INSTITUTO DE DESARROLLO RURAL COMUNICACIÓN DE …...Asunto: APROBAR EL “MANUAL DE PROCEDIMIENTO PARA LA EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA DEL INDER A fin de que se sirva proceder a su ejecución,

INSTITUTO DE DESARROLLO RURALCOMUNICACIÓN DE ACUERDO

DE LA JUNTA DIRECTIVA

SECRETARIA GENERAL

San José, 23 de Julio de 2014

DE: SECRETARÍA GENERAL

A: PRESIDENCIA EJECUTIVADIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FINANCIERA

Asunto: APROBAR EL “MANUAL DE PROCEDIMIENTOPARA LA EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA DEL INDER

A fin de que se sirva proceder a su ejecución, me permito comunicarle el acuerdo tomado por laJunta Directiva en el artículo No. 40 de la Sesión Ordinaria 023-2014, celebrada el 21 de Julio de2014.

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ARTÍCULO CUARENTASe presenta para conocimiento y consideración de las y los señores Directores el oficio

DAF-351-2014, suscrito por el Lic. Enrique Corrales Marín, Director Administrativo Financiero;referente a la remisión del “Manual de Procedimiento para la Ejecución Presupuestaria del Inder”,el cual fue preparado por el Departamento Financiero – Área de Presupuesto; en cumplimiento a laDisposición 4.5, del Informe DFOE-EC-IF-15-2013 de la Contraloría General de la República.

Analizado el caso:ACUERDO No.40

Se conoce el oficio DAF-351-2014, suscrito por el Lic. Enrique Corrales Marín, DirectorAdministrativo Financiero y con fundamento en ella, se acuerda:

1) Aprobar el “Manual de Procedimiento para la Ejecución Presupuestaria del Inder”. EsteManual cuenta con el visto bueno del Director Administrativo Financiero y fue revisado por laDirección de Asuntos Jurídicos y la Dirección de Planificación Institucional y debe remitirse a laContraloría General de la República, según se detalla:

TABLA DE CONTENIDO0 INTRODUCCIÓN .............................................................................................. ¡ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO.1 OBJETIVO........................................................................................................ ¡ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO.2 ALCANCE......................................................................................................... ¡ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO.3 DOCUMENTOS APLICABLES............................................................................. ¡ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO.4 RESPONSABILIDADES...................................................................................... ¡ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO.5 LINEAMIENTOS ............................................................................................... ¡ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO.6 DEFINICIONES, TÉRMINOS Y ABREVIATURAS .................................................. ¡ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO.7 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO................................................................ ¡ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO.8 CONTROL DE REGISTROS................................................................................. ¡ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO.9 CONTROL DE ELABORACIÓN, REVISIÓN Y APROBACIÓN.................................. ¡ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO.10 ANEXOS .......................................................................................................... ¡ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO.

0 INTRODUCCIÓNEl presente manual define las pautas para realizar la ejecución presupuestaria del

Presupuesto del Instituto de Desarrollo Rural, considerando como base, el Plan OperativoInstitucional (POI) de cada uno de los Centros de Asignación Presupuestaria (CAP).

1 OBJETIVOProporcionar una herramienta que facilite el proceso de ejecución del presupuesto

financiero anual del Inder, de manera tal, que se describe paso a paso las actividades que incluyenel proceso de ejecución presupuestaria a nivel central y territorial, para la adquisición de los bienesy servicios.

2 ALCANCELos lineamientos establecidos en este manual serán de aplicación general para todas las

unidades administrativas de la Institución, que tengan a cargo los Centros de AsignaciónPresupuestaria, encargados de Fondo Fijo, Caja Chica y de las unidades ejecutoras que seestablezcan por ley y/o convenios específicos que se determinen por la Dirección Superior de laInstitución, comprendiendo aspectos financieros para cada período definido de ejecuciónpresupuestaria.

3 DOCUMENTOS APLICABLESCódigo Título

Constitución Política de la RepúblicaN° 8131 Ley de Administración Financiera de la República y



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Presupuestos PúblicosN° 8292 Ley General de Control InternoN° 6227 Ley General de la Administración PúblicaN° 7494 Ley de Contratación Administrativa y su ReglamentoN° 7092 Ley del Impuesto Sobre la Renta y su ReglamentoN° 8422 Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la función

PúblicaN° 9036 Ley Transformación del Instituto de Desarrollo Agrario (IDA) en

el Instituto de Desarrollo Rural (Inder)N° 34029-H Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Público

DC -24-2012 Alcance 39 GacetaDigital N° 64 29 marzo 2012

Normas técnicas de Presupuesto de la Contraloría General de laRepública

Decreto ejecutivo que sepublica en marzo por elMinisterio de Hacienda y rige elpróximo año

