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INSTITUTO NACIONAL DE APRENDIZAJE (INA)
+ Carta de Gerencia CG1-2011
44 Informe final
CARVAJAL 1;brir
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San José, 10 de febrero del 2014.
Señores Instituto Nacional de Aprendizaje (INA) INA
Estimados señores:
Según nuestro contrato de servicios, efectuamos la visita de auditoría externa del período 2011 a Instituto Nacional de Aprendizaje (INA), y con base en el examen efectuado notamos ciertos aspectos referentes al sistema de control interno y procedimientos de contabilidad, los cuales sometemos a consideración de ustedes en esta carta de gerencia CG1-2011.
Considerando el carácter de pruebas selectivas en que se basa nuestro examen, ustedes pueden apreciar que se debe confiar en métodos adecuados de comprobación y de control interno, como principal protección contra posibles irregularidades que un examen de pruebas selectivas puede no revelar, si es que existiesen. Las observaciones no van dirigidas a funcionarios o empleados en particular, sino únicamente tienden a fortalecer el control interno y los procedimientos de contabilidad.
Agradecemos una vez más la colaboración brindada por los funcionarios y colaboradores de Instituto Nacional de Aprendizaje (INA), y estamos en la mejor disposición de ampliar o aclarar el memorando adjunto en una sesión conjunta de trabajo.
DESPACHO CARVAJAL & COLEGIADOS CONTADORES PÚBLICOS AUTORIZADOS
Lic. . .0∎10,1,61G ariaez Cont. 17' P leo Autorizado número 1649 Póliza de idelidad No. 0016 FIG 7 Venc 1 30 de setiembre del 2014.
"Exento del timbre de Ley 6663 del Colegio de Contadores Públicos de Costa Rica, por disposición de su artículo número 8".
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INFORME DE PRUEBAS SUSTANTIVAS Y CONTROL INTERNO TRABAJO REALIZADO
OBJETIVO
Evaluar la existencia de suficientes y adecuados procedimientos de control interno que garanticen el buen uso de los recursos del Instituto Nacional de Aprendizaje (INA), además del análisis de la gestión y el correcto registro de las transacciones según el marco de referencia contable utilizado, para el período comprendido entre el 01 de enero y el 31 de diciembre del 2011.
ALCANCE
En esta visita el trabajo fue enfocado principalmente a las siguientes cuentas:
✓ Efectivo ✓ Inversiones ✓ Cuentas por cobrar ✓ Inventarios ✓ Activos fijos ✓ Documentos por cobrar ✓ Cuentas por pagar ✓ Retenciones por pagar ✓ Otros pasivos ✓ Patrimonio ✓ Gastos ✓ Presupuesto
METODOLOGÍA
Para llevar a cabo este trabajo realizamos una evaluación preliminar de las áreas de riesgo y posteriormente diseñamos y aplicamos pruebas sustantivas y de cumplimiento de acuerdo a dicha evaluación y al alcance requerido.
El objetivo de dichas pruebas es determinar situaciones de riesgo o desviaciones significativas debidas a fraude o error, que tengan un impacto importante o de importancia relativa en la interpretación de los estados financieros y sus revelaciones.
Además de dicha evaluación aplicamos otros procedimientos de auditoría enfocados a lograr el cumplimiento de las Normas Internacionales de Auditoría y de Control de Calidad.
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TRABAJO REALIZADO
A continuación presentamos los procedimientos de evaluación de control interno y pruebas sustantivas de auditoría, aplicadas durante nuestra visita a la Instituto Nacional de Aprendizaje-(INA), y así como los resultados obtenidos:
a) Ambiente de control
• Lectura de Actas del Junta Directiva
Realizamos la lectura de las actas de la Junta Directiva, correspondiente al periodo comprendido de enero a diciembre del 2011.
• Lectura de informes emitidos por la Auditoría Interna
Solicitamos los informes de auditoría interna emitidos entre el periodo del 01 de enero al 31 de diciembre del 2011, para determinar hechos relevantes que se deban de tomar en cuenta en esta visita de auditoría. Esto con el fin de ampliar nuestro criterio y verificar las acciones realizadas como parte de la aplicación de procedimientos de control interno institucional.
