2010), González (2006), Rivera y Celpa (2009) y Lizzi (2005)
25
Tiempo de preparación • Una buena presentación debe ser ensayada.
• Dicho ensayo incluirá la medición del tiempo
exacto requerido.
• Fije una determinada cantidad de minutos para
cada parte del informe y deje un lapso de tiempo
libre para circunstancias imprevistas.
Adaptado de: Solsona (2000) y Lizzi (2005)
26
Componentes de Presentación en Power Point
• Apertura
• Objetivos
• Contenido
• Conclusión
• Referencias
27
En esta etapa se recomienda:
• Estimular el interés de la audiencia.
– Saludar, agradecer la asistencia y presentarse.
• Aclarar los términos nuevos.
• Explicar como se va estructurar la presentación.
Por ejemplo: “ Se expondrá durante 20 minutos y luego ser
darán 10 minutos para contestar preguntas”.
Componentes: Apertura
Adaptado de: Lizzy (2005)
28
Componentes: AperturaFormas de iniciar una presentación • Cita fascinante
• Estadística llamativa
• Pregunta retórica
– Ej: ¿Existe en Estados Unidos el derecho al aborto?
• Anécdota humorística
• Historia de enganche
• Ejercicio rompehielo
Tomado de: Cabán (s.f.a)
29
• Deben ser específicos y medibles.
• Deben tener un verbo o una palabra de acción que describa
un comportamiento o una actividad.
• Se obtienen los temas y subtemas a tratar.
Componentes: Objetivos
Adaptado de: Cintrón 2005, 114
Componentes: Objetivos• Deben contestar la siguiente pregunta: ¿ Qué vamos a hacer
en específico en el trabajo o tarea?
• Ejemplos que se pueden utilizar en la redacción de un
objetivo: conocer, explicar, identificar, utilizar, organizar,
describir, completar, distinguir, entre otros.
Tomado de: Cintrón 2005, 114
Componentes: Contenido• Asegúrese de cumplir con los criterios de evaluación del
curso.
32
Componentes: Conclusión o Cierre• Resumen de los puntos más importantes del tema investigado.
• Tienen como propósito grabar en la mente de la audiencia las
ideas presentadas.
• Se recomienda alinear esta parte con los objetivos.
• Puede mostrar gráficas o cuadros que destaquen los temas
centrales o que resuman lo expuesto de modo que se facilite a
los oyentes el recordar y relacionar la información
suministrada.
– Esto promoverá una reflexión posterior.
Adaptado de: Cabán (s.f.a)
33
• Recalque la relación de los temas tratados con los intereses de los
oyentes.
• Es un momento decisivo en la presentación. Es necesario que los
oyentes reconozcan que están ante una conclusión. Utilize frases
sintetizadoras como:
- Para terminar….
- En conclusion….
- Por lo tanto…..
- En consecuencia….
Componentes: Conclusión o Cierre
Adaptado de: Lizzy (2005)
34
Componentes: Conclusión o Cierre• Agradezca la participación de los presentes y mencione que se
sintió honrado de compartir la presentación con los oyentes.
• Es útil emplear una frase que logre que el público se convenza
del beneficio de conocer sobre el tema. Ejemplos de cierres:
Adaptado de: Lizzy (2005) y Cabán (s.f.a)
- Pregunta retórica
- Estadística llamativa
- Historia emotiva
- Cita
- Anécdota humorística
- Frase que se haga eco del
objetivo.
35
Sea ético• Se necesita evidencia y datos suficientes para sustentar un
argumento sólido que cubra los tópicos a discutir, por lo cual
es necesario investigar.
• Respete los derechos de autor citando las fuentes de las cuales
obtuvieron todos los elementos utilizados en su presentación.
Adaptado de: Rivera y Celpa (2009)
36
Logística• Coteje que el salón esté organizado.
• Asegúrese que haya la cantidad de sillas requeridas para
ubicar la audiencia.
• Familiarícese con el uso del equipo necesario para poder
proyectar su presentación.
• Verifique que el equipo que se va a utilizar esté disponible y
funcione.
Tomado de: Cabán (s.f.b)
37
Aspectos a considerar durante el informe oral en
Power Point
38
Aspectos a considerar durante el informe oral en Power Point
• Imagen
– Apariencia
– Vestimenta
• Comunicación Verbal
• Comunicación No Verbal
– Postura
– Gestos
– Ruidos
• Duración
39
Imagen: AparienciaVestimenta
• Vista en consonancia con la audiencia (no exagere frente a un
público sencillo)
• Use vestimenta “business casual” en un estilo acorde con su
personalidad y use colores neutrales.
• No use brazaletes, cadenas muy grandes o tacones altos.
• Use peinado adecuado.
Adaptado de: Cabán (s.f.b) y Solsona (2000)
40
Imagen: Comunicación verbal• Use lenguaje directo, conciso y llano.
– Evite rodeos.
• Establezca conexión con la audiencia.
– Personalice la presentación.
– Hable como si estuviera conversando.
• La actitud debe ser la de un colega o compañero.
• Sea sincero
Adaptado de: Lizzi (2005), Cabán (s.f.b) y González (2006)
41
Imagen: Comunicación verbal• Hable a una rapidez y tono adecuado.
– Evite hablar demasiado rápido ni con grandes pausas.
• Pronuncie claramente y de forma correcta.
• Articule correctamente y evite las muletillas. (“ah”,”eh”).
