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INSTITUTO MUNICIPAL DE TRÁNSITO Y

TRANSPORTE DE PITALITO

“INTRAPITALITO”

PLAN ANTICORRUPCIÓN Y ATENCIÓN AL CIUDADANO

VIGENCIA 2017

EDGAR DANIEL REYES CAMACHO Director

Adoptado mediante Resolución 388/2016

Terminal de Transporte de Pitalito Segundo Piso, Oficina 207/Teléfonos 836 95 20, 836 36 55/ Celular 318 487 2148

Email: [email protected]

PLAN ANTICORRUPCIÓN Y ATENCIÓN AL CIUDADANO VIGENCIA 2017

OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL: Definir y hacer seguimiento a acciones concretas encaminadas a fortalecer la imagen, credibilidad, confianza y transparencia de la gestión adelantada por el Ministerio – Fondo TIC ante los grupos de interés.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS: Para lograr lo anterior, se tiene como objetivo específico el adecuado uso de los recursos, el cumplimiento de las funciones de la entidad y el control a las acciones de corrupción.

Implementar en el Instituto Municipal de Tránsito y Transporte de Pitalito

INTRAPITALITO una estrategia de lucha contra la corrupción que permita identificar, valorar y gestionar los riegos de corrupción.

Implementar políticas internas y acordes a los lineamientos legales establecidos para la Administración de trámites en el Instituto.

Generar en la alta Dirección la actitud de rendición de cuentas permanentes como una muestra de transparencia.

Acercar el Instituto de tránsito y transporte de Pitalito al ciudadano, creando una relación de empatía mutua.

Implementar políticas que permitan prestar cada día un mejor servicio

mailto:[email protected]



MARCO LEGAL

CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE COLOMBIA. Los artículos relacionados con la lucha contra la corrupción: 23, 90, 122, 123, 124, 125, 126, 127, 128, 129, 183, 184, 209 y 270.

LEY 1474 DE 2011 “Estatuto Anticorrupción”

Artículo 73. Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano. Cada entidad del orden nacional, departamental y municipal deberá elaborar anualmente una estrategia de lucha contra la corrupción y de atención al ciudadano. Dicha estrategia contemplará, entre otras cosas, el mapa de riesgos de corrupción en la respectiva entidad, las medidas concretas para mitigar esos riesgos, las estrategias anti trámites y los mecanismos para mejorar la atención al ciudadano. El Programa Presidencial de Modernización, Eficiencia, Transparencia y Lucha contra la corrupción señalará una metodología para diseñar y hacerle seguimiento a la señalada estrategia. Parágrafo. En aquellas entidades donde se tenga implementado un sistema integral de administración de riesgos, se podrá validar la metodología de este sistema con la definida por el Programa Presidencial de Modernización, Eficiencia, Transparencia y Lucha contra la Corrupción. Ley 962 de 2005

“Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos

administrativos de los órganos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen

funciones públicas o prestan servicios públicos”.

Ley 1150 de 2007 “Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con Recursos Públicos”.

Decreto 2641 de 2012 Reglamenta el plan anticorrupción y de atención al ciudadano




Ley 1712 de 2014 “Ley de transparencia y acceso a la información

Decreto 103 de 2015 “Reglamenta la Ley 1712 de 2014- Ley de transparencia y acceso a la información pública” Ley 1757 de 2015

Por la cual se dictan disposiciones en materia de promoción y protección del derecho a la participación democrática”

Guía para la administración del riesgo 2015.

Estrategias para la construcción del plan anticorrupción y de atención al ciudadano” Versión 2. 2015.




COMPONENTES

Componente 1 • Gestión del Riesgo de Corrupción- Mapa de

Riesgos de Corrupción y medidas para mitigar los riesgos

Componente 2 • Racionalización de trámites

Componente 3 • Rendición de cuentas

Componente 4 • Mecanismos para mejorar la atención al

ciudadano.

Componente 5 • Mecanismos para la transparencia y accesos a la

Información.




