Casos de éxito FileMaker

Ingenieros iM3 apuesta por un modelo de productividad y sostenibilidad

La empresa estima una reducción de 50.000 € en costes

operativos gracias a la incorporación de iPad y FileMaker GO

La reducción de gasto es actualmente una de la directrices prioritarias a nivel de administración y empresas, en estos momentos de turbulencias económicas. A menudo, el remedio suele aplicarse por la vía del ahorro, recortando gastos, reduciendo actividad, recursos o personal.

Sin embargo la vía del recorte, no es la única manera de afrontar los retos económicos actuales y además estas medidas pueden llevar a medio plazo a unos costes aún mayores por la pérdida de calidad, motivación o competitividad.

La empresa española de ingeniería iM3 tenía una estrategia muy clara, necesitaba reducir costes operativos dada la situación económica y su reciente internacionalización, debían aumentar la competitividad, para mantener la cuota de mercado y competir con fuerza también fuera del mercado español. Para ello adoptaron una fórmula sostenible y que les permitiera el crecimiento no sólo a corto sino a largo plazo, lo hicieron por la vía de la inversión, inversión tecnológica que les permitió incorporar en sus procesos herramientas tecnológicas mucho más adecuadas para realizar el trabajo, y poder así ahorrar tiempo en sus procesos y consecuentemente obtener una importante reducción de costes.

La incorporación de las tabletas iPad, en sus procesos de campo, junto con las herramientas de software adecuadas, les ha permitido reducir el tiempo en el procesamiento de incidencias, reducción de papeleo, proporcionar acceso a la información clave en tiempo real, dotar a sus empleados de mejores herramientas para realizar sus trabajos, mejorar la satisfacción de sus clientes y conservar mejor los recursos de todos, mediante la reducción de los costes ambientales.

INGENIEROS EMETRES S.L.P

Introducción

Después de una larga experiencia como profesional, en Julio de 1994, Alfredo Mas Torres, ingeniero industrial crea INGENIEROS EMETRES S.L.P. la cual tiene como objetivo prestar servicios de ingeniería y consultoría en los campos relacionados con el sector energético. Hoy en día, IM3 lleva más de 25 años en el sector energético.Con un negocio superior a los 9 millones de euros, dispone de oficinas técnicas de ingeniería permanentes, distribuidas en el territorio de Cataluña, Islas Baleares, Islas Canarias, Madrid, y desde Septiembre de 2011 ha abierto su mercado internacional ahora con sede en Santiago de Chile. Entre los servicios que ofrece la empresa IM3, destaca la realización de estudios de viabilidad, Auditorías, proyectos Ejecutivos y de Legalización, Asistencias técnicas y Direcciones de Obra para grandes obras de ingeniería industrial y para clientes tan importantes como Endesa u Organismos del Estado como La Generalitat de Cataluña.

Casos de éxito FileMaker

La empresa de ingeniería iM3, entre otras actividades, realiza estudios tecno- económicos para Endesa. Cada vez que se realiza una nueva solicitud de suministro eléctrico, ENDESA asigna a iM3 el estudio. El técnico tiene que realizar un análisis, comprobación e informe de la solicitud.

Un técnico del equipo de iM3 se desplaza hacia el lugar en cuestión donde debe realizar fotos de la petición, rellenar la información relativa y cualquier otra información adicional que la compañía eléctrica requiera.

En la práctica esto significaba desplazarse con una cámara de fotos y una carpeta en papel con toda la información, la solicitud en base a una cartografía y un papel donde anotaban todos los datos, que al volver a la oficina después introducían manualmente para su informe.

El proceso requería una gran inversión de recursos y tiempo, especialmente en aquellas áreas geográficas extensas, por ejemplo Andalucía, la incidencia en una red eléctrica podía estar a muchos kilómetros de distancia de la oficina.

“ Estábamos cambiando muchas cosas internamente y nos econtrábamos con una situación en la que queríamos optimizar los procesos de trabajo” afirma Oscar Mas, director adjunto de iM3.

El Reto

“Era necesario encontrar una fórmula donde el ingeniero pudiera pasar las

máximas horas sobre el terreno, evitando viajes de ida y vuelta a la oficina”

Oscar Mas, director adjunto iM3

La Solución FileMaker Go

FileMaker Go es la app móvil para iPad e iPhone del conocido software de base de datos FileMaker. Esta app permite conectarse a los equipos de trabajo de la oficina, dotando al usuario de una herramienta en su dispositivo móvil que le permite trabajar con la información en tiempo real sin necesidad de desplazarse, duplicar archivos o exportar la información de base de datos. Lo mismo sucede en los equipos de la oficina, pues ellos pueden saber en todo momento cualquier cambio o actualización que se produce en la información.