Directrices de Política Presupuestaria para las EntidadesPúblicas, Ministerios y demás Órganos según corresponda,cubiertos por el Ámbito de la Autoridad Presupuestaria

Políticas de Control de PresupuestoArt. 4 sesión ordinaria JuntaDirectiva Inder 027-2007

Reglamento para el funcionamiento del fondo de la Caja Chica

Art. 3 Sesión Extraordinaria N°022-2011

Manual para la formulación y ejecución del PresupuestoOrdinario del IDA y sus variaciones

Art. 43 sesión ordinaria JuntaDirectiva Inder 002-2014

Manual interno de procedimientos de contrataciónadministrativa

R DC 111-2011 Reglamento de Gastos de viaje y transportes para funcionariospúblicos

Art. 5 sesión ordinaria JuntaDirectiva Inder 027-2007

Reglamento del Fondo Rotatorio

Decreto 34325-H Gaceta 38-22/02/2008

Clasificador por Objeto del Gasto del Sector Público

Decreto 31877H Gaceta223/19/11/2003

Clasificador de Ingresos

Decreto 31877-H Gaceta 140-19/07/2004

Clasificador Económico

4 RESPONSABILIDADESÁrea de Presupuesto: encargados de realizar la consolidación de los registros

presupuestarios a nivel general de los recursos asignados en oficinas central y las figurasequivalentes de las oficinas territoriales.

Comisión de Presupuesto: encargado de fijar las políticas, directrices y lineamientos a nivelinstitucional en materia de ejecución presupuestaria.

Director Administrativo Financiero: encargado de ejecutar las políticas, directrices ylineamientos en materia presupuestaria que le encomienda la Comisión de Presupuesto, aparte depromulgar las disposiciones administrativas referente a la normativa interna en el tema.



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Documentos de solicitud de presupuesto: son documentos presupuestarios que se utilizanpara reservar recursos según el presupuesto aprobado, éstos pueden ser, requisiciones, anticipo yliquidación de viáticos y de fondos, contratos de estudio.

Directores (Regional): encargado de la distribución de los recursos aprobados a las oficinasterritoriales correspondientes y a su vez deberá elaborar un documento que indica la adecuada (sinsobregiros en la liquidación mensual de gastos) y transparente ejecución del presupuestoasignado; éste documento será remitido en el plazo, establecido según el cierre contable.

Encargados de Cajas Chicas: les compete la administración de los recursos presupuestariosasignados en las direcciones y oficinas territoriales.

Encargados de los Centros de Asignación Presupuestaria: les compete la ejecución de losrecursos el uso y afectación de los recursos que les han sido aprobados tienen la obligación develar durante el ejercicio presupuestario para que no se produzcan erogaciones, sin el debidocontenido. El marco legal para la ejecución obliga a que el personal de la Institución no puedaadquirir obligaciones sobre recursos inexistentes.

Jefe Departamento Financiero: encargado de presentar a la Administración Superior yGerencia General, los Informes presupuestarios trimestrales, y cualquier otro informe solicitadopor estos entes.

Jefatura de los Centro de Asignación Presupuestaria: controlará la ejecución física yfinanciera del presupuesto.

Jerarcas y Titulares Subordinados: establecerán el adecuado cumplimiento de loestablecido en este Manual, sin perjuicio del control que ejercerá la Auditoría Interna y de lascompetencias de la Contraloría General de la República, y los lineamientos y directrices de laAutoridad Presupuestaria del Ministerio de Hacienda.

Unidad Tecnología de Información: coordinará el mantenimiento de respaldos electrónicosde los sistemas informáticos centrales y territoriales en producción, considerando las disposicioneslegales, la capacidad de los equipos y la agilidad de acceso a los respaldos.

5 LINEAMIENTOSSe debe considerar los siguientes lineamientos generales para la adecuada ejecución

presupuestaria tanto a nivel central como territorial.1. Cumplimiento de Objetivos: la ejecución presupuestaria se deberá realizar de

conformidad con los objetivos, metas y prioridades, con las asignaciones de recursos para cadaprograma y las disposiciones legales pertinentes. Cada Centro de Asignación Presupuestaria oDirector del Programa que cuente con presupuesto asignado, será responsable de la correctaejecución, de acuerdo a su POI en materia presupuestaria.

