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Mayo 2006 v.3.0

MANUAL DE USUARIO

GESTIÓN DE ACTIVOS

Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha Página 2

INDICE

8. CONTABILIZACIONES DE INMOVILIZADOS................................................................. 3

8.1 ALTA CONTABLE DE INMOVILIZADOS........................................................ 3 8.2 POR COMPRA. ..................................................................................................... 3 8.3 POR OTROS MOTIVOS ..................................................................................... 17 ALTA INDIVIDUAL ....................................................................................................... 17 ALTA MASIVA............................................................................................................... 27

8.4 TRASPASO ENTRE ACTIVOS.......................................................................... 29 TRASPASO INDIVIDUAL.............................................................................................. 29 TRASPASO MASIVO..................................................................................................... 32

8.5 CAPITALIZACIONES DE ACTIVOS EN CURSO........................................... 34 8.6 BAJAS.................................................................................................................. 42 8.7 BAJAS POR VENTAS ........................................................................................ 42 BAJA INDIVIDUAL ....................................................................................................... 42 BAJA MASIVA ............................................................................................................... 44

8.8 BAJAS POR OTROS MOTIVOS........................................................................ 45 BAJA INDIVIDUAL ....................................................................................................... 46 BAJA MASIVA ............................................................................................................... 48

8.9 TRATAR DOCUMENTO: MODIFICAR Y VISUALIZAR .............................. 50 8.10 ANULAR DOCUMENTO................................................................................... 51

9. OPERACIONES PERIODICAS.......................................................................................... 54 10. SISTEMA DE INFORMACION ..................................................................................... 66

10.1 ACTIVO FIJO INDIVIDUAL ..................................................................................... 66 10.2 PATRIMONIO ACTIVOS FIJOS ................................................................................ 68 10.3 CUADRO DE ACTIVOS FIJOS .................................................................................. 69 10.4 AMORTIZACION EJERCICIO EN CURSO ................................................................. 70

11. MENSAJES SAPOFFICE ............................................................................................... 71

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8. CONTABILIZACIONES DE INMOVILIZADOS.

8.1 ALTA CONTABLE DE INMOVILIZADOS. Lo primero que hay que tener en cuenta es que para poder contabilizar el inmovilizado debe existir, es decir, se debe dar previamente de alta a través del Menú de creación de activos. Una vez el activo ha sido creado en el sistema ya puedo contabilizarlo, bien por una alta por compra, por transferencia, una donación,...

8.2 POR COMPRA. Para realizar altas de inmovilizados por compra debemos entrar a través del menú del Expediente contable siguiendo la ruta indicada. Ruta a seguir: Asuntos Económicos � Asuntos Económicos � Expediente� Apertura de Expediente Llegaremos a la siguiente pantalla:

Rellenaremos los datos obligatorios, que en este caso son:

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Familia: CONTAB Procedimiento: CONTABLE Órgano Gestor: SECCOA Código Circuito: CONT_ADO

Una vez rellenos todos los datos necesarios, pinchamos para pasar de pantalla. Nos pedirá como obligatorio el código de modelo, una descripción y la moneda. En Código de modelo pondremos O2 Autorización Disposición obligación (para el caso de un ADO).

Una vez hemos rellenado los datos obligatorios, pasaremos a la siguiente pestaña ‘Datos Posición’.

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Pinchamos en Importar partidas y nos aparece la siguiente ventana:

En esta pantalla seleccionaremos el centro gestor. Según los datos introducidos, el sistema nos ofrece la pantalla:

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Marcamos la partida que nos interesa y le damos al botón . El sistema nos devuelve la pantalla en la que habrá que rellenar los campos: Importe y Acreedor.

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Una vez hecho esto, generamos el documento preliminar pinchando en el icono

El sistema nos lleva a una pantalla en la que nos ofrece la posibilidad de seleccionar entre varias cuentas. Según lo que vayamos a contabilizar deberemos de seleccionar una de ellas: 22XXXX10 Alta contable de activos 22XXXX11 Alta contable de activos con iva 22970000 Contabilización de facturas de reparaciones y conservación no imputables a un activo (si fueran una mejora seleccionaríamos la cuenta 22XXXX10) Dependiendo de la selección realizada el sistema realizará unas validaciones para verificar que los datos que introduce el usuario son los correctos. Estas validaciones son las siguientes:

- si seleccionamos una cuenta de alta de activo (22XXXX10 – 22XXXX11) el sistema nos exigirá que introduzcamos un número de activo fijo real

- si seleccionamos la cuenta 22970000, el sistema nos exigirá que seleccionemos uno de los activos creados para meter los gastos de reparaciones y conservación que no suponen un mayor valor del activo. Serán los números de activo:

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� Activo 1001 para los subconceptos 60200 y 61200 de Edificios y otras construcciones.

