INSTITUTO NACIONAL DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA Curso ... · Curso Iberoamericano de Ambientes Web y Gestión Colaborativa para la Entrega de Servicios Públicos. 2 ... herramientas

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Ing. Ruth Manzur

Lic. Juan Carlos Frutos

Lic. Hugo Diarte

20/10/2014

INSTITUTO NACIONAL DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA Curso Iberoamericano de Ambientes Web y Gestión Colaborativa para la Entrega de Servicios Públicos

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Síntesis del Proyecto

El Instituto de Previsión Social (IPS) es una entidad descentralizada del Estado, creada en el año 1943, cuya función es otorgar el Seguro Social a todos los trabajadores y sus beneficiarios, dentro del territorio paraguayo. La Institución cuenta con aproximadamente 16.000 (dieciséis mil) servidores públicos.

El proyecto está orientado a generar un ambiente colaborativo en la intranet del IPS, conteniendo datos esenciales, en el que todos los servidores públicos puedan interactuar a través de las herramientas 2.0, permitiendo tomar conocimiento de las necesidades de capacitación reales de cada área, y sirviendo asimismo al Departamento de Capacitación, dependiente de la Dirección de Recursos Humanos, ya que esta herramienta le permitirá clasificar, consolidar y compilar la información recolectada, a fin de elaborar el Plan de Capacitación del Plantel de servidores de la Institución, siguiendo siempre el principio de mejora continua orientada en la satisfacción de nuestros asegurados.

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1) Diagnóstico Inicial: Análisis de Situación Actual

Actualmente en el IPS, la detección de necesidades de capacitación para todos sus servidores públicos se realiza a través de un formulario en formato Excel, utilizado como herramienta de recolección de datos. La Sección Capacitación remite por correo electrónico el referido formulario a los directivos, jefes o responsables de las distintas áreas del Instituto, que a su vez lo remiten al personal a su cargo para que éstos completen el formulario, especificando sus necesidades de capacitación. El mecanismo de recolección de datos referido precedentemente puede parecer a primera vista muy práctico para alcanzar a toda la institución, atendiendo a la magnitud y complejidad de la misma. Sin embargo una vez finalizada la recolección de los datos, la implementación de este método adquiere matices más complejos, sobre todo, al momento de registrar y procesar los datos recolectados, ya que el número de funcionarios activos es muy considerable, lo que torna inverosímil la posibilidad de que la encuesta alcance a todos ellos, y por lo tanto que permita determinar de un modo cierto, las verdaderas necesidades de capacitación que tienen los mismos. A esto se suma la problemática de que en algunos casos los directivos o Jefes no pasan las encuestas a sus subordinados, y terminan decidiendo solamente ellos, los tipos de capacitaciones, pudiendo incurrir en errores respecto a los criterios utilizados para detectar la necesidad, al no dar participación al servidor bajo su dependencia. Los inconvenientes previamente referidos hacen patente la necesidad que tiene la institución de contar con una herramienta informática de fácil acceso para todos sus funcionarios, que les permita comunicar de una manera efectiva sus necesidades de capacitación, y sobre todo que el procesamiento de esta información pueda plasmar de una manera cierta estas necesidades, para que las autoridades tomen las decisiones pertinentes. Asimismo, la herramienta puede dar retorno a los funcionarios sobre la situación de los distintos cursos o las solicitudes de los mismos, creando espacios para expresar sus expectativas o necesidades adicionales a las relevadas por el formulario.

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2) Objetivos estratégicos del proyecto

Tras revisar el Plan Estratégico Institucional (PEI), hemos identificado dos de los objetivos estratégicos institucionales a los cuales se alinearía este proyecto, y que son los que mencionamos a continuación:

a) Trabajar con talento humano calificado, en un clima laboral motivador

Hasta hace algunos años, la alta gerencia tenía la certeza de que la única forma de motivar al personal era aumentando sus prestaciones económicas, aumentando por ello las gratificaciones por horas extras, las bonificaciones por logros obtenidos, primas por determinados servicios de considerable importancia, bonificaciones familiares, etc.

Sin embargo, actualmente la gran competitividad existente en el mercado ha hecho surgir en los empleados privados y también en los servidores públicos, la necesidad de adquirir una mayor cantidad de conocimientos, que les permitan situarse con propiedad en el mercado laboral, y también, obviamente, facilitarles participar con más armas en sus respectivas carreras y escalafones administrativos.

Por lo tanto, la capacitación termina brindando a la institución no solamente personal preparado para realizar el trabajo que se le solicita, sino sobre todo, entusiasmado para hacerlo.

Atendiendo a la gran complejidad de los asuntos que maneja, el IPS tiene cada vez mayor necesidad de contar con servidores públicos que puedan evacuar dinámicamente las constantes dificultades que diariamente se presentan en todos los ámbitos y niveles de la institución, sin que por ello dejen de prestar calidad y calidez a los asegurados y beneficiarios.

b) Contar con adecuada infraestructura tecnológica

Un soporte tecnológico adecuado es indispensable para que el IPS pueda garantizar a sus asegurados un servicio ágil y dinámico, que le permita satisfacer las crecientes demandas de los mismos, al incorporarlos a la sociedad del conocimiento, mediante la implementación de herramientas informáticas modernas, desarrolladas especialmente para adecuarse a las necesidades de los mismos.