2. Cumplimiento de la Normativa: la ejecución presupuestaria está sujeta a la normativalegal vigente en materia de gasto que ha emitido la Contraloría General de la República, y alsistema de control interno que opera en la institución. Toda erogación debe estar amparada a ladocumentación soporte, que permita identificar los gastos realizados, así como el nombre, elnúmero de cédula y la firma del funcionario que realizó el gasto. Toda erogación que se realicedeberá observar la legalidad del gasto realizado, así como la aprobación de éstos, con el propósitode garantizar que exista el contenido presupuestario suficiente, que corresponde a la actividad a lacual se le debe cargar dichos gastos y con la aprobación del responsable de ejecutar elPresupuesto. Para ello deberán velar y atender lo establecido en la Ley n°8292 Ley General deControl Interno en cuanto a proteger y conservar el patrimonio institucional contra cualquierpérdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal y lo instituido en la en lo referente aadministrar los recursos públicos con apego a los principios de legalidad, eficacia, economía yeficiencia, rindiendo cuentas satisfactoriamente.



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3. Cumplimiento del Tratamiento Archivístico: de conformidad con el principio dedesconcentración operativa del presupuesto ordinario del Instituto y sus variaciones, el archivo ycustodia de los documentos y reportes de ejecución presupuestaria generados durante el ejercicioeconómico, corresponderán a los Centros de Asignación Presupuestaria, como responsables de losprocesos de contratación administrativa y ejecución presupuestaria. El archivo y custodia deberealizarse de conformidad con las orientaciones que establezcan los órganos rectores, y deberánatenderse las disposiciones legales y administrativas en cuanto al plazo y protección de dichosdocumentos.

4. Cumplimiento de Respaldos Informáticos: deberá considerarse que los respaldosinformáticos deben realizarse en los sistemas de Información Institucional, deben mantenerseactualizados, para el caso de cambios de estos sistemas debe garantizarse la salvaguarda de losrespaldos de información institucional histórica en relación a la ejecución presupuestaria. En lo quecorresponde a los sistemas informáticos propios desconcentrados, en las Direcciones Territoriales,será responsabilidad de las respectivas unidades establecer los criterios para la administración derespaldos informáticos, considerando la coordinación con la Unidad de Tecnología de Información.

5. Cumplimiento de los Tiempos de Vigencia: la fase de ejecución dará inicio el 1 de eneroy finalizará el 31 de diciembre de cada año, de acuerdo al artículo 176 de la Constitución Política dela República. Se realizará la movilización de los recursos presupuestados de conformidad con lasnormas y procedimientos técnicos, legales y administrativos aprobados por la Junta Directiva, y deacuerdo a la Ley 8131 de Administración Financiera y Presupuestos Públicos. Los informes deejecución presupuestal de ingresos y egresos se realizarán y presentarán en las fechas establecidaspor las autoridades de control competentes.

6. Cumplimiento de la Norma de Trabajo: la Comisión de Presupuesto conjuntamente conlas unidades involucradas, analizará la información de la ejecución física y financiera delPresupuesto compararán los resultados obtenidos con los establecidos en el Programa OperativoAnual y las asignaciones presupuestarias. Según los resultados de la evaluación, la Comisión,elevará los resultados a la Administración Superior la que promoverá las acciones administrativaspara el cumplimiento de los objetivos de gestión, o en otro caso para determinar lasresponsabilidades y sanciones por incumplimiento de metas y objetivos.

7. Cumplimiento de mecanismos de control: los funcionarios subordinados deben cumplirlos mecanismos de control de la ejecución física con el fin de verificar el grado de cumplimiento dela programación presupuestaria, de tal forma que deberán llevarse los registros de informaciónnecesarios acerca de la ejecución física y financiera de su Presupuesto, así como informar losresultados de esa ejecución, para el caso de la ejecución física a la Dirección de PlanificaciónInstitucional y la ejecución financiera al Departamento Financiero. De la ejecución financiera, comoprimera acción de los mecanismos de control debe realizarse: 1. una comparación de la ejecuciónfísica con la ejecución financiera de las metas, 2. informar los resultados de la comparaciónrealizada, 3. prepara la información para la elaboración de los informes de ejecuciónpresupuestaria, 4. realizar el informe de ejecución financiera y enviarlo al Departamento Financieropara su conocimiento y consolidación.

6 DEFINICIONES, TÉRMINOS Y ABREVIATURASÁrea de Presupuesto: área del Departamento Financiero, ejerce supervisión del

presupuesto de las diferentes unidades a nivel Central del Instituto.CAP: Centros de Asignación Presupuestaria, son las unidades administrativas que tienen a

su cargo las distintas etapas presupuestarias a saber: formulación, ejecución, seguimiento ycontrol del presupuesto aprobado para ser ejecutado por los mencionados CAP.



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Clasificador de ingresos: Instrumento normativo que ordena y agrupa los recursos con quecuentan las entidades, en categorías homogéneas definidas en función de la naturaleza ycaracterísticas de las transacciones que dan origen a cada una de las fuentes de recursos.

