INSTITUTO INTEGRADO DE COMERCIO – BARBOSA, SANTANDER GUÍA DE TRABAJO ACADEMICO

EMERGENCIA SANITARIA COVID-19. II PERIODO 2.020

Grado: Noveno Nombre: ______________________________________________________

Asignatura Docente META DE COMPRENSIÓN

DESEMPEÑO DE COMPRENSIÓN

TECNICAS DE OFICINA

Elaborar documentos propios del ámbito empresarial

1. Estructura textos de negocios 2. Redacta documentos aplicando la

normatividad: 1.1. Memorandos 1.3. Actas, Circulares 1.5. Autorizaciones, Certificados 1.7. Constancias 1.9. Mensajes de texto, Correos

electrónicosMomento 1. EXPLORACIÓN: Duración: 4 horas

Lea cuidadosamente y saque conclusiones del contenido, explique a qué se refiere el texto.

“Durante muchos siglos, la costumbre fue ésta: aleccionar al hombre con historias a cargo de animales de voz docta, de solemne ademán o astutas tretas, tercos en la maldad y en la codicia o necios como el ser al que glosaban. La humanidad les debe parte de su virtud y su sapiencia a asnos y leones, ratas, cuervos, zorros, osos, cigarras y otros bichos que sirvieron de ejemplo y moraleja, de estímulo también y de escarmiento…”

El objetivo de este ejercicio de redacción es narrar una historia protagonizada por animales personificados, que hablan, piensan y sienten.

PARA RECORDAR: “El ejercicio de la redacción requiere de recuento y formatos específicos; por norma general tienen como propósito: precisión y claridad, la simplicidad en la lectura es un elemento sumamente valorado ya que esto da pauta a que se termine de leer un texto por completo. Escribir es una actividad compleja cuyas habilidades se van desarrollando con el tiempo.

Dentro del amplio campo que atañe a la escritura, se encuentran la redacción de documentos de negocios, su estructura versa sobre esquemas lineales, omite toda ambigüedad y tienen por objeto comunicar a un destinatario aspectos concernientes a las empresas. Aquí la precisión es una exigencia vital, su metodología implica el dominio de formulismos para cumplir con objetivos concretos.

Son cuantiosos los documentos de negocios existentes en las corporaciones, su listado competería a un escrito a parte, no obstante, aquí algunos ejemplos: Memorandos, actas, circulares, autorizaciones, certificados, constancias, mensajes de texto, correos electrónicos, propuestas, contratos, manuales, etc.”

Momento 2. ESTRUCTURACIÓN Y PRÁCTICA:

PASOS PARA LA REDACCIÓN DE TEXTOS EMPRESARIALES O DE NEGOCIOS

1. Conocer el tipo de documento que se solicita. El empleador suele asumir que el trabajador conoce de qué trata cada tipo de archivo y cómo se redacta; la redacción de textos profesionales se aprende desde la formación académica, sin embargo, se puede olvidar por el desuso. Para recordarlo es necesario primero buscar la definición, un formato adecuado y finalmente ceñirse al estilo demandado.

2. Conocer la estructura de cada institución. En textos de negocios, la mayoría de las veces no es permisible la innovación, hay que apegarse a los formatos, colocar los sellos institucionales donde deben ir, incluso si se duda al respecto de su forma, es necesario consultarlo antes de actuar unilateralmente. Es válido hacer sugerencias, pero no hay que perder la vista que cada empresa tiene una inercia de trabajo que hay que respetar.

3. Dominio absoluto del procesador de textos. Es necesario estar capacitado acerca de las múltiples opciones que ofrecen los programas de escritura, su diseño está hecho para simplificar su uso, sin embargo, su desconocimiento, propicia que tengamos errores elementales a la hora de redactar y darle una forma específica; hay foros donde es posible resolver dudas, además de la utilización del ícono de ayuda de nuestro propio procesador.

