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Informática Administrativa
INFORMÁTICA ADMINISTRATIVA
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Sesión No. 8
Nombre: Hojas de cálculo (Microsoft Excel). Parte I. Objetivo: al finalizar la sesión, el estudiante conocerá los principios,
componentes y funcionalidades básicas de la interfaz de Microsoft Excel 2003.
Contextualización
Las hojas de cálculo son herramientas frecuentemente utilizadas en el ámbito
administrativo, debido a su gran capacidad de ordenamiento de datos en hojas
tipo tablas, que permiten realizar tareas de cálculo y manejo de datos de forma
sencilla y eficaz, permitiendo incrementar en gran medida la relación que existe
entre los datos, la dependencia y el resultado que éstos pueden reflejar o que
impactan en los demás contenidos de un libro de hojas de cálculo.
Los usos que se le dan a las hojas de cálculo, van desde almacenamiento de
datos numéricos o alfanuméricos, cálculos financieros, base de datos,
contabilidad etc.
Fuente: http://previews.123rf.com/images/tatus/tatus1311/tatus131100006/23833575-Conjunto-de-n-meros-y-signos-de-puntuaci-n-Foto-de-archivo.jpg
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Introducción al Tema
Recordando un poco las sesiones anteriores, hagamos referencia a la inserción
de los gráficos tanto en Word como en Power Point, al insertar un gráfico, se
desplegaba una ventana con una tabla donde se podían ingresar los datos
necesarios para graficar una serie de números y conceptos. Esa pequeña
ventana es una hoja de cálculo. La facilidad de graficar de las hojas de cálculo
es solo una pequeña parte de todos los usos que una hoja de este tipo puede
realizar.
Microsoft Excel es una poderosa herramienta de hojas de cálculo diseñada
para la gestión administrativa que difícilmente se omite en las actividades
empresariales diarias, es por esto, que en esta sesión, aprenderás las partes
que lo conforman y cómo iniciar a trabajar con esta herramienta.
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Explicación
6. Hojas de cálculo (Microsoft Excel):
6.1 Componentes de la interfaz de Microsoft Excel 2003
Al igual que las otras herramientas de office, Microsoft Excel divide su interfaz
en barras y paneles, con los cuales se pueden realizar acciones dentro del área
de trabajo principal, que en este caso es una cuadricula cuyas columnas se
identifican por letras y las filas por números, generando en cada intersección un
recuadro denominado celda.
6.1.1 Las barras
En la parte superior encontraremos la barra de título y las barras de menú. Al
igual que en Word o Power Point, desde la barra de menús podemos desatar
diversos comandos para las acciones sobre las que estemos trabajando.
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A continuación, aparecen dos barras básicas, la de herramientas y la de formato,
que son las mínimas necesarias para poder comenzar a trabajar con Excel 2003.
Hasta ahora, nada diferente en comparación con Word o Power Point, el uso
de estas barras es exactamente el mismo y no debe presentar problema en su
uso (salvo algunos botones que se comentarán más adelante). La siguiente
barra en la interfaz de Excel es la que más se estará utilizando mientras se
trabaja en él, esta es la barra de fórmulas que muestra la intersección de fila y
columna (celda) en la que se encuentra el cursor, así como su contenido. A su
vez cuenta con el botón de fórmulas, el cual se explicará más adelante a detalle.
Excel tiene la característica de poder trabajar con múltiples hojas de cálculo,
para poder moverse entre las hojas incluye una barra de pestañas de selección
de hoja, donde se acumulan las hojas de cálculo. Por default, Excel inicia con
tres hojas de cálculo, sin embargo, pueden agregarse más.
6.1.2 Panel de tareas
Otro componente que nos volvemos a encontrar es el panel de tareas, es más
común encontrar a los usuarios trabajando con el panel cerrado, ya que
obstaculiza en muchas ocasiones, la visibilidad de la información en la hoja de
cálculo, sin embargo, su funcionamiento es igual al de Word o Power Point,
puedes probar las actividades que veremos a lo largo de este curso, probando
con las dos opciones, panel de tareas visible o comandos desde menú o
combinación de teclas.
