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INFORMES ORALES
En la mayora de los campos, la ingeniera incluida, debe
informarse, comunicar ideas y transferir conocimientos
sistemticamente. Para tales fines a veces se emplean las llamadas
presentaciones. Presentar significa enfrentar a una audiencia para
mostrar o explicar algo que ella desconoce. En una presentacin
siempre se vende algo: una idea, un grupo de investigacin, una
institucin; y, claro, tambin se vende el presentador como persona y
como profesional. Crear presentaciones impactantes no es algo fcil;
menos cuando la cultura occidental se est moviendo rpidamente desde
la informacin escrita y verbal hacia el dominio de la imagen y la
comunicacin visual. Los nmeros y las letras continan y continuarn
siendo el principal medio para expresar y registrar informacin,
pero su absoluto dominio est cediendo el paso al avance de la
informacin visual. En los documentos impresos, el lenguaje ha sido
el elemento principal y los factores visuales se han considerado
como secundarios o de soporte. Actualmente, en la comunicacin prima
lo visual; lo verbal simplemente complementa. Es urgente que los
estudiantes desarrollen sus capacidades para trabajar adecuadamente
con entornos visuales y que reconozcan cundo un dato debe
presentarse en forma visual y cundo en forma descriptiva con
palabras y nmeros. Para que el pblico acepte lo que se le presenta,
el presentador debe ser didctico, convincente, claro, simple y
directo. A continuacin se expone una serie de ideas propuestas por
expertos en el tema para que sirvan como gua en la realizacin de
presentaciones efectivas.
ASPECTOS GENERALES Preparar una presentacin requiere tiempo y
dedicacin, y
debe realizarse con suficiente antelacin. No obstante, es obvio
que la proporcin de tiempo dedicada a la
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investigacin y el desarrollo de ideas debe ser mayor que el
tiempo dedicado a preparar la presentacin.
Las nuevas tecnologas son deslumbrantes y pueden aadirle
gran valor a una presentacin. Pero los encargados de hacer
presentaciones no deben dejarse seducir por ellas ya que la
audiencia lo que desea es escuchar algo realmente nuevo, producto
de una excelente investigacin; deben tener en cuenta que las
presentaciones efectivas dependen de la calidad de la informacin
expuesta y no de la forma como sta se presente
(espectacularidad).
Cuando se hayan construido respuestas, creado soluciones,
tomado decisiones y propuesto recomendaciones sobre un tema, sus
autores podrn dedicarse a compartir sus descubrimientos; en este
punto, no antes, deben enfocarse en la comunicacin persuasiva del
contenido.
Es fundamental el respeto por los derechos de autor; deben
citarse las fuentes de las cuales se obtuvieron todos los
elementos utilizados en la presentacin (ideas, texto, fotografas,
imgenes, mapas, etc.).
Es recomendable practicar la presentacin; si se realiza
solo, conviene grabar el ensayo para despus escucharlo y hacer
las correcciones que sea del caso; una mejor opcin es hacer la
presentacin ante un pequeo grupo que est dispuesto a
criticarla.
Una presentacin debe comunicar un mensaje, algo que valga
la pena; de otro modo, al terminar con seguridad el auditorio no
tendr una actitud positiva hacia el presentador.
No es adecuado tratar de comunicar gran cantidad de
informacin o demasiados detalles en una presentacin; es mucho ms
efectivo presentar solamente unas cuantas ideas importantes. Una
regla de oro al respecto plantea que para que una presentacin sea
til deber cumplir con las tres I: Interesar, Informar,
Incentivar.
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DISEO SELECCIONAR TEXTO E IMAGEN Es recomendable que se prepare
un guin con el fin de evitar
productos finales carentes de una estructura lgica o que no
puedan comunicar el mensaje central.
El guin con los temas y subtemas puede ser la diapositiva
inicial de la presentacin. A partir de sta se definen los ttulos
de las otras diapositivas y bajo cada ttulo se incluye el texto
explicativo, las imgenes de apoyo y las notas personales.
Cada diapositiva debe tener un ttulo que aclare tanto al
pblico como a quien realiza la presentacin, cul es el punto
principal a comunicar. Esto asegura la coherencia en la presentacin
y ayuda a organizar el material.
El texto de cada diapositiva debe limitarse a unas cuantas
frases. En general, cada diapositiva debe contener slo seis
lneas de texto, con seis palabras por lnea; no importa que un par
de diapositivas tengan 8 lneas, pero que esto no sea la regla.
