Ing. Julie Alexandra Díaz Montealegre

Especialista en Gerencia de Proyectos

Magíster en Educación

INTRODUCCIÓN A LA GERENCIA DE

PROYECTOS

Presentaciones del Instructor.

Trabajo colaborativo.

Presentaciones por los participantes.

Lecturas de artículos y casos recomendados.

Examen Final.

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√ CELULARES …

√ Cumplimiento de horarios Descanso de 15 minutos.

√ Participación en ejercicios

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Con respecto al tema.

Sobre la metodología.

Asociadas a la bibliografía. Relacionadas con el instructor.

Concentradas en la evaluación.

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• Páginas WEB:

•

••

www.pmi.org

http://www.degerencia.com/area.php?areaid=10200#libroshttp://www.slideshare.net/alexandergts/gerencia-de-proyectos-3115569

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• Bibliografía sobre Gerencia de Proyectos:

o Biblioteca Virtual ISSUU

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Definición: la Gerencia de Proyectos es una DISCIPLINA paraasegurar el éxito en manejar la calidad, los costos y laoportunidad de las iniciativas únicas y permitir la adecuadautilización de las personas y los recursos involucrados.

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• Definición del PMI: “La dirección de proyectos es laaplicación de conocimientos, habilidades, herramientas ytécnicas a las actividades del proyecto para cumplir con losrequisitos del mismo.”

• “Dirigir un proyecto por lo general implica:

o identificar requisitos,o abordar las diversas necesidades, inquietudes y expectativas de los

interesados según se planifica y efectúa el proyecto,o equilibrar las restricciones contrapuestas del proyecto que se

relacionan, entre otros aspectos, con:• el alcance, la calidad, el cronograma, el presupuesto, los recursos y

los riesgos.”

Fuente: PMI PBOK 4ª edición.

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¿Cuáles son las características diferenciadoras de los proyectos?

TEMPORALIDAD: los proyectos siempre tienen una fecha límite y portanto, persiguen un objetivo transitorio.

CARÁCTER ÚNICO, NO REPETITIVO: las actividades y los objetivos de unproyecto son esencialmente únicos y no repetitivos. Actividades o tareasrutinarias que se realizan con carácter sistémico (semanal, mensual,etc.) no son proyectos.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS Y MEDIBLES: los objetivos se establecen demanera delimitada. El éxito o fracaso de un proyecto se mide en funcióndel grado de cumplimiento de los objetivos.

RESTRICCIONES ESTRICTAS DE DESEMPEÑO, TIEMPO Y RECURSOS: losproyectos tienen requisitos de desempeño que cumplir, fechas de inicio yfinalización (calendario) y están sujetos a limitaciones de recursos ycostos (presupuesto).

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¿Cuáles son las características diferenciadoras de los proyectos?

CARÁCTER MULTIDISCIPLINARIO: los proyectosimplican por lo general a personas y recursosde distintas áreas funcionales (y muchas vecesde distintas empresas).

¿Qué es un Proyecto?

Es la suma de esfuerzos que en forma temporal se utilizanpara generar un PRODUCTO único o SERVICIO en particular.

Comparación entre Trabajos OPERATIVOS y Trabajos en PROYECTOS.

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Trabajos OPERATIVOS Trabajo en PROYECTOS

PERSIGUEN OBJETIVOS:Realizados por personas,

recursos limitados, actividadesplanificadas y controladas

ACTIVIDADES OPERATIVAS:Continuas y repetitivas

ACTIVIDADES PROGRAMADAS:Temporales y únicas, a cualquier nivelorganizacional, desarrollan planesestratégicos de la organización.

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1.2.3.4.5.6.7.8.9.

Entregar Información Gerencial precisa.Mantener la utilización de Recursos en tiempo real.Administración saludable del portafolio de proyectos.Ventaja competitiva dentro del mercado.Reducir los costos operacionales.Introducir mejores prácticas y metodologías probadas.Facilitar la Transición Organizacional.Incrementar la Satisfacción de Clientes.Manejar modelos y proyectos con riesgos altos.