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6.2 Operaciones básicas con Excel:
6.2.1 Operaciones con archivos
Como en todas las herramientas de office, los libros de Excel tienen cuatro
funciones básicas:
Crear libro.
Guardar un libro.
Guardar un libro a partir de otro existente.
Abrir libro.
Pero, tratándose de Excel y el tipo de contenido que puede llegar a tener, es
indispensable contar con algunas medidas extras de seguridad y otro tipo de
operaciones sobre ellos, tales como son:
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Proteger libro. Muchas empresas guardan información importante y
confidencial en archivos de Excel, estos archivos pueden ser vulnerables
a robos modificaciones etc. Proteger el contenido es importante, ya que el
cambio en un número, puede implicar un descuadre en muchas
operaciones y archivos.
En Excel se pueden agregar dos tipos de contraseña para los libros:
1. Solo lectura. Esta contraseña permitirá a los usuarios consultar la
información contenida en el libro, desactivando las opciones de edición.
2. Modificación. Permite a los usuarios que conocen la contraseña la
manipulación de la información del libro, alteración y guardado de
cambios en el mismo.
Para agregar las contraseñas ve al menú Archivo y selecciona Guardar como,
en la ventana que se abre, da clic en Herramientas y selecciona la opción
Opciones Generales,
En esta ventana podrás decidir el tipo de contraseña que quieres agregar.
Crear copia de seguridad. También es altamente recomendable utilizar copias
de seguridad para los libros, en esta misma ventana, podemos activar la casilla
de Crear siempre una copia de seguridad, al terminar de guardar el libro, se
creará una copia de seguridad de forma automática.
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Abrir libros de solo lectura. Por precaución, es recomendable que archivos
delicados se abran en la modalidad de solo lectura, esto impedirá que por error
cambiemos algún dato que pueda dañar la integridad del archivo y su función,
para abrirlo en formato de solo lectura, se abre primero Excel y desde el menú
Archivo, seleccionamos Abrir, en la venta que aparece seleccionamos el
archivo a trabajar, pero en lugar de dar clic en el botón de abrir, damos clic en la
flecha que aparece a un costado del botón abrir, esta desplegará los métodos de
apertura para el archivo.
6.2.2 Configuración de un documento
Cuando se va a crear un libro por primera vez, muchas empresas definen cierta
configuración para reconocer de forma más rápida los elementos que
conformarán el archivo, para eso utilizan las plantillas. Las plantillas en Excel
son formatos de diseño predeterminados que definen las características de un
libro, ubicando secciones importantes y elementos a resaltar, por ejemplo, el
caso de utilizar Excel como una nota de compra, puede tener definidos los
bordes, tipo de letra, e incluso el logotipo de la empresa, así como fórmulas de
cálculo del total a pagar, con el desglose de impuestos, para crear un libro con
plantilla, deberás seguir los siguientes pasos:
Ve al menú inicio, selecciona nuevo, en la pestaña Soluciones de hoja de cálculo aparecerán las plantillas y su vista previa para el nuevo libro, selecciona
la que te sea útil según la necesidad.
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6.2.3 Formato y trabajo con celdas
Para organizar la información y
definir grupos de datos, Excel puede
trabajar con las celdas dándoles
estilos, definiendo tamaños de fuente
y tipografía, así como orientación de
los textos, para configurar las celdas
de la hoja de cálculo de Excel, ve al
menú Formato y selecciona la opción
Celda, aparecerá una ventana con
todas las posibles opciones de
configuración posible sobre las celda
o grupo de celdas a formatear.
Uno de los rasgos con los que más
comúnmente se trabaja al dar
formato a las celdas, es en cuanto al
tipo de dato que contendrán, los más
utilizados son:
General, Número, Moneda,
Porcentaje y Contabilidad. Existen
muchos tipos más, para agregar
formato a una celda o a un grupo de
ellas, selecciona la pestaña Número de esta misma ventana.
En ella encontrarás los diferentes tipos de datos que pueden contener las celdas
para su posterior trabajo y presentación en la hoja de cálculo. También puedes
ayudarte de manera más rápida con los botones de la barra de herramientas de
formato.