� Activo 1002, para el subconcepto 61400 de la clase de activo Vehículos.

Una vez hemos seleccionado la cuenta, deberemos rellenar el activo fijo correspondiente. Para ello nos posicionamos en el campo activo fijo y

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procedemos a introducir el número, si es que lo conocemos, o bien buscarlo a través del mach code. Para agilizar la búsqueda podemos introducir la clase de activo.

Elegimos los criterios y le damos a continuar. Nos aparece un listado con los activos que cumplen las condiciones indicadas. El campo “Capitalizado el” es de gran utilidad ya que si no está relleno indica que el activo en cuestión todavía no tiene ninguna contabilización. Seleccionamos el activo y con doble click nos lo introduce en el expediente. El campo subnúmero será siempre 0. A continuación del campo activo tenemos el campo clase de movimiento, donde debemos introducir siempre 100 (Alta por compra)

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Ahora ya podemos indicar los siguientes datos del expediente:

- Elemento PEP - Tipo de banco interlocutor - Referencia

Y pinchamos en grabar El Sistema nos devuelve el mensaje con el expediente creado:

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Los procesos siguientes a la apertura del expediente con activo, es decir, la validación e intervención y la fiscalización cuando proceda, continuarán siendo como los actuales. Una vez generado el expediente procederemos a su validación. Podremos realizar la validación a través de la bandeja de tramitación individual o masiva. Si realizamos la validación por la tramitación individual, accederemos a la Tramitación de Expedientes Individual.

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La pantalla a la que llegamos es:

A continuación incluimos los datos para buscar el expediente y nos posicionamos en el mismo.

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marcamos la partida que nos interesa y pinchamos en el botón ‘Validar’

Una vez que tenemos validado el expediente tenemos que intervenirlo. Para ello nos vamos a la pantalla inicial del menú Z04_menus y pinchamos en la ruta: Delegación Territorial � Intervención Delegada

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Pulsando el botón ‘Intervenir’ llegamos a la pantalla:

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en la que pulsando Enter llegamos a: marcamos nuestra partida y pinchamos en contabilizar

El sistema nos ofrece un menú emergente en el que nos pregunta sobre la intención de contabilizar el expediente:

Pinchamos ‘Sí’ y obtenemos otra pantalla emergente para introducción de datos adicionales, en caso de querer hacerlo:

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Pulsando ‘Tramitar’ tendremos contabilizado el expediente. Ahora, si nos vamos a visualizar el Registro Maestro del activo utilizado para la operación, veremos que tiene valor y que tiene fecha de capitalización y de inicio de amortización.

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8.3 POR OTROS MOTIVOS

Además de las altas contables de activos generadas por compras de bienes, también se van a dar altas por otros motivos. Los motivos posibles van a ser:

- Alta por transferencia - Alta por donación - Alta por reincorporación - Alta por reversión - Alta por cesión

Para realizar la contabilización de estas altas nos serviremos de los Tipos de Movimientos, así, dependiendo del tipo de movimiento la cuenta de contrapartida del activo será diferente. Estas altas de activos se pueden realizar de forma masiva seleccionando varios activos, o de forma individual, realizando una transacción para cada activo que queremos dar de alta.