Clasificador por objeto del gasto: Conjunto de cuentas de gastos, ordenadas y agrupadasde acuerdo con la naturaleza del bien o servicio que se esté adquiriendo o la operación financieraque se esté efectuando.

Comisión de Presupuesto: órgano colegiado rector, supervisor, nombrado por laAdministración Superior.

Documentos de solicitud de presupuesto: son documentos presupuestarios que se utilizanpara reservar recursos según el presupuesto aprobado, éstos pueden ser, requisiciones, anticipo yliquidación de viáticos y de fondos, contratos de estudio y otros.

Ejecución del Presupuesto: La ejecución presupuestaria es el proceso de implementación dedecisiones administrativas, financieras y operativas que implica la utilización de los recursosfinancieros y materiales, a efecto de llevar a cabo las actividades y acciones necesarias para elcumplimiento de los propósitos del POI. Verificar que la adquisición de bienes y serviciosprogramados responda a los límites presupuestarios establecidos previamente para cada año.

Plan Operativo Institucional (POI): Instrumento administrativo mediante el cual lasdiferentes unidades administrativas del Inder definen en congruencia con el Plan Estratégicovigente, los objetivos y metas a alcanzar, las acciones a emprender en un año, así como losrecursos requeridos y los productos o servicios que les corresponde generar para el desarrollo de laInstitución.

Presupuesto: Instrumento Financiero definido en términos monetarios del Plan OperativoInstitucional (POI) que permite al Inder la clasificación y proyección de sus ingresos y egresos,para un ciclo económico determinado, con el propósito de identificar el origen y destino de losfondos necesarios para el cumplimiento efectivo de los objetivos y metas definidos en el PlanOperativo Institucional.

Presupuesto de Ingresos: Comprende la integración de todos los ingresos que se proyectanobtener para cada ejercicio.

Presupuesto de Egresos: Comprende la identificación e integración de todos los egresosque se proyectan realizar por las diferentes unidades de la Institución durante un ejercicio, para laejecución eficiente y eficaz a nivel institucional del Plan Operativo Institucional aprobado, con el finde alcanzar los objetivos y metas del Plan Estratégico.

7 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTOSe describe el proceso de la ejecución presupuestaria a nivel de Oficina Central y a nivel de

Oficina Territorial. Dentro de lo que se detalla a nivel central, se incluye el subproceso deRemuneraciones (planillas), que si bien, es un proceso generado y el responsable es el área deRecursos Humanos, tiene vinculación presupuestaria directa con el Departamento Financiero por loque es imprescindible su incorporación al proceso general de la ejecución presupuestariainstitucional, también, se contempla la ejecución de bienes y servicios. Se detallan las actividadesde manera secuencial, con los roles correspondientes y con el registro que se genera a partir de laactividad o el producto obtenido a partir de la ejecución.

A. Ejecución Presupuestaria de Bienes y Servicios (Oficina Central)Para la programación de los gastos correspondientes a este rubro, los CAP deberán

considerar el mes en que se estima adquirir el compromiso, o recibir el bien o servicio, deconformidad a los plazos establecidos en la Programación Anual de Adquisiciones y Contratacionesestablecido por el área de Contratación y Suministros Institucional. Los servicios básicos talescomo energía eléctrica, servicio de agua, de telecomunicaciones y otros de similar naturaleza,



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deberán programarse en forma constante para cada uno de los meses del ejercicio financieropresupuestario y los alquileres, en forma mensual de acuerdo a lo pactado en los contratos oconvenios suscritos.

Es importante indicar que, el solicitante también puede ser el mismo funcionario encargadodel Centro de Asignación Presupuestaria (CAP) según cada unidad, área o dirección administrativadel Instituto.Bienes y Servicios Oficina Central

N° Rol Actividad Registro/Producto

1. Comisión dePresupuesto

Inicia el proceso con la asignación o de recursosaprobados de los presupuestos para cada CAP.

2.Presupuesto Realiza la certificación de recursos presupuestarios.

Documento dePresupuesto

Ordinario

3.DirectorNacional

Asigna el presupuesto a los CAP para la priorizacióndel gasto.

POI programado

4.Presupuesto

Se reservan los recursos de la solicitud depresupuesto, mientras se adquiere la obligación, asítoda requisición aprobada afecta los recursospresupuestarios en forma preliminar, mientras seconsolida el gasto y se efectúa el correspondienteregistro presupuestario.

Requisicionespresupuestarias

5. Solicitante o elencargado delCentro deAsignaciónPresupuestaria(CAP)

Identifica la necesidad de un bien o servicio yverifica la disponibilidad presupuestaria.