4. Originalidad. Apelar a la creatividad en un texto de negocios es una tarea intrincada, sin embargo, el lector lo agradecerá; el empleo de formulismos no es algo pasado de moda sino es un elemento que le dará carácter y formalidad a nuestro escrito.

5. Releer y corregir. El tiempo en ocasiones es un enemigo en las corporaciones, no obstante, hay que darse un tiempo para hacer una lectura en voz alta de nuestro escrito y solicitar a otros que lo lean, de este modo si hay errores en la redacción, confusión en los tiempos verbales o errores de sintaxis, fácilmente se podrán corregir. Es mejor entregar un documento bien hecho con demora, que uno incorrecto enseguida.

Escribir correctamente es un ejercicio que sirve para toda la vida, no hay que desestimar eventualmente la posibilidad de incursionar en un taller de lectura y redacción, independientemente de la carrera que se haya estudiado, lo aprendido sumará en pro de nuestro proceso formativo.

Momento 3. TRANSFERENCIA Y VALORACIÓN (EVALUACIÓN)

1. Realice un cuadro sinóptico o mapa conceptual con la anterior información.

2. Haga un glosario con palabras nuevas y busque el significado.

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Momento 1. EXPLORACIÓN: Duración: 4 horas

Lee, observa y escribe las características del siguiente documento:

Momento 2. ESTRUCTURACIÓN Y PRÁCTICA:

A. EL MEMORÁNDUM O MEMORANDO

Memorándum: es una palabra latina que significa “cosa que debe recordarse”. El concepto tiene varias definiciones y usos, según la Real Academia Española (RAE).

Un memorándum es, en su aprobación básica, un informe donde se expone algo que debe ser tenido en cuenta para un determinado asunto o acción.

La RAE también aclara que un memorándum puede referirse a una nota que se envía por mano a una persona dentro de una misma institución u oficina, o incluso a un resguardo bancario.

Aunque la palabra correcta es memorándum, en la actualidad suele cambiarse por memorando, una derivación del vocablo original.

Por otra parte, el término memorándum es usado muchas veces como sinónimo de oficio. Se trata de un documento o comunicación escrita de carácter oficial o protocolario que utilizan las autoridades. Su función es relacionar a los órganos administrativos de mayor jerarquía.

Un oficio de este tipo se utiliza para comunicar disposiciones, consultas, órdenes e informes. También cumple funciones de invitación, de felicitación, de colaboración y de agradecimiento, entre otras. El oficio cuenta con varias partes ya estipuladas, como el membrete, la numeración, el asunto, la referencia y el cuerpo.

Momento 3. TRANSFERENCIA Y VALORACIÓN (EVALUACIÓN)1. Según lo leído y observado, ¿Qué es un memorándum?2. ¿Cuál es el propósito del memorándum? 3. ¿Quiénes emiten los memorándums y a quién o quiénes va dirigido? 4. ¿Qué palabras podemos utilizar para referirnos a este documento? 5. Haga un listado de diferencias que encuentras con respecto a la carta comercial, que

aprendimos a escribir el periodo pasado. 6. Escribe un memorándum, dirigido a tus compañeros, con motivo de la cuarentena y firmado por

ti. (Hoja blanca tamaño carta y las márgenes establecidas). Si es en computador y tienes internet, con letra Arial 12 y la veías a mi correo electrónico__________________________________________________________________________________

Momento 1. EXPLORACIÓN: Duración: 2 horas Lee con atención la siguiente información y escribe las diferencias con el memorándum. ¿Qué título le pondrías?

Hoy 25 de abril de 2.020 se reunieron en la Sala de Juntas los habitantes del condominio Villas de Toscana, de Barbosa Santander, para la designación de la junta directiva que estará en funciones durante el período mayo 2.020 – mayo 2.021, bajo el Siguiente Orden del Día:

1. Lista de Asistencia.

Siendo las 8:00 am se contó con el 30% del total de copropietarios del condominio.Siendo las 8:15 am se contó con el 60% del total de copropietarios del condominio.Siendo las 8:30 am se da inicio a la asamblea con el 95% de los copropietarios del condominio.