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Los proyectos se inician sea para tomar ventaja de unaOPORTUNIDAD o para resolver un PROBLEMA.

Por ejemplo: Colocar o posicionar un producto en el mercado. Responder al requerimiento de un CLIENTE por un nuevo servicio o

producto. Trasladar las sedes administrativas u operativas/productivas de una

empresa. Mejorar la atención de quejas y reclamos. Responder adecuadamente y dentro de los tiempos a requerimientos

legales. Implantar un cambio organizacional. Montar un nuevo sistema de información. Etc. Etc.

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Algunas personas argumentan que la administración de proyectoscomenzó con las pirámides de Egipto, otros que fue con la construcción dela Gran Muralla China.

La mayoría de las personas consideran que la administración moderna deproyectos se inició con el “Proyecto Manhattan”.

En la segunda mitad del siglo XIX, el mundo empresarial comenzaba a sermás complejo.Por ejemplo, en los Estados Unidos, el primer proyecto verdaderamentegrande del gobierno fue el ferrocarril transcontinental, cuya construccióncomenzó en 1870.De repente, los líderes empresariales debieron enfrentarse a organizar eltrabajo manual de miles de trabajadores, además del procesamiento ymontaje de las materias primas en cantidades sin precedentes.

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Entre finales del siglo XIX y principios del XX, Frederick Taylor (1856–1915)comenzó a realizar estudios detallados del trabajo. Aplicó el razonamientocientífico y demostró que el trabajo puede analizarse y mejorarse si secentra en las partes fundamentales.

Taylor presentó el concepto de trabajar con más eficiencia enlugar de más esfuerzo y tiempo. La inscripción en la tumba deTaylor en Filadelfia avala su lugar en la historia de laadministración: "El padre de la administración científica".

El socio de Taylor, Henry Gantt (1861–1919), estudiódetalladamente el orden de las operaciones en el trabajo.Estudió la construcción de embarcaciones para la marinadurante la Primera Guerra Mundial.Sus diagramas de Gantt muestran las tareas de proyecto ensu lado izquierdo y barras gráficas correspondientes a lasduraciones de las tareas en el lado derecho.Los diagramas de Gantt demostraron ser una herramientaanalítica tan eficaz para los gerentes que se mantuvieronprácticamente sin cambios durante casi cien años

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Durante la Segunda Guerra Mundial, los complejos proyectos militares ygubernamentales, además del suministro reducido de mano de obra enépoca de guerra exigieron nuevas estructuras organizativas.Se presentaron diagramas de red que muestran las dependencias entrelas tareas del proyecto. Las tareas se representan mediante cuadros onodos y las dependencias entre tareas se representan mediante líneasque conectan los cuadros. Aparecieron los Diagramas PERT, y el métodode ruta crítica: serie de tareas que deben completarse según laprogramación para que un proyecto finalice a tiempo. Cada una de lastareas de la ruta crítica es una tarea crítica.Permitió a los administradores tener más control sobre proyectos muycomplejos con su enorme variedad de tareas e interacciones numerosas.

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El PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE -PMI es una asociación de profesionalesque practican la gerencia de proyectoscomo profesión, y se dedica a:

• Producir estándares y otraspublicaciones relacionadasexclusivamente con la Gerencia deProyectos.

• Proveer educación en Gerencia deProyectos.

• Ofrecer oportunidades deCertificación.

• Facilitar oportunidades de intercambioprofesional

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Algunos datos sobre el PMI

• El PMI fue fundado en Estados Unidos en 1969.• Tiene actualmente más de 600,000 miembros en 185 países.• Hay más de 260 capítulos organizados en más de 100 países del

mundo.

• Colombia tiene su capítulo con sede en Bogotá.http://pmicolombia.org

• Hay más de 840 profesionales certificados PMP en Colombia.