Solicitud deAprobación de

ContenidoPresupuestario

6. EncargadoCentro deAsignación

Presupuestaria(CAP)

y Presupuesto

Emite el documento de solicitud de presupuesto,con la respectiva aprobación digital y en físico y conlas firmas de:

a. Jefatura o a quién esta delegue paraautorizar el gasto.

b. Encargado de Presupuesto o del CAP querefrende que el gasto tiene contenidopresupuestario y debe constar el sello“PUEDE TRAMITARSE PRESUPUESTO” y sufirma.

c. Nombre, número de cédula y firma delfuncionario(a) que recibe los bienes oservicios solicitados.

Requisiciones,anticipo y

liquidaciones deviáticos y de

fondos, contratosde estudio,Solicitud de

Aprobación deContenido

presupuestario

7. Solicitante Remite el documento presupuestario al CAP.8. Encargado del

Centro deAsignación

En el caso de denegar la solicitud (debido a códigosincorrectos, falta de información, falta de firmasautorizadas o falta de presupuesto) se devuelve y



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Presupuestaria( CAP)

se hace nuevamente la solicitud.

9. Encargado delCentro deAsignación

Presupuestaria( CAP)

Se aprueba en caso de cumplir con los siguientesrequerimientos:

a. Código presupuestario y descripción.b. Código contable.c. Número del documento y fecha de emisión.d. Sin borrones o tachaduras.e. Cantidad de la mercancía o servicio.f. Unidad de medida de los elementos.g. Detalle de las mercancías o servicios con las

características y especificaciones técnicas sise requieren.

h. Monto en colones (números) el cualrepresenta el costo total estimado de lamercancía o servicio.

Documentopresupuestario

aprobado

10. Presupuesto Se procede a reservar los recursos presupuestariosy se remite la aprobación, a la Unidad solicitantepara que continúe con la compra.

11. Contratación ySuministros

Se realiza el trámite correspondiente para laobtención del bien o servicio, entiéndase, comprasdirectas o licitaciones.

12. Contratación ySuministros

Procede a la compra del bien o servicio.

13 Solicitante Recibe el bien o servicio requerido.14. Tesorería Se realiza el pago a través de la Tesorería.15. Tesorería Recibe y remite a la Contabilidad los documentos

contables y presupuestarios.16. Contabilidad Recibe los comprobantes de los movimientos diarios

de oficinas Centrales, registra los movimientos en laContabilidad Institucional, archiva y custodia loscomprobantes que dieron origen a los movimientoscontables.

17. Presupuesto Consolida la información presupuestaria provenientede los asientos contables, o de donde se genere elmovimiento presupuestario de acuerdo al sistemaque se utilice, realiza los informes presupuestariosde ingresos y gastos.Fin del proceso.



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Para definir el Rol se identificarán 4 niveles: Responsable, Aprobador, Consultado e InformadoResponsable: Este rol realiza el trabajo y es responsable por su ejecuciónAprobador: Este rol se encarga de aprobar el trabajo finalizado y asegurar que se ejecutan lastareas.Consultado: Este rol posee alguna información o capacidad necesaria para terminar el trabajo.Informado: Este rol debe ser informado sobre el progreso y los resultados del trabajo.

B. Ejecución Presupuestaria de Bienes Servicios –Adquisición de activos(Oficina Territorial)Para este nivel de ejecución el presupuesto es distribuido por la Dirección Regional a cada

una de las Oficinas Territoriales. La dirección cuenta con un Fondo Rotatorio que corresponde alPresupuesto de la Región y las Oficinas Territoriales administran el recurso asignado.

Seguidamente el detalle del procedimiento de la ejecución a nivel territorial.Bienes y Servicios Oficina TerritorialN° Rol Actividad Registro/Producto1. Solicitante Indica la necesidad del bien o servicio.2. Encargado de

FondoRotatorio ofuncionarioresponsable

Verifica en el sistema de caja chica(Contabilidad, Presupuesto) si existe contenidopresupuestario o no, si hay, confecciona larequisición y si no existe contenidopresupuestario queda pendiente para unamodificación que le de contenidopresupuestario.

Requisición

3. Jefe de OficinaTerritorial Nombre, número de cédula y firma del

funcionario que aprueba el documentopresupuestario.

Requisición aprobada

4. Solicitante Solicita al encargado de Caja Chica el bien oservicio.

5. Encargado deCaja Chica.

Entrega al solicitante el documentopresupuestario para respaldar la salida dedinero.

Vale

6. Encargado deCaja Chica

Procede a la adquisición del bien o servicio ypaga.