• Lectura de normativa
Estudiarnos también la normativa, leyes, pronunciamientos, circulares e información que está relacionada con las actividades operativas del Instituto con el fin de establecer el alcance de nuestra revisión en lo referente al marco legal y de acción en que se desenvuelve la Institución.
• Libros le2ales
Solicitamos los Libros Legales de Diario, Mayor e Inventario y Balances; de acuerdo a la revisión realizada podemos determinar que los libros de Diario, Mayor e Inventarios y Balances, se encuentran actualizados al mes de diciembre del 2011.
Resultado de la revisión:
Como resultado de nuestra revisión de los documentos antes descritos no determinamos desviaciones al sistema de control interno que deban ser presentadas.
b) Disponibilidades
• Aplicamos el cuestionario de control interno en el área de Cajas y Bancos.
• Revisamos las conciliaciones bancarias de las diferentes cuentas corrientes mantenidas en moneda nacional y extranjera, en el periodo terminado el 31 de diciembre del 2011.
• Revisamos que los saldos mostrados en las conciliaciones bancarias, coincidieran con su respectivo saldo en la cuenta mayor y con el estado de cuenta bancario a la misma fecha de corte.
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• Verificamos que el estado de cuenta esté a nombre del Instituto Nacional de Aprendizaje, que este correspondiera a la cuenta corriente, y que este mismo correspondiera a la fecha del cierre del periodo.
• Revisamos la antigüedad de las partidas conciliatorias y dimos seguimiento a las gestiones realizadas por la Administración para documentar y registrar las partidas pendientes.
• Realizamos un seguimiento de las partidas conciliatorias con fecha de emisión anterior al 31 de diciembre del 2011, con base en los estados de cuenta del Banco del mes de diciembre del 2011.
• Efectuamos prueba de egresos donde verificamos: (cumplimiento firmas, revisado, orden de compra, sellos de pagado, aplicación en estado de cuenta, verificación aritmética, etc.). Para ello seleccionamos una muestra de los desembolsos de efectivo para el periodo que es objeto la auditoría y obtuvimos los cheques cancelados relacionados y documentos de respaldo.
• Efectuamos prueba de ingresos donde cotejamos: (el monto con su respectivo recibo, aplicación en estado de cuenta, verificación aritmética, etc.). Para ello seleccionamos una muestra de depósitos de efectivo para el periodo que es objeto la auditoría y obtuvimos los comprobantes relacionados y documentos que los respaldan.
• Solicitamos a la Administración de la Institución (INA) que preparara un formulario de confirmación bancaria para las cuentas bancarias utilizadas durante el periodo de la auditoría.
Resultado de la revisión:
De acuerdo a las pruebas realizadas a la cuenta de efectivo determinamos que los saldos se mantienen debidamente conciliados y los montos reflejados en los estados financieros corresponden al efectivo disponible a la fecha de nuestra revisión.
Con respecto a las demás pruebas de auditoría que efectuamos y los resultados obtenidos, consideramos que presentan un nivel de riesgo bajo. Sin embargo, concluimos que existen debilidades que se pueden verificar en la sección hallazgos y recomendaciones en la presente Carta de Gerencia, en el hallazgo número 1.
c) Inversiones
• Aplicamos el cuestionario de control interno en el área de Inversiones.
• Cotejamos el registro auxiliar con los registros contables al 31 de diciembre del 2011.
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• Realizamos un recalculo de los intereses por cobrar e intereses ganados y su resultado lo cotejamos con la cuenta de intereses sobre inversiones al 31 de diciembre del 2011.
• Cotejamos los saldos de las inversiones según libros con el respectivo estado de cuenta al 31 de diciembre del 2011.
• Verificamos los registros auxiliares para determinar si cumplen con la presentación de la información mínima para la toma de decisiones.
• Solicitamos el envío de las respectivas confirmaciones de saldos al 31 de diciembre del 2011.
Resultado de la revisión:
Según los resultados de nuestros procedimientos, los saldos de las inversiones concuerdan con los saldos mostrados en los estados de cuenta, se mantiene un control de las inversiones. Al efectuar nuestras pruebas de auditoría, no encontramos situaciones que representen un riesgo sobre esta cuenta.
d) Cuentas por cobrar
• Aplicamos el cuestionario de control interno sobre las cuentas por cobrar.