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A continuación especificamos los objetivos del presente proyecto, los cuales están plenamente alineados a los dos objetivos mencionados precedentemente.

i) Sociedad

(1) Mejorar la Imagen corporativa

ii) Asegurados

(1) Aumentar la Satisfacción del Asegurado

(2) Contar con Nuevos Asegurados

(3) Mayor Eficiencia en la Atención

iii) Interno

(1) Aumentar el Aprendizaje Colaborativo

(2) Lograr la Emergencia de nuevas ideas

(3) Mayor Eficiencia en la Comunicación operativa

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3) Autoevaluación de competencias del grupo COMPETENCIAS DE LIDERAZGO DE PROYECTOS

COLABORATIVOS EN UN MARCO DE GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO

Sabe realizarla Desea aprenderla Puede enseñarla Observaciones

Con ayuda Sin ayuda Valores y ética Demostrar los valores y ética en la conducta personal JC, H, R

Integrar valores y ética dentro de las prácticas de su área

JC, H, R

Fomentar el clima de transparencia y confianza JC, H, R Poseer pensamientos estratégicos que apunten a la innovación a través de análisis e ideas.

JC, H, R

1.

Aná

lisis

Conducir análisis estratégico de las tendencias

JC, R H

Integrar los múltiples campos del saber e identificar los vínculos o links para obtenerlos

JC, R H

Buscar perspectivas amplias y expertices. JC, R H Seguir la dinámica de los cambios organizacionales

JC, H, R

Analizar retrocesos y buscar feedbacks honestos para aprender de los errores

JC, H, R

2. Id

eas

Alentar el cuestionamiento constructivo de las prácticas

JC, H, R

Alentar la experimentación para maximizar el potencial de la innovación

JC, H, R

Identificar soluciones, alternativas y consecuencias

JC, H, R

Fomentar las iniciativas con perspectivas diversas

JC, H, R

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COMPETENCIAS DE LIDERAZGO DE PROYECTOS COLABORATIVOS EN UN MARCO DE GESTIÓN DEL

CONOCIMIENTO

Sabe realizarla Desea aprenderla Puede enseñarla Observaciones

Enseñar y aprender de los otros JC, H, R

Comprometer y movilizar gente, organizaciones y partners

Implementar enfoques inclusivos y cooperativos con pares, staff y superiores.

JC, R H

Fomentar un clima incluyente y sensible en las relaciones interpersonales

JC, H, R

Promover la colaboración entre los integrantes de grupos a cargo de proyectos relacionados

JC, R H

Promover el consenso entre los diversos grupos, intereses y opiniones

JC, H, R

Solicitar y escuchar las ideas y preocupaciones del personal a cargo

JC, R H

Fomentar el entusiasmo y el propósito común JC, H, R

Compartir información con el staff , cuando esté disponible

JC, R H

Comunicar la visión y la información con claridad y compromiso

JC, H, R

Manejar las relaciones entre las partes interesadas JC, H, R

Adaptar las comunicaciones conforme a la audiencia y el conjunto

JC, H, R

Negociar los compromisos JC, H, R

Hacer seguimientos a través de los compromisos JC, H, R

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COMPETENCIAS Sabe realizarla Con ayuda Sabe realizarla Sin ayuda Desea aprenderla Puede enseñarla Observaciones

GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS

Establecer la política de personal de organización

JC, R H

Coordinar estudios de análisis, valoración y organización de puestos de trabajo.

JC, R H

Dirigir el plan de formación de los trabajadores (establecimiento de necesidades, selección de cursos,...).

JC, R H

Gestionar la base de datos interna del personal.

JC, H, R

Elaborar informes de seguimiento del personal.

JC, H, R

Utilizar canales on-line de reclutamiento de personal.

JC, H R

Coordinar y supervisar el desarrollo de la política de formación (presencial y a distancia).

H JC, R

Mantener contacto sistemático no presencial con colaboradores y empleados de la compañía (portal de empresa, e-mail, videoconferencia,...).

JC, H, R

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GESTIÓN TECNOLÓGICA

Elaborar y acordar con la dirección general el plan informático.

R JC, H

Estudiar y acordar con los responsables de otras áreas de la institución las necesidades informáticas de éstas.

R JC, H

Establecer directrices, normativas y pautas de actuación general o por áreas.

JC, R H

Gestionar la política de personal (selecciona personal para el departamento, establece programas de formación para sus empleados/as).

JC, R H

Analizar y evaluar riesgos y medidas de seguridad lógica y física.

H, R JC

Coordinar y gestionar nuevas inversiones (en equipos, software, servicios,...).

H, R JC

Planear, organizar, dirigir, controlar y evaluar las actividades de los sistemas informatizados y del tratamiento electrónico de la información de servicios y organizaciones.

H JC R

10


Elaborar y poner en práctica las políticas y métodos de tratamiento electrónico de la información y los métodos de explotación y desarrollo de los sistemas informáticos.

H JC R

Entrevistarse con los clientes internos para discutir de las características de los sistemas, de las exigencias, de los costes y calendarios.