COMPONENTE UNO

MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN, GESTIÓN DEL RIESGO DE CORRUPCIÓN Y MEDIDAS

PARA MITIGAR LOS RIESGOS


INSTITUTO MUNICIPAL DE TRANSITO Y TRANSPORTE DE PITALITO INTRAPITALITO Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano

Mapa de Riesgos de Corrupción

Proceso/ Subproceso

Nombre del Riesgo Causas Consecuencias

Riesgo Inherente

Control Acción de Control

Riesgo Residual

Opción de manejo

Acciones Preventivas

Responsable de la acción Periodo

Seguimiento Fecha de

Inicio Fecha de

terminación Registro-Evidencia

Pro

bab

ilid

ad

Imp

acto

Niv

el

Pro

bab

ilid

ad

Imp

acto

Niv

el

Direccionamiento Estratégico

Incumplimiento del plan de desarrollo Institucional

Incumplimiento de las metas del plan de

desarrollo Institucional.

Atraso de las metas propuestas.

1 5 Bajo Plan de Desarrollo

Institucional

Revisión, socialización ajustes al Plan de

Desarrollo Institucional 1 5 Bajo Incrementar

Fortalecimiento del equipo asesor

Director / Equipo asesor Mensual

31/01/2017 31/12/2017 Acta de conformación

del equipo

Incumplimiento al acompañamiento técnico

en su elaboración. Pérdida del control administrativo.

Capacitación 28/04/2017 31/12/2017 Listado de asistencia

Falta de seguimiento permanente a sus metas e

indicadores.

Seguimiento al Plan de desarrollo

29/09/2017 31/12/2017 Lista Acta de Socialización

Gestión de Talento Humano

Vinculación de personal sin el debido perfil para el cargo, seguimiento al manual de

funciones

Influencias políticas o de terceros

Deficiencias en la prestación de servicios. incumplimiento de las

metas

3 10 Alto Manual de selección de

personal

Verificación que la formación académica y

experiencia correspondan al cargo a

proveer

1 5 Bajo Aplicar

Aplica el manual de contratación al

ingreso de personal Director / Talento humano Permanente

01/03/2017 31/12/2017 Conciliación del perfil

establecido en el requerimiento de personal y el perfil

del personal a contratar

Realizar una revisión objetiva de las hojas

de vida 01/03/2017 31/12/2017

Gestión de Contratación

Direccionamiento de la A10:C13 Intereses personales,

políticos / Influencia de terceros

Violación a los principios de la contratación publica

1 10 Bajo

Ley 80 de 1993

Correcta aplicación de las políticas establecidas en el manual de contratación - (Licitación y evaluación de proveedores) / Análisis de precios del mercado.

1 10 Bajo Aplicar

Reglamentar y aplicar el Manual de Contratación

Director / Comité de evaluación

Permanente

03/04/2017 31/12/2017 Actas de Revisión del Manual de Contratación

Perdida de la confianza del Instituto.

Demandas/ sanciones. Detrimento patrimonial

Estatuto de Contratación

Enfatizar en la alta dirección y en el

comité de evaluación sobre los principios de la contratación

pública

03/04/2017 31/12/2017

Actas de socialización de los principios de la contratación pública y actas de evaluación

de proveedores

Gestión de Recursos

Pérdida de recursos físicos del Instituto bajo su custodia

Falta de Tecnología en el esquema de seguridad.