ALTA INDIVIDUAL

TIPO DE MOVIMIENTO APUNTE CONTABLE D/H TRANSACCIÓN Z01 Alta por transferencia 2xx Inmovilizado

778 Ingresos extraordinarios Debe Haber

Individual Masiva

Z02 Alta por donación 2xx Inmovilizado 756 Subvenciones de capital

Debe Haber

Individual Masiva

Z03 Alta por reincorporación

2xx Inmovilizado 28x A. A. Inmovilizado 107 Patrimonio entregado adscripción 770 Beneficios 670 Pérdidas

Debe Haber Debe Haber Debe Debe

Individual

Z15 Alta por cesión 2xx Inmovilizado 103 Patrimonio Recibido en Cesión

Debe Haber

Individual

Z04 Alta por reversión

2xx Inmovilizado 28x A. A. Inmovilizado 108 Patrimonio entr. cesión 770 Beneficios 670 Pérdidas

Debe Haber Haber Haber Debe

Individual

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Como siempre, el paso previo a un alta contable es que exista el activo. Una vez tenemos el activo creado en el sistema podemos contabilizarlo. Veremos dos casos: Alta por transferencia y Alta por reincorporación. Alta por transferencia Z01 Desde el menú de Gestión de Activos Ruta: Gestión Activos � Contabilización � Alta contable � Contrapartida automática. En el campo Clase de movimiento le indicaremos Z01, ya que lo queremos hacer es un alta por transferencia. A continuación pulsamos enter y pasamos a la pantalla siguiente. Solamente tenemos que rellenar el importe, ya que la cuenta contable nos la trae automáticamente.

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Pulsando el botón Visualizar documento podemos ver el apunte que se nos va a generar.

Si es correcto, le damos al botón grabar. El sistema dará el siguiente mensaje:

Alta por reincorporación Z03 Ruta: Gestión Activos � Contabilización � Alta contable � Contrapartida automática. En este caso queremos registrar un alta por reincorporación, por lo que el activo ya debe existir en el sistema y debe tener una fecha de baja contable. Para que nos permita contabilizar la reincorporación lo primero que tenemos que hacer es borrar la fecha de baja.

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La ruta del menú será: Gestión Activos � Activo fijo � Modificar. Seleccionamos el activo y borramos, es decir, quitamos la fecha del campo ‘Desactivado el’.

Una vez hecho esto procederemos como en el caso de Alta por transferencia. Entraremos en la transacción (ABZO), introduciremos el número de activo y seleccionaremos la clase de movimiento, que en este caso será Z03.

A continuación pincharemos en enter y pasaremos a la siguiente pantalla.

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Al igual que en el caso anterior rellenaremos el campo importe, ya que la cuenta contable aparece por defecto por la clase de movimiento. En la fecha de referencia deberemos poner un día más que la fecha que tenía el activo de ‘Desactivación’. Si introducimos una fecha diferente nos aparecerá un mensaje de error diciéndonos cuál fue la fecha de baja:

Por tanto, tomaremos como referencia la fecha de baja y le añadiremos un día. Volvemos a dar a enter y nos aparece la siguiente pantalla:

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Rellenamos el campo ‘Amo Normal’ con el importe que queremos que entre como amortización acumulada del activo (debe ser el mismo importe por el que salió)

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A continuación pulsamos enter, y vamos a visualizar el documento con el botón

:

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Si es correcto grabamos con el botón . El sistema nos dará el siguiente mensaje:

Si además de este movimiento necesitamos registrar pérdidas o beneficios procedentes de esta operación deberemos hacerlo en otro documento. Utilizaremos la misma transacción pero la clase de movimiento será diferente dependiendo del asiento que queramos registrar:

- mayor valor del activo contra ingresos: movimiento 100, cuenta contrapartida 77100000

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Si pinchamos en , veremos el asiento que contabiliza:

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- menor valor del activo contra gastos: movimiento 101, cuenta de contrapartida 67100000.

Si pinchamos en , veremos el asiento que contabiliza:

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ALTA MASIVA Al igual que en el caso del alta individual, el paso previo es que los activos existan, por lo que deberemos crearlos antes de contabilizar. Alta por donación Z02 Ruta: Gestión Activos � Contabilización � Alta contable � Contrapartida automática Masiva.

Entramos en la transacción y pinchamos el botón Nos aparece una ventana en la parte inferior de la pantalla en la que introduciremos los activos que queremos dar de alta contable y el importe asignado a cada uno de ellos.

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A continuación pulsamos la pestaña Datos adicionales, e indicamos el tipo de movimiento:

Le damos a visualizar el documento y veremos el asiento que se nos va a generar. Si es correcto grabamos y obtendremos el número de documento generado.