H, R JC

Formar y administrar equipos de especialistas en informática para concebir, poner a punto, poner en explotación, hacer funcionar y administrar programas informáticos y de telecomunicaciones, redes y sistemas informáticos.

H JC R

Reclutar y supervisar analistas, ingenieros, técnicos en informática, programadores y a otros empleados, y garantizar su perfeccionamiento profesional y su formación.

H JC R

Coordina y supervisa el desarrollo de la política de formación (presencial y a distancia) de su departamento.

H, R JC

11


Evaluar la calidad y pertinencia de nuevos soportes y aplicaciones informáticas para la optimización de las tecnologías en el centro (test de producto).

H JC R

Seguimiento y evaluación de los resultados del departamento

H JC, R

Mantener contacto sistemático no presencial con colaboradores y empleados de la organización (portal de empresa, e-mail, videoconferencia,...).

JC , H, R

GESTIÓN DE DISEÑO TECNOLÓGICO

Realizar la programación, prueba, documentación, actualización y mantenimiento de sistemas informáticos.

H JC R

Proyectar y realizar redes de comunicación entre diferentes instalaciones informáticas.

H JC R

Definir las tareas de recogida de información, análisis y diseño de los sistemas informáticos.

R JC H

12


Idear y desarrollar métodos e instrumentos perfeccionados, inclusive lenguajes informáticos.

JC H, R

Diseñar las salidas, entradas, archivos y programas de cada sistema.

JC H, R

Elaborar parte del análisis funcional, en el que define la estructura del nuevo sistema informático (equipos técnicos, métodos y procedimientos).

H JC, R H

Controlar el cumplimiento de las pautas técnicas que rigen el funcionamiento y la utilización de recursos informáticos, entre ellas, la seguridad en el acceso y operación de los sistemas.

R JC

13


Documentar los sistemas, tanto en lo referente a las normas de operación y utilización, como en lo relativo a su diseño y reglas de programación.

H, R JC H

Definir los datos de prueba y controlar la prueba de los programas.

JC, H R

Supervisar la implantación de cada sistema nuevo y solucionar cualquier problema que surja durante el proceso en paralelo con el sistema anterior.

JC, H R

Asesorar a sus colaboradores informáticos y a los servicios interesados.

JC, H R

Coordinar, controlar y verificar la instalación e implantación de nuevos sistemas.

JC, H R

Analizar los protocolos de transmisión, redes, en casos de migración de sistemas

JC, H R

14


Realizar y supervisar simulaciones sobre funcionamiento de aplicaciones.

JC, H R

Estudiar el mercado informático en referencia a nuevos productos, tendencias y servicios del ámbito informático, mediante la consulta de diferentes fuentes de información on-line.

JC, H R

Evaluar la calidad y pertinencia de nuevos soportes y aplicaciones informáticas para la optimización de las tecnologías en el centro (test de producto).

JC, H R

Elaborar informes relativos a su área de actuación.

JC, H, R

Gestionar bases de datos de proveedores.

JC, H R

Coordinar los sistemas de comunicación con proveedores y sistemas de gestión especializada.

R JC, H

15


Mantener contacto sistemático no presencial con colaboradores y empleados de la organización (portal de empresa, e-mail, Intranet, videoconferencia,...).

JC, H, R

Estudiar las necesidades informáticas de los diferentes departamentos de la organización.

R JC, H

Elaborar el análisis funcional de necesidades y requerimientos informáticos por departamentos (en el que define la estructura del nuevo sistema, objetivos de la mecanización, diagramas de flujo de la información, descripción de informaciones, procesos y archivos, cuadro de incompatibilidad de datos, cadenas de operaciones a seguir,...).

R JC, H H

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Elaborar el análisis orgánico y cuaderno de carga: diseño de procesos, descripción de programas, módulos y rutinas, diseño de ficheros, hoja de procedimientos, diagrama del programa, lógica del proceso, definición de tablas, entradas y salidas, cadenas de operaciones, diseño del documento base, cuadro de incompatibilidades de datos,...

JC, H H,R

Elaborar planes de seguridad de la información.

H JC R

Estudiar programas estándar y sus nuevas actualizaciones.

JC, H R

Definir y especificar el hardware, el lenguaje de programación a emplear, el tipo de software, etc., necesario para determinadas aplicaciones.

JC, H H, R

Instalar y poner el programa a punto de ser utilizado por los usuarios/as.

JC, H H, R

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Generar códigos: producen el código fuente y las aplicaciones a partir de especificaciones funcionales bien articuladas.

JC, H H, R

Realizar el análisis de especificaciones y elaboración de diseño funcional.

JC, H H, R

Diseñar los diagramas que reflejarán la estructura de la aplicación.

JC, H H, R

Diseñar y ensayar el banco de pruebas y los patrones para detectar las anomalías del programa.

JC, H R

MANTENIMIENTO Y SEGURIDAD DE INFORMÁTICA

Analizar las características técnicas de nuevos equipos y aplicaciones en entorno microinformático.

JC H, R

Implantar y administrar redes locales y gestionar la conexión del sistema informático a redes extensas.

JC H, R

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Implantar y facilitar la utilización de paquetes informáticos de propósito general y aplicaciones específicas.

JC H, R

Instalar y mantener servicios de Internet.