2. Elección de candidatos a ocupar los puestos de presidente, Tesorero y secretario de la mesa directiva.

Se solicita entre los asistentes que se postulen como candidatos a los puestos de forma voluntaria.

3. Votación para elegir la Mesa Directiva 2.020 – 2.021.

Después de la votación queda establecida la nueva mesa de la siguiente forma:

Presidente: Elvira Quiroga Medina Secretario: Oscar Moyano Ariza Tesorero: Ignacio Rangel García

4. Cierre de Sesión.

Se cierra la sesión con el acuerdo de que los siguientes 15 días a partir del 26 de abril se considera la transición entre la mesa anterior y la nueva mesa para recibir la administración

del condominio.

5. En constancia firman _______________________________ ________________________________

PRESIDENTE SECRETARIO/A

Momento 2. ESTRUCTURACIÓN Y PRÁCTICA:

EL ACTA

En el momento de hablar de las actas, es importante conocer su significado exacto previamente y, además, ver el contexto en que se está utilizando. Porque, existen diferentes tipos de actas y por cada una de ellas, variará el contenido o el objetivo de este tipo de documento.

De manera general, el acta es un documento que certifica y registra todo lo que ha acontecido o aquello que se ha pactado durante una reunión, sea esta de la índole que sea. Las actas de reunión puede redactarse en situaciones diversas, como la reunión general de una corporación o de una plenaria de negocios, la cuestión es que se registren los datos y que alguien se encargue de transcribirlos y archivarlos.

Normalmente, quién redacta el acta será una persona que tenga buenos conocimientos en redacción y conozca la estructura del acta. En el caso de organismos oficiales, como el Parlamento Europeo, los que se encargan de esta tarea son escribientes profesionales. Todos estos documentos, deben guardarse posteriormente y de manera cronológica y ordenada, en el denominado libro de actas.

Si se trata de una situación más informal, como una reunión en la comunidad de vecinos, podemos recurrir a utilizar un modelo de acta. Este nos servirá de guía y nos ahorrará tiempo, aunque es mejor siempre que se personalice la plantilla.

El acta, además de ser un documento que registra lo acontecido durante una reunión, también puede tratarse de un documento que ofrece un carácter oficial y que certifica legalmente la condición de una persona o institución. Sería el caso del acta del Congreso de la República que reciben los parlamentarios electos del país.

Las actas también pueden contribuir a certificar legalmente acontecimientos importantes, tales como un nacimiento, una boda o una defunción. Son las pruebas oficiales de que estos sucesos han sucedido y han quedado registrados.

En el caso de la creación de una empresa, las actas constitutivas declaran la formalización de una sociedad formada por los socios que la firman.

ACTA DE REUNIÓN

Un acta de reunión es aquella en la que se hace una anotación de todo lo sucedido en una junta y tiene como objetivo obtener un registro de todas las reuniones, los temas tratados y las soluciones dadas para de esa manera poder llevar el debido seguimiento de los asuntos.

Un acata de reunión nos permite saber la fecha, lugar y hora de una reunión, las personas que participaron en ella y las que no asistieron, el tema que se trató, las decisiones que fueron tomadas y las conclusiones a las que se llegaron.

Este documento tiene un carácter oficial ya sea dentro de una empresa o institución pública o privada. Para que un acta tenga validez debe cubrir ciertos requisitos, entre los cuales está que debe ser elaborada por una persona o grupo de personas que sean designados entre los asistentes a la reunión y que deberán plasmar los puntos tratados y acuerdos logrados en la misma.

La información que siempre debe asentarse en un acta es:

Fecha y Hora de la reunión. Objetivo de la Reunión. Una Introducción acerca del asunto que se va a tratar. Puntos tratados en la reunión. Acuerdos establecidos. Nombres de los asistentes a la reunión.

Importante: En cada asamblea o reunión se elige la persona que ha de presidir (presidente) la reunión y la secretaria/o, de tal manera que son estas dos personas las encargadas de firmar el acta.

