INS-40-1-03-05 Control estado de cuenta semestral por … · Control!estadode!cuenta!semestral!por! fondo! INS44041403405! FECHAPUBLICACIÓN 31/03/2016& MACROPROCESO& NIVEL1& NIVEL2&

Control estado de cuenta semestral por fondo

INS-‐40-‐1-‐03-‐05 FECHA PUBLICACIÓN 31/03/2016

MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

NIVEL 3

VERSIÓN

Diversificación de ingresos Gestión de Donaciones Uso de donaciones Control beneficiarios de

fondos de donaciones 0

Dirección de Planeación y Evaluación | 1

Tabla de Contenido Tabla de Contenido ............................................................................................................................................. 1

1. OBJETIVO ........................................................................................................................................................ 2

2. ALCANCE ......................................................................................................................................................... 2

3. INSTRUCCIONES .............................................................................................................................................. 2

4. DEFINICIONES ............................................................................................................................................... 10

5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA .................................................................................................................... 11

6. CONTROL DE CAMBIOS ................................................................................................................................. 11

7. APROBACION ................................................................................................................................................ 11

8. ANEXOS ......................................................................................................................................................... 12




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1. OBJETIVO

Describir las actividades asociadas al control del estado de cuenta semestral, que por fondo, lleva a cabo la Jefatura de Apoyo Financiero; con el fin de hacer seguimiento del historial de matrículas de cada uno de los fondos de becas internas de la Universidad, haciendo énfasis en aquellos pertenecientes a los programas Quiero Estudiar, Quiero Estudiar Escala y algunos fondos a los cuales se les hace seguimiento permanente por la estrecha relación con el donante. Lo anterior, teniendo en cuenta que la periodicidad de revisión es mucho más rigurosa en relación con otros fondos y becas, lo que implica revisiones de carácter semanal con el fin de verificar posibles alteraciones en los fondos por retiros de estudiantes, devoluciones de matrículas, reasignaciones a otros fondos, etc.

2. ALCANCE

Se describe el paso a paso de cada una de las tareas para llevar a cabo el control del estado de cuenta de los estudiantes beneficiados en cada uno de los fondos. Dichas actividades van desde la verificación del total de estudiantes en plataforma SAP y MAT-‐Report, hasta el traslado del estado de cuenta a la Dirección de Desarrollo, en caso que sea solicitado por parte de dicha Área.

3. INSTRUCCIONES

Control de beneficiarios antiguos de fondos de donaciones


1. Una vez surtido el proceso de matrículas, en el mes subsiguiente a dicho proceso, la Jefatura de Apoyo Financiero verifica tanto en SAP, como en MAT-‐Report, que el número de estudiantes matriculados coincida en ambas plataformas. Y así establecer el total de estudiantes matriculados a través de los Fondos de donantes de la Universidad.

1.1 Para revisión en SAP, primero el gestor de Financiero de la Jefatura de Apoyo Financiero ingresa a la transacción ZFICA012.




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1.2 El gestor establece una fecha de contabilización, que incluya el período de matrículas a analizar y adiciona la información relacionada con el número de segmentos. Por ejemplo, del 25001 al 27999 con el fin que arroje la información consolidada. Partidas con vencimiento y compensadas.

1.3 El gestor descarga la información a un archivo de Excel. Fichero local.




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1.4 Partiendo del archivo anterior, el gestor elabora una tabla dinámica con el fin de poder consolidar la información clasificada por fondo. Tal y como lo muestran las siguientes imágenes. Es decir, total de estudiantes por fondo, nombre, código y valor de la matrícula aplicada.




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1.5 Para iniciar el proceso de contraste con MAT-‐Report, el Gestor Financiero, ingresa a la página: bo.uniandes.edu.co, se loguea con su usuario y contraseña de la cuenta de correo Uniandes e ingresa a la opción consolidado de matrículas detallado y continua con los pasos que se indican a continuación, con el fin extraer y comparar la información de matriculados.

1.6 En la parte izquierda, el gestor debe indicar el período a analizar, por ejemplo 2015-‐2. La fecha de corte a la que se quiere revisar la información, puede ser la fecha en la que está llevando a cabo la revisión. Por ejemplo, la fecha de hoy. Y dar ejecutar. Posteriormente, dar click en Becas Internas.




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1.7 Una vez selecciona el link de becas internas, el sistema arrojará la siguiente pantalla. Luego se selecciona el séptimo botón de la barra de herramientas. Tal y como lo muestra la imagen.

1.8. Una vez descargada la información en un formato, o archivo de Excel, este arrojará la siguiente versión:




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1.9 A partir del anterior archivo, el gestor elabora una tabla dinámica con el fin de establecer la información relacionada con el número de estudiantes beneficiarios. Con el siguiente criterio: Operación (Beca) y carnet de estudiante. De esa manera saldrá el consolidado por línea.