JC H, R

Proponer y coordinar cambios para mejorar la explotación del sistema y las aplicaciones.

JC, H R

Instalar o colaborar en la instalación de nuevos equipos o controlar la instalación por parte de empresas proveedoras.

JC, H R

Evaluar la solvencia y fiabilidad de los equipos existentes en la empresa y proponer mejoras o cambios en referencia al hardware y software.

JC H, R

Asesorar al personal de la empresa en la utilización de equipos y programas y en caso de avería o duda.

JC H, R

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Realizar el mantenimiento preventivo de los equipos informáticos (hardware y software). Realizar el primer diagnóstico en caso de avería informática.

JC H, R

Dar parte de las incidencias de los equipos a su superior.

JC H, R

Controlar el calendario de salida de los programas informáticos, utilización de los equipos.

JC H, R

Adaptar programas informáticos estándar a la gestión del proyecto.

JC, H R

Confeccionar e instalar en el portal de empresa de guías, manuales y programas que faciliten al usuario/cliente la explotación del sistema y/o las aplicaciones.

R JC, H

Elaborar informes técnicos sobre las prestaciones de nuevos equipos y programas para la toma de decisiones por el usuario/ cliente.

JC H,R

20


Mantener relaciones fluidas, mediante contactos no presenciales, con los miembros de la organización, cooperando en la superación de dificultades que se presenten.

R JC, H

GESTIÓN DOCUMENTAL

Analizar e interpretar las prácticas, las demandas, las necesidades y las expectativas de los productores, los usuarios y los clientes, actuales y potenciales, y desarrollar su cultura de la información ayudándoles a hacer el mejor uso de los recursos disponibles.

JC, R H

Orientarse en el entorno profesional nacional e internacional de la información y documentación, así como en su medio político, económico e institucional. Ser especialista cultural en temas de información aplicada: sociedad de la información, edición, medios de comunicación, información humanística y científica.

R JC H

21


Identificar, evaluar y validar informaciones, documentos y sus fuentes, tanto internas como externas.

JC, R H

Elaborar y aplicar criterios de reunión, selección, adquisición y eliminación de documentos que permitan constituir y organizar colecciones de documentos de toda naturaleza o fondos de archivos, conservarlos haciéndolos accesibles, desarrollarlos teniéndolos al día y expurgarlos de elementos que se han convertido en inútiles, siguiendo la evolución de las necesidades de los usuarios.

JC, R H

Definir y aplicar métodos y técnicas para ordenar, proteger, conservar, preservar y restaurar soportes documentales de cualquier naturaleza.

JC, R H SIN APLICAR TECNICAS DE

BIBLIOTECOLOGIA

Identificar y representar en el lenguaje documental adoptado o en otro sistema simbólico el contenido semántico de un documento o de una colección de documentos o de un fondo de archivo.

JC, R H

22


Organizar y estructurar los datos relativos a la descripción de documentos y colecciones de documentos en cualquier soporte; crear y explotar las herramientas de acceso a los datos, documentos o referencias.

JC, R H

Buscar y recuperar la información por métodos que permitan dar respuesta a las expectativas de los demandantes en condiciones óptimas de coste y tiempo.

R JC H

Hacer disponibles y explotables las informaciones tratadas y facilitar el uso mediante el suministro de productos y servicios documentales.

R JC H

Utilizar y poner en práctica métodos, técnicas y herramientas informáticas (hardware o software) para la implantación, desarrollo y explotación de sistemas de información y telecomunicación.

H, R JC

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Producir o reproducir documentos en cualquier soporte y formato con vistas a su difusión.

R JC H

Establecer y mantener relaciones con clientes o socios con el fin de vender productos y servicios.

R JC, H

Adquisición de los productos, documentos o prestaciones.

H, R JC

Ofrecer acceso a los recursos más importantes de la red haciendo uso de las actuales tecnologías. Apoyo a la búsqueda de información al usuario.

H, R JC

Manejar las herramientas corrientes para identificar los documentos y las informaciones: catálogos electrónicos, bibliografías, bases de datos, motores de búsqueda...

H, R JC

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Diseñar sistemas de memoria institucional a incorporar en procesos de gestión del conocimiento.

JC H, R

Planificar la implantación de un sistema de análisis y representación al proceso de gestión del conocimiento de la organización.

H JC R

Diseñar una política de indización y evaluación de las páginas web y en general de los recursos disponibles a través de Internet.

H JC R

Utilizar bases de datos y sistemas de gestión documental.

H JC R

Participar en la estructuración de una base de datos o de un sistema de gestión electrónica de documentos.

JC, H R

Planificar y poner en marcha procesos de conversión de instrumentos de descripción y catálogos, migraciones a otros sistemas...

H JC R

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Diseñar y poner en marcha sistemas de catalogación compartida, intercambio y compra de registros.

JC, H R

Utilizar software especializado de gestión, de búsquedas documentales, de conversión o compresión de ficheros...

H JC R

Desarrollar aplicaciones documentales informatizadas.

JC,H R

Diseño y desarrollo de motores de búsqueda.

H JC R

Técnicas de producción de CD-ROMs y edición electrónica en general.

JC H, R

Manejo de software para publicación/ autoedición y de innovaciones tecnológicas y de su integración en el proceso de producción.