7. Encargado deCaja Chica oSolicitante

Verifica el documento que respalda larequisición, facturas o comprobantes

Vale

8. Encargado delSistema deFondo Fijo

El encargado hace en el sistema el reintegro dela caja chica y lo firma.

Liquidaciones oadelantos de dinero

9. Jefe Oficina.Territorial Firma el reintegro.

10. Encargado de Traslada los documentos físicos y lleva al Fondo



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Caja Chica Rotatorio de la Dirección Regional para lageneración del documento de pago.

11. Encargado delFondoRotatorio

Verifica que los documentos esténcorrectamente llenado y cuente con las firmascorrespondientes.

Requisición y reintegro(facturas o viáticos)


Si se deniega, la solicitud de reintegro de cajachica se devuelve al encargado de Caja Chicaindicando las razones de la devolución.

Oficio


Si se aprueba, lo pasa al Director Regional parala firma

14. DirectorRegional

Procede a firmar el reintegro de la caja chica Reintegro visado


Traslada el reintegro a un colaborador paraque realice la emisión del cheque otransferencia para el reintegro de caja chica.

15. Colaborador Emite el cheque y lleva al Encargado del FondoRotatorio para que realice el revisado de laemisión.

Emisión del cheque


Revisa la solicitud de emisión del cheque otransferencia para reintegrar los fondos de cajachica. Traslada la emisión para su autorizaciónal Director Regional o la persona que estedesigne


Traslada la emisión a un colaborador para laconfección del cheque o transferencia

Emisión aprobada

18. Colaborador Genera en el sistema el cheque o transferenciay lo lleva al encargado del Fondo Rotatoriopara que revise el cheque.

Cheque sin firma


Traslada el cheque o transferencia para firma ala persona autorizada en las cuentas corrientes.


Comunica al encargado de la C.aja Chica de laOficina Territorial, que ya está confeccionado elcheque o transferencia aprobada del reintegrode caja chica.

22. Solicitante Retira el cheque, o verifica que la transferenciaha sido efectuada.

Cheque firmado


Archiva los documentos correspondientes. Requisición, Reintegro



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24. Colaborador Archiva copia del documento presupuestario. Reintegro

25. Fin del proceso.Para definir el Rol se identificarán 4 nivelesResponsable: realiza el trabajo y es responsable por su ejecución.Aprobador: aprueba el trabajo finalizado y asegura que se ejecutan las tareas.Consultado: cuenta con alguna información o capacidad necesaria para terminar el trabajo.

Informado: debe ser informado sobre el progreso y los resultados del trabajoC. Ejecución Presupuestaria de Remuneraciones (Oficina Central)El compromiso de los gastos en el recurso humano (planillas) le corresponde directamente

al Área de Recursos Humanos, el Área de Presupuesto actúa como apoyo técnico al proceso engeneral. Este subproceso (remuneraciones) está conformado según el Clasificador Presupuestariovigente por las siguientes sub partidas:

Sueldo para Cargos Fijos, Jornales, Suplencias, Tiempo extraordinario, Recargo de funciones, Compensación de vacaciones, Dietas, Retribución de años servidos, Restricción al ejercicio liberal de la profesión, Décimo Tercer Mes, Salario Escolar, Otros Incentivos Laborales, que estén definidos en la Reglamentación Interna Contribuciones Patronales: C.C.S.S., INA, IMAS, FODESAF, ROPC, FCL. Contribución a Fondos Administrados.

Los gastos por sueldos y contribuciones patronales deberán ser distribuidos en formaconstante en cada uno de los meses que comprende el ejercicio financiero.

Recursos Humanos debe regirse por las políticas de la Autoridad Presupuestaria,adicionalmente deberá cumplir con las “Políticas de Control de Presupuesto, que deben cumplirseen la ejecución de los recursos públicos tanto a nivel de Oficinas Centrales como en las direccionesregionales territoriales”.RemuneracionesN° Rol Actividad Registro/Producto1. Recursos

HumanosHará el cálculo del costo de la planilla continuadel personal comprende el período de 1 deenero al 31 de diciembre del períodopresupuestario vigente, en todas las partidasespecíficas

2. RecursosHumanos

Ingresa la planilla en el Sistema de R.H. ycomo es anualizado y obedece al presupuestoordinario, no es necesario el refrendopresupuestario

Documento deRelación de Puestos



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3. Presupuesto Ingresa el archivo de la Relación de Puestosque contiene la planilla de la Institución y suscorrespondientes subpartidas en el Sistema dePresupuesto utilizado en la Institución.