• Comparamos los saldos de cuenta del año en curso con los saldos de cuenta del año anterior para cuentas por cobrar.
• Solicitamos un registro auxiliar de las cuentas por cobrar para cotejarlo con los saldos del mayor general al 31 de diciembre de 2011.
• Solicitamos un reporte de antigüedad de las cuentas por cobrar con corte al 31 de diciembre del 2011.
• Analizamos el saldo registrado por concepto de estimación por incobrabilidad al 31 de diciembre del 2011, conforme la política establecida por la Institución.
• Revisamos el cobro posterior correspondiente a la recaudación por cobrar Caja Costarricense del Seguro Social.
Resultado de la revisión:
Con base en la revisión efectuada determinamos que se presentan deficiencias sobre las cuentas por cobrar debido a que para las cuentas por cobrar por concepto de no existen algunos registros auxiliares que detallen apropiadamente su composición, o bien un reporte de antigüedad de saldos al 31 de diciembre de 2011 para analizar un posible deterioro de la cartera. Ambas deficiencias originan limitaciones en nuestro trabajo que se amplían en el apartado de limitaciones al alcance de la auditoría en esta carta de gerencia, así como en la sección hallazgos y recomendaciones, en los hallazgos números 2 y 3.
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De acuerdo con los resultados de las pruebas realizadas a la cuenta de cuentas por cobrar consideramos que presentan un nivel de riesgo alto.
e) Inventarios
• Aplicamos el cuestionario de control interno en el área de inventarios.
• Cotejamos el registro auxiliar con el mayor general al 31 de diciembre del 2011.
• Analizamos la existencia de una metodología para la valoración del inventario.
• Mediante una muestra de facturas de proveedores por compra de materiales; cotejamos el costo de artículos registrados en el reporte de inventarios del Almacén Central y Almacén Regional Oriental. (Prueba de Costo) al 31 de diciembre del 2011.
Resultado de la revisión:
Al efectuar nuestras pruebas de auditoría, encontramos situaciones referentes al costo que podrían representar un riesgo sobre el saldo de la cuenta. Por haber sido contratados después de la fecha del cierre del periodo terminado el 31 de diciembre de 2011 no estuvimos presentes para evaluar la metodología, alcance y precisión de las tomas físicas de inventario de la administración en cada una de las Direcciones Regionales. No se nos suministró oportunamente un estudio actualizado para verificar si existen inventarios a los cuales haya que dar de baja a esa fecha.
Finalmente, de acuerdo con los resultados de las pruebas realizadas a la cuenta de Inventario consideramos que presentan un nivel de riesgo Alto, dichas debilidades que se pueden verificar en la sección hallazgos y recomendaciones en la presente Carta de Gerencia, en los hallazgos números 4 y 5.
J Documentos por cobrar
• Aplicamos el cuestionario de control interno.
• Solicitamos el registro auxiliar de los documentos por cobrar para cotejarlo con los saldos del mayor general al 31 de diciembre de 2011.
• Realizamos la aplicación de los porcentajes de la política de estimación por incobrables al 31 de diciembre de 2011 sobre los saldos contables con el fin de determinar las posibles diferencias y su materialidad con respecto a la auditoría.
• Revisamos lo apropiado de los ajustes de auditoría aplicados en el periodo anterior; y su efecto a los estados financieros del periodo 2011.