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6.3 Funciones y fórmulas
Una de las principales características de Excel (La más importante) es la de
poder realizar funciones, cálculos, y operaciones con los datos contenidos en las
celdas de la hoja de cálculo. Excel cuenta con diversas fórmulas predefinidas,
las cuales pueden consultarse en la barra de fórmulas al presionar el botón fx de
la barra de fórmulas.
6.3.1 Utilizando el Asistente
El asistente de creación de fórmulas es una ventana funcional que guía paso a
paso al usuario en la obtención del resultado buscado dependiendo la función
seleccionada. Al dar clic en el botón fx aparecerá el asistente de fórmulas como
lo ves a continuación:
Al seleccionar una función de las enlistadas, el asistente mostrará un formulario
distinto por fórmula, explicando su función y permitiéndote escoger los datos con
los cuales se va a trabajar.
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6.3.2 Uso de expresiones
Una expresión es una combinación de operadores matemáticos (+-*/) o lógicos
(and, or, not), valores, y funciones que son evaluadas para conseguir un valor
único. Las expresiones pueden realizar cálculos, manipular caracteres o probar
datos. Por ejemplo, sumar todos los valores contenidos en varias celdas,
promediar valores, comparar repeticiones de datos, etc. Si bien las funciones ya
incluyen sus propias fórmulas, en Excel se pueden dictar varios procesos
anidando funciones y operaciones que retornen un valor y ese, a su vez, sirva de
parámetro para otro proceso. A la diagramación de este tipo de fórmulas se le
conoce como expresión.
Supongamos que tenemos varias columnas con ventas de una semana y
queremos sacar el promedio de venta al día en una semana, podríamos anidar
la suma de las ventas de cada día y sobre esos totales dividirlo entre los días a
validar, así sacaríamos el ticket promedio de venta de la semana. Tomando en
cuenta la siguiente tabla de datos:
La expresión quedaría algo similar a esto:
=COCIENTE((SUMA(A2:A6)+SUMA(B2:B6)+SUMA(C2:C6)+SUMA(D2:D6)+SUMA(E2:E6)+SUMA(F2:F6)),7)
De esta forma, podemos agrupar tantas funciones como queramos, formando
una expresión matemática que se adecue a nuestras necesidades.
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6.3.3 Uso de funciones
Las funciones pueden ayudarnos a resumir las expresiones, incluso muchas de
las funciones prediseñadas en Excel contienen expresiones en su estructura
interna, para poder trabajar más ágilmente, se recomienda practicar con las
funciones que se adecuan más a tu actividad de trabajo, existen fórmulas de
aritmética, trigonométricas, de base de datos, para trabajar con datos de fecha y
hora, fórmulas de ingeniería, financieras, de información, de valores lógicos, de
búsqueda y referencia, estadísticas, sobre texto y de compatibilidad.
6.4 Gráficos e imágenes
Excel 2003 también cuenta con las herramientas para insertar en los libros
imágenes y gráficos correspondientes a la información contenida en las hojas de
Excel, veamos como insertarlos.
6.4.1 Crear gráficos por el usuario
En la parte superior identificamos la barra de herramientas de gráficos.
Seleccionamos el conjunto de celdas que se quieren graficar y posteriormente
seleccionamos el tipo de gráfico que deseamos agregar, dando clic en el botón
Grafico, este desplegará las opciones de gráfico que se pueden generar en
Excel.
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6.4.2 Crear gráficos con el Asistente
Los gráficos creados manualmente, carecen en gran medida de
personalización, y sólo se recomienda para el caso de gráficos sencillos, existe
un asistente que te guía paso a paso en la creación de un gráfico personalizado
y más detallado, para poder insertar un gráfico con ayuda de este asistente
selecciona los datos que deseas graficar y a continuación da clic en el icono
insertar gráfico , este desplegará la ventana del asistente que te guiará para
la inserción de un gráfico que se adecue a tus necesidades.
6.4.3 Cambiando las características del gráfico
Una vez insertado el grafico en la hoja de cálculo
es posible que necesite algunas modificaciones o
que se requiera rectificar los datos a graficar,
para modificar un gráfico, lo primero que
debemos hacer es seleccionarlo, Excel de forma
predeterminada marcará los datos con los que
fue creado. Con la ayuda del menú Gráfico,
podemos alterar las cualidades según sea la necesidad.