La conocida marca de software FileMaker, subsidiaria de Apple Inc. está centrada en el negocio de soluciones para tabletas y dispositivos móviles y cree firmemente en la incursión de estos en los procesos empresariales como una apuesta de futuro y de competitividad. Por este motivo además de que la aplicación para iPad e iPhone es gratuita, reduciendo los costes de adquisición para la empresa, ha dotado de una gran cantidad de herramientas en el software que permiten extender de forma fácil y rápida soluciones de escritorio a los dispositivos móviles.

Casos de éxito FileMaker

En iM3 conocieron FileMaker Go a través de Rafa Vargas-Machuca, técnico eléctrico, quien empezó con una sencilla base de datos para realizar visitas de obra y organizar su actividad dentro de la empresa, y acabó desarrollando la solución que le permitiría a iM3 reducir considerablemente el tiempo en sus procesos de trabajo y optimizar recursos.

La solución nació a partir de los datos de una hoja de cálculo, cargaron la información en FileMaker Pro 12 y hospedaron la solución en un servidor FileMaker Server 12, para que tanto técnicos de ENDESA como personal de la oficina en su ordenador pudieran conectarse a la información en tiempo real.

Cuando surgió el proyecto para la revisión de las líneas eléctricas, el director técnico Oriol Aymerich propuso realizar las revisiones con la nueva herramienta.

Así Rafa Vargas-Machuca empezó a crear la solución en FileMaker en su escritorio, que rápidamente se extendió para su uso en el iPad. El proceso de desarrollo e implantación fue tremendamente rápido, permitiéndoles empezar a rentabilizar muy pronto la inversión en dispositivos y herramientas de software.

Diseño y lanzamiento de la App

Ahora los técnicos de campo han sustituido su antigua carpeta y cámara de fotos, y se dirijen a la incidencia con un iPad y la solución FileMaker Go en él.

Ahora el proceso consiste en:

El técnico de campo ya tiene toda la información previa de las tareas a realizar en el iPad y se dirij e hacia el lugar de la solicitud para documentarse. Toma fotos con el mismo iPad, sin necesitar ningún otro dispositivo, añade notas relativas, e incluso, con los nuevos campos contenedores FileMaker, sobre el iPad, dibuja, pinta y corrige un croquis de ésta. Toda esta información es accesible por los técnicos de la oficina, quienes tienen una perfecta visibilidad y transparencia sobre la información, siempre en tiempo real, saben lo que ha sucedido, y disponen al momento de las imágenes gráficas de la solicitud tomadas desde el iPad. Incluso la aplicación está programada para que salga un informe en el formato estándar tal y como la compañía eléctrica solicita.

En efecto, la agilidad de los procesos es completa, de principio a fin, ahora la compañía eléctrica recibe en PDF una ficha con la información del estudio, ilustrada gráficamente con fotografías, la información del número de proyecto, número de visitas, el número de tarea y las notas referentes. Además el trabajo ofimático que los técnicos de campo debían hacer después de cada visita ha desaparecido, tal y como comenta Rafa Vargas-Machuca “ el trabajo ofimático se ha reducido a presionar un botón e imprimir en PDF”

Rafa Vargas-Machuca también destaca la versatilidad del software, el hecho de trabajar en todo el territorio español y las divergencias y necesidades de información que requieren revisiones de infraestructuras, hace que la base de datos esté en continuo cambio, eso les permite hacerla crecer a medida que su actividad también lo hace. De esta manera pueden adaptar la solución a diferentes necesidades y demandas de clientes.

Un proceso eficiente y ágil

“El trabajo de ofimática se ha reducido a presionar un botón e imprimir el

PDF” Afirma Rafa Vargas-Machuca, desarrollador de la solución

Una herramienta versátil:

La solución se adapta a las necesidades de cada empre-sa, departamento o grupo de trabajo, y no al revés. Se trata de una herramienta totalmente flexible, y versátil.