Detrimento patrimonial / Demandas /

Investigaciones 1 10 Bajo

Instalación y funcionamiento del sistema de video

vigilancia

Requerimiento al arrendador en mejorar

las instalaciones 2 5 Bajo Replantear

Alertar sobre la existencia del Riesgo

División Operativa

Permanente 01/03/2017 31/12/2017 Requerimiento al

arrendador

Incumplimiento en el procesos que certifiquen la veracidad de la información

Documentación en orden Interconexión en línea

entre Patios y la División Operativa 1 10

Bajo Replantear

Conexiones en línea, o electrónica para la

orden de salida de los vehículos

Permanente 10/05/2017 31/12/2017 Libro de Control

Sistemas Pérdida total o parcial de información digital y física

Falta de equipos nuevos, porque los existentes ya cumplieron su vida útil

Pérdida de información y tiempo en los procesos

1 5 Bajo Implementación de

sistemas nuevos

Seguimiento al cronograma de

Mantenimiento de equipos de computo

1 5 Bajo Implementar Modernizar los

sistema Sistemas / Líder de cada

área Mensual 03/04/2017 31/12/2017

Hojas de vida de los equipos

Cobro Coactivo Imposibilidad de cobro

Prescripción de Comparendos

Errores en la digitalización de

documento, detrimento patrimonial / Demandas

/ Investigaciones

5 10 Alto

Realizar la Resolución sanción a cada

comparendo una vez haya terminado

Revisión de expedientes

3 10 Alto Implementar

Elaboración de expedientes y más seguridad en los

archivos

Líder del área Mensual

01/04/2017 31/12/2017

Relación de expedientes e

informes

Caducidad de Comparendos

Adelantar el proceso de cobro mediante

medidas cautelares 01/04/2017 31/12/2017

Carencia de soportes para el cobro

Elaborar el expediente de cada orden de

comparendo 03/04/2017 31/12/2017

Transversal Presentación inoportuna de

los informes a entes de control

Desconocimiento de la normatividad

Sanciones Disciplinarias/ Fiscales

1 10 Bajo

Capacitación, inducción, apropiación

del cargo desempeñado y distribución de los

informes a presentar.

Consolidación de un cronograma de

informes 1 10 bajo Implementar

Seguimiento al cronograma de presentación de

Informes

División Administrativa Permanente 01/03/2017 31/12/2017 Cronograma de

informes

Falta de inducción al personal nuevo

responsable de la elaboración y/o

presentación de la documentación

Atención al Cliente

Realizar trámites de tránsito sin el debido cumplido de los

requisitos legales

Influencia política

Trámites inconsistentes / Pérdida de credibilidad en el Instituto / Demandas / Detrimento patrimonial

1 10 Bajo Realizar auditorías

periódicas en las oficinas del Instituto

Revisar las auditorias permanentes

1 5 Bajo Implementar Realizar Reinducción

al personal Talento Humano Mensual 01/05/2017 31/12/2017 Acta de Reinducción

Transversal Recibir prebendas por beneficiar a un tercero

Persuasión por un tercero

Falta de compromiso, detrimento de la Imagen del Instituto / Demandas

5 10 Alto

Registro consecutivo de órdenes de comparendo /

Inventario de vehículos inmovilizados/ Registro de órdenes de comparendo

absueltas.

Realizar auditorías para controlar los registros

de comparendos / Control al Inventario de

vehículos inmovilizados/

Verificación de las ordenes de

comparendo absueltas.

3 Alto Implementar El código de ética División Operativa / Control

Interno Permanente 02/05/2017 31/12/2017 Registros

Cultura

Falta de Compromiso con el instituto

Sistemas Cargue de información errónea de las órdenes de comparendo

Desconocimiento de la normatividad

Detrimento patrimonial 5 10 Alto Reportes del sistema Revisiones

permanentes aleatoriamente

2 10 bajo Implementar capacitar al personal

y actualiza el software

División Operativa / Control Interno

Permanente 02/05/201 31/12/2017 Informe de las

revisiones realizadas Falta de Compromiso con el instituto

INSTITUTO DE TRANSITO Y TRANSPORTE DE PITALITO - INTRAPITALITO Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano

Componente 1: Gestión del Riesgo de Corrupción - Mapa de Riesgos de Corrupción

Subcomponente Actividades Meta o producto Responsable Fecha programada

Subcomponente /proceso 1 Política de Administración de

Riesgos de Corrupción

1.1 Construcción de la política de Administración de Riesgos de corrupción

Política de Administración del Riesgo de Corrupción 2016

Asesor de Planeación N/A

1.2 Socialización de la política de Administración de Riesgos de corrupción con el personal Administrativo y operativo

Política de riesgos de corrupción socializada 2016 Asesor de Planeación N/A

1.3 Adopción de la Política de Administración de Riesgos de Corrupción mediante Resolución Administrativa.

Política de riesgos de corrupción adoptada 2016 Asesor de Planeación N/A

1.4 Publicar la política de riesgos de corrupción Política de riesgos de corrupción publicada 2016 Asesor de sistemas N/A