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Resultado de la revisión:
Con base en la aplicación de los cálculos para la determinación de la estimación por incobrabilidad de los documentos por cobrar con base en la política institucional, concluimos que dicha estimación se registró apropiadamente. A continuación mostramos dicha información:
INSTITUTO NACIONAL DE APRENDIZAJE (I.N.A) ANALISIS SOBRE LA ESTIMACION POR INCOBRABLES
AL 31 DE DICIEMBRE DE 2011
Cuenta contable
Descripción Saldo al
31/12/2011
Porcentaje de
estimación
Recálculo auditoría
Saldo estimación balance al Diferencia 31/12/2011
1-01-30- CUENTAS POR 000-0000 COBRAR CUOTAS 3.413.370.936 70% 2.389.359.655 2.389.359.655 1-01-61- PAGARES AL COBRO 000-0000 JUDICIAL 157.051.308 22% 34.551.288 34.551.288 1-01-77- CERTIFICACIONES 000-0000 AL COBRO JU 6.020.652.476 50% 3.010.326.238 3.010.326.238
Totales 9.591.074.720 5.434.237.181 5.434.237.181
Con base en la revisión efectuada determinamos que se presentan deficiencias sobre los documentos por cobrar, debido a que no existen registros auxiliares que detallen apropiadamente su composición, ni un reporte de antigüedad de saldos al 31 de diciembre de 2011 para analizar un posible deterioro de la cartera y si la estimación por incobrabilidad es suficiente o no. Ambas deficiencias originan limitaciones en nuestro trabajo que se amplían en el apartado de limitaciones al alcance de la auditoría en esta carta de gerencia, así como en la sección hallazgos y recomendaciones, en el hallazgo número 6.
Según las pruebas y el análisis efectuado a la partida de documentos por cobrar consideramos que presentan un nivel de riesgo Medio.
g) Propiedad, planta y equipo
• Aplicamos el cuestionario de control interno en el área de Activos Fijos y Bienes Duraderos.
• Verificamos las conciliaciones de las cuentas de activos maquinaria y equipo con los saldos del mayor general al 31 de diciembre de 2011.
• Seleccionamos una muestra de 25 activos para realizar los recálculos de depreciación y verificar la razonabilidad sobre el resultado al 31 de diciembre de 2011.
• Realizamos la revisión y prueba de verificación del registro de los terrenos en el Sistema del Registro Nacional de Certificaciones e informes digitales por el número de finca que todas estén inscritas a nombre del Instituto Nacional de Aprendizaje.
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• Realizamos cédulas analíticas de las cuentas de depreciación acumulada y gasto por depreciación al 31 de diciembre de 2011 con el fin de comparar el comportamiento de ambas partidas durante el período y determinar si existen variaciones importantes.
• Considerando que la Institución considera los activos intangibles dentro de los activos de propiedad, planta y equipo, verificamos la información correspondiente a esta categoría de activos.
Resultado de la revisión:
Sobre la categoría de activos intangibles, determinamos una deficiencia en el tratamiento contable relacionado con la distribución sistemática del desgaste de estos activos en el tiempo, la cual mencionamos en la sección de hallazgos y recomendaciones, en el hallazgo número 7.
Con base en los procedimientos es importante mencionar que no se pudo cotejar el registro auxiliar con el saldo del mayor general al 31 de diciembre de 2011, debido a la limitante sobre la información al migrar a SIBI (Sistema de Bienes Inmuebles) y no contar con los datos históricos de la información. Esta situación se amplia en la sección de hallazgos y recomendaciones, en el hallazgo número 8.
Como resultado del cotejo de los registros auxiliares que nos proporcionaron, con respecto a los saldos contables con corte al 31 de diciembre del 2011, encontramos que no nos proporcionaron algunos registros auxiliares, que corresponden a categorías de activos con saldos contables de importancia relativa, esta situación se amplia en la sección de hallazgos y recomendaciones, en el hallazgo número 9.
Según las pruebas y el análisis efectuado a la partida de activo fijo consideramos que presentan un nivel de riesgo Alto.
h) Cuentas por pagar
• Aplicamos el cuestionario de control interno en el área de cuentas por pagar.
• Solicitamos el registro auxiliar de cuentas por pagar para cotejarlo con los saldos del mayor general al 31 de diciembre de 2011.
• Realizamos un re-cálculo de las provisiones de salario escolar y aguinaldo, verificamos mediante el re-cálculo de dichas cifras los saldos de pasivo y gasto relacionados con las mismas, al 31 de diciembre del 2011.
Resultado de la revisión:
Con base en la revisión efectuada determinamos que se presentan una deficiencia sobre las cuentas por pagar debido a que no se nos proporcionó a la antigüedad de saldos al 31 de diciembre de 2011. Adicionalmente, determinamos que no existe una provisión por concepto de vacaciones. Estas situaciones se mencionan en la sección hallazgos y recomendaciones en la presente Carta de Gerencia, en los hallazgos números 2 y 10.