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6.4.4 Insertar imágenes desde:
Aunque es menos común utilizar las imágenes en Excel, también se cuenta con
esta capacidad. Algunos de los usos comunes para las imágenes en Excel
comprenden los catálogos de productos, logotipos de empresas para,
encabezados de notas y facturas. Existen varios métodos de inserción de
imágenes, todos ellos pueden agregarse desde el menú Insertar seleccionando
la opción Imagen esto mostrará los diversos tipos de imágenes que se pueden
insertar, o bien ayudándonos de la barra de herramientas de Imagen, los tipos
de imágenes que se pueden insertar varían por su origen, los cuales pueden ser:
Desde un archivo. Esta opción nos permitirá elegir una imagen alojada
en el equipo o algún dispositivo de almacenaje.
Prediseñadas. Nos mostrará una serie de imágenes precargadas para la
paquetería de Office.
Desde cámara o scanner. Mostrará los pasos mediante un asistente
para obtener imágenes capturadas por algún dispositivo.
Otras imágenes. Pueden agregarse dibujos realizados mediante la ayuda
de la barra de dibujo, y las autoformas definidas para todas las
herramientas de Office.
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Conclusión
Como podrás darte cuenta, la capacidad de trabajo que se puede realizar en
Excel es muy grande y variada, puede servir de apoyo para reportes, puede ser
una base de datos bien organizada, puede servir de machote para notas de
remisión, llevar las acciones contables de una empresa, realizar combinaciones
de hojas y fórmulas que generen modelos matemáticos de cálculo estadístico
sobre una base de datos almacenada en las mismas hojas de cálculo, etc.
Sin duda alguna, es una de las herramientas más poderosas de Microsoft, así
como la más utilizada en el ámbito empresarial.
Y aún hay más características por ver, pero eso será en la siguiente sesión.
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Para aprender más
Dominar a Excel es una tarea de práctica continua, pero conocer sus funciones
ayuda en gran medida a optimizar las operaciones, disminuir tiempos y
programar grandes operaciones.
A continuación, encontrarás un muy buen documento a manera de glosario
sobre las funciones que encontrarás en Excel, así como su uso, es un
documento a manera de referencia que bien podrías mantener a la mano para
cualquier necesidad o duda que te surja en el camino de aprendizaje de esta
herramienta.
Guía de Funciones de Excel
• Sánchez, J. (1999). Funciones de Excel guía de referencia. Documento
disponible en:
http://www.jorgesanchez.net/ofimatica/manuales/funcExcel.pdf
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Actividad de Aprendizaje
“Práctica Excel”
Con el objetivo de fijar mejor los temas vistos en esta sesión, realiza la siguiente
actividad:
Instrucciones: Realiza una hoja de cálculo en Microsoft Excel donde se
puedan representar los campos pertinentes de una nota de remisión, aplicando
las siguientes acciones.
Delimita el espacio dentro de la hoja de cálculo y diseña una nota de compra de
alguna empresa ficticia, agrega las líneas suficientes para capturar los datos de:
Nombre del cliente.
Dirección.
Filas de descripción del producto.
Celda con el precio el producto.
Celda donde se le aplique el IVA al precio del producto.
Celda donde se aplique un porcentaje de descuento en caso de existir.
Celda que calcule el monto final a pagar por el cliente.
La nota debe contener el logo de la empresa y formato listo para imprimirse, es
decir, las celdas correctamente agrupadas y con estilos (colores, tamaños de
letra etc.).
Esta actividad representa el 5% de tu calificación y se tomará en consideración
lo siguiente:
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Creación de nota de venta en Excel con los puntos antes mencionados.
Aplicación de fórmulas a los campos de cálculo.
Organización, estructura y diseño.
Guarda tu actividad y entrégala de acuerdo a las indicaciones de tu profesor.
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Bibliografía
Rodríguez, F. (2005). Microsoft Excel 2003, Nociones Básicas / Microsoft Excel
2003. España: Ideas propias.
Cibergrafía
Sánchez, J. (1999). Funciones de Excel guía de referencia. Documento
disponible en:
http://www.jorgesanchez.net/ofimatica/manuales/funcExcel.pdf