Es posible que el presidente de la asamblea sea el mismo representante legal, o cualquier otra persona que la misma asamblea elija y cada reunión puede tener un presidente o secretario diferente.

Si el presidente o el secretario no pueden firmar el acta, esta puede ser firmada por el revisor fiscal, siempre que este haya asistido a la reunión, pues de lo contrario no podrá dar fe con su firma del contenido del acta, de lo que allí se expuso concuerde con lo sucedido en la realidad. Se aclara que el revisor fiscal no puede suplir la firma de los dos al tiempo (presidente – secretario), sino de uno de ellos, cualquiera que se vea imposibilitado de firmar.

Por último, recordemos que es la asamblea quien debe aprobar el contenido del acta, pues fue ella la que deliberó y decidió lo que consta en el acta.

Momento 3. TRANSFERENCIA Y VALORACIÓN (EVALUACIÓN)

Después de haber leído y consignado en el cuaderno. Con tus propias palabras escribe: 1. ¿Qué es un acta?2. ¿Cuántas clases de actas puede haber? 3. Pregúntales a tus familiares por las actas que ellos conocen y si tienen alguna en la casa

que usted pueda ver y leer. 4. Escribe ejemplos y especifica ¿Qué clase de acta es? 5. Trata de hacer un a Acta con los hechos de uno de estos días de cuarentena.

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Momento 1. EXPLORACIÓN: Duración: 4 horas Observa las diferencias o similitudes del siguiente documento con los anteriores y escríbelas en

el cuaderno

Momento 2. ESTRUCTURACIÓN Y PRÁCTICA:

LA CIRCULAR Y SUS PARTES.

La Circular: es un documento de uso interno que dirige una autoridad superior, a todos o aparte de sus subalternos simultáneamente para darle a conocer disposiciones o asuntos internos para que se cumplan a cabalidad.

Sirve para dictar órdenes y también para informar. El mensaje que transmite es específico y de interés general para todos sus destinatarios.

Una circular puede ser siempre fuente de buenas o malas noticias como: aumento de sueldo, ajuste de presupuesto, fecha límite para entregar el carnet de salud, Cambios de horario. Rotación de jefes. Nombramiento de comisión reorganizadora. Ascensos del personal. Aplicación de encuesta. Acuerdos y decisiones del directorio, etc.

Permite, dentro de una institución, un enlace vertical descendente (de superior a subordinado) y horizontal (entre personas del mismo rango). Generalmente, se dirige a todo el personal o a las dependencias subordinadas.

PARTES DE LA CIRCULAR

a) Numeración. Se escribe la palabra circular con mayúscula seguida del número que le corresponde, el año y las iniciales de la institución. CIRCULAR Nº 050-....

b) Fecha. Se escribe el día, mes y año.

c) Destinatario. Generalmente el documento está dirigido a un grupo de personas interesadas. Ejemplos: Señores Catedráticos. A todos los Profesores del Colegio

d) Asuntos. Se escribe con mayúsculas, seguida de dos puntos y luego el tema en resumen o síntesis. Ejemplo: ASUNTO: Cambio de horario.

e) Cuerpo o texto: Es la parte donde se detalla el mensaje que se quiere comunicar. Puede estar formado por varios párrafos. El cuerpo o texto se redacta en el estilo bloque o semi bloque.

f) Despedida. Es muy simple. Generalmente se utiliza una sola palabra. Atentamente, cordialmente.

g) Firma y cargo. La firma es la rúbrica a mano o electrónica como se acostumbra a firmar en todo documento; debajo de ella se coloca los nombres y apellidos, y cargo que ostenta la autoridad.