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El sistema dará el siguiente mensaje:

8.4 TRASPASO ENTRE ACTIVOS. Para poder hacer traspasos entre inmovilizados es necesario que estén creados y que al menos uno de ellos tenga valor (el que realiza el traspaso). Tenemos dos opciones:

- Traspaso individual - Traspaso masivo

TRASPASO INDIVIDUAL Ruta : Gestión Activos � Contabilización � Traspaso � Contabilización � Traspaso � Traspaso individual.

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Accedemos a la pantalla:

Rellenamos los datos de:

• Sociedad: en la que se va a producir la contabilización y a la que pertenece el inmovilizado.

• Activo fijo: El número de registro maestro que tiene el inmovilizado. • Fecha del documento. • Fecha de contabilidad. • Período o mes al que pertenece la contabilización. • Clase de movimiento: Viene definida directamente como 320, sin ser

necesario introducir otro valor.

Pulsamos Enter para pasar a la siguiente pantalla

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Rellenamos los datos:

• Trasladar a Activo fijo � Número de registro maestro del inmovilizado que va a recibir el traslado.

• Fecha de Referencia � Fecha que determina el inicio de amortización del bien.

• Traslado total � Lo activamos si vamos a realizar un traspaso íntegro de un bien a otro.

• Importe contab. � Si no se realiza un traslado total, el importe que queremos que se traspase de un activo al otro.

• Porcentaje � También podemos introducir porcentajes en los traslados parciales. Habrá que elegir entre introducir un porcentaje de traspaso o bien dar un importe contable, la combinación de ambos a la vez, no es posible.

• Texto � El que queramos que aparezca en el documento. • Clase doc. � La clase de documento que queremos que genere la

contabilización. En nuestro caso será ‘AA’. • Referencia � Texto para sacar el campo referencia.

Pinchando en el botón Visualizar Documento el sistema nos ofrece el mensaje de fijación automática de inicio de amortización

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pulsamos Enter y nos enseña el asiento que va a realizar.

Una vez que verificamos que todo está bien, pinchamos el icono de grabar, obteniendo el mensaje con el movimiento contabilizado.

TRASPASO MASIVO Si el traspaso que queremos hacer no es de un activo a otro si no que es de uno a varios o de varios a uno, utilizaremos la opción del traspaso masivo. Ruta: Gestión Activos � Contabilización � Traspaso � Traspaso Masivo Entramos en la transacción y seleccionamos el botón de Más activos

Nos aparece una nueva opción en la parte inferior de la pantalla para que rellenemos los datos de los activos que vamos a traspasar y de los activos que van a recibir valores.

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Indicamos a la izquierda los activos que se traspasan y a la derecha los que van a recibir los valores.

Le damos al botón de simular y podemos comprobar el asiento que se nos va a generar. Si es correcto podemos grabar.

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El sistema dará el siguiente mensaje:

8.5 CAPITALIZACIONES DE ACTIVOS EN CURSO. Ruta: Gestión Activos � Contabilización � Capitalizar AF en C � Repartir El funcionamiento de los activos en curso es similar en cuanto a la creación y el alta del activo final. La diferencia fundamental reside en que hay que realizar un traspaso del valor que ha ido recogiendo el inmovilizado en curso al inmovilizado en explotación. El proceso será como se indica a continuación: Primero tenemos que tener creado el inmovilizado en curso, seleccionando para ello alguna de las clases definidas en curso. La pantalla definida para inmovilizados en curso recoge únicamente los datos estrictamente necesarios para la creación del inmovilizado, de manera que será en el momento de la creación del inmovilizado en explotación, donde recogeremos los datos adicionales del bien que ya ha llegado a buen término.

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Una vez que tenemos rellenos los datos del activo en curso que estamos

creando pulsamos el botón de grabar ofreciéndonos el sistema el número de inmovilizado creado.

El procedimiento a seguir ahora es darle de alta, de manera que esté dotado de valor. Una vez que el activo ha recibido todas las contabilizaciones es necesario crear el inmovilizado definitivo en explotación. Para ello iremos al Menú y seleccionaremos la transacción correspondiente a la clase de activo que vamos a crear. Una vez rellenos todos los datos, grabamos el inmovilizado obteniendo el mensaje del sistema con el número generado.

Ahora ya podemos pasar al traspaso de saldos del activo en curso al activo en explotación. Para ello utilizamos la ruta: Contabilización � Capitalizar Afec � Repartir.