Subcomponente/ proceso 2

Construcción del Mapa de Riesgos de Corrupción

2.1 Realización de mesas de trabajo por dependencias para identificar los posibles riesgos de corrupción

Riesgos de corrupción identificados Asesor de Planeación 05/01/2017 - 31/02/2017

2.2 Socializar del mapa de riesgos de corrupción con el personal Administrativo y Operativo

Mapa de riesgos de corrupción socializado Asesor de Planeación / Control Interno 10/02/2017

2.3 Ajustar el mapa de riesgos de corrupción con respecto a las observaciones del personal Administrativo y operativo

Mapa de riesgos de corrupción ajustado Asesor de Planeación 13/02/2017

2.4 Publicar el mapa de riesgos de corrupción definitivo Mapa de riesgos de corrupción publicado Comunicaciones 13/01/2017

Subcomponente /proceso 3 Consulta y divulgación

3.1 Publicar el mapa de riesgos de corrupción definitivo Mapa de riesgos de corrupción publicado

permanentemente Comunicaciones 13/02/2017

3.2 Divulgar el mapa de riesgos de corrupción definitivo Mapa de riesgos de corrupción divulgado

permanentemente Oficina Asesora de Planeación 01/02/2017 - 31/12/ 2017

Subcomponente / Proceso 4, Monitoreo o revisión

4.1 Gestionar periódicamente los riesgos de corrupción Riesgos de corrupción administrados Líderes de procesos / Asesor de Planeación Permanente

4.2 Garantizar controles eficaces y eficientes Controles eficaces y eficientes Líderes de procesos / Asesor de Planeación Permanente

4.3 Actualizar el mapa de riesgos de corrupción Mapa de riesgos de corrupción ajustado Líderes de procesos / Asesor de Planeación Permanente

4.6 Monitorear mensualmente el cumplimiento de las acciones propuestas para la administración de riesgos de corrupción y retroalimentar a los líderes de proceso

Reporte de monitoreo mensual Oficina Asesora de Planeación Mensual

Subcomponente /proceso 5 Seguimiento

5.1 Realizar análisis de la Administración de los Riesgos de Corrupción

Seguimiento 3 veces al año Oficina de Control Interno 30/04/2017 - 31/08/2017 y 31/12/2017

COMPONENTE DOS

RACIONALIZACIÓN DE TRÁMITES

INSTITUTO DE TRANSITO Y TRANSPORTE DE PITALITO - INTRAPITALITO

Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano

Componente 2: Estrategia Antitrámites

DATOS TRÁMITES A RACIONALIZAR TIPO DE RACIONALIZACIÓN PLAN DE EJECUCIÓN

Nombre Estado Situación actual Mejora a

implementar

Beneficio al

ciudadano y/o

entidad

Tipo

racionalización

Acciones

racionalización

Fecha

inicio Fecha final Responsable

Inscripción en el RUNT Identificado Publicado en la

página institucional

Iniciar el proceso a través del SUIT

Ciudadano - Intrapitalito

Tecnológico Iniciar el proceso a través del SUIT

02/05/2017 30/12/2017 Asesor de Planeación

Matricula de vehículos automotores

Identificado Publicado en la




Administrativo Iniciar el proceso a través del SUIT


Traspaso de propiedad de un vehículo







Traslado y radicación de la matrícula de un vehículo







Cambio de características de un vehículo







Duplicado de la licencia de tránsito o de la tarjeta de registro

y de la placa de un vehículo Identificado

Publicado en la página

institucional





Trámites asociados con las licencias de conducción

obtención de la licencia de conducción y otros trámites







OPAS Sin

identificar Sin identificar Identificarlos




COMPONENTE TRES

RENDICIÓN DE CUENTAS


Componente 3: Rendición de cuentas

Subcomponente Actividades Meta o producto Responsable Fecha programada

Subcomponente 1 Información de calidad y en

lenguaje comprensible

1.1 Preparación del informe de gestión de la vigencia 2017 Informe de gestión vigencia 2017 Asesor de Planeación 01/02/2017

1.2 Convocatoria a transportadores, veeduría ciudadana, Concejo Municipal, Personería Municipal, Administración Municipal, y la ciudadanía en general.