“Cuando llama un técnico y necesita un nuevo campo en la base de datos para almacenar cierta información, quedan enormemente sorprendidos cuando al momento lo añado y ellos ven los cambios en su iPad de inmediato, sin hacer nada”

Una aplicación de rápido desarrollo:

“En menos de un mes, la herramienta estaba creada e implementada, los técnicos de campo ya la usaban para registrar y procesar las revisiones”

Casos de éxito FileMaker

Beneficios

iM3 ha experimentado mejoras evidentes en sus procesos de trabajo, algunas son más cuantifi-cables que otras, como la reducción del tiempo en procesar las incidencias, con el consecuente ahorro de costes, pero otras de vital importancia como la satisfacción del cliente, trabajadores o el impacto medioambiental

Aumento de la satisfacción del clientePara los clientes de iM3, el cambio en los procesos ha aportado una gran mejora. No sólo a nivel de imagen, pues iM3 proyecta una imagen de modernidad, adaptación y eficiencia, sino que además el cliente está muy satisfecho con los nuevos procesos y la agilidad que también supone para ellos. Obtienen respuestas más rápidas, sin errores. Ahora es en tiempo real.

Reducción del tiempo en los procesos A nivel de optimización de procesos de la empresa, han visto reducir el tiempo en el que los técnicos realizan los estudios, por lo que a pesar que es pronto para cuantificar el impacto real, estiman reducir un 20% el tiempo de proceso de estudios

Reducción de costes para la empresaLa reducción del tiempo en los procesos de incidencias, les ha permitido reasignar los recursos y optimizarlos de una forma mucho más eficiente, de manera que calculan que van a llegar a experimentar una reducción de costes de 50.000 € euros al año.

Mejores herramientas para todosPorque el beneficio ha sido para todos, también para los ingenieros que realizan los estudios, las revisiones y el personal de la oficina, que ahora cuentan con herramientas más eficaces que les facilitan el trabajo. El impacto a nivel interno refleja un querer mejorar continuo y el querer hacer las cosas bien.

Solución sostenibleAdemás, la incorporación del iPad en los procesos, ha reducido significativamente la cantidad de uso de papel, por lo que se ha reducido el coste en este tipo de materiales de oficina, ade-más de las consecuentes reducciones de los costes ambientales.

•Elaboración del Estudio•Nuevos suministros

•Envío propuesta de trazado•Visita•Comprobación•Verificación

•Envío trazado de obra modificado •Modificación del trazado de obra

•Modificación estudio técnico•Valoración de la obra•Revisión y entrega

Casos de éxito FileMaker

Conclusión

En un entorno cada vez más competitivo, las empresas españolas de todos los sectores deberán en los próximos años sacar lo mejor de sí mismas para afrontar los retos de mercado. La falta de competitividad es un problema del tejido empresarial en general y parece estar muy vinculada a la baja penetración tecnológica española, de media por debajo respecto a empresas de otros países teóricamente menos desarrollados.

En medio de esta tormenta económica, existen empresas como iM3 que nos brindan un rayo de luz y nos inspiran a creer que un nuevo modelo tecnológico más sostenible y competitivo es posible. La adopción en su caso de tabletas iPad, y una herramienta de software de rápido desarrollo, les ha llevado a una reducción de costes y a una optimización de sus recursos, pero sobre todo, a una mejor solución para todos.

Quitémonos la venda y apostemos por un futuro empresarial competitivo y tecnológicamente preparado, no sólo para mantener la presencia en el mercado español, sino también para internacionalizarse y crecer fuera de nuestras fronteras. Sólo un cambio de mentalidad, nos llevará al éxito, iM3 ya lo ha hecho.

“Estamos enormemente satisfechos, hemos ahorrado costes a nivel de inge-

nieria, tanto de materiales, como la optimización de los recursos humanos,

dotando al personal de una herramienta que le permite hacer más trabajo en

el mismo tiempo” Oscar Mas, director adjunto iM3

•Empresa: Ingenieros iM3

•Sede: Pau Claris, 165

•Tlf: 93 272 28 30

•Sector: Sector energético

•Facturación anual: 9 mill €

•Países: España, Chile,

Sin duda iM3, quiere seguir este camino en el futuro, incorporando en otros procesos productivos de la empresa, las herramientas adecuadas que le permitan una mayor eficiencia en el uso de sus recursos, y en los de todos, sólo así se puede crecer y tirar hacia adelante de forma sólida y sostenible

redactado y elaborado por Market In 2008 S.L. Representante legal de FileMaker en España.