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Seleccionamos el Activo en curso que queremos liquidar y damos al botón de ejecutar (o a la tecla F8).

Marcamos la partida (seleccionando la línea) o todas las partidas en el caso de que queremos liquidar el activo en su totalidad. Pulsamos el botón

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Llegamos a la siguiente pantalla y rellenamos los datos del activo receptor de la liquidación.

- Tipo de Imputación: AF - Receptor: número de activo - Porcentaje o importe o cifra de equivalencia

Una vez todo relleno nos podemos ir atrás con la flecha de retroceso . Nos vuelve a la pantalla anterior pero en este caso el semáforo está en verde.

y pinchamos en momento en que el sistema pregunta si se quieren grabar los datos del registro de las reglas.

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Al decir que sí, nos vamos a la siguiente pantalla en la que además vemos el mensaje de grabación de las reglas.

En esta pantalla rellenamos los siguientes datos: - Fecha de Referencia: el sistema tomará para determinar el momento de inicio de amortización del bien en explotación - Clase de documento: AA - Texto Ejecutamos primero en test teniendo activado el flag de Eje. test y pinchando en el botón Ejecutar.

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Cuando se hayan verificado los datos quitamos el flag, dejando pinchado únicamente el flag ‘Lista detallada’.

El sistema nos ofrece la contabilización del bien.

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Si pinchamos en el botón . Vemos los datos del activo que ha recibido los valores.

Podremos visualizar los valores que tiene cada uno de los inmovilizados que hemos utilizado en la operación. Y comprobaremos que el inmovilizado en curso se ha quedado a ‘0’ y el activo final ha recibido el valor íntegro. Ruta: Activo fijo/ Visualizar

Pincharemos el botón . Valores del inmovilizado en curso

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Valores del inmovilizado en explotación

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8.6 BAJAS

8.7 BAJAS POR VENTAS El proceso de baja por ventas va a venir determinado por el funcionamiento de Greco. De manera que, se inicia la baja con un asiento de regularización, en el que se da de baja una cuenta transitoria de contabilización directa del bien en cuestión y se utiliza el registro maestro del bien para realizar la baja real en el sistema. Dependiendo del tipo de baja que queramos contabilizar, individual de un activo o de varios activos, accederemos a la opción de menú correspondiente.

BAJA INDIVIDUAL Ruta: Contabilización � Baja � Baja con ingresos.

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En esta pantalla cumplimentaremos los siguientes datos: - Sociedad - Activo Fijo - Fecha del documento - Fecha de contabilidad - Periodo - Clase de movimiento: Viene predefinida y no hay que cambiarla (260) Pulsamos Enter para pasar de pantalla.

Una vez rellenos la fecha de referencia, el importe de la baja ó baja total y el ingreso por la venta, podemos visualizar el documento.

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Podemos ver que el importe que hemos consignado como ingresos por venta (100.000,00 eur) nos lo ha llevado a la cuenta transitoria definida 79990000 que quedará saldada con el apunte proveniente de GRECO. El sistema dará un mensaje como el siguiente:

BAJA MASIVA La ruta : Contabilización � Baja � Baja con ingresos Masiva.

Seleccionamos el botón e introducimos todos los activos que queramos dar de baja por venta. Indicaremos para cada activo el importe del ingreso por la venta. En la pestaña de Datos adicionales indicaremos la clase de movimiento (será siempre 260) y la clase de documento (AA), así como los datos relativos a fechas, textos,...Una vez tengamos toda la información cumplimentada

podemos visualizar el documento y procederemos a grabarlo.

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8.8 BAJAS POR OTROS MOTIVOS Además de las bajas de activos por ventas, también se van a dar bajas por otros motivos. Los motivos posibles van a ser:

- Baja por cesión - Baja por aportación - Entrega al uso general - Baja por pérdida, obsolescencia o deterioro - Baja por donación - Baja por reversión

Para realizar la contabilización de estas bajas nos serviremos de los Tipos de Movimientos, así, dependiendo del tipo de movimiento la cuenta de contrapartida del activo será diferente. Estas bajas de activos se pueden realizar de forma masiva seleccionando varios activos, o de forma individual, realizando una transacción para cada activo que queremos dar de alta.