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¿Qué es el PMBOK®

• Es la norma de Gerencia de Proyectospromulgada por el PMI. Ha sido aceptadadentro del conjunto de normas de laAmerican National Standard con ladesignación ANSI/PMI 99-001-2004.

• Esta norma ha sido adoptadainternacionalmente para definir los procesosde gerencia necesarios para realizarproyectos de todo tipo.

• Se titula en Inglés “A Guide to the ProjectManagement Body of Knowledge” y va en su4ª edición de 2008.

• En Español se titula “Fundamentos para laDirección de Proyectos – Guía del PMBOK”.

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¿Cuáles son las certificaciones que ofrece el PMI?

• Project Management Profesional - PMP®

• Profesional en Gerencia de Proyectos

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• Certified Associate in Project Management - CAPM®

• Asociado Certificado en Gerencia de Proyectos

• Program Management Profesional - PgMP®

• Profesional en Gerencia de Programas.

• Otras.

ProcesosCicloPrincipiosÁreas de conocimiento

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Procesos deIniciación

Procesos dePlaneación

Procesos deControl

Procesos deEjecución

Procesos deCierre

• Mantener el proyecto dentro del alcance, el presupuestoy el tiempo previsto originalmente.

• Reportar oportunamente los cambios.• Informar el avance al cliente.• Analizar y gestionar los riesgos.• Realizar permanentemente el seguimiento y el control.• y siempre trabajar en equipo con y por sus

colaboradores.

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Los seis (6) estados de las personas en un proyecto son:

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ProcesosdeIniciación

ProcesosdePlaneación

ProcesosdeEjecución

ProcesosdeTerminación

ProcesosdeControl

Nivelde

Actividad

FasedeInicio

TIEMPODELPROYECTO

FasedeTerminación

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Se compone de procesos que facilitan la autorización formalpara comenzar un nuevo proyecto o una fase del mismo.

Durante el proceso de iniciación se refina la descripción delalcance inicial y los recursos que la organización está dispuestaa invertir.

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ENTREGABLE

Acta de constitución del proyecto

Documento emitido por el iniciador o patrocinador del proyecto queautoriza formalmente un proyecto, y nombra al director de proyectospara aplicar los recursos a las actividades del proyecto

•Contrato

•Enunciado del trabajo delproyecto

•Factores ambientales dela empresa

•Activos de los procesos dela organización

Desarrollar el Actade Constitución

del Proyecto

Acta deConstitución del

Proyecto

(Project Charter)

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ENTREGABLE

Enunciado Preliminar del Alcance del Proyecto

Descripción narrativa del alcance del proyecto y una descripción deltrabajo, que permite tomar decisiones sobre el proyecto y desarrollar unentendimiento común entre los interesados

•Acta de Constitución delProyecto

•Enunciado del trabajo delproyecto

•Factores ambientales dela empresa

•Activos de los procesos dela organización

Desarrollar elEnunciado

preliminar delalcance delproyecto

Enunciadopreliminar delalcance del

proyecto (PPSS)

Procesos Áreadeconocimiento

4.1.DesarrollarelActadeConstitucióndelProyecto(ProjectCharter)

INTEGRACIÓN

4.2.DesarrollarelEnunciadodelAlcancePreliminardelProyecto(PreliminaryProjectScopeStatement)

INTEGRACIÓN

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Procesos y áreas de conocimiento

1) Se organizan en equipos de tres (3) personas.2) Seleccionar dos (2) proyectos que sus organizaciones estén

adelantando actualmente.3) Analizar en qué fase de desarrollo se encuentra (iniciación,

planeación, ejecución, control o cierre).4) Examinar en qué estado se encuentran las personas involucradas

en el proyecto (entusiasmo, desilusión, pánico, búsqueda delculpable, premio al no-participante)

5) Presentar su resultado al Instructor explicando:

a. Objetivo de cada uno de los Proyectosb. Fase actual de cada Proyecto

c.Estado de las personas participantes en cada Proyecto

6) Tienen veinte (20) minutos para el ejercicio en clase.7) Entregar por e-mail el viernes 19 a las 12 M.