Adaptado de: Cabán (s.f.b) y Solsona (2000)
42
Imagen: Comunicación verbal• Evite frases vacías de significado como: y nada, ¿viste?, ósea,
este….
• Evite el uso de terminología culta o especializada desconocida
por la audiencia, por ejemplo: epistemología.
Adaptado de: Lizzi (2005)
43
Imagen: Comunicación verbal• No utilice palabra inventadas como: manipuleo (por
manipulación).
• No utilice palabras extraídas de la jerga juvenil, por ejemplo:
esta cool, flasheó, en un bajón, etc.
• No utilice expresiones tipo mensajes de texto.
Adaptado de: Lizzi (2005)
44
Imagen: Comunicación VerbalPreguntas y Objeciones
• Póngase en el lugar del auditorio.
• Demuestre interés en la pregunta.
• Durante la presentación aclare puntos que puedan convertirse
en inquietudes futuras.
• No permita ni promueva discusiones.
Adaptada de: Lizzi (2005)
45
Imagen: Comunicación verbalPreguntas y Objeciones
• Admita que desconoce la respuesta.
• Reformule la pregunta si no es clara.
• Reduzca la extensión de la interrogación.
• Observe la reacción del público.
Adaptada de: Lizzi (2005)
46
Imagen: Comunicación no verbalPostura
• No se recueste.
• No de la espalda a la audiencia.
• No se pare detrás de la audiencia
• No se pare frente a los visuales
• No mire la pantalla detenidamente.
Adaptado de: Rivera y Celpa (2009)
Imagen: Comunicación no verbal
Postura
• Asuma una postura relajada
– Descanse bien antes de la presentación.
– Llegue una hora antes para poder organizar el material y
las áreas.
– No coma alimentos pesados.
– Revise su material y notas para que no le falte nada.
Adaptado de: Rivera y Celpa (2009)
48
Imagen: Comunicación no verbalPostura
• Comuníquese con seguridad.
– El público recibe más información por lo que
observa en su cara, manos y gestos mediante las
mismas palabras.
Adaptado de: Cabán (s.f.b), Rivera y Celpa (2009) y Sulsona (2000)
Imagen: Comunicación no verbal
Postura
• Establezca conexión con la audiencia.
– Mantenga contacto visual con toda la audiencia. Si le
causa nerviosismo hacerlo mire por encima de la gente.
– Sea natural y sonría pues se transmite confianza.
• No mire hacia el piso ni hacia el techo.
Adaptado de: Cabán (s.f.b), Rivera y Celpa (2009) y Sulsona (2000)
50
Imagen: Comunicación no verbal
Gestos
• Use las manos y los brazos para hacer énfasis de forma
moderada sin emplear ademanes teatrales pues adiciona un
elemento de convicción a las palabras.
• Observe la retroalimentación no verbal de la audiencia.
Tomado de: Solsona (2000) y Rivera y Celpa (2009)
Imagen: Comunicación no verbal
Ruidos
• Evite ruidos que distraigan
- Prendas tales como: pulseras
- Celulares
- otros
Adaptado de: Cabán (s.f.b.)
52
Duración
• Respete el tiempo asignado,
ya que afecta a la
administración efectiva del
mismo.
Adaptado de: Solsona (2000)
53
ReferenciasAgudo Ortíz, R. & Zamora, J. J. (s.f.) Presentaciones
corporativas: Microsoft PowerPoint: normas básicas.
[Presentación en PowerPoint]. Manuscrito no publicado.
Universidad de Puerto Rico en Bayamón, Puerto Rico.
Cabán, J. (s.f.a). Estrategias para preparar presentaciones
efectivas: primera parte. [Presentación en PowerPoint].
Manuscrito no publicado. Universidad de Puerto Rico en
Bayamón, Puerto Rico.
54
ReferenciasCabán, J. (s.f.b). Estrategias para preparar presentaciones
efectivas: segunda parte. [Presentación en PowerPoint].
Manuscrito no publicado. Universidad de Puerto Rico en
Bayamón, Puerto Rico.
Cintrón, I. (2010). Presentaciones efectivas en el salón de clases
[Power Point]. Universidad de Puerto Rico en Bayamón,
Bayamón, PR.
Cintrón, I. (2005). Técnicas para adiestrar (2ª ed. rev.). Hato Rey,
PR.: Publicaciones Puertorriqueñas.
55
ReferenciasGonzález, J. (2006). Asignación de PowerPoint. Recuperado el 15 de
agosto de 2007, del sitio web del Colegio de Ciencias del
Departamento de Física-Matemáticas de la Universidad Católica
de Puerto Rico:
http://www.pucpr.edu/facultad/jgonzalez/Asignaciones-CC210/As
ig%20Powerpoint%20Deporte%20o%20Cantante.doc
Lizzi, S. (2005). Cómo realizar presentaciones exitosas. Buenos
Aires: Longseller.
56
ReferenciasRivera, W. y Celpa, N. (2009). Presentaciones orales efectivas
[Power Point]. Centro de Recursos para el Aprendizaje,
Universidad del Este, Carolina, PR.
Seguí, C. (s.f.) El ABC del diseño efectivo de carteles (posters)
creativos y efectivos para exhibiciones y conferencias [Power
Point]. Universidad de Puerto Rico, Recinto de Ciencias Médicas,
San Juan, PR.
Solsona, F. (2000). Consejos útiles para mejorar las presentaciones
técnicas audiovisuales [versión electrónica] Revista Cubana de
ACIMED 8 (3), 239-243.