JC H R

Participar en la implantación de la nueva generación de aplicaciones de trabajo en grupo y documentación institucional: Lotus Notes, Webs Flujo de trabajo, etc.

JC, H R

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Recabar de los usuarios dificultades encontradas al consultar un sistema, carencias o necesidades del sistema. Mantener contacto con el departamento de tecnologías de la información (que es el que diseña las bases de datos) indicándoles: el lenguaje, presentación, tipografía y diseño más adecuado para ofrecer la funcionalidad necesaria.

JC, H R

GESTIÓN EN LA COMUNICACIÓN WEB

Definir la arquitectura óptima del sistema, considerando todas las posibles necesidades, tanto a hardware como de software, para el correcto funcionamiento del sitio Web.

H JC R

Coordinar el equipo de gestión del sitio Web.

R JC, H

Analizar y diseñar los requerimientos del usuario.

H, R JC

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Repartir espacios de memoria. Asignar tiempos de entrada y requisitos de entrada en el sistema.

H JC R

Realizar la optimización o tuning del sistema para maximizar el rendimiento invertido.

H JC R

Gestionar la viabilidad técnica. JC, H R

Poder identificar la arquitectura más adecuada del sistema.

H JC R

Desarrollar los prototipos. JC, H R

Desarrollar la solución final. JC, H R

Asegurar el mantenimiento y actualización del sitio web.

JC, H R

Recoger los reportes de problemas técnicos encontrados en la página Web de la empresa.

JC, H R

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Definir la política de seguridad informática, seleccionando y combinando hardware, software y, en general, todo un conjunto de medidas heterogéneas que garanticen que los usuarios no autorizados no puedan acceder a los recursos del sistema.

H JC R

Estudiar un sistema de respuestas a situaciones de emergencia, diseñando un plan de actuación automatizado para reducir el tiempo durante el cual el sistema no esté disponible ante cualquier eventualidad (tolerancia a fallos, redundancia, análisis de nuevas aplicaciones en el mercado, etc.).

H JC R

Utilizar tecnologías y lenguajes específicos para el diseño de una página Web.

H JC R

Digitalizar la información multimedia.

H JC R

Gestionar el portal transaccional. JC, H R

Conectar de forma remota con el servicio en el que se aloja la página.

H JC R

29


Manejar aplicaciones para el diseño de mapas de navegación.

H JC R

TECNOLÓGICAS EN EL MANEJO DE HERRAMIENTAS WEB 2.0

Crear contenidos a través de blogs, wikis, microbloggin (Twister)

JC, H, R

Compartir contenidos: fotografías, audio (podcasting), videos, presentaciones, software de apoyo a las redes sociales.

JC, H, R

Estar actualizado: sindicación de contenidos (RSS), bookmarks (marcadores sociales como Delicious)

R JC H

Realizar un diagnóstico de las necesidades de uso de una Intranet 2.0

JC, R H

Coordinar para la organización la presentación de los contenidos

JC, R H

Redactar contenidos con criterios de usabilidad

JC R H

Apoyar el desarrollo de guías, estándares, etc., en forma colaborativa

JC, H, R

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Buscar y seleccionar los medios y recursos 2.0 más adecuados para generar culturas colaborativas

H, R JC

Planificar y hacer el seguimiento de actividades individuales y grupales

JC, H, R

Diseñar sistemas de monitoreo y evaluación de las interacciones en la Intranet.

R JC, H

R=Ruth Manzur

JC=Juan Carlos Frutos

H=Hugo Diarte

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4) Identificación y definición de roles para los integrantes actuales del grupo

Apellido y nombre del actor a incorporar o asociar

Institución y cargo o función que desempeña actualmente el actor

Nombre del rol que el actor desempeñaría en el equipo

Descripción del rol (principales tareas que el actor desempeñaría en el equipo)

Lic. Juan Carlos Frutos IPS – Responsable de Tecnología de la Información

Director de Tecnología de la Información y de las Comunicaciones

Definir estrategias y políticas referente al uso de las herramientas

Lic. Hugo Diarte IPS – Responsable del Análisis y Desarrollo de Sistemas Informáticos

Jefe de Departamento de Análisis y Desarrollo

Utilizar las herramientas de sistema necesarias para la implementación del proyecto.

Ing. Ruth Manzur IPS- Responsable de la Gestión por Procesos

Jefa del Departamento de Gestión por Procesos – Dirección de Organización y Calidad

Elaborar documentos e instructivos que sirvan de apoyo para la implementación del proyecto.

5) Roles a incorporar/asociar y estrategias de reclutamiento

Apellido y nombre del actor a incorporar o asociar

Institución y cargo o función que desempeña actualmente el actor

Nombre del rol que el actor desempeñaría en el equipo

Descripción del rol (principales tareas que el actor desempeñaría en el equipo)

Estrategia de reclutamiento / asociación (¿Cómo planean realizar la incorporación / asociación del actor?)

Lic. Fátima Benítez

IPS – Responsable de la Elaboración del Plan de Capacitación

Jefe de Sección Capacitación – Dirección de Recursos Humanos

Definir criterios y datos requeridos para la detección de temas de capacitación

Invitación para Conformación de Equipo/Resolución de la Máxima Autoridad sobre la aprobación del Equipo de Trabajo.