Convocatoria publica Asesor de Planeación 11/04/2017

1.3 Publicación del informe de Gestión en la página web www.intrapitalito-huila.gov.co

Publicación del Informe en la página web Sistemas 11/04/2017

1.4 Audiencia de Rendición de cuentas Presentación del informe de gestión Dirección y equipo de trabajo 28/04/2017

Subcomponente 2 Diálogo de doble vía con la

ciudadanía y sus organizaciones

2.1 Espacio para la interacción al público en la audiencia de Rendición de cuentas

Participación de los asistentes Moderador del evento / Director 28/04/2017

2.2 Respuestas, ampliaciones o aclaraciones sobre las intervenciones de los participantes

Dar claridad sobre el informe entregado Director 28/04/2017

2.3 Presentación de los mecanismos de comunicación con el INTRA- (Página web, correo institucional, buzón)

Mecanismos de comunicación y presentación permanente de información

Sistemas 02/05/2017

Subcomponente 3 Incentivos para motivar la cultura de la rendición y

petición de cuentas

3.1

Divulgar e incluir las sugerencias, recomendaciones y conclusiones de los ciudadanos y grupos de interés en acciones de mejora y plan anticorrupción y atención al ciudadano

Plan actualizado Asesor de Planeación Permanente

3.2 Campaña de comunicación interna sobre responsabilidades de los servidores frente a la rendición de cuentas

campaña realizada Asesor de Planeación Julio

3.3 Publicación trimestral en la web de indicadores de Gestión Resultado de indicadores Asesor de Planeación Trimestral

Subcomponente 4 Evaluación y retroalimentación

a la gestión institucional

4.1

Aplicar una encuesta sobre el logro de los objetivos de la rendición de cuentas

Encuestas aplicadas a todos los asistentes Asesor de Planeación 02/05/2017

4.2 Tabulación de las encuestas Información consolidada del logro de los

objetivos de la rendición de cuentas Asesor de Planeación 12/05/2017

4.3 Mesa de trabajo con el comité Directivo para el análisis de resultados de la encuesta

Tabulación y análisis de la encuesta Equipo de Calidad 19/05/2017

COMPONENTE CUATRO

SERVICIO AL CIUDADANO


Componente 4: Servicio al Ciudadano

Subcomponente Actividades Meta o producto Responsable Fecha

programada

Subcomponente 1 Estructura administrativa y

Direccionamiento estratégico

1.1 Revisión y Actualización de la Estructura organizacional. Se hizo evaluación del estudio de estructura orgánica actualizada y adoptada en el 2016

Asesor de Planeación 30/06/2017

Subcomponente 2 Fortalecimiento de los canales de

atención

2.1 Fortalecimiento de la oficina de atención al Cliente Oficina de Atención al ciudadano acorde las

necesidades del Instituto División Administrativa Permanente

2.2 Creación de un link para PQR en la página Institucional, con monitoreo permanente

Recepción de PQR por medio electrónico Talento Humano Permanente

2.3 Gestionar la construcción de la planta física del Instituto Licitación pública para la construcción del

encerramiento de la Planta física. Dirección

Pendiente Programar

Subcomponente 3 Talento Humano

3.1 Realizar capacitación al personal de planta y contratistas en los protocolos de servicio al cliente (Administrativos y operativos)

Personal de planta y contratistas capacitados Talento Humano Pendiente según programación del

SENA

3.2 Capacitación a las veedurías ciudadanas Veedurías capacitadas por personal idóneo. Jurídico / Talento humano Pendiente según programación del

SENA

3.3 Implementar la estrategia de cambio cultural con enfoque de servicio al ciudadano

Estrategia de cambio cultural implementada Talento Humano 31/07/2017

Subcomponente 4 Normativo y procedimental

4.1 Implementar la política de protección de datos personales Acciones de la política de protección de datos

personales, implementadas Jurídico / Talento humano 31/07/2017

4.2 Adopción de política interna para dar respuesta a PQR con un máximo de 12 días a partir de su radicación o apertura del buzón