4. RecursosHumanos

Establece los respectivos controles necesariaspara garantizar la buena marcha de las sub-partidas presupuestarias de la planillainstitucional

5. RecursosHumanos

Emite la relación de puestos del Instituto paracada ejercicio presupuestario.

RecursosHumanos

Se le solicitará emitir un documento cada vezque se emita una relación de puestos,indicando a la Dirección AdministrativaFinanciera:

a. el cálculo de las cargas sociales de ley,correspondiente a la relación depuestos.

b. porcentajes definidos para cadaInstitución

c. cargas sociales se encuentrandebidamente incorporados en eldocumento que se está enviando paraser incorporado en el presupuestoordinario o modificacionespresupuestarias.

Certificación de laRelación de Puestos

RecursosHumanos

Debe analizar y ajustar mensualmente, durantecada período presupuestario los controlespresupuestarios para , controlar y proyectar elcomportamiento de las erogaciones de lapartida Remuneraciones y emitir el informe queconsidere necesario

6. DirecciónAdministrativaFinanciera

La Jefatura debe atender cualquier situaciónatípica que se presente y requiera medidascorrectivas.

D. Ejecución Presupuestaria Inversión en Bienes DuraderosPara esta ejecución, los CAP deberán programar los egresos correspondientes a este rubro,

de conformidad a sus necesidades, debiendo considerar el mes en que se estima recibir el bien, yla programación de compras institucionales.Bienes DuraderosN° Rol Actividad Registro/Producto1. Centros de

AsignaciónPresupuestaria

En lo que se refiere a la formación de los bienesde capital, es decir, es importante tener enconsideración la modalidad de ejecución.

proyectos deinversión y estudiosde pre-inversión,

2. Centros deAsignaciónPresupuestaria

La programación de los fondos deberáformularse de acuerdo a los criterios técnicosdefinidos por las unidades ejecutoras.

Contratación directa



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Si la ejecución de los proyectos es por contrato,deberá programarse en el mes correspondienteal otorgamiento y los demás desembolsos deconformidad a la calendarización del avancefísico de la obra.

Obra (llave en mano)


Para la contratación de Obras públicas,servicios, alquileres, deben seguirse losprocedimientos de acuerdo al monto quecorresponda.

Licitación pública,licitación por registroo licitación restringida


Los requisitos de información con que debecontarse para realizar la transferencia yejecución de las partidas se detallan acontinuación.

a) Acuerdo de Junta Directiva, aprobandoel Convenio entre las partes

b) Convenio debidamente firmado yaceptado.

c) Cuenta corriente bancaria, única para latransferencia

d) Responsable de preparar lasliquidaciones presupuestarias por partedel Sujeto Privado, así como ladeterminación de las fechas en que sedeberán presentar al Inder

e) Documento de Solicitud de aprobaciónde Contenido presupuestariodebidamente firmada y aprobada parael giro de los recursos.

f) Detalle del Proyecto de Inversión, endonde se indica la ubicación delproyecto que se beneficiará con estosrecursos.

g) Aportes que realiza el Sujeto Privado yporcentaje que representa del totalproyecto

h) Certificación que indique que la únicaposibilidad para satisfacer el interéspúblico es por medio del sujeto públicoo privado.

i) Que el servicio efectivamente es enbeneficio de los territorios de laInstitución, de manera que esconforme con los fines y objetivos delINDER

j) Que el monto a aportar por el Institutocon base en la propuesta del sujetopúblico o privado corresponde a

TransferenciasCorrientes o deCapital



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parámetros de razonabilidad y costos demercado para obras similares.

6. Oficina oDirección

Ejercer los controles necesarios sobre larealización de la obra, de manera que segarantice su pleno funcionamiento. Debegarantizar que se ejecutaron las obras,adicionalmente, a través de documentaciónoficial debe asegurar el control y seguimientode las obras y desembolsos financieros deacuerdo a los Convenios firmados.

7.FuncionariosSubordinados

Deben cumplir los mecanismos de control de laejecución física con el fin de verificar el gradode cumplimiento de la programaciónpresupuestaria, de tal forma que deberánllevarse los registros de información necesarios.

Registros de laejecución física yfinanciera

9. Funcionariossubordinadosresponsables dela ejecución delas obras otransferencias

La ejecución financiera debe:a. Como primera acción de los

mecanismos de control debe realizarseuna comparación de la ejecución físicacon la ejecución financiera de las metas.

b. Informa los resultados de lacomparación realizada.

c. Prepara la información comparada parala elaboración de los informes deejecución presupuestaria.

d. Realizar el informe de ejecuciónfinanciera de la obra o proyecto y loenvía al Departamento Financiero.