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Ayudar a recoger información de varias fuentes de diverso

grado de completitud y confianza.

Desarrollar el plan de gestión del proyecto.

Identificar, definir y madurar el alcance del proyecto, el costo

del proyecto y planificar las actividades del proyecto.

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ENTREGABLE

Desarrollar el Plan de Gestión del Proyecto

Es un documento formalmente aprobado

Objetivo: Definir como se ejecuta, supervisa y controla, y cierra unproyecto antes que sea realizado

•Enunciado del alcance delproyecto preliminar

•Procesos de dirección deproyectos

•Factores ambientales dela empresa

•Los procesos de laorganización

Desarrollar el Plande Gestión del

Proyecto

Plan de Gestióndel Proyecto

Procesos Áreadeconocimiento

5.1.Planificacióndelalcance ALCANCE

5.2.Definicióndelalcance ALCANCE

5.3.CrearEAP(WBS) ALCANCE

6.1.Definicióndeactividades TIEMPO

6.2.EstablecimientodelaSecuenciadelasactividades TIEMPO

6.3.Estimacióndelosrecursosdelasactividades TIEMPO

6.4.Estimacióndeladuracióndelasactividades TIEMPO

6.5.Desarrollodelcronograma TIEMPO

7.1.Estimacióndecostos COSTO

7.2Presupuestodelproyecto COSTO

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Procesos y áreas de conocimiento

Procesos Áreadeconocimiento

8.1.Planificacióndelacalidad CALIDAD

9.1.Planificacióndelosrecursoshumanos RRHH

10.1.Planificacióndelascomunicaciones COMUNICACIONES

11.1.Planificacióndelagestiónderiesgos RIESGOS

11.2.Identificaciónderiesgos RIESGOS

11.3.Análisiscualitativoderiesgos RIESGOS

11.4.Análisiscuantitativoderiesgos RIESGOS

11.5.Planificacióndelarespuestaariesgos RIESGOS

12.1.Planificarlascomprasyadquisiciones ADQUISICIONES

12.2.Planificarlacontratación ADQUISICIONES

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Procesos y áreas de conocimiento

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Se compone de los procesos utilizados para completar el trabajo definidoen el plan de gestión del proyecto a fin de cumplir con los requisitos delproyecto.

Implica coordinar personas y recursos, así como integrar y realizar lasactividades del proyecto, de acuerdo con el plan de gestión del proyecto.

Aborda el alcance definido en el enunciado del alcance del proyecto eimplementa los cambios aprobados.

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ENTREGABLE

Dirigir y gestionar la ejecución del Proyecto

Es la coordinación de personas y recursos, la integración y realización deactividades, conforme al Plan de gestión del proyecto (PGP)

Objetivo: Completar el trabajo del Plan y alcanzar sus objetivos

•Plan de gestión del proyecto (PGP)

•Acciones correctivas aprobadas

•Acciones preventivas aprobadas

•Solicitudes de cambio aprobadas

•Reparación de defectos aprobada

•Reparación de defectos validada

•Procedimiento de cierreadministrativo

Dirigir y gestionarla ejecución del

Proyecto

•Productos entregables

•Cambios solicitados

•Solicitudes de cambio implementadas

•Acciones correctivas implementadas

•Acciones preventivas implementadas

•Reparación de defectos implementada

•Información sobre el desempeño deltrabajo

Procesos Áreadeconocimiento

8.2.Realizarelaseguramientodecalidad CALIDAD

9.2.Contratarelequipodelproyecto RRHH

9.3.Desarrollarelequipodeproyecto RRHH

10.2.Distribuirlainformacióndelproyecto

COMUNICACIONES

12.3.Solicitarrespuestasdeproveedores

ADQUISICIONES

12.4.Seleccióndeproveedores ADQUISICIONES

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Procesos y áreas de conocimiento