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De acuerdo con los resultados de las pruebas realizadas a la cuenta de cuentas por pagar consideramos que presentan un nivel de riesgo medio.
1) Retenciones por pagar
• Efectuamos una prueba global y validamos también los rubros correspondientes a cargas sociales al 31 de diciembre del 2011.
Resultado de la revisión:
Con base en la prueba de auditoría realizada, determinamos que la provisión y el gasto por cargas sociales presentan diferencia en el registro. Así como lo indicado con respecto al reporte del Auxilio de Cesantía. Estas situaciones se mencionan en la sección hallazgos y recomendaciones en la presente Carta de Gerencia, en el hallazgo número 11 y 13.
Los resultados de las pruebas realizadas indican que la cuenta de retenciones por pagar del Instituto Nacional de Aprendizaje (INA) presenta un nivel de riesgo medio al 31 de diciembre de 2011.
Otros pasivos
• Cotejamos el registro auxiliar de las cuentas de garantías recibidas en efectivo con los saldos del mayor general al 31 de diciembre de 2011.
• Verificamos la antigüedad de las garantías que mantiene el Instituto Nacional de Aprendizaje (INA) al 31 de diciembre del 2011.
Resultado de la revisión:
Los resultados de las pruebas realizadas indican que la cuenta de otros pasivos del Instituto Nacional de Aprendizaje (INA) presenta un nivel de riesgo medio al 31 de diciembre de 2011,
Determinamos que existen garantías sin entregar con un alto grado de antigüedad. Esta situación se menciona en la sección hallazgos y recomendaciones en la presente Carta de Gerencia, en el hallazgo número 12. Adicionalmente, no nos proporcionaron algunos registros auxiliares de garantías sin entregar con corte al 31 de diciembre del 2011, lo cual se amplía en la sección de hallazgos y recomendaciones, en el hallazgo número 12.
k) Patrimonio
• Aplicamos el cuestionario de control interno.
• Validamos y ejecutamos los cambios en el patrimonio al 31 de diciembre del 2011.
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Resultado de la revisión:
Con base en las pruebas de auditoría efectuadas se determina que no existen situaciones que deban ser informadas en esta carta, por lo que su resultado se considera razonable al 31 de diciembre del 2011.
1) Gastos
• Aplicamos el cuestionario de control interno para el Área de Planillas y Gastos.
• Realizamos una prueba de planillas reportadas a la CCSS y al INS, que consiste en la comparación de la información contable relativa a los sueldos, salarios y el reporte de la planilla de la CCSS e INS. Adicionalmente, verificamos mediante el re-cálculo de dichas cifras, aquellos saldos de pasivo o gasto relacionados con la planilla de la Institución.
• Efectuamos una prueba global y validamos también los rubros correspondientes a cargas sociales, salario escolar, aguinaldo y cesantía.
• Realizamos prueba de cumplimiento de la revisión de las Contrataciones y Licitaciones de bienes y servicios.
• Efectuamos una revisión de control interno con una muestra de facturas de proveedores por compra de materiales.
Resultado de la revisión:
Los resultados de las pruebas realizadas indican que la cuenta de gastos del Instituto Nacional de Aprendizaje (INA) presenta un nivel de riesgo medio al 31 de diciembre de 2011, esto con respecto a las diferencias en el registro y recalculo de gasto por salarios, salario escolar, aguinaldos y vacaciones, que se mencionan en la sección de hallazgos y recomendaciones, en el hallazgo número 13.
m)Elecución presupuestaria (Ingresos y Gastos)
• Verificamos el Estudio y conciliación de la Liquidación Presupuestaria del período al 31 de diciembre del 2011.
• Verificamos los principales gastos operativos.
• Verificamos la documentación soporte y proceso de aprobación.
Resultado de la revisión:
Los resultados de las pruebas realizadas indican que la ejecución presupuestaria del Instituto Nacional de Aprendizaje (INA) presenta un nivel de riesgo bajo al 31 de diciembre del 2011.
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