Informesconsolidados deejecución física yfinanciera de lasobras, proyectos otransferencias

8.DepartamentoFinanciero

Recibe el informe consolidado del cierre de laobra o proyecto

Informes deejecuciónpresupuestariaLiquidaciónpresupuestaria

Para definir el Rol se identificarán 4 nivelesResponsable: realiza el trabajo y es responsable por su realización.Aprobador: aprueba el trabajo finalizado y asegura que se ejecutan las tareas.Consultado: cuenta con alguna información o capacidad necesaria para terminar el trabajo.

Informado: debe ser informado sobre el progreso y los resultados del trabajo.8 CONTROL DE REGISTROS

Código y nombre del registro Responsable de suarchivo

Modo de almacenamientoy recuperación

Tiempo deconservación

1. Requisiciones CAP , Asientosdiario contabilidad

Físico o electrónico 5 años

2. Anticipos y Liquidaciones CAP, Asientos de Físico o electrónico 5 años



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de viáticos diario contabilidad3. Anticipos y Liquidaciones

de FondosCAP, Asientos dediario contabilidad Físico o electrónico 5 años

4. Contratos de estudio uotros Recursos Humanos Físico o electrónico 5 años

5. Documento de Solicitudde Aprobación deContenido presupuestario

CAP, Asientosdiario contabilidad Físico o electrónico 5 años

9 CONTROL DE ELABORACIÓN, REVISIÓN Y APROBACIÓNELABORÓ ÁREA FECHA

María Lizinia Navarro Esquivel Presupuesto Mayo 2014

REVISÓ FIRMA FECHARicardo Mora Arguedas Junio 2014Rigoberto Vargas Alfaro

APROBÓ FIRMA FECHAEnrique Corrales Marín Junio 2014



SECRETARIA GENERAL






15

10 ANEXOS10.1 Flujograma del proceso de ejecución presupuestaria.

MACROPROCESO: APOYOPROCESO: GESTION FINANCIERA PRESUPUESTO

SUBPROCESO. EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA

Documentos Presupuestarios Aprobados parainiciar Proceso de Ejecución Presupuesto Ordinario Aprobado

Presupuestos Extraordinarios AprobadosModificaciones Presupuestarias AprobadasAcuerdos de Junta DirectivaPoliticas Institucionales sobre PresupuestoNormas de Presupuesto CGR

Inicio

Condiciones para iniciar el proceso Materiales Necesarios

Identificación de una necesidad de adquisición(Bienes y Servicios ) según lo establecido en el

Presupuesto anual aprobadoPresupuesto aprobado e ingresado en el Sofware dePresupuesto Hovysis y Sistema de Fondo Fijo

NO SI

DEVUELVE A LA UNIDAD SOLICITANTECON LA INDICACION DE " NO TIENE

PRESUPUESTO", O CODIGOS OCONCEPTOS INCORRECTOS

DEVUELVE A LA UNIDAD SOLICITANTE PARAQUE CONTINUE EL PROCESO EN EL AREA DE

CONTRATACIÓN Y SUMINISTROS O TESORERIASEGÚN CORRESPONDA POR EL DOCUMENTO

APROBADO

Verifica si tiene disponibilidad Presupuestaria en el Sistema de Fondo Fijo, elabora los documentos para solicitarrefrendo Requisiciones, Anticipo-Liquidación de Viáticos, Acciones de Personal, Anticipo de Fondos, obtiene las

firmas autorizadas

AREA DE PRESUPUESTO CENTRAL CENTROS DE ASIGNACION PRESUPUESTARIA NIVEL REGIONAL OTERRITORIAL

Verifican la disponibilidad Presupuestaria, las firmas autorizadas los códigos presupuestarios y procede a autorizar yseparar el Presupuesto en el Sistema de Fondo Fijo se sella"Puede Tramitarse Presupuesto"

Flujograma del Proceso de Ejecución Presupuestaria

REQUISITOS DEL PROCESO

Proceso

Unidad Solicitante: Nivel Central, Nivel Regional o Territorial



SECRETARIA GENERAL






16

10.2 Documento presupuestario: Requisición

2) Instruir a la Presidencia Ejecutiva para su envío a la Contraloría General de laRepública.

ACUERDO APROBADO POR UNANIMIDAD.COMUNÍQUESE. ACUERDO FIRME.

Atentamente,

Lic. Walter Ulate CalderónSecretario General de la Junta Directiva

mcchv

C. Auditoría, Departamento Financiero, Área de Presupuesto.

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INSTITUTO DE DESARROLLO RURAL COMUNICACIÓN DE …...Asunto: APROBAR EL “MANUAL DE PROCEDIMIENTO PARA LA EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA DEL INDER A fin de que se sirva proceder a su ejecución,