Momento 3. TRANSFERENCIA Y VALORACIÓN (EVALUACIÓN)

Después de haber leído y consignado en el cuaderno lo referente a la circular. Responde las siguientes preguntas:

1. ¿Qué es una circular?2. Escribe una circular para tus compañeros sobre el trabajo académico en cuarentena por el

Covid-19, con las mismas recomendaciones de los documentos anteriores __________________________________________________________________________________ Momento 1. EXPLORACIÓN: Duración: 6 horas

Para esta parte del taller consulta con tus padres o familiares cuando se graduaron o asistieron a algún curso en un establecimiento público o privado, obtuvieron un título y les dieron un diploma que certifica que hicieron esos estudios o cursos.

Averigua con tus parientes cuantos diplomas tienen. Si tienes la posibilidad observa algunos, mira las diferencias entre los que tengas, ¿cuáles son las partes destacados y qué información se consigna en ellos?.

Escribe en el cuaderno lo que encuentres o te llame la atención.

Momento 2. ESTRUCTURACIÓN Y PRÁCTICA:

EL CERTIFICADODocumento que según su origen, público o privado, hace plena prueba respecto de la veracidad de un acto o hecho. El carácter público o privado de un certificado proviene de la investidura de la persona que lo extiende. Es el instrumento por el cual se asegura la verdad de alguna cosa, bajo la fe y palabra del funcionario que lo autoriza con su firma.

Dan fe únicamente los funcionarios como notarios, secretarios judiciales; y éstos, no solamente deben firmar, sino que han de sellar, e incluso suscribir el documento.

Ejemplos:

CERTIFICACIÓN DE ORIGEN: El que justifica la nacionalidad y procedencia de un buque. CERTIFICACIÓN DE TRABAJO: Es un documento expedido por el patrono al trabajador, y

donde se hace constar, dando fe de ello, los servicios prestados.

La certificación es un documento oficial en la cual se confirma alguna información. Su contenido sirve como prueba en casos judiciales o de investigación. Es un documento escrito a través del cual se expresa hechos, méritos o derechos de alguien, por conocimiento pleno de quien certifica. Está vinculada estrictamente a la ética profesional y personal.

Este documento puede denominarse certificación o certificado. Cabe indicar que esta comunicación no lleva saludo ni despedida.PARTES DE LA CERTIFICACIÓN

1. Encabezamiento

2. Texto o cuerpo

3. Lugar y fecha

4. Firma

LA CONSTANCIA Y SUS PARTES

Una constancia es un documento en el que se hace constar algún hecho, en ocasiones de modo auténtico o fehaciente. Existen diversos tipos, según qué clase de hecho constaten, el formato, quién lo constata, entre otros.

1. Un recibo o constancia de pago: sirve para constatar que se ha pagado por

un servicio o producto. Según su formato puede ser una factura, una boleta, un ticket u otro.2. Una constancia de alumno regular: sirve para constatar que una persona es

un alumno o estudiante regular de una institución educacional, es decir que asiste regularmente a clases y está debidamente matriculado y registrado.

3. Las constancias se entienden como un documento escrito mediante el cual se deja asentado, de manera expresa y fehaciente, la opción y efecto de un hecho.

LAS PARTES DE UNA CONSTANCIA SON: Membrete: generalmente viene impreso en el papel. Ocupa la parte más alta del documento,

usualmente en el ángulo superior izquierdo. Título del documento: se refiere expresamente a la palabra constancia, la cual se escribirá

en letra mayúsculas y debidamente centrada a unos 5 espacios del membrete. Texto: es el escrito de datos importantes, que narran la acción o efecto de un hecho

realizado por la persona ejecutora. Lugar y fecha: en esta parte se escribe

nombre de la localidad donde se expide la constancia y a continuación la fecha escrita en letras.

Momento 3. TRANSFERENCIA Y VALORACIÓN (EVALUACIÓN)Ya viste la diferencia y comparaste los documentos haz una lista y contesta la pregunta por cada documento:

1. ¿Cuáles son Certificados o Constancias y qué entidad los expidió?

2. Has un glosario de palabras nuevas o desconocidas con significado.

3. Averigua que otros documentos tiene tus padres y clasifícalos según aprendiste con este taller.