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2. La Decanatura de Estudiantes de la Universidad envía al Gestor Financiero el concepto de renovaciones de los estudiantes pertenecientes a los programas Quiero Estudiar, Quiero Estudiar Escala, Calazans y TEXC´s. Lo anterior, con el fin de contrastar la información entre los cargues de los descuentos en SAP y MAT-‐Report y así tener la certeza de haber aplicado la matrícula a aquellos estudiantes cuyo concepto de renovación haya sido: “Renovar”.

3. El gestor verifica que los estudiantes beneficiarios se encuentren asignados al fondo respectivo. Esto se hace, mediante las operaciones principales y parciales, órdenes internas y segmento correspondiente. Tanto los datos arrojados por SAP, como los de MAT-‐Report, que es el objetivo del contraste de la información, deben coincidir con los datos y número total de estudiantes tanto en SAP como en MAT-‐Report, monto de matrícula, entre otros aspectos.

4. El gestor traslada dicha información de las matrículas al archivo maestro de donaciones, el cual permite a la Jefatura de Apoyo Financiero llevar el Estado de Cuenta de los estudiantes dependiendo del fondo al que pertenezca. Este archivo agrupa información como el historial de matrículas que ha tenido un determinado estudiante, y su monto, así como el concepto de renovación enviado por el CADE, la




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orden interna y el segmento asociado al fondo al que pertenece cada estudiante. Tal como lo muestra la siguiente imagen.

5. El gestor traslada el estado de cuenta a la Dirección de Desarrollo, en caso que ser solicitada por ellos, teniendo en cuenta que algunos fondos de consumo hacen desembolso de los recursos para matrículas de estudiantes, semestral o anualmente, según sea el caso, por lo que se requiere estado de cuenta para cobro al donante.

Control de beneficiarios antiguos de fondos de donaciones (Nuevo Proyecto de Donaciones: Plataforma automatización reportes de donaciones).

1. Una vez surtido el proceso de matrículas, en el mes inmediatamente siguiente a dicho proceso, la Jefatura de Apoyo Financiero verifica tanto en SAP, como en MAT-‐Report, que el número de estudiantes matriculados coincida en ambas plataformas. Y así establecer el total de estudiantes matriculados para las becas internas con las que cuenta la Universidad, a saber, Quiero Estudiar y Quiero Estudiar Escala.

2. El gestor contrasta dicha información con el concepto de renovaciones que envía a Apoyo Financiero la Decanatura de Estudiantes de la Universidad. Con el fin que se les haya aplicado la matrícula a aquellos estudiantes cuyo concepto de renovación haya sido: “Renovar”.




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3. Una vez hecho lo anterior, el gestor verifica que los estudiantes beneficiarios se encuentren asignados al fondo. Lo anterior, mediante las operaciones principales y parciales, órdenes internas y segmento respectivo.

4. El gestor confronta dicha información de las matrículas en la plataforma de automatización de los reportes de donaciones, la cual permite a Apoyo Financiero llevar el Estado de Cuenta de los estudiantes dependiendo del fondo al que pertenezca. Este archivo agrupa información como el historial de matrículas que ha tenido un determinado estudiante, y su monto, el interlocutor comercial y el segmento asociado al fondo al que pertenece cada estudiante.

5. El gestor traslada el estado de cuenta a la Oficina de Desarrollo, en caso que desde allí sea solicitada, teniendo en cuenta que algunos fondos de consumo hacen desembolso de los recursos para matrículas de estudiantes, semestral o anualmente, según sea el caso, por lo que se requiere estado de cuenta para cobro al donante.

4. DEFINICIONES • Concepto: Definición de la palabra • Concepto de Renovación: Es el documento que semestralmente envía el CADE (Centro de Atención

Decanatura de Estudiantes) a Apoyo Financiero en el cual se indica si la matrícula de un estudiante, beneficiario de QE o QEE, debe ser renovada o no.

• MAT-‐Report: Es la plataforma administrada por el Área de Matrículas en la cual se conserva el historial de matrículas de la Universidad, independiente de la forma de pago de las mismas: Becas internas, becas externas, préstamos internos o externos, recursos propios, etc.

• CADE: Centro de Atención Decanatura de Estudiantes. • Plataforma de automatización de los reportes de donaciones: Plataforma en la que quedará consignada

la información del historial de matrículas de todos los fondos, por estudiante, período, monto de matrícula, etc., y que remplazará al archivo maestro de donaciones que actualmente maneja Apoyo Financiero.




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5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

6. CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN ACTUALIZACIÓN FECHA

0 Elaboración 05/11/2015

Publicación 31/03/2016

1

7. APROBACION

NOMBRE CARGO FECHA

ELABORÓ Diego Cruz Gestor de Proyectos – Apoyo Financiero

05/11/2015

REVISÓ Tatiana Robayo Coordinadora Apoyo Financiero 05/11/2015

Manuela Peña Ingeniera de Procesos 11/11/2015

APROBÓ Tatiana Robayo Coordinadora Apoyo Financiero 05/11/2015

INTERNOS (Cadena de Valor) EXTERNOS (Unidad académica, administrativa, entidad)

PRO-‐40-‐1-‐03-‐03 Control de beneficiarios de fondos de donaciones

No aplica.




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8. ANEXOS

No aplica.

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