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Los movimientos de baja son los siguientes: Estas bajas se realizarán por la misma transacción y con el mismo procedimiento, veremos el ejemplo de baja por cesión para el caso de bajas individuales, y baja por pérdida, obsolescencia o deterioro para las bajas masivas.

BAJA INDIVIDUAL Baja por cesión (Clase de movimiento Z05) La ruta: Contabilización � Baja � Baja sin ingresos. Seleccionamos la transacción indicada y rellenamos el activo que queremos ceder, la fecha, ...y en el campo clase movimiento indicamos Z05.

TIPO DE MOVIMIENTO APUNTE CONTABLE D/H TRANSACCIÓN Z05 Baja por cesión 28x A.A. Inmovilizado

103 Patrimonio entregado en cesión 2xx Inmovilizado

Debe Debe Haber

Individual Masiva

Z06 Baja por aportación 28x A.A. Inmovilizado 107 Patrimonio entregado en adscripción 2xx Inmovilizado

Debe Debe Haber

Individual Masiva

Z07 Entrega al uso general

28x A.A. Inmovilizado 109 Patrimonio entregado al uso gral. 2xx Inmovilizado

Debe Debe Haber

Individual Masiva

200 Baja por perdida, obsolescencia, deterioro

28x A. A. Inmovilizado 2xx Inmovilizado 670 Pérdidas

Debe Haber Debe

Individual Masiva

Z08 Baja por Donación

656 Subvenciones 2x Inmovilizado

Debe Haber

Individual

Z09 Baja por Reversión Patrimonio entregado en Cesión 28x A.Acumulada 2xx Inmovilizado

Debe Debe Haber

Individual

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Le damos al enter y pasamos a la siguiente pestaña. Aquí debemos marcar la opción de Baja total. A continuación visualizamos el documento y comprobamos el asiento.

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BAJA MASIVA Ruta: Contabilización � Baja � Baja sin ingresos Masiva. Baja por pérdida, obsolescencia o deterioro (Clase de movimiento 200)

Pinchando el botón se activa la ventana inferior que nos permite introducir todos los activos que queremos dar de baja. En la pestaña Datos adicionales introduciremos la clase de movimiento (200) y la clase de documento (AA).

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Pinchamos el botón o la tecla F9 (simular) y vemos el asiento.

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8.9 TRATAR DOCUMENTO: MODIFICAR Y VISUALIZAR La ruta: Contabilización � Tratar documento � Modificar / Visualizar Desde esta opción podemos Modificar/Visualizar un documento contable, aunque no todos los campos serán modificables, apareciendo en blanco los que se puedan cambiar, y en gris los que no permiten modificaciones. Para acceder a un documento debemos indicar el número de activo, y el ejercicio.

Damos al enter y pasamos a la siguiente pantalla.

Con doble click sobre la línea que queremos modificar o visualizar o con el

botón de detalle (tecla F”) llegamos al documento y desde aquí ya podemos hacer las modificaciones.

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8.10 ANULAR DOCUMENTO La ruta: Contabilización � Anular documento � Anular contabilizaciones Si queremos anular un asiento contable realizado a un activo seleccionaremos el activo como cuando realizamos una modificación o visualización, pero entrando por la correspondiente opción del menú. Una vez hemos seleccionado el activo podemos ver los apuntes que tiene. Seleccionaremos la línea que queremos anular y pincharemos el correspondiente botón. Si previamente queremos visualizar el asiento, lo haremos con el doble click sobre la línea del apunte.

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Pulsando enter.

En esta pantalla seleccionaremos y visualizaremos la siguiente pantalla que solicita un motivo de anulación:

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Los motivos de anulación posibles son los siguientes:

Seleccionaremos un motivo de anulación, que generalmente será el 01 y daremos a grabar.

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9. OPERACIONES PERIODICAS Ejecución de la amortización El proceso de amortización contable puede lanzarse mensualmente o al final del año, procesando los doce periodos mensuales. El acceso a los datos de contabilización de la amortización los encontramos en la ruta: Operaciones Periódicas � Ejecución Amortización � Efectuar.

En esta pantalla cumplimentaremos los siguientes datos: - Sociedad - Ejercicio - Periodo contable: le indicaremos el periodo 12 (Amortización Anual) - Dejamos el flag de amortización planificada - Activamos ‘Listar activos fijos’ - Dejamos ‘ejecución en test’ para ver los resultados sin efectuar la contabilización

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Pulsamos el botón ‘Ejecutar’ El sistema nos avisa que en modo test sólo se ejecutarán un máximo de 1000 activos.