Lic. Santiago Ferreira

IPS – Responsable de tareas en las

Coordinador de la Dirección de Hospitales

Establecer acciones para lograr la difusión en el

Invitación para Conformación de Equipo/Resolución de la

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dependencias del Interior del País

del Área Interior – Gerencia de Salud

interior sobre el desarrollo del proyecto.

Máxima Autoridad sobre la aprobación del Equipo de Trabajo.

Lic. Karina Depps IPS – Responsable de tareas en las dependencias de salud del País

Coordinador de la Gerencia de Salud

Establecer acciones para lograr la difusión el sobre el desarrollo del proyecto.


Lic. Stella Bogarin IPS- Responsable de la Comunicación Institucional

Jefa de la Oficina de Comunicación – Gabinete de Presidencia

Desarrollar estrategias de Comunicación y Difusión del Proyecto.

Elaborar documentos publicitarios.


Lic. Carolina Galeano

IPS – Responsable del Presupuesto Institucional

Directora Financiero Elaboración y asignación del Presupuesto para el proyecto.


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6) Propuesta de institucionalización de la unidad a cargo del proyecto

La Dirección de Tecnología de la Información y de las Comunicaciones será inicialmente la unidad líder del proyecto de la captación de las necesidades de capacitación mediante herramientas 2.0, siendo responsable del desarrollo, legitimación y consolidación del mismo. La meta principal es empoderar a los miembros del equipo al proyecto y las herramientas 2.0 asociadas, para luego pasar la responsabilidad de su sostenibilidad en el tiempo a la Dirección de Recursos Humanos, a través de su Departamento de Capacitación y Desarrollo, quedando la Dirección de TICs como apoyo y soporte técnico.

7) Metodología

Se contempla los siguientes puntos o fases metodológicas a ser utilizadas por el equipo de trabajo: - Revisión de Información existente: tomando los formularios ya cargados almacenados en el Departamento de Capacitación, los resultados de los cursos o capacitaciones realizadas, conformación vertical y geográfica de los funcionarios beneficiados. - Realización de consultas y encuestas: a un universo acotado de funcionarios seleccionados por muestreo a partir del universo total de funcionarios y por otro lado del universo de funcionarios beneficiados con alguna capacitación, a fin de obtener una aproximación de satisfacción y conformidad de los mismos en cuanto a calidad, contenido y alcance de las capacitaciones. - Validación de datos existentes y obtenidos: conforme a los datos recabados de las experiencias anteriores y las consultas y encuestas de campo realizar una validación cruzada de los mismos, con el fin de determinar de manera más ajustada la real necesidad de los funcionarios o la expectativas de los mismos a partir de las capacitaciones. - Diseño de la Plataforma: de acuerdo al diagnóstico realizado en base a los insumos existentes y generados, y los planes estratégicos de la Institución diseñar la solución a ser implementada como plataforma, las herramientas a ser utilizadas, su integración y alcance conforme a la capacidad de los funcionarios. - Desarrollo de la Plataforma e implantación de la misma: realizar la selección de las herramientas de software libre o privativo a ser utilizados, instalación y configuración de las mismas de forma integrada y posteriormente su puesta a producción. Se realizaran reuniones semanales del equipos del proyecto inicialmente y luego quincenales, quedando bajo necesidad reuniones extraordinarias a ser convocadas por el líder de proyecto, los equipos técnicos conformados mantendrán de igual modo reuniones de trabajo y avances de manera periódica con un mínimos de dos reuniones semanales.

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8) Acciones a desarrollar

a) Etapas: Cronograma

N° Acción Responsables Aprobación Plazo Mes 1 Mes 2 Mes 3 Etapa

1: Relevamiento de datos S 1

S 2

S 3

S 4

S 5

S 6

S 7

S 8

S 9

S 10

S 11

S 12

1 Conformación del Equipo de Trabajo

TIC – DGC- DRH - GS

Consejo de Administració

n 7 días.

2 Elaboración del Presupuesto TIC – DGC- DRH – GS - DFI Equipo 15 días.

3 Elaboración del Plan de Comunicación DGC-OCI Equipo 15 días.

4 Aprobación del Presupuesto Consejo de

Administración

5 Realizar entrevistas con los responsables de Capacitación

TIC – DGC- DRH Equipo 15 días.

6 Elaborar y presentar el prototipo del Sistema

TIC – DGC- DRH - GS Equipo 15 días.

7 Aprobación de Prototipos DMP- DIF - DGC Directora de

Recursos Humanos

7 días

8 Desarrollo del Sistema TIC Director de TIC 30 días.

9 Presentación Final TIC – DGC- DRH - GS

Director de TIC 15 días

Etapa 2: Implementación de la Herramienta

1 Difusión general TIC- DGC - DRH-

OCI-GS 15 días.

2 Desarrollo de las capacitaciones TIC-DRH

Directora de Recursos Humanos 15 días.

3 Puesta en funcionamiento Equipo 15 días.

4 Evaluación del Proyecto TIC- DGC - DRH-

OCI-GS Equipo 7 días.

5 Mejoras TIC- DGC - DRH-

OCI-GS Director de

TIC 7 días.