A no ser que el presentador realice una cita textual, no
deben incluirse prrafos en las diapositivas. Escriba frases, no
oraciones. Tenga en cuenta que la
presentacin es el soporte de su discurso verbal, no el reemplazo
de ste y que le debe recordar adems, hacer comentarios adicionales.
La regla es, entonces: no usar textos sino palabras o frases claves
a partir de las cuales se ampliarn las ideas.
No olvide simplificar, simplificar y simplificar. Cuando se
termine de preparar la presentacin, debe volverse a editarla con
el fin de omitir palabras innecesarias o reemplazar oraciones por
palabras claves.
Debe tenerse especial cuidado con la redaccin y ortografa,
pues los errores se magnifican cuando se proyectan. Se
recomienda imprimir la presentacin y pedirle a alguien ms que la
lea con el fin de corregir errores ortogrficos, mecanogrficos u
otras inconsistencias.
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Las ayudas visuales como grficas, mapas, dibujos y fotografas,
entre otras, deben utilizarse para permitir a la audiencia
visualizar conceptos que de otra forma resultaran difciles de
entender. No hay que darles otro uso.
No espere que las ayudas visuales hagan anlisis, creen
empata, generen preguntas o construyan una relacin con la
audiencia. Esa es labor del presentador.
Debe abrirse y cerrarse la presentacin con textos que sean
especiales. Los primeros minutos sirven para establecer un
contexto que es crtico para generar las expectativas y el inters de
la audiencia. Los minutos finales sirven para unir todas las piezas
y enfatizar los puntos ms importantes que se han tratado a lo largo
de la presentacin.
ARMONA Debe promoverse la simplicidad a lo largo de toda la
presentacin. Sea consistente en el tipo de letra, su tamao y
formato. No
se recomienda usar letra de menos de 24 puntos, ni mezclar
letras de tipos diferentes.
Debe usarse un tipo de letra clara y fcil de leer, as como
fondos de pantalla sencillos. Todas las palabras deben ser
legibles desde el lugar ms
alejado del saln. Las combinaciones de maysculas y minsculas son
ms legibles que solo unas u otras.
Las vietas deben ser consistentes; en un listado de
acciones todas las frases deben comenzar con verbos; en un
listado de beneficios todos los puntos deben corresponder a esta
categora.
Todas las vietas pueden comenzar con un verbo, o las frases
con un sujeto. Esta estructura har que la presentacin fluya ms
fcilmente de un punto a otro.
6 palabras en cada vieta, 6 vietas en cada diapositiva, y
no ms de 6 diapositivas de texto seguidas, es una buena prctica.
Seis diapositivas de texto seguidas, quiere decir
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que el presentador habla por lo menos 10 minutos sin ninguna
ayuda visual. Utilizar transparencias recargadas de texto es uno de
los errores ms comunes en las presentaciones.
La apariencia de las diapositivas debe ser variada. Es buena
idea intercalar grficas, con frases y listados, con fotos. Una
impresin en papel de la presentacin permite asegurarse que hay
variedad visual.
Hay que ser cuidadoso con el uso de los colores. Una buena
eleccin de colores es un punto crtico para la transmisin del
mensaje. No se recomienda emplear ms de tres colores en una
diapositiva.
Asegrese de tener buen contraste entre el texto y el fondo.
Los expertos recomiendan colores muy oscuros para el texto y
pasteles plidos para el fondo como amarillo claro, aunque algunos
prefieren texto claro sobre fondo oscuro.
Al final de la presentacin tenga un par de diapositivas en
blanco seguidas de otra que diga "Gracias" o que presente
nuevamente el contenido de la diapositiva inicial.
ELIMINAR DISTRACCIONES Se recomienda no mantener por ms de dos
minutos una
diapositiva en pantalla. Los diseos muy vistosos pueden opacar
el impacto del
mensaje. Use transiciones naturales, como el texto que cae o
que
aparece desde la izquierda. Es ms fcil leer cuando el texto
proviene siempre del mismo lugar. No se exceda con las
transiciones, pues no todas las diapositivas requieren efectos
especiales. Es importante evitar la llamada tcnica del strip-tease
(el descubrir una diapositiva por partes).
Debe procurarse evitar la presentacin de tablas; resulta
mucho ms efectiva exponer la informacin en grficos. Cuando se
expongan tablas, stas debern tener un diseo simple; se recomienda
un lmite del orden de 20-25 celdas; si se trata de nmeros, debe
usarse un formato conveniente y evitar mostrar cifras innecesarias
o poco significativas
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(por ejemplo, es ms lo que confunde o distrae que lo que
comunica una cifra como 0.200E+02C o un nmero de Reynolds de
273128,4358769).