Pulsamos sí. El sistema nos ofrece un listado con los bienes.

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Este listado lo podemos imprimir a efectos de comprobación de datos. Una vez que vemos que todo está OK, volvemos atrás y cambiamos algunos datos de la pantalla: Desactivamos el flag ‘Ejec. Test’ ya que vamos a lanzarlo en real. En el campo ‘Nombre del juego de datos’ ponemos algo que sea identificativo de la ejecución que estamos lanzando. Activamos el flag ‘Retener Juego de datos’ para poder consultar la ejecución una vez lanzada y contabilizada.

Pinchamos en la ruta: Programa � Ejec. proceso Fondo.

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Salta un menú emergente en que me ofrece los datos de impresión en caso de querer hacerlo. Podemos imprimirnos los datos como comprobación del proceso ejecutado. En este caso activaremos el flag ‘Salida Inmediata’ para que la ordenación vaya directamente contra la impresora.

Pinchamos en para validar los datos y a continuación grabamos . El sistema ofrece un mensaje con el proceso generado

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A continuación iremos a la transacción SM35 o a la ruta de menú: Sistema � Servicios � Batch-input � Carpetas

Llegando a la pantalla:

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Seleccionamos el nuestro, colocando el cursor en la línea que se sitúe (en el

estatus veremos que pone Nvo) y pinchamos en el botón . El sistema nos ofrece un mensaje emergente:

Activamos los flags ‘Visualizar sólo errores’, ‘Log ampliado’ y ‘Modo Experto’

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Quitaremos el flag ‘Tam. Estándar dympro’.

Pulsaremos en Una vez que el proceso se ha terminado, el sistema ofrece el mensaje:

si pinchamos en ‘Resumen juego datos’ y buscamos nuestro juego de datos en los ya ejecutados: Veremos que ha cambiado el estatus, ahora aparece como ‘Procesado’.

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A continuación marcaremos nuestro juego de datos y pincharemos en obteniendo el resultado de la operación. Seleccionaremos y veremos el detalle del proceso, con los números de documentos generados.

Ya tendríamos lanzada la ejecución de amortización de 2005, si quisiéramos volver a lanzarla, el sistema nos ofrece un mensaje de error donde nos avisa que la siguiente ejecución corresponde a 2006 por lo que es imposible duplicar la contabilización de amortizaciones.

- Restaurar la ejecución de la amortización y visualizar documento de amortización

Ruta: Operaciones Periódicas � Ejecución Amortización � Crear juego de datos nuevos. La utilizaremos para restaurar una ejecución de amortización

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Para consultar la amortización efectuada y ver el número de documento generado accederemos a la ruta: Ruta: Operaciones Periódicas � Ejecución Amortización � Crear log.

Cambio de ejercicio Ruta: Operaciones Periódicas � Cambio de ejercicio. El cambio de ejercicio se ejecutará primero en test para ver los resultados y posteriormente en real (despinchando el flag de test) Los datos a cumplimentar serán la sociedad para la que se quiere realizar el cambio de ejercicio y el año al que se quiere cambiar.

Pulsaremos enter y accederemos a la pantalla de los resultados.

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Una vez comprobado que se puede realizar el cambio de ejercicio, volveremos a la pantalla anterior y desmarcaremos el flag de test para proceder a cambiar el ejercicio con el botón Cierre de Ejercicio El cierre de ejercicio tiene las opciones de Efectuar y Anular.

- Efectuar

Ruta: Operaciones Periódicas � Cierre de ejercicio � Efectuar. Mediante esta opción procederemos al cierre del ejercicio.

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En esta pantalla cumplimentaremos los siguientes datos:

- Sociedad - Clases de activos fijos AFeC: en este campo incluiremos los activos en

curso para que el sistema no verifique que son activos que tienen contabilizaciones y aún no han sido capitalizados.

- Ejercicio: año del cierre. - Flag de ejecución en test

A continuación ejecutaremos el cierre pinchando en el botón , y visualizaremos primero la siguiente pantalla.

Indicaremos que si, y pasaremos al resultado del cierre de ejercicio de la sociedad seleccionada.