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b) Tipos de acciones

- De Negociación - De Procesos - De Servicios de auto gestión (24x7x365) - De Gestión del conocimiento - De Desarrollo de aplicaciones web - De innovación - De marketing

Los recursos financieros utilizados serán aquellos que están disponibles anualmente al área de Tecnología de la Información y Comunicaciones en el caso de que se requiera la adquisición de alguna herramienta adicional a las existentes o disponibles como software libre, pudiendo ser éstos últimos utilizados inicialmente en el inicio de los trabajos y conforme evaluación técnica y los resultados obtenidos proponerse otras herramientas sean privativas o no.

Los recursos humanos de las distintas áreas serán definidos por los responsables de cada área y evaluados por los responsables del proyecto.

9) Presupuesto

El Presupuesto será elaborado conjuntamente con los representantes de la Dirección Financiera y demás miembros del Equipo.

10) Comunicación del proyecto

Se desarrollará un Plan de Comunicación Institucional, con la colaboración de expertos del área, en el cual estará previsto la difusión del proyecto en medios digitales, la elaboración de documentos y carteles para propaganda, definición de un logo y un eslogan alegórico al tema. Esto es necesario a fin de motivar y lograr el compromiso de la mayor cantidad de servidores públicos de la institución.

Al mismo tiempo se deberán elaborar instructivos audiovisuales para la correcta interpretación y entendimiento de los pasos a realizar para la puesta a conocimiento de la Institución de las necesidades de cada uno de los funcionarios. Las vías por las cuales se dará retorno a los interesados y los mecanismos interactivos de intercambio de información relacionada.

11) Resultados globales esperados

1) Un plan de capacitación que plasme las necesidades reales de capacitación de los servidores públicos de la institución

2) Mejora de las competencias laborales de los servidores públicos capacitados.

3) Formación de una cultura institucional abierta a la inclusión digital.

4) Expansión de la cultura colaborativa

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5) Implantación de un espacio perdurable en el tiempo para el registro de necesidades y distribución de la información relacionada a todos los niveles del IPS.

12) Factores críticos de éxito

1) La motivación de todos los integrantes del equipo encargado del proyecto para llevar a buen término el mismo.

2) La precisa recolección de datos, que permita diseñar el proyecto de un modo que represente la realidad estimada de la manera más próxima posible

3) La voluntad política de la alta gerencia para otorgar recursos para la realización efectiva del proyecto, con todos los requerimientos que el mismo necesita para ser realmente exitoso, es decir para que sirva a sus clientes principales, que en este caso son los funcionarios de IPS con ánimos de capacitarse.

4) Empleo de la tecnología adecuada para el proyecto.

5) Empoderamiento del mayor número de funcionarios de la plataforma y de la nueva forma de interactuar entre los distintos niveles institucionales.

13) Arquitectura del proyecto

a) Dimensión comunicacional

Elaboración de materiales visuales auto explicativos (volantes, dípticos, etc.) para distribución masiva a través de murales, de forma personal en las oficinas, mediante correo institucional, y la intranet corporativa.

Difusión por los medios electrónicos mencionados el material audiovisual de introducción a la nueva plataforma, su uso apropiado e interacción existente.

Retorno del resultado obtenido o necesidades relevabas por la plataforma a todos los funcionarios.

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b) Dimensión organizativa inicial

ALIADOS OCASIONALES

ALIADOS PERMANENTES

LIDER DEL PROYECTO

Dirección de TICs

Dirección de Recursos Humanos

Dirección de Hospitales Area

Central - Gerencia de Salud

Dirección de Hospitales Area

Interior - Gerencia de Salud

Dirección de Gestión de la

Calidad

Oficina de Comunicación

Dirección Financiera

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c) Guía general de uso

En la Institución existen las POLÍTICAS DE USO DE RECURSOS INFORMÁTICOS DEL I.P.S., debidamente aprobadas por la máxima autoridad, con un acta de compromiso que debe ser suscrita por cada servidor público al cual se le habilite un usuario de dominio.

Citamos algunos de los puntos que están contemplados en las políticas: uso responsable de los recursos, identificaciones de usuarios, administración y control, las autorizaciones, resguardo de la información, los usos prohibidos, etc.

Estas políticas podrán ser revisadas por el Equipo para analizar la posibilidad de mejorar y agregar algunos puntos que sean necesarios en cuanto a recomendaciones de lenguaje y las intervenciones realizadas en la plataforma, así como las advertencias y penalizaciones correspondientes (ejemplo: el usuario con dos intervenciones de forma jocosa o con contenido malintencionado, será bloqueado por un periodo de 3 meses)

14) Tipo de competencias requeridas. Disponibilidad. Carencia. Estrategias para suplir dichas carencias.

Del análisis realizado en el punto 3, presentamos la siguiente tabla:

TIPO DE COMPETENCIAS REQUERIDAS DISPONIBILIDAD CARENCIA

ESTRATEGIAS PARA SUPLIR DICHAS

CARENCIAS.

GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS Completa

GESTIÓN TECNOLÓGICA Completa

GESTIÓN DE DISEÑO TECNOLÓGICO Completa

MANTENIMIENTO Y SEGURIDAD DE INFORMÁTICA Completa

GESTIÓN DOCUMENTAL Completa

GESTIÓN EN LA COMUNICACIÓN WEB Completa

TECNOLÓGICAS EN EL MANEJO DE HERRAMIENTAS WEB 2.0 Completa

En conclusión, detectamos que el grupo cuenta con las competencias requeridas para la implementación del proyecto.

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15) Mapa de actores (en función del grado de influencia y responsabilidad de las conducciones institucionales respecto al proyecto).

RECURSOS \ACTOR Político/ Institucionales

Formativos/de conocimiento Tecnológicos

Comunicacionales

Administrativo/

logístico Referente de Comunidad de práctica

Responsable de unidad orgánica o funcional Lic. Stella

Bogarin

Responsable de proyecto

Lic. Juan Carlos Frutos

Responsable de proceso Lic. Fátima

Benítez Lic. Hugo Diarte Ing. Ruth

Manzur

Investigador

Experto idóneo

Otro (especificar)

16) Herramientas web del esbozo.

1. Aspectos informáticos y tecnológicos del esbozo de proyecto contemplando los niveles de las tecnologías de la información

- Descripción del enunciado del dominio del problema y los límites del sistema

La problemática se da ante la necesidad de la detección de falta de capacitación de los funcionarios en el momento adecuado, para que los mismos puedan ser instruidos en sus debilidades y que finalmente el beneficio recibido impacte en el cliente final, quien es el que se merece ser atendido con calidad.

- Objeto y temática A través de la intranet Institucional del IPS se podrá acceder a enlaces de foros creados exclusivamente a los efectos de captar la necesidad de capacitación, en donde los empleados podrán ingresar con su usuario institucional correspondiente y dar a conocer sus requerimientos según su perspectiva. Aprovechando la facilidad de Google Drive también se podrá crear encuestas de las capacitaciones recomendadas por el Departamento de Capacitación de la Institución e ir

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actualizando y publicando constantemente de manera que los diferentes sectores puedan ir evaluando los cursos recomendados para posteriormente ser tomados.

- Conformación del sitio web colaborativo

Para realizar las tareas mencionadas se contará con el apoyo del Departamento de Análisis y Desarrollo dependiente de la Dirección de Tecnologías y Comunicaciones de Información de manera a poder realizar las adaptaciones y ajustes necesarios para poner en marcha las aplicaciones web, la disponibilidad de los mismos en los sitios institucionales y los enlaces a las herramientas web 2.0 que serán integradas. Así como también proveer de herramientas informáticas para el procesamiento de los datos a fin de obtener resultados fidedignos en periodos cortos con el objetivo de tomar las medidas necesarias y la decisión correcta en el momento indicado.

- Infraestructura

La plataforma estará alojada en servidores propios del Instituto de Previsión Social, y será diseñada en ambiente totalmente web por funcionarios ingenieros informáticos teniendo así total y completo dominio sobre la propiedad intelectual de la construcción del sistema, de ésta manera se facilita la flexibilidad en cuanto a la evolución del sistema para el futuro. Se necesitará un servidor con Linux o Windows instalado así como también software como apache, php y conexión con el banco de datos del sistema de Recursos Humanos de manera a lograr la integración entre los sistemas. Dicho servidor deberá contar con conexión a internet.

- Características de los usuarios

o Administrador y Propietario del sistema:

Se deberá definir un propietario del sistema, encargado de autorizar y dar las directrices para realizar modificaciones, ajustes y dar o sacar accesos a usuarios. Como el sistema tiene como finalidad recabar información sobre necesidades de capacitaciones de los funcionarios en sus distintas áreas de desempeño se establece como propietario del sistema a la Dirección de Recursos Humanos.

o Gestores de contenidos: La Dirección de Recursos Humanos a través de su Departamento de Capacitación deberá definir personas responsables que puedan cumplir con las funciones de gestores y validadores de contenido. Tendrán a su cargo la opción de mantener actualizados dentro del sistema las encuestas a ser realizadas y los cursos disponibles.

o Gestores de resultados La Dirección de Recursos Humanos a través de su Departamento de Capacitación deberá definir personas responsables que puedan cumplir con las funciones de

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gestores de resultados, los cuales se encargarán de tomar la información de las encuestas realizadas, transcurridas cierto tiempo definido previamente y a partir de ellas detectar los temas en los cuales se observan debilidades en las distintas áreas. Buscar y proponer soluciones que puedan satisfacer las carencias.

- Tipo de información a tratar

El tipo de información a recepcionar y manipular está dado por un conjunto de datos estructurados, los cuales se encuentran ordenados estratégicamente para obtener como resultado la identificación de las necesidades reales de capacitación en las distintas áreas de desempeño. Este conjunto de datos se encuentra agrupado por 5 temas:

1. Conocimiento referente al Instituto 2. Conocimiento generales 3. Habilidades 4. Actitudes 5. Recomendaciones

Cada tema tiene ítems a ser evaluados con 4 (cuatro) posibles valores: 1=insuficiente 2=regular 3=bueno 4=optimo

Toda ésta información se encuentra actualmente representado en un formulario denominado “Formulario de Detección de necesidades de capacitación” en formato excel, el cual se intentará hacerlo electrónico.

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