La presentacin debe tener el mnimo posible de sonidos y
animaciones. Estos elementos deben reservarse para dar mayor
nfasis a los puntos importantes.
No utilice colores complementarios en la misma diapositiva
(rojo y verde, azul y anaranjado, etc.). No utilice colores
brillantes, sobre todo colores primarios,
pues estos distraen, cansan e incluso pueden ocasionar problemas
de visin para algunos asistentes.
Los dispositivos de proyeccin pocas veces producen los
mismos colores que un monitor. Asegrese de verificar que todas
las tonalidades de la presentacin se vean bien cuando son
proyectadas.
PRESENTACIN
HABLAR Si el presentador se comunica con seguridad y transmite
sus
conocimientos con sinceridad, la audiencia tiende a darle mayor
credibilidad y confianza. Es muy importante evitar la mera
apariencia de conviccin; debe comunicarse honestamente.
El auditorio debe estar atento para que reconozca y dude de
los oradores manipuladores y falsos. Es indispensable
desarrollar el pensamiento crtico para no "caer" ante una
presentacin poco profunda o ante imgenes e ideas de dudosa
validez.
Es importante usar un tono de voz que cambie segn el
contexto de la presentacin, tal como cambia durante una
conversacin coloquial. No debe hablarse muy rpido ni con grandes
pausas. Deben evitarse las muletillas.
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El orador efectivo crea una conexin fuerte con la audiencia y
establece contacto visual con cada miembro del grupo en diferentes
momentos de la presentacin.
Durante la presentacin, el expositor debe evitar leer las
diapositivas; la audiencia las puede leer sin ayuda de l; ste
debe concentrarse en la elaboracin y exploracin del tema
investigado.
ACTUAR El presentador no puede olvidar su primera y mas til
herramienta audiovisual: l mismo!! Su rostro, su voz, sus manos
y su cuerpo son mucho ms expresivos que cualquier cosa que la
tecnologa pueda producir. El lenguaje corporal, los gestos,
permiten enfatizar o reforzar algunos puntos de la presentacin; el
desplazamiento por el escenario tambin aade un elemento de
conviccin a lo que se expone.
Haga pausas deliberadas con diapositivas neutrales que le
permitan acercarse ms a su audiencia. Herramientas como
PowerPoint son ms poderosas en manos de
un presentador hbil. Por eso se debe insistir en que se
practiquen las presentaciones.
Otra de las formas de involucrar a la audiencia con el
presentador, adems del contacto visual y el entusiasmo, consiste
en contar ancdotas personales, apuntes divertidos o ejemplos
inteligentes.
Es buena idea tener un "Plan B". La tecnologa es cada da
ms fcil de usar, pero sigue existiendo la posibilidad de que un
proyector no pueda comunicarse con el computador, o pueda caerse la
red. Tenga un plan de contingencia como tener la presentacin en
transparencias o tener una copia impresa que se pueda fotocopiar en
cualquier momento. Si el equipo falla, el presentador debe
continuar; l es el mensaje; las ayudas visuales son slo eso,
ayudas.
LA AUDIENCIA Utilice una vestimenta que est de acuerdo con el
evento y
la audiencia.
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Analice su objetivo y las expectativas de la audiencia.
Cul es el propsito de la presentacin: ensear, persuadir,
motivar, aclarar o informar?
Si el mensaje del orador le llega a la audiencia de una
manera convincente y atractiva, es probable que varios de los
asistentes den seales de aprobacin mediante alguna forma de
lenguaje corporal. El presentador debe estar pendiente de este tipo
de seales a fin de continuar como va o rectificar en la forma de
presentar la informacin.
Quien realiza la presentacin debe hacerse preguntas como:
Quin est sentado ah? Cules son sus necesidades? Cules sus
preferencias? Qu comportamientos tienen? Cunto saben sobre el tema?
Cunto vocabulario manejan, y Qu nivel de profundidad se le debe dar
al tema?
Por respeto a la audiencia, debe asegurarse antes de iniciar
la presentacin que todos los elementos fundamentales para llevar
a cabo la presentacin, funcionen apropiadamente.
Es importante que dentro del tiempo de la presentacin haya
espacio para que la audiencia pueda hacer preguntas. Pensando en
el momento de las preguntas, es importante
conocer la ubicacin de las diapositivas claves para llegar a
ellas directamente a fin de aclarar las dudas presentadas por la
audiencia.
Preparado con base en material de la Fundacin Gabriel Piedrahita
y del Ingeniero Felipe Solsona.