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Si en los resultados no encontramos errores, retrocederemos a la pantalla anterior con el botón y desmarcaremos el flag de test para realizar el cierre del ejercicio en real.

- Anular Ruta: Operaciones Periódicas � Cierre de ejercicio � Anular. Con esta opción podremos anular el cierre del último año cerrado, con lo que podremos reabrir el ejercicio contable. Para realizar esta operación será necesario que no se hayan archivado todos los datos de este ejercicio. En el caso de haberse archivado los datos del año, tendríamos que ejecutar la función "Recargar archivo”

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En esta pantalla suprimiremos el ejercicio que queramos anular de la sociedad dónde queramos reabrir el ejercicio y a continuación grabaremos guardar los cambios.

10. SISTEMA DE INFORMACION

10.1 ACTIVO FIJO INDIVIDUAL Ruta: Gestión Inmovilizado � Sistema de información � Activo fijo individual.

Desde esta opción accederemos a la ficha individual del activo fijo seleccionado. En la pantalla Tendremos diversas pestañas que nos ofrecen la siguiente información:

- Valores plan: nos da la información de los movimientos realizados para el activo seleccionado (altas, traslados, bajas,...). Haciendo doble click sobre el movimiento y podemos ver el asiento contable.

- Valores contab.: vemos información sobre la amortización por periodos (meses).

- Comparaciones: vemos los importes de valor de adquisición, amortización,..., por años, para toda la vida útil del activo.

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- Parámetros: información sobre la clave de amortización, la vida útil, ....

En la parte superior izquierda podemos ver los iconos:

Visualización de datos maestros

Conversión de importes en diferentes monedas: nos permite visualizar los informes en distintas monedas

Llamar a informes de activos:

Leyenda de iconos

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10.2 PATRIMONIO ACTIVOS FIJOS Ruta: Gestión Inmovilizado � Sistema de información � Patrimonio de activos fijos.

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10.3 CUADRO DE ACTIVOS FIJOS Ruta: Gestión Inmovilizado � Sistema de información � Cuadro de activos fijos.

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10.4 AMORTIZACION EJERCICIO EN CURSO Ruta: Gestión Inmovilizado � Sistema de información � Amortización ejercicio en curso.

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11. MENSAJES CORREO ELCTRÓNICO EXTERNO

Se han configurado una serie de Mensajes al correo electrónico externo con el objetivo de que las transacciones que se llevan a cabo por parte de Patrimonio (creación de activos, modificación,...) y por parte de Contabilidad (altas contables, traspasos,...) se notifiquen diariamente a los responsables. Los mensajes definidos irán a Patrimonio y a Contabilidad: A PATRIMONIO

1 - Movimientos contables del día 00/00/00 Cada vez que se produzca un movimiento contable (alta, baja, traslado,...) sobre un activo que pertenezca una de las clases de activo con vinculación contable: Construcciones finalizadas, Construcciones en curso, Solares sin edificar, Fincar rústicas y Vehículos, se enviará un mail al usuario/s designado/s de Patrimonio con la relación de movimientos del día anterior.

A CONTABILIDAD

1 - Activos creados el día 00/00/00: Cada vez que se cree un bien en el sistema de las clases de activo con vinculación contable: Construcciones finalizadas, Construcciones en curso, Solares sin edificar, Fincar rústicas y Vehículos. Y la operación contable que se realice no sea un alta onerosa, el sistema enviará un mail al correo externo de

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los usuarios de Intervención para que procedan a dar el alta contable correspondiente.

2 - Activos creados o modificados el día 00/00/00: Cada vez que se produzca un movimiento de modificación en Inventario el sistema enviará un mensaje al día siguiente informando de estos movimientos al usuario asignado. El movimiento de modificación de Inventario vendrá definido por los campos: Situación Jurídica Anterior y Código de Procedimiento Anterior. Con estos dos campos podremos comprobar los cambios de Situación Jurídica.

12. INFORMES PATRIMONIO-CONTABILIDAD Además de los mensajes sobre la creación, modificación y operaciones contables con activos, también existe la posibilidad de visualizar esta información a través de la ejecución de los informes disponibles en el menú de usuario. Información de Patrimonio a Contabilidad Información de Contabilidad a Patrimonio

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