Política de respuesta a PQR adoptada Todas las áreas Permanente

4.3 Actualizar el reglamento interno de PQR de acuerdo con la normativa vigente y a la política interna de respuesta

Manual interno para la gestión de las PQR implementado

Asesor de Planeación 04/07/2017

Subcomponente 5 Relacionamiento con el

ciudadano

5.1 Aplicar, analizar y retroalimentar encuestas de satisfacción y de percepción

Informe mensual de resultados de las encuestas de satisfacción y percepción aplicadas

División Administrativa Mensual

5.2 Publicación en la página web los resultados de las encuestas Resultados de encuestas publicadas Comunicaciones Cuatrimestral

COMPONENTE CINCO

TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN


Componente 5: Transparencia y Acceso a la Información

Subcomponente Actividades Meta o producto Indicadores Responsable Fecha

programada

Subcomponente 1 Lineamientos de

Transparencia Activa

1.1 Creación del enlace de Transparencia y acceso a la información pública. Fue creada la Resolución No. 388/ 2016 1 enlaces creados Sistemas Permanente

1.2 Realizar diagnóstico de la información institucional publicada en la página del Instituto frente a la normativa vigente. Realizar nuevo diagnostico al 2017 Formularios creados 1 Asesor de Planeación 30/04/2017

1.3 Actualizar la información institucional y registrarla en el enlace de transparencia y acceso a la información. Información publicada y actualizada Formularios creados 1 Asesor de Planeación Permanente

1.4 Registrar los tramites y OPAs en el portal del SUIT OPAS inscritos Formularios creados 1 Asesor de Planeación Permanente

1.5 Registrar las hojas de vida de los servidores y contratistas en el SIGEP Este año se implementara con el apoyo de un profesional del

SIGEP. 1 Esquema actualizado Talento Humano Permanente

1.6 Registrar los contratos en el SECOP 100% de los contratos registrados en el SECOP 100 Esquema actualizado Contratación Permanente

Subcomponente 2 Lineamientos de

Transparencia Pasiva

2.1 Creación del formulario para la recepción de PQR en línea Formulario implementado Formularios creados 1 Sistemas N/A

2.2 Elaborar e implementar el formato de respuesta de solicitudes de acceso a la información pública incluyendo los recursos a los que tiene derecho el solicitante si no está de acuerdo con la respuesta

Hacer seguimiento a los formatos de respuesta de solicitudes de acceso a la información.

Formularios creados 1 Equipo de calidad /

Sistemas 30/06/2017

Subcomponente 3 Elaboración los

Instrumentos de Gestión de la Información

3.1 Levantar el inventario de registros de información. Inventario Esquema en proceso Líder de Archivo 30/08/2017

3.3 Revisar y actualizar el esquema de publicación de información Esquema de publicación de información actualizado 1 Esquema actualizado Sistemas 30/08/2017

Subcomponente 4 Criterio diferencial de

accesibilidad*

4.1 Incluir en los planos y diseños de la planta física del Instituto estructuras que permitan el fácil acceso a personas con limitaciones físicas.

De acuerdo a la planeación del instituto , se tendrá en cuenta en el momento de la elaboración del diseño

arquitectónico

arquitectónico 1 Talento Humano 28/04/2017

4.2 Identificar los grupos de población deferente que utilizan los servicios del Instituto (interprete sordomudos) Ya se identificaron, se necesitan acciones. Esquema en proceso Talento Humano Permanente

Subcomponente 5 Monitoreo del Acceso a la Información Pública

5.1 Incluir en el informe de PQR el capítulo de solicitudes de acceso a la información pública incluyendo la identificación de número de solicitudes recibidas, número de solicitudes que fueron trasladadas a otra institución, tiempo de respuesta a cada solicitud y número de solicitudes en las que se negó el acceso a la información.

Informe incluido de PQR 1 Informe realizado Talento Humano Mensual

5.2 Socializar el informe de PQR con el capítulo de solicitudes de acceso a la información pública incluyendo la identificación de número de solicitudes recibidas, número de solicitudes que fueron trasladadas a otra institución, tiempo de respuesta a cada solicitud y número de solicitudes en las que se negó el acceso a la información con el comité Directivo

Socialización del informe de PQR 2 Socializaciones Talento Humano Julio - Diciembre

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